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IIIISistema Nacional

de Planeamiento y Racionalización

Sistema Nacional Área

1IIActualidad Gubernamental N° 7 - Mayo 2009

Costos y Procedimientos Administrativos

Autores : Ing. Oscar Conde Villavicencio(*)

Título : Costos y Procedimientos Administrativos - Parte I

Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 7 - Mayo 2009

Ficha Técnica

1. Introducción2. Concepto3. Características4. Base Legal5. Clases fe Procedimientos6. Procedimientos Relacionados con los Actos

Administrativos que se exige una respuesta o un pronunciamiento

7. Procedimientos Relacionados con las fun-ciones, competencias y atribuciones como Gobierno o Estado

8. Procedimientos Internos de Administración9. Legalidad del Procedimiento Administrativo

General10. Costos en los Procedimientos Administrativos11. Características de los Costos12. Finalidad de los Costos13. Elementos del Costo

S u m a r i o

* Consultor y Asesor de Gobiernos Regionales y Locales. Experto en Descentralización.

1. IntroducciónEl día lunes 13 de abril del presente año se publicó la Resolución Nº 001-2009-PCM/SGP de Secretaría de Gestión Pública, en el que se establecen los lineamientos para:a) Actualizar los formatos de sustentación

legal y técnica de los TUPA para los Gobiernos Locales.

b) Presentar la norma legal que aprueba la metodología de costos distintos a los que se venían aplicando con la Directiva Nº 001-95-INAP/DTSA, debiendo acompañar adjunto al expediente de sustentación la norma expedida en su oportunidad, hasta el 30 de septiembre de 2009.

c) Utilización del formato de sustentación legal y técnica.

Por lo tanto, el presente artículo tiene la � nalidad de efectuar algunos comentarios a los procedimientos administrativos y

desarrollar lineamientos especí� cos que se podrían utilizar en la formulación de costos en los procedimientos administrativos.

2. ConceptoEl artículo 29º de la Ley Nº 27444, “Ley Ge-neral de Procedimientos Administrativos” señala que se entiende por procedimiento administrativo al conjunto de actos y diligen-cias tramitadas en las entidades del Sector Público que conducen a la emisión de un acto administrativo que produzca efectos jurídicos individuales o individualizados sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados, con el objeto de obtener un determinado procedimiento, para lo cual

Manual de ProcedimientosResoluc. Jefaturas Nº 059-77-

INAP/DNR

Directiva Nº 002-77-INAP/DNR

Actividades Funciones Atribuciones

Recursos utilizados:• MOD • Insumos directos • Servicios directos • Costos indirectos

• Nombre del procedi-miento y código

• Finalidad • Base legal • Requisitos • Etapas del procedi-

miento • Instrucciones • Duración para res-

puesta • Diagramación • Formularios

Procedimientos A

Procedimientos B

Procedimientos C

Procedimientos D

Procedimientos ...............

Unidad Orgánica

Parte I

se requiere una serie de pasos y formalidades simpli� cadas exigidas por la entidad. En cambio, para efectos de estudio del sistema de costos en el sector público, deno-minaremos “procedimientos administrativos” al conjunto de acciones o actividades ejecuta-das por la administración pública relacionadas con sus funciones, atribuciones y competen-cias que se encuentran sistematizadas y se realizan en forma frecuente o simultánea “lla-mado procedimiento” que permiten alcanza procedimientos administrativos “TUPA” de la entidad, por lo tanto, estos hechos adminis-trativos generan un costo, que en ocasiones se cobra, mediante una tasa y en otros, es completamente gratuito.

2II

Informes EspecialesInformes EspecialesII

Actualidad Gubernamental N° 7 - Mayo 2009

3. CaracterísticasLos procedimientos se pueden identi� car a través de ciertas características comunes que los diferencian de las demás funciones, atribuciones y competencias que desarro-llan las entidades del sector público. Sin embargo, podemos mencionar algunas características que las distinguen de las otras actividades: • Un procedimiento requiere de más de

un paso o trámite hacia el mismo obje-tivo.

• El resultado de un trámite compromete a otro y/o da origen al siguiente; es decir, los pasos son secuenciales.

• El trámite que inicia el procedimiento, los pasos subsecuentes, así como aquel que lo concluye, son identi� cables y medibles en función al tiempo de eje-cución.

• Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos. Por lo tanto, se pueden estandarizar y establecer pará-metros de medición.

• Un procedimiento se realiza dentro de una estructura organizacional estable-cida, originada y producida por una unidad orgánica.

4. Base Legala) Ley Nº 274444. Ley del Procedimiento

Administrativo General.b) Ley Nº 29060. Ley del Silencio Adminis-

trativo.c) D. Leg. Nº 1029 que modi� ca la Ley de

Procedimiento Administrativo General y la Ley del Silencio Administrativo.

d) D.S. Nº 079-2007-PCM . Lineamientos para la elaboración y aprobación del TUPA.

e) Directiva Nº 01-95-INAP/DTSA. Pautas metodológicas para la � jación de costos en los procedimientos administrativos aprobado por R.J.Nº 087-95-INAP-DTSA. Resolución de secretaría de gestión Pública/PCM Nº 001-2007-PCM/SGP, ac-tualización de formatos y sustentación técnica de los TUPA-GL.

f ) Resolución de Secretaria de Gestión Pública/PCM nº 001-2009-PCM/SGP.

5. Clases de ProcedimientosLos procedimientos administrativos que por exigencia legal deben iniciar los administrados ante las entidades para satisfacer o ejercer sus intereses o derechos, se clasi� can en: a. Procedimientos de aprobación automá-

tica. b. Procedimientos de evaluación previa.

i) Con silencio positivo ii) Con silencio negativo

Por otro lado, los procedimientos se pueden clasi� car en: procedimientos gratuitos y procedimientos con derecho de tramitación, por el que se cobra una tasa estipulada en el “TUPA” en función

a sus costos incurridos. Finalmente, los procedimientos se pueden clasificar también en procedimientos relacio-nados con los actos administrativos y procedimientos relacionados con las funciones, atribuciones y competen-cias.

a. Procedimientos de aprobación au-tomática

Son aquellos actos o diligencias tra-mitadas ante las entidades del Estado, en forma directa por intermedio de una solicitud escrita o formato llenado donde se peticiona un derecho o un trámite que con sólo su presentación sea considerado aprobado, siempre que cumpla con los requisitos y entregue la documentación completa exigida en el Texto Único de Procedimientos Administrativos “TUPA” de la entidad.

En este tipo de procedimientos las entida-des no emiten ningún pronunciamiento expreso con� rmatorio de la aprobación automática, debiendo sólo realizar la � sca-lización posterior; como constancia de la aprobación automática de la solicitud del administrado, basta la copia del escrito o formato presentado conteniendo el sello o� cial de recepción, sin observaciones e indicando el número de registro de la solicitud, fecha, hora y � rma del agente receptor (mesa de partes).

Son procedimientos de aprobación automática, sujetos a la presunción de veracidad aquellos conducentes a la obtención de: • Licencias; • Autorizaciones, permisos; • Constancias; y, • Copias certifi cadas o similares que

habiliten la autorización para el ejercicio continuado de actividades, económicas, profesionales, sociales o laborales en el ámbito privado, siempre que no afecten derechos de terceros.

b. Procedimientos de evaluación previa Son aquellos actos administrativos que

requieren de una evaluación previa antes de ser aprobados o autorizados para lo cual los administrados cumplirán con una serie de requisitos y procedimientos establecidos en el “TUPA”, así como la pre-sentación de documentos, el suministro de información o el pago por derechos de tramitación en algunos casos.

Existen dos clases de procedimientos de evaluación previa: i) Procedimientos de evaluación previa

con silencio positivo. ii) Procedimientos de evaluación previa

con silencio negativo.

i) Procedimiento de evaluación previa con silencio positivo

Son los que se determinan cuando se

trate de alguno de los siguientes su-puestos. i. Solicitudes cuya estimación habilite

la facultad para el ejercicio de dere-chos pre-existentes. Ejemplos:

• Denominación del procedimiento: Expedición de constancia de estu-dios.

• Requisitos: Solicitud indicando el nombre de la actividad académica y año de estudios.

• Pago de derechos por el servicio: 0.322581 de la UIT

• Califi cación: Evaluación previa silen-cio administrativo positivo.

• Tiempo del trámite: Dos (02) días. • Dependencia/Área de trámite: Ins-

tituto de Administración Tributaria y Aduanera “IATA”.

• Autoridad que aprueba el trámite: Jefe del “IATA”.

• Autoridad que resuelve el recursos impugnatorio: 1) Reconsideración Jefe – “IATA”; 2) Apelación – Super-intendencia “SUNAT”

• Base legal: Art. 33º inc. 4; Art. 113º de la Ley Nº 27444 “Ley General de Procedimientos Administrativos”.

ii. Recursos o trámites destinados a cuestionar la desestimación de una solicitud cuando el particular haya optado por la aplicación del silencio administrativo negativo.

iii. Procedimientos en los cuales la trascendencia de la decisión � nal no pueda repercutir directamente en administrados distintos del pe-ticionario, mediante la limitación, perjuicio o afectación a sus intereses o derechos legítimos.

ii) Procedimientos de evaluación pre-via con silencio negativo

Son los que se determinan cuando se trate de alguno de los siguientes su-puestos:1) Cuando la solicitud o el trámite verse

sobre asuntos de interés público, incidiendo en la salud, medio am-biente, recursos naturales, seguridad ciudadana, sistema � nanciero, mer-cado de valores, defensa nacional y el patrimonio histórico cultural de la nación u otros asuntos de interés social. Ejemplo:

• Denominación del procedimiento: Inscripción en el registro de entida-des inafectas al impuesto a la renta de fundaciones, asociaciones y otros de auxilio mutuo.

• Requisitos: a) Solicitud de inscripción en el registro de entidades inafectas al impuesto a la renta � rmada por el titular o su representante legal acre-ditado en el “RUC”, b) Copia simple del instrumento de constitución debidamente inscrita en registros

3II

Área Sistema Nacional de Planeamiento y Racionalización II


públicos, c) Ficha registral completa y actualizada.

• Derecho de tramitación: Derecho de tramitación gratuito.

• Califi cación: Evaluación previa silen-cio administrativo negativo.

• Tiempo del trámite: 45 días hábiles. • Dependencia del trámite: Mesa de

partes. • Autoridad que aprueba el trámite:

Intendente Nacional de Servicios al Contribuyente.

• Autoridad que resuelve el recur-so: Intendente Regional de Lima (reclamación de resolución dicha denegatoria).

• Base legal: Ley Nº 27444, D.S. Nº 179-2004-EF; TUO de la Ley del I.R. inc. c) y d) del art. 18º, D.S. N 122-94-EF; Regla-mento del I.R. inc. b) del art. 8º.

2) Cuando cuestionen otros actos administrativos anteriores.

3) Cuando sean procedimientos trila-terales y los que generen obligación de dar o hacer a cargo del Estado.

4) Los procedimientos de inscripción registral.

6. Procedimientos Relacionados con los Actos Administrativos que se exige una respuesta o un pronunciamiento

Son aquellos procedimientos que por exigencia legal deben iniciar los usuarios o administrados ante las entidades y ejercer sus intereses o derechos, que exigen una respuesta o un pronunciamiento de parte de la entidad destinados a producir efectos jurídicos.Estos procedimientos pueden ser a título gra-tuito u oneroso mediante el pago de una tasa y son ejecutadas por las distintas unidades orgánicas que componen una entidad.

7. Procedimientos Relacionados con las funciones, compe-tencias y atribuciones como Gobierno o Estado

Son aquellas labores o actividades que realizan las entidades públicas para atender las necesidades intangibles de la ciudadanía relacionadas con sus funciones, atribucio-nes y competencias que le son propias al Estado, en atención a la demanda de la ciudadanía.

8. Procedimientos Internos de Administración

Son los procedimientos que están rela-cionados con las funciones complemen-tarias o de sta� relacionados con la parte operativa de la entidad, que pueden ser de asesoramiento, operación y apoyo; se ejecutan generalmente en las áreas de ad-

ministración, rentas, personal, contabilidad tesorería, etc.

9. Legalidad del Procedimiento Administrativo General

El art. 36º de la Ley Nº 27444, Ley de Pro-cedimiento Administrativo General, señala que los procedimientos, requisitos y costos administrativos se establecen exclusiva-mente mediante decreto supremo o norma de mayor jerarquía, norma de la más alta autoridad regional o Gobierno Local o de la decisión del titular de las entidades au-tónomas conforme a la constitución, dichos procedimientos deben ser compendiados y sistematizados en el Texto Único de Proce-dimientos Administrativos “TUPA”.

10. Costos en los Procedimientos Administrativos

Es el proceso mediante el cual se obtienen costos unitarios por cada procedimiento administrativo general o considerado en el “TUPA”, relacionados con las actividades, funciones y atribuciones que desarrolla y ejecuta cada unidad orgánica y se realiza a través de métodos de acumulación y clasi� cación de costos, así como de la apli-cación sistemática de datos pasados en la información obtenida. Por tanto, el proceso de establecer costos de los procedimientos administrativos va desde la recolección de datos, identi� cación del procedimiento, establecer el tiempo empleado por cada procedimiento, tabu-lación de datos, análisis y presentación de la estructura de costos.

11. Características de los Costos• Es de producción continua y uniforme,

donde no resulta práctico ni factible se-gregar o modi� car sus componentes.

• Existe un proceso de producción rígido, constante y homogéneo, las tareas son rutinarias y bien de� nidas.

• Se puede estandarizar su producción en forma periódica o mensual (producir de-terminado número de procedimientos al mes o establecer su costo antes de producirlo).

• Los costos se acumulan para períodos cor-tos, generalmente un mes, y se distribuyen entre el número de procedimientos.

• No existe requerimiento de materiales o insumo constantemente; para cada proceso de producción, la solicitud de materiales, principalmente de o� cina, se efectúa en períodos largos, generalmente con lapso de un trimestre, o en otros casos se puede programar con precisión los materiales o insumos de escritorio a utilizar durante el año, pudiendo establecer el costo de los insumos con antelación.

De igual manera, el costo de la mano de obra directa se puede establecer con anticipación, sin necesidad de que se concluya la producción del procedi-miento administrativo.

Se puede establecer un control global de los costos y los procedimientos ad-ministrativos realizados en cada unidad orgánica, durante un período, no es necesario del funcionamiento de una o� cian de control de costos.

12. Finalidad de los Costosa) Conocer la estructura de costos de cada

procedimiento. b) Establecer los derechos de trámite de cada

procedimiento, los mismos que podrán ser modi� cados o actualizados periódi-camente sólo en casos excepcionales.

c) Impulsar la formulación de sus manuales de procedimientos para efectos de co-nocer el � ujo de actividades realizadas en cada procedimiento y los tiempos empleados en cada etapa o paso.

d) Implementar procesos, registros y sistemas de control interno para los procedimientos administrativos.

e) Obtener información especializada so-bre demanda o número de solicitudes presentadas durante un período de tiempo de ejecución, insumos, servicios y otros costos indirectos.

f ) Simpli� car los procedimientos descritos basándose en un análisis crítico y cuan-tificable a efectos de eliminar trabas burocráticas.

13. Elementos del Costoa. Mano de obra Representa el costo de la mano de obra

que participa directamente en la ejecu-ción del procedimiento, el mismo que será clasi� cado previamente por niveles remunerativos y cargo que desempeña (auxiliar administrativo, técnico admi-nistrativo, técnico profesional, director, etc.), por tanto, para determinar el factor de distribución directa de la M.O.D. se incluirán todos los conceptos de remu-neración, bene� cios, grati� caciones, así como el aporte del empleador.

La fórmula para determinar el factor de distribución directo por minuto de la M.O.D. será el siguiente:

Rem. Mensual + Grat. + Aport. del empleadorMOD por minuto = _______________________ 6 horas x 30 días x 60 minutos

b. Consumo de materiales directos Representa el costo de los materiales

o insumos directos que se utilizan directamente en la ejecución de proce-dimientos administrativos, los mismos que son solicitados durante el período al área de almacén mediante los pedidos comprobante de salida.

Por tanto, previamente se deberá estimar la cantidad real de insumos necesarios para la producción de un procedimiento.

continuará en la próxima edición...

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Los Planes de Desarrollo y Fortalecimiento de Capacidades Institucionales

* Postgrado en Administración y Finanzas. Maestría en Investigación y Docencia Universitaria. Doctorado en Ciencias Financieras. Docente de la Escuela Nacional de la Contraloría General de la República. Docente de la Universidad Nacional de San Marcos.

1. Plan, Programa, Proyecto y Presupuesto: Conceptos Básicos y Relaciones2. Concepto de Planes de Desarrollo y Fortalecimiento de Capacidades3. Tipología de los Planes de Desarrollo y Fortalecimiento de Capacida-

des4. Ámbitos de un Plan de Desarrollo y Fortalecimiento de Capacidades

Institucionales5. Componentes de un Plan de Desarrollo y Fortalecimiento de Capaci-

dades Institucionales6. Proceso Metodológico para la Preparación de un Plan de Desarrollo y

Fortalecimiento de Capacidades Institucionales7. Métodos para el Diagnóstico de las Necesidades de Capacitación y

Asistencia Técnica8. Matriz para la Identi� cación de Capacidades y su aplicación Práctica9. Términos de referencia de un plan de desarrollo y fortalecimiento de

capacidades institucionales para una entidad pública

S u m a r i o

Autor : Econ. Carlos Alberto Soto Cañedo(*)

Título : Los Planes de Desarrollo y Fortalecimiento de Capacidades Institucio-nales - Parte I

Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 7-Mayo 2009

Ficha Técnica 1. Plan, Programa, Proyecto y Presupuesto: Concep-tos Básicos y Relaciones

A continuación se consignan los conceptos básicos de los instru-mentos de planeamiento: Plan, Programa, Proyecto y Presupuesto (ver Grá� co Nº 1). Luego de ello se re� ejan didácticamente sus relaciones a través del Grá� co Nº 2.

Plan

De� ne y � ja los objetivos y políticas globales de una organización o comunidad en términos de orientaciones y decisiones, ya sea para el corto, mediano o largo plazo. Esencialmente, permite obtener una visión del futuro de la organización y establece el curso de acción a seguir para alcanzar dicha visión. El plan está conformado por programas debida-mente interrelacionados entre sí, que se encuentran orientados al logro de sus objetivos globales.

Programa

Fija los objetivos y metas especí� cas y establece los recursos humanos, materiales y � nancieros necesarios para alcanzarlos; precisa las opera-ciones a emprender, los medios, las responsabilidades y los tiempos de ejecución. El programa está conformado por un conjunto de proyectos debidamente coordinados y relacionados entre sí, que se dirigen hacia el cumplimiento de objetivos especí� cos que les son a� nes.

Proyecto

Comprende un conjunto de actividades destinadas a la producción de bienes y/o servicios o a aumentar la capacidad o la productividad de los medios existentes, en consonancia con sus objetivos y metas especí� cas propuestas previamente. El proyecto está conformado por un conjunto de actividades debidamente coordinadas y relacionadas entre sí, que se dirigen hacia el logro de un objetivo común.

Presu-puesto

Es la expresión monetaria del Plan, Programa o Proyecto de una entidad correspondiente a un período determinado. Incluye las fuentes de ingreso y las categorías de egreso, sus respectivos montos y el momento en que se hacen efectivos. Los presupuestos también pueden ser estructurados por actividades y/o tareas, por recursos y costos, por fuentes de � nan-ciamiento, etc.

Grá� co Nº 2. Presupuesto del Sector Público por Niveles de Gobierno 2005 - 2009

A 1.1.1 A 1.1.2 A 1.2.1 A 1.2.2 A 2.1.1 A 2.1.2 A 2.2.1 A 2.2.2

Py 1.1 Py1.2 Py2.1 Py2.2

PR2PR 1

PLPlan

Programa

Proyectos

Actividades

Presupuesto PL

Presupuesto PR

Presupuesto PY

Presupuesto A

2. Concepto de Planes de Desarrollo y Fortaleci-miento de Capacidades

Los Planes de Desarrollo y Fortalecimiento de Capacidades son Instrumentos de Planeamiento que tienen como propósito el desarrollar y fortalecer las capacidades de las personas e insti-tuciones para el logro de objetivos comunales e institucionales. Ver Grá� co Nº 3.

Desarrollo y Fortalecimiento de Capacidades

Proceso de Mejoramiento Continuo de las Capacidades

de las Personas e Instituciones para el logro de sus objetivos

Grá� co Nº 3. Desarrollo y Fortalecimiento de Capacidades

Grá� co Nº 1. Conceptos Básicos de Plan, Programa, Proyecto yPresupuesto

Parte I

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Área Sistema Nacional de Planeamiento y Racionalización II


3. Tipología de los Planes de Desarrollo y Fortale-cimiento de Capacidades

Los planes de desarrollo y fortalecimiento de capacidades pueden dividirse o clasi� carse según sea el foco de atención al cual van dirigidos: comunidades o instituciones.

3.1 Planes de Desarrollo y Fortalecimiento de Capacidades de las Comunidades

Son los planes que se emplean para desarrollar y/o fortalecer las capacidades de las comunidades asentadas en un determi-nado territorio (asentamiento humano, anexo, caserío, centro poblado, distrito, provincia, departamento, región o país), que les permitan cumplir o alcanzar sus objetivos o metas de desarrollo humano y mejorar sus condiciones de vida.

3.2 Planes de Desarrollo y Fortalecimiento de Capacidades de las Instituciones

Son los planes que se emplean para desarrollar y/o fortalecer las capacidades de las instituciones (sean públicas o privadas), para cumplir adecuadamente con sus misiones institucionales y objetivos y metas de gestión.

4. Ámbitos de un Plan de Desarrollo y Fortaleci-miento de Capacidades Institucionales

Los ámbitos de un Plan de Desarrollo y Fortalecimiento de Capa-cidades Institucionales, generalmente, comprenden la capacidad gerencial, técnica, administrativa y � nanciera de una institución, como bien se ilustra y explica en el Grá� co Nº 4.

Capacidad Gerencial

Capacidad de plani� car, organizar, coordi-nar, monitorear y evaluar actividades.

Capacidad Técnica

Capacidad en habilidades, destrezas y competencias técnicas para el desarrollo de actividades.

Capacidad Administrativa

Capacidad de proporcionar adecuado apo-yo administrativo e infraestructura logística para el desarrollo de actividades

Capacidad Financiera

Capacidad de proporcionar de manera ade-cuada los recursos � nancieros necesarios para el desarrollo de las actividades.

Grá� co Nº 4. Ámbitos de un Plan de Desarrollo yFortalecimiento de Capacidades Institucionales

5. Componentes de un Plan de Desarrollo y Forta-lecimiento de Capacidades Institucionales

Los componentes típicos de un Plan de Desarrollo y Fortaleci-miento de Capacidades Institucionales son la Capacitación y Asistencia Técnica, sin embargo, dichos componentes deben complementarse con otros que son los que posibilitan que los resultados obtenidos de la capacitación y asistencia técnica brindada a las personas que laboran en una institución se pue-da materializar en logros concretos en la mejora de la gestión institucional. Nos referimos a los componentes de dotación de infraestructura y equipamiento, la asistencia logística y la asis-tencia financiera. Ver el Gráfico Nº 5.

Capacitación Asistencia Técnica

Dotación de Infraestructuctura y Equipamiento

Asistencia Logística

Asistencia Financiera

Grá� co Nº 5. Componentes de un Plan de Desarrollo y Fortalecimiento de Capacidades Institucionales

6. Proceso Metodológico para la Preparación de un Plan de Desarrollo y Fortalecimiento de Capaci-dades Institucionales

Las etapas o fases metodológicas que se suelen seguir para la pre-paración de un Plan de Desarrollo y Fortalecimiento de Capacidades Institucionales son las siguientes:1) De� nición de las capacidades a desarrollar y fortalecer. 2) Diagnóstico de las necesidades de capacitación y asistencia

técnica.3) De� nición de objetivos, metas y estrategias.4) Diseño de programas de desarrollo y fortalecimiento de capa-

cidades.5) Determinación de requerimientos humanos, físicos y � nancieros

y elaboración del presupuesto del plan.6) Establecimiento de mecanismos de monitoreo y evaluación del

plan.

7. Métodos para el Diagnóstico de las Necesidades de Capacitación y Asistencia Técnica

Para realizar la primera etapa de un Plan de Desarrollo y Forta-lecimiento de Capacidades Institucionales, es decir, para poder elaborar el “Diagnóstico de las Necesidades de Capacitación y Asistencia Técnica”, se puede hacer uso individual o concurrente de los siguientes métodos:1) Análisis Organizacional.- Para determinar las necesidades por

áreas ó unidades orgánicas.2) Análisis de los Programas y Servicios Públicos.- Para determinar las

necesidades en función de los tipos de programas o servicios pú-blicos que se ejecutan o prestan en bene� cio de la comunidad.

3) Análisis de Perfi les Ocupacionales.- Para determinar las necesida-des en base a la comparación de los per� les ocupacionales de cada uno de los cargos con los per� les actuales de las personas que los desempeñan.

4) Análisis en Función de Problemas.- Para determinar las necesida-des en función de los problemas que se presentan en la produc-ción de bienes y/o servicios o en las relaciones interpersonales.

8. Matriz para la Identi� cación de Capacidades y su Aplicación Práctica

Para facilitar la labor en la identi� cación de capacidades, se puede emplear una matriz mediante la cual se identi� can las capacidades que se deben adquirir, las capacidades que tienen y las capacidades que deben ser desarrolladas o fortalecidas (cada una re� ejada en una columna). Ver Grá� co Nº 6.En la primera columna (de las capacidades que se deben adquirir) se de-ben absolver las siguientes interrogantes (cada una en una � la distinta):

6II



- ¿Qué deben conocer?- ¿Qué deben saber hacer?- ¿Qué deben saber para participar y cooperar?- ¿Cómo deben ser?En la segunda columna (capacidades que tienen), se deben res-ponder las siguientes preguntas:- ¿Qué conocen?- ¿Qué saben hacer?- ¿Cómo participan y cooperan?- ¿Cómo son?Por último, en la tercera columna (capacidades que deben ser desarrolladas o fortalecidas), las preguntas a responder son las siguientes:- ¿Qué les falta conocer?- ¿Qué les falta saber hacer?- ¿Qué les falta saber para participar y cooperar?- ¿Qué les falta adquirir para ser mejores en su organización?Una aplicación práctica del uso de esta matriz se presenta a través del Grá� co Nº 7, en donde se puede apreciar cómo se identi� can las capacidades para cumplir adecuadamente con la función clave de plani� cación dentro de una Municipalidad.

Gráfico Nº 6. Matriz para la Identificación de Capacidades

Capacidades que se deben adquirir

Capacidades que tienen

Capacidades que deben ser desarrolladas o

fortalecidas

¿Qué deben conocer? ¿Qué conocen? ¿Qué les falta conocer?

¿Qué deben saber hacer? ¿Qué saben hacer? ¿Qué les falta saber

hacer?

¿Qué deben saber para participar y co-

operar?

¿Cómo participan y cooperan?

¿Qué les falta saber para participar y cooperar?

¿Cómo deben ser? ¿Cómo son?¿Qué les falta adquirir para ser mejores en su

organización?

Grá� co Nº 7. Ejemplo de Uso de la Matriz para laIdenti� cación de Capacidades

Caso: Desarrollo y fortalecimiento de capacidades para cumplir adecuadamente con la función clave de plani� cación en una municipalidad

Parte I.- ¿Qué deben conocer? ¿Qué conocen? y ¿Qué les falta conocer?




fortalecidas

¿Qué deben conocer? ¿Qué Conocen? ¿Qué les falta conocer?

1. Plani� cación del De-sarrollo.

1. Planif icación del Desarrollo Institu-cional.

1. Plani� cación del Desa-rrollo Comunal.

2. Planificación Ope-rativa.

2. Elaboración de un Plan Operativo Ins-titucional (POI).

2. Articulación y Concor-dancia del POI con el Plan Estratégico Insti-tucional (PEI) y con el Presupuesto Público Institucional.

3. Presupuesto Partici-pativo y Presupues-to Público Institu-cional.

3. Presupuesto Público Institucional.

3. Presupuesto Participa-tivo.

4. Proyectos de Inver-sión Pública.

4. La Identificación y Formulación de un Proyecto de Inver-sión Pública (PIP).

4. La Evaluación de un Proyecto de Inversión Pública (PIP).

Parte II.- ¿Qué deben saber hacer? ¿Qué saben hacer? y ¿Qué les falta saber hacer?




fortalecidas

¿Qué deben saber hacer? ¿Qué saben hacer? ¿Qué les falta saber

hacer?

1. Elaborar Planes de Desarrollo Comunal (PDC y Otros Planes) e Institucional (PEI y Otros Planes).

1. Planes de Desarrollo Institucional.

1. Planes de Desarrollo Comunal.

2.. Elaborar, Articular y Concordar un POI con el PEI y con el Presupuesto Público Institucional.

2. Elaborar un POI. 2. Articular y Concordar el POI con el PEI y con el Presupuesto Público Institucional.

3. Conducir el Proceso de Elaboración de un Presupuesto Par-ticipativo y Elaborar un Presupuesto Pú-blico Institucional.

3. Elaborar un Presu-puesto Público Ins-titucional.

3. Conducir el Proceso de Elaboración de un Presupuesto Participa-tivo.

4. Elaborar un Estudio de Preinversión para un Proyecto de Inver-sión Pública (PIP).

4. Identi� car y Formular un PIP.

4. Evaluar un Proyecto de Inversión Pública (PIP).

Parte III.-¿Qué deben saber para participar y cooperar? ¿Cómo participan y cooperan? Y ¿Qué les falta saber para participar y cooperar?




fortalecidas

¿Qué deben saber para participar y

cooperar?

¿Cómo participan y cooperan?

¿Qué les falta saber para participar y cooperar?

1. Saber trabajar con la Sociedad Civil y con el Personal de la Municipalidad.

1. Saben trabajar con el personal de la Municipalidad.

1. Planes de Desarrollo Comunal.

2. Saber Trabajar con el Personal de la Muni-cipalidad.


2. ------

3. Saber trabajar con la Sociedad Civil y con el Personal de la Municipalidad.


3. Saber trabajar con la Sociedad Civil.

4. Saber Trabajar en Equipos Multidisci-plinarios.

4. Presentan Limitacio-nes para Trabajar en Equipos Multidisci-plinarios.

4. Saber trabajar en Equi-pos Multidisciplina-rios.

Parte IV.-¿Cómo deben ser? ¿Cómo son? y ¿Qué les falta adquirir para ser mejores en su organización?




fortalecidas

¿Cómo deben ser? ¿Cómo son?¿Qué les falta adquirir para ser mejores en su

organización?

1. Tener capacidad de previsión para el lar-go y mediano plazo en los Planes de De-sarrollo Comunal e Institucional.

1. Tienen capacidad de previsión para el largo y mediano plazo en los Planes de Desarrollo Insti-tucional.

1. Tener capacidad de previsión para el largo y mediano plazo en los Planes de Desarrollo Comunal.

2. Tener capacidad de previsión para el corto plazo.

2. Tienen capacidad de previsión para el corto plazo.

2. ------

continuará en la próxima edición...

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