1 analyse van de interne werking van de bibliotheek
TRANSCRIPT
1
Analyse van de interne werking van de
bibliotheek
2
WELKOM!Analyse van de interne werking van de bibliotheek
ANALYSE VAN DE INTERNE WERKINGVAN DE BIBLIOTHEEK
WELKOM!
3
Welkom!
• Heeft u er al eens aan gedacht om stil te staan bij de interne werking van de bibliotheek?
• Wil u daarbij een opbouwend advies krijgen waar u praktisch mee aan de slag kan?
• Hecht u belang aan de betrokkenheid van alle medewerkers in dit traject?
4
In deze workshop
• Laten we u proeven van de analyse van de interne werking van de bibliotheek
• Uitgevoerd door consultants van WIVO
• In opdracht van WINOB, provinciebestuur West-Vlaanderen
5
Wat doet WIVO?
• Vorming, opleiding, training• Selectie• Consulting• Coaching
6
Missie van WIVO
• WIVO WIL: de openbare besturen helpen om een modern en harmonisch
personeelsbeleid uit te bouwen kwalitatieve oplossingen bieden in Human Resources en
organisatieontwikkeling
• WIVO WERKT: op vraag van de klant en garandeert resultaat vanuit een sterke, theoretische onderbouw en volgt met een open blik de
nieuwste ontwikkelingen op
• WIVO GARANDEERT: een sterk geloof in het potentieel en de groei van mensen, teams en
organisaties dat de consultants vertrouwelijk en ethisch handelen
7
Even opwarmen
8
Even opwarmen
9
WELKOM!Analyse van de interne werking van de bibliotheek
ANALYSE VAN DE INTERNE WERKINGVAN DE BIBLIOTHEEK
BOUWSTENEN
10
Analyse van de interne werkingVijf bouwstenen of aandachtspunten van een
bibliotheekwerking: • strategie• structuur en werkorganisatie• organisatiecultuur en omgangsvormen• mensen• resultaten
sterktes waar men binnen de bibliotheek verder op kan bouwen
verbeterpunten waar de bibliotheek aan kan werken en waar men zelf voldoende invloed op heeftverbeteringen die de bibliotheek zelfstandig kan
aanvatten verbeteringen waarvoor men externe ondersteuning kan
zoeken
11
Strategie
Structuur en werkorganisa
tie
Organisatie-cultuur en
omgangsvormen
Mensen
Resultaten
12
Strategie: definitie
• Het aandachtsgebied strategie gaat over de doelstellingen van de bibliotheek en de manier waarop men die tracht te bereiken.
• Een goede strategie gaat zowel over de buitenkant van de bibliotheek (wat willen we bereiken) als over de interne organisatie van de bibliotheek (welke structuur, cultuur, mensen, middelen hebben we nodig om de gewenste resultaten te behalen).
13
Structuur en werkorganisatie: definitie
• Het aandachtsgebied structuur en werkorganisatie gaat over de organisatie-structuur, taakverdeling, werkprocessen en communicatie.
• Kern van de zaak is hoe de activiteiten in de bibliotheek georganiseerd zijn en welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden de medewerkers hebben.
14
Organisatiecultuur en omgangsvormen: definitie
• Het aandachtsgebied cultuur en omgangsvormen gaat over vraag hoe mensen met mekaar omgaan.
• Het gaat hier over de zachte of informele vorm van omgangsvormen.
• In essentie gaat het om de basiswaarden van de bibliotheek.
15
Mensen: definitie
• Het aandachtsgebied mensen gaat in hoofdzaak over het managen van competenties (kennis en vaardigheden).
• Daarbij denken we enerzijds aan hoe de bibliotheek kennis en vaardigheden verwerft en verankert.
• Anderzijds gaat het ook over de persoonlijke ontwikkeling en loopbaanontwikkeling van de organisatie.
16
Resultaten: definitie
• Het aandachtsgebied resultaten gaat over wat de werkzaamheden van de organisatie hebben opgeleverd.
• Hier gaan we op zoek naar hoe de medewerkers dit beleven.
17
WELKOM!Analyse van de interne werking van de bibliotheek
ANALYSE VAN DE INTERNE WERKINGVAN DE BIBLIOTHEEK
STAPPEN
18
Stap 1: startvergadering met de bibliothecaris
• We maken een planning op en leggen afspraken vast:– uitwerken verloop van het traject – overlopen schriftelijke vragenlijst– bepalen van geïnterviewden en andere te
betrekken actoren– informatie verzamelen (beleidsplan,
jaarverslag, brochures,…)
19
Stap 2: infosessie voor alle medewerkers
• We informeren over het verloop van het traject:– info over project: aanpak, doelstellingen…– toelichten en verdelen schriftelijke vragenlijst
20
Stap 3: vragenlijsten
• De medewerkers vullen individueel een vragenlijst in en dienen deze in bij de bibliothecaris (in gesloten omslag).
• De bibliothecaris bezorgt de vragenlijsten aan WIVO.
• WIVO verwerkt de vragenlijsten en baseert op deze resultaten de vragen voor de volgende stap.
21
Stap 4: interviews
• De bibliothecaris en de medewerkers hebben een gestructureerd individueel of groepsgesprek met een consultant van WIVO.
22
Stap 5: observatie
• De consultants van WIVO observeren de werkzaamheden in de bibliotheek tijdens de openingsuren.
23
Stap 6: advisering en rapportering
• WIVO verwerkt de informatie uit de interviews en observaties en formuleert adviezen.
• Het rapport bespreken we eerst individueel met de bibliothecaris en stellen we tot slot van het traject voor aan alle medewerkers.
24
WELKOM!Analyse van de interne werking van de bibliotheek
ANALYSE VAN DE INTERNE WERKINGVAN DE BIBLIOTHEEK
RESULTATEN
25
23 bibliotheken gingen de uitdaging aan
• Anzegem• Avelgem• Beernem• Blankenberge• Damme• De Haan• Deerlijk• Diksmuide• Harelbeke• Ichtegem
• Ingelmunster• Kortemark• Kortrijk• Kuurne• Lendelede• Menen• Meulebeke• Staden• Tielt• Waregem• Wervik• Wevelgem• Zwevegem
Mooie resultaten• Fierheid op zichtbare mooie resultaten• Ondernemende bib die inpikt op nieuwe trends• En deze op een kwaliteitsvolle manier weet te integreren en te verankeren binnen de werking• Afwegen van inspanningen en rendement
Open, coöperatieve houding• Basis voor brede publiekswerking• Mix in aanbod• Toegankelijkheid en laagdrempeligheid staan centraal• Goede verstandhouding en afstemming met beleid• Verder uitbouwen constructieve samenwerking op vlak van geïntegreerde beleidsplanning met
cultuurdienst
Voorbeelden van adviezen: strategie
27
Strategisch de focus scherp te houden op een brede publiekswerking• Bereiken van moeilijkere doelgroepen (allochtonen, middelbare scholenwerking)• Persoonlijk contact
Meer uitpakken met troeven en realisaties
Denkoefening over de verdere digitalisering van de bib
Voorbeelden van adviezen: strategie
Voorbeelden van adviezen: structuur en werkorganisatie
Informeel en formeel communiceren én meer systematiek in de werkorganisatie en interne communicatie•Veel informele communicatie•Valkuil: zaken gaan verloren; e-mail als communicatiemiddel volstaat vaak niet•Manieren om informatie zo optimaal mogelijk te delen: balieboek of logboek, infomapje per medewerker, webmailtoepassing zodat iedereen informatie op PC terugvindt•Afspraken via e-mails: leidt tot versnipperde communicatie•Meer vanuit een structurele invalshoek en systematische manier informatie bijhouden (gedeeld systeem)•Interne communicatie = zaak van iedereen•Personeelsvergadering: meer inzetten als sterkte door frequentie/duur te verhogen en/of werken in kleinere groepen(creatieve werkvormen, cf. bibliotheekweek)
29
Voorbeelden van adviezen: organisatiecultuur en omgangsvormen
Een goede sfeer en samenhorigheid•Aangenaam (samen)werken•Respect en waardering voor mekaars eigenheid en talenten•Een mensgerichte leidinggevende
Veranderingen in het team bespreekbaar maken•Bespreekbaar stellen van spanningen•Voorbereiden terugkomst medewerker•Individueel gesprek met bibliothecaris: wederzijdse verwachtingen•Indien nodig, een groepsgesprek: samen werken aan een teamgeest voor de toekomst
30
Voorbeelden van adviezen: mensen
Een nieuwe blik op verantwoordelijkheden (1)• Herverdelen van verantwoordelijkheden:
• Tegengaan van afschermen van taken• Competentieontwikkeling stimuleren• Van deelgebieden naar oplijsting deeltaken/verantwoordelijkheden• Herverdelen van deze deeltaken/verantwoordelijkheden
• Flexibel omgaan met verantwoordelijkheden• Aan bod laten komen op overleg• Laten roteren• Bij nieuwkomer totale taakverdeling herbekijken• Nieuwe domeinen bespreken in functioneringsgesprekken• Nieuwe domeinen bespreken op het overleg
31
Voorbeelden van adviezen: mensen
Een nieuwe blik op verantwoordelijkheden (2)• Opvolgen van verantwoordelijkheden
opvolging aangepast naargelang competenties en situatie:• Weinig ervaring: kort-op-de-bal aansturing (nieuwkomers, nieuwe
taken, andere werkwijze) geleidelijk meer afstand• Ruime ervaring: responsabilisering, geen detailcontrole (organisatie
activiteiten, inrichten filiaal, routinematige taken)
32
Voorbeelden van adviezen: resultaten
Behouden• Grote klantentevredenheid: snel inspelen op
vragen, hulpvaardig, ongedwongen sfeer• Interessante activiteiten
Bereiken• Resultaten in team te bespreken, samen te
evalueren en te zoeken naar alternatieven• Zoeken naar sterkere lokale verankering