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MANUAL DEL PROCESO DE REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL GUAYAQUIL ZS-CZ8-GB-P04 Versión 1.0 28/11/2014
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DEL PROCESO DE
REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL GUAYAQUIL
Versión: 1.0
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Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA ..................................................................................................................................... 2
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO .......................................................................................................................... 4
3. ROLES ................................................................................................................................................................ 6
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS .................................................................................................................................. 8
5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ................................................................................................................ 1
6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUBELES ZONAL GUAYAQUIL ............ 10
6.1 PROPÓSITO ............................................................................................................................................ 10
6.2 ALCANCE ................................................................................................................................................ 10
6.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .............................................................................................................. 10
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REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL GUAYAQUIL
Versión: 1.0
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1. INFORMACIÓN BÁSICA
Proceso REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL GUAYAQUIL
Código del Proceso ZS-CZ8-GB-P04
Descripción
PROPÓSITO: Efectivizar la regularización de los bienes inmuebles a favor de INMOBILIAR e Instituciones Públicas dentro del ámbito de acción, así como dar seguimiento a la regularización de bienes inmuebles de la venta de la cuota de participación estatal de conformidad con el Marco Legal vigente. DISPARADOR:
Leyes
Decretos Ejecutivos
Disposición de la Máxima Autoridad ENTRADAS:
Resolución administrativa (en casos de donación y venta de cuota de participación estatal)
Sentencia protocolizada (en casos de expropiación, cuando existe desacuerdo en el precio del bien inmueble)
Actas de acuerdo (en casos de expropiación, cuando existe acuerdo en el precio del bien inmueble)
Ficha jurídica del inmueble que determine la viabilidad de aplicación del Decreto Ejecutivo 435 (en casos de proceso de Uso Correcto y Eficiente de Bienes Inmuebles Zonal, y proceso de Atención a Requerimientos de Dotación de Infraestructura Zonal)
ACTIVIDADES PRINCIPALES
Revisar expediente
Realizar trámite de transferencia de dominio en el Municipio.
Realizar trámite notarial
Realizar trámite de inscripción de escritura pública en Registro de la Propiedad
PROCESOS RELACIONADOS
Proceso de Expropiación de Bienes Inmuebles Zonal
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Proceso de Sucesiones Intestadas
Proceso de Atención a Requerimientos de Dotación de Infraestructura Zonal
Proceso de Uso Correcto y Eficiente de Bienes Inmuebles Zonal
Subproceso de Desahucio de Bienes Inmuebles Zonal
Proceso de Expedición de Normativa
Productos / Servicios del Proceso
-Escrituras de bienes inmuebles (legalizadas a nombre de INMOBILIAR y/o Instituciones Públicas requirentes dentro del ámbito de acción)
Tipo de Proceso Sustantivo Zonal
Responsables del Proceso
Coordinador Zonal
Tipo del cliente Cliente Interno y externo
Marco Legal
Constitución de la República del Ecuador
Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público
Ley Reformatoria a la Ley de Administración de Bienes
Código Civil
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
Decreto Ejecutivo Nro. 798 – Funciones INMOBILIAR
Decreto Ejecutivo Nro. 560 – Transferencia de bienes del BCE
Decreto Ejecutivo Nro. 435 – Transferencia de Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales
Decreto Ejecutivo Nro. 50 – Secretaría a Servicio
Decreto Ejecutivo Nro. 52 – Transferencia de bienes del BCE
Decreto Ejecutivo Nro. 1301 – Bienes Intestados
Reforma de Ley de Lavado de Activos
Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas (art. 104 Transferencia de Inmuebles CONSEP)
Reforma y Nueva Codificación al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos
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2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO
El proceso de Regularización de Bienes Inmuebles Zonal requiere considerar los siguientes
lineamientos en los procesos:
Lineamientos Generales.-
INMOBILIAR realizará el proceso de regularización de los bienes inmuebles que se encuentren
dentro de su ámbito de acción contemplado en el Artículo 3 del Decreto Ejecutivo 798.
En el caso de que los bienes inmuebles a ser transferidos a INMOBILIAR posean contratos de arrendamiento (verbal o escrito), se deberá proceder con el desahucio hasta 30 días después de la inscripción de la escritura pública de transferencia del inmueble en el Registro de la Propiedad.
Si el Experto Zonal de Derechos Litigiosos determina que un bien inmueble debe ser transferido a INMOBILIAR por una sentencia favorable, la sentencia protocolizada junto con el expediente dan paso a la regularización del bien inmueble.
El Coordinador Zonal deberá remitir las resoluciones de transferencia de dominio a la Máxima Autoridad de INMOBILIAR para sus directrices respecto al requerimiento.
El Subdirector Técnico de Gestión de Bienes, conforme sus competencia, es el único designado para suscribir resoluciones de aceptación de bienes inmuebles. Por lo que la Coordinación Zonal le deberá remitir estos documentos para su suscripción.
Toda la documentación del proceso de regularización de bienes inmuebles zonal que es remitida a Planta Central debe contar con la sumilla del Coordinador Zonal.
Lineamientos Específicos.-
Regularización de bienes inmuebles por donación:
Las Entidades Públicas deben anexar la siguiente documentación:
1. Copia certificada del RUC
2. Copia certificada de escritura pública de adquisición del bien inmueble
3. Certificado de Registro contable del bien inmueble
4. Certificado de gravámenes actualizado (Registro de la Propiedad)
5. Comprobante de pago de impuesto predial actualizado
6. Copias certificadas de Contratos de arrendamiento o comodato que pesen sobre el bien
inmueble
7. Copia de Cédula de Ciudadanía, papeleta de votación, nombramiento y/o acción de
personal de representante legal
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8. Ficha catastral actualizada (Municipio)
9. Resolución de transferencia del inmueble (de la Entidad Pública)
Cuando la transferencia de dominio de los bienes inmuebles de las Instituciones Públicas a
INMOBILIAR se dé mediante acuerdo interinstitucional, ambas partes firman la misma
resolución administrativa. Cuando no se trate de acuerdo interinstitucional, cada una de las
partes firmará su resolución respectiva.
En los casos de que el bien inmueble provenga por aplicabilidad del Decreto Ejecutivo 435, la
Unidad Zonal de Gestión de Bienes (Proceso de Atención a Requerimientos de Dotación de
Infraestructura Zonal) entregará una ficha jurídica de viabilidad, para iniciar el proceso de
regularización del bien inmueble.
Los instrumentos con los cuales se elabora la minuta son:
1. Resoluciones administrativas de transferencia de dominio
2. Certificado de registro contable del bien inmueble
3. Informe técnico jurídico de la Unidad Zonal de Gestión de Bienes (Proceso de Atención a
Requerimientos de Dotación de Infraestructura Zonal)
4. Y Decretos Ejecutivos referentes a la transferencia del inmueble
En el caso de que el Registro de la Propiedad del cantón donde se inscriba el bien inmueble
solicite el pago al impuesto de donación en el Servicio de Rentas Internas, se deberá realizar el
trámite respectivo, considerando que en los casos de donación entre Entidades Públicas existe
exoneración de impuestos.
Regularización de bienes inmuebles por venta de cuota de participación estatal:
La Dirección Nacional de Derechos Litigiosos remite un memorando solicitando que se proceda con la regularización del bien, adjuntando un expediente que incluya los siguientes documentos, mismos que son habilitantes y necesarios para la elaboración de la minuta:
1. Informe técnico sobre diagnóstico para asignación del bien inmueble otorgado por la
Unidad Zonal de Gestión de Bienes (Proceso de Atención a Requerimientos de Dotación
de Infraestructura Zonal)
2. Resolución de venta de cuota de participación estatal
3. Comprobante de depósito en la cuenta única del Tesoro Nacional
4. Copias de Cédula de Ciudadanía y papeleta de votación de los compradores de la cuota
5. Certificado de gravámenes actualizado (Registro de la Propiedad)
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INMOBILIAR interviene en la emisión de la minuta y el sorteo de la Notaría en el Consejo de la
Judicatura, así como en la suscripción de las escrituras respectivas. El trámite hasta llegar a la
inscripción de la misma le corresponde al comprador.
Los compradores deben entregar a INMOBILIAR una copia de la escritura inscrita en el
Registro de la Propiedad.
Regularización de bienes inmuebles por expropiación:
En los casos en que se haya llegado a un acuerdo en el precio del bien inmueble, es necesario contar con el acta de acuerdo que determina el valor del inmueble, para la regularización.
La regularización del bien inmueble inicia con la elaboración de la minuta. Los instrumentos con los cuales se elabora la minuta son:
1. Informe de avalúo del bien inmueble (Municipio) 2. Aval presupuestario (otorgado por la Coordinación General de Planificación y Gestión
Estratégica de INMOBILIAR) 3. Certificación presupuestaria (otorgada por la Dirección Financiera de INMOBILIAR) 4. Informe técnico del bien inmueble (otorgado por la Unidad Zonal de Gestión de Bienes)
5. Informe jurídico de viabilidad para expropiación
6. Resolución de expropiación por razones de utilidad pública
7. Acta de acuerdo del precio del bien inmueble
En los casos que exista imposibilidad de acuerdo en el precio del bien inmueble, la Unidad Zonal de Gestión de Bienes da inicio al juicio de expropiación que da como resultado una sentencia protocolizada, misma que es necesaria para dar inicio a la regularización del inmueble.
3. ROLES Analista Zonal de Legalización de Bienes.- Ejecuta y da seguimiento a las acciones y trámites legales que se desarrollen bajo la aprobación de la Coordinación Zonal. Consejo de la Judicatura.- Institución encargada de promocionar un servicio de administración de Justicia eficiente que contribuya a la paz social y a la seguridad jurídica, afianzando la vigencia del Estado constitucional de derechos y justicia. Coordinador Zonal.- Ejerce la política pública para asegurar la Gestión Inmobiliaria en el territorio de
su jurisdicción garantizando la prestación de servicios de calidad con calidez.
Director de Normatividad.- Coordina la emisión y difusión de políticas, lineamientos y procedimientos generales para la correcta gestión inmobiliaria, y las reformas y actualizaciones que sean necesarias cuando el caso lo amerite.
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Director General.- Administra y lidera los procesos del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector
Público - INMOBILIAR, con la participación de todas las áreas institucionales, con la finalidad de
cumplir con la misión y objetivos estratégicos, así como con las disposiciones legales que rigen a la
entidad.
Director Nacional de Derechos Litigiosos.- Dirige y controla los procesos de patrocinio a la Institución
en los procesos judiciales y extrajudiciales en el marco de la gestión de bienes muebles e inmuebles en
los que tiene competencia INMOBILIAR.
Director Nacional de Legalización de Bienes.- Dirige y supervisa acciones legales y trámites
pertinentes con la finalidad de efectivizar la dotación de infraestructura requerida por las diferentes
entidades del Sector Público.
Entidades Públicas externas.- Organismos Públicos pertenecientes a la Administración General del
Estado.
Especialista Zonal de Legalización de Bienes.- Ejecuta y supervisa las acciones y trámites legales que
se desarrollen bajo la aprobación de la Coordinación Zonal.
Experto Zonal de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles.- Coordina y organiza los procesos de
gestión y análisis de bienes inmuebles en respuesta a requerimientos de las entidades públicas para la
dotación de infraestructura.
Experto Zonal de Legalización de Bienes.- Dirige y ejecuta acciones para llevar a cabo la gestión de
asignación, compra, venta, donación, traspaso, permutas, arriendo y comodato de inmuebles dentro
del ámbito de su competencia, así como la recepción de bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR,
incluyendo aquellos sobre los que pesen derechos litigiosos.
Municipio.- Entidad administrativa que puede agrupar una o varias localidades, y ejerce su gobierno.
Notaria.- Entidad autorizada para dar fe de testamentos y otros actos extrajudiciales, conforme a las
leyes.
Registro de la Propiedad.- Institución Pública que tiene por objeto el registro de la constitución,
transmisión, modificación y extinción de los derechos reales sobre bienes inmuebles.
Servicio de Rentas Internas (SRI).- Entidad técnica y autónoma que recauda los tributos internos
establecidos por la Ley mediante la aplicación de la Normativa vigente.
Subdirector Técnico de Gestión de Bienes.- Dirige y coordina la gestión técnica de bienes del Servicio
de Gestión Inmobiliaria del Sector Público a partir de las directrices nacionales, sectoriales e
institucionales en materia de gestión inmobiliaria.
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4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Acta entrega recepción de bienes.- Documento legal mediante el cual se recibe un bien inmueble de
otra institución, y donde se describen las características y especificaciones generales y técnicas del
bien inmueble.
B.I..- Bien Inmueble.
C.C..- Cédula de Ciudadanía.
Cuota de participación estatal.- Cuota de una porción de bien o bienes muebles e inmuebles en la que
tiene participación el Estado.
CONSEP.- Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, mismo que
genera y acompaña procesos participativos de prevención en el tema de las drogas, con un enfoque
centrado en los sujetos y su buen vivir.
Desahucio.- Notificación de terminación de contrato de arriendo.
Donación.- Aquella en la cual se tiene por objeto la transmisión de bienes entre dos partes, la que
realiza la disposición gratuita de los bienes que disponga, y el donatario que tiene facultad de
aceptarlos o rechazarlos. Cuando intervengan dos personas jurídicas distintas no habrá traspaso sino
donación y, en este evento, existirá transferencia de dominio que se sujetará a las normas especiales
de la donación.
Declaratoria por razones de utilidad pública de expropiación.- Declaratoria de expropiación.
Resolución mediante la cual se determina que un bien inmueble es necesario para el beneficio público.
Con el objeto de ejecutar planes de desarrollo social, manejo sustentable del ambiente y de bienestar
colectivo, las instituciones del Estado, por razones de utilidad pública o interés social y nacional,
podrán declarar la expropiación de bienes, previa justa valoración, indemnización y pago de
conformidad con la Ley. Prohibiéndose toda forma de confiscación.
Escritura.- Documento público en el que se hace constar ante un notario público una o más
declaraciones de las personas que intervienen en un acto o contrato y lo complementan con los
requisitos legales propios y específicos de cada acto.
Expropiación.- Desposeimiento o privación de la propiedad, por causa de utilidad pública o interés
social, a cambio de una indemnización previa.
Invasor.- Propietario o tenedor de las tierras invadidas. En caso de comprobarse la invasión se dispone
el desalojo inmediato de los invasores.
Minuta.- Documento legal que tiene las cláusulas o datos principales de un acto o contrato que debe
ser elevado a escritura pública para su plena validez.
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Registro Oficial.- Órgano del Gobierno del Ecuador que difunde y publica disposiciones legales que
regirán a los ciudadanos nacionales y extranjeros que habitan en territorio ecuatoriano.
Transferencia de dominio.- Ceder el bien inmueble a una persona natural o jurídica. Cuando
intervengan dos personas jurídicas distintas no habrá traspaso sino donación y, en este evento,
existirá transferencia de dominio que se sujetará a las normas especiales de la donación.
UGEDEP.- Unidad de Gestión y Ejecución de Derecho Público. Encargada de llevar a cabo acciones que
pretenden obtener la real propiedad de activos cuya venta permita devolver las creencias resultantes
de la crisis bancaria.
Utilidad pública.- Todo lo que resulta de interés o conveniencia para el bien colectivo, para la masa de
individuos que componen el Estado; o con mayor amplitud, para la humanidad en su conjunto.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO
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6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUBELES ZONAL GUAYAQUIL
6.1 PROPÓSITO
Establecer las actividades que permitan la regularización de los bienes inmuebles a favor de
INMOBILIAR e Instituciones Públicas dentro del ámbito de acción, así como dar seguimiento a la
regularización de bienes inmuebles posterior a la venta de la cuota de participación estatal de
conformidad con el Marco Legal vigente.
6.2 ALCANCE
El proceso de Regularización de Bienes Inmuebles Zonal abarca desde la recepción de la documentación habilitante proveniente de las diferentes entradas de este proceso, mismas que se encuentran detalladas en el numeral 1. Información Básica del presente Manual hasta la entrega de las escrituras debidamente suscritas en el Registro de la Propiedad a favor de INMOBILIAR y entidades requirentes dentro del ámbito de acción, además de dar seguimiento a la regularización de bienes inmuebles posterior a la venta de la cuota de participación estatal a la ciudadanía.
6.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO
Realizar solicitud de
transferencia del bien
inmueble
Experto Zonal de Legalización
de Bienes
Cuando se trate de la donación de bienes inmuebles en los que INMOBILIAR da inicio a la solicitud, el Experto solicita la transferencia mediante la emisión de una resolución administrativa de trasferencia de dominio. Esta resolución debe ser notificada a la Entidad Pública, es decir, se envía el original de la resolución y se solicita mediante oficio el expediente de los documentos legales para la trasferencia del inmueble. Cabe indicar que en este punto del procedimiento, de igual manera se recepta requerimientos de regularización provenientes del proceso de Atención a Requerimientos de Dotación de Infraestructura Zonal y proceso de Uso Correcto y Eficiente de Bienes Inmuebles Zonal, cuando se determina la viabilidad de aplicación del Decreto Ejecutivo 435.
Oficio / Resolución administrativa
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Revisar y sumillar
solicitud de transferencia
del bien inmueble
Coordinador Zonal
El Coordinador revisa, sumilla y envía la solicitud de trasferencia del bien inmueble a la Dirección Nacional de Legalización de Bienes.
Oficio / Resolución administrativa
Revisar y sumillar
solicitud de transferencia
del bien inmueble
Director de Nacional de
Legalización de Bienes
El Director revisa y sumilla la resolución de transferencia del bien inmueble, y la remite al Subdirector de Gestión de Bienes.
Oficio / Resolución
Suscribir resolución de transferencia
Subdirector Técnico de Gestión de
Bienes
El Subdirector Técnico de Gestión de Bienes revisa y suscribe la resolución de transferencia del bien inmueble. Con su suscripción, la resolución es enviada a la envía a la Entidad Pública.
Oficio / Resolución
Emitir resolución
administrativa
Entidades Públicas externas
Cuando se trate de donación, la Entidad Pública también puede solicitar la regularización del bien inmueble mediante la elaboración de una resolución administrativa en la que se manifieste la voluntad de transferir el bien inmueble. Este documento debe ser remitido a la Máxima Autoridad de INMOBILIAR. En caso de que INMOBILIAR haya emitido la resolución, la Entidad Pública envía una solicitud de aceptación del bien inmueble.
Resolución administrativa
Armar y remitir expediente
Entidades Públicas externas
Una vez emitida la resolución de transferencia de dominio, la Entidad Pública debe remitir el expediente con los documentos que faciliten la regularización del bien inmueble, para las Entidades Públicas.
Expediente / Resolución Administrativa
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Recibir y reasignar
comunicado
Coordinador Zonal
El Coordinador recibe y reasigna la resolución y el expediente al Experto Zonal de Legalización de Bienes.
Expediente / Resolución Administrativa
Disponer verificación de documentación
legal
Experto Zonal de Legalización
de Bienes
El Experto recibe el expediente que remite la institución que transfiere el bien inmueble, y dispone la revisión y verificación al Especialista Zonal de Legalización de Bienes.
Expediente / Resolución Administrativa
Analizar y remitir
documentación legal
Especialista Zonal de
Legalización de Bienes
El Especialista recibe, analiza y remite el expediente al Analista Zonal de Legalización de Bienes.
Expediente / Resolución Administrativa
Verificar documentación
legal
Analista Zonal de Legalización
de Bienes
El Analista revisa y verifica que la documentación del expediente contenga toda la documentación necesaria para regularizar el bien inmueble.
Solicitar documentación
faltante
Analista Zonal de Legalización
de Bienes
En el caso de que la documentación no esté completa, el Analista elabora un oficio, mismo que es revisado por el Especialista de Legalización de B.I. y firmado por el Experto de Legalización de Bienes, donde notifica a la institución que transfiere el bien, que complete la documentación faltante, como por ejemplo:
Pago de impuestos que no estén al día (Municipio).
Ficha catastral: actualización de superficie y dimensiones del bien inmueble (Municipio).
Certificado de gravámenes. La Entidad Pública debe realizar las gestiones pertinentes en el Municipio o en las entidades correspondientes, para sanear la documentación legal del bien inmueble con el fin de efectivizar la transferencia de dominio.
Oficio
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Elaborar informe
jurídico del inmueble
Analista Zonal de Legalización
de Bienes
Cuando el bien inmueble sea transferido a INMOBILIAR por leyes o decretos (exceptuando decreto 435), el Analista procede a elaborar un informe jurídico indicando si el inmueble puede o no ser trasferido a INMOBILIAR. De no requerir la elaboración del informe jurídico se procede a emitir la resolución de aceptación, de ser el caso.
Informe jurídico del bien inmueble
Revisar informe
jurídico del inmueble
Especialista Zonal de
Legalización de Bienes
El Especialista revisa el informe jurídico del bien inmueble.
Informe jurídico del bien inmueble
Revisar informe
jurídico del inmueble
Experto Zonal de Legalización
de Bienes
El Experto revisa el informe jurídico del bien inmueble.
Informe jurídico del bien inmueble
Aprobar informe
jurídico del inmueble
Coordinador Zonal
El Coordinador revisa y aprueba el informe jurídico del bien inmueble.
Informe jurídico del bien inmueble aprobado
Elaborar contestación y remitir informe
jurídico del inmueble
Coordinador Zonal
En caso que el informe sea desfavorable, el Coordinador elabora una contestación al Subdirector Técnico de Gestión de Bienes, comunicando que el traspaso del bien inmueble no es viable. Adjunta el informe jurídico del inmueble.
Informe jurídico
Solicitar directrices respecto al inmueble
Subdirector Técnico de Gestión de
Bienes
El Subdirector notifica mediante Memorando al Director General, que no es viable la transferencia del bien inmueble a INMOBILIAR, y solicita directrices respecto al proceder del inmueble. A la vez, le entrega el informe jurídico respectivo.
Memorando / Informe jurídico
Disponer directrices respecto al inmueble
Director General
El Director General dispone las Directrices respecto al bien inmueble.
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Comunicar informe a
Direcciones
Experto Zonal de Legalización
de Bienes
Si es viable la trasferencia de dominio del bien inmueble a favor INMOBILIAR, el Experto remite el informe jurídico a las siguientes Direcciones para su respectiva gestión:
Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles y Unidad Zonal de Administración de Bienes
Dirección Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles y Unidad Zonal de Gestión de Bienes (Experto Zonal de Gestión y Análisis de B.I.)
Unidad Zonal de Catastro de Bienes Inmuebles
Memorando / Informe jurídico
Emitir resolución de
aceptación
Analista Zonal de Legalización
de Bienes
Cuando el proceso es iniciado con la emisión de la resolución de transferencia del bien inmueble por parte de la Entidad Pública, el Analista elabora una resolución de aceptación. En los casos de acuerdo interinstitucional, no será necesario elaborar la resolución de aceptación.
Resolución de aceptación
Revisar resolución de
aceptación
Especialista Zonal de
Legalización de Bienes
El Especialista revisa la resolución de aceptación.
Resolución
Revisar resolución de
aceptación
Experto Zonal de Legalización
de Bienes
El experto revisa la resolución de aceptación.
Resolución
Revisar y sumillar
Resolución de Aceptación
Coordinador Zonal
El Coordinador revisa, aprueba y sumilla la resolución de aceptación.
Resolución
Revisar y sumillar
resolución de aceptación
Director Nacional de
Legalización de Bienes
El Director revisa, aprueba y sumilla la resolución de aceptación.
Resolución
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Suscribir resolución de
aceptación
Subdirector Técnico de Gestión de
Bienes
El Subdirector Técnico de Gestión de Bienes revisa y suscribe la resolución de aceptación. Con su suscripción, la resolución es enviada a la envía a la Entidad Pública.
Resolución
Recibir Resolución
Entidades Públicas externas
La Entidad Pública externa recepta la resolución de aceptación.
Expedición de Normativa
Director de Normatividad
El Director Nacional de Legalización de Bienes, mediante memorando, remite la Resolución administrativa al Director de Normatividad para que mediante oficio solicite la publicación de la Resolución en el Registro Oficial. El Registro Oficial, como medio de publicación de leyes, decretos, normas jurídicas, actos públicos y privados, publica el documento.
Resolución publicada
Elaborar minuta
Analista Zonal de Legalización
de Bienes
Una vez que la documentación esté completa, el Analista procede a elaborar la minuta, misma que contiene las cláusulas o datos principales para ser verificados por el Notario y las partes involucradas, para su legitimación. Cabe indicar que en este punto del procedimiento, de igual manera se recepta requerimientos de regularización provenientes del proceso de Sucesiones Intestadas, y proceso de Expropiación de B.I. cuando existió acuerdo en el precio del bien inmueble.
Minuta
Revisar minuta
Especialista Zonal de
Legalización de Bienes
El Especialista revisa la minuta. Minuta
Suscribir minuta
Experto Zonal de Legalización
de Bienes El Experto revisa y suscribe la minuta. Minuta suscrita
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Enviar a sorteo la minuta
Analista Zonal de Legalización
de Bienes
El Analista elabora un oficio para enviar la minuta a sorteo de Notaría.
Oficio
Revisar Oficio Experto Zonal
de Legalización de Bienes
El Experto suscribe el oficio y envía la minuta para sorteo al Consejo de la Judicatura.
Oficio / minuta
Realizar Sorteo Consejo de la
Judicatura
El Consejo de la Judicatura realiza el sorteo y designa una notaría en 3 días laborables, para la celebración de la escritura pública. El Analista Zonal de Legalización de Bienes retira el Acta de sorteo.
Acta de sorteo
Preparar documentación
para elevar minuta a escritura
Analista Zonal de Legalización
de Bienes
El Analista prepara la documentación habilitante para elevar la minuta a escritura.
Documentación habilitante
Elaborar Matriz Notaría
El Analista Zonal de Legalización de Bienes procede a entregar a la notaría los siguientes documentos:
Minuta y sus documentos habilitantes
Hoja de transferencia de dominio
Certificado de gravámenes
Certificado de avalúos
Copia de cédula y certificado de votación de los intervinientes
Con esta documentación la notaría elabora una matriz, misma que consiste en la trascripción de la minuta y la formalización de la escritura.
Matriz (escritura pública para las firmas)
Suscribir escritura
Notaría La notaria procede a la suscripción de la escritura con las partes involucradas.
Escritura suscrita por las partes involucradas
Cerrar escrituras
Notaría El notario sella los documentos; realizado esto, las escrituras se dan por suscritas y legalizadas.
Escrituras suscritas y legalizadas
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Gestionar declaración de
impuestos
Analista Zonal de Legalización
de Bienes
En caso de donación, el Analista solicita a la entidad donante que se realice la declaración de impuestos a la donación ante el Servicio de Rentas Internas. Si la institución donante no lo hace, INMOBILIAR deberá asumir este pago (mismo que es exento para INMOBILIAR por tratarse de donación entre instituciones públicas). Para este trámite el Analista elabora un Memorando dirigido a la Dirección Financiera, solicitando que realice la declaración. Posteriormente el Analista da seguimiento a la declaración. En el caso de no ser una donación, no se realiza la declaración de impuestos.
Memorando / Formulario de declaración impuesto a
la donación
Supervisar gestión de
declaración de impuestos
Especialista Zonal de
Legalización de Bienes
El Especialista supervisa la gestión de declaración de impuestos, dando seguimiento al Analista en esta gestión.
Cobrar impuestos
Servicio de Rentas Internas
(SRI)
El Servicio de Rentas Internas gestionará la recaudación del impuesto de donación.
Solicitar inscripción en el Registro de la Propiedad
Analista Zonal de Legalización
de Bienes
Una vez suscrita y legalizada la escritura, el Analista realiza el trámite en el Registro de la Propiedad para la inscripción de la misma. Debe adjuntar la declaración de impuestos.
Cabe indicar que en este punto del procedimiento, de igual manera se recepta requerimientos de regularización provenientes del proceso de Expropiación de B.I. cuando existe sentencia.
Solicitud de inscripción de escritura (oficio)
Revisar escrituras
Registro de la Propiedad
El Registro de la Propiedad revisa las escrituras.
Proforma de pago por inscripción
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Notificar a INMOBILIAR para cambios
Registro de la Propiedad
En el caso de existir observaciones con la documentación presentada por INMOBILIAR, el Registro de la Propiedad notifica para que considere los cambios solicitados, caso contrario las escrituras son inscritas.
Notificación de cambios
Realizar cambios en la
escritura
Analista Zonal de Legalización
de Bienes
Si INMOBILIAR recibe notificación con observaciones, el Analista realiza los cambios en las escrituras de acuerdo a las observaciones emitidas por el Registro de la Propiedad, y reingresa el trámite.
Escritura con modificaciones /
Comprobante de reingreso de trámite
Revisar cambios en la
escritura
Especialista Zonal de
Legalización de Bienes
El Especialista revisa los cambios en las escrituras.
Escritura con modificaciones /
Comprobante de reingreso de trámite
Inscribir en registro
Registro de la Propiedad
El Registro de la Propiedad revisa las escrituras y las inscribe mediante la Razón de Inscripción.
Escrituras inscritas mediante
Gestionar transferencia de dominio
Analista Zonal de Legalización
de Bienes
El Analista llena el formulario que se obtiene de la página Web del Municipio. Procede a completar la información y le hace firmar al Coordinador Zonal, y a la otra parte que transfiere el inmueble.
Adicionalmente, arma un expediente con la siguiente información:
Acta de sorteo
Minuta
Formulario de Transferencia de dominio
Resolución Administrativa (en casos de expropiación, el documento será la declaratoria de utilidad pública)
El Analista debe presentar en la notaria sorteada el expediente con la información compilada.
Formulario
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Gestionar Catastro
Municipal Municipio
El Municipio actualiza el catastro en virtud de los documentos legales de transferencia del inmueble.
Oficio de actualización catastral
Efectuar transferencia de dominio
Municipio
El Municipio emite los siguientes rubros a cancelar previo a la emisión de hoja de trasferencia de dominio:
Impuesto de obras pendientes al distrito
Impuesto de alcabalas y utilidades (solo en casos de expropiación, de los cuales se está exento de pago).
Comunicar escrituras a Direcciones
Coordinador Zonal
Cuando se haya regularizado el bien inmueble a nombre de INMOBILIAR, las escrituras son remitidas al mismo tiempo a:
Dirección Financiera: Para el proceso de pago correspondiente (solo en casos de Expropiación donde se haya llegado a un acuerdo).
Dirección de Gestión Documental y Archivo: Para el archivo físico de las escrituras.
Dirección Nacional de Geoinformación de B.I. y Unidad Zonal de Catastro de B.I.: Para actualización de sistemas informáticos de Catastro.
Dirección Nacional de Administración de B.I. y Unidad Zonal de Administración de Bienes: Para las gestiones de administración del inmueble.
Cuando se haya regularizado un bien inmueble de propiedad de INMOBILIAR, a nombre de otra entidad, las escrituras son remitidas al mismo tiempo a:
Dirección de Gestión Documental y Archivo
Memorando
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Dirección Nacional de Geoinformación de B.I. y Unidad Zonal de Catastro de B.I.
Dirección Nacional de Administración de B.I. y Unidad Zonal de Administración de Bienes
Para los fines antes mencionados. Cuando la regularización del bien inmueble se haya llevado a cabo para efectivizar la trasferencia de dominio entre dos instituciones, las escrituras son remitidas al mismo tiempo a la Dirección de Gestión Documental y Archivo y a la Entidad Pública solicitante.
Desahucio de Bienes
Inmuebles
Experto Zonal de Legalización
de Bienes
El Experto notifica el desahucio respectivo en el caso que existan arriendos sobre el bien inmueble (Subproceso de Desahucio de Bienes Inmuebles Zonal).
Notificación de desahucio
Dar por terminado el
Comodato
Coordinador Zonal
En caso de que sobre el bien inmueble pese un contrato de comodato, el Coordinador gestiona la terminación del mismo mediante trámite ante un notario, quien emite una escritura pública de terminación del contrato de Comodato. La entidad comodante debe entregar el inmueble con un acta de entrega recepción.
Escritura Pública de terminación de contrato de
comodato
Gestionar lanzamiento
Coordinador Zonal
En caso de que el bien inmueble se encuentre invadido, el Coordinador Zonal solicita al Coordinador General de Asesoría Jurídica, se presente un oficio al juez, pidiendo el desalojo del inmueble al invasor del mismo. Posterior a ello, el juez emite una orden de lanzamiento, y hace el pedido a la Policía para coordinar una visita junto con el Analista Zonal de Legalización de Bienes, y ejecutar el lanzamiento a la persona que ocupa el inmueble (invasor).
Oficio / Orden de lanzamiento
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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN
Acciones Nombre Cargo Firma Fecha
Elaborado Por: Ing. Lenin Garrido Analista de Procesos
Aprobado por: Mgs. John Hill Coordinador Zonal 8
Validado por: Dr. Marco Landázuri Subdirector Técnico
de Gestión de Bienes
CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización
1.0 Emisión inicial 28/11/2014
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