TÜBİTAK MALİ RAPOR HAZIRLAMA KILAVUZU ÖZET ÇALIŞMA

TÜBİTAK 1512 Bireysel Girişimcilik Aşamalı Destek Programı

Aşama 2 çerçevesinde desteklenen gider kalelerinin Mali Raporlar

vasıtasıyla beyanı ve bu beyan sırasında dikkat edilmesi gereken hususlar

TÜBİTAK Mali Rapor Hazırlama Kılavuzunda detaylı bir şekilde

açıklanmıştır. Bu kılavuzların dikkatle incelenmesi gerekmektedir.

Ancak, söz konusu açıklamaların tam anlamıyla anlaşılması daha önemlisi

doğru bir şekilde uygulanabilmesi bazen işin uzmanları açısından bile

karmaşık olabilmektedir. Bu noktada Müşavirliğimizce söz konusu Mali

Rapor Hazırlama Kılavuzu özellikle mali/vergisel yönlerden incelenmiş ve

aşağıdaki şekilde özetlenmiştir. Ancak aşağıdaki doküman sadece özet bir

çalışma olup, Kılavuza ilişkin asıl belgenin tüm yönleriyle incelenmesi

tavsiye edilmektedir.

Saygılarımızla

Kapsamdenet Denetim Serbest Muhasebeci ve Mali Müşavirlik Ltd. Şti.

www.kapsamdenetim.com

kapsam@kapsamdenetim.com

0 535 849 83 10

Hüseyin ASLAN

Projeleri desteklenen firmalar mevzuatta belirtilen biçim ve içeriğe uygun olarak dönemsel faaliyet ve harcamalarını Ar-Ge Yardımı İstek Formu ile TÜBİTAK’a beyan etmektedirler Ar-Ge Yardımı İstek Formu;

Dönem raporu,

Yeminli Mali Müşavirlik Proje Harcamaları Değerlendirme ve Tasdik Raporu

Proje Sonuç Raporunu (Projenin son döneminde)

içerir.

Dönem raporu, projenin dönemsel teknik gelişmelerini sunmak için

hazırlanır.

Proje sonuç raporu proje sonuçlarının, çıktılarının kuruluşa kazandırdığı

katma değer ve ulusal kazanımlarını içerir.

Projenin dönemsel gerçekleştirilen faaliyetleri kapsamında yapılan

harcamalar ve giderler Mali Raporda beyan edilir. Mali Rapor yeminli mali müşavirin denetim ve tasdikine sunulur. Kuruluş tarafından hazırlanan Mali

Rapor, Yeminli Mali Müşavirce denetlendikten sonra yeminli mali müşavir tarafından Yeminli Mali Müşavirlik Proje Harcamaları Değerlendirme ve

Tasdik Raporu düzenlenir.

Mali Rapor desteklenen projeye ilişkin;

gider formları,

belgeleri ve gerekli ekleri, diğer destekleyici formlar ile

tamamlayıcı mali belgelerden

oluşur.

Mali raporlar proje süresince 6’şar aylık dönemler halinde hazırlanır.

Her bir harcama ve gidere dayanak teşkil eden belge ve dokümanların

kopyası ilgili formun ekinde şirket kaşesi ile birlikte Yeminli Mali Müşavir’e

sunulur.

Mali Rapor yeminli mali müşavirin denetim ve tasdikine sunulur. Yeminli

Mali Müşavir yapılan harcamaları, TÜBİTAK mevzuatı çerçevesinde

inceleyerek raporlar (AGY 500)

Harcamalar ve Genel Hususlar

Harcamalara dayanak teşkil eden fatura ve fatura yerine geçen

belgelerin (Otobüs ve uçak bileti gibi vergi mevzuatında belirtilen

istisnai durumlar dışında) şirket adına düzenlenmesi gerekir.

Belgesi olmayan harcama kalemlerinin yerine başka belge/bilgileri

değerlendirmeye tabi tutmaya Yeminli Mali Müşavir ve TÜBİTAK

yetkilidir.

Belgelerinin düzenleme tarihinin destek süresi içinde olması esastır.

Ancak yurtdışından alınan alet/teçhizat/yazılım ve malzeme

giderlerine ilişkin düzenlenen belge proje destek başlangıç tarihinden

en fazla üç ay öncesine ait olabilir.

Stoktan kullanılan malzeme ve sarf giderlerinin destek kapsamına

alınmasında stok giriş tarihlerine bakılmaz. Stoktan kullanılan

malzeme ve sarf giderlerinin sadece stok çıkış tarihlerinin projenin

destek süresi içerisinde olması gerekir.

Mali Raporda sunulan harcama ve gider belgelerinin ödeme işleminin

destek dönemi içinde yapılması esastır Ancak Yeminli Mali Müşavir’in

düzenleyeceği Rapor’a kadar ödemelerin yapılması gerekir

Harcama ve gider belgesine ait ödemenin kısmi olarak yapılması

durumunda kısmi ödenen kısım Mali Raporlar’da beyan edilebilir.

Ancak bu esneklik personel ödemeleri için geçerli değildir.

Mali Rapor, ilgili programın Uygulama Esaslarında belirtilen

nedenlerden dolayı önceki dönemlerde sunulamayan harcama ve

gider belgelerini de içerebilir. Bu belgelere ilişkin ödemelerin YMM

Raporu’nun düzenlendiği tarihe kadar gerçekleştirilmiş olması

gerekir.

Mal ve hizmet alımlarına ait harcama ve gider belgelerinin

düzenleme tarihinin projenin destek süresi içerisinde olması

kaydıyla, ödemenin destek başlangıç tarihinden önce yapılması

durumunda, söz konusu mal ve hizmet alımlarına ilişkin belgenin

düzenlendiği dönemde veya takip eden dönemlerde destek

kapsamında değerlendirilir.

Her ayın personel maliyeti her bir personel için ayrı ayrı

değerlendirilir. Herhangi bir personelin ücreti banka kanalı ile

ödenmemişse sadece banka kanalı ile ödenmeyen kısım TÜBİTAK

tarafından karşılanmaz

Personel ücretleri üzerinden hesaplanan ve şirket tarafından

ödenmesi gereken vergilerin tamamı veya bir kısmı ilgili ayda

ödenmemişse o aya isabet eden hiçbir personel maliyeti TÜBİTAK

tarafından karşılanmaz.

Kesintilere yapılan beyan ve itirazlarda, ödemenin son döneme ait

Yeminli Mali Müşavirlik Raporunun düzenlendiği tarihe kadar

yapılması gerekir.

Faturalara (tamamı proje kapsamında alınmış olsa bile) “Bu faturada belirtilen toplam tutarın ………..TL’si ……….. numaralı TÜBİTAK – TEYDEB projesi

için kullanılmıştır.” İbaresi yazılması gerekir.

Gider formunun alt kısmına Kuruluş Yetkilisi Adı Soyadı yazılarak,

kuruluş kaşesi basılıp kuruluş yetkilisi tarafından onaylanmalı ve

forma güncel tarih bilgisi yazılmalıdır.

Döviz cinsinden alımlarda, ödeme tarihindeki T.C. Merkez Bankası

döviz alış kuru esas alınır.

Stopaj kesintisi yapılmasının söz konusu olduğu durumlarda, ilgili gider formunda belirtilen tutar, stopaj dâhil edilerek bulunan tutar gider olarak yazılacaktır.

KABUL EDİLEN ÖDEME BELGELERİ

Kdv dahil 8.000 TL’ye kadar olan belgelerin ödemesi ile sınırlı olmak

kaydıyla kasa tediye fişi/tahsilat makbuzu.

Çek veya senet tediye fişi (çek/senet bedelinin bankadan çıktığını/nakit ödendiğini gösteren dekont ve/veya ekstre )

Banka havale ve/veya eft

Karşılıklı mal alım-satımı ile ilgili cari hesap ilişkisi durumunda cari hesapların muavin kayıtları ve gerekirse hesap mutabakat yazıları,

Firmanın ya da ortaklar ile çalışanların kredi kartı hesap ekstresi ve ödemesine ilişkin belge (belgenin firma adına düzenlenmesi kaydıyla),

DESTEKLENEN GİDER KALEMLERİ

a- Personel Giderleri;

Brüt ücretler baz alınmak suretiyle çalıştırılan personelin şirkete

gerçek maliyetlerinin belirlenmesi gerekmektedir. Bu hesaplamalar

için personelin eğitim düzeyi ve yararlanacağı vergi istisnalarının

belirlenmesi gerekir. Söz konusu istisnalar dolayısıyla şirketin

ödemeyeceği vergi tutarların hesaplanarak aylık ortalama

maliyetlerin belirlenmesi gerekir. Kuruma sağlanan vergisel

teşviklerin uygulanmaması durumunda, bu tutarlardan

yararlanılmış gibi hesaplama yapılır ve TÜBİTAK tarafından

bu kısım karşılanmaz.

Projede görev almayan personeller formalara dahil edilmez.

Proje personeline ait net ücret ödemelerinin tek tek veya topluca

banka aracılığıyla yapıldığını gösteren belge ve bilgiler (banka

dekontları ya da banka ekstresi vb.) Mali Raporda bulunmalıdır. Net

ücret ödemesi banka aracılığıyla yapılmayan personelin ilgili

ayın/ayların personel maliyeti desteklenmez.

Firma ortaklarının projede görev almaları durumunda Sosyal

Güvenlik Kurumu’ndan sigortalılığını gösterir belgelerin sunulması

gerekir.( 4-b kapsamında olduklarına ilişkin belgelerin veya SGK

Aylık Prim ve Hizmet Belgeleri)

Firma ortaklarının projede görev almaları durumunda Anonim

Şirketlerde Genel Kurul Toplantı Tutanağı Limited Şirketler’de ise

Genel Kurul Kararı’nın noter tarafından onaylanmış kopyası sunulur.

Personellere ilişkin bütün vergisel yükümlülüklerin yerine getirilmesi

esastır

Ancak bu durum nedeniyle destek kapsamı dışında bırakılan söz

konusu maliyetin tamamının banka kanalıyla ödenmesi durumunda

daha sonraki dönemlerde kuruluş tarafından yeniden talep edilebilir.

Ar-Ge Personeli

Bir başka önemli husus ise istihdam edilen personelin 5746 sayılı

kanun kapsamında sağlanan istisna ve destek unsurlarından istifade edebilmesi için Ar-Ge personeli olma niteliklerine

haiz olması zorunluluğudur. 5746 sayılı kanuna göre Ar-Ge

Personeli; Ar-Ge faaliyetlerinde doğrudan görevli araştırmacı ve teknisyenleri ifade etmektedir. Kanun’da ise;

Araştırmacı: Ar-Ge faaliyetleri ile yenilik tanımı kapsamındaki

projelerde, yeni bilgi, ürün, süreç, yöntem ve sistemlerin tasarım veya oluşturulması ve ilgili projelerin yönetilmesi süreçlerinde yer

alan en az lisans mezunu uzmanları,

Teknisyen: Mühendislik, fen ve sağlık bilimleri alanlarında yüksek

öğrenim görmüş ya da meslek lisesi veya meslek yüksek okullarının teknik fen ve sağlık bölümlerinden mezun, teknik bilgi ve deneyim

sahibi kişileri,

içermektedir. Bunun yanında Ar-Ge personelinin %10’u kadar Destek Personeli (Ar-Ge faaliyetlerine katılan veya bu faaliyetlerle

doğrudan ilişkili yönetici, teknik eleman, laborant, sekreter, işçi ve benzeri personeli,) istihdam edilebilir.

Bir başka husus ise firma ortaklarının projede yer almaları

durumunda personel giderlerinin belgelenmesi hususudur. Bunun

için ortakların çalışmaları karşılığında elde edecekleri ücretleri için

genel kurul kararı almaları, buna ilişkin tarihlerin karar destek

yazılarındaki tarihle uyumlu olmaları şarttır. Aksi taktirde bunları

onaylayacak Yeminli Mali Müşavir incelenmesinde bu ödemelerin

iptali gündeme gelebilir.

b- Seyahat Giderleri

Yalnızca proje personeline ait proje kapsamındaki uçak, tren, otobüs,

gemi ile yapılan şehirlerarası ve uluslararası ekonomi sınıfı ulaşım

giderleri destek kapsamında olup, maliyetler belirlenirken bu hususların

göz önünde bulundurulması gerekmektedir. Ayrıca Proje kapsamında

yapılan seyahate ilişkin konaklama giderleri desteklenmemektedir.

c- Alet, Teçhizat, Malzeme Sarf Giderleri, Yazılım ve Yayın

Giderleri

- Desteklenen projenin destek kapsamındaki alet, teçhizat, yazılım ve

yayın alımlarına ait giderler karşılanmaktadır.

- İthal alımlarda, ticari fatura, faturada belirtilen döviz tutarının

ödemesine (transferine) ait banka transfer dekontu ve bu alıma

ait Gümrük Giriş Beyannamesi ve ithal malın gümrükten

çekildiğini tevsik eden “gümrük makbuzu” yapılan ithalata ilişkin

harcamanın kabul edilebilmesi şart olan belgelerdir.

- Ayrıca ithal mal alımlarında ödenen özel tüketim vergisi, gümrük

müşavirlik hizmet giderleri, muhabir banka komisyon

giderleri, vadeli ithal alımlarda kaynak kullanımı destekleme

fonu (KKDF), sigorta, ordino, nakliye, harç, ambar gibi

giderlere ilişkin faturalar ve ödeme belgeleri eklendiğinde destek

kapsamında değerlendirilir. KDV desteklenmez.

- Yurt dışından alımı yapılan alet/teçhizat/yazılım giderlerine ait

harcama ve gider belgesinin proje destek başlangıç tarihinden en

fazla üç ay önce düzenlenmiş olması ve projenin destek kapsamı

içerisinde değerlendirilmesi durumunda, bu giderler

desteklenebilmektedir.

- Bazı avantajlarından(leasingle alınan bazı makinelerde KDV oranı

%1 olarak uygulanır) dolayı finansal kiralama yoluyla makine

teçhizat alımları tercih edilebilmekte olup, bunlara ilişkin ödenmesi

gereken kira tutarları proje döneminde kalması koşuluyla destek

kapsamında değerlenir. Ancak burada dikkat edilmesi gereken husus

kira (taksit) ödemelerinin proje dönemini aşmamasıdır.

- Stoktan kullanılan malzemelerin fatura tarihi dikkate alınmaz.

Ancak, stoktan kullanılan malzemelerin stok çıkış tarihi proje destek

süresi içerisinde olmalıdır.

Yazılım Lisans Yayın Giderleri;

- Söz konusu gider kalemlerinin yurtiçinde faaliyet gösteren

firmalardan fatura karşılığında tedarik edilmesinde bir problem

gözükmemektedir. Proje kapsamında yapılan bu harcamaların KDV

hariç tutarları TÜBİTAK tarafından desteklenmektedir.

- Türk Vergi sisteminde vergi alacağının emniyet altına alınması

amacıyla özellikle gümrükten geçirilmesi mümkün olmayan

hizmet, yazılım, lisans alımlarında sorumlu sıfatıyla KDV

(KDV tevkifatı) uygulaması bulunmaktadır. Buna benzer

olarak G.V.K. 94. Madde, K.V.K. 15’inci maddeleri uyarıca da

bazı hizmet alımlarından gelir vergisi stopajı uygulaması

mevcuttur.

Yurt dışından alınan ve hizmetten Türkiye’de yararlanılan bu

alımlarda %18 KDV hesaplanarak vergi dairesine ödenmesi

gerekmektedir. Vergi dairesine ödenen vu KDV tutarları

TÜBİTAK tarafından karşılanmaz.

- Tübitak söz konusu verginin beyan edilerek ödenmesini şart koşmuş

olup, Yeminli Mali Müşavirin düzenleyeceği raporlarda bu hususlara

özellikle dikkat edilmesi gerektiğini belirtmiştir. Yine benzer şekilde

farklı oranlar uygulanmak suretiyle (alınan hizmetin niteliğine göre

oranlar farklılık göstermektedir) gelir vergisi stopajlarının yapılmasını

şart koşmaktadır. Bu vergiler ise TÜBİTAK tarafından

karşılanmaktadır.

d- Danışmanlık Hizmetleri ve Diğer Hizmet Alımları

Desteklenen proje kapsamında dışında yerleşik kişi ve kuruluşlardan

alınan danışmanlık hizmetleri de yukarıda özetlemeye çalıştığımız

mevzuat uygulamaları çerçevesinde vergiye tabi olabilmektedirler.

Yine bu hizmetler dolayısıyla hesaplanan KDV tutarlarının ödenmesi

gerekmekte olup, bu tutarlar Tübitak tarafından

karışlanmamaktadır. Aynı şekilde söz konusu kurumlara veya

kişilere ödenen tutarlar üzerinden yapılması gereken stopaj

tutarlarının hesaplanması ve vergi dairesine ödenmesi

gerekmektedir.

Proje kapsamında, kişilere sipariş ile yaptırılan “telif kazançlarına

konu” faaliyetlerde (yazılım geliştirme, bilimsel araştırma ve

incelemeler gibi) gelir vergisi stopajı yapılması gerekmektedir.

Örneğin alanında uzman bir öğrenciye net 10.000 TL bedel

karşılığında spesifik bir konu üzerine yazılım geliştirmesi istenirse

hizmet alınan öğrenciye ödenecek tutar brütleştirilerek bu tutar

üzerinden %17 gelir vergisi stopajı yapılır, ve vergi dairesine ödenir;

Brüt Tutar; 12.048,19

Stopaj; (12.048,19 x 0,17=) 2.048,19

Net Ödenecek Olan ; (12.048,19 – 2.048,19=) 10.000 TL

Yukarıdaki hesaplamada 12.048,19 TL’nin tamamı Tübitak tarafından

karşılanmakla birlikte, bu yükümlülüklerin yerine getirilmesi

gerekmektedir.. Aksi taktirde Mali Rapor hazırlayacak olan Yeminli Mali

Müşavir tarafından eleştiri konusu yapılabilir.

Yukarıda hesaplamalarla özetlenmeye çalışılan prosedür Üniversite

Personelinden danışmanlık hizmeti alınması durumunda da

geçerlidir. Ancak bu hizmetlerde oran %20 olarak uygulanmaktadır.

Yeri gelmişken hemen belirtmek gerekir ki Üniversite personelinden

süreklilik edecek şekilde danışmanlık hizmet alınması, söz konusu

üniversite personeli için sorun olabilmektedir. Zira Maliye söz konusu

üniversite personellerinin bu işi bir uğraş haline getirdiğini

dolayısıyla bu işin artık bir ticari faaliyet olduğunu kabul etmekte ve

üniversite hocalarının mükellefiyet tesis ettirmelerini talep

edebilmektedirler.

e- Diğer Harcama Kalemleri

--- Alınan Eğitimler

Proje ile ilişkili olarak gerçek ve tüzel kişilerden alınan eğitim

hizmetleri ile ilgili maliyetler sadece projede çalışan personellere ait

olmak koşuluyla desteklenir.

--- Firmanın Farklı Birimleri Arasındaki Hizmetler

Firmaya ait farklı birimlerden proje kapsamında alınan hizmetler

mali mevzuat çerçevesinde belgelendirilmek koşuluyla gider olarak

gösterilebilir.

--- Teknik Danışman Seyahat Harcamaları

Proje teknik danışmanlarına ait proje faaliyetleriyle ilgili olan seyahat

giderleri, firmanın teknik danışmanla yaptığı sözleşmede belirtilmesi

halinde sadece ekonomi sınıfı ulaşım giderleri Uygulama Esaslarında

belirtilen sınırlar dâhilinde desteklenmektedir. Firmanın teknik

danışmanla yaptığı sözleşmede seyahat giderlerinin firma

tarafından karşılanacağı hususunun bulunmaması halinde ilgili

giderler beyan edilmez ve desteklenmez.

---Yeminli Mali Müşavir Ücreti

Bir diğer önemli ve zaruri harcama kalemlerinden bir tanesi de

Yeminli Mali Müşavirlik ücretleridir. Yeminli Mali Müşavirlik

harcamaları şirketin muhasebecisine veya danışmanlık

hizmeti aldığınız şirketlere ödenen ücretlerden farklı olarak,

şirketin proje kapsamındaki harcamalarını denetleyerek Mali

Rapor düzenleyen Yeminli Mali Müşavirlere düzenledikleri her

bir rapor için ödenir. TÜBİTAK yeminli mali müşavir asgari ücret

tarifesinde yer alan asgari hizmet bedelini karşılamakta olup bu

tutar 2013 yılında rapor başına KDV hariç 1.403 TL olarak

belirlenmiştir. Altı ayda bir düzenlenmesi zorunlu olan bu

raporlardan Teknogirişim şirketlerinin proje döneminde iki defa

düzenlettirmesi gerekecektir.

---Proje Genel Giderleri

Desteklenen projelerde, destek personeli, elektrik, su, gaz, bakım-

onarım, haberleşme, vb. giderlere karşılık "proje genel giderleri"

desteği verilir. Projenin her bir AGY 312’sinde desteklenmesi uygun

bulunan giderlerin toplam tutarına, bu tutarın %15’i oranında proje

genel giderleri ilave edilerek dönemsel desteklemeye esas harcama

tutarı hesaplanır. Proje genel giderleri dahil projeye aktarılan toplam

teknogirişim sermaye desteği tutarı, projenin destek kapsamına

alınan bütçesini geçemez.

DESTEKLENMEYEN GİDER KALEMLERİ

Proje ile ilgili olmayan giderler desteklenmemekle birlikte aşağıda

belirtilen giderler de Aşama 2’de destek kapsamı dışındadır.

a) katma değer vergisi,

b) her türlü kar, fırsat maliyeti, sermaye kullanım maliyeti,

c) amortismanlar, depozitolar, avans ödemeleri, sözleşme masrafları,

ç) dağıtım, pazarlama ve reklâm giderleri,

d) patent, faydalı model, endüstriyel tasarım, coğrafi işaret ve marka

tescil giderleri,

e) huzur hakkı, murahhas azaya ödenen üyelik ücretleri, brüt ücretin

yanında teşvik, motivasyon, vb. prim giderleri,

f) personele nakdi ya da ayni olarak verilen yemek ve servis ulaşım

giderleri,

g) kuruluş ortaklarına ait Bağ-Kur primleri, sosyal yardımlaşma vakıf

ödentileri,

ğ) konaklama giderleri,

h) şehir içi nakliye giderleri (gümrüklerden ve limanlardan yapılan

nakliye hariç), kargo ve posta giderleri,

ı) seyahatlerde araç kiralama ve seyahatlerde kullanılan yakıt giderleri,

i) proje Ar-Ge faaliyetleri ile ilintili olmayan üretime yönelik altyapı

yatırımı ağırlıklı giderler,

j) vergi mevzuatında kabul edilmeyen giderler,

k) inşaat ve tesisat giderleri,

l) yurt dışından alınan danışmanlık hizmeti ve diğer hizmet alımları,

m) CE (test giderleri hariç) ve kalite belgelendirme giderleri.

n) AGY112, AGY312 doküman hazırlama veya hazırlatma giderleri,

muhasebe, sekreterlik vb. idari giderleri.

o) fotokopi makinesi, projeksiyon cihazı gibi büro makineleri, büro

mefruşatı ve kırtasiye malzemeleri.

ö) ısıtma, aydınlatma ve üretimde sarf edilen enerji masrafları, su

giderleri,

p) telefon, faks, haberleşme, internet kullanım maliyetleri,

r) ofis, depo, stand kira giderleri,

Aşama 3 kapsamında desteklenmeyen giderler için 1507 KOBİ Ar-Ge

Başlangıç Destek Programı’na ilişkin Uygulama Esasları geçerlidir.