2015 june 30 mcps expenditure standards

8/20/2019 2015 June 30 MCPS Expenditure Standards

1/17

MONTGOMERY COUNTY BOARD OF EDUCATION

Rockville, Maryland

July 2, 2015

MEMORANDUM

To:

Mr. Michael Durso, Chair, Board

of

Education Fiscal Management

Committee

Mr. Christopher Barclay, Board

of

Education Member

Mr. Philip Kauffman, Board

of

Education Member

From:

Ikhide Roland Ikheloa, Chief of Staff

Subject: Expenditure Standards

The Board's adopted

xpense Standards

require that the Board

of

Education (Board) Fiscal

Management Committee reviews a biannual report

of

expenses by Board members and the Board

Office. To this end, I have worked closely with staff in my office and Mrs. Susanne (Sue) G.

DeGraba, chief financial officer, to produce the attached report

of

expenses (as

of

June 30, 2015)

that details expenses by Board members and the Board Office.

To the extent possible, all attempts have been made to disaggregate the data by each individual

Board member and staff, with explanations footnoted for your information. The data is processed

in the Department

of

Financial Services to ensure accuracy and protect the integrity

of

the data. I

plan to present this report at the July 22, 2015, Board Fiscal Management Committee. The report

is a work in progress; I welcome your feedback on it.


2/17

R u h a t 07 /02 /2015

M C P S

B o a r d Expense

-

Me a l /F o o d

[sefot Bo o ks N a m e : M C P S S e t o f B o o - k s - - - - - ~ f i 1 e f i c y ~ f f i l B S ~ i ~ ; : M ' ) j ; : : i 1 De p a r tme n t : 71101

I A R c c 6 l 1 ' 6 't : '5 @ ¥ 5 0 ~ f , t 'N l e a l tF o - o f l' ;d f f j

F Y 1 5 Ca te go ry 04 Tota l

F Y 1 5 Accoun t Bud ge t

Descr ip t ion :

$ 158 ,477 .00

$0.00

F o r m

210 ·

- M o v e m e n t o f

Fun d s

- $70.00

Cur re n t Budget : $70.00

Re imb u rsem en t fo r subm i t ted rece ip ts .

·=·""""

, . . . . . . .

_


3/17

Run a t 07 02/2015

M C P S

B o a r d

Expense -

Overn igh t

Tr ave l

Set Of

Books N a m e : M C PS Se t o f Books + i : i ' . : : + . : : : i : b e p a r t r r i e r i b ( 7 J 1 0 f J J Account :

5 64002 -

O V E R N I G H T

T R A V E L

NU L L I

N ULL I N ULL I N ULL I

NU L L I

N ULL I N ULL I

} 10 .0 0

I

N U L L

N ULL I

N J J L L I

N ULL I N U L L [ ~ N ULL I N ULL I N ULL I N ULL I

1213.00

N ULL I

NU L L I

N ULL I N ULL I

Nl.Jl l l 1522.38 I N ULL I N ULL I N ULL

$344.86 I $516.06 I $615.81 I $557.86 I N U L U $213.00 I $516.06 I $516.06 I $303.06

N ULL I N ULL I N ULL N ULL

N U L L

N ULL I N ULL I N ULL I N ULL

)$344;86L $516.061 ••$615,81l~ J '$735.38'l< $51M6l $526.06

• . . . $ 5 1 6 . 0 6

$ 5 . 4 0 . o o

I $690 . oo I $5 40 . 00 I $5 40 . 00 I $1,010.00 I $540.00 I $125.oo

I

$1,235.oo I $5 40 . 00

N ULL I N U L L I N ULL I N ULL I N ULL I

NU L L I

N ULL I N ULL I

N ULL

,

$54 '0 .ooj; . ·

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4690;00J·. $1,010~00J < • :

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F Y 1 5

Ca te go ry

0 4

Total $1 5 8 , 477 . 00

F Y 1 5

Account Budget

$2 6 , 000 . 00

Descr ipt ion: Cost inc ludes t ravel outs ide

o f

M ontgom er y C oun ty ( Examp les : C on fe r enc e ac c ommo da t i ons , r eg i st r a ti ons , pe r d ie m s , M A B E N e w B o a r d Mem ber or ientat ion regis t rat ion.)

=--------------------------- - .


4/17

R u n at

07/02/2015

M C P S B o a r d E x p e n s e - Overnight T r a v e l

Se t O f B o o k s N a m e : M C P S - S e t o f B o o k s - - n v , , , J 0 . m D . e p ' a r : t ff i e h t : 7 f 1 0 1 ' 0 B T z 1 N t i l Account : 50 40 0 2- O V E R N I G H T T R A V E L

J

0 C T ~ 1 5 • · · ·

. $ _ 5 4 0 . 0 0

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>JUL-15·•

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< S E P / 1 5 . · . · • • , ·

• , : , . • . · : ' · N O V ~ 1 5 • • . • · · · · · ·

Sub Tota l>


5/17

R u n a t

07/02/2015

M C P S B o a rd E x p e n s e

-

Mi leage

Set

O f B o o k s N a m e : M C P S

Set

o f

B o o k s I : • @ § p : ~ ~ : m ~ m ; t : t : n : t R A ; Y : , ; ~ Account : 504001 -

L O C A L

T R A V E L . . . . . I

N U L L

$145.60

$156.80

$454.26

$413.36

$234.08

$150.08

$190.80 $302.40

N U L L

$230.72

$722.62 $525.92

N U L L

$265.68

$ 1 7 1 7 : 5 8 · · · .:

. · · ·$1357.72

$476.56 $268.24

$430.27

$283.47

N U L L

N U L L87.24

N U L L

1 1 40 . 5 6

1 2 5 0 . 88

N U L L

189.60

259.68

J185.9tt•

$595.73

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:12 ,044:14 l>

589 .46

N ULL $264.60

. · • F E B ~ t 2 • . > · · · . 1 % · E X t 1 ~ n * · ~ J 1

$41 5 . 031

N U L L

$35 1 . 801 $2 1 1 . 601 $32 1 . 1 01 $1 75 . 95

i M A R - 1 . 5

t , i · i j p ~ · n ~ ~ r

· · · A P R ~ t 5 , . • . , : t t E x t i e n § e m

. • . • < M AY ; 1 : S J : L h : E x t s e n ' s e ' . i :

$308.20

I

$409 .51

J

$188.60

I N U L L

$329.90

I

$214.24

I

$511.89

I

$265.07

N U L L I

$550.21 I

$ 1 § . § . 6 0

I

N U L L I

$ 4 ~ . § ~ . 4 7 I $208.15 I

N U L L

$363.40

$.4:H.64 I $848.79 $ 3 0 q , _ ~ O I N U L L $40832 I $172.15 I $@7 .7 2 I

$351.90

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$613.121 $154.67

I

$208.15

I N U L L I

$456.37 j $17 7 .10 .L_~~$433 .18

I

$342.12

S u b T o f a l • . · . , · · . • • · · · · .

>.$237.6.72

'

$1963.18 ' . ,$1461.45

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·

$2218 ; 86 , .> .

. . . • • $10 7 8 ; 0 7 .> • . ) $2 ' 359 ; 62> · ·>

$187 4 ; 20

tfl~1;tfs2i 'S62ts.3l 1 ; 1 , r w m t ~ 1 2 r s s 2 r G : ; i : 1 ,

~ l t i { i $ 2 ? s i s r 1 1 t i i t W t ' F t • s 2 ~ M l ? t i jf l

: r f i ~ ~ f i s a J - 0 : o r t~~*$ .¥ . ' 7 i7 i ta~~ ] $ . ~ ) 1 l $ J f ® J 2 0 1 1 ' . • I t $ . 3 t 2 a ~ 1 ~ 9 z ~

F Y 1 5 C a t e go ry

04

To ta l

$158,477.00

$12,957.00

Y 1 5 Accoun t Budge t

Descr ip t ion :

C o s t

inc ludes

re imbursemen t o f

mi leage fo rms submi t ted .

Nega t ive amounts in de faul t p ro g ra m n u m b e r s is based on t r ans fe r to newly c rea ted program accounts f o r Boa rd

s t a f f .


6/17

R un

at 0 7 /0 2 /20 15

1 s e t 0 t

B o o k s N a m e : M C P S

Seto f

B o o k s - ~ I i '

:,

. : ' r : :@ ~ ~ ~ .@ ~ 1 1 ~ 1 f ff fm : rn i% w C

A c c o u n t :

504001~CffiAVEC'''J

- · · , ,

. M A R ~ 1 5 • < > •

N ULL

N ULL N ULL

· , : ? / : A P R : , 1 · 5 ; : ' ·

i1

,296 .70

. $ _ 3 1 . 3 6

·· · • · : • • M A Y - 1 5 > ' /· •

1,129.35

39.67

· . : : , : " , / · ' J l J N " 1 5 ' ,

N ULL N ULL

S i . i b T 6 t a 1 . · : · · . · ·

\ U ; M 1 ~ ~ f fk ~ m t ? f if l0 r t % ~ f

· · 1 ~ f t % t

f ;M ~ L ~ f u 1 . % t W . 1 i

: > , . : s 2 ; ~ 2 6 ; o s ; p > • - - · , - . - 1 1 ' . 0 3

w l f : t & : ; ;\ ~ ( ~ , \ U f 4 2 6 l l 5 f f e ) U J R ~ J i l 0 ( ~ l l£ \ K 0 t , i @ J l i \ $ V ~ 1 i r 0 3 ~

M C P S B o a rd

Expen se

-

Mi leage

===z-~ s . a ~ . ; : ; , . ; . ;. ; . . ;µ . ; . .. ;q wm;w U i \& J ' . ; ; ;;u ; : : ; : : : · ~= ~w ~=mma1......,.;tW:i, ;;;;z;z;n:;; · : ; : ; : ; : ; ; : : ; , ; , ;, ;. ;. ;=;;;.


7/17

R u n a t 07/02/2015

M C P S B o a rd E x p e n s e - Ticketed Event

Set Of

Books

N a m e :

M C P S

Set o f B o o k s l + ; ' : : > : i :& ,;: ;\ . U , ; , . y :/ ') f b e p a r t m e n t /% 1 : 1 0 1 : ' .) ;k A cco u n t 5 0 4 5 0 2 -

Ticke tecfEven t

---]

F Y 1 5

C a t e g o r y

0 4 T o t a l

$158,477 .00

F o r m

2 1 0 - 1

-

M o v e m e n t o f Funds - $7,000.00

F Y 1 5

A c c o u n t B u d g e t

$0.00

Current Budget : $7,000 .00

Descript ion:

Cost inc ludes a l l approved t icketed events .

Th is

accoun t was c rea ted in

A p r i l

2015

to co ins ide w i t h

the upda ted Boa rd handbook. Examp les inc lude: C o u n t y Execu t ive

Art 's B a l l , leg is la t ive events ,

and

M C C P T A e v e n t s .

· : . : . , y ; . 4 * 1 . ; ; : , : :w ~ ~~ " ' ° " " " " " ' ' ~- . ·


8/17

R u n a t 07 / 02 / 2015 M C P S B o a rd E x p e n s e - Ticketed Event

I set O f B o o k s N a m e : M C P S

Set

o f B o o k s j : ' . ; : i ~ \ : ) : : f : : k H D e t l a r t m e i H : C . 7 t 1 b j i : ' : : ~ : ' ; ' ; / ) ; . : : : : . , , ; , , v n ; v , 1 i : H A c c ou n t504502 - Ticketed Event


9/17

R u n

a t

07 /02 /2015

. M C P S B o a r d

Expense

- Consul tan t - Othe r

j S e t O f B o o k s N a m e : MC P S S e t o f B o o k s

l [ @ I D ' . r : t e ' . n ' e ~ : I i® . i s i I i ~ 1 : t ~ I

Depar tment :71101 ( /8 b 6 d ' uh t o 0 2 Q 0 1 U H G 0 N S U l .F E 4 N t

JUL: : . ts :

· · · · o c 1 . : 1 s < >

N U L L

N U L L

• · \< i . N O W t s · · · :

\

1

F Y 15 Catego ry 02 Tota l

$35 ,000 .00 F o r m 2 1 0 - 1

-

Mo v e m e n t o f Funds - ($18 ,044)

F Y 15 A c c o un t B ud g e t

$35 ,000 .00

Cur ren t

Budget :

$16,956.00

Descr ipt ion:

Cost inc ludes Boa rdDocs

annua l fee , re fund

w h e n B o a r d D o c s

s y s t e m w a s d o w n , a n d

Supe r in tenden t

search

consul tan t fees.

* *

3 ,500 .00 f rom

con t rac tua l se rv ices m o v e d

by

budget.

• . • . • • • •

GA;,.:ru,;;:;;:.=,-

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m:mm

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* - · - ·


10/17

R u n

a t 07 /02 /2015

M C P S B o a r d E x p e n s e - Con t rac tua l

Se rv ices

- Othe r C o s t

l s e t O f B o o k s N a m e : MC P S S e t o f B o o k s

{ : $ U 1 r r e , n C v i ® ' : S l 2 J . Y W W : : : : j D e p a r tm e r r t :7 1 1 m

l @ I $ $ ' . S ' a n f i ~ ~ 0 } : & ~ 0 c { f fi tr ' . ~ ' C t u a % i $ 1 e : i & ~ ' - : '. : @ J t f fi

F Y15 Ca te go ry

0 2

Tota l

F Y15

Accoun t

B u d g e t

Descr ip t ion :

$35,000.00

$0.00

Bud ge t

e r ro r -

f ixed


11/17

R u n a t 07 /02 /2015 M C P S

B o a r d Expense -

Contract.

M a i n t .

Othe r Cos t

s e t O f B o o k s N a m e : M C P S S e t o f B o o k s l e t i f r @ ' f 1 C y : : H $ D : : . : o e p a r t m e n t : 7 1 1 0 1 J ; # . c c : & d n t : i5 0 2 Q i :4 + : : e @ N J : ' f~ C W 0 ; 4 i ll i. M . A , it N $ E N i X N 0 E /

F Y15 Ca te go ry 02

Tota l $35,000.00

$0.00

F o r m

2 1 0 - 1

-

M o v e m e n t

o f

F unds

- $ 425 .00

Cur rent Budget :

$4 25 . 00

Y 1 5 A cco un t B udge t

Cos t inc ludes

ma i n te n a n ce

con trac t

f o r

office copier.escr ipt ion:

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'1 M14 f Wm ,..-, PM hlJ.m::m;;,o;,-...


12/17

R u n a t 07 /02 /2015 M C P S B o a r d Expense

-

Off ice Suppl ies

-

Othe r Cost

j sef l5f

B o o k s N a r n e : M C P S Se t

o f B o o k s j ~ ' u m e d c y ) : U J S [ ) ; : , : : : , U i : J o e p a r t m e n t : 7 1 1 0 1 j ~ c C d U b t ~ 5 ' 0 3 0 @ 0 : "' ® t rR \ t Q E ] : S [ t. J l2 8 U I E B , : x . • : < J

F Y 1 5 Ca te go ry 03 Tota l $7,228.00

$7,228.00

Y 1 5

A cco un t Bud ge t

Descr ip t ion :

Cost inc ludes a l l off ice suppl ies.

$1,718.63

$4 54 . 75

$13.15

· · · · · · < • · • 2 1 1 7 9 ( 7 ' . 8

$105.00

$84.09

$4 89 . 87

$162.49

-------------


13/17

R u n

a t 07 /02 /2015

M C P S B o a r d E x p e n s e

- Dues ,

Reg is t ra t i ons

& F ees -

Othe r C o s t

Se t O f B o o - k s - - N a m e : M C P S

S e t

o f

B o o k s _ _ _ _ _ _

I G ' & rf 6 1 ' 1 : c : v t J S D i 00 [ D e p a r t m e n t :7 1 1 0 1 I A C c o t i n t l' s : ( ) if l .Q @ ; z f ¥ f [ jm c E $ i : if R E G : f S 1 $ ~ 1 t fO N ' .$ t & : i t rf . E S { / } /V i } }. ., ; y

$71 . 54 4 . 00

544.00

1 J l \ ~ 3 ~ 0 ' i i f :

F Y 1 5 Ca te go ry 04

Tota l

$ 158 ,477 .00

F or m 2 1 0 - 1 - M o v e m e n t o f F unds - ($17,624)

F Y 1 5 Accoun t Bud ge t $53 , 9 20 . 00

Cur re n t

B udge t :

$71 , 54 4 . 00

Descr ip t ion :

Co s t i n c lud e s m e mbe rsh i p

dues f o r M A B E

($52,309 .00) ,

M AB E Lega l

Serv ices Assoc ia t ion ($6 ,025.00) ,

N S B A

Nat ional

($12,975.00) ,

a n d

N S B A

Federa l Pol i cy

($235.00) .

· ~~ ' ~~=== ~~~~~~~ = ' ~~~~~~ - ~~~ ' · ' ~ - ' ~ ' ' ~ ' ~ ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ ·


14/17

Run

a t

07/02/2015

M C P S

B o a r d

E x p e n s e

- B o o k s

a n d

Subscr ip t ions

r : - - - - - - -

- - -

- - - - ~ ~ I~

- - I - - - - - ~

- - - - - - - - - -

se t O f Bo o ks N a m e : M C P S

S e t o f Bo ok s~ t1~ Fe ' r. c~ fa0 :$ I D :m { ;~ }i N ) i ;1 ,

De p a r tme n t : 71101

V i @ ; : ; ; 1 u , - @ , E i c ¢ 0 U n 1 : 5 Q , 4 " 0 ~ . ' / : i r / ~ ' ; : f : : , : /

N U L L

$ 40 .00 I**

N U L L

--

N U L L

/ 40.()0··

N U L L

F Y 1 5

Catego ry 04 To ta l

FY 15 B u d g e t

$ 158 ,477 .00

$ 2 ,000 .00

Descr ip t ion :

Cos ts i nc lude Educat ion Week subscr ip t ions,

the

Wash ing ton

Post

subsc r ip t io n , M a ry l a n d L a w B ooks ,

and

Job A d v e r t is e m e n t o r

Lega l

S ecre ta ry

Posi t ion .

* * In ternet serv ice submi t ted pr io r to cu r ren t changes

in the

B oa r d

Ha n d bo o k .

m

---- -- = ~ w,.;,:;µ,;;;:;;:~m..,.1:,;.;.;;;;;:;;;;:;;;,::;;mc ~=~;::;.s: =

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15/17

Run

at

06 /04 /2015

M C P S B o a rd E x p e n s e · Othe r

C o s t

S e t Of B o o k s N a m e : M C P S S e t o f B o o k s I':/\'/ .})),

n n : : ; ~ ; ;{ % £ } e p a r tn i ~ h b ? t 1 ~ ;

~.~'.> ~ · · ~ ·

·~

~

A c c ou n t : 50409 T ~B O E E X P E N S E ]

N U L L

N U L L

'10.05.

100.00

4 1 5 . 0 . Q

99.00

624 ;05 .

$ 3 5 . 0 Q

N U L L

55.00

$59 ,600 .00

Fo n n 2 1 0 - - 1 - M o v e m e n t o f

F u n d s

- ($7 ,075 .00)

Cur ren t Budget : $52,525 .00

F Y 15

Category

04

Tota l

F Y 15 A cco u n t Bu d g e t

$158,477 .00

Descr ip t ion :

Cos t inc ludes

p a y m e n t s

to C a r v e r Ca fe, A m e r i ca n Express, JP

M o rga n ,

and Journa l Vouche r t r ans fe rs f o r

t icke ted events .

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16/17

R u n

at 07/02/2015

M C P S

B o a r d E x p e n s e - Other

Cost

I

Set O f B o o k s N a m e : M C P S S e t oT B o o k s ] T i s t f " . ; : ( / ;i ': O i f o a r n n e n f r :i f 1 0 1 ~ V : C ; ~ : ( ~ ~ 7 1 ~ ~ ~ · · · · · ~ . A c c o u n t 5 0 4 ( T 9 ~ 0 E . E X P E N S E ]

N ULL

N ULL

N U L L

N ULL

$ 1 . 4 6 1 . 9 . 3 .

S . 2 , 3 3 9 . 0 6 .

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~ ' 6 1 B ' t 1 0 1 g g : 1 1


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Run at 07/02/2015

MCPS Board Expense - Furn. & Equip - Other Cost

I Se t O f

B o o k s

N a m e : M C P S

S e t

o f B ooks

j ' G " u r r e n e ~ : ' E S D ' # [ I

De p a r tme n t : 71101

1 @ ¢ c o u 0 f : 5 I lJ 5 D 4 0 l { f 7 i 0 8 . ' N J J t t H : - ~ . E ' & $ ~ @ 1 8 M I 2 N i + A D I D W U : O N A L ( : ; : : : , J

F Y 1 5 Ca te go ry 05 Tota l

F Y 1 5 Accoun t B u d g e t

Description:

0.00

$0 .00

Cost includes lease of new large office copier.

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2015 june 30 mcps expenditure standards

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