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SUMARIO:

Pgs.

FUNCIN EJECUTIVA

ACUERDOS:

MINISTERIO DE DEFENSANACIONAL:

035 Desclasifquese la informacin y documentacinprecontractual, contrato y anexos relacionadacon el contrato No. 2008-d-006 .. 2

MINISTERIO DEL INTERIOR:

5229 Establcense las categoras de los locales yestablecimientos sujetos al otorgamiento delpermiso anual de funcionamiento por parte delas intendencias generales de policas y fjense losvalores por recuperacin de costos

administrativos por su emisin, recaudacin,administracin, inspeccin y control 3

5230 Expdese el Reglamento de gestin documental yarchivos ... 4

RESOLUCIONES:

MINISTERIO DE INDUSTRIASY PRODUCTIVIDAD:

SUBSECRETARA DE LA CALIDAD:

- Aprubese y oficialcese con el carcter de

voluntarias las siguientes normas tcnicasecuatorianas:

15 062 NTE INEN 1791 (Papel y cartn. Cuadernos.Requisitos) ... 20

15 063 NTE INEN 1699 (Papeles y cartones. Servilletas

de papel. Requisitos) .. 21

15 064 NTE INEN 1430 (Papeles y cartones. Papelhiginico. Requisitos) . 21

DIRECCIN GENERAL DE REGISTRO CIVIL,

IDENTIFICACIN Y CEDULACIN:

008-DIGERCIC-DNAJ-2015 Anlese la tarjeta ndicecorrespondiente al homnimo Martha CeciliaPrez Prez .. 22

ING.HUGO

DEL

POZO

BARREZUETA

DIRECTOR

Quito:Avenida12deOctubre

N2399yWilson

Edificio12deOctubre

SegundoPiso

Direccin:Telf.2901 629

Oficinascentralesyventas:

Telf.2234540

3941800Ext.2301

Distribucin(Almacn):

MaoscaN201yAv.10deAgosto

Telf.2430 110

SucursalGuayaquil:

MalecnN1606yAv.10deAgosto

Telf.2527 107

Suscripcinsemestral:US$200+IVA

paralaciudaddeQuito

US$225+IVAparaelrestodelpas

Impreso

en

Editora

Nacional

48pginas

www.registroficial.gob.ec

Alserviciodelpas

desdeel1dejuliode1895

El Registro Oficial no se responsabiliza porlos errores ortogrficos, gramaticales, defondo y/o de forma que contengan losdocumentos publicados, dichosdocumentos remitidos por las diferentesinstituciones para su promulgacin, sontranscritos fielmente a sus originales, losmismos que se encuentran archivados yson nuestro respaldo.

AoII N452

Quito,jueves 5 de

marzode2015

Valor:US$1.25+IVA

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2 -- Registro Oficial N 452 -- Jueves 5 de marzo de 2015

Pgs.

009-DIGERCIC-DNAJ-2015 Declrese la caduci-dad de las tarjetas dactilar e ndice a

nombre de Cruz Merelo Pablo Jos 23010-DIGERCIC-DNAJ-2015 Declrese la caduci-

dad de las tarjetas dactilar e ndice anombre de Barragn Pasto Daniel Efran .. 24

EMPRESA PBLICA CORREOS

DEL ECUADOR CDE-E.P.:

064-2015 Elimnese del Portafolio de Productos yServicios el servicio de Club Correos; ascomo del Tarifario vigente ... 26

INSTITUTO NACIONAL DE ECONOMA

POPULAR Y SOLIDARIA:

014-IEPS-2015 Autorcese a Sistemas Gestin y Proyectos LEOPAL CIA. LTDA. para

que imparta cursos de capacitacin a losGerentes y Vocales de las organizacionesdel sector cooperativo ... 27

018-IEPS-2015 Autorcese a la Corporacin CivilREFSE Red de Entidades FinancierasEquitativas para que imparta cursos decapacitacin a los Gerentes y Vocales delas organizaciones del sector cooperativo ... 29

SERVICIO DE CONTRATACIN

DE OBRAS:

SECOB-DG-2015-0009 xpdense las reglas queorientan la gestin, ejecucin y cierre deproyectos de co-ejecucin entre el serviciode contratacin de obras y las institucionesde la administracin pblica central einstitucional y dems entidades del sectorpblico 31

SERVICIO DE RENTAS INTERNAS:

PSU-DPRRDFI15-00000001 Delguense facultadesa la Direccin Provincial deSucumbos .. 36

FUNCIN DE TRANSPARENCIA YCONTROL SOCIAL

SUPERINTENDENCIA DE BANCOS:

SB-2015-109 Declrese la liquidacin del BancoEcuatoriano de la Vivienda y suSeccin de Seguros con el Fondo Comnde Seguros .. 39

GOBIERNOS AUTNOMOS

DESCENTRALIZADOS

ORDENANZAS MUNICIPALES:

- Cantn Santa Elena: Que regula el usode los espacios pblicos en cuanto a lacompra, venta, entrega gratuita yconsumo de bebidas alcohlicas 41

Pgs.

- Cantn Santa Elena: Derogatoria de laOrdenanza de conversin del Centro

Municipal del Nio y la Familia de SantaElena a Patronato Centro Municipal delNio y la Familia de Santa Elena oPatronato Municipal CENMFASE .. 44

- Cantn Santa Elena: Ordenanza de

creacin de la Direccin de ComprasPblicas ... 46

No. 035

Fernando Cordero CuevaMINISTRO DE DEFENSA NACIONAL

Considerando:

Que el numeral primero del artculo 18 de la Constitucinde la Repblica, determina que toda persona individual ocolectivamente tiene derecho a acceder libremente a lainformacin generada en entidades pblicas o enactividades privadas que manejen fondos pblicos;

Que el artculo 81 de la Constitucin de la Repblica,garantiza el derecho a acceder a las fuentes deinformacin, como mecanismo para ejercer laparticipacin democrtica respecto del manejo de la cosapblica y la rendicin de cuentas a la que estn sujetostodos los funcionarios del Estado, y dems entidadesobligadas por esta Ley;

Que el Art. 19. de la Ley de Seguridad Pblica y delEstado dispone: De la clasificacin de la informacin delos organismos de seguridad.- La Secretara Nacional deInteligencia y los organismos de seguridad podrnclasificar la informacin resultante de las investigacioneso actividades que realicen, mediante resolucin motivadade la mxima autoridad de la entidad respectiva;

Que el Art. 18 de la Ley Orgnica de Transparencia yAcceso a la Informacin dispone:El Consejo deSeguridad Nacional y los titulares de las InstitucionesPblicas, sern responsables de clasificar y desclasificar lainformacin de conformidad con la Ley.

Que con fecha 05 de agosto de 2008, se suscribe elcontrato de adquisicin de siete aeronaves (helicpteros)para la Fuerza Area Ecuatoriana, entre la extinta H. Juntade Defensa Nacional y la empresa Hindustan AeronauticsLimited, de la Repblica de la India, el cual deconformidad con lo dispuesto por el decreto N 12 de 5 deenero de 1951 es secreto.

Que mediante Decreto Ejecutivo No 1484, publicado en elRegistro Oficial No 497 de 30 de diciembre de 2008 sedispuso la extincin del H. Junta de Defensa Nacional,sealando a su vez, que los derechos y obligaciones de esaentidad, en los actos y contratos suscritos, sern ejercidosy cumplidos por el Ministerio de Defensa Nacional.

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Registro Oficial N 452 -- Jueves 5 de marzo de 2015 -- 3

Que es necesario transparentar la informacin respecto delos documentos precontractuales y contractuales, referentea la adquisicin de las aeronaves efectuadas por laentonces Honorable Junta de Defensa Nacional; as comola informacin obtenida por las Juntas Investigadoras deAccidentes, dentro de los procesos investigativos a losaccidentes de los helicpteros con matrculas FAE-601 yFAE-604, y hacer efectivo el principio de publicidad delos actos, contratos y gestiones de las instituciones delEstado y de aquellas financiadas con recursos pblicos oque por su naturaleza sean de inters pblico

En ejercicio de las facultades previstas en el Art. 10,literal g) de la Ley Orgnica de la Defensa Nacional,

Acuerda:

Art. 1.- Desclasificar la informacin y documentacinprecontractual, contrato y anexos y de ejecucin

contractual relacionada con el contrato No 2008-d-006suscrito entre la H Junta de Defensa Nacional y laempresa Hisdustan Aeronautics Limited, de la Repblicade la India.

Art. 2.- Desclasificar la informacin obtenida por lasJuntas Investigadoras de Accidentes, dentro de losprocesos investigativos a los accidentes de loshelicpteros con matrculas FAE-601 y FAE-604.

Art. 3.- El presente acuerdo entrar en vigencia a partir dela presente fecha, sin perjuicio de su publicacin en elRegistro Oficial.

Publquese y comunquese:

Dado en Quito, Ministerio de Defensa Nacional, a 18 defebrero de 2015.

f.) Fernando Cordero Cueva, Ministro de DefensaNacional.

Certifico que este documento es fiel copia del original.-Quito, 23 de febrero de 2015.- f.) El Director de SecretaraGeneral del MDN.

No. 5229

Jos Ricardo Serrano SalgadoMINISTRO DEL INTERIOR

Considerando:

Que, conformidad con el Decreto Supremo 3310-B,publicado en el Registro Oficial No 799 del 26 de marzode 1.979, los locales en donde se preste servicio dealojamiento, restaurantes y en general donde se consumenalimentos o bebidas alcohlicas, de obtener en lasIntendencias Generales de Polica del pas un permisoanual de funcionamiento previo al pago del valorcorrespondiente ah sealado;

Que, la Disposicin General Cuarta del Cdigo Orgnicode Planificacin y Finanzas Pblicas, publicado en el

Registro Oficial Suplemento No. 306 de 22 de octubre del2010, dispone que las entidades y organismos del sectorpblico, que forman parte del Presupuesto General delEstado, podrn establecer tasas por la prestacin deservicios cuantificables e inmediatos, tales comoautorizaciones, permisos, licencias u otros, a fin derecuperar, entre otros, los costos en los que incurrieren porel servicio prestado;

Que, el artculo 17-A de la Ley de Modernizacin delEstado, Privatizaciones y Prestacin de Servicios Pblicospor parte de la Iniciativa Privada, establece que lasinstituciones del Estado podrn establecer el pago detasas por los servicios de control, inspecciones,autorizaciones, permisos, licencias u otros de similarnaturaleza, a fin de recuperar los costos en los queincurrieren para este propsito.

Que, mediante Acuerdos Ministeriales Nros: 1290 de 16

de junio de 2000; 038 de 08 de febrero de 2001, publicadoen el Registro Oficial No. 279 de 07 de marzo de 2001;219 de 21 de mayo de 2001, publicado en el RegistroOficial No. 341 de 06 de junio de 2001; 422 de 30 dediciembre de 2002, publicado en el Registro Oficial No.77 de 08 de mayo de 2003; y, 176 de 07 de septiembre de2005, publicado en el Registro Oficial No. 113 de 28 deseptiembre de 2005, se establecieron valores adicionalesal Permiso Anual de Funcionamiento, que otorgan lasIntendencias Generales de Polica del Pas a fin derecuperar el costo que implica su emisin, administracin,recaudacin y control;

Que, segn el estudio Tcnico-Financiero, constante en el

Memorando No. MDI-CGAJ-DF-2014-0418-MEMO de28 de octubre de 2014, suscrito por la DirectoraFinanciera del Ministerio del Interior, la emisin,recaudacin, administracin, inspeccin y control de losestablecimientos sujetos al otorgamiento del PermisoAnual de Funcionamiento por parte de las IntendenciasGenerales de Polica, representa al Ministerio del Interiorcostos administrativos que requieren ser recuperados; y,

En ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 1del artculo 154 de la Constitucin de la Repblica delEcuador en concordancia con el artculo 17 del Estatutodel Rgimen Jurdico y Administrativo de la FuncinEjecutiva;

Acuerda:

ESTABLECER LAS CATEGORAS DE LOS LOCALESY ESTABLECIMIENTOS SUJETOS ALOTORGAMIENTO DEL PERMISO ANUAL DEFUNCIONAMIENTO POR PARTE DE LASINTENDENCIAS GENERALES DE POLICAS YFIJAR LOS VALORES POR RECUPERACIN DECOSTOS ADMINISTRATIVOS POR SU EMISIN,RECAUDACIN, ADMINISTRACIN, INSPECCINY CONTROL

Artculo 1.- De conformidad con la naturaleza y a laactividad econmica del establecimiento sujeto alotorgamiento del Permiso Anual de Funcionamiento porparte de las Intendencias Generales de Polica, segn loestipulado en el Decreto Supremo 3310-B, se clasifican enlas siguientes categoras:

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1. CATEGORIA 1.- Comprende:

Venta de bebidas alcohlicas en centros detolerancia como: Cabarets, Prostbulos, Casas de

Citas, Nigth Club, Striptease, Salas de Masaje.2.

CATEGORIA 2.- Comprende:

Venta y consumo de bebidas alcohlicas, cerveza ytragos al paso para su consumo inmediato: Bares,Cantinas, Cerveceros, Rockolas, Pea-Bar y/opiano, Caf Bar, Bar Karaoke;

Saln de Recepciones; Salas de Baile.

Otras Actividades de Entretenimiento, Barracas detiro al blanco (Billares con venta de licor-Galleras).


Venta de comidas y bebidas preparadas para suconsumo inmediato: Cafeteras, Salones de Comida,Restaurantes, Picanteras, Cevicheras, Fuentes deSodas, Heladeras, Billares sin venta de licor;

Servicio de hospedaje: Hoteles, Pensiones,Residenciales, Hosteras, Hostales.


Dems locales estipulados en el Decreto 3310-B queno consten en las categoras anteriores y que no seencuentren bajo la jurisdiccin del Ministerio deTurismo (tiendas de abarrotes, minimarket,micromercados, supermercados, comisariatos,panaderas, confiteras, licoreras y otros similares).

Artculo 2.-Establecer el valor de recuperacin de costospor concepto de emisin, recaudacin, inspeccin ycontrol de los establecimientos sujetos al otorgamiento delPermisos Anual de Funcionamiento, conforme a lasiguiente clasificacin por categoras:

Categora 1.- USD 499.88 (Cuatrocientos noventa y nuevecon 88/100 dlares de los Estados Unidos de Amrica);

Categora 2.- USD 249.88 (Doscientos cuarenta y nuevecon 88/100 dlares de Estados Unidos de Amrica);

Categora 3. USD 49.88 (Cuarenta y nueve con 88/100dlares de Estados Unidos de Amrica); y,

Categora 4. USD 19.88 (Diecinueve con 88/100 dlaresde Estados Unidos de Amrica).

DISPOSICIONES GENERALES

Primera.- Los valores por recuperacin de costos,establecidos en el artculo 2 del presente AcuerdoMinisterial, se recaudarn a partir del 02 de enero de2015.

Segunda.- Se deja sin efecto los Acuerdos MinisterialesNros: 1290 de 16 de junio de 2000; 038 de 08 de febrerode 2001; 219 de 21 de mayo de 2001; 422 de 30 de

diciembre de 2002; 176 de 07 de septiembre de 2005; ytodas las disposiciones que se opongan a las contenidas enel presente Acuerdo Ministerial.

Artculo Final.-El presente Acuerdo Ministerial entrar

en vigencia a partir de su suscripcin, sin perjuicio de supublicacin en el Registro Oficial; y, de su ejecucinencrguese el Coordinador/a General Administrativa yFinanciera y el Director/a de Control y Orden Pblico delMinisterio del Interior.

COMUNQUESE, Dado en el Distrito Metropolitano deQuito, a 19 de diciembre del 2014.

f.) Jos Ricardo Serrano Salgado, Ministro del Interior.

Ministerio del Interior.- Certifico que el presente

documento es fiel copia del original que reposa en elarchivo de la Direccin de Secretara General de esteMinisterio al cual me remito en caso necesario.- Quito, a30 de enero del 2015.- f.) Ilegible, Secretara General.

N 5230

Jos Ricardo Serrano SalgadoMINISTRO DEL INTERIOR

Considerando:

Que, de conformidad con el numeral 2 del artculo 18 dela Constitucin de la Repblica del Ecuador, todas laspersonas, en forma individual o colectiva, tienen elderecho a acceder libremente a las informacin generadaen entidades pblicas, por lo cual no existir reserva deinformacin excepto en los casos expresamenteestablecidos en la ley. En caso de violacin a los derechoshumanos, ninguna entidad pblica negar la informacin;

Que, el numeral 3 del artculo 379 de la Constitucin de laRepblica del Ecuador, seala como parte del patrimonio

cultural tangible e intangible relevante para la memoria eidentidad de las personas y colectivos, y objeto desalvaguarda del Estado, entre otros, los documentos,objetos, colecciones, archivos y bibliotecas;

Que, el artculo 156 del Cdigo Orgnico de Planificaciny Finanzas Pblicas, dispone que las unidades decontabilidad de las entidades del sector pblicoconservarn durante siete aos los registros financierosjunto con los documentos de sustento correspondientes, enmedios digitales con firma electrnica de responsabilidad,y de ser el caso los soportes fsicos;

Que, conforme al artculo 77 literal e) de la Ley Orgnicade la Contralora General del Estado, corresponde a lamxima autoridad, dictar los correspondientesreglamentos y dems normas secundarias necesarias parael eficiente, efectivo y econmico funcionamiento de susinstituciones;

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Que, el artculo 5 de la Ley Orgnica de Transparencia yAcceso a la Informacin Pblica seala que lainformacin pblica es todo documento en cualquierformato que se encuentre en poder de las institucionespblicas; contenidos creados u obtenidos por ellas, que seencuentren bajo su responsabilidad o se hayan producidocon recursos del Estado;

Que, la Ley del Sistema Nacional de Archivos y sureglamento, entre otras, establecen que la documentacinque existe o que en adelante se produjere en los archivosde todas las instituciones del sector pblico sonpatrimonio del Estado y obliga a las autoridades,dignatarios y servidores pblicos en general, velar por laconservacin de las fuentes histricas del pas, as comomodernizar y tecnificar la organizacin y administracinde los archivos;

Que, la Ley de Comercio Electrnico, Firmas Electrnicasy Mensajes de Datos, y su reglamento otorgan a losmensajes de datos igual valor jurdico que los documentosescritos, establecen el uso de mensajes de datos, firmaselectrnicas y certificados de firmas electrnicas; ascomo su confidencialidad, reserva y propiedad intelectual;

Que, el artculo 3 del Reglamento de la Ley Orgnica deTransparencia y Acceso a la Informacin Pblica enunciaque el libre acceso a la informacin pblica se rige por losprincipios constitucionales de publicidad, transparencia,rendicin de cuentas, gratuidad y apertura de lasactividades de las entidades pblicas;

Que, el Instructivo Organizacin Bsica y Gestin deArchivos Administrativos para cumplir con lo dispuestoen la Ley Orgnica y Reglamento General deTransparencia y Acceso a la Informacin Pblica,contempla procedimientos tcnicos de uso y aplicacinobligatoria para procesos archivsticos, desde el ingresodel documento hasta su custodia para las instituciones delsector pblico y establece modelos de formatos para usoen los archivos centrales y archivos de gestin;

Que, el inciso segundo del artculo 50B del Estatuto delRgimen Jurdico y Administrativo de la FuncinEjecutiva, establece que ningn funcionario podr negar alos ciudadanos el acceso a la documentacin que se halleen su poder en razn de sus funciones a su cargo o de

archivos que se hallen en su custodia, excluyndoseaquellos que la ley los haya declarado reservados;

Que, el Estatuto Orgnico de Gestin Organizacional porProcesos del Ministerio del Interior, otorga a la Direccinde Secretaria General entre otras atribuciones lascorrespondientes a la gestin documental, su custodia ysalvaguardia;

Que, es indispensable contar con normas claras y precisasque regulen le gestin documental de manera gil yoportuna, as como su libre acceso por parte de usuariosinternos y externos;

En ejercicio de las atribuciones que le confiere el numeral1 del artculo 154 de la Constitucin de la Repblica delEcuador y el artculo 17 del Estatuto del Rgimen Jurdicoy Administrativo de la Funcin Ejecutiva

Acuerda:

EXPEDIR EL REGLAMENTO DE GESTINDOCUMENTAL Y ARCHIVOS DEL

MINISTERIO DEL INTERIOR

CAPITULO I

NORMAS GENERALES

Artculo 1.- mbito.- El presente reglamento, regulatodos los procedimientos de gestin documental delMinisterio del Interior a nivel nacional, en planta centraly, sus entidades dependientes y adscritas, que mantienenarchivos.

Artculo 2.- Objetivo.-Regular el proceso de recepcin,registro y distribucin de la documentacin que ingresa;

control de trmites; normalizacin de la documentacinque se genera; conservacin, ordenacin, descripcin,administracin y utilizacin de su fondo documental; ascomo determinar responsabilidades en su ejecucin,garantizar su conservacin, seguridad, y brindaraccesibilidad a los mismos por parte de usuarios internos yexternos.

Artculo 3.- Obligatoriedad.-La aplicacin del presentereglamento es obligatoria para todas las autoridades,funcionarios y trabajadores del Ministerio del Interior, anivel nacional, en planta central y, sus entidadesdependientes y adscritas, que mantienen archivos. Lostitulares de las unidades administrativas y su personal

encargado de la gestin documental, sern adems losresponsables de controlar su cumplimiento irrestricto.

Artculo 4.- Prohibicin.- Se prohbe al personal quelabora en el Ministerio del Interior a nivel nacional, enplanta central y, sus entidades dependientes y adscritas,que mantienen archivos, la generacin, archivo, salida eingreso de documentacin que no cumpla lo dispuesto enel presente reglamento, as como la tramitacin de lassolicitudes contenidas en dicha documentacin.

Artculo 5.- Rgimen.- La gestin documental y dearchivos del Ministerio del Interior, a nivel nacional, enplanta central y, sus entidades dependientes y adscritas,

que mantienen archivos, se regir por el presentereglamento, la Ley Orgnica de Transparencia yAcceso a la Informacin Pblica y su Reglamento, Leydel Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, y elInstructivo para Normar el Uso del Sistema de GestinDocumental para las Entidades de la AdministracinPblica Central.

Artculo 6.- Propiedad de los documentos.- Todos losdocumentos generados y recibidos en el Ministerio delInterior a nivel nacional, en planta central y, sus entidadesdependientes y adscritas, que mantienen archivos, enfuncin de sus actividades, y los que en adelante seprodujeren en planta central y todos sus niveles de

gestin, son de su exclusiva propiedad y constituyenPatrimonio del Estado; por lo cual no deben ser utilizadospara conformar archivos personales de ninguna autoridado funcionario.

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Artculo 7.- De la actualizacin y mantenimiento delreglamento.- La informacin del presente reglamento seencuentra actualizada a la fecha de su aprobacin. LaDireccin de Secretara General realizar su revisin de

manera eventual, para lo cual deber acoger lassugerencias de los usuarios o personal involucradodirectamente en su manejo; y se observarn las siguientesnormas para actualizacin y mantenimiento:

a) Cualquier reforma al reglamento, se preparar porparte de la Direccin de Secretara General, deoficio o a pedido de las unidades de la institucin;sujeto a la Ley del Sistema Nacional de Archivos yLey Orgnica de Transparencia y Acceso a laInformacin Pblica, siguiendo para esto elprocedimiento establecido por la normativa legalvigente a la fecha;

b) Todo tipo de actualizacin de la informacincontenida en el presente reglamento debersocializarse y distribuirse a cada uno de lasunidades de la institucin que posean un ejemplardel mismo;

c) La distribucin de la actualizacin del reglamento sela har mediante una comunicacin en la que seexplique las pginas que deben extraerse y las quedeben colocarse; y,

d) Las pginas extradas del reglamento debern serdestruidas de inmediato.

CAPITULO II

DE LOS RGANOS DE GESTIN DOCUMENTALY ARCHIVO

Artculo 8.- Estructura jerrquica.- Todas las unidadesdel Ministerio del Interior a nivel nacional, en plantacentral y, sus entidades dependientes y adscritas, quemantienen archivos, estn subordinadas, en lo que aconservacin documental se refiere, a la Direccin deSecretara General.

Artculo 9.- rganos.- Los rganos responsables de lagestin documental y archivos son los siguientes:

a) La Unidad de Documentacin de la Direccin deSecretara General, de la gestin documental;

b) La Unidad de Archivo General de la Direccin deSecretara General, del archivo intermedio y pasivo;y,

c) Los servidores designados como responsables delarchivo de oficina a nivel nacional, en planta centraly, sus entidades dependientes y adscritas, quemantienen archivos.

Artculo 10.- Atribuciones de la Direccin deSecretara General.-Son atribuciones de la Direccin de

Secretara General:

a) Las sealadas en el Estatuto Orgnico por Procesosdel Ministerio del Interior, creado mediante Acuerdo

Ministerial No. 1784, publicado en Registro OficialSuplemento No. 102 de 17 de diciembre del 2010, ysus posteriores reformas;

b) Planificar, coordinar, organizar y supervisar lasactividades relacionadas con el manejo de ladocumentacin y archivo, en planta central y todossus niveles de gestin que mantengan archivos;

c) Elaborar y establecer la Tabla de Plazos deConservacin Documental previa revisin de: laCoordinacin General de Asesora Jurdica,Auditora Interna y aprobacin de la/el Ministra/odel Interior; la mencionada tabla regir a nivelnacional y ser de cumplimiento obligatorio;

d) Mantener actualizados los registros de control de ladocumentacin entregada por medio fsico a lasunidades administrativas;

e) Depurar continuamente la documentacincustodiada en sus archivos;

f) Elaborar y ejecutar programas de seguridadrelacionados con la proteccin y conservacindocumental, de acuerdo con las necesidadesinstitucionales;

g) Atender a los pedidos de prstamo documentalrealizados por parte del personal que labora enplanta central, llevando a cabo un registro en elplazo estipulado por la normativa legal vigente;

h) Atender a los usuarios que requieran acceso a lainformacin pblica, de acuerdo a lo establecido enla Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a laInformacin Pblica, y su Reglamento;

i) Impedir la eliminacin de documento sin previaevaluacin y autorizacin por escrito emitida porparte del Consejo Nacional de Archivos;

j) Establecer la participacin obligatoria en programasde capacitacin y adiestramiento en materiaarchivstica, dirigido a todo el personal que searesponsable de la gestin documental y archivos;

k) Receptar, ingresar, procesar y distribuir la

documentacin y correspondencia oficial, corrientey especial, que es entregada en planta central delMinisterio del Interior;

l) Normalizar y mantener actualizados los sistemas dearchivo fsico de planta central del Ministerio delInterior; y velar por el cumplimiento del presentereglamento en todos niveles de gestin quemantengan archivos;

m) Custodiar los archivos a travs de mecanismostcnicos o tecnolgicos, a fin de protegerlos antecualquier contingencia;

n) Ordenar y describir la archivstica por medio de laimplementacin de un sistema informticoautomatizado;

o) Seleccionar y realizar la digitalizacin documental;

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p) Certificar documentos de toda esta Cartera deEstado a travs del Director de Secretara General,por medio de procedimientos establecidos en base anormativa legal vigente;

q) Establecer los perodos cronolgicos detransferencias documental de los archivos de oficinaa la Unidad de Archivo General;

r) Recibir, controlar y comprobar el inventario de ladocumentacin transferida de las diferentes unidadesadministrativas que han cumplido con los plazos depermanencia y legalizar el Acta de Entrega-Recepcin definitiva de documentos;

s) Organizar y custodiar la documentacin transferidade las unidades administrativas de planta central;

t) Atender solicitudes de referencia y llevar registro deprstamo de documentos;

u) Atender solicitudes de copias de la documentacincustodiada en la Unidad de Archivo General;

v) Verificar que los inventarios de los archivos de cadaunidad administrativa se encuentra actualizado;

w) Recomendar la posible eliminacin de papelesobsoletos de archivos de acuerdo a normativa legalvigente;

x) Coordinar con las diversas unidades administrativaspara la recepcin de archivos;

y) Despachar los documentos generados por lasunidades administrativas; y,

z) Los dems que le asigne la o el Ministra/o delInterior.

Artculo 11.- Archivo Central.- Sin perjuicio de lasestablecidas en el Instructivo de Organizacin Bsica yGestin de Archivos Administrativos para cumplir con lodispuesto en la Ley Orgnica y Reglamento General deTransparencia y Acceso a la Informacin Pblica, sonparte del portafolio de productos de la Unidad de ArchivoGeneral del Ministerio del Interior, las siguientes:

a) Emitir informes peridicos del control y supervisinde las actividades de documentacin y archivo anivel nacional, en planta central y, sus entidadesdependientes y adscritas, que mantienen archivos;

b) Control del cumplimiento de los perodos detransferencias documentales de los archivos a nivelnacional, en planta central, sus entidadesdependientes y adscritas, que mantienen archivos,hacia la Unidad de Archivo General;

c) Recibir, controlar y comprobar el inventario de ladocumentacin de las unidades administrativas a la

Unidad de Archivo General; y,

d) Atender solicitudes de copias de documentos quereposan en la Unidad de Archivo General.

Artculo 12.- Designacin del responsable del archivode oficina.- El titular de cada unidad administrativa,designar mediante memorando, al servidor responsablede custodiar y administrar el archivo. El archivo serconsiderado un activo al cuidado del responsable contodas las disposiciones que para el efecto constan en elReglamento General de Bienes del Sector Pblico y msnormativa concordante.

En caso de remocin, renuncia, reclasificacin o cambioadministrativo, mediante el cual dicho servidor se veaforzado a dejar de realizar esas tareas, deber realizar laentrega del inventario documental a su cargo, medianteacta de entrega-recepcin definitiva, documento quedeber ser suscrito tambin por el titular de las unidadesadministrativo y remitido a la Direccin de SecretaraGeneral.

Artculo 13.- Obligaciones de servidores responsablesdel archivo de oficina de las unidades administrativas.-Los servidores designados como responsables del archivode oficina de las unidades administrativas, debern:

a) Cumplir con las normas de gestin documental yarchivo contempladas en el presente reglamento;

b) Recibir y controlar los documentos que ingresen a launidad administrativa y entregarla a su destinatario;

c) Distribuir la correspondencia y despachardocumentos a la autoridad o funcionariosrespectivos, en los plazos estipulados en normativalegal vigente;

d) Dar seguimiento y control de las comunicacionesfsicas que pasan a otras unidades administrativas;

e) Informar a sus superiores el estado de atencin detrmites, cuando as se requiera;

f) Mantener actualizado el Sistema de GestinDocumental;

g) Impedir la eliminacin de documento sin previaevaluacin y autorizacin por escrito emitida porparte del Consejo Nacional de Archivos;

h) Digitalizar los documentos y expedientes, recibidos,generados y en custodia de la unidad administrativa;

i) Controlar los documentos de ingreso y de salida;

j) Organizar, clasificar, foliar y archivar ladocumentacin que ha finalizado el trmite en launidad administrativa a su cargo, observandoparmetros tcnicos de archivstica;

k) Llevar el inventario de archivos debidamenteactualizado y depurado;

l) Elaborar la gua de formacin de archivos de la

Unidad de la cual es responsable;

m) Elaborar los documentos que su jefe inmediato leasigne;

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n) Conservar la documentacin segn la Tabla dePlazos de Conservacin Documental emitida porparte de la Unidad de Archivo General;

o) Atender las solicitudes de acceso a la informacinpblica de otras unidades administrativas y deusuarios externos, que hayan sido aprobadas por eltitular de la unidad administrativa;

p) Elaborar la correspondencia de su Unidad deacuerdo a la normativa legal vigente, y remitirla a laUnidad de Documentacin de la Direccin deSecretara General para su despacho;

q) Prestar, controlar su uso y recuperar los documentossolicitados por parte de funcionarios del Ministeriodel Interior;

r) Reproducir copias de la documentacin custodiadaprevia solicitud de las respectivas unidades delMinisterio del Interior;

s) Evaluar peridicamente la documentacin para supermanencia, eliminacin o envo a la Unidad deArchivo General, y preparar las transferenciasdocumentales segn normas y procedimientosestablecidos;

t) Ejecutar las transferencias documentales, previaaprobacin del titular de la unidad administrativa;

u) Informar mensualmente a la Direccin de SecretaraGeneral, el nmero de documentacin ingresada,solicitudes atendidas, solicitudes pendientes, ytiempo previsto para su contestacin;

v) Propender a la aplicacin de polticas de ahorro depapel, uso de papel reciclado y papel ecolgico; y,

w) Otras que le fueran encomendadas por su superior yque tenga relacin con la gestin documental.

CAPITULO III

DE LA GESTIN DOCUMENTAL

Artculo 14.- Descripcin del sistema de gestindocumental.- La actividad entorno a la gestindocumental que lleva a cabo el Ministerio del Interior sefundamenta en los documentos ingresados y generados,que se constituyen como recurso por la informacin queproveen, y en un activo por su caracterstica fsica cuyotratamiento debe ser sistematizado y normado conforme seestablece en el presente reglamento.

Artculo 15.- Gestin documental.- La gestindocumental se refiere a los procedimientos sistematizadosy normados de ingreso, procesamiento, seguimiento ysalida de documentos de acuerdo a lo establecido en elpresente reglamento.

Artculo 16.- Recepcin e ingreso de documentos.-Losdocumentos que el Ministerio del Interior, a nivelnacional, en planta central y, sus entidades dependientes yadscritas, que mantienen archivos, reciba de personas

naturales o jurdicas, privadas o pblicas, en formapersonal, por mensajera o por el Sistema de GestinDocumental, cumplir de manera obligatoria los pasos yproceso detallados a continuacin:

a)

Pasos.-

Recepcin de documentacin;

Calificacin;

Apertura y sello;

Registro y control;

Distribucin de comunicaciones; y,

Control de gestin a travs del sistema

automatizado.

b) Recepcin de documentacin.- La recepcinoficial de documentacin externa dirigida alMinisterio del Interior, sus autoridades, y servidores,es de actividad exclusiva de la Unidad deDocumentacin, o de las secretaras de los rganosdel nivel de gestin desconcentrado. Ninguna otrainstancia o servidor podr recibir o tramitarla sinque antes sea registrada en el Sistema de GestinDocumental.

La documentacin externa se recibir de maneraininterrumpida en el horario de atencin ordinaria

del Ministerio del Interior. Fuera de ese horario nose receptar documentacin alguna, salvoautorizacin por escrito de la Direccin deSecretara General o de la secretara de los rganosdel nivel de gestin desconcentrado.

c)

Datos bsicos para la recepcin de documentosde personas naturales.- Los documentosentregados por parte de personas naturales, para surecepcin debern contar con todos los siguientesdatos bsicos:

Nombres, apellidos y firma;

Nmero de cdula de ciudadana, identidad opasaporte;

Direccin domiciliaria, casillero judicial o correoelectrnico;

Detalle de anexos que consten en el documento;

Ciudad y fecha de creacin del documento; y,

Telfono de contacto.

d)

Datos bsicos para la recepcin de documentos depersonas jurdicas.- Los documentos entregados porparte de personas jurdicas, para su recepcin deberncontar con todos los siguientes datos bsicos:

Nombre de la empresa o institucin, y su firma;

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Nombre del representante legal o apoderado;

Registro nico de Contribuyentes (RUC);

Direccin domiciliaria o correo electrnico;

Verificacin de anexos que consten en eldocumento; y,

Ciudad y fecha del documento.

El rea de recepcin, recibir e ingresar ladocumentacin, as lleven el nombre de anterioresautoridades, siempre y cuando se trate dedocumentos oficiales.

e) Calificacin de documentacin.-Una vez recibidoslos documentos externos en el Ministerio del Interiora nivel nacional, en planta central y, sus entidadesdependientes y adscritas, que mantienen archivos, elresponsable de la recepcin debe determinar el tipode documentacin que se trate, segn el siguientedetalle:

Documentacin oficial: Se determinar como tal,cuando el sobre o documento se encuentre dirigido anombre del Ministerio del Interior, a nivel nacional,en planta central y, sus entidades dependientes yadscritas, que mantienen archivos con cargo a unaautoridad o funcionario, o con el nombre y cargo dela autoridad o servidor. Esta documentacin ademspuede ser:

Documentacin reservada o confidencial; sertratada como tal, cuando en el sobre debidamentecerrado, consten impresas las palabras,RESERVADO o CONFIDENCIAL; y,

Documentacin urgente; ser tratada como talcuando en el documento conste la leyendaURGENTE; trate de asuntos judiciales, accionesconstitucionales, recursos administrativos,delegaciones a juicios, etc.; contenga solicitudes deacceso a la informacin pblica de los ciudadanos; orequerimientos de informacin de los ciudadanos; orequerimientos de informacin de la AsambleaNacional, Consejo de Participacin Ciudadana yControl Social, Contralora General del Estado,Procuradura General del Estado, Fiscala Generaldel Estado, Defensora del Pueblo, Consejo de laNiez y Adolescencia, Secretara Nacional deTransparencia de Gestin.

La documentacin calificada como oficial, seguirlos procesos de apertura, registro y distribucinprevistos en los siguientes literales, con excepcinde la categorizada como RESERVADA, oCONFIDENCIAL, o URGENTE.

Documento personal: Se determinar como tal,cuando en el sobre o documento est impresa la

leyenda, PERSONAL; como en el caso de estadosde cuenta personales, suscripciones personales, yotros similares; esta documentacin no deber serrecibida en el Ministerio del Interior.

La autoridad o funcionario a quien se le hayaremitido una documentacin categorizada comopersonal, y resulte no serla, deber inmediatamentesolicitar a la Direccin de Secretara General que seingrese la misma en el Sistema de GestinDocumental.

f) Apertura de documentacin.- Los documentosrecibidos y calificados como oficiales, sern abiertosy revisados por el responsable del registro, quiendeterminar si cumple con los requisitos detalladosen los literales c), o d) de este artculo, conformecorresponda.

Si cumple con los requisitos, receptar ladocumentacin y sellar tanto el documento queingresa, como el ejemplar del interesado. En caso deque no cumpla con los requisitos, debe devolver al

interesado la documentacin, indicando losrequisitos que le faltan. No se certificar larecepcin en sobres o en documentos distintos alrecibido.

No se abrir los sobres y la documentacin cuandotenga las palabras, RESERVADO, oCONFIDENCIAL, o se trate de procesos decontratacin pblica.

g) Registro de documentacin.- Cumplidos losprocedimientos establecidos en los literalesprecedentes, la Unidad de Documentacin, y lassecretaras de los rganos del nivel de gestin

desconcentrado, digitalizarn la documentacinoficial y la ingresarn en el Sistema de GestinDocumental; con excepcin de los documentos confirma electrnica que ingresan a ventanilla, cuyosanexos se remitirn mediante gua al titular de launidad administrativa destinataria.

h) Distribucin de documentacin.- El responsabledel ingreso, remitir por el Sistema de GestinDocumental, inmediatamente de registrados, todoslos documentos ingresados y digitalizados, a lostitulares de las respectivas unidades administrativascompetentes en la materia que versa esadocumentacin, de conformidad con las atribuciones

y responsabilidades establecidas en el EstatutoOrgnico de Gestin Organizacional por Procesosdel Ministerio del Interior.

Los documentos que por su competencia deban serconocidos por la mxima autoridad, sern tramitadoscomo urgentes y entregados inmediatamente alDespacho Ministerial.

i) Documentacin RESERVADA, URGENTE,o CONFIDENCIAL.- La documentacin quellegue con el membrete de RESERVADA oCONFIDENCIAL, se remitir por medio de gua

al destinatario, y se registrar en el Sistema deGestin Documental, nicamente en caso de queabierto por el destinatario, este determine que debaprocesarse como documentacin oficial.

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La documentacin categorizada comoURGENTE, se registrar en el Sistema de GestinDocumental, y se remitir al titular de la unidadadministrativa competente, en forma inmediata yprioritaria. Los requerimientos de informacin de laAsamblea Nacional o entidades de control, sernenviados al Despacho Ministerial. Los documentosrelacionados con asuntos judiciales, accionesconstitucionales, recursos administrativos,delegaciones a juicios, etc., se remitirn al titular dela Coordinacin General de Asesora Jurdica.

Artculo 17.- Seguimiento y control documental.- Elseguimiento y control documental lo realizar cualquierfuncionario del Ministerio del Interior, dependiendo delnivel de acceso que posea en el Sistema de GestinDocumental. Las secretarias de cada unidad sernresponsables de la recepcin, registro, seguimiento ytenencia de la documentacin en fsico, como de laactualizacin del Sistema de Gestin Documental a fin deatender requerimientos del estado de los trmites.

Artculo 18.- Asignacin del documento.- Una vez quesea recibido un documento calificado como oficial, eltitular de la unidad administrativa, verificar el mismo dade recibido, que la atencin del documento sea decompetencia de la unidad administrativa a su cargo. Actoseguido, asignar el mismo, a travs del Sistema deGestin Documental, a los servidores/as que se encargarnde la tramitacin.

Los trmites que no requieran contestacin, sernarchivados por orden firmada y fechada por parte deltitular de la unidad administrativa; se encargarn de ladocumentacin y archivo de esa unidad administrativa,actualizar el Sistema de Gestin Documental, y colocarfsicamente el documento en la carpeta correspondiente.

Artculo 19.- Generacin de documentacin:- Lostitulares y funcionarios de las unidades administrativas,que tuviesen a su cargo la resolucin o el despacho dedocumentacin, sern responsables directos de su trmite,del cumplimiento de la obligacin legal de dictarresolucin expresa en plazo y ajustada a lo dispuesto porla normativa legal vigente, y de adoptar las medidasoportunas a fin de evitar y eliminar toda anormalidad oretraso en la tramitacin de los procedimientos.

Adems, sern responsables del contenido del documentogenerado; debiendo verificar: que contenga datoscompletos del destinatario; el nmero de pginas oanexos; y, que la comunicacin y copias se encuentrendebidamente firmadas por dicho titular.

Tanto el original, como las copias y anexos de losdocumentos que se generen en las unidadesadministrativas, llevarn al pie del documento, el nombre,apellido y sumilla de responsabilidad de los funcionarios yautoridades que intervinieron en su elaboracin, revisin yaprobacin. Si los documentos constan en ms de unahoja, se registrar la sumilla en cada una de las hojas.

Artculo 20.- Elaboracin del Documento.- Losdocumentos sern elaborados por el rgano competente,ajustndose al procedimiento establecido; siendo

obligacin del titular de la unidad administrativa elverificar la norma que atribuye dicha potestad y a sutitular para expedirlo.

El contenido de los documentos se ajustar a lo dispuestopor el ordenamiento jurdico y ser determinado yadecuado a los fines del trmite respectivo. Contendr ladebida motivacin, de conformidad con lo dispuesto en laConstitucin de la Repblica del Ecuador y la normativaaplicable, con indicacin clara de los fundamentos dehecho y las normas aplicables al caso, as como surelacin; e indicacin de los actos de simpleadministracin, informes, estudios o actos de trmite quehan conformado el procedimiento administrativo previo ala expedicin del documento.

Artculo 21.- Registro, numeracin y archivo deldocumento.-El control, registro, numeracin y archivo de

documentos ser llevado a cabo conforme lo descrito acontinuacin:

a) Acuerdos ministeriales.- Los acuerdosministeriales se expedirn en un (01) ejemplar. LaDireccin de Secretara General ser la responsablede su registro, numeracin, y archivo; as mismo, seencargar de informar al Registro Oficial para supublicacin;

b) Resoluciones.-Las resoluciones se expedirn en tres(03) ejemplares, los cuales sern dispuestos de lasiguiente manera: un (01) ejemplar para la Unidadde Archivo General, un (01) ejemplar para la unidad

administrativa que gener el documento, y un (01)ejemplar para el legtimo interesado. La Direccinde Secretara General es la responsable de suregistro, numeracin y archivo;

c) Contratos y convenios.- Los contratos y conveniosson documentos permanentes y se expedirn enoriginal y con el nmero de copias necesarias que sedistribuirn a las unidades administrativas queparticipen en la ejecucin del mismo;

d) Documentos de la unidad administrativa.- Tododocumento de una unidad administrativa se generar

por medio del Sistema de Gestin Documental; encaso de que no se cuente con firma electrnica, elmencionado documento deber ser impreso en dos(02) ejemplares, los cuales sern dispuestos de lasiguiente manera: uno (01) para el archivo de launidad administrativa que lo gener, el cual seadjuntar al expediente del trmite, y uno (01) seenviar al destinatario. Las copias para otrasunidades administrativas se remitirn en formadigital por medio del Sistema de GestinDocumental.

La unidad administrativa es responsable del control,registro y archivo de los documentos generados por

la misma.

Los tipos documentales a ser generados por las unidadesadministrativas pueden ser:

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e) Oficio.-Es un tipo documental que se emplea paracomunicaciones con personas naturales o jurdicasexternas a planta central y organismos de niveldesconcentrado del Ministerio del Interior y, deber

llevar sumillas de las personas que participaron ensu elaboracin.

El oficio circular se elabora en originales para losdestinatarios, las copias simples son documentos sin valorlegal.

Los documentos firmados electrnicamente no requierenser impresos a menos que se remitan anexos.

En caso de que el oficio se firmare manualmente, eloriginal deber ser firmado y las copias podrn sernicamente sumilladas.

Memorando.-Es un tipo documental que se emplea

para comunicarse entre las diferentes unidades delMinisterio del Interior y sus rganosdesconcentrados y debern contar con sumillas delas personas que participaron en su elaboracin.

Los documentos firmados electrnicamente no requierenser impresos a menos que se remitan anexos.

En caso de que el memorando se firmare manualmente, eloriginal deber ser firmado y las copias podrn sernicamente sumilladas.

Artculo 22.- Salida de documentacin.- La salida decorrespondencia derivados de trmites emprendidos porplanta central o los rganos de gestin desconcentradosconstituye un factor importante para que la entidadcumpla con la funcin que le corresponde. Losfuncionarios asignados con los trmites son losresponsables de la atencin de los documentos quereciben, debiendo reducir al mximo el tiempo para cadatipo de trmite, sobre todo para el caso de los calificadoscomo urgentes.

a)

Control y despacho de documentacin generada.-La Unidad de Documentacin o el delegado de losrganos de gestin desconcentrados son losresponsables del despacho de los documentos con lamxima agilidad, siendo el nico autorizado paradistribuir a nivel local, nacional o internacional lacorrespondencia de salida de las diferentes unidadesadministrativas, que les ser entregada directamentepor la secretaria de la unidad.

De manera excepcional, y para casos urgentesdebidamente calificados por la/el Ministra/o, las/losViceministras/os, Subsecretarias/os,Coordinadoras/es Generales, se podr enviar ladocumentacin institucional directamente desde lasunidades administrativas.

La Unidad de Documentacin, establecer unregistro de salida de correspondencia, debiendoutilizar el formato establecido por el organismorector competente.

b) Proceso para la distribucin externa.- Para elenvo de documentacin, el funcionario encargado

de cada unidad administrativa remitir a la Unidadde Documentacin, la documentacin en sobrecerrado e identificando en forma clara el nombre deldestinario, su direccin exacta, cdigo postal,telfono de contacto, y la respectiva gua en la queindicar la fecha de entrega del documento, a laUnidad de Documentacin o a la secretaria delrgano del nivel de gestin desconcentrado.

c)

Documentacin CONFIDENCIAL oRESERVADA.- En caso de que ladocumentacin a entregar sea de carcterconfidencial o reservada, deber ser dispuesta ensobre cerrado con las debidas seguridades, debiendocontener incorporadas las leyendasCONFIDENCIAL o RESERVADA con firmade responsabilidad. Solo podrn enviardocumentacin confidencial o reservada, la/elMinistra/o, las/los Viceministras/os,Subsecretarias/os, Coordinadoras/es Generales,Coordinadoras/es Zonales, o Directoras/esDistritales.

Artculo 23.- Formacin de expedientes.- Tododocumento generado y despachado por parte de la unidadadministrativa, debe ser integrado al expediente respectivoy ordenado en forma secuencial por parte del funcionarioresponsable de la documentacin y archivo de lasunidades administrativas.

Cada expediente se conformar y ordenar bajo elsiguiente criterio y parmetros:

a) El documento con el que inicia el trmite;

b) Sus anexos y/o antecedentes;

c) Toda la documentacin que se reciba o genere en elproceso de atencin del trmite; y,

d) Los documentos que finalizan el proceso,incluyendo las razones de notificacin en caso deque se expida un acto administrativo.

Todos los expedientes sern numerados y adems sucontenido foliado para asegurar su integridad.

Artculo 24.- Expedientes de procesos y actuacionesjudiciales.- Los expedientes correspondientes a procesosy actuaciones judiciales, sern elaborados y mantenidos enobservancia del Reglamento sobre Arreglo de Procesos yActuaciones Judiciales, expedido por la Corte Suprema deJusticia y publicado en Registro Oficial No. 20 de 19 dejunio de 1981.

Artculo 25.- Digitalizacin.- Una vez que ladocumentacin generada por una unidad administrativa hasido despachada, el funcionario encargado de ladocumentacin y archivo proceder a digitalizar losdocumentos generados y sus expedientes, precautelandosu integridad y el estado de conservacin, de acuerdo al

proceso tcnico determinado por la Direccin deSecretara General del Ministerio del Interior. El titular dela unidad administrativa ser responsable de verificar quese cumpla con este proceso.

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Artculo 26.- Continuidad del trmite.- El servidorencargado de la documentacin y archivo de las unidadesadministrativas, ser responsable de velar por laconsecucin del trmite, tanto al ingreso como a la salida,

a fin de que en lo posterior sea posible realizar la consultaen el Sistema de Gestin Documental, de todos losdocumentos generados en un determinado trmite.

Artculo 27.- Retroalimentacin de la informacin ycontrol de la gestin documental.- Todos los servidoresdel Ministerio del Interior, son responsables deproporcionar a los usuarios, atencin oportuna einformacin actualizada del estado de sus trmites.

El seguimiento y control del documento en trmite que sedireccione al titular de una unidad administrativa, seefectuar por medio del Sistema de Gestin Documental.

La Direccin de Secretara General informar

trimestralmente a la mxima autoridad y al CoordinadorGeneral Administrativo Financiero del Ministerio delInterior respecto a los trmites que no se reporten comoarchivados o en trmite, en el Sistema de GestinDocumental.

Artculo 28.- Certificacin de documentos.-Corresponde exclusivamente al Director de SecretaraGeneral o al responsable que se designe para los rganosde gestin desconcentrada, otorgar copias certificadas dedocumentos de manera fsica o digital.

No se certificarn documentos cuyos originales no seencuentren firmados o cuya fuente sean fotocopias, los

mismos que no tienen validez legal. Para extender unacertificacin, es indispensable tener los archivos fsicos odigitales, los documentos de cuya autenticidad se va a darfe. Para certificar un documento que se encuentre entrmite en una unidad administrativa que no sea laDireccin de Secretara General, esta verificar laexistencia y autenticidad del documento, respaldado porparte del custodio de la misma.

CAPITULO IV

DE LA GESTIN DE ARCHIVOS YDEL SISTEMA DE ARCHIVOS

Artculo 29.- Custodia, conservacin y responsabilidadde los documentos.- El fondo documental deber serreunido en locales apropiados, que no tengan accesodirecto a la luz solar, con ventilacin suficiente, que estnresguardados del polvo y humedad con la debidaproteccin contra incendio e inundaciones.

Los documentos que por la informacin que contienen secatalogan como intermedios o permanentes, sernconservados en la Secretara General o Secretara de lasDirecciones Provinciales.

Para la preservacin de los documentos se utilizarnestanteras metlicas y cajas de conservacin.

Los documentos especiales, reservados y otros, deberntener seguridad adicional y su acceso, hasta cuandoconcluya su restriccin, ser permitido solo a personalautorizado.

Los documentos son de responsabilidad de las autoridadesy funcionarios que los tramitan y mantienen en susarchivos hasta cuando sean transferidos a la SecretaraGeneral o Secretara de las Direcciones Provinciales que,desde entonces, se harn responsables de ellos.

La ley faculta a aquellas instituciones que no poseen deespacio fsico para mantener sus archivos fsicos, enarrendar bodegas, las que debern contar con todas lascondiciones de seguridad, para este fin, de ser el caso.

Artculo 30.- Niveles de archivo.- Se reconocen lossiguientes niveles de archivo:

a) Archivos de oficina.- Son los archivos formadoscon los documentos que recibe y genera cada unidadadministrativa.

La unidad administrativa es responsable de lacustodia, conservacin y uso de la documentacinde los archivos cuya tramitacin concluye en lamisma; as como la transferencia de ladocumentacin considerada pasiva o intermedia a laUnidad de Archivo General, cuando el tiempo deretencin de los documentos se haya cumplido.

La transferencia de este nivel de archivo de lasdiferentes unidades administrativas hacia la Unidadde Archivo General se realizar con el aval de laDireccin de Secretara General para suconservacin, custodia y procesamiento posterior.

La Secretara General y Direcciones Provincialesconformarn archivos, respetando la procedencia yorden original de los documentos. La descripcindocumental ser automatizada.

La documentacin en este nivel de archivo, demanera extraordinaria deber conservarse por unplazo mximo de 7 aos; cumplido este plazo, ladocumentacin considerada pasiva o intermedia,debe ser transferida a la Unidad de Archivo Central;

b) Archivo pasivo o intermedio.- Se encuentraconformado por los documentos activos, cuyaconsulta eventual lo ubican en un lugar especficodel archivo central y que mantiene su valordocumental, informativo, legal, financiero, tcnico ohistrico que por su importancia pueden tenerempleo en lo administrativo.

La transferencia de este nivel de archivo de lasdiferentes unidades administrativas hacia la Unidadde Archivo General se realizar con el aval de laDireccin de Secretara General para suconservacin, custodia y procesamiento posterior.

La Secretara General en planta central y, susentidades dependientes y adscritas, que mantienenarchivos conformarn archivos, respetando laprocedencia y orden original de los documentos. La

descripcin documental ser automatizada;

c) Archivo central.- La Unidad de Archivo Generalconformar un archivo central en el cual custodiar

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y conservar la documentacin consideradapermanente, proveniente de los archivos de oficina,y del archivo pasivo o intermedio.

La documentacin de este nivel de archivo, seconservar de acuerdo a la Tabla de Plazos deConservacin Documental establecida por parte dela Direccin de Secretara General. Los documentosde conservacin permanente debern ser transferidosal Archivo Histrico del Ministerio del Interior; opodr previo criterio tcnico emitido por parte de laDireccin de Secretara General, aprobado por lamxima autoridad y de acuerdo a lo establecido porel artculo 18 de la Ley del Sistema Nacional deArchivos, ser transferido al Archivo Nacional de laAdministracin Pblica.

Los documentos financieros sern conservados y

custodiados por el rea respectiva, atendiendo a lasdisposiciones legales pertinentes que determinan,explcitamente un perodo de 7 aos;

d) Archivo histrico.-Archivo histrico es aquel queconserva de manera permanente la documentacinque habiendo perdido su incidencia legal, tcnica,financiera, administrativa, estadstica o de otrandole, mantiene su valor histrico; y,

e) Archivo auxiliar.- El archivo auxiliar se encuentraconstituido con copias de la documentacingenerada en cada unidad administrativa.

Artculo 31.- Procesos de gestin de archivos.- Losprocesos de gestin de archivos de aplicacin general enel Ministerio del Interior y sus rganos de nivel de gestindesconcentrada, tienen como finalidad mantener ladocumentacin debidamente organizada, inventariada,depurada y accesible para el uso de sus unidadesadministrativas.

Los archivos de las unidades administrativas de gestindesconcentrada contarn con procesos definidos por laDireccin de Secretara General.

Los archivos conformados por parte de las unidadesadministrativas debern aplicar los siguientes procesos:

a) Organizacin de los documentos en los archivos deoficina;

b)

Inventarios registrados en sistema informticodigital con detalles claros que permitan su consulta yubicacin;

c) Transferencia de documentos; y,

d) Acceso a consulta de archivos.

Artculo 32.- Organizacin de los documentos en losarchivos de oficina.- Los archivos se organizarn deacuerdo a los siguientes criterios:

a) Los documentos se clasificarn respetando laprocedencia del documento; y,

b) Los documentos se clasificarn y ordenaran enseries documentales.

Los archivos principales se constituyen con documentos

inherentes a personas o temas, que al agrupar losdocumentos referentes entre s; formarn un expediente, elque podr constar de uno o ms cuerpos de cien (100)fojas cada uno. El agrupamiento de expedientes desimilares asuntos, personas o temas forman las seriesdocumentales; igualmente el archivo principal seconstituye con carpetas de una misma tipologadocumental que forman directamente series documentales.

Ordenacin de las series documentales.- Seestablecer el criterio de ordenacin, en relacin a lafuncin que cumple cada unidad administrativa y ala informacin que debe recibir y generar. En cadacaso se escoger el sistema de ordenacin que

resulte ms conveniente la localizacin yrecuperacin de los documentos en sus carpetas,archivadoras o estantes.

Asignacin de series documentales, codificacin eidentificacin de contenedores.- Para clasificaralgn documento al momento de su archivo, seafsico o digital, debe utilizarse la siguientedenominacin:

Iniciales de la institucin;

Iniciales de la unidad generadora;

Iniciales del rea generadora;

Nombre de la serie documental segn tipodocumental; y,

Fechas lmite.

Artculo 33.- Inventarios de documentos de archivos.-Cada unidad administrativa que custodie documentacinelaborar y mantendr actualizado el inventario dearchivos, conformado por el listado completo de losexpedientes y carpetas de esa unidad administrativa con elfin de mantener un control de la documentacin que seencuentra bajo su control.

El inventario se encuentra sujeto a actualizaciones sea porincremento, transferencia o eliminacin de archivos.

El inventario de documentos deber realizarse utilizandoel formato que defina la Direccin de Secretara General,que estar acorde al Sistema de Gestin Documental.

En caso de que la documentacin se traspase por cualquiermotivo a otro custodio, se realizar la constatacin fsicaen base al inventario documental y se legalizar laentrega con la suscripcin del acta de entrega-recepcin,segn el formato que defina la Direccin de SecretaraGeneral, de conformidad con lo dispuesto en el artculo78 de la Ley Orgnica de la Contralora General delEstado.

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CAPITULO V

DE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Artculo 34.- Transferencia de documentos.-Con el finde mantener dentro de cada unidad administrativanicamente el archivo activo, en el mes de enero de cadaao se llevar a cabo la transferencia fsica de los archivospasivos del archivo de oficina hacia la Unidad de ArchivoGeneral o donde excepcionalmente y de manera motivadase disponga por parte del Director de Secretara General.El traspaso ser realizado con las correspondientes Actasde Entrega- Recepcin.

La unidad administrativa ser la encargada de ejecutar eltrabajo de preparacin de los documentos conforme lassiguientes consideraciones:

a)

Los documentos estarn organizados por seriesdocumentales, y tener definido el plazo deconservacin en los archivos de oficina y archivocentral;

b) La transferencia de la documentacin se efectuaruna vez evaluada, y previa eliminacin del materialde carcter transitorio o sin valor referencial;

c) Cada unidad administrativa comunicar previamenteal responsable de la Unidad de Archivo General, surequerimiento para proceder a la transferenciadocumental, indicando la cantidad de expedientes ycarpetas;

d) Colocar los documentos en cajas de retencin, sinclips metlicos, grapas, gomas elsticas, elementosperjudiciales para la conservacin de papel yetiquetadas con lpiz para su correspondienterotulacin definitiva en la Unidad de ArchivoGeneral con los siguientes datos:

Nmero de caja con orden secuencial por cada serieo unidad administrativa;

Ao o aos, del primer y ltimo documentocontenido en la caja;

Nombre de la unidad administrativa que transfierelos documentos;

Nombre de la serie documental; y,

Nmero de registro o tomo de transferencia dearchivos en el que se detalla su contenido, llevandola numeracin secuencial del registro sin repetirlo.

e) Obtenida la autorizacin por parte del jefe de laUnidad de Archivo General, se enviar, a la Unidadde Archivo General o donde excepcionalmente y demanera motivada se disponga por parte del Directorde Secretara General, va correo electrnico elformulario de Transferencia de Documentos quedefina la Direccin de Secretara General, con lainformacin requerida;

f) Coordinadas las fechas de transferencia entre laspartes involucradas, se proceder al envo fsico dela documentacin; y,

g) Con la entrega fsica, se suscribir el Acta deEntrega-Recepcin, segn el formato que defina laDireccin de Secretara General, con la que seentrega los documentos a la Unidad de ArchivoGeneral o donde excepcionalmente y de maneramotivada se disponga por parte del Director deSecretara General.

CAPITULO VI

DE LOS MTODOS Y PLAZOS DECONSERVACIN DOCUMENTAL

Artculo 35.- Digitalizacin.-Todos los documentos quese produzcan y reciban en la planta central y en las

unidades de gestin desconcentrada del Ministerio delInterior, sern digitalizados de manera inmediata para sucatalogacin y custodia, conforme establece el presenteReglamento.

Artculo 36.- Plazos de conservacin documental.- Ladocumentacin del Ministerio del Interior ser conservadade conformidad con los plazos establecidos en la Tabla dePlazos de Conservacin Documental, conformada por unlistado de las Series Documentales de los documentosrecibidos o generados por las Unidades Administrativas, alos cuales se asigna el tiempo de conservacin.

Artculo 37.- Comit de valoracin documental.- La

Tabla de Plazos de Conservacin Documental serelaborada por un comit integrado por los siguientesmiembros:

Director de Secretara General, en calidad dePresidente del mismo;

Un funcionario relacionado con la informacincontenida en la documentacin, designado por eltitular de la unidad administrativa correspondiente;y,

El Coordinador General de Asesora Jurdica.

El comit podr solicitar el asesoramiento que considerepertinente, a la Direccin de Auditoria Interna delMinisterio del Interior.

Artculo 38.- Determinacin de los plazos deconservacin documental.- La determinacin de losplazos de conservacin documental considerarobligatoriamente los siguientes parmetros:

a) Incidencia legal, tcnica, administrativa, financiera,estadstica o de otra ndole que ataa a ladocumentacin;

b) Su condicin histrica; y,

c)

Su frecuencia de utilizacin para consulta.

Los plazos de conservacin se aplicarn siempre y cuandolos documentos correspondan a trmites concluidos y no

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existiere impugnaciones relacionadas a tal documentacin,y debern contarse a partir del ltimo da al quecorresponde el expediente o serie documental.

El plazo de conservacin previsto para los documentos enel archivo de oficina, planta central y de las secretaras delos rganos de nivel de gestin desconcentrado, estaracorde con las disposiciones legales y las necesidadestcnicas administrativas. Estos plazos sern sugeridos porlos custodios de la documentacin ante el Comit deValoracin Documental.

El formato de la Tabla de Plazos de ConservacinDocumental se ajustar a la que se establece en elInstructivo de Organizacin Bsica y Gestin de ArchivosAdministrados para cumplir con lo dispuesto en la LeyOrgnica y Reglamento General de Transparencia yAcceso a la Informacin Pblica, y podr ser mejoradoconforme las caractersticas y necesidades propias de ladocumentacin del Ministerio, por decisin del Comit.

Artculo 39.- Elaboracin de la Tabla de Plazos deConservacin Documental.- Para la elaboracin de laTabla de Plazos de Conservacin Documental se seguirel siguiente proceso:

a)

El funcionario encargado de la documentacin yarchivo de cada unidad administrativa, designar aun funcionario a fin de que proporcione lainformacin de los plazos establecidos a cada seriedocumental, usando el formulario definido por laDireccin de Secretara General, bajo la supervisindel titular de la unidad administrativa;

b) Los formularios con la informacin de la unidadadministrativa sern entregados a la Direccin deSecretara General, quien a su vez convocar alComit de Valoracin Documental para su anlisis,valoracin y determinacin de plazos definitivos;

c) La Tabla de Plazos de Conservacin Documentaluna vez elaborada por el Comit de ValoracinDocumental, ser presentada a la Mxima Autoridadpara su aprobacin y publicacin en el RegistroOficial;

d)

Los titulares de las unidades administrativas sernresponsables de incluir en la Tabla de Plazos deConservacin Documental, las series documentalesque se hayan incrementado en relacin a su funcin,en la cual se establecer el tiempo de conservacin;y,

e) La Tabla de Plazos de Conservacin Documental semantendr actualizada, y ser revisada al menos unavez al ao.

Artculo 40.- Control de la aplicacin de la Tabla dePlazos de Conservacin Documental.- La Direccin deSecretara General, por intermedio de la Unidad deArchivo General, realizar el seguimiento de la aplicacinde la Tabla de Plazos de Conservacin Documental, paralo cual establecer un cronograma de seguimiento para laverificacin de la aplicacin de la Tabla de Plazos deConservacin Documental y un plan de mejoramiento a

corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas porcambios en los procedimientos, reformas organizacionalesy funciones.

CAPITULO VII

DE LA ELIMINACIN DE DOCUMENTACIN

Artculo 41.- Eliminacin de documentos.- Losdocumentos en soporte fsico del Ministerio del Interior,en todos sus niveles de gestin, que han perdido suincidencia legal, tcnica, financiera, administrativa,estadstica o de otra ndole, o que no tiene valor histrico,debern ser digitalizados y, luego, destruidos, previaautorizacin expresa emitida por parte del ConsejoNacional de Archivos, debiendo seguir el siguienteproceso:

a) Las unidades administrativas del Ministerio y lassecretarias de los rganos del nivel de gestindesconcentrado, en enero de cada ao remitirnmediante memorando a la Direccin de SecretaraGeneral el listado de documentos en soporte fsicoque, una vez vencido el plazo fijado en la Tabla dePlazos de Conservacin Documental, serneliminadas. Los listados remitidos a nivelinstitucional sern consolidados por parte de lamencionada Direccin;

b)

La solicitud de autorizacin al Consejo Nacional deArchivos ser realizada por parte de la o elDirector/a de Secretara General; y,

c)

Autorizada la solicitud para la eliminacindocumental, se levantar un Acta de Baja de BienesDocumentales, segn el formato definido por laDireccin de Secretara General, y se proceder aaplicar la norma jurdica sobre reciclaje dedocumentos de la administracin pblica. El Actatendr el mismo nmero de copias como depersonas, las cuales formen parte del acto deeliminacin, copias que servirn para que loscomparecientes elaboren informes pertinentes pararevisin y aprobacin de las mximas autoridades osus delegados en las entidades correspondientes.

Artculo 42.- Prohibicin.-En ningn caso se eliminarnlos documentos y archivos en formato digital.

CAPITULO VIII

DEL ACCESO A LA INFORMACIN

Artculo 43.- Acceso a consulta de archivos.- Losciudadanos, con inters legtimo, tienen derecho aconsultar los documentos de archivos pblicos, de acuerdoa las normas legales y reglamentarias pertinentes; y a quese les otorgue copias certificadas, previa solicituddebidamente fundamentada, previa autorizacin expresadel titular de la unidad administrativa que custodia losarchivos y documentos. Exceptuase los documentosconsiderados reservados.

Artculo 44.- Consulta de archivos por usuariosexternos.- El proceso a seguir para el acceso a la

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documentacin pblica custodiada por parte del Ministeriodel Interior, en todos sus niveles de gestin, por parte deun usuario externo, es el siguiente:

a) El peticionario deber presentar una solicituddirigida a la o el Director/a de Secretara General oal titular del rgano de nivel de gestindesconcentrado, segn el formato establecido por laDireccin de Secretara General y en la que sedeber hacer constar la identificacin del solicitante,sea persona natural o jurdica conforme a losiguiente:

Nombres y apellidos;

Nmero de cdula de ciudadana o identidad,pasaporte o registro nico de contribuyente;

Su direccin domiciliaria y correo electrnico;

Datos completos de la documentacin requerida;

Motivo de consulta; y,

Firma del solicitante.

b)

La o el Director/a de Secretara General o sudelegado, o el responsable del archivo del rgano degestin desconcentrado, solicitar la autorizacin ycopia de la documentacin original requerida altitular de la unidad administrativa que corresponda,y la entregar al usuario externo mediante oficio; y,

c)

Las solicitudes atendidas y los oficios decontestacin, se archivarn en una carpeta especficadenominada Solicitudes de Acceso a laInformacin, ordenada por el nmero otorgado porel Sistema de Gestin Documental. Cada ao, hastala ltima semana del mes de febrero, losresponsables del archivo del rgano de gestindesconcentrado remitirn a la Direccin deSecretara General, el detalle de todas las solicitudesatendidas durante el ao inmediato anterior, a fin deque se consolide la informacin relacionada y se laremita a la Defensora del Pueblo para darcumplimiento a lo dispuesto en el artculo 12 de laLey Orgnica de Transparencia y Acceso a la

Informacin Pblica.

Artculo 45.- Consulta directa de documentos.- Elusuario externo, podr acceder directamente a losdocumentos pblicos considerados de libre acceso, para loque deber presentar la solicitud sealada en el artculoprecedente y, una vez conferida la autorizacin por partedel titular de la unidad administrativa donde reposan losdocumentos, podr consultar dentro de las instalacionesdel Ministerio del Interior y con vigilancia permanente delencargado de la custodia de la documentacin y archivode la unidad administrativa.

El responsable de la custodia de la documentacin yarchivo, proporcionar al solicitante los documentosrequeridos, previa presentacin y retencin de la cdulade ciudadana o una identificacin, y la verificacin deque la documentacin se encuentra completa y en buenestado.

Una vez efectuada la consulta, el solicitante devolver ladocumentacin y, previa verificacin del funcionario deque est ntegra y en el estado en el que fueproporcionada, se le devolver la cdula de ciudadana ola identificacin presentada. Se registrar la atencin, lafecha y firma del solicitante.

Artculo 46.- Certificacin de fotocopia dedocumentos.- El Director de Secretara General o sudelegado, son los nicos autorizados para realizar lacertificacin de documentos a nombre del Ministerio delinterior y de sus rganos de gestin desconcentrados. Seseguir el siguiente procedimiento:

a)

Toda solicitud de fotocopia certificada dedocumentos que, en soporte fsico o digital, reposanen los archivos del Ministerio del Interior, en todossus niveles de gestin, deber ser aprobada por eltitular de la unidad administrativa que tiene a cargo

el archivo donde consta el documento que se debefotocopiar;

b) Cuando la fotocopia provenga de un documentooriginal, se certificar que el fiel copia deloriginal;

c) Cuando la fotocopia provenga de una copia de undocumento original, se certificar que es fiel copiade la compulsa; y,

d)

Las peticiones de fotocopia certificada dedocumentos y las autorizaciones respectivasconferidas por los titulares de las unidades

administrativas, se conservan de forma permanente,en la Direccin de Secretara General.

Artculo 47.- Consulta por usuarios internos.- Lasunidades administrativas deben presentar los documentosy expedientes a otras unidades administrativas y susfuncionarios, que para el cumplimiento de sus atribucionesy responsabilidades necesitan consultarlos; para lo cualdeben cumplir con el siguiente procedimiento:

a) Los documentos y expedientes a prestar, debernestar relacionados con las funciones de la unidadadministrativa requirente;

b) El prstamo de los documentos y expedientesproceder con solicitud del titular de la unidadadministrativa, en la cual se designar al funcionarioque recibir dicha documentacin, y deber contarcon la autorizacin previa emitida por parte delDirector de Secretara General, o del titular de launidad administrativa requerida, segn el tipo dearchivos a cargo;

c)

El plazo de prstamo de los documentos yexpedientes, ser determinado por el titular de launidad administrativa requirente; y,

d) Todo prstamo de documentos y expedientes de unaunidad administrativa a otra, ser registrado por elcustodio de la documentacin, de acuerdo alformulario definido por la Direccin de SecretaraGeneral. Al momento de la devolucin de losdocumentos, el custodio verificar que se encuentre

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integra y en buen estado y, en caso de existirirregularidades, el titular de la unidad administrativarequerida comunicar este particular al titular de launidad administrativa requirente, estableciendo unplazo no mayor a cinco (05) das para que sesubsanen las mencionadas irregularidades. Si endicho plazo no se solucionaren los inconvenientes,el titular de la unidad administrativa requerida,comunicar este particular a la o el Director/a deTalento Humano, para que inicie el respectivoproceso disciplinario.

Artculo 48.- Prohibicin de acceso a los archivosreservados.- El derecho a la intimidad personal yfamiliar, honra y buen nombre de las personas y, demsderechos consagrados en la Constitucin y las leyes, serngarantizados por los responsables del acceso a lainformacin que estn obligados a guardar absoluta

reserva sobre el contenido de la documentacin a la queacceden. Su incumplimiento podr acarrearresponsabilidad civil, administrativa y penal, segncorresponda.

Solo la informacin calificada como tal en los trminos dela Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a laInformacin Pblica y su reglamento, no es de libreacceso. Sin embargo, la reserva que trata el artculo 17 dela Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a laInformacin Pblica ser levantada en el tiempoestablecido en dicha normativa.

Artculo 49.- Prohibiciones y sanciones generales de

acceso.- Se prohbe tomar documentos originales decualquiera de los archivos de la planta central o de losrganos de gestin desconcentrada del Ministerio delInterior.

Cuando se requiera prestar documentacin, se solicitar ala Direccin de Secretara General, para lo cual seelaborarn guas de responsabilidad a cargo de loscustodios de la documentacin que sern responsableshasta por culpa leve.

Los servidores que infrinjan esta disposicin sernsancionados de conformidad con lo dispuesto en la LeyOrgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin

Pblica, sin perjuicio de las acciones administrativas,civiles y penales a que hubiere lugar.

CAPITULO IX

DEL TRASPASO DE DOCUMENTACINA CARGO DE LOS FUNCIONARIOS DEL

MINISTERIO DEL INTERIOR

Artculo 50.- Proceso de entrega-recepcin dedocumentacin y archivos.- El acto de entrega-recepcin de documentacin y archivos se ejecutar deacuerdo a la normativa legal y reglamentaria aplicablesobre la materia; debiendo observar el siguienteprocedimiento:

a) El Director de administracin de Talento Humano,comunicar el ascenso, traslado administrativo,traspaso administrativo, cambio administrativo o

cesacin de funciones, mediante memorando alfuncionario, servidor o trabajador saliente; con copiaa:

La o el titular de la unidad administrativa a la quepertenece el funcionario saliente;

A la Unidad de Archivo General del Ministerio delInterior; y,

Los dems quienes considere pertinente.

b) El funcionario, servidor o trabajador saliente, tienela obligacin de elaborar el borrador del acta deentrega-recepcin de la documentacin y archivosque maneje, en un trmino no mayor a treinta (30)das de acuerdo a las funciones y el volumen dedocumentacin a su cargo. En caso que no se

cumpla con el trmino establecido, el titular de launidad administrativa a la que pertenece elfuncionario, servidor o trabajador saliente, designara un delegado para que elabore el acta de entrega-recepcin, en la que se dejar constancia de estascircunstancias.

c) El funcionario, servidor o trabajador entrante, tienela obligacin de proporcionar todas las facilidades alfuncionario, servidor o trabajador saliente, para queelabore su acta de entrega- recepcin de ladocumentacin y archivos.

Artculo 51.- Revisin del borrador de acta de entrega-

recepcin.-El funcionario, servidor o trabajador entranteest obligado a revisar la documentacin y archivos,conforme el contenido del inventario de documentacin yarchivos, y del borrador del acta de entrega-recepcin; deencontrar probables inconsistencia o irregularidades quellegaren a detectarse en la verificacin del acta y susanexos, har conocer al titular de la unidad administrativaa la que pertenece el funcionario, servidor o trabajadorsaliente, para que dicho titular comunique al funcionario,servidor o trabajador saliente a fin de que en el trmino deocho (08) das, formule las aclaraciones respectivas.

Artculo 52.- Intervencin en el acto de entrega-recepcin.-La Unidad de Archivo General del Ministerio

del Interior o el responsable de la documentacin en losrganos de nivel de gestin desconcentrada, designarn aun funcionario para que intervenga en el acto de entrega-recepcin de la documentacin y archivos.

Artculo 53.- Acta de entrega-recepcin.-Los servidoreso trabajadores salientes y entrantes, firmarn el acta deentrega-recepcin conjuntamente con los delegados de laUnidad de Archivo General del Ministerio del Interior, oel responsable de la documentacin en los rganos denivel de gestin desconcentrada, quienes dejarnconstancia de la integridad y estado de conservacin enque se encuentra la documentacin y archivos.

El acta de entrega-recepcin de documentacin yarchivos, deber elaborarse conforme al formulario quepara el efecto defina la Direccin de Secretara General.Se imprimir en ocho (08) ejemplares que serndistribuidos de la siguiente forma:

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Un ejemplar al funcionario, servidor o trabajadorentrante;

Un ejemplar al funcionario, servidor o trabajador

saliente; Un ejemplar a la Unidad de Archivo General o al

responsable de la documentacin en los rganos denivel de gestin desconcentrada;

Un ejemplar al titular de la unidad administrativa dequien entrega;

Un ejemplar a la Direccin de Auditora Interna;

Un ejemplar a la Direccin de Talento Humano;

Un ejemplar a la Direccin Administrativa; y,

Un ejemplar a la Direccin Financiera.

Las hojas y anexos se foliarn y numerarn.

Artculo 54.- Excepcin.- En el caso de que unfuncionario, servidor o trabajador no concurra a laborarpor ms de sesenta das por ausencia legalmentejustificada y est incapacitado fsicamente para realizar laentrega-recepcin, el servidor entrante que asume lasfunciones o trmites, en ausencia del titular, deber dejarconstancia por escrito en las condiciones en las que recibela documentacin y archivos, para dar continuidad alservicio, en presencia de dos testigos.

Artculo 55.- Prdida de documentacin.- En caso deque en el proceso de entrega-recepcin de documentaciny archivos, se determine que cierta documentacin estextraviada o perdida, el titular de la unidad administrativaa cargo de esa documentacin y archivo, comunicar a laUnidad de Archivo General del Ministerio del Interior,quien a su vez informar a la Direccin de TalentoHumano a la Direccin de Auditora Interna, para los fineslegales pertinentes.

CAPITULO X

GLOSARIO DE TRMINOS

ACCESIBILIDAD: Posibilidad de consulta de losdocumentos de archivo, determinada por la normativavigente, su control y estado de conservacin.

ACCESO: Derecho de los ciudadanos a la consulta delPatrimonio Documental, de acuerdo a la normativavigente.

ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS: Controlsistemtico de documentos desde su creacin hasta sudestino final.

ADMINISTRADOR DE DOCUMENTOS: Persona aresponsable de todo lo referente a la custodia dedocumentos en una institucin.

ARCHIVALA: Todo material escrito, grfico (mapas,dibujos, planos), multigrafiado, reprgrafo, sonoro,audiovisual proveniente de una entidad, producido o

recibido en funcin de sus actividades o, en general,relacionado con su vida administrativa desde el momentoen que cumpli su objetivo inmediato que origin sucreacin y su conservacin con fines administrativos,jurdicos, cientficos o culturales.

ARCHIVO: Conjunto de documentos de cualquier tipode formato o soporte material, acumulados en un procesonatural por la entidad pblica, en el transcurso de sugestin, conservados por medio de procesos tcnicos.

BASE DE DATOS DOCUMENTAL:Repositorio de losdocumentos institucionales digitalizados, administrados atravs del Sistema de Gestin Documental.

CARPETA: Contenedor de cartn empleado para laconservacin de documentos.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Creacin,distribucin, uso, mantenimiento y disposicin de undocumento.

CLASIFICACIN DOCUMENTAL: Operacin queconsiste en el establecimiento de las categoras y gruposque reflejan la estructura orgnica y/o funcional de fondo.

CONSERVACIN: Conjunto de procedimientos ymedidas precautelares destinadas a asegurar, lapreservacin ptima o prevencin de posibles alteracionesfsicas en los documentos y la restauracin de stoscuando la alteracin ha ocurrido.

CONSULTA: Acto de revisar la informacin contenidaen un documento de archivo.

CUSTODIA: Responsabilidad jurdica de mantener losarchivos, su control y preservacin.

DEPOSITO: Espacio destinado a la ubicacin fsica deun archivo.

DOCUMENTACIN: Documentos oficiales generadosy recibidos por una institucin relacionados con susfunciones.

DOCUMENTO: Un documento es el testimonio escritode una actividad realizada con un propsito determinado.

ELIMINACIN:Destruccin fsica de unidades o seriesdocumentales que hayan perdido su valor administrativo,probatorio, constitutivo, extintivo de derechos y que nohayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollarvalores histricos. Esta destruccin se debe realizar porcualquier mtodo que garantice la imposibilidad dereconstruccin de los documentos.

EXPEDIENTE:Reunin de documentos referidos a unapersona o asunto determinado.

FECHAS EXTREMAS: Fechas que constan en elprimero y ltimo de los documentos agrupados en uncontenedor, asumiendo que tienen una ordenacincronolgica interna.

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FONDO DOCUMENTAL: Totalidad de ladocumentacin producida y recibida por personasjurdicas o naturales en ejercicio de sus funciones y querespaldan las actividades que realizan y que han de dar

servicio a los ciudadanos por medio de la custodia de susderechos e intereses y el fomento de la investigacin queayude al progreso y promueva la cultura.

INVENTARIO: Instrumento de consulta que describe lasunidades documentales de una serie o series respetando suestructura.

ORDENACIN: Establecer secuencias dentro de lascategoras y grupos de acuerdo con las series naturalescronolgicas y alfabticas.

SECCIN DOCUMENTAL: Divisin primera delfondo, establecida en virtud de la estructura orgnica o laslneas de accin del Ministerio del Interior.

SERIE DOCUMENTAL: Divisin de una seccin quecorresponde al conjunto de documentos producidos en eldesarrollo de una misma atribucin general y que versansobre una materia o asunto especfico.

SISTEMA DE ARCHIVOS: Conjunto ordenado denormas, medios y procedimientos mediante los cuales seconservan y funcionan los archivos.

SOPORTE DOCUMENTAL:Medio material en el quese almacena informacin.

TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACINDOCUMENTAL: Listado de tipos, series, asuntos a losque se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapadel ciclo vital de los documentos.

TIPO DOCUMENTAL:Unidad mnima que rene todaslas caractersticas necesarias para ser consideradadocumento, el tipo documental es generalmente la unidadbsica de la serie.

UNIDAD GENERADORA: Dependencia administrativaque genera los documentos.

VALORACIN:Calificacin que se da a los documentostomando en cuenta parmetros tcnicos.

DISPOSICIONES GENERALES

PRIMERA.- Los archivos que contengan una cantidadimportante de documentos, deben estar ubicados en unespacio fsico que garantice la integridad, conservacin yseguridad de los documentos ante la presencia de unsiniestro.

Esos espacios debern contar con: sistema de cmaras devideo vigilancia interna y externa, sistema de control deacceso que incluya puerta de seguridad, sistema declimatizacin con control de temperatura y humedad,sistema de deteccin y extincin de incendios conmonitoreo permanente, en cumplimiento del Reglamentode Prevencin, Mitig

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