presentatie privacy in de arbeidsrelatie dirkzwager advocaten & notarissen n.v

Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen

advocaten & notarissen


Workshop 1 november 2011

Privacy in de arbeidsrelatie


VerantwoordingIn deze presentatie wordt algemene en beknopte informatie verstrekt over een aantal juridisch relevante ontwikkelingen. Niet beoogd is om hiermee juridisch advies te geven voor concrete situaties.

Hoewel veel zorg is besteed aan het opstellen van deze presentatie, aanvaardt Dirkzwager advocaten & notarissen N.V. geen aansprakelijkheid voor de inhoud ervan.


Programma vanmiddag

1. Juridisch kader (45 min.)2. Pauze (15 min.)3. Concrete toepassing in arbeidsrelatie (45 min.)4. Behandeling vragen (15 min.)5. Borrel


Wat is privacy?

Informationeel Beginselen van

zorgvuldige verwerking van gegevens

Altijd van toepassing, dus zowel bij verwerking publieke als “privé” data

Relationeel Bescherming

intimiteiten Vertrouwelijkheid

woning, gezinsleven, communicatie, etc. (“Right to be left alone”)


Juridisch kader Grondrechten

Arbeidsrecht (BW)

Strafrecht

Medezeggenschapsrecht

Wet bescherming persoonsgegevens

Relationeel

Relationeel / informationeel

Relationeel

Informationeel / relationeel

Informationeel / relationeel


Grondrechten Werknemer heeft enige ruimte voor

onderhouden privérelaties op het werkEuropees Hof voor de Rechten van de Mens, 16 december 1992, Niemietz-arrest

Het grondrecht op “private life and correspondence” strekt zich ook uit tot de werkplek. Bij ontbreken van andere signalen mag werknemer een “reasonable expectation of privacy” op werkvloer verwachtenEuropees Hof voor de Rechten van de Mens, 25 juni 1997, Halfords-arrest


Arbeidsrecht Artikel 7:611 BW: “De werkgever en de

werknemer zijn verplicht zich als een goed werkgever en een goed werknemer te gedragen.”

De meeste grondrechten in te roepen via dit wetsartikel

Bovendien algemene vangnetbepaling. Rekening houden met in Nederland levende rechtsovertuigingen en alle relevante belangen


Strafrecht Afluisteren/opnemen met hulpmiddel (139a Sr)

Misbruiken bevoegdheid tot aftappen/opnemen tele-/datacommunicatie (139c Sr)

Heimelijk cameratoezicht (139f Sr)

Advies: formuleer beleid en maakt dit kenbaar


Medezeggenschapsrecht Instemmingsrecht ondernemingsraad op:

Privacyreglement“een regeling omtrent het verwerken van alsmede de bescherming van

de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen”, artikel 27 lid 1 k WOR

Volg-/controle-/registratiesysteem“een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn

voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of

prestaties van de in de onderneming werkzame personen”; artikel 27 lid 1 l WOR


Wet bescherming persoonsgegevens


De wet bescherming persoonsgegevens

Ordeningswetgeving Basisprincipes

Zorgvuldigheid Doelbinding Grondslagvereiste Gegevenskwaliteit Beveiliging & bewaring Transparantie Verscherpt regime voor bijzondere persoonsgegevens

Procedurevoorschriften Melding bij CBP Exportvergunning bij Justitie


WBP: algemeen kader Doel: bescherming persoonlijke levenssfeer Uitgangspunt: verwerking persoonsgegevens

mag, mits… Persoonsgegevens: gegevens herleidbaar tot

natuurlijk persoon• Verwerking: alle handelingen (ruim begrip)


WBP: algemeen kader 2 Verwerking mag alleen voor:

duidelijk omschreven en bepaald doel dat kenbaar is en gerechtvaardigd is.

Gerechtvaardigde verwerking vereist grondslag: ondubbelzinnige toestemming; uitvoering overeenkomst; of wettelijke verplichting; of noodzakelijk voor gerechtvaardigd belang

verwerker, bv. historisch overzicht personeel (afweging belangen)


Persoonsgegevens? Adres van werknemer Foto werknemer Rapport met statistische gegevens over uw

bedrijf (waaronder gemiddelde salaris per functie)

Klantnummer werknemer bij bijvoorbeeld pensioenfonds

Kenteken auto’s geparkeerd op uw terrein


Verantwoordelijke en bewerker Verantwoordelijke

Stelt doel en middelen vast

Bewerker Uitvoerder namens en in opdracht van

verantwoordelijke

Verplichtingen WBP primair bij verantwoordelijke Waaronder (actief!) toezicht houden op bewerker

In overeenkomst met bewerker afspraken over geheimhouding beveiliging


Informatieverplichting Vooraf informeren over

Identiteit verantwoordelijke Doel van de verwerking Andere gegevens, afhankelijk van

Aard gegevens; Omstandigheden verkrijging; Gebruik gegevens.

Praktijk: hoofdstuk privacy in personeelshandboek, privacyreglement, uitleg op intranet, etc.


Informatieverplichting 2 Verbod verwerking onverenigbaar met

verkrijgingsdoeleinden

Kijken naar Verwantschap doel verwerking en verkrijging Aard gegevens Gevolgen voor betrokkene Wijze van verkrijging Waarborgen jegens betrokkene


Beveiligingsverplichting

Artikel 13 WBP Technische maatregelen Organisatorische maatregelen Passend niveau (afweging) Tegen verlies en onrechtmatige verwerking

Dus beveiliging moet op naleving wet zijn gericht!


Bijzondere persoonsgegevens 1 Extra streng regime voor gegevens betreffende

godsdienst of levensovertuiging ras politieke gezindheid gezondheid seksuele leven lidmaatschap van een vakvereniging /

vakbond


Bijzondere persoonsgegevens 2 Enkele gegeven dat iemand ziek is, is (al) een gezondheidsgegeven Uitzondering op verbod verwerking voor werkgevers, maar slechts voor zover

noodzakelijk voor: uitvoering wet, pensioen, collectieve arbeidsovereenkomsten de re-integratie of begeleiding in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid.

Alleen verwerking door personeel dat geheimhoudingsplicht heeft. Schending geheimhoudingsplicht is misdrijf.


Rechten betrokkene Inzage

Binnen vier weken volledig overzicht! Correctie

Verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming Binnen vier weken beslissen op verzoek Derden aan wie gegevens zijn doorgegeven

informeren Verzet

Bij grondslag “gerechtvaardigd belang” Tegen commercieel gebruik


Overige eisen WBP Niet te lang bewaren Toezien op juistheid gegevens Geen bovenmatige verwerking Bij bewerking door derde overeenkomst vereist Melding bij CBP

Tenzij vrijgesteld Verbod gegevensexport buiten EER


Sancties WBP Boete € 4.500,- op schending meldingsplicht

Dwangsommen, bestuursdwang

Betrokkene onderneemt individueel (of collectief) actie

Reputatieschade! CBP zoekt publiciteit bij handhaving

In de toekomst waarschijnlijk ook boetes overige schendingen WBP


Privacycheck

Dirkzwager heeft op 7 april 2011 de gratis online privacycheck gelanceerd op:www.dirkzwagerieit.nl/privacycheck

http://www.dirkzwagerieit.nl/privacycheck




Conclusies Bij beide begrippen privacy is transparantie

vooraf van groot belang Wat mag werknemer verwachten? Waar liggen grenzen handelen werkgever?

Formuleer beleid en leg dit voor aan de OR

Handel overeenkomstig eigen beleid


PAUZE


en nu de praktijk


Personeelsdossiers

Verwerking gebaseerd op artikel 8 sub b (uitvoering overeenkomst), c (nakomen wettelijke verplichting), en f (gerechtvaardigd belang) WBP en niet zozeer op sub a: toestemming.


Personeelsdossiers: verwerking voor? Art 7 lid 2 Vrijstellingsbesluit Wbp (VB) geeft een

aardige opsomming. O.a.:

*leidinggeven aan werkzaamheden*behandeling personeelszaken*vaststellen salarisaanspraken*verlenen ontslag*opleiding*interne controle en bedrijfsbeveiliging


Personeelsdossiers: verwerking voor?

*bedrijfsmedische zorg*bedrijfsmaatschappelijk werk*verkiezing leden OR*het innen van vorderingen, waaronder het in handen van derden stellen van die vorderingen*het doen uitoefenen van accountantscontrole

Let wel: VB betekent vrijstelling melding en niet vrijstelling WBP


Personeelsdossiers: wat verwerken? Art. 7 lid 3 Vrijstellingsbesluit Wbp O.a.:

*naam, adres, telefoonnummer, bankrekening e.d.*nationaliteit en geboorteplaats*gevolgde en te volgen opleidingen*gegevens betreffende de functie, aard, inhoud en beëindiging dienstverband*gegevens betreffende aan- en afwezigheid, ook wegens ziekte


Personeelsdossiers: wat verwerken?

*gegevens, waaronder begrepen gegevens t.a.v. gezinsleden, noodzakelijk ter uitvoering van een arbeidsvoorwaarde*gegevens m.b.t. organiseren beoordeling en loopbaanbegeleiding, “voor zover deze bij de betrokkenen bekend zijn”


Personeelsdossiers: praktische inhoud Alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel

waarvoor het personeelsdossier is ingesteld. Mutaties dienstverband, salarisgegevens etc. etc. Maar ook klachten, waarschuwingen, verzuimfrequentie,

beoordelingsgesprekken en persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende.


Personeelsdossiers: verplichtingen wg Werkgever is verantwoordelijk voor juistheid en

nauwkeurigheid gegevens. Gegevens dienen toereikend, ter zake dienend en niet

bovenmatig te zijn, gelet op het doel waarvoor ze verwerkt worden.

Werknemers moeten geïnformeerd worden over doeleinden waarvoor verzameld wordt.


Personeelsdossiers: verplichtingen wg Werkgever dient technische en organisatorische

maatregelen te treffen om persoonsgegevens te beveiligen.

Werknemers moeten mogelijkheid hebben het dossier in te zien; eventueel verzoek tot correctie, aanvulling, verwijdering.

Gegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is verwezenlijking doel waarvoor verwerkt is.


Personeelsdossiers: bewaartermijnen Art. 7 lid 5 Vrijstellingsbesluit: persoonsgegevens

worden uiterlijk 2 jaren na einde dienstverband verwijderd, tenzij de gegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht. Langer bewaren: melden.

Werkgever dient zich af te vragen wat nog relevant c.q. noodzakelijk is als het om bewaartermijnen ná einde dienstverband gaat.


Personeelsdossier: bewaartermijnen Voorbeelden wettelijke bewaartermijnen:

* fiscaal relevante gegevens salarisadministratie 7 jaren* loonbelastingverklaringen en ID-bewijs 5 jaren na einde dienstverband

Werknemer kan toestemming geven om langer te bewaren.


Personeelsdossier: bewaartermijnen CBP: als gegevens al eerder niet meer relevant zijn, dan

direct verwijderen en niet 2 jaar na einde dienstverband afwachten (artikel 10 Wbp).

Bijvoorbeeld: beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten, correspondentie over benoeming, ontslag, administratieve verzuimgegevens.

CBP o.i. behoorlijk streng, redenen langer bewaren denkbaar (bijv. werkgeversaansprakelijkheid, loonvordering).


Personeelsdossier: bewaartermijnen Verwijderen hoeft niet altijd vernietigen te zijn.

Gegevens kunnen bijvoorbeeld gearchiveerd worden voor statistische doeleinden of uit de actieve administratie gehaald worden.


Verder verwerken van gegevens

Verstrekken gegevens aan derden = verwerken. Art. 9 Wbp: gegevens niet verder verwerken op wijze die

onverenigbaar is met doel waarvoor ze verkregen zijn.*doorgeven verjaardag aan afdeling communicatie voor maken verjaardagskalender op intranet mag (tenzij uitdrukkelijk bezwaar).*doorgeven gegevens aan verzekeraar voor het doen van een aanbieding aan werknemers mag niet.


Verstrekken gegevens aan derden

Verstrekken aan derden mag indien dat noodzakelijk is voor uitvoering van de arbeidsovereenkomst.*bijvoorbeeld: aan de leasemaatschappij of Arbo-dienst.

Verstrekking die niet noodzakelijk is kan o.b.v. toestemming werknemer plaatsvinden. Let wel: duidelijk informeren waarvoor toestemming wordt gevraagd en wat gevolgen zijn. Toestemming in arbeidsrelatie niet te snel aannemen.


Verstrekken gegevens aan derden

Er kan ook een wettelijke plicht bestaan:

Fiscale wetgeving (art. 47 Algemene wet inzake rijksbelastingen, Wet inkomstenbelasting 2001).

Loonbeslag (art. 475g lid 3 Rechtsvordering). CBP: in veel gevallen zullen leidinggevende en P&O over gegevens loonbeslag mogen beschikken.


Verstrekken gegevens aan derden: politieVerstrekken gegevens aan de politie: De Wbp verplicht niet tot verstrekken maar geeft regels

voor zorgvuldig gebruik. Plicht tot verstrekken kan wel uit andere wetten voortvloeien.

Vraag politie aan te geven o.b.v. welke regeling gegevens verstrekt moeten worden.


Verstrekken gegevens aan derden: politie Blijft antwoord uit, dan is wg niet verplicht te

verstrekken. En mag dat vaak ook niet: gegevens worden niet bewaard ten dienst van politie.

Vraagt politie om vrijwillige medewerking, dan moet afweging worden gemaakt tussen opsporingsbelang en privacybelang. Let wel: informatieplicht jegens werknemer!


Verstrekken gegevens aan derden: fusie of overname Fusie of overname: Geen persoonsgegevens in data room, tenzij het

werknemers betreft van bijzonder belang voor onderneming.

Geaggregeerde gegevens mogen wel. Groepjes van 5 of meer werknemers bijvoorbeeld.

Personeelsdossiers opschonen vóór overgang. Betrokken werknemers gelegenheid geven dossier in te zien, eventueel op verzoek gegevens verwijderen.


Controle werknemers: 3 uitgangspunten Werknemer heeft onder omstandigheden een

“reasonable expectation of privacy”.

Privacyinbreuken moeten kenbaar zijn voor werknemer.

Werkgever dient zich als goed werkgever te gedragen.


Controle: cameratoezicht

Het plaatsen van camera’s is toegestaan als het noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang.

Er is wel een privacytoets nodig: belangenafweging wg/wn.

Beveiliging eigendommen, bescherming werknemers en klanten kunnen een gerechtvaardigd belang zijn. Maar stel altijd de vraag of het noodzakelijk is.



Cameratoezicht dient kenbaar te zijn.

Bewaartermijn in beginsel 24 uur. Wetsvoorstel: 4 weken. langer bewaren: melden

Normen voor verborgen cameratoezicht zijn anders.



Heimelijk cameratoezicht is strafbaar tenzij het gebruik kenbaar is gemaakt.

Kenbaar maken dient het ‘opsporingsbelang’ veelal niet. Oplossing: met instemming OR beleid invoeren en in

organisatie kenbaar maken: “in voorkomende gevallen kan werkgever gebruik maken van heimelijk cameratoezicht”.

Privacyinbreuk is groot, verborgen camera is laatste redmiddel.


Controle: e-mail en internet

Privétisering van de werkplek: werknemer heeft in zekere mate recht op vertrouwelijke communicatie op de werkplek, zonder inmenging werkgever.

Anderzijds is controle op e-mail en internetgebruik van werknemers toegestaan.

Verstandig om beleid te formuleren en dit kenbaar te maken. Dit sterkt een eventuele ontslagzaak in grote mate!


Controle e-mail en internet: vuistregelsAlgemene vuistregels:

Behandel zaken online op dezelfde manier als off line. Privé telefoontje wel, privé e-mail niet?

Stel heldere regels op met instemming OR.

Maak regels kenbaar voor werknemers. Pop up tijdens opstarten computer?


Controle e-mail en internet: vuistregels Stel vast in hoeverre privé-gebruik is toegestaan. Totaal

verbod op privé van e-mail en internet in zijn algemeenheid niet aanvaardbaar.

Maak verboden gebruik zoveel mogelijk softwarematig onmogelijk. Blokkeren sociale netwerksites?

. Anonimiseer rapportages en gebruiksstatistieken.


Controle e-mail en internet: vuistregels Houdt rekening met back-ups van het systeem.

Onzorgvuldig en onbevoegd gebruik van een back up kan even schadelijk zijn voor persoonlijke levenssfeer.

Garandeer de integriteit van de systeembeheerder. Geheimhoudingsplicht opleggen (art. 12 lid 2 Wbp)


Controle e-mail en internet: vuistregelsHoe wordt controle ingestoken? Wederom een aantal

vuistregels:

Probeer zakelijke en privé-mail te scheiden en ontzie privémail zoveel mogelijk. Voor controle privé-mail is een gewichtigde reden nodig.

Beperk de controle tot het vooraf geformuleerde doel. * begeleiding en/of individuele beoordelingen. Controle zakelijke mails

indien er rechtstreeks verband met de functie bestaat, bijvoorbeeld

helpdesk;


Controle e-mail en internet:vuistregels

*systeem- en netwerkbeveiliging;*beschermen bedrijfsgeheimen; *voorkomen negatieve publiciteit;*tegengaan seksuele intimidatie;*controle op verboden gebruik

Pas maatwerk toe bij controle in geval van verdenking. Wie controleren, hoe lang, welke mails openen?


Zwarte lijsten

Een waarschuwings- of signaleringslijst, zijnde een registratie van personen die door een bedrijf of bedrijfstak is aangelegd.

Doel: het kunnen beschikken over gegevens die noodzakelijk worden geacht voor een goede beoordeling van de persoon waarmee een overeenkomst zal worden aangegaan.

Wbp is van toepassing.


Zwarte lijsten

Zwarte lijst ex-werknemers? Op grond van Wbp niet ondenkbaar, formuleren criteria

vergt aandacht! Meldingsplicht Delen met derden: voorafgaand onderzoek


Uw kennis op peil houden?

Volg ons op Twitter:

Jokelien Brouwer: @arbeidsrechtadv Sectie IE/IT: @ieitrecht

Volg onze kennispagina’s: Sectie Arbeidsrecht: http://dirkzwagerarbeidsrecht.nl/ Sectie IE/IT: http://dirkzwagerieit.nl/

http://dirkzwagerarbeidsrecht.nl/

http://dirkzwagerarbeidsrecht.nl/

http://dirkzwagerieit.nl/

http://dirkzwagerieit.nl/


EINDE PRESENTATIE

WELKOM BIJ DE BORREL


Advocatuur ArnhemPostbus 3045

6802 DA ArnhemKantoor Velperpoort

Velperweg 16824 BZ Arnhem

T +31 (0)26 353 83 00F +31 (0)26 351 07 93

Notariaat ArnhemPostbus 111

6800 AC ArnhemKantoor Velperpoort

Velperweg 16824 BZ Arnhem

T +31 (0)26 365 55 55F +31 (0)26 365 55 00

Advocatuur NijmegenPostbus 55

6500 AB NijmegenKantoor Stella Maris

Van Schaeck Mathonsingel 4

6512 AN NijmegenT +31 (0)24 381 31 31F +31 (0)24 322 20 74

Notariaat NijmegenPostbus 1104

6501 BC NijmegenKantoor Stella Maris

Van Schaeck Mathonsingel 4

6512 AN NijmegenT +31 (0)24 381 27 27F +31 (0)24 324 07 26

presentatie privacy in de arbeidsrelatie dirkzwager advocaten & notarissen n.v

Documents