1. Sebutkan, jelaskan, dan berikan contoh hal-hal yang melatarbelakangi pengembangan suatu sistem informasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan.2. Jelaskanlah tentang konsep gunung es biaya dalam proses pengembangan sistem.3. Setelah sistem baru dikembangkan, maka diharapkan akan terjadi peningkatan pada sistem baru tersebut. Peningkatan ini berhubungan dengan istilah PIECES . sebutkan, jelaskan dan berikan contoh masing-masing komponen dari PIECES yang dikaitkan dengan Tugas Pribadi Project Kelompok.4. Sebutkan dan jelaskan tahapan dari Sistem Development Life Cycle menurut Kendal & Kendal serta Henry Lucas, Jr. Sebutkan juga pihak-pihak yang beserta perannya masing-masing.5. Buatlah minimal 5 disain tampilan (form input, transaksi, atau report) dari tugas project yang menjadi tugas pribadi anda, sesuai dengan konsep-konsep perancangan User Interface (I/O) atau GUI yang benar.6. Buatlah Gambaran Umum Sistem dan Standard Operating System (SOP) dalam bentuk flowchart dan deskripsi teks dari proses-proses berikut dari suatu perusahaan: Proses Permintaan Barang ke Gudang Proses Permintaan Pembelian Barang Proses Pembelian Barang Proses Penerimaan Barang dari Supllier. Proses Pembayaran7. Jelaskanlah secara rinci istilah-istilah berikut ini: Inventory System Stock Opname Kartu Gudang (Bin Card) Form-form yang ada pada Inventory System and Purchasing Form-form yang ada pada Proses Pembayaran Cost Control Sales Control Account Payabale Account Receivable General Cashier General Ledger Budgeting Aging (Hutang dan Piutang) Fixed Aset Trial Balace Balance sheet Income Statement Journal Voucher Chart of Account (COA) Kelompok-kelompok utama COA pada umumnya Debet Credit Posting Closing Year to Date (YTD) Month to Date (MTD)

Jawaban:

1. Hal-hal yang melatarbelakangi pengembangan suatu sistem informasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan diantaranya: Karena adanya permasalahan dalam sistem yang sedang berjalan. Permasalahan yang ada didalam sistem yang lama misalnya terdapat ketidakberesan sistem yang lama yang menyebabkan sistem lama tersebut tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan, misalnya pegawai pada suatu perusahaan dapat mengganti banyaknya jumlah gaji yang ia terima tanpa diketahui oleh sistem sehingga dapat merugikan perusahaan. Pertumbuhan organisasi. Karena setiap organisasi kedepannya pastilah mengalami kemajuan baik dalam pegawainnya yang makin bertambah ataupun jasa yang diberikan akan semakin membaik, apabila organisasi tetap menggunakan sistem yang lama dapat dipastikan akan mengalami kesulitan apabila organisasi telah berkembang dengan pesat. Misalnya saja organisasi X memiliki pegawai 1000 orang dan untuk memberikan gaji memerlukan waktu 2 jam, apabila organisasi berkembang dan memiliki pegawai hingga 10.000 orang dan sistem tidak dirubah maka akan memerlukan waktu 20 jam untuk melakukan pemberian gaji. Untuk meraih peluang. Dijaman ini disaat keadaan persaingan pasar sangatlah ketat, kecepatan informasi serta efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan dan peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen. Misalnya saja sistem untuk menentukan harga dollar yang lama memerlukan waktu sekitar 2 menit untuk dapat mengantarkan informasi mengenai harga dollar yang telah berubah, waktu tersebut cukup lama apabila tidak dilakukan perbaikan pada sistem. Adanya instruksi dari atasan. Perbaikan sistem juga dapat terjadi karena adanya instruksi dari atasan atau adanya peraturan pemerintah yang baru. Penyususan sistem yang baru ini contohnya dapat berupa saat proses penghitungan suara pada pemilu 2014 apabila menggunakan sistem yang lama bisa memakan waktu berhari-hari, tetapi apabila menggunakan sistem yang diperbaharui hanya akan memakan waktu 1 hari saja. 2. Konsep gunung es biaya merupakan pengertian mengenai tahapan yang memerlukan biaya yang paling banyak didalam pengembangan sistem terletak pada tahapan perawatan sistem, seperti tampak pada gambar cost iceberg dibawah ini. Biaya perawatan terletak pada bagian terbawah dari gunung es. Karena tidak terlihat dari permukaan, maka banyak orang yang tidak menyadari bahwa biaya perawatanlah yang memerlukan biaya yang paling besar didalam pengembangan suatu sistem.Ketika sebuah sistem akan dikembangkan, secara garis besar pengguna dan pengembang hanya akan melihat kendala, keperluan sistem, serta mengkalkulasi keperluan dari tahap analisis hingga biaya implementasi. Sehingga biaya perawatan sangat jarang diperhatikan oleh pengguna dan pengembang sistem, padahal biaya perawatan sistem merupakan tahapan yang memiliki biaya terbesar didalam pengembangan sistem apabila dibandingkan dengan tahapan yang lain. Biaya perawatan sistem memiliki biaya terbesar didalam pengembangan karena biaya perawatan berkisar 20%-30% dari total biaya pengembangan sistem tiap tahunnya. Contohnya saja biaya perawatan sebesar 20% dati total pengembangan sistem yang bernilai 50.000.000, maka dibutuhkan biaya sekitar 10.000.000 tiap tahunnya hanya untuk melakukan perawata pada sistem. Sistem yang telah ada perlu dilakukan perawatan karena terdapat kesalahan pada sistem yang dulunya belum terdeteksi sehingga kesalahan-kesalahan sistem perlu diperbaiki, sistem mengalami perubahan-perubahan karena permintaan baru dari pemakai sistem, sistem mengalami perubahan karena perubahan lingkungan luar.

3. Komponen PIECES terdiri dari performance, information, economy, control, efficiency, dan services. Berikut merupakan penjelasan serta contoh dari masing-masing komponen tersebut: Performance atau kinerja merupakan peningkatan terhadap apa yang dihasilkan oleh sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari jumlah dari pekerjaan yang dapat dikerjakan dalam suatu saat tertentu serta adapula response time yang merupakan rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi ditambah dengan waktu respon untuk menanggapi pekerjaan tersebut. Pada contoh sistem yang kami buat performance pada sistem ditingkatkan dengan cara menambahkan fasilitas sistem didalam device perangkat mobile sehingga kecepatan respon didalam melakukan kegiatan dapat berlangsung lebih cepat karena setiap karyawan membawa devicenya masing-masing yang telah terinstall aplikasi yang diperlukan untuk menunjang pekerjaannya. Information yang merupakan peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. Pada sistem yang dibuat peningkatan terhadap kualitas informasi yang diberikan, informasi yang diberikan dapat diakses melalui perangkat lunak user yang akan mengakses informasi dengan cara membuka website dari sistem kami yang berisikan Economy atau ekonomis, merupakan peningkatan terhadap manfaat, keuntungan, serta penurunan biaya yang terjadi. Pada rancangan sistem yang akan dibuat terdapat penurunan biaya dimana apabila pengunjung ingin mendapatkan suatu service, dimana biasanya pengunjung melakukan telepon kepada pihak customer service, disini pengunjung dapat mengisikan form yang tersedia dan menuliskan jasa yang diinginkan, dimana nantinya setelah form disubmit maka dari pihak hotel akan langsung mempersiapkan segala sesuaut yang diinginkan oleh tamu. Control atau pengendalian merupakan peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalan-kesalan serta kecurangan yang akan terjadi. Pada sistem yang dirancang kami membuat control terhadap setiap pegawai yang ada, sehingga sedikit kemuungkinan ada pegawai yang bermalas-malasan ataupun tidak mengerjakan tugasnya. Efficiency atau efisiensi merupakan peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Apabila efisiensi berhubungan dengan bagaimana cara menggunakan sumber daya dengan cara yang paling minimum, sedangkan ekonomis berhubungan dengan banyaknya sumber daya yang digunakan. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya. Pada sistem yang kami buat efisien disini ditingkatkan dengan memperbaharui sistem sehingga lebih efisien didalam penggunaannya. Services atau pelayanan , merupakan peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. Pada sistem yang kami buat pelayanan ditingkatkan dengan cara memberi kemudahan pada pengunjung untuk mengakses fasilitas ataupun layanan yang diinginkan melalui perangkat mobilenya yang harus terhubung dengan website hotel terlebih dahulu.

4. Tahapan dari Sistem Development Life Cycle menurut Kendal & Kendal diantaranya : Bagian pertama dari system development life cycle adalah identifying. Pada bagian ini memiliki beberapa proses diantaranya adalah proses mengidentifikasi permasalahan, proses identifikasi kesempatan, serta keadaan yang sebenarnya daripada permasalahan dan kesempatan yang ada tersebut. Pada proses identifikasi ini melibatkan beberapa personil didalam perusahaan diantaranya ada analis yang bertugas untuk membuat analisis aliran kerja manajemen yang sedang berjalan, manajemen pengguna yang bertugas sebagai orang yang ikut serta mengidentifikasi permasalahan, kesempatan yang bisa didapatkan serta keadaan, serta manajemen sistem suatu perusahaan yang berfungsi mengawasi proses pengidentifikasian berlangsung. Pada bagian kedua proses memnentukan kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan, cara untuk mendapatkan informasi yang dibuuthkan dapat berupa wawancara dengan manajemen perusahaan tersebut, menggunakan kuisioner, memantau sistem yang telah ada dan siapa saja yang tergabung dalam sistem tersebut. Pada bagian 2 lanjutan ini mengidentifikasi siapa saja personil yang akan digunakan didalam mencari informasi yang dibutuhkan. Personil yang digunakan diantaranya analis yang bertugas untuk melakukan perincian mengenai hal-hal apa saja yang dibutuhkan didalam mengembangkan sistem dan membuat perencanaan yang berkaitan dengan proyek sistem, manajemen pengguna bertugas untuk membantu pengumpulan informasi, sistem manajemen yang bertugas untuk mengawasi jalannya proses pengumpulan informasi, serta para pekerja yang akan dimintai informasi tentang sistem yang akan dibuat ini. Pada tahap ke 3 ini dilakukan proses analisis sistem yang dibutuhkan seperti, membuat data flow diagram, kamus data, membuat pengambil keputusan yang semi terstruktur, mempersiapkan proposal sistem yang akan dibuat, serta merekomendasikan solusi yang paling baik kepada manjemen. Pada bagian 3 lanjutan ini mengidentifikasikan personil dari perusahaan yang terlibat didalam proses analisis sistem yang diperlukan. Personil yang terlibat dalam tahap 3 diantaranya ada analis yang bertugas membuat desain aliran kerja manajemen dan desain pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi, sistem desainer yang bertugas mengerjakan sistem control berkas, dan database , serta sistem manajemen yang bertugas mengawasi jalannya proses . Pada tahap ke-4 dilakukan pendesainan terhadap sistem yang telah direkomendasikan. Tahapan ini meliputi pendesainan user interface yang akan dibuat, user interface disini meliputi desain output sistem dan desain input sistem. Selanjutnya dilanjutkan dengan pendesainan kontrol sistem, desain file atau database yang digunakan, membuat spesifikasi program, dan yang terakhir adalah membuat pohon keputusan. Personil yang terlibat diantaranya analis memberikan dokumen yang berisikan usulan dan laporan final desain kepada pemakai informasi serta mengerjakan pohon keputusan , sistem desainer mengerjakan sistem control serta database, manajemen pengguna memberikan masukan yang dinilai perlu kepada analis, pekerja yang akan menggunakan sistem menanyakan bagaimana sistem tersebut dapat bekerja, serta manajemen sistem yang mengawasi jalannya proses ini. Pada tahap ke-5 dilakukan proses pembuatan daripada sistem yang telah dirancang sebelumnya, proses tersebut meliputi pendesainan program komputer yang menggukanan Nassi-Schneiderman charts, struktur charts, serta pseudocode. Menulis program koputer, serta jalan cerita dari desain program yang telah dibuat. Tidak lupa juga dilakukan dokumentasi terhadap hal-hal yang telah dilakukan didalam setiap prosesnya. Personil dari perusahaan yang terlibat didalam proses diantaranya ada analis yang mendesain program komputer menggunakan struktur charts dan pseudocode, sistem desainer yang mendesain sistem yang nantinya akan diberikan ke programmer, programmer yang mengerjakan program berdasarkan desain dari desainer , serta sistem manajemen yang mengawasi jalannya proses pembuatan sistem. Pada tahap ke-6 dilakukan proses uji coba sistem serta dilakukan proses perawatan terhadap sistem yang telah dibuat, prosesnya meliputi melakukan uji coba program komputer yang dibuat untuk mengetahui apakah program sudah berjalan sesuai keinginan atau belum, melakukan uji coba terhadap komputer sistem, dan melakkan perbaikan terhadap sistem yang telah dibuat. Personil dari perusahaan yang terlibat didalam proses diantaranya analis yang melakukan pengujian dari program yang dibuat, apakah sudah sesuai atau belum sesuai dengan dokumentasi yang dibuat, sistem desainer mengecek apakah sistem sudah sesuai desain yang diberikan, programmer melakukan perbaikan apabila ada kesalahan atau ada hal yang tidak sesuai dengan dokumentasi yang dibuat oleh analis, serta user manajemen yang melakukan pengujian program. Pada tahap ke-7 dilakukan pengimplementasian dan evaluasi terhadap sistem yang terlah ada, proses ini meliputi pelatihan terhadap pengguna yang akan menggunakan sistem ini, membeli dan menginstall peralatan yang dibutuhkan sistem, mengkonversi file, menginstall sistem yang telah dibuat, dan mereview serta mengevaluasi sistem tersebut. Personil dari perusahaan yang terlibat didalam proses diantaranya analis yang melakukan konversi sistem, sistem desainer, programmer melakukan instalasi serta menambah fitur pada program, manajemen pengguna melakukan pengujian pada sistem, pekerja yang akan menggunakan sistem, serta sistem manajemen ikut melakukan pengetesan program.

Tahapan dari Sistem Development Life Cycle menurut Henry Lucas, Jr. diantaranya : Inception, pada fase ini dilakukan pembuatan draft kasar tentang kemungkinan resiko yang mungkin akan terjadi pada sistem yang akan dibuat, sebagai salah satu langkah pertama dari manajemen resiko. Pada tahap inception ini personil yang terlibat diantaranya ada sistem developer yang bertugas membuat draft kasar tentang kemungkinan resiko yang terjadi pada sistem, manajemen pengguna yang berfungsi memutuskan sistem tersebut akan dikerjakan atau tidak. Feasibility study merupakan fase dimana menghasilkan projek plan untuk menjawab pertanyaan seperti apakah organisasi sanggup menjalankan sistem yang akan dibuat, apakah sistem melibatkan komunikasi yang intensif, mengkaji biaya yang diperlukan untuk membuat sistem yang baru beserta running costnya, hal seperti itulah yang akan didefinisikan oleh sistem analis dan mendapat persetujuan dari user System analys. Tahap ini melakukan proses untuk menampung data factual, lalu dilanjutkan untuk memahami proses yang terjadi didalam sistem, mengidentifikasi masalah, menyarankan pendapat yang bisa dilakukan untuk mengembangkan fungsi sistem. Pada tahap ini juga merupakan tahapan untuk mendalami proses bisnis, kumpulan data operasional, memahami arus informasi, penyempitan jalur pada sistem, mencari solusi dari kelemahan sistem untuk mencapai tujuan dari organisasi. Tujuan sebenarnya dari analisa sistem adalah untuk menemukan jawaban dari setiap proses bisnis, apa yang telah dikerjakan, bagaimana cara pengerjaannya,siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, kenapa dikerjakan, dan bagaimana cara memperbaikinya apabila rusak. Personil yang terlibat dalam sistem analis diantaranya ada analis sistem yang memiliki tugas untuk melakukan pemahaman akan proses yang terjadi, mengumpulkan data factual, mengidentifikasi masalah, serta menyarankan pendapat tentang pengembangan sistem. Manajemen pengguna yang diberikan tugas untuk mendesain output yang diharapkan Requirements analys merupakan tahap interaksi intensif antara analis sistem dengan komunitas pemakai sistem, dimana tim pengembangan sistem menunjukkan keahliannya didalam mendapatkan tanggapan serta kepercayaan pemakai, sehingga mendapatkan artisipasi yang baik. Hal ini menjadi pekerjaan yang sulit karena harus mendapatkan kesepakatan terlebih dahulu dari pemakai tentang kebutuhan mereka dari sebuah sistem informasi yang disebabkan adanya kemungkinan pengguna mengalami kegagalan dalam sistem informasi sebelumnya. Personil yang terlibat diantaranya ada analis sistem yang bertugas melakukan interaksi intensif dengan user dan quality assurance staff untuk mendapatkan informasi yang menjadi kebutuhan yang diperlukan oleh pemakai. Selain itu ada pula quality assurance staff yang melakukan review secara berkala dari setiap proses yang menjadi masukan untuk analis sistem. Desain. Pada tahap desain ini dilakukan perancangan sistem yang ideal bagi pengguna, serta memnuhi kebutuhan dan bersifat tidak terbatas. Pada tahap ini personil yang berperan diantaranya ada analis yang menyiapkan gambaran kerja pengembangan sistem baru yang ideal yang tidak dibatasi biaya dan teknologi. Selain itu manajemen user yang memberikan masukkan yang dirasa perlu kepada analis. Spesifikasi. Pada tahap spesifikasi melakukan identifikasi target lingkungan, mengembangkan rencana berlanjut sebagai response presedur darurat. Karena banyak hal yang dapat mempengaruhi desain sistem, membuat dokumentasi pengembangan sistem oleh sistem analis. Pada tahap ini juga telah ditentukan alur proses sistem, desain basisdata, input dan output, serta kebutuhan pemrograman dan manual prosedurnya. Pada tahap ini personil yang berperan diantaranya ada analis yang menyiapkan gambaran kerja pengembangan sistem baru yang ideal yang tidak dibatasi biaya dan teknologi. Selain itu manajemen user yang memberikan masukkan yang dirasa perlu kepada analis. Programming. Pada fase programming dilakukan penulisan program actual operasi logika, pada beberapa perusahaan tertentu, pekerjaan ini dilakukan oleh kelompok progmer terpisah, ada juga yang menggunakan analisis programmer. Personil yang terlibat diantaranya ada programmer yang membuat program sesuai dengan desain yang dibuat oleh analisis pada tahap desain, kemudian ada analisis yang bertugas mendukung dan mengatur kerja programmer agar sesuai dengan desain yang sudah dibuat sebelumnya. Testing. Pada proses testing dilakukan proses pengujian pada sistem, apakah sistem yang ada telah sesuai dengan desain dan keinginan pemakai atau belum. Pada proses testing melibatkan beberapa personil diantaranya ada pemakai yang melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat, pemakai menguji apakah output sudah sesuai dengan yang diharapkan atau belum. Training. Proses training merupakan proses pelatihan terhadap pemakai sistem yang telah dibuat dan telah diuji coba kelayakannya. Personil yang terlibat dalam proses training diantaranya analis yang melakukan pelatihan pada pengguna sistem, serta pengguna yang nantinya akan menggunakan sistem sambil mereview apakah ada kekurangan pada sistem yang digunakan. Installation. Pada tahap instalasi ini dilakukan proses penginstalasian sistem informasi yang telah dibuat kepada organisasi sehingga sistem yang telah dibuat dapat digunakan segera pada organisasi yang memerlukan. Personil yang terlibat dalam proses penginstalasian diantaranya ada programmer yang melakukan penginstalasian secara langsung, serta ada manajemen user yang mengawasi proses instalasi. Operation. Pada tahap operasi dilakukan perbaikan serta penambahan fitur-fitur baru terhadap sistem yang telah dibuat, perbaikan disini diperuntukkan untuk menghilangkan error-error maupun bug yang ada pada sistem. Personil yang terlibat didalam operation ini ada analis yang menganalisa masalah yang ditemukan pada sistem, serta ada programmer yang akan melakukan perbaikan serta penambahan fitur pada sistem.

5. Berikut merupakan 5 desain tampilan form dari tugas project yang menjadi tugas pribadi Form Login Service RequestForm ini diinstal pada departemen yang membutuhkan bantuan dari departemen housekeeping. Form ini digunakan bagi seluruh department yang ingin menggunakan jasa housekeeping. User diminta untuk menginputkan username dan password terlebih dahulu sebelum dapat menggunakan jasa housekeeping, hal ini berguna agar mencegah hal-hal yang tidak diinginkan misalnya keisengan seseorang yang ingin menggunakan jasa housekeeping tidak untuk keperluan yang sebenarnya. Telah disediakan kolom untuk mengisikan username dan password pada form ini, dan kombobox bagi department karena sistem telah melakukan listing terhadap department mana saja yang ada pada hotel. Apabila user telah selesai menginputkan datanya, ser dapat menekan tombol login untuk menuju form selanjutnya, atau user dapat mengklik tombol cancel apabila tidak jadi melakukan request ke departemen housekeeping.

Gambar 1. Form Login Service Request

Form Work Order RequestForm ini merupakan form bagi username yang berhasil login sebelumnya pada form login service request terdapat 5 bagian yang perlu disiikan bagi yang ingin menggunakan jasa housekeeping diantaranya todays date, date needed, time needed, person needed, service needed. Todays date diperlukan untuk mengetahui hari apa jasa housekeeping tersebut dipesan. Date needed dan time needed digunakan untuk mengetahui tanggal dan jam berapa asa housekeeping diperlukan. Person needed dapat dikosongkan karena apabila departemen yang membutuhkan tahu berapa orang yang diperlukan untuk melakukan suatu jasa, mereka dapat mengisikan jumlah yang diperlukan pada kolom, apabila dikosongkan, maka dari pihak housekeeping sendirilah yang kaan mengatur berapa banyak pegawainya yang perlu turun tangan untuk mengatasi maslah yang diberikan. Service needed merupakan jasa apa yang dibutuhkan oleh suatu departemen kepada departemen housekeeping, user dapat mengetikkan keperluan yang diinginkan pada kolom yang disediakan, semakin lengkap penjelasannya semakin baik. Setelah selesai menginputkan data yang diperlaukan user dapat menekan tombol request untuk melakukan request atau tombol cancel untuk membatalkan jasa.

Gambar 2. Form Work Order Request

Feedback RequestFeedback request merupakan balasan yang diterima oleh user setelah mengisikan dan menginputkan form pada gambar 2, yaitu form work order request. Hal ini perlu dilakukan seagai dokumentasi apabila sewaktu-waktu user lupa telah melakukan request service tertentu pada housekeeping, user dapat melihat kembali feedback ini. Feedback request berisikan 5 bagian yaitu order by, date, time, list service. Order by merupakan pemberitahuan dari department mana jasa tersebut direquest. Date dan time merpakan waktu saat request tersebut direquest. List service merupakan hal-hal apasaja yang perlu dikerjakan oleh department housekeeping. Dan pemberitahuan onprogress atau pending memberi informasi apakah request tersebut telah sampai dan sedang masa pengerjaan atau belum dikerjakan.

Gambar 3. Feedback Request

Form report jobs serviceForm ini merupakan form yang ada pada housekeeping departemen. Form ini berfungsi sebagai dokumentasi tersendiri bagi departemen housekeeping. Pada form ini departemen housekeeping dapat melihat jasa-jasa yang direquest oleh departemen yang berbeda dan melihat apakah pekerjaan tersebut telah selesai dikerjakan atau belum. Terdapat beberapa kolom yang ada pada bagian report job service diantaranya ada kolom no yang berfungsi sebagai nomor dari pekerjaan yang telah diterima oleh bagian housekeeping. Kemudian ada kolom department yang berisikan dari departemen mana yang memberikan pekerjaan pada housekeeping, kemudian ada datetime yang menginformasikan tanggal diberikannya pekerjaan, dan ada kolom status yang berisikan tugas sudah selesai dikerjakan atau clear, on progress atau sedang dikerjakan, dan pending artinya pekerjaan sedang dalam antrian pengerjaan oleh pihak housekeeping.

Gambar 4. Report Jobs Service

Guest request form Form ini merupakan form yang dapat digunakan oleh pengunjung yang berada dihotel yang menginginkan atau memerlukan bantuan dari housekeeping form ini berisikan beberapa kolom yang wajib diisikan oleh tamu agar keperluannya dapat direspon oleh pihak housekeeping diantaranya room number yang mengidentfikasikan nomer kamar yang akan diperbantukan oleh pihak housekeeping, phone number yang merupakan nomer telepon pemilik kamar, service needed yang merupakan kolom yang diisikan dengan permasalahan yang dialami oleh pemilik kamar, permasalahannya beragam, misalnya handuk pada kamar mandi tidak tersedia, keran air bocor, lampu tidak menyala dan sebagainya. Lalu ada tombol submit untuk melakukan pemesanan jasa pada pihak housekeeping, atau tombol cancel untuk membatalkan pesanan. Berikut merupkaan tampilan dari form guest request form

Gambar 5. Guest Request Form6. Berikut merupakan gambaran umum sistem dan SOP dalam bentuk flowchart dan deskripsi teks dari proses-proses berikut dari suatu perusahaan Proses Permintaan Barang ke GudangProses permintaan barang kegudang merupakan proses permintaan barang yang dilakukan oleh departemen lain yang membutuhkan suatu barang, dimana barang tersebut terdapat digudang perusahaan. Yang harus dilakukan oleh anggota departemen yang membutuhkan barang yang berada digudang adalah yang pertama mengisi formulir permintaan barang kegudang yang tersedia pada sistem diperusahaan tersebut, apabila sudah mengisi formulir lalu formulir tersebut harus diketahui oleh masing-masing kepala departemen agar jelas barang yang diminta kegudang dan disetujui apabila memang wajar barang yang diminta oleh anggota sebuah departemen. Setelah itu diberikanlah anggota itu surat yang menyatakan bahwa ia berhak meminta barang yang ia butuhkankan tersebut kegudang. Berikut merupakan SOP proses permintaan barang kegudang:

UserKepala masing-masing departemen

YTMulaiYTInput lagiselesaiCetak approvalInput barang yang dipesantersediaCek ketersediaan barangYTApproval kepala bagianDisetujui

Gambar 6. Proses Permintaan Barang ke Gudang Proses Permintaan Pembelian BarangProses permintaaan pembelian barang merupakan proses yang dilakukan apabila akan memesan suatu barang ketika persediaan barang yang bersangkutan telah mencapai batas barang minimum atau barang telah habis. Proses ini perlu disetujui oleh masing-masing kepala divisi sebelum memasuki proses pembelian barang. Berikut merupakan SOP dari proses permintaan pembelian barang.

UserKepala masing-masing departemen/ bagian

TYMulaiYTInput lagiselesaiCetak approvalInput barang yang akan dibelitersediaCek barang digudangYTApproval kepala bagianDisetujui

Gambar 7. Proses Permintaan Pembelian Barang Proses Pembelian BarangProses pembelian barang pada suatu perusahaan merupakan proses setelah permintaan barang oleh departemen yang ada pada suatu perusahaan telah dikonfirmasi dan disetujui oleh masing-masing kepala divisi pada proses ini dilakukan pembelian pada supplier dengan melakukan beberapa langkah-langkah yang akan dijelaskan pada SOP berikut:

PurchasingSupplierKepala Bagian

TTYYCari suplierPerbandingan antar suppPermintaan pembelianditemukanSesuaiMulaiSelesai Buat POYPenawaran hargaPOYDisetujuiPersetujuan kabag

Gambar 8. Proses Pembelian BarangBagian purchasing menentukan supplier yang sesuai dengan criteria barang yang tertera pada permintaan pembelian barang dan mencari daftar supplier yang pernah digunakan. Apabila supplier yang bersangkutan tidak ditemukan maka dilakukan penyeleksian baru oleh pihak purchasing. Setelah mendapatkan supplier yang diinginkan bagian purchasing membuat permintaan penawaran barang sesuai dengan permintaan pembelian kemudian mengirimkannya kepihak supplier. Lalu pihak supplier memberikan penawaran harga kepada pihak purchasing. Bagian purchasing kemudian melakukan perbandingan harga dan mencari harga termurah dengan tetap memperhatikan kualitas barang, stock barang , cara pembayaran, lama pembayaran dapat dilakukan serta lama waktu pengiriman barang. Setelah menemukan supplier yang cocok pihak purchasing membuat purchasing order sesuai dengan hasil negosiasi dan selanjutnya diserahkan pada masing-masing kepala divisi. Setelah mendapatkan persetujuan maka bagian purchasing menyrahkan purchasing order kepada supplier proses ini bisa melalui email maupun bagian purchasing datang langsung kesuplier. Selanjutnya bagian purchasing mengkonfirmasi kepihak supplier apakah sudah menerima purchase order dan menanyakan kapan barang yang dipesan akan dikirim.

Proses Penerimaan Barang dari Supllier.Proses penerimaan barang dari supplier merupakan kelanjutan dari proses pembelian barang. Dimana barang yang telah dipesan dan diblei kesupplier telah datang dan diterima langsung oleh bagian receiveing suatu perusahaan. Berikut merupakan SOP untuk proses penerimaan barang dari supplier.

ReceiverSupplierAccount Payable

SelesaiYTPengecekan barang oleh receiverBarang sesuaiPengecapan faktur, pembuatan receiving reportMulaiKembalikan barangPembuatan hutang usaha

Gambar 9. Proses Penerimaan Barang dari SupplierSupplier datang ke gudang dengan membawa barang yang dipesan oleh purchasing disertai bukti pemesanan dan diterima langsung oleh bagian receiving. Receiver memeriksa barang-barang tersebut berdasarkan kuantitas, kualitas, harga, berdasarkan dengan purchase order yang dilakukan oleh purchasing. Bila ada barang yang tidak sesuai dengan purchase order seperti misalnya kuantitasnya lebih atau kualitasnya buruk, receiver berhak untuk mengembalikan barang tersebut ke pihak supplier. Apabila barang yang datang sesuai dengan purchase orde, maka barang yang datang diterima oleh receiver dan faktur ditandatangani serta ditulis tanggal penerimaan barang dan di cap oleh bagian receiving sebagai bukti bahwa barang telah diterima. Kemudian faktur yang telah dicap oleh bagian receiving diserahkan kebagian supplier untuk ditukarkan dengan purchase order pada saat kontra bon atau pada saat pembayaran. Selanjutnya receiver membuat receiving report dan ditandatangi yang selanjutnya receiving report akan disatukan dengan purchase order dan faktur dari supplier lalu diserahkan kebagian account payable untuk diproses sebagai bukti pengakuan hutang usaha.

Proses PembayaranProses pembayaran dilakukan setelah proses penerimaan barang dari supplier telah selesai dan barang yang dikirimkan oleh supplier disetujui oleh pihak receiving. Berikut merupakan SOP proses pembayaran.

SupplierAccount Payable

SelesaiMelakukan pembayaran Menyerahkan faktur pada account payableMulaiYTBenarMenyiapkan pembayaranCek faktur dari suplier

Gambar 10. Proses PembayaranFaktur yang diterima oleh supplier pada saat proses penerimaan barang dari supplier diberikan kepada account payable untuk dilakukan proses prmbayara. Kemudian dari pihak account payable melakukan pengecekan apakah benar faktur yang diberikan oleh supplier sesuai dengan PO yang dibuat sebelumnya. Apabila tidak sesuai pihak account payable berhak untuk mengembalikan faktur karena tidak sesuai. Apabila sesuai maka pihak account payable akan menyiapkan pembayaran terlebih dulu yang disusul dengan pembayaran kepada pihak supplier.

7. Berikut merupakan penjelasan secara rinci istilah-istilah berikut ini: Inventory System merupakan sistem yang membantu proses operasional suatu perusahaan dengan menerapkan tertib administrasi inventori mulai dari pencatatan barang yang masuk, penyimpanan barang, hingga barang yang keluar. Sistem inventori dibuat dengan menerapkan sistem multi user dimana sistem ini memungkinkan pengaksesan sistem informasi oleh beberapa user yang berbeda dalam suatu waktu. Sistem inventori dirancang dengan sistem keamanan yang handal dimana setiap level user diset dalam ruang lingkup pekerjaan yang berbeda yang dibagi berdasarkan urutan otorisasi. Sistem ini tersedia untuk perusahaan yang memiliki gudang lebih dari satu. Menu yang tersedia untuk sistem inventori biasanya ada menu stok, barang masuk, konsinyasi retur barang masuk, transfer barang antar lokasi, hutang dan piutang, serta laporan-laporan.

Stock Opname merupakan istilah lain dari penghitungan fisik persediaan. Stock opname diadakan untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan, yang mana hal tersebut merupakan salah satu fungsi sistem pengendalian intern. Dengan diadakannya stock opname maka akan diketahui apakah catatan dalam pembukuan stock persediaan benar atau tidak. Jika ternyata ada selisih antara stock opname dengan catatan pada pembukuan, kemungkinan ada transaksi yang belum tercatat, atau mungkin saja ada kecurangan yang berkaiatan dengan stok persediaan barang yang ada dalam suatu organisasi.Stock opname biasanya dilakukan setiap akhir tahun, tetapi ada juga perusahaan yang memiliki sistem pengendalian intern yang lebih baik melakukan stock opname setiap 3 bulan atau 4 bulan sekali, karena stock opname bukan hanya untuk persediaan perusahaan. Stock opname juga dapat digunakan untuk kas, aktiva, piutang, serta hutang. Tetapi kebanyakan perusahaan hanya melakukan stock opname untuk persediaan barang dan kas.Apabila setelah dilakukan stock opname terdapat selisih, maka perlakuan selisih ini biasanya sesuai dengan kebijakan perusahaan. Apabila selisih kurang, kekurangan tersebut dibebankan perusahaan maka bagian pembukuan membuat jurnal penyesuaian. Tetapi apabila kebijakan perusahaan mengharuskan petugas persediaan yang harus mengganti kekurangan persediaan maka tidak perlu dibuatkan jurnal penyesuaian.Apabila setelah dilakukan stock opname terdapat selisih lebih pada persediaan barang atau kas, maka yang harus dilakukan adalah mengecek kembali catatan karena mungkin saja ada kemungkinan suatu transaksi belum dicatat sehingga menimbulkan selisih lebih.

Kartu Gudang (Bin Card ) merupakan suatu cara untuk mencatat kuantitas persediaan dan mutasi tiap jenis barang yang disimpan didalam gudang. Kartu gudang biasanya tidak berisi harga pokok dari setiap jenis barang yang ada. Kartu gudang hanya berisikan informasi kuantitas tiap jenis barang yang disimpan didalam gudang. Kartu gudang ini biasanya disimpan didalam arsip kantor gudang untuk mencatat mutasi kuantitas fisik barang yang ada pada suatu gudang. Selain menggunakan kartu gudang bagian gudang juga menyelenggarakan kartu barang yang ditempelkan pada tempat penyimpanan barang.Kartu gudang berfungsi sebagai identitas barang yang disimpan, untuk mempercepat dan memudahkan pencarian barang yang ada digudang, sekaligus untuk mencatat mutasi kuantitas barang. Dibagian kartu persediaan diselenggarakan kartu persediaan yang berfungsi untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang disimpan didalam gudang. Kartu persediaan ini berguna sebagai alat control catatan kuantitas barang yang diselenggarakan oleh bagian gudang. Selain itu kartu gudang persediaan merupakan rincian rekening kontrol persediaan yang bersangkutan dalam buku besar. Form-form yang ada pada Inventory System and Purchasing diantaranya ada form login administrator, dimana form ini merupakan form awal saat seseorang akan menggunakan sistem inventori suatu perusahaan. Pada form ini terdapat 2 kolom yang perlu disiikan oleh user yang pertama ada kolom username yang merupakan kolom yang harus diisika dengan username pengguna yang akan menggunakan sistem, yang keduan merupakan password dari username yang akan menggunakan sistem.

Gambar 11. Form Login Administrator

Kemudian ada form daftar barang, dimana pada form ini terdapat menu pilihan daftar barang, user dapat menambah, mengedit, dan menghapus data barang. Pada menu ini user juga dapat melakukan pencatatan data stok awal, pencatatan data transaksi penambahan dan pengurangan data jumlah barang.

Gambar 11. Form daftar barang

Lalu ada form customer request order yang digunakan untuk melakukan proses pemesanan atau permintaan barang oleh konsumen atau oleh departemen lain yang terdapat dalam sistem. Dimana pada form ini terdapat beberapa field yang wajib diisikan diantaranya ada kolom customer yang biasanya menggunakan combobox digunakan untuk mengetahui siapa atau dari departemen mana yang mengirimkan permintaan atau pemesanan barang. Lalu ada kolom request date dan delivery date yang digunakan untuk menempatkan pada tanggal berapa form permintaan barang dilakukan oleh sebuah departemen dan juga berfungsi untuk memberi tahu kepada bagian inventory pada tanggal berapa barang yang diminta oleh departemen lain tersebut akan digunakan. Sedangkan form yang ada pada purchasing diantaranya ada form purchase order, dimana form ini digunakan untuk pemesanan barang, dimana terdapat kolom nama barang, jumlah barang yang akan dipesan, harga barang persatuan, serta harga barang keseluruhan. Lalu ada form purchase order report dimaan form ini berfungsi sebagai form report yang memperlihatkan barang yang telah dipesan, banyaknya barang, harga satuan serta harga keseluruhannya, form ini juga menjadi bukti bahwa user telah memesan barang melalui bagian purchasing suatu sistem.

Form-form yang ada pada Proses Pembayaran diantaranya ada form pembayaran, dimana form ini merupakan form yang digunakan untuk melakukan pembayaran kepada pihak yang memerlukan pembayaran. Ada beberapa kolom yang perlu diisikan oleh pihak yang akan melakukan pembayaran diantaranya ada kolom tanggal dimana tanggal disini berfungsi untuk menyatakan kapan dilakukan pembayaran, lalu ada kolom no bukti yang merupakan tanda bukti bahwa pembayaran telah dilakukan, kemudian ada nama yang merupakan nama orang yang melakukan pembayaran serta ada telepon atau email untuk menghubungi pihak yang melakukan pembayaran apabila sewaktu-waktu terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, selain ada kolom yang perlu diisikan adapula kolom yang otomatis terisi seperti kolom total tagihan yang merupakan jumlah total uang yang harus dibayarkan, apabila sistemnya baik terdapat juga kolom jumlah pembayaran yang akan diilakukan serta sisa pembayaran yang perlu dilakukan agar tidak perlu melakukan pembayran lagi. Kemudian ada tombol submit untuk melakukan pembayaran atau tombol cancel untuk membatalkan proses pembayaran.Selain ada form pembayaran adapula form bukti pembayaran, form ini merupakan form yang muncul setelah user melakukan proses pembayaran melalui form pembayaran. Fungsi dari form bukti pembayaran ini adalah sebagai barang bukti bahwa user telah melakukan pembayaran, pada form bukti pembayaran terdapat nama pembayar, telepon atau email pembayar, nomer bukti pembayaran, nilai nominal total yang harus dibayar, nominal yang dibayarkan, serta sisa yang harus dibayarkan. Cost Control atau pengendalian biaya merupakan suatu cara pengelolaan atau cara untuk mengurangi biaya yang dikeluarkan. Pengendalian biaya ini dimulai dengan cara mengidentifikasikan apakah biaya yang dikeluarkan untuk suatu keperluan wajar dan terjangkau atau tidak. Kemudian setelah mengidentifikasi biaya tersebut maka dilakukan cara untuk meminimalisirkan biaya yang dikeluarkan, caranya dapat dengan membuat rencana yang memerlukan biaya yang lebih sedikit, mengubah penyedia layanan ataupun cara lainnya. Proses pengendalian biaya berusaha untuk mengelola biaya yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan dari biaya telepon, biaya internet, biaya untuk membayar gaji karyawan, serta biaya lainnya yang memang dibutuhkan oleh perusahaan.

Sales Control atau control penjualan merupakan kebijakan manajemen suatu perusahaan yang memiliki tujuan untuk memastikan bahwa semua penjualan telah dicatat, dilakukan dengan harga yang tepat, dan telah memenuhi keinginan dari pelanggan. Hal yang perlu dilakukan dalam control penjulan adalah membuat dokumen penjualan agar dapat melakukan pengawasan atau control transaksi penjualan. Hal ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa transaksi penjualan tersebut adalah sah dan benar. Beberapa dokumen yang digunakan adalah invoice, kuitansi, dan faktur pajak.Selain membuat dokumen penjualan perlu juga dibuatkan plafon atau kredit limit serta jangka waktu pelunasan. Hal ini berguna untuk melakukan control agar kredit yang diberikan tidak melebihi dari plafon yang diberikan. Demikian juga mengenai jangka waktu penjualan perlu dicantumkan dalam invoice agar invoice dapat ditagih pada saat jatuh tempo.Yang ketiga ada laporan penjualan dan margin. Berdasarkan invoice, dapat dibuatkan berbagai laporan penjualan, seperti laporan penjualan menurut nomor invoice langganan, produk, dan lainnya. Laporan ini dapat digunakan untuk analisa dan mengetahui hasil penjualan yang telah dicapai dalam periode waktu tertentu.

Account Payabale atau dalam Bahasa Indonesianya disebut dengan hutang merupakan kewajiaban yang timbul karena transaksi yang belum selesai dimasa lampau dan harus dibayar dengan uang, barang ataupun jasa pada waktu yang akan datang. Ada dua jenis hutang, yaitu hutang jangka pendek yang merupakan hutang yang diharapkan harus dibayar dalam jangka waktu satu tahun atau satu siklus operasi perusahaan. Hutang jangka pendek terdiri dari hutang dagang, hutang hutang wesel, pendapatan diterima dimuka, hutang gaji, hutang pajak, dan hutang bunga.Perusahaan wajib memberikan perhatian khusus pada utang jangka pendek ini karena apabila utang jangka pendek lebih besar dari aktiva maka perusahaan berada didalam keadaan yang tidak baik. Ini berarti perusahaan tidak dapat membayar seluruh hutang jangka pendeknya.Yang kedua ada hutang jangka panjang. Hutang jangka panjang merupakan hutang yang pembayarannya bisa lebih dari satu tahun. Hutang obligasi, hutang wesel jangka panjang, hutang hipotik, hutang muka dari perusahaan afiliasi, serta hutang kredit bank jangka panjang merupakan contoh hutang jangka panjang. Hutang jangka panjang biasanya terjadi akibat adanya kebutuhan untuk membeli aktiva, menambah modal perusahaan, investasi, atau juga untuk melunasi hutang. Account Receivable atau piutang merupakan aktiva lancer. Itu berarti piutang dapat dicairkan dalam jangka waktu yang singkat, maksimal dalam satu tahun buku. Ditinjau dari sumber terjadinya, piutang digolong menjadi dua kategori yaitu piutang usaha yang timbul dari hasil utama perusahaan yang berupa penjualan produk atau penjualan jasa dan layanan yang diberikan perusahaan. Piutang ini seluruhnya dapat dimasukkan sebagai aktiva lancer dengan syarat jangka waktu penagihannya kurang dari satu tahun. Selain piutang usaha adapula piutang yang lain, piutang yang lain timbul karena adanya transaksi selain dari kegiatan usaha utama perusahaan, misalnya penjualan aktiva perusahaan, pemberian pinjaman kepada karyawan.Piutang dalam laporan keuangan ditulis sebesar jumlah kotor tagihannya dan disertai dengan jumlah taksiran piutang yang tidak dapat ditagih. Kadang piutang tidak dapat ditagih keseluruhan, hal ini menimbulkan kerugian. Jika jumlah piutang yang tidak dapat ditagih relative kecil, perusahaan tidak perlu membentuk cadangan. Tetapi pabila jumlah piutang yang tidak dapat ditagih jumlahnya cukup besar maka sebaiknya perusahaan membentuk cadangan. Ada 2 metode penghapusan piutang, metode pertama yaitu metode penghapusan langsung dimana ketika dalam satu tahun buku ada piutang tidak tertagih maka pada akhir tahun dilakukan penghapusan dengan jurnal. Yang kedua ada metode penyisihan atau cadangan. Dengan metode ini piutang yang diperkirakan tidak dapat ditagih dicatat dengan jurnal. Misalnya piutang usaha Rp.10.000.000 diperkirakan 10% tidak dapat ditagih, maka jurnal untuk penyisihan piutang tidak tertagih adalah 10.000.000 x 10% = Rp.1.000.000

General Cashier merupakan penyedia dana dan pengolahan informasi keuangan pada suatu perusahaan. General cashier merupakan bagian yang mengelola dan mengamankan dana baik dalam bentuk mata uran gloka dan mata uang asing yang dihasilkan dari hasil operasional . general cashier juga bertugas menerima seluruh hasil penjualan maupun pendapatan dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan dan menyimpan hasil tersebut sesuai dengan ketentuan perusahaan serta mengeluarkan dana untuk digunakan dengan semestinya dengan melampirkan bukti resmi yang akurat.

General Ledger atau buku besar merupakan kode dari suatu kumpulan rekening atau akun yang telah dikelompokkan berdasarkan manfaat, sifat, dan tujuan. Fungsinya yaitu untuk mencatat segala transaksi keuangan untuk disusun menjadi sebuah laporan keuangan yang menjadi pertanggungjawaban pengelola pada pihak manajemen.Ada tiga hal yang wajib dipenuhi dalam general ladger yaitu yang pertama general ledger harus selalu balance. Yang kedua tidak akan pernah ada transaksi yang berdiri sendiri. Yang ketiga terdiri dari 3 kelompok secara sistematis yaitu harta = hutang+modal.Selain itu pekerjaan yang dilakukan oleh general ledger adalah mencatat semua transaksi akuntansi dengan tepat dan benar, mempertahankan keseimbangan saldo debit dan kredit suatu rekening, mengakomodasikan jurnal penyesuaian, membentuk suatu laporan keuangan yang dapat dipercaya dan tepat waktu.Dalam pencatatan transaksi memiliki 2 metode yang dikenal, yang pertama yaitu cash basis yaitu metode dimana pencatatan dan pembukuan transaksi baru dilakukan apabila terjadi suatu aliran, yang kedua accrual basis yaitu pencatatan dan pembukuan transaksi yang dilakukan dengan tanpa memandang arus dana baik dana masuk maupun dana keluar. Budgeting merupakan rencana operasi keuangan, yang mencangkup estimasi pengeluaran yang diusulkan, dan sumber pendapatan yang diharapkan untuk membiayainya dalam periode waktu tertentu. Perencanaan dalam menyiapkan anggaran sangatlah penting. Bagaimanapun juga jelas mengungkapkan apa yang akan dilakukan dimasa mendatang. Pemikiran strategis disetiap organisasi adalah proses dimana manajemen berfikir tentang pengintegrasian aktivitas organisasional ke arah tujuan yang beroerientasi kesasaran masa mendatang. Semakin bergejolak lingkungan pasar, teknologi atau ekonomi eksternal, manajemen akan didorong untuk menyusun stategi. Pemikiran strategis manajemen, direalisasi dalam berbagai perencanaan, dan proses integrasi keseluruhan ini didukung prosedur penganggaran organisasi. Anggaran memiliki 3 kegunaan pokok diantaranya Sebagai pedoman kerja. Anggaran berfungsi sebagai pedoman kerja dan memberikan arah serta target-target yang harus dicapai oleh kegiatan-kegiatan perusahaan pada waktu yang akan datang. Sebagai alat koordinasi kerja. Dengan adanya anggaran semua bagian-bagian yang terdapat di dalam perusahan dapat saling menunjang dan bekerja sama dengan baik, untuk menuju pada sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Sebagai alat pengawasan atau pengendalian. Anggaran berfungsi sebagai tolok ukur (alat pembanding) untuk menilai dan mengevaluasi realisasi kegiatan perusahaan pada masa yang akan datang.Ada beberapa faktor yang mempengaruhi penyusunan budget yaitu pertama faktor intern adalah faktor-faktor yang ada dalam perusahaan itu sendiri. Faktor-faktor tersebut antara lain berupa penjualan tahun lalu, kebijaksanaan perusahaan, modal kerja yang dimiliki, tenaga kerja yang dimiliki, kapasitas perusahaan yang dimiliki, dll. Yang kedua ada faktor ekstern yang merupakan faktor-faktor yang ada diluar perusahaan tapi mempengaruhi kehidupan perusahaan. Factor-faktor tersebut antara lain berupa keadaan persaingan, tingkat pertumbuhan penduduk, penghasilan masyarakat, pendidikan masyarakat, penyebaran penduduk, agama, adat-istiadat dan kebiasaan masyarakat, dll. Aging (Hutang dan Piutang) merupakan sebuah laporan periodik yang mengkategorikan utang atau piutang perusahaan sesuai dengan panjang waktu faktur telah beredar. Rekening umur utang maupun piutang merupakan alat manajemen kritis serta alat analitik yang membantu menentukan kesehatan keuangan nasabah perusahaan. Apabila penuaan piutang menunjukkan bahwa piutang perusahaan sedang dikumpulkan jauh lebih lambat dari biasanya, hal ini merupakan tanda pengingat bahwa bisnis berjalan lebih lambat dari biasanya atau perusahaan mengambil resiko kredit yang besar dalam praktik penjualan. Sebagai alat manajemen rekening penuaan piutang dapat menunjukkan bahwa pelanggan tertentu memiliki kondisi kredit yang tidak baik, sehingga perusahaan dapat mengambil tindakan yang lebih lanjut terhadap pelanggan yang seperti ini.Untuk aging payable merupakan proses yang menetukan siapa-siapa saja yang telah membayar hutangnya dan berapa banyak lagi hutang yang perlu dibayarkan agar tidak memiliki hutang. Analisis ini menentukan siapa yang harus membayar hutangnya segera dan siapa yang memiliki banyak waktu untuk melunasi hutangnya.

Fixed Aset atau aktiva tetap merupakan aktiva berwujud yang diperoleh dalam keadaan siap pakai atau dengan dibangun lebih dahulu, dimana aktiva tetap ini digunakan dalam operasi perusahaan, dan tidak diperjualbelikan. Ada beberapa cirri suatu aktiva dapat dikatakan sebagai aktiva tetap diantaranya aktiva tersebut bersifat relative permanen, digunakan didalam operasi perusahaan, serta tidak dimaksudkan untuk dijual.Aktiva tetap dapat digolongkan menjadi 2 golongan yaitu yang pertama ada aktiva buatan manusia, dimana aktiva ini meliputi gedung perusahaan, mesin, peralatan, dan kantor, aktiva ini juga termasuk aktiva yang umurnya terbatas. Dan yang kedua ada aktiva yang tidak dibuat oleh manusia atau terjadi secara alami misalnya tanah, dan sumber daya alam aktiva ini juga termasuk aktiva yang umurnya tidak terbatas.Ada pula masalah-masalah akuntansi yang berkaitan dengan aktiva tetap diantaranya yang pertama ada historical cost yaitu penentuan harga perolehan aktiva tetap, dimana harga yang didapat haruslah lebih sedikit dari penghasilan yang dapat dihasilkan oleh aktiva itu. Umumnya harga perolehan aktiva tetap terjadi pada saat aktiva tersebut dibeli, tetapi tidak jarang juga terjadi pengeluaran setelah aktiva tersebut dimiliki yang harus ditambahkan pada harga perolehan semula. Harga perolehan tersebut dicatat pada saat terjadi dengan cara mendebet rekening aktiva tetap. Yang kedua adanya depresiasi aktiva tetap, dimana aktiva tidak selamanya akan bertahan bagus, misalnya saja gedung, setiap aktiva pastinya memiliki umurnya masing-masing serta memiliki waktu yang paling produktif, sehingga nilai aktiva juga akan semakin menurun dari waktu kewaktu. Proses penurunan nilai terjadi karena dua sebab utama yaitu yang pertama karena pemakaian aktiva atau karena pengaruh alam, yang kedua karena muncul aktiva baru yang sejenis dan lebih canggih dibandingkan aktiva yang lama. Trial Balace atau dalam Bahasa Indonesianya berarti neraca saldo merupakan sebuah daftar yang berisi saldo-saldo sementara setiap akun buku besar pada periode akuntansi tertentu. Neraca saldo ini biasanya dibuat pada akhir periode akuntansi yang bertujuan untuk memeriksa kesamaan antara jumlah saldo yang tercantum didalam debit dan jumlah saldo yang terdapat dalam sisi kredit. Biasanya neraca saldo berbentuk seperti daftar yang didalamnya terdapat nama perusahaan, periode akuntansi dan format yang berbentuk lajur atau kolom dimana kolom tersebut terdiri dari nomor akun, akun, sisi debit dan sisi kredit. Neraca ini sendiri merupakan langkah awal untuk menyusun laporan laba rugi, buku besar, laporan perubahan modal hingga ke laporan keuangan.Neraca saldo ini disusun dengan tujuan untuk memastikan bahwa buku besar secara sistematis memiliki jumlah saldo yang sama atau akurat. Dengan kata lain, jumlah saldo yang berada pada sisi debit harus sama dengan yang ada dalam sisi kredit.Ada beberapa tahapan didalam pembuatan neraca saldo diantaranya pertama kita jumlahkan terlebih dahulu kolom kredit dan debit pada rekening yang ada dalam buku besar. Kedua masukkan hasil penjumlahan tersebut ke dalamneraca saldosesuai dengan akun-akunnya dan pada posisi saldo normal baik debet maupun kredit. Lalu hitung semua saldo rekening yang ada dalam buku besar. Lihat apakah ada selisih antara kolom saldo dengan kolom kredit. Yang terakhir dusun kembalineraca saldosesuai dengan nama-nama akun yang ada beserta saldonya. Balance sheet dapat kita jabarkan sebagai laporan keuangan yang menunjukkan apa bisnis bernilai pada satu waktu. Sebuah neraca pada perusahaan memiliki tiga bagian penting diantaranya, aset, kewajiban dan ekuitas kepemilikan atau modal. Tujuan dari dibuatnya neraca ini adalah untuk memberikan pengguna gambaran tentang posisi keuangan perusahaan bersama dengan menampilkan apa perusahaan memiliki debit dan kredit. Neraca adalah sebuah kutipan pada satu titik dalam waktu rekening perusahaan neraca, bersama dengan laporan laba rugi dan arus kas, neraca merupakan alat penting bagi investor untuk mendapatkan informasi tentang perusahaan dan operasinya. Dengan demikian hal tersebut akan menjadi satu point penting yang akan sangat diperhatikan oleh para investor.Selain itu neraca memiliki ciri dapat dilihat dari segi laporan yang salah satunya adalah laporan keuangan dari suatu perusahaan yang diartikan sebagai laporan laba rugi menunjukkan bagaimana aset perusahaan yang digunakan untuk menghasilkan pendapatan dan laba. Laporan arus kas menunjukkan bagaimana saldo kas berubah dari waktu ke waktu dan menyumbang perubahan dalam berbagai aset dan kewajiban. Pernyataan ekuitas menunjukkan bagaimana bagian ekuitas neraca berubah sejak terakhir. Banyak analis datang ke neraca pertama untuk mengukur kestabilan perusahaan. Hal ini sering terdaftar pertama di triwulanan atau laporan tahunan. Suatu Neraca dapat ditata secara side-to-side, dengan aset di sebelah kiri dan kewajiban dan ekuitas di sebelah kanan, atau dengan cara vertikal, dengan aset terdaftar pertama, maka ekuitas dan kewajiban.Pengertian Neraca yang selanjutnya adalah dilihat dari segi biaya atau kewajiban yang harus dikeluarkan baik itu berupa modal maupun hutang dan profit yang didapat sebagai feedback. Dalam hal ini neraca yaitu suatu catatan yang merupakan system dalam aspek akuntansi yang mengukur dan membahas serta menunjukan kinerja suatu Negara dalam menjalankan kegiatan ekonomi. Pencatatan dan pendataan transaksi yang dilakukan oleh sebuah badan dari suatu Negara dapat dilakukan dengan melalui pembukuan berpasangan. Pembukuan berpasangan pendataan dan pencatatan suatu aktifitas transaksi yang memiliki data kredit di satu sesi dan data debit di sesi lainya. Dengan demikian Neraca pembayaran yang berisi tentang catatan transaksi melalui aktifitas ekonomi akan tercetak dan siap untuk menjadi sebuah laporan yang akan digunak sebagai sebuah resensi untuk memajukan perekonomian. Income Statement atau laporan laba atau rugi merupakan suatu laporan yang dibuat secara sistematis yang berisikan gambaran ringkasan tentang penghasilan dan beban dalam periode tertentu dari suatu perusahaan. Dalam laporan laba rugi dapat diketahui penghasilan, beban dan laba perusahaan dalam waktu tertentu serta perkembangannya.Yang dimaksudkan dengan laba atau penghasilan merupakan pendapatan, maupun keuntungan. Pendapatan timbul dalam pelaksanaan aktivitas perusahaan yang biasa dan dikenal dengan sebutan yang berbeda seperti penjualan penghasilan jasa, bunga, deviden, royalty dan sewa. Adapun keuntungan meliputi pos yang timbul dalam pengalihan aktiva tidak lancer.Sedangkan yang dimaksudkan dengan beban merupakan suatu kondisi dimana terdapat kerugian maupun biaya yang timbul dalam pelaksanaan aktivitas perusahaan yang biasa. Beban yang timbul dalam pelaksanaan aktivitas perusahaan meliputi beban pokok penjualan serta gaji atau penyusutan. Beban biasanya berbentuk arus keluar atau berkurangnya aktiva misalnya kas, persediaan dan aktiva tetap.Didalam membuat laporan laba atau rugi ada beberapa hal yang perlu diperhatikan diantaranya yang pertama adalah judul laporan. Yang kedua laporan dimulai dari ikhtisar pendapatan usaha yang diikuti dengan beban usaha dan diakhiri dengan penghasilan serta beban lain-lain. Yang ketiga penyusunan beban sebaiknya dimulai dari terbesar jumlahnya hingga yang terkecil, kecuali macam-macam biaya atau beban rupa-rupa. Beban rupa-rupa diletakkan pada urutan paling bawah dalam kelompok beban walaupun dalam jumlah yang besar. Yang keempat apabila penghasilan lebih besar dari beban, artinya dalam periode tersebut perusahaan berlaba atau penghasilan lebih kecil dari beban, sehingga terjadi kerugian yang dialami perusahaan. Journal Voucher atau formulir bukti jurnal merupakan formulir yang berfungsi untuk mencatat transaksi-transaksi yang biasanya dicatat didalam jurnal umum dimana transaksi ini tidak dapat dicatat dengan menggunakan form-form dalam modul lain yang telah tersedia. Transaksi-transaksi yang sebaiknya dicatat pada form formulir bukti jurnal diantaranya. Pertama transaksi setoran dana tunai ke cash atau bank. Kedua transaksi dana dari cash bank ke cash lainnya. Yang ketiga transaksi pengambilan dana tunai dari cash atau bank. Yang keempat penyesuaian atas pembebanan sewa dibayar dimuka, asuransi dibayar dimuka dan pembebanan transaksi pembayaran pembayaran dimuka lainnya. Yang kelima perhitungan pencatatan biaya yang masih harus dibayar. Penyesuaian atas perlengkapan yang telah habis dipakai. Yang keenam pembelian dan penjualan valuta asing. Chart of Account (COA) atau yang di dalam bahasa Indonesia disebut Bagan Akun, adalah satu daftar rangkaian akun-akun yang sudah dibuat atau disusun secara sistematis dan teratur dengan menggunakan simbol-simbol huruf, angka, atau panduan antara keduanya yang bermanfaat untuk membantu pemrosesan data, baik secara manual maupun terkomputerisasi, agar lebih mudah diproses, dikontrol, dan dilaporkan. Sebagian besar orang atau pengguna bagan akun tetap menyebutnya dengan istilah Chart Of Account.Definisi chart of account (bagan akun) dapat disebut sebagai daftar yang terjadi dari serangkaian kode-kode yang telah diatur dan disusun dalam struktur akun tertentu, secara sistematis. Termasuk di dalamnya adalah unsur-unsur seperti kode akun (account code) dan nama akun (accounts name). Kode akun dan nama akun inilah yang digunakan perusahaan atau organisasi untuk mengelompokkan, mencatat, melaporkan, dan mengontrol transaksi-transaksinya dengan cara sistematis.Kode akun adalah rangkaian yang dapat berupa susunan angka (numerik) atau huruf (alphabet) atau paduan antara angka dan huruf (alfanumerik) yang sangat sistematis, mudah dipahami, fleksibel, dan juga memiliki sifat khas (khusus) untuk setiap akun yang diwakilinya. Di dalam sebuah sistem atau struktur akun, tidak boleh ada kode yang sama yang digunakan untuk mewakili akun yang berbeda.Nama akun adalah istilah atau sebutan yang digunakan untuk mengidentifikasikan suatu akun yang digunakan di dalam transaksi-transaksi akuntansi. Nama-nama akun ini secara baku telah di kelompokkan dan diatur secara jelas. Meskipun demikian, penamaan dimasing-masing perusahaan bisa saja berbeda.Ada pula manfaat pembuatan kode akun diantaranya pertama meningkatkan efisiensi pencatatan atau membuat catatan operasional, akuntansi dan keuangan menjadi lebih ringkas dan sistematis. Efisiensi pencatatan juga terlihat pada sistematika catatan yang menjadi jauh lebih rapi dan teratur dengan menggunakan kode akun dibandingkan dengan tanpa kode akun.Kedua meningkatkan control pencatatan, kode akun menjadi identitas transaksi atau kejadian yang mudah dilihat dan diingat oleh para pengguna. Dengan demikian, catatan-catatan menjadi lebih mudah dikontrol, dibandingkan, dan dianalisis, baik untuk tujuan menilai absah atau tidaknya suatu catatan, maupun untuk menilai informasi dalam rangka pengambilan keputusan pengguna informasi yang bersangkutan.Ketiga mempermudah perbaikan atau penyesuaian, maksudnya yaitu tindakan-tindakan melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap catatan-catatan yang mengalami perubahan karena kejadian atau transaksi tambahan ataupun karena kesalahan yang dilakukan oleh para pengguna.Keempat mempermudah pemrosesan atas hasil-hasil catatan, dengan kode akun yang efektif, maka seluruh pemrosesan data atau hasil-hasil catatan akan dapat dilakukan dengan mudah dan jauh lebih terkontrol.Kelima mempermudah penyusunan laporan, kode akun yang baik menjadi modal bagi pembuatan laporan-laporan yang baik, dan ini artinya memberikan dasar bagi pengambilan keputusan. Serta mempermudah pembaca laporan dari berbagai pihak untuk pengambilan keputusan.

Kelompok-kelompok utama COA pada umumnya dibagi menjadi 5 kelompok diantaranya ada harta, kewajiban atau utang, capital atau modal, pendapatan, serta biayaHarta merupakan hal milik perusahaan, baik yang dibiayai dengan utang maupun dengan modal sendiri. Harta terdiri atas subkelompok yaitu harta lancer yaitu harta yang mudah dicairkan menjadi uang atau dalam istilah lain harta yang likuid dalam jangka waktu yang cepat. Termasuk dalam kelompok harta lancer yaitu kas, piutang, bank, serta yang lainnya. Harta tetap yaitu harta yang dimiliki perusahaan tetapi tidak bisa dicairkan dalam waktu dekat atau dalam waktu cepat. Kelompok harta tetap diantaranya adalah kendaraan, bangunan, peralatan kantor. Harta lain-lain, yaitu harta yang tidak bisa dikategorikan kedalam kedua jenis harta diatas, tetapi masih menjadi milik perusahaan. Contohnya: Goodwill, Patent, merek.Liabilities atau kewajiban atau utang adalah segala kewajiban perusahaan kepada pihak lain yang harus dibayar oleh perushaan. Berikut ini meupakan bagian-bagian dari utang, yang pertama utang jangka pendek, yaitu utang atau kewajiban yang jatuuh tempo dan harus dibayar dalam satu periode akuntansi yang sedang berjalan. Yang kedua utang jangka panjang, yaitu utang atau kewajiban yang jatuh tempo dan harus dibayar oleh perusahaan di luar periode akuntansi yang sedang berjalan.Capital atau modal, merupakan cerminan harta yang bersumber dari modal dan utang, jadi secara konsep, modal itu tidak ada bedanya dengan utang, tetapi di sini utang adalah kewajiban kepada orang lain. Modal adalah sejumlah asset yang ditanamkan oleh pemilik modal dan tercemin dalam harta dan asset perusahaan. Secara umum, yang termasuk modal adalah modal perusahaan dan laba ditahan. Pendapatan, merupakan penghasilan yang diperoleh perusahaan dari transaksi bisnisnya, baik yang berasal dari operasional perusahaan maupun non operational. Pendapatan terdiri atas; pendapatan operasional, yaitu pendapatan yang berasal dari operasional pokok perusahaan atau core bisnisnya. Pendapatan lain-lain, yaitu pendapatan yang berasal dari non operasional perusahaan, misalnya pendapatan bunga.Biaya, merupakan semua elemen pengeluaran operasional perusahaan baik berbentuk tunai maupun non tunai. Contohnya: biaya listrik, biaya air dan lain-lain.

Debet Credit pertama saya akan membahas apa yang dinamakan dengan debet. Debet itu sendiri merupakan uang yang harus ditagih dari orang lain. Dalam konteks akuntansi debit merupakan catatan pada pos pembukuan yang menambah nilai aktiva atau mengurangi jumlah kewajiban, dengan kata lain jumlah yang mengurangi deposito pemegang rekening pada banknya. Sedangkan credit merupakan kemampuan untuk melaksanakan suatu pembelian atau mengadakan suatu oinjaman dengan suatu janji, dimana janji tersebut berupa pembayaran akan dilaksanakan pada jangka waktu yang telah disepakati.

Posting dalam dunia Akuntansi adalah suatu proses mengelompokkan nama-nama akun yang sesuai dengan Nama-nama akun yang sesuai dalam ilmu akuntansi.Dalam akuntansi, Jurnal adalah suatu buku dimana transaksi-transaksi bisnis dicatat secara kronologis pada prosedur pembukuan sebelum dimasukkan ke dalam buku besar. Secara umum, jurnal akuntansi dapat dibagi dua, yaitu jurnal umum dan jurnal khususJurnal Umum ( General Journal ) untuk mencatat semua transaksi yang terjadi dalam suatu persahaan, biasanya digunkan oleh perusahaan kecilJurnal khusus (Special Journal ) Dipergunakan untuk mencatat transaksi-transaksi secara spesifik dan sering terjadi berdasarkan jenis, sesuai kebutuhan perusahaan. Misalkan untuk mencatat penjualan barang secara kredit maka digunkan jurnal penjualan. Jenis jurnal khusus yang sering dipergunakan adalah yang pertama jurnal penjualan ( semua penjualan secara kredit). Yang kedua jurnal penerimaan kas (semua penerimaan kas secara tunai). Yang ketiga jurnal pengeluaran kas ( Semua pengeluaran kas secara tunai). Yang keempat jurnal pembelian (semua pembelian secara kredit). Yang kelima jurnal umum, Dipergunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang tidak masuk dalam jurnal khusus.

Closing jurnal penutup merupakan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk menutup rekening-rekening nominal sementara. Terdapat emapt jurnal penutup yang harus dibuat yaitu jurnal untuk menutup rekening pendapatan, menutup rekening beban, menutup rekening ikhtisar rugi atau laba, serta menutup rekening prive.

Year to Date (YTD) merupakan periode yang dimulai dari awal tahun berjalan, dan berlanjut hingga hari ini. Tahun biasanya dimulai pada tanggal 1 januari tahun kalender. YTD digunakan dalam banyak konteks terutama untuk hasil rekaman dari suatu kegiatan dalam waktu antara awal tahun hingga hari ini.

Month to Date (MTD) tidak berbeda jauh dengan year to date, month to date juga merupakan periode yang dimali dari awal bulan berjalan dan berlanjut hingga hari ini. Bulan biasanya dimulai pada tanggal 1 tiap bulannya. MTD digunakan dalam banyak konteks terutama untuk hasil rekaman dari suatu kegiatan dalam waktu antara awal tahun hingga hari ini.