presentatie privacy in de arbeidsrelatie dirkzwager advocaten & notarissen n.v
Post on 05-Dec-2014
1.737 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
advocaten & notarissen
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Workshop 1 november 2011
Privacy in de arbeidsrelatie
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
VerantwoordingIn deze presentatie wordt algemene en beknopte informatie verstrekt over een aantal juridisch relevante ontwikkelingen. Niet beoogd is om hiermee juridisch advies te geven voor concrete situaties.
Hoewel veel zorg is besteed aan het opstellen van deze presentatie, aanvaardt Dirkzwager advocaten & notarissen N.V. geen aansprakelijkheid voor de inhoud ervan.
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Programma vanmiddag
1. Juridisch kader (45 min.)2. Pauze (15 min.)3. Concrete toepassing in arbeidsrelatie (45 min.)4. Behandeling vragen (15 min.)5. Borrel
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Wat is privacy?
Informationeel Beginselen van
zorgvuldige verwerking van gegevens
Altijd van toepassing, dus zowel bij verwerking publieke als “privé” data
Relationeel Bescherming
intimiteiten Vertrouwelijkheid
woning, gezinsleven, communicatie, etc. (“Right to be left alone”)
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Juridisch kader Grondrechten
Arbeidsrecht (BW)
Strafrecht
Medezeggenschapsrecht
Wet bescherming persoonsgegevens
Relationeel
Relationeel / informationeel
Relationeel
Informationeel / relationeel
Informationeel / relationeel
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Grondrechten Werknemer heeft enige ruimte voor
onderhouden privérelaties op het werkEuropees Hof voor de Rechten van de Mens, 16 december 1992, Niemietz-arrest
Het grondrecht op “private life and correspondence” strekt zich ook uit tot de werkplek. Bij ontbreken van andere signalen mag werknemer een “reasonable expectation of privacy” op werkvloer verwachtenEuropees Hof voor de Rechten van de Mens, 25 juni 1997, Halfords-arrest
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Arbeidsrecht Artikel 7:611 BW: “De werkgever en de
werknemer zijn verplicht zich als een goed werkgever en een goed werknemer te gedragen.”
De meeste grondrechten in te roepen via dit wetsartikel
Bovendien algemene vangnetbepaling. Rekening houden met in Nederland levende rechtsovertuigingen en alle relevante belangen
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Strafrecht Afluisteren/opnemen met hulpmiddel (139a Sr)
Misbruiken bevoegdheid tot aftappen/opnemen tele-/datacommunicatie (139c Sr)
Heimelijk cameratoezicht (139f Sr)
Advies: formuleer beleid en maakt dit kenbaar
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Medezeggenschapsrecht Instemmingsrecht ondernemingsraad op:
Privacyreglement“een regeling omtrent het verwerken van alsmede de bescherming van
de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen”, artikel 27 lid 1 k WOR
Volg-/controle-/registratiesysteem“een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn
voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of
prestaties van de in de onderneming werkzame personen”; artikel 27 lid 1 l WOR
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Wet bescherming persoonsgegevens
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
De wet bescherming persoonsgegevens
Ordeningswetgeving Basisprincipes
Zorgvuldigheid Doelbinding Grondslagvereiste Gegevenskwaliteit Beveiliging & bewaring Transparantie Verscherpt regime voor bijzondere persoonsgegevens
Procedurevoorschriften Melding bij CBP Exportvergunning bij Justitie
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
WBP: algemeen kader Doel: bescherming persoonlijke levenssfeer Uitgangspunt: verwerking persoonsgegevens
mag, mits… Persoonsgegevens: gegevens herleidbaar tot
natuurlijk persoon• Verwerking: alle handelingen (ruim begrip)
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
WBP: algemeen kader 2 Verwerking mag alleen voor:
duidelijk omschreven en bepaald doel dat kenbaar is en gerechtvaardigd is.
Gerechtvaardigde verwerking vereist grondslag: ondubbelzinnige toestemming; uitvoering overeenkomst; of wettelijke verplichting; of noodzakelijk voor gerechtvaardigd belang
verwerker, bv. historisch overzicht personeel (afweging belangen)
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Persoonsgegevens? Adres van werknemer Foto werknemer Rapport met statistische gegevens over uw
bedrijf (waaronder gemiddelde salaris per functie)
Klantnummer werknemer bij bijvoorbeeld pensioenfonds
Kenteken auto’s geparkeerd op uw terrein
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Verantwoordelijke en bewerker Verantwoordelijke
Stelt doel en middelen vast
Bewerker Uitvoerder namens en in opdracht van
verantwoordelijke
Verplichtingen WBP primair bij verantwoordelijke Waaronder (actief!) toezicht houden op bewerker
In overeenkomst met bewerker afspraken over geheimhouding beveiliging
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Informatieverplichting Vooraf informeren over
Identiteit verantwoordelijke Doel van de verwerking Andere gegevens, afhankelijk van
Aard gegevens; Omstandigheden verkrijging; Gebruik gegevens.
Praktijk: hoofdstuk privacy in personeelshandboek, privacyreglement, uitleg op intranet, etc.
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Informatieverplichting 2 Verbod verwerking onverenigbaar met
verkrijgingsdoeleinden
Kijken naar Verwantschap doel verwerking en verkrijging Aard gegevens Gevolgen voor betrokkene Wijze van verkrijging Waarborgen jegens betrokkene
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Beveiligingsverplichting
Artikel 13 WBP Technische maatregelen Organisatorische maatregelen Passend niveau (afweging) Tegen verlies en onrechtmatige verwerking
Dus beveiliging moet op naleving wet zijn gericht!
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Bijzondere persoonsgegevens 1 Extra streng regime voor gegevens betreffende
godsdienst of levensovertuiging ras politieke gezindheid gezondheid seksuele leven lidmaatschap van een vakvereniging /
vakbond
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Bijzondere persoonsgegevens 2 Enkele gegeven dat iemand ziek is, is (al) een gezondheidsgegeven Uitzondering op verbod verwerking voor werkgevers, maar slechts voor zover
noodzakelijk voor: uitvoering wet, pensioen, collectieve arbeidsovereenkomsten de re-integratie of begeleiding in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid.
Alleen verwerking door personeel dat geheimhoudingsplicht heeft. Schending geheimhoudingsplicht is misdrijf.
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Rechten betrokkene Inzage
Binnen vier weken volledig overzicht! Correctie
Verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming Binnen vier weken beslissen op verzoek Derden aan wie gegevens zijn doorgegeven
informeren Verzet
Bij grondslag “gerechtvaardigd belang” Tegen commercieel gebruik
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Overige eisen WBP Niet te lang bewaren Toezien op juistheid gegevens Geen bovenmatige verwerking Bij bewerking door derde overeenkomst vereist Melding bij CBP
Tenzij vrijgesteld Verbod gegevensexport buiten EER
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Sancties WBP Boete € 4.500,- op schending meldingsplicht
Dwangsommen, bestuursdwang
Betrokkene onderneemt individueel (of collectief) actie
Reputatieschade! CBP zoekt publiciteit bij handhaving
In de toekomst waarschijnlijk ook boetes overige schendingen WBP
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Privacycheck
Dirkzwager heeft op 7 april 2011 de gratis online privacycheck gelanceerd op:www.dirkzwagerieit.nl/privacycheck
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Conclusies Bij beide begrippen privacy is transparantie
vooraf van groot belang Wat mag werknemer verwachten? Waar liggen grenzen handelen werkgever?
Formuleer beleid en leg dit voor aan de OR
Handel overeenkomstig eigen beleid
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
PAUZE
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
en nu de praktijk
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Personeelsdossiers
Verwerking gebaseerd op artikel 8 sub b (uitvoering overeenkomst), c (nakomen wettelijke verplichting), en f (gerechtvaardigd belang) WBP en niet zozeer op sub a: toestemming.
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Personeelsdossiers: verwerking voor? Art 7 lid 2 Vrijstellingsbesluit Wbp (VB) geeft een
aardige opsomming. O.a.:
*leidinggeven aan werkzaamheden*behandeling personeelszaken*vaststellen salarisaanspraken*verlenen ontslag*opleiding*interne controle en bedrijfsbeveiliging
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Personeelsdossiers: verwerking voor?
*bedrijfsmedische zorg*bedrijfsmaatschappelijk werk*verkiezing leden OR*het innen van vorderingen, waaronder het in handen van derden stellen van die vorderingen*het doen uitoefenen van accountantscontrole
Let wel: VB betekent vrijstelling melding en niet vrijstelling WBP
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Personeelsdossiers: wat verwerken? Art. 7 lid 3 Vrijstellingsbesluit Wbp O.a.:
*naam, adres, telefoonnummer, bankrekening e.d.*nationaliteit en geboorteplaats*gevolgde en te volgen opleidingen*gegevens betreffende de functie, aard, inhoud en beëindiging dienstverband*gegevens betreffende aan- en afwezigheid, ook wegens ziekte
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Personeelsdossiers: wat verwerken?
*gegevens, waaronder begrepen gegevens t.a.v. gezinsleden, noodzakelijk ter uitvoering van een arbeidsvoorwaarde*gegevens m.b.t. organiseren beoordeling en loopbaanbegeleiding, “voor zover deze bij de betrokkenen bekend zijn”
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Personeelsdossiers: praktische inhoud Alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel
waarvoor het personeelsdossier is ingesteld. Mutaties dienstverband, salarisgegevens etc. etc. Maar ook klachten, waarschuwingen, verzuimfrequentie,
beoordelingsgesprekken en persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende.
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Personeelsdossiers: verplichtingen wg Werkgever is verantwoordelijk voor juistheid en
nauwkeurigheid gegevens. Gegevens dienen toereikend, ter zake dienend en niet
bovenmatig te zijn, gelet op het doel waarvoor ze verwerkt worden.
Werknemers moeten geïnformeerd worden over doeleinden waarvoor verzameld wordt.
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Personeelsdossiers: verplichtingen wg Werkgever dient technische en organisatorische
maatregelen te treffen om persoonsgegevens te beveiligen.
Werknemers moeten mogelijkheid hebben het dossier in te zien; eventueel verzoek tot correctie, aanvulling, verwijdering.
Gegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is verwezenlijking doel waarvoor verwerkt is.
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Personeelsdossiers: bewaartermijnen Art. 7 lid 5 Vrijstellingsbesluit: persoonsgegevens
worden uiterlijk 2 jaren na einde dienstverband verwijderd, tenzij de gegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht. Langer bewaren: melden.
Werkgever dient zich af te vragen wat nog relevant c.q. noodzakelijk is als het om bewaartermijnen ná einde dienstverband gaat.
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Personeelsdossier: bewaartermijnen Voorbeelden wettelijke bewaartermijnen:
* fiscaal relevante gegevens salarisadministratie 7 jaren* loonbelastingverklaringen en ID-bewijs 5 jaren na einde dienstverband
Werknemer kan toestemming geven om langer te bewaren.
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Personeelsdossier: bewaartermijnen CBP: als gegevens al eerder niet meer relevant zijn, dan
direct verwijderen en niet 2 jaar na einde dienstverband afwachten (artikel 10 Wbp).
Bijvoorbeeld: beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten, correspondentie over benoeming, ontslag, administratieve verzuimgegevens.
CBP o.i. behoorlijk streng, redenen langer bewaren denkbaar (bijv. werkgeversaansprakelijkheid, loonvordering).
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Personeelsdossier: bewaartermijnen Verwijderen hoeft niet altijd vernietigen te zijn.
Gegevens kunnen bijvoorbeeld gearchiveerd worden voor statistische doeleinden of uit de actieve administratie gehaald worden.
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Verder verwerken van gegevens
Verstrekken gegevens aan derden = verwerken. Art. 9 Wbp: gegevens niet verder verwerken op wijze die
onverenigbaar is met doel waarvoor ze verkregen zijn.*doorgeven verjaardag aan afdeling communicatie voor maken verjaardagskalender op intranet mag (tenzij uitdrukkelijk bezwaar).*doorgeven gegevens aan verzekeraar voor het doen van een aanbieding aan werknemers mag niet.
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Verstrekken gegevens aan derden
Verstrekken aan derden mag indien dat noodzakelijk is voor uitvoering van de arbeidsovereenkomst.*bijvoorbeeld: aan de leasemaatschappij of Arbo-dienst.
Verstrekking die niet noodzakelijk is kan o.b.v. toestemming werknemer plaatsvinden. Let wel: duidelijk informeren waarvoor toestemming wordt gevraagd en wat gevolgen zijn. Toestemming in arbeidsrelatie niet te snel aannemen.
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Verstrekken gegevens aan derden
Er kan ook een wettelijke plicht bestaan:
Fiscale wetgeving (art. 47 Algemene wet inzake rijksbelastingen, Wet inkomstenbelasting 2001).
Loonbeslag (art. 475g lid 3 Rechtsvordering). CBP: in veel gevallen zullen leidinggevende en P&O over gegevens loonbeslag mogen beschikken.
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Verstrekken gegevens aan derden: politieVerstrekken gegevens aan de politie: De Wbp verplicht niet tot verstrekken maar geeft regels
voor zorgvuldig gebruik. Plicht tot verstrekken kan wel uit andere wetten voortvloeien.
Vraag politie aan te geven o.b.v. welke regeling gegevens verstrekt moeten worden.
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Verstrekken gegevens aan derden: politie Blijft antwoord uit, dan is wg niet verplicht te
verstrekken. En mag dat vaak ook niet: gegevens worden niet bewaard ten dienst van politie.
Vraagt politie om vrijwillige medewerking, dan moet afweging worden gemaakt tussen opsporingsbelang en privacybelang. Let wel: informatieplicht jegens werknemer!
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Verstrekken gegevens aan derden: fusie of overname Fusie of overname: Geen persoonsgegevens in data room, tenzij het
werknemers betreft van bijzonder belang voor onderneming.
Geaggregeerde gegevens mogen wel. Groepjes van 5 of meer werknemers bijvoorbeeld.
Personeelsdossiers opschonen vóór overgang. Betrokken werknemers gelegenheid geven dossier in te zien, eventueel op verzoek gegevens verwijderen.
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Controle werknemers: 3 uitgangspunten Werknemer heeft onder omstandigheden een
“reasonable expectation of privacy”.
Privacyinbreuken moeten kenbaar zijn voor werknemer.
Werkgever dient zich als goed werkgever te gedragen.
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Controle: cameratoezicht
Het plaatsen van camera’s is toegestaan als het noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang.
Er is wel een privacytoets nodig: belangenafweging wg/wn.
Beveiliging eigendommen, bescherming werknemers en klanten kunnen een gerechtvaardigd belang zijn. Maar stel altijd de vraag of het noodzakelijk is.
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Controle: cameratoezicht
Cameratoezicht dient kenbaar te zijn.
Bewaartermijn in beginsel 24 uur. Wetsvoorstel: 4 weken. langer bewaren: melden
Normen voor verborgen cameratoezicht zijn anders.
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Controle: cameratoezicht
Heimelijk cameratoezicht is strafbaar tenzij het gebruik kenbaar is gemaakt.
Kenbaar maken dient het ‘opsporingsbelang’ veelal niet. Oplossing: met instemming OR beleid invoeren en in
organisatie kenbaar maken: “in voorkomende gevallen kan werkgever gebruik maken van heimelijk cameratoezicht”.
Privacyinbreuk is groot, verborgen camera is laatste redmiddel.
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Controle: e-mail en internet
Privétisering van de werkplek: werknemer heeft in zekere mate recht op vertrouwelijke communicatie op de werkplek, zonder inmenging werkgever.
Anderzijds is controle op e-mail en internetgebruik van werknemers toegestaan.
Verstandig om beleid te formuleren en dit kenbaar te maken. Dit sterkt een eventuele ontslagzaak in grote mate!
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Controle e-mail en internet: vuistregelsAlgemene vuistregels:
Behandel zaken online op dezelfde manier als off line. Privé telefoontje wel, privé e-mail niet?
Stel heldere regels op met instemming OR.
Maak regels kenbaar voor werknemers. Pop up tijdens opstarten computer?
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Controle e-mail en internet: vuistregels Stel vast in hoeverre privé-gebruik is toegestaan. Totaal
verbod op privé van e-mail en internet in zijn algemeenheid niet aanvaardbaar.
Maak verboden gebruik zoveel mogelijk softwarematig onmogelijk. Blokkeren sociale netwerksites?
. Anonimiseer rapportages en gebruiksstatistieken.
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Controle e-mail en internet: vuistregels Houdt rekening met back-ups van het systeem.
Onzorgvuldig en onbevoegd gebruik van een back up kan even schadelijk zijn voor persoonlijke levenssfeer.
Garandeer de integriteit van de systeembeheerder. Geheimhoudingsplicht opleggen (art. 12 lid 2 Wbp)
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Controle e-mail en internet: vuistregelsHoe wordt controle ingestoken? Wederom een aantal
vuistregels:
Probeer zakelijke en privé-mail te scheiden en ontzie privémail zoveel mogelijk. Voor controle privé-mail is een gewichtigde reden nodig.
Beperk de controle tot het vooraf geformuleerde doel. * begeleiding en/of individuele beoordelingen. Controle zakelijke mails
indien er rechtstreeks verband met de functie bestaat, bijvoorbeeld
helpdesk;
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Controle e-mail en internet:vuistregels
*systeem- en netwerkbeveiliging;*beschermen bedrijfsgeheimen; *voorkomen negatieve publiciteit;*tegengaan seksuele intimidatie;*controle op verboden gebruik
Pas maatwerk toe bij controle in geval van verdenking. Wie controleren, hoe lang, welke mails openen?
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Zwarte lijsten
Een waarschuwings- of signaleringslijst, zijnde een registratie van personen die door een bedrijf of bedrijfstak is aangelegd.
Doel: het kunnen beschikken over gegevens die noodzakelijk worden geacht voor een goede beoordeling van de persoon waarmee een overeenkomst zal worden aangegaan.
Wbp is van toepassing.
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Zwarte lijsten
Zwarte lijst ex-werknemers? Op grond van Wbp niet ondenkbaar, formuleren criteria
vergt aandacht! Meldingsplicht Delen met derden: voorafgaand onderzoek
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Uw kennis op peil houden?
Volg ons op Twitter:
Jokelien Brouwer: @arbeidsrechtadv Sectie IE/IT: @ieitrecht
Volg onze kennispagina’s: Sectie Arbeidsrecht: http://dirkzwagerarbeidsrecht.nl/ Sectie IE/IT: http://dirkzwagerieit.nl/
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
EINDE PRESENTATIE
WELKOM BIJ DE BORREL
Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
Advocatuur ArnhemPostbus 3045
6802 DA ArnhemKantoor Velperpoort
Velperweg 16824 BZ Arnhem
T +31 (0)26 353 83 00F +31 (0)26 351 07 93
Notariaat ArnhemPostbus 111
6800 AC ArnhemKantoor Velperpoort
Velperweg 16824 BZ Arnhem
T +31 (0)26 365 55 55F +31 (0)26 365 55 00
Advocatuur NijmegenPostbus 55
6500 AB NijmegenKantoor Stella Maris
Van Schaeck Mathonsingel 4
6512 AN NijmegenT +31 (0)24 381 31 31F +31 (0)24 322 20 74
Notariaat NijmegenPostbus 1104
6501 BC NijmegenKantoor Stella Maris
Van Schaeck Mathonsingel 4
6512 AN NijmegenT +31 (0)24 381 27 27F +31 (0)24 324 07 26
top related