2014informe final calamar

8/19/2019 2014informe Final Calamar

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Contraloría Departamental del GuaviareNit. 832000115-7

“Fortalecimiento Estratégico del control y vigilancia a la inversión de los recursos públicos” Calle 12 No. 22-83 Barrio La Esperanza – Tel (098) 5840987- Línea de atención de quejas y denuncias

Web www.contraloriaguaviare.gov.co Correo electrónico: [email protected]

San José del Guaviare

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201

Contraloría Auxiliar de

Control Fiscal

INFORME FINAL DE AUDITORIA REGULAR ALCALDÍA DE CALAMAVIGENCIA 2013

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Equipo Directivo Jaime Londoño FlórezContralor Departamental delGuaviare

Carmen Leonor Cubillos RojasContralora Auxiliar de ControlFiscal

Equipo Auditor

Edgar Pinzón CorzoProfesional Universitario

Yuly Andrea Serna DiezProfesional Universitaria

Edilberto Giraldo JiménezProfesional Universitario



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TABLA DE CONTENIDO

1.1 DICTAMEN INTEGRAL .................................................................................... 7

1.1.1 CONCEPTO SOBRE EL FENECIMIENTO. ................................................................ 7 1.1.1.1 C ONTROL DE GESTIÓN .......................................................................................................... 81.1.1.3 C ONTROL F INANCIERO Y P RESUPUESTAL ........................................................................... 91.1.1.3.1 OPINIÓN SOBRE LOS E STADOS C ONTABLES .................................................................. 101.1.1.4 C ONCLUSIONES SOBRE LOS H ALLAZGOS .......................................................................... 10

1.1.1.5 P LAN DE M EJORAMIENTO ................................................................................................... 11

1.2. DICTAMEN SOBRE ESTADOS FINANCIEROS A CORTE 31 DEDICIEMBRE DE 2013 ........................................................................................... 12

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA .................................................................................... 14

2.1 CONTROL DE GESTIÓN ................................................................................ 14

2.1.1 FACTORES EVALUADOS ................................................................................. 14 2.1.1.1 E JECUCIÓN C ONTRACTUAL ............................................................................................. 142.1.1.1.1 OBRA P ÚBLICA .............................................................................................................. 162.1.1.1.2 P RESTACIÓN DE SERVICIOS, C ONTRATOS DE APOYO A LA GESTIÓN Y P RESTACIÓNDE SERVICIOS P ROFESIONALES ...................................................................................................... 312.1.1.1.3 SUMINISTROS Y COMPRAVENTA ................................................................................... 482.1.1.1.4 C ONSULTORÍA Y OTROS ................................................................................................ 532.1.1.1.5. C ONVENIOS I NTERADMINISTRATIVOS Y DE APOYO ....................................................... 562.1.1.1.6. C ONVENIOS DE APOYO ................................................................................................... 732.1.1.2 RESULTADO EVALUACIÓN RENDICIÓN DE CUENTAS ...................................... 832.1.1.3 LEGALIDAD .................................................................................................................... 902.1.1.4. TECNOLOGÍAS DE LAS COMUNICACIONES Y LA INFORMACIÓN (TICS) ..... 93

2.1.1.5. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO ..................................................... 952.1.1.6. CONTROL FISCAL INTERNO .................................................................................... 99

2.2 ...................................................................................... CONTROL DE RESULTADOS ............................................................................................................................ 110



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2.2.3. EVALUACIÓN FINANCIERA ........................................................................................... 1122.2.4. EVALUACIÓN EJECUCIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO Y SU ARTICULACIÓN FRENTE A LOS INDICADORES DE EFICIENCIA Y EFICACIA ........................................... 1132.2.5. ANÁLISIS DEL PLAN DE ACCIÓN DE LA VIGENCIA 2013 ....................................... 1172.2.6. GESTIÓN AMBIENTAL: L A EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN AMBIENTAL PRESENTA DEFICIENCIAS, VEAMOS LOS RESULTADOS: ............................................................................. 1252.2.7. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO AMBIENTAL PRODUCTO DEL INFORME MACRO 2013 ............................................................................................................. 134

2.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL ........................................... 135

2.3.1 E STADOS CONTABLES ......................................................................................................... 1352.3.2. GESTIÓN PRESUPUESTAL .................................................................... 144

2.3.2.1. P RESUPUESTO DE I NGRESOS ....................................................................................... 1452.3.2.2. P RESUPUESTO DE G ASTOS .......................................................................................... 1452.3.2.3. M ODIFICACIONES P RESUPUESTALES ........................................................................... 1462.3.2.4. ANÁLISIS DEL P RESUPUESTO DE I NGRESOS ............................................................... 1482.3.2.5. ANÁLISIS DEL RECAUDO ................................................................................................ 1492.3.2.6. ANÁLISIS DEL PRESUPUESTO DE GASTOS .................................................................... 1502.3.2.7. ANÁLISIS DE LA EJECUCIÓN DE GASTOS ...................................................................... 1512.3.2.8. E VALUACIÓN DE LAS RESERVAS Y CUENTAS POR PAGAR ........................................... 1532.3.2.9. C UENTAS P OR P AGAR DE V IGENCIA ANTERIOR ......................................................... 1542.3.2.10. ANÁLISIS DE INDICADORES DE LA LEY 617 DE 2000 ................................................. 1552.3.2.11. C ERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD Y R EGISTRO P RESUPUESTAL .......................... 1562.3.3. GESTIÓN FINANCIERA .................................................................................. 160 INDICADORES DE GESTIÓN FISCAL Y FINANCIERA ..................................... 160 2.3.2.1. LIQUIDEZ ........................................................................................................................ 1602.3.2.2. CAPITAL DE TRABAJO .................................................................................................... 1612.3.2.3. SOLIDEZ ......................................................................................................................... 1612.3.2.4. ENDEUDAMIENTO TOTAL .............................................................................................. 1612.3.2.5. RENTABILIDAD .............................................................................................................. 161



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1. CARTA DE CONCLUSIONES Y DICTÁMEN INTEGRAL

San José del Guaviare, 11 de diciembre de 2014

DoctorROHYMAND GIOVANNY GARCES REINA

Alcalde Alcaldía Municipio de CalamarCiudad

Asunto: Informe Final Auditoría Regular vigencia 2013

Teniendo en cuenta la respuesta emitida por su despacho mediante oficio No. D.A.227/2014 de fecha noviembre 11 de 2014 y radicado en la ésta Contraloría bajo elNo. 985 el día 12 del mismo mes, donde se emiten a aclaraciones o derecho decontradicción a las observaciones del informe Preliminar de la Auditoría Regularque se le practicara a la gestión realizada por su administración durante lavigencia 2013; una vez revisada y analizada cada una de las respuestas, mepermito allegar el informe definitivo.

La Contraloría Departamental del Guaviare con fundamento en las facultades

otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política y la Ley 42 de1993, practicó Auditoría Modalidad Regular a la entidad que usted representa, através de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia, equidad yvaloración de los costos ambientales con que se administraron los recursospuestos a disposición y los resultados de la gestión, el Examen del BalanceGeneral y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 dediciembre de 2013, la comprobación de que las operaciones financieras,administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales,estatutarias y de procedimientos aplicables.

Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información

suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría Departamental delGuaviare, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integralque contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la Entidad, que incluyapronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opiniónsobre la razonabilidad de los Estados Contables.



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El informe contiene la evaluación de los aspectos: Control de Gestión, Control deResultados y la Evaluación del Control Financiero y Presupuestal, que una vez

detectados como deficiencias por la comisión de auditoría, serán corregidos por laEntidad, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en laeficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/ servicios en beneficio dela ciudadanía, fin último del control.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientosde auditoría prescritos por la Contraloría Departamental del Guaviare, compatiblescon las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación yejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonablepara fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral.

El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias ydocumentos que soportan la gestión de la Alcaldía de Calamar, las cifras ypresentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposicioneslegales.

El proceso de Auditoría se desarrolló, de acuerdo al seguimiento realizado en loscomponentes de Control de Gestión, que evalúa los factores de gestióncontractual, rendición y revisión de la cuenta, legalidad, gestión ambiental,seguimiento a las tecnologías de la información y comunicación, seguimiento alplan de mejoramiento y control fiscal interno. El Control de Resultados, es laevaluación realizada al factor de cumplimiento de los Planes Programas y

Proyectos y el Control Financiero, es el seguimiento realizado a los EstadosContables, Gestión Presupuestal y Gestión Financiera.

1.1 DICTAMEN INTEGRAL

1.1.1 Concepto sobre el Fenecimiento.

Con base en la calificación total de 65.5 puntos, sobre la Evaluación de Gestión yResultados, la Contraloría Departamental del Guaviare NO FENECE la cuentarendida por la Alcaldía de Calamar para la vigencia fiscal correspondiente al año2013.



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Fuente: Matriz de calificaciónElaboró: Comisión de auditoría

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación:

1.1.1.1 Control de Gestión

La Contraloría Departamental del Guaviare como resultado de la auditoríaadelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es Desfavorable,como consecuencia de la calificación de 78.3 puntos, resultante de ponderar losfactores de Gestión Contractual, Rendición y Revisión de la Cuenta, Legalidad,Gestión Ambiental, Tecnologías de la Comunicación y la información, Plan deMejoramiento y Control Fiscal Interno, como se relaciona a continuación:

Componente PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 0.5 39.2

2. Control de Resultados 0.3 21.6

3. Control Financiero 0.2 4.8

Calificación total 1.00 65.5

Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Concepto

FAVORABLE

DESFAVORABLE

DESFAVORABLE

78.3

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

ENTIDAD AUDITADA: ALCALDÍA CALAMAR, GUAVIARE

VIGENCIA AUDITADA: 2013

Calificación Parcial

71.9

24.0

NO FENECE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

FENECENO FENECE



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1.1.1.2 Contr ol d e Resultado s

La Contraloría Departamental del Guaviare como resultado de la auditoríaadelantada, conceptúa que el concepto del Control de Resultados, esDesfavorable, como consecuencia de la calificación de 71.9 puntos, resultante deponderar el factor que se relaciona a continuación:


1.1.1.3 Control Financiero y Presupuestal

La Contraloría Departamental del Guaviare como resultado de la auditoríaadelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Desfavorable,

Factores PonderaciónCalificación

Total

1. Gestión Contractual 0.65 51.9

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0.02 1.6

3. Legalidad 0.05 3.9

4. Gestión Ambiental 0.05 3.5

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 0.03 1.5

6. Plan de Mejoramiento 0.10 8.6

7. Control Fiscal Interno 0.10 7.3

1.00 78.3

Concepto de Gestión a emitir

Rango80 o más puntos

Menos de 80 puntos


ENTIDAD AUDITADA: ALCALD A CALAMAR, GUAVIAREVIGENCIA AUDITADA: 2013

CONTROL DE GESTI N

49.7

70.0

79.9

78.5

77.8

86.0

Favorable

Desfavorable

73.4

Desfavorable

Concepto

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Calificación total

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1.00 71.9


Concepto de Gestión de Resultados

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

CONTROL DE RESULTADOS

71.9


Concepto

Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Favorable

Desfavorable

ENTIDAD AUDITADA: ALCALDÍA DE CALAMARVIGENCIA 2013

http://www.contraloriaguaviare.gov.co/http://www.contraloriaguaviare.gov.co/http://www.contraloriaguaviare.gov.co/http://www.contraloriaguaviare.gov.co/http://www.contraloriaguaviare.gov.co/


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como consecuencia de la calificación de 24.0 puntos, resultante de ponderar losfactores de Estados Contables, Gestión Presupuestal y Gestión Financiera, como

se relacionan a continuación:


1.1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables

De acuerdo a la opinión emitida por la Contadora Dra. Yuly Andrea Serna Diez, losEstados Contables que fueron tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembrede 2013, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica ySocial y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, deconformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptadosen Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, sucalificación es ADVERSA NEGATIVA, de acuerdo con los hallazgos establecidosen el informe en cuanto a las Rentas por Cobrar de la vigencia anterior que poseeel Municipio, la depuración de la Propiedad, Planta y equipo, los deudores deservicios públicos y la subestimación en el patrimonio de la entidad.

1.1.1.4 Conclusiones sobre los Hallazgos

En el desarrollo de la presente auditoría se establecieron un total de 82 Hallazgos,relacionados así: (64) Hallazgos Administrativos, (15) Hallazgos Disciplinarios,

(01) Fiscal y (02) Hallazgos Penales, discriminados por factores auditados así:Contratación (35) Hallazgos Administrativos, (12) Disciplinarios, (2) Penales y UnFisca por un monto de $14.000.000, Rendición de la Cuenta (6) Administrativos y(1) Disciplinario, Legalidad (1) Administrativo, Tecnología (1) Administrativo, Plande Mejoramiento (3) Hallazgos Administrativos, Control Fiscal Interno (1)

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Estados Contables 0.70 0.0

2. Gestión presupuestal 0.10 8.0

3. Gestión financiera 0.20 16.0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

0.0


CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTALENTIDAD AUDITADA: ALCALDÍA DE CALAMAR

VIGENCIA: 2013

80.0

Concepto

80.0

Favorable

Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Desfavorable



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Administrativo, Control de Resultados (3) Hallazgos Administrativos, Gestión Ambiental (3) Administrativos, Estado Contables (6) Hallazgos Administrativos y

(01) Hallazgo Disciplinario y Gestión Presupuestal (5) Hallazgos Administrativos y(01) Hallazgo Disciplinario.

1.1.1.5 Plan de Mejoramiento

El presente informe tiene el carácter de DEFINITIVO, frente al cual laadministración municipal deberá, dentro de los Diez (10) días siguientes, presentarel plan de mejoramiento con las acciones y metas que permitan dar solucióndecisiva a los hallazgos administrativos allí contenidos, haciendo uso del formatoF_43 CDG Plan de Mejoramiento publicado como anexo en la plataforma de larendición de cuentas SIA Contralorías o el adjunto en medio digital

Cordialmente,

JAIME LONDOÑO FLÓREZContralor Departamental de Guaviare

Reviso: Carmen Leonor Cubillos RojasContralora Auxiliar de Control Fiscal

Anexo: informe medio digital



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1.2. DICTAMEN SOBRE ESTADOS FINANCIEROS A CORTE 31 DE DICIEMBRE DE2013

DoctorROHYMAND GIOVANNY GARCES REINA

Alcalde Alcaldía Municipio de CalamarCiudad

La Contraloría Departamental del Guaviare, con fundamento en las facultadesotorgadas por el artículo 267, 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia,en concordancia con el artículo 47 de la Ley 330 de 1996, practicó auditoria a La

Alcaldía del Municipio de Calamar, con el fin de emitir una opinión sobre losestados financieros de la Entidad.

He auditado el balance general de la Alcaldía del Municipio de Calamar, a 31 dediciembre de 2013 y sus correspondientes Estados de Resultados, de Cambios enla Situación Financiera, de Cambios en el Patrimonio y de Flujo de Efectivo por elaño terminado en esa fecha. Mi examen fue practicado de acuerdo con lasnormas de auditoría generalmente aceptadas y en consecuencia, incluyó la

obtención de información necesaria para el cumplimiento de mis funciones, laspruebas de los documentos y registros de contabilidad, así como otrosprocedimientos de auditoría. La presentación y preparación de estos estadosfinancieros y sus correspondientes notas son de responsabilidad de laadministración de la Alcaldía del Municipio de Calamar, una de mis funcionesconsiste en examinarlos y expresar una opinión sobre ellos.

Efectué mis exámenes de auditoría de acuerdo con las normas de auditoriageneralmente aceptados en Colombia. Esas normas requieren que una auditoriase planifique y se lleve a cabo de tal manera que se obtenga un cierto grado deseguridad sobre si los estados financieros son razonables, además una auditoria

incluye el examen, con base en pruebas selectivas de la evidencia que respaldanlas cifras, las revelaciones de los estados financieros, la evaluación de las normasde contabilidad utilizadas, las estimaciones contables hechas por laadministración, así como la evaluación de la presentación de los estadosfinancieros en conjunto. Considero que mi auditoria proporciona una baserazonable para fundamentar mi dictamen y expresar mi opinión.



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En mi opinión, los estados financieros arriba mencionados, tomados fielmente delos libros y adjuntos a este dictamen, presentan NO PRESENTAN

RAZONABLEMENTE la situación financiera del Municipio de Calamar, a 31 dediciembre de 2013, los resultados de las operaciones, los cambios en la situaciónfinanciera, los cambios en el patrimonio y el flujo de efectivo, por el año terminadoen esa fecha, de conformidad con las normas de contabilidad generalmenteaceptadas en Colombia, el Plan General de la Contabilidad Pública, debido a loshallazgos evidenciados en las diferentes cuentas analizadas y contenidos en elpresente informe.

Además, basado en el alcance de mi examen, conceptúo que la contabilidad se hallevado conforme a las normas legales y a la técnica contable; que las operacionesregistradas en los libros se ajustan a las normas y principios de la Contabilidad

Pública.

YULY ANDREA SERNA DIEZContadora PúblicaT.P. 164243-T



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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1 CONTROL DE GESTIÓNComo resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control deGestión es Favorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientesFactores:

2.1.1 Factores Evaluados

2.1.1.1 Ejecución Contractual

En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la informaciónsuministrada por la Alcaldía de Calamar, en cumplimiento de lo establecido en laResolución Interna de rendición de cuentas en línea (formato_201213_f13 Contratación) de la Contraloría Departamental del Guaviare, se determinó que la entidad celebróla siguiente contratación:

En total celebró 263 contratos por valor de $10.305.474.957.94, distribuidos así:

TIPOLOGÍA VALOR TOTAL TOTALCONTRATOS

CONSULTORÍA189,293,534.00

9

Prestación Servicios QContratos

SuministrosQ

ContratosConsultoría y

OtrosQ

ContratosObra Pública

Q

Cumplimiento de las especificaciones técnicas 92 16 100 7 89 16 70 11 87.50 0.50 43.8

Cumplimiento deducciones de ley 100 16 100 7 100 16 100 11 100.00 0.05 5.0

Cumplimiento del objeto contractual 90 16 86 7 77 16 88 11 84.67 0.20 16.9

Labores de Interventoría y seguimiento 50 16 50 7 50 16 50 11 50.00 0.20 10.0

Liquidación de los contratos 81 16 100 7 75 16 91 11 84.00 0.05 4.2

1.00 79.9

Eficiente 2Con deficiencias 1Ineficiente 0

GESTIÓN CONTRACTUAL

VARIABLES A EVALUAR Promedio PonderaciónPuntaje

Atribuido

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL

ENTIDAD AUDITADA: ALCALDÍA DE CALAMARVIGENCIA

CalificaciónCon

deficiencias



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CONTRATOS DE OBRAS 2,091,260,336.00 27

CONTRATOINTERADMINISTRATIVO 823,087,886.00

11

CONVENIOINTERADMINISTRATIVO

5,146,288,243.00 13

MENOR CUANTÍA539,368,047.94

50

PRESTACIÓN DE SERVICIOS 1,038,044,329.00 119

SUMINISTRO478,132,582.00

34

TOTAL 10,305,474,957.94 263

Tabla 1. Consolidado de contratación 2013Fuente: formato f13_contrataciónElaboró: Comisión de auditoría

De acuerdo al cálculo de muestra realizado al total de la contratación se pudoestablecer un total de 50 contratos, un valor de $8.436.515.021, correspondienteal 82% del valor total de la contratación como se demuestra en el cuadrosiguiente:

TIPOLOGÍA VALOR TOTAL VALOR TOTAL

AUDITADO

%

CONSULTORÍA

189,293,534.00 109,059,040.00 0.58CONTRATOS DE OBRAS

2,091,260,336.00 1,882,934,766.00 0.90CONTRATOINTERADMINISTRATIVO 823,087,886.00 768,610,693.00 0.93

CONVENIO

INTERADMINISTRATIVO 5,146,288,243.00 5,061,664,217.00 0.98

MENOR CUANTÍA

539,368,047.94 116,709,960.00 0.22PRESTACIÓN DE SERVICIOS

1,038,044,329.00 338,325,073.00 0.33SUMINISTRO

478,132,582.00 159,211,272.00 0.33

TOTAL 10,305,474,957.94 8,436,515,021.00 0.82

HALLAZGO: De los 263 contratos ejecutados por la Alcaldía 143 contratos serealizaron mediante la modalidad de contratación directa correspondiente al 54%



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por un valor de $7.167.314.404.00 que corresponde al 70% del valor total de lacontratación. Teniendo en cuenta el porcentaje de contratación directa realizada

por la Administración municipal se encuentra que esta figura utilizada por laadministración municipal es reiteradamente, la entidad ha celebrado conveniosInteradministrativos en los cuales se ha invertido una cantidad considerable derecursos como se demostró con el 70% del valor total de la contratación. Loanterior teniendo en cuenta que la Alcaldía de Calamar debe preservar ygarantizar de manera estricta la aplicación de los principios de transparencia,economía y selección objetiva de la actividad contractual.

ANÁLISIS DE LOS DESCARGOS: La Administración municipal no se pronunciaal respecto, por lo anterior y teniendo en cuenta la muestra objeto de la presenteauditoría, se establece que la modalidad de contratación directa, ha sido una

figura utilizada reiteradamente, teniendo en cuenta que son constantes lacelebración de convenios interadministrativos, convenios de Apoyo, omitiendo asíel principio de selección objetiva. Por lo anterior y teniendo en cuenta que laadministración debe garantizar de manera estricta la aplicación de los principiosde transparencia, economía y selección objetiva de la actividad contractual, asícomo los principios que le otorgan la constitución y la Ley, se mantiene como unHallazgo Administrativo.

Criterio: Ley 80 de 1993Causa: Procedimientos inadecuados que viene desarrollando la Administraciónmunicipal.

Efecto: Control inadecuado de desarrollo de procedimientos.SEGUIMIENTO CONTRATACIÓN POR MODALIDAD.

Cumpliendo con los parámetros establecidos en la Guía de Auditoria adoptada porla Contraloría para realizar la auditoría, con respecto al seguimiento efectuado alproceso contractual de la Alcaldía de San José del Guaviare vigencia 2013, serealizó la evaluación teniendo en cuenta las variables de Cumplimiento de lasespeciaciones técnicas, cumplimiento de deducciones de ley, cumplimiento delobjeto contractual, labores de Interventoría o supervisión y liquidación de loscontratos, como se relacionan a continuación:

2.1.1.1.1 Ob ra Púb lica

De un universo de 27 contratos por valor de $2.091.260.336 se auditaron 11contratos por valor de $1.882.934.766 que equivale al 90% del valor total



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extrae del inciso segundo del artículo 49 de la ley 179 de 1994, cuando hacealusión a que “esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos

administrativos”, refiriéndose a la operación de registrar la afectación presupuestalque se hace con el acto administrativo o contrato que compromete el presupuesto.El artículo 25 numeral 13 de la ley 80 de 1993 regula lo concerniente a la reserva,compromiso o registro presupuestal asi:

“Las autoridades constituirán las reservas y compromisos presupuestales necesarios,tomando como base el valor de las prestaciones al momento de celebrar el contrato y elestimativo de los ajustes resultantes de la aplicación de la cláusula de actualización de

precios”. El artículo 20 del Decreto 111 de 1996 define el registro presupuestal como

“la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en formadefinitiva la aprobación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin. En estaoperación se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que hayalugar”.

La norma no establece un instante preciso pero es claro que no es exigibledurante el proceso de selección – que va hasta la adjudicación del contrato, puesdurante esta etapa se necesita la disponibilidad presupuestal y además esnecesario que antes se adjudique el contrato para conocer el monto exacto por elcual se constituirá la reserva y el titular o beneficiario.

Así las cosas, para el día 25 de abril de 2013 el contrato no se había adjudicadopor la entidad contratante ni suscrito por las partes y el mismo no había nacido a lavida jurídica, luego tampoco resultaba como un hecho generador de obligacionespara las partes, y en este caso el Municipio de Calamar no tenía obligación de

expedir el registro presupuestal, sin embargo procedió a registrar en elpresupuesto de gastos presuntamente en contraposición del principio deeconomía y planeación de que trata la ley 80 de 1993, al proceder a la afectaciónsobre gastos hasta ese entonces inexistentes.



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Por lo anterior se mantiene el hallazgo administrativo con incidenciadisciplinaria.



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Criterio: Ley 1150 de 2007 Perfeccionamiento del contrato. Ley 80/93 art. 25.13Causa: Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo

Efecto: Incumplimiento de disposiciones generales.

CONTRATISTA:OSPINA & OSPINA LTDA CÉDULA/NIT: 822004130-1

N° CONTRATO: DE OBRA NO. 005 DE 2013OBJETO: Construcción de Tapas y/o cunetas en las canales recolectoras de aguas lluvias del parque Principalde Calamar

PLAZO: un mes

VALOR $ 32.937.122.20

ACTA DE INICIO: 6 de agosto de 2013 FECHA SUSCRIPCIÓN: 19 de julio de 2013

ACTA DE TERMINACIÓN: 5 de septiembre de 2013 ACTA DE LIQUIDACIÓN: 5 de septiembre de 2013

Contrato financiado con recursos de SGP Libre Inversión. Sin observaciones

CONTRATISTA: CONSORCIO ALTAMIRA CÉDULA/NIT: 41242804 AE CONTRATO: 10-2013OBJETO: MANT. Y MEJORAMIENTO VIA CALAMAR-ALTAMIRA-AGUABONITA ALTAPLAZO: HASTA 31 DE DICIEMBRE DE 2013VALOR $624.729.645

ACTA DE INICIO: 24012014 FECHA SUSCRIPCIÓN: 09082013

ACTA DE TERMINACIÓN: 14042014 ACTA DE LIQUIDACIÓN: 20052014

HALLAZGO: Contrato financiado con RECURSOS DEL CONVENIO INVIAS2047/12. No se evidencia la constitución de la fiducia o del patrimonio autónomoconforme lo estipula el artículo 91 de la ley 1474 de 2011 para el manejo del

anticipo otorgado en el contrato de obra pública.

DESCARGOS DE LA ALCALDÍA DE CALAMAR: Con relación a la observacióndel contrato de obra N°010 de 2013, se tomaron todas las previsiones del casocomo son las garantías con su respectiva aprobación, adicionalmente a ello seconsignó en una cuenta conjunta entre el interventor y el contratista a fin dedestinar los recursos específicamente para la obra contratada a los cuales lainterventoría, le realizaba seguimiento a tal manera que el contrato se terminó yliquido con el cumplimiento total dentro de los plazos establecidos.

ANALISIS DE DESCARGOS: El contrato otorgó anticipo a favor del contratista

sobre el cual la administración municipal señala haber tomado las previsiones enel caso de las garantías y su aprobación, así como el haber manejado una cuentaconjunta, sin embargo el artículo 91 de la ley 1474 de 2011 dispone:“ Artículo 91. Anticipos. En los contratos de obra, concesión, salud o los que serealicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un



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patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a títulode anticipo…”, luego estos descargos no mitigan lo evidenciado como era dar

cumplimiento a la constitución de la fiducia o el patrimonio autónomo para elmanejo de los dineros otorgados a manera de anticipo dentro del contrato de obracelebrado. Por lo anterior se mantiene el hallazgo administrativo conincidencia disciplinaria.

Criterio: Ley 1474/11 art. 91 Estatuto Anticorrupción.Causa: Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo Efecto: Incumplimiento de disposiciones generales.

MODALIDAD: Licitación Pública - LP (X)CONTRATISTA: CONSORCIO CALAMAR/ALFREDOGONZÁLEZ GUZMAN CÉDULA/NIT: 79.156.022

N° CONTRATO: 011-13 Obra Pública - Licitación Pública AMCG 002-13OBJETO: Construcción de andenes y sardineles para el mejoramiento de la movilidad urbana delmunicipioPLAZO: 4 MESESVALOR $ 299.588.691,99

ACTA DE INICIO: 2014/01/16 FECHA SUSCRIPCI N: 2013/08/28

ACTA DE TERMINACIÓN: En ejecución ACTA DE LIQUIDACIÓN: Enejecución

HALLAZGO: Se inició el contrato solo hasta después de 4 meses de suscrito. Lacláusula 20 sujeta las condiciones de garantía del contrato a lo dispuesto en elDecreto 4828/08 que ha sido derogado por el Decreto 734 de 2012 quedando sinfundamento legal lo dispuesto en ella o sujetándolo a las normas establecidas enlas leyes 80/93 y 1150/07. Se evidencia un error de forma en los Estudios Previosya que el valor del presupuesto oficial se establece en primera instancia en el folio1 en 40 millones y a folio 2 en el valor real lo que indica falta de cuidado en eldiligenciamiento del formato a sabiendas de que será publicado en el Secop. En lacarpeta no se evidencian informes de interventoría a pesar de que el proyectodescribe presupuestalmente esa actividad. Sin evidencia de Autorización, Permisoo Licencia ambiental. Plan de Manejo del Anticipo ni constitución de fiducia dadoque es una licitación pública.

Informe de Actividades: De acuerdo con la Cláusula 2° se determinan lasobligaciones así: 1. Acta de recibo y terminación firmada por el contratista einterventor sin evidencia debido a que el contrato se encuentra en ejecución. 2.Cumplimiento del contrato con informe parcial de supervisión debido a que elcontrato se encuentra en ejecución. 3. Entrega de obra con especificacionestécnicas con evidencia en el informe de abril de 2014. 4. Cumplimiento del objeto,



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contrato en ejecución. 5. Garantía de calidad de la obra amparada en las pólizasde manera adecuada. 6. Informe escrito sobre inconvenientes que dieron lugar a

la adición en plazo. Se evidencia un Acta de Recibo Parcial con Avance del 37,1%de 2014/02/13 e informe de avance de 2014/04/13 con avance de 85% según elacta de suspensión. A la fecha el contrato se encuentra suspendido mediante actade comité.

DESCARGOS DE LA ALCALDÍA DE CALAMAR: La iniciación de la obradespués de cuatro meses de firmado el contrato de obra, se debió a que solohasta el 16 de enero se suscribió el acta de inicio del contrato de interventoría, porproblemas administrativos, y es quien autoriza el inicio de las obras. El decretocitado 4828/08 derogado por el decreto 734 de 2012, recoge lo establecido sobrelas garantías que no fue obstáculo para poder legalizarlas y dar cumplimiento con

la normatividad vigente. Igualmente el error descrito en el folio 1 del estudio previono afecto el proceso contractual, ya que el mismo y el CDP establecen el valor realdel contrato. En la carpeta del contrato de obra no se encontraba los informes deinterventoría, ya que el contrato aún se encontraba en ejecución. Por ser una obracivil a ejecutarse en las vías urbanas del Municipio no requiere de licenciaambiental de acuerdo al decreto 2820 de 2010, según aval ambiental que seencontraba en la carpeta del proyecto. En cuanto al manejo de anticipo yconstitución de fiducia, a pesar de estar contemplado en el contrato no se realizóanticipo y ni se constituyó fiducia, ya que el contratista no lo solicito, pues fuefinanciado con recursos propios y a pesar de esta situación En la actualidad elcontrato se encuentra terminado y liquidado con cumplimiento del 100% del objeto

contractual. Anexo 3. Andenes

ANALISIS DE LA RESPUESTA: Lo expuesto en el descargo aclara parcialmentelo relacionado con el inicio del contrato debido a situaciones administrativas decontratación de la Interventoría y lo referente al manejo ambiental del proyecto.Sin embargo se evidencia la suscripción del acuerdo de voluntades en el cual seotorga un anticipo y no se acoge en su totalidad lo acordado, ni tampoco seadelanta la modificación en caso de obedecer a un acuerdo celebrado posterior.Por lo anterior se mantiene como un hallazgo administrativo.

Criterio: Contrato 011/13.Causa: Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo Efecto: Incumplimiento de disposiciones generales.



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CONTRATISTA: JUAN CARLOS RAMIREZ POSADA CÉDULA/NIT: 79.683.322 Bogotá D.C.

N° CONTRATO: Contrato de Obra No. 012 de 2013

OBJETO: Adecuación del Salón de capacitación del Centro Agroindustrial del municipio de CalamarPLAZO: 3 meses

VALOR $ 48.999.972.68

ACTA DE INICIO: 10 de septiembre de 2013 FECHA SUSCRIPCIÓN: septiembre 04 de 2013

ACTA DE TERMINACIÓN: 10 de diciembre de 2013 ACTA DE LIQUIDACIÓN:

HALLAZGO: Contrato legalizado de acuerdo al procedimiento de selecciónabreviada de menor cuantía No. 008 de 2013, se ordena la adjudicación de laselección abreviada de menor cuantía. De acuerdo al Contrato en el presupuestoa ejecutar el valor sub total es de $37.404.559.30 y tiene un valor en AIU del 31%por valor de $11.595.413.38, no discriminan los gastos de Administración,imprevistos y Utilidad del contrato. Designan la supervisión al Ingeniero Jairo

Alexander Velasco Valencia, Secretario de Planeación y Obras Públicas. Deacuerdo a los informes de supervisión, no se evidencia un informe que demuestreel seguimiento financiero, como es determinar el desglose de los AIU, para poderverificar el gasto correspondiente al ítem de imprevistos.

Se realizó visita al sitio de la obra, donde se pudo constatar que no ha sidofinalizada en su totalidad, como se demuestra en el registro fotográfico seencuentra pendiente la parte eléctrica, así mismo en las instalaciones sanitarias.

Mediante acta de finalización dejan la constancia que para poder liquidar, elcontratista debe subsanar o corregir las deficiencias del sistema eléctrico, elcorrecto funcionamiento de las instalaciones sanitarias, los niveles de piso delbaño y del corredor principal y de pintar las ventanas nuevamente.



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De acuerdo al oficio de fecha 27 de febrero de 2014, firmado por el supervisordirigido al contratista le informa que existe un incumplimiento para la liquidación

del contrato, teniendo en cuenta que no ha cumplido con las correccionesestablecidas en el Acta Final, siendo ésta la última actuación realizada por laadministración, han transcurrido 6 meses aproximadamente desde esecomunicado y la obra continua inconclusa y la administración municipal no harealizado otro pronunciamiento para poder liquidar el contrato.

DESCARGOS REALIZADOS POR LA ALCALDÍA DE CALAMAR: En labúsqueda de lograr la liquidación bilateral se enviaron comunicaciones alcontratista y a la aseguradora, obteniendo una respuesta positiva en el mes deseptiembre, en donde se llegaron a unos acuerdos que fueron cumplidos,permitiendo realizar dicha liquidación, tal como se evidencia en el informe final de

la supervisión. Anexo 4. Agroindustrial Anexo 4.1 Agroindustria

ANÁLISIS DE DESCARGOS DE LA CDG: La entidad allega acta de liquidación yel informe de supervisión donde se aclara la observación relacionada con la noliquidación del contrato, así mismo con la no terminación de obra, en el informedemuestran el cumplimiento de la obra que se encontraba pendiente y que sepueden evidenciar en los registros fotográficos, sin embargo la administración nose pronuncia con respecto a la falta de seguimiento financiero por parte delsupervisor, al no establecer los gastos discriminados en los AIU que se

encuentran en forma global con el 31%, sin que se encuentren discriminados losgastos de Administración, imprevistos y Utilidad del Contrato. Es deber delfuncionario delegado para realizar la supervisión realizar el seguimientopermanente a la ejecución del contrato, como lo establece la norma. De acuerdoal Art. 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, establece sobre la Supervisión einterventoría contractual así: “Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de

prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividadcontractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecucióndel objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda ” . “ Lasupervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico quesobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando norequieren conocimientos especializados” . El seguimiento como lo señala la norma

también se debe hacer en la parte financiera, en este caso se evidencia que elfuncionario no lo realizó, más aún cuando no sustentan el seguimiento de los AIU.Por lo anterior se mantiene como un Hallazgo Administrativo, con incidenciaDisciplinaria.



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Criterio: Procedimientos de acuerdo al Decreto 734 de 2012 y Ley 1474 de 2011.Causa: Falta de control y seguimiento asociado al proceso de contratación.

Efecto: Incumplimiento de disposiciones generales.CONTRATISTA: OSPINA & OSPINA LTDA CÉDULA/NIT: 822.004.130N° CONTRATO: 014-13 Obra Pública - Selección Abreviada 010-13OBJETO: Mantenimiento de los restaurantes escolares de las sedes educativas veredas cañocaribe y diamante 1 del municipioPLAZO: 3 MESESVALOR $ 39.374.789,66

ACTA DE INICIO: 2013/10/17 FECHA SUSCRIPCI N: 2013/10/09 ACTA DE TERMINACIÓN: 2014/12/17 ACTA DE LIQUIDACIÓN: 2014/12/17

HALLAZGO: Propuesta avalada por ingeniero civil. Sin evidencia del "Grado de

impacto social de la inversión", no hay acta de entrega a la comunidad por serobra pública en cumplimiento de la legislación de Veeduría Ciudadana. Conrespecto a los Estudios Previos, en el estudio de mercado no hay claridad sobre laexigencia de condiciones técnicas detalladas ya que no se discrimina lascondiciones mínimas requeridas.

Aprueban Anticipo, pero de acuerdo al seguimiento no se evidencia el Plan deManejo del Anticipo. Con respecto al seguimiento de Licencias y permisos

Ambiental, no se evidencia autorización, ni el respectivo tramite en caso de que serequiera.

Con respecto al Seguimiento de la Supervisión y de la Interventoría, no seencontró soporte de informes de interventoría. En la Liquidación del Contratoqueda un excedente presupuestal por valor de $6.638.657,18 pesos ya que el RPfue expedido por 124 millones.

DESCARGOS DE LA ALCALDÍA DE CALAMAR: En la descripción de lanecesidad se evidencia como los muros, las puertas, ventanas y enchapes, eranprimordiales en este proyecto y a pesar de no tener la evidencia fotográfica en losestudios, del estado de la infraestructura física de estos restaurantes escolares yque la comunidad venía reclamando por su mejoramiento, fueron terminados en el

tiempo contractual y recibidos con agrado como se aprecia en el informe final de lasupervisión. En el estudio de mercado las condiciones técnicas allí estipuladasson las dada en los análisis de precios unitarios de la Gobernación del Guaviare,los cuales utilizamos para las obras civiles que se ejecuten en el Municipio. Elplan de inversión de anticipo se encontraba junto a la póliza entregadainicialmente y a pesar de no contar con una interventoría externa, la supervisión



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estuvo pendiente de la ejecución de las obras. En cuanto a las licencias ypermisos ambientales, de acuerdo al decreto 2820 de 2010 del MAVDT, este tipo

de intervenciones no requieren del mismo, por ser obras civiles de mejoramiento.

La última observación considero que no concierne al presente contrato. Anexo 5.Restaurantes escolares

ANÁLISIS DE DESCARGOS: Teniendo en cuenta los anexos allegados por laadministración municipal, con respecto al informe de supervisión, como el Plan deInversión de Anticipo, se subsana la observación, sin embargo este Despacho sepronuncia con respecto al desorden administrativo, teniendo en cuenta que entrabajo de campo no se evidenciaron los documentos allegados. Por lo anterior semantiene el hallazgo administrativo.

Criterio: Ley 594/00 Ley General de Archivo.Causa: Debilidades de control que no permiten advertir oportunamente elproblema. Efecto: Control inadecuado de recursos o actividades.

CONTRATISTA: EDWIN ALBERTO MUÑOZ VICIOSO CÉDULA/NIT: 72003059 AE CONTRATO: 22-2013OBJETO: IMPLEMENTACION ESQUEMA MOVILIDAD DEL MUNICIPIO CALAMAR A TRAVES DEINSTALACION SEÑALES TRANSITOPLAZO: 45 DIASVALOR $9.987.520

ACTA DE INICIO: 24012014 FECHA SUSCRIPCIÓN: 19122013 ACTA DE TERMINACIÓN: 24032014 ACTA DE LIQUIDACIÓN: 28022014

Contrato financiado con Recursos Propios. Sin observaciones.

CONTRATISTA: PEDRO JUAN ASPRILLA HINOJOSA CÉDULA/NIT: 94328850-5N° CONTRATO: de Obra No. 023OBJETO: Construcción del Parque Infantil en el barrio los comuneros del municipio de CalamarPLAZO: 2 mesesVALOR $ 15.984.291.24

ACTA DE INICIO: Diciembre 30 de 2013FECHA SUSCRIPCI N: 19 de diciembre de2013

ACTA DE TERMINACIÓN: 28 de marzo de 2014 ACTA DE LIQUIDACIÓN: Mayo 20 de 2014

HALLAZGO: De acuerdo al contrato en la cláusula Segunda establecen forma depago, quedando un pago de anticipo en letras dicen que el cincuenta pero seguidoestablecen el 40% en número, en los estudios previos en el presupuestocontemplan unos Costos Indirectos AIU del 28% la suma de $3.496.563.71 pero



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no establecen cuanto en administración, cuanto en imprevistos y cuanto enutilidad, valores que solamente se evidencian en la propuesta presentada por el

Contratista, en Administración el 20% $2.497.402. Imprevistos el 3% 374.610 y enutilidad el 5% $624.350.

Designan la supervisión al Dr. Jairo Alexander Velasco, Secretario de Planeacióny de Obras, de acuerdo a los informes de supervisión, no se evidenciaseguimiento financiero, que demuestre soportes de los Costos indirectospresentados en la propuesta, igualmente de acuerdo al anticipo aprobado elcontratista no presento Plan de inversión de Anticipo.

DESCARGOS DE LA ALCALDÍA DE CALAMAR: Por error de transcripción en elcontrato se estableció el 50%, correspondiendo realmente al 40% como esta en

los números, siendo el valor establecido en los estudios previos en el acta demanejo de anticipo y el valor girado por el mismo del 40%. Los contratos de obrase toman como base los análisis de precios unitarios entregados por laGobernación del Guaviare los cuales fueron aprobados mediante concejo degobierno departamental N°18 del 11 de septiembre de 2013, en donde se describelos costos indirectos. El contratista entrega antes de realizar la liquidación delcontrato el acta de liquidación de los Imprevistos y en la carpeta del contrato seencuentra la presentación del plan de inversión del anticipo y a pesar de no tenerlas evidencias escritas de este seguimiento la obra fue entregada y recibida por lacomunidad del barrio comuneros en el tiempo contractual.

Anexo 6.parque infantil Anexo 6.1 parque infantil

ANÁLISIS DE DESCARGOS: La Administración municipal allega acta deliquidación del contrato y el plan de inversión del anticipo, con los presentesanexos, documentos que fueron revisados en trabajo de campo, más no desvirtúala observación realizada con respecto a la falta de seguimiento financiero, porparte del supervisor. Es deber del funcionario delegado para realizar la supervisiónrealizar el seguimiento permanente a la ejecución del contrato, como lo establecela norma. De acuerdo al Art. 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, establece sobrela Supervisión e interventoría contractual así: “Con el fin de proteger la moralidadadministrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la

actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correctaejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda ” .“ La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídicoque sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuandono requieren conocimientos especializados” . El seguimiento como lo señala la normatambién se debe hacer en la parte financiera, en este caso se evidencia que el



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funcionario no lo realizó. Por lo anterior se mantiene como un HallazgoAdministrativo, con incidencia Disciplinaria.

Criterio: Procedimientos de acuerdo al Decreto 734 de 2012 y Ley 1474 de 2011.Causa: Falta de control y seguimiento asociado al proceso de contratación. Efecto: Incumplimiento de disposiciones generales.

CONTRATISTA: EDWIN ALBERTO MUÑOZ VICIOSO CÉDULA/NIT: 72.003.059N° CONTRATO: de Obra No. 024 de 2013OBJETO: Adecuación de la infraestructura física del hogar agrupado Semillas del Futuro, en el municipio deCalamarPLAZO: 3 mesesVALOR $ 116.483.109.12

ACTA DE INICIO: Enero 23 de 2014FECHA SUSCRIPCIÓN: diciembre 23 de2013

ACTA DE TERMINACIÓN: 30 de mayo de 2014 ACTA DE LIQUIDACIÓN: 30 de mayo de2014

HALLAZGO: Contrato ejecutado con recursos de SGP, legalizado de acuerdo a laselección abreviada No. 012 de 2013. Revisado el presupuesto del valor delcontrato, lo discriminan así: $88.918.403.91 valor de obra y un valor en AIU de$18.672.864.82, siendo los gastos de Administración el de mayor porcentaje conel 21%, la suma de $18.672.864.82, gastos de Imprevistos con el 5% la suma de$4.445.929.20 y una utilidad del 5%, revisados los informes de supervisión, no seevidencia seguimiento financiero con respecto a los gastos de administración y deimprevistos, que demuestren la ejecución de estos recursos.

De acuerdo al contrato le aprueban al contratista un pago de anticipo del 40%, elcontratista presenta plan de inversión del anticipo por valor de $46.593.243,65entre los gastos tiene pago de salarios y jornales y compra de materiales yaccesorios, sin que se evidencie seguimiento por parte de la supervisión.

DESCARGOS DE LA ALCALDÍA DE CALAMAR: Efectivamente los contratos deobra toman como base los análisis de precios unitarios entregados por laGobernación del Guaviare los cuales fueron aprobados mediante concejo degobierno departamental N°18 del 11 de septiembre de 2013, en donde se describelos costos indirectos. El contratista entrega antes de realizar la liquidación delcontrato el acta de liquidación de los Imprevistos y a pesar de no tener las

evidencias escritas, siempre se estuvo pendiente de la llegada de materiales ypago de subcontratistas, a tal punto que la obra fue entregada y recibida como seevidencia en el informe de supervisión.

Anexo 7. Hogar



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ANÁLISIS DE DESCARGOS: Teniendo en cuenta el documento anexo conrespecto al Acta de Liquidación de imprevistos, se acepta la aclaración de

seguimiento, sin embargo el Supervisor debe de realizar un seguimientopermanente, establecerlo mediante informes, teniendo en cuenta que el contratistarecibió un anticipo del 40% del valor del contrato, del cual no se evidenciaseguimiento por parte del Supervisor.

Es deber del funcionario delegado para realizar la supervisión realizar elseguimiento permanente a la ejecución del contrato, como lo establece la norma.De acuerdo al Art. 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, establece sobre laSupervisión e interventoría contractual así: “Con el fin de proteger la moralidadadministrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de laactividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correctaejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda ” .

“ La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídicoque sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuandono requieren conocimientos especializados” . El seguimiento como lo señala la normatambién se debe hacer en la parte financiera, en este caso se evidencia que elfuncionario no lo realizó. Por lo anterior se mantiene como un HallazgoAdministrativo, con incidencia disciplinaria.


CONTRATISTA: OSPINA & OSPINA LTDA CÉDULA/NIT:822004130-1N° CONTRATO: de Obra No. 025 de 2013OBJETO: Adecuación y mantenimiento de la planta de reciclaje, para la implementación del PGIRS FASE I delmunicipio de CalamarPLAZO: 3 mesesVALOR $ 36.035.614.41

ACTA DE INICIO: 21 de enero de 2013FECHA SUSCRIPCIÓN: Diciembre 30 de2013

ACTA DE TERMINACIÓN: 21 de abril de 2014 ACTA DE LIQUIDACI N: 17 de junio de2014

HALLAZGO: el contrato se legaliza de acuerdo a la selección abreviada No. 015de 2013, le autorizan anticipo del 40% del valor total del contrato, no se evidenciaplan de inversión del anticipo, la supervisión no realiza seguimiento financiero.

DESCARGOS DE LA ALCALDÍA DE CALAMAR: El proceso contractual seadelantó de conformidad con los estudios previos y la planeación establecida porla entidad describiendo la figura del anticipo para lo cual una vez firmado elcontratista cumplió con las obligaciones de adquirir las pólizas para amparar los



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riesgos respectivos, y ante lo cual la supervisión le realizaba seguimiento a talmanera que el contrato se terminó y liquido con el cumplimiento total dentro de los

plazos establecidos.ANÁLISIS DE DESCARGOS DE LA CDG: La Administración municipal no aclarala observación realizada, con respecto a la falta de seguimiento financiero y al noevidenciarse Plan de Inversión de Anticipo, así mismo el seguimiento realizado porel funcionario delegado para realizar la Supervisión. La norma señala que esdeber del funcionario delegado para realizar la supervisión realizar el seguimientopermanente a la ejecución del contrato, como lo establece la norma. De acuerdoal Art. 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, establece sobre la Supervisión einterventoría contractual así: “Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de

prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividadcontractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución

del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda ” . “ Lasupervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico quesobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando norequieren conocimientos especializados” . El seguimiento como lo señala la normatambién se debe hacer en la parte financiera, en este caso se evidencia que elfuncionario no lo realizó. Por lo anterior se mantiene como un HallazgoAdministrativo, con incidencia Disciplinaria.


CONTRATISTA: EDWIN ALBERTO MUÑOZ VICIOSO CÉDULA/NIT: 72003059 AE CONTRATO: 26-2013OBJETO: CONSTRUCCION RESTAURANTES ESCOLARES EN AREA RURAL DEL MUNICIPIO CALAMARPLAZO: 6 MESESVALOR $644.014.013

ACTA DE INICIO: 27012014 FECHA SUSCRIPCIÓN: 30122013

ACTA DE TERMINACIÓN: ACTA DE LIQUIDACIÓN: en ejecución

HALLAZGO: Contrato financiado con RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DEREGALIAS-SGR. El estudio de conveniencia y oportunidad determinó laconstrucción de 6 restaurantes escolares en igual número de sedes educativas

para atender una población de 618 estudiantes pero no se especifica cuantos porinstitución como factor determinante en la razón costo/beneficio de la inversión. Laevaluación de las propuestas no se encuentra suscrita por uno de los miembrosdel Comité Evaluador designado. No se evidencia la constitución de la fiducia o delpatrimonio autónomo conforme lo estipula el artículo 91 de la ley 1474 de 2011,



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con el fin de dar manejo al anticipo del 40% pactado, que en caso de no habersegirado se pactó, sin embargo se extendió la póliza para asegurar el correcto

manejo de estos recursos, haciendo incurrir en gastos adicionales al contratista eincumpliéndose el contrato. El contrato se suspendido a partir del 28 de junio de2014 por un término de 45 días por motivos de factor climatológico (lluvias).

DESCARGOS: No emiten respuesta

ANALISIS DE DESCARGOS: La entidad admite la observación al no emitir frentea las debilidades en la composición del estudio previo y la constitución de lafiducia para el manejo del anticipo pactado. Como se evidenció, el contrato otorgóanticipo del 40% a favor del contratista presuntamente incumpliendo lasdisposiciones del artículo 91 de la ley 1474 de 2011 dispone:

“ Artículo 91. Anticipos. En los contratos de obra, concesión, salud o los que serealicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a títulode anticipo…” . Por lo anterior se mantiene el hallazgo administrativo conincidencia disciplinaria.

Criterio: Ley 1474/11 art. 91 Estatuto Anticorrupción.Causa: Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo Efecto: Incumplimiento de disposiciones generales.

2.1.1.1.2 Prestación de Servicio s, Contrato s de Apoyo a la Gestión yPrestación de Servicios Pro fesion ales

De un universo de 119 contratos por valor de $1.038.044.329 se auditaron 16 porvalor de $ 354.825.073, aclarando que de acuerdo a la muestra uno de loscontratos se encontraba seleccionado en los de menor cuantía. Contratos de loscuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matrizde calificación de gestión; con el siguiente resultado:

CONTRATISTA: MARYSOL LINARES HORTUA CÉDULA/NIT: 65.714.301 de LibanoN° CONTRATO: de prestación de servicios No. 007 de 2013OBJETO: Prestación de Servicios Profesionales para realizar el cargue de la Información al sistemaúnico de información SUI de la unidad de Servicios Públicos y de la Alcaldía del Municipio de

Calamar, incluyendo asesoría y apoyo en la recolección de la información.PLAZO: 3 mesesVALOR $ 15.000.000

ACTA DE INICIO: 31 de mayo de 2013.FECHA SUSCRIPCI N: mayo 15 de2013

ACTA DE TERMINACIÓN: ACTA DE LIQUIDACIÓN: 23 de agosto



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HALLAZGO: De acuerdo a la forma de pago le establecen un anticipo del 50%, deacuerdo al estudio de oportunidad, en la descripción de la necesidad establecen losiguiente: EL SUI Sistema Único de Información de la Superintendencia deServicios Públicos Domiciliarios solicita a todas las entidades y organizacionesprestadoras de servicios públicos que periódicamente, mes a mes se realicencargues de información de las diferentes áreas de trabajo, competencia de losdepartamentos, administrativo, comercial, técnico y financiero; el correcto yperiódico desarrollo de estas actividades conllevan a que la Super ejerza control ypermita evaluar los procesos que dan como resultado transparencia en la gestión.Esto obedece al acuerdo de mejoramiento suscrito entre la Alcaldía y la SSPD.Por lo anterior se hace necesario contratar una persona de apoyo en la unidad deservicios públicos, para tener mayor eficiencia y eficacia en el cargue. Designan lasupervisión al Dr. Javier Enrique Cortes Arias, director de la Unidad de ServiciosPúblicos, mediante oficio de fecha 31 de mayo de 2013. En el informeefectivamente se evidencia el cargue, sin embargo es claro que este proceso debeser continuo, es deber de la administración designar mencionada función en unprofesional del área para continuar con el cargue permanente en el SUI. No seencuentra la certificación expedida por la Secretaria de Gobierno y Administrativaque certifique que no existe personal para desarrolla mencionada actividad.

DESCARGOS DE LA ALCALDÍA DE CALAMAR: Contrato de prestación deservicios No 007 de 2013 en las OBSERVACIONES relacionadas a este contratoel ente de control establece que efectivamente se evidencia el cargue, de

información objeto del contrato, pero en lo relacionado al personal de plantaporque las actividades son de carácter permanente; Se aclara que se contrató deconformidad con el estatuto de contratación estatal para apoyar la Administración,cumpliéndose con el objeto contractual dentro de los plazos establecidos en elmismo, en relación al certificado que no existe personal de planta para realizar lasactividades descritas en el contrato, la inexistencia de dicha certificación nocambia la finalidad ni la efectividad del cumplimiento del contrato sin embargo setoma los correctivos pertinentes a fin de mejorar las falencias existentes para lafecha.

ANÁLISIS DE DESCARGOS: El pronunciamiento realizado por la entidad no

aclara la observación realizada, teniendo en cuenta que las actividades adesarrollar por parte del Contratista son funciones permanentes que deben serasumidas por un funcionario de planta de la administración municipal, es claro enlos estudio previos en la descripción de la necesidad cuando manifiestan “El SUI(Sistema de Información) de la Superintend encia de Servicios Públ icos Dom ici l iar ios sol ic i ta



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a todas las entidades y or ganización prestadoras de servicios públ icos dom ici l iar ios mes ames se real icen cargues de inform ación de las dif erentes áreas de trabajo, com petencia delos Departam entos, Admin istrat ivo, Com ercial , Técnic o y Financiero; el co rrecto y periódico

desarrol lo de estas activ id ades conl levan a que la SSPD ejerza contro l y perm ita evaluar losprocesos ”. De acuerdo al plazo de ejecución éste fue contratado por un periodo de3 meses, evidenciándose así un incumplimiento cuando manifiestan que debe sermes a mes el cargue de información. Por lo anterior se mantiene como unHallazgo Administrativo.

Criterio: Resolución No SSPD – 20094000015085 DE 2009Causa: Falta de capacitación a funcionarios de la administración municipal y de laUnidad de Servicios Públicos.Efecto: Control inadecuado de actividades

CONTRATISTA:PIMISYS S.A.S. CÉDULA/NIT: 830030787-7N° CONTRATO: de prestación de Servicio No. 024 de 2013OBJETO: Servicios de soporte y asistencia técnica en la operación funcionamiento de lossistemas “PIMISYS AUTOUPDATE” implantados al servicio de la Alcaldía

PLAZO: 312 días calendarioVALOR $ 25.000.000

ACTA DE INICIO: 25 de febrero de 2013FECHA SUSCRIPCIÓN: 22 de febrero de2013

ACTA DE TERMINACIÓN: ACTA DE LIQUIDACIÓN: 18 de diciembrede 2013

Contrato financiado con recursos de Libre Destinación. Sin Observaciones.

CONTRATISTA: EGLEE TIVISAY URBINAFERNANDEZ CÉDULA/NIT: 41240211

AE CONTRATO: 27-2013OBJETO: RESTRUCTURACION DEL PLAN EDUCATIVO DEL MUNICIPIO CALAMAR 2012-2015PLAZO: 5 MESESVALOR $10.000.000

ACTA DE INICIO: 11032013 FECHA SUSCRIPCI N: 01032013 ACTA DE TERMINACIÓN: 11082013 ACTA DE LIQUIDACIÓN: 09092013

HALLAZGO: Contrato Ejecutado con Recursos de SGP Educación. Se contratólos servicios profesionales para la formulación del Plan Educativo Municipal “PEM”2012-2015 como documento integral del Plan de Desarrollo “Juntos por elDesar rollo”, luego de cumplido y ejecutado más de un año de vigencia lo cualexpone las deficiencias administrativas de planeación en la materia. La propuestade la contratista contemplaba como actividad la “Construcción del documento final

para presentación y aprobación del Plan PEM por el Concejo Municipal” . Estaactividad no ha sido alcanzada por la Administración Municipal, lo cual indica que



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el documento final del Plan carece de validez para su aplicación, al no encontrarseadoptado como política educativa y documento estratégico del sector educativo y

componente del mismo sector dentro del plan de desarrollo en ejecución. Tambiénse formularon los planes de mejoramiento con vencimiento de metas ennoviembre de 2013 y otras en 2014 de lo cual no se encontró el seguimiento ymedición de los indicadores hasta ahora cumplidos.

DESCARGOS DE LA ALCALDÍA DE CALAMAR: De conformidad a laobservación realizada respecto a la actividad señalada por la contratista en la cualmenciona “ Construcción del documento final para presentación y aprobación delPlan PEM por el Concejo Municipal” , la actividad de ser presentado ante elconcejo municipal no fue establecida dentro de las obligaciones contractuales. Eldocumento final del plan fue elaborado y reposa dentro de la carpeta del archivo

contractual. En cuanto a la determinación de adaptarlo por acuerdo municipalcomo política educativa se debe establecer en concordancia con la JuntaMunicipal de Educación (JUME), no obstante cada uno de los proyectosCONTENIDOS EN el PEM son en concordancia con lo establecido y aprobado enel plan de desarrollo Juntos Por el Desarrollo 2012-2015. De igual manera, lasecretaria de Gobierno con apoyo del enlace de educación realiza seguimiento ala ejecución de los planes, programas y proyectos inmersos en el plan educativomunicipal (PEM) del municipio de Calamar Guaviare, el cual reposa en la oficinade Gobierno ya que estas acciones se realizan posterior a la liquidación delcontrato de referencia. Con relación a los planes de mejoramiento de cada una delas instituciones educativas el seguimiento y avance es evaluado en las jornadas

educativas de cada una de las instituciones, las cuales se realizan en los recesosescolares del calendario académico. Anexo informe de seguimiento de avanceal cumplimiento de los planes, programa y proyectos inmersos en el planeducativo municipal PEM.

Anexo 10. Seguimiento Plan Educativo

ANALISIS DE DESCARGOS: Como se evidencia, existe discrepancia entre lapropuesta formulada por la contratista y lo contratado por la Alcaldía, cuando eldocumento de propuesta forma parte integral del contrato celebrado. Es evidenteque el contenido de las obligaciones pactadas contractualmente no corresponde ala contratista la de llevar a la aprobación del Concejo Municipal el documento finalproducto de la prestación del servicio, como tampoco es causal para la nopresentación y aprobación a cargo de la administración municipal que seencuentra en mora de adelantar dicho proceso ante la Corporación Pública. Por loanterior se mantiene el hallazgo administrativo.

Criterio: Ley 60/93, Ley 115/94.



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Causa: Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo Efecto: Incumplimiento de disposiciones generales.

CONTRATISTA: FAIBER VACA BARRERA CÉDULA/NIT: 18224466 AE CONTRATO: 34-2013OBJETO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO RED LAN DEL CAMPLAZO: 8 MESESVALOR $50.038.681

ACTA DE INICIO: 26042013 FECHA SUSCRIPCIÓN: 18042013 ACTA DE TERMINACIÓN: 26122013 ACTA DE LIQUIDACIÓN:

HALLAZGO: Contrato ejecutado con Recursos SGP Libre Destinación. Medianteel contrato de prestación de servicios se adelantó la compra de dos impresoras, 40licencias de antivirus, 5 ups y el servicio de mantenimiento de 35 equipos de

cómputo en dos periodos del a�

2014informe final calamar

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