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Diputación Provincial de Guadalajara – Plan de Formación – Curso: Administración electrónica y procedimientosGuadalajara, 21 y 22 de noviembre de 2011 1 de 46

Administración (electrónica): implantación y procedimientos

de Gestión Documental

Roser Latorre TafanellJefa de Archivo y Documentación del Ayuntamiento de Sant Boi de LlobregatConsultora de Gestión DocumentalDiputación de Guadalajara – Plan de FormaciónGuadalajara, 21-22 de noviembre de 2011


Índice:

1. Introducción: Administración (electrónica) / Gestión documental2. Conceptos básicos 3. EL Sistema de Gestión Documental

1. El Cuadro de clasificación2. El Cuadro de descripción –metadatos- y fichas descriptivas3. El Cuadro de depósitos y repositorios y la instalación

4. Los procesos del Archivo1. Captura2. Descripción3. Eventos de Gestión Documental


Objetivos del curso:

Hacer frente,

sin miedo y con éxito,

a la administración

y a los documentos

(electrónicos).


Introducción: 3 elementos básicos

• Tarea: hacer frente, asumir con seguridad, entusiasmo, optimismo, calidad, de forma corporativa.

• Objeto: gestión administrativa y gestión documental con las herramientas TIC.

• Conocimiento: formación, predisposición a desaprender y aprender, nuevas herramientas, cambio cultural.


La archivística –o gestión documental:La ciencia que estudia los archivos, su conservación y explotación.Etapas archivísticas:• Prearchivística: Antigüedad Clásica, Edad Media y Moderna.• Siglos XIX y XX:

• Dentro del ámbito de las Ciencias de la Documentación• Diferencia entre archivos históricos y archivos administrativos• Creación de Escuelas –Ecole de Chartes, 1821-.• Creación de los Archivos Nacionales, AHN 1866.• Desarrollo de los principios de procedencia y respeto al origen

• Siglos final XX y XXI:• Apertura de los archivos a la ciudadanía• Democracia y transparencia administrativa• Records management• Integración del archivo en la gestión


Qué es un archivo?

1. El conjunto de los documentos de la organización• En cualquier soporte: tradicional o electrónico• Desde que se producen o reciben hasta que se eliminan o se transfieren al Archivo Histórico para ser conservados de forma permanente.

2. El Servicio de Archivo3. El depósito documental o repositorio electrónico


Soluciones a la explosión documental:

De pocas series documentales a un millar:

• Tradición francófona: “missioners”• Tradición anglosajona

• Records management

• Archives• Tradición española: gestión documental y gestión de archivos


¿Qué podemos exigir a un Servicio de Archivo?

• Criterios para la organización de los documentos –en soporte papel o electrónico- desde la entrada de los documentos en la organización hasta su destrucción o traslado al archivo histórico.

• Soporte en las oficinas administrativas para la organización de los documentos, en papel o electrónico.

• Disposición, búsqueda, consulta y préstamo de documentos.• Custodia de documentos: papel y electrónico.• Gestión de los espacios: depósitos documentales, servidores

electrónicos y repositorios.• Eliminación de documentos –en papel y electrónicos-• Reglamentos para la gestión, conservación y eliminación.


¿Cómo y cuándo lo hacemos?

• ¿Cómo lo hacemos?

Aplicando las herramientas clásicas de la archivística a los documentos administrativos, a lo que venimos llamando el Sistema de Gestión Documental –SGD-:El conjunto de herramientas y procedimientos cuyo objetivo es organizar, describir y conservar los documentos para asegurar una gestión eficaz, eficiente, transparente, sostenible y segura.

• ¿Cuándo lo tenemos que hacer?

• Desde la producción o recepción del documento • Hasta su eliminación o conservación permanente


Los criterios de archivo, desde el principio


Las características del Sistema de Gestión Documental –SGD-:

• Corporativo• General para los documentos: en soporte papel o electrónico

• Único• Personalizado• Dinámico• Sistemático• Amigable y creador de fidelidades• Integrado con los demás subsistemas de gestión• Dentro de los proyectos de mejora de la organización


Las entidades básicas del SGD:• (Documentos bibliográficos)

• Registros/libros/bases de datos/inventarios/aplicaciones de gestión/Workflow –flujos de trabajo-Son documentos cuyo objetivo es ser un instrumento de control de la gestión administrativa, de la gestión documental o como instrumentos de información.

• Registros administrativos: instrumento de control de los actos adminsitrativos, pero también instrumentos de control de la gestión y de la información.

• Documentos y/o Expedientes:• Expedientes reglados: Conjunto ordenado de documentos que sirven de antecedente y

fundamento de la resolución administrativa.• Expedientes no reglados –informativo o dossier-: conjunto ordenado de documentos que no

estan sujetos a un acto o procedimiento administrativo.• Los documentos del expediente tienen que ordenarse por fecha, paginar, con el indice

correspondiente, sin documentos de trabajo, depurados, sin clips, sin grapas, sin fundas de plástico, etc.

• Pueden ser unidocumentales o multidocumentales.

• Serie documental: conjunto de expedientes o documentos organizados según un sistema de clasificación conservados como unidad por ser el resultado de un mismo proceso, de un mismo acto administrativo, de una misma tipología o de una misma actividad.


El expediente electrónico

• Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos art. 32. Expediente electrónico:

1. El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.

2. El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrònico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.

3. La remisión de expedientes podrá ser sustituida a todos los efectos legales por la puesta a disposición del expediente electrónico, teniendo el interesado derecho a obtener copia del mismo.

• RD 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica.


Las herramientas del Sistema de gestión documental:

• El Cuadro de clasificación documental

Es una estructura lógica y jerárquica, en forma de árbol, que permite la identificación de todos los documentos de la organización.

• El Cuadro de descripción y metadatos

Es el Cuadro que recoge toda la información que nos permite describir los documentos, su contexto de creación y su gestión.

• El Cuadro de depósitos y repositorios electrónicos

Define los usos y criterios para la gestión de los distintos lugares donde se ubica, instala y conserva la documentación: bandejas, armarios, estantes, depósitos, servidores o repositorios electrónicos.


El Cuadro de clasificación –CdC-• Tipos de cuadros:

• Alfabético• Por materias• Orgánico• Funcional

• El CdC de la Mesa de Trabajo de Archivos de la Administración local:• Gobierno• Administración• Servicios• Hacienda

• El CdC funcional del Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat:Los primeros niveles se toman a partir de los elementos del municipio según la Ley 7/85 de Bases de Régimen Local, artículo 11.2: organización, territorio y población:

• Gestión interna y organización• Gestión del territorio• Gestión de los servicios a la ciudadanía


Los primeros niveles del CdC funcional:

• Gestión interna y organización –comunes a cualquier organización-• Organización del gobierno municipal• Organización administrativa• Relaciones, representación y protocolo• Gestión de los recursos humanos• Marco normativo y asuntos jurídicos• Gestión del patrimonio municipal• Gestión de los recursos económicos

• Gestión del territorio –específicos de una administración local-• Ordenación del territorio y urbanismo• Ordenación de la actividad económica y el transporte• Protección del medio ambiente y control sanitario• Información del territorio

• Gestión de los servicios a la ciudadanía –específicos de una administración local-• Información y registros de población• Gestión de los servicios culturales• Gestión de los servicios para la educación• Gestión de los servicios para el ocio y el deporte• Gestión de los servicios para el bienestar y la salud• Seguridad ciudadana y protección civil


El CdC funcional codificado

• N001 Gestión interna y organización • N100 Organización del gobierno municipal• N200 Organización administrativa• N300 Relaciones, representación y protocolo• N400 Gestión de los recursos humanos• N500 Marco normativo y asuntos jurídicos• N600 Gestión del patrimonio municipal• N700 Gestión de los recursos económicos

• X001 Gestión del territorio• X100 Ordenación del territorio y urbanismo• X200 Ordenación de la actividad económica y el transporte• X300 Protección del medio ambiente y control sanitario• X400 Información del territorio

• X500 Gestión de los servicios al ciudadano• X501 Información y registros de población• X600 Gestión de los servicios culturales• X700 Gestión de los servicios para la educación• X750 Gestión de los servicios para el ocio y el deporte• X800 Gestión de los servicios para el bienestar y la salud• X900 Seguridad ciudadana y protección civil


El CdC: desarrollo estructura jerárquica

Gestión del territorio

Ordenación del territorio y urbanismo

Planeamiento y gestión urbanísticaObras de infraestructuraObras particulares

Licencias de obras mayoresLicencias de obras menoresComunicado de obras

Ordenación de la actividad económica y el transporte

Protección del entorno, medio ambiente y control sanitario

Información del territorio


El CdC: desarrollo estructura jerárquica y códigos

X001 Gestión del territorio

X010 Ordenación del territorio y urbanismoX101 Planeamiento y gestión urbanísticaX120 Obras de infraestructuraX122 Obras particularesX123 Licencias de obras mayoresX124 Licencias de obras menoresX125 Declaración responsable de obrasX200 Ordenación de la actividad económica y transporteX300 Protección del entorno, medio ambiente y control sanitarioX400 Información del territorio


El CdC en el Registro General de Entrada


En el RGE “capturamos” los documentos:


El Cuadro de descripción –CdD- y los metadatos• El CdD es la herramienta corporativa municipal complementaria y

directamente relacionada con el Cuadro de Clasificación –CdC-.

• Es una de las tareas más importantes de la Archivística y la Gestión Documental.

• El objetivo del Cuadro de descripción y metadatos es el análisis y estudio de todos los elementos o entidades que configuran el Sistema de Gestión Documental.

• El resultado de la descripción será:• Guías, inventarios, catálogos, índices.• Pero también: bases de datos, gestores de expedientes, hojas de

cálculo –excel-, acces, etc.-, registros.• Fichas descriptivas.• Esquemas de metadatos.


¿Qué son los metadatos?1. La versión “internacional” y sistemática de la descripción clásica.

2. Datos sobre datos.3. Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los

documentos y su gestión a lo largo del tiempo: descripción integral.4. Su uso nos permitirá aplicar una metodología para identificar, autenticar,

describir, localizar y gestionar los recursos de modo claro y sistemático para satisfacer los requisitos de las organizaciones.

5. Las entidades que forman parte del SGD son:a) Entidades documentos: fondo, serie documental, expediente,

documentosb) Entidades agentes: organización, áreas, departamentos, negociados,

puestos de trabajo.c) Actividades: administrativas y de gestión documental –eventos-.d) Normas: leyes, reglamentos, etc.


Una buena descripción y gestión de metadatos:

• Crea un sistema unificado de información para toda la organización.• Normalización y automatización de los metadatos.• Nos permite disponer de la información para la gestión documental de los

expedientes.• Permite la integración de las descripciones de diferentes autores.• Permite la integración de los documentos con independencia de los

depósitos o repositorios.• Permite el control de los documentos desde el inicio de los expedientes:

Oficinas de Atención al Ciudadano• Permite la gestión y la explotación de la información corporativa al ser los

documentos los soportes de la misma. • Facilita la recuperación rápida y pertinente de los documentos• Permite normalizar los lenguajes de gestión • Permite el intercambio de la información y de los documentos:

interoperabilidad


Las normas para la descripción y metadatos:

• De la “necesidad de normalizar la descripción” a la “saturación de documentos normativos para la descripción”.

• CIA: ISAD(G) – ISFD – NODAC – NEDA – NOGADA -• ISO:

• GD: 15489• Metadatos: 23801-1a parte y 2a parte.• Certificación GD: 30.003

• Comisión Europea Especificación MoReq: Modelo de requerimientos para la gestión de documentos electrónicos

• Normativa: • Normas técnicas de interoperabilidad, BOE núm. 182 de

30/07/2011: Documento electrónico, expediente electrónico, de digitalización de documentos, firma electrónica.


Propuesta de un esquema de metadatos: el expediente

• Metadatos de identificación o referencia:• Código de identificación único e unívoco• Nivel de descripción• Identificador del productor –agente-

• Metadatos de descripción:• Título del expediente: objeto, interesado, emplazamiento.• Contenido del expediente

• Metadatos tramitación• Fecha inicio / fecha de fin del expediente• Estado• Tipo resolución• Firma electrónica: autor y fecha

• Metadatos actividades de gestión documental: transferencia/eliminación• Disponibilidad: Archivo o repositorio -Oficina/Central/Histórico/Web-• Valoración/expurgo

• Metadatos de acceso y uso• Ley Orgánica de Protección de Datos –LOPED-• Préstamos y consultas


El código de identificación

• El código de identificación, el primer elemento del esquema de metadatos.• El código de identificación en los expedientes es el número de expediente.• El número de expediente:

• Es la representación única y unívoca del expediente.• No depende del soporte del documento: tradicional o electrónico.• No es la identificación del lugar que ocupa, pues este puede cambiar.• No depende del estado de tramitación.• No depende de la función del expediente.• Es invariable con el paso del tiempo.• No depende del depósito o del repositorio electrónico donde esté

archivado.• El número de expediente no es la signatura topográfica


Inventario de documentos


El ciclo de vida de los documentos• Etapa activa (1/1-5 años)

• en trámite, finalizada o de uso muy frecuente.• valor administrativo, jurídico, informativo.• tratamiento: captura, registro, identificación, clasificación, descripción,

gestión, tramitación, asignación de metadatos.• eliminación o transferencia.

• Semiactiva (1-5/6-30 años)• documentos y expedientes tramitados.• valor administrativo, jurídico, informativo.• tratamiento: control, conservación, consultas.• eliminación o transferencia.

• Inactiva (+30 años)• valor histórico, básicamente.• tratamiento: control, conservación, consulta, investigación, cultura.• custodia permanente.


El Cuadro de instalación• Identifica y define los distintos depósitos o repositorios de documentos -electrónicos

o papel-, los usos y los accesos.

• Son depósitos o repositorios:• Las bandejas de las mesas• Los estantes de las oficinas• Los depósitos documentales• Los disquetes, memorias usb y otros periféricos• Los servidores electrónicos

• Los distintos depósitos se establecen en función de los requerimientos de la propia documentación y del usuario. El acceso a los documentos dependerá de:• El propio depósito• El soporte• El estado de tramitación de los expedientes• El régimen de consulta• El régimen de acceso: bajo, medio, alto• Su seguridad• El volumen documental• El valor de los documentos• El tipo de documento: personales, de archivo, de trabajo


Los depósitos y repositorios de archivo, en papel o electrónicos:

En base a estos conceptos, los archivos y sus criterios de gestión pueden ser:

• (Archivos personales: criterios personales)• Archivos de oficina: criterios de archivo• Archivo Intermedio: criterios de archivo• Archivo Central administrativo: criterios de archivo• Archivo Histórico: criterios de archivo• Repositorios electrónicos: criterios de archivo


Archivo de oficina, en papel


Archivo de oficina, electrónico


Los procesos de Archivo o GD

• El proceso para la actualización y mantenimiento de las herramientas del Sistema: Cuadro de clasificación, descripción y metadatos y cuadro de instalación.

• El proceso para la captura, identificación, clasificación, descripción y instalación de documentos en la fase activa.

• Los procesos de Gestión documental:

• El procesos de disposición de los documentos: traslados, transferencias, eliminaciones.

• El proceso de comunicación: préstamos, consultas, exposiciones, cursos.

• El proceso para la preservación y conservación de documentos:

• Producción de copias electrónicas

• Cambios de formatos y refirmado

• El proceso para la implantación y mantenimiento del Sistema de Gestión documental en las distintas Unidades orgánicas


El proceso de captura, identificación, clasificación, descripción e instalación de los documentos• Etapa activa de la documentación• Capturar es integrar el documento o el expediente en el SGD• Tareas: identificación, clasificación, descripción, instalación.• Identificar: asignar al documento su número de expediente único.• Significa:

• Registro del documento• Asignación de metadatos de:

• identificación• descripción• gestión

• Inclusión en el instrumento de control y gestión -flujo de trabajo (workflow).

• Instalación del documento según soporte y asignación de metadatos de instalación:• Archivo del documento en depósito• Integración en el repositorio digital


El proceso de disposición: traslados, transferencias, expurgos

• Traslado documental: cambio de depósito documental sin cambio de responsabilidad.

• Transferencia documental:• Traspaso de la responsabilidad de la custodia y conservación de los documentos.

• Oportunidad para verificar cómo se están aplicando los criterios de gestión documental.

• En el caso de repositorios electrónicos: cambio de responsabilidad y niveles de acceso.

• Permite realizar un control de los documentos.• Eliminación: proceso que consiste en la eliminación de los

documentos. Se realiza a partir de la aplicación de los Criterios de evaluación documental.


El proceso de comunicación documental: préstamo y consulta de documentos

• Capacidad de ofrecer a los distintos usuarios del Archivo los documentos y la información.

• Es necesario realizar el control de préstamos, consultas y accesos electrónicos.

• Tres ámbitos: administrativo, cultural, científico

Está sujeto a:• La existencia del documento –eliminación, pérdida, etc.-• El estado de conservación del documento• La descripción pertinente del documento• La sujeción a la protección de datos: datos personales, seguridad

y defensa del Estado y la averiguación de los delitos. • La propia capacidad del Servicio


El proceso de implantación del Sistema de Gestión documental

• Búsqueda de alianzas.• Creación de equipos de mejora y racionalización.• Selección de un ámbito de gestión o una Unidad orgánica de aplicación.• Traspaso de criterios a las Unidades orgánicas.• Creación del Cuadro de clasificación funcional.• Descripción del Cuadro de Clasificación del ámbito escogido • Implantación del SGD en la oficina: documentos en papel y electrónicos.• Implantación del SGD en el Servicio de Archivo: normalización de los

inventarios como esquemas de metadatos, creación del repositorio electrónico.

• Creación de los recursos para la implantación: manual de buenas prácticas, manual de procedimiento.

• Implantación de mecanismos de evaluación, corrección y seguimiento.


Comisión de seguridad, acceso y evalución de los documentos y de la información


Comisión de seguridad, acceso y evalución de los documentos y de la información

• ADSCRIPCIÓN: Área de Servicios internos o generales

• OBJETIVOS: evaluar, estudiar e informar con referencia a las políticas, planes y gestión de los recursos relacionados con la seguridad, el acceso, la disposición y la conservación y reutilización de la información y los documentos municipales sea cual sea el soporte.

• COMPOSICIÓN:• Presidencia: Secretaría general.• Jefe/a de Archivo y Documentación, que actuará com a secretario/a.• Jefe/a de Informática.• Jefe de Organización.• Un abogado como asesor jurídico.• Un técnico de Archivo.• Los responsables y gestores de la información y documentación a evaluar.


Comisión de seguridad, acceso y evalución de documentos y de la información: funciones

• Elaborar el Plan estratégico de desarrollo de la seguridad y análisis de la información y los documentos y estabecer la forma de sus actualizaciones.

• Estudiar e informar las propuestas de valoración de las series documentales.

• Elevar las propuestas de valoración al órgano competente.• Elevar les propuestas de eliminación de documentoss originales en

soporte papel por haber obtenido copias electrónicas auténticas.• Establecer la política de seguridad para la protección de datos de

carácter personal y velar para su correcta implantación y funcionamiento.


Muchas gracias por vuestra atenciónRoser Latorre [email protected]

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