actualizacion de un sistema de documentacion

Universidad José Antonio Páez

Centro de Extensión CEUJAP

Diplomado de Gestión de la Calidad y Productividad

Actualización de los Documentos del Departamento de Control de Procesos de General Motors Venezolana, C.A.,

Centro de Servicio y Pos-Venta (CSPV).

San Diego, Octubre de 2010

Lugo Pedro, 16.785.628

Meza Jhonna, 15.225.176

Villegas Eliasib, 17.257.888

ACTA EJECUTORIA

INDICE

Introducción…………………………………………………………………………. 1

Capítulo I

1.1. Identificación del Problema………………………………………………. 2

1.2. Historia……………………………………………………………………….. 2

1.3. Misión y Visión……………………………………………………………… 5

1.4. Estructura de la Organización…………………………………………… 5

Capítulo II

2.1. Planteamiento del Problema……………………………………………….. 7

2.2. Objetivos……………………………………………………………………….. 10

2.2.1. Objetivo General……………………………………………………………. 10

2.2.2. Objetivos Específicos……………………………………………………... 10

2.3. Justificación……………………………………………………………………. 11

2.4. Basamentos Teóricos………………………………………………………… 11

Capítulo III

3.1. Operacionalización de los Objetivos………………………………………. 19

Capítulo IV

4.1. Factibilidad................................................................................................ 22

4.1.1. Recursos Humanos………………………………………………………... 22

4.1.2. Recursos Técnicos…………………………………………………………. 23

4.1.3. Recursos Materiales………………………………………………………... 23

4.1.4. Recursos Financieros............................................................................ 24

Capítulo V

5.1. Propuesta………………………………………………………………………. 25

5.1.1. Nombre de la Propuesta........................................................................ 25

5.1.2. Introducción de la Propuesta……………………………………………... 25

5.1.3. Objetivo de la Propuesta…………………………………………………... 25

5.1.4. Estructura de la Propuesta………………………………………………... 26

5.1.4.1. Revisión…………………………………………………………………….. 26

5.1.4.2. Actualización………………………………………………………………. 30

5.1.4.3. Implementación…………………………………………………………… 31

5.1.4.4. Plan de Auditoría…………………………………………………………. 32

5.1.4.5. Ajuste……………………………………………………………………….. 33

5.1.4.6. Indicadores de la Propuesta………………………………………………. 33

Capítulo VI

6.1. Conclusiones y Recomendaciones 36

Anexos 37

INTRODUCCION

Una de las dificultades de un sistema de gestión de calidad es la

permanencia del mismo luego de la certificación. La adecuada

documentación y mecanismos para la disposición, mantenimiento en el

tiempo y confiabilidad de los documentos, entre otros factores, hará exitoso

el sistema de gestión de calidad. Tales documentos permitirán describir el

SGC de la organización y ayudar a los empleados a comprender su función

dentro de la misma.

Sin embargo en búsqueda de la mejora continua, a medida que transcurre el

tiempo los procesos pueden modificarse y debe tenerse un mecanismo

adecuado para el control de los documentos de manera de realizar las

acciones necesarias y establecidas para la actualización y así la

organización pueda dar cumplimiento a la norma.

En este sentido, el trabajo que se presenta a continuación contiene una

propuesta para la actualización de los procedimientos del departamento de

control de procesos del centro de servicios y post venta de General Motors

Venezolana de modo que se Garantice la confiabilidad de los procesos en el

SGC implantado en GMV-CSPV a través de la documentación.

1

CAPÍTULO I

1.1. Identificación de la Organización

General Motors Venezolana C.A., Centro de Servicios y Post-Venta, es

una empresa encargada de la distribución de partes y vehículos a nivel de

concesionarios, además de la prestación de servicios a sus clientes por

medio de:

Chevy Accesorios

Chevy Express

Red Chevy Express

Clínica de Servicios

Garantía

Chevy Asistencia

Línea 0800

1.2. Historia

1. General Motors Venezolana, C. A. comenzó sus actividades en Caracas

en el año 1948 con vehículos comerciales y camiones.

3

2. En el año 1952 se ensambló el primer vehículo de pasajeros, el cual fue

un Chevrolet Sedan.

3. En 1968 General Motors Venezolana C.A. inició exitosamente un

programa de exportación a varios países, entre ellos Estados Unidos.

4. En 1979 se adquirieron las instalaciones de Chrysler en la ciudad de

Valencia como parte de su proyecto de expansión en Venezuela.

5. En 1981 General Motors Venezolana C.A. continuando sus planes de

expansión en Venezuela, amplía sus instalaciones en Valencia, y con una

inversión superior a los 450 millones de bolívares se introduce un modelo

de tecnología avanzada con tracción delantera y se lleva la planta a una

capacidad virtualmente instalada de 25 unidades por hora.

6. En 1986 se inaugura la Planta de Tratamiento de Aguas Residuales,

Industriales y Servidas de GMV.

7. En 1988 General Motors Venezolana C.A. anuncia la creación de una

nueva empresa: Empresa Mixta de General Motors con un grupo

económico venezolano.

8. A principios de 1990, la Corporación General Motors adquiere

nuevamente las acciones de Empresa Mixta General Motors.

9. En 1991 GMV lanza al mercado venezolano la más completa línea de

vehículos comerciales, S10, Blazer, y Camiones.

10. En 1992 GMV continúa la renovación de su línea de producto

introduciendo el GMT-445, P31 de Gasolina, GMT-530 (Kodiak), Isuzu

NPR y el Cheyenne 4x4. El volumen de producción llega a las 140

unidades por día. GMV comienza por primera vez en su historia, un

programa de exportaciones de unidades producidas en el país, hacia los

países integrantes del Pacto Andino. En Julio de este mismo año un

hecho de gran significación se lleva a cabo en la planta de Valencia: la

inauguración de las modernas instalaciones del servicio médico de GMV,

4

con lo cual brinda atención de primera al personal que labora en la

empresa.

11. En Diciembre de 1992 GMV, confirma el liderazgo indiscutible, 13 años

consecutivos en la preferencia de los consumidores y recibe del gobierno

Nacional a través del Ministerio de Fomento, el certificado de Calidad

COVENIN-ISO 9002 y alcanza la cifra récord para una ensambladora: la

unidad 1.000.000 producida en el país.

12. En el año 1996, GMV pone en servicio, el más moderno Sistema de

Protección Anticorrosiva “ELPO” con fines de exportación y obtiene la

Recertificación COVENIN - ISO9002:1995.

13. En el año 1997, GMV alcanza el récord de 18 años de liderazgo

consecutivo en ventas.

14. En el año 1998, El día 16 de Septiembre arriba a sus 50 años en

Venezuela.

15. En Abril de 1999, se colocó la primera piedra para la construcción de la

nueva planta de Pintura con una inversión de 50 Millones de Dólares. En

Octubre de ese mismo año, General Motors Venezolana C.A. es

recertificada por tercera vez consecutiva con la Norma Venezolana

COVENIN - ISO 9002: 1995 y el mes siguiente se introduce al país una

nueva versión del Vehículo Corsa Familiar 2000.

16. Para Diciembre de 2000, General Motors Venezolana alcanza 21 años

consecutivos como líder absoluto en ventas.

17. En Marzo de 2002, GMV fue evaluada nuevamente por FONDONORMA

y en Mayo del 2002 recibe la notificación de la certificación COVENIN

ISO9001, VERSIÓN 2000.

5

1.3. Misión y Visión

Misión

Proveer vehículos y servicios de Clase Mundial en un ambiente de

trabajo seguro integrando nuestro talento humano, tecnologías y

sistemas; para garantizar el óptimo manejo de nuestros recursos, la

conservación del medio ambiente, el crecimiento continuo de la

organización y el entusiasmo de nuestros clientes, proveedores,

concesionarios y accionistas.

Visión

Ser Líder del Mercado automotor local y de exportación logrando el

entusiasmo de nuestros clientes, a través de la mejora continua

basada en la integridad, trabajo en equipo y la innovación del personal

de General Motors Venezolana.

1.4. Estructura de la Organización

General Motors Venezolana, C.A., Centro de Servicios y Post-Venta, está

conformada por seis gerencias que se encargan de ofrecerles a sus clientes

productos y servicios con excelentes niveles de calidad a través del

compromiso de sus trabajadores y la mejora continua de los procesos.

El Departamento de Control de Procesos, donde se realizará el desarrollo

del informe se encuentra dentro de la Gerencia de Operaciones, encargada

de todo el proceso que se lleva a cabo en el almacén, desde la recepción del

material, hasta el despacho de repuestos y piezas a los concesionarios.

6

Organigrama de Gerencia General de GMV Centro de Servicio y Post-

Venta

7

Organigrama de Gerencia de la Gerencia de Operaciones de GMV

Centro de Servicio y Post-Venta.

8

CAPÍTULO II

2.1. Planteamiento del Problema

General Motors Venezolana, C.A., Centro de Servicios y Post-Venta

(CSPV), es una empresa encargada de la distribución de partes y repuestos

para vehículos a nivel de concesionarios alrededor de todo el territorio

nacional, además de la prestación de servicios. El Centro de Servicios y

Post-Venta, cuenta con Almacén de Repuestos donde se almacenan los

repuestos y piezas que son utilizados para la distribución a cada uno de sus

concesionarios.

En el Centro de Servicios y Post-Venta (CSPV), se encuentra la

Gerencia de Operaciones que se encarga de controlar todo el proceso

llevado a cabo en el Almacén de Repuestos, el cual comienza con la

recepción de material que llega al almacén, donde se recibe, firma y sella la

factura original y la copia, las cuales son entregadas al Departamento de

Control de Inventario para el posterior desembarque e inventario de las

piezas y repuestos. Posteriormente, se realiza el desembalaje, donde se

chequea el material, el cual si está en buenas condiciones, se etiqueta para

ser colocadas según el nombre, número de parte, código y modelo en las

áreas dispuestas para ello, de lo contrario, si se encuentra material sobrante

o dañado, se ubican en el área de Scrap del Centro de Distribución y Partes.

El pedido solicitado por el cliente se autoriza en la oficina de Despacho,

para luego proceder a la recolección de las piezas o repuestos requeridos,

9

verificando que las mismas estén etiquetadas, pasando al embalaje y al

almacenamiento de todo el pedido respectivamente etiquetado y finalmente

se despacha y distribuye.

Diagrama de bloques del proceso del Almacén de Repuestos de GMV,

Centro de Servicios y Pos-Venta (CSPV).

El Departamento de Control de Procesos del Centro de Servicios y Post-

Venta, dentro del proceso global que se explicó anteriormente, es el

encargado de controlar, ubicar y reportar, en físico y a nivel de sistema, el

material dañado, sobrante y faltante, que se encuentra en el Almacén de

Repuestos, es por ello en la búsqueda de optimizar dicho proceso y mejorar

su eficacia, ha realizado cambios en las actividades que elaboran, en cuanto,

al software SAP que emplean para el control del material, modificaciones y

rediseño de los formatos que utilizan, entre otras, trayendo como

10

consecuencia la desactualización de los documentos de ese proceso y todos

los relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la norma ISO

9001:2008, incluyendo el Manual de la Calidad, lo que conlleva a que la

integridad de dicho sistema se vea comprometida, ya que se incumplen

directamente los requisitos:

4.4.2 “Manual de la Calidad” ítem c, el cual indica: “La organización debe

establecer y mantener un Manual de la Calidad que incluya los

procedimientos documentados establecidos por el Sistema de Gestión de la

Calidad, o referencia de los mismos”.

4.2.3 “Control de documentos” que indica: “los documentos requeridos por

el Sistema de Gestión de la Calidad deben controlarse, estableciendo un

procedimiento que defina los controles necesarios para:

b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos

nuevamente,

c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión

vigente de los documentos,

d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables

se encuentran disponibles en los puntos de uso”.

5.4.2 “Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad” ítem b, el cual

indica: “La alta dirección debe asegurarse de que se mantiene la integridad

del Sistema de Gestión de la Calidad cuando se planifican e implementan

cambios en éste”.

Es por ello, que de no buscar una solución, el Sistema de Gestión de la

Calidad implantado en la empresa perderá su confiabilidad, además de que

11

traería consigo la no conformidad por no cumplir con los requisitos

establecidos en la norma ISO 9001:2008, por tal razón es que se propone la

revisión y actualización de la documentación de dicho departamento y de

aquellos que afecten el Sistema de Gestión de la Calidad.

2.2. Objetivos

2.2.1. Objetivo general

Actualizar los documentos del Departamento de Control de Procesos

de General Motors Venezolana, C.A., Centro de Servicio y Post-Venta

(CSPV).

2.2.2. Objetivos específicos

1. Diagnosticar de la documentación que lleva a cabo el

Departamento de Control de Procesos en el almacén de

repuestos de CSPV.

2. Identificar los documentos del Departamento de Control de

Procesos, que están desactualizados y no declarados en el

SGC.

3. Actualizar los documentos del Departamento de Control de

Procesos del Almacén de CSPV.

12

2.3. Justificación

La realización del presente informe servirá para impulsar las herramientas

necesarias que mejoren el Sistema de Gestión de la Calidad en CSPV,

importantes en la subsistencia de la empresa, en un mercado tan

competitivo, por esta razón la actualización de los documentos del

Departamento de Control de Procesos, se presentan como una alternativa

viable, que puede aplicarse para que los trabajadores conozcan cada uno de

los documentos que les corresponda según su área de desempeño laboral y

así poder cumplir con los requerimientos corporativos y de calidad,

establecidos por la norma ISO 9001, evitando las no conformidades y

garantizando la confiabilidad de dicho sistema en la empresa.

2.4. Basamentos Teóricos

Procesos Productivos

Los procesos productivos son una Secuencia de actividades requeridas

para elaborar un producto (bienes o servicios). Esta definición “sencilla” no lo

es tanto, pues de ella depende en alto grado la productividad del proceso.

Generalmente existen varios caminos que se pueden tomar para producir un

producto, ya sea este un bien o un servicio. Pero la selección cuidadosa de

cada uno de sus pasos y la secuencia de ellos nos ayudará a lograr los

principales objetivos de producción.

Costos (eficiencia)

Calidad

13

Confiabilidad

Flexibilidad

TIPOS DE PROCESOS

Proceso Lineal

Se caracteriza por que se diseña para producir un determinado bien o

servicio; el tipo de la maquinaria, así como la cantidad de la misma y su

distribución se realiza en base a un producto definido.

Logrando altos niveles de producción debido a que se fabrica un solo

producto, su maquinaria y aditamentos son los más adecuados, cada

operación del proceso y el personal puede adquirir altos niveles de eficiencia,

debido a que su trabajo es repetitivo. Su administración se enfoca a

mantener funcionando todas las operaciones de la línea, a través de un

mantenimiento preventivo eficaz que disminuya los paros y un mantenimiento

de emergencia que minimice el tiempo de reparación, pues el paro de una

máquina ocasiona un cuello de botella que afecta a las operaciones

posteriores y en algunos casos paraliza las siguientes operaciones.

Proceso Intermitente

Se caracteriza por la producción por lotes a intervalos intermitentes, en

donde se organizan centros de trabajo en los que se agrupan las máquinas

similares. Ej.: área de máquina Ranas, área de planas, área de botones, etc.

14

El producto fluirá hacia los departamentos o centros que necesite y no

utilizará los otros. En cuanto a la producción no tiene un flujo regular y no

necesariamente utiliza todos los departamentos también puede realizar una

gran variedad de productos con mínimas modificaciones, pero la carga de

trabajo en cada departamento es muy variable, existiendo algunos con alta

sobre carga y otros subutilizados.

Es necesario tener un control de trabajo asignado en cada departamento a

través de una adecuada planificación y control de los trabajos aceptados. Se

debe saber cuándo debe iniciar y terminar cada orden de trabajo en cada

departamento, para poder aceptar nuevos pedidos y cuando se entregarán al

cliente, es decir, exige una gran cantidad de trabajo en planificación,

programación y control de la producción; para obtener un adecuado nivel de

eficiencia en cada departamento y un buen nivel de atención al cliente.

Proceso por Proyecto

Se utiliza para producir productos únicos, tales como: una casa, una

lancha, una película. En este caso todo se realiza en un lugar específico y no

se puede hablar de un flujo del producto, sino que de una secuencia de

actividades a realizar para lograr avanzar en la construcción del proyecto sin

tener contratiempos y buena calidad.

Se debe enfocar en la planeación, secuencia y control de las tareas

individuales para hacer las diferentes actividades sin ningún contratiempo,

sean estos materiales o humanos, es decir, programando y controlando para

que se realicen con la máxima eficiencia.

15

Sistema de Gestión de Calidad

Es el conjunto de normas interrelacionadas de una organización por los

cuales se administra de forma ordenada la calidad de la misma, en la

búsqueda de la mejora continua. Existen una pluralidad de estándares de

gestión de la calidad normalizados, es decir, definidos por un organismo

normalizador, como ISO, DIN o EN, etc. que permiten que una empresa con

un sistema de gestión de la calidad pueda validar su efectividad mediante

una auditoría de una organización o ente externo. Una de las normas más

conocidas para gestionar la calidad, es la norma ISO 9001 (última revisión

ISO 9001:2008).

Norma ISO 9001-2008

La adopción de un sistema de gestión de la calidad debería ser una

decisión estratégica de la organización. El diseño y la implementación del

sistema de gestión de la calidad de una organización están influenciados por

su entorno de negocio, cambios en ese entorno, o riesgos asociados con ese

entorno; sus necesidades cambiantes; sus objetivos particulares; los

productos que proporciona; los procesos que emplea; su tamaño y la

estructura de la organización. Diferentes necesidades, objetivos particulares,

los productos suministrados, los procesos empleados y el tamaño y

estructura de la organización. No es el propósito de esta Norma Internacional

proporcionar uniformidad en la estructura de los sistemas de gestión de la

calidad o en la documentación.

Esta Norma Internacional pueden utilizarla partes internas y externas,

incluyendo organismos de certificación, para evaluar la capacidad de la

16

http://es.wikipedia.org/wiki/ISO_9001

http://es.wikipedia.org/wiki/Calidad

organización para cumplir los requisitos del cliente, los legales y

reglamentarios aplicables al producto y los propios de la organización.

Revisión de las Normas ISO 9001 y sus objetivos.

Dos de los objetivos más importantes en la revisión de la serie de

normas ISO 9000 han sido:

Desarrollar un conjunto simplificado de normas que sean igualmente

aplicables a organizaciones pequeñas, medianas y grandes.

Que la cantidad y detalle de la documentación requerida, sean más

adecuados a los resultados deseados de las actividades del proceso

de la organización.

La Norma ISO 9001:2008 Sistemas de gestión de la calidad -

Requisitos ha alcanzado estos objetivos, y el propósito de esta orientación

adicional es explicar la intención de la nueva norma específicamente en lo

relativo a la documentación.

La Norma ISO 9001:2008 permite flexibilidad a la organización en cuanto

a la forma que escoge para documentar su sistema de gestión de la calidad

(SGC). Esto permite que cada organización desarrolle la mínima cantidad de

documentación necesaria a fin de demostrar la planificación, operación y

control eficaces de sus procesos y la implementación y mejora continua de la

eficacia de su SGC.

17

¿Qué es un documento?

Es una información o datos que poseen significado. Su medio de soporte

puede ser: papel, disco magnético, óptico, electrónico, fotografía o muestra

patrón o una combinación de estos. Con frecuencia, un conjunto de

documentos se denomina “documentación”.

Los objetivos principales de la documentación de una organización,

independientemente de que tenga o no implementado un SGC formal son los

siguientes:

Comunicación de la información

Como una herramienta para la comunicación y la transmisión de la

información. El tipo y la extensión de la documentación dependerá de la

naturaleza de los productos y procesos de la organización, del grado de

formalidad de los sistemas de comunicación y de la capacidad de las

personas para comunicarse dentro de la organización, así como de su

cultura.

Evidencia de la conformidad

Aporte de evidencia de que lo planificado se ha llevado a cabo realmente.

Compartir conocimientos

Para difundir y preservar las experiencias de la organización. Un ejemplo

típico sería una especificación técnica, que puede utilizarse como base para

el diseño y desarrollo de un nuevo producto.

18

Requisitos para la Documentación de la Norma ISO 9001-2008

En la Clausula 4.2.1 Generalidades de la Norma ISO 9001-2008

expresa: “La documentación del sistema de gestión de la calidad debe

incluir:

a) Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de los

objetivos de la calidad

b) Un manual de la calidad

c) Los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta

Norma Internacional y

d) Los documentos, incluidos los registros que la organización determina

que son necesarios para asegurarse de la eficaz planeación,

operación y control de sus procesos.”

Por lo tanto se debe hacer énfasis en el hecho de que la Norma ISO 9001

requiere (y siempre ha requerido) un “sistema de gestión de la calidad

documentado”, y no un “sistema de documentos”.

No conformidades

Al realizar auditorías de sistemas ya sea de calidad, seguridad o ambiente, el

incumplimiento de algún requisito de dichas normas se convierte en una NO

CONFORMIDAD con respecto a la norma. La NO CONFORMIDAD con lleva

a unas acciones correctivas y preventivas las cuales garantizaran que las

situaciones detectadas no deberían de volver a ocurrir. Según la Norma ISO

9000-2000 se tiene la definición de acciones correctivas y preventivas:

Acción correctiva: acción tomada para eliminar las causas de una no

conformidad de un defecto o cualquier otra situación indeseable detectada.

19

Acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa de una no

conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

20

CAPÍTULO III

3.1. Operacionalización de los Objetivos

Objetivo 3.1.1 Diagnóstico de la documentación que lleva a cabo el

Departamento de Control de Procesos en el almacén de repuestos de CSPV.

El Departamento de Control de Procesos de GMV-CSPV, actualmente ha

realizado modificaciones al proceso que llevan a cabo en el Almacén, lo cual

trae consigo la modificación de la documentación del Sistema de Gestión de

la Calidad que permitan cumplir con los requerimientos establecidos por la

Norma ISO 9001, implantada en la empresa, es por ello que se requiere de la

revisión de la documentación, a través de entrevistas con el gerente del área,

supervisores y líderes de línea, así como también de observaciones en cada

área del proceso y registros del proceso actual.

Se confirma con el personal encargado de cada área como realizan el

proceso y los cambios de mejora que proponen para que sepan que la

empresa los esta tomando en cuenta y se forme el sentido de compromiso,

cumpliéndose con lo establecido en la Norma ISO 9001, específicamente en

la cláusula 6.6.2 “Competencia, formación y toma de conciencia”, ítem d,

que indica: “La organización debe asegurarse de que su personal es

consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de

cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad”.

21

Objetivo 3.1.2 Identificar los documentos del Departamento de Control de

Procesos, que están desactualizados y no declarados en el SGC.

Una vez realizado el diagnóstico de los documentos que le aplican al

Departamento de Control de Procesos, se procede a la identificación de

aquellos que se encuentren desactualizados, ya sea por modificaciones en el

proceso o en el documento, nuevos formatos, revisiones que no hayan sido

actualizadas, y documentos que no estén publicados en la “Lista Maestra de

Documentos”, todo esto se realiza a través de entrevistas con los operarios y

el supervisor del área para verificar que se esté cumpliendo con los

requerimientos de la Norma ISO 9001, la cual indica que cualquier

documento generado dentro de un proceso, debe estar incluido en el Manual

de la Calidad, así como también el personal asociado y alcance de los

mismos.

Obteniéndose como documentos desactualizados, los que se listan a

continuación:

Tabla 3.1

Documentos desactualizados del manual de calidad en GMV-CSPV.

Código Nombre del Documento

F-GC-PV-006 Instructivo de llenado del formato Disposal.

F-GC-PV-010 Instructivo de llenado del formulario “Reporte de Material

Dañado, Sobrante o Faltante” (O.S.D.).

I-GC-PV-004 Instructivo de trabajo para Ajuste de Piezas por Sistema.

I-GC-PV-017 Instructivo de trabajo para el Reporte del Material

22

Faltante, Sobrante o Dañado en Tránsito.

P-GC-PV-017 Procedimiento para el Control de Material dañado,

Sobrante o Faltante.

P-GC-PV-020 Procedimiento de Inventario Físico

P-GC-PV-029 Procedimiento de Pre-inventario Físico

P-GC-PV-074 Procedimiento para la Declaración y Destrucción de

Partes y Accesorios Scrap para el área de Post-Venta.

M-AC-CA-001 Manual de la Calidad

Objetivo 3.1.3 Actualizar los documentos del Departamento de Control de

Procesos del Almacén de CSPV.

Finalmente se actualizan los documentos identificados en el objetivo

anterior y los generados del proceso actual, el supervisor del área hace las

revisiones pertinentes junto con su equipo de trabajo, se realizan reuniones

para la aprobación, colocando la fecha de revisión, se buscan las firmas de

los Departamentos involucrados para cada documento, y por último se

envían al Departamento de Control de Calidad para que actualicen los

mismos en la “Lista Maestra de Documentos” y dicha información se difunda.

23

CAPÍTULO IV

3.1. Factibilidad

Después de definir la problemática de la actualización de los

procedimientos del Departamento de Control de Procesos en el almacén de

Centro de Servicio y Post-Venta y establecer las causas que ameritan dicha

actualización, se hace necesario realizar un pequeño estudio ó estimación de

la factibilidad de la propuesta de actualización, para determinar los recursos

necesarios como son: Personal entrenado, tecnología apropiada para el

control de los procesos y materiales requeridos (computadoras, papel,

impresoras, cartuchos de impresora) para garantizar el cumplimiento de éste

objetivo.

3.1.1. Recursos Humanos

El personal que labora dentro de las instalaciones del almacén de GMV

Post-Venta específicamente en el área de Control de Procesos, se encuentra

actualmente calificada con un alto grado de experiencia, el cual puede

garantizar las acciones que sean necesarias para la actualización de los

procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad para que sean las

adecuadas y precisas, por lo tanto no implica gasto alguno, al contrario

24

favorece aún más la propuesta en cuestión, ya que, la empresa no tiene que

contratar un ente externo o realizar entrenamientos.

3.1.2. Recursos Técnicos

Para el buen desarrollo de las actualizaciones de los procedimientos del

Departamento de Control de Procesos en GMV Post-Venta, el recurso

técnico utilizado dentro del almacén para llevar a cabo los procesos que se

dan en el mismo, es el software comercial llamado SAP, el cual es un

sistema de información que gestiona de manera integrada, "on-line", todas

las áreas funcionales de la empresa. Sin embargo, GMV Post-Venta ya

cuenta con este sistema y el personal a cargo lo maneja, lo cual no implica

ningún gasto a la empresa solo el de la renovación de la licencia. Lo cual da

como resultado de éste estudio técnico que en la actualidad, la empresa

posee la infraestructura tecnológica necesaria para el desarrollo y puesta en

funcionamiento de la actualización propuesta.

3.1.3. Recursos Materiales

La actualización de los procedimientos que se llevan a cabo en el

Departamento de Control de Procesos lleva consigo una necesidad de

recursos materiales como son: Computadoras, resmas de papel, cartuchos

de impresoras y carpetas para archivar los procedimientos en físico junto con

el manual del Sistema de Gestión de Calidad. En lo que respecta a las

computadoras éstas se encuentran en las instalaciones y no generarían

25

gastos y no hace falta actualizarlas. Como el número de procedimientos no

son tan altos (9) se generan pocos gastos, prácticamente insignificantes.

3.1.4. Recursos Financieros

En cuanto a los recursos financieros, la actualización de los dichos

procedimientos no requiere de una gran inversión de capital monetario por lo

que la empresa no se ve envuelta en condiciones de: pedir préstamos a

terceros, divisas etc. Lo cual favorece y promueve la pronta aprobación o

aceptación de la propuesta indicada. A Continuación se presenta una tabla

con los recursos necesarios para la implementación de la propuesta.

Tabla 4.1

Recursos necesarios para la implantación de la Propuesta

Materiales Precio (BsF)

Resma de hojas tamaño carta 50

Carpetas 50

Separadores 40

Tóner para impresora 200

Total 340

26

CAPÍTULO V

5.1. Propuesta

5.1.1. Nombre de la Propuesta

Actualización de la Documentación del Departamento de Control de

Procesos de GMV-CSPV.

5.1.2. Introducción de la Propuesta

Con la actualización de la documentación de los procesos que se llevan a

cabo en el Departamento de Control de Procesos de GMV-CSPV se

garantiza la integridad de los requisitos de la Norma ISO 9001 del Sistema

de Gestión de la Calidad implantado en la empresa, evitando No-

conformidades del proceso con respecto al SGC.

5.1.3. Objetivo de la Propuesta

Garantizar la confiabilidad de los procesos en el SGC implantado en

GMV-CSPV a través de la documentación.

27

5.1.4. Estructura de la Propuesta

La propuesta está compuesta por cinto etapas básicas que se

enumeran a continuación:

5.1.4.1. Revisión

En esta primera etapa de la propuesta se seguirán los siguientes pasos:

Identificación de Documentos del Departamento de Control de

Procesos en CSPV: Es facilitado por el Supervisor del Departamento,

realizándose una lista de los documentos que aplican al área de estudio,

teniéndose los siguientes:

Código Documento

F-GC-PV-006 Instructivo de llenado del formato Disposal.


Dañado, Sobrante o Faltante” (O.S.D.).


I-GC-PV-017 Instructivo de trabajo para el Reporte del Material Faltante,

Sobrante o Dañado en Tránsito.


Sobrante o Faltante.



P-GC-PV-063 Procedimiento para realizar Inventario Físico Cíclico en

Partes y Accesorios.

P-GC-PV-074 Procedimiento para la Declaración y Destrucción de Partes

y Accesorios Scrap para el área de Post-Venta.

28

Revisión del Procedimiento de Control de Documentos:

Para la revisión de los documentos se hizo necesario revisar el

procedimiento P-GC-CA-001 “Procedimiento de Control de Documentos”,

para seguir los lineamientos referidos a los requerimientos de la norma que

se mencionan a continuación:

a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su

misión,

b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y

aprobarlos nuevamente,

c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la

versión vigente de los documentos,

d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos

aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso,

e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente

identificables,

f) asegurarse de que los documentos de origen externo, que la

organización determina que son necesarios para la planificación y la

operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se

controla su distribución, y

g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y

aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por

cualquier razón.

El cual se encuentra en el Manual de Calidad de CSPV, se dio lectura

del mismo para conocer la estructura y formato de los procedimientos

documentados.

29

Determinación del impacto de los cambios realizados en otros

procesos o documentos del SGC.

En la tabla que se muestra a continuación se observan aquellos

procesos que se encuentran relacionados con el proceso en revisión y

deben revisar su documentación para garantizar la integridad del SGC

que ha implantado en la empresa:

Tabla 5.1

Procesos relacionados con el Proceso en revisión

Documento Responsable Procesos relacionados

Responsable del Proceso

relacionado

F-GC-PV-006Supervisor General del Almacén ----- -----

F-GC-PV-010

Supervisor General del Almacén

Recibo Control de

Inventario Material local

e Importado

Supervisores de dichos procesos

I-GC-PV-004Supervisor General del Almacén ----- -----

I-GC-PV-017Supervisor General del Almacén ----- -----

P-GC-PV-017

Supervisor General del Almacén

Control de Inventario

Supervisor de almacén y del proceso

P-GC-PV-020

Supervisor Control de Procesos

Finanzas Control interno Gerencia

Director de Finanzas

Gerente de Operaciones y General

P-GC-PV-029Supervisor de Control de Procesos

Finanzas Control interno Gerencia

Director de Finanzas

Gerente de Operaciones y General

Supervisor General del

30

P-GC-PV-074 Almacén ---- -----

M-AC-CA-001

Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad

----- -----

Revisión del Manual de la Calidad

Para la revisión del Manual de la Calidad, se verificaron los

siguientes puntos para los cuales el manual cumple con los requisitos

de la Norma ISO 9001-2008:

a) La organización estableció y mantiene un Manual de la Calidad.

b) Esta definido el alcance del SGC (¿Qué es lo que abarca la

organización?)

c) Los procedimientos documentados establecidos para el SGC y

listas de ellos.

d) Descripción de la interacción de los diferentes procesos del SGC

para cada uno de los departamentos.

Evidencias de la revisión y aprobación de documentos. Para realizar

este paso se utilizó del formato F-GC-CA-100 “Control de Modificación

y/o Baja de Documentos”, (Ver Anexo 1), a través del cual se

identificaron los siguientes aspectos:

1. Cambios realizados a los documentos

2. Identificación de Responsables del área o departamento

3. Razón para la modificación y/o baja del documento

5.1.4.2.- Actualización

31

Una vez revisados los documentos que aplican al Departamento de

Control de Procesos con el Supervisor del área, se actualizan aquellos que

presenten modificaciones en el proceso o en el documento, que no hayan

sido publicados en la “Lista Maestra de Documentos”, elaborándose un

Check List de los mismos (Ver Anexo 2), para detallar porque fue necesaria

la actualización, siendo actualizados y generados del proceso actual, los

siguientes documentos:

Documentos Actualizados

Código Nombre del Documento

F-GC-PV-006 Instructivo de llenado del formato Disposal


Dañado, Sobrante o Faltante” (O.S.D.)


I-GC-PV-017 Instructivo de trabajo para el Reporte del Material

Faltante, Sobrante o Dañado en Tránsito


Sobrante o Faltante



P-GC-PV-074 Procedimiento para la Declaración y Destrucción de

Partes y Accesorios Scrap para el área de Post-Venta

M-AC-CA-001 Manual de la Calidad

Documentos Generados

F-GC-PV-004 Formato de Análisis de Diferencia de Inventario P&A

F-GC-PV-006 Formato de Reporte de Material Disposal

32

F-GC-PV-010 Formato de Reporte de Material Dañado, Sobrante o

Faltante (O.S.D.)

I-GC-PV-000 Instructivo de Llenado del Formato de Análisis de

Diferencia de Inventario P&A

En el anexo 3, se muestran los cambios realizados a los documentos a

través del formato F-GC-CA-100 ““Control de Modificación y/o Baja de

Documentos”.

5.1.4.3.- Implementación

Para la implementación de dicha propuesta se deben seguir los siguientes

pasos:

1. Se hace entrega de los documentos al Supervisor del

Departamento de Control de Procesos quien se encarga de la

revisión para su posterior aprobación.

2. El Supervisor del Departamento de Control de Procesos busca las

firmas necesarias para cada uno de los documentos.

3. Se envían dichos documentos revisados, generados y aprobados a

la Coordinación del Sistema de Gestión de la Calidad para que

registre dicha modificación y creación en la “Lista Maestra de

Documentos”.

4. Se difunde a todo el personal sobre la actualización de dichos

documentos a través de correos electrónicos y Lotus.

5. A través de auditorías establecidas en el plan de auditoría del SGC

se realiza seguimiento de la efectividad de los documentos.

33

5.1.4.4.- Plan de Auditoría

Objetivos

Determinar si el proceso en estudio esta conforme con los requisitos

de la Norma ISO 9001-2008, respecto al SGC implantado en la

empresa.

Determinar si el sistema ha sido debidamente implantado y

mantenido.

Alcances

Todas las actividades, productos y servicios del departamento de

control de procesos del CSPV de GMV.

Criterios

Norma ISO 9001-2008

No Conformidad y Observaciones

En el anexo 6, se muestra un Check List de Auditoría referente los ítems

4.2.1 “Documentación del SGC” y 4.2.3 “Control de Documentos”.

Auditores

Auditor Líder y Auditores Internos

Recursos Necesarios

34

Una Sala para las reuniones de los auditores

Una Copia no controlada de toda la documentación del SGC

Definición de los responsables de atender la auditoria para cada una

de las actividades establecidas en el plan

Equipo de protección personal y ropa especial, en caso de ser

necesario en alguna área de trabajo

5.1.4.5. Ajuste

Establecimiento de acciones correctivas

Tener una lista que incluya todas las no conformidades resultantes de

cada auditoria

Estados (Abierta o cerrada) de cada una de las no conformidades

Descripción de el hallazgo encontrado

Responsable de área o departamento

Identificación de la causa raíz (Método 5 por que?)

Fecha de Compromiso de Cierre de No conformidad

5.1.4.6.- Indicadores de la propuesta

A continuación se muestran a través de su respectiva hoja de especificación

aquellos indicadores que se utilizarán para la implementación de dicha

propuesta:

35

Indicador 1: A través de este indicador se garantizará que se cumpla

de acuerdo a la norma con la documentación del SGC implantado en

la empresa.

Especificación de Indicadores de GestiónNombre o identificación del Indicador:Porcentaje del cumplimiento de la documentación del SGCObjetivo del Indicador:Garantizar el cumplimiento de la documentación en el SGCFórmula Matemática para el Cálculo

Glosario Unidad

%DocCP: Porcentaje de documentos por cambios en el proceso.%DocCD: Porcentaje de documentos por cambios en el documento%DocC: Porcentaje de documentos que cumplen

Porcentaje (%)

Frecuencia:

Responsable:

36

Indicador 2: A través de este último indicador se quiere garantizar

la conformidad del SGC implantado en la empresa.

Especificación de Indicadores de GestiónNombre o identificación del Indicador:Porcentaje de la no-conformidad del SGCObjetivo del Indicador:Garantizar la conformidad del SGC en la empresaFórmula Matemática para el Cálculo

Glosario Unidad

%NCSGC: Porcentaje de no conformidades del SGC.

Porcentaje (%)

Frecuencia:

Responsable:

37

CAPÍTULO VI

6.1 Conclusiones y Recomendaciones

6.1.1. Recomendaciones

1. Revisar los documentos de los otros Departamentos del Centro de

Servicios y Post-Venta, para comprobar que se esta cumpliendo con

la norma ISO 9001.

2. Seguir al pie de la letra la metodología para la implementación de la

propuesta.

6.1.2. Conclusiones

1. En la fase diagnóstico se verificó los cambios y modificaciones de

los procesos que se llevan a cabo en el departamento de control de

procesos.

2. Se actualizaron 9 documentos y se generaron 4.

3. La propuesta consta de 5 etapas: revisión, actualización,

implementación, plan de auditoria y ajuste.

4. Los recursos materiales necesarios para la implementación de la

propuesta son computadoras, resmas de papel, cartuchos de

38

impresoras y carpetas para archivar los procedimientos en físico junto

con el manual del Sistema de Gestión de Calidad.

5. Los recursos necesarios para la implantación de la propuesta

apenas alcanzan los 340 BsF lo cual constituye una gran ventaja para

la empresa.

6. Se usaran dos indicadores para la implementación de la propuesta,

uno para garantizar el cumplimiento de la documentación y otro para

garantizar la conformidad del SGC de la empresa.

7. El indicador de gestión a usar para garantizar el cumplimiento de la

documentación tiene por nombre porcentaje de cumplimiento de la

documentación e incluye documentos por cambios en el proceso y

documentos por cambios en el documento.

8. El indicador a usar para garantizar la conformidad del SGC lleva por

nombre porcentaje de no conformidad de SGC el cual toma en cuenta

el numero de no conformidades por auditoria.

9. Los procesos relacionados con el proceso en revisión deben

garantizar también la integridad del SGC.

39

ANEXOS

ANEXO 1

Control de Modificación y/o Baja de Documentos

CONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOS

CÓDIGO

F-GC-CA-112

Pág. 1/1TITULO: CÓDIGO DOCUMENTO:

ESTADO DE REVISIÓN:MODIFICACIÓN: BAJA:

RAZÓN PARA LA MODIFICACIÓN Y/O BAJA DEL DOCUMENTO:

FECHA DE ELABORACIÓN:

RESPONSABLE: DEPARTAMENTO:

COPIAS CONTROLADAS MANUALES:

CAMBIOS REALIZADOSPAGINA, PÁRRAFO CONTENIDO

REVISIÓN/APROBACIÓN:

CARGO: Supervisor General de AlmacénPROCESADO A LA LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS:

F-GC-CA-100

X

CONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOSCONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOS

ANEXO 2

Check List de los Documentos del Departamento de

Control de Procesos

CHECK LIST DE LOS DOCUMENTOS DEL

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PROCESOS

CÓDIGO

F-GC-CA-112

CHECK LIST DE LOS DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO DE

CONTROL DE PROCESOS

Ítems Documento

Tipo de RevisiónCambio

de Proceso

Revisados, aprobados,

pero no publicados

Cambios en el

Documento

1 Instructivo de llenado del formato Disposal.

X2 Instructivo de llenado del formulario

“Reporte de Material Dañado, Sobrante o Faltante” (O.S.D.).

X

3 Instructivo de trabajo para Ajuste de Piezas por Sistema.

X4 Instructivo de trabajo para el

Reporte del Material Faltante, Sobrante o Dañado en Tránsito.

X

5 Procedimiento para el Control de Material dañado, Sobrante o Faltante.

X

6 Procedimiento de Inventario Físico X7 Procedimiento de Pre-inventario

FísicoX

8 Procedimiento para la Declaración y Destrucción de Partes y Accesorios Scrap para el área de Post-Venta.

X

9 Manual de la Calidad X X X

ANEXO 3

Formatos de Documentos Actualizados


CÓDIGO

F-GC-CA-100

Pág. 1/1

TITULO:Instructivo de Trabajo para Ajuste de Piezas por Sistema

CÓDIGO DOCUMENTO:I-GC-PV-004


RAZÓN PARA LA MODIFICACIÓN Y/O BAJA DEL DOCUMENTO: Cambios en el proceso

FECHA DE ELABORACIÓN:

RESPONSABLE: Supervisor General de Almacén

DEPARTAMENTO: Post-Venta



TodoSe modifica el desarrollo del proceso que se lleva a cabo.


CARGO: Supervisor General de Almacén

PROCESADO A LA LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS:

F-GC-CA-100

X


3



CÓDIGO

F-GC-CA-112

Pág. 1/1TITULO:Formato de Análisis de diferencia de Inventario P&A

CÓDIGO DOCUMENTO:F-GC-CA-004


RAZÓN PARA LA MODIFICACIÓN Y/O BAJA DEL DOCUMENTO: Actualización de Formato de Acuerdo a Políticas Corporativas.FECHA DE ELABORACIÓN:





Se genera documento aparte con nombre y código.




F-GC-CA-100

X 3




CÓDIGO

F-GC-CA-112

Pág. 1/1

TITULO:Instructivo de Llenado del Formato Disposal



RAZÓN PARA LA MODIFICACIÓN Y/O BAJA DEL DOCUMENTO: Revisión del Documento, cambios en el documento FECHA DE ELABORACIÓN:





1/2 Se modifica el objetivo y alcance del documento.




F-GC-CA-100

X


5



CÓDIGO

F-GC-CA-112

Pág. 1/1TITULO:Formato Disposal

CÓDIGO DOCUMENTO:F-GC-CA-006


RAZÓN PARA LA MODIFICACIÓN Y/O BAJA DEL DOCUMENTO: Actualización de Formato de acuerdo a Políticas CorporativasFECHA DE ELABORACIÓN:

RESPONSABLE: Gte. de Operaciones de Post-Venta.




Se genera documento aparte con nombre y código.


CARGO: Gte. de Operaciones de Post-Venta.


F-GC-CA-100

X 2



CÓDIGO

F-GC-CA-100

Pág. 1/1

TITULO:Instructivo de Llenado Formulario “Reporte de Material Dañado, Sobrante o Faltante” (O.S.D.)



RAZÓN PARA LA MODIFICACIÓN Y/O BAJA DEL DOCUMENTO: Revisión del Documento, cambios en el documento FECHA DE ELABORACIÓN:





2/4 Se agrega Control de Inventario en ítem 18,19.

2/4 Se cambia en la Nota 5 días por 15 días.


CARGO: Gte. de Operaciones de Post-Venta


F-GC-CA-100

X 56




CÓDIGO

F-GC-CA-112

Pág. 1/1TITULO:Formulario “Reporte de Material Dañado, Sobrante o Faltante” (O.S.D.)

CÓDIGO DOCUMENTO:F-GC-PV-010


RAZÓN PARA LA MODIFICACIÓN Y/O BAJA DEL DOCUMENTO: Actualización de Formato de acuerdo a Políticas CorporativasFECHA DE ELABORACIÓN:

RESPONSABLE: Gte. de Operaciones de Post-Venta.




Generación de formato con nombre y código


CARGO: Gte. Operaciones Post-Venta PROCESADO A LA LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS:

F-GC-CA-100




CÓDIGO

F-GC-CA-112

Pág. 1/1TITULO:Procedimiento de Control de Material Dañado, Sobrante o Faltante.

CÓDIGO DOCUMENTO:P-GC-PV-017


RAZÓN PARA LA MODIFICACIÓN Y/O BAJA DEL DOCUMENTO: Revisión del Documento, cambios en el proceso y documento FECHA DE ELABORACIÓN:





1/3 Se agrega Control de Inventario en el ítem 2 del procedimiento.

3/3 Se cambia Supervisor de Material Local e Import. por supervisor de Control de Procesos.




F-GC-CA-100

X 6




CÓDIGO

F-GC-CA-112

Pág. 1/1TITULO:Procedimiento para la Declaración y Destrucción del Material Scrap para el área de Post-Venta.



RAZÓN PARA LA MODIFICACIÓN Y/O BAJA DEL DOCUMENTO: Revisión del Documento, cambios en el documento.FECHA DE ELABORACIÓN:


DEPARTAMENTO: Control de Procesos



3/5 Se agrega “hasta que sea aprobada la carta por el SENIAT que autoriza a destruir material” en ítem 5.1. del procedimiento.


Cargo: Gte. de Operaciones de Post-Venta Supervisor General de Almacén


F-GC-CA-100

X 1




CÓDIGO

F-GC-CA-112

Pág. 1/1TITULO:Procedimiento de Inventario Físico



RAZÓN PARA LA MODIFICACIÓN Y/O BAJA DEL DOCUMENTO: Su revisión y actualización no fue publicada en la “Lista Maestra de Documentos”FECHA DE ELABORACIÓN:

RESPONSABLE: Gte. de Operaciones de Post-Venta





CARGO: Gte. de Operaciones de Post-Venta PROCESADO A LA LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS:

F-GC-CA-100


X 2



CÓDIGO

F-GC-CA-112

Pág. 1/1TITULO:Procedimiento de Pre-Inventario Físico



RAZÓN PARA LA MODIFICACIÓN Y/O BAJA DEL DOCUMENTO: Su revisión y actualización no fue publicada en la “Lista Maestra de Documentos”FECHA DE ELABORACIÓN:

RESPONSABLE: Gte. de Operaciones de Post-Venta







F-GC-CA-100

X 2


ANEXO 4

Plan de Auditoría del SGC

Plan de Auditoría del SGC

CÓDIGO

F-GC-CA-003

Fecha de la Auditoria: Código de Auditoria:

No. del Grupo Auditor: Nombre de Auditores:

Área o Departamento Auditado Responsable del Área o Departamento

Plan de Auditoria del SGC

Objetivo de la Auditoria:

Alcance de la Auditoria:

Criterio (s) de la Auditoria:

Reprogramación de Auditoria: Fecha Sugerida:__________

Justificación: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Aprobación de la Reprogramación: Si No: Cargo Nombre Firma FechaGerente del ÁreaAuditor Interno

F-GC-CA-003Página 1 de 1

Copia No controlada excepto aquellos documentos con sello rojo de copia controlada

ANEXO 5

Reporte de Hallazgos del SGC

REPORTE DE HALLAZGOS DEL SGC

CÓDIGO

F-GC-CA-006

Reporte de Hallazgo del SGC

Fecha de Detección del Hallazgo (DD/MM/AA):

Código de Auditoria:

No. De Hallazgo:

Elemento Auditado

Área o Departamento Auditado Responsable del Área o Departamento

DESCRIPCION DEL HALLAZGO

No-Conformidad Observación

Descripción:

Tipo de Evidencia (Describir):

Identificación de la Causa Raíz:


Copia No controlada excepto aquellos documentos con sello rojo de copia controlad

REPORTE DE HALLAZGO DEL SGC

CÓDIGO

F-GC-CA-006

IDENTIFICACIÓN DE LA CAUSA RAÍZ

Método de los 5 Por qué?

1) Porque:_____________________________________________________

_____________________________________________________________

2) Porque:_____________________________________________________

_____________________________________________________________

3) Porque: ____________________________________________________

_____________________________________________________________

4) Porque: ____________________________________________________

_____________________________________________________________

5) Porque: ____________________________________________________

_____________________________________________________________

Otro Método:


Copia No controlada excepto aquellos documentoscon sello rojo de copia controlada


CÓDIGO

F-GC-CA-006

ACCIÓN CORRECTIVA/PREVENTIVA

Descripción de la Acción o Actividad Responsable Fecha Inicio/Fin

Nota: Anexar pagina adicional si se necesita más espacio

Firma de Aceptación del Hallazgo:Nombre Firma

Auditor/CSC:Responsable del Área o Departamento:

Firma de Aceptación de las Acciones Correctivas/Preventivas:Nombre Firma

Auditor: SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS/PREVENTIVAS:

Fecha Resultado (O.K. ó

No-O.K.)

Observación Fecha Reprogramación

Firma del Auditor Interno

Cierre de la No-Conformidad u Observación:Observaciones Firma

Auditor Líder del SGC


Copia No controlada excepto aquellos documentos con sello rojo de copia controlad


CÓDIGO

F-GC-CA-006

ANEXO 6

Check List para la Auditoria de Documentación del

SGC

CHECK LIST PARA LA AUDITORIA DE DOCUMENTACION DEL SGC

CÓDIGO

F-GC-CA-004


Empresa/Localización___________________________ Tipo de Auditoría__________________ Auditor________________ Fecha___________

LISTA DE VERIFICACION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ISO 9001:2008

# REQUERIMIENTO / ELEMENTO ISO-9001-2008Doc. Rev. Planta

Evidencias /ComentariosSI/NO/N/A SI/NO/N/A

30

4.2.1. Documentación del SGC

La organización ha establecido y mantiene, en papel o electrónicamente información para:

a) La Política, Objetivos y Metas de Calidad.b) A definido la descripción del Alcance del Sistema y el

tipo de actividades que realiza?c) Describir los elementos claves del SGC y sus

interacciones, así como la referencia a los documentos relacionados?

d) La organización ha considerado tener registros de los documentos exigidos por esta Norma Internacional?

La documentación provee:a) Suficiente detalle para descubrir los elementos clave y su

interacción?b) Orientación acerca de donde obtener una información

más detallada sobre la operación de partes específicas del SGC?

La documentación relacionada incluye:- Información del proceso- Organigramas- Procedimientos operativos y estándares internos.




CÓDIGO

F-GC-CA-004






31

4.2.3. Control de Documentos

La organización ha establecido, implementado y mantiene procedimientos para controlar todos los documentos requeridos por este estándar, para asegurar que: (solicitar Procedimiento de Control de Documentos, es el P-GC-CA-001).

a) Aprobados por su suficiencia por personal autorizado antes de su emisión.

b) Revisados periódicamente y actualizados en caso de ser necesario.

c) Se aseguran de que se identifican los cambios y el estado de revisión de revisión actual de los documentos.

d) Los documentos pueden ser localizados.e) Versiones actuales de documentos pertinentes están

disponibles en todos los lugares donde se llevan a cabo actividades esenciales para el funcionamiento del SGC.

f) Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externos que la organización ha determinado que son necesarios para la planificación y operación del sistema.

g) Documentos obsoletos se retiran con prontitud de todos los puntos donde se usan, para evitar su uso inadvertido.

h) Cualquier documento obsoleto retenido, por fines legales o de conocimientos, está debidamente identificado.




CÓDIGO

F-GC-CA-004






32

33

4.2.3. Control de Documentos (Continuación)

Los documentos son legibles, fechados (con fecha de revisión) y fácilmente identificables, mantenidos de un forma ordenado y retenidos por un período específico? (verificar documentos aleatoriamente para ver si se cumple).

La organización ha establecido y mantiene procedimientos y responsabilidades concernientes a la creación y modificación de los varios tipos de documentos? (solicitar el procedimiento respectivo para ello).

Anexo:

a) Se ha creado y mantenido la documentación de de manera eficiente.

b) Se ha implementado eficazmente el SGC en la organización.



actualizacion de un sistema de documentacion

Documents