Wniosek o płatnośćNajczęściej popełniane błędy

Milicz, 5 grudnia 2012 r.

Akty prawne określające zasady składania wniosków o płatność w ramach PO RYBY 2007-2013

Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 15 października 2009 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania, wypłaty i zwracania pomocy finansowej na realizację środków objętych osią priorytetową 4 – Zrównoważony rozwój obszarów zależnych od rybactwa zawartą w programie operacyjnym „Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich 2007-2013” (Dz. U. 2009 nr 177 poz.1371)

Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 23 listopada 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania, wypłaty i zwracania pomocy finansowej na realizację środków objętych osią priorytetową 4 Zrównoważony rozwój obszarów zależnych od rybactwa, zawartą w programie operacyjnym „Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich 2007-2013” (Dz.U. 2011 nr 261 poz. 1563)

Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz.U. 2009 nr 223 poz. 1786)

Wniosek o płatność należy składać:

osobiście;

w wersji papierowej i elektronicznej;

w terminie określonym w umowie o dofinansowanie (§ 8);

w miejscu wskazanym przez SW (Sekretariat Wydziału Obszarów Wiejskich, pok. 341,ul. Mazowiecka 15).

Najczęściej popełniane błędy

niespójność daty sprzedaży i protokołu odbioru;

brak należytego udokumentowania płatności gotówkowej;

naruszenie art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej!!!;

nieprawidłowo dokonywane wydatki z konta do obsługi zaliczki;

brak lub nieprawidłowy opis na odwrocie dokumentu księgowego;

problemy z osiągnięciem celu operacji.

Brak należytego udokumentowania płatności gotówkowej

Dowód płatności powinien jasno określać, za jaką fakturę dokonano płatności oraz identyfikować strony transakcji.

W przypadku płatności gotówkowej dowodem zapłaty jest:

faktura VAT lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją „zapłacono gotówką” opatrzony podpisem upoważnionej osoby (wystawcy/sprzedawcy);

dokument księgowy KP (kasa przyjęła);

oświadczenie wystawcy dokumentu, że „w dniu ….. przyjęto w formie gotówkowej zapłatę w wysokości …. od …. za należność wynikającą z dokumentu nr ….. z dnia ….”

Naruszenie art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej

Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy:

stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez NBP ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji.

Nieprawidłowo dokonywane wydatki z konta do obsługi zaliczki

z konta do obsługi zaliczki ponoszone są wyłącznie wydatki kwalifikowalne.

W sytuacji gdy podatek VAT nie stanowi kosztu kwalifikowanego dla beneficjenta, faktury opłacane są z dwóch rachunków:

• kwota netto z rachunku wyodrębnionego do obsługi zaliczki• kwota podatku VAT z rachunku własnego beneficjenta

Płatności w ramach rachunku zaliczkowego dokonywane są do wyczerpania środków na tym rachunku tj. do kwoty przyznanej w umowie o dofinansowanie w zakresie zaliczki, a następnie ze środków własnych beneficjenta.

Brak lub nieprawidłowy opis na odwrocie dokumentu księgowego

Wymagane adnotacje:

Sprawdzono pod względem merytorycznym;

Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym;

Zatwierdzono do wypłaty;

Dekretacja księgowa (Beneficjenci prowadzących pełną księgowość) albo adnotacja wskazująca numer pozycji z „Zestawienia wszystkich dokumentów księgowych dotyczących operacji” (pozostali Beneficjenci);

Data i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Opis dokumentu księgowego – c.d.

Nazwa programu „Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich 2007-2013”;

Nazwa środka, np. „4.1 a Wzmocnienie konkurencyjności…”

Umowa o dofinansowanie nr ...................... z dnia ...........;

Umowa z wykonawcą/zlecenie z dostawcą nr......... z dnia ........ (jeżeli dotyczy);

Kwota wydatków kwalifikowalnych (dla danego dokumentu);

Informacja o sfinansowaniu wydatku z zaliczki (jeżeli dotyczy);

Opis związku wydatku z projektem – odniesienie do pozycji z zestawienia rzeczowo-finansowego;

Data i podpis osoby sporządzającej opis dokumentu.

Błędy w załącznikach do wniosku o płatność

Poprawianie błędów

Błędy w opisach dowodów księgowych należy poprawiać poprzez skreślenie niepoprawnej treści lub kwoty, w taki sposób, aby pierwotny zapis pozostał czytelny; obok korekty należy wpisać treść poprawną oraz datę poprawki wraz z podpisem osoby upoważnionej do dokonania tej czynności.

Nie należy poprawiać pojedynczych liter ani cyfr.

Nanoszenie poprawek w umowach/aneksach wymaga parafowania przez obie strony.

Faktury VAT poprawia się notą lub fakturą korygującą.

Problemy z osiągnięciem celu operacji

§ 3. Umowy o dofinansowanie - Realizacja operacji obejmuje:

wykonanie zakresu rzeczowego;

poniesienie przez Beneficjenta kosztów kwalifikowalnych operacji, nie później niż do dnia złożenia wniosku o płatność;

udokumentowanie wykonania robót, dostaw lub usług;

osiągnięcie zakładanego celu operacji nie później niż do dnia złożenia wniosku o płatność końcową

- zgodnie z warunkami określonymi w rozporządzeniu nr 1198/2006, rozporządzeniu nr 498/2007, ustawie, rozporządzeniu i w umowie oraz określonymi w innych przepisach dotyczących inwestycji objętych operacją.

§ 5. Umowy o dofinansowanie - Beneficjent zobowiązuje się do spełniania wymagań sanitarnych, ochrony środowiska, weterynaryjnych, a także dotyczących bezpieczeństwa żywności i żywienia oraz warunków ochrony zwierząt, jeżeli są wymagane przepisami prawa krajowego w odniesieniu do realizowanej operacji, nie później niż do dnia złożenia wniosku o płatność

Pozostałe uwagi

Faktury VAT i dokumenty o równoważnej wartości dowodowej przedłożone we wniosku o płatność powinny być opłacone w całości.

W przypadku częściowego finansowania wydatków w ramach PROW lub ze środków własnych należy dostarczyć dowody zapłaty dokumentujące całościowe opłacenie dokumentów.

Układanie dokumentów w segregatorze

faktura lub inny dowód księgowy;

umowa z wykonawcą;

dokumenty potwierdzające odbiór prac;

dowód zapłaty;

oferty;

inne załączniki (np. zaproszenia, listy obecności, dokumentacja zdjęciowa itp.)

Dokumenty należy układać w kolejności wskazanej we wniosku o płatność.

Dziękuję za uwagę

Andrzej BrasuńWydział Obszarów WiejskichDział ds. os 4 PO RYBYaleksandra.czekaj@umwd.plTel: 71 776-91-33

Aleksandra CzekajWydział Obszarów WiejskichDział ds. os 4 PO RYBYaleksandra.czekaj@umwd.plTel: 71 776-96-94