základní principy při zpracování a podávání projektů · modul 3 je po obsahové stránce...
TRANSCRIPT
CENTRUM CELOŽIVOTNÍHO VZDĚLÁVÁNÍ JEZERKA O.P.S.
Základní principy při zpracování a podávání projektů
Studijní text
Studijní text byl zpracován v rámci projektu „Komplexní vzdělávací program pro lektory zaměřený na Evropskou unii a zpracování evropských projektů“, který je spolufinancován Evropskou unií.
Autoři:
Mgr. Marek Balada
Gabriela Chovancová
Ing. Michael Skalický, Ph.D.
Pardubice 2008, aktualizovaná verze
Tento text neprošel redakční ani jazykovou korekturou
Obsah
Obsah.................................................................................................................. 1 Úvod ................................................................................................................... 3 1. Zdroje informací ............................................................................................ 4
1.1. Strukturální fondy EU – programy podpory v ČR ....................................... 5 1.1.1. Fondy evropské unie – www.strukturalni-fondy.cz .............................. 6 1.1.2 Evropský sociální fond – www.esfcr.cz............................................... 8
1.2. Řídící orgány a zprostředkující subjekty .................................................. 10 1.3 Další zdroje informací ............................................................................ 13
2. Projekt, projektový cyklus ............................................................................ 14 2.1. Identifikace projektu ............................................................................. 15
2.1.1. Zařazení projektového záměru do soustavy dotačních titulů .............. 16 2.1.2. Projektový list ................................................................................ 17 2.1.3. Cíle projektu .................................................................................. 20 2.1.4. Monitorovací ukazatele ................................................................... 21 2.1.5. Zdůvodnění projektu ...................................................................... 22 2.1.6. Vazba na koncepční dokumenty a rozvojové strategie ...................... 22 2.1.7. SWOT analýza projektu .................................................................. 23
2.2. Příprava projektu (formulace) ................................................................ 24 2.2.1. Matice logického rámce .................................................................. 24 2.2.2. Proces plánování projektu............................................................... 26 2.2.3. Harmonogram projektu................................................................... 29 2.2.4. Předpoklady a rizika, řízení rizik....................................................... 31 2.2.5. Udržitelnost projektu ...................................................................... 33 2.2.6. Lidské zdroje – management projektu ............................................. 34 2.2.7. Praktická doporučení pro přípravu projektů - shrnutí......................... 34 2.2.8. Nejčastější problémy při nesprávném naplánování projektu............... 36
2.3. Financování projektu ............................................................................. 37 2.3.1. Řízení finanční pomoci v rámci operačních programů Strukturálních fondů EU..................................................................................................... 37 2.3.2. Hodnocení finančního zdraví žadatele .............................................. 39 2.3.3. Finanční analýza projektu ............................................................... 40 2.3.4. Studie proveditelnosti ..................................................................... 45 2.3.5. Pravidla způsobilosti výdajů ............................................................ 49
3. Podávání projektové žádosti o dotaci ............................................................ 51 3.1. Vyhlášení výzvy k předkládání žádostí .................................................... 51 3.2. Způsoby zpracování projektové žádosti................................................... 52 3.3. Přílohy projektové žádosti...................................................................... 53 3.4. Časová norma přípravy projektu a projektové žádosti.............................. 54 3.5. Doporučení k přípravě projektů a žádostí o dotaci ................................... 55
4. Horizontální priority projektů ........................................................................ 56 4.1 Rovné příležitosti .................................................................................. 56 4.2 Udržitelný rozvoj ................................................................................... 57
5. Publicita projektů......................................................................................... 58 Příklady publicity projektů................................................................................ 60
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 2
6. Hodnocení projektu ..................................................................................... 62 6.1. Formální hodnocení............................................................................... 62 6.2. Hodnocení přijatelnosti žádosti .............................................................. 63 6.3. Věcné hodnocení .................................................................................. 64
7. Doporučená literatura .................................................................................. 66
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 3
Úvod
Cílem studijního materiálu „Základní principy při zpracování a podávání projektů“ je
provést účastníky vzdělávacího programu problematikou identifikace projektových
záměrů a s ní spojeným vyhledáváním vhodných dotačních titulů, samotnou
přípravou projektů a obecně i zpracováním žádostí o dotaci ve vazbě na možnosti
čerpání finančních prostředků z dostupných dotačních titulů, zejména evropských
fondů v rámci programovacího období 2007 - 13.
Studijní text je zaměřen i na kroky následující po podání žádosti o dotaci, jako je
hodnocení projektů a zajištění publicity projektu. Snahou autorů bylo praktické
zaměření materiálů a proto se v textu průběžně objevuje upozornění na nejčastější
nedostatky a chyby zejména ve fázi přípravy projektů.
Modul 3 je po obsahové stránce velmi úzce provázán s následujícím Modulem 4, jenž
je zaměřen na projektové řízení. Proces přípravy projektů využívá a zejména popisuje
tytéž metody a principy, které budou užity při vlastní realizaci projektu. Tyto zdánlivé
obsahové překryvy jsou tak víceméně nevyhnutelné.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 4
1. Zdroje informací
Na počátku každého realizovaného projektu stojí myšlenka, potřeba růstu, zlepšení a
zkvalitnění poskytovaných služeb, výrobků, životního prostředí, výukových metod atd.
Vize bez finančního zajištění však bohužel zůstává vizí. V rámci finanční podpory
z fondů Evropské unie (a obecně i z jiných národních a zahraničních dotačních titulů)
se uskutečnění alespoň některých projektů stává reálnou možností.
V první řadě je ovšem třeba se důkladně informovat a seznámit s programy podpory
a ujasnit si, zda uvažovaný projektový záměr opravdu spadá do některé z jejich
priorit, zda jsme schopni naplňovat podmínky jednotlivých programů a tudíž zda čas
a úsilí vložené do přípravy projektu a žádosti o dotaci nebudou vynaloženy zbytečně.
První kapitola tedy slouží jako úvod do problematiky, je podnětem k samostudiu a
základním přehledem informačních zdrojů, ze kterých je možné čerpat detailnější
informace k přípravě konkrétních projektů. Základní informace k jednotlivým zdrojům
jsou stručně představeny v tabulkách a případně doplněny v textu. Následující
podkapitoly představí zdroje informací jak o jednotlivých podpůrných programech,
tak o organizacích, které zodpovídají za jejich implementaci. Navazujeme tak na
znalosti, které jste již získali v průběhu předchozího vzdělávacího Modulu 2 „Evropská
unie a strukturální politika“.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 5
1.1. Strukturální fondy EU – programy podpory v ČR
Informační zdroj Obsah
FONDY EVROPSKÉ UNIE
http://www.strukturalni-fondy.cz/
Portál slouží jako rozcestník pro získávání
komplexních a spolehlivých informací o
fondech EU v České republice a je
spravován Ministerstvem pro místní rozvoj,
které vystupuje v roli centrálního
koordinátora pro využívání fondů EU
v České republice
Regionální politika
http://www.strukturalni-
fondy.cz/regionalni-politika
Informace o regionální politice Evropské
unie, která je odrazem principu solidarity
v rámci EU, kdy bohatší státy přispívají na
rozvoj chudších států a regionů, s cílem
zvýšit a celkově přiblížit životní úroveň
všech obyvatel EU.
Tematické operační programy
http://www.strukturalni-
fondy.cz/sektorove-op
Sekce „Tematické operační programy“ je
dále členěna na jednotlivé operační
programy: OP Doprava, OP Životní
prostředí, OP Podnikání a inovace, OP
Výzkum a vývoj pro inovace, OP Lidské
zdroje a zaměstnanost, OP Vzdělávání pro
konkurenceschopnost, Integrovaný
operační program a OP Technická pomoc.
Regionální operační programy
http://www.strukturalni-
fondy.cz/regionalni-op
Informace o 7 operačních programech
určených pro jednotlivé regiony ČR
s výjimkou Hlavního města Prahy.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 6
Operační programy Praha
http://www.strukturalni-fondy.cz/praha
Informace o operačních programech
určených pouze pro území Hlavního města
Prahy
Evropská územní spolupráce
http://www.strukturalni-
fondy.cz/uzemni-spoluprace
Informace o programech navazujících na
programy Interreg III, zaměřených na
podporu nadnárodních, přeshraničních a
meziregionálních forem spolupráce.
EVROPSKÝ SOCIÁLNÍ FOND
http://www.esfcr.cz
Tyto stránky poskytují základní informace
o ESF, jak ESF funguje a jak správně
postupovat při podávání žádostí o nevratné
přímé pomoci v rámci programových
dokumentů. Naleznete zde důležité
dokumenty a formuláře týkající se ESF.
Stránky ESF jsou zřízeny Ministerstvem
práce a sociálních věcí ČR.
ESF 2007 - 2013 Podrobné informace k programům
financovaným z Evropského sociálního
fondu v následujícím plánovacím období
(OP Lidské zdroje a zaměstnanost, OP
Vzdělávání pro konkurenceschopnost).
1.1.1. Fondy evropské unie – www.strukturalni-fondy.cz
Webový portál zřízený Ministerstvem pro místní rozvoj nabízí přehledně uspořádané
informace ke všem programům podpory, které v rámci České republiky čerpají ze
strukturálních fondů EU.
V sekci „Tematické operační programy“ naleznete programové dokumenty
k jednotlivým operačním programům, informace o aktuálních výzvách, kalendář akcí,
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 7
odkazy na stránky řídících a implementačních orgánů a další podrobnosti. Stejným
způsobem jsou strukturovány i stránky jednotlivých regionálních operačních
programů a programů evropské územní spolupráce.
K vyhledávání vhodného operačního programu pro váš projektový záměr je možné
využít také nástroje pro vyhledávání, tzv.průvodce podporami.
Portál nabízí možnost registrace uživatele, na jejímž základě je možné odebírat
pravidelně novinky pomocí e-mailové služby. Tato služba je vhodná např. pro
sledování aktuálních výzev do jednotlivých programů apod.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 8
1.1.2 Evropský sociální fond – www.esfcr.cz
Oficiální webové stránky Evropského sociálního fondu České republice představují
nejen ESF jako takový, ale především seznamují s možnostmi čerpání prostředků
z tohoto fondu v rámci ČR. V plánovacím období let 2007 – 2013 se jedná zejména o
operační programy Lidské zdroje a zaměstnanost a Vzdělávání pro
konkurenceschopnost.
Na stránkách lze najít veškeré strategické dokumenty, příručky, informace o výzvách
a další užitečné informace pro potenciální žadatele o dotaci.
Aktuality z webových stránek ESF je možné stejně jako v případě novinek z portálu
Fondů evropské unie pravidelně získávat pomocí e-mailu. Registraci lze provést na
stránkách ESF – „Novinky e-mailem“.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 10
1.2. Řídící orgány a zprostředkující subjekty
Informační zdroj Obsah
Ministerstvo pro místní rozvoj ČR
http://www.mmr.cz (sekce Evropská
politika)
MMR ČR je koordinátorem čerpání
prostředků z evropských fondů.
Ministerstvo financí ČR
http://www.mfcr.cz
Odbor Národní fond spravuje a řídí toky
finančních prostředků pomoci EU
poskytnuté ČR.
Řídící orgány a zprostředkující subjekty pro jednotlivé tematické operační programy
Ministerstvo pro místní rozvoj ČR
http://www.mmr.cz
Odbor řízení operačních programů MMR je
řídícím orgánem Integrovaného operačního
programu
Ministerstvo průmyslu a obchodu
http://www.mpo.cz/cz/podpora-
podnikani/
MPO ČR je řídícím orgánem OP Podnikání a
inovace. Na uvedených webových
stránkách jsou k dispozici informace ke
všem programům OPPI, dokumenty ke
stažení atd.
Agentura CzechInvest
http://www.czechinvest.org/programy-
podpory
Agentura CzechInvest je implementačním
orgánem pro OP Podnikání a inovace a dále
pro některé prioritní osy OP Lidské zdroje a
zaměstnanost a OP Výzkum a vývoj pro
inovace. Stránky obsahují informace a
dokumenty potřebné pro žadatele o dotaci
a v případě programu OPPI je jejich
součástí i internetová aplikace eAccount,
která umožňuje podání žádosti o dotaci
v elektronické podobě
(http://www.czechinvest.org/eaccount)
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 11
Česká energetická agentura
http://www.ceacr.cz
ČEA se spolu s agenturou CzechInvest
podílí na implementaci OPPI, konkrétně
programu Eko-energie.
Agentura CzechTrade
http://www.czechtrade.cz (sekce Služby
– Dotační programy)
Agentura CzechTrade je implementačním
orgánem programu Marketing z OPPI.
Českomoravská záruční a rozvojová
banka
http://www.cmzrb.cz (sekce Podpora
malého a středního podnikání)
ČMZRB je implementačním orgánem pro
programy OPPI Start, Záruka a Progres.
Ministerstvo životního prostředí ČR
http://env.cz
MŽP je řídícím orgánem OP Životní
prostředí. Informace a dokumenty jsou
k dispozici v sekci Zahraniční vztahy/EU –
Evropské fondy.
Státní fond životního prostředí ČR
http://sfzp.cz
http://opzp.cz (OP Životní prostředí)
SFŽP ČR je zprostředkujícím orgánem OP
Životní prostředí. Na samostatně
vytvořených webových stránkách tohoto
programu je možné nalézt veškeré
potřebné informace a kontakty.
Ministerstvo Dopravy ČR
http://www.mdcr.cz/cs/Evropska_unie/
MD ČR je řídícím orgánem OP Doprava.
Potřebné informace jsou k dispozici v sekci
Evropská unie – Fondy EU
Ministerstvo školství, mládeže a
tělovýchovy ČR
http://www.msmt.cz/eu
MŠMT ČR je řídícím orgánem pro OP
Vzdělávání pro konkurenceschopnost
(informace jsou zařazeny v sekci „Evropský
sociální fond“) a OP Vývoj a výzkum pro
inovace (informace v sekci „Evropský fond
pro regionální rozvoj“).
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 12
Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR
http://www.mpsv.cz (sekce Evropská
unie)
http://www.esf.cz
MPSV Č je řídícím orgánem OP Lidské
zdroje a zaměstnanost. Podrobné aktuální
informace jsou k dispozici na webových
stránkách Evropského sociálního fondu.
Řídící orgány a zprostředkující subjekty pro jednotlivé regionální operační programy
Regionální rada regionu soudržnosti
Severozápad
http://www.nuts2severozapad.cz/
Webové stránky řídícího orgánu
Regionálního operačního programu pro
region soudržnosti NUTS 2 Severozápad.
Regionální rada regionu soudržnosti
Severovýchod
http://www.rada-severovychod.cz/cz/
Webové stránky řídícího orgánu
Regionálního operačního programu pro
region soudržnosti NUTS 2 Severovýchod.
Regionální rada regionu soudržnosti
Střední Čechy
http://www.nuts2strednicechy.eu/
Webové stránky řídícího orgánu
Regionálního operačního programu pro
region soudržnosti NUTS 2 Střední Čechy.
Regionální rada regionu soudržnosti
Jihozápad
http://www.rr-jihozapad.cz/
Webové stránky řídícího orgánu
Regionálního operačního programu pro
region soudržnosti NUTS 2 Jihozápad.
Regionální rada regionu soudržnosti
Jihovýchod
http://www.jihovychod.cz/
Webové stránky řídícího orgánu
Regionálního operačního programu pro
region soudržnosti NUTS 2 Jihovýchod.
Regionální rada regionu soudržnosti
Moravskoslezsko
http://www.rr-moravskoslezsko.cz/
Webové stránky řídícího orgánu
Regionálního operačního programu pro
region soudržnosti NUTS 2
Moravskoslezsko.
Regionální rada regionu soudržnosti
Střední Morava
http://www.nuts2strednimorava.cz
Webové stránky řídícího orgánu
Regionálního operačního programu pro
region soudržnosti NUTS 2 Střední Morava.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 13
1.3 Další zdroje informací
Informace o programech podpory a jejich čerpání je možné na internetu získat i na
mnoha dalších místech. Jedná se často o webové stránky zřizované komerčními
subjekty a proto je vždy vhodné si veškeré údaje ještě ověřit na výše uvedených
oficiálních stránkách. Výhodou některých těchto zdrojů je možnost vyhledávání
dotačních titulů pomocí filtrů.
Další zdroje informací:
Portál eDotace.cz
http://www.edotace.cz
Komplexní informační portál s možností
vyhledávání dotací
Portál Subvence.cz
http://subvence.cz
Informační portál, který po registraci
nabízí možnost vyhledávání dotačních
titulů dle typu žadatele, uvažovaného
typu projektu atd.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 14
2. Projekt, projektový cyklus
DEFINICE ZÁKLADNÍCH POJMŮ
Projekt
Co to je projekt?
Jedná se o jakýkoliv plánovaný zásah, jehož cílem je přivodit užitečnou změnu
na úrovni národa, komunity, instituce či organizace. Má jasné hranice, které jsou
určeny jeho cíli, zdroji a časovým rozpětím. Míra dosažené změny je vyhodnocena
v závěrečné fázi projektového cyklu.
Program
Co to je program?
Ve smyslu evropského projektování je programem myšlen nástroj pro čerpání
finančních prostředků z příslušných dotačních titulů (např. evropských fondů).
Projektový cyklus
Co to je projektový cyklus?
Zjednodušeně řečeno, jedná se o život projektu od jeho vzniku až po jeho
ukončení. V rámci projektového cyklu lze vyčlenit 6 základních fází:
• Programování – jedná se o tzv. nultou fázi projektového cyklu, kdy jsou ze
strany řídících orgánů a implementačních subjektů vytvářeny nástroje
(operační programy - programové dokumenty, prováděcí dokumenty, pokyny
pro žadatele a příjemce atd.) pro čerpání finančních prostředků z příslušných
dotačních titulů (fondů).
• Identifikace – vstupní formulace idejí projektu v termínech cíle, výsledků a
aktivit projektu. Součástí identifikace je rovněž prověření vazby projektových
záměrů na operační programy, koncepční dokumenty a rozvojové strategie.
• Formulace projektu – je v podstatě plánování, vlastní příprava projektu, kdy
jsou všechny detaily projektu specifikovány na bázi proveditelnosti. Patří sem
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 15
tvorba logického rámce projektu, definování aktivit projektu, analýza cílových
skupin, identifikace rizik projektu, vyčlenění lidských zdrojů pro řízení projektu.
• Financování projektu zahrnuje především finanční analýzu projektu, tedy
tvorbu rozpočtu projektu ve vazbě na pracovní plán projektu (harmonogram)
a cash flow projektu, dále hodnocení finančního zdraví žadatele a identifikaci
způsobilých výdajů projektu.
• Implementace je vlastní realizace projektu. Příjemce pomoci se při realizaci
řídí obsahem smlouvy s poskytovatelem dotace a pravidly (pokyny) pro
příjemce pomoci.
• Vyhodnocení představuje nejen administrativní uzavření projektu, ale také
průběžný monitoring včetně zpracování závěrečné zprávy, sledování provozu a
užívání výstupů.
Schéma projektového cyklu
2.1. Identifikace projektu
Smyslem identifikace projektu je postupné provádění aktivit, které mají významný
vliv nejen na přípravu projektu, ale také na jeho případnou realizaci v souvislosti s
čerpáním finančních prostředků z dostupných zdrojů.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 16
Jedná se především o správné a efektivní zařazení projektového záměru do soustavy
dotačních titulů (programových dokumentů), definování cílů projektu, kvantifikace
výstupů, výsledků a dopadů, definování cílových skupin projektu, které budou užívat
výsledků projektu, zdůvodnění potřebnosti projektu, definování udržitelnosti projektu
po skončení jeho spolufinancování z dotačního titulu a v neposlední řadě i definování
různých rizik ohrožujících realizaci projektu včetně opatření pro jejich předcházení či
minimalizaci.
Součástí primární identifikace projektů je také prokazování vazby mezi konkrétním
projektovým záměrem a nadřazeným koncepčním (tématickým, oborovým) či
strategickým dokumentem.
2.1.1. Zařazení projektového záměru do soustavy dotačních
titulů
Výchozí situace:
Žadatel má „připravený“ projektový záměr. Tento záměr může mít různou podobu
zejména co se týče úrovně rozpracovanosti. Někdy může být záměr již podložen
zpracovanou odbornou studií, ve většině případů se však jedná pouze o neurčitou
„vizi“, kterou má žadatel pouze „ve své hlavě“.
Pro další vývoj projektu je přínosným krokem realizace schůzky s poradenským
subjektem, který žadateli napomůže při identifikaci projektového záměru, zejména
v otázkách přijatelnosti projektu vůči podmínkám, které jsou nastaveny v rámci
jednotlivých dotačních titulů (operačních programů).
V této úvodní fázi identifikace je vhodné vyplnit základní (vstupní) informace do tzv.
projektového listu. Tím dojde k prvotnímu utřídění informací a vytvoří se základ,
ze kterého lze vycházet v dalších fázích přípravy projektu.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 17
Ještě před sestavením projektového listu je nezbytné vyřešit tyto hlavní otázky:
1) Je projektový záměr v souladu s cíli a prioritními osami (prioritami)
příslušného programu?
2) Je projektový záměr v souladu s oblastmi podpory (opatřeními) příslušného
programu?
3) Je projektový záměr v souladu s podporovanými aktivitami příslušného
programu?
4) Je potenciální žadatel vymezen jako konečný příjemce pomoci?
5) Odpovídají celkové způsobilé výdaje projektu vymezeným limitům
stanoveným pro danou oblast podpory, resp. pro daný typ projektů?
2.1.2. Projektový list
Účel projektového listu:
• Podat rámcový obraz o chystaném projektu
• Přinést základní informace o předkladateli
• Nastínit stupeň připravenosti
• Naznačit finanční stránku
• Popsat aktivity v rámci projektu
Obsah projektového listu
Z hlediska přehlednosti a logické návaznosti je vhodné obsah projektového listu
rozdělit do několika tématických skupin. Tyto skupiny se mohou obsahově lišit dle
typu projektu (investiční x neinvestiční).
1. Základní informace
2. Technické aspekty projektu
3. Institucionální zajištění
4. Financování
5. Řízení projektu
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 18
1. Základní informace (společné prakticky pro všechny typy projektů)
• Název projektu – je vhodné zvolit stručný, ale výstižný název
• Identifikace žadatele – název subjektu, právní forma, adresa, zaměření
činnosti, typ žadatele (veřejný sektor, podnikatelská sféra, neziskový sektor)
• Kontaktní osoba a údaje
• Místo realizace projektu, dopad projektu (místní, mikroregionální, regionální,
nadregionální)
• Dosavadní zkušenosti s přípravou projektů
• Stručný popis projektu
• Cíle a přínosy projektu
• Výstupy projektu
• Časové vymezení projektu
• Odhad nákladů
Tyto základní informace je možné libovolně rozšířit podle následujících tématických
skupin, a to v závislosti na charakteru projektu a úrovni jeho rozpracovanosti.
Vzor projektového listu v základní struktuře je uveden v příloze č.1.
2. Technické aspekty projektu
• Je v případě investičních projektů již zpracována stavebně-technická
projektová dokumentace?
• Jsou hotové studie, výzkumy, analýzy – jak jsou staré, jaké jsou jejich
výsledky, změnilo se něco oproti stavu, který zkoumají?
• Chybějí nějaké odborné studie – které, proč, jaké se očekávají výsledky, kdy
budou hotové, kdo financuje jejich zpracování?
• Potřebná povolení – je potřeba územní rozhodnutí, stavební povolení, EIA,
apod.? Která jsou udělena? Která chybí? Bylo o ně zažádáno? Kdy vyprší lhůty
dané zákonem?
• Existují ještě další technické problémy, které je třeba vyřešit?
3. Institucionální zajištění
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 19
• Kdo má na realizaci projektu zájem? Jsou definovány cílové skupiny, které
budou profitovat z výsledků projektu?
• Kdo je žadatelem a kdo je iniciátorem (politik apod.)?
• Konají se schůzky zainteresovaných stran? Jak často? Je pořizován písemný
výstup?
• Existuje již jasná struktura budoucího managementu, je definováno, kdo je
(bude) za co odpovědný již v přípravné fázi projektu?
• Bude v rámci projektu realizováno partnerství? Jakou má formu (formální
podpora nebo finanční spoluúčast)?
• Existují nějaké další problémy z oblasti lidských zdrojů týkající se projektového
záměru?
4. Financování
• Kdo připraví finanční plán projektu?
• Jak je zajištěno spolufinancování? Je nutné projekt předfinancovat?
• Kdo a jak zajistí udržitelnost projektu po ukončení jeho realizace?
• Jak je zajištěno cash-flow v souladu s pravidly financování ze SF?
• Jakou podporu ze SF předkladatel projektu předpokládá? Jak bude dělena
mezi případné partnery?
• Existuje formální (či aspoň neformální) dohoda o zdrojích pro
spolufinancování? Pokud ne, kdy bude uzavřena a jakou formou?
5. Řízení projektu
• Který subjekt (organizace) bude projekt řídit?
• Je připravena struktura řízení?
• Které části projektu budou připraveny jako subdodávky?
• Existuje projektový tým pro řízení projektu? Pokud ne, kdy bude ustaven?
• Existuje řídící skupina, která bude vyhodnocovat průběh projektu?
• Je zohledněna povinnost výběrového řízení (zejména časové hledisko
vyplývající ze zákona)?
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 20
2.1.3. Cíle projektu
Motto: „Jestliže manažer (projektant, žadatel) neuvede či není schopen podrobně a
písemně uvést své cíle v předstihu před okamžikem nutným k započetí akce, nemůže
si být jist tím, co dělá.“
Všeobecný (globální, hlavní) cíl:
Globálním cílem projektu je v prvé řadě hlavní účel, který by měl řešit určitý problém.
Tento cíl by měl vždy prokázat vazbu na cíle příslušného programu, z něhož bude
projekt čerpat podporu. Je doporučeno využít textu samotného programového
dokumentu.
Tvůrce projektu (žadatel) často přináší předkládá řešení, avšak nedokáže definovat
problém, kvůli kterému vlastně vytváří projekt.
Specifické cíle:
Specifické cíle jsou jednoduše řečeno konkrétní výsledky, kterých chceme dosáhnout.
Tyto cíle vyjadřují konečný stav změn. Na tyto cíle jsou orientovány monitorovací
ukazatele.
Tyto cíle by měly být definovatelné dle metodiky SMART:
– Specific (přesně stanovené)
– Measurable (měřitelné)
– Achieveable (dosažitelné)
– Relevant (významné)
– Time-managed (časově vymezené)
Hierarchie cílů
Je užitečná pro řízení, objasňuje logické vazby mezi jednotlivými úrovněmi projektu.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 21
2.1.4. Monitorovací ukazatele
Motto: „Jen to co můžeme měřit, můžeme i řídit.“
V rámci formulace cílů projektu je třeba stanovit ukazatele, podle kterých lze sledovat
vývoj projektu prakticky od jeho počátku až po jeho ukončení. Ukazatele by měly být
objektivně ověřitelné. Jsou to podmínky, které signalizují úspěch. Vyjadřují hodnotu,
podle které poznáme, že jsme úspěšně dosáhli toho, co jsme plánovali. Co se týče
množství ukazatelů, stačí minimální množství postačující k měření všeho, co je
důležité pro daný projekt. Není vhodné používat ukazatele na jedné úrovni pro
hodnocení úspěšnosti jiné úrovně. Vyčleňují se ukazatele na úrovni:
– Vstupů (co musím vložit)
– Výstupů (co z toho vzejde, výstupy jsou konkrétní, fyzické)
– Výsledků (kvůli čemu to dělám, okamžité výhody)
– Dopadů (k čemu tím přispěji, dlouhodobější výsledky)
U monitorovacích ukazatelů projektu je vhodné si vždy ujasnit tzv. QQTTP:
1) kvalita (Quality)
2) množství (Quantity)
3) cílová skupina (Target Group)
4) čas (Time)
5) místo (Place)
Jaké má stanovení ukazatelů výhody?
Stanovení ukazatelů nutí k přesnějšímu popisu stanovených cílů. Ukazatelé určují
pokrok daný rozdílem, v jakém stavu se nacházela problematika řešená projektem na
začátku před realizací projektu a po jeho skončení.
Jaké má stanovení ukazatelů nevýhody?
Pokud jsou ukazatele uvedeny v žádosti o dotaci, musí být v příslušných parametrech
k dispozici pro monitoring po ukončení projektu a také po dobu udržitelnosti. Při
nerealistickém stanovení ukazatelů se pak žadatel dostává do problémů.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 22
Konečný stav projektu
Jedná se o sadu podmínek, které signalizují úspěšné naplnění cílů. Je to stav, kdy
dosažené výsledky mohou být objektivně měřeny. Je však důležité mít zdroj, kde
ukazatele ověřit.
2.1.5. Zdůvodnění projektu
Toto je významná součást identifikace projektů, v podstatě jde o popis současného
stavu v dané oblasti, kterou chceme projektem řešit a proč ji chceme řešit. Součástí
zdůvodnění je i kvantifikace problémových oblastí (kolika subjektů se problém týká,
jaké existují současné kapacity, které mohou problém řešit apod.). Při tvorbě této
části je vhodné využít podpůrných argumentů programového dokumentu příslušného
operačního programu, zejména jeho analytické části.
Cílové skupiny
V rámci zdůvodnění realizace projektu je třeba také identifikovat cílové skupiny
projektu (kdo z výsledků projektu bude mít užitek), zdůvodnit výběr cílové skupiny a
také popsat přínos projektu pro zvolené cílové skupiny.
2.1.6. Vazba na koncepční dokumenty a rozvojové strategie
Soulad se strategiemi přináší vždy plusové body při procesu hodnocení předložené
projektové žádosti. Pokud není soulad se strategiemi požadován jako jedna z příloh,
je vhodné vytvořit doplňkovou přílohu, kde je vazba projektu na tyto strategie
popsána do úrovně opatření (ideálně do úrovně typových aktivit). Jedná se
především o vazbu na tyto typy dokumentů:
1) Soulad s nadřazeným koncepčním (oborovým, tématickým) dokumentem.
2) Vazba na nadřazené strategie území v úrovni jednotky NUTS 3 (kraje) – Program
rozvoje Pardubického kraje (PRPK, aktualizace 2006).
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 23
3) Vazba na strategie rozvoje nižších úrovní velikosti území – strategické plány
mikroregionů a měst (je dáno místem realizace projektu).
2.1.7. SWOT analýza projektu
Tato metoda je charakteristická spíše pro strategické plánování, ale lze ji užít i při
sestavování projektu a její výstupy použít např. v rámci zpracování různých kapitol
studie proveditelnosti (zejména části týkající se analýzy rizik).
Co to je SWOT analýza?
Termín SWOT analýza má základ v anglickém jazyce:
Písmeno S označuje silné stránky (Strong Points)
Písmeno W označuje slabé stránky (Weak Points)
Písmeno O označuje příležitosti (Opportunities)
Písmeno T označuje hrozby (Threats).
Definování silných (S) a slabých (W) stránek je zaměřeno především na vnitřní
faktory. Tyto faktory mají pozitivní nebo negativní dopad na realizaci projektu. Cílem
by mělo v prvé řadě odstraňovat (potlačovat) slabé stránky a využívat (posilovat,
udržovat ) stránky silné.
Definování příležitostí (O) a hrozeb (T) je zaměřeno především na vnější faktory
a vlivy. Jedná se především o ty jevy, které působí na projekt zvenčí. Identifikace a
znalost dopadů těchto jevů napomáhá při přípravě ale i při řízení projektu. Projekt by
měl v co nejvyšší míře využít příležitostí a v co nejvyšší míře potlačit závislost na
výskytu hrozeb. V některých případech je však obtížné posoudit, zda je daný jev pro
projekt příležitostí nebo ohrožením.
V případě přípravy projektu je nutné identifikovat konkrétní faktory ovlivňující
projekt. V rámci sestavování SWOT analýzy projektu je také vhodné jednotlivým
faktorům přiřadit váhy.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 24
S, W – vnitřní faktory:
Jako příklady vnitřních faktorů lze uvést např.: Lidské zdroje, Finance, Marketing,
Distribuce, Výroba.
O, T – vnější faktory:
Mezi vnější faktory patří především sociální, ekonomické, technologické, politické
a legislativní faktory.
2.2. Příprava projektu (formulace)
V rámci projektového cyklu se jedná o tu část, kde již dochází k formulaci aktivit
a jejich zasazování do logického rámce projektu (LFM – Log Frame Matrix). V této
fázi je v rámci procesu plánování projektu řešen také časový harmonogram projektu.
2.2.1. Matice logického rámce
Jednou z metod, jak přehledně zmapovat naše záměry či očekávání a uvést je do
souladu s konkrétními výstupy a činnostmi při realizaci projektu, je metoda logického
rámce. Je to postup, s jehož pomocí jsme schopni stručně, přehledně a srozumitelně
popsat projekt na velmi malém prostoru. Tímto prostorem je pouhý list papíru, tzv.
formulář logického rámce.
Definování projektu s využitím metodiky logického rámce je základem pro řízení
projektu. Logický rámec je vhodný pro identifikaci a analýzu problémů na straně
jedné a definování cílů a stanovení konkrétních aktivit k řešení těchto problémů na
straně druhé. Metodou logického rámce se připravovaný projekt testuje jak
z hlediska vhodnosti a přiměřenosti pro řešení daného problému, tak z hlediska jeho
proveditelnosti a trvalé udržitelnosti.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 25
Uplatnění metodiky logického rámce je důležité nejen ve fázi přípravy programu či
projektu, ale je klíčovým nástrojem i pro jeho implementaci a hodnocení. Tvoří základ
pro přípravu jednotlivých aktivit a rozvoj monitorovacího systému. Logický rámec je
využíván při hodnocení programů pro svoji jednoduchost, stručnost, jednoznačnost a
hlavně pro jednotnost popisu všech projektů. Logický rámec také usnadňuje práci
hodnotitelům a umožňuje jim objektivní porovnání a posouzení každého projektu.
Hlavní přínosy LFM:
• Je to analytický prostředek plánování, realizace, monitorování a hodnocení
projektu.
• Ukazuje logickou vazbu mezi jednotlivými úrovněmi projektu.
• Je dána horizontální a vertikální logikou, tedy schopností čtení a psaní LFM.
LFM – horizontální logika
• Čeho chce projekt dosáhnout?
• Jak poznáme, že se daných výstupů/cílů dosáhlo?
• Kde získáme informaci, která to ověří?
• Co dalšího musí/nesmí nastat, aby projekt uspěl?
LFM – vertikální logika
• Jaké činnosti vedou k očekávaným výstupům?
• Jaké výstupy zajistí dosažení účelu projektu?
• Jak dosažený účel projektu přispěje k naplnění globálního cíle?
Základní otázky, které je třeba řešit při tvorbě LFM:
Co?
Čím?
Kolik čeho?
Za jakých podmínek?
Kde ověřit?
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 26
Shrnutí horizontální a vertikální logiky LFM
Důležitá je provázanost horizontální a vertikální logiky LFM. Ve vztahu k přípravě
projektu LFM nabízí:
• organizaci myšlení
• stanovení cílů projektu
• uvedení činností a investic do souvislosti s očekávanými výsledky
• stanovení ukazatelů hodnotících úspěšnost projektu
• stanovení předpokladů/rizik ovlivňujících dosažení stanovených výstupů a cílů
Doporučení k tvorbě LFM
Na závěr je třeba znovu věřit, zda:
• Funguje vertikální logika a je úplná.
• Objektivně ověřitelné ukazatele a zdroje objektivního ověření jsou dostupné a
spolehlivé.
• Klíčové vstupní předpoklady jsou realistické.
• Předpoklady jsou realistické a kompletní.
• Rizika jsou přijatelná.
• Pravděpodobnost úspěchu je rozumně vysoká.
• Byly zahrnuty otázky kvality a udržitelnosti a kde to bylo možné, byly zahrnuty
mezi aktivity.
• Přínosy ospravedlňují náklady.
• Je zapotřebí vypracovat další studie.
Příklad matice logického rámce je uveden v příloze č. 2.
2.2.2. Proces plánování projektu
Motto: „Pokud neuspěješ v plánování, plánuješ neúspěch.“
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 27
Proč a jak plánovat?
• Plánovací činnosti jsou pro řízení projektu rozhodující.
• Plány jsou simulací projektu, protože obsahují písemný popis toho, jak budou
splněny parametry „trojimperativu“ (Kdy? - Co? - Za kolik?)
• Projektové plány jsou ve skutečnosti tři:
1) pro dimenzi provedení (hierarchická struktura činností)
2) pro dimenzi času (nejlépe síťový diagram, seznam milníků nebo
úsečkový graf)
3) pro dimenzi nákladů (finanční rozpočet).
Efektivní projektový plán má následující vlastnosti:
• Identifikuje vše, co je zapotřebí k úspěšnému dokončení projektu.
• Obsahuje harmonogram pro načasování těchto úkolů a souvisejících milníků.
• Definuje potřebné zdroje se zárukou jejich dostupnosti v patřičnou dobu a
zohledňuje nasazení těchto zdrojů a jejich řízení.
• Má rozpočet nákladů pro každý úkol.
• Obsahuje odpovídající rezervu pro nepředvídatelné události.
• Je věrohodný jak pro předpokládané realizátory, tak pro management.
Proč jsou plány nutné?
• Plány napomáhají koordinaci a komunikaci.
• Plány poskytují základ pro sledování průběhu projektu.
• Plány jsou často nutné pro splnění požadavků zadavatele.
• Plány umožňují vyhnout se problémům.
Pro plánování existuje tzv. zlaté pravidlo:
„Zapojte osoby, které budou na projektu pracovat, do plánování prací. Měly by o nich
vědět víc než kdokoli jiný.“
…protože:
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 28
„Každá práce je lehká pro toho, kdo ji nemusí dělat, a proto je větší
pravděpodobnost, že ti, kdo si své úkoly sami naplánují, je také budou schopni
vykonat.“
Praktické poznámky k procesu plánování:
• Zohledněte, že jen asi 60 – 80% nákladů je plánovatelných!
• Provádějte srovnání mezi odhady času a plánem termínů.
• Vždy přihlédněte k nutné potřebě času na vedení projektu (administrace,
koordinace, konzultace, atd.), obvykle se kalkuluje 5-10% celkového fondu
pracovní doby na projekt.
• Vtáhněte do procesu plánování členy budoucího projektového týmu. Zajistíte
si tak budoucí akceptaci plánu projektu z jejich strany.
• Vytvářejte si rezervy na nepředvídatelné události.
• Plánujte tak, že je z projektu očekáván „zisk“.
• Počítejte s nutnou potřebou času na akceptační procedury (odsouhlasení
nadřízenými orgány, apod.).
• „Dobré myšlenky a úmysly“ v průběhu realizace dokáží projekt úspěšně
„vykolejit“, mnoho projektů díky nim nebylo dokončeno!
• Nedopusťte, aby stálé včleňování nových myšlenek v průběhu projektu vedlo k
růstu nákladů a zpožděním v časovém harmonogramu.
• Při plánování rozsáhlé kooperace přihlédněte k časové náročnosti koordinace.
Klíčová slova plánování projektu:
CO? Předmět projektu
KDO? Realizátor
KDY? Harmonogram (odhady času)
JAK? Řešení projektu (metody)
ZA KOLIK? Finanční prostředky
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 29
2.2.3. Harmonogram projektu
Motto: „Je lepší špatný odhad než žádný odhad.“
Obecně řečeno je harmonogram nástroj znázorňující časový sled a dobu trvání
jednotlivých činností. Smyslem této části v rámci přípravy projektů je co možná
nejpřesněji odhadnout, kdy budou jednotlivé aktivity projektu zahájeny, jak dlouho
budou trvat a kdy budou ukončeny.
Doporučení pro přípravu harmonogramu:
• Odhadujte časovou náročnost pro co možná nejmenší části úkolů (je možno
použít metodu tzv. pracovních balíčků).
• Počítejte s „normálními“ podmínkami a průměrnými pracovníky.
• Je lepší špatný odhad než žádný!
• Proveďte také odhady pro neznámé a složité úkoly.
• Odhady potřeby času provádějte nezávisle na plánu termínů (nebudete
ovlivněni celkovými termíny a vaše plánování bude realističtější).
• Zaznamenávejte si v průběhu projektu plnění vašich časových odhadů,
respektive důvody, proč termíny nebyly splněny. Tyto poznámky vám
pomohou při odhadování termínů nových projektů.
• Požádejte své kolegy nebo nadřízené o nezávislý pohled – protiodhad.
• Pozor na podhodnocování nebo nadhodnocování pracovníků!
• Zohledněte zkušenosti a znalosti týmu zpracovatelů (méně zkušení
zpracovatelé potřebují více času).
• Vycházejte z odhadu časové náročnosti, kterou potřebuje jedna osoba pro
úkol.
• Naplánujte maximálně 80 % disponibilních hodin (vytváříte si tak časový
nárazník).
Metody tvorby harmonogramu:
• Úsečkový diagram
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 30
• Síťový graf
• CPM – Critical Path Method
Výhody a nevýhody úsečkových diagramů
• Úsečkové diagramy se dají snadno vytvořit, pochopit a změnit.
• Graficky znázorňují, které činnosti jsou v porovnání s plánem v předstihu nebo
mají zpoždění.
• Úsečkové diagramy jsou v podstatě nepoužitelné pro řízení projektu.
• Znalost stavu projektových činností neposkytuje vůbec žádné informace o
celkovém stavu realizace projektu.
• Týká se procento dokončení dimenze provedení, dimenze času nebo dimenze
nákladů?
Síťové grafy - typy
Existují tři základní formy síťových grafů:
• činnost v uzlu (Activity in Node) - AIN
• činnost na hraně (Activity on Node) - AON
• událost v uzlu (Event in Node) – EIN
Příklad síťového grafu
Metoda CPM
Metoda kritické cesty (CPM) se používá při plánování projektů pro sledování průběhu
realizace jednotlivých činností a výpočet časových rezerv celého projektu. Kritická
cesta (CP) je nejdelší cesta v síťovém grafu s minimální nebo žádnou možností
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 31
časové tolerance. Prodloužení termínů dílčích úkolů na této cestě vede k prodloužení
celkových termínů projektu. V průběhu projektu se může vygenerovat další kritická
cesta. Je proto nezbytné neustále analyzovat plán projektu a včas tuto skutečnost
identifikovat.
Harmonogram projektu je v podstatě univerzální pomůckou pro naplánování jak
investičního, tak neinvestičního projektu. Struktura je obdobná, vždy se jedná o
naplánování aktivit ve fázi:
1) přípravné
2) realizace
3) udržitelnosti
Harmonogram investičních projektů se od neinvestičních liší obsahem, respektive
skladbou aktivit. Např. pro neinvestiční projekty je nerelevantní aktivitou zpracování
stavební projektové dokumentace a územní či stavební řízení.
Příklad harmonogramu projektu je uveden v příloze č. 3.
2.2.4. Předpoklady a rizika, řízení rizik
Při tvorbě projektu je nezbytné vymezit předpoklady pro započetí realizace projektu
a také identifikovat jakékoliv vnější vlivy, které mohou úspěšnou realizaci projektu
v různých fázích ohrozit. V souvislosti s tím je třeba si položit 2 zásadní otázky:
1) Jakým způsobem lze vzniku uvedených rizik zabránit?
2) Jakým způsobem lze minimalizovat jejich dopad, pokud nastanou?
Současnost Cíl
Projekt
Oblast neurčitostí
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 32
Řízení rizik
1. Určit klíčové předpoklady (rizika)
2. Rozebrat ty předpoklady (rizika), které jsou příliš obecné
3. Analyzovat jejich důležitost a pravděpodobnost s jakou mohou nastat
4. Rozhodnout o způsobu jejich zvládnutí
Rozbor předpokladů (rizik)
Reakce Základní otázky
ANO NE
1. Je to důležité? Viz otázka č.2 Není třeba dále řešit.
2. Lze očekávat selhání? Viz otázka č.3 Není třeba dále řešit.
3. Mohl by být projekt navržen
tak, aby došlo ke změně?
Je třeba změnit projekt. Není třeba dále řešit.
Matice rizik
Pravděpodobnost výskytu
Stupeň kritičnosti nízká vysoká
nízký x x
vysoký x VRAŽEDNÁ RIZIKA
Možnosti zvládnutí vražedných rizik:
1. Nedělat nic: Rizika i výhody současného stavu zůstanou nezměněny.
2. Změnit projekt: Rozšířit výstupy či činnosti.
3. Přidat další projekt.
4. Zrušit projekt: Jaké to bude mít následky?
5. Sledovat předpoklady v průběhu projektu a snažit se je ovlivňovat.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 33
2.2.5. Udržitelnost projektu
Jednou ze zásadních částí přípravy projektu je zajištění udržitelnosti projektu. Tato
část je rovněž nezbytná ve většině žádostí o podporu v rámci dostupných operačních
programů. Je totiž nutné finančně zajistit pokračování aktivit po skončení financování
z dotačního titulu a rovněž zajistit, aby výstupy vytvořené projektem a výsledky tímto
projektem dosažené byly i nadále životaschopné (např. v provozní fázi u investičních
projektů).
Zároveň je třeba zajistit pokračování projektu po institucionální stránce, tedy kdo
bude nést odpovědnost, co bude muset zajistit (aktivity) a kolik to bude stát. Je třeba
si položit 2 zásadní otázky:
1) Z čeho budou financovány aktivity po skončení projektu?
2) Jak bude zajištěna udržitelnost po institucionální stránce? Kdo bude za co
odpovědný? Bude mít žadatel na tyto činnosti kapacity?
Udržitelnost výsledků v programovacím období 2004 - 2006
Ve většině programů, které byly spuštěny v tomto období, musel realizátor projektu
zachovat výsledky realizace projektu a zároveň naplnit a uchovat monitorovací
ukazatele 5 let ode dne vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace (např. SROP)
nebo 5 let od ukončení projektu (např. OPPP).
Udržitelnost výsledků v programovacím období 2007 - 13
Obecně je možné říci, že udržitelnost výsledků v tomto období se liší program od
programu, je různá i v rámci porovnání mezi investičně (podporovanými z ERDF) a
neinvestičně (podporovanými z ESF) zaměřenými programy. Např.:
OPVK – dle pravidel stanovených Evropským společenstvím je příjemce povinen
zajistit, aby aktivity a výstupy, které budou v rámci projektu podpořeny, byly
udržovány ještě 5 let po skončení financování z OPVK.
ROP NUTS II Severovýchod - udržitelnost po dobu 5 let od ukončení projektu.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 34
Víceméně mimo programovací období EU fungují tzv. Norské fondy neboli Finanční
mechanismus/EHP Norsko , kde je nutné zajistit udržitelnost po dobu 10 let od
ukončení projektu.
2.2.6. Lidské zdroje – management projektu
Tato kapitola velmi úzce souvisí s navazujícím studijním modulem č.4, proto je jí zde
věnováno méně pozornosti. Již ve fázi formulace projektu je třeba definovat veškeré
lidské zdroje ovlivňující jak přípravu projektu, tak zejména potom vlastní realizaci
(implementaci) projektu. Pro ty osoby, které budou do obou procesů (přípravy a
realizace) zapojeny, je pak nutné velmi detailně specifikovat veškeré úkoly související
s projektem včetně určení odpovědností a také zajistit jejich ocenění. Větší náročnost
na podchycení problematiky lidských zdrojů je typická pro neinvestiční projekty.
Lidské zdroje u investičních projektů pak většinou hodnotí samostatná kapitola
v rámci studie proveditelnosti (studie ekonomického hodnocení projektu).
2.2.7. Praktická doporučení pro přípravu projektů - shrnutí
1. Při sestavování projektu mít vždy na zřeteli, že projektem chceme vyřešit
nějaký problém (smyslem není žádat o dotaci pouze z důvodu existence
dotací). Tento problém je pro nás impulsem pro plánování nějakého projektu.
2. Je třeba si stanovit cíl, kterého chceme dosáhnout. Tento cíl souvisí
s identifikovaných problémem. Dosažení tohoto cíle přispěje k vyřešení daného
problému.
3. Důležité je definovat cílové skupiny, tedy subjekty, které budou mít užitek
z projektu.
4. Důležitá je rovněž identifikace žádoucích výsledků.
5. Je vhodné přípravu projektu rozdělit do několika fází. Ideální je připravit si
plán realizace přípravných prací a plán vlastních aktivit souvisejících
s realizací projektu.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 35
6. Pro přehlednost a ujasnění si základních informací o projektu je vhodné vyplnit
projektový list – formulář si předem sestavit nebo požádat o spolupráci
odbornou poradenskou firmu.
7. Je vhodné vyčlenit osobu, která bude manažerem projektu. Manažerem
projektu by pokud možno neměl být samotný předkladatel projektu. Je třeba
mít v projektovém týmu osobu, která nemá vazbu na předkladatele a může
tak nestranně posoudit, zda uváděná fakta a tvrzení v projektové žádosti jsou
vhodně formulována. Navíc žadatelé nemívají zkušenosti s přípravou či vlastní
realizací projektů, proto je vhodné spolupracovat s odbornou poradenskou
firmou, která se na poskytování manažerských služeb specializuje.
8. Partnerství projektu. Je vhodné (nikoliv povinné) si zajistit partnera projektu.
Pokud to bude partner s finanční spoluúčastí, vystavujete se větším nárokům
na administraci a finanční řízení. Ideální je mít zapojené partnery v projektu
pouze v rámci formální spoluúčasti. Všechna partnerství je vhodné ošetřit
smlouvou o partnerství – většinou bývá požadována jako doplňující příloha.
9. Je nesmírně důležité mít představu o provozní fázi projektu, tedy období po
ukončení projektu. Toto je součástí udržitelnosti projektu. Pokud projekt
neprokáže dostatečný způsobem, jak budou výsledky udrženy po skončení
podpory, nemívá výraznější šance ohledně přijetí ke spolufinancování
z evropských fondů.
10. Je vhodné mít již zpracované podkladové studie a analýzy.
11. Je dobré si zajistit podporu důležitých úřadů a institucí.
12. Pokud zpracováváte projekt subdodavatelsky pro žadatele, je třeba
respektovat několik důležitých zásad při jednání s žadatelem:
a) předem si zjistit dostupné informace o žadateli (obec, podnikatel,
nezisková organizace)
b) realizovat tzv. zpětnou vazbu, tzn. ozvat se po uskutečněném
jednání, ujistit se, zda vše co bylo řečeno na jednání, bylo správně
pochopeno a v souladu s tím je také konáno
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 36
13. Průběžně aktualizovat data a informace uvedené v projektovém listu,
realizovat informační schůzky k projektu se všemi zainteresovanými stranami a
dle vývoje situace a pružně reagovat na vzniklé změny.
2.2.8. Nejčastější problémy při nesprávném naplánování
projektu
1) Přečerpání nákladů (nebo nepřiměřené náklady)
2) Překračování lhůt, příliš optimistické časové plány
3) Nedosažení naplánovaných cílů
4) Nejasné vyjádření cílů a ukazatelů výkonů
5) Nejasné rozdělení rolí a odpovědností
6) Nestanovené či příliš optimistické předpoklady a rizika
7) Nemožnost ověření uvedených informací či ukazatelů
8) Opomenutí některých významných vnějších vlivů (sociálně-ekonomických,
technických, environmentálních – krátkodobých či dlouhodobých)
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 37
2.3. Financování projektu
Financování projektu je jednou z nejdůležitějších kapitol přípravy projektu.
V rámci této fáze projektového cyklu se jedná především o zpracování položkového
rozpočtu ve vazbě na nástroje projektového plánování, dále o vyhodnocení
způsobilosti výdajů dle pravidel SF a stanovení potřebnosti zdrojů v závislosti na cash
flow projektu. Pro správné nastavení finanční stránky projektu je nezbytná znalost
základních podmínek financování v rámci jednotlivých operačních programů a také
znalost obecných principů poskytování podpory ze strukturálních fondů.
2.3.1. Řízení finanční pomoci v rámci operačních programů
Strukturálních fondů EU
Všeobecně je aplikován princip adicionality, což znamená, že strukturální fondy pouze
přispívají k výdajům projektu jako dodatečný zdroj financování.
Příspěvek strukturálních fondů je primárně stanoven procentním podílem
z celkových způsobilých výdajů projektu. Tato míra podpory se liší dle operačního
programu, případně typu projektu či subjektu žadatele.
1) Limity příspěvků SF v období 2004 - 06
Cíl 1:
– Max. 75% celkových uznatelných nákladů
Omezení:
– Na základě typu programu/projektu
– Na základě subjektu žadatele
2) Limity příspěvků SF v období 2007 - 13
Cíl Konvergence
– Max. 85 % spolufinancování SF EU
– Min. 15 % národní zdroje
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 38
Nová pravidla veřejné podpory
V rámci programového období 2007 – 13 jsou posuzovány z hlediska veřejné
podpory samotné projekty, nikoliv subjekt žadatele. Žadatel a posléze i hodnotitel
posuzuje, zda projekt dle čl. 87 odst.1 Smlouvy o založení ES naplňuje současně
nenaplňuje 4 znaky veřejné podpory neslučitelné se společným trhem:
1) poskytování veřejných prostředků,
2) zvýhodňování podnikání či odvětví výroby,
3) narušení nebo hrozba narušení hospodářské soutěže,
4) ovlivnění obchodu mezi členskými státy EU.
Pokud projekt spadá pod režim veřejné podpory, musí se žadatel při stanovení podílu
požadované dotace řídit podle nové regionální mapy intenzity veřejné podpory – viz
příloha č. 4.
Systém finančních toků OP 2007-13
Platby příjemcům mohou být prováděny formou:
• Ex-post financování (proplácení výdajů až po realizaci projektu)
• Průběžného financování (proplácení po ukončení etapy projektu)
• Ex-ante financování (zálohové platby)
Způsob finančních toků (proplácení žádostí o platbu) závisí na rozhodnutí řídícího
orgánu programu. Systém financování v programovacím období 2007 – 13 by měl
přinést především zrychlení plateb, kdy platby příjemcům jsou předfinancovány
z rozpočtové kapitoly řídícího orgánu.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 39
2.3.2. Hodnocení finančního zdraví žadatele
Každý projekt připravovaný do operačních programů v rámci Strukturálních fondů
obsahuje určitou formu hodnocení finančního zdraví žadatele a zároveň každý projekt
vyžaduje určitou formu finanční a ekonomické analýzy. Rozsah závisí na velikosti a
typu projektu a rovněž na subjektu žadatele.
Cílem hodnocení je prokázat finanční zdraví žadatele, které je nezbytné pro zajištění
finančních prostředků (z vlastních nebo cizích zdrojů) potřebných pro:
1. zajištění předfinancování projektu žadatelem
2. zajištění spolufinancování projektu žadatelem
3. zajištění udržitelnosti provozu
Předmětem hodnocení finančního zdraví žadatele je finanční situace žadatele za
poslední 2 - 3 roky (závisí na programu). Mezi sledované ukazatele patří především
rentabilita, zadluženost a likvidita. Finanční zdraví je zkoumáno rovněž finančními
institucemi před poskytnutím úvěru.
Zdroje informací pro hodnocení finančního zdraví žadatele
• Účetní výkazy – dle charakteru žadatele (rozvaha, výsledovka atd.).
• Doklad o schválení výsledku hospodaření.
• Výkaz MF ČR – dluhová služba.
• Zpráva auditora.
• Další – výroční zpráva, přidělený rating apod.
• Plánovaný rozpočet na současný rok a následující roky.
Strukturální fondy při hodnocení finančního zdraví aplikují rozdílný přístup dle
subjektu žadatele, s čímž souvisí odlišné druhy požadovaných podkladů pro:
• podnikatelské subjekty
• neziskové subjekty
• samosprávy (obce, kraje) a jimi zakládané či zřizované organizace
• ostatní
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 40
2.3.3. Finanční analýza projektu
Finanční a ekonomická analýza je nedílnou součástí prakticky každé žádosti o dotaci.
Finanční a ekonomické aspekty projektu jsou ovlivněné všemi ostatními aspekty
přípravy projektu v procesu získání dotace a patří mezi ně především:
1) Statické metody analýzy
– Rozpočet projektu
– Jednotkové kalkulace a zdůvodnění položek
2) Dynamické metody analýzy
Tyto metody pracují s časovou hodnotou peněz – rozklad Cash-flow v čase.
Statická analýza – rozpočet
Rozpočet projektu je obecně řečeno plán, jehož prostřednictvím jsou definovány
náklady a výnosy projektu v určitém období.
Rozpočet je nutné již v rámci přípravné fáze svázat s aktivitami projektu a vytvořit
tak plán projektu. K tomu slouží nástroje projektového plánování, jako jsou:
• Matice logického rámce
• Aktivity projektu ve formě nástroje WBS (Work Breakdown Structure =
hierarchická struktura činností)
• Harmonogram projektu
Při sestavování rozpočtu je třeba mít na zřeteli především:
• reálnost a přiměřenost
• zdůvodnění jednotlivých položek výdajů
Vazba indikativního rozpočtu na skutečné aktivity projektu
Návrh projektu (představovaný žádostí o spolufinancování) je indikativní. Rozpočet je
nástrojem popisujícím některé části trojimperativu projektu, konkrétně:
CO? – KDY? – ZA KOLIK?
Struktura rozpočtu se v jednotlivých programech liší, přesto je však možné definovat
standardní klíčové kapitoly, které se vyskytují v téměř každém rozpočtu.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 41
Rozpočet projektů financovaných z ESF
Hlavními kapitolami rozpočtu projektu financovaného z ESF (tzv.“měkkého“, primárně
neinvestičního projektu) zpravidla jsou:
• Osobní výdaje,
• cestovní náhrady související s realizací projektu,
• zařízení související s realizací projektu,
• místní kancelář,
• nákup služeb souvisejících s realizací projektu,
• stavební úpravy související s realizací projektu,
• přímá podpora jednotlivcům – příslušníkům cílových skupin,
• náklady vyplývající přímo ze Smlouvy/Rozhodnutí (např.náklady na publicitu)
• daň z přidané hodnoty a jiné daně.
Rozpočet projektů financovaných z ERDF
V případě projektů financovaných z ERDF se jedná zejména o projekty investiční
povahy. Projekty mohou mít velice různou podobu a proto nelze stanovit jednotnou
strukturu rozpočtových výdajů. Každý řídící orgán konkrétního operačního programu
sestavuje vlastní rozpočtový formulář, který co nejlépe odpovídá očekávané struktuře
nákladů v dané oblasti.
Rámcová struktura rozpočtových kapitol investičních projektů:
A) Hlavní výdaje:
• Projektové práce - náklady na zpracování projektové dokumentace.
• Nákup pozemků a nemovitostí (vždy do určitého % z CZV).
• Stavební náklady, náklady na pořízení technologií, příp. patenty a licence.
• Základní vnitřní vybavení objektů.
• DPH - pokud nemá žadatel nárok na odpočet DPH na vstupu.
B) Vedlejší výdaje:
• Výdaje na dodržení pravidel povinné publicity projektu.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 42
• Nákup služeb (výdaje související s řízením projektu - studie, překlady, audit,
výběrová řízení, poradenství právní, finanční a expertní, apod.).
Příklad členění rozpočtových kapitol u neinvestičních projektů:
1. Osobní výdaje
1.1 Platy, odměny z dohod a pojistné
1.1.1 Náklady na odborné zaměstnance
1.1.1.1 Platy
1.1.1.2 Odměny z dohod (DPČ)
1.1.1.3 Odměny z dohod (DPP)
1.1.1.4 Autorský honorář
1.1.2 Náklady na administrativní zaměstnance
1.1.2.1 Platy
1.1.2.2 Odměny z dohod (DPČ)
1.1.2.3 Odměny z dohod (DPP)
1.2 Sociální pojištění
1.3 Zdravotní pojištění
1.4 FKSP
1.5 Jiné povinné výdaje (Zákonné pojištění zaměstnanců)
2. Cestovní náhrady
2.1 Služební cesty tuzemské
2.1.1 Cestovné (vč. provozu služebního auta)
2.1.2 Ubytování
2.1.3 Stravné
2.1.4 Nutné vedlejší výdaje
2.2 Služební cesty zahraniční
2.2.1 Cestovné
2.2.2 Ubytování
2.2.3 Stravné
2.2.4 Ostatní
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 43
3. Zařízení
3.1 Nehmotný majetek do 60 tis. Kč
3.1.1 Software
3.1.2 Ostatní
3.2 Dlouhodobý nehmotný majetek
3.2.1 Software
3.2.2 Ostatní
3.3 Drobný hmotný majetek
3.4 Použitý drobný hmotný majetek
3.5 Nájem zařízení, leasing
3.6 Odpisy
3.7 Výdaje na opravy a údržbu
4. Místní kancelář
4.1 Spotřební zboží a provozní materiál
4.2 Telefon, poštovné, fax
4.3 Energie
5. Služby
5.1 Publikace/školící materiály/manuály
5.2 Odborné služby/Studie a výzkum
5.3 Náklady na konference/kurzy
5.4 Podpora účastníků (stravné, ubytování)
5.5 Jiné náklady
6. Stavební úpravy
6.1 Drobné stavební úpravy
6.2 Stavební úpravy v rámci křížového financování
7. Přímá podpora
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 44
7.1 Mzdové příspěvky
7.2 Cestovné, ubytování, stravné
7.3 Doprovodné aktivity
8. Náklady vyplývající přímo ze Smlouvy/Rozhodnutí
8.1 Audit
8.2 Publicita
8.3 Ostatní
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 45
2.3.4. Studie proveditelnosti
Studie proveditelnosti, označována také jako technicko-ekonomická studie (angl.
Feasibility Study – zkratka FS), je jednou z příloh žádosti požadovaných především
pro investiční projekty v rámci operačních programů financovaných ze Strukturálních
fondů EU. Jejím hlavním účelem je prokázat že subjekt, který projekt realizuje, má
jasnou představu o tom, jak investice proběhne a jak se bude dále provozovat. Jde
tedy o prokázání a podložení životaschopnosti projektu. Zkoumá se řada provozních,
tržních a finančních podmínek realizace a existence projektu.
Při zpracování studie proveditelnosti je doporučeno vycházet zejména z Metodické
příručky MMR z roku 2005, přesto její osnova závisí na programu i konkrétní výzvě.
V programovém období 2007 – 13 došlo u některých operačních programů (např.
ROP) ke změně označení studie proveditelnosti na „studii ekonomického hodnocení
projektu“.
Základní charakteristika studie proveditelnosti:
• Komplexně hodnotí investiční záměr.
• Je základním podkladem pro investiční rozhodování.
• Je to nástroj projektového managementu.
Cíle studie proveditelnosti
Hlavní cíl studie proveditelnosti:
„Provést analýzu všech aspektů, které mohou pozitivně či negativně ovlivnit realizaci
řešeného rozvojového záměru, a to ještě předtím, než naběhnou tvrdé kapitálové
výdaje“.
Specifický cíl studie proveditelnosti:
„Interpretace projektu jako záměru, který zapadá do celkového rámce regionální
politiky a kontextu regionálního (rovněž také: průmyslového, infrastrukturního,
vzdělávacího) rozvoje v České republice a v daném regionu“.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 46
Obecná struktura studie proveditelnosti
Neexistuje závazná struktura studie proveditelnosti – závisí vždy na typu projektu.
Studie proveditelnosti by měla co nejlépe popisovat, variantně řešit, optimalizovat a
hodnotit daný projekt. Struktura studie proveditelnosti je odlišná u investičních a
neinvestičních projektů. U neinvestičních projektů obvykle jako povinná příloha
žádosti o dotaci vyžadována není.
Obsah studie proveditelnosti:
1. Základní informace o žadateli Co?
2. Výchozí stav před realizací projektu, lokalizace projektu,
odůvodnění realizace projektu
Co?
3. Popis projektu a aktivit, analýza cílových skupin Co? Proč?
3. Etapy projektu, harmonogram Kdy?
4. Veškeré očekávané přínosy projektu (v číselném nebo slovním
vyjádření) pro žadatele, cílové skupiny, obec, region, stát
Proč?
5. Analýza trhu, nabídka, poptávka, marketingový mix, nabídka
obdobných aktivit v místě realizace projektu, konkurence
Proč?
6. Management projektu, řízení lidských zdrojů – projektový tým
pro fázi přípravnou, realizační i provozní
Jak?
7. Technické a technologické řešení projektu, odůvodnění zvolené
varianty
Jak?
8. Potřeba a zajištění oběžného a investičního majetku Co? Za kolik?
9. Podrobný finanční plán u investičních projektů na dobu realizace
projektu + dobu udržitelnosti (tzv. provozní fázi), u neinvestičních
projektů na dobu realizace projektu
Za kolik?
Jak?
10. Finanční a ekonomická analýza projektu Za kolik?
11. Udržitelnost projektu Jak?
12. Analýza rizik a jejich předcházení (tzv. citlivostní analýza) Jak?
13. Závěrečné zhodnocení projektu
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 47
Etapy projektu popisované studií proveditelnosti:
• Etapa předinvestiční (přípravná fáze) – jedná se o období přípravných prací
souvisejících s projektem (v případě neschválení žádosti ke spolufinancování
jsou veškeré doposud vynaložené náklady považovány za tzv. sunk cost,
neboli utopené náklady).
• Etapa investiční (realizační fáze) – od začátku realizace projektu do zahájení
provozu.
• Etapa provozní (fáze udržitelnosti) – od zahájení provozu projektu po jeho
ukončení.
• Etapa poprovozní (likvidační fáze) – období, ve kterém se projekt již
neprovozuje (např. likvidace zařízení - náklady na demontáž, příp. výnosy z
jeho prodeje) - je charakteristická pro investiční projekty.
Vybrané kapitoly studie proveditelnosti:
1) Popis projektu a aktivit ve vazbě na jednotlivé fáze
• Vstupní informace:
- Jaký je název a účel projektu?
- Jaké služby (produkty) budou poskytovány?
- Kdo je investor (nositel) projektu?
- Jaká je kapacita projektu a jeho lokalizace?
- Jaká jsou ostatní významná specifika projektu?
• Specifikace jednotlivých fází - jaké aktivity budou vykonány v:
- přípravné fázi,
- realizační fázi,
- provozní fázi,
- likvidační fázi.
• Variabilita projektu (existence variantních řešení):
- Reakce na změny situace či poptávky.
- Je vhodné mít několik řešení dané problematiky – optimalizace.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 48
2) Marketingová analýza a marketingový mix
V rámci této kapitoly je vhodné nalézt odpovědi především na tyto body a otázky:
• Analýza trhu a odhad poptávky:
- marketingový výzkum
- návaznost na analýzy strategického charakteru – SWOT projektu
• Kdo je cílový uživatel?
• Jak vysoká je poptávka?
• Jaké jsou alternativy?
• Jakou cenu jsou ochotni uživatelé zaplatit?
• Existuje konkurence (dnes, v budoucnu)?
Marketingový mix
Jedná se o vymezení základních marketingových pojmů pomocí tzv. „4P“.
Product – jaká služba či produkt bude poskytován.
Price – cena služby či produktu. Cena slouží jako nástroj nabídky a poptávky.
Place – distribuce (cesta produktu od poskytovatele ke spotřebiteli, resp. místo, kde
bude služba nebo produkt předáván konečnému uživateli).
Promotion – propagace, reklama, způsob získání nových spotřebitelů či uživatelů.
Další marketingové pojmy, tzv. doplňková „P“ jsou:
Packaging (tvorba nabídky služeb)
People (lidé)
Partnership (spolupráce)
Programming (tvorba programů)
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 49
2.3.5. Pravidla způsobilosti výdajů
Při přípravě žádosti o finanční podporu z prostředků evropských strukturálních fondů
je třeba dbát při sestavování rozpočtu na způsobilost, resp. nezpůsobilost výdajů
(ekvivalentem těchto pojmů je i uznatelnost/neuznatelnost nákladů). Tyto dva druhy
výdajů je třeba v rozpočtu zřetelně odlišit.
Způsobilé výdaje (= uznatelné náklady v terminologii programového období 2004 -
2006) jsou ty, které jsou specifikovány metodikou pro příslušné oblasti podpory jako
způsobilé vůči programu a je tedy možné hradit z veřejných prostředků.
Nezpůsobilé výdaje (= neuznatelné náklady) jsou naopak ty, které z veřejných
prostředků hradit nelze a žadatel je musí vždy hradit ze svých vlastních prostředků.
I přesto však musí být tyto výdaje uvedeny v celkovém rozpočtu projektu.
Pravidla způsobilosti výdajů jsou upravena jak evropskou legislativou (nařízením
Rady (ES) č. 1083/2006 a nařízením Komise (ES) č. 1825/2006), tak národní
úpravou, která se uplatní, pokud Komise nestanoví všeobecně platná pravidla.
V praxi se žadatel zpravidla řídí pravidly stanovenými pro jednotlivé programy jejich
řídícími orgány. Pravidla pro jednotlivé programy se mohou lišit. Podrobné informace
bývají obsaženy v prováděcích dokumentech programů a metodických příručkách pro
žadatele.
Obecně lze říci, že způsobilé výdaje musí splňovat tyto podmínky:
• Musí být vynaloženy v souladu s cílem opatření operačního programu,
• musí souviset s aktivitami projektu,
• musí být kalkulovány v rámci rozpočtu projektu,
• musí být doloženy průkaznými účetními doklady (tj. písemnými doklady, které
jsou transparentní a rozepsané na jednotlivé položky),
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 50
• musí být konečným příjemcem dotace prokazatelně zaplaceny s výjimkou
výdajů v naturáliích, odpisů a režijních nákladů,
• musí být vynaloženy po dobu realizace projektu a uhrazeny po počátečním
datu způsobilosti výdajů.
Časové vymezení způsobilosti výdajů
V rámci programovacího období 2007 -13 jsou výdaje způsobilé pro příspěvek ze
strukturálních fondů, jestliže vznikly a byly skutečně uhrazeny mezi 1. lednem 2007
a 31. prosincem 2015. Řídící orgány programů však mohou stanovit užší kritéria
pro počáteční a koncové datum způsobilosti výdajů.
Legislativní vymezení způsobilých výdajů:
• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů
• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů
• Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty
• Zákon č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách, ve znění pozdějších předpisů
– zrušen k 1.1.2007, cestovní náhrady k tomuto datu řešeny zákoníkem
práce 262/2006 Sb., část 7.
• Zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech, ve znění pozdějších
předpisů
• Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů
• Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů
• Zákon č. 526/1990 Sb., o cenách v platném znění
• Zákon č. 151/1997 Sb., o oceňování majetku a o změně některých zákonů, ve
znění pozdějších předpisů
• Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 51
3. Podávání projektové žádosti o dotaci
Podání projektové žádosti o příspěvek z evropských fondů či jiných dotačních titulů je
de facto vyvrcholením celého procesu přípravy projektu. Kvalitně připravený projekt
má šanci uspět při schvalovacím procesu a získat tak požadovanou podporu.
3.1. Vyhlášení výzvy k předkládání žádostí
Nejdůležitějším momentem pro zpracovatele žádosti je vyhlášení výzvy v rámci
příslušného operačního programu. Výzvy vyhlašuje vždy řídící orgán programu,
v případě sektorových OP je to příslušné ministerstvo, v případě regionálních OP jsou
to regionální rady příslušných NUTS II (viz příloha č. 5 – Plán výzev OPVK pro rok
2008). Výzvy mohou být vyhlašovány podle oblastí podpory (opatření) v rámci
příslušného operačního programu.
Frekvence vyhlašování výzev je různá, může být dána kalendářními roky. Závisí opět
na rozhodnutí řídícího orgánu programu.
Druhy výzev:
A) Kolová, časově ohraničená
B) Průběžná, časově neomezená
Od data vyhlášení kolové výzvy pak má žadatel (zpracovatel) časově ohraničené
období pro předkládání projektových žádostí. Běžně se doba trvání příjmu žádostí
pohybuje od 45 do 60 (příp. 90) dnů. Toto období je ukončeno termínem ukončení
příjmu projektových žádostí.
V případě průběžné výzvy dochází k jejímu ukončení až v okamžiku, kdy je na
základě zaregistrovaných žádostí indikativně vyčerpána finanční alokace určená na
danou výzvu.
Oznámení o vyhlášení výzvy najde žadatel buď na internetových stránkách řídícího
orgánu programu (příslušné ministerstvo, regionální rady regionů soudržnosti) nebo
na stránkách příslušného implementačního subjektu programu (např. CzechInvest,
SZIF, SFŽP apod.).
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 52
3.2. Způsoby zpracování projektové žádosti
V předchozím programovém období EU (2004 - 06) bylo nutné zpracovat a odevzdat
příslušnému správci programu (implementačnímu subjektu programu) projektové
žádosti o dotaci obvykle ve 2 formách:
A) Tištěná verze (obvykle 2 a někdy i více paré žádosti a příloh)
B) Elektronická verze (obvykle „vypálená“ na CD)
V současném programovém období (2007 - 13) jsou v rámci jednotlivých operačních
programů EU aplikovány takové formy elektronických žádostí, které mají za úkol
snížit administrativní náročnost a zefektivnit proces zpracování žádostí o dotace. Tyto
internetové aplikace umožňují v průběhu zpracování přístup i více uživatelům, než
jenom samotnému zpracovateli. Pro sdílení žádosti je samozřejmě nutná registrace
každého dalšího uživatele v systému. Internetové aplikace také umožňují žadateli
průběžně sledovat proces administrace a aktuální stav hodnocení žádosti.
Webové aplikace mohou mít i jistá specifika. Nezbytnou podmínkou pro komunikaci
prostřednictvím webové aplikace může být i podepisování některých dokumentů
elektronickým podpisem žadatele (např. ve webové aplikaci eAccount v rámci OPPI).
Výhody žádostí ve formě internetových aplikací:
• jednoduchá a relativně bezpečná výměna informací
• rychlá a 24 hodinová dostupnost
• uživatelsky příjemné prostředí
• úspora nákladů (např. telefonní, poštovní a cestovní náklady)
• zkrácení lhůt v rámci procesu administrace
Pro projekty žádající o podporu ze Strukturálních fondů EU a národních zdrojů
v programovém období 2007 – 13 bylo vytvořeno pod gescí MMR ČR univerzální
elektronické webové rozhraní Benefit 7 (www.eu-zadost.cz), z něhož je možné se
dostat k formulářům žádostí jak sektorových (tématických) operačních programů, tak
regionálních operačních programů, programů pro Prahu a programů evropské územní
spolupráce.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 53
3.3. Přílohy projektové žádosti
Přílohy projektové žádosti se liší dle operačního programu, prioritní osy (priority) a
oblasti podpory (opatření). Jsou uvedeny vždy v příslušné výzvě a blíže specifikovány
v pokynech (pravidlech) pro žadatele daného programu. Přílohy se dělí na povinné a
nepovinné. Jsou vyžadovány různé druhy příloh v závislosti na charakteru projektu a
zaměření oblasti podpory, v rámci níž je projekt předkládán. Rovněž záleží na tom,
zda je projekt investiční či neinvestiční. Většina příloh je však společná pro oba typy
projektů.
Mezi obvykle požadované přílohy k žádosti o dotaci patří např.:
• Soulad s rozvojovou strategií území nebo s nadřazenou koncepcí,
• podrobný rozpočet projektu,
• podklady pro ekonomické hodnocení projektu (FS - studie proveditelnosti, CBA
- analýza nákladů a přínosů),
• doklad o posouzení vlivu projektu na ŽP (EIA, Natura 2000),
• doklad o zajištění finančního krytí projektu (např. úvěrový příslib),
• projektová dokumentace,
• dokumenty vydané v souladu se stavebním zákonem (územní rozhodnutí,
stavební povolení)
• doklady o partnerství (partnerská smlouva),
• doklady o právní subjektivitě předkladatele,
• doklady prokazující vlastnické vztahy,
• podklady pro posouzení finančního zdraví žadatele,
• čestná prohlášení žadatele (tématicky variabilní dle specifik programu).
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 54
3.4. Časová norma přípravy projektu a projektové žádosti
Doba přípravy projektů a žádostí o dotaci je různá v závislosti na typu, charakteru a
zaměření projektu (investiční, neinvestiční apod.). Velmi výrazně závisí také na
zkušenostech zpracovatele projektu či jednotlivých členů projektového týmu.
Následující tabulka udává přehled základních činností nutných pro přípravu projektů a
projektových žádostí včetně vyjádření orientační časové náročnosti.
Pracovní činnosti nebo úkony Časová náročnost (h)
kontaktní fáze, vyhledání vhodného titulu dotace 40
získávání podrobností o konkrétním záměru 25
prostudování technických parametrů záměru 20
organizace úkonů (osnova, přílohy) pro projekt 20
finanční analýza projektu 80
nalezení vhodného způsobu financování 40
samotná tvorba projektu 90
revize, prostudování, kontrola vazeb a chyb projektu 20
zařizování povinných příloh 110
kontakty s příslušnými úřady 10
udržování aktuálních informací, konzultace 30
vyplňování formulářů žádostí 20
tisk, vazba projektů 10
podávání žádostí na instituce (implementační subjekty) 5
další péče o projekt 5
ZÁKLADNÍ ČINNOSTI 525
režijní činnosti 75
CELKEM 600
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 55
3.5. Doporučení k přípravě projektů a žádostí o dotaci
1. Je nutné sledovat ve všech fázích přípravy projektu relevanci projektu vůči
programu - zda tématicky a věcně naplňuje zaměření příslušného opatření či
oblasti podpory. Je třeba již od počátku nasměrovat projekt na jedno opatření
či oblast podpory a této linie se držet. U mnoha projektů to může být často
problematické, nejsou jednoznačně tématicky zaměřené, jsou obsahově
pestré a zasahují svým záběrem do několika opatření či oblastí podpory.
2. Nepsat projekt tzv. přes kopírák, tj. podle nějakého vzoru. Každý projekt je
specifický a vyžaduje individuální přístup.
3. V maximální možné míře konzultovat projekt v různých fázích přípravy buď
přímo s řídícím orgánem programu nebo s implementačním subjektem.
4. Být neustále v kontaktu s žadatelem (za předpokladu, že zpracovatelem
žádosti je externí subjekt), pružně reagovat na změny, které se vyskytly
v průběhu přípravy projektu.
5. Vytvořit si dostatečnou časovou rezervu pro přípravu projektu a zpracování
žádosti, neboť „Intenzita práce roste s ubývajícím časem“.
„Praktické zkušenosti nade vše“ aneb žádný seminář nebo školení z absolventa
neudělá kvalitního zpracovatele projektu nebo projektové žádosti. Tyto vzdělávací
akce poskytují pouze určitý rámec, cestu si musí najít každý sám.
Na druhou stranu také nemusí platit, že každý, kdo absolvuje celý proces přípravy
projektu včetně podání žádosti o dotaci a vlastní realizaci projektu, musí být kvalitním
zpracovatelem či projektovým manažerem.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 56
4. Horizontální priority projektů
V rámci přípravy projektu a žádosti o dotaci je třeba dbát jednak o naplnění
podmínek daného programu, a také na naplnění tzv. horizontálních priorit (neboli
průřezových témat).
Horizontální priority jsou ty, které se uplatňují napříč všemi oblastmi podpory, mají
zásadní význam pro rozvoj společnosti a měly by tedy být respektovány všemi
žadateli o podporu z veřejných prostředků.
Pro programovací období 2007–2013 jsou nastaveny dvě horizontální priority:
• Rovné příležitosti
• Udržitelný rozvoj
Vzhledem k tomu, že tato témata jsou Evropskou unií považována za zásadní součást
politik a principů podporovaných ze strukturálních fondů, není možné, aby byly
podpořeny projekty s negativním dopadem na životní prostředí nebo zhoršující
postavení znevýhodněných skupin obyvatel.
Stanovení horizontálních priorit vychází zejména z Nařízení Rady č. 1083/2006 o
obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském
sociálním fondu a Fondu soudržnosti.
4.1 Rovné příležitosti
Článek 16 Nařízení Rady č. 1083/2006 stanoví:
Členské státy a Komise zajistí podporu rovnosti žen a mužů a začlenění hlediska
rovnosti pohlaví během jednotlivých fází provádění pomoci z fondů.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 57
Členské státy a Komise přijmou vhodná opatření, aby v jednotlivých fázích provádění
fondů, a zejména při přístupu k nim, nedocházelo k diskriminaci na základě pohlaví,
rasy nebo etnického původu, náboženského vyznání nebo světového názoru,
zdravotního postižení, věku nebo sexuální orientace. Jedním z kritérií, které je třeba
dodržovat při určení opatření spolufinancovaných fondy a které je třeba zohlednit
během jednotlivých fází provádění, je zejména přístupnost pro osoby se
zdravotním postižením.
Jak je zřejmé z textu nařízení, pokud jde o rovné příležitosti, nejedná se pouze o
zajištění rovných příležitostí mužů a žen, ale také vyloučení jakéhokoliv dalšího
způsobu diskriminace. Zvlášť zdůrazněn je požadavek na zohlednění potřeb osob se
zdravotním postižením.
Příklady aplikace priority rovných příležitostí:
• Vzdělávacích akcí podpořených v rámci projektu se účastní ve stejné míře
muži i ženy,
• Zaměstnavatel vytvoří v rámci projektu nová pracovní místa pro zdravotně
postižené zaměstnance atd.
4.2 Udržitelný rozvoj
Článek 17 Nařízení Rady č. 1083/2006 stanoví:
Cíle fondů jsou sledovány v rámci zásad udržitelného rozvoje a prosazování cíle
Společenství chránit životní prostředí a zlepšovat jeho kvalitu, jak je stanoveno v
článku 6 Smlouvy.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 58
Udržitelný rozvoj může v širším pojetí zahrnovat ekonomické, sociální a
environmentální faktory, ale obvykle se strategické cíle programů zaměřují zejména
právě na oblast ochrany, popř. zlepšení životního prostředí.
Na základě zákona č.100/2001 Sb. o posuzování vlivů na životní prostředí prošla
většina operačních programů procesem posouzení vlivů OP na životní prostředí
(SEA)
Průřezovost problematiky životního prostředí znamená zohlednění udržitelného
rozvoje (respektive životního prostředí) i u těch intervencí, které nejsou přímo
zacíleny na životní prostředí.
Příklady aplikace priority udržitelného rozvoje:
• V rámci projektu budou pořízeny nové technologie, šetrnější k životnímu
prostředí,
• v rámci projektu budou pořízeny energeticky úsporné zdroje energie,
• v rámci projektu proběhne cyklus školení v oblasti životního prostředí.
5. Publicita projektů
Členské státy EU jsou v souvislosti s pomocí ze strukturálních fondů povinny zajistit
dostatečná informační a propagační opatření. Tato povinnost vyplývá zejména
z nařízení komise č.1159/2000 ze dne 30.května 2000, které navazuje na nařízení
Rady č. 1260/1999 ze dne 21.června 1999 o obecných ustanoveních o strukturálních
fondech.
Podle výše uvedených nařízení odpovídají řídící orgány za zajištění propagace
pomoci, a zejména za poskytnutí informací o možnostech, které pomoc nabízí,
potenciálním konečným příjemcům pomoci, obchodním a profesním organizacím,
hospodářským a sociálním partnerům, nevládním organizacím atd.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 59
Stejně tak je každý příjemce podpory povinen informovat širokou veřejnost o tom, že
daný projekt je spolufinancován z Evropské unie, resp. z toho kterého konkrétního
fondu (Evropského sociálního fondu, popř. Evropského fondu pro regionální rozvoj).
Finanční spoluúčast EU musí být zdůrazněna v průběhu všech fází realizace projektu.
Volba vhodných prostředků a opatření pro zajištění publicity projektu závisí na typu
projektu a na rozhodnutí realizátora projektu. Konkrétní podobu propagace a
publicity projektu stanoví pravidla pro publicitu, která jsou součástí jednotlivých
programů podpory.
Součástí informace o finanční spoluúčasti EU musí být zpravidla vlajka EU, popř. logo
daného strukturálního fondu a sdělení typu „Tento projekt je spolufinancován
Evropským sociálním fondem/Evropským fondem pro regionální rozvoj a státním
rozpočtem ČR“.
K propagaci projektu je možné využít např. těchto prostředků:
• Internet,
• vlastní webové stránky projektu,
• umístění odkazu na webové stránky poskytovatele podpory atd.,
• tiskové zprávy,
• tiskové konference při zahájení projektu, v jeho průběhu, popř. při jeho
ukončení,
• články a tematické přílohy v tisku, inzerce v tisku,
• publikace, školící a informační materiály,
• letáky, plakáty,
• informační tabule.
Pokud je sdělení o spolufinancování z fondů EU umístěno na cizojazyčných
materiálech, musí samozřejmě textem odpovídat dané jazykové verzi.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 60
Příklady publicity projektů
Propagační leták
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 62
6. Hodnocení projektu
Po přijetí žádosti příslušnou implementační agenturou následuje fáze administrace
projektů, ve které se předložené žádosti postupují hodnotícímu procesu.
Cílem hodnocení je vybrat dobrý projekt, který splňuje podmínky programu, který se
skutečně zrealizuje, přinese přidanou hodnotu, dosáhne naplánovaných výstupů a
bude udržitelný. V prvé řadě se však posuzuje, zda předkládaný projekt splňuje
formální náležitosti a podmínky programu a teprve poté je hodnocen vlastní obsah
projektu.
Hodnocení projektu tak probíhá ve třech fázích, kterými jsou:
• fáze formálního hodnocení
• fáze hodnocení přijatelnosti žádosti
• fáze věcného hodnocení
6.1. Formální hodnocení
V rámci formálního hodnocení se kontroluje:
• kompletnost žádostí a příloh
• správnost formálních náležitostí žádosti
• originálnost (tj. ověřenost) předložených příloh
Mezi formálními nedostatky se nejčastěji vyskytují problémy spojené s přílohami
žádosti. Přílohy nejsou očíslované, nejsou pevně spojeny s projektem, případně úplně
chybějí (tato situace hrozí v případě, kdy je požadováno více kopií žádosti i všech
příloh), odlišné číslování příloh žádosti v seznamu příloh a na přílohách samotných,
přiložení prostých kopií požadovaných dokumentů místo jejich originálů nebo
ověřených kopií, případně chybějící podpis oprávněného zástupce na žádosti. Za
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 63
formální vadu je považováno i nesplnění požadavků na zabalení žádosti, zejména
pokud jde o požadavky na obálku nebo spíše balík, čímž může být např. požadavek
na zabezpečení proti neoprávněnému otevření nebo správné vyplnění tzv. krycího
listu, nedodržení termínu podání žádosti, který je až na výjimky definován jako
datum (a často i hodina) doručení, nikoli odeslání žádosti, nedodržení požadované
struktury nebo obsahu jednotlivých požadovaných dokumentů, zejména studie
proveditelnosti.
V případě zjištění formálního nedostatku žádosti ve většině případů hodnotitel
kontaktuje žadatele za účelem jeho odstranění ve stanoveném termínu. (Ovšem u
některých programů tomu tak nemusí být a žádost je v tomto případě automaticky
vyřazena!) . Pokud žadatel nedostatky ve stanoveném termínu neodstraní, pro žádost
to představuje její vyřazení. O vyřazení žádosti z dotačního řízení je žadatel o této
skutečnosti informován.
6.2. Hodnocení přijatelnosti žádosti
Hodnocení přijatelnosti projektu je v podstatě kontrola souladu navrhovaného
projektu se zadáním ve výzvě a v souladu se stanovenými požadavky, např. zda je
projekt v souladu s platnou právní úpravou, s principy strukturální politiky EU apod.
Obecná a specifická kritéria přijatelnosti jsou obvykle uvedeny v „Příručce pro
žadatele“.
Příkladem obecných kritérií může být níže uvedený výčet:
• žádost se vztahuje pouze na 1 opatření programu,
• program je svým zaměřením v souladu s cíli a aktivitami příslušného opatření,
a vede k naplňování zamýšlených výstupů a výsledků,
• projekt bude realizován na území ČR a EU,
• projekt je v souladu s pravidly příslušného programu,
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 64
• projekt respektuje minimální hranici celkových uznatelných nákladů
stanovenou pro dané opatření,
• projekt nemá prokazatelně negativní vliv na žádnou z horizontálních priorit,
• žadatel splňuje definici konečného příjemce uvedenou u příslušného
opatření/podopatření.
Kritéria přijatelnosti (obecná i specifická) jsou hodnoceny odpověďmi ANO/NE.
Nesplnění těchto kritérií představuje vyloučení projektu z další fáze hodnocení, kterou
je tzv. věcné hodnocení.
6.3. Věcné hodnocení
Projekty, které úspěšně prošly kontrolou formálních náležitostí a kontrolou
přijatelnosti, jsou dále hodnoceny formou bodování podle předem stanovených
otázek. Věcné hodnocení obsahu projektu je prováděno minimálně dvěma na sobě
nezávislými individuálními hodnotiteli, kteří hodnocení provádí do tzv. hodnotících
tabulek. Hodnotící tabulka obsahuje tzv. hodnotící kritéria a kdy každé kritérium se
hodnotí podle několika subkritérií, a to přidělením počtu bodů.
Výsledný počet bodů je určován součtem bodů násobených jejich vahou ve skupině
přepočítáno na škále 0 až 100. Při maximálním dosažitelném počtu bodů 85 z 85 by
projekt dostal celkové hodnocení 100 (%). Projekt s 68 body z 85 by dostal celkové
hodnocení 80 (%), atp..
Soubor hodnotících otázek se bude lišit (nikoli zásadně) podle typu opatření a
zpravidla představuje následující skupinu otázek s přiřazenými vahami, blíže viz
tabulka na následující stránce.
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 65
SKUPINY A KRITÉRIA HODNOCENÍ VÁHA
1. Schopnosti a zkušenosti žadatele 15 %
• zkušenost žadatele s relevantními projekty (předchozí realizace obdobných projektů)
• management a pracovníci (organizační zajištění projektu v různých fázích realizace projektu, kvalifikační předpoklady, zkušenosti, úspěchy, technické vybavení)
• finanční zdraví žadatele (rozvaha, zisk, ukazatele finanční analýzy...)
2. Potřeba a relevance projektu 30 %
• potřeba projektu (podložená analýzami, marketingovými studiemi)
• soulad (relevance) projektu s rozvojovými programy a strategiemi (národními, regionálními, místními, sektorovými)
• vazba na jiné aktivity (vazba na jiné projekty)
• partnerství (reálnost a vhodnost zapojení partnerů při přípravě a realizaci projektu)
3. Kvalita projektu 45 %
• identifikace rizik a návrhy protiopatření na jejich zmírnění nebo odstranění
• ekonomická efektivnost projektu (ekonomický přínos, efektivnost vložených prostředků)
• hodnocení rozpočtu (relevance částek vzhledem k aktivitám)
• vazba na indikátory (výstupy, výsledky)
• plán a návrh projektu (jasná definice cílů a výstupů, provázanost žádosti ELZA s doloženými přílohami)
• udržitelnost (udržení aktivit a výstupů i po skončení projektu, hledisko finanční a institucionální, příp. legislativní)
4. Horizontální kritéria 10 %
• otázka na relevantní horizontální kritéria (jednotlivé pozitivní dotazy, zda daná kritéria projekt naplňuje a jak)
Vzhledem ke skutečnosti, že projekty jsou předkládány v rámci uzavřených kol
jednotlivých výzev, je výběr projektů založen na principu soutěže mezi předloženými
projekty. Budou vybrány ty projekty, které dosáhly nejlepšího hodnocení a vyřazují
se ty projekty, které nenaplňují cíle programu, priority a opatření, které nedosahují
požadovaných výstupů a výsledků, nejsou inovativní a rozvojové, jsou nerealistické,
TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 66
nerealizovatelné, obtížně udržitelné. Často jsou podporovány projekty, které nějaký
problém nebo určitou potřebu řeší komplexně a ne pouze na území jedné obce nebo
města. Rovněž dobře zdůvodněná potřebnost projektu vyplývající z průzkumu zájmu
cílových skupin (ve formě průzkumu zájmu o výstupy projektu realizovaného v rámci
cílové skupiny, socioekonomického výzkumu nebo analýzy potřeb cílových skupin) je
velmi dobře hodnocena. Počet podpořených projektů je však limitován i výší
alokace na dané opatření, případně region.
Po ukončení této hodnotící fáze je úspěšným žadatelům, kteří byli zařazeni do
seznamu projektů navržených k financování (shortlist), zaslán dopis obsahující tuto
skutečnost. Obdobně bude zaslán dopis i neúspěšným žadatelům, se sdělením, že
jejich projekt nebyl doporučen k uzavření „Smlouvy o financování“.
7. Doporučená literatura
MAREK, D.;KANTOR, T.: Příprava a řízení projektů strukturálních fondů Evropské unie.
Brno: Barrister & Principal, 2007. ISBN 978-80-87029-13-8.
SYNEK, M. a kol.: Manažerská ekonomika. Praha: Grada Publishing, 2007. ISBN 978-80-247-1992-
4.
FOTR, J.: Podnikatelský plán a investiční rozhodování. Praha: Grada Publishing, 1995. ISBN 80-
85623-20-X
SIEBER, P. Studie proveditelnosti – metodická příručka. Praha: Ministerstvo pro místní rozvoj,
2004.