9. bab 3 - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2009-2-00340-ka bab 3.pdf58 3.3 tugas dan...
TRANSCRIPT
55
BAB 3
GAMBARAN UMUM SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Latar Belakang Perusahaan
PT National Label didirikan pada tahun 1973, National Label adalah
perusahaan pertama dalam skala besar yang merupakan salah satu perusahaan
yang terbesar dan terkenal dalam hal tenun dan memproduksi label satin di
Indonesia.
Lebih dari 30 tahun berbagai macam pengalaman yang diperoleh
memungkinkan mereka untuk memberikan kepuasan pada kebutuhan label
pelanggan. Komitmen national label adalah memberikan yang terbaik melebihi
harapan para pelanggannya. Ini adalah bukti dari keunggulan national label
dalam bekerja dengan menerapkan Sistem Manajemen Mutu dan berhasil
menerima sertifikat ISO 9001:2000, diakui oleh UKAS.
National Label memanfaatkan teknologi terbaru dan hanya
mempekerjakan sumber daya manusia yang terampil dan berdedikasi untuk
memproduksi label yang diinginkan pelanggan secara akurat & berkualitas.
National label hadir dengan kapasitas produksi label 30 juta per bulan (dan terus
berkembang), pengiriman pesanan yang cepat tidak akan menjadi masalah di
National Label.
Produsen dari alas kaki, handuk, mainan lunak, sapu tangan, pakaian
dalam, spring bed atau dari industri pakaian serta perusahaan yang membutuhkan
perancangan label seperti perusahaan dasi, mempercayakan national label karena
56
reputasi mereka sebagai produsen label resmi dalam berbagai jenis label dari
internasional maupun pakaian lokal serta merek sepatu.
Perusahaan induk dari National label, Gunung Sewu (GS) adalah salah
satu perusahaan terbesar di Indonesia, beroperasi dalam sektor-sektor seperti
properti, asuransi jiwa, agro industri, TI, produsen alas kaki, produsen keramik,
dan beberapa fasilitas produksi lainnya. Didukung oleh Gunung Sewu, anda
dapat mempercayakan National label sebagai perusahaan yang akan terus
menerus mengadakan perubahan – perubahan dalam pengembangan produk baru.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
-Visi Perusahaan :
a)Menjadi produsen label dan pemasok yang dapat diandalkan
oleh semua pelanggan dalam hal kualitas produk dan pelayanan.
b)Menjadi tempat berkarya yang dapat dibanggakan dan mampu
memberikan penghidupan yang layak bagi karyawan beserta
segenap keluarganya.
c)Memberikan tingkat pengembalian yang memadai atas investasi
bagi pemegang saham.
-Misi Perusahaan :
a)Merealisasikan target yang telah ditentukan perusahaan
sehingga tetap survive.
b)Menambah pelanggan baru, sekaligus mempertahankan
pelanggan lama.
57
3.2 Struktur Organisasi
Gambaran Struktur Organisasi PT.National Label
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT.National Label
Sumber : Diperoleh Penulis dari Hasil Wawancara Dengan Manajer HRD pada 27 Maret 2009
58
3.3 Tugas dan Tanggung Jawab
Berdasarkan wawancara kami dengan Ibu Lili selaku HRD manager perusahaan
pada tanggal 3 april 2009, terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab yang dijalankan
selama ini di PT.National label adalah sebagai berikut:
1. Director :
a. Bertanggung jawab penuh atas jalannya kegiatan perusahaan.
b. Bertanggung jawab atas maju mundurnya perusahaan.
c. Menetapkan strategi dan kebijakan perkembangan perusahaan dalam
menyiapkan anggaran dan rencana kerja tahunan.
d. Menetapkan tugas, wewenang, dan tanggung jawab bagi setiap manajer yang
bertanggung jawab kepadanya dan bagi setiap bawahan lain yang menjadi
bawahannya.
2. Secretary :
a. Menyampaikan laporan secara berkala atau sewaktu-waktu diperlukan.
b. Membuat perjanjian.
c. Membantu pimpinan menyiapkan pertemuan.
d. Menyusun jadwal kerja pimpinan.
3. Plant Manager :
a. Memantau divisi2 ppc,desain,bahanbaku,finishing,delivery.
b. Mencari solusi apabila terdapat permasalahan.
4. PPC (Production Planning Control) :
a. Membuatnota yang diterima dari sales cabang maupun pusat.
59
b. Membuat PO.
5. Design :
a. Membuat desain sesuai dengan pesanan pelanggan.
b. Melayani pembuatan desain – desain baru.
6. Material Warehouse / Gd.Bahan baku:
a. Memiliki daftar bahan baku dan bahan tambahan lainnya.
b. Mencatat setiap pemasukan dan pengeluaran barang dari gudang.
c. Membuat daftar barang-barang yang disimpan di dalam gudang.
d. Menjaga dan mengawasi gudang.
7. Finishing :
a. Melakukan pembungkusan label yang telah diproduksi.
b. Mempersiapkan pengepakan barang yang akan dikirim.
8. Finished goods warehouse / Gd.Barang jadi, Delivery :
a. Pengiriman barang
b. Menginput nota.
c. Membuat SJ.
9. Purchasing & HRD manager :
a. Mengurusi pembelian.
b. Membuat PO.
10. Purchasing :
a. Melakukan re-stock barang yang telah habis/rusak.
b. Membeli bahan – bahan lainnya yang dibutuhkan dalam proses produksi.
60
11. HRD :
a. Mengurus data karyawan.
b. Mengurusi absensi karyawan.
12. Production manager :
a. Menerima laporan produksi label yang dipesan dari sales manager.
b. Melakukan peninjauan terhadap produksi barang yang dipesan.
13. Production :
a. Memproduksi pesanan sesuai dengan instruksi yang diberikan.
14. Maintenance :
a. Merawat/melakukan pengecekan atas mesin rusak
15. Finance & Accounting Manager :
a. Bertanggung jawab atas laporan keuangan.
b. Mengatur keluar masuknya uang.
c. Mengurusi pajak.
16. Finance :
a. Bertindak sebagai kasir accounting.
b. Mengurusi keluar masuknya uang.
c. Memegang petty cash.
17. Accounting :
a. Menginput data – data transaksi.
b. Membuat laporan keuangan.
61
18. IT Manager :
a. Bertanggung jawab dalam mengelola teknologi informasi yang mendukung
kinerja bisnis PT.National Label.
b. Menyimpan data–data perusahaan pelanggan.
c. Merencanakan pengembangan TI yang baik bagi perusahaan.
19. Staff IT :
a. Bertanggung jawab pada IT Manager dalam mengelola teknologi informasi.
b. Melakukan aktivitas – aktivitas pendukung IT.
20. Sales Manager :
a. Mencatat order - order yang diperoleh dari keseluruhan cabang.
b. Membuat kontrak penjualan.
c. Membuat working instruction untuk production manager.
d. Memantau penjualan.
e. Melakukan penagihan.
21. Head Office Agency Tangerang :
a. Melayani pemesanan label pada daerah Tangerang dan sekitarnya.
b. Mencatat dan mengirimkan data pesanan ke kantor pusat.
c. Melayani pembayaran.
22. Head Office Agency Bandung :
a. Melayani pemesanan label pada daerah Bandung dan sekitarnya.
b. Mencatat dan mengirimkan data pesanan ke kantor pusat.
c. Melayani pembayaran.
62
23. Head Office Agency Solo :
a. Melayani pemesanan label pada daerah Solo dan sekitarnya.
b. Mencatat dan mengirimkan data pesanan ke kantor pusat.
c. Melayani pembayaran.
24. Rep Bandung & Solo :
a. Memantau perjalanan nota dari cabang
25. Head Office Agency Surabaya :
a. Melayani pemesanan label pada daerah Surabaya dan sekitarnya.
b. Mencatat dan mengirimkan data pesanan ke kantor pusat.
c. Melayani pembayaran.
26. Head Office Agency Denpasar :
a. Melayani pemesanan label pada daerah Denpasar dan sekitarnya.
b. Mencatat dan mengirimkan data pesanan ke kantor pusat.
c. Melayani pembayaran.
27. Rep Surabaya & Denpasar :
a. Memantau perjalanan nota dari cabang.
3.4 Proses Bisnis
Proses bisnis perusahaan kami peroleh dari hasil wawancara kepada manajer TI
dari PT.National Label. Dimulai pada saat pelanggan datang, pelanggan dapat langsung
memesan label pada bagian sales yang terdapat di setiap cabang perusahaan, pelanggan
dapat memesan label dengan memberikan contoh design yang diinginkan atau juga
63
pelanggan dapat memesan tanpa membawa contoh design. Bila pelanggan tidak
membawa contoh design maka pelanggan akan dibawa pada bagian design untuk
membuat gambar label yang diinginkan. Bagian design akan menggambarkan label
sesuai dengan permintaan pelanggan. Setelah design label yang diinginkan cocok dengan
keinginan pelanggan, pelanggan dapat menentukan kapan pesanan tersebut dapat selesai,
lamanya waktu percetakan berdasarkan jumlah label yang dipesan, tetapi apabila
pelanggan ingin label tersebut dicetak dengan cepat, maka pelanggan akan dikenakan
biaya tambahan sesuai dengan jumlah banyaknya label yang dipesan. Bentuk dan jenis
bahan dari label tersebut juga akan diberikan harga yang berbeda – beda, semakin bagus
kualitas bahan dan kesulitan label yang rumit akan diberikan biaya tambahan.
Setiap pelanggan akan dikenakan minimum order, biaya minimum yang harus
dikeluarkan dalam melakukan pemesanan senilai Rp.400.000,00 , apabila pemesanan
tidak mencapai nominal yang diinginkan maka perusahaan tidak akan menerima pesanan
pelanggan. Pembayaran dapat dilakukan dengan men-transfer ke nomor rekening
perusahaan maupun cash, pembayaran cash akan langsung diterima sales, dari sales
pembayaran tersebut akan diserahkan ke bagian PPC untuk pembuatan nota. Setelah
terjadi kesepakatan antara pelanggan dan sales, maka bagian PPC akan membuat nota
yang akan digunakan untuk mencatat keseluruhan data pesanan dari pelanggan. Nota
tersebut akan dibuat dua rangkap, rangkap pertama akan diserahkan ke bagian gudang
bahan baku dan rangkap kedua akan diserahkan kepada cabang perusahaan dimana label
dipesan.
64
Setelah nota telah dibuat, maka bagian PPC akan menyerahkan laporan pada
production manager agar label yang dipesan dapat segera diproduksi. Production
manager akan memberi informasi dan instruksi pada bagian gudang bahan baku tentang
pesanan label tersebut, lalu bagian gudang bahan baku akan melakukan pengecekan ke
gudang apakah terdapat stok benang yang akan digunakan dalam percetakan label yang
dipesan, bila stok benang habis maka bagian purchasing akan melakukan re-stock barang
yang telah habis. Lalu production manager akan memberikan instruksi pesanan kepada
bagian produksi atas label yang dipesan, lalu bagian produksi akan melakukan
pekerjaannya. Setelah barang selesai diproduksi maka bagian finishing akan melakukan
pengepakan/ packaging dan barang akan siap didistribusikan kepada pelanggan.
Pendistribusian label yang dipesan akan dikirimkan ke cabang perusahaan dimana
pelanggan memesan label tersebut, dari cabang tersebut pesanan akan langsung
dikirimkan kepada pelanggan beserta nota pesanan atas label yang dipesan. Seluruh data
– data penjualan label akan dicatat dan diproses oleh bagian accounting lalu akan
dijadikan laporan yang akan diserahkan kepada direktur.
Seluruh order pemesanan label dari pelanggan akan diinput kedalam database
perusahaan untuk disimpan sebagai laporan mengenai jumlah stok benang yang sering
digunakan dan waktu proses memproduksi pesanan label, sehingga dapat dilakukan
pengecekan bila terdapat kesalahan produksi.
65
3.5 Deskripsi Implementasi Teknologi Informasi
Teknologi informasi digunakan oleh PT.National Label pertama kali
diimplementasikan di perusahaan pada tahun 2007 berupa PC (Personal Computer) dan
peralatan yang menunjang aktivitas komputer. Seiring dengan pertumbuhan bisnis,
maka perusahaan menggunakan teknologi informasi.
Ketergantungan TI sangat dibutuhkan dalam segala aktivitas perusahaan.
Aktivitas perusahaan tersebut baik dalam bidang produksi, layanan, operasional dan lain-
lain yang membantu mengerjakan fungsi– fungsi bisnis yang ada dalam perusahaan
serta untuk mempermudah efektivitas kinerja di perusahaan.
Setelah dibentuknya divisi TI pada PT National Label, maka divisi IT mempunyai
tugas dan tanggung jawab seperti:
1. Menyimpan data–data perusahaan pelanggan.
2. Memelihara dan menjaga kelancaran teknologi informasi perusahaan
selama dalam kegiatan perusahaan dengan menangani kesalahan –
kesalahan yang berhubungan dengan bagian TI
3. Merencanakan pengembangan TI yang baik bagi perusahaan.
Teknologi informasi yang dimiliki oleh PT National Label saat ini meliputi:
1. Infrastruktur
A. Hardware
Untuk mendukung aktivitas bisnisnya maka diperlukan perangkat keras
yang meliputi:
66
1) 45 Personal computer yang tersebar tiap fungsi bisnis.
Untuk user: dengan spesifikasi Pentium 4, 2GHz, 1Gb RAM, 80 Gb HD,
10/100/1000 ethernet NIC dan Untuk Data Center mempunyai spesifikasi:
Pentium 4 2,2GHz, 4Gb RAM, 500Gb HD
2) 20 Printer yang digunakan untuk mencetak data dengan berbagai merk.
3) Modem ADSL Link sys
4) UPS (Uninterruptible Power Supply)
5) Switch 28port D.Link/ 24port 3com
6) Router wiFi Linksys
7) Scanner
8) Fax
B. Software
Perangkat lunak yang digunakan adalah:
1) user: Windows XP profesional dan server: Window server 2003 R2
2) SQL Server 2005 standard edition
3) Antivirus menggunakan Sophos-antivirus
4) Microsoft Office 2003, Open Office.org3, IBM Lotus Notes 8.5
5) Microsoft Visual Studio 2008
Bagian pada software ini yang dipakai adalah Vb.net (untuk desktop),
Asp.net (untuk aplikasi berbasis web), C# (untuk library), dan juga PHP
(untuk internet).
67
C. Jaringan
Untuk menghubungkan pemrosesan transaksi antar PC digunakan
Wireless LAN (Local Area Network) dan yang menghubungkan antar
perusahaan dari cabang ke pusat menggunakan Citrix.
D. Internet
Untuk koneksi internet menggunakan Telkom Speedy.
E. Intranet
Adapun kondisi dari hardware seperti monitor, keyboard, mouse, dan
printer masih dalam kondisi yang baik dan masih dapat digunakan untuk 5
tahun ke depan. Keluhan yang sering muncul bukan pada perangkat TI
melainkan pada kesalahan yang dilakukan user dalam menginputkan transaksi
(Human Error). Masalah lain yang muncul adanya virus-virus yang memasuki
sistem yang mengganggu jaringan. Bagian TI juga senantiasa meng-update
antivirus dan melakukan maintenance TI.
Perusahaan menerapkan pencatatan keuangan untuk pengeluaran
bagian TI sebagai beban operasional yang menjadi satu dengan beban
operasional perusahaan, sehingga tidak ada pencatatan khusus untuk
pengeluaran TI. Oleh sebab itu, akan sulit untuk dilakukan penelusuran atas
pengeluaran biaya yang dilakukan bagian TI dalam memperlancar proses
bisnis PT National Label.
68
3.6 Analisa kegiatan Divisi IT yang berjalan
3.6.1 Membuat program baru.
User menghubungi Divisi IT untuk meminta program baru. User
menghubungi Manajer divisinya, kemudian Manajer melakukan konfirmasi ke
Divisi IT untuk membuat program baru. Divisi IT membuat program baru tersebut
dan setelah program selesai, Divisi IT melakukan konfirmasi kepada user bahwa
program baru tersebut sudah selesai dan Divisi IT akan memberikan training
program baru tersebut.
3.6.2 Request untuk memperbaiki hardware.
User menghubungi Divisi IT untuk memberitahukan bahwa ada kerusakan
hardware. Kemudian Divisi IT akan datang dan memeriksa hardware tersebut
serta menilai apakah hardware tersebut perlu diganti atau tidak. Dalam hal ini
hardware tersebut tidak perlu diganti, tetapi hanya diperbaiki saja. Maka Divisi IT
akan memperbaiki hardware tersebut. Setelah selesai maka Divisi IT akan
memberitahukan kepada user yang bersengkutan bahwa hardware tersebut telah
selesai diperbaiki.
3.6.3 Request untuk mengatasi software yang error
Dimulai pada saat user menghubungi Divisi IT untuk memberitahukan
bahwa ada error pada software, kemudian Divisi IT akan memperbaiki software
69
yang error tersebut melalui server. Setelah selesai, Divisi IT akan melakukan
konfirmasi kepada user bahwa software telah selesai diperbaiki.
3.6.4 Request untuk membeli hardware
Dimulai pada saat user melakukan konfirmasi mengenai pembelian
hardware (bisa karena rusak atau ingin diupgrade). Manajer kemudian melakukan
persetujuan atas pembelian hardware tersebut kepada Divisi IT. Manajer
kemudian Menyerahkan memo manajer sebanyak 2 rangkap yang sudah
ditandatangani oleh manajer tersebut kepada divisi IT. Berdasarkan memo
manajer tersebut, Divisi IT mencatak FPPB (Form Permintaan Pembelian Barang)
sebanyak 1 rangkap , kemudian menyerahkan memo manajer rangkap 1 beserta
FPPB kepada bagian purchasing, dan menyerahkan memo manajer rangkap 2
kepada bagian accounting. Bagian purchasing kemudian mengarsip memo
manajer rangkap 1 dan bagian accounting mengarsip memo manajer rangkap 2.
Bagian purchasing kemudian menyerahkan FPPB (Form Permintaan Pembelian
Barang) kepada bagian accounting, sebagai bukti permintaan pembelian,
kemudian bagian accounting mengarsip FPPB (Form Permintaan Pembelian
Barang) tersebut.
3.6.5 Pemasangan hardware
Dimulai pada saat bagian accounting menerima hardware tersebut.
Kemudian bagian accounting akan mencocokkan barang yang datang dengan
70
FPPB (Form Permintaan Pembelian Barang). FPPB (Form Permintaan Pembelian
Barang) akan diarsip dibagian accounting. Kemudian bagian accounting akan
menyerahkan barang pada Divisi IT. Setelah itu Divisi IT akan melakukan
pemasangan hardware.
71
3.7 Rich Picture
3.7.1 Rich Picture Proses Bisnis
Gambar 3.2 Rich Picture Proses Bisnis
72
3.7.2 Rich Picture Membuat Program Baru
Membuat Program Baru
Manajer yang
bersangkutan
Divisi IT1. Meminta program
baru
3. Konfirmasi bahwa program
sudah selesai
2. Membuat program
Server
4. Melakukan trainingprogram baru
Gambar 3.3 Rich Picture Membuat Program Baru
73
3.7.3 Rich Picture Memperbaiki Hardware
Request untuk Memperbaiki Hardware
User
Divisi IT
4. Melakukan konfirmasi bahwahardware sudahselesai diperbaiki
1. Konfirmasi terdapat kerusakan
2. Memeriksa hardware
Hardware 3. Memperbaiki hardware
Gambar 3.4 Rich Picture Memperbaiki Hardware
74
3.7.4 Rich Picture Mengatasi Software yang error
Request untuk mengatasisoftware yang error
User
Divisi IT
1. Konfirmasi ada terdapatkerusakan software
3. Melakukan konfirmasi bahwasoftware sudah selesai
diperbaiki
2. Memperbaiki softwareyang bersangkutan
Server
Gambar 3.5 Rich Picture Mengatasi Software yang error
75
3.7.5 Rich Picture Membeli Hardware
Manajer
Divisi IT
Memo Manajerrangkap 1
Memo Manajerrangkap 2
$ $ $
Purchasing Accounting
Arsip Memo Manajer rangkap 1
Arsip Memo Manajer rangkap 2
Arsip FPPB
4a. Menyerahkan Memorangkap 2
4b. Menyerahkan Memorangkap 1 dan FPPB
6. MenyerahkanFPPB ke
bagian accounting5a. Mengarsip Memo Manajer
rangkap 1
5b. Mengarsip Memo Manajerrangkap 2
7. MengarsipFMR
3. Menyerahkan memo manajer2 rangkap
yang sudah ditandatangani
Memo Manajerrangkap 2
User
1. Konfirmasi pembelianhardware
2. Konfirmasi mengenaipembelian hardware
FPPBMemo Manajer
rangkap 1
REQUEST UNTUK MEMBELIHARDWARE
Gambar 3.6 Rich Picture Membeli Hardware
76
3.7.6 Rich Picture Pemasangan Hardware
Purchasing
Request untuk PemasanganHardware
Arsip FPPB
Divisi IT
Computer
2. Mencocokkan barangdengan FPPB
3. Menyerahkan hardware
4. MemasangHardware
Supplier
1. Menyerahkanbarang
Gambar 3.7 Rich Picture Pemasangan Hardware
77
3.8 Deskripsi Manajemen Risiko Teknologi Informasi
Berdasarkan hasil survei di perusahaan dan wawancara terhadap manajer TI, kami
mendapatkan informasi mengenai risiko-risiko yang ada di perusahaan beserta cara
pengelolaannya. Kami menyusun deskripsi manajemen risiko TI tersebut berdasarkan
pada teori yang dikemukakan oleh Ernie Jordan dan Luke Silcock serta Bandyopadhyay,
Peter P. Mykytyn, Kathleen Mykytyn. Seperti yang telah dibahas kami pada landasan
teori yang terdapat dalam bab 2, bahwa proses ataupun tahapan dalam manajemen risiko
teknologi informasi terbagi dalam beberapa tahapan. Berikut ini penjabaran deskripsi
manajemen risiko TI perusahaan berdasarkan tahapan-tahapan tersebut:
1. Pengenalan/Penemuan Risiko.
Dalam mengenal atau pun menemukan risiko, maka tentu nya harus dimulai
dari lingkungan teknologi informasi perusahaan. Pada PT National Label,
terdapat gangguan/risiko teknologi informasinya bisa berupa:
a) Tingkat Aplikasi
Dalam hal ini, risiko yang terdapat di PT National Label adalah risiko internal
dan risiko eksternal. Risiko internal di PT National Label berasal dari sumber
daya manusia yang ada. Risiko ini bisa terdapat unsur kesengajaan maupun
unsur ketidaksengajaan. Unsur kesengajaan yang pernah terjadi di perusahaan:
ada karyawan yang secara sengaja merusak peralatan, tindakan kriminal
berupa pencurian hardware maupun software, kurangnya kompetensi
karyawan dalam menggunakan hardware maupun software sehingga
78
menyebabkan terjadinya kerusakan. Sedangkan untuk unsur ketidaksengajaan
yang pernah terjadi adalah hardware dan software rusak karena umur
pemakaian yang telah melewati masanya, kelalaian karyawan yang sedang
bekerja.
Risiko eksternal di PT National Label yang pernah terjadi antara lain: bencana
alam khususnya banjir, virus yang menyerang operation system ketika
karyawan melakukan koneksi ke internet, ancaman dari orang luar yang tidak
berotorisasi untuk mencoba melakukan koneksi ke dalam wireless yang ada di
perusahaan.
b) Tingkat Organisasi
Pada bagian ini, akan dibahas seberapa besar pengaruh teknologi informasi PT
National Label. Diharapkan dengan adanya penggunaan teknologi informasi
ini, perusahaan dapat mencapai keunggulan kompetitif sehingga mampu
bersaing dengan software house lainnya.
Pada tingkat ini terbagi menjadi 3 risiko yaitu:
a. Risiko Ketahanan
Dengan menggunakan software-software yang merupakan bagian dari
microsoft (karena perusahaan membayar license langsung dari perusahaan
microsoft), maka perusahaan berharap bahwa perusahaan mereka dapat
bertahan dan bersaing dengan baik menghadapi perusahaan lain, dan pada
suatu waktu perusahaan berharap dapat melewati kompetitor lainnya.
b. Risiko Keamanan Data
79
Data bagi perusahaan merupakan sesuatu yang sangat penting dan bersifat
rahasia. Pada perusahaan ini data yang disimpan adalah data source code(
dipakai untuk coding software yang dijual ), data pelanggan, data keuangan,
dan lain-lain. Oleh karena pentingnya data-data ini, maka dari itu risiko yang
berhubungan dengan data harus diperhatikan dan ditanggulangi, seperti:
pencurian atau pengaksesan data dari pihak yang tidak berwenang, rusaknya
harddisk tempat penyimpanan data.
c. Risiko Legal
Risiko legal disini merupakan risiko yang muncul dalam perusahaan karena
pelanggaran hak oleh kompetitor dan pelanggan melalui penggunaan
teknologi informasi. Contoh dari risiko ini yang terjadi di PT National Label :
pencurian pemakaian internet wireless perusahaan yang diakses oleh pihak
yang tidak berwenang, pencurian ide atau proyek perusahaan oleh pihak luar,
pemakaian komputer perusahaan yang bersifat privat oleh pelanggan ataupun
yang bukan karyawan yang berwajib di perusahaan.
2. Penilaian/Analisis
Risiko-risiko yang telah teridentifikasi diatas tentunya bila terjadi akan
membawa dampak yang negatif bagi perusahaan.
a. Tingkat Aplikasi
Menurut perusahaan, risiko pada tingkat aplikasi ini kemungkinan terjadinya
yang terbesar adalah risiko internal. Risiko yang paling sering terjadi adalah
80
kesalahan dari karyawan dari perusahaan (Human Error). Risiko dari ini
tentunya akan menggangu proses bisnis perusahaan, seperti kerusakan
hardware yang paling sering terjadi, sehingga perusahaan harus mengeluarkan
uang lebih dan proses bisnis yang ada di bagian tersebut akan terganggu.
Sedangkan sampai sejauh ini, risiko eksternal yang paling mengganggu
perusahaan dalam proses bisnisnya adalah bencana alam dan virus. Khusus
untuk virus, walaupun sudah memakai antivirus yang up-to-date, komputer-
komputer yang ada masih juga dapat terjangkit virus. Sedangkan untuk risiko
bencana alam, yang terjadi hanya banjir, sehingga menyebabkan proses bisnis
pada perusahaan terhenti selama beberapa hari.
b. Tingkat organisasi
Pada tingkat organisasi, menurut perusahaan yang paling penting adalah risiko
dari keamanan data. Keamanan data sangatlah penting bagi PT National
Label. Risiko keamanan data tentunya akan berakibat fatal bagi proses bisnis.
Apabila perusahaan mengalami kehilangan data atau pencurian data oleh
kompetitor atau pihak yang tidak berwenang, maka akan mengakibatkan
perusahaan kehilangan kepercayaan publik karena data penting pelanggan
dapat diketahui oleh pihak luar. Contoh lainnya adalah software yang akan
dijual oleh perusahaan digandakan oleh pihak yang tidak berwenang, maka
perusahaan akan mengalami kerugian.
81
3. Perawatan
Penanganan risiko yang dipilih oleh PT National Label adalah Contingency
Plan. Perusahaan menerapkan segala rencana yang diperlukan untuk
menangani dampak yang bakal dihasilkan dari risiko yang kemungkinan
muncul di atas. Contoh: penggunaan UPS untuk server sehingga tidak
mengganggu proses bisnis yang sedang dilakukan apabila listrik padam atau
listrik tidak stabil, data back-up disimpan di tempat yang sangat aman
sehingga hanya orang yang memiliki wewenang saja yang dapat mengakses.