propuesta de documentacion del sistema de gestiÓn
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PROPUESTA DE DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTAL DE LA EMPRESA
MEDIA COMMERCE PARTNERS S.A.S
FRENTE A LA NTC ISO 14001:2015
MARIA LUISA GUEVARA MURILLO
NATHALIA LANDINO HURTADO
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA
FACULTAD DE CIENCIAS BÁSICAS E INGENIERÍA
INGENIERÍA INDUSTRIAL
PEREIRA
2018
PROPUESTA DE DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTAL DE LA EMPRESA
MEDIA COMMERCE PARTNERS S.A.S
FRENTE A LA NTC ISO 14001:2015
MARIA LUISA GUEVARA MURILLO
NATHALIA LANDINO HURTADO
Trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de Ingeniería
Industrial
Asesora Ing. Mónica Andrea Vásquez
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA
FACULTAD DE CIENCIAS BÁSICAS E INGENIERÍA
INGENIERÍA INDUSTRIAL
PEREIRA
2018
6
NOTA DE ACEPTACIÓN
_______________________________
_______________________________
_______________________________
_______________________________
_______________________________
FIRMA DIRECTOR
_______________________
FIRMA JURADOS
_______________________
_______________________
_______________________
Pereira, mayo 2018
7
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 13
0. TEMA DE INVESTIGACIÓN ......................................................................... 14
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................... 14
1.1 Descripción del problema de investigación .............................................. 14
1.2 Formulación del problema ....................................................................... 15
1.3 Sistematización del problema .................................................................. 15
2. JUSTIFICACIÓN ........................................................................................... 15
3. OBJETIVOS .................................................................................................. 16
3.1 Objetivo general....................................................................................... 16
3.2 Objetivos específicos ............................................................................... 16
4. MARCO DE REFERENCIA........................................................................... 17
4.1 Marco de antecedentes ........................................................................... 17
4.1.1 Internacional ...................................................................................... 17
4.1.2 Nacional ............................................................................................ 18
4.1.3 Regional ............................................................................................ 18
4.2 Marco contextual ..................................................................................... 19
4.3 Marco teórico ........................................................................................... 20
4.4 Marco conceptual .................................................................................... 25
4.5 Marco histórico ........................................................................................ 26
4.6 Marco demográfico .................................................................................. 27
4.7 Marco espacial......................................................................................... 28
4.7.1 Macro localización ............................................................................. 28
8
4.7.2 Micro localización .............................................................................. 29
4.8 Marco temporal ........................................................................................ 29
4.9 Marco legal .............................................................................................. 29
5. DISEÑO METODOLÓGICO .......................................................................... 37
5.1 Tipo de investigación ............................................................................... 38
5.2 Población ................................................................................................. 38
5.3 Muestra .................................................................................................... 38
5.4 Fuentes .................................................................................................... 39
5.4.1 Primarias ........................................................................................... 39
5.4.2 Secundarias ...................................................................................... 39
5.5 Variables .................................................................................................. 39
5.5.1 Medición ............................................................................................ 40
6. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS ................................................................. 41
6.1 Talento humano ....................................................................................... 42
6.2 Recursos disponibles ............................................................................... 42
6.3 Presupuesto ............................................................................................ 28
6.4 Cronograma ............................................................................................. 29
7. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ACTUAL ......... 30
7.1 Reconocimiento de la operación de la empresa ...................................... 30
7.1.1 Diagrama del proceso ....................................................................... 31
7.1.2 Ciclo de vida del servicio ................................................................... 34
7. 2. Diagnóstico ............................................................................................ 30
7.2.1 Instrumento de diagnóstico ............................................................... 30
7.2.2 Grado de cumplimiento de los requisitos documentales ................... 47
7.2.3 Resumen del diagnóstico .................................................................. 49
8. DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA DE DOCUMENTACIÓN .................... 50
9
8.1 Cuadro comparativo entre el Sistema de Gestión de Calidad y el Sistema
de Gestión Ambiental .................................................................................... 53
8.2 Listado maestro de documentos de la NTC IS014001:2015 aplicado en
Media Commerce Partners S.A.S .................................................................. 54
8.3 Matriz de procesos a intervenir ................................................................ 55
8.4 Análisis de los Planes de Manejo Ambiental ........................................... 56
8.5 Generación Manual de Gestión Ambiental como anexo .......................... 57
9. MANUAL DE GESTIÓN AMBIENTAL ........................................................... 57
CONCLUSIONES ............................................................................................. 57
RECOMENDACIONES ..................................................................................... 59
LISTA DE REFERENCIAS................................................................................ 60
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................. 63
ANEXOS ........................................................................................................... 64
ANEXO 1. INSTRUMENTO DE DIAGNÓSTICO ........................................... 64
ANEXO 2. MANUAL DE GESTIÓN AMBIENTAL .......................................... 79
10
LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla 1. Variables de investigación .................................................................. 39
Tabla 2. Medición de las variables de investigación ......................................... 40
Tabla 3. Participantes de la investigación ......................................................... 42
Tabla 4. Recursos disponibles de la investigación ............................................ 42
Tabla 5. Presupuesto de la investigación ......................................................... 28
Tabla 6. Estrategia para el plan de documentación .......................................... 52
Tabla 7. Matriz de procesos a intervenir ........................................................... 56
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1 Alcance del Sistema de Gestión Ambiental ........................................ 22
Figura 2 Marco Histórico ISO 14001 ................................................................. 27
Figura 3 Macro localización del proyecto .......................................................... 28
Figura 4 Micro Localización del proyecto .......................................................... 29
Figura 5 Cronograma Fases de la investigación ............................................... 29
Figura 6 Diagrama general del proceso ............................................................ 31
Figura 7 Cuadro comparativo de los Sistemas de Gestión ............................... 53
Figura 8 Listado maestro de documentos ......................................................... 54
11
RESUMEN
Este proyecto presenta la estructura documental del Sistema de Gestión
Ambiental bajo los requisitos de la NTC ISO 14001:2015 en la empresa MEDIA
COMMERCE PARTNERS S.A.S.
Inicialmente se evalúa el contexto de la organización, su estructura, su razón de
ser y sus condiciones actuales; se identifica cómo se encuentra actualmente el
sistema de gestión ambiental en la empresa a través de un diagnóstico que
evalúa la documentación existente con respecto a las exigencias de la norma
técnica. Según los resultados se plantean estrategias para completar la
documentación faltante que finalmente se consolida en un Manual de Gestión
Ambiental donde se presentan los procedimientos y registros que dan
cumplimiento a todos los numerales de la NTC ISO 14001:2015 que permitirán
implementar oficialmente un Sistema de Gestión Ambiental y una futura
certificación del mismo.
Palabras claves: ISO 14001, Ambiental, Sistema de Gestión, Documentación.
12
ABSTRACT
This Project presents the documental structure of the Environmental
Management Systems under the guide of ISO 14001:2015 in the company
MEDIA COMMERCE PARTNERS S.A.S.
Initially the investigation evaluates the organization context, its structure, reason
to be and its actual conditions, also it identifies the status of the Environmental
Management Systems at the company through a diagnostic exercise where
evaluates the existing documentation in comparison to the International
Standard. According to the results, it defines strategies to complete the
documentation that finally is consolidated in an Environmental Management
Manual that presents procedures and records that complete all the documents
required to get a future certification of the ISO 14001:2015 - Environmental
management system.
Key words: ISO 14001, Environmental, Management System, Documentation.
13
INTRODUCCIÓN
La tecnología avanza a pasos agigantados así mismo el desarrollo empresarial,
la producción de bienes y servicios solía desarrollarse a cualquier costo sin
importar los impactos ambientales, sin embargo, en las décadas más próximas
el enfoque cambió y las organizaciones buscan realizar sus actividades con el
impacto mínimo en el medio ambiente, lo que se facilita al implementar Sistemas
de Gestión Ambiental propuestos en la Norma ISO 14001.
Media Commerce Partners S.A.S en adelante “Media Commerce” es un
Operador Nacional de Telecomunicaciones que en respuesta a la situación
descrita, requiere documentar e implementar la NTC ISO 14001 para
mantenerse vigente y ser sostenible en el tiempo; esta organización provee
soluciones tecnológicas a los sectores productivos en Colombia y Latinoamérica,
su sede principal se encuentra en la ciudad de Pereira y cuenta con 53 puntos
de operación a nivel Nacional; dentro de su operación se pueden analizar varios
procesos en los que la empresa genera impactos ambientales negativos, los
cuales se analizaran en el desarrollo de la investigación.
En esta investigación no se implementará la NTC ISO 14001 sino que se
documentará, es decir, se dejaran las bases documentales para que la empresa
en un futuro si decide certificarse en dicha Norma tenga un avance significativo
del proceso.
Este proyecto se desarrollará bajo una metodología de investigación cuantitativa
ya que las variables a analizar son medibles y deductiva porque pretende pasar
de las generalidades de la norma a las realidades particulares de la empresa, es
a su vez un estudio descriptivo porque toma como base la norma ISO
14001:2015 para elaborar un plan de documentación y prospectivo porque al
hacer una preparación previa se está proyectando la futura implementación de
la norma.
14
ASPECTOS GENERALES
0. TEMA DE INVESTIGACIÓN
Propuesta de documentación del Sistema de Gestión Ambiental frente a la NTC
ISO 14001:2015 en la empresa Media Commerce Partners S.A.S
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1 Descripción del problema de investigación
En la actualidad, la empresa Media Commerce está certificada en la NTC ISO
9001:2008 pero no tiene estipulado ningún lineamiento para la gestión ambiental,
lo que implica que no se tiene un plan de mitigación de los impactos ambientales
negativos que generan los residuos propios de su actividad, esto puede
ocasionar daños al medio ambiente y posibles gastos que se deben pagar por el
no cumplimiento de la normatividad.
En Media Commerce el proceso de gestión ambiental se consolidó en el año
2016 como un proceso dentro de la planeación estratégica, actualmente se
cuenta con un Coordinador que lidera dicho proceso, pero no se ha iniciado la
documentación de la NTC ISO 14001:2015 ya que todos los esfuerzos en la
compañía estaban consolidados en la certificación de la NTC ISO 9001:2008 que
se logró apenas en marzo de 2017.
En la organización se requiere una mejora en la apropiación de los principios y
procesos que se establecieron en el sistema de gestión, porque a pesar de que
todo el personal participa y realiza cada día tareas que hacen parte de este
sistema hace falta un convencimiento de que las actividades se hacen de esa
manera porque es conveniente para los resultados y no porque es una
imposición.
15
1.2 Formulación del problema
¿Cómo documentar un sistema de gestión ambiental frente la NTC ISO
14001:2015 en la empresa Media Commerce Partners S.A.S?
1.3 Sistematización del problema
¿Cómo se desarrolla actualmente el sistema de gestión ambiental en la
empresa Media Commerce Partners S.A.S?
¿Cuáles son las estrategias que permiten desarrollar la documentación
de la NTC ISO 14001:2015 y los demás documentos que suscriba la
organización en la empresa Media Commerce Partners S.A.S?
¿Cómo cumplir los requisitos del sistema de gestión ambiental con
respecto a la NTC ISO 14001:2015 en la empresa Media Commerce
Partners S.A.S?
2. JUSTIFICACIÓN
La NTC ISO 14001 delimita a las organizaciones el marco en el cual trabajar para
proteger el medio ambiente y guardar equilibrio con las necesidades
socioeconómicas propias.
Media Commerce como empresa de telecomunicaciones necesita avanzar a la
par de la tecnología y a su vez cumplir las exigencias legales que corresponden
a su actividad, ésta compañía recientemente alcanzó la certificación en la norma
ISO 9001 versión 2008 definiendo su Sistema de Gestión de Calidad que será la
base para la documentación del Sistema de Gestión Ambiental.
16
El medio ambiente es un asunto de todos por ello es importante generar una
propuesta de documentación para la gestión ambiental ya que gracias a esta la
empresa mejorará su desempeño ambiental y cumplirá obligaciones de ley
enmarcada en el cumplimiento de sus objetivos organizacionales.
Es importante que la organización trabaje dentro de su cultura organizacional la
apropiación de los sistemas de gestión como un marco fundamental en el
desarrollo de las actividades diarias, porque si los colaboradores comprenden la
importancia de tener procesos documentados y se apropian de estos, será más
fácil alcanzar los objetivos organizacionales.
3. OBJETIVOS
3.1 Objetivo general
Elaborar una propuesta de documentación del Sistema de Gestión Ambiental
para la implementación de la NTC ISO 14001:2015 en la empresa Media
Commerce Partners S.A.S y así contribuir a una futura certificación de la
compañía en esta norma.
3.2 Objetivos específicos
Identificar cómo se encuentra actualmente el sistema de gestión
ambiental en la empresa Media Commerce Partners S.A.S
Desarrollar la estrategia que permita documentar la NTC ISO 14001:2015
y los demás documentos que suscriba la organización en la empresa
Media Commerce Partners S.A.S
Elaborar la documentación del sistema de gestión ambiental con respecto
a la NTC ISO 14001:2015 en la empresa Media Commerce Partners S.A.S
17
4. MARCO DE REFERENCIA
4.1 Marco de antecedentes
4.1.1 Internacional
Espín, E, & Tipan, M, (2014) realizaron una tesis de grado llamada
“Caracterización de impactos ambientales y diseño del plan de manejo ambiental
para la empresa de producción de artículos publicitarios y promocionales
Prosergraf” donde caracterizaron los impactos ambientales y lograron diseñar el
plan de manejo ambiental para prevenir la contaminación ambiental y dar
cumplimiento a la legislación laboral ecuatoriana. La caracterización de impactos
ambientales realizada por los investigadores mencionados es una guía para
identificar en Media Commerce los procesos que pueden generar mayor
contaminación.
Herrera, H. (2008), en su tesis de maestría titulada “Guía para Certificación de
Sistema Integrado (ISO 9001; ISO 14001)- Edición Única” plantea lineamientos
a seguir para lograr la certificación de un sistema integrado en calidad y
protección ambiental sustentado en el cumplimiento de los estándares de ISO
9001 y 14001 en empresas de producción de fármacos. El investigador concluye
que el hecho de incorporar un sistema de gestión ambiental genera grandes
beneficios a las organizaciones y plantea que el esfuerzo requerido no es tan
grande si se consideran los logros importantes que se obtienen. Lo más
relevante de esta investigación es la articulación que se realiza entre los
sistemas de gestión de calidad y ambiental, que da lineamientos para seleccionar
cuales puntos de la ISO 9001 son aplicables a la implementación de la ISO
14001.
18
4.1.2 Nacional
Hinestroza, C. (2010) realizó un proyecto de grado titulado “Sistema de gestión
ambiental basado en la Norma ISO 14001 en la pasteurizadora Santandereana
de Leches Lechesan S.A” donde inició el proceso a partir de un diagnóstico del
estado actual de la empresa frente al cumplimiento de los requisitos de la NTC
ISO 14001, y con este se definieron las bases para la planificación, definición de
política y objetivos del Sistema de gestión Ambiental y de esta manera poder
tener una visión sobre la inversión que debía tener la empresa con la
implementación de dicho sistema. De esta investigación se rescata la forma de
realizar el diagnostico ya que se analiza de una forma retrospectiva las variables
que generan un impacto ambiental.
Ariza, I, & Morales, M. (2011) elaboraron un proyecto titulado “Implementación y
evaluación del sistema de gestión integrado bajo los lineamientos de la norma
NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007 en la empresa REYMON LTDA”
en el describen la metodología utilizada para Planificar e implementar los
Sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental y Seguridad y Salud Ocupacional en
una organización que presta el servicio de reparación, recuperación y
mantenimiento de válvulas industriales, así mismo realizan un paralelo del antes
y después de la implementación del sistema integrado, concluyen que al integrar
esos sistemas e involucrar a trabajadores y contratistas en el proceso se obtiene
mayor compromiso y se obtienen mejores resultados. Esta investigación es
relevante porque integra en un solo sistema de gestión varias normas y los
acopla de una forma eficiente, lo que puede ser un referente para Media
Commerce.
4.1.3 Regional
Arias, A. (2009), realiza un proyecto titulado “Documentación de los requisitos
tendientes a la certificación en ISO 14001 en la empresa Energía del Quindío
EDEQ” donde trabajó sobre la base de un sistema de gestión de calidad
19
previamente certificado en dicha empresa a través de la ISO9001 y se dedicó a
documentar los requisitos de la ISO 14001 y a educar al personal con respecto
a su futura implementación. Este proyecto es un referente importante para la
investigación actual porque se trata de una empresa de servicios que abarca
diferentes puntos de atención y debe cumplir con la misma normatividad que rige
a Media Commerce.
Naranjo, R. (2012), elaboró una tesis de grado llamada “Documentación del
sistema de gestión ambiental basado en la NTC ISO 14001:2004 para la
empresa ETICOLOR S.A” donde después de identificar los problemas
ambientales derivados de la fabricación de láminas autoadhesivas desarrolla
unos lineamientos para que dicha empresa oriente su proceso productivo a
minimizar sus impactos negativos al medio y reducir costos operativos. De esta
investigación se resalta que busca reducir costos de la operación lo que podría
ser un valor agregado a la documentación del sistema de gestión ambiental.
4.2 Marco contextual
La organización internacional de estándares (ISO por sus siglas en inglés), ha
desarrollado normas para todo tipo de industrias y procesos, tiene dos
estándares estrella, el conjunto de normas 9000 que se refiere al sistema de
gestión de calidad y el 14000 que enmarca la gestión ambiental, este último tiene
una versión actualizada a 2015 que está siendo consultado por miles de
empresas a nivel mundial con el fin de iniciar su implementación, ya que sienta
las bases para que una organización sea ambientalmente sostenible bajo las
limitaciones de su actividad económica.
Media Commerce al ser una empresa que opera redes de telecomunicaciones
en Colombia para prestar servicio a empresas públicas y privadas requiere que
sus actividades generen el menor impacto negativo al ambiente, por lo que
pretende desarrollar su propio Sistema de Gestión Ambiental a través de la
20
NTCS 14001:2015 tomando como base el Sistema de Gestión de Calidad que
recientemente se certificó.
4.3 Marco teórico
El soporte teórico de esta investigación se enmarca en los Sistemas de Gestión
de Calidad estandarizados por las normas ISO de carácter internacional, y la
propuesta documental se basa en el Sistema de Gestión Ambiental
estandarizado en la norma ISO 14001:2015 que en Colombia es normalizada por
el ICONTEC. Para comprender más dichos fundamentos se revisan los
sustentos teóricos de Sistemas de Gestión, el de calidad y el ambiental.
Un Sistema de Gestión de Calidad es una herramienta que le permite a las
organizaciones organizar, planear, ejecutar y controlar las actividades
necesarias para el desarrollo de su misión a través de la prestación de servicios
con altos estándares de calidad los cuales son medidos a través de indicadores.
Según SGS una empresa que asesora los procesos de certificación en Colombia,
la norma más popular y completa en cuanto a los sistemas de Gestión de calidad
es la ISO 9001 que está enfocada a la satisfacción del cliente, Media Commerce
recientemente se certificó en la versión 2008 que está basada en los siguientes
ocho principios:
Enfoque al Cliente
Liderazgo
Participación del personal
Enfoque basado en procesos
Enfoque de sistema para la gestión
Mejora continua
Enfoque basado en hechos para la toma de decisión
Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor
Un Sistema de Gestión Ambiental (en adelante SGA) es un instrumento de
carácter voluntario que comprende un conjunto de acciones medioambientales y
21
herramientas de gestión que las organizaciones implementan para lograr que
sus actividades se realicen en el marco del desarrollo sostenible con un objetivo
claro: la protección medioambiental. La norma que enmarca los SGA es la ISO
14001, que especifica los requisitos para un sistema de gestión ambiental que
una organización puede usar para mejorar su desempeño ambiental y ayuda a
la organización a lograr los resultados previstos de su sistema de gestión
ambiental, con lo que aporta valor al medio ambiente, a la propia organización y
a sus partes interesadas y puede ser aplicable a cualquier organización,
independiente de su tamaño, tipo y naturaleza y se aplica a los aspectos
ambientales de sus actividades, productos y servicios que la organización
determine que puede controlar o influir en ellos, considerando una perspectiva
de ciclo de vida. Los objetivos de esta norma son los siguientes:
Comprender el contexto interno y externo de la organización, incluyendo
las necesidades y expectativas de las partes interesadas relevantes.
Establecer una política ambiental y unos objetivos ambientales.
Reducir impactos adversos y tomar ventaja de oportunidades asociadas
a sus impactos ambientales significativos y las condiciones ambientales
externas que afecten la habilidad de lograr sus objetivos.
Demostrar su compromiso con el cumplimiento de requisitos legales
aplicables y obligaciones voluntarias, y conocer su estado de
cumplimiento.
Comunicarse con las partes interesadas relevantes.
Mejorar continuamente su sistema de gestión ambiental para optimizar su
desempeño ambiental y demostrar los resultados logrados en este
aspecto.
Los resultados que se esperan de un sistema de gestión ambiental incluyen la
mejora del desempeño ambiental, el cumplimiento de los requisitos legales y
otros requisitos además del logro de los objetivos ambientales. Esta Norma
Internacional no establece criterios de desempeño ambiental específicos y se
puede usar en su totalidad o en parte para mejorar sistemáticamente la gestión
22
ambiental. Sin embargo, las declaraciones de conformidad con esta Norma
Internacional no son aceptables a menos que todos los requisitos estén
incorporados en el sistema de gestión ambiental de una organización, y que se
cumplan sin exclusiones.
Es importante mencionar que la norma ISO 14001 tiene un enfoque en el modelo
PHVA así:
Planificar (plan): establecer todos los objetivos ambientales y los procesos
necesarios para conseguir resultados de acuerdo con la política ambiental
de la empresa.
Hacer (do): implantar los procesos según lo previsto.
Verifica (check): establece procesos de seguimiento para medir la política
ambiental, incluye los compromisos, objetivos ambientales y los criterios
de operación.
Actuar: establecer decisiones para mejorar de forma continua.
Figura 1 Alcance del Sistema de Gestión Ambiental
Como se mencionó anteriormente, el ICONTEC 1 es el ente certificador en
Colombia de dichos sistemas, es un organismo internacional líder en materia de
1 ICONTEC, Quienes somos [online]. Colombia, 2016. Disponible en: http://www.icontec.org/NC/QS/Paginas/Qui.aspx
23
formación, normalización, certificación y laboratorios de calibración. Es miembro
activo de la ISO que es la federación internacional de los organismos de
normalización y adicionalmente ha sido acreditado para realizar la certificación
de Sistemas de Gestión, de producto y de personal.
La norma ISO 14001:2015 es el referente principal de esta investigación, por ello
es la principal fuente para identificar los requisitos a documentar, al leer los
debes y realizar una comparación con la realidad de la organización se han
determinado los documentos aún pendientes por realizar y aquellos que ya se
cumplen, convirtiéndose el resultado de ese diagnóstico en la base para la
propuesta documental.
La norma técnica tiene ciertos requisitos establecidos, al documentarlos se
pueden integrar con otros sistemas y su extensión o presentación puede variar
dependiendo del tamaño y la naturaleza de la organización, lo importante es
que se cumplan los “debes” o requisitos que se establecen en cada capítulo.
Según el artículo titulado “ISO 14001: ¿Qué tipo de documentación existe en
un SGA?” publicado en el blog de la Escuela Europea de Excelencia, una
consultora para la asesoría y actualización de normas, se aclara lo siguiente:
“La documentación es un requisito de la norma ISO 14001 que aparece en el
punto 4.4.4. Documentación, y ésta se reúne en cuatro grupos:
1. Manual de gestión ambiental
El manual del Sistema de Gestión Ambiental es el documento que describe al
sistema completo, establece una visión general del mismo y proporciona
orientación acerca de la documentación relacionada.
La realización de dichos documentos no es un requisito de la norma ISO 14001,
pero es recomendable y práctico. En el manual se debe incluir la descripción de
la organización y de su actividad, las normas y la documentación de referencia,
términos y definiciones de intereses, el alcance del sistema, la política
ambiental y la descripción del Sistema de Gestión Ambiental, cubriendo cada
punto de la ISO 14001.
En el manual se puede referenciar documentación adicional, como:
Normativa y textos legales
Manuales de buenas prácticas
24
Planos
Organigramas y diagramas de flujo
Revisión ambiental inicial
2. Procedimientos e instrucciones de trabajo
La empresa tiene que disponer, como mínimo, de los procedimientos requeridos
por la norma ISO 14001 que son:
Aspectos ambientales
Requisitos legales
Competencia, formación y toma de conciencia
Comunicación
Control de documentos
Control operacional
Preparación y respuesta ante emergencias
Seguimiento y medición
Evaluar el cumplimiento legal
No conformidades, acciones correctivas y preventivas
Control de registros
Auditoría interna
3. Formatos
Son formularios o tablas que se van rellenando con los datos obtenidos durante
el desarrollo de las actividades, conforme a lo establecido en los procedimientos
e instrucciones.
4. Registros
Los registros son evidencias sobre actividades desempeñadas, aportan una idea
del grado en el que el Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 se encuentra
implementado en la empresa. Cuando se relaciona el cumplimiento de la norma,
debe permanecer guardado un tiempo prudencial establecido por la legislación.
La norma ISO 14001 establece que se realicen y se pongan al día todos los
registros necesarios con los que se demuestre la conformidad de los requisitos
del Sistema de Gestión Ambiental y de la norma ISO 14001, así como
del desempeño ambiental y del sistema.
Los registros exigidos por la norma ISO 14001 de los que la empresa tiene que
disponer son:
25
Registro de comunicación
Verificación”2
4.4 Marco conceptual
Los conceptos de este marco son de elaboración propia basados en el contexto
del proyecto y las ideas conocidas de la norma y la organización.
Aspecto Ambiental: aquellos elementos de la organización que tienen
algún tipo de interacción con el medio ambiente.
Auditoría: verificación crítica y sistemática del cumplimiento de la
ejecución de los procedimientos con respecto a lo previamente planteado.
Desempeño ambiental: Es la medición de la gestión que hace una
organización frente a sus aspectos ambientales
Documentos: Son los soportes sean escritos o digitales que ilustran
procesos, procedimientos, formatos, registros o cualquier otra cosa que
requiera ser plasmada como prueba para acreditar algo.
Fibra óptica: Es un medio de transmisión que tiene una gran capacidad
para el envío de la información con velocidad y calidad, compuesta por
filamentos de vidrio o plástico, dada su composición se considera registro
peligroso.
Impacto ambiental: Modificación del ambiente que afecte de manera
significativa las condiciones iniciales, puede ser causado por la misma
naturaleza o por el ser humano
Medio Ambiente: Entorno que rodea la organización formado por suelo,
agua, clima, atmósfera, plantas, animales, microorganismos y seres
humanos.
Objetivos: el fin al que se dirige un proceso o procedimiento, lo que se
pretende lograr.
2 Escuela Europea de la Excelencia. Nuevas Normas ISO. ISO 14001: ¿Qué tipo de documentación existe en un SGA? Recuperado de: http://www.nueva-iso-14001.com/2015/06/iso-14001-que-tipo-de-documentacion-existe-en-un-sga/
26
PGIRS: Planes de Gestión Integral de Residuos Sólidos de obligatoria
construcción y aplicación en municipios y regiones, puede ser marco de
referencia de las organizaciones para establecer su plan de disposición
de residuos.
Plan de documentación: Estrategia utilizada antes de realizar la
implementación de la norma ISO 14001:2015, donde se establece la
documentación requerida para dicho proceso y se identifican los métodos,
técnicas y procedimientos que se emplearán para lograrla.
Política Ambiental: Principios y criterios que determina la empresa para
mejorar las condiciones ambientales alrededor de su actividad
económica.
Residuos Especiales: aquellos residuos que pueden contener agentes
patógenos en concentraciones o cantidades suficientes para causar
enfermedad a un huésped susceptible, requieren un tratamiento especial.
Residuos Peligrosos: independientemente de su fuente de generación
son aquellos residuos que pueden causar daños al medio ambiente o a
las personas por eso deben disponerse adecuadamente. Un ejemplo de
residuo peligroso es la fibra óptica
SGA: Se refiere al Sistema de Gestión Ambiental, se puede entender
como el marco de actuación de una organización en materia ambiental,
un sistema estructurado donde la organización define su compromiso
ambiental y establece los procesos, procedimientos, actividades a
desarrollar para cumplirlo y de paso disminuir sus impactos ambientales
negativos.
TIC: esta sigla significa tecnologías de la información y las
comunicaciones y son las herramientas que se usan para administrar la
información y darla a conocer a través de diferentes medios tecnológicos.
4.5 Marco histórico
27
Figura 2 Marco Histórico ISO 14001
Media Commerce nace en el mes de agosto del año 2006 en la ciudad de Santa
Marta, inició con el desarrollo de redes para operadores y empresas a nivel
nacional, en el año 2008 con su temprano crecimiento, la operación central de la
organización tuvo que ser trasladada a la ciudad de Pereira, pero a su vez se
crearon diferentes puntos de operación a nivel nacional debido a la exigencia del
mercado, actualmente se cuenta con 53 puntos de operación y
aproximadamente 900 colaboradores.
Debido al crecimiento de la organización, en el año 2012 se inició el proceso
para la certificación del sistema de gestión de calidad, dicho proceso duró 5 años
ya que en el mes de marzo de 2017 se logró la certificación en la NTC ISO 9001:
2008 y en 2018 certificó la transición a la versión 2015 de esta norma, siendo la
base para la documentación e implementación de la NTC 14001.
4.6 Marco demográfico
Personal administrativo y operativo de la empresa Media Commerce Partners
S.A.S
28
4.7 Marco espacial
El plan de documentación de la NTC 14001:2015 en la empresa Media
Commerce Partners S.A.S se trabajará desde la sede principal de la compañía
ubicada en la siguiente delimitación geográfica:
4.7.1 Macro localización
Figura 3 Macro localización del proyecto3
3 Google Maps. (2017). Mapa Pereira. Recuperado de: https://www.google.es/maps
29
4.7.2 Micro localización
Pereira, Avenida 30 de agosto # 87-787, Sede principal Media Commerce
Partners S.A.S
Figura 4 Micro Localización del proyecto
4.8 Marco temporal
La recolección de la información requerida para la Propuesta de documentación
del Sistema de Gestión Ambiental frente a la NTC ISO 14001:2015 en la empresa
Media Commerce Partners S.A.S se realizó entre los meses de agosto y
noviembre de 2017.
4.9 Marco legal
En esta investigación se establecerá el plan de documentación para la
implementación de la NTC ISO 14001:2015 en la empresa Media Commerce,
por lo tanto, se deben tener en cuenta las normas y resoluciones que rigen a las
empresas de telecomunicaciones, así mismo la ley general ambiental de
Colombia.
30
Ley 1341 de 20094
"Por la cual se definen Principios y conceptos sobre la sociedad de la información
y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -
TIC-, se crea la Agencia Nacional del Espectro y se dictan otras disposiciones"
Artículo 1°. Objeto. La presente ley determina el marco general para la
formulación de las políticas públicas que regirán el sector de las Tecnologías de
la Información y las Comunicaciones, su ordenamiento general, el régimen de
competencia, la protección al usuario, así como lo concerniente a la cobertura,
la calidad del servicio, la promoción de la inversión en el sector y el desarrollo de
estas tecnologías, el uso eficiente de las redes y del espectro radioeléctrico, así
como las potestades del Estado en relación con la planeación, la gestión, la
administración adecuada y eficiente de los recursos, regulación, control y
vigilancia del mismo y facilitando el libre acceso y sin discriminación de los
habitantes del territorio nacional a la Sociedad de la Información.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones deben servir al interés
general y es deber del Estado promover su acceso eficiente y en igualdad de
oportunidades, a todos los habitantes del territorio nacional.
Son principios orientadores de la presente ley:
1. Prioridad al acceso y uso de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones
2. Libre competencia
3. Uso eficiente de la infraestructura y de los recursos escasos
4. Protección de los derechos de los usuarios
5. Promoción de la Inversión.
6. Neutralidad tecnológica
7. El derecho a la comunicación, la información y la educación y los servicios
básicos de las TIC.
8. Masificación del Gobierno en Línea.
4CONGRESO DE LA REPÚBLICA, (2009). “Ley 1341 de 2009”. Disponible en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=36913
31
Resolución 3066 de 20115
“Por la cual se establece el Régimen Integral de Protección de los Derechos de
los Usuarios de los Servicios de Comunicaciones”
Artículo 3°. Principio de calidad. Los proveedores de servicios de
comunicaciones deben prestar los servicios en forma continua y eficiente,
cumpliendo con los niveles de calidad establecidos en la regulación de la
Comisión de Regulación de Comunicaciones, incluyendo las normas relativas a
la calidad en la atención a los usuarios y, en todo caso, atendiendo a los
principios de trato igual y no discriminatorio, en condiciones similares, en relación
con el acceso, la calidad y el costo de los servicios.
Artículo 7°. Principio de protección del medio ambiente. La protección del medio
ambiente será un deber tanto de los proveedores de servicios de
comunicaciones, como de los usuarios. Los proveedores deberán adelantar
iniciativas sobre la preservación y protección del medio ambiente derivada del
uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, especialmente
mediante el lanzamiento y la ejecución de campañas educativas, y el diseño de
procedimientos que fomenten la recolección de los equipos terminales,
dispositivos y todos los equipos y materiales necesarios para la prestación de
los servicios que se encuentren en desuso por parte de los usuarios, para lo cual
dichos proveedores deberán informar a los usuarios sobre la realización de las
campañas mencionadas y sobre el procedimiento establecido para tales efectos,
a través de los mecanismos obligatorios de atención al usuario”
En el artículo 7 de la resolución 3066 del año 2011 se evidencia un principio
fundamental para esta investigación que es el deber de proteger el medio
ambiente por parte de los proveedores de servicios de comunicaciones y sus
usuarios, con este artículo se muestra la importancia de la implementación del
5 CONGRESO DE LA REPÚBLICA, (2011). “Resolución 3066 de 2011”. Disponible en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=42871
32
sistema de gestión ambiental en una empresa de Telecomunicaciones para de
esta forma cumplir con lo establecido por la ley.
Otra de las leyes que enmarca este trabajo es la Ley General Ambiental, en ella
se establece el ministerio de ambiente en Colombia y varias disposiciones que
por primera vez crean regulaciones concretas en temas ambientales en el país,
por ello se considera importante su inclusión en el marco normativo como punto
de partida para trabajos en estos temas:
Ley 99 de 19936
“Por la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente, se reordena el Sector
Público encargado de la gestión y conservación del medio ambiente y los
recursos naturales renovables, se organiza el Sistema Nacional Ambiental, SINA
y se dictan otras disposiciones”
Artículo 1o. Objetivos.
1. Armonizar y actualizar las disposiciones contenidas en la Ley 9ª de 1989 con
las nuevas normas establecidas en la Constitución Política, la Ley Orgánica del
Plan de Desarrollo, la Ley Orgánica de Áreas Metropolitanas y la Ley por la que
se crea el Sistema Nacional Ambiental.
2. El establecimiento de los mecanismos que permitan al municipio, en ejercicio
de su autonomía, promover el ordenamiento de su territorio, el uso equitativo y
racional del suelo, la preservación y defensa del patrimonio ecológico y cultural
localizado en su ámbito territorial y la prevención de desastres en asentamientos
de alto riesgo, así como la ejecución de acciones urbanísticas eficientes".
3. La biodiversidad del país, por ser patrimonio nacional y de interés de la
humanidad, deberá ser protegida prioritariamente y aprovechada en forma
sostenible”.
6CONGRESO DE LA REPÚBLICA, (1993). “Ley General Ambiental de Colombia”. Disponible en: http://www.oas.org/dsd/fida/laws/legislation/colombia/colombia_99-93.pdf
33
Teniendo en cuenta que la fibra óptica es considerada un residuo peligroso se
deben establecer las leyes y decretos aplicables para conocer el manejo que se
le debe dar dentro de la gestión integral.
Decreto 4741 de 2005 7
“Por el cual se reglamenta parcialmente la prevención y manejo de los residuos
o desechos peligrosos generados en el marco de la gestión integral"
Artículo 10°. Obligaciones del Generador.
De conformidad con lo establecido en la Ley, en el marco de la gestión integral
de los residuos o desechos peligrosos, el generador debe:
a) Garantizar la gestión y manejo integral de los residuos o desechos peligrosos
que genera.
b) Elaborar un plan de gestión integral de los residuos o desechos peligrosos
que genere tendiente a prevenir la generación y reducción en la fuente, así como,
minimizar la cantidad y peligrosidad de los mismos. En este plan deberá
igualmente documentarse el origen, cantidad, características de peligrosidad y
manejo que se dé a los residuos o desechos peligrosos. Este plan no requiere
ser presentado a la autoridad ambiental, no obstante, lo anterior, deberá estar
disponible para cuando ésta realice actividades propias de control y seguimiento
ambiental.
c) Identificar las características de peligrosidad de cada uno de los residuos o
desechos peligrosos que genere, para lo cual podrá tomar como referencia el
procedimiento establecido en el artículo 7 del presente decreto, sin perjuicio de
lo cual la autoridad ambiental podrá exigir en determinados casos la
caracterización físico-química de los residuos o desechos si así lo estima
conveniente o necesario.
d) Garantizar que el envasado o empacado, embalado y etiquetado de sus
residuos o desechos peligrosos se realice conforme a la normatividad vigente.
e) Dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1609 de 2002 o aquella norma
que la modifique o sustituya, cuando remita residuos o desechos peligrosos para
7 CONGRESO DE LA REPÚBLICA, (2005). “Decreto 4741 de 2005”. Disponible en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=18718
34
ser transportados. Igualmente, suministrar al transportista de los residuos o
desechos peligrosos las respectivas Hojas de Seguridad.
f) Registrarse ante la autoridad ambiental competente por una sola vez y
mantener actualizada la información de su registro anualmente, de acuerdo con
lo establecido en el artículo 27 del presente decreto.
g) Capacitar al personal encargado de la gestión y el manejo de los residuos o
desechos peligrosos en sus instalaciones, con el fin de divulgar el riesgo que
estos residuos representan para la salud y el ambiente, además, brindar el
equipo para el manejo de estos y la protección personal necesaria para ello.
h) Contar con un plan de contingencia actualizado para atender cualquier
accidente o eventualidad que se presente y contar con personal preparado para
su implementación. En caso de tratarse de un derrame de estos residuos el plan
de contingencia debe seguir los lineamientos del Decreto 321 de 1999 por el cual
se adopta el Plan Nacional de Contingencia contra Derrames de Hidrocarburos,
Derivados y Sustancias Nocivas en aguas Marinas, Fluviales y Lacustres o aquel
que lo modifique o sustituya y para otros tipos de contingencias el plan deberá
estar articulado con el plan local de emergencias del municipio.
i) Conservar las certificaciones de almacenamiento, aprovechamiento,
tratamiento o disposición final que emitan los respectivos receptores, hasta por
un tiempo de cinco (5) años.
j) Tomar todas las medidas de carácter preventivo o de control previas al cese,
cierre, clausura o desmantelamiento de su actividad con el fin de evitar cualquier
episodio de contaminación que pueda representar un riesgo a la salud y al
ambiente, relacionado con sus residuos o desechos peligrosos.
k) Contratar los servicios de almacenamiento, aprovechamiento, recuperación,
tratamiento y/o disposición final, con instalaciones que cuenten con las licencias,
permisos, autorizaciones o demás instrumentos de manejo y control ambiental a
que haya lugar, de conformidad con la normatividad ambiental vigente.
Parágrafo 1o. El almacenamiento de residuos o desechos peligrosos en
instalaciones del generador no podrá superar un tiempo de doce (12) meses. En
casos debidamente sustentados y justificados, el generador podrá solicitar ante
la autoridad ambiental, una extensión de dicho período. Durante el tiempo que
el generador esté almacenando residuos o desechos peligrosos dentro sus
instalaciones, éste debe garantizar que se tomen todas las medidas tendientes
a prevenir cualquier afectación a la salud humana y al ambiente, teniendo en
35
cuenta su responsabilidad por todos los efectos ocasionados a la salud y al
ambiente, de conformidad con la Ley 430 de 1998.
Durante este período, el generador deberá buscar y determinar la opción de
manejo nacional y/o internacional más adecuada para gestionar sus residuos
desde el punto de vista ambiental, económico y social.
Parágrafo 2o. Para la elaboración del plan de gestión integral de residuos o
desechos peligrosos mencionados en el literal b del artículo 10 del presente
decreto, el generador tendrá un plazo de doce (12) meses a partir de la entrada
en vigencia del presente decreto. Este plan debe ser actualizado o ajustado por
el generador particularmente si se presentan cambios en el proceso que genera
los residuos o desechos peligrosos.
Artículo 11°. Responsabilidad del generador.
El generador es responsable de los residuos o desechos peligrosos que él
genere. La responsabilidad se extiende a sus afluentes, emisiones, productos y
subproductos, por todos los efectos ocasionados a la salud y al ambiente.
Artículo 12°. Subsistencia de la responsabilidad. La responsabilidad integral del
generador subsiste hasta que el residuo o desecho peligroso sea aprovechado
como insumo o dispuesto con carácter definitivo.
Artículo 13°. Contenido químico no declarado. El generador continuará siendo
responsable en forma integral por los efectos ocasionados a la salud o al
ambiente, de un contenido químico o biológico no declarado al receptor y a (a
autoridad ambiental.
Artículo 28°. De la Inscripción en el Registro de Generadores. Los generadores
de residuos o desechos peligrosos están obligados a inscribirse en el Registro
de Generadores de la autoridad ambiental competente de su jurisdicción,
teniendo en cuenta las siguientes categorías y plazos:
• Categorías:
a) Gran Generador. Persona que genera residuos o desechos peligrosos en una
cantidad igual o mayor a 1,000.0 kg/mes calendario considerando los períodos
de tiempo de generación del residuo y llevando promedios ponderados y media
móvil de los últimos seis (6) meses de las cantidades pesadas.
b) Mediano Generador. Persona que genera residuos o desechos peligrosos en
una cantidad igual o mayor a 100.0 kg/mes y menor a 1,000.0 kg/mes calendario
considerando los períodos de tiempo de generación del residuo y llevando
36
promedios ponderados y media móvil de los últimos seis (6) meses de las
cantidades pesadas.
c) Pequeño Generador. Persona que genera residuos o desechos peligrosos en
una cantidad igual o mayor a 10.0 Kg. /mes y menor a 100.0 kg/mes calendario
considerando los períodos de tiempo de generación del residuo y llevando
promedios ponderados y media móvil de los últimos seis (6) meses de las
cantidades pesadas.
Ley 1252 del 2008 8
“Por la cual se dictan normas prohibitivas en materia ambiental, referentes a los
residuos y desechos peligrosos y se dictan otras disposiciones”.
Artículo 7. Responsabilidad del generador
El generador será responsable de los residuos peligrosos que él genere. La
responsabilidad se extiende a sus afluentes, emisiones, productos y
subproductos, equipos desmantelados y en desuso, elementos de protección
personal utilizados en la manipulación de este tipo de residuos y por todos los
efectos ocasionados a la salud y al ambiente.
Artículo 12. Obligaciones.
Es obligación del generador de los residuos peligrosos:
1. Realizar la caracterización físico-química y/o microbiológica de los mismos,
conforme con lo establecido en el RAS (Resolución 1060 de 2000, Título F) y
demás procedimientos vigentes, a través de laboratorios especiales
debidamente autorizados por las autoridades ambientales competentes o quien
haga sus veces, para identificar el grado de peligrosidad de los mismos.
2. Informar a las personas naturales o jurídicas que se encarguen del
almacenamiento, recolección y transporte, aprovechamiento, tratamiento o
disposición final de los mismos.
8 CONGRESO DE LA REPÚBLICA, (2008). “Ley 1252 de 2008”. Disponible en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=33965
37
3. Formular e implementar Planes de Gestión Integral de Residuos Peligrosos
con su respectivo plan de contingencia, para garantizar la minimización, gestión,
manejo integral y monitoreo de los residuos que genera.
4. Garantizar que el envasado o empacado, embalado o encapsulado,
etiquetado y gestión externa de los residuos peligrosos que genera, se realice
conforme a lo establecido por la normatividad vigente.
5. Poseer y actualizar las respectivas hojas de seguridad del material y
suministrar a los responsables de la gestión interna, los elementos de protección
personal necesarios en el proceso.
6. Capacitar al personal encargado de la gestión interna en todo lo referente al
manejo adecuado de estos desechos y en las medidas básicas de precaución y
atención de emergencias.
7. Registrarse ante la autoridad ambiental competente y actualizar sus datos en
caso de generar otro tipo de residuos de los reportados inicialmente.
8. Las demás que imponga la normativa ambiental colombiana.
5. DISEÑO METODOLÓGICO
El Plan de documentación de la NTC ISO 14001:2015 en la Empresa Media
Commerce Partners S.A.S se desarrolló bajo una metodología cuantitativa
porque se trabajó con variables medibles (recursos, residuos, inventarios) e
información cuantificable (formatos, procesos, procedimientos) que pueden ser
procesados de acuerdo a los fines de la investigación.
Es deductiva porque va de lo general a lo particular, en este caso la norma ISO
14001:2015 enmarca el plan de documentación y de ella se toman las bases
para documentar los procesos según aplique en las realidades particulares de la
empresa Media Commerce.
38
5.1 Tipo de investigación
El Plan de documentación de la NTC ISO 14001:2015 en la Empresa Media
Commerce Partners S.A.S será un estudio de tipo descriptivo porque toma como
base la norma ISO 14001:2015 para elaborar un plan de documentación de la
aplicación de dicha norma en la empresa Media Commerce; sumado a esto se
toma un referente metodológico de la documentación e implementación de la
norma ISO 9001 en la misma compañía.
Así mismo, se considera un estudio prospectivo porque al hacer una preparación
previa con la documentación de la norma se está proyectando la futura
implementación de la misma, es decir la dirección estratégica de la empresa es
consciente que se debe avanzar en el tema ambiental y para ello el estándar
más apropiado es el 14001, el cual se empieza a trabajar sobre la base del
Sistema de Gestión de Calidad.
5.2 Población
En esta investigación se trabajará con todo el personal directivo, administrativo
y operativo de la empresa Media Commerce.
5.3 Muestra
En el plan de documentación de la NTC ISO 14001:2015 en la Empresa Media
Commerce Partners S.A.S no aplica la determinación de la muestra, porque se
trabajará con todo el personal directivo, administrativo y operativo vinculado a la
organización.
39
5.4 Fuentes
5.4.1 Primarias
El personal administrativo y operativo de la empresa Media Commerce, el
acompañamiento de la Universidad por medio del Director del proyecto de grado
y la NTC 14001:2015, serán una fuente directa para conocer los límites de los
procesos, sus principios de ejecución y los requisitos para la documentación.
5.4.2 Secundarias
El gobierno nacional, departamental y municipal y sus respectivas
reglamentaciones; los trabajos de grado y tesis que fueron citados en el marco
referencial y las fuentes de internet citadas en la bibliografía que permitieron
sustentar teóricamente los planteamientos.
5.5 Variables
Tabla 1. Variables de investigación
VARIABLE TIPO DEFINICIÒN
Recursos
-Dependiente -Endógena
Todos aquellos elementos que permiten el desarrollo de los procesos (Humanos, tiempo, financiero, equipos e infraestructura)
Procesos -Independiente-Endógena
Conjunto de procedimientos que interactúan entre sí y definen la guía para obtener resultados según requerimientos.
Nivel de servicio
-Independiente -Endógena
Es una variable que refleja el desempeño de las áreas internas de la compañía en
40
la consecución de los objetivos de sus procesos.
Calidad -Dependiente -Endógena
Capacidad de la organización para cumplir con los requisitos de las normas y lograr la satisfacción de sus clientes
Sistemas de gestión
-Dependiente -Endógena
Conjunto de principios definidos por las normas ISO bajo los cuales se administran los procesos de la organización.
Impacto ambiental
-Dependiente -Endógena
Resultados de procesos que inciden directamente en el medio ambiente.
Normatividad -Exógena -Independiente
Hace referencia al conjunto de normas que rigen la organización y sus actuaciones, deben cumplirse para respetar el marco legal.
5.5.1 Medición
Tabla 2. Medición de las variables de investigación
VARIABLE
INDICADOR
ATRIBUTO
UNIDAD DE
MEDIDA
UNIDAD OPERACIONAL
Recursos Eficiencia en el uso de los
recursos
Uso de los recursos
% =(Recursos usados/ Recursos disponibles) x 100
Procesos Eficiencia en procesos
Cumplimiento de objetivos
% =(Número de procesos ejecutados
41
de los procesos
satisfactoriamente/ procesos totales) x 100
Nivel de servicio
Eficiencia en el nivel de
servicio interno
Cumplimiento ANS
(Acuerdos Nivel de servicio)
% = (Número de ANS cumplidos en los tiempos permitidos/ Número de ANS medidos) x 100
Calidad Eficiencia en la prestación del servicio a los clientes
Cumplimiento en el servicio
% =(Número de Servicios prestados exitosamente/ Total de servicios contratados) x 100
Sistemas de gestión
Eficiencia del sistema de
gestión organizacional
Aplicación de los sistemas de gestión existentes
% =(Número de sistemas de gestión documentados/ Total de procesos susceptibles de ser certificados en la organización) x 100
Impacto ambiental
Eficiencia en la disposición
final de los residuos
Entregas mensuales de residuos peligrosos
% =Entregas mensuales empresa recolectora de residuos/ Total de residuos generados con algún impacto ambiental
Normatividad Eficiencia en el cumplimiento de la ley
Cumplimiento de la normatividad vigente
% = Normas y leyes aplicadas en la organización/ Número de normas y leyes que aplican a la organización.
6. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
42
6.1 Talento humano
Tabla 3. Participantes de la investigación
NOMBRE FORMACIÓN ACADÉMICA
OCUPACIÓN ACTUAL
APORTE
Maria Luisa Guevara Murillo
Tecnóloga Industrial
Estudiante Ingeniería Industrial
Desarrollo del proyecto de investigación
Nathalia Landino Hurtado
Tecnóloga Industrial
Estudiante Ingeniería Industrial
Desarrollo del proyecto de investigación
Alejandro Rodriguez
Ingeniero Industrial
Coordinador de Gestión Ambiental en Media Commerce
Toda la información pertinente del Sistema de Gestión de Calidad de la empresa Media Commerce
Mónica Andrea Vasquez
Ingeniera Industrial
Docente Directora proyecto de grado.
6.2 Recursos disponibles
Tabla 4. Recursos disponibles de la investigación
RECURSOS ECONÓMICOS
DETALLE
Físicos
Infraestructura de la organización donde se recolecta la información, de la universidad donde se prestan las asesorías y las viviendas de las investigadoras donde se realiza el trabajo.
Computadores, impresoras multifuncionales, lápices,
hojas de papel, cuadernos de apuntes, celulares.
Internet, líneas telefónicas. Vehículos que transportan las estudiantes y el docente asesor.
43
Financiero Recurso monetario necesario para llevar a cabo la investigación (se detalla en el presupuesto).
Talento Humano Dos estudiantes de Ingeniería Industrial, Ingeniero Industrial vinculado a la organización y director del proyecto de Investigación
Logístico Reuniones, asesorías, socializaciones establecidas en el cronograma a través de las cuales se ejecutará el proyecto.
28
6.3 Presupuesto
Tabla 5. Presupuesto de la investigación
Rubro Descripción CantidadUnidad de
medidaValor Unitario Valor Total
Impresiones 300 und $ 200 $ 60.000
Fotocopias 50 und $ 100 $ 5.000
Agendas 3 und $ 8.000 $ 24.000
Lapiceros 20 und $ 800 $ 16.000
Internet 50 GB $ 3.000 $ 150.000
Minutos celulares 500 min $ 350 $ 175.000
Datos móviles 20 GB $ 25.000 $ 500.000
Gasolina 50 gal $ 10.500 $ 525.000
Alimentación 200 und $ 1.600 $ 320.000
Investigador 1 200 horas $ 6.147 $ 1.229.400
Investigador 2 200 horas $ 6.147 $ 1.229.400
TOTAL $ 4.233.800
Papeleria
Servicios de
comunicación
Viáticos
Nómina
29
6.4 Cronograma
Figura 5 Cronograma Fases de la investigación
Fuente: Elaboración propia
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40
Ajustar el anteproyecto
Revisar estado actual del proceso gestion
ambiental dentro de la organización
Revisar el estado actual de la
implementación de la norma ISO9001:2008
que ya está certificada
Conclusiones del diagnóstico
Abril
Meses
Enero Octubre Noviembre Mayo
Semanas
DiciembreAgosto Septiembre Febrero Marzo
Asesoría con director proyecto de grado
Evaluar el cumplimiento del segundo
objetivo
Asesoría con director proyecto de grado
Primera sustentación ante jurados
Asesoría con director proyecto de grado
Realizar visitas a las áreas de la empresa
para conocer que procesos generan impacto
ambiental.
Revisar de acuerdo a la norma cuales de
esos procesos requieren ser documentados
Realizar conclusiones del diagnóstico que
dá respuesta al primer objetivo
Ajustes según recomendaciones de
sustentación y radicación ante Comité
Asesoría con director proyecto de grado
Sustentación Final
Elaborar la documentación del sistema de
gestión ambiental con respecto a la NTC
ISO 14001:2015
Retroalimentación con directivos de la
empresa
FA
SE
IV
Ajustes documento final y presentación
FA
SE
IF
AS
E II
ACTIVIDADES - PLAN
DOCUMENTACION NTC ISO14001:2015
2017 2018PROYECTO DE GRADOF
AS
E III
Elaborar conclusiones y recomendaciones
Consolidar los requisitos documentales en
un Manual de Gestión Ambiental
Elaborar estrategia para la documentación
del SGA frente a la NTC 14001:2015
30
DIAGNÓSTICO
7. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ACTUAL
7.1 Reconocimiento de la operación de la empresa
Es fundamental para continuar el avance del presente trabajo, tener más claridad
sobre el proceso principal que se lleva a cabo en Media Commerce y el
respectivo ciclo de vida del servicio que se presta. Para facilitar este
reconocimiento, se elaboró el diagrama de proceso de instalación de redes de
comunicación, que es el principal servicio que presta la compañía, así mismo se
desarrolló un diagrama del ciclo de vida del servicio, que permite visualizar los
impactos que genera el servicio en toda su cadena de uso.
Lo anterior se realiza con el fin de dar un mejor enfoque al desarrollo de los dos
primeros objetivos establecidos en este proyecto (diagnóstico y estrategia para
el plan de documentación) ya que los diagramas permiten establecer con mayor
seguridad cuales son los puntos que requieren más atención por sus impactos
ambientales, por la ausencia de requisitos cumplidos o por la relevancia de cada
actividad en el resultado final.
El diagrama del proceso se presenta a continuación acompañado de una breve
explicación de las principales etapas que lo componen, más adelante se muestra
el ciclo de vida del servicio.
.
31
7.1.1 Diagrama del proceso
Figura 6 Diagrama general del proceso
32
Para llevar a cabo el proceso de Media Commerce de instalación Inalámbrica
que se hace cuando no se cuenta con cobertura en la zona por medio de una
antena y de fibra óptica cuando se tiene la cobertura y a solicitud del cliente por
la transmisión a velocidad más rápida del internet, se deben tener en cuanta unas
etapas establecidas:
Pre viabilidad, es el estudio y análisis que se realiza para conocer la
disponibilidad de conexión cableada e inalámbrica, de acuerdo a la cobertura de
red de Media Commerce, se define la ruta y la cantidad aproximada de fibra
óptica requerida.
Viabilidad, es la actividad de campo para verificar físicamente la cobertura
trazada en la pre viabilidad y de esta manera determinar la factibilidad de
conexión, la ruta, la cantidad de estructura a utilizar, disponibilidad de la red,
tiempos de entrega, las condiciones de instalación y las obras civiles necesarias
para brindar el servicio al cliente.
Si es viable la instalación, el comercial de la compañía debe pedir al cliente los
documentos necesarios como el RUT, cámara de comercio, fotocopia de la
cédula, entre otros para generar el contrato por medio del área Jurídica donde
se establezcan todas las políticas y plazos de entrega, la cual debe ser firmada
en acuerdo por las partes interesadas, esta etapa se conoce como la generación
de la orden de servicio.
Al tener el contrato firmado con los plazos requeridos, el área de facturación de
la compañía genera una orden de trabajo y la debe enviar a todas las
dependencias involucradas con el fin de cumplir con la instalación del servicio
requerido.
Seguido a la generación de orden de trabajo, la dependencia de
aprovisionamiento que es el canal de comunicación directo con el cliente durante
todo el proceso de implementación de servicio, se encargan de agendar la fecha
33
de instalación con el cliente y solicitar los permisos necesarios de las visitas
previas.
En el caso de una instalación de fibra óptica se realiza la visita de campo para
determinar si debe radicar el proyecto de instalación ante la electrificadora para
el uso de los postes dependiendo de la zona, para el caso de una instalación
inalámbrica se hace una visita de campo para definir las condiciones básicas de
la instalación como la disponibilidad y el lugar para la instalación del mástil, es
decir la estructura tubular de hierro en el cual se sujeta la antena, adicional se
debe establecer el espacio para extender el cableado.
Después de la visita se procede a realizar la instalación de los equipos y el cable
requerido, aplica para instalación de fibra óptica e inalámbrica, posterior a la
instalación física de los elementos el centro de gestión de la compañía procede
a realizar las configuraciones internas de los equipos y enlaces y las pruebas de
satisfacción para proceder con la entrega oficial al cliente por parte del comercial
de la compañía.
34
7.1.2 Ciclo de vida del servicio
9Figura 7. Ciclo de vida del servicio
9 Fuente: elaboración propia
30
7. 2. Diagnóstico
7.2.1 Instrumento de diagnóstico
El primer objetivo de este trabajo es identificar cómo se encuentra actualmente
el proceso de gestión ambiental en la empresa Media Commerce Partners S.A.S,
para esto se construyó un instrumento similar a una lista de chequeo que permite
determinar actualmente en la organización cuales son los requisitos
documentales de la norma que se cumplen y los que no, y así establecer un
porcentaje de cumplimiento en cuanto a la documentación que se requiere para
la certificación de la Norma ISO 14001 – 2015.
El instrumento y los resultados de su aplicación se presentan a continuación. En
la primera parte se puede visualizar el instrumento como tal, es decir la lista de
chequeo que se presenta a manera de tablas que permiten visualizar setenta y
ocho ítems que listan los debes de la norma, se relaciona el capítulo que lo
contiene, el estado actual es decir si se cumple o no, o simplemente se encuentra
en desarrollo parcial y luego el soporte de cumplimiento, es decir lo que se
encontró como evidencia de que se está trabajando el “debe” por ejemplo la
construcción de una matriz, de un procedimiento o la elaboración de un
documento. Finalmente se observa la columna del requisito documental donde
se define claramente si el documento se tiene o no, o si definitivamente no aplica
en los procesos de MC.
Al final de la presentación de la información recolectada gracias a la aplicación
del instrumento se encuentra el análisis estadístico de sus resultados.
31
SI NO PARCIAL SI NO NO
CUATRO 4.1 1
Determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para
su propósito y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de
su sistema de
gestión ambiental.
x
En construcción Metodologia
DOFA para establecer la
planeación estrategica
x
CUATRO 4.2 2Determinar las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión
ambiental y sus requisitosx
En construcción Metodologia
DOFA para establecer la
planeación estrategica
x
CUATRO 4.2 3
Determinar cuáles de estas necesidades y expectativas se convierten en
requisitos legales y otros
requisitos.
x
En construcción Metodologia
DOFA para establecer la
planeación estrategicax
CUATRO 4.3 4La organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del sistema de
gestión ambiental
para establecer su alcance.
x
Procedimiento general ambiental-
Plataforma BINAPS manejo
interno de la organización
x
CUATRO 4.3 5La organización debe considerar las unidades, funciones y límites físicos de la
organización, sus actividades, productos y serviciosx
Formato plan de manejo
ambiental para concesiones
x
CUATRO 4.3 6La organización debe considerar su autoridad y capacidad para ejercer control e
influencia.x
En construcción Metodologia
DOFA para establecer la
planeación estrategicax
CUATRO 4.4 7
La organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar
continuamente un sistema de gestión ambiental, que incluya los procesos
necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requisitos de esta Norma
Internacional.
X Mapa de procesos x
CA
PIT
UL
O
SOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTEN
UM
ER
AL
32
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
CINCO 5.1 8La organización debe asumir la responsabilidad y la rendición de cuentas con
relación a la eficacia del
sistema de gestión ambiental
xInformes de rendición de
cuentas, indicadoresx
CINCO 5.1 9
La organización debe asegurarse de que se establezcan la política ambiental y
los objetivos ambientales, y
que éstos sean compatibles con la dirección estratégica y el contexto de la
organización;
x
En la política y objetivos
estratégicos de la organización
se incluyen los ambientales
(PLATAFORMA BINAPS)
x
CINCO 5.1 10La organización debe asegurarse de la integración de los requisitos del sistema
de gestión ambiental en los
procesos de negocio de la organización
x
Direccionamiento estratégico,
politica, objetivos integrales
donde se abarcan las
ambientales
x
CINCO 5.1 11La organización debe asegurarse de que los recursos necesarios para el sistema
de gestión ambiental
estén disponibles
x
El Coordinador Ambiental
maneja el presupuesto de la
dependencia ambiental
x
CINCO 5.1 12
La organización debe comunicar la importancia de una gestión ambiental eficaz
y conforme con los
requisitos del sistema de gestión ambiental
xSe encuentra en construcción un
Plan de comunicaciones
x
CINCO 5.1 13La organización debe asegurarse de que el sistema de gestión ambiental logre
los resultados previstosx
ACAPAM, seguimientos,
cumplimiento de indicadores x
CINCO 5.1 14
La organización debe dirigir y apoyar a las personas, para contribuir a la eficacia
del sistema de
gestión ambiental;
xACAPAM, seguimientos,
cumplimiento de indicadores x
SOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
DOCUMENTAL
CA
PIT
UL
O
NU
ME
RA
L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTE
33
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
CINCO 5.1 15 La organización debe promover la mejora continua xACAPAM, seguimientos,
cumplimiento de indicadores x
CINCO 5.1 16
La organización debe apoyar otros roles pertinentes de la dirección, para
demostrar su liderazgo en la
forma en la que aplique a sus áreas de responsabilidad.
x
Existencia Comité Ambiental y
creación de programas derivados
de la "Matriz de Identificación de
Impactos Ambientales", los
cuales son: Consumo de papel,
de energía, Manejo y
conservación de fauna y flora,
Gestión integral de residuosx
CINCO 5.2 17
La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política ambiental
que sea apropiada al propósito y contexto de la organización, incluida la
naturaleza,magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos y
servicios
x
En la política integral de la
organización se encuentra un
punto que abarca toda la gestión
ambiental - Plataforma BINAPS
x
CINCO 5.2 18
La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política ambiental
que proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos
ambientales
X
En la política integral de la
organización se encuentra un
punto que abarca toda la gestión
ambiental, adicional cada
programa ambiental tiene sus
objetivos Plataforma BINAPS
x
CINCO 5.2 19
La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política ambiental
que incluya un compromiso para la protección del medio ambiente, incluida la
prevención de la contaminación, y otros compromisos específicos pertinentes al
contexto de la organización
x
En la política integral de la
organización se encuentra un
punto que abarca toda la gestión
ambiental, adicional cada
programa ambiental tiene sus
objetivos Plataforma BINAPS
x
SOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
DOCUMENTAL
CA
PIT
UL
O
NU
ME
RA
L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTE
34
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
CINCO 5.2 20La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política ambiental
que incluya un compromiso de cumplir con los requisitos legales y otros
requisitos
x
En la política integral de la
organización se encuentra un
punto que abarca toda la gestión
ambiental, adicional cada
programa ambiental tiene sus
objetivos Plataforma BINAPS
x
CINCO 5.2 21La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política ambiental
que incluya un compromiso de mejora continua del sistema de gestión ambiental
para la mejora del desempeño ambiental.
x
En la política integral de la
organización se encuentra un
punto que abarca toda la gestión
ambiental, adicional cada
programa ambiental tiene sus
objetivos Plataforma BINAPS
x
CINCO 5.2 22
La política ambiental debe:
- mantenerse como información documentada;
- comunicarse dentro de la organización;
- estar disponible para las partes interesadas.
x
La politica integral se encuentra
establecida en la
PLATAFORMA BINAPS y está
publicada en afiches visibles en
las oficinas
x
CINCO 5.3 23La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad para asegurarse de
que el sistema de gestión ambiental es conforme con los requisitos de
esta Norma Internacional
x
Dentro de los manuales de
funciones de los colaboradores
se encuentran las funciones y
resposabilidades con el sistema
integrado de gestión
x
CINCO 5.3 24
La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad para informar a la
alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión ambiental, incluyendo
su desempeño ambiental.
x
Dentro de los manuales de
funciones de los colaboradores
se encuentran las funciones y
resposabilidades con el sistema
integrado de gestión
x
SEIS 6.1.1 25La organización debe asegurar que el sistema de gestión ambiental puede lograr
sus resultados previstosx
Por medio de indicadores de
gestión, cumplimiento de
programas
x
CA
PIT
UL
O
NU
ME
RA
L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTE SOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
DOCUMENTAL
35
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
SEIS 6.1.1 26La organización debe prevenir o reducir los efectos no deseados, incluida la
posibilidad de que condiciones ambientales externas afecten a la organizaciónx
Matriz de identificación de
aspectos e impactos
ambientales de donde se
generaron los programas
ambientales
x
SEIS 6.1.1 27 La organización debe lograr la mejora continua. xACAPAM, seguimientos,
cumplimiento de indicadores
x
SEIS 6.1.1 28Dentro del alcance del sistema de gestión ambiental, la organización debe
determinar las situaciones de emergencia potenciales, incluidas las que pueden
tener un impacto ambiental.
xPlan emergencia general donde
fueron incluidas las ambientalesx
SEIS 6.1.1 29La organización debe mantener la información documentada de sus riesgos y
oportunidades que es necesario abordarx
Proceso en construcción la
dependencia ambiental ya
determino la metodologia
x
SEIS 6.1.2 30
La organización debe determinar los aspectos ambientales de sus actividades,
productos y servicios que puede controlar y de aquellos en los que puede influir,
y sus impactos ambientales asociados, desde una
perspectiva de ciclo de vida.
xMatriz de aspectos e impactos
ambientalesx
SEIS 6.1.2 31La organización debe determinar aquellos aspectos que tengan o puedan tener
un impacto ambiental significativo, es decir, los aspectos ambientales
significativos, mediante el uso de criterios establecidos.
xMatriz de aspectos e impactos
ambientalesx
SEIS 6.1.2 32La organización debe comunicar sus aspectos ambientales significativos entre
los diferentes
niveles y funciones de la organización, según corresponda.
x
Matriz de aspectos e impactos
ambientales, programas
ambientales publicados en la
plataforma BINAPS
x
SOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
DOCUMENTAL
CA
PIT
UL
O
NU
ME
RA
L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTE
36
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
SEIS 6.1.2 33
La organización debe mantener información documentada de sus:
- aspectos ambientales e impactos ambientales asociados;
- criterios usados para determinar sus aspectos ambientales significativos;
- aspectos ambientales significativos.
x
La matriz de aspectos e
impactos ambientales se
encuentra con su metodologia
pero falta documentar el proceso
correspondiente
x
SEIS 6.1.3 34
La organización debe:
a) determinar y tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos
relacionados con
sus aspectos ambientales;
b) determinar cómo estos requisitos legales y otros requisitos se aplican a la
organización;
c) tener en cuenta estos requisitos legales y otros requisitos cuando se
establezca,
implemente, mantenga y mejore continuamente su sistema de gestión
ambiental.
x
Procedimiento de requisitos
legales ambientales - Matriz de
requisitos legales ambientales
x
SEIS 6.1.3 35La organización debe mantener información documentada de sus requisitos
legales y otros requisitos.x
Procedimiento de requisitos
legales ambientales - Matriz de
requisitos legales ambientales
x
SEIS 6.1.4 36
La organización debe planificar, implementar y evaluar la toma de acciones para
abordar sus:
1) aspectos ambientales significativos
2) requisitos legales y otros requisitos
Considerando sus opciones tecnológicas y sus requisitos financieros,
operacionales y de negocio
x
Por medio de la matriz de
aspectos e impactos
ambientales se generaron los
planes de gestión ambiental
x
SEIS 6.2.1 37
La organización debe establecer objetivos ambientales para las funciones y
niveles pertinentes, teniendo en cuenta los aspectos ambientales significativos
de la organización y sus requisitos
legales y otros requisitos asociados, y considerando sus riesgos y
oportunidades.
x
Objetivos integrales abarcan los
objetivos ambientales de la
organización y adicional cada
plan de gestión ambiental tiene
sus objetivos
x
CA
PIT
UL
O
NU
ME
RA
L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTESOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
37
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
SEIS 6.2.1 38
La organización debe establecer objetivos ambientales, que deben ser:
a) ser coherentes con la política ambiental;
b) ser medibles (si es factible);
c) ser objeto de seguimiento;
d) comunicarse;
e) actualizarse, según corresponda.
x
Objetivos integrales abarcan los
objetivos ambientales de la
organización y adicional cada
plan de gestión ambiental tiene
sus objetivos
x
SEIS 6.2.2 39
Al planificar cómo lograr sus objetivos ambientales, la organización debe
determinar:
a) qué se va a hacer;
b) qué recursos se requerirán;
c) quién será responsable;
d) cuándo se finalizará;
e) cómo se evaluarán los resultados, incluidos los indicadores de seguimiento de
los
avances para el logro de sus objetivos ambientales medibles
x
Objetivos integrales abarcan los
objetivos ambientales de la
organización y adicional cada
plan de gestión ambiental tiene
sus objetivos
x
SEIS 6.2.2 40La organización debe considerar cómo se pueden integrar las acciones para el
logro de sus objetivos ambientales a los procesos de negocio de la organización.x
Objetivos integrales abarcan los
objetivos ambientales de la
organización y adicional cada
plan de gestión ambiental tiene
sus objetivos
x
SIETE 7.1 41
La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el
establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema
de gestión ambiental.
x
El Coordinador Ambiental
maneja el presupuesto de la
dependencia ambiental
x
SIETE 7.2 42
La organización debe determinar la competencia necesaria de las personas que
realizan trabajos bajo su control, que afecte a su desempeño ambiental y su
capacidad para cumplir sus requisitos legales y otros requisitos
x
Perfil coordinador ambiental
definido en su Manual de
funciones
x
SOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
CA
PIT
UL
O
NU
ME
RA
L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTE
38
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
SIETE 7.2 43
La organización debe asegurarse de que estas personas sean competentes, con
base en su educación,
formación o experiencia apropiadas
x
Perfil coordinador ambiental
definido en su Manual de
funciones
x
SIETE 7.2 44La organización debe determinar las necesidades de formación asociadas con
sus aspectos ambientales y su
sistema de gestión ambiental;
x
Pefil manuales de funciones,
RESPONSABILIDADES Y
FORMACION
x
SIETE 7.2 45La organización debe conservar información documentada apropiada, como
evidencia de la competencia x Procesos en plataforma BINAPS x
SIETE 7.3 46
La organización debe asegurarse de que las personas que realicen el trabajo
bajo el control de la organización tomen conciencia de:
a) la política ambiental;
b) los aspectos ambientales significativos y los impactos ambientales reales o
potenciales
relacionados, asociados con su trabajo;
c) su contribución a la eficacia del sistema de gestión ambiental, incluidos los
beneficios
de una mejora del desempeño ambiental;
d) las implicaciones de no satisfacer los requisitos del sistema de gestión
ambiental, incluido el incumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos
de la organización.
x
PROCEDIMIENTO TOMA DE
CONCIENCIA Seguimientos,
cumplimientos de indicadores,
ejecución de programas
ACAPAM
x
SIETE 7.4.1 47
La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos
necesarios para las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema
de gestión ambiental, que incluyan:
a) qué comunicar;
b) cuándo comunicar;
c) a quién comunicar;
d) cómo comunicar.
xConstrucción plan de
comunicaciones
x
CA
PIT
UL
O
NU
ME
RA
L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTESOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
DOCUMENTAL
39
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
SIETE 7.4.1 48
En sus proceso de comunicación la organización debe:
- tener en cuenta sus requisitos legales y otros requisitos;
- asegurarse de que la información ambiental comunicada sea coherente
- responder a las comunicaciones pertinentes sobre su sistema de gestión
ambiental.
-Conservar información documentada como evidencia de sus comunicaciones
xConstrucción plan de
comunicaciones
x
SIETE 7.4.2 49
La organización debe:
a) comunicar internamente la información pertinente del sistema de gestión
ambiental entre los diversos niveles y funciones de la organización, incluidos los
cambios en el sistema de gestión ambiental, según corresponda
b) asegurarse de que sus procesos de comunicación permitan que las personas
que realicen trabajos bajo el control de la organización contribuyan a la mejora
continua.
xConstrucción plan de
comunicaciones
x
SIETE 7.4.3 50La organización debe comunicar externamente información pertinente al sistema
de gestión ambiental, según se establezca en los procesos de comunicación de
la organización y según lo requieran sus requisitos legales y otros requisitos.
xConstrucción plan de
comunicaciones
x
SIETE 7.5.1 51
El sistema de gestión ambiental de la organización debe incluir:
a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional;
b) la información documentada que la organización determina como necesaria
para la
eficacia del sistema de gestión ambiental.
x
Construcción procedimiento de
aspectos e impactos
ambientales
x
SIETE 7.5.2 52
Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe
asegurarse de:
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de
referencia);
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de
soporte (por ejemplo, papel, electrónico)
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.
x Plataforma BINAPS x
SOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
DOCUMENTAL
CA
PIT
UL
O
NU
ME
RA
L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTE
40
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
SIETE 7.5.3 53
La información documentada requerida por el sistema de gestión ambiental y por
esta Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que:
a) esté disponible y sea idónea para su uso, dónde y cuándo se necesite;
b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de
confidencialidad, uso
inadecuado, o pérdida de integridad).
x
Manejo interno Plataforma
BINAPS, dependencia Sistema
Integrado de Gestión
x
SIETE 7.5.3 54
Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las
siguientes actividades, según corresponda:
- distribución, acceso, recuperación y uso;
- almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;
- control de cambios (por ejemplo, control de versión);
- conservación y disposición.
x
Procedimiento control de
registros
Formato listado maestro de
registros
Formato listado maestro de
documentos externos
x
OCHO 8.1 55
La organización debe establecer, implementar, controlar y mantener los
procesos necesarios para satisfacer los requisitos del sistema de gestión
ambiental y para implementar las acciones determinadas en los apartados 6.1 y
6.2, mediante:
- el establecimiento de criterios de operación para los procesos;
- la implementación del control de los procesos de acuerdo con los criterios de
operación.
x
x
OCHO 8.1 56
La organización debe controlar los cambios planificados y examinar las
consecuencias de los cambios no previstos, tomando acciones para mitigar los
efectos adversos, cuando sea necesario.
x
Matriz de aspectos e impactos
ambientales, generación de
programas ambientales a partir
de éstax
OCHO 8.1 57
La organización debe asegurarse de que los procesos contratados externamente
estén controlados o que se tenga influencia sobre ellos. Dentro del sistema de
gestión ambiental . Se debe definir el tipo y grado de control o influencia que se
va a aplicar a estos procesos.
x
Proceso de implementación con
el área de compras,
lineamientos con contratistas
proveedores para que sean
responsables ambientalmente
x
CA
PIT
UL
O
NU
ME
RA
L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTESOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
DOCUMENTAL
41
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
OCHO 8.1 58
En coherencia con la perspectiva del ciclo de vida, la organización debe:
a) establecer los controles, según corresponda, para asegurarse de que sus
requisitos ambientales se aborden en el proceso de diseño y desarrollo del
producto o servicio, considerando cada etapa de su ciclo de vida;
b) determinar sus requisitos ambientales para la compra de productos y
servicios, según corresponda;
c) comunicar sus requisitos ambientales pertinentes a los proveedores externos,
incluidos los contratistas;
d) considerar la necesidad de suministrar información acerca de los impactos
ambientales
potenciales significativos asociados con el transporte o la entrega, el uso, el
tratamiento
al fin de la vida útil y la disposición final de sus productos o servicios.
La organización debe mantener la información documentada en la medida
necesaria para tener la confianza en que los procesos se han llevado a cabo
según lo planificado.
x
Proceso de implementación con
el área de compras,
lineamientos con contratistas
proveedores para que sean
responsables ambientalmente
x
OCHO 8.2 59
La organización debe:
a) prepararse para responder, mediante la planificación de acciones para prevenir
o mitigar los impactos ambientales adversos provocados por situaciones de
emergencia;
b) responder a situaciones de emergencia reales;
c) tomar acciones para prevenir o mitigar las consecuencias de las situaciones
de emergencia, apropiadas a la magnitud de la emergencia y al impacto
ambiental potencial;
d) poner a prueba periódicamente las acciones de respuesta planificadas,
cuando seafactible;
e) evaluar y revisar periódicamente los procesos y las acciones de respuesta
planificadas, en particular, después de que hayan ocurrido situaciones de
emergencia o de que se hayan realizado pruebas;
f) proporcionar información y formación pertinentes, con relación a la preparación
y respuesta ante emergencias, según corresponda, a las partes interesadas
pertinentes, incluidas las personas que trabajan bajo su control.
xPlan de emergencias donde se
incluyen las ambientalesx
SOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
CA
PIT
UL
O
NU
ME
RA
L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTE
42
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
NUEVE 9.1.1 60 La organización debe hacer seguimiento, medir, analizar y evaluar su
desempeño ambiental.x
Indicadores consumo de energia,
(Mensual)cumplimiento matriz
legal , porcentaje de respuesta
solicitudes ambientales de
dependencia (Semestral)
x
NUEVE 9.1.1 61
La organización debe determinar:
a) qué necesita seguimiento y medición;
b) los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación, según
corresponda, para
asegurar resultados válidos;
c) los criterios contra los cuales la organización evaluará su desempeño
ambiental, y los
indicadores apropiados;
d) cuándo se deben llevar a cabo el seguimiento y la medición;
e) cuándo se deben analizar y evaluar los resultados del seguimiento y la
medición.
xPlan de gestión ambiental,
indicadores de gestiónx
NUEVE 9.1.1 62
La organización debe asegurarse de que se usan y mantienen equipos de
seguimiento y
medición calibrados o verificados, según corresponda.
x
En trámite plan de
mantenimiento y calibración de
los equipos
x
NUEVE 9.1.1 63La organización debe evaluar su desempeño ambiental y la eficacia del sistema
de gestión
ambiental.
x
Indicadores de gestión,
cumplimiento de programas
ambientales
x
NUEVE 9.1.1 64
La organización debe comunicar externa e internamente la información pertinente
a su
desempeño ambiental, según esté identificado en sus procesos de comunicación
y como se
exija en sus requisitos legales y otros requisitos.
xConstrucción plan de
comunicaciones
x
CA
PIT
UL
O
NU
ME
RA
L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTE SOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
43
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
NUEVE 9.1.1 65
La organización debe conservar información documentada apropiada como
evidencia de los
resultados del seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación.
xSolo hay definidos indicadores
de gestión
x
NUEVE 9.1.2 66
La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos
necesarios para
evaluar el cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos.
La organización debe:
a) determinar la frecuencia con la que se evaluará el cumplimiento;
b) evaluar el cumplimiento y emprender las acciones que fueran necesarias;
c) mantener el conocimiento y la comprensión de su estado de cumplimiento.
x
Procedimiento de requisitos
legales, matriz de requisitos
legales ambientales,
procedimiento evaluación de
requisitos legales ambientales
x
NUEVE 9.1.2 67La organización debe conservar información documentada como evidencia de los
resultados de la evaluación del cumplimiento.x
Solo hay definidos indicadores
de gestión
x
NUEVE 9.2.1 68
La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados
para
proporcionar información acerca de si el sistema de gestión ambiental:
a) es conforme con:
1) los requisitos propios de la organización para su sistema de gestión
ambiental;
2) los requisitos de esta Norma Internacional;
b) se implementa y mantiene eficazmente.
x
Procedimiento para auditorias
internas
Formato informe de auditoria
control interno
Formato programa de auditorias
Formato informe de auditoria
x
NUEVE 9.2.2 69
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios
programas de auditoría
interna que incluyan la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los
requisitos de
planificación y la elaboración de informes de sus auditorías internas.
x
Procedimiento para auditorias
internas
Formato informe de auditoria
control interno
Formato programa de auditorias
Formato informe de auditoria
x
SOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
CA
PIT
UL
O
NU
ME
RA
L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTE
44
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
NUEVE 9.2.2 70
Cuando se establezca el programa de auditoría interna, la organización debe
tener en cuenta la importancia ambiental de los procesos involucrados, los
cambios que afectan a la organización y los resultados de las auditorías previas.
x
Procedimiento para auditorias
internas
Formato informe de auditoria
control interno
Formato programa de auditorias
Formato informe de auditoriax
NUEVE 9.2.2 71
La organización debe:
a) definir los criterios de auditoría y el alcance para cada auditoría;
b) seleccionar los auditores y llevar a cabo auditorías para asegurarse de la
objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoría;
c) asegurarse de que los resultados de las auditorías se informen a la dirección
pertinente.
La organización debe conservar información documentada como evidencia de la
implementación del programa de auditoría y de los resultados de ésta.
x
Procedimiento para auditorias
internas
Formato informe de auditoria
control interno
Formato programa de auditorias
Formato informe de auditoria
x
NUEVE 9.3 72
La alta dirección debe revisar el sistema de gestión ambiental de la organización
a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y
eficacia continuas.
X
Revisión matriz de aspectos e
impactos ambientales, revisión
cumplimiento matriz de
requisitos legales, revisión
ejecución de programas
ambientales, seguimiento a
indicadores, ACAPAM
x
CA
PIT
UL
O
NU
ME
RA
L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTE SOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
DOCUMENTAL
45
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
NUEVE 9.3 73
La revisión por la dirección debe incluir consideraciones sobre:
a) el estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas;
b) los cambios en:
1) las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión
ambiental;
2) las necesidades y expectativas de las partes interesadas, incluidos los
requisitos
legales y otros requisitos;
3) sus aspectos ambientales significativos;
4) los riesgos y oportunidades;
c) el grado en el que se han logrado los objetivos ambientales;
d) la información sobre el desempeño ambiental de la organización
e) adecuación de los recursos;
f) las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas, incluidas las quejas;
g) las oportunidades de mejora continua;
x
x
NUEVE 9.3 74
Las salidas de la revisión por la dirección deben incluir:
- las conclusiones sobre la conveniencia, adecuación y eficacia continuas del
sistema de
gestión ambiental;
- las decisiones relacionadas con las oportunidades de mejora continua;
- las decisiones relacionadas con cualquier necesidad de cambio en el sistema
de gestión
ambiental, incluidas los recursos;
- las acciones necesarias cuando no se hayan logrado los objetivos ambientales;
- las oportunidades de mejorar la integración del sistema de gestión ambiental a
otros
procesos de negocio, si fuera necesario;
- cualquier implicación para la dirección estratégica de la organización.
La organización debe conservar información documentada como evidencia de los
resultados de las revisiones por la dirección.
x
x
SOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
DOCUMENTAL
CA
PIT
UL
O
NU
ME
RA
L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTE
46
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
DIEZ 10.1 75La organización debe determinar las oportunidades de mejora (véanse 9.1, 9.2 y
9.3) e implementar las acciones necesarias para lograr los resultados previstos
en su sistema de gestión ambiental.
x
Matriz ACAPAM
Procedimientos de acciones
correctivas, preventivas y de
mejora Plataforma BINAPS
x
DIEZ 10.2 76
Cuando ocurra una no conformidad, la organización debe:
a) reaccionar ante la no conformidad, y cuando sea aplicable:
1) tomar acciones para controlarla y corregirla;
2) hacer frente a las consecuencias, incluida la mitigación de los impactos
ambientales adversos
b) evaluar la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no
conformidad, con el
fin de que no vuelva a ocurrir en ese mismo lugar ni ocurra en otra parte,
mediante:
1) la revisión de la no conformidad;
2) la determinación de las causas de la no conformidad;
3) la determinación de si existen no conformidades similares, o que
potencialmente
puedan ocurrir;
c) implementar cualquier acción necesaria;
d) revisar la eficacia de cualquier acción correctiva tomada; y
e) si fuera necesario, hacer cambios al sistema de gestión ambiental.
x
Matriz ACAPAM
Procedimientos de acciones
correctivas, preventivas y de
mejora Plataforma BINAPS
x
DIEZ 10.2 77
Las acciones correctivas deben ser apropiadas a la importancia de los efectos de
las no conformidades encontradas, incluidos los impactos ambientales.
La organización debe conservar información documentada como evidencia de:
- la naturaleza de las no conformidades y cualquier acción tomada
posteriormente, y
- los resultados de cualquier acción correctiva.
x
Matriz ACAPAM
Procedimientos de acciones
correctivas, preventivas y de
mejora Plataforma BINAPS
x
DIEZ 10.3 78
La organización debe mejorar continuamente la conveniencia, adecuación y
eficacia del
sistema de gestión ambiental para mejorar el desempeño ambiental.
x
Cambios presentados por medio
de los planes ambientales
generados a partir de la matriz
de aspectos e impactos
ambientales x
CA
PIT
UL
O
NU
ME
RA
L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTESOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
DOCUMENTAL
47
7.2.2 Grado de cumplimiento de los requisitos documentales
Después de aplicar el instrumento en la compañía Media Commerce, se presenta
un análisis estadístico de los resultados, con esta herramienta se evaluó el
cumplimiento actual de la empresa con respecto a los requisitos documentales
de la NTC 14001:2015.
A continuación, se presenta un cuadro resumen que permite visualizar de los
requisitos totales por cada capítulo que requieren documentos, cuantos se tienen
listos y cuantos no, estas cifras se transforman en porcentajes de manera que
en la columna final se visualice mejor el grado de cumplimiento.
10Tabla 5. Resúmen resultados del diagnóstico
A continuación, se resume gráficamente la información del cuadro resumen
anterior:
Fuente: elaboración propia
CAPITULO
Número de
requisitos
que
requieren
documento
Requsitos
cumplidos
Porcentaje de
cumplimiento
de estos
requisitos
CUATRO 7 2 29%
CINCO 13 12 92%
SEIS 14 12 86%
SIETE 12 7 58%
OCHO 4 1 25%
NUEVE 15 7 47%
DIEZ 3 3 100%
Total 68 44 65%
48
11Figura 8. Gráfico porcentaje de cumplimiento de documentación
Como se observa en el gráfico “% de cumplimiento” el único capítulo en que se
da cumplimiento a todos los “debe” de la norma es el capítulo diez. En el cinco
también se observa un alto cumplimiento con 92%, seguido del seis con un 86%.
Los capítulos donde el porcentaje de cumplimiento es inferior al 60% -que
consideramos un nivel aceptable- son los capítulos dos, siete, ocho y nueve.
Aquellos capítulos con un porcentaje de cumplimiento inferior al 60% serán los
que compete trabajar más adelante con el fin de desarrollar las estrategias
pertinentes que conduzcan a la compañía a desarrollar al 100% su plan de
documentación que en un futuro le permita certificar esta norma.
Por último, este gráfico resume la proporción de requisitos que se encuentran
documentados, es decir del 100% de la norma se establece el porcentaje de
cumplimiento actual:
11 Fuente: elaboración propia
100%
29%
92%86%
58%
25%
47%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
10 4 5 6 7 8 9
% Cumplimiento
49
12Figura 9. Gráfico porcentaje de requisitos documentados
7.2.3 Resumen del diagnóstico
El desarrollo de este primer objetivo se basó en el análisis de las exigencias
documentales de la norma vs los desarrollos de Media Commerce en cuanto a
esos requisitos.
El instrumento presentado permite al lector visualizar la cantidad de requisitos
que la NTC 14001:2015 exige y cuáles de esos requieren un soporte documental,
a su vez relaciona el “documento soporte” de dicho cumplimiento (si se tiene); al
resumir estadísticamente lo anterior se pueden establecer los grados de
cumplimiento actuales y el avance documental de la empresa para saber con
qué cuenta en el momento en que decida iniciar su proceso de implementación.
12 Fuente: elaboración propia
65%35%
PROPORCIÓN DOCUMENTACIÓN
DOCUMENTADO NO DOCUMENTADO
50
ESTRATEGIA
8. DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA DE DOCUMENTACIÓN
Después de realizar el diagnóstico que determinó el avance documental de la empresa en cuanto al Sistema de Gestión
Ambiental es necesario crear una estrategia que facilite el cumplimiento del plan de documentación; para ello se elaboró la
siguiente matriz:
DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA DE DOCUMENTACIÓN DEL SGA EN MEDIA COMMERCE
No. ETAPAS CÓMO HACERLO PERSONAS O PROCESOS
INVOLUCRADOS DOCUMENTOS REFERENCIA
RESULTADO
1.
Identificar elementos
comunes del Sistema de
Gestión Ambiental con el
Sistema de Gestión de
Calidad
Leer en paralelo la NTC ISO14001:2015 y la NTC ISO9001:2015, analizándolas capítulo a capítulo para identificar elementos comunes entre ellas partiendo del numeral cuatro donde está el contexto de la organización.
Para llevar a cabo esta etapa las dos estudiantes tomaron información proporcionada por la empresa en cabeza del Coordinador de Gestión Ambiental, la analizaron según la realidad del Sistema de Gestión Integrado de la organización y la consolidaron según las indicaciones de la directora del trabajo y la NTC 14001:2015
*NTC ISO14001:2015 *NTC ISO9001:2015 *Documentos de la plataforma BINAPS
Cuadro comparativo entre el Sistema de Gestión de Calidad y el Sistema de Gestión Ambiental
51
2. Generación del
listado maestro de documentos
Tomando como base el instrumento de diagnóstico previamente elaborado en donde se identificaron uno a uno los requisitos de la norma, se realizó un barrido por los numerales de NTC IS014001:2015 para determinar cuáles de ellos deben ser plasmados en un documento (puede hacer referencia a un procedimiento o a un registro) y se colorearon según su estado de desarrollo para que sean tenidos en el desarrollo del manual de gestión ambiental.
Para llevar a cabo esta etapa las dos estudiantes tomaron información proporcionada por la empresa en cabeza del Coordinador de Gestión Ambiental, la analizaron según la realidad del Sistema de Gestión Integrado de la organización y la consolidaron según las indicaciones de la directora del trabajo y la NTC 14001:2015
*NTC ISO14001:2015 *Documentos de la plataforma BINAPS *Instrumento de diagnóstico de elaboración propia
Listado maestro de documentos de la NTC IS014001:2015 aplicado en Media Commerce Partners S.A
3. Identificar
procesos a intervenir
Identificar los procesos que intervienen -(según los requisitos de la norma) en el desarrollo del plan de documentación del Sistema de Gestión Ambiental en Media Commerce resaltando los aportes y el apoyo que cada proceso de la organización debe brindar para efectuarlo exitosamente.
Para llevar a cabo esta etapa las dos estudiantes tomaron información proporcionada por la empresa en cabeza del Coordinador de Gestión Ambiental, la analizaron según la realidad del Sistema de Gestión Integrado de la organización y la consolidaron según las indicaciones de la directora del trabajo y la NTC 14001:2015
*NTC ISO14001:2015 *Mapa procesos Media Commerce
Matriz de procesos a intervenir
52
4. Identificar otros requisitos de la organización
Identificar qué requisitos ambientales exigen los clientes a la compañía en la prestación del servicio, es decir se listan los requisitos que no son provenientes de la norma ni de la reglamentación vigente
Para llevar a cabo esta etapa las dos estudiantes tomaron información proporcionada por la Coordinadora de Gestión de Calidad de Media Commerce y de los Planes de Manejo Ambiental para concesiones que son los que establecen los requisitos ambientales a cumplir en cada obra a desarrollar.
*Planes de Manejo Ambiental Media Commerce
Análisis de los Planes de Manejo Ambiental
5. Generar Manual de Gestión Ambiental en los anexos
En este manual se incluirán todos los documentos consignados en el listado maestro de documentos, los que ya están disponibles hay que consolidarlos, los que requieren alguna modificación darles el enfoque ambiental y los que aún no existían diseñarlos para completar el manual del Sistema de Gestión Ambiental
Para llevar a cabo esta etapa las dos estudiantes tomarán información proporcionada por la empresa en cabeza del Coordinador de Gestión Ambiental, la analizarán según la realidad del Sistema de Gestión Integrado de la organización y la consolidarán según las indicaciones de la directora del trabajo y la NTC 14001:2015
*NTC ISO14001:2015 *Documentos de la plataforma BINAPS
Manual de Gestión Ambiental
Tabla 6. Estrategia para el plan de documentación
53
8.1 Cuadro comparativo entre el Sistema de Gestión de Calidad y el Sistema de Gestión Ambiental
Figura 7 Cuadro comparativo de los Sistemas de Gestión
CAPÍTULO DE LA
NTC
HAY
ELEMENTOS
COMUNES
NO HAY
ELEMENTOS
COMUNES
ELEMENTOS YA
DESARROLLADOS
ELEMENTOS PENDIENTES POR AJUSTAR PARA INCLUIR
EN EL MANUAL DE GESTIÓN AMBIENTAL
4. Contexto de la
organizaciónX
Se cumplen todos los
requisitos de este capítulo
con respecto a la ISO
9001:2015
Enfoque ambiental
5. Liderazgo X
Se cumplen todos los
requisitos de este capítulo
con respecto a la ISO
9001:2015
Incluir en la política ajustes sobre impactos ambientales y un
compromiso para la protección del medio ambiente
(contaminación)
6. Planificación X
Se cumplen todos los
requisitos de este capítulo
con respecto a la ISO
9001:2015
Enfoque ambiental
7. Apoyo X
Se cumplen todos los
requisitos de este capítulo
con respecto a la ISO
9001:2015
Enfoque ambiental al plan de comunicaciones y desarrollo
procedimiento Toma de Conciencia
8. Operación X
Se cumplen todos los
requisitos de este capítulo
con respecto a la ISO
9001:2015
Ciclo de vida que aborde aspectos ambientales
Procedimiento para control de proveedores (tipo y grado de
control)
9. Evaluación del
desempeñoX
Se cumplen todos los
requisitos de este capítulo
con respecto a la ISO
9001:2015
Enfoque en la evaluación del desempeño ambiental
(indicadores, auditorías, plan de mantenimiento)
10. Mejora X
Se cumplen todos los
requisitos de este capítulo
con respecto a la ISO
9001:2015
Las acciones de mejora deben estar enfocadas a mejorar el
desempeño ambiental.
COMPARACIÓN ENTRE EL SISTEMA DE GESTIÓN CALIDAD (ISO 9001:2015) Y EL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL (ISO14001:2015) EN
MEDIA COMMERCE PARTNERS S.A
54
8.2 Listado maestro de documentos de la NTC IS014001:2015 aplicado en
Media Commerce Partners S.A.S
Figura 8 Listado maestro de documentos
# NTCLISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO REGISTRO
4.1
4.2MATRIZ DOFA con enfoque en gestión ambiental x
4.2 Formato plan de manejo ambiental para concesiones x
4.3 Alcance del sistema de gestión ambiental x
4.4 Procedimiento general ambiental (aplicabilidad del sistema de gestión) x
5.1
6.1.4
8.1Programas de Gestión Ambiental x
5.1 Mapa de procesos (identificar donde se ubica el Sistema de Gestión Ambiental) x
5.1 Formato informe de rendicion de cuentas x5.1 -
7.1 Presupuesto del Sistema de Gestión Ambiental x5.1
7.4 Plan de comunicaciones x
5.2
6.2 Política y objetivos de gestión ambiental x
5.3
7.2 Asignación de responsabilidades y autoridad (coordinador ambiental) x
5.3
7.2Perfiles de cargo dentro de los manuales de funciones con aspecto ambiental
definido x
6.1 Metodología "Identificación de aspectos ambientales y valoración del impacto" x
6.1 Matriz de identificación de aspectos e impactos ambientales x
6.1 Matriz de requisitos legales ambientales x
6.1 Metodología para identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos x6.1.2
8.2 Plan de emergencias general x
6.2 Procedimiento para cumplimiento de objetivos ambientales x
7.2 Registro que certifiquen competencias de formación x
7.3 Procedimiento Toma de Conciencia x
7.5 Procedimiento control de documentos x
7.5 Procedimiento control de registros x
7.5 Formato listado maestro de registros (área ambiental) x
7.5 Procedimiento planificación de cambios x
8.1 Procedimiento de contratación de proveedores x
8.1 Formato de selección proveedores x
8.1 Formato de control proveedores x
8.1 Ciclo de vida x
9.1 Procedimiento de seguimiento, medición, análisis y evaluación x
9.1 Indicadores de gestión ambiental x
9.1 Plan de mantenimiento y calibración de equipos x
9.2 Procedimiento para auditorías internas x
9.2 Formato informe de auditoría x
9.3 Formato informe de revisión por la dirección x
10 Procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora x
10 Matriz ACAPAM x
NTC ISO14001:2015 aplicada en Media Commerce Partners S.A.S
Relleno verde: son los documentos que ya existen y cumplen con la exigencia de
la norma OK
Relleno naranja: son los documentos que requieren ajustes hacia el enfoque
ambiental
Relleno rojo: son los documentos que deben ser creados desde cero.
CONVENCIONES
55
8.3 Matriz de procesos a intervenir
PROCESOS A INTERVENIR EN EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
PROCESO DE LA
ORGANIZACIÓN INTERVENCIÓN REQUERIDA
CAPÍTULO DE LA NTC ASOCIADO
Gerencia
1. Inicialmente fue necesaria su autorización para el desarrollo de este proyecto, además se requiere su compromiso permanente para la disposición de recursos de información para el desarrollo de la propuesta de documentación. 2. Es necesaria su participación en la definición de los documentos y requisitos que den cumplimiento a las exigencias con respecto al contexto de la organización: el alcance del sistema, el enfoque ambiental en la política y objetivos de gestión, la matriz DOFA, presupuesto de gestión ambiental y en el procedimiento para valoración de riegos. 3. Apoyo en la definición del plan de comunicaciones, formato de rendición de cuentas y procedimiento de toma de conciencia.
Aplica a todos, en especial al 4.Contexto de
la organización
Compras Colaboración en el ajuste al "Procedimiento de selección de proveedores para darle un enfoque ambiental, igual que para el "Formato de control de proveedores" y el "Formato de selección de proveedores"
8.1 Planificación y control operacional
Recursos humanos
Apoyo para establecer el Procedimiento de Toma de Conciencia y el Plan de comunicaciones
7.3 Toma de conciencia 7.4 Comunicación
Gestión de calidad
Apoyo en la revisión de todos los documentos o registros que según el listado de maestro de documentos requiere ajustes para incluir el enfoque ambiental, así mismo participación en el diseño de los documentos que no sé tienen según las exigencias de la norma.
Aplica a todos los capítulos
56
Parte operativa
La participación del personal operativo es necesario en especial en el desarrollo de los procesos de apoyo y operación, ya que en el contexto de la organización, el liderazgo y la planificación hay una mayor participación de la parte gerencial y de gestión de calidad porque en esos capítulos es necesario establecer procedimientos, planear, generar recursos, es decir tienen un enfoque más estratégico y administrativo y ya los siguientes capítulos están más relacionado con la operación y la aplicación de dichos elementos definidos.
7. Apoyo 8. Operación
Tabla 7. Matriz de procesos a intervenir
8.4 Análisis de los Planes de Manejo Ambiental
Al realizar una revisión de los requisitos de tipo ambiental que los clientes exigen a la compañía, se encontró que el más
representativo es aquel que corresponde al manejo ambiental de las concesiones, es decir el conjunto de requisitos que la
compañía debe cumplir cuando realiza instalaciones en tramos viales.
Se encontró que la compañía tiene un formato desarrollado en el cual se registran las características de cada concesión o
proyecto donde se va a realizar la instalación; se revisó dicho formato y se encontró que su diligenciamiento no es obligatorio
siempre y cuando el proyecto a desarrollar no requiera licencia ambiental; sin embargo la compañía tiene establecido controlar
las actividades de campo a través de dicho mecanismo.
57
8.5 Generación Manual de Gestión Ambiental como anexo
Después de diseñar y desarrollar la estrategia para la implementación del plan
de documentación, se determinó que la manera más apropiada para consolidar
en Media Commerce la información del Sistema de Gestión Ambiental basado
en la NTC IS014011:2015 es a través de un Manual de Gestión Ambiental.
Para elaborar dicho manual se partirá de la información consolidada en el Listado
Maestro de Documentos, ya que allí se determinaron los documentos que se
deben ajustar, los que faltan por crear de acuerdo a las exigencias de la norma
y los que ya están listos para consolidar.
MANUAL
9. MANUAL DE GESTIÓN AMBIENTAL
Se desarrolló un documento independiente que contiene todos los
procedimientos y registros que dan cumplimiento a todos los numerales de la
NTC ISO 14001:2015, este es una guía para implementar oficialmente un
Sistema de Gestión Ambiental y la base de una futura certificación.
CONCLUSIONES
Al aplicar el diagnóstico para determinar el estado de la documentación de la
organización en cuanto a los requisitos de la NTC ISO14001:2015 se determinó
un cumplimiento del 65%, lo cual evidenció que MEDIA COMMERCE
PARTNERS S.A.S. necesita reforzar sus procesos relacionados con los
capítulos cuatro, ocho, y nueve de la norma.
Se desarrolló una “Estrategia de documentación” a través de un Cuadro
comparativo entre el Sistema de Gestión de Calidad y el Sistema de Gestión
58
Ambiental, un Listado Maestro de Documentos exigidos por la norma, y una
Matriz de procesos a intervenir, herramientas que permitieron conocer lo que
hacía falta trabajar para dar cumplimiento a todas las exigencias de la norma.
Se consolidó un Manual de Gestión Ambiental donde se presentan finalmente
todos los procedimientos y formatos con los que la empresa contaba, los que se
ajustaron y los que se desarrollaron adicionalmente para dar cumplimiento a los
“debe” de la norma, completando así la Propuesta de Documentación del SGA
en Media Commerce.
La elaboración de este trabajo aportó al proceso académico de cada una de las
estudiantes pues permitió aplicar el conocimiento adquirido en lo profesional a la
realidad empresarial, se profundizó en temas ambientales y se modificaron los
procedimientos ya existentes en la compañía de acuerdo a las exigencias de la
NTC ISO14001:2015 de manera que se pudiera dar respuesta a todos sus
requisitos.
59
RECOMENDACIONES
Realizar una revisión detallada por parte de la Alta Dirección y el Coordinador
Ambiental de toda la información aquí presentada, especialmente el capítulo del
diagnóstico y de la “estrategia de documentación” ya que son el punto de partida
para la comprensión de por qué es necesario llevar a cabo una implementación
oficial del SGA aplicando todos los numerales de la NTC.
Se recomienda analizar el Manual de Gestión Ambiental presentado ya que
consolida todos los procedimientos y formatos existentes en la compañía en
relación al Sistema de Gestión Ambiental, contiene ajustes a los documentos
facilitados a esta investigación y nuevos procedimientos que se ajustan a las
exigencias de los numerales de la norma y permitirían su implementación
completa.
Si se considera que la Propuesta de Documentación de este Sistema de Gestión
Ambiental concuerda con el Direccionamiento Estratégico de la Compañía
proceder con la actualización de los documentos, su publicación, y comunicación
a todos los colaboradores.
Cuando el Sistema de Gestión Ambiental ya esté aplicado a todos los procesos
de la empresa, alineado con el Sistema de Gestión de Calidad y sus resultados
se reflejen en el día a día, se puede considerar la decisión de la certificación del
SGA ante los entes correspondientes.
60
LISTA DE REFERENCIAS
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ISO 14001 en la empresa Energía del Quindío EDEQ. Universidad
Tecnológica de Pereira. Pereira, Colombia. Recuperado de:
http://repositorio.utp.edu.co/dspace/bitstream/handle/11059/1990/33371
5A696.pdf;jsessionid=9EF176DA289E5ABA582AD42275A954A4?seque
nce=1
Ariza, I, & Morales, M. (2011). “Implementación y evaluación del sistema de
gestión integrado bajo los lineamientos de la norma NTC ISO 14001:2004,
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Industrial de Santander. Bucaramanga, Colombia. Recuperado de:
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Disponible en:
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http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=36913
CONGRESO DE LA REPÚBLICA, (2008). “Ley 1252 de 2008”. Disponible en:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=33965
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http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=42871
61
Espín, E, & Tipan, M, (2014). “Caracterización de impactos ambientales y diseño
del plan de manejo ambiental para la empresa de producción de artículos
publicitarios y promocionales Prosergraf” .Universidad Central del
Ecuador, Quito, Ecuador. Recuperado de:
http://www.dspace.uce.edu.ec/handle/25000/2509
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Universidad Industrial de Santander. Bucaramanga, Colombia.
Recuperado de:
http://repositorio.uis.edu.co/jspui/bitstream/123456789/5290/2/13642.pdf
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Monterrey. Monterrey, México. Recuperado de:
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para su uso. Recuperado
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ICONTEC, Quienes somos [online]. Colombia, 2016. Disponible en:
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ISO (2015). “Ciclo PHVA Norma 14001:2015.”. Tomado de http://www.nueva-iso-
14001.com/pdfs/FDIS-14001.pdf
MEDIA COMMERCE. (2017) Sobre nosotros. Recuperado de:
http://www.mediacommerce.net.co/nosotros/
62
Naranjo, R. (2012). “Documentación del sistema de gestión ambiental basado en
la NTC ISO 14001: 2004 para la empresa ETICOLOR S.A”. Universidad
Tecnológica de Pereira. Pereira, Colombia. Recuperado de:
http://repositorio.utp.edu.co/dspace/bitstream/handle/11059/2934/33371
5F634da.pdf?sequence=1
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Environment/Quality/Quality-Management-Systems/ISO-9001-
Certification-Quality-Management-Systems.aspx
Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. (2009). Ley 1341 de
2009 Nivel Nacional. Recuperado de:
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Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. (2011).Resolución 3066
de 2011 Comisión de Regulación de Comunicaciones. Recuperado de:
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http://www.ucc.edu.co/sistema-gestion-integral/Paginas/sistema-gestion-
calidad.aspx
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BIBLIOGRAFÍA
Biblioteca de la Universidad de Lima. (2014). Citas y referencias. Recuperado
de: http://www.upla.cl/bibliotecas/wp-content/uploads/APA-Gu%C3%ADa-02-
6ED-Citas-Referencias-.pdf
ICONTEC. Norma Técnica Colombiana, NTC-ISO 14001, 2015-09-23.
Universidad de la Laguna. La lista de referencias (Normas IEEE). Recuperado
de: https://www.ull.es/view/institucional/bbtk/Referencias_Normas_IEEE/es
64
ANEXOS
ANEXO 1. Instrumento de diagnóstico13
13 Fuente: elaboración propia
SI NO PARCIAL SI NO NO
CUATRO 4.1 1
Determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para
su propósito y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de
su sistema de
gestión ambiental.
CUATRO 4.2 2Determinar las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión
ambiental y sus requisitos
CUATRO 4.2 3Determinar cuáles de estas necesidades y expectativas se convierten en
requisitos legales y otros
requisitos.
CUATRO 4.3 4
La organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del sistema de
gestión ambiental
para establecer su alcance.
CA
PIT
UL
O
NU
ME
RA
L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTE
SOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
65
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
CUATRO 4.3 5La organización debe considerar las unidades, funciones y límites físicos de la
organización, sus actividades, productos y servicios
CUATRO 4.3 6La organización debe considerar su autoridad y capacidad para ejercer control e
influencia.
CUATRO 4.4 7
La organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar
continuamente un sistema de gestión ambiental, que incluya los procesos
necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requisitos de esta Norma
Internacional.
CINCO 5.1 8
La organización debe asumir la responsabilidad y la rendición de cuentas con
relación a la eficacia del
sistema de gestión ambiental
CINCO 5.1 9
La organización debe asegurarse de que se establezcan la política ambiental y
los objetivos ambientales, y
que éstos sean compatibles con la dirección estratégica y el contexto de la
organización;
CINCO 5.1 10La organización debe asegurarse de la integración de los requisitos del sistema
de gestión ambiental en los
procesos de negocio de la organización
CINCO 5.1 11La organización debe asegurarse de que los recursos necesarios para el sistema
de gestión ambiental
estén disponibles
CINCO 5.1 12
La organización debe comunicar la importancia de una gestión ambiental eficaz
y conforme con los
requisitos del sistema de gestión ambiental
CINCO 5.1 13La organización debe asegurarse de que el sistema de gestión ambiental logre
los resultados previstos
CINCO 5.1 14La organización debe dirigir y apoyar a las personas, para contribuir a la eficacia
del sistema de
gestión ambiental;
CA
PIT
UL
O
NU
ME
RA
L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTE SOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
DOCUMENTAL
66
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
CINCO 5.1 15 La organización debe promover la mejora continua
CINCO 5.1 16La organización debe apoyar otros roles pertinentes de la dirección, para
demostrar su liderazgo en la forma en la que aplique a sus áreas de
responsabilidad.
CINCO 5.2 17
La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política ambiental
que sea apropiada al propósito y contexto de la organización, incluida la
naturaleza,magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos y
servicios
CINCO 5.2 18
La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política ambiental
que proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos
ambientales
CINCO 5.2 19
La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política ambiental
que incluya un compromiso para la protección del medio ambiente, incluida la
prevención de la contaminación, y otros compromisos específicos pertinentes al
contexto de la organización
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
DOCUMENTAL
CA
PIT
UL
O
NU
ME
RA
L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTESOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
67
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
CINCO 5.2 20
La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política ambiental
que incluya un compromiso de cumplir con los requisitos legales y otros
requisitos
CINCO 5.2 21
La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política ambiental
que incluya un compromiso de mejora continua del sistema de gestión ambiental
para la mejora del desempeño ambiental.
CINCO 5.2 22
La política ambiental debe:
- mantenerse como información documentada;
- comunicarse dentro de la organización;
- estar disponible para las partes interesadas.
CINCO 5.3 23La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad para asegurarse de
que el sistema de gestión ambiental es conforme con los requisitos de
esta Norma Internacional
CINCO 5.3 24
La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad para informar a la
alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión ambiental, incluyendo
su desempeño ambiental.
SEIS 6.1.1 25La organización debe asegurar que el sistema de gestión ambiental puede lograr
sus resultados previstos
CA
PIT
UL
O
NU
ME
RA
L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTE SOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
DOCUMENTAL
68
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
SEIS 6.1.1 26La organización debe prevenir o reducir los efectos no deseados, incluida la
posibilidad de que condiciones ambientales externas afecten a la organización
SEIS 6.1.1 27 La organización debe lograr la mejora continua.
SEIS 6.1.1 28Dentro del alcance del sistema de gestión ambiental, la organización debe
determinar las situaciones de emergencia potenciales, incluidas las que pueden
tener un impacto ambiental.
SEIS 6.1.1 29La organización debe mantener la información documentada de sus riesgos y
oportunidades que es necesario abordar
SEIS 6.1.2 30
La organización debe determinar los aspectos ambientales de sus actividades,
productos y servicios que puede controlar y de aquellos en los que puede influir,
y sus impactos ambientales asociados, desde una
perspectiva de ciclo de vida.
SEIS 6.1.2 31La organización debe determinar aquellos aspectos que tengan o puedan tener
un impacto ambiental significativo, es decir, los aspectos ambientales
significativos, mediante el uso de criterios establecidos.
SEIS 6.1.2 32La organización debe comunicar sus aspectos ambientales significativos entre
los diferentes
niveles y funciones de la organización, según corresponda.
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
DOCUMENTAL
CA
PIT
UL
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NU
ME
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L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTE SOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
69
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
SEIS 6.1.2 33
La organización debe mantener información documentada de sus:
- aspectos ambientales e impactos ambientales asociados;
- criterios usados para determinar sus aspectos ambientales significativos;
- aspectos ambientales significativos.
SEIS 6.1.3 34
La organización debe:
a) determinar y tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos
relacionados con
sus aspectos ambientales;
b) determinar cómo estos requisitos legales y otros requisitos se aplican a la
organización;
c) tener en cuenta estos requisitos legales y otros requisitos cuando se
establezca,
implemente, mantenga y mejore continuamente su sistema de gestión
ambiental.
SEIS 6.1.3 35La organización debe mantener información documentada de sus requisitos
legales y otros requisitos.
SEIS 6.1.4 36
La organización debe planificar, implementar y evaluar la toma de acciones para
abordar sus:
1) aspectos ambientales significativos
2) requisitos legales y otros requisitos
Considerando sus opciones tecnológicas y sus requisitos financieros,
operacionales y de negocio
SEIS 6.2.1 37
La organización debe establecer objetivos ambientales para las funciones y
niveles pertinentes, teniendo en cuenta los aspectos ambientales significativos
de la organización y sus requisitos
legales y otros requisitos asociados, y considerando sus riesgos y
oportunidades.
CA
PIT
UL
O
NU
ME
RA
L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTESOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
70
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
SEIS 6.2.1 38
La organización debe establecer objetivos ambientales, que deben ser:
a) ser coherentes con la política ambiental;
b) ser medibles (si es factible);
c) ser objeto de seguimiento;
d) comunicarse;
e) actualizarse, según corresponda.
SEIS 6.2.2 39
Al planificar cómo lograr sus objetivos ambientales, la organización debe
determinar:
a) qué se va a hacer;
b) qué recursos se requerirán;
c) quién será responsable;
d) cuándo se finalizará;
e) cómo se evaluarán los resultados, incluidos los indicadores de seguimiento de
los
avances para el logro de sus objetivos ambientales medibles
SEIS 6.2.2 40La organización debe considerar cómo se pueden integrar las acciones para el
logro de sus objetivos ambientales a los procesos de negocio de la organización.
SIETE 7.1 41
La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el
establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema
de gestión ambiental.
SIETE 7.2 42
La organización debe determinar la competencia necesaria de las personas que
realizan trabajos bajo su control, que afecte a su desempeño ambiental y su
capacidad para cumplir sus requisitos legales y otros requisitos
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
CA
PIT
UL
O
NU
ME
RA
L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTE SOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
71
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
SIETE 7.2 43La organización debe asegurarse de que estas personas sean competentes, con
base en su educación, formación o experiencia apropiadas
SIETE 7.2 44La organización debe determinar las necesidades de formación asociadas con
sus aspectos ambientales y su sistema de gestión ambiental;
SIETE 7.2 45La organización debe conservar información documentada apropiada, como
evidencia de la competencia
SIETE 7.3 46
La organización debe asegurarse de que las personas que realicen el trabajo
bajo el control de la organización tomen conciencia de:
a) la política ambiental;
b) los aspectos ambientales significativos y los impactos ambientales reales o
potenciales
relacionados, asociados con su trabajo;
c) su contribución a la eficacia del sistema de gestión ambiental, incluidos los
beneficios
de una mejora del desempeño ambiental;
d) las implicaciones de no satisfacer los requisitos del sistema de gestión
ambiental, incluido el incumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos
de la organización.
SIETE 7.4.1 47
La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos
necesarios para las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema
de gestión ambiental, que incluyan:
a) qué comunicar;
b) cuándo comunicar;
c) a quién comunicar;
d) cómo comunicar.
CA
PIT
UL
O
NU
ME
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L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTESOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
DOCUMENTAL
72
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
SIETE 7.4.1 48
En sus proceso de comunicación la organización debe:
- tener en cuenta sus requisitos legales y otros requisitos;
- asegurarse de que la información ambiental comunicada sea coherente
- responder a las comunicaciones pertinentes sobre su sistema de gestión
ambiental.
-Conservar información documentada como evidencia de sus comunicaciones
SIETE 7.4.2 49
La organización debe:
a) comunicar internamente la información pertinente del sistema de gestión
ambiental entre los diversos niveles y funciones de la organización, incluidos los
cambios en el sistema de gestión ambiental, según corresponda
b) asegurarse de que sus procesos de comunicación permitan que las personas
que realicen trabajos bajo el control de la organización contribuyan a la mejora
continua.
SIETE 7.4.3 50La organización debe comunicar externamente información pertinente al sistema
de gestión ambiental, según se establezca en los procesos de comunicación de
la organización y según lo requieran sus requisitos legales y otros requisitos.
SIETE 7.5.1 51
El sistema de gestión ambiental de la organización debe incluir:
a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional;
b) la información documentada que la organización determina como necesaria
para la
eficacia del sistema de gestión ambiental.
SIETE 7.5.2 52
Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe
asegurarse de:
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de
referencia);
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de
soporte (por ejemplo, papel, electrónico)
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
DOCUMENTAL
CA
PIT
UL
O
NU
ME
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L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTESOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
73
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
SIETE 7.5.3 53
La información documentada requerida por el sistema de gestión ambiental y por
esta Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que:
a) esté disponible y sea idónea para su uso, dónde y cuándo se necesite;
b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de
confidencialidad, uso
inadecuado, o pérdida de integridad).
SIETE 7.5.3 54
Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las
siguientes actividades, según corresponda:
- distribución, acceso, recuperación y uso;
- almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;
- control de cambios (por ejemplo, control de versión);
- conservación y disposición.
OCHO 8.1 55
La organización debe establecer, implementar, controlar y mantener los
procesos necesarios para satisfacer los requisitos del sistema de gestión
ambiental y para implementar las acciones determinadas en los apartados 6.1 y
6.2, mediante:
- el establecimiento de criterios de operación para los procesos;
- la implementación del control de los procesos de acuerdo con los criterios de
operación.
OCHO 8.1 56La organización debe controlar los cambios planificados y examinar las
consecuencias de los cambios no previstos, tomando acciones para mitigar los
efectos adversos, cuando sea necesario.
OCHO 8.1 57
La organización debe asegurarse de que los procesos contratados externamente
estén controlados o que se tenga influencia sobre ellos. Dentro del sistema de
gestión ambiental . Se debe definir el tipo y grado de control o influencia que se
va a aplicar a estos procesos.
CA
PIT
UL
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NU
ME
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ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTESOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
DOCUMENTAL
74
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
OCHO 8.1 58
En coherencia con la perspectiva del ciclo de vida, la organización debe:
a) establecer los controles, según corresponda, para asegurarse de que sus
requisitos ambientales se aborden en el proceso de diseño y desarrollo del
producto o servicio, considerando cada etapa de su ciclo de vida;
b) determinar sus requisitos ambientales para la compra de productos y
servicios, según corresponda;
c) comunicar sus requisitos ambientales pertinentes a los proveedores externos,
incluidos los contratistas;
d) considerar la necesidad de suministrar información acerca de los impactos
ambientales
potenciales significativos asociados con el transporte o la entrega, el uso, el
tratamiento
al fin de la vida útil y la disposición final de sus productos o servicios.
La organización debe mantener la información documentada en la medida
necesaria para tener la confianza en que los procesos se han llevado a cabo
según lo planificado.
OCHO 8.2 59
La organización debe:
a) prepararse para responder, mediante la planificación de acciones para prevenir
o mitigar los impactos ambientales adversos provocados por situaciones de
emergencia;
b) responder a situaciones de emergencia reales;
c) tomar acciones para prevenir o mitigar las consecuencias de las situaciones
de emergencia, apropiadas a la magnitud de la emergencia y al impacto
ambiental potencial;
d) poner a prueba periódicamente las acciones de respuesta planificadas,
cuando seafactible;
e) evaluar y revisar periódicamente los procesos y las acciones de respuesta
planificadas, en particular, después de que hayan ocurrido situaciones de
emergencia o de que se hayan realizado pruebas;
f) proporcionar información y formación pertinentes, con relación a la preparación
y respuesta ante emergencias, según corresponda, a las partes interesadas
pertinentes, incluidas las personas que trabajan bajo su control.
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
CA
PIT
UL
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L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTE SOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
75
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
NUEVE 9.1.1 60 La organización debe hacer seguimiento, medir, analizar y evaluar su
desempeño ambiental.
NUEVE 9.1.1 61
La organización debe determinar:
a) qué necesita seguimiento y medición;
b) los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación, según
corresponda, para
asegurar resultados válidos;
c) los criterios contra los cuales la organización evaluará su desempeño
ambiental, y los
indicadores apropiados;
d) cuándo se deben llevar a cabo el seguimiento y la medición;
e) cuándo se deben analizar y evaluar los resultados del seguimiento y la
medición.
NUEVE 9.1.1 62La organización debe asegurarse de que se usan y mantienen equipos de
seguimiento y medición calibrados o verificados, según corresponda.
NUEVE 9.1.1 63La organización debe evaluar su desempeño ambiental y la eficacia del sistema
de gestión ambiental.
NUEVE 9.1.1 64La organización debe comunicar externa e internamente la información pertinente
a su desempeño ambiental, según esté identificado en sus procesos de
comunicación y como se exija en sus requisitos legales y otros requisitos.
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
DOCUMENTAL
CA
PIT
UL
O
NU
ME
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L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTE SOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
76
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
NUEVE 9.1.1 65
La organización debe conservar información documentada apropiada como
evidencia de los resultados del seguimiento, la medición, el análisis y la
evaluación.
NUEVE 9.1.2 66
La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos
necesarios para evaluar el cumplimiento de sus requisitos legales y otros
requisitos.
La organización debe:
a) determinar la frecuencia con la que se evaluará el cumplimiento;
b) evaluar el cumplimiento y emprender las acciones que fueran necesarias;
c) mantener el conocimiento y la comprensión de su estado de cumplimiento.
NUEVE 9.1.2 67La organización debe conservar información documentada como evidencia de los
resultados de la evaluación del cumplimiento.
NUEVE 9.2.1 68
La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados
para
proporcionar información acerca de si el sistema de gestión ambiental:
a) es conforme con:
1) los requisitos propios de la organización para su sistema de gestión
ambiental;
2) los requisitos de esta Norma Internacional;
b) se implementa y mantiene eficazmente.
NUEVE 9.2.2 69
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios
programas de auditoría
interna que incluyan la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los
requisitos de
planificación y la elaboración de informes de sus auditorías internas.
CA
PIT
UL
O
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ME
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L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTE SOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
DOCUMENTAL
77
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
NUEVE 9.2.2 70
Cuando se establezca el programa de auditoría interna, la organización debe
tener en cuenta la importancia ambiental de los procesos involucrados, los
cambios que afectan a la organización y los resultados de las auditorías previas.
NUEVE 9.2.2 71
La organización debe:
a) definir los criterios de auditoría y el alcance para cada auditoría;
b) seleccionar los auditores y llevar a cabo auditorías para asegurarse de la
objetividad y
la imparcialidad del proceso de auditoría;
c) asegurarse de que los resultados de las auditorías se informen a la dirección
pertinente.
La organización debe conservar información documentada como evidencia de la
implementación del programa de auditoría y de los resultados de ésta.
NUEVE 9.3 72
La alta dirección debe revisar el sistema de gestión ambiental de la organización
a intervalos
planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia
continuas.
NUEVE 9.3 73
La revisión por la dirección debe incluir consideraciones sobre:
a) el estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas;
b) los cambios en:
1) las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión
ambiental;
2) las necesidades y expectativas de las partes interesadas, incluidos los
requisitos
legales y otros requisitos;
3) sus aspectos ambientales significativos;
4) los riesgos y oportunidades;
c) el grado en el que se han logrado los objetivos ambientales;
d) la información sobre el desempeño ambiental de la organización
e) adecuación de los recursos;
f) las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas, incluidas las quejas;
g) las oportunidades de mejora continua;
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
DOCUMENTAL
CA
PIT
UL
O
NU
ME
RA
L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTE SOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
78
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
NUEVE 9.3 74
Las salidas de la revisión por la dirección deben incluir:
- las conclusiones sobre la conveniencia, adecuación y eficacia continuas del
sistema de
gestión ambiental;
- las decisiones relacionadas con las oportunidades de mejora continua;
- las decisiones relacionadas con cualquier necesidad de cambio en el sistema
de gestión
ambiental, incluidas los recursos;
- las acciones necesarias cuando no se hayan logrado los objetivos ambientales;
- las oportunidades de mejorar la integración del sistema de gestión ambiental a
otros
procesos de negocio, si fuera necesario;
- cualquier implicación para la dirección estratégica de la organización.
La organización debe conservar información documentada como evidencia de los
resultados de las revisiones por la dirección.
DIEZ 10.1 75
La organización debe determinar las oportunidades de mejora (véanse 9.1, 9.2 y
9.3) e
implementar las acciones necesarias para lograr los resultados previstos en su
sistema de
gestión ambiental.
CA
PIT
UL
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ME
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L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTESOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
DOCUMENTAL
79
ANEXO 2. Manual de Gestión Ambiental14
ANEXO 3. Matriz DOFA
14 Fuente: elaboración propia
SI NO PARCIAL SI NONO
APLICA
DIEZ 10.2 76
Cuando ocurra una no conformidad, la organización debe:
a) reaccionar ante la no conformidad, y cuando sea aplicable:
1) tomar acciones para controlarla y corregirla;
2) hacer frente a las consecuencias, incluida la mitigación de los impactos
ambientales adversos
b) evaluar la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no
conformidad, con el
fin de que no vuelva a ocurrir en ese mismo lugar ni ocurra en otra parte,
mediante:
1) la revisión de la no conformidad;
2) la determinación de las causas de la no conformidad;
3) la determinación de si existen no conformidades similares, o que
potencialmente
puedan ocurrir;
c) implementar cualquier acción necesaria;
d) revisar la eficacia de cualquier acción correctiva tomada; y
e) si fuera necesario, hacer cambios al sistema de gestión ambiental.
DIEZ 10.2 77
Las acciones correctivas deben ser apropiadas a la importancia de los efectos de
las no
conformidades encontradas, incluidos los impactos ambientales.
La organización debe conservar información documentada como evidencia de:
- la naturaleza de las no conformidades y cualquier acción tomada
posteriormente, y
- los resultados de cualquier acción correctiva.
DIEZ 10.3 78La organización debe mejorar continuamente la conveniencia, adecuación y
eficacia del sistema de gestión ambiental para mejorar el desempeño ambiental.
CUMPLIMIENTO
ACTUAL DEL
REQUISITO
CA
PIT
UL
O
NU
ME
RA
L
ITE
M
REQUISITO
SE CUMPLE
ACTUALMENTE SOPORTE DE CUMPLIMIENTO
(como se puede evidenciar el
cumplimiento)
80
ANEXO 4. Matriz de Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales
ANEXO 5. Metodología para la Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales
ANEXO 6. Matriz de Requisitos Legales Ambientales
ANEXO 7. Programa de Gestión Integral de Residuos
ANEXO 8. Programa de Consumo de Papel
ANEXO 9. Programa de Consumo de Energía
ANEXO 10. Programa Manejo y Conservación de Flora y Fauna
ANEXO 11. Presupuesto del Sistema de Gestión Ambiental
ANEXO 12. Formato Plan de Entrenamiento
ANEXO 13. Formato Listado Maestro de Documentos
ANEXO 14. Plan de Manejo Ambiental para Concesiones
ANEXO 15. Formato Selección de Proveedores
ANEXO 16. Formato Evaluación de Proveedores
ANEXO 17. Plan de Emergencias
ANEXO 18 Procedimiento para Auditorías Internas
ANEXO 19. Formato Informe Revisión por la Dirección
ANEXO 20. Matriz ACAPAM