administracao escritorios

1Administrao Legal, Gesto de Marketing e Finanas de Escritrios

de Advocacia

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ADMINISTRAO LEGAL

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3SUMRIO

Unidade IAdministrao Legal I (Organizao e Mtodos)

Captulo 1 Publicaes: Leitura de DiriosCaptulo 2 Insero de Informaes Jurdicas Captulo 3 Distribuio de Tarefas e Prazos pela rea Paralegal aos Estagirios e AdvogadosCaptulo 4 Controle de Peties e ProcessosCaptulo 5 Tipos de Arquivos

Unidade IIAdministrao Legal II (Indicadores de Controle)

Captulo 1 Organizao dos IndicadoresCaptulo 2 Metas de Indicadores Captulo 3 Manual de Procedimentos

Unidade IIIGesto de Escritrios de Advocacia

Captulo 1 Cenrio Atual da Gesto de Escritrios no BrasilCaptulo 2 Processo Administrativo (PODC)Captulo 3 Gesto da Qualidade

Unidade IVMarketing de Servios Profi ssionais

Captulo 1 A Importncia do Provimento n 94/2000 da OABCaptulo 2 O Marketing de RelacionamentoCaptulo 3 Mix de Marketing 7 PsCaptulo 4 O Ciclo da Vida do Servio JurdicoCaptulo 5 A Marca do EscritrioCaptulo 6 O Preo do ServioCaptulo 7 Comunicao Integrada com o Mercado

Unidade VGesto Financeira

Captulo 1 O Ciclo Financeiro de um EscritrioCaptulo 2 O Oramento de um Escritrio Captulo 3 Controle Financeiro e Relatrios Financeiros

Bibliografi a

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Refl exo: Questes inseridas durante o estudo da disciplina para estimul-lo a pensar a respeito do assunto proposto. Registre sua viso, sem

se preocupar com o contedo do texto. O importante verifi car seus conhecimentos, suas experincias e seus sentimentos. fundamental que voc refl ita sobre as questes propostas. Elas so o ponto de partida de nosso trabalho.

Provocao: Pensamentos inseridos no material didtico para provocar a refl exo sobre sua prtica e seus sentimentos ao desenvolver os estudos em cada disciplina.

Saiba Mais: Textos, trechos de textos referenciais, conceitos de dicionrios, exemplos e sugestes para lhe apresentar novas vises sobre o tema abordado no texto bsico.

Sintetizando e Enriquecendo nossas Informaes: Espao para voc fazer uma sntese dos textos e enriquec-los com sua contribuio pessoal.

Curiosidades: Aprofundamento das discusses.

Atividades: Atividades sugeridas no decorrer das leituras, com o objetivo pedaggico de fortalecer o processo de aprendizagem.

Ateno: Destaque do assunto referente ao contedo.

Indo Sala de Aula: Sugesto de aes e atividades a serem desenvolvidas em sala de aula, com base nos contedos trabalhados.

Para (No) Finalizar: Texto, ao fi nal do Caderno, com a inteno de instig-lo a prosseguir com a refl exo.

Referncias: Bibliografi a consultada na elaborao da disciplina.

CONES UTILIZADOS NO MATERIAL DIDTICOCONES UTILIZADOS NO MATERIAL DIDTICO


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ADMINISTRAO LEGAL

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Apresentao

Caro aluno (a),

Seja-bem vindo disciplina Administrao Legal, Gesto, Marketing e Finanas de Escritrios de Advocacia.

Este o nosso Caderno de Estudos, material elaborado com o objetivo de contribuir para a realizao de seus estudos, assim como para a ampliao de seus conhecimentos no tocante ao ensino de Administrao legal.

A carga horria desta disciplina de 20 (vinte horas), cabendo a voc administrar o tempo conforme a sua disponibilidade. Mas, lembre-se, h uma data-limite para a concluso do curso, incluindo a apresentao, ao seu tutor, das atividades avaliativas.

Os contedos foram organizados em unidades de estudo, subdivididas em captulos de forma didtica, objetiva e coerente. Eles sero abordados por meio de textos bsicos, com questes para refl exo, que faro parte das atividades avaliativas do curso; sero indicadas tambm fontes de consulta para aprofundar os estudos com leituras e pesquisas complementares.

Para que voc se informe um pouco sobre o contedo a ser estudado nas prximas semanas, apresentaremos aqui perfunctoriamente os objetivos da disciplina e a organizao dos temas, inclusive indicando o nmero de horas de estudo que voc deve dedicar em cada um deles.

A primeira parte engloba os captulos 1 e 2, cada um deles correspondente a 4 horas de estudo. Aborda o conceito de Administrao Legal e questes relativas organizao do escritrio, no tocante parte jurdica, focando em Organizao e Mtodos.

O objetivo do curso, nesses dois primeiros captulos, abordar as melhores formas e os mtodos adotados para organizao interna que facilitem o trabalho entre o jurdico propriamente dito da advocacia, seja ele de qual porte for, e a organizao das atividades inerentes aos controles, incluindo inseres de informaes, lanamentos diversos, leitura de dirios, controles, arquivos, distribuio de prazos, controles de prazos, encaminhamento de tarefas aos estagirios e controles em arquivo.

No decorrer da apresentao dos temas, abordaremos as tcnicas de forma manual e via sistema, visando assim atingir todos os tipos e portes de escritrios, necessidades e recursos disponveis. Tambm abordaremos e chamaremos para a refl exo a necessidade de se estabelecer, desde o incio da criao de um escritrio de advocacia, a formatao de toda a organizao em um Manual de Procedimentos, sugerindo o que deve conter neste Manual, e de que forma ele contribuir efetivamente para a organizao, a cultura, os valores e as implantaes necessrias. Em seguida, este curso apresenta, nos captulos 3 a 5 (cada um deles tambm correspondente a 4 horas/aula de estudo), noes de administrao de empresas, marketing e fi nanas, respectivamente, aplicadas realidade dos escritrios de advocacia. Os modelos e as ferramentas de Gesto Empresarial apresentados buscam acompanhar a complexidade e a evoluo do mercado e das estruturas nas empresas. O mercado de escritrios de advocacia no Brasil no est margem


7dessas tendncias. As estruturas e as estratgias dos escritrios de advocacia evoluram. Os clientes mostram-se cada vez mais exigentes nos diversos aspectos que envolvem a prestao do servio jurdico. Esperamos que o material apresentado contribua para a refl exo sobre a necessidade da organizao desde o incio da formao de um escritrio, servindo como ferramenta til neste incio de trabalho. Desejamos a voc um trabalho proveitoso sobre os temas abordados nesta disciplina. Lembre-se que, apesar de distantes, podemos estar muito prximos.

Bons estudos!

Boa prtica jurdica!

Biografi as dos Autores

Silvio da Gama Barreto Viana Filho

Especialista em Gesto da Qualidade e Gesto Empresarial. Erika Azevedo Siqueira

especialista em Administrao Legal pela fundao Getlio Vargas em So Paulo.


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UNID.

Captulo 1 Publicaes: Leitura de Dirios

As publicaes, disponibilizadas pelos tribunais e rgos responsveis e necessrias para o incio dos prazos processuais nos feitos judiciais e administrativos, devem ser objeto de leitura e acompanhamento pelo advogado ou por sua equipe, a fi m de que sejam desencadeadas, a tempo e a modo, as providncias cabveis, em cada caso.

Recomenda-se que a leitura das publicaes dos Dirios, de Justia ou Ofi cial, seja feita pela equipe paralegal ou por estagirios de Direito.

A rea paralegal de um escritrio formada por uma equipe interna, ligada diretamente rea jurdica.

1.1.1 Formas de recebimento do Dirio da Justia e Ofi cial

A forma de recebimento dos Dirios, de Justia e Ofi cial, pode ocorrer de maneira manual, no caso do Dirio Ofi cial, ou por meio de disponibilizao eletrnica, no caso dos Dirios da Justia.

De fato, o Dirio Ofi cial, onde cons-tam publicaes de interesse administrativo de todos os rgos dos trs poderes, ain-da impresso em papel e disponibilizado pela Imprensa Nacional. Se precisar dele para seu ofcio, o advogado deve desde logo adquirir uma assinatura do mencionado Dirio.

1 ADMINISTRAO LEGAL I (ORGANIZAO E MTODOS)


9UNIDADE 1 :: ADMINISTRAO LEGAL I

J no Dirio de Justia, onde esto as publicaes de todos os tribunais, desde os superiores, passando pelos regionais at os de 1 instncia, a publicao eletrnica e pode ser consultada pelo stio de cada tribunal, e tambm pela imprensa, de forma online. Ao contrrio do meio fsico, o acesso ao dirio eletrnico gratuito e, portanto, no tem custo para o advogado, para o escritrio.

1.1.2 Tipos de leitura dos dirios

A leitura pode ocorrer da seguinte forma. a) Manualmente: onde a leitura feita via dirio fsico, impresso.

Este modelo mais utilizado em escritrios de advocacia que atuam junto a rgos que no disponibilizam eletronicamente as publicaes.

b) Eletronicamente: onde a leitura feita com recurso de ferramentas de busca eletrnica, disponibilizadas pelos tribunais.

Este modelo utilizado pelos escritrios de advocacia em geral, uma vez que compreende, como visto, publicaes de tribunais superiores, regionais e de primeira instncia.

Os atos governamentais so publicados pela A Imprensa Nacional, desde 13 de maio de 1808, criada por meio de decreto do Prncipe Regente Dom Joo. Inicialmente, eram impressos exemplares remetidos s reparties interessadas divulgando decretos, carta rgia, alvar, resoluo, aviso ou edital em um documento denominado Relao dos Despachos. Posteriormente, os atos administrativos ganharam expresso e os jornais ofi ciais passaram a reproduzi-los, tais como: Gazeta do Rio de Janeiro, Dirio do Governo, Dirio Fluminense, Correio Ofi cial, Gazeta Ofi cial do Imprio do Brasil e, a partir de 1 de outubro de 1862, Dirio Ofi cial.

Fonte: http://prtal.in.gov.br/in/noticia_imprensa/diario-ofi cial-da-uniao-credibilidade-e-confi abilidade-ha-148-anos


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1.1.3 Leitura interna

A leitura interna das inseres pode ser feita diretamente pelo escritrio de advocacia, com uso do software Acrobat, ou de forma indireta, pela utilizao de empresas contratadas para tanto, que fornecem ento as informaes acerca das publicaes dos processos.

J o uso de prestadores de servio uma forma de terceirizao da leitura interna, pois o que esses fornecedores fazem precisamente buscar as informaes nos stios dos Tribunais, pelo sistema Acrobat, aps o que eles as organizam e as enviam aos escritrios.

1.1.4 Utilizao do sistema Acrobat

A utilizao do sistema Acrobat deve ser feita da seguinte forma:

a) separa-se por tribunal que o escritrio trabalhe; b) efetua-se a leitura de todos os tribunais em conjunto; c) criam-se argumentos de pesquisa. Tambm deve ser feita uma organizao dos nomes dos advogados e/ou clientes do escritrio, que devem ser inseridos para consulta.

Aps feita a organizao dos nomes, a consulta pelo Acrobat pode ser feita:

a) pelos nomes dos advogados; b) pelos nmeros dos processos (devidamente cadastrados e inseridos na base de dados para consulta).

1.1.5 Fornecedores externos

Caracterizam-se como fornecedores externos as empresas contratadas pelos escritrios de advocacia para prestar o servio de leitura de publicaes dos processos.

Para a busca das informaes, os fornecedores externos devem utilizar indistintamente tanto o programa Acrobat, para realizar a leitura nos tribunais, quanto o sistema de leitura manual do texto impresso disponibilizado pela Imprensa Nacional.

Algumas empresas efetuam a leitura de publicaes dos processos de acordo com o nome dos advogados e nomes dos clientes, enquanto outras efetuam a leitura de publicaes dos processos pelo nmero dos processos, devidamente cadastrados.

A utilizao do programa Acrobat possibilita a leitura e a busca das informaes diretamente dos stios dos tribunais. Evidentemente, ela vivel apenas para a busca de publicaes de processos em rgos que disponibilizam as informaes de forma eletrnica.


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As empresas enviam as informaes para os escritrios de advocacia, de forma fsica ou eletrnica.

a) Pela forma fsica, mtodo menos utilizado atualmente, as empresas enviam para os

escritrios de advocacia os recortes dos dirios, disponibilizados em papel. b) Pela forma eletrnica, mtodo mais utilizado atualmente, as empresas enviam para

os e-mails dos advogados ou funcionrios da rea paralegal, dependendo de quem tiver sido designado para recebimento, ou ainda disponibilizam pelo site eletrnico da empresa.

Quando o envio feito por e-mail, as empresas separam por tribunais e disponibilizam em pginas. Neste mtodo, mais recomendvel que os responsveis pela tarefa pertenam rea paralegal; eles iro cadastrar os nmeros dos processos, os nomes dos advogados e os nomes dos clientes na base de dados da empresa fornecedora.

Quando a disponibilizao feita pelo site, a empresa fornece senha e login para acesso dos usurios dos responsveis.

1.1.6 Disponibilidade eletrnica nos Tribunais

Atualmente a maioria dos Tribunais disponibiliza as publicaes eletronicamente. So eles:

Supremo Tribunal Federal STF Superior Tribunal de Justia STJ Tribunal Superior do Trabalho TST, Tribunais Regionais do Trabalho TRTs e Varas do

Trabalho

Alm da forma de envio por e-mail e disponibilizao em site, a empresa fornecedora pode ainda enviar tudo diretamente para o computador do escritrio, por meio da interligao em rede. Para isso, basta ajustar as leituras do arquivo eletrnico em formas e linguagens adequadas.

UNIDADE 1 :: ADMINISTRAO LEGAL I


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Tribunal Regional Federal TRF, Varas Federais e Juizados Federais Tribunal de Justia TJ Tribunal Superior Eleitoral TSE

Todos os Tribunais citados acima disponibilizam as publicaes no dia da divulgao, ou seja, um dia antes do dia da publicao. Alguns disponibilizam as publicaes durante o dia e outros, como o caso do Tribunal Superior do Trabalho TST, no turno da noite. Tal prtica, adotada pelos Tribunais, benfi ca para os destinatrios dos prazos, pois, como a disponibilizao da informao feita no dia da divulgao e no no dia da publicao, o advogado ganha um dia de prazo.

Contudo, necessrio ser diligente nestes casos, para que no ocorra eventual perda de prazo. Por exemplo, quando a carga dos autos ocorrer no dia da divulgao e constar nos autos do processo a assinatura do advogado ou estagirio, e o advogado iniciar a contagem do seu prazo com base no dia da publicao, para o entendimento de alguns, principalmente dos Magistrados do Tribunal de Justia do Distrito Federal, o prazo pode comear a correr nesta data, embora tal entendimentos divirja do teor do enunciado de uma Smula do STJ sobre a matria. Assim, necessrio que o advogado observe a data da carga dos autos, para no ter surpresas e ter de recorrer ao STJ, para a rediscusso da matria.

Os rgos que ainda no disponibilizam os dados eletronicamente o fazem por meio do Dirio Ofi cial. Tribunal de Contas da Unio TCU Ministrio da Justia MJ Ministrio do Trabalho e Emprego MTE

Captulo 2 Insero de informaes jurdicas

1.2.1 Lanamentos de publicaes e andamentos jurdicos.

Os lanamentos de publicaes e andamentos podem ser feitos pela rea jurdica ou pela rea paralegal do escritrio de advocacia. a) Se feitos pela rea jurdica, devem ser feitos por estagirios de Direito. b) Se feitos pela rea paralegal, devem ser feitos por estagirios de Direito ou funcionrios devidamente qualifi cados e capacitados.

Para uma melhor organizao e controle, recomenda-se que sejam feitos pela rea paralegal, pois assim o advogado ter o seu tempo livre para a parte de produo tcnica e intelectual.

As inseres que podem e devem ser lanadas pelos advogados so apenas as peas jurdicas que produzirem.

Os lanamentos podem ser feitos em sistema interno, caso o escritrio possua, em planilhas, ou de maneira manual, de acordo com a escolha e mtodo de trabalho de cada escritrio.


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O momento dos lanamentos de publicaes e andamentos jurdicos deve ocorrer preferencialmente antes da disponibilizao dos prazos jurdicos aos advogados.

As vantagens deste mtodo so:

a) a possibilidade de organizao em sistema e disponibilidade de informao aos clientes, de forma mais rpida; b) a possibilidade de organizao das tarefas dos estagirios, como busca de processos, cpias de documentos, despachos, sentenas, acrdos, cpias de recursos da parte adversa; c) a possibilidade de organizao no arquivo, para distribuio dos prazos que so comuns a ambas as partes no processo. 1.2.2 Recepo e lanamento de tarefas jurdicas

A recepo de tarefas jurdicas para lanamento pode ocorrer por meio de: a) dirio eletrnico; b) dirio ofi cial; c) notifi caes e intimaes; d) cincia e informaes de advogados e estagirios.

1.2.3 Tipos das inseres

As inseres podem ser feitas em sistema ou de forma manual. Recomenda-se que seja feita em sistema, para facilitar o controle e organizao. Contudo, se o escritrio no trabalhar com sistema, pode ser feito em planilha ou controlado manualmente por agenda.

As inseres dos lanamentos referem-se:

a) a todas as publicaes do Dirio de Justia e do Dirio Ofi cial; b) aos substabelecimentos recebidos de clientes correspondentes do escritrio; c) s datas de audincia e pautas de julgamento; d) s peties feitas pelos advogados; e) s peties protocolizadas nos Tribunais.

As inseres de peties feitas pelos advogados podero gerar anexos em sistema para informaes a clientes.



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1.2.4 Organizao dos lanamentos

Os lanamentos das tarefas podem ser organizados da seguinte maneira: a) separam-se as tarefas que geraro prazo e aquelas que no; b) priorizam-se os lanamentos dos: b.1) prazos legais e internos; b.2) atas e distribuies; c) inserem-se todas as publicaes do dia em sistema, em planilha ou de forma manual, dependendo do critrio de escolha do escritrio.

1.2.5 Documentos para armazenamento e encaminhamento a clientes

Pode ser previsto em contrato quais documentos devem ser enviados e qual a forma de envio aos clientes.

Os documentos que devem ser armazenados podem ser arquivados no sistema ou em pastas fsicas.

Tambm devem ser identifi cados quais os documentos sero encaminhados aos clientes. Assim, separam-se as informaes, no momento da insero da informao: a) da publicao, pela rea paralegal; b) da insero das informaes das peties, pela rea jurdica.

A forma de armazenamento pode ocorrer: a) em sistema; b) manualmente.

Os documentos e as peties podem ser controlados, de forma: a) interna: nestes casos, no sero encaminhados aos clientes. So armazenadas apenas as informaes internas para confeco de prazos e informaes por motivo de no ter sido realizado um prazo, por exemplo. b) externa: nestes casos, sero encaminhados aos clientes.

1.2.6 Anexos de documentos

Devem ser informados no sistema ou controlados manualmente, independentemente da forma adotada: a) os documentos que devem conter anexos: nestes casos, devem-se defi nir quais sero os anexos necessrios, ou; b) os documentos que no devem conter anexos: nestes casos sero encaminhadas aos clientes apenas as informaes das peas jurdicas feitas ou as informaes dos andamentos lanados.

A forma de encaminhamento de documentos a clientes pode ser feita de acordo com a previso em contrato.

Ela pode ocorrer por sistema eletrnico ou por correspondncia.


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Por sistema eletrnico: a) enviado e-mail ao cliente; b) disponibilizada a informao, pelo site do escritrio.

Por correspondncia: as informaes dos lanamentos e/ou o relatrio das informaes processuais enviado para o endereo fornecido pelo cliente.

Captulo 3 Distribuio de tarefas e prazos pela rea paralegal aos estagirios e advogados

A distribuio das tarefas e prazos pode ocorrer pela rea jurdica ou pela rea paralegal aos estagirios e advogados.

Aconselha-se que seja feita pela rea paralegal, para maior produtividade do tempo do advogado. Alm do que, o controle das distribuies e tarefas feitas pela rea paralegal pode garantir uma maior efi ccia institucional para a empresa.

1.3.1 Tipos de tarefas

Devem ser distribudas para estagirios as seguintes tarefas: a) as referentes s solicitaes de carga de processos; b) as referentes s devolues de processos; c) as referentes aos protocolos de peties; d) as referentes aos pagamentos de custas; e) as referentes s cpias, aos andamentos processuais e s diligncias

1.3.2 Formas de distribuio das tarefas

a) Manualmente: encontra-se em desuso, embora possa ser feita, dependendo do porte do escritrio, volume de processos e recursos para investimento. b) Por sistema: mais recomendada, pela oportunidade de controle e organizao interna, e tambm em virtude da informatizao nos prprios tribunais.

A execuo pode ocorrer por: a) funcionrio da rea paralegal; b) coordenador jurdico especfi co para a atividade.

1.3.3 Organizao das tarefas

As tarefas devem ser organizadas, de acordo com os tipos.

1.3.3.1 Solicitao de carga de autos para estagirios

A distribuio de tarefas pode ocorrer por: a) proximidade de tribunais; b) formatao do quadro das equipes de estagirios (por exemplo, os que possuem carteira da OAB e Tribunais que atuam com credenciamento); c) por matria;



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d) distribuio automtica, feita pelo sistema.

Na distribuio automtica, feita pelo sistema, a vinculao dos estagirios aos Tribunais ocorre de forma automtica. Exemplo: os estagirios que atuam no STF so vinculados em sistema ao Tribunal, assim, toda vez que for inserida uma publicao para o STF, a tarefa j cair automaticamente para o estagirio correspondente.

1.3.3.2 Controle de distribuio de tarefas para estagirios

O controle de distribuio de tarefas para estagirios pode ser defi nido de acordo com os seguintes critrios. a) No incio das atividades A defi nio das prioridades na distribuio de tarefas deve observar: - datas de publicaes; - tarefas urgentes aliada organizao dos trabalhos internos. b) No encerramento das atividades

Procede-se conferncia do cumprimento das tarefas distribudas de existir efetividade no controle de tudo o que foi solicitado, em especial em se tratando de tarefa referente a prazo para escritrio, bem como nos casos de carga, em que dever ser conferido se o processo solicitado est de fato no escritrio, disponvel para o advogado.

J na conferncia de prazo comum ou para parte contrria, dever ser buscado no arquivo o dossi do processo, para encaminhamento ao advogado.

1.3.3.3 Devoluo de processos

A execuo da atividade pode ser feita por: a) estagirios; b) funcionrios da rea paralegal.

O controle da atividade deve ser feito: a) vinculando ao sistema, todo prazo executado pelo advogado ter de gerar uma devoluo; b) solicitando uma assinatura interna, de funcionrio com o controle que devolveu determinado processo e volume e conferindo junto ao Tribunal o controle de cargas e devoluo.

1.3.3.4 Protocolo de peties

A execuo da atividade pode ser feita por: a) estagirios; b) funcionrios da rea paralegal; c) sistema nos Tribunais (peticionamento eletrnico).

O controle da atividade deve ser feito: a) pelo sistema, quando ocorre a vinculao no sistema do responsvel pelo protocolo; b) de forma manual, quando ocorre a solicitao de assinatura no documento interno,


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que pode ser uma ordem de servio ou documento referente ao controle de prazo, se o controle de prazo for documento impresso.

1.3.3.5 - Pagamento de custas

A execuo da atividade pode ser feita por: a) estagirios; b) funcionrios da rea paralegal; c) advogados.

O controle da atividade deve ser feito assim. a) Por advogado O advogado quem verifi ca a necessidade e encaminha ao estagirio para conferncia de valores, quando necessrio, e dentro do prazo interno, e aps ao setor fi nanceiro para efetuar o pagamento. b) Pelo sistema Nesta hiptese, constar a informao no sistema que referido recurso poder gerar pagamento de custas. O advogado confere e autoriza o pagamento e encaminha ao estagirio ou funcionrio da rea paralegal para pagamento.

importante que a rea paralegal faa as atualizaes de valores e de tabelas publicadas pelos rgos responsveis, e encaminhe aos advogados ou setores responsveis, dependendo da organizao interna do escritrio.

Geralmente os Tribunais atualizam suas tabelas de custas, duas vezes por ano, entre janeiro e maro e junho a agosto.

1.3.3.6 Diligncias, cpias e andamentos processuais

As solicitaes das diligncias pode ocorrer nos seguintes casos: a) de advogado para funcionrio da rea paralegal; b) de funcionrio da rea paralegal para estagirios.

A execuo da atividade pode ser feita por: a) estagirios; b) funcionrios da rea paralegal.

Exceto nas diligncias referentes s solicitaes de agilidade para julgamento junto aos Tribunais, quando se recomenda que sejam feitas por advogados ou estagirios.

O controle da atividade deve ser feito por funcionrio da rea paralegal. Para tanto, o funcionrio responsvel pelo controle deve checar a efetiva realizao das tarefas do dia, observando a ordem de prioridades.



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Captulo 4 Controle de peties e processos

1.4.1 - Distribuio de tarefas e prazos

A distribuio de tarefas e prazos deve ser feita pela rea paralegal aos estagirios e advogados.

Os tipos de tarefas distribudas para advogados podem se referir aos: a) prazos legais (previstos em Lei); b) prazos de audincias, pautas de julgamento (determinado pelos magistrados, juzes); c) prazo para ajuizamento de ao rescisria ((previstos em Lei); d) prazos Internos (administrativos).

Os prazos internos, administrativos, podem se referir a: a) parecer, relatrio a clientes, matria para divulgao interna ou externa; b) prazos para abertura de peties iniciais; c) prazos para confeco e entrega de memoriais; d) agendamento de plantes internos e externos.

A forma de distribuio dos prazos ocorre: a) manualmente; b) pelo sistema, devidamente inserida; c) por sistema, de maneira automtica.

Pelo mtodo de forma automtica, sero defi nidos os critrios e equipes, alimentados em sistema para que possa ser realizada a distribuio automtica.

A execuo da distribuio dos prazos ocorre da seguinte maneira. a) Pelo advogado responsvel pelo processo todo. Neste caso o advogado responsvel pelo processo do incio ao fi m, em todas as fases recursais. b) Pelo coordenador de reas jurdicas especfi cas. Neste caso, o coordenador de cada rea jurdica distribui os seus prazos para a sua equipe. Exemplo: o coordenador da rea contenciosa distribui para a rea contenciosa; o coordenador da rea cvel, para a equipe da rea cvel. c) Pelo distribuidor geral. Neste caso, o distribuidor geral deve ser um advogado ou bacharel em Direito que entenda da matria e de prazos processuais, pois ser quem ir distribuir os prazos para a equipe jurdica do escritrio.

O distribuidor geral pode pertencer rea jurdica ou rea paralegal do escritrio.

O momento da distribuio dos prazos ocorre nos prazos a seguir. a) Quando o prazo ou a tarefa inserido no sistema pela rea paralegal. Neste momento so inseridas todas as informaes necessrias para posterior distribuio ao advogado responsvel. b) Quando o prazo ou a tarefa inserido pelo advogado responsvel para posterior distribuio.


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1.4.2 Prazos inseridos

Os prazos devero ser inseridos em sistema ou controlados manualmente.

Devem ser assim inseridos. a) Prazo mnimo interno e legal. Observa-se o menor prazo para recurso: exemplo de 5 dias, para a maioria dos prazos processuais, excetuando-se os do Tribunal Superior Eleitoral, que so geralmente de 3 dias, e os prazos estipulados em audincia, e em horas. b) Prazo legal e referente ao recurso cabvel. Observa-se o prazo legal: exemplo de agravo de instrumento 10 dias e recurso extraordinrio 15 dias.

Se a distribuio do prazo for feita por advogado para posteriormente ser encaminhada ao advogado executor do prazo, este observar qual o prazo cabvel. a) prazo mnimo interno observando critrios de organizao interna;

1.4.3 Controle de entrega de tarefas para advogados

O controle de entrega de tarefas da rea paralegal para advogados pode ser feito observando as seguintes formas: a) manualmente; b) por sistema, recomendada.

A execuo da atividade pode ser feita pelos seguintes profi ssionais. a) Funcionrios da rea paralegal. Este mtodo considerado mais efi ciente se o escritrio tiver um volume grande de processos. b) Coordenador de reas jurdicas especfi cas ou advogados. Este mtodo menos utilizado, exceo dos casos de processo eletrnico e peticionamento eletrnico, nos quais a entrega pode ocorrer pela rea jurdica ou advogado.

1.4.4 Controle da entrega de tarefas para encaminhamento nos Tribunais

O controle da entrega de tarefas para encaminhamento aos tribunais ocorre: a) pelo advogado para a rea paralegal; b) pela rea paralegal ao estagirio.

Devem ser inseridos e conferidos em sistema os seguintes itens: a) horrio do protocolo, (a insero deve ser feita pelo estagirio e/ou funcionrio); b) baixa da tarefa; c) nmero do protocolo da petio.

Os itens a e b devem ser inseridos em sistema e o item c, alm ser inserido em sistema, deve gerar andamento.



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Este andamento deve ser alimentado em sistema: a) pela rea paralegal; no momento da baixa da tarefa, informa-se o nmero do protocolo da petio; b) pelo advogado, no momento de conferncia da petio sujeita a prazo.

Quanto ao item c, ele pode ainda ser eletrnico, ou seja, o protocolo da petio pode ocorrer de forma eletrnica. Nesta hiptese, a baixa da atividade deve ocorrer: a) pelo advogado, quando o mesmo que protocoliza eletronicamente; b) pela rea paralegal, quando a responsabilidade do protocolo eletrnico da rea paralegal.

1.4.5 Controle e tramitao de dossis

O controle pode ser: a) manual, envolvendo controle por papel, agenda ou caderno especfi co para arquivo. b) eletrnico, em que o controle por sistema.

No controle de dossis feito eletronicamente, h a oportunidade de controlar todo o fl uxo do dossi dentro do escritrio.

O controle de forma manual difi culta um pouco a organizao e o tempo gasto neste tipo de controle maior do que no controle eletrnico.

O que deve ser controlado em relao aos dossis: a) solicitaes de dossis; b) retirada de dossis do arquivo; c) encaminhamento de dossis aos responsveis; d) distribuio dos dossis entre os responsveis; e) devoluo dos dossis ao arquivo; f) dar baixa em sistema ou no controle manual quando recebido o dossi no arquivo; g) prazo para os advogados de devoluo para os dossis no arquivo.

O que deve ser controlado em relao aos documentos para arquivamento: a) estipular prazo interno para arquivamento dos documentos; b) organizar a numerao dos processos; c) separar os documentos por ordem de chegada; d) vincular a sistema informatizado, conferindo as peas e andamentos.

Captulo 5 Tipos de arquivos

O arquivo pode ser organizado de forma fsica ou eletrnica.

De forma eletrnica: todos os processos so digitalizados e controlados e o acervo todo digital.

De forma fsica: pode ser organizado em arquivos deslizantes ou em arquivo com modelo tradicional, em gavetas. O mdulo deslizante mais utilizado, pois economiza espao fsico.


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Como mtodo de organizao deve ser separado o arquivo ativo do arquivo inativo. O arquivo ativo refere-se a processos que esto em tramitao nos Tribunais; o arquivo inativo refere-se aos processos que j esto arquivados nos Tribunais.



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UNID. 2 ADMINISTRAO LEGAL II (INDICADORES DE CONTROLE)

O indicador tem como objetivo controlar as tarefas relacionadas s atividades paralegais e jurdicas.

Pode ser utilizado por gestores e coordenadores paralegais e jurdicos.

O indicador demonstra estatisticamente a quantidade de distribuies, prazos, aes, ajuizamentos e determina os perodos que se deseja controlar. Auxilia para demonstrar o momento atual das atividades e para detectar erros e problemas para o futuro.

uma ferramenta til e necessria de gesto. Para os indicadores detectados como mais crticos no processo de trabalho, pode-se traar metas. Essas metas devem ser cumpridas.

Captulo 1 - Organizao dos indicadores

Deve-se defi nir quais os tipos de tarefas que sero inseridos nos indicadores.

2.1.1 Indicadores para clientes: a) quantos clientes foram consultados no perodo de 1 (um) ano, por exemplo; b) qual o percentual de satisfao com o atendimento do escritrio, identifi cando atendimento por estagirios, advogados e/ou paralegais; c) quantas reclamaes de clientes foram feitas; d) quantos atendimentos presenciais e visitas a clientes foram feitas.

2.1.2 Indicadores para contratos: a) quantos atendimentos geraram contratao; a) quantos contratos foram fi rmados, por exemplo, entre os anos 2005 a 2010; b) qual a quantidade de contratos de partido ou de recebimentos mensais fi rmados; c) qual a quantidade de contratos fi rmados com remunerao de acordo com o xito em processos.

2.1.3 Indicadores para o controle da distribuio de tarefas jurdicas: a) quantas tarefas foram distribudas; b) quantas foram distribudas por reas jurdicas; b) quantas tarefas foram baixadas; c) quantas tarefas foram entregues rea paralegal para encaminhamento ao Tribunal; d) quantos processos ativos; e) quantos processos baixados.

2.1.4 - Indicadores para o controle de pontos crticos no processo de trabalho: a) recebimento do dirio eletrnico e fsico por fornecedores; b) identifi cao de processos publicados pela rea paralegal; c) entrega de processos rea paralegal para jurdica; d) distribuio de processos rea jurdica para paralegal; e) cumprimento de prazos internos e jurdicos.


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Captulo 2 Metas dos indicadores

Pode ser defi nido nos indicadores um percentual a ser buscado como meta, dependendo da urgncia da tarefa.

Observam-se se as metas foram: a) 100% alcanadas; b) parcialmente alcanadas; c) no alcanadas.

Captulo 3 - Manual de Procedimentos

O Manual de Procedimentos visa organizar internamente o escritrio, compilando todas as rotinas e auxiliando no controle da execuo de atividades e do funcionamento de todas as reas do escritrio.

Ele surge na medida em que comea a existir a necessidade de organizao interna ou na medida de crescimento de demandas que justifi quem uma melhor organizao.

O manual de procedimentos organiza, estrutura e sintetiza todas as rotinas e os prticas internas adotadas ao longo dos anos de funcionamento das empresas, ou o incio das atividades, para empresas que esto se estabelecendo.

Seu escopo facilitar a compreenso sobre a criao e o estabelecimento de rotinas, as informaes sobre a cultura da empresa, a forma de trabalho e a organizao nas suas diversas reas.

Vrias so as formas e maneiras de se estabelecer o manual de procedimentos.

Pode ser organizado na modalidade de organograma, prevendo a composio da sociedade da empresa: quantos so os scios, os advogados associados, os estagirios, os funcionrios. Devem ser identifi cados valores importantes, como a defi nio da poltica interna; misso, valores; planejamento estratgico, periodicidade, e especifi cao de pontos relevantes para o escritrio, metas e objetivos da sociedade, dentre outros.

2.3.1 Critrios estratgicos, organizacionais e de controle

Nos critrios estratgicos deve-se levar em conta: a) defi nio de poltica interna; b) defi nio da misso; c) defi nio dos valores; d) planejamento estratgico.

No item planejamento estratgico, podem ser considerados o tamanho do escritrio, o desejo de crescimento, de expanso de reas jurdicas, ou de abertura de fi liais.

Nos critrios organizacionais deve-se levar em conta: a) defi nio de trabalho em cada rea do escritrio;

UNIDADE 2 :: ADMINISTRAO LEGAL II


ADMINISTRAO LEGAL

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b) especifi cao de todos os pontos relevantes e de interesse do escritrio; c) defi nio de formas de trabalho nas reas tanto jurdicas quanto administrativas; d) defi nio de executores dos trabalhos em cada rea; e) defi nio de responsabilidades nas equipes; f) defi nio de metodologia a ser aplicada; f) informaes de endereos relevantes (Tribunais).

Nos critrios de Controles deve-se observar: a) defi nio de controles internos; b) defi nio de indicadores de desempenho; c) informao de quais sero os prazos internos; d) informao acerca das custas que devam ser pagas; e) informaes de planilha de custas; f) informao de horrios para cumprimento dos prazos; g) defi nio das metas internas das equipes.

2.3.2 Tipos de Manuais de Procedimentos

O Manual de Procedimentos pode ser feito em conjunto ou organizado de acordo com as demais reas do escritrio.

2.3.3 Diviso em reas do escritrio

Pode ser dividido em reas, tendo por fi nalidade a separao de cada rea de atuao do escritrio: a) administrativa; b) paralegal; e) jurdica.

2.3.4 Organizao da rea Administrativa

A rea administrativa de um escritrio deve ter: a) rea Financeira; b) rea de Gesto de Pessoas; c) rea de Tecnologia da Informao TI.

A rea administrativa deve ser organizada da seguinte forma: a) organiza-se o quadro de funcionrios; b) defi nem-se os salrios dos membros da equipe; c) defi nem-se os planos de cargos e salrios; d) defi ne-se qual o critrio para a contratao de funcionrios; e) defi nem-se quais sero os mtodos e as provas aplicadas para contrataes; f) defi nem-se quais sero os incentivos para funcionrios; g) defi nem-se qual o mtodo e a periodicidade para anlise de desempenho dos funcionrios; h) defi nem-se quais sero os critrios de contratao de fornecedores externos; i) defi nem-se onde e como sero catalogados e armazenados todos os contratos do escritrio, contratos administrativos e jurdicos.


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A rea Financeira deve assumir as seguintes responsabilidades: a) controlar as contas a pagar; b) controlar as contas a receber; c) defi nir como o ser o controle de caixa; d) defi nir como sero as aplicaes; e) defi nir quais sero os prazos para recebimentos de pagamentos; f) defi nir quais sero os prazos para pagamentos de custas processuais, depsitos recursais; g) defi nir qual ser o prazo interno para encaminhamento de documentao aos contadores; h) defi nir qual ser o prazo para pagamentos dos salrios dos funcionrios e honorrios dos advogados; i) defi nir qual ser o critrio para acompanhamento dos processos em execuo na rea; j) defi nir como ser o contato e prazos com clientes para recebimentos de honorrios; k) defi nir como ser a previso de oramento do escritrio.

A rea de Tecnologia da Informao deve ser organizada da seguinte forma: a) defi nem-se quais sero as mquinas utilizadas; b) defi nem-se quais sero os critrios e a periodicidade para troca de mquinas internas; c) defi ne-se qual ser o perfi l de utilizao em cada mquina; d) defi ne-se como ser a engenharia da rede do escritrio; d) defi nem-se quais sero os programas e software utilizados internamente, como o Microsoft Word ou o BrOffi ce; f) defi ne-se o programa a ser utilizado para o controle em sistema de todas as reas, administrativa, paralegal e jurdica; g) defi ne-se prazo para atendimento aos usurios internos; h) defi nem-se quais os programas utilizados e disponveis; i) defi nem-se quais os horrios para utilizao de determinados programas.

2.3.5 Organizao da rea Paralegal a) defi nem-se quais as tarefas da rea; b) defi nem-se quais as rotinas para implantao das atribuies da rea; c) defi ne-se qual o critrio para controles de prazos internos e jurdicos; d) defi nem-se quais os horrios para cumprimento dos prazos; e) separam-se as atividades das reas paralegal e jurdica; f) defi nem-se quais as atividades dos estagirios para tarefas em tribunais; g) defi nem-se quais os prazos para cumprimentos das tarefas internas; h) defi nem-se quais os relatrios sero gerados; i) defi nem-se quais as metas; j) defi nem-se quais os indicadores sero gerados para controle; k) defi ne-se como ser o controle institucional para os advogados e coordenadores jurdicos relacionado a prazos; l) defi ne-se como ser o atendimento aos clientes pela rea.

O atendimento no escritrio pode ser feito: pessoalmente, com hora marcada ou no, dependendo dos critrios estabelecidos; por telefone.



ADMINISTRAO LEGAL

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m) defi ne-se qual o perfi l e capacitao das pessoas autorizadas a prestar atendimento aos clientes; n) defi nem-se quais sero os treinamentos da rea; o) defi ne-se qual o mtodo e periodicidade para anlise de desempenho dos funcionrios.

2.3.6 Organizao da rea Jurdica

A rea Jurdica deve ser organizada por ramo do Direito ou por rea de atuao do escritrio. Exemplo: a) civil; b) trabalhista; c) penal.

Dentro de cada subrea deve existir uma organizao de todo o material como: a) contencioso; b) consultivo.

Contencioso refere-se a toda matria que gerar prazos e recursos processuais.

J o material consultivo se refere a todo outro tipo de documentos, como pareceres, questes administrativas, atendimentos, prospeces etc.

Deve-se separar: a) por equipes de trabalho, em cada rea jurdica; b) por tarefas jurdicas; c) por lderes das equipes; d) pelos executores de tarefas; e) por executores dos prazos jurdicos; f) por revisores, determinando qual o critrio de reviso dos prazos; g) qual ser o prazo do advogado permanecer sendo revisado; h) qual a diviso dos advogados para audincias e sustentaes orais, tendo em vista as matrias e as suas complexidades.

Devem ser defi nidos os critrios tcnicos, de jurisprudncia e de reviso, na elaborao das: a) peas; b) memoriais; c) audincias; d) sustentaes orais; e) pareceres; f) cobrana de honorrios.

Na organizao do Manual de Procedimentos devem ser estabelecidas as formas de atendimento a clientes.

O atendimento pode ocorrer: a) em plantes em rgos pblicos; em sindicatos ou outras entidades privadas;


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b) em atendimento no endereo do cliente;Deve ser organizada e determinada uma periodicidade de visitas aos clientes. Exemplo: semanal, mensal, trimestral; c) no prprio escritrio.

Se o local de atendimento for o escritrio, ele deve ser feito por: a) advogado; b) por estagirios; c) pela rea paralegal; d) pela Ouvidoria do escritrio.

Deve-se ainda estabelecer: a) quais os prazos de atendimento; b) quais os prazos para retorno; c) qual a forma das comunicaes.

A forma das comunicaes e atendimentos pode ser: a) por correspondncias; b) por e-mails; c) pelo site do escritrio.

Quanto aos contratos, na organizao do Manual de Procedimentos deve-se estabelecer: a) quais os tipos de contratos adotados pelo escritrio; b) o que deve ser cobrado; c) qual a forma de cobrana; d) quais clusulas devem ser estipuladas no contrato; e) quem deve elaborar o contrato, se advogado ou secretria; f) quais advogados tero acesso para visualizao de contratos; g) quais os scios sero responsveis pela atualizao dos contratos; h) quais os critrios para execuo de contratos, no caso de inadimplncia de pagamento por parte do cliente.

Modelo de um tipo de organograma:

1 Scio majoritriodiretor jurdicojurdico AdvMaster

3 Diretoresda reacriminal

2 Scios diretor da rea jurdica

consultiva

1 Scio diretor da rea

administrativa e paralegal

1 AdvogadoSnior

2 AdvogadosJnior

1 AdvogadoJnior para suporte na rea criminal

3 Estagirios da paralegal, mais 1 assistente e um coordenador,1 secretria,1 fi nanceiroe 1 serv.gerais



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Exemplo de organograma, para a composio de escritrio:

Modelo de um tipo de um indicador:

Diretoria Geral1 Scio

Diretoria Jurdica1 Scio

Empresarialpenal

2 scios2 advogados +

1 estagirio

Financeiro1 funcionrio

Previdencirio2 scios + 2

advogados + 1 estagirio

Gesto de Pessoal

1 funcionrio

CPD1 funcionrio

Paralegal1 Funcionrio +

2 Estagirios

DiretoriaAdministrativa

1 Scio

Srie 1

Srie 2

Srie 3

Processos publicados1 trim/2010

Processos distribudos em 24h

Processos distribudos aps 24h

Processos distribudos aps 24h substabe-lecimento atrasado


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UNID. 3 GESTO DE ESCRITRIOS DE ADVOCACIA

Captulo 1 Cenrio atual da gesto de escritrios no Brasil

3.1.1 Evoluo na dinmica mercadolgica

Observa-se, atualmente, no mercado de advocacia, menos formalismo e menos romantismo, e apesar do conservadorismo que caracteriza a rea Jurdica, vem ocorrendo uma crescente migrao para modelos de gesto profi ssional, com busca e cobrana de resultados efetivos e fortemente infl uenciados por padres internacionais de qualidade.

3.1.2 Mudanas nos mercados de profi sses tradicionais

UNIDADE 3 :: GESTO DE ESCRITRIOS DE ADVOCACIA


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H uma crescente tendncia de indefi nio de limites entre os servios profi ssionais, com a valorizao de profi ssionais multidisciplinares.

Temos, por exemplo, as reas de Contabilidade, Finanas e Advocacia oferecidas de maneira integral ao mercado empresarial em fuses de empresas dos trs segmentos neste exemplo, particularmente, observam-se escritrios de advocacia englobando servios antes restritos a bancos.

Tal cenrio faz com que o escritrio de advocacia tenha concorrentes desconhecidos, no apenas entre seus membros, mas de outras reas, com alto grau de inovao e competitividade.

3.1.3 Mudanas no perfi l do cliente

O cliente tornou-se mais consciente e exigente, com menos formalismo, receio ou vergonha de questionar e reclamar por algo que no tenha alcanado sua expectativa.

O alto grau de acessibilidade do cliente a inmeros servios profi ssionais no mercado faz com que ele analise, compare e espere, mesmo que inconscientemente, uma excelncia no servio jurdico, compatvel com outros servios de excelncia que tenha experimentado.

Some-se a esse cenrio um fenmeno vindo de mercados externos competitivos, traduzido pelo termo faa voc mesmo, que traz, com o advento da Internet e da disponibilidade de informao, a possibilidade de fazermos sozinhos servios profi ssionais antes exclusivos aos formalmente qualifi cados para tal. Embora, no Brasil, ainda no reste evidenciado tal fenmeno de maneira clara, haja vista a regulamentao existente, devemos entender tal cenrio como uma tendncia objetiva global.


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3.1.4 Mudana de como se desenvolve a atividade advocatcia

De acordo com Richard Susskind, advogado britnico, o mercado jurdico ser guiado por duas foras:

1. A primeira ir em direo commoditizao (fornecimento de servios cada vez mais padronizado e, conseqentemente, mais barato).

2. A segunda fora ser a da tecnologia, que diferenciar os servios profi ssionais e defi nir a lucratividade.

Segundo o autor, em dez anos o mundo do Direito j estar em mais intensa transio. E muitos advogados estaro ameaados, precisando modernizar seus conceitos sobre como a profi sso se confi gura no mercado.

Visite o site: http://www.susskind.com/Susskind, Richard. The End of Lawyers? (O Fim dos Advogados?).



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3.1.5 Menos fronteiras e reservas de mercado

Dois fatos.

1. O Brasil assume posio estratgica no contexto global, cada vez mais cobiado por escritrios de advocacia estrangeiros.

2. Reservas de mercado cada vez mais raras no mundo globalizado do Direito. E menos efi cientes: as barreiras legais no impedem a criatividade empresarial dos escritrios de advocacia.

Enquanto alguns se imaginam protegidos pela reserva do mercado jurdico brasileiro, temos um fato: a cada ano aumenta o nmero de grandes escritrios de advocacia de mercados jurdicos desenvolvidos, tais como Estados Unidos, Inglaterra e Espanha.

Geralmente os fatos nos trazem ameaas e oportunidades.

E como este cenrio afeta os escritrios de advocacia no Brasil? Ocorre um impacto em cadeia.

Grandes escritrios brasileiros perdem fatia de mercado para estrangeiros. Escritrios de mdio porte perdem para os escritrios nacionais de grande porte. Para recuperar faturamento, partem para novos mercados. At chegar aos pequenos escritrios de advocacia.


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3.1.6 Oferta excessiva de profi ssionais

A proliferao de cursos de graduao em Direito no Brasil, fenmeno observado nas ultimas dcadas, tem aumentado desproporcionalmente o nmero de advogados em relao demanda do mercado. De acordo com a OAB Federal (fonte: http://www.oab.org.br), em setembro de 2009, o Brasil tinha 582.898 advogados inscritos. A cada ano, em mdia, h aumento de 13% no numero de advogados.

A maior concentrao de advogados, assim como de negcios, continua sendo na regio sudeste. Em torno de 37% do nmero de advogados brasileiros est em So Paulo: 217.209. Em seguida, aparecem Rio de Janeiro (109.972) e Minais Gerais (59.080). A regio sul tinham representantes na quarta e na quinta posio, com 37.088 advogados no Rio Grande do Sul e mais de 34 mil no Paran.

A mdia nacional de advogado por habitante de 332, sendo a menor relao observada no DF: 140. No Rio de Janeiro de 154, enquanto em So Paulo de 203.

3.1.7 Contnua reviso do ambiente jurdico e tico



ADMINISTRAO LEGAL

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O conceito de tica mercadolgica redefi ne-se historicamente de acordo com o momento do mercado.

Vejamos exemplo ocorrido no Canad (fonte: http://www.janeharveylawyers.com/):

Os escritrios da Jane Harvey Lawyers esto em shoppings centers e possuem tabela de preos exposta no balco. Oportunidade percebida em 1980, quando precisou contratar um advogado e achou o servio caro e amador! Em 1987, fez campanha para que os preos dos servios jurdicos pudessem ser divulgados na poca o regramento era semelhante ao brasileiro. A imprensa e parte da populao apoiaram a medida. Foi ento que a Law Society of Upper Canada permitiu a propaganda de advogados.

Captulo 2 Processo Administrativo (PODC)

A cincia da Administrao baseia-se na premissa de obter resultados efi cazes para a empresa.

Para uma gesto efi ciente do escritrio de advocacia, o advogado ou quem quer que esteja responsvel por essa tarefa deve seguir alguns princpios da administrao, que podem ser agrupados em quatro funes essenciais conhecidas como o ciclo PODC: Planejamento, Organizao, Deciso e Controle.


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Este ciclo pode ser utilizado nas mais diversas funes administrativas. Examinemos cada uma dessas funes essenciais.

3.2.1 Planejamento (PODC)

o processo de decidir o que e como fazer, antes de agir.

Em relao amplitude, pode ser: Estratgico: feito pela cpula (mbito institucional), estabelece objetivos de longo prazo e envolve todos os nveis do escritrio. Ttico: feito pelas gerncias (mbito intermedirio), estabelece naquela rea as aes de mdio prazo defi nidas no planejamento estratgico. Operacional: feito para defi nir tarefas e funes de curto prazo, para cumprir o delineado no planejamento ttico.

O planejamento possui os seguintes princpios. Participativo: seu benefcio no apenas o produto (itens, defi nies, objetivos etc.), mas o processo de refl exo, envolvimento e aes. Coordenado: deve envolver as partes necessrias, explicitando a interdependncia das variveis. Integrado: deve envolver as pessoas e equipes. Permanente: deve ser peridico e constante, pois h perda de seu valor com o tempo. Neste aspecto, destaca-se o controle dos resultados reais em relao ao planejado.

Dentro de uma empresa o planejamento realizado nas mais diversas reas. Financeiro: oramento, despesas, compras, fl uxo de caixa, investimentos etc. De equipe: dimensionamento, contratao, treinamento, remunerao etc. Mercadolgico: mix de servicos, pesquisa de mercado etc. Organizacional: estrutura, sistemas, rotinas, relatorios etc. De produo: capacidade de produo etc.

Etapas do planejamento a) Analise o ambiente externo. Pesquise o mercado, os concorrentes. Identifi que e liste as oportunidades e ameaas. Estude o ciclo de vida do negcio e do servio. Pondere as variveis sociais, tecnolgicas, legais, culturais, polticas, econmicas, etc. Por fi m, defi na a dinmica externa do negcio. b) Analise o ambiente interno. Pesquise seu escritrio. Identifi que e liste as foras e fraquezas. Valores e perfi s pessoais. Estude a cultura e clima internos. Por fi m, defi na a dinmica interna do negcio. c) Elabore o plano de aes. No o momento de ser otimista ou pessimista: seja realista! Integre as diversas reas, pessoas, defi na prazos e responsveis. Defi na a estrutura e a estratgia (crescer, diversifi car, reduzir etc.). Calcule os riscos, para que no fi quem margens de erro desconhecidas. d) Defi na aes. Estabelea o que ser feito, porque ser feito, como ser feito, quem far, quando far, quanto custar para que seja feito e onde ser feito.



ADMINISTRAO LEGAL

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e) Defi na metas, formalize, defi na responsvel, envolva pessoas, divulgue. f) Controle. Compare as metas estabelecidas com os resultados alcanados. g) Recomece o ciclo. Na realizao das duas primeiras etapas do planejamento, sugere-se o uso da ferramenta a seguir, conhecida como matriz SWOT, cujas iniciais, em ingls, representam as oportunidades e as ameaas (vinculadas ao ambiente externo ao escritrio) e os pontos fracos e fortes (vinculados ao ambiente interno do escritrio).

Considerando cada objetivo, devem ser analisadas as perspectivas internas e internas, para com isso ser defi nida qual a postura que o escritrio dever utilizar: Sobrevivncia - em caso de ameaa externa e fraqueza interna. Manuteno - em caso de ameaa externa e fora interna. Crescimento - em caso de oportunidade externa e fraqueza interna. Desenvolvimento - em caso de oportunidade externa e fora interna.

Ambiente InternoPredominncia

Pontos fracos Pontos fortes

Sobrevivncia Manuteno

Crascimento Desenvolvimento

3.2.2 Organizao (PODC)

Organizao o conjunto de atividades necessrias para atingir os objetivos do escritrio.

Envolve quatro componentes interdependentes:

Refl ita sobre o planejamento do seu escritrio, analisando os pontos fortes e fracos do seu negcio. Aproveite a etapa do Planejamento para analisar o ambiente externo e interno.

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bien

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1. Processo (sequncia de tarefas): refere-se diviso, organizao e distribuio de tarefas internas.

2. Pessoas: como protagonistas na realizao das tarefas, em especial em empresas de servios profi ssionais, as pessoas requerem gesto efi caz em relao s suas expectativas.

3. Estrutura (reas): envolve a relao entre as tarefas e as pessoas, dispostas em nveis hierrquicos e nos setores, baseada em conceitos de efi cincia organizacional.

4. Ambiente: abrange, alm de layout (disposio dos setores e pessoas), as relaes entre as pessoas que formam as equipes e o trabalho realizado por cada setor e os grupos formais (dispostos nos organogramas) e informais (baseados na vontade individual de cada pessoa).

3.2.3 Direo (PODC)

o aspecto interpessoal de administrar, de modo que as pessoas sejam levadas a compreender e contribuir com objetivos da empresa. Fazem parte da direo:

Deciso: escolha consciente de ao entre alternativas possveis, para chegar ao planejado. Orientao: se refere s instrues completas, claras, exequveis e padronizadas de trabalho, de forma a assegurar padro mnimo de qualidade interna, que caracterize e seja a marca do escritrio. Delegao: diferente da simples transferncia de uma responsabilidade, a delegao inclui a autonomia requerida, mantendo, no entanto, a co-responsabilidade. Coordenao. Comunicao.

Tenha em mente os aspectos que interferem diretamente no alcance dos seus objetivos. Analise cuidadosamente as questes que infl uenciam a organizao do seu escritrio.



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3.2.4 Controle (PODC)

verifi car se o pensado, o executado e o avaliado esto de acordo. Refl etir a natureza, as necessidades e o padro de efi ccia da atividade e da empresa; os controles estabelecidos devem satisfazer as expectativas gerenciais.

Mostrar rapidamente os desvios em controle gerencial, a velocidade em identifi car algo costuma ser mais relevante que a preciso. Aps a identifi cao, pode-se aprofundar o tema, caso se perceba necessidade.

Ser fl exvel, funcional e compreensvel s pessoas que sero responsveis por sua gesto.

Valer seu custo ao escritrio, ou seja, inefi caz controlar um procedimento, informao ou rea se o custo de controlar maior que o risco inerente ao erro.

Resultar em ao corretiva; revelar erro e indicar correo. Se a empresa se acostuma a no concluir o ciclo de explicitar o erro, analis-lo, estabelecer plano e corrigir a causa (e no o efeito) do erro, no ter efetivamente aprendido a lidar com controles.

Captulo 3 Gesto da Qualidade

O moderno conceito de qualidade busca o atendimento s especifi caes do cliente como requisito mnimo.

No entanto, para que seja possvel atender as especifi caes do cliente e produzir com qualidade, torna-se necessrio gerenciar os processos internos de trabalho com qualidade.

Para isso buscou-se um consenso mun-dial que permitisse a padronizao dos pro-cedimentos. Assim a Organizao Interna-cional para a Normatizao (International Organization for Standardization ISO) realizou estudos de diversas normas de siste-mas de qualidade, resultando na publicao da srie de Normas Internacionais ISO 9000.

Tais normas so geralmente aplicveis em situaes contratuais que exijam demonstrao de que a empresa fornecedora administrada com qualidade - poderamos afi rmar que elas buscam dar garantia ao cliente, de que a empresa fabricante possui um sistema de Garantia da Qualidade em pleno funcionamento, assegurando assim a qualidade do servio.

Muitos pases j adotaram as Normas ISO 9000 como normas nacionais, entre eles o Brasil.


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De maneira simples, a norma ISO 9000 pode ser resumida da seguinte forma.

Diga o que faz, ou seja, defi na sua poltica da qualidade, seus objetivos, suas responsabilidades e escreva seus procedimentos internos. Faa o que diz, ou seja, trabalhe de acordo com os procedimentos escritos. Prove que faz o que diz fazer, ou seja, mantenha registros. Implemente o sistema, ou seja, realize auditorias internas e aes de melhoria, preventivas e corretivas.

A certifi cao ISO 9000 no signifi ca, obviamente, a plena satisfao do cliente ao adquirir um produto ou um servio.

A certifi cao evidencia a existncia de um sistema de qualidade, ou seja, que as atividades relativas realizao de um servio esto estruturadas para assegurar um determinado nvel de qualidade constante.

As revises da Norma ISO 9000 colocaram a melhoria contnua como um princpio isso faz com que as empresas certifi cadas no se mantenham no mesmo padro de qualidade, exigindo evidncias de que elas buscam constantemente melhorar seus servios.

Mesmo no havendo interesse em certifi car um escritrio de advocacia, sugere-se conhecer e aplicar os princpios da Gesto da Qualidade da Norma ISO 9000. Foco no cliente Liderana Envolvimento de pessoas Abordagem de processo Abordagem sistmica para a gesto Melhoria continua Abordagem factual para tomada de deciso Benefcios mtuos nas relaes com os fornecedores.

A certifi cao por si s no garante que, ao se fazer a aquisio de um servio, este atenda as necessidades esperadas. Mas inegvel que uma empresa certifi cada possui um grande diferencial, pois o cliente sabe que a empresa atingiu um nvel de qualidade certifi cado.



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UNID. 4 MARKETING DE SERVIOS PROFISSIONAIS

Captulo 1 A importncia do Provimento n 94/2000 da OAB

As normas a serem observadas pelos advogados, em sede de marketing de servios profi ssionais de natureza advocatcia, isto , as regras legais de observncia obrigatria (cogente) nessa seara, no mercado de escritrios de advocacia, esto dispostas no Estatuto dos Advogados, no Cdigo de tica e no Provimento n 94/2000 da OAB.

Para o escritrio de advocacia que busca competncia em seu relacionamento com o mercado, essencial conhecer as regras estabelecidas e posicionar-se por meio de aes efi cazes para lidar com o mercado, merecendo destaque dentre as normas mencionadas o Provimento OAB 94/2000, ora transcrito verbo ad verbum, por sua importncia.

Provimento OAB 94/2000 - Dispe sobre a publicidade, a propaganda e a informao da advocaciaArt. 1. permitida a publicidade informativa do advogado e da sociedade de advogados, contanto que se limite a levar ao conhecimento do pblico em geral, ou da clientela, em particular, dados objetivos e verdadeiros a respeito dos servios de advocacia que se prope a prestar, observadas as normas do Cdigo de tica e Disciplina e as deste Provimento.Art. 2. Entende-se por publicidade informativa:a) a identifi cao pessoal e curricular do advogado ou da sociedade de advogados;b) o nmero da inscrio do advogado ou do registro da sociedade;c) o endereo do escritrio principal e das fi liais, telefones, fax e endereos eletrnicos;d) as reas ou matrias jurdicas de exerccio preferencial;e) o diploma de bacharel em direito, ttulos acadmicos e qualifi caes profi ssionais obtidos em estabelecimentos reconhecidos, relativos profi sso de advogado (art. 29, 1 e 2, do Cdigo de tica e Disciplina);f) a indicao das associaes culturais e cientfi cas de que faa parte o advogado ou a sociedade de advogados;g) os nomes dos advogados integrados ao escritrio;h) o horrio de atendimento ao pblico;i) os idiomas falados ou escritos.Art. 3. So meios lcitos de publicidade da advocacia:a) a utilizao de cartes de visita e de apresentao do escritrio, contendo, exclusivamente, informaes objetivas;b) a placa identifi cativa do escritrio, afi xada no local onde se encontra instalado;c) o anncio do escritrio em listas de telefone e anlogas;d) a comunicao de mudana de endereo e de alterao de outros dados de identifi cao do escritrio nos diversos meios de comunicao escrita, assim como por meio de mala-direta aos colegas e aos clientes cadastrados;


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e) a meno da condio de advogado e, se for o caso, do ramo de atuao, em anurios profi ssionais, nacionais ou estrangeiros;f) a divulgao das informaes objetivas, relativas ao advogado ou sociedade de advogados, com modicidade, nos meios de comunicao escrita e eletrnica. 1. A publicidade deve ser realizada com discrio e moderao, observado o disposto nos arts. 28, 30 e 31 do Cdigo de tica e Disciplina. 2. As malas-diretas e os cartes de apresentao s podem ser fornecidos a colegas, clientes ou a pessoas que os solicitem ou os autorizem previamente. 3. Os anncios de publicidade de servios de advocacia devem sempre indicar o nome do advogado ou da sociedade de advogados com o respectivo nmero de inscrio ou de registro; devem, tambm, ser redigidos em portugus ou, se em outro idioma, fazer-se acompanhar da respectiva traduo.Art. 4. No so permitidos ao advogado em qualquer publicidade relativa advocacia:a) meno a clientes ou a assuntos profi ssionais e a demandas sob seu patrocnio;b) referncia, direta ou indireta, a qualquer cargo, funo pblica ou relao de emprego e patrocnio que tenha exercido;c) emprego de oraes ou expresses persuasivas, de autoengrandecimento ou de comparao;d) divulgao de valores dos servios, sua gratuidade ou forma de pagamento;e) oferta de servios em relao a casos concretos e qualquer convocao para postulao de interesses nas vias judiciais ou administrativas;f) veiculao do exerccio da advocacia em conjunto com outra atividade;g) informaes sobre as dimenses, qualidades ou estrutura do escritrio;h) informaes errneas ou enganosas;i) promessa de resultados ou induo do resultado com dispensa de pagamento de honorrios;j) meno a ttulo acadmico no reconhecido;k) emprego de fotografi as e ilustraes, marcas ou smbolos incompatveis com a sobriedade da advocacia;l) utilizao de meios promocionais tpicos de atividade mercantil.Art. 5. So admitidos como veculos de informao publicitria da advocacia:a) Internet, fax, correio eletrnico e outros meios de comunicao semelhantes;b) revistas, folhetos, jornais, boletins e qualquer outro tipo de imprensa escrita;c) placa de identifi cao do escritrio;d) papis de peties, de recados e de cartas, envelopes e pastas.Pargrafo nico. As pginas mantidas nos meios eletrnicos de comunicao podem fornecer informaes a respeito de eventos, de conferncias e outras de contedo jurdico, teis orientao geral, contanto que estas ltimas no envolvam casos concretos nem mencionem clientes.Art. 6. No so admitidos como veculos de publicidade da advocacia:a) rdio e televiso;b) painis de propaganda, anncios luminosos e quaisquer outros meios de publicidade em vias pblicas;c) cartas circulares e panfl etos distribudos ao pblico;d) oferta de servios mediante intermedirios.

UNIDADE 4 :: MARKETING DE SERVIOS PROFISSIONAIS


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Aps a leitura atenta desse regramento estabelecido pela OAB, entende-se ser essencial para um relacionamento efi caz com o mercado conseguir interpretar tal provimento de maneira a compreender sua essncia no sentido da tica profi ssional e da defesa do vigente modelo de divulgao do servio jurdico ao mercado, sem, contudo, se deixar imobilizar nas aes mercadolgicas.

Tal imobilismo representaria ingenuidade e miopia em: a) no realizar marketing por causa de regras da OAB; b) enxergar marketing apenas como divulgao ou propaganda, quando na verdade envolve todas as formas de relacionamento com o mercado; c) pensar que apenas competncia tcnica ou reputao garantem clientes.

Art. 7. A participao do advogado em programas de rdio, de televiso e de qualquer outro meio de comunicao, inclusive eletrnica, deve limitar-se a entrevistas ou a exposies sobre assuntos jurdicos de interesse geral, visando a objetivos exclusivamente ilustrativos, educacionais e instrutivos para esclarecimento dos destinatrios.Art. 8. Em suas manifestaes pblicas, estranhas ao exerccio da advocacia, entrevistas ou exposies, deve o advogado abster-se de:a) analisar casos concretos, salvo quando argido sobre questes em que esteja envolvido como advogado constitudo, como assessor jurdico ou parecerista, cumprindo-lhe, nesta hiptese, evitar observaes que possam implicar a quebra ou violao do sigilo profi ssional;b) responder, com habitualidade, a consultas sobre matria jurdica por qualquer meio de comunicao, inclusive naqueles disponibilizados por servios telefnicos ou de informtica;c) debater causa sob seu patrocnio ou sob patrocnio de outro advogado;d) comportar-se de modo a realizar promoo pessoal;e) insinuar-se para reportagens e declaraes pblicas;f) abordar tema de modo a comprometer a dignidade da profi sso e da instituio que o congrega.Art. 9. Ficam revogados o Provimento n 75, de 14 de dezembro de 1992, e as demais disposies em contrrio.Art. 10. Este Provimento entra em vigor na data de sua publicao.Sala das Sesses, 5 de setembro de 2000. Reginaldo Oscar de Castro Presidente. Alfredo de Assis Gonalves Neto Conselheiro Relator (PR) *Publicado no Dirio de Justia da Unio de 12 de setembro de 2000, pgina 374, Seo 1 - Eletrnico.


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Para iniciarmos a compreenso do que marketing, temos a seguir uma forma simples do que o ciclo mercadolgico.

1. Olhar para fora do escritrio para encontrar e realmente entender o consumidor, o concorrente e o ambiente (mercado). Parece simples, mas exige uma viso diferente da que temos; signifi ca olhar nosso escritrio com os olhos do cliente.

2. Voltar para o escritrio e desenvolver a estrutura, a estratgia, as pessoas e os servios que atendam s necessidades buscadas pelo cliente, de maneira melhor que o concorrente e considerando as infl uncias do ambiente.

3. Contar ao consumidor o que o escritrio desenvolveu, seja em termos institucionais (o que o escritrio ), seja em servios (o que o escritrio faz).

4. Lucrar porque marketing no envolve apenas gastos, mas principalmente o alinhamento com os objetivos do escritrio que, se no tem por fi nalidade apenas o lucro, tem este como efi ciente medida de desempenho. Some-se a isso o fato de que o consumidor satisfeito no se importa que a empresa tenha lucro justo.



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Os escritrios de advocacia possuem um desafi o adicional em marketing: a maneira de se relacionar com o mercado quando se produz servios diferente do que quando se criam e comercializam produtos.

Vejamos as caractersticas dos servios, em distino aos produtos. Interpretar tais diferenas permite que estabeleamos tticas mercadolgicas efi cientes com nossos clientes.

Os servios so mais intangveis.

O produto um objeto, palpvel; o servio uma performance, um desempenho. No costuma haver nada a ser mostrado mesmo uma petio ou um parecer impresso no representa, efetiva e integralmente, o servio realizado. O conceito de intangibilidade envolve dois conceitos: (a) que no pode ser tocado e (b) que no pode ser facilmente defi nido, formulado ou alcanado mentalmente; no caso de servios profi ssionais (como o jurdico), tal conceito fundamental para que se busque diminuir a distncia entre o que o advogado faz e o que cliente compreende desse servio.

Os servios no so estocados.

O produto permite que a produo e o consumo ocorram em momentos diferentes, o que facilita a logstica. J os servios so usualmente vendidos e, simultaneamente, produzidos e consumidos. Precisam, por isso, ser distribudos de maneira rpida e efi ciente.

a) Os servios so menos padronizados e uniformes que os produtos. Usualmente os servios so baseados em pessoas e equipamentos, embora o componente humano prevalea na logstica de produo, difi cultando a padronizao.

b) Os servios em geral so facilmente copiados e cada vez mais rpido. O antdoto para esse problema ter uma marca que diferencie um servio de seus similares, embora tecnicamente sejam muito prximos.

c) Os preos de servios so difceis de se estabelecer, j que os custos de produo so estipulados de forma subjetiva por quem produz.

A padronizao do produto ou servio que uma empresa produz identifi ca essa empresa em relao aos seus consumidores. A gesto de um escritrio deve conciliar a padronizao de seus servios, necessria em termos mercadolgicos, com uma possibilidade de criatividade funcional aos advogados dentro de limites institucionais, de maneira que a linha de produo do escritrio seja efi ciente como marca e instigadora aos advogados.


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Captulo 2 O marketing de relacionamento

O marketing efi caz de servios jurdicos realizado de acordo com o modelo de marketing de relacionamento, com foco em nichos de mercado e comunicao personalizada.

Envolve criar, comunicar e entregar valor a grupo de clientes com perfi s similares em relao a aspectos considerados relevantes ao servio fornecido pelo escritrio de advocacia. A relao do escritrio com o cliente deve ser vista como um processo de troca, considerando o valor gerado ao cliente pelo servio fornecido.

Esse modelo de marketing busca compreender necessidades e desejos de grupos selecionados de clientes. Trata-se de um relacionamento planejado com o mercado escolhido pelo escritrio, de acordo com seus objetivos e suas possibilidades. E muito importante: visa resultados ao negcio.

Quando este modelo mercadolgico implantado de forma correta conseguimos alcanar a situao em que o esforo de venda (uma das etapas do processo de relacionamento com o cliente) torna-se desnecessrio porque nesse momento o cliente j percebeu que o servio que precisa o desse escritrio.

Em outras palavras:

o objetivo do marketing tornar a venda desnecessria (PETER DRUCKER).

O modelo rentvel de marketing de relacionamento pressupe que os nichos de clientes apresentem caractersticas comuns para que os servios lhes paream feitos sob medida. A vantagem desse modelo que o cliente ter um servio adequado ao seu perfi l sem a necessidade de pagar por um servio nico.

A empresa precisar escolher os nichos de mercados e ter foco de atuao. Escolher quais mercados atuar pressupe escolher quais mercados no atuar e essa deciso costuma ser paradoxalmente mais difcil, porque essa deciso explicita sua ausncia deliberada naquele nicho.



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Essa deciso, embora difcil, crtica para o sucesso mercadolgico porque evidencia a convergncia entre suas vontades e suas possibilidades, demonstrando a maturidade do diretor na escolha de alternativas.

A pessoa que atua com foco mercadolgico est orientada em funo do cliente, ao invs de ter foco no vendedor (no caso de escritrios de advocacia, no advogado). Em empresas de servios jurdicos, geralmente gerenciadas pelos profi ssionais que realizam o servio (os advogados), essa situao bastante corriqueira e devemos estar atentos para no esquecer quem o cliente!

A satisfao do cliente baseia-se na diferena entre sua expectativa inicial e o que realmente recebeu. Quando algum aspecto do servio jurdico contratado no fi ca claro entre o advogado e o cliente, isso no signifi ca que o cliente no ter uma expectativa em relao quele aspecto. Diversas expectativas so tcitas e, em geral, os nichos possuem similaridade nessas expectativas. A explicitao das caractersticas do servio antes da contratao evita surpresas desagradveis ao cliente.

O marketing busca posicionamento na mente do cliente, por meio do desenvolvimento de um relacionamento ao invs de apenas visualizar o fornecimento de um servio jurdico isolado. Na busca por tornar o servio tangvel na percepo do cliente, o marketing pretende infl uir na maneira como os clientes percebem o escritrio de advocacia, por meio de retornos a mdio e longo prazo.

Captulo 3 Mix de Marketing - 7Ps

O mix de marketing um conjunto de ferramentas para formar um produto efi caz, baseado em aspectos percebidos e valorizados pelo cliente. O planejamento de um servio jurdico deve considerar todos estes aspectos, que abrangem as percepes do cliente e que, quando satisfeitos, permitiro sua fi delizao.

j d f

7 Ps

Produto(Product)

Preo(Price)

Processos(Processes)

Pessoas(People)

Comunicao(Promotion)

EvidnciaFsica

(Phisical Evidence)

Distribuio(Place)


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1. Produto (product): envolve o servio em si, suas caractersticas, opes, estilo (em relao ao perfi l do cliente), embalagem (materiais usados para tangibilizar o servio), servios agregados/auxiliares, garantias, poltica de devoluo, marca da empresa ou do prprio produto.

2. Preo (price): envolve os honorrios advocatcios, as polticas de descontos, as condies de pagamento e de crdito.

3. Distribuio (place): envolve os canais e os prazos de atendimento, a localizao dos escritrios, a capacidade de atendimento e realizao de servios, a logstica.

4. Comunicao (promotion): envolve a propaganda, a publicidade, a maneira de realizar a venda pessoal, a promoo dos servios aos nichos de mercado, os eventos realizados para comunicar os servios ou o escritrio, a divulgao dos servios jurdicos.

5. Evidncias fsicas (physical evidence): envolve o estilo de layout, mobilirio, equipamentos, objetos, materiais de escritrio todos de acordo com o cliente ou nicho de mercado.

6. Processos (processes): refere-se aos procedimentos de atendimento ao cliente do escritrio de advocacia, suas polticas institucionais, seus procedimentos e sistemas internos de trabalho.

7. Pessoas (people): envolve os aspectos relacionados aos fornecedores de servios percebidos pelo cliente ou seja, no apenas o advogado, mas a equipe paralegal, a secretria ou recepcionista, etc.

Como fazer na prtica: I. Segmentar mercado. II. Segmentar clientes (atuais e futuros) em grupos . III. Criar mix para cada grupo. IV. Formar seu portfolio de servios. V. Posicionar seu portfolio em relao ao mercado. VI. Diferenciar entender o concorrente, construir a diferena e comunic-la.

Captulo 4 O ciclo de vida do servio jurdico

O ciclo de um servio jurdico costuma possuir as seguintes etapas: introduo, desenvolvimento ou crescimento, maturidade e declnio, relacionados em funo do tempo e do fl uxo de recursos fi nanceiros ao escritrio, conforme ilustra a fi gura a seguir.

Crescimento

Maturidade

Declnio

Introduo



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De acordo com a rea de atuao jurdica e com o tipo de fl uxo de caixa que caracteriza seus servios, o escritrio de advocacia deve estudar o ciclo de vida de seus servios.

1. Para planejar sua estrutura e estratgia em relao aos diversos recursos necessrios para sua implementao (recursos fi nanceiros, humanos, de layout etc.)

2. Para aproveitar mercadologicamente o ciclo de vida do servio, no sentido de ampliar as etapas de ingresso de receita e de minimizar as etapas de gastos (ou ao menos conhecer exatamente quais sero as demandas de caixa).

Captulo 5 A marca do escritrio

A marca de um escritrio de advocacia, em especial pelo fato de envolver a oferta de servios (ou seja, algo intangvel), o principal componente da imagem da empresa, capaz de tornar tangveis suas ideias, objetivos e seu servio jurdico.

Como vivemos em uma sociedade com excesso de informao, as pessoas precisam associar conceitos de forma rpida, o que favorece a ao mercadolgica por meio da marca, que simplifi ca tal compreenso pelo mercado.

Ela consegue reunir e representar de forma simples as caractersticas da empresa percebidas pelo cliente. Por isso, representa a nova batalha mercadolgica das empresas de servios, haja vista a fora subliminar que possui.

A construo de uma marca gradativa e formada por diversas aes complementares. Seu posicionamento representa o posicionamento do escritrio de advocacia. Considerando esse cenrio, a blindagem (defesa) da marca deve ser priorizada pelos interlocutores do escritrio.

A comunicao visual da marca ao mercado bastante ampla seguem exemplos: placas de identifi cao do escritrio, papis de carta e de trabalhos jurdicos (peties, pareceres, artigos, etc.), cartes de visitas, stio na Internet, correios eletrnicos, pasta, folders, envelopes etc.

As cores e formas da marca so fundamentais para formar a imagem que se quer transmitir. Devemos escolher uma cor predominante, de forma a identifi car e distinguir o escritrio. Lembre que associamos cores a percepes. Segue o signifi cado resumido de algumas cores:


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Branco: sugere pureza, ordem, simplicidade, paz, higiene, harmonia. Preto: sugere silncio, masculinidade, seriedade, nobreza, distino e elegncia. Cinza: sugere neutralidade, indeciso, ausncia de energia, seriedade, conservadorismo, desnimo, sabedoria. Vermelho: sugere fora, agitao, virilidade, masculinidade, dinamismo, rapidez, energia, alta temperatura. Amarelo: sugere luz, vivacidade, energia, felicidade, novidade, atrai ateno, sozinho ou em conjunto com outras cores. Verde: sugere natureza, harmonia, equilbrio, calma, serenidade. Azul: sugere profundidade, calma, credibilidade, maturidade, confi ana, tranquilidade.

A marca tem o poder de simbolizar e evocar a personalidade da empresa e deve ser usada para transmitir a ideia ou o conceito que norteia o escritrio, como a criatividade, a inovao, a agressividade, a confi abilidade, a segurana, a tradio, o detalhismo etc.

Em relao ao nome do escritrio, o uso do sobrenome dos scios (ou principais scios) o modelo mais utilizado. O uso e a ordem desses sobrenomes, sob o ponto de vista administrativo, deve ser estabelecido de acordo com a fora mercadolgica que possuem. Ademais, escritrios com mais de dois nomes acabam sendo conhecidos no mercado apenas pelos dois ou trs primeiros nomes.

Captulo 6 O preo do servio

O valor dos honorrios jurdicos , como visto anteriormente, um dos componentes do mix de marketing, ou seja, um dos aspectos considerados pelo cliente na anlise da contratao do servio jurdico.

Com a difuso de informaes, o cliente mostra-se cada vez mais informado sobre preos, o que inclui sua noo a respeito de honorrios advocatcios.Uma frmula bastante efi ciente equaciona o valor considerado justo pelo cliente e adequado ao restante do mix de marketing.

O preo, como indicador de qualidade do servio, considerado pelo cliente da seguinte forma.

Quanto menor o conhecimento do cliente sobre o servio, maior a probabilidade do preo ser indicador de qualidade (junto com a marca). Quanto maior a percepo do cliente sobre o risco e a relevncia no resultado do servio, maior a probabilidade do preo ser indicador de qualidade (junto com a marca).

No que se refere a formas de cobrar honorrios, h diversas alternativas;

Valor fi xo por perodo (geralmente mensal). Este modelo pressupe conhecimento pelo escritrio de sua estrutura de gastos para estabelecer o preo. Valor de acordo com tempo de execuo de servio (geralmente por hora). Este modelo bastante confortvel para o escritrio, que estabelece valor, controla o tempo gasto no servio e repassa ao cliente. Apesar de trabalhar com limites mximos por perodo, este modelo vem perdendo a hegemonia por ser incerto ao cliente.



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Valor por servio. Este modelo demanda organizao do escritrio para construir o preo adequado ao cliente e ao mercado, considerando ainda a perspectiva de ganhos de escala com servios similares que podem maximizar o lucro. Valor percentual sobre valor envolvido no servio. Valor conforme xito. Este modelo geralmente combinado com outro modelo remuneratrio fi xo, j que sua remunerao ocorre apenas ao fi nal do processo, enquanto o escritrio possui gastos ao longo desse perodo. Valor baseado no desempenho do escritrio. Este modelo relativamente novo e aprofunda parceria entre escritrio e cliente, por convergir interesses. So exemplos de indicadores: reduo na durao de processos, taxa de xito em processos etc. Em aes modelo praticado no exterior, busca elevar o compromisso de longo prazo entre escritrio e cliente.

Captulo 7 Comunicao integrada com o mercado

O escritrio deve buscar uma comunicao integrada com o mercado, para: a) expor marca e servios de forma desejada e uniforme; b) criar, manter ou melhorar a imagem da empresa; c) conquistar e fi delizar clientes, colegas e sociedade em geral.

Essa comunicao deve ser realizada por meio de diversos canais, para consolidar sua percepo por clientes e pelo mercado. Seguem exemplos de canais de comunicao com o mercado. Boletim informativo peridico Publicao de produo jurdica artigos, teses, livros etc Rede de relacionamentos reas profi ssional, acadmica e editorial Material grfi co Participao ou realizao de eventos (palestras, treinamentos, congressos, exposies etc.) Relao com imprensa, por meio da divulgao de informaes a clientes e grupos de interesse Canais de atendimento, seja pessoal, eletrnico, telefnico Stio na Internet, cada vez mais relevante como canal de comunicao e integrao com atendimento tradicional

O processo de deciso do cliente na contratao de um servio costuma seguir a seguinte sequncia

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1. Identifi cao de necessidade de contratao do servio jurdico. 2. Busca de informaes seja sozinho (de acordo com a memria de marcas), por meio de conversas com amigos, ateno a mdia ou contato com advogados. 3. Avaliao das alternativas quando reduz as opes disponveis a conjunto menor de escolha. 4. Compra aps perodo de anlise, identifi ca o prestador de servio que melhor satisfaz sua expectativa e fecha contrato. 5. Avaliao ps-compra depois de utilizar o servio por determinado perodo, forma opinio e julgamento de (in)satisfao.

Conforme pesquisa realizada pelo CEAE (fonte: http://www.ceae.org.br/), o cliente leva em considerao na escolha de um servio jurdico os seguintes aspectos.

Referncia e indicao de conhecidos. Experincias e histrico do profi ssional. Firmeza e conhecimento do tema. Carteira estabelecida de clientes no tema. Nvel de comprometimento do advogado com seu problema. Proposta fi nanceira justa e de acordo com sua possibilidade. Aspectos fsicos do escritrio localizao, estrutura e apresentao adequados ao seu perfi l. Tecnologias usadas no desenvolvimento do servio inspiram confi ana. Qualidade perceptvel. Empatia com a marca (escritrio), com o advogado e com o funcionrio.



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UNID. 5 GESTO FINANCEIRA

Captulo 1 O ciclo fi nanceiro de um escritrio

As normas a serem observadas pelos advogados, em sede de marketing de servios profi ssionais de natureza advocatcia, isto , as regras legais de observncia obrigatria (cogente) nessa seara, no mercado de escritrios de

administracao escritorios

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