edv unterstütztes projektmanagement fluch und segen

EDV unterstütztes Projektmanagement

Fluch und Segen

Die Basis unserer Erfahrungen

Projektinitialisierung für mittlere und groß Projekte

Mindjet MindManager Pro 7

Kleine und mittlere lokale Projekte

Outlook 2007 mit Business Contact Manager

Kleine, mittlere und große lokale und internationale Projekte

WSS - Windows SharePoint 3.0

Microsoft Office Project Server 2007

Tec

hnik

Men

sch

mittel bis

hoch

niedrigbis

mittel

mittel bis

hoch

Was ist ein Projekt ?

Ein Projekt ist nach DIN 69901 ein Vorhaben, bei dem innerhalb einer definierten Zeitspanne ein definiertes Ziel erreicht werden soll, und das sich dadurch auszeichnet, dass es im Wesentlichen ein einmaliges Vorhaben ist.

Unterschied Projekte und Prozesse

Projekte und Prozesse ? Versuch einer AbgrenzungEin Projekt ist ein einmaliges Vorhaben, das durch eine klare Zielvorgabe und oftmals beschränkte Ressourcen und Zeit gekennzeichnet ist.

Gerade durch die Einmaligkeit unterscheiden sich Projekte grundlegend von Prozessen, die stets wiederkehrende Tätigkeiten standardisiert abbilden.

Wer braucht so was ?

Eigentlich jedes Unternehmen welches sich dynamisch neuen Umgebungs-Bedingungen anpassen muss und bereit ist strukturiert vorzugehen.

Wie entsteht ein Projekt

• In der eigenen Firma– Umstrukturierungs-Projekte im eigenen Haus– Projekt zur Entwicklung eines neuen Produktes– Projekte zur Eröffnung eines neuen Marktes

• Durch einen Fremdauftrag– Projekt zur Entwicklung eines neuen Produktes oder Teile

davon

Struktur eines kleinen Projektes mit lokaler Ausprägung (wenig Ressourcen)

• Projektanbahnung– Zusammenfassung des projektrelevanten Emailverkehr– Zusammenfassung aller dazu gehörigen Dokumente – Bündeln aller wichtigen Kontakte– Wichtige Telefonate mit Notiz und Zeitstempel festhalten– Termine mit Erinnerungsfunktion einplanen

Struktur eines kleinen Projektes mit lokaler Ausprägung (wenig Ressourcen)

• Projektvorbereitung– Festlegen aller Arbeitspaket (Vorgänge oder Phasen).– Festlegen der Verantwortlichen für die jeweiligen

Arbeitspakete.– Festlegen der Zeitrahmen für die jeweiligen Arbeitspaket

Struktur eines kleinen Projektes mit lokaler Ausprägung (wenig Ressourcen)

• Projektabwicklung– Den Fortschritt der Arbeitspaket überwachen– Abweichungen erkennen und gegensteuern– Den Grund der Abweichung dokumentieren– Den Auftraggeber über den Verlauf informieren– Laufende projektrelevante Informationen protokollieren

Business Contact Manager 2007

Projektpool

Business Contact Manager 2007

Einzelprojekt

Business Contact Manager 2007

Projektvorgang

Business Contact Manager 2007

Auftraggeber

Business Contact Manager 2007

Projektrelevante Kommunikation

Inloox Projektverwaltung in Outlook

Inloox Projektverwaltung in Outlook

Projektpool

Inloox Projektverwaltung in Outlook

Einzelprojekt

Projektvorgang

Inloox Projektverwaltung in Outlook

Projektvorgänge und deren Abhängigkeiten

Inloox Projektverwaltung in Outlook

Ressourcenübersicht

Inloox Projektverwaltung in Outlook

Die Zukunft von Inloox

InLoox Enterprise Server

Systemdienst zur bidirektionalen Synchronisation derBrücke zwischen Exchange Server und ODBC-Datenbanken (MS SQL Server, Oracle, Access, …)

Microsoft Windows SharePoint Services 3.0

Teamzusammenarbeit leicht gemacht

Microsoft Windows SharePointServices 3.0Projekt - Dashboard

Microsoft Windows SharePointServices 3.0Projektvorgang

Microsoft Windows SharePointServices 3.0

Attachment zum Projektvorgang

Microsoft Windows SharePointServices 3.0

Modifikation der Projektinformationen

Microsoft Windows SharePointServices 3.0

Kalenderdarstellung

Microsoft Windows SharePointServices 3.0

Darstellung von Meilensteinen

Microsoft Windows SharePointServices 3.0

Darstellung von Meilensteinen

Microsoft Windows SharePointServices 3.0

Erfassen von projektrelvanten Problemen

Microsoft Windows SharePointServices 3.0

Bearbeiten von Problemen

Projekt Server 2007

Aber zuerst ein wenig Theorie

Transparenz schafft Zufriedenheit

Womit alles beginnt

Der einzelne Vorgang stellt die Kunst da komplexes in seine Einzelteile zu zerlegen

AnfangEnde

Projektkalender

Dauer

Abhängigkeiten

Ohne Fleiß kein Preis

Wer macht welche Arbeit mit welcher Qualifikation und mit welcher Verfügbarkeit

Ressourcen

Ressourcenkalender

Arbeit

Kosten

Skills

Verfügbarkeiten

Ort

Team

RSP

Von der Planung zur Wahrheit

Ein frühes Erkennen von Abweichungen schafft eine realistische Möglichkeit dagegen anzugehen

Ressourcenüberlast

Geplanter Anfang

Berechneter Anfang

Geplantes Ende

Berechnetes Ende

Projektfortschritt

Überstunden

Geplante KostenBerechnete Kosten

Und wie es weiter geht

Zeit und Kostendruck machen EDV basierendes Projektmanagement notwendig

Ressourcenpool

Projekt-1

Projekt-2

Projekt-X

Lokale Ressourcen

Externe Ressourcen

Bewegliche Ressourcen

Ver

schi

eden

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Geschäftsführung

Projektmanager

Projektmitglied

Ressourcenmanager

•Risikomanagement•Problemmanagement

Project Server 2007

Project Server 2007

Project Prof. 2007

Project Server 2007Project Web Access

Project Server 2007Project Web Access

Project Server 2007Project Web Access

Project Server 2007Project Prof. 2007

Project Server 2007Project Prof. 2007

Warum der ganze Aufwand?

Der Kunde• Durch ein gutes Projektmanagement kann der

Auftraggeber (intern/extern) jederzeit über den Projektstand informiert werden(Information schafft Zufriedenheit)

• Zusätzliche Wünsche des Kunden werden als solches erkannt und die Tragweite der Veränderung wird über die Projektplanung erkennbar

Der Projektleiter• Sofern im Unternehmen die richtigen

Voraussetzungen geschaffen wurden kann der Projektleiter als Unternehmer im Unternehmen operieren und sein Talent zum Ausdruck bringen(Leistung wird erkennbar)

• Kostenüberschreitungen überwacht• Verzögerungen erkennen und gegensteuern• Ressourcenüberlasten erkennen und gegensteuern

Das Projektmitglied• Hat klare Anweisungen über die Arbeitspaket die ihm

zugewiesen wurden• Kann Probleme dokumentieren• Kann Verbesserungsvorschläge hinterlegen• Leistung wird erkennbar

Die Geschäftsführung• Hat einen Überblick über die Projektlandschaft im

Unternehmen (Aktive Projekt; Projekt in Vorbereitung; usw.)

• Die einzelnen Projektstrukturen können jederzeit von zentraler Stelle eingesehen werden

• Zuständigkeiten sind sofort erkennbar• Strategische Entscheidungen über neue Projekt wird

erleichtert(Über Enterprisefelder können die einzelnen Projekt mit zusätzlichen Informationen versorgt werden wie z.B. „Risiko“ und „strategischer Wert“. Auswertung als Bubble Chart möglich)

Mit mehr als10 Jahre Projekterfahrung

sind wir der Meinung„Transparenz schafft Zufriedenheit“

Danke für Ihre Aufmerksamkeit

www.interna.at