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NOV 2013 – Versão 1
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MANUAL DE REGISTO DO RELATÓRIO DE VERIFICAÇÃO
FÍSICA NO LOCAL
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Índice
1. INTRODUÇÃO ............................................................................................................................... 3
2. MÓDULO DA VERIFICAÇÃO FÍSICA NO LOCAL ............................................................................. 4
2.1. REGISTO DA VFL ........................................................................................................................... 4
2.1.1. MARCAÇÃO MANUAL ........................................................................................................... 5
2.1.2. MARCAÇÃO AUTOMÁTICA ................................................................................................. 16
2.2. DECISÃO DA VFL ........................................................................................................................ 17
2.3. REGISTO DA VFL – SUPORTE PAPEL ........................................................................................... 20
2.3.1. PRESSUPOSTOS .................................................................................................................. 20
2.3.2. MARCAÇÃO E DESMARCAÇÃO ........................................................................................... 21
2.3.3. REGISTO .............................................................................................................................. 21
2.3.4. GRAVAÇÃO, SUBMISSÃO E IMPRESSÃO ............................................................................. 23
2.4. LISTAGENS ................................................................................................................................. 23
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1. INTRODUÇÃO
No âmbito dos controlos administrativos aplicáveis às operações das medidas de apoio ao
desenvolvimento rural, e de acordo com o disposto no nº 4 do artigo 24.º do Regulamento
(UE) n.º 65/2011 da Comissão, deve ser efetuada, pelo menos, uma visita ao local da
operação, a fim de verificar a realização do investimento.
Os Estados-Membros podem decidir não realizar essas visitas, por razões devidamente
justificadas, como as seguintes: a operação está incluída em amostra de controlo in loco; a
operação constitui um pequeno investimento; ou o risco de as condições para beneficiar
da ajuda não serem cumpridas ou de o investimento não ser realizado é reduzido.
A Verificação Física no Local (adiante designada por VFL) consiste num conjunto de
averiguações a realizar em visita ao local das operações, nos termos definidos na Norma de
Procedimentos Externa “Verificação Física no Local de Operações” do IFAP, que se
materializam num relatório, designado “Relatório de Verificação Física no Local”.
A Norma de Procedimentos Externa inclui listagem das medidas/ações em que não existe
obrigatoriedade de visita e estabelece as situações em que a visita pode limitar-se a uma
amostra de 10% das operações.
O presente manual destina-se às entidades responsáveis pela realização das verificações
físicas no local e estabelece as orientações de preenchimento e decisão dos relatórios de
verificação física no local no Sistema de Informação do IFAP, até aqui realizados em
suporte de papel e arquivados no processo físico das operações.
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2. MÓDULO DA VERIFICAÇÃO FÍSICA NO LOCAL
Foram criados na área reservada do portal do IFAP, em Gestão de Formulários» Apoios
ao Investimento» Incentivos, os seguintes pontos de menu:
2.1. REGISTO DA VFL
Neste ponto de menu concretiza-se a marcação da visita ao local e o subsequente
registo do relatório de VFL, nas seguintes situações:
• Marcação manual de uma visita associada à análise de um pedido de pagamento
– é a situação mais frequente de realização de VFL;
• Marcação manual de uma visita associada a uma operação sem pedidos de
pagamento – para confirmação do início da execução material ou de desistência
do beneficiário da operação, por ex.;
• Marcação automática de uma visita associada a uma análise de um último ou
único pedido de pagamento – para operações sujeitas a critério de amostragem
de verificação física no local (marcação aleatória de 10% das operações
promovidas por entidades privadas com investimento elegível < 40.000 € e das
operações promovidas por entidades públicas cujo valor de investimento
elegível < 80.000 €) e que não tenham tido visita previamente.
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2.1.1. MARCAÇÃO MANUAL
Ao entrar no Registo VFL, acede-se por NIFAP e obtém-se a lista de operações
correspondentes.
Seleciona-se a operação para a qual se pretende registar VFL, visualizando-se as linhas
referentes as análises de pedidos de pagamento da operação. O botão “marcar”
encontrar-se-á disponível para pedidos de pagamento em análise.
Também é possível efetuar marcação para visita de operações sem pedidos de
pagamento. Nesses casos, o botão de “Marcar” aparece disponível na linha
correspondente à operação.
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Premindo o botão “Marcar”, é criado um relatório, sendo atribuído ao mesmo um
número sequencial.
Selecionando a operação em questão e a respetiva análise, visualiza-se uma linha para o
relatório criado.
É possível efetuar desmarcação da VFL, por recurso ao botão “Desmarcar”, caso em que
surge uma caixa para registar uma justificação.
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Para prosseguir com o registo do relatório, seleciona-se o nº de relatório.
Visualizam-se 3 separadores, Rosto, Arquivo e Relatório. O separador “Rosto” identifica os separadores que se encontram ativos.
O separador “Arquivo” destina-se a inserir documentação relevante de suporte e
complementar à visita efetuada, bem como, o ficheiro do relatório de VFL.
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O separador “Relatório” é onde se regista efetivamente o relatório de VFL.
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O formulário “Relatório” já tem uma série de campos pré-preenchidos de dados da
operação e do pedido de pagamento, incluindo os valores aprovados e executados da
operação e por rubrica de investimento.
No quadro “VFL Anterior” surge uma lista dos relatórios de visita com decisão
referentes a VFL anteriores efetuadas para a operação.
Os campos ´”data de início dos trabalhos efetiva” e “data de fim dos trabalhos efetiva”,
bem como os desvios inicial e final só aparecem preenchidos, quando se trata de um
último ou único pedido de pagamento.
Inicia-se o registo pela introdução da data de visita e situação (regular/irregular).
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No caso de situação “irregular” é obrigatório o registo de pelo menos uma tipologia de
irregularidade, através da seleção de lista de valores, e a sua confirmação no botão
“adicionar”.
De seguida, são recolhidos dados de pelo menos um indicador material referente à
aprovação.
Estes indicadores devem refletir a natureza dos principais investimentos realizados,
bem como, a sua quantificação. A recolha efetua-se através da seleção em lista de
valores, a qual contém a descrição do investimento em causa e uma unidade associada.
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No caso de prémios, deve ser selecionado um indicador relacionado com a principal
atividade desenvolvida.
Para completar o registo, deve ser quantificado o investimento aprovado e executado.
Tanto no registo das irregularidades, como nos indicadores materiais, podem ser
eliminados os registos adicionados “clicando” no símbolo .
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Seguidamente, apresenta-se um quadro para recolha obrigatória das verificações
efetuadas.
Após preenchimento das verificações, guarda-se a informação registada, através do
botão “Gravar”.
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Caso algum campo obrigatório tenha ficado por preencher, surge erro de validação.
Quando o relatório se encontrar preenchido e sem erros, pode proceder-se à submissão
do mesmo, através do botão “Submeter”.
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O relatório encontra-se concluído e submetido a decisão do superior hierárquico.
Através do botão “imprimir” pode imprimir-se um relatório em formato .pdf.
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No separador “Arquivo”, pode anexar-se o ficheiro do relatório ou outros documentos.
Antecipadamente, guarda-se o ficheiro no computador. Depois seleciona-se “Anexar
ficheiro”.
Preenche-se o nº e tipo de documento e localiza-se o ficheiro através do botão
“procurar”.
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Seleciona-se o botão “Enviar Ficheiro”.
Em seguida, preme-se o botão “Gravar Ficheiro” e o documento fica inserido no arquivo
da VFL.
2.1.2. MARCAÇÃO AUTOMÁTICA
No caso de operações selecionadas aleatoriamente para visita, o relatório é criado
automaticamente, na sequência da criação de análise do pedido de pagamento, após a
gravação de pelo menos uma regra de pagamento.
Assim criado, procede-se ao registo e submissão, da mesma forma que para as VFL
marcadas manualmente.
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Com esta marcação, na análise do pedido de pagamento é atualizado de forma
automática o indicador de visita e nº de relatório de visita.
2.2. DECISÃO DA VFL
Ao entrar em “Decisão da VFL”, surge uma lista dos relatórios submetidos por validar,
com a informação correspondente de Nº de Operação, NIFAP, Nº e Versão da Análise,
Nº Relatório e Situação atribuída pelo técnico (R - regular ou I – irregular).
Através do símbolo , edita-se a linha referente ao relatório que se pretende validar.
Primeiramente, o decisor opta por validar o relatório submetido pelo técnico (Sim), ou
por não validar (Não).
Se o decisor selecionar “Não”, permite ao técnico proceder a correções no registo da
VFL e voltar a submeter o relatório.
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Se o decisor selecionar “Sim”, deve atribuir em seguida a “Situação Final”, isto é,
atribuir um dos resultados da lista de valores.
Regista-se desta forma a decisão sobre os relatórios submetidos, atribuindo um dos
seguintes resultados, que terá a respetiva consequência:
o Resultado Regular => a análise do pedido de pagamento pode ser concluída e
submetida;
o Resultado Regular c/ despesa excluída => a análise do pedido de pagamento é
ajustada em conformidade, podendo ser concluída e submetida;
o Resultado Irregular => a operação é automaticamente colocada em reanálise
dos pedidos de pagamento.
Após a atribuição da situação final, regista-se a data e o despacho da decisão da VFL, e
grava-se.
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Com a decisão e respetivo resultado, os indicadores “Foi efetuada verificação física da
despesa” e “Visita Regular (S/N)” da lista de controlos efetuados da análise são
atualizados automaticamente, bem como o quadro de “Informação das Visitas”.
Sem a decisão da VFL, não é possível submeter a análise de pedido de pagamento,
surgindo erro impeditivo.
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2.3. REGISTO DA VFL – SUPORTE PAPEL
Neste ponto de menu é possível recolher as Visitas Físicas ao Local que ocorreram antes da
entrada em produção do presente módulo. O funcionamento deste ponto de menu é
análogo ao do “Registo da VFL”, pelo que aqui se salientarão essencialmente as diferenças
de procedimento.
2.3.1. PRESSUPOSTOS
É possível registar VFL em Suporte Papel tendo em conta as seguintes condições:
1. Operações:
a. Estados admitidos:
i. 64 – Contrato assinado
ii. 65 – Contrato devolvido ao beneficiário
iii. (-21) – Obrigações Contratuais Terminadas
iv. (-92) – Operação Concluída
b. Sem pedidos de pagamento no estado 33 (Em análise)
c. Sem registo de VFL que não seja “VFL – Suporte Papel”
2. Pedidos de Pagamento:
a. Estados admitidos:
i. 37 – Cabimentado
ii. 41 – Liquidado
3. Registo de VFL – Em papel: se existir registo de “VFL – Suporte Papel” tem de estar
no estado “Desmarcada” ou “Relatório de VFL validado”.
A aplicação executa esta triagem de forma automática, pelo que, só será possível marcar
“Registo da VFL – Suporte Papel” nas análises que cumpram estes requisitos.
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2.3.2. MARCAÇÃO E DESMARCAÇÃO
O procedimento é igual ao apresentado no ponto 2.1.1 do “Registo da VFL”.
2.3.3. REGISTO
O procedimento de registo é igual ao apresentado no ponto 2.1.1 do “Registo da VFL”, com
as seguintes exceções:
Data de Visita: a data de visita aparece pré-preenchida com a data de visita registada na
análise, mas pode ser alterada neste registo, conforme se ilustra na figura seguinte:
A data de visita deve ser igual ao inferior à data de fim de análise, caso contrário é
mostrada a mensagem de erro:
Situação: pré-preenchida com o resultado registado na análise (item “Situação Regular”
dos “Controlos Efetuados e Certificado”), onde ao registo “Não” na análise corresponderá
a situação “Irregular” na VFL e ao registo de “Sim” ou “Não Aplicável” na análise
corresponderá a situação “Regular” na VFL. Este registo não pode ser alterado.
Técnico: pré-preenchido com os dados do técnico que finalizou a análise. Este registo não
pode ser alterado.
Data de Situação: é a data do parecer técnico da VFL e deve ser igual ser igual superior à
Data de Visita previamente registada e igual ou inferior à data de fim de análise, caso
contrário é mostrada mensagem de erro (uma das ou ambas, conforme o caso):
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Número de suporte papel: pré-preenchido com o número de relatório registado na
análise, mas pode ser alterado, não sofrendo qualquer tipo de validação.
Recolha de Elementos (Decisor): dado que se tratam de VFL que já validadas
anteriormente, este tipo de VFL não passa pelo procedimento de decisão, mas torna-se
aqui necessário recolher o respectivo parecer.
Se o parecer não for recolhido, será emitida uma mensagem de erro:
Validação: pré-preenchido com “Sim”, sem possibilidade de alteração, dado que a VFL não
sofre o procedimento de decisão.
Situação Final: pré-preenchida com o resultado da “Situação”, sem possibilidade de
alteração, dado que a VFL não sofre o procedimento de decisão.
Data de Situação Final: é a data da decisão da VFL e deve ser igual ser igual superior à Data
de Situação (do parecer técnico) previamente registada e igual ou inferior à data de fim de
análise, caso contrário é mostrada mensagem de erro (uma das ou ambas, conforme o
caso):
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Decisor: pré-preenchido com os dados do decisor que validou a análise. Este registo não
pode ser alterado.
2.3.4. GRAVAÇÃO, SUBMISSÃO E IMPRESSÃO
O procedimento é igual ao apresentado no ponto 2.1.1 do “Registo da VFL”.
2.4. LISTAGENS
No sentido de monitorizar o estado das VFL registadas pelo módulo em apreço, e á
semelhança do que ocorre em tantos outros módulos, é disponibilizada a funcionalidade
de gerar uma listagem das VFL mediante 4 critérios, a saber:
• Estados VFL
• Datas de Visita entre determinado intervalo (“início” e “fim”)
• Medida/Acção
• Entidade de Análise
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A listagem é gerada em formato PDF e contém a seguinte informação.
• Descritivo do Programa/Medida/Acção
• N.º da Operação
• NIFAP
• Nome do Beneficiário
• Data de Visita
• Resultado da VFL
• Tipologia da Verificação
• Estado da VFL
• Técnico
• Entidade Responsável pela VFL