powerpivot: retour sur le webinaire

Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires Blogue: moncherwatson.wordpress.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: marchandsophie@hotmail.com

POWERPIVOT

Par Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA

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Plan de présentation

Avantages et désavantages de PowerPivot Importation de données Liaison des bases de données Manipulation des données importées Insertion de TCD Insertion de graphiques Quelques notions de base avec le langage DAX

Avantages de PowerPivot

Capacités inégalées à ce jour par Excel / gros volumes de données (voir page suivante avec les spécifités)

Croisement d’informations provenant de divers systèmes (données Excel, Access, Texte, Web, SQL, etc.)

Création de tableaux croisés dynamiques asymétriquesMesures DAX : calculs temporels intelligents et choix

de n’importe quel dénominateur dans les calculs“Segments” (“slicers”) reformatés intelligemmentPossibilité de convertir TCD en formules de cubes

Désavantages de PowerPivot

Les TCD créés avec PowerPivot n’ont plus la fonction “group” pour grouper les dates (détour: ajouter une colonne de calculs DAX dans les tables importées)

Plus compliqué d’ajouter des TCD et des graphiques liés à des “segments” (“slicers”) si on n’utilise pas les suggestions par défaut

Perte de la fonctionnalité “Undo”Par défaut, les mois sont présentés par ordre alphabétique (mais il y a des trucs

pour corriger le tout / plus laborieux)On ne peut pas automatiser les powerpivot avec VBASi il y a une erreur dans une donnée importée, elle ne peut pas être modifiée

dans PowerPivot. Elle doit être ajustée dans la base de données originale et réimportée.

Perte de l’option “Montrer les items sans données”Plus d’option de double clic sur une cellule pour voir ce qui se trouve derrière.

Préparation des données pour importation

Une ligne pour les titres de colonnes, suivie de l’ensemble des données (pas d’espaces)

Retirer les cellules de commentaires (s’il y a lieu)Importer d’abord la table principale et ensuite les

tables de recherche (vlookup tables)

Importation d’un fichier texte

Sélectionner l’icône PowerPivot Sélectionner l’icône PowerPivot Window

Deux nouveaux menus: Home et Design Sélectionner “From text” dans la section “Get external data” Sélectionner “Use first row ans Column Headers” Utiliser le bouton “browse” pour localiser le fichier Excel va s’arrêter et vous montrer un “preview” Vous pouvez décocher les colonnes à ne pas importer Cliquer sur “Finish” (l’importation peut prendre beaucoup

de temps la première fois)

Importation d’un fichier texte

Le fichier Excel et PowerPivot apparaissent comme 2 fichiers séparés dans Excel

Importation d’un fichier Excel

Deux options sont offertes: Copier/coller (dans ce cas, on ne pourra pas rafraîchir

les données directement à partir de PowerPivot)Faire la même procédure que celle décrite pour les

fichiers textesLes données Excel doivent d’abord être converties

en “Format as table” avant d’être importées

Importation de données web

Les flux de données dans le web sont de nature RSS ou Atom

Powerpivot supporte seulement les flux de données Atom

Quand vous spécifiez le flux de données, utilisez toujours le bouton “Test connection” pour être sûr que le flux est bien formaté

Importation de données web

Autres sources de données

SQL Server, SQL Azure, SQL Server Parallel Data Warehouse Access Oracle Teradat Sybase Informix IBM DB2 OLEDB/ODBC Microsoft Analysis Services Microsoft Reporting Services Reports

Lier les différentes bases de données

Chacune des bases de données importées apparaîtra dans un onglet séparé, il faudra ensuite les lier entre elles

Aller dans le menu Design et sélectionner “Create relationship”

Il faudra choisir le nom de la première table avec le nom de la colonne avec le champs commun et ensuite choisir la table secondaire avec le champs correspond

Cliquer sur “Create” Pour voir les relations d’une table importée dans

PowerPivot, cliquer sur Manage Relationship dans le menu Design

Manipulation des données importées

Une fois l’importation terminée, utiliser les filtres au besoin

Vous ne pouvez pas modifier le contenu d’une seule cellule… si vous changez le format ou la formule d’une cellule, ceci sera appliqué à l’ensemble des cellules de la colonne (un peu comme dans “format as table”)

Allez dans le menu Data Type pour changer le format d’une colonne de données dans PowerPivot

Les formats de données dans PowerPivot ne seront pas réflétés dans les TCD

Pour déplacer une colonne, cliquer sur le titre + drag and drop

On ne peut pas figer une ligne mais on peut figer une colonne (elle va alors de placer au début)

La largeur des colonnes est mesurée en pixels On peut cacher/décacher une colonne (si la colonne est

cachée, elle n’apparaîtra pas dans la liste des champs de la pivot table)

On peut faire quelques “undo” mais pas si on supprime une colonne de données (à part si la colonne est une colonne de formules)

Naviguer entre Excel et PowerPivot

Pour aller de PowerPivot à Excel, appuyer sur ALT+1 ou cliquer sur le petit icône Excel en haut à gauche

Les données dans PowerPivot sont carrément des cubes OLAP (Online Analytical Processing), ce qui fait qu’on peut avoir accès à des menus d’outils OLAP (ex.: Named sets).

Insérer un TCD

Sélectionner “Pivot Table” dans le menu “Home” de la fenêtre “PowerPivot”

“New worsheet” ou “existing worksheet” Vous pouvez choisir parmi plusieurs sortes de TCD (PivoTable,

PivotChart, Chart and Table (horizontal), Chart and Table (vertical), Two charts (horizontal), Two charts (vertical), Four charts, Flattenend PivoTable)

On peut ensuite modifier le tout pour ajouter des TCD ou des graphiques mais c’est plus compliqué de le faire par la suite

Par défaut, Excel laissera de la place en haut et à gauche du TCD pour insérer automatiquement des “slicers”

Insérer un TCD

Le menu “PowerPivot Field List” ressemble à celui d’avant mais par défaut, on voit les champs de la table principale et les champs des autres tables sont regroupés (il faut cliquer sur le + pour les exploser)

À part les 4 zones de base (valeurs, lignes, colonnes, filtres), on a maintenant accès à 2 zones de “slicers” (vertical, horizontal)

Insérer un TCD

Pour formater des données dans le TCD, il faut aller dans le menu “Options” du TCD et vérifier que le “Active field” est bien celui que vous souhaitez formater

Cliquer sur “Field Settings” (toujours dans “Active Field”)

La boîte de dialogue “Value field settings” va ouvrir Cliquer sur “Number format” Choisir le format

Insérer un TCD

Pour mettre à jour, il faut faire les changements dans les bases de données originales et aller dans PowerPivot cliquer sur Refresh

Il faut ensuite aller dans la fenêtre PowerPivot et cliquer sur Update All (s’il s’agit de tables liées (la notion de tables liées sera vue à la page suivante))

Ensuite, il faut aller cliquer dans le TCD et cliquer sur Refresh

Insérer un TCD

Notion de tables liéesUne table liée est une base de données créée directement dans le fichier Excel lié à PowerPivot. L’avantage de créer et de maintenir les données dans le fichier Excel lié à PowerPivot, au lieu de les importer ou de les copier d’une autre source, c’est que vous pouvez continuer à modifier les valeurs dans la feuille Excel et voir les changements directement dans PowerPivot.

Insérer un TCD

Notion de table liée

Insérer un TCD

Les options pour personnaliser les “slicers”

Vous pouvez jouer avec le rectangle qui entoure les « slicers »

Insérer un TCD

Ou cliquer sur le titre dans le “slicer” et dragger le “slicer” à l’extérieur du rectangle pour plus de souplesse

Options de calculs dans les TCD

5 options par défaut ou création de mesures DAX (Edit measure)

Insérer un graphique de TCD

Les options par défaut

Les champs

On peut ajouter un 2ième champ sur le “Axis Fields” si celui-ci est un sous-élément du 1er

Langage DAX (Data Analysis Expression)

Langage utilisé pour ajouter des nouvelles colonnes de calculs dans les bases de données importées

Langage utilisé dans les pivot tables liées à des bases de données hébergées dans PowerPivot, en guise de champs calculés (on nomme ces calculs “measures”) – plus puissant

Modifier les tables importées avec DAX

Si vous allez dans une table et tentez de créer une formule avec un champ d’une table liée, vous obtiendrez un message d’erreur

Pour écrire de telles formules, vous devez utiliser le langage DAX, plus précisément celui de RELATED()

Au-delà des opérateurs de base, DAX supporte les opérateurs suivants:&& (condition AND)

Ex.: ([Region]=“West”)&&([Product]=“ABC”)|| (condition OR)

Ex.: ([Region]=“West”)||([Product]=“ABC”)! (condition NOT)

!([Region]=“West”)

Fonctions de datesQuelques exemples:

Un employé dont le fonds de pension entre en vigueur au 1er janvier de l’année suivant sa date d’embauche: =DATE(YEAR([HireDate])+1,1,1)

Pour calculer le 15 du mois après l’embauche: =DATE(YEAR([HireDate]), MONTH([HireDate])+1,15)

Pour calculer le dernier jour du mois précédent une date donnée d’embauche: =DATE(YEAR([HireDate]),MONTH([HireDate]),0)

Fonctions textesLa fonction “Text” se nomme en DAX “Format”Les fonctions les plus utiles:

Format([Date], “MMM”) convertit à Jan, Feb, etc. Format([Date], “YYY”) convertit à 2010, 2011, etc. Format([Date], “DDD”) convertit à Monday, etc. Format([Date], “YYMM”) convertit pour le mois et les

deux derniers chiffres de l’année& (concatener) fonctionne dans DAX

Ex.: =[FirstName]&” “&[LastName]

Conclusion

Pour plus de puissance encore, PowerPivot peut être utilisé avec SQL Server et Sharepoint

PowerPivot est intéressant pour traiter du Big Data, lier des bases de données, créer des cubes et obtenir des rapports performants

Pour exploiter toute la puissance de PowerPivot, il faut maîtriser un nouveau langage de programmation, le DAX

Pour une consultation en entreprise, contactez-moi: Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA

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