T.c. ~ İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIGI

Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığı

UNESCO OUNYA MI RA S KOMI TESI 40.0turum; lston bul, Türk iye 2016

• ıstanbul Yazı İşleri Müdürlüğü

Tebliğ No: 96891787-0 10.05- ..E. . 22.2. Konu: Yazışma Yönergesi

0(, .. 10$12016

Li' ii' ·,1 n ,ii 1111,.. U .. "..ı I.i.1 rıh· I", t . ft h u'

Başkanlığımız bünyesindeki resmi yazışmalarda; 02/0212015 tarih ve 29255 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelikte belirlenen esaslara ve kurallara uygunluğu, evrak kayıt, havale ve sevk işlemlerinin sağlıklı , hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamak amacıyla,

Yönetmeliğin 33. maddesinde geçen "İdareler resmi yazısmalarla ilgili olarak bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla ek düzenleme yapabilir." hükmüne istinaden hazırlanan İstanbul Büyükşehir Belediyesi Yazışma Yönergesi ilişikte gönderilmiştir.

Bilgi edinilmesini ve Yönergenin uygulanması hususunda gerekli hassasiyetin gösterilmesini rica ederim.

Ek: 1-Yönerge (33 Sayfa)

Dağıtım:

A+B Planı

İ stanbul Büyükşehir Belediye Başka nlığ ı Kema lpaşa Mah.Şehzadebaş l Cad. No:25 341 34 Fatih/ İ STANBUL e-posta:yazii sleri@ibb.gov. tr Elektronik Ağ: www. ibb.gov.tr Telefon: 02 12 455 13 00 Faks:021 2 455 26 54

t Ahmet SelAMQ;r---v,h .V...,.~~ .~m:m.~ .vek\1I

Bü Ü I"Ş' , \+~ \ )1"'-YYD't'\.~ İstanbulYBüyükşehir Belediye Başkanı

Bilgi için : Eli f YILDIRIM Şef

Tel: 02 12 455 23 34

1/17

T.C. İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI

YAZIŞMA YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç ve kapsam MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı; Resmî Yazışma Yönetmeliğinde belirlenen

kurallara uyulmak suretiyle, Başkanlığımız bünyesinde fiziksel veya güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yapılan resmî yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek, evrak kayıt, havale ve sevk işlemlerinin düzenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır.

Dayanak MADDE 2- (1) Bu Yönerge; 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Hakkında

Kanun, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve Başbakanlığın 02.02.2015 tarihli Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar MADDE 3- (1) Bu yönergede geçen; a) Belediye: İstanbul Büyükşehir Belediyesini, b) Başkanlık: İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığını, c) Başkan: İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanını, ç) Genel Sekreter: İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı Genel Sekreterini, d) Genel Sekreter Yardımcısı: İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı görev

bölümünde Daire Başkanlığı ve/veya Müdürlüğün bağlı bulunduğu ilgili Genel Sekreter Yardımcısını,

e) Daire Başkanı: İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı bünyesindeki ilgili Daire Başkanını,

f) Müdür: İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı bünyesindeki ilgili birim müdürünü,

g) Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan süreci, ğ) Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin

yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, fiziksel ya da güvenli elektronik imza ile imzalanmış ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya dokümanı,

h) Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS): Başbakanlık tarafından yürütülen Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS)’nde yer alan ve idarelerin merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatındaki birimlerinin Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı alt sistemi,

ı) Doküman: Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla idare tarafından hazırlanan ya da toplanan her türlü bilgiyi,

i) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden idare faaliyetlerinin delili

2/17

olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, üst veri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemi,

j) Elektronik imza (e-İmza): Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,

k) Elektronik onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınmasını,

l) Elektronik ortam: EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içerisinde bilgi, belge veya dokümanların hazırlandığı ve kayıtlı olduğu her türlü bilgi ve iletişim teknolojisi araçlarını,

m) Elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı: 15.01.2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa uygun şekilde elektronik sertifika, zaman damgası ve elektronik imzalarla ilgili hizmetleri sağlayan idareler ile gerçek veya özel hukuk tüzel kişilerini,

n) Elektronik şifreleme sertifikası: Elektronik belgelerin şifrelenmesi amacıyla yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları tarafından üretilen elektronik sertifikayı,

o) Elektronik veri: Elektronik, optik veya benzeri yollarla üretilen, taşınan veya saklanan kayıtları,

ö) E-Yazışma Teknik Rehberi: Elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalar kapsamında oluşturulan belgelerin yapısı, formatı, imzalama ve şifreleme mekanizmaları gibi teknik hususları tanımlayan ve Başbakanlığın uygun görüşü alınarak Kalkınma Bakanlığı tarafından yayımlanan rehberi,

p) Fiziksel ortam: Kâğıt ortamında yapılan işlemleri, r) Form: Biçimli belgeyi, s) Format: Elektronik dosya türlerini, ş) Günlük rapor (log): EBYS’de yapılan ekleme, değiştirme, silme, arama,

görüntüleme, gönderme ve alma gibi işlemlerin hangi EBYS elemanı üzerinde ve kimin tarafından gerçekleştirildiği ile işlemin gerçekleştirildiği tarih ve zaman bilgisini ihtiva eden kayıtları,

t) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,

u) Mobil İmza: Cep telefonu ve SIM kart kullanılarak 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili yasal mevzuata uygun olarak ıslak imza niteliğinde güvenli bir biçimde elektronik imza işlemi yapılmasına imkân sağlayan uygulamayı,

ü) İdare: Belediye haricindeki kamu kurum ve kuruluşlarını, v) İmza oluşturma aracı: Elektronik imza oluşturmak üzere, imza oluşturma verisini

kullanan yazılım veya donanım aracını, y) İmza oluşturma verisi: İmza sahibine ait olan, imza sahibi tarafından elektronik

imza oluşturma amacıyla kullanılan ve bir eşi daha olmayan şifreler, kriptografik gizli anahtarlar gibi verileri,

z) İmza sahibi: Fiziksel ortamda üretilen belgeyi imzalayan veya elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişiyi,

aa) Resmî yazışma: Belediye ve idarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda yürüttükleri süreci,

3/17

bb) Standart dosya planı: Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen ve Başbakanlık tarafından yayımlanan sınıflama şemasını,

cc) Üstveri (metadata): Bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri bilgileri,

çç) Üst yazı: Belgenin, varsa ek listesi ve dağıtım listesi dâhil, ek hariç kısmını, dd) Yetkili makam: Mevzuatta belirtilen görevleri yerine getirme hususunda yürütme

ve karar verme yetkisine sahip görevlileri, ee) Zaman damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği,

alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından güvenli elektronik imza ile doğrulanan zaman kaydını,

ff) Faks: Yazılı, bilgi ve belgelerin telefon sistemi vasıtasıyla bir yerden bir yere iletilmesini anında sağlayan aracı,

gg) Kayıtlı elektronik posta (KEP): Elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukukî delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklini,

ğğ) DAYSİS: İstanbul Büyükşehir Belediyesi (İBB) Elektronik Belge Yönetim Sistemini,

hh) Gizli Evrak: İzinsiz olarak açıldığı takdirde ulusal güvenliğimiz, saygınlık ve çıkarlarımızı ciddi biçimde bozacak olan ve konusu itibariyle yetkisiz kimselerce bilinmesi sakıncalı görülen evrakı,

ıı) Çok Gizli Evrak: İzinsiz olarak açıklandığı takdirde milletimize ve müttefiklerimize hayati bakımdan son derece zarar verecek olan, güvenlik bakımından son derece önemli bilgileri kapsayan ancak belirli yetkideki görevlilerce bilinmesi ve görülmesi gereken ve el değiştirmesi ile saklanması özel bir usule tabi olan evrakı,

ii) Özel Evrak: İzinsiz olarak açıklandığı takdirde milletimizin veya bir şahsın zarar görmesine sebep olacak ve muhatabı olan makam sahiplerine güvenlik içinde ulaşması gereken evrakı,

jj) Kişiye Özel Evrak: Gizlilik dereceli olmayıp ancak, gittiği yerde ve önceki işlemlerinde belirli şahısların, amir veya sadece onun yetki verdiği personelin açabileceği evrakı,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM Genel Esaslar

Genel esaslar

MADDE 4- (1) Başkanlığımızdaki fiziksel ve elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu Yönerge esaslarına uygun olarak hazırlanacaktır. (2) Başkanlığımızdaki resmî yazışmalar fiziksel veya elektronik ortamda hazırlanarak, el yazısı veya güvenli elektronik imza kullanılarak imzalanacaktır. (3) Nitelikli elektronik sertifikası bulunan kullanıcılar, belgeleri imzalama ve paraflama işlemlerinde güvenli elektronik imzalarını kullanacaklardır.

(4) Elektronik imza sahiplerinin, e-imza sertifikalarını kaybetmeleri, istifa etmeleri, kurum değiştirmeleri, emekliye ayrılmaları ve bu gibi durumlarda e-imza sertifikaları ile ilgili sorumluluk kendilerine aittir.

4/17

(5) Elektronik olarak imzaya gönderilen evrak eklerinin sistemde yer almasından, evrakı imzaya hazırlayan personel sorumludur.

(6) DAYSİS üzerinde her kullanıcının kullanıcı adı ve şifresi mevcut olup, şifrenin ikinci ve üçüncü kişiler ile paylaşımı durumunda oluşacak tüm sonuçlardan kullanıcının kendisi sorumlu olacaktır.

(7) Kamu hizmetlerinin yürütülmesi ve mevzuatın uygulanmasında; süratli, etkin ve verimli bir çalışma düzeninin sağlanması için evraka zamanında cevap verilecek; bilhassa gizlilik dereceli ve günlü yazılara; tekide ve hatalı yazışmalara neden olmadan, usulüne uygun olarak zamanında cevap verilmesi sağlanacaktır.

(8) Vatandaşlarımızın ve Türkiye'de ikamet eden yabancıların “dilekçe hakkını” kullanması hususu; Anayasamızın 74 üncü maddesi ve 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunla düzenlenmiştir. Bu Kanunun; 02.01.2003 tarihli ve 4778 sayılı Kanunla değiştirilen 7 nci maddesi uyarınca, Başkanlığımıza yapılan yazılı başvurular en kısa sürede sonuçlandırılacak, başvuruların sonucu veya işlemin safahatı hakkında dilekçe sahiplerine en geç otuz gün içinde cevap verilecektir.

(9) Birim amirleri, birimlerinden çıkan bütün yazıların içeriğinden sorumludur. (10) Resmî evrak ve yazılar kayıt memurları tarafından zimmetle alınacak, zimmetle verilecektir. (11) Yazışmalarda şekil şartları açısından birlikteliğe dikkat edilecektir. (12) İvedi ve günlü yazılar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde asıl nüsha ile teyidinin yapılması gerekmektedir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Belge Özellikleri

Nüsha sayısı MADDE 5- (1) Muhataba gönderilmek üzere fiziksel ortamda hazırlanan belgeler,

paraflı nüshası hazırlayan birimde kalacak şekilde en az iki nüsha olarak düzenlenir. Belgenin şeklî özellikleri MADDE 6- (1) Belgelerin A4 (210x297 mm) boyutundaki kâğıda çıktı alınacak şekilde

hazırlanması esastır. (2) Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir. (3) Üst yazılarda kâğıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekleri için kâğıdın her

iki yüzü de kullanılabilir.

Yazı tipi ve harf büyüklüğü MADDE 7- (1) Fiziksel ve elektronik ortamda hazırlanan belgelerde "Times New

Roman" veya "Arial" yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hâllerde yazı alanının her yerinde aynı olmak üzere harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgileri alanında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Farklı form, format veya ebatlarda hazırlanan rapor, analiz ve benzeri metinlerde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir.

(2) Metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik (italik) olarak yazılabilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Belgenin Bölümleri

5/17

Yazı alanı MADDE 8- (1) Belgenin yazı alanı sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm

boşluk bırakılarak düzenlenir. (2) Yazı alanı dışına sayfa numarası ve varsa ek numarası hariç hiçbir ifade veya ibare

yazılmaz. Başlık MADDE 9- (1) Başlık (antet), belgeyi gönderen kurumun adının belirtildiği bölümdür. (2) Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. (3) Başkanlığımızda; ilk satıra T.C. kısaltması, ikinci satıra İstanbul Büyükşehir

Belediye Başkanlığı büyük harflerle, üçüncü satıra Genel Sekreterlik, Genel Sekreter Yardımcılığı veya birimin bağlı olduğu Daire Başkanlığının adı, ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ve dördüncü satıra da birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. (Örnek 1) (4) Başlığın yazımında DETSİS’te yer alan başlık kayıtları esas alınır. Belediyemiz müdürlüklerinin adı yazılırken “Şube” ibaresi kullanılmaz.

Sayı MADDE 10- (1) Resmî belgelerde sayı bulunması zorunludur. "Sayı:" sırasıyla;

DETSİS’te belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı kodu ile belge kayıt numarasından oluşur ve bunların arasına kısa çizgi işareti (-) konulur.

(2) "Sayı:" yan başlığı, başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. (Örnek 2)

(3) Belgede hem birim kayıt numarası, hem de genel evrak kayıt (İBB) numarası bulunması hâlinde araya eğik çizgi işareti (/) konulur. Bu belgeler için belge kayıt numarası olarak İBB numarası dikkate alınır.

(4) Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan belgelerin kayıt numarası, başına "E." ibaresi konularak yazılır. Bu belgelerde sayı bilgisine belge üstverisinde veya belge üzerinde yer verilir. (Örnek 3)

Tarih MADDE 11- (1) Tarih, fiziksel ortamda belgeye ilgili birimden sayı verildiği zamanı

belirtir. (2) Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde tarih, sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı

alanının en sağında yer alır. (Örnek 4) Tutanak, rapor, tebliğ-tebellüğ belgesi ve benzeri belgelerde ise tarih, metnin bitiminde yer alabilir.

(3) Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla yazılır. Ay ve gün iki haneli, yıl ise dört haneli olarak düzenlenir ve aralarına nokta veya eğik çizgi (/) işareti konulur. (Örnek: 01.04.2016-01/04/2016) Tarih kaşesi kullanıldığı durumlarda, ay adları harfle yazılabilir ve aralarına herhangi bir işaret konulmaz. (Örnek: 10 Şubat 2016, 09 MART 2016)

(4) Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan belgelerde tarih bilgisine belge üstverisinde veya belge üzerinde yer verilir. Belge üzerinde bulunan güvenli elektronik imzaların uzun vadeli doğrulamaya imkân verecek nitelikte olması ve bu imzalarda zaman damgası bulunması zorunludur. Belgenin en son yetkili tarafından güvenli elektronik imza ile imzalandığı zamanı gösteren zaman damgasındaki tarih bilgisi belge tarihi olarak esas alınır.

Konu MADDE 12- (1) "Konu:" yan başlığı, "Sayı:" yan başlığının bir alt satırına yazılır.

Belgenin konusu, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde kelimelerin baş

6/17

harfleri büyük olarak ve sonuna herhangi bir noktalama işareti konulmaksızın yazılır. (Örnek 5)

(2) Konu bir satırı geçerse ikinci satır "Konu:" yan başlığının altı boş bırakılarak yazılır. (Örnek 6)

(3) Konu, çok kısa veya çok uzun olmamalı, sonunda Hk. Dair gibi ifadeler yer almamalıdır. Muhatap

MADDE 13- (1) Muhatap, belgenin gönderildiği idareyi ya da kişiyi belirtir. Bu bölüm konunun son satırından itibaren, belgenin uzunluğuna göre iki ila dört satır boşluk bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılır.

(2) Muhatabın idare ya da özel hukuk tüzel kişisi olması durumunda adı büyük harflerle yazılır. Muhatap idarenin adının yazımında DETSİS’te yer alan kayıtlar esas alınır. (Örnek 7) İhtiyaç duyulması hâlinde muhataba ilişkin birim adı bilgileri parantez içinde ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle bir alt satıra yazılır. (Örnek 8)

(3) Başbakan yardımcısını muhatap belgelerde önce "BAŞBAKAN YARDIMCILIĞINA" ibaresi yazılır, bir alt satırda ise parantez içinde "Sayın" ibaresinden sonra başbakan yardımcısının adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır. (Örnek 9)

Genel Sekreter Yardımcısını muhatap belgelerde ise önce "GENEL SEKRETER YARDIMCILIĞINA" ibaresi yazılır, bir alt satırda ise parantez içinde "Sayın" ibaresinden sonra ilgili Genel Sekreter Yardımcısının adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır. (Örnek 10)

(4) Belediye dışına gönderilen belgelerde, gerekiyorsa belgenin gideceği yerin adresi, muhatap satırının altına satır ortalanarak, ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Adres bilgisi, uzun olması hâlinde birden fazla satıra yazılabilir. (Örnek 11) Muhatap gerçek kişi ise muhatap bölümüne "Sayın" kelimesinden sonra muhatabın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük harflerle, soyadı ise büyük harflerle yazılır. (Örnek 12)

(5) Bağlı, ilgili veya ilişkili idarelere gönderilecek belgeler doğrudan o idareye gönderilebilir. (Örnek 13-14-15) Ancak, ilgili başbakan yardımcısının ya da bakanlığın bilgi sahibi olmasının gerekli görüldüğü durumlarda belge, söz konusu başbakan yardımcısı ya da bakanlık aracılığıyla gönderilir.

(6) Dağıtımlı belgelerin muhatap bölümüne "DAĞITIM YERLERİNE" ibaresi yazılır. İlgi MADDE 14- (1) İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge ya da belgelerin belirtildiği

bölümdür. (2) İlgi yan başlığı, muhatap bölümünün son satırından itibaren iki satır boşluk

bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. (3) Sayı, Konu ve İlgi yan başlıklarından sonra kullanılan iki nokta ":" işareti aynı

hizada yazılır. (4) İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, devamı İlgi yan başlığının ve sıralamayı

gösteren harflerin altı boş bırakılarak alt satıra yazılır. (5) İlginin birden fazla olması durumunda, belgeler önceki tarihli olandan başlanarak

tarih sırasına göre sıralanır. Sıralamada, Türk alfabesinde yer alan bütün küçük harfler, kendilerinden sonra kapama parantez işareti ")" konularak kullanılır.

7/17

(6) İlgide, ilgi tutulan belgeyi gönderen idare veya birim adı ile belgenin tarihi ve sayısı belirtilir. Ancak ilgi tutulan belge, muhatabın daha önce gönderdiği bir belge olması durumunda idare veya birim adı belirtilmez.

(7) İlgide, "... tarihli ve ... sayılı ..." ibaresi kullanılır ve ilginin sonuna nokta işareti konulur.

(8) İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü "……….’ın…….. tarihli başvurusu." biçiminde yazılır. (Örnek 16)

Metin MADDE 15- (1) Metin, İlgi ile İmza arasındaki kısımdır. (2) İlgi ile metin başlangıcı arasında bir satır, ilgi yoksa belgenin muhatabı ile metin

başlangıcı arasında iki satır boşluk bulunur. (Örnek 17-18) (3) Metindeki kelime aralarında ve noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk

bırakılır. Noktalama işaretleri kendinden önce gelen harfe bitişik yazılır. (4) Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana hizalanır. Paragraflar arasında

satır boşluğu bırakılmaz. İhtiyaç duyulması hâlinde paragraflar harf veya rakam ile sıralanabilir.

(5) Birden fazla sayfa tutan üst yazılarda başlık, sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi bilgilerine sadece ilk sayfada; imza, ek, dağıtım ve iletişim bilgilerine ise sadece son sayfada yer verilir. (Örnek 19)

(6) Metin içinde geçen sayılar rakamla veya harfle yazılabilir. Gerekli görülmesi hâlinde sayılar rakamla yazıldıktan sonra parantez içinde harfle de gösterilebilir.

(7) Dört ve dörtten çok haneli sayılar sondan sayılmak üzere üçlü gruplara ayrılarak yazılır ve araya nokta işareti konulur. (Örnek: 1.452; 25.126; 326.197) Sayılarda kesirler virgül ile ayrılır. (Örnek: 45,72)

(8) Belge, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre anlamlı ve özlü olarak yazılır. Belge içinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmez, verildiği durumda ise parantez içinde anlamı belirtilir. Ancak muhatabı yabancı ülke veya uluslararası kuruluş olan resmî yazışmalarda yabancı dil kullanılabilir. Bu durumda belge varsa uluslararası yazışma usullerine göre oluşturulabilir. Ayrıca yabancı dille yazılan belgenin el yazısıyla atılan imzalı ya da güvenli elektronik imzalı Türkçe karşılığı da oluşturulur ve birimde kalan nüshasına eklenerek saklanır.

(9) Metin içinde kısaltma kullanılacak ise ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi, sonra parantez içinde kısaltma yazılır [Örnek: Türkiye Büyük Millet Meclisi (TBMM)].

(10) Metnin son bölümü: a) Yazışmalarda, hiyerarşi yönünden alt makamlara "Rica ederim.", üst ve aynı

düzeydeki makamlara "Arz ederim." ibaresiyle bitirilir. b) Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalarda "Arz

ve rica ederim." ibaresiyle bitirilir. c) Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda "Saygılarımla.", "İyi dileklerimle." veya

"Bilgilerinize sunulur." ibareleriyle bitirilebilir. İmza MADDE 16- (1) Metnin bitiminden itibaren iki ila dört satır boşluk bırakılarak belgeyi

imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve bunların altına unvanı yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır. İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. El yazısıyla atılan imza, kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini sağlayacak kalemle atılır. Elektronik

8/17

ortamda yapılacak resmî yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi belgeyi, güvenli elektronik imzası ile imzalar. (Örnek 20)

(2) Belgeyi imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır. Unvan, ad ve soyadın altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar veya rütbeler adın ön tarafına ya da bir satır altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle açık ya da kısaltılarak yazılabilir.

(3) Belgeyi imzalayacak olan makam, Belediyemiz İmza Yetkileri Yönergesine uygun olarak belirlenir.

(4) Belgeyi, imza yetkisi devredilen makam imzaladığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, yetki devreden makamı gösteren "Belediye Başkanı a." biçimindeki ibare ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır. (Örnek 21) Belediye birimleri arasındaki iç yazışmalarda yetki devredenin unvanı kullanılmaz.

(5) Belge vekâleten imzalandığında, vekâlet edenin adı ve soyadı birinci satıra, vekâlet olunan makam "Belediye Başkanı V.” , “Daire Başkanı V.”, “Müdür V.” biçiminde ikinci satıra yazılır. (Örnek 22)

(6) Belgenin iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst unvan sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda yer alır. Belgenin ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda en üst unvan sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer unvan sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır. (Örnek 23-24)

(7) Fiziksel ortamda rapor ya da benzeri bir belgenin hazırlanması hâlinde belgenin son sayfası imza sahibi ya da imza sahipleri tarafından imzalanır. Son sayfadan önceki sayfalar ise imza sahibi ya da imza sahipleri tarafından imzalanır ya da paraflanır. Gerekli görülmesi hâlinde sayfalar ayrıca en az bir kişisel mühürle veya birim mührüyle mühürlenir. İmza, paraf veya mühür metin bölümünün okunmasını engellemeyecek şekilde sayfada yer alır.

(8) Üst yazıya ilişkin olarak Belediye tarafından hazırlanan ve yedinci fıkrada belirtilenler haricindeki ekler, imza sahibi ya da imza sahiplerinden en az biri tarafından imzalanır ya da paraflanır veyahut paraf zincirinde yer alanların en az biri tarafından paraflanır. Gerekli görülmesi hâlinde ekler ayrıca birim mührüyle mühürlenir. İmza, paraf veya mühür metin bölümünün okunmasını engellemeyecek şekilde sayfada yer alır.

(9) Fiziksel ortamda hazırlanan dağıtımlı belgelerde nüshaların her biri ilgili makam tarafından imzalanabileceği gibi, imzalanan bir nüsha 30 uncu maddedeki usule göre çoğaltılarak da muhataplara gönderilebilir.

Ek MADDE 17- (1) Belgede ek olması hâlinde "Ek:" başlığı imza bölümünden sonra

uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Belgenin sadece bir eki olması durumunda "Ek:" başlığının sağında eki belirtecek ibareye yer verilir. (Örnek 25) Belgede birden fazla ek varsa "Ek:" başlığının altında ekler numaralandırılır ve ekleri belirtecek ibarelere yer verilir. Eklerin sayfa sayısı parantez içinde belirtilir. (Örnek 26) Birden fazla ek olması durumunda eklerin üzerinde ek numarası yazı alanının sağ üst köşesinde belirtilir. (Örnek: EK-l, EK-2)

(2) Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada "EK LİSTESİ" başlığı altında gösterilir ve üst yazıya eklenir. (Örnek 27)

(3) Güvenlik gerekçesiyle, teknik veya benzeri nedenlerle üst yazıyla birlikte gönderilemeyen veya alınamayan belge ekleri üst yazıyla ilişkilendirilmek suretiyle üst yazıdan ayrı olarak gönderilebilir veya alınabilir. Söz konusu nedenlerle alınan belge ekleri üst yazıyla ilişkilendirilmek şartıyla üst yazıdan ayrı olarak muhafaza edilebilir.

9/17

Dağıtım MADDE 18- (1) Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım

bölümüne yer verilir. "Dağıtım:" başlığı, ek varsa "Ek:" bölümünden sonra, ek yoksa imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan başlanarak yazılır. (Örnek 28-29)

(2) Belgenin gereğini yerine getirme durumunda olanlar "Gereği:" kısmına, belgenin içeriği hakkında bilgi sahibi olması istenenler ise "Bilgi:" kısmına yazılır. "Gereği:" kısmı "Dağıtım:" başlığının altına, "Bilgi:" kısmı ise "Gereği:" kısmı ile aynı satıra ve yazı alanının ortasına doğru yazılır. "Bilgi:" kısmı yoksa muhatap adları doğrudan "Dağıtım:" başlığının altına yazılır. (Örnek 30)

(3) Dağıtımlı belgeler dağıtım bölümünde belirtilen muhataplara gönderilir. Dağıtım bölümü yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada "DAĞITIM LİSTESİ" başlığı altında gösterilir ve üst yazıya eklenir. (Örnek 31)

(4) Belge eklerinin bazı muhataplara gönderilmediği durumlarda "Ek konulmadı" ya da "Ek-.... konulmadı" ifadesi yazılır. (Örnek 32)

(5) Dağıtım bölümünün yazılışında protokol sırasına riayet edilir. Dağıtım Planı MADDE 19- (1) Belediye birimlerinin tamamını veya bir kısmını ilgilendiren tebliğ,

genelge ve yazıların gönderilmesinde dağıtım bölümüne yazının gönderileceği bütün birimlerin isimlerini ayrı ayrı yazmak yerine, bağlı birimleri kendi içerisinde kısımlara ayırmak suretiyle bir dağıtım planı hazırlanır ve gönderilen evrak hangi birimleri ilgilendiriyorsa, dağıtım bölümüne o birimleri içeren dağıtım planı yazılır. Başkanlığımız birimleri için belirlenen dağıtım planı aşağıya çıkarılmıştır.

A Planı Başkanlık Meclis Başkanlığı Genel Sekreterlik Genel Sekreter Yardımcılıkları Hukuk Müşavirliği Teftiş Kurulu Başkanlığı İç Denetim Birimi Başkanlığı Daire Başkanlıkları Başkan Danışmanları B Planı (Bütün Müdürlükler) Müdürlükler C Planı (Bağlı Kuruluşlar) İETT Genel Müdürlüğü İSKİ Genel Müdürlüğü D Planı (İştirakler) Şirketlerin tamamı E Planı (İlçe Belediyeleri) İlçe Belediye Başkanlıkları F Planı (Tüm Birimler ve İlçeler)

Genel Dağıtım (A+B+C+D+E) Olur

10/17

MADDE 20- (1) Makam oluru alınan belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir ve oluru alınan makam tarafından el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanır.

(2) Belge olur için makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun boş satır bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR" ibaresinden sonra tarih ve imza için uygun boş satır bırakılarak imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir alt satıra da unvanı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. (Örnek 33)

(3) Teklif birimi ile olur makamı arasında bir makam varsa o makamın yetkilisi, birden fazla makam varsa bunlardan olur makamına en yakın yetkili "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle olura katılır. Diğer sıralı yetkililer paraf bölümünde yer alır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır. (Örnek 34-35)

Paraf MADDE 21- (1) Fiziksel ortamda kullanılan paraf, kaybolmayacak ve kâğıda

işlemesini sağlayacak mavi veya siyah kalemle atılır. Paraf, belgenin sadece birimde kalacak nüshasında yer alır. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde paraflar, yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır. (Örnek 36)

(2) Belgenin paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyadı kısaltma yapılmaksızın belirtilir.

(3) Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf, güvenli elektronik imza ile atılır. Ancak parafı alınacak personelin güvenli elektronik imzasının bulunmaması ya da güvenli elektronik imza ile paraf atılmasına gerek görülmemesi hâlinde ilgilinin parafı yerine elektronik onayı alınır. Bu onaylar EBYS’nin günlük raporlarında (log) kayıt altına alınır. Günlük raporlar, günlük olarak zaman damgasıyla damgalanır ve ilgili mevzuatta belirtilen saklama planları çerçevesinde imha edilebilir. Ancak günlük raporların saklama süresi ilişkili olduğu belgelerin saklama süresinden daha kısa olamaz.

Koordinasyon MADDE 22- (1) Belediyemiz içinde birden fazla birimin iş birliği ile hazırlanan ve üst

makama sunulan belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait paraf bölümünden sonra bir satır boşluk bırakılarak "Koordinasyon:" yazılır ve iş birliğine dâhil olan birim ilgililerin unvanları, adları ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir. (Örnek 37)

İletişim bilgileri MADDE 23- (1) İletişim bilgileri; belgeyi gönderen birimin adresi, posta kodu, telefon

ve faks numarası, e-posta adresi, internet adresi ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı, unvanı ve telefon numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılır ve metinden çizgi ile ayrılır. (Örnek 38)

Gizlilik dereceli belgeler

MADDE 24- (1) Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre birim amiri tarafından belirlenir. (2) Gereğinden fazla verilecek gizlilik derecesi işlemin gecikmesine sebep olacağı gibi, gizlilik derecelerinin güvenliğinin kaybolmasına da neden olacağından, yazıya içinde bulunan bilgilerin gerektirdiği en küçük gizlilik derecesi verilir.

11/17

(3) Kural olarak gizlilik derecesi taşıyan yazılara aynı gizlilik derecesi ile cevap verilir. (4) Makam sahibinin adına gelen evrak, üzerinde ayrı bir işaret taşımasa dahi kişiye özel evrak sayılır. Gizlilik dereceli yazıların gönderilmesi MADDE 25- (1) Çok gizlilik derecesi olan yazılar çift zarf ile gönderilecektir. İlk zarfa yazı konulup, zarf yapıştırılacak, zarfın kapanma yerlerine paraf atılacak ve saydam bant ile paraf örtülecek şekilde zarf kapatılacaktır. (2) Zarfın ön yüzüne sol üst köşeye gönderen birimin kaşesi ve evrakın numarası yazılacak, zarfın ortasına gideceği adres yazıldıktan sonra zarfın ön ve arka yüzüne üst ve alt ortalarına gelecek şekilde kırmızı damga ile gizlilik derecesi basılacaktır. Ayrıca acelelik derecesi varsa, sağ üst köşeye kırmızı damga ile basılacaktır. (Örnek 39)

(3) Çok gizli zarf ve iki suret evrak senedi ikinci bir zarfın içine konularak, gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılacaktır. İkinci zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmayacak, yalnız varsa acelelik derecesi kırmızı damga ile basılacaktır. (Örnek 40)

Gizlilik dereceli yazıların alınması MADDE 26- (1) Gizli yazıları alan merci, genel evrak tarafından ilk zarfı açılıp, gizlilik dereceli zarf görülünce, bu zarf açılmadan yetkili kişiye iletilecektir. Zarfın içinde yer alan senet imzalanarak, bir nüshası gönderene zarf içinde iade edilecektir.

Süreli yazışmalar MADDE 27- (1) Süreli resmî yazışmalarda "ACELE" veya "GÜNLÜDÜR" ibaresine

yer verilir. "GÜNLÜDÜR" ibaresi taşıyan belgelere cevap verilmesi gereken süre ya da tarih metin içinde belirtilir.

(2) "ACELE" ibaresi taşıyan belgeye derhâl ve süratle, "GÜNLÜDÜR" ibaresi taşıyan belgeye, belgede belirtilen süre içinde cevap verilir.

(3) Süreli belgelerde "ACELE" veya "GÜNLÜDÜR" ibaresi yazı alanının sağ üst köşesinde kırmızı renkli olarak belirtilir. Elektronik ortamda hazırlanan süreli belgelerde "ACELE" veya "GÜNLÜDÜR" ibaresine belge üstverisinde de yer verilir. Birden fazla sayfalı belgelerde "ACELE" veya "GÜNLÜDÜR" ibaresi sadece birinci sayfada belirtilir. (Örnek 41)

Sayfa numarası MADDE 28- (1) Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası verilir. Sayfa

numarası sayfanın en altında, ortada, toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde, “1/2”, “2/2” şeklinde belirtilir. (Örnek 42)

Üstveri elemanları MADDE 29- (1) Güvenli elektronik imza kullanılarak hazırlanan belgeler için ilgili

mevzuatta belirtilen standartlara uygun üstveri elemanları kullanılır. (2) Birinci fıkra kapsamında hazırlanan elektronik belgelerin idareler arasında resmî

yazışma kapsamında iletilmesi hâlinde e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan üstveri elemanları kullanılır.

(3) İlgili mevzuatta belirtilen üstveri elemanlarına ilave olarak üstveri elemanı kullanılabilir. (Örnek 43)

12/17

BEŞİNCİ BÖLÜM Belgenin Çoğaltılması, Gönderilmesi, Alınması ve İade Edilmesi

Belgenin çoğaltılması MADDE 30- (1) Fiziksel ortamda hazırlanan ve gizlilik derecesi taşımayan bir

belgeden örnek çıkartılması hâlinde, örneğin uygun bir yerine "ASLI GİBİDİR" ibaresi konulur ve birimce yetkilendirilmiş görevli tarafından ad, soyadı, unvan ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanır. Bu şekilde çoğaltılan belge, asıl belge gibi kabul edilir.

(2) Elektronik ortamda yazışmaya başlamamış kurumlara yazı, belge gönderilmesi ve benzeri durumlarda güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması hâlinde bu işlem sadece birimce yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleştirilir. Çıktının uygun bir yerine "BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR" ibaresi konulur ve birimce yetkilendirilmiş görevlinin adı, soyadı ve unvanı belirtilmek suretiyle imzalanır. Tarih ve sayı bilgileri DAYSİS aracılığı ile belge çıktısı üzerine yazdırılır.

(3) Bu Yönergenin dördüncü bölümünde belirtilen unsurlara çıktı üzerinde yer verilememesi durumunda, çıktı üzerinde yer almayan unsurlara belgenin üstveri çıktısında yer verilir. Hem belge çıktısında hem de üstveri çıktısında tarih ve sayı bilgilerine yer verilerek bu çıktıların birbiriyle ilişkilendirilmesi sağlanır. Söz konusu ilişkilendirmenin sağlanması amacıyla çıktılar üzerine herhangi bir ibarenin yazılması veya konulması durumunda yapılan ekleme birimce yetkilendirilmiş görevli tarafından paraflanır. Çıktı, birimce yetkilendirilmiş görevlinin adı, soyadı ve unvanı belirtilmek suretiyle imzalanır.

(4) Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış belgelerin elektronik ortamda kaydedilmesi, gönderilmesi ve dosyalanarak saklanması esastır. Bu belgeler, zorunlu olmadıkça ayrıca çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz.

Tekit yazısı MADDE 31- (1) Belgeye süresi içinde cevap verilmemesi durumunda muhataba tekit

yazısı yazılabilir. Belgenin fiziksel ortamda gönderilmesi ve alınması MADDE 32- (1) Gizlilik derecesi taşımayan ve fiziksel ortamda gönderilen belgenin

başlık bilgisi, ihtiyaç duyulması hâlinde gönderen birimin adres bilgisi, belgenin tarihi ve sayısı zarfın sol üst köşesine; muhatabın adı ve ihtiyaç duyulması hâlinde adres bilgisi zarfın ortasına yazılır. (Örnek 44) Süre ve kişiye özel bilgisinin aynı zarfta yer alması hâlinde, kişiye özel bilgisi üstte olmak üzere, zarfın sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir.

(2) Gizlilik dereceli belgelerin gerekli güvenlik tedbirleri alınarak fiziksel ortamda gönderilmesi esastır. Ancak bu belgeler gerekli güvenlik tedbirleri alınması şartıyla güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda da gönderilebilir.

(3) Birime fiziksel ortamda gelen belge teslim alınır ve alındığı tarih ile belgeye ait üstveriler kaydedilir. Gerekli görülmesi hâlinde güvenli elektronik imza ile gelen belge çıktı alınarak da işleme konulur.

(4) Birimler, fiziksel ortamda alınan belgeler için gelen evrak kaydında kullanacakları kaşede en az Resmî Yazışma Yönetmeliği Örnek 22’de belirtilen unsurlara yer verirler. Kaşe üst yazının ilk sayfasının arka yüzüne basılır.

13/17

(5) Birime gelen belgelerle ilgili havale, talimat ve benzeri işlemler, üst yazının ilk sayfasının arka yüzüne kaşe basılarak belge üzerinde gösterilebilir. Bu kaşenin şekli ilgili birimler tarafından belirlenir.

(6) "KİŞİYE ÖZEL" ibaresi taşıyan zarf veya belgeler açılmadan ilgiliye teslim edilmek üzere alınır. "KİŞİYE ÖZEL" ibaresi taşıyan belge üzerinde yalnızca ilgili kişi tasarruf hakkına sahiptir ve ilgilinin talebi olmadan kayda alınamaz.

(7) Kişiler tarafından yazılan dilekçelerin; "... arz ederim." şeklinde bitirilmemesi veya "... rica ederim." ibaresiyle ya da başka ibarelerle bitirilmesi dilekçenin işleme alınmasına engel değildir.

Belgenin elektronik ortamda gönderilmesi ve alınması MADDE 33- (1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belge elektronik ortamda

muhataplara iletilir. Güvenli elektronik imza ile imzalandıktan sonra elektronik olarak iletilemeyen belge 30 uncu maddede düzenlenen usule göre çıktı alınarak gönderilir.

(2) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler veya dokümanlar veri depolama araçlarıyla da iletilebilir. Bu durumda gönderme ve alma işlemine ilişkin kayıt tutulur.

(3) Resmî yazışma kapsamında Belediyemize iletilen ve e-Yazışma Teknik Rehberine uygun şekilde oluşturulmuş belgelerin işleme konulması zorunludur.

(4) Belediyemiz, diğer kamu kurum ve kuruluşlarından kendisine resmî yazışma kapsamında iletilen ve e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan kurallara uygun şekilde hazırlanmamış bir belgeyi reddetme hakkına sahiptir. Bu durumda Belediyemiz, kendisine iletilen belgeyi gönderen kurum veya kuruluşa bu durumu sebepleriyle birlikle belgenin kendisine ulaştığı tarihi takip eden ikinci iş gününün sonuna kadar bildirir.

(5) Resmî yazışma kapsamında Belediye dışına gönderilen gizlilik derecesi taşımayan güvenli elektronik imza ile imzalanmış belgeler de gerekli hâllerde elektronik olarak şifrelenir. Elektronik belgelerin şifrelenmesi işlemi e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlandığı şekilde yapılır. Kullanılacak şifreleme sertifikaları yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından temin edilir.

(6) Belediyemiz için oluşturulan elektronik şifreleme sertifikası DETSİS üzerinden paylaşılır. Birimler, elektronik şifreleme sertifikasına sahip olması şartıyla diğer kurumlardan resmî yazışma kapsamında kendilerine gönderilen ve e-Yazışma Teknik Rehberine uygun şekilde şifrelenmiş belgeleri kabul etmekle yükümlüdür.

(7) Birimler, e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlandığı şekilde şifrelenerek kendisine gönderilen resmî yazışma kapsamındaki bir belgenin şifresini açamazsa veya belgenin şifresini açmakla birlikte belge içeriğinin e-Yazışma Teknik Rehberinde şifreleme mekanizması için tanımlanan özellikleri taşımadığını belirlerse bu belgeyi reddeder ve durumu şifreli belgenin kendisine ulaştığı günü takip eden ikinci iş gününün sonuna kadar, kendisine iletilen şifreli belgeyi tanımlayan bilgilerle birlikte, belgeyi gönderen idareye bildirir ve hem bu bildirimi hem de kendisine iletilen şifreli belgeyi kayıt altına alır. Birimlerin bildirimde bulunmaması hâlinde, gönderilen şifreli belge açılmış, içeriğine erişilmiş ve bu belgenin e-Yazışma Teknik Rehberine uygun şekilde oluşturulduğu kabul edilmiş sayılır.

(8) Güvenli elektronik imzalı belgelerin gönderilmesi ve alınması işlemlerinin ilgili mevzuatla yetki verilmiş üçüncü bir taraf aracılığıyla kayıt altına alınarak yapılması esastır. Ancak, Belediyemiz ile diğer kamu kurum ve kuruluşları arasında güvenli elektronik imzalı belgelerin gönderilmesi ve alınması işlemleri, taraflarca yapılacak anlaşmalar çerçevesinde ve kayıt altına alınmak kaydıyla başka bir iletim mekanizmasıyla da yapılabilir.

14/17

(9) EBYS kurulmamış olan diğer kamu kurum ve kuruluşlarına gönderilen güvenli elektronik imzalı belgelerin alınmasında sekizinci fıkra hükmü esas alınır. Bu belgeler, muhatap kurum tarafından imza doğrulaması yapıldıktan sonra 30 uncu maddede düzenlenen usule göre çıktısı alınarak işleme konulur.

Belgenin iade edilmesi MADDE 34- (1) Belediyemize, muhatabı olmadığı hâlde fiziksel ortamda gelen bir

belge, asıl muhatabı anlaşılamıyorsa gönderene iade edilir. Ancak, asıl muhatabın açıkça belli olması durumunda, gerektiğinde belgenin bir sureti alınarak, aslı muhatabına gönderilir ve belgeyi gönderene de bilgi verilir.

(2) Belediyemize, muhatabı olmadığı hâlde güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda bir belge gelmesi durumunda, belgenin muhatabı olunmadığı bilgisi ve söz konusu belgeye ilişkin tanımlayıcı bilgiler gönderene elektronik ortamda iletilir. Bu durumda belgenin bir kopyası elektronik ortamda muhafaza edilir.

Görüş, bilgi ve belge taleplerinde süre MADDE 35- (1) Belediye içi ve dışı görüş, bilgi ve belge talep yazıları günlü yazılır.

Birimler, ilgili mevzuattaki özel hükümler saklı kalmak kaydıyla, süre belirtilmeyen belge taleplerini talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç beş iş günü; süre belirtilmeyen bilgi ve görüş taleplerini ise talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç onbeş iş günü içinde yerine getirir. Talebin ulaştığı tarih, fiziki ortamda gelen talepler için ilgili yazının birimin genel evrak kayıtlarına girdiği zamanı; elektronik ortamda gelen talepler için ise talep yazısının DAYSİS’e giriş kaydının yapıldığı zamanı ifade eder.

(2) Birimler, bilgi ve görüş isteyen idareye süresi içinde ve gerekçesini bildirmek kaydıyla onbeş iş gününü geçmemek üzere ek süre de kullanabilir.

Uygun yazılmayan belgeler MADDE 36- (1) Yönetmeliğe uygun olarak yazılmayan belgelere verilecek cevabi

yazılarda, Yönetmeliğin ilgili maddeleri belirtilmek suretiyle muhatap uyarılabilir. Söz konusu durumun devam etmesi hâlinde, süreli belgeler hariç müteakip belgeler gerekçesi belirtilerek iade edilebilir.

ALTINCI BÖLÜM

Kurum İçi ve Kurum Dışı Yazışmalar

Kurum içi yazışmalar MADDE 37- (1) Başkanlığımıza bağlı müdürlükler karşılıklı olarak yazışma yapabilirler, ancak bu yazışmalar emir ve icra niteliğinde olamaz. (2) Müdürlükler, iç yazışmalarda konunun önemine göre yazıyı hiyerarşik sıraya uyarak üst makamlara da imzalatabilirler.

(3) Müdürlükler, Hukuk Müşavirliğinden herhangi bir konu hakkındaki hukuki görüş taleplerini, kendi görüşlerini de belirtmek suretiyle bağlı bulundukları Genel Sekreter Yardımcısının onayı ile yaparlar. (Örnek 45)

Kurum dışı yazışmalar

MADDE 38- (1) Başkanlığımız birimleri, konunun önemine göre İmza Yetkileri Yönergesinde belirlenen yetki çerçevesinde bakanlıklar ve diğer kamu kurum ve kuruluşları ile tüm konularda yazışma yapabilir.

15/17

(2) İçişleri Bakanlığı Hukuk Müşavirliğinden görüş sorulması ile ilgili yazışmalar, İstanbul Valiliği vasıtasıyla yapılır.

Bu tip yazıların başlığı;

İSTANBUL VALİLİĞİNE (İl Mahalli İdareler Müdürlüğü)

şeklinde yazılır, son cümlesi de; “Yazımızın İçişleri Bakanlığına intikali hususunda gereğini arz ederim.” şeklinde bitirilir. (3) İstanbul Valiliğine ve diğer valiliklere gönderilecek yazılara İmza Yetkileri Yönergesinde belirlenen yetki çerçevesinde imza açılır ve yazı “arz ederim.” ifadesi ile bitirilir. (4) Kamu kurum ve kuruluşlarına gönderilen yazılarda; yazı konusunun anlaşılmasına, görüş ve tekliflerin yazılarda yer almasına dikkat edilir, sadece; “alınan cevabi yazı ilişikte sunulmuştur” şeklinde cevaplar yazılmaz.

YEDİNCİ BÖLÜM Evrak İşlemleri

Gelen evrak işlemleri MADDE 39- (1) Tüm birimlerce DAYSİS üzerinden gelen evrak kaydı yapılabilmektedir. Bununla birlikte gelen evrak ve dilekçeler ilke olarak Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından kabul edilir. Diğer müdürlüklerimiz ise, kendi görev alanları ile alakalı olmak kaydıyla evrak ve dilekçe kabul edip kaydını yapabilir. Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından teslim alınan evrak kaydedilerek ilgili makam veya birime ulaştırılır.

(2) Saraçhane ve Yazı İşleri Müdürlüğü İrtibat Bürolarının bulunduğu hizmet binalarındaki birimler hariç diğer dış birimlerce, kendileri ile alakalı olan ya da olmayan vatandaşa ait yazılı başvurular vatandaşa kolaylık sağlamak amacıyla teslim alınır. Başvurular kendi birimleri ile alakalı değilse kayıt edilmeksizin Yazı İşleri Müdürlüğüne gönderilir.

(3) Kayıt ve havale işlemleri evrakın 1 inci sayfasının arkasına yapılır. (4) Belediyemize verilen, vatandaşların dilek ve şikâyetlerini içeren dilekçelere yapılmakta olan işlem ve sonucuna ilişkin cevapların süresi içinde verilmesine özen gösterilir.

(5) Bilgi Edinme Kanunu kapsamındaki dilekçelerle ilgili, Halkla İlişkiler Müdürlüğü nezdinde oluşturulan Bilgi Edinme Birimi tarafından işlem yapılır.

Havale ve kayıt işlemleri MADDE 40- (1) Başkanlığımıza hitaben gelen ve Yazı İşleri Müdürlüğünce teslim

alınan evrak kaydedildikten sonra ya doğrudan ilgili birime, ya da önemine göre, Genel Sekreterlik, ilgili Genel Sekreter Yardımcılığı veya Daire Başkanlığına gönderilecektir. Bu makamlar tarafından havale edilen yazılar, evrak kayıt programında havale kayıtlarına işlenerek havale doğrultusunda ilgili birimlere gönderilecektir. (2) Bazı yazılar konusu itibariyle birden fazla birimi ilgilendirdiğinde, evrak aynı anda birden fazla birime gönderilmekte ve evrakın arkasındaki barkoda hangi birimlere gönderildiği yazılmaktadır. Böyle durumlarda ilgili birimlerimiz, kendi aralarında koordinasyon sağlayarak bu evrak hakkında işlem yapacaklardır. Birden fazla birime havale edilen bu tür yazılara “KOORDİNASYON”la görevli birim cevap verecek; yazının havale

16/17

edildiği diğer birimler de “KOORDİNASYON”la görevli birimi o konu hakkında bilgilendireceklerdir.

(3) Birden fazla birime havale edilen yazılarda koordinasyon belirtilmemişse, yazının koordinasyonu ilk havale edilen birim tarafından sağlanacaktır. Evraka cevap verecek birim, gerekirse, diğer birimin de “koordinasyonunu” açarak, görüş birliği temin edildikten sonra yazıya cevap verilecektir.

(4) Havale safhasında, ismi yazılmamış olsa dahi, havale edilen evrak, konusu itibariyle başka bir birimimizi de ilgilendiriyorsa; ilgili birimlerimiz aralarında mutlaka koordinasyon sağlayarak işlem yapacaklardır.

(5) Yazı İşleri Müdürlüğünce kayda alınıp ilgili birime havale edilerek gönderilen ancak başka bir birime gitmesi gerektiği kanaatine varılan evrak, gerekçesi belirtilmek suretiyle aynı gün Yazı İşleri Müdürlüğüne iade edilecektir. (6) Başkanlığımıza gelen ve “ACELE” veya “GÜNLÜ” damgasını taşıyan yazılara, gerek havale ve gerekse işlem safhasında öncelik verilecek ve mutlaka gününde cevaplandırılmaları sağlanacaktır. (7) Yazı İşleri Müdürlüğünden “Gelen Evrak Kayıt Numarası” (GEN) alarak havale edilen veya ilgili birimde (GEN) numarası alan yazıya cevap verilirken; giden evrak kaydının ilgi kısmına (GEN) numarası girilmek suretiyle ilgi kaydı kapatılacaktır. (8) Kayıt işlemlerinde Talep Numarası kayıt numarası olarak kullanılmayacak, vatandaşın yazılı başvurularında ilgili kişiye İBB numarası verilecektir.

Tebliğler MADDE 41- (1) Başkanlık talimatları, Başbakanlık, Bakanlıklar ve Valilikten

Başkanlığımıza intikal eden yönetmelik, genelge, yönerge, tebliğ ve birimlerimizi ilgilendiren yazılar ile Resmî Gazetede yayımlanan Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genelge ve Tebliğlerden belediyeleri ilgilendiren ve dağıtılması lüzumlu görülenler, Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından “Tebliğ” şeklinde belediye birimleri ve ilçe belediyelerine duyurulur. (2) Birimlerimiz, kendilerinin görev alanına giren konularda, Başkanlık talimatı olarak yayımlanmasını istedikleri veya teşkilatımıza duyurulmasını istedikleri hususları, “Tebliğ” formatına uygun olarak hazırlayarak, bağlı bulundukları Genel Sekreter Yardımcısı, Genel Sekreter veya gerekli görülürse bizzat Başkanın imzası alındıktan sonra, basımı yapılarak yayımlanmak üzere, bir üst yazı ile Yazı İşleri Müdürlüğüne gönderirler. (3) Bu tebliğlerin içeriğinden, formata, mevzuata ve yazışma kurallarına uygunluğundan hazırlayan birim amiri sorumludur. (4) Yazı İşleri Müdürlüğü, birimlerden gelen tebliğlerin, tebliğ formatına uygun olarak hazırlanmasını isteyebilir veya tebliğin içeriğine müdahale etmeden, orijinalini saklamak kaydı ile şekil şartına uygunluğunu sağlayabilir.

Giden evrak ve posta işlemleri MADDE 42- (1) Kurumlar arası dış yazışmalar ve müdürlükler arası iç yazışmalar, ilgili birim tarafından giden evrak kaydına alınır.

(2) Belediye binası dışında bulunan birimlere gidecek veya postaya verilecek evrak Yazı İşleri Müdürlüğü Sevk Bürosu tarafından zimmetle teslim alınır; elden teslim edilmesi gerekenler zimmetle ilgili birimin kuryesine, postaya verilmesi gerekenler de PTT’ye teslim edilir.

(3) Belediyemiz birimleri, ilçe belediye başkanlıkları ile dış birimlerin kuryelerine teslim edilmesi gereken evrakı saat 14:00’e kadar Yazı İşleri Müdürlüğüne teslim ederler. (4) Posta evrakı teslimatları PTT’nin çalışma düzenine uygun olarak yapılacaktır.

17/17

(5) Posta makinesinden geçen bir evrak ilgili birime geri iade edilemez. Postaya verilmek üzere Yazı İşleri Müdürlüğüne teslim edilen evrak vatandaşa veya ilgili kurum temsilcisine elden teslim edilemez.

(6) Birimlerimizin Posta gönderilerini en geç saat 14.00’e kadar Yazı İşleri Müdürlüğüne teslim etmeleri gerekmektedir. İvedi, günlü ve ihale evrakı aynı gün, diğer gönderiler ise ertesi gün postaya verilecektir.

(7) Posta zarfları, ağızları kapalı olarak (zımbalı olmayacak şekilde) teslim edilecektir. Kitap, dergi vb. gönderiler de zarflanıp ağızları kapatılacak ve ağırlığı yurtdışı gönderilerde iki (2) kiloyu geçmeyecektir.

(8) Zarfların üzerine gideceği yerin adresi birimler tarafından usulüne uygun ve açık bir şekilde (Cadde, sokak, numara, ilçe ve il belirtilmek suretiyle) yazılacak, zarfın üzerinde birim kaşesi ve İBB numarası mutlaka yazılı olacak, günlü evrakın zarflarına “GÜNLÜDÜR” kaşesi basılacaktır. (Örnek 44)

SEKİZİNCİ BÖLÜM Yürürlük ve Yürütme

Yürürlük MADDE 43- (1) Bu Yönerge yayımı tarihinde yürürlüğe girer

(2) Başkanlığımıza ait 01.08.2007 tarihli ve 290 sayılı Yazışma Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürütme MADDE 44- (1) Bu Yönerge, İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanı tarafından yürütülür.

1/16

EKLER

Örnek 1 (Başlık)

T.C. İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü

Örnek 2 (Sayı)

T.C. İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü

↨ 2 Satır Boşluk Sayı: 96891787-903.02.02-1453 /132023

DETSİS Standart Dosya Birim Kayıt İBB Genel Evrak Kayıt Numarası Numarası Numarası Numarası

Örnek 3 (Elektronik Ortamda Hazırlanan Belgelerde Sayı) Sayı: 96891787-010.05-E.1453/110252 E ibaresi konularak yazılır

2/16

Örnek 4 (Tarih)

T.C.

İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığı

Yazı İşleri Müdürlüğü

↨ 2 Satır Boşluk Sayı: 96891787-010.05-1453/110252 11.02.2016

Örnek 5 (Konu) Sayı :…………………..… 11.12.2015 Konu :Yazışma Yönergesi Örnek 6 (Konu) Sayı :…………………..………… 11.12.2015 Konu :Resmî Yazışma Kurallarını Belirleyen Usul ve Esaslar Örnek 7 (İdare Biriminin Belirtilmemesi) Konu :………………..

↨ 2 ila 4 satır boşluk ADALET BAKANLIĞINA

3/16

Örnek 8 (İdare Biriminin Belirtilmesi)

Konu :………………..

↨ 2 ila 4 satır boşluk İSTANBUL VALİLİĞİNE (İl Milli Eğitim Müdürlüğü)

Örnek 9 (Başbakan Yardımcısına Gönderilen Belgeler) Konu :………………..

↨ 2 ila 4 satır boşluk BAŞBAKAN YARDIMCILIĞINA

( Sayın Adı SOYADI) Örnek 10 (Genel Sekreter Yardımcısına Gönderilen Belgeler) Konu :………………..

↨ 2 ila 4 satır boşluk GENEL SEKRETER YARDIMCILIĞINA

( Sayın Adı SOYADI) Örnek 11 (Muhatabın Adresine Yer Verilmesi) Konu :………………..

↨ 2 ila 4 satır boşluk İSTANBUL TİCARET ODASINA

Reşadiye Cad. 34112 Eminönü – Fatih / İSTANBUL

4/16

Örnek 12 (Muhatabın Gerçek Kişi Olması) Konu :………………..

↨ 2 ila 4 satır boşluk Sayın Adı SOYADI

Türk Dil Kurumu Başkanı Konu :………………..

↨ 2 ila 4 satır boşluk Sayın Adı SOYADI

Erzurum Mah. 1324. Sok. No:27/13 06555 Cebeci-Çankaya/Ankara

Örnek 13 (Bağlı İdare Örneği) Konu :………………..

↨ 2 ila 4 satır boşluk DEVLET PERSONEL BAŞKANLIĞINA

Örnek 14 (İlgili İdare Örneği) Konu :………………..

↨ 2 ila 4 satır boşluk SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞINA

5/16

Örnek 15 (İlişkili İdare Örneği) Konu :………………..

↨ 2 ila 4 satır boşluk KAMU İHALE KURUMU BAŞKANLIĞINA

Örnek 16 (İlgi) Sayı :…………………..… 11/12/2015 Konu :…………………......

↨ 2-4 satır boşluk DEVLET PERSONEL BAŞKANLIĞINA

↨ 2 satır boşluk İlgi : a) Ahmet DEMİR’in 12.08.2014 tarihli dilekçesi.

b) İdareyi Geliştirme Daire Başkanlığının 20.08.2014 tarihli ve 72131250-542-263 sayılı yazısı.

c) 04.09.2014 tarihli, 89243403-903.06.01-281 sayılı yazımız. d) İçişleri Bakanlığı (Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü)’nın 17.09.2014 tarihli ve 16946376-903.01-984 sayılı yazısı.

e) 09.10.2014 tarihli, 69471265-494.01-397 sayılı yazınız.

Örnek 17 (İlgi Olması Durumunda Metnin Başlangıç Noktası)

İSTANBUL VALİLİĞİNE

↨ 2 satır boşluk İlgi : a) Ahmet DEMİR’in 12.08.2014 tarihli dilekçesi.

↨ 1 satır boşluk …………………………………………………………………………………………………………………………………………..

6/16

Örnek 18 (İlgi Olmaması Durumunda Metnin Başlangıç Noktası)

İSTANBUL VALİLİĞİNE

↨ 2 satır boşluk …………………………………………………………………………………………

……………………………………………..

Örnek 19 (Birden Fazla Sayfa Tutan Üst Yazı)

T.C. İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü

Sayı : ...../…./2015 Konu:

İSTANBUL VALİLİĞİNE ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

İlk Sayfa ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

1/5

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Son Sayfa

Muhammet KOÇOĞLU Belediye Başkanı a. Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanı

İstanbul Büyükşehir Belediye Başkan Ayrıntılı bilgi için irtibat:Elif YILDIRIM Şef Kemalpaşa Mah.Şehzadebaşı Cad. No:25 34134 Fatih/İSTANB Tel:0212-455 23 34Faks:0212 455 26 54 e-posta:yaziisleri@ibb.gov.tr Elektronik Ağ: www.ibb.gov.tr Telefon: 0212 455 13 00 Faks:0212 455 26 54

5/5

7/16

Örnek 20 (İmza Örneği)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

↨ 2 ila 4 satır boşluk (İMZA)

Dr. Kadir TOPBAŞ İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanı Örnek 21 (Yetki Devrinde İmza Örneği)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

↨ 2 ila 4 satır boşluk İmza

Dr. Hayri BARAÇLI Belediye Başkanı a.

Genel Sekreter Örnek 22 (Vekâlet Durumunda İmza Örneği)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

↨ 2 ila 4 satır boşluk İmza Selami GÜNAYDIN Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanı V.

8/16

Örnek 23 (Belgenin İki Yetkili Tarafından İmzalanması)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

↨ 2 ila 4 satır boşluk (İmza) (İmza)

Selami GÜNAYDIN Muhammet KOÇOĞLU Yazı İşleri Müdürü Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanı Örnek 24 (Belgenin İkiden Fazla Yetkili Tarafından İmzalanması)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

↨ 2 ila 4 satır boşluk (İmza) (İmza) (İmza) Muhammet KOÇOĞLU Selami GÜNAYDIN Rahmi ANGUN Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanı Yazı İşleri Müdürü Müdür Yardımcısı

Örnek 25 ( Bir Adet Ek Olması) Ek: Kararname Sureti (3 sayfa)

9/16

Örnek 26 ( Birden Fazla Ek Olması) Ek: 1- Tüzük Taslağı (2 sayfa) 2- CD (1 adet) Örnek 27 (Eklerin Liste Olarak Düzenlenmesi) Ek: Ek Listesi (1 sayfa)

Örnek 28 (Ek ve Dağıtım Başlığının Birlikte kullanılması) Ek: Kararname Sureti (3 sayfa) Dağıtım: Adalet Bakanlığına Maliye Bakanlığına Örnek 29 (Sadece Dağıtım Başlığının Olması) Dağıtım: Adalet Bakanlığına Maliye Bakanlığına

T.C İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü

EK LİSTESİ 1-İlgi (a) Yazı Sureti (3 Sayfa) 2-İlgi (b) Yazı Sureti(5 sayfa) 3-İlgi (c) Yazı Suret (2 sayfa) 4-Kalkınma Bakanlığı 2011-2015 Stratejik Planı(1 Adet) 5-Kalkınma Bakanlığı 2014 Yılı Performans Proğramı(1 Adet) 6-Kalkınma Bakanlığı 2013 Yılı Faaliyet Raporu(1 Adet)

10/16

Örnek 30 (Dağıtımın Gereği ve Bilgi Şeklinde Olması) Dağıtım: Gereği: Bilgi: Adalet Bakanlığına İçişleri Bakanlığına Maliye Bakanlığına Örnek 31 ( Dağıtım Listesi Örneği) Ek: 1- Dağıtım Listesi (1 sayfa) 2- CD (1 adet) Örnek 32 (Bazı Dağıtım Yerlerine Ek Konulmaması) Ek: 1- Tüzük Taslağı (2 sayfa) 2- CD (1 adet) Dağıtım: Adalet Bakanlığına (Ek-1 Konulmadı) Kalkınma Bakanlığına (Ek Konulmadı) Maliye Bakanlığına

T.C İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü

EK-1 DAĞITIM LİSTESİ

Adalet Bakanlığı Bayındırlık ve İskan Bakanlığı Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Çevre Bakanlığı Dışişleri Bakanlığı Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı İçişleri Bakanlığı Maliye Bakanlığı Milli Eğitim Bakanlığı Milli Savunma Bakanlığı

11/16

Örnek 33 (Olur Örneği)

İmza Dr. Hayri BARAÇLI

Genel Sekreter

OLUR

….../……/2015

İmza Dr. Kadir TOPBAŞ

İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanı Örnek 34 (Olur Örneği)

İmza

Selami GÜNAYDIN Yazı İşleri Müdürü

Uygun görüşle arz ederim. …../……/2015 İmza Muhammet KOÇOĞLU Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanı

OLUR …../……/2015

İmza Hüseyin EREN

Belediye Başkanı a. Genel Sekreter Yardımcısı

…/…./2015 Şef : Elif YILDIRIM …/…/2015 Müdür Yardımcısı: Rahmi ANGUN

12/16

Örnek 35 (Olur Örneği)

İmza Selami GÜNAYDIN

Yazı İşleri Müdürü Uygun görüşle arz ederim. …../……/2015 İmza Dr. Hayri BARAÇLI Genel Sekreter

OLUR

…../……/2015

İmza Dr. Kadir TOPBAŞ

İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanı …/…/2015 Şef : Elif YILDIRIM …/…/2015 Müdür Yardımcısı : Rahmi ANGUN …/…/2015 Daire Başkanı : Muhammet KOÇOĞLU …/…/2015 Genel Sekreter Yardımcısı: Hüseyin EREN

Örnek 36 (Paraf) …/…/2015 Şef : Elif YILDIRIM …/…/2015 Müdür Yardımcısı: Rahmi ANGUN …/…/2015 Müdür : Selami GÜNAYDIN …/…/2015 Daire Başkanı : Muhammet KOÇOĞLU

13/16

Örnek 37 (Koordinasyon) …/…/2015 Şef : Elif YILDIRIM …/…/2015 Müdür Yardımcısı : Rahmi ANGUN …/…/2015 Müdür : Selami GÜNAYDIN Koordinasyon …/…/2015 Arşiv Müdürü : İsmail AYDIN …/…/2015 Encümen Müdürü : Ayhan KILINÇ Örnek 38 (İletişim bilgileri) İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı Bilgi için: Elif YILDIRIM Şef Kemalpaşa Mah.Şehzadebaşı Cad. No:25 34134 Fatih/İSTANBUL Tel:0212-455 23 34 e-posta:yaziisleri@ibb.gov.tr Elektronik Ağ: www.ibb.gov.tr Telefon: 0212 455 13 00 Faks: 0212 455 26 54 Örnek 39 (Gizlilik Derecesi)

GİZLİ İVEDİ

T.C.

İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığı

Yazı İşleri Müdürlüğü .........................................................................

.................................................................... .........................................

GİZLİ

14/16

Örnek 40 (Gizli Evrak Senedi) NEREDEN NEREYE TARİH SENEDİ

HAZIRLAYAN

Yazı İşleri Md. İnsan Kayn. Müd.lüğü

15.12.2015 Senedi Hazırlayanın

Adı Soyadı

SIRA Dokümanın Mevzuu Gizlilik Kopya Kopya Ekler Lisan NO: (Tarih ve Sayısı) Derecesi Adedi No:

30 15.11.2015 Çok Gizli Sayı:4

Adı Soyadı: Tarih: Görevi: Saat: İmzası:

Örnek 41 (Süreli Yazışmalar)

Örnek 40 (Sayfa Numarası)

T.C İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü GÜNLÜDÜR

↨ 2 Satır Boşluk Sayı: 74731203-96891787-010.05-1453/110252

15/16

Örnek 42 (Sayfa Numarası) Örnek 43 (Üstveri Elemanları)

T.C İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü

Sayı: ...../…./2015 Konu:

İSTANBUL VALİLİĞİNE …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……….. İlk Sayfa ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

1/5

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……….. Son Sayfa

Muhammet KOÇOĞLU Belediye Başkanı a. Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanı

İstanbul Büyükşehir Belediye Başkan Ayrıntılı bilgi için irtibat:Elif YILDIRIM Şef Kemalpaşa Mah.Şehzadebaşı Cad. No:25 34134 Fatih/İSTANBUL Tel:0212-455 23 34Faks:0212 455 26 54

5/5

16/16

Örnek 44 (Zarf Örneği)

Belgenin Gönderilmesine İlişkin Zarf Örneği

T.C. ACELE

İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı

Yazı işleri ve Kararlar Daire Başkanlığı

Yazı İşleri Müdürlüğü

Tarih

Sayı

EYÜP BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Nişancı Mahallesi Feshane Caddesi No:42

34050 Eyüp/İSTANBUL

Örnek 45 (Hukuk Müşavirliğinden Görüş Sorulması Onayı)

HUKUK MÜŞAVİRLİĞİNE

…./12/2015

Hüseyin EREN Belediye Başkanı a.

Genel Sekreter Yardımcısı