document management document xperience 2012

Document ManagementTom van EldikOperationeel Manager

Van den HOOGEN engineering bv

Introductie VDH

• Van den HOOGEN engineering bv (VDH)is een allround technisch dienstverlener en leverancier op het gebied van elektrotechnische installaties.

• 1 locatie - Bunschoten• 48 FTE

Activiteiten en markten

Activiteiten• Licht- en krachtinstallaties • Regel- en besturingsinstallaties • Data- / Telecominstallaties• Domotica • Beveiligingsinstallaties in de breedste zin: Inbraak, Brand en

CCTV

Markten

• Productiebedrijven in food- en nonfoodsector, utiliteit, retail, luxe woningbouw.

Aansprekende projecten

Automatisering

Voorsprong door automatisering!

Automatisering zorgt er voor dat wij:• Realtime inzicht hebben in de status van onze projecten• Bereikbaar zijn, overal en altijd• Wereldwijd toegang hebben tot informatie en documenten• Snel en adequaat kunnen inspringen op de behoefte van de

klant en interne- en externe omstandigheden• Bijdragen aan een beter milieu!

Project management

VDH werkt volgens een vaste projectaanpak, vanaf de acquisitie tot en met de nazorg na de oplevering.

Projectfases:• Concept/aanvraag• Opname werk• Calculatie• Verzonden offerte• Voorlopige opdracht (mondeling)• Opdracht bevestigd (getekend/mail)• Operationeel gereed• Financieel gereed

Werkwijze in relatie tot PM

Ter ondersteuning van onze primaire processen hebben wij onze documentprocessen daarop afgestemd met daarin een prominente rol voor het ERP Systeem (Syntess Atrium) en het Document Management Systeem (DocuShare).

Aan iedere stap binnen de benoemde projectfases is een document gekoppeld.

Er wordt gebruik gemaakt van Xerox Multifunctionals (mfp) waarop de scantool ScanFlowStore is geinstalleerd. Van de mfp worden documenten gedigitaliseerd en gelijktijdig ontsloten naar zowel Syntess als DocuShare.

Externe document ontsluiten

DOCUMENTSCANNEN OP MFP META DATA

BEPALEN

META DATA

DOCUMENTDOCUSHARE

SYNTESS

ONTSLUITEN DATA + DOC

Impact en aanleiding

• Documenten kwijt• Analoog dossier• Verschillende personen/rollen werken aan dossier• Versiebeheer• Bewaarplicht• Naslag• Communicatie• Opslag ruimte• Certificering voor kwaliteitskeurmerken

De praktijk

De praktijk

Interne documenten ontsluiten

Tweetal mogelijkheden:• Upload via DocuShare webinterface• Vanuit de Office applicaties

Interne documenten ontsluiten

Interne documenten ontsluiten

Interne documenten ontsluiten

Beschikbaarheid in DocuShare

Beschikbaarheid in DocuShare

Zoeken en vinden!

Beschikbaarheid in Syntess Atrium

Voordelen

• Uiterst snel vinden van documenten• Gebruikersvriendelijk op het systeem in te richten en te

beheren. • Rechten op zowel groep als gebruikersniveau• Milieu wordt ontzien• Alle documenten digitaal. Geen overvol en

ongestructureerd analoog archief.

Einde. Vragen?