Analisis Desain Sistem Informasi

I Gede Oka Angga Pramana

1204505013

FAKULTAS TEKNIK – UNIVERSITAS UDAYANA

JURUSAN TEKNOLOGI INFORMASI

BUKIT JIMBARAN

1. Sebutkan, jelaskan, dan berikan contoh hal-hal yang melatarbelakangi

pengembangan suatu sistem informasi dalam sebuah organisasi atau

perusahaan.

2. Jelaskanlah tentang konsep gunung es biaya dalam proses pengembangan

sistem.

3. Setelah sistem baru dikembangkan, maka diharapkan akan terjadi peningkatan

pada sistem baru tersebut. Peningkatan ini berhubungan dengan istilah

PIECES . sebutkan, jelaskan dan berikan contoh masing-masing komponen

dari PIECES yang dikaitkan dengan Tugas Pribadi Project Kelompok.

4. Sebutkan dan jelaskan tahapan dari Sistem Development Life Cycle menurut

Kendal & Kendal serta Henry Lucas, Jr. Sebutkan juga pihak-pihak yang

beserta perannya masing-masing.

5. Buatlah minimal 5 disain tampilan (form input, transaksi, atau report) dari

tugas project yang menjadi tugas pribadi anda, sesuai dengan konsep-konsep

perancangan User Interface (I/O) atau GUI yang benar.

6. Buatlah Gambaran Umum Sistem dan Standard Operating System (SOP)

dalam bentuk flowchart dan deskripsi teks dari proses-proses berikut dari

suatu perusahaan:

Proses Permintaan Barang ke Gudang

Proses Permintaan Pembelian Barang

Proses Pembelian Barang

Proses Penerimaan Barang dari Supllier.

Proses Pembayaran

7. Jelaskanlah secara rinci istilah-istilah berikut ini:

Inventory System

Stock Opname

Kartu Gudang (Bin Card)

Form-form yang ada pada Inventory System and Purchasing

Form-form yang ada pada Proses Pembayaran

Cost Control

Sales Control

Account Payabale

Account Receivable

General Cashier

General Ledger

Budgeting

Aging (Hutang dan Piutang)

Fixed Aset

Trial Balace

Balance sheet

Income Statement

Journal Voucher

Chart of Account (COA)

Kelompok-kelompok utama COA pada umumnya

Debet Credit

Posting

Closing

Year to Date (YTD)

Month to Date (MTD)

Jawaban:

1. Hal-hal yang melatarbelakangi pengembangan suatu sistem informasi

dalam sebuah organisasi atau perusahaan diantaranya:

Karena adanya permasalahan dalam sistem yang sedang berjalan.

Permasalahan yang ada didalam sistem yang lama misalnya terdapat

ketidakberesan sistem yang lama yang menyebabkan sistem lama

tersebut tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan,

misalnya pegawai pada suatu perusahaan dapat mengganti banyaknya

jumlah gaji yang ia terima tanpa diketahui oleh sistem sehingga dapat

merugikan perusahaan.

Pertumbuhan organisasi. Karena setiap organisasi kedepannya pastilah

mengalami kemajuan baik dalam pegawainnya yang makin bertambah

ataupun jasa yang diberikan akan semakin membaik, apabila

organisasi tetap menggunakan sistem yang lama dapat dipastikan akan

mengalami kesulitan apabila organisasi telah berkembang dengan

pesat. Misalnya saja organisasi X memiliki pegawai 1000 orang dan

untuk memberikan gaji memerlukan waktu 2 jam, apabila organisasi

berkembang dan memiliki pegawai hingga 10.000 orang dan sistem

tidak dirubah maka akan memerlukan waktu 20 jam untuk melakukan

pemberian gaji.

Untuk meraih peluang. Dijaman ini disaat keadaan persaingan pasar

sangatlah ketat, kecepatan informasi serta efisiensi waktu sangat

menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang

telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan dan peluang

pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk

meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses

pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen. Misalnya

saja sistem untuk menentukan harga dollar yang lama memerlukan

waktu sekitar 2 menit untuk dapat mengantarkan informasi mengenai

harga dollar yang telah berubah, waktu tersebut cukup lama apabila

tidak dilakukan perbaikan pada sistem.

Adanya instruksi dari atasan. Perbaikan sistem juga dapat terjadi

karena adanya instruksi dari atasan atau adanya peraturan pemerintah

yang baru. Penyususan sistem yang baru ini contohnya dapat berupa

saat proses penghitungan suara pada pemilu 2014 apabila

menggunakan sistem yang lama bisa memakan waktu berhari-hari,

tetapi apabila menggunakan sistem yang diperbaharui hanya akan

memakan waktu 1 hari saja.

2. Konsep gunung es biaya merupakan pengertian mengenai tahapan

yang memerlukan biaya yang paling banyak didalam pengembangan sistem

terletak pada tahapan perawatan sistem, seperti tampak pada gambar cost

iceberg dibawah ini. Biaya perawatan terletak pada bagian terbawah dari

gunung es. Karena tidak terlihat dari permukaan, maka banyak orang yang

tidak menyadari bahwa biaya perawatanlah yang memerlukan biaya yang

paling besar didalam pengembangan suatu sistem.

Ketika sebuah sistem akan dikembangkan, secara garis besar pengguna

dan pengembang hanya akan melihat kendala, keperluan sistem, serta

mengkalkulasi keperluan dari tahap analisis hingga biaya implementasi.

Sehingga biaya perawatan sangat jarang diperhatikan oleh pengguna dan

pengembang sistem, padahal biaya perawatan sistem merupakan tahapan yang

memiliki biaya terbesar didalam pengembangan sistem apabila dibandingkan

dengan tahapan yang lain. Biaya perawatan sistem memiliki biaya terbesar

didalam pengembangan karena biaya perawatan berkisar 20%-30% dari total

biaya pengembangan sistem tiap tahunnya. Contohnya saja biaya perawatan

sebesar 20% dati total pengembangan sistem yang bernilai 50.000.000, maka

dibutuhkan biaya sekitar 10.000.000 tiap tahunnya hanya untuk melakukan

perawata pada sistem. Sistem yang telah ada perlu dilakukan perawatan

karena terdapat kesalahan pada sistem yang dulunya belum terdeteksi

sehingga kesalahan-kesalahan sistem perlu diperbaiki, sistem mengalami

perubahan-perubahan karena permintaan baru dari pemakai sistem, sistem

mengalami perubahan karena perubahan lingkungan luar.

3. Komponen PIECES terdiri dari performance, information, economy, control,

efficiency, dan services. Berikut merupakan penjelasan serta contoh dari

masing-masing komponen tersebut:

Performance atau kinerja merupakan peningkatan terhadap apa yang

dihasilkan oleh sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif.

Kinerja dapat diukur dari jumlah dari pekerjaan yang dapat dikerjakan

dalam suatu saat tertentu serta adapula response time yang merupakan

rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi ditambah dengan

waktu respon untuk menanggapi pekerjaan tersebut. Pada contoh

sistem yang kami buat performance pada sistem ditingkatkan dengan

cara menambahkan fasilitas sistem didalam device perangkat mobile

sehingga kecepatan respon didalam melakukan kegiatan dapat

berlangsung lebih cepat karena setiap karyawan membawa devicenya

masing-masing yang telah terinstall aplikasi yang diperlukan untuk

menunjang pekerjaannya.

Information yang merupakan peningkatan terhadap kualitas informasi

yang disajikan. Pada sistem yang dibuat peningkatan terhadap kualitas

informasi yang diberikan, informasi yang diberikan dapat diakses

melalui perangkat lunak user yang akan mengakses informasi dengan

cara membuka website dari sistem kami yang berisikan

Economy atau ekonomis, merupakan peningkatan terhadap manfaat,

keuntungan, serta penurunan biaya yang terjadi. Pada rancangan

sistem yang akan dibuat terdapat penurunan biaya dimana apabila

pengunjung ingin mendapatkan suatu service, dimana biasanya

pengunjung melakukan telepon kepada pihak customer service, disini

pengunjung dapat mengisikan form yang tersedia dan menuliskan jasa

yang diinginkan, dimana nantinya setelah form disubmit maka dari

pihak hotel akan langsung mempersiapkan segala sesuaut yang

diinginkan oleh tamu.

Control atau pengendalian merupakan peningkatan terhadap

pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalan-kesalan

serta kecurangan yang akan terjadi. Pada sistem yang dirancang kami

membuat control terhadap setiap pegawai yang ada, sehingga sedikit

kemuungkinan ada pegawai yang bermalas-malasan ataupun tidak

mengerjakan tugasnya.

Efficiency atau efisiensi merupakan peningkatan terhadap efisiensi

operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Apabila efisiensi

berhubungan dengan bagaimana cara menggunakan sumber daya

dengan cara yang paling minimum, sedangkan ekonomis berhubungan

dengan banyaknya sumber daya yang digunakan. Efisiensi dapat

diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya. Pada sistem yang kami

buat efisien disini ditingkatkan dengan memperbaharui sistem

sehingga lebih efisien didalam penggunaannya.

Services atau pelayanan , merupakan peningkatan terhadap pelayanan

yang diberikan oleh sistem. Pada sistem yang kami buat pelayanan

ditingkatkan dengan cara memberi kemudahan pada pengunjung untuk

mengakses fasilitas ataupun layanan yang diinginkan melalui

perangkat mobilenya yang harus terhubung dengan website hotel

terlebih dahulu.

4. Tahapan dari Sistem Development Life Cycle menurut Kendal &

Kendal diantaranya :

Bagian pertama dari system development life cycle adalah identifying.

Pada bagian ini memiliki beberapa proses diantaranya adalah proses

mengidentifikasi permasalahan, proses identifikasi kesempatan, serta

keadaan yang sebenarnya daripada permasalahan dan kesempatan

yang ada tersebut. Pada proses identifikasi ini melibatkan beberapa

personil didalam perusahaan diantaranya ada analis yang bertugas

untuk membuat analisis aliran kerja manajemen yang sedang berjalan,

manajemen pengguna yang bertugas sebagai orang yang ikut serta

mengidentifikasi permasalahan, kesempatan yang bisa didapatkan

serta keadaan, serta manajemen sistem suatu perusahaan yang

berfungsi mengawasi proses pengidentifikasian berlangsung.

Pada bagian kedua proses memnentukan kebutuhan informasi yang

dibutuhkan oleh suatu perusahaan, cara untuk mendapatkan informasi

yang dibuuthkan dapat berupa wawancara dengan manajemen

perusahaan tersebut, menggunakan kuisioner, memantau sistem yang

telah ada dan siapa saja yang tergabung dalam sistem tersebut. Pada

bagian 2 lanjutan ini mengidentifikasi siapa saja personil yang akan

digunakan didalam mencari informasi yang dibutuhkan. Personil yang

digunakan diantaranya analis yang bertugas untuk melakukan

perincian mengenai hal-hal apa saja yang dibutuhkan didalam

mengembangkan sistem dan membuat perencanaan yang berkaitan

dengan proyek sistem, manajemen pengguna bertugas untuk

membantu pengumpulan informasi, sistem manajemen yang bertugas

untuk mengawasi jalannya proses pengumpulan informasi, serta para

pekerja yang akan dimintai informasi tentang sistem yang akan dibuat

ini.

Pada tahap ke 3 ini dilakukan proses analisis sistem yang dibutuhkan

seperti, membuat data flow diagram, kamus data, membuat pengambil

keputusan yang semi terstruktur, mempersiapkan proposal sistem yang

akan dibuat, serta merekomendasikan solusi yang paling baik kepada

manjemen. Pada bagian 3 lanjutan ini mengidentifikasikan personil

dari perusahaan yang terlibat didalam proses analisis sistem yang

diperlukan. Personil yang terlibat dalam tahap 3 diantaranya ada analis

yang bertugas membuat desain aliran kerja manajemen dan desain

pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi,

sistem desainer yang bertugas mengerjakan sistem control berkas, dan

database , serta sistem manajemen yang bertugas mengawasi jalannya

proses .

Pada tahap ke-4 dilakukan pendesainan terhadap sistem yang telah

direkomendasikan. Tahapan ini meliputi pendesainan user interface

yang akan dibuat, user interface disini meliputi desain output sistem

dan desain input sistem. Selanjutnya dilanjutkan dengan pendesainan

kontrol sistem, desain file atau database yang digunakan, membuat

spesifikasi program, dan yang terakhir adalah membuat pohon

keputusan. Personil yang terlibat diantaranya analis memberikan

dokumen yang berisikan usulan dan laporan final desain kepada

pemakai informasi serta mengerjakan pohon keputusan , sistem

desainer mengerjakan sistem control serta database, manajemen

pengguna memberikan masukan yang dinilai perlu kepada analis,

pekerja yang akan menggunakan sistem menanyakan bagaimana

sistem tersebut dapat bekerja, serta manajemen sistem yang

mengawasi jalannya proses ini.

Pada tahap ke-5 dilakukan proses pembuatan daripada sistem yang

telah dirancang sebelumnya, proses tersebut meliputi pendesainan

program komputer yang menggukanan Nassi-Schneiderman charts,

struktur charts, serta pseudocode. Menulis program koputer, serta jalan

cerita dari desain program yang telah dibuat. Tidak lupa juga

dilakukan dokumentasi terhadap hal-hal yang telah dilakukan didalam

setiap prosesnya. Personil dari perusahaan yang terlibat didalam proses

diantaranya ada analis yang mendesain program komputer

menggunakan struktur charts dan pseudocode, sistem desainer yang

mendesain sistem yang nantinya akan diberikan ke programmer,

programmer yang mengerjakan program berdasarkan desain dari

desainer , serta sistem manajemen yang mengawasi jalannya proses

pembuatan sistem.

Pada tahap ke-6 dilakukan proses uji coba sistem serta dilakukan

proses perawatan terhadap sistem yang telah dibuat, prosesnya

meliputi melakukan uji coba program komputer yang dibuat untuk

mengetahui apakah program sudah berjalan sesuai keinginan atau

belum, melakukan uji coba terhadap komputer sistem, dan melakkan

perbaikan terhadap sistem yang telah dibuat. Personil dari perusahaan

yang terlibat didalam proses diantaranya analis yang melakukan

pengujian dari program yang dibuat, apakah sudah sesuai atau belum

sesuai dengan dokumentasi yang dibuat, sistem desainer mengecek

apakah sistem sudah sesuai desain yang diberikan, programmer

melakukan perbaikan apabila ada kesalahan atau ada hal yang tidak

sesuai dengan dokumentasi yang dibuat oleh analis, serta user

manajemen yang melakukan pengujian program.

Pada tahap ke-7 dilakukan pengimplementasian dan evaluasi terhadap

sistem yang terlah ada, proses ini meliputi pelatihan terhadap

pengguna yang akan menggunakan sistem ini, membeli dan

menginstall peralatan yang dibutuhkan sistem, mengkonversi file,

menginstall sistem yang telah dibuat, dan mereview serta

mengevaluasi sistem tersebut. Personil dari perusahaan yang terlibat

didalam proses diantaranya analis yang melakukan konversi sistem,

sistem desainer, programmer melakukan instalasi serta menambah

fitur pada program, manajemen pengguna melakukan pengujian pada

sistem, pekerja yang akan menggunakan sistem, serta sistem

manajemen ikut melakukan pengetesan program.

Tahapan dari Sistem Development Life Cycle menurut Henry Lucas,

Jr. diantaranya :

Inception, pada fase ini dilakukan pembuatan draft kasar tentang

kemungkinan resiko yang mungkin akan terjadi pada sistem yang akan

dibuat, sebagai salah satu langkah pertama dari manajemen resiko.

Pada tahap inception ini personil yang terlibat diantaranya ada sistem

developer yang bertugas membuat draft kasar tentang kemungkinan

resiko yang terjadi pada sistem, manajemen pengguna yang berfungsi

memutuskan sistem tersebut akan dikerjakan atau tidak.

Feasibility study merupakan fase dimana menghasilkan projek plan

untuk menjawab pertanyaan seperti apakah organisasi sanggup

menjalankan sistem yang akan dibuat, apakah sistem melibatkan

komunikasi yang intensif, mengkaji biaya yang diperlukan untuk

membuat sistem yang baru beserta running costnya, hal seperti itulah

yang akan didefinisikan oleh sistem analis dan mendapat persetujuan

dari user

System analys. Tahap ini melakukan proses untuk menampung data

factual, lalu dilanjutkan untuk memahami proses yang terjadi didalam

sistem, mengidentifikasi masalah, menyarankan pendapat yang bisa

dilakukan untuk mengembangkan fungsi sistem. Pada tahap ini juga

merupakan tahapan untuk mendalami proses bisnis, kumpulan data

operasional, memahami arus informasi, penyempitan jalur pada sistem,

mencari solusi dari kelemahan sistem untuk mencapai tujuan dari

organisasi. Tujuan sebenarnya dari analisa sistem adalah untuk

menemukan jawaban dari setiap proses bisnis, apa yang telah

dikerjakan, bagaimana cara pengerjaannya,siapa yang mengerjakan,

kapan dikerjakan, kenapa dikerjakan, dan bagaimana cara

memperbaikinya apabila rusak. Personil yang terlibat dalam sistem

analis diantaranya ada analis sistem yang memiliki tugas untuk

melakukan pemahaman akan proses yang terjadi, mengumpulkan data

factual, mengidentifikasi masalah, serta menyarankan pendapat

tentang pengembangan sistem. Manajemen pengguna yang diberikan

tugas untuk mendesain output yang diharapkan

Requirements analys merupakan tahap interaksi intensif antara analis

sistem dengan komunitas pemakai sistem, dimana tim pengembangan

sistem menunjukkan keahliannya didalam mendapatkan tanggapan

serta kepercayaan pemakai, sehingga mendapatkan artisipasi yang

baik. Hal ini menjadi pekerjaan yang sulit karena harus mendapatkan

kesepakatan terlebih dahulu dari pemakai tentang kebutuhan mereka

dari sebuah sistem informasi yang disebabkan adanya kemungkinan

pengguna mengalami kegagalan dalam sistem informasi sebelumnya.

Personil yang terlibat diantaranya ada analis sistem yang bertugas

melakukan interaksi intensif dengan user dan quality assurance staff

untuk mendapatkan informasi yang menjadi kebutuhan yang

diperlukan oleh pemakai. Selain itu ada pula quality assurance staff

yang melakukan review secara berkala dari setiap proses yang menjadi

masukan untuk analis sistem.

Desain. Pada tahap desain ini dilakukan perancangan sistem yang ideal

bagi pengguna, serta memnuhi kebutuhan dan bersifat tidak terbatas.

Pada tahap ini personil yang berperan diantaranya ada analis yang

menyiapkan gambaran kerja pengembangan sistem baru yang ideal

yang tidak dibatasi biaya dan teknologi. Selain itu manajemen user

yang memberikan masukkan yang dirasa perlu kepada analis.

Spesifikasi. Pada tahap spesifikasi melakukan identifikasi target

lingkungan, mengembangkan rencana berlanjut sebagai response

presedur darurat. Karena banyak hal yang dapat mempengaruhi desain

sistem, membuat dokumentasi pengembangan sistem oleh sistem

analis. Pada tahap ini juga telah ditentukan alur proses sistem, desain

basisdata, input dan output, serta kebutuhan pemrograman dan manual

prosedurnya. Pada tahap ini personil yang berperan diantaranya ada

analis yang menyiapkan gambaran kerja pengembangan sistem baru

yang ideal yang tidak dibatasi biaya dan teknologi. Selain itu

manajemen user yang memberikan masukkan yang dirasa perlu

kepada analis.

Programming. Pada fase programming dilakukan penulisan program

actual operasi logika, pada beberapa perusahaan tertentu, pekerjaan ini

dilakukan oleh kelompok progmer terpisah, ada juga yang

menggunakan analisis programmer. Personil yang terlibat diantaranya

ada programmer yang membuat program sesuai dengan desain yang

dibuat oleh analisis pada tahap desain, kemudian ada analisis yang

bertugas mendukung dan mengatur kerja programmer agar sesuai

dengan desain yang sudah dibuat sebelumnya.

Testing. Pada proses testing dilakukan proses pengujian pada sistem,

apakah sistem yang ada telah sesuai dengan desain dan keinginan

pemakai atau belum. Pada proses testing melibatkan beberapa personil

diantaranya ada pemakai yang melakukan pengujian terhadap sistem

yang telah dibuat, pemakai menguji apakah output sudah sesuai

dengan yang diharapkan atau belum.

Training. Proses training merupakan proses pelatihan terhadap

pemakai sistem yang telah dibuat dan telah diuji coba kelayakannya.

Personil yang terlibat dalam proses training diantaranya analis yang

melakukan pelatihan pada pengguna sistem, serta pengguna yang

nantinya akan menggunakan sistem sambil mereview apakah ada

kekurangan pada sistem yang digunakan.

Installation. Pada tahap instalasi ini dilakukan proses penginstalasian

sistem informasi yang telah dibuat kepada organisasi sehingga sistem

yang telah dibuat dapat digunakan segera pada organisasi yang

memerlukan. Personil yang terlibat dalam proses penginstalasian

diantaranya ada programmer yang melakukan penginstalasian secara

langsung, serta ada manajemen user yang mengawasi proses instalasi.

Operation. Pada tahap operasi dilakukan perbaikan serta penambahan

fitur-fitur baru terhadap sistem yang telah dibuat, perbaikan disini

diperuntukkan untuk menghilangkan error-error maupun bug yang ada

pada sistem. Personil yang terlibat didalam operation ini ada analis

yang menganalisa masalah yang ditemukan pada sistem, serta ada

programmer yang akan melakukan perbaikan serta penambahan fitur

pada sistem.

5. Berikut merupakan 5 desain tampilan form dari tugas project yang menjadi

tugas pribadi

Form Login Service Request

Form ini diinstal pada departemen yang membutuhkan bantuan dari

departemen housekeeping. Form ini digunakan bagi seluruh

department yang ingin menggunakan jasa housekeeping. User

diminta untuk menginputkan username dan password terlebih

dahulu sebelum dapat menggunakan jasa housekeeping, hal ini

berguna agar mencegah hal-hal yang tidak diinginkan misalnya

keisengan seseorang yang ingin menggunakan jasa housekeeping

tidak untuk keperluan yang sebenarnya. Telah disediakan kolom

untuk mengisikan username dan password pada form ini, dan

kombobox bagi department karena sistem telah melakukan listing

terhadap department mana saja yang ada pada hotel. Apabila user

telah selesai menginputkan datanya, ser dapat menekan tombol

login untuk menuju form selanjutnya, atau user dapat mengklik

tombol cancel apabila tidak jadi melakukan request ke departemen

housekeeping.

Gambar 1. Form Login Service Request

Form Work Order Request

Form ini merupakan form bagi username yang berhasil login

sebelumnya pada form login service request terdapat 5 bagian yang

perlu disiikan bagi yang ingin menggunakan jasa housekeeping

diantaranya today’s date, date needed, time needed, person needed,

service needed. Today’s date diperlukan untuk mengetahui hari apa

jasa housekeeping tersebut dipesan. Date needed dan time needed

digunakan untuk mengetahui tanggal dan jam berapa asa

housekeeping diperlukan. Person needed dapat dikosongkan karena

apabila departemen yang membutuhkan tahu berapa orang yang

diperlukan untuk melakukan suatu jasa, mereka dapat mengisikan

jumlah yang diperlukan pada kolom, apabila dikosongkan, maka

dari pihak housekeeping sendirilah yang kaan mengatur berapa

banyak pegawainya yang perlu turun tangan untuk mengatasi

maslah yang diberikan. Service needed merupakan jasa apa yang

dibutuhkan oleh suatu departemen kepada departemen

housekeeping, user dapat mengetikkan keperluan yang diinginkan

pada kolom yang disediakan, semakin lengkap penjelasannya

semakin baik. Setelah selesai menginputkan data yang diperlaukan

user dapat menekan tombol request untuk melakukan request atau

tombol cancel untuk membatalkan jasa.

Gambar 2. Form Work Order Request

Feedback Request

Feedback request merupakan balasan yang diterima oleh user

setelah mengisikan dan menginputkan form pada gambar 2, yaitu

form work order request. Hal ini perlu dilakukan seagai

dokumentasi apabila sewaktu-waktu user lupa telah melakukan

request service tertentu pada housekeeping, user dapat melihat

kembali feedback ini. Feedback request berisikan 5 bagian yaitu

order by, date, time, list service. Order by merupakan

pemberitahuan dari department mana jasa tersebut direquest. Date

dan time merpakan waktu saat request tersebut direquest. List

service merupakan hal-hal apasaja yang perlu dikerjakan oleh

department housekeeping. Dan pemberitahuan onprogress atau

pending memberi informasi apakah request tersebut telah sampai

dan sedang masa pengerjaan atau belum dikerjakan.

Gambar 3. Feedback Request

Form report job’s service

Form ini merupakan form yang ada pada housekeeping departemen.

Form ini berfungsi sebagai dokumentasi tersendiri bagi departemen

housekeeping. Pada form ini departemen housekeeping dapat

melihat jasa-jasa yang direquest oleh departemen yang berbeda dan

melihat apakah pekerjaan tersebut telah selesai dikerjakan atau

belum. Terdapat beberapa kolom yang ada pada bagian report job

service diantaranya ada kolom no yang berfungsi sebagai nomor

dari pekerjaan yang telah diterima oleh bagian housekeeping.

Kemudian ada kolom department yang berisikan dari departemen

mana yang memberikan pekerjaan pada housekeeping, kemudian

ada datetime yang menginformasikan tanggal diberikannya

pekerjaan, dan ada kolom status yang berisikan tugas sudah selesai

dikerjakan atau clear, on progress atau sedang dikerjakan, dan

pending artinya pekerjaan sedang dalam antrian pengerjaan oleh

pihak housekeeping.

Gambar 4. Report Job’s Service

Guest request form

Form ini merupakan form yang dapat digunakan oleh pengunjung

yang berada dihotel yang menginginkan atau memerlukan bantuan

dari housekeeping form ini berisikan beberapa kolom yang wajib

diisikan oleh tamu agar keperluannya dapat direspon oleh pihak

housekeeping diantaranya room number yang mengidentfikasikan

nomer kamar yang akan diperbantukan oleh pihak housekeeping,

phone number yang merupakan nomer telepon pemilik kamar,

service needed yang merupakan kolom yang diisikan dengan

permasalahan yang dialami oleh pemilik kamar, permasalahannya

beragam, misalnya handuk pada kamar mandi tidak tersedia, keran

air bocor, lampu tidak menyala dan sebagainya. Lalu ada tombol

submit untuk melakukan pemesanan jasa pada pihak housekeeping,

atau tombol cancel untuk membatalkan pesanan. Berikut merupkaan

tampilan dari form guest request form

Gambar 5. Guest Request Form

6. Berikut merupakan gambaran umum sistem dan SOP dalam bentuk flowchart

dan deskripsi teks dari proses-proses berikut dari suatu perusahaan

Proses Permintaan Barang ke Gudang

Proses permintaan barang kegudang merupakan proses permintaan

barang yang dilakukan oleh departemen lain yang membutuhkan

suatu barang, dimana barang tersebut terdapat digudang perusahaan.

Yang harus dilakukan oleh anggota departemen yang membutuhkan

barang yang berada digudang adalah yang pertama mengisi formulir

permintaan barang kegudang yang tersedia pada sistem

diperusahaan tersebut, apabila sudah mengisi formulir lalu formulir

tersebut harus diketahui oleh masing-masing kepala departemen

agar jelas barang yang diminta kegudang dan disetujui apabila

memang wajar barang yang diminta oleh anggota sebuah

departemen. Setelah itu diberikanlah anggota itu surat yang

menyatakan bahwa ia berhak meminta barang yang ia butuhkankan

tersebut kegudang. Berikut merupakan SOP proses permintaan

barang kegudang:

T

Y

User Kepala masing-masing

departemen

Gambar 6. Proses Permintaan Barang ke Gudang

Mulai

Cek ketersediaan barang

tersedia

Input barang yang dipesan

Input lagi

Approval kepala bagian

DisetujuiCetak approval

selesai

Y

T

T

Y

Proses Permintaan Pembelian Barang

Proses permintaaan pembelian barang merupakan proses yang

dilakukan apabila akan memesan suatu barang ketika persediaan

barang yang bersangkutan telah mencapai batas barang minimum

atau barang telah habis. Proses ini perlu disetujui oleh masing-

masing kepala divisi sebelum memasuki proses pembelian barang.

Berikut merupakan SOP dari proses permintaan pembelian barang.

Y

T

User Kepala masing-masing

departemen/ bagian

Gambar 7. Proses Permintaan Pembelian Barang

Mulai

Cek barang digudang

tersedia

Input barang yang akan dibeli

Input lagi

Approval kepala bagian

DisetujuiCetak approval

selesai

Y

T

T

Y

Proses Pembelian Barang

Proses pembelian barang pada suatu perusahaan merupakan proses

setelah permintaan barang oleh departemen yang ada pada suatu

perusahaan telah dikonfirmasi dan disetujui oleh masing-masing

kepala divisi pada proses ini dilakukan pembelian pada supplier

dengan melakukan beberapa langkah-langkah yang akan dijelaskan

pada SOP berikut:

T

Y

Y

Y

Y

T

Purchasing Supplier Kepala Bagian

Gambar 8. Proses Pembelian Barang

Mulai

Cari suplier

Perbandingan antar supp

Permintaan pembelian

Buat PO

Persetujuan kabag

DisetujuiPO

Selesai

Penawaran harga

ditemukan

Sesuai

Bagian purchasing menentukan supplier yang sesuai dengan criteria

barang yang tertera pada permintaan pembelian barang dan mencari

daftar supplier yang pernah digunakan. Apabila supplier yang

bersangkutan tidak ditemukan maka dilakukan penyeleksian baru

oleh pihak purchasing. Setelah mendapatkan supplier yang

diinginkan bagian purchasing membuat permintaan penawaran

barang sesuai dengan permintaan pembelian kemudian

mengirimkannya kepihak supplier. Lalu pihak supplier memberikan

penawaran harga kepada pihak purchasing. Bagian purchasing

kemudian melakukan perbandingan harga dan mencari harga

termurah dengan tetap memperhatikan kualitas barang, stock

barang , cara pembayaran, lama pembayaran dapat dilakukan serta

lama waktu pengiriman barang. Setelah menemukan supplier yang

cocok pihak purchasing membuat purchasing order sesuai dengan

hasil negosiasi dan selanjutnya diserahkan pada masing-masing

kepala divisi. Setelah mendapatkan persetujuan maka bagian

purchasing menyrahkan purchasing order kepada supplier proses ini

bisa melalui email maupun bagian purchasing datang langsung

kesuplier. Selanjutnya bagian purchasing mengkonfirmasi kepihak

supplier apakah sudah menerima purchase order dan menanyakan

kapan barang yang dipesan akan dikirim.

Proses Penerimaan Barang dari Supllier.

Proses penerimaan barang dari supplier merupakan kelanjutan dari

proses pembelian barang. Dimana barang yang telah dipesan dan

diblei kesupplier telah datang dan diterima langsung oleh bagian

receiveing suatu perusahaan. Berikut merupakan SOP untuk proses

penerimaan barang dari supplier.

Y

T

Receiver Supplier Account Payable

Gambar 9. Proses Penerimaan Barang dari Supplier

Mulai

Selesai

Pengecekan barang oleh receiver

Kembalikan barangBarang

sesuai

Pengecapan faktur, pembuatan receiving report

Pembuatan hutang usaha

Supplier datang ke gudang dengan membawa barang yang dipesan

oleh purchasing disertai bukti pemesanan dan diterima langsung

oleh bagian receiving. Receiver memeriksa barang-barang tersebut

berdasarkan kuantitas, kualitas, harga, berdasarkan dengan purchase

order yang dilakukan oleh purchasing. Bila ada barang yang tidak

sesuai dengan purchase order seperti misalnya kuantitasnya lebih

atau kualitasnya buruk, receiver berhak untuk mengembalikan

barang tersebut ke pihak supplier. Apabila barang yang datang

sesuai dengan purchase orde, maka barang yang datang diterima

oleh receiver dan faktur ditandatangani serta ditulis tanggal

penerimaan barang dan di cap oleh bagian receiving sebagai bukti

bahwa barang telah diterima. Kemudian faktur yang telah dicap oleh

bagian receiving diserahkan kebagian supplier untuk ditukarkan

dengan purchase order pada saat kontra bon atau pada saat

pembayaran. Selanjutnya receiver membuat receiving report dan

ditandatangi yang selanjutnya receiving report akan disatukan

dengan purchase order dan faktur dari supplier lalu diserahkan

kebagian account payable untuk diproses sebagai bukti pengakuan

hutang usaha.

Proses Pembayaran

Proses pembayaran dilakukan setelah proses penerimaan barang dari

supplier telah selesai dan barang yang dikirimkan oleh supplier

disetujui oleh pihak receiving. Berikut merupakan SOP proses

pembayaran.

Y

T

Supplier Account Payable

Gambar 10. Proses Pembayaran

Mulai

Menyerahkan faktur pada account payable

Cek faktur dari suplier

Menyiapkan pembayaran

Melakukan pembayaran

Selesai

Benar

Faktur yang diterima oleh supplier pada saat proses penerimaan

barang dari supplier diberikan kepada account payable untuk

dilakukan proses prmbayara. Kemudian dari pihak account payable

melakukan pengecekan apakah benar faktur yang diberikan oleh

supplier sesuai dengan PO yang dibuat sebelumnya. Apabila tidak

sesuai pihak account payable berhak untuk mengembalikan faktur

karena tidak sesuai. Apabila sesuai maka pihak account payable akan

menyiapkan pembayaran terlebih dulu yang disusul dengan

pembayaran kepada pihak supplier.

7. Berikut merupakan penjelasan secara rinci istilah-istilah berikut ini:

Inventory System merupakan sistem yang membantu proses

operasional suatu perusahaan dengan menerapkan tertib administrasi

inventori mulai dari pencatatan barang yang masuk, penyimpanan

barang, hingga barang yang keluar. Sistem inventori dibuat dengan

menerapkan sistem multi user dimana sistem ini memungkinkan

pengaksesan sistem informasi oleh beberapa user yang berbeda dalam

suatu waktu. Sistem inventori dirancang dengan sistem keamanan

yang handal dimana setiap level user diset dalam ruang lingkup

pekerjaan yang berbeda yang dibagi berdasarkan urutan otorisasi.

Sistem ini tersedia untuk perusahaan yang memiliki gudang lebih dari

satu. Menu yang tersedia untuk sistem inventori biasanya ada menu

stok, barang masuk, konsinyasi retur barang masuk, transfer barang

antar lokasi, hutang dan piutang, serta laporan-laporan.

Stock Opname merupakan istilah lain dari penghitungan fisik

persediaan. Stock opname diadakan untuk mengetahui kebenaran

catatan dalam pembukuan, yang mana hal tersebut merupakan salah

satu fungsi sistem pengendalian intern. Dengan diadakannya stock

opname maka akan diketahui apakah catatan dalam pembukuan stock

persediaan benar atau tidak. Jika ternyata ada selisih antara stock

opname dengan catatan pada pembukuan, kemungkinan ada transaksi

yang belum tercatat, atau mungkin saja ada kecurangan yang

berkaiatan dengan stok persediaan barang yang ada dalam suatu

organisasi.

Stock opname biasanya dilakukan setiap akhir tahun, tetapi ada

juga perusahaan yang memiliki sistem pengendalian intern yang lebih

baik melakukan stock opname setiap 3 bulan atau 4 bulan sekali,

karena stock opname bukan hanya untuk persediaan perusahaan. Stock

opname juga dapat digunakan untuk kas, aktiva, piutang, serta hutang.

Tetapi kebanyakan perusahaan hanya melakukan stock opname untuk

persediaan barang dan kas.

Apabila setelah dilakukan stock opname terdapat selisih, maka

perlakuan selisih ini biasanya sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Apabila selisih kurang, kekurangan tersebut dibebankan perusahaan

maka bagian pembukuan membuat jurnal penyesuaian. Tetapi apabila

kebijakan perusahaan mengharuskan petugas persediaan yang harus

mengganti kekurangan persediaan maka tidak perlu dibuatkan jurnal

penyesuaian.

Apabila setelah dilakukan stock opname terdapat selisih lebih

pada persediaan barang atau kas, maka yang harus dilakukan adalah

mengecek kembali catatan karena mungkin saja ada kemungkinan

suatu transaksi belum dicatat sehingga menimbulkan selisih lebih.

Kartu Gudang (Bin Card ) merupakan suatu cara untuk

mencatat kuantitas persediaan dan mutasi tiap jenis barang yang

disimpan didalam gudang. Kartu gudang biasanya tidak berisi harga

pokok dari setiap jenis barang yang ada. Kartu gudang hanya berisikan

informasi kuantitas tiap jenis barang yang disimpan didalam gudang.

Kartu gudang ini biasanya disimpan didalam arsip kantor gudang

untuk mencatat mutasi kuantitas fisik barang yang ada pada suatu

gudang. Selain menggunakan kartu gudang bagian gudang juga

menyelenggarakan kartu barang yang ditempelkan pada tempat

penyimpanan barang.

Kartu gudang berfungsi sebagai identitas barang yang

disimpan, untuk mempercepat dan memudahkan pencarian barang

yang ada digudang, sekaligus untuk mencatat mutasi kuantitas barang.

Dibagian kartu persediaan diselenggarakan kartu persediaan yang

berfungsi untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang

disimpan didalam gudang. Kartu persediaan ini berguna sebagai alat

control catatan kuantitas barang yang diselenggarakan oleh bagian

gudang. Selain itu kartu gudang persediaan merupakan rincian

rekening kontrol persediaan yang bersangkutan dalam buku besar.

Form-form yang ada pada Inventory System and Purchasing

diantaranya ada form login administrator, dimana form ini merupakan

form awal saat seseorang akan menggunakan sistem inventori suatu

perusahaan. Pada form ini terdapat 2 kolom yang perlu disiikan oleh

user yang pertama ada kolom username yang merupakan kolom yang

harus diisika dengan username pengguna yang akan menggunakan

sistem, yang keduan merupakan password dari username yang akan

menggunakan sistem.

Gambar 11. Form Login Administrator

Kemudian ada form daftar barang, dimana pada form ini

terdapat menu pilihan daftar barang, user dapat menambah, mengedit,

dan menghapus data barang. Pada menu ini user juga dapat melakukan

pencatatan data stok awal, pencatatan data transaksi penambahan dan

pengurangan data jumlah barang.

Gambar 11. Form daftar barang

Lalu ada form customer request order yang digunakan untuk

melakukan proses pemesanan atau permintaan barang oleh konsumen

atau oleh departemen lain yang terdapat dalam sistem. Dimana pada

form ini terdapat beberapa field yang wajib diisikan diantaranya ada

kolom customer yang biasanya menggunakan combobox digunakan

untuk mengetahui siapa atau dari departemen mana yang mengirimkan

permintaan atau pemesanan barang. Lalu ada kolom request date dan

delivery date yang digunakan untuk menempatkan pada tanggal berapa

form permintaan barang dilakukan oleh sebuah departemen dan juga

berfungsi untuk memberi tahu kepada bagian inventory pada tanggal

berapa barang yang diminta oleh departemen lain tersebut akan

digunakan.

Sedangkan form yang ada pada purchasing diantaranya ada

form purchase order, dimana form ini digunakan untuk pemesanan

barang, dimana terdapat kolom nama barang, jumlah barang yang akan

dipesan, harga barang persatuan, serta harga barang keseluruhan.

Lalu ada form purchase order report dimaan form ini berfungsi

sebagai form report yang memperlihatkan barang yang telah dipesan,

banyaknya barang, harga satuan serta harga keseluruhannya, form ini

juga menjadi bukti bahwa user telah memesan barang melalui bagian

purchasing suatu sistem.

Form-form yang ada pada Proses Pembayaran diantaranya ada

form pembayaran, dimana form ini merupakan form yang digunakan

untuk melakukan pembayaran kepada pihak yang memerlukan

pembayaran. Ada beberapa kolom yang perlu diisikan oleh pihak yang

akan melakukan pembayaran diantaranya ada kolom tanggal dimana

tanggal disini berfungsi untuk menyatakan kapan dilakukan

pembayaran, lalu ada kolom no bukti yang merupakan tanda bukti

bahwa pembayaran telah dilakukan, kemudian ada nama yang

merupakan nama orang yang melakukan pembayaran serta ada telepon

atau email untuk menghubungi pihak yang melakukan pembayaran

apabila sewaktu-waktu terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, selain ada

kolom yang perlu diisikan adapula kolom yang otomatis terisi seperti

kolom total tagihan yang merupakan jumlah total uang yang harus

dibayarkan, apabila sistemnya baik terdapat juga kolom jumlah

pembayaran yang akan diilakukan serta sisa pembayaran yang perlu

dilakukan agar tidak perlu melakukan pembayran lagi. Kemudian ada

tombol submit untuk melakukan pembayaran atau tombol cancel untuk

membatalkan proses pembayaran.

Selain ada form pembayaran adapula form bukti pembayaran,

form ini merupakan form yang muncul setelah user melakukan proses

pembayaran melalui form pembayaran. Fungsi dari form bukti

pembayaran ini adalah sebagai barang bukti bahwa user telah

melakukan pembayaran, pada form bukti pembayaran terdapat nama

pembayar, telepon atau email pembayar, nomer bukti pembayaran,

nilai nominal total yang harus dibayar, nominal yang dibayarkan, serta

sisa yang harus dibayarkan.

Cost Control atau pengendalian biaya merupakan suatu cara

pengelolaan atau cara untuk mengurangi biaya yang dikeluarkan.

Pengendalian biaya ini dimulai dengan cara mengidentifikasikan

apakah biaya yang dikeluarkan untuk suatu keperluan wajar dan

terjangkau atau tidak. Kemudian setelah mengidentifikasi biaya

tersebut maka dilakukan cara untuk meminimalisirkan biaya yang

dikeluarkan, caranya dapat dengan membuat rencana yang

memerlukan biaya yang lebih sedikit, mengubah penyedia layanan

ataupun cara lainnya. Proses pengendalian biaya berusaha untuk

mengelola biaya yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan dari biaya

telepon, biaya internet, biaya untuk membayar gaji karyawan, serta

biaya lainnya yang memang dibutuhkan oleh perusahaan.

Sales Control atau control penjualan merupakan kebijakan

manajemen suatu perusahaan yang memiliki tujuan untuk memastikan

bahwa semua penjualan telah dicatat, dilakukan dengan harga yang

tepat, dan telah memenuhi keinginan dari pelanggan.

Hal yang perlu dilakukan dalam control penjulan adalah

membuat dokumen penjualan agar dapat melakukan pengawasan atau

control transaksi penjualan. Hal ini perlu dilakukan untuk memastikan

bahwa transaksi penjualan tersebut adalah sah dan benar. Beberapa

dokumen yang digunakan adalah invoice, kuitansi, dan faktur pajak.

Selain membuat dokumen penjualan perlu juga dibuatkan

plafon atau kredit limit serta jangka waktu pelunasan. Hal ini berguna

untuk melakukan control agar kredit yang diberikan tidak melebihi

dari plafon yang diberikan. Demikian juga mengenai jangka waktu

penjualan perlu dicantumkan dalam invoice agar invoice dapat ditagih

pada saat jatuh tempo.

Yang ketiga ada laporan penjualan dan margin. Berdasarkan

invoice, dapat dibuatkan berbagai laporan penjualan, seperti laporan

penjualan menurut nomor invoice langganan, produk, dan lainnya.

Laporan ini dapat digunakan untuk analisa dan mengetahui hasil

penjualan yang telah dicapai dalam periode waktu tertentu.

Account Payabale atau dalam Bahasa Indonesianya disebut

dengan hutang merupakan kewajiaban yang timbul karena transaksi

yang belum selesai dimasa lampau dan harus dibayar dengan uang,

barang ataupun jasa pada waktu yang akan datang.

Ada dua jenis hutang, yaitu hutang jangka pendek yang

merupakan hutang yang diharapkan harus dibayar dalam jangka waktu

satu tahun atau satu siklus operasi perusahaan. Hutang jangka pendek

terdiri dari hutang dagang, hutang hutang wesel, pendapatan diterima

dimuka, hutang gaji, hutang pajak, dan hutang bunga.

Perusahaan wajib memberikan perhatian khusus pada utang

jangka pendek ini karena apabila utang jangka pendek lebih besar dari

aktiva maka perusahaan berada didalam keadaan yang tidak baik. Ini

berarti perusahaan tidak dapat membayar seluruh hutang jangka

pendeknya.

Yang kedua ada hutang jangka panjang. Hutang jangka

panjang merupakan hutang yang pembayarannya bisa lebih dari satu

tahun. Hutang obligasi, hutang wesel jangka panjang, hutang hipotik,

hutang muka dari perusahaan afiliasi, serta hutang kredit bank jangka

panjang merupakan contoh hutang jangka panjang. Hutang jangka

panjang biasanya terjadi akibat adanya kebutuhan untuk membeli

aktiva, menambah modal perusahaan, investasi, atau juga untuk

melunasi hutang.

Account Receivable atau piutang merupakan aktiva lancer. Itu

berarti piutang dapat dicairkan dalam jangka waktu yang singkat,

maksimal dalam satu tahun buku. Ditinjau dari sumber terjadinya,

piutang digolong menjadi dua kategori yaitu piutang usaha yang

timbul dari hasil utama perusahaan yang berupa penjualan produk atau

penjualan jasa dan layanan yang diberikan perusahaan. Piutang ini

seluruhnya dapat dimasukkan sebagai aktiva lancer dengan syarat

jangka waktu penagihannya kurang dari satu tahun. Selain piutang

usaha adapula piutang yang lain, piutang yang lain timbul karena

adanya transaksi selain dari kegiatan usaha utama perusahaan,

misalnya penjualan aktiva perusahaan, pemberian pinjaman kepada

karyawan.

Piutang dalam laporan keuangan ditulis sebesar jumlah kotor

tagihannya dan disertai dengan jumlah taksiran piutang yang tidak

dapat ditagih. Kadang piutang tidak dapat ditagih keseluruhan, hal ini

menimbulkan kerugian. Jika jumlah piutang yang tidak dapat ditagih

relative kecil, perusahaan tidak perlu membentuk cadangan. Tetapi

pabila jumlah piutang yang tidak dapat ditagih jumlahnya cukup besar

maka sebaiknya perusahaan membentuk cadangan.

Ada 2 metode penghapusan piutang, metode pertama yaitu

metode penghapusan langsung dimana ketika dalam satu tahun buku

ada piutang tidak tertagih maka pada akhir tahun dilakukan

penghapusan dengan jurnal. Yang kedua ada metode penyisihan atau

cadangan. Dengan metode ini piutang yang diperkirakan tidak dapat

ditagih dicatat dengan jurnal. Misalnya piutang usaha Rp.10.000.000

diperkirakan 10% tidak dapat ditagih, maka jurnal untuk penyisihan

piutang tidak tertagih adalah 10.000.000 x 10% = Rp.1.000.000

General Cashier merupakan penyedia dana dan pengolahan

informasi keuangan pada suatu perusahaan. General cashier

merupakan bagian yang mengelola dan mengamankan dana baik

dalam bentuk mata uran gloka dan mata uang asing yang dihasilkan

dari hasil operasional . general cashier juga bertugas menerima seluruh

hasil penjualan maupun pendapatan dari dalam perusahaan maupun

dari luar perusahaan dan menyimpan hasil tersebut sesuai dengan

ketentuan perusahaan serta mengeluarkan dana untuk digunakan

dengan semestinya dengan melampirkan bukti resmi yang akurat.

General Ledger atau buku besar merupakan kode dari suatu

kumpulan rekening atau akun yang telah dikelompokkan berdasarkan

manfaat, sifat, dan tujuan. Fungsinya yaitu untuk mencatat segala

transaksi keuangan untuk disusun menjadi sebuah laporan keuangan

yang menjadi pertanggungjawaban pengelola pada pihak manajemen.

Ada tiga hal yang wajib dipenuhi dalam general ladger yaitu

yang pertama general ledger harus selalu balance. Yang kedua tidak

akan pernah ada transaksi yang berdiri sendiri. Yang ketiga terdiri dari

3 kelompok secara sistematis yaitu harta = hutang+modal.

Selain itu pekerjaan yang dilakukan oleh general ledger adalah

mencatat semua transaksi akuntansi dengan tepat dan benar,

mempertahankan keseimbangan saldo debit dan kredit suatu rekening,

mengakomodasikan jurnal penyesuaian, membentuk suatu laporan

keuangan yang dapat dipercaya dan tepat waktu.

Dalam pencatatan transaksi memiliki 2 metode yang dikenal,

yang pertama yaitu cash basis yaitu metode dimana pencatatan dan

pembukuan transaksi baru dilakukan apabila terjadi suatu aliran, yang

kedua accrual basis yaitu pencatatan dan pembukuan transaksi yang

dilakukan dengan tanpa memandang arus dana baik dana masuk

maupun dana keluar.

Budgeting merupakan rencana operasi keuangan, yang

mencangkup estimasi pengeluaran yang diusulkan, dan sumber

pendapatan yang diharapkan untuk membiayainya dalam periode

waktu tertentu. Perencanaan dalam menyiapkan anggaran sangatlah

penting. Bagaimanapun juga jelas mengungkapkan apa yang akan

dilakukan dimasa mendatang. Pemikiran strategis disetiap organisasi

adalah proses dimana manajemen berfikir tentang pengintegrasian

aktivitas organisasional ke arah tujuan yang beroerientasi kesasaran

masa mendatang. Semakin bergejolak lingkungan pasar, teknologi atau

ekonomi eksternal, manajemen akan didorong untuk menyusun

stategi. Pemikiran strategis manajemen, direalisasi dalam berbagai

perencanaan, dan proses integrasi keseluruhan ini didukung prosedur

penganggaran organisasi.

Anggaran memiliki 3 kegunaan pokok diantaranya Sebagai

pedoman kerja. Anggaran berfungsi sebagai pedoman kerja dan

memberikan arah serta target-target yang harus dicapai oleh kegiatan-

kegiatan perusahaan pada waktu yang akan datang. Sebagai alat

koordinasi kerja. Dengan adanya anggaran semua bagian-bagian yang

terdapat di dalam perusahan dapat saling menunjang dan bekerja sama

dengan baik, untuk menuju pada sasaran atau tujuan yang telah

ditetapkan oleh perusahaan. Sebagai alat pengawasan atau

pengendalian. Anggaran berfungsi sebagai tolok ukur (alat

pembanding) untuk menilai dan mengevaluasi realisasi kegiatan

perusahaan pada masa yang akan datang.

Ada beberapa faktor yang mempengaruhi penyusunan budget

yaitu pertama faktor intern adalah faktor-faktor yang ada dalam

perusahaan itu sendiri. Faktor-faktor tersebut antara lain berupa

penjualan tahun lalu, kebijaksanaan perusahaan, modal kerja yang

dimiliki, tenaga kerja yang dimiliki, kapasitas perusahaan yang

dimiliki, dll. Yang kedua ada faktor ekstern yang merupakan faktor-

faktor yang ada diluar perusahaan tapi mempengaruhi kehidupan

perusahaan. Factor-faktor tersebut antara lain berupa keadaan

persaingan, tingkat pertumbuhan penduduk, penghasilan masyarakat,

pendidikan masyarakat, penyebaran penduduk, agama, adat-istiadat

dan kebiasaan masyarakat, dll.

Aging (Hutang dan Piutang) merupakan sebuah laporan

periodik yang mengkategorikan utang atau piutang perusahaan sesuai

dengan panjang waktu faktur telah beredar. Rekening umur utang

maupun piutang merupakan alat manajemen kritis serta alat analitik

yang membantu menentukan kesehatan keuangan nasabah perusahaan.

Apabila penuaan piutang menunjukkan bahwa piutang

perusahaan sedang dikumpulkan jauh lebih lambat dari biasanya, hal

ini merupakan tanda pengingat bahwa bisnis berjalan lebih lambat dari

biasanya atau perusahaan mengambil resiko kredit yang besar dalam

praktik penjualan. Sebagai alat manajemen rekening penuaan piutang

dapat menunjukkan bahwa pelanggan tertentu memiliki kondisi kredit

yang tidak baik, sehingga perusahaan dapat mengambil tindakan yang

lebih lanjut terhadap pelanggan yang seperti ini.

Untuk aging payable merupakan proses yang menetukan siapa-

siapa saja yang telah membayar hutangnya dan berapa banyak lagi

hutang yang perlu dibayarkan agar tidak memiliki hutang. Analisis ini

menentukan siapa yang harus membayar hutangnya segera dan siapa

yang memiliki banyak waktu untuk melunasi hutangnya.

Fixed Aset atau aktiva tetap merupakan aktiva berwujud yang

diperoleh dalam keadaan siap pakai atau dengan dibangun lebih

dahulu, dimana aktiva tetap ini digunakan dalam operasi perusahaan,

dan tidak diperjualbelikan. Ada beberapa cirri suatu aktiva dapat

dikatakan sebagai aktiva tetap diantaranya aktiva tersebut bersifat

relative permanen, digunakan didalam operasi perusahaan, serta tidak

dimaksudkan untuk dijual.

Aktiva tetap dapat digolongkan menjadi 2 golongan yaitu yang

pertama ada aktiva buatan manusia, dimana aktiva ini meliputi gedung

perusahaan, mesin, peralatan, dan kantor, aktiva ini juga termasuk

aktiva yang umurnya terbatas. Dan yang kedua ada aktiva yang tidak

dibuat oleh manusia atau terjadi secara alami misalnya tanah, dan

sumber daya alam aktiva ini juga termasuk aktiva yang umurnya tidak

terbatas.

Ada pula masalah-masalah akuntansi yang berkaitan dengan

aktiva tetap diantaranya yang pertama ada historical cost yaitu

penentuan harga perolehan aktiva tetap, dimana harga yang didapat

haruslah lebih sedikit dari penghasilan yang dapat dihasilkan oleh

aktiva itu. Umumnya harga perolehan aktiva tetap terjadi pada saat

aktiva tersebut dibeli, tetapi tidak jarang juga terjadi pengeluaran

setelah aktiva tersebut dimiliki yang harus ditambahkan pada harga

perolehan semula. Harga perolehan tersebut dicatat pada saat terjadi

dengan cara mendebet rekening aktiva tetap.

Yang kedua adanya depresiasi aktiva tetap, dimana aktiva tidak

selamanya akan bertahan bagus, misalnya saja gedung, setiap aktiva

pastinya memiliki umurnya masing-masing serta memiliki waktu yang

paling produktif, sehingga nilai aktiva juga akan semakin menurun

dari waktu kewaktu. Proses penurunan nilai terjadi karena dua sebab

utama yaitu yang pertama karena pemakaian aktiva atau karena

pengaruh alam, yang kedua karena muncul aktiva baru yang sejenis

dan lebih canggih dibandingkan aktiva yang lama.

Trial Balace atau dalam Bahasa Indonesianya berarti neraca

saldo merupakan sebuah daftar yang berisi saldo-saldo sementara

setiap akun buku besar pada periode akuntansi tertentu. Neraca saldo

ini biasanya dibuat pada akhir periode akuntansi yang bertujuan untuk

memeriksa kesamaan antara jumlah saldo yang tercantum didalam

debit dan jumlah saldo yang terdapat dalam sisi kredit.

Biasanya neraca saldo berbentuk seperti daftar yang

didalamnya terdapat nama perusahaan, periode akuntansi dan format

yang berbentuk lajur atau kolom dimana kolom tersebut terdiri dari

nomor akun, akun, sisi debit dan sisi kredit. Neraca ini sendiri

merupakan langkah awal untuk menyusun laporan laba rugi, buku

besar, laporan perubahan modal hingga ke laporan keuangan.

Neraca saldo ini disusun dengan tujuan untuk memastikan

bahwa buku besar secara sistematis memiliki jumlah saldo yang sama

atau akurat. Dengan kata lain, jumlah saldo yang berada pada sisi debit

harus sama dengan yang ada dalam sisi kredit.

Ada beberapa tahapan didalam pembuatan neraca saldo

diantaranya pertama kita jumlahkan terlebih dahulu kolom kredit dan

debit pada rekening yang ada dalam buku besar. Kedua masukkan

hasil penjumlahan tersebut ke dalam neraca saldo sesuai dengan akun-

akunnya dan pada posisi saldo normal baik debet maupun kredit. Lalu

hitung semua saldo rekening yang ada dalam buku besar. Lihat apakah

ada selisih antara kolom saldo dengan kolom kredit. Yang terakhir

dusun kembali neraca saldo sesuai dengan nama-nama akun yang ada

beserta saldonya.

Balance sheet dapat kita jabarkan sebagai laporan keuangan

yang menunjukkan apa bisnis bernilai pada satu waktu. Sebuah neraca

pada perusahaan memiliki tiga bagian penting diantaranya, aset,

kewajiban dan ekuitas kepemilikan atau modal. Tujuan dari dibuatnya

neraca ini adalah untuk memberikan pengguna gambaran tentang

posisi keuangan perusahaan bersama dengan menampilkan apa

perusahaan memiliki debit dan kredit. Neraca adalah sebuah kutipan

pada satu titik dalam waktu rekening perusahaan – neraca, bersama

dengan laporan laba rugi dan arus kas, neraca merupakan alat penting

bagi investor untuk mendapatkan informasi tentang perusahaan dan

operasinya. Dengan demikian hal tersebut akan menjadi satu point

penting yang akan sangat diperhatikan oleh para investor.

Selain itu neraca memiliki ciri dapat dilihat dari segi  laporan

yang salah satunya adalah laporan keuangan dari suatu perusahaan

yang diartikan sebagai laporan laba rugi menunjukkan bagaimana aset

perusahaan yang digunakan untuk menghasilkan pendapatan dan laba.

Laporan arus kas menunjukkan bagaimana saldo kas berubah dari

waktu ke waktu dan menyumbang perubahan dalam berbagai aset dan

kewajiban. Pernyataan ekuitas menunjukkan bagaimana bagian ekuitas

neraca berubah sejak terakhir. Banyak analis datang ke neraca pertama

untuk mengukur kestabilan perusahaan. Hal ini sering terdaftar

pertama di triwulanan atau laporan tahunan. Suatu Neraca dapat ditata

secara side-to-side, dengan aset di sebelah kiri dan kewajiban dan

ekuitas di sebelah kanan, atau dengan cara vertikal, dengan aset

terdaftar pertama, maka ekuitas dan kewajiban.

Pengertian Neraca yang selanjutnya adalah dilihat dari segi

biaya atau kewajiban yang harus dikeluarkan baik itu berupa modal

maupun hutang dan profit yang didapat sebagai feedback. Dalam hal

ini neraca yaitu suatu catatan yang merupakan system dalam aspek

akuntansi yang mengukur dan membahas serta menunjukan kinerja

suatu Negara dalam menjalankan kegiatan ekonomi. Pencatatan dan

pendataan transaksi yang dilakukan oleh sebuah badan dari suatu

Negara dapat dilakukan dengan melalui pembukuan berpasangan.

Pembukuan berpasangan pendataan dan pencatatan suatu aktifitas

transaksi yang memiliki data kredit di satu sesi dan data debit di sesi

lainya. Dengan demikian Neraca pembayaran yang berisi tentang

catatan transaksi melalui aktifitas ekonomi akan tercetak dan siap

untuk menjadi sebuah laporan yang akan digunak sebagai sebuah

resensi untuk memajukan perekonomian.

Income Statement atau laporan laba atau rugi merupakan suatu

laporan yang dibuat secara sistematis yang berisikan gambaran

ringkasan tentang penghasilan dan beban dalam periode tertentu dari

suatu perusahaan. Dalam laporan laba rugi dapat diketahui

penghasilan, beban dan laba perusahaan dalam waktu tertentu serta

perkembangannya.

Yang dimaksudkan dengan laba atau penghasilan merupakan

pendapatan, maupun keuntungan. Pendapatan timbul dalam

pelaksanaan aktivitas perusahaan yang biasa dan dikenal dengan

sebutan yang berbeda seperti penjualan penghasilan jasa, bunga,

deviden, royalty dan sewa. Adapun keuntungan meliputi pos yang

timbul dalam pengalihan aktiva tidak lancer.

Sedangkan yang dimaksudkan dengan beban merupakan suatu

kondisi dimana terdapat kerugian maupun biaya yang timbul dalam

pelaksanaan aktivitas perusahaan yang biasa. Beban yang timbul

dalam pelaksanaan aktivitas perusahaan meliputi beban pokok

penjualan serta gaji atau penyusutan. Beban biasanya berbentuk arus

keluar atau berkurangnya aktiva misalnya kas, persediaan dan aktiva

tetap.

Didalam membuat laporan laba atau rugi ada beberapa hal

yang perlu diperhatikan diantaranya yang pertama adalah judul

laporan. Yang kedua laporan dimulai dari ikhtisar pendapatan usaha

yang diikuti dengan beban usaha dan diakhiri dengan penghasilan serta

beban lain-lain. Yang ketiga penyusunan beban sebaiknya dimulai dari

terbesar jumlahnya hingga yang terkecil, kecuali macam-macam biaya

atau beban rupa-rupa. Beban rupa-rupa diletakkan pada urutan paling

bawah dalam kelompok beban walaupun dalam jumlah yang besar.

Yang keempat apabila penghasilan lebih besar dari beban, artinya

dalam periode tersebut perusahaan berlaba atau penghasilan lebih kecil

dari beban, sehingga terjadi kerugian yang dialami perusahaan.

Journal Voucher atau formulir bukti jurnal merupakan formulir

yang berfungsi untuk mencatat transaksi-transaksi yang biasanya

dicatat didalam jurnal umum dimana transaksi ini tidak dapat dicatat

dengan menggunakan form-form dalam modul lain yang telah tersedia.

Transaksi-transaksi yang sebaiknya dicatat pada form formulir bukti

jurnal diantaranya. Pertama transaksi setoran dana tunai ke cash atau

bank. Kedua transaksi dana dari cash bank ke cash lainnya. Yang

ketiga transaksi pengambilan dana tunai dari cash atau bank. Yang

keempat penyesuaian atas pembebanan sewa dibayar dimuka, asuransi

dibayar dimuka dan pembebanan transaksi pembayaran pembayaran

dimuka lainnya. Yang kelima perhitungan pencatatan biaya yang

masih harus dibayar. Penyesuaian atas perlengkapan yang telah habis

dipakai. Yang keenam pembelian dan penjualan valuta asing.

Chart of Account (COA) atau yang di dalam bahasa Indonesia

disebut Bagan Akun, adalah satu daftar rangkaian akun-akun yang

sudah dibuat atau disusun secara sistematis dan teratur dengan

menggunakan simbol-simbol huruf, angka, atau panduan antara

keduanya yang bermanfaat untuk membantu pemrosesan data, baik

secara manual maupun terkomputerisasi, agar lebih mudah diproses,

dikontrol, dan dilaporkan. Sebagian besar orang atau pengguna bagan

akun tetap menyebutnya dengan istilah Chart Of Account.

Definisi chart of account (bagan akun) dapat disebut sebagai

daftar yang terjadi dari serangkaian kode-kode yang telah diatur dan

disusun dalam struktur akun tertentu, secara sistematis. Termasuk

di dalamnya adalah unsur-unsur seperti kode akun (account code) dan

nama akun (accounts name). Kode akun dan nama akun inilah yang

digunakan perusahaan atau organisasi untuk mengelompokkan,

mencatat, melaporkan, dan mengontrol transaksi-transaksinya dengan

cara sistematis.

Kode akun adalah rangkaian yang dapat berupa susunan angka

(numerik) atau huruf (alphabet) atau paduan antara angka dan huruf

(alfanumerik) yang sangat sistematis, mudah dipahami, fleksibel, dan

juga memiliki sifat khas (khusus) untuk setiap akun yang diwakilinya.

Di dalam sebuah sistem atau struktur akun, tidak boleh ada kode yang

sama yang digunakan untuk mewakili akun yang berbeda.

Nama akun adalah istilah atau sebutan yang digunakan untuk

mengidentifikasikan suatu akun yang digunakan di dalam transaksi-

transaksi akuntansi. Nama-nama akun ini secara baku telah di

kelompokkan dan diatur secara jelas. Meskipun demikian, penamaan

dimasing-masing perusahaan bisa saja berbeda.

Ada pula manfaat pembuatan kode akun diantaranya pertama

meningkatkan efisiensi pencatatan atau membuat catatan operasional,

akuntansi dan keuangan menjadi lebih ringkas dan sistematis. Efisiensi

pencatatan juga terlihat pada sistematika catatan yang menjadi jauh

lebih rapi dan teratur dengan menggunakan kode akun dibandingkan

dengan tanpa kode akun.

Kedua meningkatkan control pencatatan, kode akun menjadi

identitas transaksi atau kejadian yang mudah dilihat dan diingat oleh

para pengguna. Dengan demikian, catatan-catatan menjadi lebih

mudah dikontrol, dibandingkan, dan dianalisis, baik untuk tujuan

menilai absah atau tidaknya suatu catatan, maupun untuk menilai

informasi dalam rangka pengambilan keputusan pengguna informasi

yang bersangkutan.

Ketiga mempermudah perbaikan atau penyesuaian, maksudnya

yaitu tindakan-tindakan melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap

catatan-catatan yang mengalami perubahan karena kejadian atau

transaksi tambahan ataupun karena kesalahan yang dilakukan oleh para

pengguna.

Keempat mempermudah pemrosesan atas hasil-hasil catatan,

dengan kode akun yang efektif, maka seluruh pemrosesan data atau

hasil-hasil catatan akan dapat dilakukan dengan mudah dan jauh lebih

terkontrol.

Kelima mempermudah penyusunan laporan, kode akun yang

baik menjadi modal bagi pembuatan laporan-laporan yang baik, dan ini

artinya memberikan dasar bagi pengambilan keputusan. Serta

mempermudah pembaca laporan dari berbagai pihak untuk

pengambilan keputusan.

Kelompok-kelompok utama COA pada umumnya dibagi

menjadi 5 kelompok diantaranya ada harta, kewajiban atau utang,

capital atau modal, pendapatan, serta biaya

Harta merupakan hal milik perusahaan, baik yang dibiayai

dengan utang maupun dengan modal sendiri. Harta terdiri atas

subkelompok yaitu harta lancer yaitu harta yang mudah dicairkan

menjadi uang atau dalam istilah lain harta yang likuid dalam jangka

waktu yang cepat. Termasuk dalam kelompok harta lancer yaitu kas,

piutang, bank, serta yang lainnya. Harta tetap yaitu harta yang dimiliki

perusahaan tetapi tidak bisa dicairkan dalam waktu dekat atau dalam

waktu cepat. Kelompok harta tetap diantaranya adalah kendaraan,

bangunan, peralatan kantor. Harta lain-lain, yaitu harta yang tidak bisa

dikategorikan kedalam kedua jenis harta  diatas, tetapi masih menjadi

milik perusahaan. Contohnya: Goodwill, Patent, merek.

Liabilities atau  kewajiban atau utang adalah segala kewajiban

perusahaan kepada pihak lain yang harus dibayar oleh perushaan.

Berikut ini meupakan bagian-bagian dari utang, yang pertama utang

jangka pendek, yaitu utang atau kewajiban yang jatuuh tempo dan

harus dibayar dalam satu periode akuntansi yang sedang berjalan.

Yang kedua utang jangka panjang, yaitu utang atau kewajiban yang

jatuh tempo dan harus dibayar oleh perusahaan di luar periode

akuntansi yang sedang berjalan.

Capital atau modal, merupakan cerminan harta yang bersumber

dari modal dan utang, jadi secara konsep, modal itu tidak ada bedanya

dengan utang, tetapi di sini utang adalah kewajiban kepada orang lain.

Modal adalah sejumlah asset yang ditanamkan oleh pemilik modal dan

tercemin dalam harta dan asset perusahaan.  Secara umum, yang

termasuk modal adalah modal perusahaan dan laba ditahan.

Pendapatan, merupakan penghasilan yang diperoleh

perusahaan dari transaksi bisnisnya, baik yang berasal dari operasional

perusahaan maupun non operational. Pendapatan terdiri atas;

pendapatan operasional, yaitu pendapatan yang berasal dari

operasional pokok perusahaan atau core bisnisnya. Pendapatan lain-

lain, yaitu pendapatan yang berasal dari non operasional perusahaan,

misalnya pendapatan bunga.

Biaya, merupakan semua elemen pengeluaran operasional

perusahaan baik berbentuk tunai maupun non tunai. Contohnya: biaya

listrik, biaya air dan lain-lain.

Debet Credit pertama saya akan membahas apa yang

dinamakan dengan debet. Debet itu sendiri merupakan uang yang

harus ditagih dari orang lain. Dalam konteks akuntansi debit

merupakan catatan pada pos pembukuan yang menambah nilai aktiva

atau mengurangi jumlah kewajiban, dengan kata lain jumlah yang

mengurangi deposito pemegang rekening pada banknya.

Sedangkan credit merupakan kemampuan untuk melaksanakan

suatu pembelian atau mengadakan suatu oinjaman dengan suatu janji,

dimana janji tersebut berupa pembayaran akan dilaksanakan pada

jangka waktu yang telah disepakati.

Posting dalam dunia Akuntansi adalah suatu proses

mengelompokkan nama-nama akun yang sesuai dengan Nama-nama

akun yang sesuai dalam ilmu akuntansi.

Dalam akuntansi, Jurnal adalah suatu buku dimana transaksi-

transaksi bisnis dicatat secara kronologis pada prosedur pembukuan

sebelum dimasukkan ke dalam buku besar. Secara umum, jurnal

akuntansi dapat dibagi dua, yaitu jurnal umum dan jurnal khusus

Jurnal Umum ( General Journal ) untuk mencatat semua

transaksi yang terjadi dalam suatu persahaan, biasanya digunkan oleh

perusahaan kecil

Jurnal khusus (Special Journal ) Dipergunakan untuk mencatat

transaksi-transaksi secara spesifik dan sering terjadi berdasarkan jenis,

sesuai kebutuhan perusahaan. Misalkan untuk mencatat penjualan

barang secara kredit maka digunkan jurnal penjualan. Jenis jurnal

khusus yang sering dipergunakan adalah yang pertama jurnal

penjualan ( semua penjualan secara kredit). Yang kedua jurnal

penerimaan kas (semua penerimaan kas secara tunai). Yang ketiga

jurnal pengeluaran kas ( Semua pengeluaran kas secara tunai). Yang

keempat jurnal pembelian (semua pembelian secara kredit). Yang

kelima jurnal umum, Dipergunakan untuk mencatat transaksi-transaksi

yang tidak masuk dalam jurnal khusus.

Closing jurnal penutup merupakan jurnal yang dibuat pada akhir

periode akuntansi untuk menutup rekening-rekening nominal

sementara. Terdapat emapt jurnal penutup yang harus dibuat yaitu

jurnal untuk menutup rekening pendapatan, menutup rekening beban,

menutup rekening ikhtisar rugi atau laba, serta menutup rekening

prive.

Year to Date (YTD) merupakan periode yang dimulai dari awal tahun

berjalan, dan berlanjut hingga hari ini. Tahun biasanya dimulai pada

tanggal 1 januari tahun kalender. YTD digunakan dalam banyak

konteks terutama untuk hasil rekaman dari suatu kegiatan dalam waktu

antara awal tahun hingga hari ini.

Month to Date (MTD) tidak berbeda jauh dengan year to date, month

to date juga merupakan periode yang dimali dari awal bulan berjalan

dan berlanjut hingga hari ini. Bulan biasanya dimulai pada tanggal 1

tiap bulannya. MTD digunakan dalam banyak konteks terutama untuk

hasil rekaman dari suatu kegiatan dalam waktu antara awal tahun

hingga hari ini.