8122 manual operativo progr5ama más familias en acción
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Manual operativo Versión 2
Dirección de Ingreso Social 24/06/2013
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Bruce Mac Master
Director General DPS
Mariana Escobar
Subdirectora General DPS
Roberto Carlos Angulo
Director Ingreso Social
Marta Monroy Coordinadora Grupo de Trabajo Familias en Acción
Ana Cecilia Tamayo Coordinación y edición
Manual operativo Más Familias en Acción
GT Estudios Técnicos: Adriana Márquez
GT Territorios y Poblaciones: Pilar Montagut
GT Sistema de Información: Julio Cesar Rivera GT Antifraudes: Juanita Rodríguez
Seguimiento y evaluación: Hernando Sánchez
GT Jóvenes en Acción: Paola Andrea Vanegas
Colaboración
Helena Alexandra Acevedo Yolima Alejandra Acosta
Paula Carolina Altamar Liliana del Rocio Aranguren
Fernando José Arévalo
Tatiana Elizabeth Briceño Ruth Milady Castañeda
Yohanna Pilar Cubillos
Andrea Paola Fernandez Diego Andrés Mora
Liliana Morales Juan Pablo Mojica
Carlos Wilber Ramos
Nohora Esperanza Riaño Diana Mireya Soto
Rosa Manuela Sandoval
Contenido
Parte I: Introducción ..................................................................................................... 4
Capítulo 1: Presentación ........................................................................................................ 4
Capítulo 2: Descripción del programa MFA .................................................................... 6
Capítulo 3: Estructura del programa .............................................................................. 15
Capítulo 4: Condiciones de exclusión y salida ............................................................ 21
Parte II: Ciclo operativo ............................................................................................ 25
Capítulo 5: Focalización ....................................................................................................... 25
Capítulo 6: Inscripciones ..................................................................................................... 30
Capítulo 7: Verificación de cumplimiento de compromisos ................................... 34
Capítulo 8: Peticiones, quejas y reclamos (PQR) ....................................................... 40
Capítulo 9: Depuración de datos ...................................................................................... 41
Capítulo 10: Liquidación ...................................................................................................... 42
Capítulo 11: Novedades ....................................................................................................... 48
Capítulo 12: Entrega de Incentivos ................................................................................. 48
Capítulo 13: Bienestar comunitario ................................................................................. 53
Parte III: Parámetros de funcionamiento.......................................................... 57
Capítulo 14: Evaluación y seguimiento .......................................................................... 57
Capítulo 15: Aspectos financieros .................................................................................... 62
Capítulo 16: Articulación institucional ............................................................................ 63
Capítulo 17: Estudios técnicos .......................................................................................... 67
Capítulo 18: Mejoramiento continúo ............................................................................... 72
Capítulo 19: Control social .................................................................................................. 75
Parte IV: Atención a poblaciones especiales .................................................... 75
Capítulo 20: Población indígena ....................................................................................... 75
Capítulo 21: Población en condición de desplazamiento ........................................ 81
Lista de siglas ................................................................................................................. 83
Glosario ............................................................................................................................. 85
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Parte I: Introducción
Capítulo 1: Presentación
El presente manual operativo (MO) es la guía de operaciones del
programa Más Familias en Acción (MFA). Se sustenta en la Ley 1532
”por medio de la cual se adoptan unas medidas de política y se regula el
funcionamiento del programa Familias en Acción”, así como en el
Decreto No 4155 de 2011 “[p]or el cual se transforma la Agencia
Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional (Acción
Social) en Departamento Administrativo para la Prosperidad Social
(DPS), perteneciente al Sector Administrativo de Inclusión Social y
Reconciliación, y se fija su objetivo y estructura”. Esta resolución crea
como parte de la estructura del DPS la Dirección de Ingreso Social
(DIS), responsable de aplicar las políticas, planes, programas,
estrategias y proyectos de transferencias monetarias dirigidos a reducir
la vulnerabilidad de la población pobre, de articular y coordinar la
ejecución de las políticas, planes, programas, estrategias y proyectos de
transferencias monetarias con las demás intervenciones sociales del
DPS, de diseñar e identificar instrumentos de verificación de
compromisos por parte de los beneficiarios de las intervenciones
sociales con transferencias monetarias que realice el DPS, de promover
la articulación en los procesos de pagos de transferencias y
bancarización de los beneficiarios de las intervenciones, de acuerdo con
la política que el Gobierno Nacional defina al respecto.
Desde el punto de vista técnico, el fundamento del manual operativo es
el proceso de rediseño del programa Familias en Acción. Este parte de
dos premisas:
i) Mejorar su pertinencia frente al diagnóstico actual de pobreza del país, y los retos que este implica para el Sector de la
Inclusión Social y la Reconciliación (SISR) ii) Potenciar los efectos positivos identificados durante los 10 años
de funcionamiento del programa Familias en Acción, por medio de las evaluaciones de impacto
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Por eso, para el programa, el núcleo de su intervención continúan siendo
las transferencias monetarias condicionadas, ya que sus efectos sobre la
acumulación de capital humano en la población beneficiaria han sido
demostrados. Pero se introducen los ajustes identificados para
responder a las necesidades actuales de la población pobre y vulnerable
del país y para integrarse como una herramienta de política social en el
marco institucional actual.
1.1. Usuarios de este manual
Este MO ha sido elaborado para el uso de todas aquellas entidades y
actores vinculados a la operación del programa MFA y para garantizar el derecho a la información de las familias beneficiarias, las entidades
pertenecientes al SISR, los entes de control y ciudadanos interesados en conocer su funcionamiento, financiación y/o administración.
Es de obligatoria consulta para las instancias vinculadas directamente con la ejecución del programa:
Dirección de Ingreso Social (DIS)
Equipo perteneciente a las direcciones regionales del DPS Alcaldías municipales y enlaces municipales
Agentes de salud y educación a nivel municipal Bancos responsables de la entrega de incentivos a las familias
beneficiarias
1.2. Elementos integrantes del manual
El MO consta de cuatro partes. La primera realiza una introducción al
programa, la segunda parte presenta el ciclo operativo, la tercera
describe los parámetros de funcionamiento del programa y finalmente la
cuarta especifica las particularidades en la atención a poblaciones
especiales.
El MO contará así mismo con documentos operativos técnicos (DOT) que
permitan desarrollar en detalle componentes particulares del mismo. Las
características de los DOT son:
La especificidad: cada DOT será dedicado exclusivamente a un tema particular
La flexibilidad: los DOT podrán ser actualizados cada vez que se considere pertinente modificar el detalle operativo ya establecido
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en un documento anterior, sin afectar los lineamientos generales
establecidos por este MO La pertinencia: el DOT pretende brindar respuestas puntuales y
actuales a quien se vea enfrentado con una problemática
particular de la operación del programa
1.3. Procedimiento para actualizar el manual operativo
La DIS, en sus diferentes programas y en particular para el programa
MFA, establece los siguientes aspectos a tener en cuenta para los
ajustes requeridos al MO, buscando siempre el mejoramiento continuo
en la gestión de la cadena de valor implementada.
1. La solicitud de cambio será canalizada a través del equipo de
seguimiento y monitoreo de la DIS, quien será el responsable de
analizar la pertinencia de la solicitud en colaboración con el
responsable del tema y elevarla ante el Comité Operativo para su
aprobación.
2. La descripción del cambio de versión del MO debe quedar
justificado mediante acta, con el propósito de asegurar la
aplicación de los lineamientos de control documental del DPS. 3. Las modificaciones al MO serán adoptadas mediante un acto
administrativo por parte de la entidad.
Capítulo 2: Descripción del programa MFA
Familias en Acción, luego de 12 años de funcionamiento como un
programa de trasferencias monetarias condicionadas (TMC) cuyo
objetivo ha sido la formación de capital humano en los niños, niñas y
adolescentes (NNA) menores de 18 años, lleva a cabo un proceso de
rediseño, teniendo en cuenta tanto el cambio en el diagnóstico de
pobreza en el país como los resultados de las evaluaciones de impacto
del programa que se han realizado durante este período.
Dos son los pilares del nuevo programa: primero, la expedición de la
Ley 1532 de 2012 que hace del programa Ley de la República, que lo
convierte en un derecho para toda la población potencial beneficiaria y
segundo, el proceso de rediseño del programa realizado de manera
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conjunta entre el Departamento Nacional de Planeación (DNP) y el
equipo del programa desde el año 2011 hasta la actualidad.
Se reconocen los impactos positivos que tiene el programa en los
componentes de salud y educación y se identifica un efecto positivo
sobre la reducción de la pobreza, la pobreza extrema y la desigualdad
en el país. Además se encuentran externalidades sobre la formación de
capital social en las comunidades donde el programa hace presencia.
Sin embargo, también se observa que, a nivel agregado, a pesar de los
avances en términos de desigualdad y pobreza que ha tenido el país
durante los últimos años, persisten las brechas regionales tanto urbano-
rurales como centro- periferia.
Por lo tanto, la tercera fase del programa espera potenciar los efectos
virtuosos reconocidos al programa, para reducir las brechas persistentes
y llegar de manera diferencial a cada una de las poblaciones, según su
necesidad. Además, esta fase se caracteriza por la búsqueda de una
mayor flexibilidad para adaptarse a las necesidades cambiantes de la
población pobre y vulnerable, y para responder a las prioridades del
SISR.
Por esto, el programa conserva su estructura actual: ser una
transferencia en dinero condicionada al cumplimiento de compromisos
que impacten la formación de capital humano. Los cambios se
direccionan hacia la búsqueda de mayor pertinencia, como la
diferenciación geográfica de los montos y el pago incremental en
secundaria. Finalmente, se espera potenciar los efectos virtuosos y no
esperados de los espacios de encuentro entre beneficiarios para llevar
los impactos del programa más allá de los directamente relacionados
con los incentivos y de esta manera fortalecer el capital social de las
comunidades donde hace presencia el programa y propender por la
sostenibilidad en el tiempo de sus procesos de movilidad social, a partir
del componente comunitario.
2.1. Conceptos básicos
La familia como unidad de intervención: El sujeto de intervención de las
acciones de promoción social estatal debe ser la familia. Esto se
sustenta en tres razones:
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(i) De carácter normativo: pone de manifiesto el principio de
corresponsabilidad. La Constitución Política de Colombia ampara la
familia “como institución básica de la sociedad” (art. 5).
(ii) De carácter teórico: la familia como unidad, es la que reacciona a la
intervención o ante situaciones adversas y no el individuo de forma
aislada.
(iii) De carácter práctico: se considera la familia como célula
fundamental para el manejo social del riesgo.
La conformación de la familias que va a hacer parte del programa se
define en el momento de la inscripción. La cabeza de familia debe hacer
parte de alguno de los listados de potenciales beneficiarios y este es el
criterio básico para la inclusión de su núcleo familiar en el programa.
Flexibilidad operativa: Las diferencias económicas, sociales,
demográficas y culturales del país obligan al programa a contemplar
diferentes modelos de operación para cada una de las fases del ciclo
operativo, adaptándose a las condiciones y/o restricciones del contexto
geográfico, poblacional y cultural.
Participación y ciudadanía. El programa busca promover el control social
como un mecanismo de participación de la ciudadanía en general y de la
población beneficiaria en particular, para velar por el cumplimiento, la
eficiencia y la transparencia en la gestión de los recursos públicos y la
eficiencia en la ejecución de los procesos del ciclo operativo.
2.2. Principios
El Programa MFA se rige por principios básicos que integran la política
social del Gobierno Nacional en la lucha contra la extrema pobreza.
Estos principios básicos se describen a continuación:
Progresividad e Incrementalismo: El programa llega a todos los
municipios del país, sin embargo concentra recursos y coberturas en los
municipios más pobres, y entre los hogares pobres y vulnerables
interviene diferencialmente a poblacionales especiales (población
indígena y en condición de desplazamiento).
El programa elabora su política en un proceso de aproximaciones
sucesivas hacia los objetivos deseados, que van cambiando a la luz de
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nuevas consideraciones producto de la interacción con los actores
involucrados. Toda implementación de la política contiene mecanismos
autocorrectivos, que derivan en su modificación, ajuste y
perfeccionamiento.
Descentralización: El Programa se ejecuta mediante la descentralización
de funciones y el reparto de responsabilidades entre las diferentes
entidades del nivel central y territorial. Así, MFA se construye con la
interacción entre lo municipal y lo nacional, a través del cumplimiento
de los roles y las responsabilidades propias de los actores involucrados y
en especial las entidades territoriales, quienes realizan la operación a
nivel local y regional.
Corresponsabilidad: Las familias beneficiarias son consideradas como sujetos activos con responsabilidades frente a la sociedad. El
cumplimiento de las responsabilidades adquiridas mediante la firma del acuerdo de corresponsabilidad, firmado por la titular en el momento de
la inscripción, implica su compromiso con la mejora de sus condiciones
de vida, en particular las condiciones de salud y nutrición de los menores y por la permanencia de los NNA en las aulas escolares.
Igualmente, la corresponsabilidad se extiende a todas las entidades
participantes en la operación, es decir, municipios, departamentos, entidades que cuentan con la información requerida para comprobar el
cumplimiento de condiciones y, en general, todos los entes que proveen información al Programa para su correcto funcionamiento.
Transparencia: En virtud del principio de transparencia, la actividad
administrativa es del dominio público, por consiguiente, toda persona puede conocer las actuaciones de la administración, salvo reserva legal.
Eficiencia y costo efectividad: Relación entre los resultados alcanzados
por el programa (en términos del cumplimiento de los objetivos general
y específicos y los impactos sobre las familias beneficiarias) y los
recursos empleados, buscando el cumplimiento de las metas propuestas
al menor costo posible.
2.2. Objetivo del programa
Contribuir a la reducción, superación y prevención de la pobreza y la
desigualdad de ingresos, a la formación de capital humano y al
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mejoramiento de las condiciones de vida de las familias pobres y
vulnerables, mediante un complemento al ingreso.
Objetivos específicos
Los objetivos específicos del programa son:
Contribuir a la reducción de la pobreza y la desigualdad del ingreso.
Incentivar la asistencia y permanencia escolar de los menores de
18 años. Impulsar la atención en salud, en particular la asistencia a
controles de crecimiento y desarrollo de los niños menores de siete años.
Incentivar las prácticas de cuidado de los niños, mujeres, adolescentes y jóvenes, en aspectos tales como salud, lactancia
materna, Desarrollo Infantil Temprano y nutrición. Contribuir a la implementación de políticas y estrategias
sectoriales. Contribuir, a partir del conocimiento de la población beneficiaria
del programa y el análisis de su comportamiento en cuanto al cumplimiento de compromisos, a la cualificación de la oferta en
salud y educación.
Estrategias
Las estrategias del programa son:
Promover de la asistencia y permanencia escolar en los niveles de
educación transición, básica primaria, básica secundaria y media
vocacional.
Impulsar de la atención en salud (controles de crecimiento y
desarrollo) de los niños y niñas menores de 7 años.
Promover la salud de la familia, del mejoramiento de consumo de
alimentos, de la formación de hábitos nutricionales adecuados y el
desarrollo integral de los niños y niñas menores de 7 años,
articulado con las entidades rectoras de las respectivas políticas.
Fortalecer el capital social por medio de los encuentros de
bienestar impulsados por el programa.
Realizar seguimiento y análisis oportuno al comportamiento de la
población beneficiaria en cuanto al cumplimiento de compromisos.
2.3. Población beneficiaria
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La población potencial beneficiaria del programa MFA es toda la
población en condición de pobreza y vulnerabilidad según los criterios
definidos por el programa, con miembros menores de 18 años.
2.4. Cobertura
La cobertura geográfica es todo el territorio nacional; la población que
satisfaga las condiciones establecidas para el ingreso al programa tiene
el derecho de solicitarlo. La DIS – DPS definirá los mecanismos para
garantizar la cobertura mediante inscripciones periódicas.
Se definen cuatro grupos de intervención para clasificar todos los
municipios del país y diferentes grupos poblacionales. Estas categorías
permiten definir montos diferenciales, que responda a los diferentes
niveles de pobreza y urbanización del país, incrementando la
progresividad del programa.
2.5. Esquema diferenciado en el valor de las transferencias
El valor de las transferencias se diferencia con base en dos criterios:
i) Para las transferencias de educación y salud opera la
diferenciación por grupos de intervención.
ii) La transferencia de educación es incremental en bachillerato
conforme aumenta el grado escolar que cursa el beneficiario.
2.6. Estímulos del programa
Las TMC son estímulos para las familias beneficiarias sujetas al
cumplimiento de compromisos que contribuyan a la formación de capital
humano de los NNA del hogar.
Se define el monto del incentivo en cada uno de los componentes del
programa, que será actualizado anualmente por IPC, como queda
establecido en la Ley 1532 de 2012.
Semilla de compromiso
Para el primer período inmediatamente posterior a la inscripción, se
entrega un monto diferente al que regirá durante los períodos
subsecuentes y que se denomina semilla de compromiso. Se busca
compensar el costo de oportunidad en que incurre la familia para
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realizar el proceso de inscripción al programa. Este costo está asociado
al cumplimiento del logro de identificación (presentar todos los
documentos de identidad a la fecha de inscripción). Los montos del
reconocimiento por inscripción se definen en la siguiente tabla:
SALUD* EDUCACION*
Grado transición Primaria y secundaria
Rango de edad
Reconocimiento por familia
Rango de edad
Reconocimiento por menor
Rango de edad
Reconocimiento por menor
Bogotá 0 a 7 años
60.000 5 – 6 años
0 11 – 18
años 25.000
Grupo 2 0 a 7 años
60.000 5 – 6 años
20.000 7 – 18 años
20.000
Grupo 3 0 a 7 años
60.000 5 – 6 años
20.000 7 – 18 años
25.000
Grupo 4 0 a 7 años
70.000 5 – 6 años
20.000 7 – 18 años
30.000
* Se consideran los potenciales beneficiarios para cada uno de los incentivos, por eso se usan las categorías de salud y
educación
Consideraciones para la entrega de la semilla de compromiso:
El monto de salud se entrega uno por núcleo familiar
independientemente del número de niños y niñas que se
encuentren en el rango de edad correspondiente.
El monto de educación se entrega uno por niño, niña o
adolescente inscrito dependiendo de la edad.
La semilla de compromiso para el grado transición se entrega en
los municipios definidos para este grado escolar.
Para la población que, por edad y ubicación, clasifique tanto para
el reconocimiento de salud como de educación, se le entregarán
los dos incentivos.
Aplica el techo en educación de 3 por familia para el bonos
semilla.
Las poblaciones especiales, indígena y desplazada, reciben el
reconocimiento correspondiente al grupo 4 independiente del
municipio donde la familia se encuentre ubicada. Para el caso de
Bogotá, ningún grupo poblacional recibe reconocimiento por la
inscripción de menores en transición o primaria.
Salud
Son objeto de TMC en el componente de salud todos los hogares con
niños y niñas menores de 7 años. Se entrega un solo estímulo por
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familia, independiente del número de niños y niñas que se encuentren
en este rango de edad.
La condicionalidad de este componente es la siguiente1:
Asistencia a controles de crecimiento y desarrollo de todos los niños y
niñas entre 0 y 7 años que pertenecen a la familia, según el protocolo
en salud definido por el Ministerio de Salud y Protección Social mediante
la Resolución 412 del 2000.
El estímulo monetario se diferencia por grupo de intervención:
Grupo Monto
transferencia
1,2,3 $60.000
4 $70.000
Educación
Son objeto de TMC en el componente de educación todas las familias
con NNA mayores de 5 años y menores de 18 años, que se encuentren
vinculados al sistema escolar, desde el grado transición hasta 11. Se
entrega un incentivo por niño, con un techo máximo de 3 incentivos
escolares por familia. El grado transición no se tiene en cuenta para el
techo y se entrega sólo en los municipios que haya definido el programa
para su aplicación, de acuerdo a la disponibilidad de oferta.
Para todos los casos, cuando un adolescente haya cumplido la edad
límite para estar en el programa, se esperará hasta la finalización del
año escolar para realizar su retiro del programa.
La condicionalidad de este componente es la siguiente:
i) Asistencia al 80% de las clases mensualmente
ii) Repitencia máxima de 2 años durante todo el período escolar
(desde 1 de primaria hasta 11)
El estímulo monetario se diferencia por grupo de intervención y según
el grado que cursa el NNA:
Valor de la transferencia de educación
1 Para una descripción más detallada de los compromisos y mecanismos de verificación ver el capítulo 7
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Grupo\grado Transición2 1-5 6-8 9-10 11
1 $ 0 $ 0 $ 25.000 $ 30.000 $ 45.000
2 $ 20.000 $ 10.000 $ 25.000 $ 30.000 $ 45.000
3 $ 20.000 $ 15.000 $ 30.000 $ 35.000 $ 50.000
4 $ 20.000 $ 15.000 $ 35.000 $ 40.000 $ 55.000
2.7. Población en transición
Se define un régimen especial denominado transición para la población
Sisbén III que viene siendo beneficiaria de Familias en Acción y que se
encuentra por encima de los puntos de corte definidos para MFA y en un
rango definido por el programa. La transición implica una permanencia
de hasta por dos años más en MFA para esta población de acuerdo a los
criterios establecidos por el programa.
2.8. Condiciones de salida
MFA define unos criterios de salida y exclusión que dependen tanto de la
mejora en las condiciones de vida de la población beneficiaria, como de
los procesos de mejoramiento continuo u controles de calidad del
programa.
2.9. Ciclo operativo del programa
El ciclo operativo del programa se encuentra compuesto por las
siguientes etapas: focalización, inscripción, verificación de compromisos;
novedades, quejas y reclamos, liquidación y entrega de incentivos
condicionados. Cada una de estas etapas será descrita en el capítulo
correspondiente.
2 El estímulo para transición sólo aplica para los municipios que cuentan con suficiente oferta en grado
transición según se define en el documento operativo técnico correspondiente. En el primer documento técnico se definen los municipios que cuentan desde el 2013 con el estimulo por asistencia a transición. Ésta información se irá actualizando en la medida que nuevos municipios demuestren contar con la capacidad para responder por la oferta.
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Capítulo 3: Estructura del programa
El propósito de la DIS es liderar, gestionar, ejecutar y articular los
programas de transferencia monetaria condicionada MFA, Jóvenes en
Acción e Ingreso para la Prosperidad Social y demás actividades, que
contribuyan al mejoramiento de la calidad de vida de la población pobre
y vulnerable. Sus funciones están reglamentadas en el decreto 4155 de
2011 y su operación con la ley 1532 del 2012 y la resolución 1658 del
2012.
De acuerdo con la resolución 1519 de 2012, la DIS está conformada por
los grupos de trabajo: Familias en Acción, Jóvenes en Acción, Territorios
y Poblaciones, Sistemas de Información, Estudios Técnicos y
Antifraudes.
3.1. Modelo de gestión
Desde el enfoque de gestión por procesos, la DIS conforma el proceso
“gestión para el ingreso social” soportado en el siguiente modelo de
gestión:
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El proceso de gestión para el ingreso social está conformado por una
fase estratégica, una operativa y una de apoyo. La fase estratégica hace
referencia a las actividades relacionadas con el diseño y definición de
lineamientos de política para la reducción de la pobreza, las cuales se
encuentran articuladas con las directrices del DPS y del SISR.
La fase operativa describe el ciclo de operación del proceso, el cual
conforma a su vez la cadena de valor de MFA, Jóvenes en Acción e
Ingreso para la Prosperidad Social. La cadena de valor está conformada
por las siguientes actividades: focalización, inscripción, depuración de
información, verificación de compromisos; gestión de peticiones, quejas
y reclamos, liquidación y entrega de incentivos condicionados, bienestar
comunitario, y gestión de novedades.
Finalmente, la fase de apoyo hace referencia a los aspectos que
soportan y permiten una adecuada operación de los programas. Esta
fase está compuesta por todos los grupos de trabajo que, de manera
transversal, aportan los elementos necesarios para que cada uno de los
componentes de la cadena del valor funcione de manera oportuna y
pertinente. Estos son los grupos de Sistema de Información (SIFA),
Territorios y Poblaciones, Seguimiento y Evaluación, Antifraudes y
Estudios Técnicos.
La descripción de cada una de las fases y sus actividades puede ser
consultada en los capítulos correspondientes y documentos operativos
técnicos relacionados.
El modelo de gestión del programa es descentralizado ya que cuenta con
equipos técnicos en cada una de las direcciones regionales, encargados
de la ejecución de diferentes procesos operativos y cumpliendo
funciones de acompañamiento de los municipios.
3.2. Comités
El programa MFA cuenta con los siguientes comités, establecidos como
instancias que sirven a la articulación, coordinación, comunicación y
aprobación de decisiones:
Coordinación
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Su propósito es definir el direccionamiento táctico de los programas de
la DIS, evaluar los resultados de la gestión de los ciclos operativos y el
comportamiento de los pilotos.
Operativo
Su propósito es tomar decisiones frente a situaciones particulares de la
operación de los programas de la DIS y solucionar las solicitudes
presentadas frente a la aplicación de sanciones a municipios e
instituciones y/o madres titulares.
Municipal de Certificación
Es una instancia municipal por medio de la cual la administración
presenta solicitudes al Comité Operativo de MFA, al igual que, en los
eventos establecidos en el MO, procedimiento y DOT analiza y avala el
cumplimiento de compromisos. Este tendrá participación ciudadana.
3.3. Actores
Debe tenerse en cuenta que en la ejecución del ciclo operativo del
programa intervienen múltiples actores del orden nacional y territorial,
los cuales tienen competencias específicas.
Actores territoriales:
Administración Municipal
Responsable de garantizar las acciones que contribuyan a la
sostenibilidad de MFA, dar cumplimiento a las tareas dispuestas en el
ciclo operativo y garantizar el funcionamiento del programa en el
municipio.
Enlace Municipal (EM)
En la administración municipal el EM es el vínculo entre las familias
beneficiarias y MFA. El alcalde y el EM garantizan la operación del mismo
dentro del municipio, de acuerdo con lo establecido en los convenios.
Establecimientos Participantes
Corresponde tanto a los establecimientos educativos como a las
Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) encargados de
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verificar el cumplimiento de los compromisos de las familias
beneficiarias.
Madres titulares (MT)
El programa prioriza la inscripción de la madre como titular de la familia
para el programa, para recibir los incentivos. Sin embargo, en el caso de
la ausencia de ésta y previo soporte de esta condición, se permitirá la
inscripción de un titular diferente a la madre, de acuerdo a lo
establecido en el capítulo 6.
Madre líder
Es una figura que encabeza procesos de participación social y
concertación institucional con las madres de su entorno. Es elegida entre
las madres titulares y por ellas mismas para liderar acciones que
conduzcan al fortalecimiento de su comunidad, al desarrollo de sus
familias y apoyar la buena marcha del programa.
Autoridades indígenas.
Los cabildos son sistemas de autoridad y gobierno reconocido y elegido de acuerdo a usos y costumbres de cada pueblo. Al interior del cabildo
la autoridad mayor es el gobernador.
Actores a nivel nacional
Ministerio de Educación Nacional
Es la entidad encargada de formular la política nacional de educación,
establecer los criterios que contribuyan al mejoramiento del acceso,
calidad y equidad de la educación, en la atención integral a la primera
infancia y en todos sus niveles y modalidades; en este sentido la
relación directa con el programa contribuye a la coordinación y el
seguimiento a través de la verificación, de manera que permite
identificar necesidades en la población objetivo, la gestión de su
inclusión o aportar elementos para el mejoramiento de la calidad, en el
Plan Educativo Regional o departamental.
Ministerio de Salud y Protección Social
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Regula todas las disposiciones en materia de salud, salud pública, y
promoción social en salud, por lo que la participación del mismo
contribuye mediante actividades al acceso de los servicios de salud,
específicamente en aquellas relacionadas con los ejes temáticos, y los
objetivos establecidos por el programa (primera infancia, esquemas
completos de vacunación, control de crecimiento y desarrollo, nutrición,
estilos de vida saludable).
El ICBF
El instituto trabaja por el desarrollo y la protección integral de la
primera infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias colombianas, con una amplia oferta de servicios, su presencia en el
territorio nacional, lo convierten en un socio estratégico para el programa. Además, es el ente responsable de la protección de derechos
de la niñez, infancia y adolescencia, y lidera la estrategia de “cer0 a 5iempre” con niños y niñas menores de 5 años, población objetivo y
prioritaria para MFA.
Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema (ANSPE)
Su estrategia de acompañamiento familiar a partir de logros y
dimensiones de desarrollo, así como la gestión de la oferta institucional y complementaria para las familias, se vinculan de manera pertinente
con los incentivos y las acciones de del programa MFA facilitando que los hogares UNIDOS y MFA superen gradualmente las condiciones de
vulnerabilidad.
Los cogestores sociales de UNIDOS, quienes realizan acompañamiento a las familias en las regiones donde coinciden las dos estrategias, se
convierten en actores relevantes para la difusión de información sobre las rutas de atención y el acceso a la oferta institucional para las
familias beneficiarias de los programas.
Mesa de pobreza
Para hacer seguimiento a los tres grandes objetivos del Plan Nacional de
Desarrollo “Prosperidad para Todos” 2010-2014, se crearon tres mesas
transversales (Pobreza, Empleo y Seguridad). Las tres mesas las preside
el Presidente de la República y la conforman ministros y entidades
según el tema.
La secretaria técnica de la mesa de pobreza está a cargo del DPS, como
cabeza del SISR, y tiene como principal objetivo articular una estrategia
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trasversal de reducción de pobreza y hacer seguimiento al tablero de
control de los indicadores de desigualdad y pobreza por ingresos,
pobreza multidimensional y familias promovidas de la estrategia Unidos.
3.3.5. Instituciones financieras
Corresponde a las instituciones financieras, públicas o privadas,
encargadas de realizar la entrega de incentivos a las madres titulares de
acuerdo con las instrucciones impartidas por el programa.
3.4. Líneas de comunicación
La línea de comunicación de doble vía entre la operación nacional,
regional y la articulación con las instituciones municipales se observa en
las siguientes gráficas:
Como se observa en el gráfico, la comunicación entre los diferentes
actores de MFA se realiza a través de cascada, por lo tanto:
El director de Ingreso Social y los coordinadores de los grupos de
trabajo de MFA se comunican con los equipos regionales de MFA, con
el propósito de asegurar la articulación entre el nivel nacional y
regional. Por esto se emitirán de manera regular comunicados, tanto
desde la DIS como desde las coordinaciones de los programas para
los niveles nacional, regional y municipal con los principales
lineamientos que emanen de las decisiones que se tomen a nivel
central.
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El coordinador de MFA es responsable de la operación del programa
desde el nivel nacional, con la colaboración de los coordinadores de
los grupos Antifraudes, Estudios técnicos Sistemas de Información, y
Territorios y Poblaciones, en los temas de su competencia, de acuerdo
con las resoluciones 1468 y 1519 del 2012
Los equipos regionales de MFA se comunican con la administración
municipal a través del alcalde y EM. En este nivel de la comunicación
se desarrolla la operación regional de MFA.
El EM se comunica con las instituciones educativas de salud y
educación y las madres beneficiarias.
En lo relacionado con la entrega se subsidios condicionados el equipo
regionales de MFA, el EM y la madre titular interactúan con las
entidades pagadoras.
Es importante tener en cuenta que las interacciones, alcances y
responsabilidades entre los diferentes actores del DPS y del municipio
están determinadas por el marco legal, MO, DOT, procedimientos y
convenio.
Capítulo 4: Condiciones de exclusión y salida
4.1. Estados de los registros en la base de datos del SIFA
El Sistema de Información de Más Familias en Acción -SIFA- tiene como
objetivo la captura, procesamiento y gestión de la información de cada
una de las familias inscritas y los registros que la integran.
Cada registro está asociado a un estado que lo califica y referencia
dentro del ciclo operativo. Los registros de la base de datos pueden ser
de cuatro tipos:
a) Registro beneficiario: Registros inscritos con información completa
en el SIFA para la liquidación de los incentivos de salud y/o educación.
b) Registro elegible inscrito: Registros inscritos que no son calificados
para recibir incentivo por no presentar información completa de salud o
educación que soporte la liquidación y entrega de la TMC.
c) Registro suspendido: Registros glosados, es decir, aquellos que
por procesos de depuración y controles de calidad permanecen en la
22
base de datos, pero, por presentar alguno de los casos referidos en el
numeral 4.3, deben reunir soportes para no ser excluidos. La
modificación del registro a estado suspendido no constituye una sanción,
toda vez que se considera como una medida preventiva para la
liquidación y entrega de los incentivos del programa.
d) Registro excluido: Registros que no hacen parte de ninguno de los
procesos del ciclo operativo del programa producto de:
A. Aplicación de los controles de calidad y depuración de la
base de datos, después de haber cumplido con el debido proceso
B. Cambios socio demográficos de la familia:
i. Por fallecimiento del menor u otro integrante inscrito,
reportado por la titular de la familia.
ii. Por fallecimiento de la titular, reportado por la familia
beneficiaria.
iii. Por solicitud del comité municipal de certificación; previa
aprobación del programa.
iv. Por solicitud de autoridades y entidades competentes;
previa aprobación del programa.
v. Por solicitud del ICBF cuando este notifique la pérdida de
calidad de beneficiario como resultado de un proceso de
restablecimiento de derechos.
C. Por pertenecer a familias en estado excluido.
e) Registro retirado: Registros que no hacen parte de ninguno de los
procesos del ciclo operativo del programa producto de la decisión
autónoma de la madre titular, o por duplicidad o inconsistencia en el
proceso de preinscripción que impide la inscripción definitiva en el
programa.
4.2. Estados de las familias en la base de datos del SIFA
Los estados de las familias en la base de datos del SIFA se definen en
función de los registros que la integran.
4.3. Actualización de los registros en la base de datos a estado
Suspendido
El programa MFA, como medida preventiva, revisará y actualizará los
registros incluidos en las bases de datos en los siguientes casos:
23
a) Cuando existan elementos que permitan inferir el fallecimiento de
algún miembro inscrito.
b) Cuando existan elementos que permitan inferir que la información
suministrada por la familia en el momento de la inscripción, en el
proceso de verificación de compromisos o en la solicitud de
novedades, es falsa, inexacta o inconsistente; y dicha información
sea crítica para la liquidación y entrega de la transferencia.
c) A partir del año 2014, cuando un niño menor de siete (7) años
incumpla con las condicionalidades en salud establecidas por el
programa con base en la Resolución N°. 412 del 2000 del
Ministerio de Salud y Protección Social, el programa realizará la
modificación del registro a estado suspendido hasta tanto se
demuestre la asistencia al control de crecimiento y desarrollo.
d) Por incumplimiento de compromisos en educación durante tres
periodos consecutivos.
e) Por duplicidad, cuando algún integrante se encuentre registrado
más de una vez en la base de datos del programa. La modificación
a estado suspendido se realizará sobre todos los registros
detectados con duplicidad.
De acuerdo con los elementos de conocimiento, y como consecuencia de
la modificación del registro a estado suspendido en la base de datos,
procederá la suspensión en la entrega de incentivos la cual se realizará
a partir de la identificación de las causales enunciadas.
Una vez realizada la actualización de registros a estado suspendido, se
comunicará a las familias en cabeza del titular la decisión adoptada con
el apoyo de la respectiva administración municipal y, se revisarán las
condiciones de permanencia de los participantes del programa.
Como consecuencia de la valoración de los elementos de conocimiento
se podrá:
a) Modificar el registro a estado beneficiario o elegible inscrito según
corresponda y reliquidar el valor de los incentivos a que haya tenido derecho de conformidad con lo estipulado en el capítulo 10.
b) Modificar el registro a estado excluido en la base de datos.
4.4. Actualización de los registros en la base de datos a estado
Excluido
24
Una vez surtida la revisión de las condiciones de permanencia y siempre
que se demuestre la existencia de alguna de las causales enunciadas en
el numeral 4.3, el programa modificará el registro a estado Excluido en
la base de datos.
Por su parte, en concordancia con el parágrafo 2° del artículo 4° de la
Ley 1532 de 2012, se procederá a excluir al titular cuando el Instituto
Colombiano de Bienestar Familias -ICBF-, notifique formalmente que
existen menores desescolarizados, explotados laboralmente, muestren
desnutrición, sean víctimas de maltrato físico y/o sexual, abandono o
negligencia en su atención. En estos casos, se propenderá por que los
incentivos de los menores sean otorgados a los adultos del hogar que no
estén comprometidos en la vulneración de sus derechos.
4.5. Condiciones de salida
Las condiciones de salida están definidas en términos de la consecución
de las metas del programa. Se dice que un beneficiario del programa ha
cumplido con las condiciones de salida cuando se presenta alguna de las
siguientes situaciones:
Cambio del instrumento de focalización: El Plan Nacional de Desarrollo
"Prosperidad para Todos 2010 - 2014", establece la implementación de
la estrategia "Promoción Social y Siguiente Paso" en los programas
sociales. Se identifica como posible condición de salida la reclasificación
de la población potencialmente beneficiaria en función del cambio del
instrumento de focalización. Una vez se establezcan nuevos
instrumentos de focalización, el programa decidirá sobre la pertinencia
de hacer uso o no de dichas herramientas para la reclasificación de la
población y definirá los puntos de corte para el ingreso de las familias
potencialmente beneficiarias.
Familias en Transición: A través de un acto administrativo, el programa
definirá los puntos de corte del Sisbén III para las familias en transición
así como el periodo de permanencia de las mismas en el programa.
Familias Red Unidos: Las condiciones de salida de esta población se
enmarcarán en la estrategia de seguimiento post-promoción una vez las
familias hayan completado su proceso de acuerdo con los lineamientos
25
establecidos por la Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza
Extrema –ANSPE.
Familias en condición de desplazamiento: Una vez la entidades
competentes hayan definido los criterios bajo los cuales una familia cesa
su situación de vulnerabilidad y debilidad manifiesta, acorde con el
artículo 67 de la Ley 1448 de 2011, el Programa definirá el esquema de
transición para la salida de esta población.
Parte II: Ciclo operativo
Capítulo 5: Focalización
De acuerdo al artículo 24 de la Ley 1176 de 2007, la focalización se
define como el “proceso mediante el cual se garantiza que el gasto
social se asigne a los grupos de población más pobre y vulnerable”, En
el caso particular del programa MFA el proceso de focalización
comprende un conjunto de criterios y etapas orientadas a complementar
al ingreso de las familias en condición de pobreza y vulnerabilidad.
5.1. Etapas de Focalización
Focalización geográfica: Identificación y selección de municipios para montos diferenciados
El programa MFA, en concordancia con el artículo 5 de la Ley 1532 del
2012, tiene cobertura en la totalidad del territorio nacional. Para
maximizar el impacto de las transferencias monetarias condicionadas, y
siguiendo las conclusiones de la Evaluación de impacto para grandes
centros urbanos y la Evaluación de impacto en el largo plazo en
municipios de menos de 100.000 habitantes, el programa realiza una
clasificación de municipios de acuerdo con el Índice de Pobreza
Multidimensional (IPM), con el fin de realizar una TMC progresiva
conforme al nivel de pobreza de los municipios.
26
i. Identificación: Incidencia de la pobreza medida por el IPM con
base en el censo 2005.
ii. Selección: La selección o agrupación de municipios se realiza de acuerdo
al grado de urbanización (grupos 1 y 2) y la incidencia de la pobreza
medida por el IPM (grupos 3 y 4). En este último caso se toma como
umbral una incidencia equivalente a 70%, con datos del censo 2005,
para diferenciar los municipios de grupos 3 y 4. Los criterios de la
selección se presentan a continuación.
Clasificación de municipios de acuerdo a su IPM
Grupo Ciudades
1 Bogotá
2 Cúcuta, Ibagué, Cali, Barranquilla, Cartagena, Montería, Pasto,
Pereira, Villavicencio, Tunja, Florencia, Popayán, Valledupar, Neiva,
Santa Marta, Armenia, Sincelejo, San Andrés, Medellín,
Bucaramanga, Manizales
3 Municipios con IPM inferior al 70% (Datos Censo 2005)
4 Municipios con incidencia de la pobreza por IPM del 70% o superior
(Datos Censo 2005)
Focalización individual/familias
El programa utiliza cuatro instrumentos para la identificación y selección
de las potenciales familias beneficiarias: Sisbén III, SIUNIDOS para las
familias pertenecientes a la estrategia para la superación de la pobreza
extrema, RUV-RUPD para las familias en condición de desplazamiento y
listados censales indígenas para estas comunidades.
Sisbén:
i. Identificación: El Conpes Social 117 de 2008 actualizó los criterios
para la identificación de los beneficiarios de programas sociales,
aprobando el diseño e implementación de la tercera versión del
Sisbén (Sisbén III), instrumento de identificación de los hogares
pobres y vulnerables.
27
ii. Selección: La definición de puntos de corte del Sisbén III para el
programa MFA es producto de un estudio técnico conjunto con
DNP. Este puntaje permite establecer cuáles de los hogares
identificados pueden ser seleccionados para ingresar al programa.
Los puntos de corte de acuerdo a las áreas de intervención se presentan
a continuación.
Puntos de corte de acuerdo a dimensiones vulneradas
Desagregación geográfica Puntaje
Sisbén III
Área 1. Principales ciudades sin sus áreas metropolitanas: Bogotá,
Medellín, Cali, Barranquilla, Cartagena, Bucaramanga, Cúcuta,
Ibagué, Pereira, Villavicencio, Pasto, Montería, Manizales y Santa
Marta.
0 - 30.56
Área 2. Resto urbano, compuesto por la zona urbana diferente a las
14 principales ciudades, centros poblados, y la zona rural dispersa
de las 14 principales ciudades.
0 - 32.20
Área 3. Rural, conformada por la zona rural dispersa diferente a la
zona rural dispersa de las catorce principales ciudades 0 - 29.03
Familias en Transición:
Con el fin de dar continuidad a los proceso de fortalecimiento del capital
humano, MFA establece una etapa de transición para las familias
inscritas que se encuentran por encima de los puntos de corte definidos
para el programa (Ver tabla 2), y por debajo del corte correspondiente a
nivel 3 del Sisbén III para la afiliación al régimen de salud. Esta etapa
comprende la continuidad de las familias la cual será regulada a través
de acto administrativo. Los puntos de corte establecidos para las
familias de transición se presentan a continuación.
Puntos de corte para familias en transición
Desagregación geográfica Puntaje
Sisbén III
28
Área 1. Principales ciudades sin sus áreas metropolitanas: Bogotá,
Medellín, Cali, Barranquilla, Cartagena, Bucaramanga, Cúcuta,
Ibagué, Pereira, Villavicencio, Pasto, Montería, Manizales y Santa
Marta.
30.57 - 54.86
Área 2. Resto urbano, compuesto por la zona urbana diferente a
las 14 principales ciudades, centros poblados, y la zona rural
dispersa de las 14 principales ciudades.
32.21 - 51.57
Área 3. Rural, conformada por la zona rural dispersa diferente a la
zona rural dispersa de las catorce principales ciudades 29.04 - 37.80
La focalización de población elegible se realiza con la última base
certificada por el DNP disponible treinta (30) días calendario previo a la
fecha de inscripción en cada municipio.
Población UNIDOS – SIUNIDOS
i. Identificación: La estrategia para la superación de la pobreza
extrema Red UNIDOS, se definió con la aprobación del documento
Conpes Social 102 de 2006, donde se describe el diseño y
mecanismos para su operación. UNIDOS busca promover la
incorporación efectiva de las familias más pobres a las estructuras
de servicios sociales del Estado, para que cumplan con una serie
de logros básicos que les permitan superar trampas de pobreza y
mejorar sus condiciones de vida.
La Directiva Presidencial 23 del 2011, "Oferta nueva y atención
preferencial a las familias de RED UNIDOS", define a la población
de la Red Unidos como grupo prioritario y establece que las
entidades que componen la red deben utilizar el Sistema de
Información de UNIDOS -SIUNIDOS- como instrumento para la
toma de decisiones y la focalización. De acuerdo con esto,
SIUNIDOS es el instrumento de identificación de la población
perteneciente a la Red Unidos.
Selección: MFA prioriza la vinculación de todas las familias de la
Red Unidos registradas en el sistema de información - SIUNIDOS,
que al corte certificado para el proceso de inscripción tengan línea
de base familiar cerrada y cuenten con NNA menores de 18 años.
El listado suministrado de familias pertenecientes a UNIDOS se
considera un listado censal, por lo tanto no se le aplican los
29
criterios de puntos de corte establecidos para la población
beneficiaria focalizada con el Sisbén III.
Población en condición de Desplazamiento - RUV - RUPD
i. Identificación: De conformidad con el parágrafo 2° de la Ley de
Víctimas y Restitución de Tierras de 2011, "es víctima del
desplazamiento forzado toda persona que se ha visto forzada a
migrar dentro del territorio nacional, abandonando su localidad de
residencia o actividades económicas habituales, porque su vida, su
integridad física, su seguridad o libertad personales han sido
vulneradas o se encuentran directamente amenazadas"
Es la Unidad Administrativa Especial de Atención y Reparación
Integral a las Víctimas (UARIV), la encargada de la valoración de
la condición de desplazamiento a efectos de realizar la inscripción
o no en el Registro Único de Victimas, herramienta técnica para la
identificación de la población que ha sufrido un daño en los
términos del capítulo II, artículo 154 de la Ley de Víctimas y
Restitución de Tierras.
ii. Selección: Se podrán vincular a MFA todas las familias
desplazadas registradas en el Registro Único de Víctimas o en su
defecto en el Registro Único de Población Desplazada, que al corte
certificado para el proceso de inscripción se encuentren valoradas
en estado "incluido" y cuenten con NNA menores de 18 años.
Población Indígena - Listado Censal
i. Identificación: En concordancia con el artículo 4° de la Ley 1532 de 2012, podrán ser beneficiarios del programa familias indígenas.
Para las comunidades indígenas no es aplicable el Sisbén III; para
efecto de sus beneficiarios, serán validados los listados censales avalados por el gobernador de su respectivo cabildo indígena
registrado en Asuntos Étnicos del Ministerio del Interior.
iii. Selección: Se podrán vincular a MFA las familias pertenecientes a
los cabildos y resguardos indígenas de todo el territorio nacional
con NNA menores de 18 años y que se encuentren inscritas en los
listados censales globales entregados por las autoridades
indígenas.
30
5.2. Unidades de Intervención.
La conformación de los hogares se realiza al momento de la inscripción
a partir de las bases de datos de focalización y la documentación
aportada por las familias.
Las unidades de análisis son:
a) Sisbén: Unidad de gasto, entendida como "la persona que atiende sus propios gastos, o al grupo de personas que comparten la
vivienda y tienen arreglos para satisfacer en común sus necesidades esenciales (gastos de alimentación, servicios de la
vivienda, equipamiento y otros gastos del hogar). No hacen parte de la unidad de gasto los pensionistas, los empleados del servicio
doméstico interno y los parientes de éstos." b) Población en condición de desplazamiento: Declaración, la cual
incluye los miembros de un hogar desplazados por la violencia ó las personas desplazadas por la violencia.
En el caso de declaraciones masivas, donde se haya reportado el
desplazamiento conjunto de más de un hogar, la conformación se
apoyará en la documentación aportada por las familias con base
en la definición de hogar desplazado a que hace referencia el
decreto 2569 del 12 de diciembre del 2000.
c) Población indígena: Identificador del listado censal, elemento que permite establecer la conformación familiar de acuerdo a los usos,
costumbres y cultura de cada comunidad indígena.
d) Población UNIDOS: Folio, para la red UNIDOS el folio hace
referencia a la familia como unidad básica de intervención3.
Capítulo 6: Inscripciones
El proceso de inscripción es el mecanismo por medio del cual el programa incorpora a las familias potenciales. Es decir, aquellas que
cumplen con los requisitos para ser beneficiarias y aceptan los compromisos de corresponsabilidad para la entrega de los incentivos.
3 Red de Protección Social para Superación de la Pobreza Extrema -JUNTOS-. Manual de Operaciones. Marzo de 2009.
Pág. 16.
31
6.1. Objetivos
El Objetivo principal del proceso de inscripciones es construir una base
inicial de familias actualizada, a partir de las unidades de intervención
definidas para cada grupo poblacional. Es a partir de este proceso que
se conforman las familias que van a hacer parte del programa y se
actualiza y depura la información a través de la verificación de los
soportes entregados por las familias que acuden al proceso.
Los tres objetivos del proceso de inscripciones son:
1. Informar a las familias sobre los aspectos generales del programa y firmar el acuerdo de corresponsabilidad entre la madre titular y
el programa. 2. Priorizar los tres niños que recibirán el incentivo por educación.
Esta priorización la realiza directamente la madre titular en el
momento de la inscripción.
3. Recopilar y digitalizar la mayor cantidad de soportes entregados
por los titulares como insumo para el proceso de depuración de la
información y consultas posteriores.
6.2. Documentos requeridos para la inscripción
Original y fotocopia del documento de identidad de la madre titular; cédula de ciudadanía VIGENTE, contraseña o de trámite
de la cédula, cédula de extranjería vigente4 o tarjeta de identidad para madres adolescentes.
Original y fotocopia legible del documento de identidad de los menores de 18 años; tarjeta de identidad y/o Registro civil con
NUIP actualizado que verifique parentesco. Constancia de estudio vigente de los estudiantes de transición
(grado 0), primaria y secundaria con nombre del menor, grado cursado y código DANE de la entidad educativa, con fecha de
expedición no mayor a tres (3) meses. Carnet de control de crecimiento y desarrollo de los niños menores
de 7 años.
6.3. Tipos de inscripción
Inscripciones iniciales
4 Documento de identidad para ciudadanos extranjeros residentes en territorio colombiano.
32
Corresponde al proceso masivo que se realiza en los municipios, distrito
y cabildos indígenas de todo el territorio nacional, permite obtener la información con la que se construye la base inicial de identificación de
familias inscritas al programa.
Inscripciones complementarias
Corresponde al proceso masivo que se realiza con posterioridad a las
inscripciones iniciales y tiene como propósito ofrecer a las familias que
cumplen con las condiciones para ser beneficiarias y no participaron en
el proceso inicial, la oportunidad de inscribirse al programa.
Inscripciones permanentes
Corresponden a las inscripciones por demanda que podrán ser
solicitadas por familias en condición de desplazamiento con niños
menores de 18 años. El programa, establecerá los mecanismos,
procesos y procedimientos que permitan inscribir permanentemente las
familias.
6.4. Fases del proceso de inscripción
Focalización: El programa realiza el proceso de identificación y selección
de potenciales beneficiarios, teniendo en cuenta los criterios
establecidos en el capítulo 5.
Convocatoria: La administración municipal diseña y pone en marcha un
plan de divulgación con el objetivo de brindar información sobre el
programa, informar a las familias sobre las condiciones para inscribirse,
la documentación a presentar, el lugar y la fecha de inscripción. Para
efectos de esta convocatoria el programa entrega a los alcaldes
municipales las bases de datos de los potenciales beneficiarios y los
lineamientos generales sobre la forma como se debe realizar el proceso.
Capacitación: El programa realiza una jornada de capacitación dirigida al
equipo nacional, regional y enlaces municipales con el propósito de
preparar y entrenar al recurso humano que participará en el proceso.
Inscripción de familias: Recolección y captura de información de los
potencialmente beneficiarios de MFA. El programa exige que los titulares
se encuentren registrados en las bases de focalización.
33
6.5. Modos del proceso de inscripción
Para atender a la diversidad que caracteriza los municipios del país, en particular, en lo relacionado con las restricciones tecnológicas, el
programa diseño tres modelos para realizar el proceso de inscripción:
1. Modo conectado: En los municipios con buena capacidad de conectividad a internet, de acuerdo a los parámetros establecidos por
el programa, la inscripción se realiza en línea a través del SIFA, en su versión Web.
2. Modo desconectado: En los municipios con deficiencias de
conectividad a internet, el proceso se realiza a través de una solución denominada SIFA local.
3. Modo contingencia: Se utiliza en casos de inexistencia de fluido eléctrico o cualquier otra circunstancia que no permita el uso de
instrumentos técnicos y tecnológicos. Para realizar la inscripción de las familias se utiliza el formato impreso denominado comprobante
de inscripción para más MFA.
Tanto en el modo desconectado y contingencia, el proceso se considera como la realización de una pre-inscripción, la cual se hará efectiva una
vez se ingrese al SIFA y surta un proceso de verificación y validación.
El programa propenderá por hacer uso del modo conectado, dado que este modelo brinda mayores beneficios en cuanto a la calidad y
seguridad de la información.
6.6. Responsabilidades y Requerimientos para el proceso
DPS a nivel nacional
MFA en el nivel nacional tendrá la responsabilidad de remitir a cada uno
de los municipios, con anticipación, la información de las familias
potenciales a inscribir, con el fin de que las administraciones
municipales realicen la convocatoria.
Así mismo, pondrá a disposición de cada uno de los municipios la
infraestructura, el soporte técnico y el sistema de información requerido
para llevar a cabo el proceso.
34
DPS a nivel regional
Los equipos regionales del DPS apoyarán a cada uno de los municipios
durante las diferentes fases del proceso.
Entidades Territoriales
La administración municipal en cabeza del alcalde, será la responsable
de realizar la convocatoria y garantizar el recurso humano y la logística
necesaria de acuerdo con los requerimientos solicitados por el programa; según el número de familias potenciales a inscribir.
Capítulo 7: Verificación de cumplimiento de
compromisos
La verificación del cumplimiento de compromisos es el procedimiento por medio del cual, se determina si los beneficiarios del programa MFA
cumplieron o no las condiciones establecidas, como requisito previo para la entrega de los incentivos.
En particular es un procedimiento que se realiza a través de las instituciones de salud y educación, que atienden a los beneficiarios
certificando al programa, directamente o por intermedio de la administración municipal, el cumplimento de las condiciones, por parte
de las familias, lo anterior, para que a través de los diferentes mecanismos, se efectúe el registro de esta información en el SIFA.
Por efectos del enfoque diferencial, el programa podrá establecer
esquemas de verificación particulares de acuerdo con las condiciones de la población y del territorio.
7.1. Incentivo de educación
En primera instancia el programa requiere asegurar la asistencia de los
menores que se encuentren en los rangos de edad correspondientes al
sistema de educación y, en segunda instancia, verificar la asistencia
como mínimo al 80% de las clases programadas durante cada período,
como se determina en el acuerdo de corresponsabilidad.
35
A. Identificación y actualización de menores vinculados en el sistema
educativo
Con el propósito de determinar la institución educativa, en la que se
encuentran los menores matriculados y el grado que cursan, el
programa realiza la actualización escolar, que permite establecer el
monto del incentivo que se debe entregar por cada NNA a la familia. El
resultado de la actualización escolar es un insumo para la verificación
escolar.
Mediante esta actividad el programa también identifica los menores que
presentan repitencia escolar.
Fuentes oficiales de información
i) Ministerio de Educación Nacional, quien entrega al programa: El Directorio Único de Entidades - DUE, utilizado para avalar las
instituciones educativas del país La base de datos del SIMAT, para determinar la vinculación de los
niños potenciales beneficiarios del incentivo de educación.
ii) Secretarías de educación certificadas: Entregan sus bases de datos, para determinar información de matriculas de los potenciales
beneficiarios del incentivo de educación. iii) Instituciones educativas: certifican la matrícula de los NNA
potenciales beneficiarios.
Niños potenciales
Los NNA inscritos que se consideran potenciales para realizar el proceso
de actualización escolar, se determinan de la siguiente manera:
i) Bogotá: se tomarán como potenciales, todos los menores inscritos, que al 31 de diciembre de cada año, tengan entre 11 y 18 años.
ii) Municipios sin grado escolar transición excluyendo Bogotá: se tomarán como potenciales, todos los menores inscritos, que al 31 de
diciembre de cada año, tengan entre 7 y 18 años. iii) Municipios con incentivo de grado escolar “transición”: se tomarán
como potenciales, todos los menores que al 31 de diciembre de cada año, tengan entre 5 y 18 años.
B. Verificación de cumplimiento de compromisos de educación
36
Para el incentivo de educación, la condicionalidad establecida para los
beneficiarios que cursen desde el grado de transición hasta grado 11, es
la asistencia mínimo al 80% de las clases programadas durante el
periodo, que deberá ser certificada por el centro educativo donde se
encuentra registrado el beneficiario. El compromiso tiene dos estados:
i) Cumplido (máximo 20% de fallas no justificadas durante el período) ii) No cumplido (más de 20% de fallas no justificadas durante el
período)
Fuentes ficiales de información i) Las Secretarias municipales de educación certificadas registran los
cumplimientos de compromisos al programa, de todos los niños del municipio, vinculados a colegios públicos y privados con convenio.
ii) Las instituciones educativas certifican directamente al programa, los
cumplimientos de compromisos de los niños beneficiarios, que se encuentran vinculados en cada una de ellas. En casos de excepción
podrán certificar el cumplimiento del compromiso mediante la expedición de certificaciones.
Niños potenciales
Se consideran potenciales para realizar el proceso de verificación de
cumplimiento de compromisos en educación todos los NNA que hayan
realizado el proceso de actualización escolar exitosamente.
Para educación los períodos de verificación son:
Periodo de
verificación
Meses
verificados
Período 1 Octubre-
Noviembre
Período 2 (**)
Período 3 Febrero-Marzo
Período 4 Abril-Mayo
Período 5 Junio -Julio
Período 6 Agosto-
37
Septiembre
(*) Toda vez que el segundo periodo a verificar, comprende los meses de diciembre y enero, correspondiente a las vacaciones escolares, no se hace entrega del incentivo de educación en el mes de marzo.
7.2. Incentivo de salud
MFA requiere que los niños cumplan con la asistencia a los controles de
crecimiento y desarrollo.
A. Verificación de cumplimiento de compromisos de salud
La condicionalidad determinada por el programa a la familia para la
entrega del incentivo de salud, es que todos los menores de 7 años
inscritos en una misma familia, asistan a los controles de crecimiento y
desarrollo (CCD) de acuerdo a la edad, según el protocolo establecido en
la Resolución 412 del 2000, del Ministerio de Salud y Protección Social.
Fuentes de información
i) Las E.S.E. o IPS entregan los registros individuales de prestación de servicios (RIPS) al programa
ii) Las E.S.E. o IPS efectúan los cruces de información y entregan al programa la información de los niños que asistieron a citas de control
de crecimiento y desarrollo durante el período verificado.
iii) Las secretarias de salud pública certifican los controles realizados mediante atención extramural contratada.
iv) Las ONG y otras instancias médicas: con el aval del municipio, realizan campañas de atención extramural y certifican asistencia a
controles de crecimiento y desarrollo. v) Las entidades de salud extranjeras: en caso que presten atención a
los niños en zonas limítrofes.
Potenciales Los potenciales para el proceso de verificación de compromisos de salud
son todos los niños y niñas beneficiarios menores de 7 años en el
periodo a verificar.
Para el componente de salud se tienen seis períodos de verificación,
distribuidos como se presenta a continuación:
38
Mes de Registro El programa realiza 6 períodos de registro al año, durante los cuales las
instituciones de salud, reportan la asistencia de los niños beneficiarios a
los CCD. Los meses de registro establecidos son: febrero, abril, junio,
agosto, octubre, noviembre.
Rangos de control
La Resolución 412 del 2000 establece como obligatoria la asistencia de
los menores a CCD en 15 rangos de edad. Estos son para el programa
los rangos en los cuales el menor debe asistir a un control de
crecimiento y desarrollo tal y como se describen a continuación:
Obligatoriedad del cumplimiento
El programa determina como obligatorio, el cumplimiento del CCD en un
rango, cuando este período finaliza.
Oportunidad del cumplimiento
Se presenta cuando se reporta la asistencia del menor al CCD al inicio
del rango, asegurando el cumplimiento de compromisos del niño o niña
dentro del rango correspondiente.
RANGOS DE CONTROL
MESES DE VIDA
0-30 días 1era.Cita recién nacido con
médico
1-3 17-20 49-60
4-6 21-24 61-66
7-9 25-30 67-72
10-12 31-36 73-78
13-16 37-48 79-84
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Cumplimiento familiar
El programa determina como cumplido el compromiso familiar, en un
período verificado, cuando todos los niños menores de 7 años en el
período, con obligatoriedad en el mismo, cumplen y los que no tienen
obligatoriedad, reportan un cumplimiento oportuno dentro del rango de
control. Si al menos uno de los niños menores de 7 años, no cumple con
las condiciones descritas, se entiende que la familia, no cumplió sus
compromisos en el período y por lo tanto, el programa no le hará
entrega del incentivo de salud.
Extemporaneidad en el reporte del cumplimiento de compromisos
En el evento en que la institución de salud reporte en forma
extemporánea la asistencia a CCD, el programa realizará la revisión de
máximo un (1) período anterior y determinará, si hay lugar a un pago
retroactivo para la familia.
La extemporaneidad solo aplica en los casos en que el reporte de
asistencia al CCD no lo haya realizado oportunamente la entidad de
salud y en ningún evento por la entrega tardía por parte de la madre
titular de certificaciones de atención realizadas por entidades privadas o
de otros municipios.
Cuando el EM no efectúe el cargue de la verificación de compromisos en
un periodo de registro, el CMC, previa valoración de la situación, elevará
solicitud a la dirección regional del programa, quien la remitirá al nivel
nacional, previo análisis de la situación, a través de un informe que
justifique la extemporaneidad al comité operativo, quien determinará su
viabilidad o no.
7.3. Cargues Masivos
El registro masivo de cumplimiento de compromisos autorizado por el
comité operativo del programa se presenten en situaciones críticas que
no dependen directamente de la operación del mismo en el municipio tales como:
i) Sociales: paros, movimientos sociales o problemas de orden público ii) Naturales: desastres, ola invernal, inundaciones
iii) Recurso humano: ausencias temporales o definitivas del enlace municipal por enfermedad, fallecimiento, retiro o abandono del cargo,
situaciones personales de fuerza mayor.
40
iv) Tecnológicas por ausencias prolongadas de energía, daños de los
computadores, problemas de comunicación (internet).
7.4. Niños que no reportaron cumplimiento de compromisos en
salud y educación
Al cierre de cada período de verificación el programa, a través de diferentes mecanismos, informará a las familias el no cumplimiento de
compromisos y determina las causas que lo originaron.
7.5. Periodo de Transición
Dado los cambios en las metodologías de verificación, para determinar
el cumplimiento de compromisos en salud y educación y la necesidad de
articular la operación con las alcaldías municipales y las instituciones de salud y educación en los municipios como resultado del rediseño e
implementación de la nueva fase del programa, se determina establecer un periodo de transición para la verificación de cumplimiento de
compromisos en salud y educación. Esta transición aplicará para las familias registradas en el sistema de información y que fueron sujeto de
la primera liquidación realizada por el programa entre marzo y mayo de 2013.
En el caso de la verificación de compromisos en salud, las familias en
estado beneficiario recibirán el incentivo sin registro de cumplimiento de compromisos hasta que se divulgue la nueva metodología de verificación
en salud. Una vez se culmine este proceso, se realizará la verificación de cumplimiento de compromisos con base en los soportes de asistencia a
los controles de crecimiento y desarrollo.
La verificación de compromisos en educación se registra según los
resultados del proceso de actualización escolar. Una vez terminado el periodo de transición, la verificación de cumplimiento de compromisos
en educación se realiza con base en los soportes de asistencia escolar.
Capítulo 8: Peticiones, quejas y reclamos (PQR)
Conforme con el artículo 12 de la ley 1532 de 2012 el DPS, a través del
programa MFA, debe garantizar los mecanismos idóneos y expeditos
para atender las quejas y reclamos presentados por los ciudadanos.
41
En consideración a lo dispuesto y en consonancia con lo establecido por
el DPS a través de la Resolución No. 00830 del 3 de abril de 2012, las
quejas y los reclamos son consideradas peticiones, por tal razón, los
procedimientos que se deben seguir para su trámite son los consagrados
en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo.
8.1. Quejas.
Las quejas son la manifestación de inconformidad causada por un hecho
o situación irregular, por la atención recibida, por el comportamiento de
un servidor público o de un actor institucional, comercial o social que
tenga que ver con la operación del programa y por la negligencia e
ineficacia en el actuar de la autoridad administrativa.
8.2. Reclamos
Los reclamos son la manifestación de inconformidad por el
incumplimiento en la entrega de los incentivos del programa o por la
deficiente operación del mismo. Se deben presentar durante el ciclo de
novedades siguiente al correspondiente pago.
8.3. Seguimiento.
El atención a lo estipulado en la Ley 1532 de 2012, el análisis
sistemático de las quejas y reclamos, derivará en ajustes al programa o
en acciones tendientes a corregir fallas estructurales de la oferta de
servicios asociada a las condicionalidades.
Capítulo 9: Depuración de datos
La depuración de la base de datos corresponde al conjunto de procedimientos que se aplican sobre la información de las familias
registradas en la base de datos de MFA, con el fin de identificar inconsistencias o indicios de falsedad, según los criterios definidos en el
capítulo 4 y en la resolución 02019 del 6 de diciembre de 2012. Como producto de esta actividad se generan acciones administrativas que
permiten corregir información.
Como medida preventiva, el efecto del proceso de depuración es la suspensión de la liquidación de la familia identificada con inconsistencias
42
en la información para el ciclo de entrega de incentivos en el cual se
identifica la necesidad de dar inicio a las acciones administrativas pertinentes.
La depuración comprende la revisión de los siguientes aspectos:
i) Documentos de identificación inconsistentes
ii) Inconsistencias en datos de las familias y personas
iii) Cruces con fuentes de datos primarias externas
iv) Verificación de cumplimiento de las reglas y condiciones establecidas para el programa
v) Cruces internos de BD que evidencien inconsistencias en el registro
Capítulo 10: Liquidación
El presente capítulo señala aspectos relevantes del proceso de
liquidación para el programa MFA de conformidad con los parámetros
establecidos por el programa.
La liquidación se entiende como el proceso mediante el cual se
determina el valor de los incentivos a recibir por cada familia en el
marco de un ciclo de entrega de incentivos del programa. Para ello, se
toma en consideración la información de que dispone el programa para
cada familia, el cumplimiento de los requisitos para hacerse acreedora al
incentivo y por último el cumplimiento de los compromisos adquiridos.
10.1. Descripción del proceso de liquidación.
Propósito
Establecer para cada familia beneficiaria, el valor del incentivo que
recibirá (o se descontará, según sea el caso), utilizando como base para
la liquidación, las reglas de funcionamiento del programa, los acuerdos
establecidos con las familias en función de las sus características (tipo
de población, zona geográfica a la que pertenece y edades de sus
miembros, definidas en el capítulo 2), los compromisos cumplidos en
salud y educación según sea el caso, el resultado de la verificación de
los mencionados compromisos, el estado de los desembolsos realizados
a la familia (como cobros y no cobro realizados) y registros de notas
43
crédito y débito asociadas a la familia derivadas de las determinaciones
del programa en el marco del comité operativo.
Cadena de valor del proceso de liquidación
En el marco de este proceso se identifican un conjunto de actividades
que aportan valor al proceso de liquidación. A continuación se
representa el flujo de actividades que componen la liquidación:
Alistamiento
El alisamiento consiste en un conjunto de procedimientos que permiten
clasificar las familias a partir del análisis de cada una de ellas, en
función de las reglas del programa, tomando como insumo la
información y procedimientos relevantes al proceso de liquidación, con
el fin de determinar el estado de cada uno de sus miembros y de la
familia como un todo. El ejercicio de alistamiento permite determinar la
condición de ser o no beneficiario para un ciclo de entrega de incentivos.
Liquidación
Una vez realizado el alistamiento del proceso de liquidación se aplica el
procedimiento de liquidación, que consiste en el cálculo del valor del
incentivo para cada una de ellas.
Generación de Resultados
Como parte del proceso de liquidación se genera la información que
debe ser utilizada como insumo para surtir el proceso de entrega de
incentivos a través de los mecanismos establecidos por el programa.
Así mismo, se genera la información que permite dar a conocer los
resultados del proceso de liquidación para el ciclo de pago particular.
Son usuarios de esta información tanto las familias, como los otros
equipos del programa que hacen posible y están facultados para
comunicar dichos resultados a los interesados.
Alistamiento LiquidaciónGeneración
de resultados
44
10.2. Esquemas de liquidación
Existen dos esquemas básicos de liquidación: primera liquidación y
liquidación estándar.
Primera liquidación:
La primera liquidación se aplica a cada una de las familias para el primer
ciclo de entrega de incentivos que les cobije. Sucede con posterioridad
al proceso de inscripción de la familia en el programa MFA y en el marco
de las determinaciones que en relación con los ciclos de entrega de
incentivos haya establecido el programa.
Liquidación estándar:
La liquidación estándar se presenta a partir del segundo ciclo de entrega
de incentivos de cada familia. Para esta liquidación se toma como
referencia el periodo de verificación de cumplimiento de compromisos en
salud y educación, de acuerdo a los criterios definidos en el capítulo 7.
En relación con los incentivos relacionados con los cumplimientos de
compromisos en salud, el procedimiento de liquidación tomará como
insumo el registro de cumplimento de compromisos de CCD, de
conformidad con los procedimientos establecidos para la verificación de
los mismos.
De otra parte, en relación con los incentivos de la familia relacionados
con los cumplimientos de los compromisos en educación, el
procedimiento de liquidación tomará como insumo el registro de
actualización escolar de cada menor para determinar el grado escolar
del año lectivo de los menores priorizados en la familia y los
cumplimientos de compromisos de conformidad con las directrices para
la verificación que establezca el programa.
El procedimiento de liquidación tomará en consideración que las familias
pueden registrar cumplimientos en salud o educación, en cuyo caso se
liquidarán sus valores de forma independiente, toda vez que no es
consideración obligatoria el cumplimiento de ambos criterios para
obtener incentivos.
Insumos y salidas del proceso de liquidación.
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A continuación se presenta un diagrama que resume las entradas y
salidas del proceso de liquidación.
Insumos:
Inscripción (ciclo de pago y bancarización): Se utiliza la información del estado de las familias, el reporte de los bancos en relación con la
información financiera de las familias y del ciclo de entrega de incentivos. Este último está relacionado con los periodos de
verificación, tanto para salud como para educación. Calificación (reglas del programa): Se aplican las reglas del programa
para ser considerado no beneficiario para un ciclo de entrega de incentivos particular.
Registro de novedades (cierre): Se realiza un cierre de novedades con el fin de ser aplicadas aquellas que hacen parte de un ciclo de
entrega de incentivos particular.
Registro de cumplimientos: Corresponde a la información de cumplimiento en salud y educación por parte de las familias.
Notas crédito/débito: Se derivan de la atención de las peticiones y condiciones especiales sujetas al aval del comité operativo del
programa. Reporte de cobros realizados: Se utiliza la información reportada por
los bancos en relación con los cobros efectivos de las familias. Re-cálculos: Se presenta cuando las familias cumple compromisos,
pero ante alguna situación no se hace efectivo el cobro. Esta situación implica que se le deba reconocer el valor no cobrado, según
los parámetros establecidos en el capítulo 10 y en el DOT correspondiente.
46
Depuración de información: Se hace uso de los resultados de los
procesos de depuración aplicados por el programa, como insumo para determinar el estado de las familias frente al programa.
Proceso
Procedimiento de liquidación. Consiste en ejecutar el procedimiento
que integra todos los insumos para constituir el valor resultante para cada una de las familias. El procedimiento de liquidación genera
todos los movimientos de liquidación asociados al ejercicio para el ciclo de pago en cuestión.
Salida
Información financiera (entrega de incentivos y bancos): Se generan
los archivos para ser enviados a los bancos, así como los soportes requeridos para realizar la gestión de los recursos ante el área
financiera de la entidad. Información de seguimiento: Se genera el informe de liquidación, que
contiene los agregados del ejercicio de liquidación de un ciclo de pago particular.
Información detallada de familias (movimientos de liquidación): Se genera el material de pagos con el detalle de lo liquidado para cada
una de las familias y los listados de convocatoria para organizar la logística asociada al proceso de pago en cada municipio.
10.3. Condiciones generales para la liquidación de las Familias
Los ciclos entrega de incentivos están asociados a los periodos de
verificación para salud y educación, de conformidad con los lineamientos establecidos en el capítulo 7.
Cada familia que ingresa al proceso de liquidación puede estar en uno
de dos estados: i) Elegible inscrito
ii) Beneficiario
El resultado de la liquidación corresponde a un valor por familia el cual
incluye la semilla de compromiso en el caso de la primera liquidación y
los incentivos por salud y educación para el ciclo de la entrega de
incentivos al cual está asociado el ejercicio de liquidación. De igual
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forma, puede incluir montos que por otros conceptos (ejemplo notas
crédito o débito) le hayan sido asociados a la familia, de conformidad
con los procedimientos establecidos por el programa.
Por motivos de control efectivo del procedimiento de liquidación, el cierre de liquidación (la actividad que genera los medios de pago
finales para las entidades financieras que entregan los incentivos a las familias) requiere que el registro de novedades, esté suspendida. Lo
anterior con el fin de garantizar la propiedad de la idempotencia de la liquidación hasta lograr el cierre efectivo de esta.
Las notas son similares a registros de tesorería o contabilidad, es
decir, no son validadas en el momento de la liquidación. El proceso de validación es previo y el resultado es, precisamente, el registro de la
nota respectiva.
Cada concepto liquidado (por educación, salud, movimientos previos,
notas débito y crédito, entre otros) tienen su detalle propio, asociado a un registro maestro de liquidación. Se suman todos los conceptos
liquidados. Si el total es negativo se genera un concepto adicional por cancelación de saldo negativo (en cuyo caso no va a existir una
transferencia a la familia), de modo que el valor total de la liquidación del incentivo de la familia será cero.
El cierre de la liquidación habilita a las familias para hacer parte del
siguiente ciclo de entrega de incentivos, momento en el cual se da por terminado el procedimiento de liquidación del respectivo ciclo.
Previo a la liquidación se verifica la existencia de deudas de los
inscritos frente al programa Familias en Acción, fase II. Las deudas de los beneficiarios del programa Familias en Acción se transfieren al
nuevo programa MFA para que sean descontadas a la familia en caso
de ser beneficiaria de los incentivos.
10.4. Reglas a aplicar para la liquidación.
El detalle de las reglas a aplicar tanto para la realización de la primera
liquidación como para la liquidación estándar se desarrollará en el DOT
correspondiente.
48
Capítulo 11: Novedades
La novedad es todo cambio parcial o total sobre los datos de la familia o persona, o de la información asociada a ésta, a lo largo de su
permanencia el programa MFA.
11.1. Actores que generan novedades
La MT o en ausencia de esta, otro miembro de la familia inscrita
con los soportes que respalden la ausencia. El programa MFA, en el marco de sus procesos.
El CMC El ICBF
Autoridades judiciales Las entidades de los sectores de educación y salud
11.2. Tipos de novedades
Las novedades se clasifican de acuerdo con su procedencia. En esencia
aquellos provenientes de los participantes en el programa y que inciden directamente la información asociada a la composición poblacional de las
familias. De otra parte, aquellos que tienen impacto directamente sobre el proceso de liquidación de los incentivos y que provienen de la
dinámica de los procesos que rigen el programa.
Las responsabilidades y los canales para presentar las novedades serán
definidos en el DOT correspondiente.
En todo caso, se establece un mecanismo de monitoreo y seguimiento de las novedades, de manera que se garantice el cumplimiento a
satisfacción de las peticiones de beneficiarios que se materialicen en novedades.
Capítulo 12: Entrega de Incentivos
El presente capítulo describe el procedimiento y los requisitos para la
entrega de los incentivos a los beneficiarios del programa.
Para garantizar la transparencia y seguridad en el manejo y entrega de
los incentivos en todo el territorio nacional, el programa MFA contrató el servicio de entrega de incentivos monetarios con dos entidades
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financieras debidamente constituidas y autorizadas para el manejo de
dineros públicos.
El objeto principal de la contratación y los beneficios finales que busca el
programa MFA son:
i) Seleccionar y contratar una o varias entidades autorizadas que presten el servicio financiero de entrega de las transferencias
monetarias a los beneficiarios del DPS .
ii) Bajo los parámetros anteriores el programa garantiza a todos sus beneficiarios los siguientes aspectos:
Los beneficiarios gozan de la calidad de cliente y/o usuarios de los
bancos participantes dependiendo del tipo de producto entregado. Los medios y canales de pago utilizados por los bancos para la
entrega de las transferencias deben permitir a los clientes la realización de diferentes tipos de transacciones.
Los productos ofrecidos por las entidades autorizadas para
entregar las transferencias monetarias, deben permitir operaciones de depósito y retiro a través del sistema financiero.
Los bancos, deberán suministrar la información de los clientes o usuarios y generar los informes que el programa requiera.
Cuando el producto ofrecido permita la acumulación de dinero se debe garantizar el acceso fácil y seguro a los recursos
acumulados.
Para recibir los incentivos que entrega la entidad financiera, se debe estar inscrito en el programa y cumplir, de manera periódica, con los
compromisos establecidos para cada uno de los beneficiarios de la familiar.
12.1. Dispersión de incentivos:
Dispersión de los incentivos es el proceso mediante el cual los bancos realizan los abonos a las cuentas y las órdenes de pago de los giros a
todas las titulares de programa.
Una vez recibida el detalle de los incentivos que se entregarán a cada beneficiario, como resultado de la liquidación realizada por SIFA, se
ejecutan los siguientes procesos:
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Validación de archivos: Los archivos de liquidación son enviados
mediante el canal seguro de información a las entidades bancarias para que se valide su estructura.
Si el reporte de validación es correcto se procede con la entrega
de los incentivos, de lo contrario se deben hacer las correcciones a los archivos.
12.2. Número de entrega de incentivos:
Los beneficiarios que cumplan con los compromisos establecidos,
recibirán un máximo seis (6) entregas de incentivos durante cada año calendario. La periodicidad en la entrega de los incentivos la determina
el cumplimiento de los pasos del ciclo operativo del Programa.
12.3. Periodo de entrega de incentivos:
Los tiempos de entrega de los incentivos serán dados a conocer con anterioridad a los beneficiarios, a través del instructivo de pagos que
firma la dirección del programa, una vez se tengan establecidas las
fechas exactas.
Para desarrollar este proceso, el programa y la entidad financiera elaboran una programación de entrega de incentivos para todos los
municipios que conforman el grupo liquidado para pagos.
12.4. Grupos para la entrega de incentivos:
Para garantizar la entrega de los incentivos a todas las titulares beneficiarias del programa en el territorio nacional y con el ánimo de
tener una mayor participación de los bancos, en el proceso de contratación se clasificó a la totalidad de los municipios del país en tres
grupos de pagos.
Contar con un grupo más amplio de instituciones financieras, disminuye
el riesgo de una sola entidad y la competencia permitirá el desarrollo de verdaderos procesos de inclusión financiera facilitando el acceso de la
población vulnerable a los servicios financieros.
12.5. Documentos necesarios para la entrega de incentivos:
Para que la entidad bancaria pueda realizar la entrega de los incentivos
a los titulares que no realizaron el proceso de bancarización, mediante el
51
mecanismo excepcional de giro, éstos deben presentar uno de los
siguientes documentos de identidad validos en Colombia:
Cédula de ciudadanía
Tarjeta de identidad
Cédula de Extranjería
Contraseña de la cédula de ciudadanía. Sin ir en contra de las
políticas de seguridad que tienen las entidades bancarias, para su
aceptación la entidad autorizada debe implementar mecanismos
adicionales de verificación.
12.6. . Modalidades y productos para la entrega de incentivos:
El proceso de entrega de incentivos a los beneficiarios, se realiza por
intermedio de entidades financieras ganadoras en cada grupo de pagos establecidos en la licitación. El portafolio de productos financieros a
través de los cuales se entregan los incentivos son:
Cuentas de ahorro electrónicas de trámite simplificado - CAE: Son cuentas cuyo trámite de apertura se realiza con la información
contenida en el documento de identidad; no son necesarias las tarjetas de registro, ni las huellas dactilares.
Monederos Electrónicos: Son un sistema de micro pagos multipropósito eficiente, para personas que manejan transacciones de
bajo monto y cuando se presenta un alto volumen de operaciones que
requieren gran velocidad y seguridad. Giros Bancarios: Como forma excepcional de pago, el contrato de
servicios bancarios establece que los bancos podrán realizar la entrega de los incentivos a través de esta modalidad, la cual consiste
en una entrega directa de efectivo a un titular de programa por la ventanilla bancaria.
12.7. Otras tarifas:
Las entidades financieras están en la obligación de informar a todos los
clientes, las tarifas que cobran por los servicios financieros que prestan.
Estas tarifas serán detalladas en los DOT correspondientes a los acuerdos de servicios alcanzados con cada institución financiera para la
operación del programa.
12.8. Materiales de Pago:
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Para facilitar y apoyar el proceso de entrega de incentivos a los
beneficiarios, el programa ha diseñado una serie de materiales que se descargan del SIFA. Los materiales que se encuentran disponibles para
todos los enlaces municipales, son:
Listado de publicación: Contiene la información básica de todas las
familias liquidadas en cada periodo, incluidos los valores a pagar. Para el caso de las familias en situación de desplazamiento, los
listados se generan sin incluir los nombres del titular. Extracto familiar: Se genera uno por cada familia liquidada,
contiene el valor total a cancelar a la familia y el detalle de la liquidación por cada uno de los menores.
Instructivo de pagos: Es el documento oficial por medio del cual el programa MFA comunica a las administraciones municipales el
inicio del periodo de pagos e informa particularidades del proceso. Cronograma de pagos: Es especialmente elaborado para las
familias que reclaman los incentivos por la modalidad de giro. En éste se indica los días efectivos de entrega para que los EM
realicen la convocatoria respectiva.
Liquidación consolidada: muestra el total de familias liquidado por municipio clasificando por modalidad de pago.
12.9. Validación de Cuentas:
Es el proceso mediante el cual el banco certifica al Ministerio de
Hacienda y Crédito Público, que las cuentas de ahorro abiertas a los
beneficiarios del programa están debidamente marcadas como exentas
del impuesto GMF más conocido como impuesto del 4*1000.
El resultado de la validación de las cuentas puede salir rechazado, por reportes negativos en las consultas que realiza la CIFIN en otras bases
de datos, entre ellas la Registraduría.
12.10. Otros canales de apoyo:
Para garantizar la información a los beneficiarios, el programa Más Familias en Acción dispone de una línea de consulta telefónica donde los
beneficiarios pueden consultar el histórico de las tres últimas liquidaciones de incentivos o el valor de la última liquidación realizada
para su número de cédula. Para acceder a esta consulta se debe llamar de forma gratuita a la línea 018000951100.
12.11. Incentivos no cobrados:
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Modalidad de pago por Giro: Para el caso de los incentivos que se
cancelan únicamente por la modalidad excepcional de giro, los incentivos no retirados por los beneficiarios, son reintegrados a la
Dirección del Tesoro Nacional, al finalizar el periodo de entrega.
Modalidad de Abonos a cuentas y monederos: Los incentivos entregados
a los beneficiarios del programa bajo esta modalidad, una vez abonados a las respectivas cuentas pasan a ser dineros de cada titular y no serán
reintegrados.
No obstante lo anterior el programa realizará un monitoreo permanente de las cuentas de ahorro electrónicos y monederos electrónicos para
determinar los movimientos que registran las titulares de los recursos del Programa, que permita tomar acciones en caminadas al buen
manejo de los mismos.
Los dinero depositados bajo esta modalidad no se reintegran a la Dirección del Tesoro Nacional y el manejo de estos recursos no cobrados
se regirá por las normas establecidas para estos casos por las
autorizadas.
Capítulo 13: Bienestar comunitario
Bienestar comunitario es el conjunto de manifestaciones de cambios y
nuevas condiciones de vida en una comunidad, por efecto de las
acciones del programa a través de la interacción entre sus beneficiarios
y el entorno.
La multiculturalidad es reconocida por la Constitución de 1991, e implica
“la aceptación tanto de la alteridad como de la multiplicidad de formas
de vida y de sistemas de comprensión del mundo diferentes a las de la
cultura occidental” (Sánchez-Botero, 2004).
13.1. Objetivo
Desarrollar estrategias para el fortalecimiento del capital social.
Objetivos específicos
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i) Identificar y promover las mejores prácticas de salud, nutrición y
educación para el bienestar de los menores de edad
ii) Identificar problemáticas, construir soluciones y acuerdos para
mejorar la calidad de vida de la comunidad
iii) Promover confianza, fortalecer el tejido social, la comunicación y el
trabajo conjunto.
iv) Articular los espacios de bienestar del programa con las acciones de
promoción del municipio, de otras instituciones y organizaciones
sociales.
13.2. Estrategias
Articulación institucional. Tiene como objeto establecer alianzas,
identificar socios estratégicos, diseñar planes de acción conjuntos, llegar
a acuerdos entre actores públicos, privados y sociales permitiendo que
se logren intervenciones integrales, complementariedad técnica y de
acciones para ofertar servicios que fortalezcan el bienestar comunitario.
Enfoque diferencial. Son “aquellas acciones de política pública que
consideran las diferencias poblacionales, regionales y las características
específicas de la población de los diferentes grupos étnicos” (Plan
Nacional de Desarrollo 2010-2014), por lo cual las acciones en los
espacios de bienestar se adaptan para responder a las dinámicas y
necesidades de las familias de los diferentes grupos étnicos, geográficos
y poblacionales.
Organización y comunicación social: Promueve la construcción sobre
asuntos de interés de un colectivo para que este lo perciba como una
necesidad y actúe, por diversos mecanismos participativos, para
alcanzarlo.
13.3. Operación del Bienestar Comunitario
MFA fortalece el capital humano en salud y educación de las familias con
los incentivos condicionados, y fortalece el capital social en los espacios
de bienestar comunitario. Estos últimos son el eje para la articulación
con otras estrategias del sector de la inclusión social y la reconciliación,
del sector privado y otras formas de organización social.
55
Actores.
Familias beneficiarias: Las familias que participan en el programa, son
las protagonistas del bienestar comunitario, por lo tanto, se persigue
involucrar en estos espacios a todos sus miembros, especialmente NNA,
jóvenes, madres gestantes y cuidadores, para abordar sus diversas
perspectivas y problemáticas.
La madre líder: Es una figura que representa a las madres de su entorno
cercano en procesos de participación social y concertación institucional.
Es elegida por las madres titulares para liderar acciones que conduzcan
al bienestar comunitario y a apoyar la buena marcha del programa. El
rol de la madre líder será desempeñado por un período máximo de dos
años.
Institucionales: Son aquellas entidades u organizaciones territoriales y
nacionales, que se vinculan con los procesos del programa, y que por su
experiencia y/o competencia aportan al bienestar comunitario. Son
especialmente estratégicos, los programas y proyectos de los socios del
sector de inclusión social y reconciliación.
Sociales y comunitarios: Corresponden a iniciativas sociales del sector
privado y aquellas organizaciones sociales que desarrollan estrategias
de intervención con el objetivo de responder a diferentes problemáticas
locales.
Espacios
Las asambleas de MFA, los encuentros de bienestar y los comités de
madres líderes son espacios para trabajar sobre los objetivos del
programa y generar capacidades para la solución colectiva de las
situaciones que los afectan en su entorno. Estos espacios permiten el
reconocimiento de las familias como agentes de su propio desarrollo,
conocedoras de la dinámica del contexto local, que al poner en común
sus experiencias y conocimientos, pueden construir consensos, acuerdos
y soluciones. Los lineamientos para su realización son flexibles, de
manera que pueden ajustarse a las diversas condiciones locales.
La asamblea municipal de MFA: Está conformada por las madres
titulares del municipio que, en representación de sus familias,
interactúan con la administración y la institucionalidad municipal. La
56
reunión de la asamblea es un espacio convocado y presidido por el
alcalde municipal, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el
programa.
Comité de madres líderes: está conformado por las madres líderes
elegidas en un municipio. La reunión del comité, es un espacio para
hacer el diagnóstico de la situación local desde la perspectiva de las
familias que representan.
Encuentros de bienestar: Es el espacio que construyen las familias del
programa en su vecindad, en el cual se abordan temas y contenidos
dirigidos a generar y fortalecer capacidades para el mejoramiento de sus
condiciones de vida y el cumplimiento de los compromisos con el
programa.
Encuentros regionales de madres líderes: Convoca a las madres líderes
de un departamento, región o ciudad para incentivar y motivar su
quehacer voluntario y solidario.
13.4. Operación en grandes ciudades
Las grandes ciudades Bogotá, Medellín, Cali, Cartagena y Barranquilla,
cuentan con una amplia agenda institucional que incluye programas y
proyectos para el bienestar de familias y comunidades. En aquellos que
coincidan con los objetivos del programa resulta pertinente diseñar
planes de trabajo, articulando los procesos y espacios del programa y
construir puentes de acción para fortalecer capacidades humanas y
promover el bienestar comunitario.
13.5. Pueblos indígenas
Los espacios de bienestar comunitario en los pueblos indígenas son convocados por sus autoridades, se realizan de acuerdo a sus usos y
costumbres, y tienen en cuenta la dispersión poblacional y la existencia de lengua propia en los pueblos que la conservan.
El enlace indígena cumple la labor del enlace municipal dentro de estas
comunidades y hace el acompañamiento a los espacios de bienestar
comunitario, con los respectivos apoyos designados por las autoridades
de cada cabildo o resguardo del territorio.
57
Parte III: Parámetros de funcionamiento
Capítulo 14: Evaluación y seguimiento
El presente capítulo establece los componentes del Sistema de
seguimiento y evaluación del programa MFA, describiendo su alcance,
orientaciones y principales instrumentos.
14.1. Componentes del Sistema
MFA opera bajo un esquema de gestión orientado a resultados, lo que
implica el efectivo funcionamiento de un sistema de seguimiento y
evaluación, que permita la medición permanente, oportuna y confiable
de los avances en toda la cadena de valor del programa:
Insumos: inversión en recursos físicos y financieros requeridos para la
operación del programa.
Actividades: tipo de acciones y tareas requeridas para la obtención de
los productos y normal desarrollo del proceso.
Productos: son la transformación de los insumos a través de las
actividades realizadas por el programa. Constituyen todos aquellos
bienes o servicios que se destinan para la atención de las necesidades
de la población objetivo.
Resultados: avances en la realización de actividades y entrega de
productos que le permiten al programa determinar sí se está
desarrollando la operación de manera satisfactoria, sin indagar todavía
el efecto sobre la población beneficiaria.
Impactos: efectos que los bienes y servicios entregados producen
sobre los beneficiarios.
INSUMOS ACTIVIDADES PRODUCTOS RESULTADOS IMPACTO
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Sistema está compuesto por los componentes de seguimiento y
evaluación, los cuales son complementarios, en tanto el primero genera
las primeras alertas que pueden dar origen a preguntas a resolver
mediante la evaluación.
14.2. Seguimiento
Es un proceso continuo y sistemático mediante el cual, de manera
permanente, se genera, registra y sistematiza información cuantitativa y
cualitativa. Esto permite medir el avance en el cumplimiento de metas y
como establecer desde un enfoque descriptivo cómo se están
produciendo los resultados, en qué tiempo se está logrando y cuántos
recursos se están invirtiendo.
El seguimiento permite identificar (sobre la marcha) las alarmas,
especificando los posibles cambios que se estén presentando frente a lo
esperado en toda la cadena de valor (seguimiento tanto a la ejecución
como a resultados). El seguimiento entrega los primeros indicios sobre
las posibles causas de las alarmas, que se estudiar a profundidad en la
evaluación.
El seguimiento permite:
Fijar estándares
Comprobar resultados obtenidos frente a los estándares fijados Tomar decisiones basadas en hechos
Poner en marcha acciones de mejora (correctivas y/o preventivas) Determinar de manera fundamentada los recursos necesarios para
la operación Determinar tendencias
Establecer el desempeño a nivel estratégico, táctico y operativo
Debe tenerse en cuenta que los procesos responden a la dinámica de
una realidad cambiante y de situaciones no siempre previstas por el
programa. Por esto se requiere un seguimiento continuo y permanente,
a partir de información confiable y oportuna.
Este proceso es llevado a cabo tanto por los enlaces municipales, el
equipo regional y nacional del programa como ejecutores directos; en
los niveles estratégico, táctico y operativo.
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A. Nivel estratégico:
¿Por qué se lleva a cabo el programa?
Se refiere a los indicadores proyectados al logro de los objetivos
institucionales, ya que evidencian el aporte del programa a los objetivos
estratégicos propuestos por la entidad y el gobierno nacional (impactos
- fines).
B. Nivel Táctico:
¿Qué se desea lograr con el programa?
Son indicadores enfocados a la realización de los productos y a la
búsqueda de los resultados, constituye la razón de ser del programa
(propósito general - medio).
C. Nivel Operativo:
¿Cómo se alcanzan los resultados del programa?
Son los indicadores que miden la realización de las actividades y el uso
de los insumos ejecutados para el cumplimiento del propósito general.
Sus parámetros principales son eficiencia y eficacia.
Es responsabilidad del área de seguimiento del programa liderar el
diseño, gestión y mantenimiento del sistema que contiene las unidades
de análisis, batería de indicadores, frecuencia de recolección,
instrumentos de recolección, métodos de análisis, herramientas de
consulta y mecanismos de seguimiento a los hallazgos. La descripción
del sistema se desarrolla en el DOT de SSE.
Seguimiento muestral
El programa lleva a cabo un seguimiento muestral mediante trabajo de
campo en donde se busca:
Monitorear la información reportada por los agentes internos y
externos involucrados directamente en la ejecución de los
procedimientos Evaluar el flujo de captura de información desde el nivel municipal
al nivel departamental y luego al nivel nacional Dar cuenta del alcance de los procedimientos establecidos y del
avance de los indicadores
60
El seguimiento muestral se realiza a través de encuestas aplicadas a las
siguientes unidades de observación: MT, establecimientos educativos,
IPS, EM y funcionarios de la administración municipal responsables de la
oferta en educación y salud. Por medio de estas encuestas se revisa el
cumplimiento de:
Condiciones requeridas por parte de las familias beneficiarias Cumplimiento de las obligaciones por parte de los agentes
externos participantes en la ejecución del programa Cumplimiento de los procedimientos internos por parte de los
distintos equipos de trabajo
La unidad primaria de muestreo es el municipio y la selección aleatoria
de los municipios se realiza para cada grupo de intervención definido por
el programa. Posteriormente, se realiza la selección aleatoria en cada
municipio de las unidades de observación.
Funciones del área de seguimiento:
Liderar el diseño, implementación y mantenimiento del sistema
(acompañamiento en la construcción de indicadores, definición de
batería de indicadores, estructuración de tipos de reporte,
metodologías de análisis, herramientas de consulta y
retroalimentación)
Garantizar la validez, confiabilidad y disponibilidad de los
indicadores del programa.
Elaborar modelos de proyección bajo diferentes escenarios que
permitan la definición de metas.
Elaborar y hacer seguimiento a los proyectos de inversión del
programa incorporados en el Banco de Proyectos de Inversión.
Construir y hacer seguimiento al plan de acción y al plan operativo
anual que integre las principales actividades a realizar para cada
etapa del ciclo operativo y administrativo.
Producir información acerca de tendencias identificadas.
Retroalimentar a la coordinación del programa y a la DIS sobre los
hallazgos identificados para que sirvan de insumo en la toma de
decisiones.
Proponer líneas de mejora.
61
Liderar la implementación, mantenimiento y mejora del sistema
de gestión integral al interior del programa.
14.3. Evaluación
Es un proceso integral orientado a determinar la pertinencia, eficiencia,
eficacia y efectividad del programa en relación con los propósitos y
objetivos perseguidos. El objetivo fundamental es abordar fortalezas y
debilidades en el diseño e implementación del programa, así como
incorporar lecciones aprendidas y generar recomendaciones para tomar
decisiones frente a ampliaciones, reorientaciones, cambios en la
operación o aplicación de nuevas líneas de intervención.
Este análisis se realiza generalmente por actores externos y en
diferentes momentos de la implementación.
De acuerdo con los requerimientos, el programa optará por la aplicación
de los siguientes tipos de evaluación:
A. Evaluación de proceso: Se lleva a cabo durante la etapa de ejecución.
Su propósito es analizar los procesos que se vienen desarrollando para
poder llevar a cabo los ajustes pertinentes. Tiene en cuenta los factores
que facilitan o dificultan el desarrollo y funcionamiento del programa.
Dentro de este tipo de evaluación, se incluyen las evaluaciones de
operaciones o las evaluaciones ejecutivas. Estas últimas son una
herramienta estandarizada que permiten en el corto plazo analizar y
generar propuestas específicas de ajustes.
B. Evaluación de impacto: determina la causalidad entre una
intervención y sus efectos en la población atendida. En este caso,
determina si MFA produjo los efectos esperados en las familias
beneficiarias e identifica externalidades e impactos no previstos en los
beneficiarios y evalúa si son atribuibles al programa.
La metodología para la ejecución de las evaluaciones del programa es
definida por un comité técnico, en el que participan representantes del
Departamento para la Prosperidad Social y del Departamento Nacional
de Planeación. Este comité emite conceptos técnicos sobre los
62
instrumentos aplicados y da visto bueno acerca de la calidad de los
productos; así como define y monitorea la incorporación de
recomendaciones fruto del proceso de evaluación.
Capítulo 15: Aspectos financieros
El DPS es la entidad responsable de la ejecución financiera de MFA a través de la Subdirección Financiera, que para tal propósito utiliza el
Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), sistema administrado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en el cual
se registran en línea todas las operaciones financieras en cuanto a su ejecución presupuestal, contable y de tesorería.
Para el efecto, y de conformidad con las normas legales que
reglamentan el uso del aplicativo, se dispone de una “asignación interna”, que se asemeja a un centro de costos, por cada rubro
presupuestal. La contabilidad se lleva de conformidad con el Plan
General de la Contabilidad Pública y las normas de contabilidad aceptadas en Colombia.
15.1. Apropiaciones presupuestales
Las apropiaciones presupuestales requeridas para la ejecución anual del programa, habida cuenta que son recursos destinados a inversión,
tienen que surtir todo el proceso de registro en la ficha BPIN y recibir la aprobación por parte del Departamento Nacional de Planeación (DNP),
de conformidad con lo establecido en el Plan Operativo Anual de Inversiones. Una vez obtenida la aprobación del DNP, se solicitan los
recursos al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a través del
anteproyecto de presupuesto, con base en los cupos de gasto fijados en el marco de gasto de mediano plazo (MGMP).
El Ministerio de Hacienda y Crédito Público evalúa la solicitud para ser
incluida en el proyecto de presupuesto que es sometido a consideración y aprobación del Congreso de la República, de conformidad con lo
establecido en el Estatuto Orgánico del Presupuesto.
15.2. Programa anual mensualizado de caja –PAC-
63
Para la realización de los pagos, el programa solicita a la Subdirección
Financiera los cupos de PAC, en los formatos y dentro de los plazos establecidos por la Dirección General del DPS.
La estimación de los cupos de PAC a solicitar por parte del programa, se realiza con base en la proyección del número de familias a pagar en el
periodo de pago correspondiente.
15.3. Entrega de Incentivos
Una vez aprobados los cupos de PAC, el Programa coloca los recursos en las cuentas abiertas exclusivamente para tal fin en las entidades
financieras previamente contratadas, para que éstas a su vez los dispersen en las cuentas de las familias beneficiarias en los plazos
establecidos. En la eventualidad de que se puedan dispersar los recursos directamente a las cuentas de las beneficiarias del programa a través
del SIIF, no habrá necesidad de abrir las cuentas bancarias descritas anteriormente.
15.4. Reintegros
Una vez terminado cada periodo de pago y realizada la conciliación correspondiente entre el banco, el programa y la tesorería del DPS, los
recursos correspondientes a las operaciones rechazadas o no aplicadas en abono en cuentas, en depósitos electrónicos o en cualquiera otra
modalidad que utilicen las entidades financieras para colocar los recursos a las familias beneficiarias y los no cobrados por las
beneficiarias entregados bajo la modalidad de giro, serán reintegrados a la Dirección del Tesoro Nacional.
15.5. Pago de Comisiones
Una vez efectuadas las respectivas conciliaciones y recibidos a
satisfacción los servicios prestados por las entidades financieras
contratadas para la dispersión de los incentivos, el programa efectúa el pago de las comisiones pactadas en los respectivos contratos.
Capítulo 16: Articulación institucional Para el programa MFA, la articulación institucional se entiende como el
establecimiento de acuerdos y acciones con ministerios, departamentos administrativos, entidades adscritas, gobernaciones y alcaldías,
vinculados con el objetivo de reducción de la pobreza, fortalecimiento
64
del capital humano y mejoramiento de las condiciones de vida de las
familias pobres y vulnerables.
En este sentido, el principal objetivo de la articulación es el uso del
programa como instrumento para la implementación de estrategias y políticas del sector y mecanismo de alerta para el mejoramiento de la
calidad y pertinencia de los servicios de educación y salud. Además, fortalecer los procesos que integran el ciclo operativo del programa, a
partir de la experiencia y la competencia de cada uno de los actores y socios, territoriales y nacionales.
16.1. Conceptos
Oferta de servicios: Es el conjunto de servicios de educación y salud
necesarios para lograr los objetivos del programa en cada uno de sus componentes.
Coordinación institucional: Articulación sistemática de esfuerzos entre el
programa y las instituciones del nivel nacional y territorial para lograr
propósitos en común.
Corresponsabilidad institucional: Es la responsabilidad por parte de diferentes entidades de garantizar, en el marco de su quehacer
institucional y de sus competencias territoriales, de acuerdo a las responsabilidades definidas por ley, Conpes o adquiridos mediante
convenio entre el DPS y el municipio, la ejecución de las acciones requeridas para la atención de los ciudadanos vinculados al programa.
16.2. Objetivos
Objetivo general
Establecer mecanismos e instancias de coordinación y
corresponsabilidad interinstitucional, nacional y territorial, para i) la
implementación de estrategias y políticas que redunden en el bienestar de las familias beneficiarias y su comunidad, ii) promover y garantizar el
cumplimiento de compromisos por parte de los actores vinculados al programa, en especial de aquellos que contribuyan al fortalecimiento de
los procesos operativos internos.
Objetivos específicos
65
● Establecer acuerdos con los Ministerios de Salud y Protección
Social y Educación, para la definición de los mecanismos de certificación de cumplimiento de condicionalidades.
● Articular estrategias con los Ministerios de Salud y Protección
Social y Educación dirigidas a mejorar la calidad de la oferta que se encuentra en cabeza de cada ministerio.
● Gestionar alianzas con socios estratégicos en el nivel nacional y regional para la participación y articulación de la oferta en función
de los objetivos y condicionalidades del programa. ● Coordinar las acciones para fortalecer los procesos operativos de
los programas de la oferta sectorial mejorando la capacidad de respuesta a las necesidades de la población.
● Establecer acuerdos con la Anspe, la UARIV y el ICBF para definir compromisos y rutas para la intervención conjunta sobre
población.
16.3. Espacios y actores para la articulación
Espacios, son escenarios institucionales sectoriales o inter sectoriales,
nacionales y territoriales, de diseño, concertación y articulación de políticas y programas.
Comité sectorial del DPS: Es el espacio donde se integran los ejes
temáticos de la entidad, se articulan las estrategias y se definen lineamientos para los acuerdos institucionales entre los programas del
DPS y las entidades adscritas al sector: la ANSPE, el ICBF, el Centro Memoria Histórica, la Unidad Administrativa de Atención a Víctimas y la
Unidad Administrativa de Consolidación Territorial.
Mesa de Pobreza: Tal y como se define en el capítulo 3.
Consejo Nacional de Política Económica y Social (Conpes): Es la máxima autoridad nacional de planeación, coordina y orienta a los organismos
encargados de la dirección económica y social, a través del estudio y
aprobación de documentos sobre el desarrollo de políticas.
Concejos Departamentales y Municipales de Política Social: Tienen fundamento en el artículo 315 de la Constitución Política de 1991, y una
estrecha relación con el Sistema Nacional de Bienestar Familiar.
Foros de Alcaldes: Constituyen espacios de difusión y concertación entre los programas de la DIS y las administraciones municipales y
departamentales. En estos, se formaliza la corresponsabilidad entre el DPS y las entidades territoriales para la implementación de los
66
programas, por medio de la firma de un convenio de participación y
cooperación.
Actores. Son las entidades e instituciones con quienes el programa se
vincula, para el logro de los objetivos de la articulación.
A nivel Municipal
En el marco de la descentralización, consagrado en la Constitución de 1991, corresponde a los entes territoriales la responsabilidad de
garantizar la oferta de servicios en educación, salud y actividades complementarias para mejorar las condiciones de vida de las familias,
teniendo en cuenta los principios rectores de su competencia tal como lo establece la Ley 1551 de 2012, en su artículo 4º.
La administración municipal: como autoridad competente, garantiza la
prestación de los servicios de salud y educación a NNA beneficiarios, mediante las secretarías municipales de gobierno, salud, educación,
planeación, desarrollo social, entre otras. Con la firma del convenio de
cooperación y participación, el alcalde es corresponsable junto con el DPS de la operatividad de MFA. Por ello, coordina acciones con las
entidades nacionales y departamentales, es responsable de la implementación de los espacios de bienestar y de los mecanismos de
participación de las madres líderes y familias beneficiarias, y articula procesos operativos de promoción, organizaciones sociales y
comunitarias para fortalecer el bienestar comunitario.
Con la firma del convenio de cooperación y participación, la administración municipal se compromete a coordinar la implementación
del programa a través del enlace municipal y un equipo de apoyo, el cual focaliza su labor en tres frentes:
a. Desarrollo de los procesos operativos del programa: verificación de
compromisos, pagos y novedades, quejas y reclamos.
b. Articulación institucional relacionada con la oferta para la prestación de los servicios de educación y salud para el cumplimiento de las
condicionalidades del programa. c. Implementación de las estrategias de promoción y desarrollo familiar
y comunitario, en coordinación con las madres líderes, las instituciones territoriales y nacionales, las familias beneficiarias y
demás socios estratégicos para el programa.
También es pertinente la participación y coordinación con instancias municipales, como la Personería, la Registraduría o las comisarías de
67
familia, de manera que puedan establecerse puntos de encuentro en el
marco de las competencias de cada institución y articularse espacios y acciones concretas que redunden en el mejoramiento de la calidad de
vida de las familias participantes en el programa y su comunidad.
16.4. Enfoque operativo
La articulación institucional del programa MFA operativamente requiere
gestión institucional definida como un proceso integral, sistemático y participativo que se desarrolla durante la planificación, la ejecución y el
seguimiento de las estrategias y que a su vez se da en tres niveles: nación, departamento y municipio. Su objetivo es la concertación entre
actores relacionados con el programa.
Con el fin de salvaguardar la responsabilidad de los involucrados, los acuerdos institucionales que involucren al programa MFA deben
establecerse con funcionarios de la DIS – DPS o quien sea oficialmente delegado y las entidades socias. Igualmente, el programa se reserva el
uso de la información de las madres líderes, como parte de su sistema
de información interno.
Capítulo 17: Estudios técnicos
El grupo de estudios técnicos tiene como objetivo la generación de
conocimiento en función del mejoramiento continuo del programa y en
temáticas que tengan relación con el SISR, en particular sobre los
programas de TMC. Para tal fin, su función se centra en cuatro
componentes: i) minería y procesamiento de datos, ii) diseño de
pruebas piloto, iii) desarrollo de contenidos y iv) difusión de
conocimiento.
17.1. Minería y procesamiento de datos
Este componente consta de tres elementos. Por un lado, conforma un
banco de fuentes primarias, definido como una batería de información
que permite hacer seguimiento a la política del SISR, así como su
relación con otros sectores. En este banco de fuentes primarias se
68
incluyen registros administrativos, especialmente SISBEN, SIFA y
UNIDOS, así como microdatos tomados de encuestas de hogares tales
como la Encuesta Continua de Hogares, la Gran Encuesta Integrada de
Hogares, y la Encuesta de Calidad de Vida. Para tal fin, se deben
celebrar los convenios respectivos con las entidades productoras o
receptoras de información para la consecución y uso de la información.
El banco debe estar organizado y actualizado.
El segundo elemento se refiere al diseño y actualización de indicadores
de seguimiento del sector y su relación con otros sectores de la
economía. Estos indicadores se dividen entre indicadores líderes que
permiten generar alertas tempranas ante choques inesperados e
indicadores de monitoreo de las políticas del sector.
Finalmente, el tercer elemento se refiere al análisis periódico de la
información que permita desarrollar temas de valor agregado para la
discusión de pobreza y que aporte a las acciones de política. Este se
entregará de manera periódica al Director de Ingreso Social para que
sea socializado al interior de entidad y deberá conducir a la generación
de un boletín técnico periódico de difusión.
17.2. Pruebas piloto
El objetivo del componente de pruebas piloto es diseñar intervenciones
a pequeña escala que respondan a prioridades de política social para
probar esquemas que permitan: i) generar cambios para mejorar el
funcionamiento del programa; ii) ampliar el alcance del programa
probando nuevos aspectos temáticos de atención y iii) fusionar
estrategias para potenciar los efectos virtuosos de MFA.
Los resultados de estas experiencias servirán para generar alternativas
que conduzcan a mejorar la operación y aumentar el impacto del
programa en la población atendida. Sin embargo, el escalamiento de
estas intervenciones o pilotos no tendrá que ser generalizada y se
decidirá a partir de los resultados e impactos encontrados.
69
Para alcanzar el objetivo mencionado el Grupo de Estudios Técnicos se
apoya en una metodología de investigación aplicada y multidisciplinaria.
Las intervenciones se desarrollan en cuatro etapas: la definición, el
diseño, la implementación y el análisis. El resultado de este proceso
queda plasmado en un documento técnico que debe ser presentado y
aprobado por el Comité de Coordinación.
La definición del problema de investigación se trabaja a partir de varias
fuentes, desde los problemas sociales identificados por el gobierno hasta
aquellos propuestos por la comunidad. Una vez identificados, se
direcciona el problema a preguntas de investigación.
La segunda etapa consiste en el diseño de la intervención a través de la
recopilación y análisis de información de las diferentes estrategias para
la resolución del problema y los recursos necesarios para llevar a cabo el
estudio, la evaluación y la valoración. En esta etapa de diseño se deben
definir el tamaño y la naturaleza de la muestra, la coordinación
interinstitucional, el ajuste e implementación de los componentes del
programa y los mecanismos de verificación, entre otros.
Para la definición de la muestra de beneficiarios, se determinarán
criterios de focalización que cubran a la población y a los municipios que
se busca intervenir con el piloto. Esto se hará bajo los lineamientos
establecidos en este manual operativo para focalización y abarcará sólo
a la población beneficiaria de la política, estrategia o programa con el
cual se vaya a trabajar. Si se considera necesario ampliar la cobertura a
población con otras características, debe haber una sustentación técnica
que deberá ser aprobada por el Comité de Coordinación. Todo este
proceso estará incluido en el documento técnico del piloto.
Se identificarán las entidades de nivel nacional y local involucradas en la
temática de la intervención a diseñar para establecer una coordinación
interinstitucional que asegure la articulación con la política y programas
vigentes y la complementariedad de las acciones necesarias para la
elaboración e implementación del piloto.
En el diseño de la intervención se deberán tener en cuenta los tres
componentes del programa: a) transferencias monetarias, b)
70
compromisos o condicionalidades de los beneficiarios y c) Bienestar
Comunitario. En cada piloto se podrán crear, ajustar o modificar al
menos uno de los tres componentes de acuerdo al diagnóstico de
atención que se realice. Las decisiones con respecto al uso de estos
componentes deberán tener un sustento técnico, deberán ser incluidas
en el documento del piloto y tendrán que ser aprobadas por el Comité
de Coordinación.
Si se crea, ajusta o modifica una condicionalidad, se debe establecer el
mecanismo de verificación. El mecanismo que se decida tendrá que
operar bajo los lineamientos determinados en este manual operativo
para la verificación del programa.
En el caso de que se defina una transferencia diferente a las
establecidas por Más Familias en Acción, esta se podrá pagar bajo una
periodicidad diferente a la a la del programa sujeto a la aprobación del
Comité de Coordinación.
La etapa de diseño se mantiene hasta el final de la investigación porque
en cualquier momento puede ser necesario revisar decisiones y realizar
ajustes.
La tercera etapa es la implementación del piloto diseñado. Esta etapa
consiste en operativos de campo para estudiar el alcance de las
intervenciones seleccionadas en un ambiente no contralado. Se podrán
aplicar distintos esquemas en diferentes municipios para observar y
probar posibles resultados.
Finalmente, la etapa cuatro consiste en el análisis de los resultados a la
luz de la factibilidad de escalar las intervenciones estudiadas. Para esto,
se realizarán evaluaciones de los pilotos que serán diseñadas por el
grupo de estudios técnicos, por consultores o por firmas consultoras
independientes. Estas evaluaciones podrán ser de impacto, de
resultados, de operaciones, institucionales o con otras metodologías que
permitan obtener información y resultados robustos para tomar
decisiones con respecto al ajuste, implementación y escalabilidad de las
intervenciones probadas. Las decisiones serán tomadas en el Comité de
Coordinación.
71
17.3. Desarrollo de contenidos
Este componente tiene como fin construir conocimiento y contenidos
que respondan a las necesidades e intereses de mejoramiento del
programa MFA, en particular, desde su componente de Bienestar
Comunitario. Para este fin se realizarán las siguientes actividades:
Identificar necesidades e intereses de conocimiento que
contribuyan a lograr los objetivos del programa, particularmente,
aquéllos que potencien el componente de Bienestar Comunitario.
Documentar temas de interés relativos a los procesos y
estrategias que adelanta el Programa MFA.
Promover la construcción de aprendizajes y conocimientos
consistentes y sustentados que permitan comprender, innovar,
potenciar o mejorar procesos de relevancia para el programa,
particularmente en cuanto al componente de Bienestar
Comunitario.
Diseñar y validar productos pedagógicos o didácticos relacionados
con la producción de conocimiento de la DIS.
Incorporar el componente de Bienestar Comunitario en el
desarrollo de las pruebas piloto; estableciendo relaciones en
términos de contenidos, objetivos y estrategias de operación.
17.4. Generación y difusión de conocimiento
Este componente busca generar conocimiento y difundir investigación e
información relacionada con los programas de transferencias monetarias
condicionadas, en particular de Más Familias en Acción, a través de
publicaciones académicas, documentos de trabajo, seminarios, libros,
entre otros. Para esto, el Grupo de Estudios Técnicos deberá:
Realizar documentos publicables de investigación a partir de la
revisión tanto teórica como técnica de experiencias propias e
internacionales relacionadas con los programas de transferencias
monetarias condicionadas.
Generar espacios de participación y trabajo con centros de
investigación, universidades, expertos internacionales, organismos
multilaterales, entidades nacionales y otras organizaciones para
intercambiar ideas y propuestas y realizar proyectos de
investigación conjuntos.
72
Editar y publicar, libros que permitan la generación y difusión de
conocimiento de los programas y de otras experiencias de
transferencias condicionadas.
Organizar seminarios nacionales e internacionales que permitan la
difusión y el intercambio de conocimiento.
Organizar seminarios técnicos donde se presenten investigaciones
sobre temas de interés para la DIS y para el resto del equipo del
DPS.
Elaborar boletines técnicos dirigidos al público en general, donde
se presenten temas de interés sobre el programa.
Capítulo 18: Mejoramiento continúo
El programa busca dentro de las etapas de su ciclo operativo, el
mejoramiento de los procedimientos para garantizar el cumplimiento de
sus objetivos y metas. A través de su implementación, esta política
permite identificar las fortalezas y debilidades del programa,
fortaleciendo la gestión administrativa, financiera y operativa.
18.1. Nivel de control y veeduría
Con el propósito de realizar una especial revisión al programa y
coadyuvar eficazmente en la vigilancia y veeduría de la gestión fiscal y
administrativa, se enfatiza la importancia de la participación de
instancias de control y veeduría, tales como la Contraloría Delegada
para la Participación Ciudadana, la Procuraduría Delegada para la
Vigilancia Preventiva de la Función Pública, los Comités de Certificación
Municipal donde existe un representante de la población beneficiaria y
los Comités de Madres Líderes.
Estos niveles de control y veeduría podrán participar activamente en el
seguimiento de las quejas y solicitudes derivadas de las acciones
ciudadanas y promoverán, a través de los comités de madres líderes
espacios de control social que fortalezcan la participación y el
acompañamiento de la comunidad en la operación del programa.
73
18.2. Control Sectorial y Territorial.
Dado que el programa tiene cobertura nacional y que son las
administraciones municipales las encargadas de su operación a nivel
local, es responsabilidad de las mismas establecer controles que
permitan garantizar la correcta ejecución de los procesos definidos por
el programa, en especial, aquellos asociados a la verificación y registro
del cumplimiento de compromisos en salud y educación.
Así mismo adquieren relevancia en el proceso de control la
Superintendencia de Salud, el Ministerio de Salud y Protección Social, el
Ministerio de Educación Nacional y las demás instituciones que
conforman el SISR.
18.3. Análisis y estudios de operación:
A continuación se describen técnicamente los procedimientos para la
identificación de riesgos y la implementación de acciones preventivas y
correctivas, mediante la aplicación de mecanismos de revisión
permanente de la base de datos de MFA y la verificación de los
procedimientos del ciclo operativo.
i) Procedimientos durante el ciclo operativo:
Con el propósito de promover la identificación y gestión del riesgo
asociado a los procedimientos del ciclo operativo del programa, se
realizarán verificaciones muestrales, en las que, mediante técnicas
estadísticas, se verificará la integridad, exactitud y veracidad de la
información reportada por los actores del programa. Estas
verificaciones, permitirán establecer la validez y oportunidad de la
información operativa del programa y la eficiencia de sus procesos, en
concordancia con las capacidades técnicas de los municipios.
Dentro del modelo se busca obtener información detallada sobre el
estado de la operación, con el propósito de apoyar la toma de decisiones
y establecer etapas de análisis que permitan:
74
Estimar la vulnerabilidad de los procesos y productos frente a los
riesgos típicos de operación.
Identificar los procesos y detectar las desviaciones operativas en
su implementación.
Identificar y evaluar los riesgos críticos.
Diseñar y establecer controles para la mitigación de riesgos no
deseables.
Adicionalmente se establecerán puntos de control en los procesos más
vulnerables frente a riesgos típicos de operación a fin de establecer
acciones:
Detectivas, con el fin de identificar los eventos en el momento que
se presentan.
Preventivas a través de un análisis de causas que permita
establecer acciones para su prevención futura.
Correctivas buscando revertir los efectos negativos de los eventos
sucedidos.
ii) Procedimientos sobre las base de datos de MFA.
Es de interés del programa establecer acciones eficientes que le
permitan tener control de calidad permanente sobre las bases de datos
de MFA. Para ello el programa coordinará el cruce de información con
fuentes externas primarias, certificadas e idóneas, que permitan
establecer cambios socio-demográficos del hogar no reportados por las
familias beneficiarias (defunciones).
Adicionalmente y siempre que existan indicios serios que permitan
inferir que la información suministrada por la familia o cualquiera de los
actores del programa en el momento de la inscripción, en el proceso de
verificación de compromisos o en la solicitud de novedades, es inexacta
o inconsistente y dicha información sea crítica para la liquidación y el
pago de la transferencia, se realizará la suspensión de la liquidación y el
pago en el marco del trámite preventivo y se procederá a informar a las
familias a través de las administraciones municipales, velando porque el
procedimiento efectuado se enmarque en principio constitucional del
debido proceso.
75
Capítulo 19: Control social
El programa busca promover el control social como un mecanismo de
participación de la ciudadanía en general y la población beneficiaria en
particular, para velar por el cumplimiento, la eficiencia y la
transparencia en la gestión de los recursos públicos y la eficiencia en la
ejecución de los procesos del ciclo operativo.
El programa reconoce esquemas dinámicos y diferenciales de control
social en los que se promueva:
La participación ciudadana para el control del programa con
criterio preventivo y constructivo.
Un esquema de rendición de cuentas que permita el acceso a la
información general del programa, a los resultados en su
operación y a los mecanismos técnicos de focalización de sus
beneficiarios.
La participación de la población beneficiaria a través de todos los
espacios de bienestar comunitario.
El acompañamiento de los funcionarios de la entidad y de los
órganos de control del Estado (personeros, contralores,
defensores) a la organización social de control.
La atención ciudadana de novedades, quejas y reclamos que
garantice la atención y resolución oportuna de las peticiones de la
población beneficiaria.
Parte IV: Atención a poblaciones especiales
Capítulo 20: Población indígena
La Ley 1532 de 2012 define como beneficiarios a las familias indígenas
en situación de pobreza. De tal manera se reafirma el derecho de este
grupo de población de acceder al programa, como parte de una
estrategia diferencial para el mejoramiento de sus condiciones de vida.
En concordancia con lo anterior, el programa diseña un plan de
76
cubrimiento progresivo para la atención de población indígena y plantea
lineamientos y especificidades del ciclo operativo relacionado con la
atención diferencial a este grupo poblacional.
20.1. Etapa de consulta previa
Con base en la Ley 1532 de 2012, se establece la participación de la
población indígena en el programa MFA a partir de los procedimientos de
consulta previa y focalización definidos para esta población.
Adicionalmente, la Ley 21 de 1991 define los lineamientos para el
desarrollo de consulta y concertación con comunidades indígenas. Este
proceso conduce a la articulación institucional y social para la correcta
ejecución del programa. La concertación institucional con las
autoridades municipales e indígenas de los resguardos y cabildos
existentes en los municipios, está orientada a informar y definir los
compromisos y responsabilidades para el ingreso y posterior operación
del programa, si así lo determina la comunidad.
El programa específica los pasos indispensables previos al ingreso de la
población indígena.
20.2. Foros indígenas
Es el espacio que da inicio a la concertación con el gobierno local y
autoridades indígenas de los resguardos y cabildos, su objetivo es
presentar el programa y establecer compromisos y acuerdos entre las
partes para el ingreso de la población indígena al programa. Estos
últimos pueden ser parciales en cuanto a la oferta en salud como en
educación, lo cual permitiría incorporar adecuaciones referentes al
cumplimiento de compromisos.
20.3. Foro de socialización con autoridades indígenas
Requiere la presencia de los gobernadores o autoridades indígenas
tradicionales. Tiene el propósito de socializar el programa y establecer el
compromiso de las autoridades con la implementación y sostenibilidad
del mismo en cada una de sus comunidades y de conocer sus
77
particularidades geográficas y socioeconómicas. Se formaliza por medio
de la firma de una carta de compromiso por parte de cada autoridad.
Este espacio, es el lugar donde se comunican los requisitos mínimos
para el ingreso al programa y se establece la ruta de acción para su
cumplimiento.
Los foros se realizarán en cualquier momento, según lo requiera el
programa.
Los requisitos son:
i) Tener registrado el cabildo o resguardo ante el Ministerio del
Interior.
ii) El Gobernador del resguardo o cabildo debe estar registrado
ante el Ministerio del Interior.
iii) Presentar el listado censal actualizado, de acuerdo con los
parámetros establecidos por el programa.
20.4. Foro de concertación con autoridades municipales e
indígenas
Para que se lleve a cabo, es necesaria la presencia de alcaldes, otras
autoridades municipales competentes (ejemplo: secretarios de salud y
educación, encargado de asuntos indígenas, defensor y personero), los
gobernadores o autoridades indígenas de resguardos y cabildos, y
delegados del programa MFA.
Su propósito es establecer las responsabilidades de alcaldes y
autoridades indígenas para el ingreso y sostenibilidad de las
comunidades indígenas en el programa. El foro se formaliza mediante la
firma del acta de acuerdo de compromisos entre alcaldes, autoridades
indígenas y el DPS. Dichos acuerdos hacen referencia las
responsabilidades de las autoridades locales para proveer un enlace
indígena, la sede operativa, logística, y otros requerimientos operativos.
Tanto la carta de compromiso de cada autoridad indígena como el acta
de acuerdo incorporan, de manera detallada, los compromisos y
responsabilidades de autoridades indígenas y municipales.
20.5. Asamblea de socialización
78
Es el espacio en el que se presenta el programa a la asamblea, como
máxima instancia de decisión. La agenda de este evento gira en torno a
los siguientes temas: i) objetivos, ii) incentivos, iii) compromisos de las
familias, iv) síntesis de los acuerdos suscritos con las autoridades
indígenas y los alcaldes municipales. Se coordina entre las autoridades
indígenas, los enlaces municipales e indígenas (donde estén nombrados)
y el DPS. Es pertinente la presencia del enlace indígena en este
escenario, pero si aún no ha sido nombrado, puede utilizarse este
espacio para efectuar su elección. Debe quedar constancia de su
realización con las firmas de los asistentes: autoridades indígenas y un
funcionario del DPS.
Este evento debe atender el uso de lenguas indígenas en casos que sea
necesario, dedicar tiempo suficiente para promover el consenso,
promover la participación de las mujeres y jóvenes indígenas y ser
realizado en un lugar adecuado.
20.6. Etapa de análisis para universalización
Todas las familias indígenas con niños menores de 18 años que se
encuentran identificadas en los listados censales de sus resguardos o
cabildos, tienen derecho a ser beneficiarios del programa. Por esto, se
establecen criterios básicos para definir cronológica y operativamente, el
ingreso de las comunidades indígenas al programa:
i) Se debe contar con el listado censal que cumpla con los
atributos y controles establecidos por el programa.
ii) Oferta existente de salud y educación
iii) Viabilidad procedimental que consiste en el previo desarrollo
de:
a. Foros con autoridades municipales e indígenas
b. Firma de carta de compromiso de cada una de las
autoridades indígenas, y acta de acuerdo entre el
gobernador o autoridad indígena y el alcalde municipal.
c. Nombramiento del enlace municipal indígena
20.7. Ciclo operativo
El ciclo operativo para la población indígena sigue los mismos
lineamientos establecidos para el conjunto de la población beneficiaria
del programa en la parte II de este manual. Sin embargo, se establecen
79
las siguientes especificaciones que pueden ajustarse en el comité de
dirección de acuerdo a condiciones geográficas y socioeconómicas muy
particulares de algunas comunidades.
i) Focalización
Geográfica: El programa identifica, según la presencia de comunidades
indígenas, cabildos / resguardos, los municipios potenciales.
Poblacional: El instrumento base de identificación de las familias, es el
listado censal de los cabildos y resguardos, construido a través de
censos avalados por las autoridades indígenas. Tanto los cabildos y
resguardos, como las autoridades indígenas, deben encontrarse
debidamente registrados ante el Ministerio del Interior. Todas las
familias que cumplen requisitos de ingreso a MFA definidos en este
manual operativo y estén registradas en el listado censal, son
potenciales beneficiarias del programa.
Para mayor detalle sobre la focalización consultar el capitulo 5.
ii) Inscripciones
Es la etapa mediante la cual se inscriben los potenciales beneficiarios
con base en los resultados de la consulta y en la aplicación de los
procedimientos establecidos para la focalización.
El programa realiza el registro y evaluación de la documentación legal
remitida por las autoridades indígenas y alcaldes y verifica sus
condiciones. Una vez evidenciado el cumplimiento de los requisitos
establecidos, se da inicio al proceso de inscripción.
Para mayor detalle sobre los procesos de inscripción consultar el
capitulo 6.
iii) Corresponsabilidad y verificación de compromisos
La entrega del incentivo monetario a las familias indígenas beneficiarias
del programa Más Familias en Acción, está condicionada al cumplimiento de los compromisos de corresponsabilidad en salud y educación, por
parte de las familias. La administración municipal, a través del enlace indígena, es responsable del seguimiento al proceso de verificación y
registro de las condicionalidades, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el programa.
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El detalle del proceso de verificación y registro de compromisos se
encuentra en el capítulo 7
iv) Entrega de incentivos monetarios a los titulares
El programa MFA determinó que la población indígena recibe el monto más alto del programa; la entrega de incentivos para ésta población se
rige por los siguientes montos:
a) Semilla de compromiso: según los criterios determinados en el capítulo 2
b) Incentivo de salud (se entrega por familia independientemente
del número de niños):
Grupo Monto transferencia
Indígenas $70.000
Valores determinados para el año 2013. Los montos se actualizan actualmente por IPC.
c) Incentivo de educación (según el grado que cursa el menor)
Grupo
Grado
Transición 1-5 6-8 9-10 11
4 $20.000 $15.000 $35.000 $40.000 $55.000
Valores determinados para el año 2013. Los montos se actualizan actualmente por IPC. En
Bogotá no se entregan incentivos para transición ni primaria a ningún grupo poblacional.
El pago de estos estímulos está condicionado al cumplimiento de compromisos, como se indicó en el punto de Corresponsabilidad y
verificación de compromisos. Tanto el techo en educación como las demás características para este incentivo son iguales que para las
demás poblaciones.
La entrega de los incentivos se realiza cada dos meses mediante las modalidades definidas en el capítulo 10.
v) Bienestar comunitario
Los lineamientos generales y específicos para la implementación del
componente de bienestar comunitario en las comunidades indígenas,
responde a sus usos y costumbres, para mayor detalle consultar el
capitulo 13.
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Capítulo 21: Población en condición de
desplazamiento
La Ley 387 de 1997, en su artículo 1º, define como desplazado a “toda persona que se ha visto forzada a migrar dentro del territorio nacional
abandonando su localidad de residencia o actividades económicas habituales, porque su vida, su integridad física, su seguridad o libertad
personales han sido vulneradas o se encuentran directamente amenazadas”.
El programa MFA, con el fin de fortalecer la intervención del Estado y en
respuesta a lo dispuesto en la Sentencia T-025 de 2004, a partir del año 2005 incorporó a las familias en situación de desplazamiento como
población beneficiaria. Actualmente le brinda un tratamiento diferencial,
haciendo un reconocimiento explícito de su condición de vulnerabilidad.
Ciclo operativo
i) Focalización
Geográfica: la población desplazada se puede inscribir a MFA en
cualquier municipio del territorio nacional independientemente de su lugar de residencia habitual.
Poblacional: Todas las familias desplazadas que hayan realizado el
respectivo proceso de declaración de su situación ante el
Ministerio Público y que posterior a ello haya sido inscrita en el Registro Único de Víctimas (o en su momento en el Registro Único
de Población Desplazada) y que tenga menores de 18 años, se considera potencial beneficiario de MFA, siempre y cuando se
encuentren en estado “incluido” en el registro.
Para el caso de las familias incluidas en el registro único de víctimas a través de una declaración de desplazamiento masivo, la UARIV será la
encargada de informarle al programa sobre el número y composición de las familias que se encuentran en la declaración de desplazamiento
masivo.
Para mayor detalle sobre la focalización consultar el capitulo 5.
ii) Inscripción de familias elegibles
Una familia en situación de desplazamiento potencial beneficiaria podrá realizar su inscripción al programa MFA por dos mecanismos diferentes:
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En las inscripciones iniciales y complementarias programadas.
Por medio del proceso de inscripción permanente.
De igual manera, el programa podrá diseñar planes de cubrimiento
progresivo para la atención de población en situación de desplazamiento.
Para mayor detalle sobre los procesos de inscripción consultar el
capitulo 6.
iii) Corresponsabilidad y verificación de compromisos
Sobre los criterios definidos de corresponsabilidad y el proceso de verificación, consultar en el capítulo 7.
iv) Entrega de incentivos a beneficiarios
MFA determinó que la población en situación de desplazamiento recibe el monto más alto establecido por programa.
La entrega de incentivos para la población desplazada se rige por los
siguientes montos:
a) Semilla de compromiso: según los criterios determinados en el capítulo 2
b) Incentivo de salud
Grupo Monto transferencia
Desplazados $70.000
Valores determinados para el año 2013. Los montos se actualizan actualmente por IPC.
c) Incentivo de educación
Grupo
Grado
Transición 1-5 6-8 9-10 11
Desplazados $20.000 $15.000 $35.000 $40.000 $55.000
Valores determinados para el año 2013. Los montos se actualizan actualmente por el IPC. En
Bogotá no se entregan incentivos para transición ni primaria.
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El pago de estos estímulos está condicionado al cumplimiento de
compromisos, como se indicó en el punto de Corresponsabilidad y verificación de compromisos. De igual manera, tanto el techo en
educación como las demás condiciones para la entrega de este incentivo
son iguales para todos los grupos poblacionales.
Las familias en condición de desplazamiento que en un principio se
hayan inscrito al programa como población Unidos, Sisbén, transición o indígenas, podrán solicitar en cualquier momento el cambio de población
a desplazados. A partir de la aprobación de dicho cambio, la familia será
considerada como población desplazada y por lo tanto recibirá los incentivos determinados para este grupo poblacional en adelante.
La entrega de los incentivos se realiza cada dos meses mediante las modalidades definidas en el capítulo 10.
v) Condiciones de salida.
Una vez la entidades competentes hayan definido los criterios bajo los
cuales una familia cesa su situación de vulnerabilidad y debilidad manifiesta, acorde con el artículo 67 de la Ley 1448 de 2011, el
Programa definirá el esquema de transición para la salida de esta población.
vi) Bienestar comunitario
Los lineamientos generales y específicos para la implementación del
componente de bienestar comunitario en las comunidades indígenas,
responde a sus usos y costumbres, para mayor detalle consultar el
capitulo 13.
Lista de siglas
Sigla Significado
AI Asamblea indígena
ANSPE Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza
Extrema
BD Base de datos
CCD Control de crecimiento y desarrollo
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CMC Comité Municipal de Certificación
DIS Dirección de Ingreso Social
DNP Departamento Nacional de Planeación
DOT Documento operativo técnico
DPS Departamento para la Prosperidad Social
EM Enlace municipal
EN Equipo nacional
ER Equipo regional
ESE Empresa Social del Estado
GT Grupo de trabajo
IPM Índice Multidimensional de Pobreza
IPS Instituciones Prestadoras deservicios de Salud
MFA Más Familias en Acción
MGMP Marco de gasto de mediano plazo
ML Madre líder
MO Manual operativo
MT Madre titular
NNA Niños, niñas y adolescentes
NQR Novedades, quejas y reclamos
RIPS Registro individual de prestación de servicios
SIFA Sistema de Información del programa Más Familias en
Acción
SIIF Sistema Integrado de Información Financiera
SISR Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación
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SSE Sistema de seguimiento y evaluación
TMC Transferencia monetaria condicionada
UARIV Unidad de Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Glosario A
Acción correctiva: acción tomada para eliminar las causas de una falla
detectada u otra situación no deseable.
Acción preventiva: acción tomada para eliminar la posibilidad de
existencia de una falla o situación no deseable.
Actividades: tipo de acciones y tareas requeridas para la obtención de
los productos y normal desarrollo del proceso.
Actualización escolar: Proceso para determinar la institución
educativa, el grado en el que se encuentran matriculados los NNA del
programa y si se encuentran repitiendo el año.
Articulación institucional: Establecimiento de acuerdos y acciones con
ministerios, departamentos administrativos, entidades adscritas,
gobernaciones y alcaldías, vinculados con el objetivo de reducción de la
pobreza, fortalecimiento del capital humano y mejoramiento de las
condiciones de vida de las familias pobres y vulnerables.
B
Beneficiario: NNA inscrito y con la información completa para la
liquidación de los incentivos de salud y/o educación.
Bienestar comunitario: Conjunto de manifestaciones de cambios y
nuevas condiciones de vida en una comunidad, por efecto de las
acciones del programa a través de la interacción entre sus beneficiarios
y el entorno.
C
86
Cadena de valor: modelo conceptual que permite realizar un análisis
interno dentro de la organización, que desagrega los diferentes
componentes que permiten la generación de valor para los beneficiarios.
Confiabilidad: grado en el que el enfoque de recolección de datos se
mantiene estable y consistente.
Control social: Mecanismo de participación de la ciudadanía en general
y la población beneficiaria en particular, para velar por el cumplimiento,
la eficiencia y la transparencia en la gestión de los recursos públicos y
la eficiencia en la ejecución de los procesos del ciclo operativo de MFA.
Corresponsabilidad: Las familias beneficiarias son consideradas como
sujetos activos con responsabilidades frente a la sociedad. El
cumplimiento de las responsabilidades adquiridas mediante la firma del
acuerdo de corresponsabilidad, firmado por la titular en el momento de
la inscripción, implica su compromiso con la mejora de sus condiciones
de vida, en particular las condiciones de salud y nutrición de los
menores y por la permanencia de los NNA en las aulas escolares.
Cumplimiento familiar: El programa determina como cumplido el compromiso familiar, en un período verificado, cuando todos los niños
menores de 7 años en el período, con obligatoriedad en el mismo,
cumplen y los que no tienen obligatoriedad, reportan un cumplimiento oportuno dentro del rango de control.
D
Depuración de la base de datos: Corresponde al conjunto de
procedimientos que se aplican sobre la información de las familias
registradas en la base de datos de MFA, con el fin de identificar
inconsistencias o indicios de falsedad, según los criterios definidos en el
capítulo 4 y en la resolución 02019 del 6 de diciembre de 2012.
Dispersión de los incentivos: Proceso mediante el cual los bancos
realizan los abonos a las cuentas y las órdenes de pago de los giros a
todas las titulares de programa.
Documento operativo técnico: documento que desarrolla en detalle
algún componente particular del MO y que se característica por su
especificidad, flexibilidad y pertinencia.
87
E
Efectividad: grado en el cual se cumplieron los objetivos, logrando los
impactos esperados en los grupos de interés.
Eficacia: grado de consecución de los resultados y productos esperados
Eficiencia: relación entre los resultados obtenidos (objetivos cumplidos,
productos, servicios, actividades, etc.) y los recursos utilizados.
Buscando realizar las actividades programadas y cumplir las metas
propuestas con el menor costo posible.
Evaluación: estimación objetiva sobre la pertinencia y logro de los
objetivos, eficiencia en su desarrollo, impacto y sostenibilidad.
Eficiencia: Relación entre los resultados alcanzados por el programa
(en términos del cumplimiento de los objetivos general y específicos y
los impactos sobre las familias beneficiarias) y los recursos empleados,
buscando el cumplimiento de las metas propuestas al menor costo
posible.
Enlace municipal: Vínculo local entre las familias beneficiarias y el
programa MFA
Estímulo: incentivo (sinónimo). Monto de dinero que se entrega por
familia de acuerdo al cumplimiento de compromisos
Exclusión: Proceso que lleva a que una familia pierda la calidad de
beneficiaria, después de aplicar el debido proceso y comprobar que los
indicios existentes en su contra son ciertos. La exclusión tendrán una
duración de 3 años.
F
Focalización: proceso mediante el cual se determina quiénes pueden
acceder al programa, de acuerdo a los criterios preestablecidos para tal
fin. Se encuentra dividido en tres etapas: identificación, selección y
asignación
G
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Grupos de intervención: partición de la población de todos los
municipios del país según criterios de urbanización, vulnerabilidad e IPM
para la determinación de los montos de incentivos.
I
Impactos: efectos que los bienes y servicios entregados producen
sobre los beneficiarios.
Incentivo: estímulo (sinónimo). Monto de dinero que se entrega por
familia de acuerdo al cumplimiento de compromisos
Indicador: medida cuantitativa o cualitativa que permite observar una
situación y su tendencia, en función de un objetivo o una meta
planificada. Se obtiene a partir de la relación entre dos o más variables
y puede ser representada en diferentes unidades de medida (porcentaje,
cantidades, recursos, entre otros).
Inscripción: Mecanismo por medio del cual el programa brinda a las
familias potenciales beneficiarias la oportunidad de registrar sus datos u
presentar documentos para incorporarse al programa.
Insumos: inversión en recursos físicos y financieros requeridos para la
operación del programa.
L
Liquidación: Proceso mediante el cual se determina el valor de los
incentivos a recibir por cada familia en el marco de un ciclo de entrega
de incentivos del programa.
Liquidación estándar: Se presenta a partir del segundo ciclo de
entrega de incentivos de cada familia. Para esta liquidación se toma
como referencia el periodo de verificación de cumplimiento de
compromisos en salud y educación
M
Madre titular: Responsable de cumplir los compromisos para la entrega
de incentivos. El programa prioriza la inscripción de la madre como
titular de la familia.
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Madre líder: Figura que encabeza procesos de participación social y
concertación institucional con las madres de su entorno. Es elegida entre
las madres titulares y por ellas mismas para liderar acciones que
conduzcan al fortalecimiento de su comunidad, al desarrollo de sus
familias y apoyar la buena marcha del programa.
N
Notas crédito/débito: Se derivan de la atención de las peticiones, y
condiciones especiales relacionadas con la oferta de servicios de salud y
educación.
Novedad: cambio parcial o total sobre los datos de la familia o persona,
o de la información asociada a ésta, a lo largo de su permanencia el
programa MFA.
O
Obligatoriedad del cumplimiento de compromiso: El programa
determina como obligatorio el cumplimiento del CCD en un rango de
control, cuando este período finaliza.
Oportunidad del cumplimiento de compromisos: Se presenta cuando se reporta la asistencia del menor al CCD al inicio del rango,
asegurando el cumplimiento de compromisos del niño o niña dentro del rango correspondiente.
P
Población potencial beneficiaria de MFA: toda la población en
condición de pobreza y vulnerabilidad según los criterios definidos por el
programa, con miembros menores de 18 años.
Primera liquidación: Se aplica a cada una de las familias para el
primer ciclo de entrega de incentivos que les cobije. Sucede con
posterioridad al proceso de inscripción de la familia en el programa MFA
y en el marco de las determinaciones que en relación con los ciclos de
entrega de incentivos haya establecido el programa
Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan para generar valor y lograr los resultados.
90
Productos: son la transformación de los insumos a través de las
actividades realizadas por el programa, constituyen todos aquellos
bienes o servicios que se destinan para la atención de las necesidades
de la población objetivo.
Progresividad: El programa llega a todos los municipios del país, sin
embargo concentra recursos y coberturas en los municipios más pobres,
y entre los hogares pobres y vulnerables interviene diferencialmente a
poblacionales especiales (población indígena y en condición de
desplazamiento).
Q
Queja: Manifestación de inconformidad causada por un hecho o
situación irregular, por la atención recibida, por el comportamiento de
un servidor público o de un actor institucional, comercial o social que
tenga que ver con la operación del programa y por la negligencia e
ineficacia en el actuar de la autoridad administrativa.
R
Rango de control: Rangos de edad establecidos por resolución por el
Ministerio de Salud y Protección Social para la asistencia de los menores
a CCD y que son tomados por MFA como los períodos en los que se debe
verificar el cumplimiento de compromisos.
Re-cálculos: Se presenta cuando las familias cumple compromisos, pero ante alguna situación no se hace efectivo el cobro. Esta situación
implica que se le deba reconocer el valor no cobrado.
Reclamo: Manifestación de inconformidad por el incumplimiento en la
entrega de los incentivos del programa o por la deficiente operación del
mismo.
Resultados: avances en la realización de actividades y entrega de
productos que le permiten al programa determinar sí se está
desarrollando la operación de manera satisfactoria, sin indagar todavía
el efecto sobre la población beneficiaria.
S
91
Seguimiento: proceso continuo que utiliza la recolección sistemática de
datos sobre indicadores, que permite evidenciar el grado de avance en
el logro de los objetivos.
Semilla de compromiso: monto de dinero que recibe la familia, por
primera vez después de su inscripción al programa y que busca
compensar el costo de oportunidad en que incurre para realizar el
proceso de inscripción.
Sistema de Gestión Integral: Herramienta sistemática de gestión que
permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de
calidad, satisfacción en la prestación del servicio prestado, conservación
del medio ambiente y seguridad ocupacional.
Suspensión: Medida preventiva mediante la cual se excluye un
beneficiario, de manera temporal, del ciclo operativo, hasta no se
aclaren los indicios que han llevado a tomar dicha medida.
T
Transferencia monetaria condicionada: Transferencia en dinero a
hogares pobres y vulnerables condicionada a la realización de
inversiones en capital humano de los NNA del hogar.
Transición: Régimen especial para la población Sisbén II que viene
siendo beneficiaria de Familias en Acción y que se encuentra por encima
de los puntos de corte definidos para MFA y en un rango definido por el
programa. La transición implica una permanencia de hasta por dos años
más en MFA.
Transparencia: En virtud del principio de transparencia, la actividad
administrativa es del dominio público, por consiguiente, toda persona puede conocer las actuaciones de la administración, salvo reserva legal.
V
Validez: grado en el cual los indicadores miden de manera clara y
directa lo que se espera medir.
Verificación del cumplimiento de compromisos: Procedimiento por
medio del cual se determina si los beneficiarios del programa MFA
92
cumplieron o no las condiciones establecidas, como requisito previo para
la entrega de los incentivos.