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MANUAL DEL PROCESO DE REMATE DE BIENES MUEBLES CS-STAB-03-P02 Versión 1.0 28/11/2014

DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL

MANUAL DEL PROCESO DE REMATE DE BIENES MUEBLES

Versión: 1.0

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Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 3

3. ROLES .......................................................................................................................................... 3

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 4

5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 6

6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE REMATE DE BIENES MUEBLES............................................ 7

6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 7

6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 7

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 7

7. ANEXOS ..................................................................................................................................... 12



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1. INFORMACIÓN BÁSICA

Proceso REMATE DE BIENES MUEBLES

Código del Proceso CS-STAB-03-P01

Descripción

PROPÓSITO Gestionar la disposición mediante remate de bienes muebles, que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR DISPARADOR

RESOLUCIÓN No. INMOBILIAR-DSI-2014-0006

ENTRADAS

Informe Jurídico del Proceso de Entrega y Recepción de Bienes Muebles

ACTIVIDADES PRINCIPALES

Gestionar insumos para elaboración de resolución

Elaborar Proyecto de Resolución

Ejecutar Remate de Bienes

Elaborar el Acta Entrega Recepción de los Bienes Rematados

PROCESO RELACIONADO

Entrega y Recepción de Bienes Muebles

Emisión de Certificación Presupuestaria

Contratación y Compras Públicas

Productos/Servicios del Proceso

Bienes muebles rematados

Tipo de Proceso Sustantivo

Responsables del Proceso

Director Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes

Tipo del cliente Cliente interno y externo



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Marco Legal

Constitución de la República del Ecuador

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General de Aplicación

Ley de Administración de Bienes

Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva

RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI-2014-0006

Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público, Acuerdo No. 025-CG

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO

El proceso de Remate de Bienes Muebles requiere considerar los siguientes lineamientos en los

procesos:

Todo procedimiento de remate de bienes procederá por decisión de la máxima autoridad

expresada mediante resolución.

Son documentos habilitantes para la resolución de la máxima autoridad los informes del

guardalmacén de bienes o quien haga sus veces y del Jefe Financiero.

Para efectuarse el remate a martillo de bienes muebles deberá concurrir la máxima

autoridad o su delegado y el Jefe Financiero; el martillador público será uno de los

designados por las cortes provinciales.

Podrán intervenir en el remate de bienes las personas capaces para contratar,

personalmente o legítimamente en representación de otras. No podrán intervenir por sí ni

por interpuesta persona, quienes fueren servidores públicos de INMOBILIAR, ni su

cónyuge o conviviente en unión de hecho, ni parientes dentro del cuarto grado de

consanguinidad o segundo de afinidad, los familiares por consanguinidad de los

convivientes en unión de hecho.

3. ROLES

Adjudicatario.- Persona a quien se adjudica un bien.

Analista de Disposición y Enajenación.- Realiza acciones técnicas y legales para gestionar la

enajenación, disposición, venta, donación, remate, permuta, transferencias y otras asignaciones

de los bienes muebles e inmuebles que se encuentran bajo la administración o en poder de

INMOBILIAR.

Coordinador General Administrativo Financiero.- Coordina, supervisa, diseña, planifica y norma

los procesos administrativos, financieros, de contratación pública y talento humano a fin de



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garantizar un aporte efectivo para la ejecución de los procesos gobernantes, sustantivos y

desconcentrados.

Director Administrativo.- Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales

y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los

objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas.

Director Financiero.- Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros

requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los

objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto.

Director General de INMOBILIAR.- Administra y lidera los procesos del Servicio de Gestión

Inmobiliaria del Sector Público - INMOBILIAR, con la participación de todas las áreas

institucionales, con la finalidad de cumplir con la misión y objetivos estratégicos, así como con las

disposiciones legales que rigen a la entidad.

Director Nacional de Administración de Bienes Muebles.- Gestiona la recepción y administración

de aquellos bienes muebles que son asignados a INMOBILIAR, considerando su estado, uso y valor

comercial.

Director Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes.- Gestiona la enajenación, disposición,

venta, donación, remate, permuta, transferencias y otras asignaciones de los bienes muebles e

inmuebles que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR.

Junta de Remates.- Para el remate de bienes, INMOBILIAR conformará una Junta de Remates que

estará integrada por la máxima autoridad o su delegado quien lo presidirá, el Jefe Financiero o

quien haga sus veces, un abogado de la Coordinación General de Asesoría Jurídica, quien será el

Secretario de la Junta, el Director de la Dirección Nacional de Administración de Bienes Muebles o

Inmuebles dependiendo del tipo de bien a rematarse o sus delegados, el Director Nacional de

Disposición y Enajenación de Bienes o su delegado; y el delegado de la Jurisdicción Territorial

donde se encuentra el bien si fuere el caso, misma que será designada mediante resolución por la

máxima autoridad.

Subdirector Técnico de Administración de Bienes.- Formula, ejecuta y emite la Política Pública

para la administración de los bienes inmuebles del Sector Público. Coordina los procesos de

administración de bienes muebles e inmuebles que son asignados a INMOBILIAR para su posterior

uso, disposición o enajenación, supervisando la gestión de sus direcciones nacionales.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Acta Entrega Recepción.- Documento de constancia de la transferencia física de un bien.



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Certificación Presupuestaria.- Documento que garantiza la disponibilidad de recursos, para

comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal

respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto

materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el

perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario.

DNDEB.- Dirección Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes.

Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones.- Sistema que sintetiza el proceso de emisión de

avales y certificaciones presupuestarias a través de varios formularios, los cuales deben ser

completados por las unidades para posteriormente adjuntarse al memorando de solicitud con la

demás documentación requerida.



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5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO



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6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE REMATE DE BIENES MUEBLES

6.1. PROPÓSITO

Determinar las actividades que permitan gestionar eficientemente la disposición mediante

remate de bienes muebles, que se encuentran bajo la administración o en poder de

INMOBILIAR.

6.2. ALCANCE

Este proceso abarca desde la recepción del Informe Jurídico del Proceso de Recepción y

Entrega de Bienes Muebles hasta la entrega de los bienes rematados al adjudicatario

mediante la elaboración del Acta Entrega Recepción.

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO

Disponer gestión

Subdirector Técnico de

Administración de Bienes

Una vez recibido el Informe Técnico del Proceso de Entrega y Recepción de Bienes Muebles, el Subdirector Técnico revisa las directrices para la disposición del bien mueble y de no tener observaciones procede a disponer la gestión a la Dirección Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes.

Memorando Informe Técnico

Gestionar insumos, para elaborar

resolución

Director Nacional de Disposición y Enajenación de

Bienes

El Director procesa lo estipulado en el Memorando e Informe Técnico, para ello debe gestionar los insumos necesarios para viabilizar el remate de los bienes muebles de acuerdo a lo estipulado en el artículo 13 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público.

Memorando

Disponer elaboración de informes para

disposición de bienes

Coordinador Administrativo

Financiero

De acuerdo al requerimiento recibido el Coordinador solicita a sus áreas Financiera y Administrativa que emitan los informes necesarios con el fin de viabilizar el remate de los bienes muebles.

Informe de Guardalmacén

/Informe Financiero



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Elaborar proyecto de resolución


Bienes

Con los informes completos el Director gestiona la elaboración del Proyecto de Resolución y lo remite a la Subdirección Técnica para su revisión y aprobación.

Proyecto de Resolución

Solicitar aprobación para disposición de

bienes



Una vez revisado el proyecto de resolución y de no encontrar observaciones al mismo, lo remite mediante memorando a la máxima autoridad solicitando la autorización para el inicio del remate de los bienes muebles mediante la suscripción de la resolución.

Proyecto de Resolución

Memorando

Autorizar disposición de bienes

Director General de INMOBILIAR

El Director revisa el proyecto de resolución, de no encontrar impedimentos suscribe y emite la resolución para su cumplimiento. Dentro de las disposiciones de la resolución, constará la designación de los delegados que conformarán la Junta de Remates.

Resolución Memorando

Disponer inicio de remate de bienes



Una vez emitida la resolución el Subdirector Técnico dispone la ejecución del remate de bienes muebles a la DNDEB para su gestión.

Memorando

Gestionar remate de bienes muebles


Bienes

Una vez recibida la disposición por parte de la máxima autoridad, el Director convoca a reunión a los delegados para conformar la Junta de Remates y coordinar las actividades necesarias para ejecutar el remate de los bienes muebles.

Definir lugar, día y hora y bases para el

remate Junta de Remates

En la reunión convocada por la DNDEB, la Junta de remates define todos los pormenores necesarios para efectuar el remate de los bienes muebles, tales como: tipo de remate, lugar, día y hora a efectuarse el remate a martillo o presentación de ofertas, bases para el remate, costos de la ejecución del remate, etc.

Acta de Junta de Remates



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La fecha del remate será ocho días después del último aviso.

Solicitar publicación en prensa y

contratación de servicios de ser

necesario


Bienes

La difusión del lugar, día y hora para el remate se realizará mediante tres avisos que se publicarán en uno de los periódicos de mayor circulación en la provincia en que fuere a efectuarse el remate y/o a nivel nacional, además, en carteles que se ubicarán en los lugares más frecuentados que señale la Junta de Remates. La publicación de los avisos por la prensa podrán ser a día seguido o mediando entre una y otra el número de días que señale la Junta.

Solicitar Certificación Presupuestaria

Analista de Disposición y Enajenación

De acuerdo a lo estipulado por el Director, el Analista procede con la solicitud de la certificación presupuestaria a través del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones (Ver Manual adjunto) y posteriormente solicita la contratación de los servicios requeridos a través del Proceso de Contratación y Compras Públicas.

Certificación Presupuestaria

Receptar consignación de los

postores

Director Financiero

Una vez ejecutada la publicación en prensa y contratados los servicios necesarios para la ejecución del remate de bienes. Si el remate será a martillo, antes de participar en el remate, los interesados consignarán por lo menos el 20% del valor del avalúo de los bienes que deseen adquirir. El valor de la consignación se entrega al funcionario delegado por el Director Financiero en dinero en efectivo o en cheque certificado y se lo contabiliza y deposita de conformidad con las normas vigentes sobre la materia.

Comprobante de depósito /

Cheque certificado

REMATE AL MARTILLO

Ejecutar remate


Las posturas se presentarán verbalmente, serán debidamente anotadas por el Secretario de la Junta de Remates, contendrán los nombres y apellidos del postor, la cantidad ofrecida y el bien por el que se hace oferta. Cada postura será pregonada por el martillador público que



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intervenga.

Gestionar la elaboración del acta

de adjudicación


De no haber otra postura, después de cumplida la ejecución del remate, el martillador declarará el cierre del remate y la adjudicación de los bienes rematados al mejor postor. El Analista solicita al Secretario de la Junta de Remates la elaboración del acta de adjudicación.

Acta de Adjudicación

SOBRE CERRADO

Recibir ofertas, calificar y adjudicar

Junta de Remates

Una vez ejecutada la publicación en prensa y contratados los servicios necesarios para la ejecución del remate de bienes. Si el remate será mediante concurso de ofertas en sobre cerrado, el Secretario de la Junta recibe y pone en cada sobre la fe de presentación con la indicación del día y la hora en que los hubiere recibido. Cumplida la hora de presentación de ofertas se reunirá la Junta para abrir los sobres en presencia de los interesados, leer las propuestas, calificarlas y adjudicar los bienes al mejor postor. De la adjudicación se dejará constancia en un acta que será suscrita por los miembros de la Junta y el adjudicatario.

Acta de Adjudicación

Enviar consignaciones al

Director Financiero Junta de Remates

El sobre cerrado contendrá la oferta y, además, el 10% del valor de cada una de ellas, en dinero en efectivo o cheque certificado esta consignación se remitirá al Director Financiero para su recepción.


Cheque certificado

Solicitar pago por el bien rematado


Bienes

Una vez elaborada el Acta de Adjudicación el Director solicita el pago al adjudicatario, dentro del día hábil siguiente al de la notificación o adjudicación.



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Receptar Pago Director

Financiero

El pago será receptado por el funcionario público delegado por el Director Financiero y a su vez contabiliza y deposita los valores de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.


Cheque certificado

Declarar quiebra del remate

Director Financiero

Si el pago por el remate de los bienes muebles no se efectúa de acuerdo a lo establecido, el Director Financiero notifica el particular al Subdirector Técnico de Administración de Bienes, para que este a su vez gestione la quiebra del remate y consecuente adjudicación de los bienes al postor que siguiere en el orden de preferencia. La diferencia entre la primera postura y la segunda, o entre ésta y la tercera, pagarán el postor o postores que hubieren provocado la quiebra. El valor de dicha diferencia, se cobrará reteniéndolo, sin más trámite, de las sumas entregadas en consignación.

Memorando

Devolver consignaciones a los

postores

Director Financiero

Los valores consignados para intervenir en el remate, por quienes no resultaren beneficiados con la adjudicación, les serán devueltos después de que el adjudicatario realice el pago.

Gestionar la elaboración del Acta de Entrega Recepción

Analista de Disposición y

Enajenación de Bienes

El Analista gestiona y da seguimiento a la elaboración del acta de entrega recepción con el Director Nacional de Administración de Bienes Muebles.

Memorando

Elaborar acta y entregar bienes al

adjudicatario

Director Nacional de Administración

de Bienes

El Director es el encargado de la elaboración y suscripción, en conjunto con la Dirección Administrativa, del acta de entrega recepción para la entrega de los bienes rematados al adjudicatario.

Acta de Entrega - Recepción



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Remitir copia de Acta


Bienes

Con la copia del acta de entrega recepción, el Director remite la misma mediante Memorando al Subdirector Técnico para su conocimiento y gestión.

Memorando

Conocer entrega y solicitar el registro de

egreso de bienes entregados en

sistemas institucionales



Con la copia del Acta de Entrega Recepción el Subdirector dispone a la Dirección Nacional de Administración de Bienes Muebles el egreso de los bienes entregados en la base de datos y solicita a la Coordinación Administrativa Financiera registrar el egreso de los mismos en los sistemas institucionales.

Memorando

7. ANEXOS

o Manual del Proceso de Emisión de Certificación Presupuestaria

o Manual del Proceso de Contratación y Compras Públicas

o Manual del Proceso de Entrega y Recepción de Bienes Muebles

o Formato de Acta de Adjudicación (CS-STAB-03-P01-F01)

o Formato de Acta de Junta de Remates (CS-STAB-03-P01-F02)



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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN

Acciones Nombre Cargo Firma Fecha

Elaborado Por:

Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos

Aprobado Por:

Ab. Verónica Jama Directora Nacional de

Disposición y Enajenación de Bienes, (E)

Validado por:

Ing. Fabián Moscoso Subdirector Técnico de


CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización

1.0 Emisión Inicial 28/11/2014

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