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CALASS 2015Tecnologie e salute

CHANGE MANAGEMENT :

Accompagnare per ancorare e creare

una dinamica del cambiamento

Retroazione

I. Simon e Ph. Kolh, CHU Liège, Belgique

Plan

1. Introduzione

2. Principi teorici

3. Attuazione

4. Risultati

5. Conclusione

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1. Introduzione

L’esecuzione del projetto DMI (cartella clinica

informatizzata) è stato diviso in 6 parti :

– parte 1: Risultati (esami del sangue, radiologico, etc.)

– parte 2: Cartella clinica informatizzata, paperless e integrazione dei dispositivi medici

– parte 3 : Gestione delle risorse

• Parte 3a: gestione dei appunti dei pazienti

• Parte 3b: gestione dei letti in tempo reale

– Parte 4: Prescrizione e somministrazione di farmaci

– Parte 5: Prescrizione degli esami (sangue, esami complementari, etc.)

– Parte 6: Gestione delle cure

• Parte 6 a: cartella dell’assistenza infermieristica

• Parte 6 b: cartella dell’assistenza paramedica

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Pianificazione2004 2005 2006 2007 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

1 – Risultati

2 – Cartella

clinica

3a –

Appuntamenti

3b –Gestione

letti

4 –Gestione

dei farmaci

5 – Gestione

prescrizioni

6a – Cartella

infermieristica

6b –Cartella

paramedica

Lot 6c – repas

US

Sale

operatorie

2. Principi teorici

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La curva del cambiamento

Scott C et Jaffe D : La courbe du changement - Elisabeth Kübler-Ross

Il lato umano del cambiamento

Non c’è cambiamento

riuscito senza

l’accettazione e la

partecipazione del

personale (C Bareil).

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C Bareil, Gérer le volet humain du changement, 2004

Senza problemi

E io ?

Quale mezzi ? Che sostegno ?

Cosa devo cambiare ?

Ci provo …

Partecipo !

Cerco di migliorare.

Senzaproblemi.

E io ? Qualemezzi ?

Che sostegno ?

Cosadevo

cambiare?

Ci provo …

Partecipo ! Cerco di migliorare

C Bareil, Gérer le volet humain du changement, 2004

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Accompagnare significa

• Addomesticare la resistenza,

• Ascoltare, rispettare, capire e rispondere

alle preoccupazioni particolari

• Creare l’adesione al cambiamento

• Incaricare una squadra per gestire il

cambiamento unificato

Teoria di « MINTZBERG »

L’ospedale è un organizzazione professionale con delle funzioni di aiuti logistici importanti e una tecnostruttura debole intorno ad un centro operazionale specializzato e diviso.

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Un approccio centralizzato assicura

�Normalizzazione delle procedure di lavoro

�Controllo della communicazione

�Qualità

Gestione al cambiamento

3. Attuazione

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Parametrizzazione

Gestione degli

accessiFormazion

Follow up

Supporto del team: 4 orientazioni di lavoro

UtentiQualità

Parametrizzazione

Gli hardware devono essere regolati per

rispondere alle necessità dei utenti.

2 livelli di validazione :

• Regole dell’istituzione : gerarchia

• Particolarità : personale referente in

ogni sala o servizio medico

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Parametrizzazione

Analisi e preparazione con il personale che dovrà integrare i cambiamenti

Momento ideale per

• Informare delle regole di attuazione spiegando il perchè ed il come.

• Ascolatare le specificità

• Chiarire le paure

Gestione degli accessi

Il CHU de Liège ha imposto una politica severa per assicurare il rispetto dellla vita privata e la confidenzialità dei dati dei pazienti

• Commissione etica e sicurezza

• “Access controller”

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Gestione degli accessi

I diritti di accesso sono collegati a

profili definiti dall’utente per

categoria e assegnati in funzione

della sala o del servizio medico

� Gestione strettamente legata allo

spiegamento

Formazione

La formazione è organizzata

• Il personale deve essere presente

• In piccoli gruppi omogenei

• Ambiente di formazione

� maximum di esperienza e di feed-back

+ vicinanza gerarchia

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Formazione

Le formazioni sono validate da :

• Gruppo di sopporto

• Direzione, gerarchia

• Utenti dei pilota

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Formazione

Momento ideale per :

• Chiarire i problemi

• Sperimentare i cambiamenti

• Paragonare le nuove procedure

• Iniziare la fase di follow up

Follow up degli utenti

Dare fiducia e rassicurare

Indurre la squadra al cambiamento

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Follow up degli utenti

2 tempi :

• Vicino : presenza sul campo�accompagnare durante il primo uso, verificare che non ci siano problemi, spiegare di nuovo un punto o l’altro non capito, riadattare la parametrizzazione, ascoltare

• A distanza : telefonata� questione o difficoltà

4. Risultati

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Gestion des lits en temps réel : mouvements

Gestione dei letti in tempo reale : movimenti

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Prescriptions de médicaments : évolution (utilisateurs et prexcriptions)

Prescrizione di farmaci : evoluzione (utenti e prescrizioni)

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Uso dei PDA (%) per i campioni di sangue

4. Conclusione

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In breve, le chiavi del successo

Struttura officiale con delle missioni chiare

Complementarità con le altre squadre IT

Collaborazione « mestiere » con i servizi utilizzatori

Fiducia costruita col tempo

Importanza dei dirigenti e della gerarchia

In breve, le difficoltà

Collegamento tra gli utenti e l’informatico

Tempo e mezzi

Struttura del servizio medico

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Grazie dell’attenzione