:موضوعاصول ارزشیابیشورای ارزشیابی

برگه های ارزشیابی و دستورالعمل تکمیل آنها

سیاست کسب اسناد ماهیت هر آرشیو را تعریف میکند. این سیاست چگونگی جمع آوی اسناد، محدودیتهای گردآوری و

انواع ویژه اسناد را که بیشتر مورد توجه است ابتدا مشخص .کرده و سپس توصیف میکند

هدف از سیاست کسب اسناد مکتوب کردن نکاتی برای .ارزیابی اسناد ارائه شده به مجموعه است

یکی از اهداف سیاست کسب اسناد فراهم آوردن خطوط راهنمایی است که احتمال لغزشهایی را که بر روند جمع

آوری اسناد تأثیر میگذارند کاهش میدهد و همچنین راههای را پیش پای آرشیویستها قرار میدهد تا از پذیرش منابعی که

. متناسب با مجموعه اسناد نیست امتناع کنند

آرشیوها در کسب اسناد گزینشی عمل کرده وهر چیزی را به خزانه خود انتقال نمی دهند. روشی که تعیین میکند چه اسنادی

در حیطه سیاست کسب قرار میگیرند »ارزشیابی« خوانده .میشود

انواع ارزشیابیارزشیابی محتوایی: بررسی محتوای اسناد و مدارک را از نظر -1

اهمیت و ویژگی در زمینه های اداری، قانونی، مالی، تاریخی و پژوهشی

ارزیابی فنی و اداری: بررسی صحت و سندیت اطالعات -2مورد مطالعه )اطالعات اداری و اصولی در مورد یک سند

کاربرد، اطالعات و هدف از تهیه و تشکیل آن را توضیح میدهد.(

آرشیویستها همواره به دنبال جمع آوری و تکمیل اطالعات باشند که عمدتا̀ آنها را از دستگاههای مورد نیاز خود می

دولتی تأمین می نمایند و چون تمام اطالعات موجود در دستگاهها واجد ارزش آرشیوی نیستند، تعیین ضوابط

انتخاب و دریافت اسناد و ارزشیابی آنها به عنوان یک بحث جدی مطرح میشود. تعیین جایگاه ارزشیابی در مدیریت اسناد، مستلزم تبیین مراحل چرخه اسناد میباشد که به

شکل زیر ترسیم میشود:

مرحله ایجاد: هدف کنترل و کاهش تولید اسناد و سوابق

مرحله به کارگیری و استفاده: هدف دسترسی آسان به اطالعات و همچنین تدوین اصول و روشهای تشکیل پرونده، راکد سازی و تهیه تجهیزات مناسب و ضروری

مرحله امحا یا انتقال به آرشیو ملی: هدف این مرحله امحا میباشد اما در شمار وظایف مدیریت اسناد در این مرحله انتقال اسناد واجد ارزش به آرشیو ملی

.نیز پیش بینی شده است

حتی در صورت کنترل شدید و اصولی در مرحله ایجاد انباشت سوابق راکد امری عادی است و در این مرحله ارزشیابی دارای نقش بسیار مهمی است اما باید

توجه داشت که در یک نظام کارآمد و صحیح ارزشیابی از نخستین مرحله ایجاد سابقه نقش خود را ایفا میکند به طوری که تعیین تعداد نسخ مورد نیازاسناد،

کنترل تولید و استاندارد نمودن اطالعات بدون فرایند ارزشیابی امکان پذیر نیست و همچنین طراحی نظام بایگانی بدون درنظر گرفتن مدت زمان نگهداری

سوابق مشکالت متعددی برای مدیریت اسناد در پی خواهد داشت

به عقیده شلنبرگ افزایش جمعیت و گسترش فعالیتهای دولتی موجب تولید بیش از حد اسناد وسوابق شده اند و سوابق به صورت تصاعد هندسی افزایش می یابند. و از آنجا که نگهداری همه آنها هزینه های بسیاری بر دوش دولتها تحمیل

میکند و تمامی آنها را نیز نمیتوان برای همیشه نگه داشت و نگهداری تمام اسناد کمکی به پژوهشگران نمیکند کاهش حجم اسناد ضروری است.به عقیده باربارا رید انسان درصد ناچیزی از مدارکی که تولید میکند یا به دست می آورد

نگه میدارد بی آنکه کم بودن حجم سوابق باقیمانده مهم باشد. در صورت نگهداری نامنظم و نابسامان اسناد به سختی میتوان از میان آنها سند مورد نظر را به دست آورد. به عقیده آن ماری شویرتلیش پیمان نامه ها و سایر

اسناد به خاطر برخی خصایص ذاتی مانند دالیل اداری و تاریخی شایسته نگهداری دائمی اند ولی مدارک، نوارها، فیلم ها، عکسها و ... که به وسیله

افراد و سازمانها تولید شده اند ارزش نگهداری دائمی به عنوان سند را ندارند. % از سوابق تولید شده پس از آنکه کارایی خود را در 95 – 90به طور کلی

جریان امور و برآوردن نیازهای دولتی، قانونی و مالی از دست دادند امحا . % باقیمانده اسناد آرشیوی محسوب میشوند10 تا5میشوند. اما

بر طبق این نظریه عمر اسناد و سوابق قبل از ایجاد معین میشود تا از ارزیابی شتابزده قبل از امحا اسناد جلوگیری شود. زیرا در شرایطی که آرشیو ادارات از

اسناد انباشته میشود ارزشیابی نه تنها خالی از خطا نیست بلکه عین خطا و اشتباه .است

:مراحل اجرایی

به منظور ارزشیابی صحیح تر و رهایی از مشکالت فوق ابتدا باید عمر مفید اسناد را قبل از ایجاد تعیین نمود و نظام بایگانی را نیز بر همین اساس پایه ریزی کرد که

:مراحل آن به این شرح است

- شناخت اسناد سازمان: برای ازرشیابی باید ابتدا به بایگانیهای جاری مراجعه کرد 1و ضمن تهیه فهرستهای مناسب اسناد آنها را مورد ارزیابی قرار داد. بدیهی است

که در بادی امر ارزشهای اولیه مورد نظر میباشد.به منظور شناخت اسناد هر سازمان قبال̀ باید تشکیالت و شرح وظایف هریک از واحدهای آن را دقیقا̀ مطالعه

کرد و ارتباط وظایف را با اسناد ایجاد شده کامال̀ بررسی کرد.

درجه بندی اهمیت اسناد: پس از شناخت اسناد درجه بندی آنها از نظر اهمیت -2اهمیت اسناد برای سازمانها معموال به این شرح است:ضروری میباشد. درجه

( حیاتی- اسناد حیات( : Vital Recordsاول ادامه برای آنها نگهداری که سوابقی و مدارکسایر و مالکیت اسناد مهم، قراردادهای تا̀سیس، قانون مانند میباشد ضروری سازمان هر

استفاده مورد است ممکن سازمان معنوی و مادی حقوق از دفاع منظور به که مدارکی . در اسناد باید سازمان هر و هستند طوالنی بسیار عمر دارای اسناد گونه این گیرد قرار

. شوند منتقل آرشیو به ` سریعا شدن راکد صورتمهم- ) اسناد فعالیتها(: Important Recordsدوم منظم ادامه برای که مدارکی و اسناد

مالی، های اظهارنامه و ها اعالمیه ها، بخشنامه و دستورالعملها مانند هستند نیاز موردباشد ... نمی اول ی دسته اسناد درحد اسناد اولیه ارزش و ای سرمایه اموال خرید اسنادو آورد می وجود به سازمانی وظایف اجرای در ناپذیری جبران های لطمه آنها فقدان اما . در دائمی نگهداری ارزش اسناد دسته این سازد مواجه بحران با را آن است ممکن حتیباید آنها درنگهداری و بود خواهد طوالنی آنها نگهداری عمر اما ندارد را مربوطه دستگاه

. شود طراحی آنها با متناسب بایگانی نظام و بگیرد صورت کافی دقت ( مفید- اسناد و ( Records Usefulسوم کارایی افزایش برای که سوابقی و مدارک

های پرونده دارایی، در مالیاتی مؤدیان های پرونده مانند میشود، ایجاد سازمان اثربخشی ... دسته دو از مدارک اینگونه تنوع و دادگستری در دعاوی های پرونده کارگزینی، در کارکناننیز و آنها ایجاد از هدف به بستگی و است موقت اسناد این اولیه ارزش و است بیشتر قبل

. متفاوت اسناد اینگونه ثانویه ارزشهای دارد سازمان گیریهای تصمیم در تأثیر و وظیفهدارد آرشیویستها و افراد دیدگاه به وبستگی

( ضروری- غیر اسناد تصمیم ( Records non essentialچهارم در نقشی که هستند سوابقیامور و روزانه عملیات انجام برای فقط و نمیکنند ایفا دستگاه اصلی وظایف انجام یا گیریها . اندک بسیار آنها اولیه ارزش میباشند سوم دسته سوابق از تابعی یا و میشوند ایجاد فرعیخواهند . ثانویه ارزش فاقد همچنین بود خواهند ارزش فاقد مدتی از پس و صفر حد در و

. میشود صادر سرعت به آنها امحای اجازه و بود

است شده مقایسه آرشیو به اسناد انواع انتقال زیر شکل .در

-هدف از ایجاد یا دریافت اسناد و سوابق و توجه به آنها: نکته حائز اهمیت در این مرحله 3جلوگیری از ایجاد یا دریافت سوابق فاقد ارزشهای اولیه و سوابق غیر ضروری می باشد.

درصد سوابقی که ایجاد یا دریافت میشوند فاقد هرگونه کارایی اند 30امروزه بیش از

- تعیین رونوشتها: جلوگیری از ایجاد رونوشتهایی که صرفا̀ جهت اطالع بوده و تأثیری در تصمیم 4گیری واحد ذیربط سازمانی ندارد.

- استاندارد کردن اطالعات: استاندارد کردن مکاتباتی که دائما̀ در سازمان انجام میگیرد و 5مشخص کردن مدت نگهداری آنها، که این اقدام در مورد سوابق غیر ضروری بسیار الزم است.

- تهیه جداول زمانی به منظور تعیین مدت نگهداری هر موضوع از اسناد و سوابق هر سازمان که 6این جداول زمانی متأثر از درجه اهمیت اسناد و سوابق و بر اساس مرور زمان بوده و در

حقیقت نشاندهنده ارزش اولیه آنها میباشد.

- اخذ مجوزهای الزم از شورای آرشیوی: بدون مجوز شورای آرشیوی امحای هرگونه اوراق غیر 7قانونی و مردود میباشد.

تنظیم و طراحی نظام بایگانی بر اساس جداول زمانی: اگر کلیه موضوعات ذکر شده در -8پرونده ای بایگانی شود هم در ارزشیابی پرونده دچار مشکل خواهیم شد و هم اطالعات متنوع و بعضا̀ بدون ارتباط با یکدیگر مانع بررسی عملکرد کارکنان خواهد بود. لذا باید قبل از تنظیم

پرونده اوراق و اسناد آن را شناسایی و پس از تعیین درجه اهمیت هر کدام عمر مفید آنها را نیز .تعیین و بعد از اخذ مجوز امحا برای هر موضوع پرونده ی جداگانه ای تشکیل داد

ارزشهای اولیه : یعنی ارزشی که سند برای سازمان ایجاد کننده دارد.

ارزشهای ثانویه: یعنی ارزشی که سند برای افراد مختلف یا سازمانهای دیگر دارد

ارزشهای اولیه اسناد ) ارزشهای استنادی(:علت ایجاد اسناد دولتی، انجام وظایف و رسیدن به اهداف

سازمان از لحاظ اداری، مالی، حقوقی، و اجرایی میباشد. معیار ایجاد ارزشهای اولیه ی اسناد شامل:

حمایت از پیشبرد و انجام امور اداری، به صورت روز به روز ) ارزش اداری(.

استفاده از مقررات قانونی و حمایتهای حقوقی) ارزش حقوقی(

ایجاد مسئولیت پاسخگویی مالی) ارزش مالی(

ارزشهای اولیه اسناد زودگذر است . اگرچه تعدادی از اسناد ممکن است ارزش اولیه بلند مدت یا حتی دائمی داشته باشند. اغلب این ارزشها، زمانی منتفی

میشود که آن فعالیت یا عملی که منجر به ایجاد آن سند گردیده تمام و کامل شده باشد. ارزشهای اولیه اسناد به سه دسته تقسیم میشود:

سوابقی که برای سازمان تولید کننده یا مؤسسه ای که بعدها آن را دراختیار میگیرد، کاربرد اداری و مالی مستمری دارد.

سوابقی که از حقوق مدنی، قانونی، اموال یا سایر حقوق فردی جامعهحمایت میکند.

،سوابقی که تاریخچه تحول پیکره تولید کننده، ساختار، وظایف، سیاستهاتصمیمها و کارکردهای مهم هر سازمان را معرفی میکند یا سیر تکاملی

حرفه، عالقه یا فعالیتهای فردی را منعکس می سازند.

طبق آئین نامه تشخیص اوراق زائد و ترتیب امحای آنها، مدارک و سوابقی که از لحاظ اجرای وظایف و مسئولیتهای قانونی هر سازمان و نیز حفظ حقوق

افراد، مورد استفاده و قابل استناد نباشد، فاقد ارزشهای اولیه قلمداد میشود.

حفظ اطالعات ضروری و مهم انجام وظایف تعیین شده نداشتن آثار مالی یا حقوقی تأثیر نداشتن در تصمیم گیریهاوجود نسخه های متعدد خاتمه عملیات اجراییطی مرور زمانهای قانونیانجام حسابرسیهای قانونی

پرداخت حقوق افراد و وصول حقوق دیوانی و مطالبات

منظور از ارزشهای ثانویه، عمدتا̀ ارزشهای آرشیوی و تحقیقاتی اسناد می باشد و علت نگهداری آنها در آرشیو ملی، این است که این اسناد و سوابق، پس از استفاده شدن در دستگاه ذیربط و از

دست دادن ارزشهای اولیه، باز هم مدت مدیدی ارزش خود را دارا هستند و این ارزش منحصرا̀ متعلق به سازمان ایجاد کننده آن نیست، بلکه ممکن است برای محققان یا افراد دیگری نیز ارزشمند باشد مثل؛ نرخنامه های کاال که در ابتدا برای تعیین میزان مالیات به کار می رفته است ولی بعدها برای بررسی

نوسانات وضعیت اقتصادی استفاده میشود. آرشیویست پس از مشاوره با پژوهشگران رشته های مختلف باید همیشه گوش به

زنگ چنین اطالعاتی باشد تا ارزش اسناد پیشین را افزایش داده .و اطالعات گذشته را از نحوه کار تولید کننده سند باال ببرد

حال این سوال میشود که هر سابقه ای ممکن است در آینده واجد ارزش اطالعاتی و تحقیقاتی تلقی شود و جزو مواد آرشیوی محسوب شود. مبالغه در ارزشهای ثانویه اسناد به اندازه نفی آنها خطرناک است و نتیجه اش یکسان خواهد بود. لذا باید روشی منطقی در پیش

گرفت و ضمن حفظ اسناد واجد ارزش آرشیوی، از تبدیل آرشیو به انبار کاغذ جلوگیری نمود و بر این اساس باید معیارهای خود را جهت سنجش و انتخاب ارزشها ی آرشیوی مشخص

نماییم.

معیارهای سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران:

طبق آئین نامه نحوه بررسی و نقل و انتقال اسناد ملی در انتقال اسناد ملی اولویت به ترتیب شامل اسناد زیر میباشد:

سال 40اسناد دارای قدمت بیش از اسناد مذکور در تبصره ذیل ماده قانون اول تأسیس » سازمان اسناد ملی ایران« و یا

مشابه آنها که سازمان مزبور آنها را واجد ارزش نگهداری در آرشیو ملی تشخیص دهد. اسنادی که دستگاههای مختلف، پیشنهاد امحای آنها را به شورای سازمان ارائه مینمایند و بنا

به تصمیم این شورا، واجد ارزش دائمی شناخته میشوند که باید به سازمان منتقل گردند. اسنادی که پس از طی عمر قانونی خود در مرکز یا مراکز بایگانی راکد نگهداری می شود و

طبق نظر دستگاه ذیربط عدم مراجعه به آنها قطعی شده باشد ولی از نظر سازمان واجد ارزش نگهداری تلقی گردد.

ارزشیابی اسناد و تعیین ارزشهای ثانویه آنها امری مهم و پیچیده است و قطعا̀ اگر از بازدیدکنندگان آرشیوهای مختلف نظرخواهی شود هرکسی به بخشی از اسناد آرشیوی عالقه مند

است و سایر اسناد جمع آوری شده را چندان مهم نمیداند و یا ممکن است که در هر آرشیوی اسنادی انباشته شده باشد که مورد توجه قرار نمیگیرد. به این منظور جهت ارزشیابی صحیح و

جمع آوری اسناد آرشیوی راهکارهای زیر پیشنهاد میشود: تعیین ماهیت: ابتدا باید تعیین نماییم در تقسیم بندی آرشیوها کدامیک مورد نظر ما میباشد. 1.

برای مثال در آرشیو محلی صرفا̀ اسناد منطقه مورد نظر انتخاب و نگهداری میشود.تعیین هدف: آرشیو ملی باید اهداف خود را مشخص و آنها را قانونمند نماید. آرشیو ملی 2.

باید اهداف خود را در قبال ارزشهای اولیه، مراجعان و مخاطبان، اسناد و سوابق راکد مشخص نماید

تعیین حوزه عملکرد: 3.

تعیین مواد اطالعاتی: شکل و قالب اطالعات مورد نظر آرشیو باید مشخص باشد مثل 4.فیلم، نوار و ...

تعیین روش دریافت اسناد5.

تعیین اولویتها: چنانچه به انتقال اسناد بر اساس اولویت اقدام شود هم اسناد مهم سریعتر 6.منتقل میشوند و هم از اتالف وقت جلوگیری میشود.

تعیین اطالعات موردنظر: مشخص نمودن اطالعات مهم ، چگونگی به دست آوردن آنها و... 7.

-تعیین وضعیت نمونه برداری: آرشیو باید مشخص کند که آیا اطالعاتی که مصادیق 8آنها به وفور در سازمان یافت میشود را مهم میشمارد یا صرفا̀ نمونه ای از هر مصداق

کفایت میکند.-درجه بندی اسناد از لحاظ اهمیت9

تعیین نسخه اصلی به عنوان سند آرشیوی -10

تغیییر اهداف و سیاستها: با تغییر و تحوالت اجتماعی، سیاسی و اداری و با در -11 نظر گرفتن امکانات، آرشیو می تواند اهداف خود را تغییر دهد و ضمن حفظ مواد

.دریافتی پیشین شیوه های نوین را تدوین و به مرحله اجرا درآورد

تعیین شورای آرشیوی و تدوین اصول حاکم بر آن –12

برنامه ریزی منابع انسانی: انتخاب آرشیویستهای مجرب، تعیین ویژگیهای آرشیویست، -13 سازماندهی آنها و تعیین خط مشی مناسب در خصوص نحوه ی تصمیم گیری آنها

تدوین برنامه اجرایی -14

با توجه به مطالب پیشین اهمیت ارزشیابی و همچنین اهمیت نتیجه ارزشیابی به روشنی نمایان میشود. حال این سوال مطرح میشود که چگونه میتوان ارزشیابی صحیح انجام داد و آیا هیچ مالک و معیار اصولی جهت این تصمیم گیری وجود دارد یا خیر؟ به ویژه این که امحای یک سند با ارزش ممکن است لطمات جبران ناپذیری را به پیکره سازمان تولید کننده آن، آرشیو ملی و حتی هویت کشور

وارد کند. به همین منظور اصول و چارچوبهایی برای ارزشیابی درنظر گرفته شده است که عبارتند : از

-تعیین ارزشهای اسناد: تقسیم ارزشهای اسناد به اولیه و ثانویه امروزه به عنوان یکی از اصول 1ارزشیابی قلمداد میشود و این موضوع نقش تعیین کننده ای در تصمیم گیری نهایی دارد. مهمترین

مسائلی که در این تصمیم گیری مؤثر میباشند عبارتند از .تا زمانی که اسناد دارای ارزش اولیه اند باید نگهداری شوند.اسنادی که واجد ارزش ثانویه اند باید به آرشیو منتقل شوند.محل مناسب برای نگهداری اسناد دارای ارزش اولیه سازمان ایجاد کننده آنها میباشد.تنها در صورت فقدان ارزش اولیه و ثانویه سوابق میتوان آنها را امحا کرد

-صالحیت ارزشیابی اسناد: در تعیین مقام ذیصالح جهت ارزشیابی اسناد، توجه به انواع ارزشها 2ضروری میباشد به این معنا که مقام ذیصالح جهت تشخیص ارزشهای اولیه با مقام مشابه در

تشخیص ارزشهای ثانویه متفاوت است. از اصول پذیرفته شده در تمامی آرشیوها این است که تشخیص ارزشها ی اولیه اسناد برعهده سازمان تولید کننده است زیرا که کارشناسان ایجاد کننده

بیش از دیگران با محتوای سوابق ایجاد شده آشنایی دارند. اما تشخیص ارزشهای ثانویه در صالحیت آرشیو با بهره گیری از مشاورت مدیران اسناد دستگاه ذیربط باشد.

- شورای آرشیوی: 3

با توجه به نظرات گوناگون در خصوص ارزشهای اسناد شورای آرشیوی به عنوان مرجع نهایی تصمیم گیرنده شناخته شده است و مصوبات آن برای دستگاه های تولید کننده ی سند و آرشیو الزم االجراست و اعتبار شورای آرشیوی به عنوان

مرجع انکار ناپذیر ارزشیابی اسناد در همه جا پذیرفته شده است. بر اساس ماده چهارم قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران و با توجه به تغییر نام و ادغام

بعضی از دستگاهها شورای سازمان مرکب از اشخاص زیر است: وزیر امور خارجهوزیر علوم تحقیقات و فناوری دادستان کل کشوررییس سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور دادستان دیوان محاسبات

دو نفر از اشخاص متبحر در فرهنگ و تاریخ ایران به پیشنهاد وزیر علوم تحقیقات و سال انتساب میشوند و انتخاب مجدد 3فناوری و تصویب هیئت وزیران که به مدت

.آنها بالمانع است

- روش دریافت اسناد: 4

- روش انفعالی1-4

این روش مربوط به اسنادی است که برای نگهداری در آرشیو پیشنهاد شده اند. در این روش پیش از ارسال اسناد به آرشیو در مورد ارزش آرشیوی آنها تصمیم میگیرند. در این روش مدیران اسناد دستگاهها، اسناد آرشیوی را انتخاب و به آرشیو منتقل مینمایند و همچنین کارکنان سازمان برای وجین کردن اسناد با

آرشیویست مشورت نمیکنند. در واقع در این روش آرشیو در پی شناسایی و دریافت اسناد مناسب نیست و

 چنانچه اسنادی برای نگهداری در آرشیو ارائه گردد به سنجش آنها می پرداز د.

- روش پویا 2-4

در این روش آرشیویست در انتخاب اسناد و انتقال آنها به آرشیو نظارت داشته و پیوسته با سازمان مربوطه همکاری مینماید.در این روش در حالی که سوابق هنوز در سازمان ایجاد

کننده نگهداری میشوند، آرشویست و کارشناس سازمان مربوطه، آنها را مورد ارزیابی قرار میدهند تا نسبت به انتقال آنها به آرشیو یا امحای منظم آنها اقدام شود. این کار

.میتواند در حین جاری بودن اسناد هم صورت گیرد

 

- راکد سازی اسناد 5

آرشیو ها از دریافت اسناد جاری خودداری میکنند. اگر قصد نگهداری اسناد نیمه جاری یا راکد در میان باشد حتما̀ باید در »مرکز اسناد راکد کشور« نگهداری شوند و از انتقال آنها به آرشیو

خودداری میشود.

- تهیه و تصویب جداول زمانی: که به معنای تعیین عمر مفید اسناد در سازمان ایجاد کننده است. 6به دو صورت است جدول زمان عمومی که برای اسنادی است که در تمامی سازمانها و

وزارتخانه ها تقریبا̀ به صورت یکسان تولید میشود و مقررات حاکم بر آنها نیز در سطح کشور به صورت یکنواخت میباشد. جدول زمانی اختصاصی صرفا̀ برای سوابق و اسناد یک سازمان تهیه

 میشود

-امحای اوراق زائد: اگر فرایند امحا صورت نگیرد ارزشیابی بی فایده خواهد بود. اما فرایند امحا 7بسیار پیچیده است و بدون تحقق شرایط زیر توجیه ندارد.

تهیه جدول زمانیهمکاری و هماهنگی متقابل آرشیو و سازمان ایجاد کنندهتصویب شورای آرشیویسود آوری

.امحای هرگونه اسناد بدون مجوز شورای آرشیوی ممنوع است

 

-ارزشیابی مجدد: با توجه به تغییر زمان و اوضاع و احوال اجتماعی، سیاسی، 8اقتصادی و فرهنگی نگرش انسانها نیز به به مسائل تغییر میکند و اسناد نیز از این

قاعده مستثنی نیستند. پس باید در ادوار مختلف و فواصل زمانی معین نسبت به معیارها و دیدگاههای پیشین تجدید نظر کرد.

- اصل بی طرفی: ارزشیاب نباید تمایالت ذهنی و عقاید خود را در ارزشیابی دخیل 9نماید.

-رعایت اصول آرشیوی که اهم آنان عبارتند از: اصل منشأ مداری اولیه سند، اصل 10حفظ یکپارچگی سند، اصل احترام به مؤسسه ایجاد کننده سند و اصل حفظ حیثیت

افراد و عالوه بر آن باید اصول و قوانین خاص آرشیو هر کشور رعایت شود.

:نمونه برداری -11

این فرم ها در موقع ارزشیابی مقدماتی ) یا در آرشیو یا محل استقرار سند قبل از انتقال آنها به آرشیو( در دو نسخه تکمیل میشود. نسخه اصلی نزد

آرشیو و نسخه ثانویه نزد اهداکننده سند باقی میماند.

1دستورالعمل تکمیل فرم ارزشیابی مقدماتی نام و آدرس و تلفن اهدا کننده نام ایجاد کننده: نام شخص) اشخاص(، سازمان، مجمع و ... و شرح زندگی

یا کار و فعالیت خالق نسبت اهدا کننده با ایجاد کننده سند: آیا خود اهدا کننده خالق سند هم

هست و یا خویشاوند، وارث، دوست، وصی و ... :توضیح درمورد اسناد عنوان: ابتدا باید یک عنوان که حاکی از ایجاد کننده اسناد باشد به آن

اختصاص یابد. مثال̀ اسناد عالء الدوله

الف( طیف زمانی) تاریخ مربوطه( اسناد: حتی االمکان باید تاریخ دقیق مشخص شود) در صورتیکه این امر ممکن نباشد تاریخ نزدیک و تقریبی برای اسناد

تعیین شود(

ب( حجم اسناد: درج تعداد کارتنها و بسته های دریافتی

ج( سازمان / اشخاص ذیربط : درج نام افرادیا سازمانها

د( نوع اسناد و درصد مربوطه: شرح دقیق اسناد و درصد آنها تا حد امکان.

ه( وضعیت اسناد: آیا وضعیت ظاهری و فیزیکی اسناد خوب است؟ آیا نیاز به مرمت دارد؟ چند درصد از اسناد دریافت شده نیاز به مرمت دارند؟ و ...

- شروط اهدا کننده: در این قسمت شروط و درخواستهای اهدا کننده یا 5انتظارات او درج میگردد.

- امضاء اهدا کننده در حکم موافقت و رضایت او برای ارزشیابی اسنادش 6است. نسخه ثانوی و امضا شده فرم که نزد اهدا کننده می ماند، رسید اسناد

اهدایی تلقی میگردد.

- امضاء آرشیویست نیز به منزله تائید اسناد اهدایی است.7

شرح و جزییات مراجعه :اهدا کننده:عنوان سندایجاد کننده اسناد تعریف دقیق / توضیحالف( اهمیت و اعتبار ایجاد کننده اسنادب( کیفیت و نحوه ثبت کار / زندگی ایجاد کنندهج( منحصر به فرد بودن اسناد

د( ارزش پژوهشی اسناده( میزان هماهنگی اسناد با سیاست دریافتارتباط مجموعه هایی که از قبل نگهداری میشوند با اسناد جدیدز( مجموعه های مرتبط که در آرشیوهای دیگر نگهداری میشوند ح( عواملی که موجب افزایش یا کاهش ارزش اسناد برای

آرشیو میشوندط( سایر توضیحاتتصمیم ارزشیابی و شرایط نهایی تاریخ تکمیل بررسی: نام

ارزشیاب: 

باربارا رید/ دریافت اسناد و ارزشیابی آنها.-

شکیبایی، رضا/ درآمدی بر ارزشیابی اسناد آرشیوی.-

فدایی عراقی، غالمرضا/ مقدمه ای بر شناخت اسناد 1377آرشیوی .- تهران: سمت،

بوشهری، جعفر/مدیریت اسناد و فن بایگانی.- تهران : دانشگاه 1349تهران، دانشکده علوم اداری و مدیریت بازرگانی،

http://nlai.ir/Default.aspx?tabid=1142.>>