1. - emu academic staff directory · yükümlülükler ile teknik metotlar dikkatlice...

1. YÖNETİMİN İŞLEVLERİ (FONKSİYONLARI)

Yönetim süreci yaklaşımında belirtildiği üzere;örgütlerde yer alan faaliyetlerin ilk ayrımını HenryFayol yapmıştır. Yönetim işlevleri tüm yönetseleylemler açısından temel oluşturmaktadır.

Fayol yönetim işlevlerini; plânlama, örgütleme,kaynakları bir araya getirme, yön verme, kontrolşeklinde gruplandırmıştır. Çağdaş yönetimkuramcıları Fayol’ün gruplamasında birtakımdeğişiklikler yaparak, şu şekilde ele almışlardır:Plânlama, organize etme (örgütleme), yürütme,koordinasyon (eşgüdümleme), kontrol. Bu bölümdeyönetim işlevleri incelenecektir:

1

1.1 Planlama İşlevi

Plân, plânlama süreci içinde amaçlara varmak içinne yapılması gerektiğini belirten araçtır. Plânlama,önceden ne yapılacağına, nasıl yapılacağına, neden,ne zaman ve nerede yapılacağına ve bunları kiminyapacağına karar vermektir. Şu halde plânlama birsüreci, plân ise bir sonucu ifade eder.

Plânlama işlevinde bilgi toplama, analiz yapma,varsayımların kurulması, tahmin ve öngörülerinyapılması, seçeneklerin belirlenmesi, karar verme,vb. konular ön plâna çıkmaktadır.

2

1.1 Planlama İşlevi

Plânlamanın Özellikleri: Plânlama aşağıdakiözelliklere sahip olmalıdır:

• Plânlama kaynakların verimli bir biçimde kullanılmasını sağlar.

• Plânlama bir seçim ve karar sürecidir.• Plânlama geleceğe dönük bir süreçtir.• Plân esnek ve dinamiktir.

Plânlama, yöneticiler arasında düzenli birhaberleşme ve koordinasyon sağlar; en iyi kararlarıalmaya ve uygulamaya yöneltir; yetki devrinikolaylaştırır.

3

1.1.1 Planlama Süreci Plânlama süreci dört aşamadan oluşmaktadır:• Misyon açıklamaları ve vizyon: Misyon, örgütün

yaptığı işin tanımını ve örgütü aynı işi yapandiğer örgütlerden ayıran özellikleri kapsar.Örgütün yaptığı iş tanımlanırken; üretilen mal vehizmetler, kullanılan teknoloji ve süreçler, arzedilen pazar tanımlanır. Örgütü diğerörgütlerden ayırırken ise; örgütün iş felsefesi, işeyaklaşım biçimi, iş değerleri, müşteriye yaklaşımve vermek istediği imaj belirtilir.

4

1.1.1 Planlama Süreci

Mevcut gerçekler ile gelecekte beklenen koşullarıbirleştirerek, örgüt için arzu edilen bir gelecek imajıyaratmak şeklinde tanımlanan vizyon; bir başkatanımlamaya göre örgü-tün gelecekte hayal ettiğidurum olarak ifade edilmektedir. Vizyon; çalışanlarıbir arada tutan ve motive eden, paylaşılmasıgereken, heyecan verici, doğru ya da yanlış olarakdeğerlendirilmeyen, özgün bir özellik arz eder.

5


• Amaç ve hedeflerin belirlenmesi: Amaç, belli birsürede örgütün ulaşmak istediği sonucu ifadeeder. Ulaşılmak istenen sonuçları net olarakbelirtse de bunlara nasıl ulaşıla-bileceği ayrıntılıolarak açıklanamaz. Hedef ise ölçülebilir, zamanboyutuna sahip olan, gerçekçi ve aksiyona işareteden bir kavramdır. Amaçlar bir örgütün tümkaynaklarının kullanım biçimini belirlediği için,amaçların tespit edilmesinde aşağıdaki hususlaradikkat edilmesi gerekir:

6


• Amaçlar açık ve kesin olmalıdır.• Amaçlar belirlenirken astların da katılımı

sağlanmalıdır.• Sorun ve engellere önceden önlem alabilmek için

gelişmeler sık sık gözden geçirilmelidir.• Amaçlar gerçekçi ama iddialı olmalıdır.• Örgütün her düzeyinde belirlenen amaçlar

arasında, genel amacı elde etmek için eşgüdümbulunmalıdır.

• Amaçlar değişen koşullara uyum sağlayabilmekiçin esnek olmalıdır.

7


• Amaçlar ölçülebilir olmalıdır.• Amaçlara ulaştıracak alternatif yolların

belirlenmesi: Bu aşamada gelecekte ulaşılmasıkararlaştırılmış durum veya sonuca nasıl ve neyaparak ulaşılabileceğinin yolları belirlenir.

• Alternatifler arasından seçim yapma: Alternatifyollardan biri seçilir.

8

1.2 Organize Etme (Örgütleme) İşleviPlânlama faaliyetlerinin sonucunda organize etmesüreci; amaçlara uygun olarak işleringruplandırılması, bölüm ve departmanlarınkurulması, yetki ve sorumlulukların belirlenerekverimli çalışmaya uygun bir yapının oluşturulmasıolarak tanımlanabilir.

Organize etme, iş ilişkilerinin yapılandırılması veörgüt üyelerinin örgüt amaçlarının başarılması içinbirlikte çalışmasını sağlayan bir fonksiyon olarak daifade edilebilir.

9

1.2 Organize Etme (Örgütleme) İşlevi

Fayol tarafından belirlenen klasik organizasyonilkeleri şu şekilde belirtilebilir:

TABLO 1-1 : Fayol’un ilkelerinin Sınıflandırılması

10


• İşbölümü ilkesi: İş bölümü aynı emekle daha fazlamiktarda ve daha kaliteli mal ve hizmetüretimini sağlar.

• Yetki ve Sorumluluk: Sorumluluk yüklenilenastlara yetki göçerilmesi gerektiğini ifade eder.

• Yönetim Birliği: Aynı amaca hizmet edenfaaliyetlerin bir plân ve program çerçevesinde biryönetici tarafından yürütülmesini ifade eder.

• Hiyerarşi ilkesi: En üst kademeden an altkademeye kadar uzanan kumanda zincirini ifadeeder.

11


• Merkezcil Yönetim ilkesi: Yetkinin merkezdebulunması gerektiğini ifade eder.

• Kumanda Birliği Etkisi: Her astın bir üste bağlıolması, bir üstten emir almasını ve bir üste hesapvermekle ilgili yükümlülüğünü ifade eder.

• Disiplin: İtaat, çalışkanlık, işe devamlılık,davranışlarda düzen ve örgütle örgüt mensuplararasındaki anlaşma hükümlerine saygı gibihususların ortaya çıkış biçimi olarak ifadeedilmiştir.

12


• Genel Çıkarların Kişisel Çıkarlara Üstünlüğü:Örgüt çıkarlarının kişisel çıkarların üzerindetutulması gerektiğini ifade eder.

• Çalışan Kişilerin Ödüllendirilmesi ve Ücretleri:Çalışanların emekleri karşılığı ödenen ücretin adilolmasını ifade eder.

• Hakkaniyet ilkesi: Astların sadakatlerinisağlamak için onlara iyilikle ve eşit bir biçimdedavranmak gerektiğini ifade eder.

• Düzen ilkesi: Düzenin, her şeyin yerinin iyiseçilmiş olmasına bağlı olduğu ifadeedilmiştir.

13

1.2 Organize Etme (Örgütleme) İşlevi• Personelde Devamlılık ve Denge ilkesi: Personelin

örgüte devamlılığını sağlanması gerektiğini ifadeeder.

• İnisiyatif: Plân yapma ve uygulama yeteneği olupbütün personelde geliştirilmesi gereken bir nitelikve yetenektir.

• Personelde işbirliği ruhu ilkesi: Çalışanlarınkuruluşun amacı etrafında birleşmesi olarak ifadeedilebilir.

14

1.2.1 Organizasyon YapılarıÖrgüt yapılarının ve yönetim uygulamalarının dışçevre koşullarından nasıl etkilendiği konusundayapılan araştırmalar; örgüt yapılarını mekanik veorganik olmak üzere iki grup altında toplamışlardır.Mekanik örgüt yapılarının özellikleri şu şekildebelirtilebilir:

• Görevlerde ihtisaslaşmaya önem verilmiştir.• Her bir fonksiyonel role ilişkin teknik yöntemleri

anlatan, yetki ve sorumlulukları belirleyentanımlar mevcuttur.

• Her bir fonksiyonel role ilişkin hak veyükümlülükler ile teknik metotlar dikkatlicetanımlanmıştır.

15

1.2.1 Organizasyon Yapıları

• Otorite, kontrol ve haberleşme hiyerarşik bir yapıarz eder.

• Örgüt üyeleri ve üst-ast arasında iletişim veetkileşim dikey yöndedir.

• Faaliyetler ve iş davranışları; üstlerin talimatlarıve onların kararlarıyla yönetilir.

• Yerel bilgi (teknik bilgi), deneyim ve ustalıklar,genel kültür, çevresel ilişki ve deneyimlerdendaha önemlidir ve çalışanlara daha çok prestijsağlamaktadır.

• Örgüte üyelik koşulu olarak sorunlara sahipçıkma ve üstlere bağımlılık önem kazanmıştır.

16


• Yönetici, uzmanlaşarak birbirinden ayrı gibigözüken ihtisas ve görev yerlerinin bağlantısı vekoordinasyonunu sağlar.

• Örgüt hedefleri hakkında bilgiye üst kademeyönetimi sahiptir.

• Yönetim karmaşık bir hiyerarşi olarak algılanır.Yönetim merkeziyetçi bir nitelik gösterir.

17


Organik örgüt yapılarının özellikleri şu şekildebelirtilebilir:• Bireylerin özel bilgi ve deneyimlerinin yaptıkları

işe katkı sağlayacağı kabul edilir.• Kişilerarası iletişim ile bireysel işlerde sürekli

düzenlemeler yaparak işler sıklıkla yenidentanımlanır.

• Dikey iletişimden çok yatay iletişime önem verilir.Farklı düzeylerdeki çalışanlar birbirleriyle iletişimkurabilirler. Bu nedenle kişilerarası ilişkiler emirkomutadan çok danışma niteliğindedir.

18


• İletişimin kapsamını emir verme, raporvermeden ziyade bilgi alışverişinde bulunmaoluşturur.

• Çalışanların ticari, teknik ve endüstriyelkonularda sahip oldukları bilgi ve uzmanlıklarınada önem verilmektedir.

• Çalışanlar işlerini belirlenmiş kurallarçerçevesinde değil, tüm örgüt gerçeği vehedeflerinin göz önünde tutulması bilinci ileyaparlar.

• Üst kademe yöneticiler her konuda en doğruolanı bilen ve bütün kararları almada tam yetkilikişiler olarak görülmezler.

19

1.2.2 Biçimselleşme Biçimselleşme, bir örgütte neyin ne zaman, neredeve kim tarafından yapılacağının öncedenbelirlenmesi ve bunlara uyulmasının zorunlu halegetirilmesi olarak tanımlanabilir.Biçimselleşmenin başlıca amaçları, şu şekilde ifadeedilebilir:• Kontrolü kolaylaştırmak,• Çalışan davranışlarını belli bir kalıp içine sokmak,• Örgütte düzeni sağlamak,• Sonuçları önceden tahmin edebilmek,• Çalışanların ve de tüketicilerin eşit davranış

görmelerini sağlamak• Koordinasyonu kolaylaştırmaktır.

20

Şekil 1-6: Biçimselleşmenin Amaçları

1.2.2 Biçimselleşme

Biçimsel örgüt, işletmenin resmi yapısını ifadeetmektedir. Bu tür örgütlerde hiyerarşik bir yapımevcuttur. Biçimsel olmayan örgütlerde ise;hiyerarşik temellere dayanmayan ilişkiler esastır.Bireylerin birbirleriyle olan ilişkisi biçimselolmayan tarzdadır.

21

1.2.3 Yetki Devri Örgütleme, örgütsel birimlerin belirlenmesi, fizikselelemanların temini ve bölümlere çalışanlarıngörevlendirilmesi ile son bulmamaktadır.Çalışanların etkili ve verimli şekilde görevleriniyerine getirebilmeleri için örgütsel bölümler yatayve dikey şekilde yetki bağlarıyla bağlanmalıdır.

Yetki, çeşitli kademelerde belirlenen amaçlarıngerçekleşmesi için belirli görevleri yaptırma,denetleme, düzene koyma ve karar verme hakkıolarak ifade edilebilir.

22

1.2.3 Yetki Devri Yetki devri, bir yöneticinin kendi işini yapmasıkonusunda astına yetki vermesi olaraktanımlanabilir. Yetki devrinin üç özelliğibulunmaktadır. Bu özellikler şunlardır:• Görevin asta devredilmesi,• Yetki verme ya da karar verme hakkının asta

devredilmesi ve• İşle ilgili sorumluluğun taşınmasıdır.

23

1.2.3 Yetki Devri Sorumluluk, bir şeyi yapma gereği olaraktanımlanabilir. Bir yönetici yetkisini devrederkensorumluluğunu da devredemez. Yetkisini devredenyönetici o işten birinci derecede sorumludur.

Yetki devrinin gerçekleşmesinde bazı sorunlarortaya çıkabilmektedir. Bu sorunlar şu şekilde ifadeedilebilir.

24

1.2.3 Yetki Devri Yöneticiden kaynaklanan nedenler:• Yönetici işi daha iyi yapabileceğini düşünür.• Yönetici bu duruma psikolojik olarak hazır

olmayabilir.• Yönetici denetimini kaybetmekten korkabilir.• Yöneticinin kişisel özellikleri ve nitelikleri etkide

bulunabilir.• Yönetici astın kendisini göstermesini istemeyebilir,• Yönetici sorumluluğu devredemediği için riske

girmek istemeyebilir• Yönetici astına güvenmeyebilir.

25

1.2.3 Yetki Devri Çalışandan kaynaklanan nedenler:• Ast kendi becerisine güvenmeyebilir.• Ast eleştiriye uğrayacağı endişesi ile tek başına

karar almak istemeyebilir.• Yetki, devrinin yetersiz ve belirsiz olabilir.• Ast yeterli bilgi ve kaynağa sahip olmadığını

düşünebilir.• Ast gerekli teşvik unsurları yoksa yeni görevler

yüklenmek istemeyebilir.

26

1.2.3 Yetki Devri

Yetki bazen örgütün üst basamaklarında bazenise alt basamaklarında yoğunlaşmaktadır.Merkezileşme söz konusu olduğunda yetki bilinçlive sistemli olarak üst kademelerde toplanırken,merkezileşmeme (adem-i merkeziyet)durumunda faaliyet birimlerindeki alt kademeyöneticiler de karar verebilmektedir.

27

1.3 Yürütme İşlevi Yürütme, düğmeye basma ve amaçlara uygunolarak örgütü harekete geçirme aşamasıdır. İşiyapacak kişiler harekete geçirilir. Yürütme süreci işiyapacak olan çalışanlarla ile ilgilidir. Plânlar nekadar iyi olursa olsun, yapı ne kadar iyi kurulursakurulsun, işi yapacak çalışanlar doğru seçilmez veiyi yönetilmezse amaçlara etkili ve verimli şekildevarabilmek zorlaşır. Dolayısıyla motivasyonusağlayabilmek, insanı anlamak ve iyi yöneticilikbecerilerine sahip olmak, etkili iletişimigerçekleştirmek; bu evrede yapılması gerekenlerarasında sayılabilir.

28

1.3 Yürütme İşlevi İşletme yöneticisi, örgütte yer alan psiko-sosyalyapıları farklı olan insanları yönetmek zorundadır.Burada yöneticilerin astlarına emir vermesi ve buşekilde astlarına ne yapmaları gerektiğini iletmelerigerekir.

Genel olarak emir, üstlerin astlarından beklediklerişartlar altında harekete geçmelerini veyaeylemlerini yönlendirmelerini ya da durdurmalarınıtalep etmek olarak ifade edilebilir.

29

1.3 Yürütme İşlevi

İyi bir emirde bulunması gereken özellikler özetle;iyi bir emir astlar tarafından tam olarak anlaşılırolmasıdır. Bu açıdan emir ve yönergelerin açık, aklauygun ve eksiksiz olması gerekmektedir. Emirastlarda tereddüt bırakmayacak şekildedüzenlenmelidir. Bunlarla birlikte iyi bir emiryerine getirilebilir olmalı, astın gücünü veyeteneğini aşmamalıdır. Emirlerin yerine getirilipgetirilmediği yönetici tarafından denetlenmelidir.

30

1.4 Koordinasyon (Eşgüdümleme) İşlevi Koordinasyon, işletmede çalışmayı kolaylaştıracakve başarıyı sağlayacak biçimde tüm faaliyetlerinuyumlaştırılmasını ifade eder.

Yönetimde koordinasyon insanların çabalarınıbirleştirmeyi, zaman açısından ayarlamayı, ortakamaca ulaşmak için faaliyetlerin ardı ardınagelmesini ve birbirleri ile iç içe geçmesini kapsar.

31

1.4 Koordinasyon (Eşgüdümleme) İşlevi

Koordinasyon işlevinin örgütsel amaçlar açısındanetkili olarak yerine getirilmesi için aşağıdakikonulara dikkat edilmesi gerekir:

• İşletmede iyi ve basit bir örgüt yapısıoluşturulmalıdır.

• İşletme plân ve programları uyumlaştırılmalıdır.• İyi bir iletişim sistemi kurulmalıdır.• Örgüt içinde işbirliği anlayışı geliştirilmelidir.• Hiyerarşik yapı içinde her kademede gönüllü

olarak koordinasyon özendirilmelidir.

32


Koordinasyonun ilkeleri şu şekilde belirtilebilir:• İlgili sorumlu kişiler arasında doğrudan görüşme

ile koordinasyon sağlanmalıdır.• Plânlama yapılırken ve politikalar

karşılaştırılırken daha başlangıçta koordinasyontemin edilmelidir.

• Bir sorun ile ilgili bütün etkenlerin karşılıklıolarak birbirleri üzerine olan etkileri göz önünealınarak koordinasyon yapılmalıdır.

• Koordinasyon sürekli bir işlem olarakdüşünülmelidir.

33


Dikey, yatay ve merkezi koordinasyon;koordinasyon çeşitleridir.

Dikey koordinasyon: Örgüt içinde farklıkademelerde olan, ast ve üstlerin arasındakikoordinasyondur. Yöneticiler astlarına bellikonularda yetki verip belli gelişmeler hakkında bilgialarak koordinasyonu sağlarlar.

34

1.4 Koordinasyon (Eşgüdümleme) İşlevi Merkezi koordinasyon: Bazı durumlarda merkezikoordinasyon birimi kurulabilir. Değişik birimlerdekigörevliler bir üst birimlerine başvurmadan merkezikoordinasyon birimleriyle ilişki kurabilirler.

Yatay koordinasyon: Örgüt içinde aynı seviyede yeralan birimlerin ve görevlilerin arasındaki iletişimbağlantısı yatay koordinasyon olarak ifade edilebilir.Burada belli bir yöneticinin başka bir yöneticiüzerinde yetki kullanma hakkı bulunmamaktadır.

35

1.5 Kontrol İşleviKontrol, işletmede yerine getirilen tüm faaliyetlerinplâna, verilen emirlere ve kabul edilen ilkelereuygun olarak gerçekleşip gerçekleşmediğininincelenmesiyle ilgilidir.

Kontrol fonksiyonu, yöneticilerin örgüt amaçlarınınbaşarılıp başarılmadığını değerlendirmesi veperformansın iyileştirilmesi için eyleme geçmesiolarak tanımlanabilir.

36

1.5 Kontrol İşlevi

Kontrol sürecinin temel unsurları şunlardır:• Standartların belirlenmesi,• Performansın ölçülmesi,• Performansın standartlarla karşılaştırılması,• Sonuçların değerlendirilmesi ve gerekirse eyleme

geçilmesi.

37


Kontrol sürecinin ilk aşaması standartlarınbelirlenmesidir. Standartlar birçok farklı konudabelirlenebilirler. Örgütlerde kullanılan kontrolstandartları aşağıdaki şekilde sınıflandırılır.

• Organizasyon Standartları: İlk olarak örgüt içintemel olan standartlar geliştirilir. Örgüt amaçlarıaçık ve belirli konulara ilişkinse yıllık ve bir bütünolarak kullanılabilir. Bunlar üst kademeyönetimde bulunan kişilerin performanslarınıölçmek için de kullanılabilir.

38

1.5 Kontrol İşlevi• Fonksiyonel Standartlar: Örgütte her bir temel

fonksiyon için standartlar geliştirilebilir.

• Bölüm Standartları: Fonksiyonel standartlardansonra örgütün her bölümü için ayrı standartbelirlenir. Burada her örgüt fonksiyonu içindekibölümlerin, fonksiyonel standarda ne ölçüdekatkı sağladıkları belirlenmiş olur.

• İş Standartları: Her bölümde görev yapançalışanların bölüm standardının gerçekleşmesiiçin ne kadar iş yapması gerektiğini belirtir.

39


Kontrol sürecinin ikinci aşaması performansınölçülmesi aşamasıdır. Bu aşama uygulamadan eldeedilen sonuçların değerlendirilmesiyle ilgilidir.Mevcut durum ya da performansın belirlenmesibirinci aşamada elde edilen standartlarlakarşılaştırma yapma açısından önemlidir.

Kontrol sürecinin üçüncü aşaması; performansınstandartlarla karşılaştırılması aşamasıdır. Farkınolumlu olması belirlenen standardın üstüneçıkıldığını, olumsuz olması durumunda ise, altındakalındığını ifade eder.

40


Eğer fark olumsuz ise bu farkın anlam ve önemderecesi belirlenmelidir. Kontrol sürecinin sonaşaması; ise sonuçların değerlendirilmesi vedüzeltici tavır alma olarak ifade edilebilir. Buaşama kontrol işlevinin en önemli aşamasıdır.Eğer yönetici bu aşamada arzu edilenlegerçekleşen performans arasında bir fark tespitederse bu durumu düzeltici yönde kararlaralmalıdır.

41

1. - emu academic staff directory · yükümlülükler ile teknik metotlar dikkatlice...

Documents