A IMPORTÂNCIA DE GERENCIAR PROJETOS

Rio de Janeiro

2003

 

AGRADECIMENTOS

....agradeço aos amigos da Silimed e professores da Cândido pelo apoio e ajuda na confecção deste trabalho......

DEDICATÓRIA

.....Este trabalho é dedicado a Elizabeth, minha mãe, por sua força e vontade de viver e a minha filha Gabrielle por compreender meu esforço e sacrifício para lhe proporcionar uma vida melhor......

RESUMO

As Empresas buscam lugares melhores no mercado através de lançamentos de novos produtos ou até mesmo de uma modificação nos modelos já existentes. Porém se essa mudança não acorrer de forma profissional e planejada, a organização corre o risco de sofrer com o alto custo e o tempo que o projeto exige para somente ao final, a organização perceber que o mercado não necessitará desse produto ou a viabilidade de produção não compensará o valor que o produto terá para a Empresa.

Com um gerenciamento de projeto adequado, a organização será capaz de atender as exigências do cliente moderno com maior qualidade e preço competitivo, além de a organização se destacar perante o mercado.

Este trabalho sugere a prática correta de gerenciamento de projetos, com profissionais qualificados, ferramentas e técnicas necessárias para executar o planejado.

INTRODUÇÃO

A gerência de projetos tem sua origem representada desde a antigüidade, através das relíquias dos períodos históricos como a construção da Grande Pirâmide do Egito e as catedrais da Europa, por exemplo. Suas origens apesar de não estarem muito claras produziram resultados evidentes, até hoje. Segundo a revista Fortune, july 10, 1995, pp. 179-180, a criação e o emprego de projetos ocasionaram mudanças na História, como por exemplo: a bomba atômica, o Eurotúnel, entre a França e a Inglaterra e os projetos de exploração espacial.

O mundo empresarial de hoje, apresenta um elevado grau de competição, de mudanças e de adaptações constantes. A evolução dos meios de comunicação aliados ao progresso dos recursos tecnológicos impõe uma dinâmica aceleração nos processos de mudança.

As Empresas de uma forma geral, devem possuir mecanismos de respostas rápidas para as mudanças. Porém, apenas responder de forma rápida a um estímulo não atende as necessidades dos mercados, é preciso ser proativo, onde levam vantagens àquelas Empresas que conseguem se antecipar às mudanças do mercado.

Ao mesmo tempo em que a globalização torna os mercados mais competitivos, com as inovações tecnológicas, abertura econômica, comportamento sócio-cultural e cenários políticos, o cliente moderno passa a ter mais opções e a ser mais exigente.

Hoje, é preciso que as Empresas se adaptem ao novo cenário, de forma a cada vez mais continuarem oferecendo produtos com maior qualidade e preços competitivos.

Várias medidas podem ser tomadas na tentativa de alcançar este objetivo, uma delas está na prática de gerenciar projetos de uma forma profissional e planejada.

O grande diferencial está em como fazer para minimizar os fatores problemáticos, desde a escolha do projeto que mais se adapte a Empresa até a sua manutenção e garantia que a implantação acontecerá de forma adequada ao processo de mudança organizacional.

O objetivo deste trabalho é apresentar de forma clara, os requisitos básicos para a elaboração bem sucedida de projetos nas organizações, bem como, apresentar algumas vantagens que uma metodologia de projetos aplicada corretamente pode contribuir em muito para os sucessos dos projetos nas Empresas.

CAPÍTULO I

O CONHECIMENTO

...Compreensão da teoria, dos conceitos e

práticas da Gerência de Projetos.

O que é Gerenciamento de Projetos ?

O Gerenciamento de Projetos surgiu como ciência no início da década de 60, mais foi a partir da criação do PMI ® (Project Management Institute) em 1969, que a sua divulgação ocorreu com maior intensidade. O PMI® é a mais importante associação profissional de gerência de projetos, e vem crescendo com rapidez em mais de 100 países, fornecendo a sinergia para intercâmbios técnicos através de seminários, simpósios e programas de treinamentos. Seu principal objetivo é difundir a gestão de projetos no mundo, de forma a promover ética e profissionalismo no exercício desta atividade. Em 1987, o PMI® revisou a primeira versão do PMBOK (Project Management Body of Knowledge), o qual fornece uma referência básica a nível de conhecimentos e práticas do gerenciamento de projetos, constituindo-se em um padrão mundial.

a) Definições:

Na definição do PMBOK*. Gerenciamento de Projetos é "a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para projetar atividades que visem atingir ou exercer as necessidades e expectativas das partes envolvidas, com relação ao projeto".

Para Vargas**. O Gerenciamento de Projetos pode ser aplicado a qualquer situação onde exista um empreendimento que foge ao que é fixo e rotineiro na empresa.

Segundo Prado***. A boa prática do gerenciamento de projetos produz resultados expressivos para a sobrevivência e progresso das organizações. Alguns resultados podem ser citados:

a) Redução no custo e prazo de desenvolvimento de novos produtos – Na fase de planejamento, são feitos cálculos para determinar o custo provável do projeto. É importante que os custos sejam acompanhados e controlados de forma que não ultrapassem o valor apresentado.

Da mesma forma, o cumprimento das datas para apresentação do produto deve ser respeitado.

b) Aumento do tempo de vida de novos produtos – Com o gerenciamento de projetos acontecendo de forma correta, é possível dimensionar uma vida útil maior para o produto, evitando a necessidade de retrabalho.

c) Aumento de Vendas e Receita – Com o gerenciamento de projetos bem desenvolvido, o Marketing das organizações pode trabalhar adequadamente, com confiança na capacidade produtiva, melhorando com isso, o processo de vendas e gerando índices melhores de receita para a organização.

d) Aumento do número de clientes e sua satisfação – O nível de confiança na entrega do produto no prazo solicitado, o preço combinado, a qualidade, entre outros aspectos, devem estar em acordo, para a completa satisfação dos clientes.

e) Aumento da chance de sucesso dos projetos – Há maior satisfação por parte dos envolvidos na equipe de projetos, melhora nas comunicações com os setores, melhor definição do produto entre outros benefícios que o gerenciamento de projetos proporciona para a organização.

O gerenciamento de projetos oferece uma visão integrada de todos os fatores envolvidos para que sejam atingidos os objetivos assumidos. Tem um enfoque humanístico e participativo, orientado para a obtenção de resultados, com a premissa de que os resultados são atingidos por meio do trabalho de pessoas. Uma equipe de projetos é uma unidade organizacional única, dedicada a apresentar resultados no prazo previsto, dentro do orçamento e com especificações técnicas predeterminadas.

O gerenciamento de projetos compreende a concepção de metas e objetivos do projeto, a elaboração de um plano, a execução do plano e a revisão e controle do projeto. Por fim, o gerenciamento de projetos oferece uma grande variedade de princípios, procedimentos, habilidades, ferramentas e técnicas que são necessárias para que se possa atingir os objetivos planejados.

* PMBOK® Guide, 2000 Edition, Project Management Institute.

** Vargas, Ricardo Viana, Gerenciamento de Projetos, Rio de Janeiro, RJ, Brasport, 2000.

*** Prado, Darcy, Gerenciando Projetos nas Organizações, BH – MG, EDG, 2000.

Os projetos estão presentes na maioria das Empresas

Os projetos estão assumindo papéis importantes dentro das organizações. Mesmo as Empresas que exercem atividades consideradas essencialmente rotineiras podem se ver diante da necessidade de execução de projetos, pois a maioria dos produtos ou serviços hoje considerados rotineiros são resultados de projetos que foram bem sucedidos. Os projetos muitas vezes ocorrem em conjunto com as atividades do dia-a-dia da Empresa ou ainda, existem Empresas que mesmo realizando suas operações rotineiras, possuem em sua estrutura organizacional departamentos voltados para a realização de projetos. E por último, empresas que têm sua sobrevivência dependente exclusivamente de projetos, é o caso das Empresas que desenvolvem softwares.

Trabalhar em projetos não é uma tarefa simples, a menos que sejam projetos pequenos e de baixa complexidade. O ambiente de projeto é um ambiente propenso às tensões de prazo, custos e qualidade. No projeto existem diferentes níveis de interesses e necessidades. Existe também, geralmente, um ambiente multi-disciplinar com profissionais oriundos de diversos setores ou Empresas. Dessa forma, a questão de autoridade fica comprometida e muitas vezes conflituosa. Existe também um grande

desafio que é a comunicação. É uma tarefa árdua fazer com que todos tenham as informações válidas, consistentes e no tempo necessário.

A administração tradicional baseava-se no princípio de que havia pessoas que deveriam mandar e outras que deveriam obedecer. Porém a administração participativa, reconhece que as pessoas precisam possuir auto-determinação para que possam oferecer o melhor de si. Os métodos de administração participativa permitem que as pessoas participem de forma responsável e organizada na administração das tarefas, contribuindo com seus conhecimentos, seus valores e suas percepções. E esta participação, faz com que os projetos devam ser executados por equipes integradas, mesmo sendo profissionais vindos de diversas áreas ou até diferentes empresas. O objetivo da integração da equipe de projeto é a execução eficaz e eficiente de todas as tarefas pertencentes ao programa.

CAPÍTULO II

A DESTREZA

...Uso das técnicas e recursos para a obtenção

de resultados adequados.

Benefícios da Gerência de Projetos

Os benefícios advindos de um processo empresarial relacionam-se diretamente à eficiência da organização e à sua capacidade de administrar mudanças de maneira mais eficaz. Eficácia e eficiência combinam-se para dar a medida dos benefícios produzidos. Nos projetos, os benefícios estão relacionados diretamente às metas.

Obtêm-se benefícios dos processos quando há um emprego mínimo de recursos e um máximo de satisfação dos envolvidos no projeto. Em qualquer área, o desperdício é um benefício negativo, ou uma oportunidade, para que um projeto seja aperfeiçoado.

Os processos bem desenvolvidos adaptados à empresa fornecem a maior parte dos benefícios. Esses processos também devem ser seguidos bem de perto para garantir que as práticas estejam de acordo com os resultados pretendidos.

Um planejamento fraco ou defeituoso fará com que o projeto se desvie do seu curso, desperdiçando esforços. Conseguem-se benefícios positivos na melhora da produtividade e na eficácia quando o planejamento fornece à equipe de projetos uma orientação adequada em direção à conclusão de todo o trabalho.

Os benefícios da gerência de projetos abrangem diversas áreas. Esses benefícios são classificados como melhoramentos ou aprimoramentos para o grupo. Os grupos mais comuns são:

A organização. Os benefícios para a organização são a melhora da produtividade com a redução do desperdício de tempo e de energia, a melhora de ânimo e competitividade dentro da indústria com a apresentação de resultados mais rápidos, mais sucessos e menos fracassos pela maior concentração de atenção no trabalho, melhores tomadas de decisões na continuação e no término dos esforços de trabalho e a integração mais fluida dos resultados do projeto na organização.

Altos Administradores. Os benefícios para os altos administradores visam a confiança nos resultados dos esforços de trabalho mediante melhor previsibilidade, redução da quantidade de mudanças para os esforços de trabalho durante a execução, apresentação mais rápida de produtos que satisfaçam às exigências do cliente, melhores níveis de informações para tomadas de decisões de liderança, melhora nas

comunicações em todos os níveis nos esforços de trabalho e confiança na capacidade empresarial para melhora no processo de aprovação de novos trabalhos e exigências.

Líderes de projetos e membros da equipe. Os benefícios para esses membros visam a maior satisfação no trabalho, com menos disputas que são geralmente originadas de mudanças nas exigências para o trabalho. A confiança na habilidade para administrar soluções também é considerado um benefício de grande importância, bem como a melhora nas comunicações entre clientes e a alta administração e também o melhor acompanhamento e controle por meio de informações melhores e mais confiáveis.

Clientes. O maior benefício para o cliente é a confiança na alta administração, no líder de projetos e na equipe, a confiança na apresentação do produto e na entrega no prazo e preço e com isso, a maior satisfação com o produto e a melhora no relacionamento de trabalho com a equipe de projetos.

Os benefícios derivados de processos aperfeiçoados incluem mais confiança no resultado do projeto, menos tensão na equipe de projetos que está atuando, índices mais elevados de produtividade, menor disperdício de recursos valiosos, redução nos custos dos projetos e um tempo mais rápido para o mercado. Os benefícios incluem uma imagem melhor da organização como uma empresa que tem a gerência de projetos como competência principal. Uma organização pode visar outros benefícios a partir do emprego das melhores práticas de gerência de projetos e também pode melhorar de maneira significativa a sua posição relativa na indústria.

Requisitos para um projeto bem sucedido

Considerando as organizações como sistemas de infinitas incógnitas, a melhor opção é a criação de projetos, especialmente nas áreas mais críticas. De início é preciso, preferencialmente, efetuar um diagnóstico inicial e analisar o ambiente, ou seja, analisar o conjunto de forças que possam ter alguma influência sobre o funcionamento desse sistema, dentro ou fora da organização. O conhecimento mais profundo do comportamento dos sistemas e da recíproca entre as diversas forças atuantes, permite às organizações propor ações mais efetivas não só a curto prazo, mais principalmente a médio e longo prazos.

Para que se tenha um melhor controle do projeto e se crie interdependência entre as atividades, os projetos em sua maioria são divididos por fases fixas, contendo uma série de passos principais para colocar em operação uma determinada necessidade do projeto. Constituindo com isso o chamado ciclo de vida do projeto, que também define técnicas de trabalho e tipos de pessoas que estarão envolvidas em cada fase.

Cada fase do projeto é caracterizada por completar um ou mais "marcos". Os marcos são os resultados de trabalhos que podem ser verificados e medidos. Por exemplo, um estudo de viabilidades ou a elaboração de um protótipo. A conclusão de uma fase do projeto é caracterizada pela revisão dos trabalhos e dos padrões de desempenhos, para determinar se o projeto terá continuidade e detectar ou corrigir possíveis desvios.

Existem diferentes versões para um ciclo de vida de um projeto, desde as que contém poucas fases até aquelas que contém inúmeras fases, dependendo do que é considerado como uma fase ou apenas um componente de uma delas. Além disso, depende do tipo de projeto e da complexidade envolvida, o que gera a necessidade de um detalhamento minucioso das fases do projeto.

2.1 – Fatores que contribuem para o sucesso do projeto:

No contexto de gerência de projetos, a palavra sucesso é empregada quando se quer exprimir que foi alcançada alguma coisa que se desejava, que foi planejada ou tentada – ou seja, a entrega do projeto acontece no prazo certo, dentro do orçamento, e adequado estratégica ou operacionalmente à missão, aos objetivos e às metas da empresa.

Alguns fatores que contribuem para o sucesso do projeto:

Acompanhamento adequado da alta administração – Entende-se por alta administração, o gerente de gerentes de projetos até o presidente da organização. Esta alta administração é que oferece todo o tipo de suporte necessário ao projeto.

Planejamento efetivo no início – Definição e refinamento dos objetivos que se pretende alcançar ainda no início do projeto, para selecionar as melhores ações que o projeto estiver comprometido em atender.

Desenho organizacional apropriado – O desenho da organização é uma combinação do projeto com as unidades funcionais , na qual deve existir um compartilhamento de autoridade, responsabilidade implícita e assumida. Cada nível organizacional deve provê um ambiente tanto para os papéis individuais como para os coletivos.

Participação intensa da equipe de projetos quanto à tomada e à execução de decisões no projeto – A equipe de projeto deve estar bastante integrada para participar de todas as reuniões e além de dar sugestões que visem o melhor para o projeto, também devem estar aptos a executarem o que tiver sido combinado e programado pela equipe.

Compromisso do cliente no projeto – O cliente que está presente no desenvolvimento do projeto, tende a melhorar seu relacionamento com a equipe, pois é capaz de definir melhor o que realmente deseja do produto, confia mais nos prazos de entrega e preços, o que gera a maior satisfação no final do projeto.

Compromisso do gerente de projetos em estabelecer objetivos técnicos, orçamentos, cronograma e aplicação de conceitos e informações corretas no processo gerencial – O gerente de projetos deve ser um negociador para obter os recursos para o apoio do projeto, deve ser também um líder para recrutar e controlar o planejamento e execução dos recursos para o devido suporte ao projeto, além de ser um motivador em criar um ambiente para a equipe do projeto que extraia o melhor desempenho da equipe.

As medidas de sucesso são usadas para dois propósitos. Primeiro, uma medida de sucesso informa à equipe de projetos quando o trabalho foi completado. Segundo, se o trabalho não puder ser completado, estabelece um meio para medir o grau de sucesso no cumprimento das exigências.

2.2 – Alguns erros comuns verificados na atualidade

Dentre as técnicas de gerenciamento indicadas pelo PMI ®, algumas são consideradas como inovadoras, como a visão de risco que oferece a empresa oportunidades ou o benefício que um conflito pode causar a organização.

Um erro comum associado ao gerenciamento de projetos diz respeito à falta de planejamento adequado, por parte dos gerentes. Neste particular merece destaque o gerenciamento de riscos. Portanto, para que uma empresa possa galgar patamares elevados na constante disputa de mercados, torna-se por vezes necessário correr alguns riscos , porém de forma calculada. Para isso, é necessária uma análise aprofundada dos riscos associados aos projetos. Infelizmente esta não é uma prática comum na atualidade. Como conseqüência, muitas respostas para os riscos potenciais não são devidamente planejadas, fazendo com que os gerentes permaneçam gerenciando por "improvisos". Na prática, os gerentes devem começar a identificar os riscos associados aos projetos desde a sua fase inicial.

Procedimentos considerados básicos são, por vezes, deixados de lado pelos gerentes, tal como gerenciar projetos terceirizados sem o conhecimento detalhado de todas as cláusulas dos contratos que regem esses projetos. Outra carência bastante observada diz respeito à falta de uma rotina bem definida para o controle das mudanças; é comum alguns gerentes adotarem uma posição imóvel em relação às mudanças, preferindo acreditar que o projeto "perfeito" é aquele que nunca muda. Na visão moderna, um dos

papéis do gerente em relação às mudanças é agir proativamente sobre as mesmas, garantindo que estas sejam benéficas ao projeto.

Em relação às empresas, muitos procedimentos considerados importantes também são por vezes adotados. Dentre estes, podemos citar a falta de alocação do gerente ao projeto desde a fase de planejamento, a inexistência de um mecanismo para delegar autoridade e responsabilidade a este gerente, pois ele é aquele que tem melhores condições de ver as necessidades do projeto aliadas às necessidades estratégicas da empresa, e seu principal papel é o de integrar este processo. É por essa razão que o gerente de projeto deve ser alocado o mais cedo possível ao projeto. Não é raro ocorrerem casos em que os gerentes são alocados aos projetos herdando planos de proazo, escopo e custo que não foram definidos por ele e nem pelos demais integrantes diretos da equipe do projeto.

Outro procedimento útil ao gerenciamento de projetos e que não é observado, diz respeito às empresas manterem uma base de dados constantemente atualizada sobre as empresas que lhes prestam serviço. Para isso, a atualização dessa base de dados deve ser periodicamente enriquecida com as experiências dos gerentes nos projetos realizados. Hábitos igualmente importantes a serem cultivados são referentes a manter o cliente mais próximo durante a fase de planejamento e proporcionar um fluxo de comunicação eficiente entre todos os envolvidos no projeto. A falta de metodologia eficiente para medir a performance também pode constituir um grande problema, dependendo da complexidade do projeto. O PMI ® recomenda o método da análise do valor do trabalho realizado, onde são integradas informações de prazo, custo e escopo para gerar indicadores relativos à evolução do projeto.

Muitas empresas costumam alocar e até promover seus empregados sem proporcionar-lhes o treinamento necessário para exercer uma determinada função, acreditando que apenas o seu bom desempenho anterior em uma determinada área de atuação necessariamente irá levar ao

bom desempenho em outra. Este fenômeno é um dos responsáveis pelo fracasso de profissionais no desempenho da função. Para uma adoção correta das práticas gerenciais recomendadas pelo PMI ® torna-se necessária a utilização de uma premissa bastante conhecida: o treinamento dos empregados. Para o PMI ®, o cuidado com as necessidades de treinamento dos empregados deve ser levado em conta ao longo de todo o projeto.

CAPÍTULO III

AS HABILIDADES

...Capacidade de integrar e usar de modo eficaz

o conhecimento e as aptidões...

As funções e habilidades da gerência de projetos

A gerência de projetos deve ser capaz de utilizar informações adequadas para determinar como dar suporte aos projetos, como ligar metas estratégicas aos projetos, e como tomar medidas corretivas quando a informação dá sinais de fracassos. Essa gerência deve ser executada mediante um processo de administração em que as principais funções administrativas utilizam recursos para atingir as finalidades do projeto.

As principais funções da gerência de projetos são:

Planejamento – Qual é o alvo e por quê ?

Na execução do planejamento de um projeto a missão da organização é usada como o ponto básico para determinar os objetivos, metas e estratégias que proporcionem o compromisso de recursos para apoiar o projeto. Durante o processo de planejamento são estabelecidas as políticas, os procedimentos, técnicas e documentações necessárias para dar forma à utilização prevista dos propósitos do projeto.

a) Características do planejador:

Desenvolver objetivos, metas e estratégia de projetos. Desenvolver uma estrutura de detalhamento do trabalho de projetos. Desenvolver um diagrama de precedência para estabelecer uma relação lógica

das atividades do projeto. Desenvolver um programa de tempo baseado no diagrama de precedência. Fazer planos para apoiar os recursos do projeto.

Organização – O que está envolvido e por quê ?

Identificação dos recursos humanos e materiais necessários, fornecendo uma distribuição adequada dos mesmos, e o estabelecimento de papéis individuais e coletivos dos membros das equipes de projetos, que agem como um ponto focal para o emprego desses recursos, estabelecendo autoridade, responsabilidade implícita e responsabilidade assumida.

a) Características do organizador:

Estabelecer um desenho organizacional da equipe. Identificar e designar os papéis aos membros do projeto. Definir políticas, procedimentos e técnicas de gerência. Estabelecer padrões de autoridade e responsabilidade para a equipe. Motivação – O que provoca o melhor desempenho dos membros das equipes de

projetos ?

O processo de estabelecimento de um sistema cultural que faça vir à tona o melhor que as pessoas podem fazer em seu projeto de trabalho.

a) Característica do motivador:

Determinar as necessidades dos membros da equipe de projetos. Avaliar os fatores que motivam essas pessoas a fazerem o melhor trabalho. Fornecer aconselhamento e assessoria adequados conforme necessário. Estabelecer programas de recompensa para os membros da equipe. Elaborar estudos de impactos causados pela motivação sobre a produtividade.

Direção – Quem decide o que e quando ?

Proporcionar a competência necessária aos gerentes e outros administradores para uma liderança direta, de forma a garantir a tomada e a execução de decisões que envolvem o projeto.

a) Características do direcionador:

Estabelecer limites de autoridade para tomada de decisões e distribuição de recursos do projeto.

Desenvolver o estilo de liderança. Aprimorar aptidões pessoais. Preparar plano de técnicas participativas de gerência na direção da equipe. Desenvolver técnicas de tomada de decisão em consenso com a equipe.

Controle – Quem julga os resultados e mediante quais padrões ?

Monitoração, avaliação e controle, por parte dos administradores, membros e outros envolvidos no emprego de recursos do projeto que sejam coerentes com ele e com os planos organizacionais.

a) Características do controlador:

Estabelecer padões de custos, programa e desempenho técnico para o projeto. Preparar planos para os meios avaliarem o andamento do projeto. Estabelecer um sistema de informação de gerência para o projeto. Preparar estratégias de revisão do projeto. Avaliar o andamento do projeto.

Além de conhecer as funções administrativas de um projeto, os integrantes das equipes devem ser capazes de utilizar a informação para determinar como dar suporte aos projetos, como ligar metas estratégicas aos projetos, e como tomar medidas corretivas quando a informação dá sinais de fracasso. É necessário ser capaz de interpretar a informação gerada pelo projeto para reconhecer sinais precoces de deslize em alguma área.

Membros da equipe do projeto devem estar familiarizados com a metodologia e o fluxo, antes de serem designados para fazerem parte de um projeto que exija um empenho mais efetivo e produtivo. Dependendo do tamanho do projeto e da autoridade delegada, membros como líderes podem precisar de um conhecimento funcional mais detalhado ou um conhecimento mais geral.

As funções empregadas na gerência de um projeto são os focos principais em torno dos quais se levam a cabo a tomada e a implementação de decisões sobre o projeto. Essas funções são como chaves para se entender como os recursos do projeto podem ser administrados.

Conhecimento e habilidades em planejamento não são ensinados na faculdade, muitos dos planejadores tem aprendido essa prática, na tentativa e erro. O planejamento, em vista de ser o desenho de como o trabalho será realizado, é um aspecto crítico da gerência de projetos.

CAPÍTULO IV

A MOTIVAÇÃO

...Capacidade de desenvolver e manter os valores,

atitudes e aspirações adequados...

A Cultura do projeto

Cultura é um conjunto de comportamentos que as pessoas tem e lutam por manter em sua sociedade. A cultura inclui a totalidade de conhecimento, crenças, arte, moral, lei, costume e outras capacidades e atitudes expressas pelas pessoas em um projeto. As pessoas fazem um projeto funcionar, e a cultura de um projeto interliga os membros de uma equipe, dando a eles um sentido e um conjunto de princípios e padrões para viver e trabalhar por eles em suas responsabilidades no projeto. Algumas características da cultura de um projeto:

Uma interdependência com a cultura da empresa à qual o projeto pertence. Como os projetos são os meios principais de mudanças em uma empresa, sua

cultura também deve mudar conforme os novos desafios que surgem no ambiente.

A cultura de um projeto reflete na conduta das pessoas, nos padrões de comportamento visíveis e audíveis, nas políticas, nos procedimentos, nos diagramas, nos planos, no estilo de comando e nas funções individuais e coletivas que as pessoas realizam na equipe do projeto.

A cultura da equipe de um projeto é uma comunidade, um modelo de interação social que surge dos interesses compartilhados, das obrigações mútuas, da cooperação, das amizades e dos desafios do trabalho.

A equipe de projeto é "um grupo de companheiros" dedicados a criar algo que no momento não existe na empresa.

Não há soluções mágicas a respeito de como desenvolver e manter uma forte cultura de apoio para um projeto. Porém algumas sugestões podem ser aplicadas:

Manter os membros da equipe informados sobre o estágio do projeto, incluindo tanto boas quanto más notícias.

Promover a troca de idéias, problemas, oportunidades e interesses entre a equipe do projeto, especialmente com os novos membros.

Ter algumas atividades sociais para os membros da equipe do projeto, sem exagero. Não interferir na vida pessoal dos membros da equipe.

Cultivar um clima informal mas disciplinado nas relações de trabalho, incluindo o uso de redes de comunicação entre os investidores do projeto e o cultivo ao respeito e dignidade entre todos.

Evitar o uso de linguagem gerencial que rotule hierarquicamente a equipe e seu trabalho.

Manter a equipe envolvida com o que os competidores estão fazendo, particularmente durante o estágio de aprovação de propostas para o projeto.

Infelizmente, existem pessoas que não gostam de mudanças – mesmo em uma equipe de projeto – que estão relacionadas a mudanças em produtos, serviços e processos organizacionais. As pessoas utilizam de muitas maneiras para reagirem a essas mudanças, exemplo:

Não abandone o barco. A maneira de seguir andando é seguir andando. Por que mudar ? Só faltam dois anos para me aposentar ! As coisas eram melhores em outros tempos. Gosto das coisas como estão.

Os gerentes de projeto tem que ser gerentes de mudanças no desenho e implementação da cultura nos projetos, e com isso complementar a cultura da empresa onde o projeto opera. Estamos no começo de uma importante mudança nas filosofias de gerência do velho mundo do "comando e controle" para o novo mundo do "consenso e consentimento".

Motivando a equipe de projeto

A motivação é um sistema de forças e relações que se originam dentro e fora do indivíduo, influenciando seu comportamento. A motivação faz com que as pessoas se comportem de determinado modo. A motivação flui a partir de uma necessidade que as pessoas tem – algo que querem da organização e da equipe de projetos.

Na gerência de projetos, a questão da motivação assume um significado especial uma vez que o gerente de projeto e a equipe de projeto precisam lidar, de alguma forma, com os desafios de motivar muitos indivíduos, sobre os quais tem autoridade legal ou de direito limitadas. Nessas circunstâncias, as habilidades interpessoais dos componentes da equipe de projeto assumem uma importância vital.

Segundo Maslow, criador da hierarquia das necessidades, essa hierarquia constitui uma hipótese de que os seres humanos tem cinco conjuntos de necessidades, sendo que aquelas de bem-estar fisiológico e segurança são denominadas primárias do ser humano. As necessidades sociais, de estima e de auto-realização são chamadas necessidades secundárias.

4.1 – Necessidades Primárias

a) Necessidades Fisiológicas – Encontram-se na base da hierarquia. A satisfação dessas necessidades – água, comida e abrigo – é essencial à vida.

b) Necessidades de Segurança – Dizem respeito à proteção contra elementos e ambientes prejudiciais, as ameaças à vida e bem-estar de alguém, bem como à liberdade sobre ações arbitrárias e caprichosas vindas dos dirigentes da organização.

4.2 – Necessidades Secundárias

a) Necessidades Sociais – Significam que a maioria das pessoas não precisam só de alimentos. Implicam a satisfação do convívio social, o afeto, a integração e a participação. Fazer parte integral de uma família e nela ser aceito é importante. Participar e ser aceito em uma equipe de projeto é igualmente importante.

b) Necessidade de Auto-Estima e Status – Motivam as pessoas a não apenas buscar algum tipo de integração, mas também ter uma participação ativa ao influenciarem a cultura da organização a que pertencem. Gostam de pertencer a um grupo por sentirem que são bem aceitas e terem a satisfação de poder contribuir para aquele grupo.

c) Necessidade de Auto-Realização – No topo da hierarquia das necessidades, esta necessidade explica a força que impulsiona o indivíduo para resultados, criatividade e auto-realização. Significa que os indivíduos se tornam o que desejam ser e explicam, em parte, por que pessoas que tem muitos bens e recebem muitas honras continuam a trabalhar arduamente em sua profissão.

As necessidades secundárias são capazes de modificar-se de acordo com o indivíduo, que por sua vez não reconhece conscientemente, além de variarem quanto ao tipo e a intensidade com que acontecem.

Maslow é considerado como principal inovador ao desenvolver e tornar pública sua teoria seminal sobre a hierarquia das necessidades. Foi seguido por um outro importante inovador no campo do comportamento humano, Douglas McGregor, que postulou o conceito de teoria X e teoria Y em sua explicação a respeito do comportamento das pessoas. McGregor afirma que os dirigentes das organizações tendem a encaixar seus empregados em um conjunto de suposições de teoria X ou teoria Y.

4.3 – A Teoria X

A teoria X, descrita a seguir, assume uma visão pessimista sobre a natureza humana no trabalho:

O ser humano médio não gosta de trabalhar e evitará fazê-lo sempre que possível – pessoas são preguiçosas.

Devido a essa característica humana de não gostar de trabalhar, as pessoas, em sua maioria, devem ser coagidas, controladas, direcionadas, ameaçadas com punições para empreenderem um esforço direcionado à realização dos objetivos da organização – motivação é obtida pelo medo da punição.

O ser humano médio prefere ser direcionado, deseja evitar responsabilidades, tem relativamente pouca ambição, quer segurança acima de tudo – pessoas não prestam.

4.4 – A Teoria Y

Por outro lado, a teoria Y analisa a natureza humana no local de trabalho sob uma perspectiva mais positiva:

O desgaste de esforço físico e mental no trabalho é tão natural quanto em um jogo – trabalho é uma atividade natural.

O controle externo ou a ameaça de punição não são o único meio para empreender esforços direcionados aos objetivos organizacionais. O ser humano irá exercitar seu auto-direcionamento e auto-controle a serviço dos objetivos a que está comprometido – pessoas podem gerenciar a si mesmas.

O comprometimento com objetivos faz parte das premiações relacionadas com a sua realização – motivação através de premiações positivas.

Sob as condições da vida industrial moderna, os potenciais intelectuais do ser humano médio são apenas parcialmente utilizados – desafie seus funcionários.

4.5 - Implicações das teorias X e Y:

Pessoas respondem à forma como são tratadas. Dirigentes são responsáveis por dar diretrizes a seus empregados. O trabalho pode ser uma fonte de satisfação pessoal. O estado das relações humanas depende da qualidade da liderança e das

filosofias de administração que são usadas. Importância de habilidades interpessoais no sucesso da gerência.

A hierarquia de necessidades de Maslow e as teorias X e Y de McGregor são algumas idéias básicas que os responsáveis pela gerência de projetos deveriam conhecer e colocar em prática. Há uma terceira idéia que lida com fatores motivacionais do trabalho, que é geralmente apresentado em forma de questionário utilizado para alcançar uma visão sobre o que motiva os componentes de uma equipe de projetos.

A aplicação deste questionário pode ajudar a discernir a respeito das atitudes das pessoas e condições sob as quais se sentem mais motivadas. A seguir, encontra-se demonstrado o questionário aplicado a alguns milhares de técnicos, pelos autores Cleland e kocaoglu, Engineering Management, Nova York, NY: McGraw-Hill, 1981, p. 101.

4.6 – Questionário dos Fatores motivacionais do trabalho

Fatores motivacionais do trabalho

Favor indicar os cinco itens da relação abaixo que, segundo sua opinião, são os mais importantes para motivá-lo a fazer seu trabalho o melhor possível.

Emprego estável. Respeito a mim enquanto pessoa. Períodos de descanso ou intervalos para café. Bom salário. Boas condições físicas para trabalhar. Oportunidades para mostrar um trabalho de qualidade. Relacionar-me bem com os outros no trabalho. Ter um comando centralizado, descrição funcional e boletins. Oportunidades de promoção. Oportunidades para desenvolver um trabalho interessante. Planos de aposentadoria e outros benefícios. Ter serviços como atividades burocráticas, recreativas e sociais. Satisfação pessoal. Saber o que está acontecendo na organização. Sentir que o meu trabalho é importante. Ter um conselho de empregados.

4.7 – Respostas mais freqüentes sobre fatores motivacionais do trabalho

Oportunidades de promoção. Sentir que meu trabalho é importante. Bom salário. Satisfação pessoal. Respeito a mim enquanto pessoa.

Há muitos fatores que influenciam o desempenho no trabalho, tais como condição fisiológica, atitudes psicológicas, crenças políticas e padrões morais. Além disso, os padrões profissionais, preconceitos e hábitos também exercem influência em nosso desempenho no trabalho.

CONCLUSÃO

Gerenciar projetos com eficiência constitui não apenas em um grande desafio na atualidade, mas é inclusive um fator crítico tanto para o sucesso, como também para a sobrevivência das empresas. Nos últimos anos, algumas empresas, como as empresas de produção de software, tem despertado para a importância de gerenciar seus projetos de maneira mais eficiente e, como conseqüência, estas empresas tem observado sensíveis melhoras no seu desempenho. Mas esta ainda não é uma necessidade largamente difundida e, devido a isso, o panorama atual relacionado ao sucesso dos projetos ainda não se apresenta dentro de uma faixa considerada satisfatória pelos clientes.

O gerenciamento não deve ser praticado de maneira arbitrária, mas conforme as técnicas reconhecidamente eficientes, onde destacam-se as recomendações do PMIâ . Contudo, para colher os benefícios esperados, deve haver a conscientização das empresas em adotar o gerenciamento de projetos como uma metodologia na qual os seus gerentes devem ser devidamente treinados, de forma a agregar valor às experiências individuais de cada um. A sua implantação deve ser realizada de forma sistemática, para que os seus princípios possam ser colocados em prática da maneira mais adequada às necessidades das empresas.

ANEXO 1

INTERNET

www.standishgroup.com/chaos.html

AS EVOLUÇÕES OBSERVADAS NOS ÚLTIMOS ANOS

Eduardo Newton Oliveira Vieira, PMP (*)

Na atualidade várias empresas já estão se dando conta da importância de gerenciar os seus projetos dentro das técnicas comprovadamente eficientes e, como conseqüência, as mesmas tem obtido resultados bastantes expressivos nesta área. Para melhor exemplificarmos esta evolução, vamos considerar dois cenários revelados por uma pesquisa realizada pela consultoria The Standish Group. Nesta pesquisa foram analisados cerca de 30.000 projetos de aplicações de Tecnologia da Informação em grandes empresas norte-americanas. O primeiro cenário mostra uma realidade de 1994, onde foram observadas as seguintes conclusões:

Somente 16% dos projetos foram entregues no tempo, custo e dentro das especificações previstos;

31% dos projetos foram cancelados ou faliram antes de serem completados;

Os projetos excedem cerca de 189% do seu orçamento original e 222% do seu prazo inicialmente previsto.

O segundo cenário, resultante do relatório CHAOS de 2001, mostra a evolução do quadro anteriormente mencionado, conforme as conclusões abaixo:

O percentual de projetos entregues dentro do tempo, custo e especificações previsto subiu para 28%;

O percentual de projetos cancelados ou falidos antes de serem completados caiu para 23%;

A extrapolação de orçamento caiu para 45% e a de prazo caiu para 63%;

Esta pesquisa aponta um relacionamento direto entre a utilização de técnicas de gerenciamento de projetos e o progresso observado nas estatísticas apresentadas...

Embora saibamos que a realidade atual ainda não atende às expectativas dos clientes de maneira satisfatória, podemos observar que houve uma grande evolução em relação ao cenário de sete anos atrás. À proporção que mais empresas despertem para a necessidade de gerenciar seus projetos de maneira mais efetiva, a tendência deste panorama é evoluir em maiores proporções.

BIBLIOGRAFIA

VARGAS, Ricardo Viana, Gerenciamento de Projetos – Estabelecendo Diferenciais Competitivos, Rio de Janeiro RJ, Brasport, 2000.

PRADO, Darcy, Gerenciando Projetos nas Organizações, Belo Horizonte MG, EDG, 2000.

KEELLING, Ralph, Gestão de Projetos – Uma abordagem Global, Saraiva.

BORBA, Danúbio Becker, Gestão de Projetos, FGV, 2001.

LAROSA, Marco Antonio; AYRES, Fernando Arduini, Como produzir uma monografia passo a passo, Rio de Janeiro RJ, WAK, 2002.

CLELAND, David I., Project Management: Strategic Design and Implementation, 3ª ed., Nova York, McGraw-Hill Inc., 1999.

DUNCAN, William R., A Guide to the Project Management Body of Knowledge - PMBOKâ Guide, Project Management Institute, Newtown Square, PA, February 1996.