11.04.2013

1

Wir alle spüren es, die Terminvorgaben bei der Erstellung der technischen Dokumentation werden immer straffer.

Dies betrifft natürlich auch den Bereich der Übersetzung.

Oft fehlt bei den Übersetzern und den weiteren Beteiligten das Verständnis für die Hintergrund dieser Zeitvorgaben.

Daher starten wir mit der Motivation aus Sicht der beauftragenden Unternehmen.

11.04.2013

3

Unternehmen wollen und müssen gewinne erwirtschaften. Insbesondere bei produzierenden Unternehmen zeigt sich, dass die zu erwartenden Gewinne über den Produktlebenszyklus nicht gleichmäßig sind.

In der Entwicklungsphase gibt’s keine Gewinne, sondern es muss investiert werden. Auch während der Einführungsphase ist noch mit hohen Kosten bspw. durch Marketing oder für Fehlerbehebungen oder weitergehende Produktoptimierungen zu rechnen.

Erst wenn ein Produkt im Markt etabliert ist, steigen die Gewinne deutlich an. Dies geht so lange, bis es zu einer Marktsättigung oder zur Entwicklung von Nachfolgeprodukten kommt. Dann sinken die Gewinne wieder ab.

11.04.2013

4

Wenn man nun dieses Szenario erweitert indem man einen weiteren Wettbewerber mit einem vergleichbaren Produkt betrachtet, wird ersichtlich, dass der Technologieführer zumeist höhere Entwicklungskosten hat. Im Gegenzug ist er jedoch früher am Markt, kann dort eine besser Position erreichen und tritt früher in die Gewinnzone ein.

Für das nachfolgende Unternehmen gelten jedoch die gleichen Bedingungen für die Phasen der Marktsättigung und auch für den Zeitpunkt des Erscheinens von Nachfolgeprodukten. Seine Gewinnkurve ist daher nicht so hoch und auch schneller wieder beendet.

Aus diesem Grund ist es für viele Unternehmen so besonders wichtig, möglichst früh mit ihren Produkten auf den Markt zu gehen.

11.04.2013

5

Technische Dokumentation und die dazu gehörigen Übersetzungen sind teil des Produktes und müssen demnach mit „entwickelt“ werden. Demnach sind die Prozesse und Strukturen auch Teil der Produktentwicklung.

11.04.2013

6

Per Definition umfasst die Produktentwicklung alle Tätigkeiten bis hin zur Markteinführung eines Produktes. Ohne technische Dokumentation lassen und/oder dürfen viele Produkte nicht auf den Markt gebracht werden.

Bei sich verkürzenden Produktlebenszyklen und durch immer weitergehende Globalisierung sollen und müssen viele Produkte praktisch zeitgleich in vielen Ländern in die Märkte gebracht werden. Dies bedingt, dass auch die entsprechenden Übersetzungen zur globalen Markteinführung bereits vorhanden sein müssen.

Kein Export ohne Dokumentation in der jeweiligen Landessprache.

11.04.2013

7

Ein klassischer Ablauf für die Produktentwicklung lässt sich als Abfolge verschiedener Phasen darstellen. Während all dieser Phasen gibt es Bezüge zur Dokumentation. Dies betrifft zum einen die Dokumentation der Produktentwicklung selbst als auch die Erstellung der Produktdokumentation.

Früher wurden Produkte zumeist ergebnisorientiert entwickelt. Man hatte eine Idee und hat dann so lange entwickelt, bis das Produkt Marktreife hatte. Heute gibt es zunehmend zeitgesteuerte Produktentwicklungsprozesse bei denen man einen Zeitrahmen vorgibt und in diesem so viel wie möglich umsetzt. Am Ende jeden Zeitfensters muss dabei ein funktionsfähiges Ergebnis stehen. Diese Methoden werden bevorzugt auch im Bereich der Softwareentwicklung eingesetzt.

11.04.2013

8

Um im Kontext der anderen Beteiligten in der Produktentwicklung die möglichen Schnittstellen und optimierbaren Prozessschritte zu identifizieren ist, es hilfreich noch einmal einen kurzen Blick auf die verschiedenen Arbeiten im Übersetzungsprozess zu werfen.

11.04.2013

9

Auch diese Arbeiten lassen sich in eine der Produktentwicklung vergleichbare Abfolge bringen. Für die Umsetzung eines terminorientierten Übersetzungsmanagements können wir hier schon festhalten, dass es möglich ist, die einzelnen Arbeiten im Übersetzungsprozess im Hinblick auf die Erreichung früherer fertigstellungstermine optimiert anzuordnen.

11.04.2013

10

Terminorientiertes Übersetzungsmanagement bedeutet in der Regel immer frühere Liefertermine erreichen. Das meint im einfachsten Fall einfach schneller übersetzen.

11.04.2013

11

Und genau das ist auch der scheinbar einfachste Ansatz. Schneller arbeiten und/oder länger pro Tag Arbeiten.

Doch obwohl sich diese Methode über große Verbreitung erfreuen kann, ist sie keine Lösung, Übersetzungen werden von Menschen mit begrenzten Fähigkeiten und begrenzter Belastbarkeit gemacht. Je näher man den Grenzen kommt desto mehr Fehler passieren.

Die Auswirkungen dieser Methode wird wohl jeder, der bereits unter Termindruck gearbeitet hat schon selbst erlebt haben.

11.04.2013

12

Dann gibt es noch eine zweite, wohl genau so oft eingesetzte Methode. Mehr Übersetzer einsetzen. Man kann dies auch gut mit „Schneller Arbeiten“ kombinieren. Auch diese Methode birgt Risiken. Man stelle sich vor, ein Team von Autoren schreibt einen Krimi. Jeder hat seinen eigenen Stil, führ verschiedene Charaktere und Orte ein. Wenn da am Ende ein in sich geschlossenes Werk entstehen soll, wäre da reines Glück oder ein erheblicher Abstimmungsaufwand.#

In der Praxis zeigt sich, dass bei dieser Methode, der Aufwand deutlich steigt oder die Qualität sich deutlich verschlechtert. Zudem stehen die zusätzlichen Übersetzer nicht sofort zur Verfügung, müssen also erst gefunden werden und verfügen dann auch nicht über die erforderliche Produkt- und/oder Prozesskenntnis und müssen erst eingearbeitet werden.

11.04.2013

13

Schließlich gibt es noch die Möglichkeit früher anzufangen. Diese Methode ruft jedoch üblicherweise den meisten Widerspruch hervor. Es finden sich schnell sehr viele Gründe, warum man nicht früher anfangen kann. Bereits unsere Kinder in der Schule sind schon sehr geübt darin.

Bei genauerer Betrachtung der Abläufe finden sich jedoch eine Reihe von Ansätzen um dennoch früher mit der Übersetzung zu beginnen. Zum einen gibt es Arbeitsschritte, die die die Übersetzung vorbereiten. Diese bereits vor Beginn der eigentlichen Übersetzung abzuschließen hilft sogar die Qualität zu verbessern. Zum anderen kann auch die Übersetzung bereits mit teilfertigen Dokumenten beginnen. Durch den Einsatz moderner Übersetzungswerkzeuge lassen sich Doppelarbeiten stark reduzieren.

11.04.2013

14

Im Vergleich der verschiedenen Prozessabläufe wird ersichtlich, dass im konventionellen Szenario eine bestimmte Zeitspanne für die Übersetzung verfügbar war. Im zweiten Szenario haben wir die verfügbare Zeitspanne für die Übersetzung reduziert und erreichen dies durch schnelleres Arbeiten und/oder mehr Übersetzer. Im dritten Szenario sieht man, dass bei einem frühzeitigen Beginn der Übersetzung ausreichend Zeit vorhanden ist und trotzdem erheblich frühere Fertigstellungstermine angezielt werden können.

Maßgeblich für die Gestaltung dieser Vorgehensweise ist eine möglichst enge Verzahnung der einzelnen Prozesse und eine transparente und verlässliche Abstimmung zwischen allen Beteiligten.

11.04.2013

15

Im ersten Schritt ist es sinnvoll, möglichst viele vorbereitende Arbeiten so weit als möglich nach vorne zu ziehen.

Im zweiten Schritt, sollten die Vorlagen für die Übersetzung optimiert werden, um hier eine höhere Effizienz beim Übersetzen selbst zu erreichen. Dies ist vor allem auch eine Aufgabe der Redaktion.

Um die eigentlich Übersetzung früher beginnen zu lassen, müssen die Prozesse in Redaktion und Übersetzung möglichst gut aufeinander abgestimmt sein. Dies betrifft nicht nur die jeweiligen Übergabetermine sondern auch die Planung und Optimierung der zu bearbeitenden Inhalte.

11.04.2013

16

Terminorientiertes Übersetzungsmanagement ist nicht frei von Anforderungen an Qualität und Kosten. In der Praxis ist es nicht möglich alle drei Aspekte zu einem Optimum zu bringen. Das Ziel ist daher ein Kompromiss, der die Anforderungen des Auftraggebers möglichst gut erfüllt.

11.04.2013

17

Der Vergleich spricht für sich. Selbst der Volksmund weiß dies ganz genau. Der frühe Vogel fängt den Wurm.

Besonders wenn es um die Gestaltung von Prozessen in einem kontinuierlichen Arbeitsumfeld geht, kann die Forderung nach „Schneller Arbeiten“ nicht die gewünschten und erforderlichen Ergebnisse liefern. Auch der Einsatz von mehr Übersetzern eignet sich nur in Szenarien wo man kontinuierliche Auslastung dieser Übersetzer ermöglichen kann. Sonst steigen die administrativen Aufwendungen zu stark an.

Je stärker auch der Aspekt Qualität im Anforderungsprofil berücksichtigt werden soll, desto mehr Vorteile bringt ein früher Start der Übersetzungen gegenüber dem Einsatz von mehr Übersetzern.

11.04.2013

18

Ein Schlüsselfaktor für die erfolgreiche Umsetzung eines terminorientierten Übersetzungsmanagements ist der Einsatz moderner Technologien. Diese zu Finden und Einzuführen ist eine gemeinsame Aufgabe der Prozessbeteiligten.

11.04.2013

19

Die eierlegende Wollmilchsau gibt es leider auch bei den verfügbaren Tools nicht und wahrscheinlich wird es sie auch in absehbarer zeit nicht geben. Daher muss man davon ausgehen, dass man unterschiedliche Werkzeuge für die Unterstützung der einzelnen Arbeitsbereiche einsetzen muss und diese dann über vorhandene oder individuell zu implementierende Schnittstellen zu einem Komplettsystem zusammenfügen muss.

11.04.2013

20

Die in Betracht kommenden Technologien decken Funktionalitäten aus den verschiedenen Anforderungsbereichen von Redaktion und Übersetzung ab. Neben der Unterstützung für einzelne Arbeitsschritte ist es insb. die Schnittstellenfunktionalität die besondere Beachtung erfordert. Gerade der Einsatz von Workflow-Management-Systemen muss die Anforderungen aller Bereiche und Arbeitsschritte erfüllen.

11.04.2013

21

21.03.2013

Ohne einzelne Tools zu vergleichen gibt es jedoch wichtige Grundsätze für die Auswahl der Systeme.

Zum einen ist ein strukturierter Auswahlprozess hilfreich, der zuerst auf die aktuelle Situation und auf die geplanten Strukturen abstellt und dann die dazu passenden Systeme sucht.

Des Weiteren ist es erforderlich, auch nach der Einführung von Technologien, den Einsatz in der Praxis weiter zu beobachten und zu optimieren.

11.04.2013

22

Bei der konkreten Auswahl von Systemen ist nicht nur die reine Funktionalität sondern auch die Verfügbarkeit bei den Prozessbeteiligten, die Effizienz in der Arbeit mit den Systemen und nicht zuletzt die Stabilität des Gesamtsystems zu berücksichtigen.

Die reinen Kosten für eine Software treten im Vergleich zu den Kosten des Einsatzes zumeist deutlich in den Hintergrund und sollten daher auch bei der Auswahl nicht überbewertet werden.

11.04.2013

23

Termin, Kosten und Qualität sind entgegen läufige Zielstellungen. Sie lassen sich nur über einen Kompromiss miteinander in Verbindung bringen. Auch wenn beim terminorientierten Übersetzungsmanagement der Fertigstellungstermin im Vordergrund steht, so können Qualität und Kosten nicht völlig außer Acht gelassen werden.

11.04.2013

24

Um diesen Kompromiss zu finden, bedarf es klarer und verlässlicher Zielstellungen. Dabei müssen die Prioritäten durch den Auftraggeber offen und transparent festgelegt werden. Da Auftragnehmer hier zumeist sich in einer schwächeren Position sehen, ist es besonders die Aufgabe der Auftraggeber , die Gegebenheiten und Möglichkeiten auch beim Auftragnehmer so zu berücksichtigen, dass insgesamt eine für alle Seiten akzeptables Umfeld entsteht.

Unrealistische Anforderungen kann ein Auftragnehmer zwar zusichern, aber nicht erfüllen.

11.04.2013

25

Auf der anderen Seite ergeben sich durch Kooperation und Transparenz oft Perspektiven für zusätzliche Vorteile. Sei es die Nutzung einer Terminologie für andere Abteilungen wie Marketing, Wissens-Management oder die SEO-Optimierung der Webseite. Oder vielleicht auch einfach die Reduzierung von Reisekosten oder Vertragsstrafen durch eine besser Verfügbarkeit korrekter Informationen für Monteure im Zielland. Gerade die Einbeziehung von Experten aus verschiedenen Fachgebieten kann bspw. durch die Übertragung von Methoden und Verfahren deutliche Mehrwerte schaffen.

11.04.2013

26

11.04.2013

27

11.04.2013

28