win kompas manual 3.0
DESCRIPTION
Windows Kompas ManualTRANSCRIPT
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 1
Tillykke med KOMPAS for Windows SQL v3.0! (herefter nævnt som WinKompas SQL)
WinKompas SQL er et brugervenligt og logisk program til total økonomisk og administrativ styring. WinKompas SQL er et 100% dansk udviklet program, der giver dig optimale muligheder for individuelt at tilpasse det til netop din virksomhed. WinKompas SQL byder på markedets mest avancerede muligheder for tilpasning og skræddersyning til specielle behov. Der er kun få, særdeles kostbare, konkurrerende produkter på markedet, der kan byde på tilsvarende faciliteter og muligheder. WinKompas SQL er med alle moduler fuldt integreret, d.v.s. at alle data i modulerne overføres automatisk. Dette har en række fordele, man er bl.a. fri for at indtaste de samme oplysninger flere gange, hvilket sparer tid og mindsker fejlmulighederne. WinKompas SQL anvender den meget driftssikre og absolut hurtige Microsoft 2000 SQL-Server, hvilket har betydning for fleksibilitet, åbne standarder og dataudveksling. WinKompas SQL giver dig ingen økonomiske chok, når dine edb-behov øges. WinKompas SQL er en fremtidssikring, den alternative løsning, hvor brugervenlighed og service er nøgleord. WinKompas SQL er højkvalitet med topydelse. HOTLINE HJÆLP til WinKompas SQL. Køb HOTLINE HJÆLP og ring til vores supportafdeling, der vil være behjælpelig med dine problemer i programmet. Landsdækkende forhandlernet, kurser og anden service sikrer dig endvidere råd, hjælp og vejledning. Kort sagt - tryghed i dit daglige arbejde. OPDATERINGSSERVICE Opdateringsservice er en abonnementsordning, der vil sikre dig, at du altid vil modtage sidste ny version af WinKompas SQL med diverse forbedringer, eller du kan selv løbende hente sidste nye version fra vores hjemmeside www.fk-data.dk. NYHEDER Læs om nyheder i WinKompas SQL på vores hjemmeside www.fk-data.dk.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 2
MANUALEN Manualen til WinKompas SQL er delt op i en ekstern manual og en intern manual: Den eksterne manual (som du læser i nu) indeholder: Installationsvejledning, Opstart / Registrering, Programstruktur, samt daglig håndtering af modulerne Finans, Debitor / Ordre, Kreditor / Indkøb, Lager, Projekt og Systemopsætning. Desuden er der et eksempel på en Standardkontoplan. I den eksterne manual er hovedvægten lagt på, at beskrive mulighederne i WinKompas SQL. Sammen med den eksterne manual finder du 2 appendiks: Appendiks 1 - Anvendelse af standardopsætning Appendiks 2 - Anvendelse af egen opsætning. Den interne manual (den elektroniske del) indeholder: Detaljeret information om håndteringen af systemets dele. Den interne manual kan hentes frem, når programmet kører ved brug af <F1>-tasten, men der kan også søges gennem menupunktet ’Hjælp’. Ved at bruge den interne manual (F1-tasten), vil du overalt i programmet, få en mere detaljeret guide til programmet. Denne manual samt den interne manual kan til enhver tid og uden varsel gøres til genstand for ændringer. Eventuelle ændringer må ikke opfattes som forpligtende for FK-DATA A/S. FK-DATA A/S påtager sig intet ansvar for problemer, som er opstået på grund af fejl eller mangler i denne manual. Dette gælder også såfremt, der er uoverensstemmelser mellem manual og program. Denne manual og det i denne manual beskrevne programmel leveres under licens, og må udelukkende anvendes og kopieres i henhold til de medfølgende licensbetingelser. Licensbetingelserne skal accepteres i forbindelse med installationen af WinKompas SQL, og kan udskrives til printer i forbindelse hermed. Overtrædelse heraf vil medføre retsforfølgelse. VI ØNSKER DIG EN RIGTIG GOD FORNØJELSE MED PROGRAMMET! FK-DATA A/S, TLF. 70 10 19 46
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 3
INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING.................................................................................................................................7
INSTALLATION.............................................................................................................................9 MINIMUMSKRAV TIL COMPUTERE OG STYRESYSTEM..........................................................................9 PROGRAMPAKKE........................................................................................................................................9 INSTALLATIONSMULIGHEDER ................................................................................................................ 10 INSTALLATION PÅ SERVER ELLER ENKELT BRUGER.......................................................................... 11 INSTALLATION PÅ EN KLIENT (NETVÆRK)............................................................................................ 14 FØRSTE PROGRAMSTART ...................................................................................................................... 15 PRINTERINSTALLATION........................................................................................................................... 16 OPSTART / REGISTRERING .....................................................................................................17
LICENSREGISTRERING............................................................................................................................ 20 ADGANGSKODE / PASSWORD........................................................................................................... 21
OPRETTELSE AF KODEORD (PASSWORD) ........................................................................................... 21 REGNSKABSOPSÆTNING ....................................................................................................................... 22 EGEN KONTOPLAN BENYTTES............................................................................................................... 24 PROGRAMSTRUKTUR ..............................................................................................................27 ADGANGSKODE........................................................................................................................................ 27 HOVEDMENU............................................................................................................................................. 27
MENULINIEN ........................................................................................................................................ 28 VÆRKTØJSLINEN................................................................................................................................ 28 OUTLOOK BAR..................................................................................................................................... 28
MENUFUNKTIONER .................................................................................................................................. 30 FILER .................................................................................................................................................... 30 REDIGER .............................................................................................................................................. 31 KLADDER.............................................................................................................................................. 31 KARTOTEKER ...................................................................................................................................... 32 UDSKRIFTER........................................................................................................................................ 32 KØRSLER ............................................................................................................................................. 32 VÆRKTØJ............................................................................................................................................. 33 OPSÆTNING ........................................................................................................................................ 34 VINDUE................................................................................................................................................. 34 HJÆLP .................................................................................................................................................. 34
GENVEJSTASTER ..................................................................................................................................... 35 IKONER I VÆRKTØJSLINIEN .............................................................................................................. 35 FUNKTIONSTASTER............................................................................................................................ 38 GENVEJSTASTER MED ANVENDELSE AF MUS ............................................................................... 40
BRUG AF GENERELLE FUNKTIONER ..................................................................................................... 42 VINDUER GENERELT................................................................................................................................ 45 BRUG AF TASTATUR ................................................................................................................................ 46 FINANS........................................................................................................................................49 OPSÆTNING AF FINANS.......................................................................................................................... 49
STANDARDKONTOPLAN BENYTTES................................................................................................. 50 EGEN KONTOPLAN BENYTTES ......................................................................................................... 52
FINANSKONTOPLAN (KARTOTEK) .......................................................................................................... 54 OPRETTELSE AF FINANSKONTO ...................................................................................................... 54 FANEBLADE I FINANSKARTOTEKET ................................................................................................. 56 KNAPFUNKTIONER I FINANSKARTOTEKET...................................................................................... 60
REGNSKAB- OG MOMSPERIODER.......................................................................................................... 66
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 4
DAGLIG BOGFØRING................................................................................................................................ 68 BOGFØRING I KASSEKLADDE ........................................................................................................... 69 PRIMOTAL ............................................................................................................................................ 71 INDLÆG PRIMOTAL FOR REGNSKABSÅRET ................................................................................... 71 INDLÆG ULTIMOTAL SOM POSTER I REGNSKABSÅRET ............................................................... 72
FELTBESKRIVELSE AF FINANSKLADDEN .............................................................................................. 73 FELTER I FINANSKLADDEN................................................................................................................ 73 KNAPFUNKTIONER I FINANSKLADDEN............................................................................................. 77
OPRET / TILFØJ NY KLADDE ................................................................................................................... 79 GENUDSKRIV KLADDE (ARKIVKLADDE)................................................................................................. 82 FINANSUDSKRIFTER................................................................................................................................ 83 FINANSKØRSLER...................................................................................................................................... 86 STANDARDKONTOPLAN .......................................................................................................................... 91 DEBITOR / ORDRE.....................................................................................................................95 DEBITORER ............................................................................................................................................... 95 DEBITORKARTOTEKET ............................................................................................................................ 95
OPRETTELSE AF DEBITOR ................................................................................................................ 96 FANEBLADE I DEBITORKARTOTEKET .............................................................................................. 98 KNAPFUNKTIONER I DEBITORKARTOTEKET................................................................................. 108
DEBITORKLADDEN ................................................................................................................................. 114 BRUG AF DEBITORKLADDEN........................................................................................................... 114 FELTER I DEBITORKLADDEN........................................................................................................... 116 KNAPFUNKTIONER I DEBITORKLADDEN........................................................................................ 118
DEBITORUDSKRIFTER ........................................................................................................................... 120 DEBITORKØRSLER................................................................................................................................. 123 RABAT- OG PRISLISTESYSTEM ............................................................................................................ 127
FAST SLUTRABAT PÅ DEBITOR....................................................................................................... 127 PROCENTVIS RABAT TIL ENKELTDEBITOR ................................................................................... 128 PROCENTVIS RABAT TIL DEBITORKATEGORI............................................................................... 129 PRISLISTER........................................................................................................................................ 131
ORDRE (SALG).........................................................................................................................135 ARBEJDSGANG I ORDRE ....................................................................................................................... 135 ORDREKARTOTEKET ............................................................................................................................. 140
OPRET EN SALGSORDRE ................................................................................................................ 140 FUNKTIONER DER KAN BRUGES VED SALGSFAKTURERING: .................................................... 141 FANEBLADE I ORDREKARTOTEKET ............................................................................................... 142 KNAPFUNKTIONER I ORDREKARTOTEKET.................................................................................... 147 IKONER TIL BRUG I ORDREKARTOTEKET...................................................................................... 149 ORDRETOTALER............................................................................................................................... 151
ORDRE / SALGSFAKTURERING ............................................................................................................ 153 ORDRER............................................................................................................................................. 153 KONTANT FAKTURA.......................................................................................................................... 157 ABONNEMENT FAKTURA.................................................................................................................. 158 FELTER PÅ ORDRELINIEN (SALGSORDRE) ................................................................................... 160
DAN ORDRE UD FRA ARKIVEREDE ORDRE ........................................................................................ 165 DAN KREDITNOTA UD FRA ARKIVEREDE ORDRE .............................................................................. 166 GENUDSKRIV FAKTURA......................................................................................................................... 167 ORDREKLADDE....................................................................................................................................... 168
BRUG AF ORDREKLADDEN.............................................................................................................. 168 KNAPFUNKTIONER I ORDREKLADDEN........................................................................................... 170 FELTER I ORDREKLADDEN.............................................................................................................. 172
ORDREUDSKRIFTER .............................................................................................................................. 174 ORDREKØRSLER.................................................................................................................................... 176
ORDREKOMPONENTER ELLER RELATIONER MELLEM ORDRE-SYSTEMET OG BOGFØRING 183 MOMSEN ............................................................................................................................................ 185 ORDRETOTALPOSTER ..................................................................................................................... 186
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 5
DEN KOMPLETTE BOGFØRING ....................................................................................................... 189 KREDITOR / INDKØB ...............................................................................................................191 KREDITORER .......................................................................................................................................... 191 KREDITORKARTOTEKET........................................................................................................................ 191
OPRETTELSE AF KREDITOR............................................................................................................ 192 FANEBLADE I KREDITORKARTOTEKET.......................................................................................... 194 KNAPFUNKTIONER I KREDITORKARTOTEKET .............................................................................. 203
KREDITORKLADDEN............................................................................................................................... 209 BRUG AF KREDITORKLADDEN ........................................................................................................ 209
FELTER I KREDITORKLADDEN.............................................................................................................. 211 KNAPFUNKTIONER I KREDITORKLADDEN ..................................................................................... 213
KREDITORUDSKRIFTER......................................................................................................................... 215 KREDITORKØRSLER .............................................................................................................................. 217 INDKØB.....................................................................................................................................223 INDKØBSKARTOTEKET.......................................................................................................................... 223
OPRET EN INDKØBSORDRE ............................................................................................................ 223 FUNKTIONER DER KAN BRUGES VED INDKØBSORDRE: ............................................................. 224 FANEBLADE I INDKØBSKARTOTEKET ............................................................................................ 225 KNAPFUNKTIONER I INDKØBSKARTOTEKET................................................................................. 229 IKONER TIL BRUG I INDKØBSKARTOTEKET .................................................................................. 231 INDKØBSTOTALER............................................................................................................................ 232 INDKØBSKARTOTEKETS HÅNDTERING ......................................................................................... 235 DIREKTE REGISTRERING................................................................................................................. 235 REGISTRERING I FLERE TEMPI....................................................................................................... 236 DAN INDKØBSORDRE UD FRA ARKIVERET ORDRE ..................................................................... 237 DAN KREDITNOTA UD FRA ARKIVERET INDKØBSORDRE ........................................................... 238
INDKØBSUDSKRIFTER........................................................................................................................... 239 INDKØBSKØRSLER................................................................................................................................. 241 LAGER.......................................................................................................................................245 LAGERKARTOTEK................................................................................................................................... 245
OPRET EN VARE/YDELSE ................................................................................................................ 246 FANEBLADE I LAGERKARTOTEKET ................................................................................................ 247 FELTER SOM KUN OPDATERES VED BOGFØRING:...................................................................... 249 KNAPFUNKTIONER I LAGERKARTOTEKET..................................................................................... 257
LAGERKLADDEN..................................................................................................................................... 260 BRUG AF LAGERKLADDEN............................................................................................................... 260 FELTER I LAGERKLADDEN............................................................................................................... 261 KNAPFUNKTIONER I LAGERKLADDEN ........................................................................................... 263 LAGERPOSTERINGER I FINANS ...................................................................................................... 264
LAGEROPTÆLLINGSKLADDE................................................................................................................ 269 BRUG AF LAGEROPTÆLLINGSKLADDE ......................................................................................... 269 FELTER I LAGEROPTÆLLINGSKLADDEN ....................................................................................... 271 KNAPFUNKTIONER I LAGEROPTÆLLINGSKLADDEN.................................................................... 273
LAGERUDSKRIFTER............................................................................................................................... 274 LAGERKØRSLER..................................................................................................................................... 276 PROJEKT ..................................................................................................................................283 PROJEKTKARTOTEK .............................................................................................................................. 283
OPRET ET PROJEKT......................................................................................................................... 284 FUNKTIONER DER KAN BRUGES I PROJEKTKARTOTEKET: ........................................................ 285 FANEBLADE I PROJEKTKARTOTEKET............................................................................................ 286 KNAPFUNKTIONER I PROJEKTKARTOTEKET ................................................................................ 295 FELTER PÅ PROJEKTLINIEN............................................................................................................ 299
MEDARBEJDER KARTOTEK................................................................................................................... 300 OPRET MEDARBEJDER (PROJEKT) ................................................................................................ 300 FUNKTIONER TIL BRUG I MEDARBEJDERKARTOTEKET: ............................................................. 301
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 6
FANEBLADE I MEDARBEJDERKARTOTEKET ................................................................................. 302 KNAPFUNKTIONER I MEDARBEJDERKARTOTEKET...................................................................... 306
PROJEKTKLADDE ................................................................................................................................... 308 BRUG AF PROJEKTKLADDEN .......................................................................................................... 308 KNAPFUNKTIONER I PROJEKTKLADDEN ....................................................................................... 310 FELTER I PROJEKTKLADDEN .......................................................................................................... 311
SYSTEM / OPSÆTNING...........................................................................................................313 MOMSFORFALD ...................................................................................................................................... 313 OPSÆTNING............................................................................................................................................ 314
BOGFØRINGSGRUPPER................................................................................................................... 315 MOMS ................................................................................................................................................. 319 HANDEL.............................................................................................................................................. 322 DIMENSIONER ................................................................................................................................... 323 DIVERSE............................................................................................................................................. 324
SYSTEMOPSÆTNING............................................................................................................................. 336 FINANS ............................................................................................................................................... 337 DEBITORER........................................................................................................................................ 338 KREDITOR.......................................................................................................................................... 339 LAGER ................................................................................................................................................ 340 SALG................................................................................................................................................... 341 INDKØB............................................................................................................................................... 344 GENERELT ......................................................................................................................................... 347
DATABASE HÅNDTERING......................................................................................................351
OPRET ET NYT REGNSKAB ................................................................................................................... 351 KOPIÉR DATA FRA EKSISTERENDE REGNSKABER ........................................................................... 354 REDIGER FIRMAOPLYSNINGER............................................................................................................ 356 SLET ET REGNSKAB............................................................................................................................... 357 ANDRE FUNKTIONER ............................................................................................................................. 358 SERVER ADMINISTRATION.................................................................................................................... 360
SERVER.............................................................................................................................................. 360 DATABASER....................................................................................................................................... 361 AFSLUT............................................................................................................................................... 362 IKONER............................................................................................................................................... 363
FAKTURATILPASNING / CRYSTAL REPORT........................................................................365 CRYSTAL REPORT ............................................................................................................................ 365 ÆNDRING AF FONT OG SKRIFTSTØRRELSE................................................................................. 369 INDSÆT NYT FELT ELLER TEGN LINIER OG BOKSE..................................................................... 370
APPENDIKS 1 ...........................................................................................................................373 ANVENDELSE AF STANDARDOPSÆTNING.................................................................................... 373
APPENDIKS 2 ...........................................................................................................................375 ANVENDELSE AF EGEN OPSÆTNING ............................................................................................ 375
STIKORDSREGISTER..............................................................................................................377
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 7
INDLEDNING Denne håndbog ”Kom godt i gang” til WinKompas SQL er udarbejdet for at give brugeren en nem og overskuelig gennemgang af de vigtigste funktioner i WinKompas SQL. WinKompas SQL er et økonomisystem med mange integrerede faciliteter og funktioner. Denne håndbog ”Kom godt i gang” til WinKompas SQL vil give brugeren en hjælp til at overskue systemets opbygning i funktioner og menuer. ”Kom godt i gang” til WinKompas SQL er ikke en komplet manual, men en beskrivelse af de programtilpasninger, som er nødvendige for at komme i gang uden problemer, samt en hurtig og overskuelig vejledning i daglig brug af programmet. Håndbogen er samtidig et supplement til programmets interne manual, som giver en mere detaljeret hjælp på skærmen til den funktion, man er i gang med.
Kapitler Installation beskriver de tekniske krav WinKompas SQL stiller til hardware og systemsoftware, samt hjælper dig igennem installationen. Opstart / Registrering hjælper dig igennem oprettelse af regnskab samt registrering af licenskoder. Programstruktur beskriver WinKompas SQL menuer, skærm-billeder og de generelle genvejstaster. Finans beskriver den daglige registrering og bogføring i kassekladden, og der gennemgås de punkter som minimum skal være defineret inden programmet kan tages i brug. Standardkontoplan viser den medfølgende standardkontoplan. Se afsnittet om Regnskabsopsætning under kapitlet Finans vedrørende fravalg af standardkontoplan. Debitor / Ordre beskriver den daglige registrering, fakturering og bogføring i en kort overskuelig form, samt hvordan der faktureres via ordremodulet. Kreditor / Indkøb beskriver hvordan du opretter kreditorer / indkøbsordre, registrere indkøb via indkøbsmodulet, samt vedligeholdelse af disse. Lager beskriver hvordan der oprettes varer samt vedligeholdelse af varelageret. Projekt beskriver hvordan der oprettes projekter, registrering og direkte fakturering af forbrugt tid og materialer, samt budgetopfølgning med kalkulationer. System / Opsætning fortæller om de enkelte programmodulers opsætning, samt systemparametrenes opsætning.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 8
Appendiks 1 giver en kort vejledning til, hvordan man kommer i gang med WinKompas SQL med valg af standard kontoplan. Appendiks 2 giver en kort vejledning til, hvordan man kommer i gang med WinKompas SQL, men uden standard kontoplan. Stikordsregister – en hurtig gennemvej i manualen. Menupunkter som ikke kan findes i indholdsfortegnelsen, kan du søge efter i stikordsregisteret der sidder bagerst i manualen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 9
INSTALLATION For at kunne installere WinKompas SQL, skal følgende minimumskrav være opfyldt: Minimumskrav til computere og styresystem (Windows versioner) NT-Server 256 MB ram, dog anbefales 512 eller gerne mere. Explorer versionen på server og terminaler skal minimum være version 5.0. Der anbefales at bruge Windows 2000 Professionel til alle installationer. Denne Windows version kører efter vor erfaring godt og sikkert. På enkelt eller Per-To-Per (netværk) skal som minimum bruges Windows 2000 eller Windows XP. CD-rom drev og Mus WinKompas SQL bliver installeret med Microsoft SQL 2000 Desktop Engine, hvis ikke andet ønskes. Vi anbefaler, at man har et af følgende Windows systemer: Windows 2000 => minimum 256 MB ram. 800 Mzh. Windows XP => minimum 256 ram. 1 Ghz. Programpakke Ved levering af WinKompas SQL medfølger følgende: • CD-ROM med WinKompas SQL
• Registreringskoder til WinKompas SQL
• Registreringskort + diverse brugerinformationer • Håndbogen ”Kom godt i gang” til WinKompas SQL
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 10
Installationsmuligheder På de næste sider har vi beskrevet 2 forskellige muligheder for installation af WinKompas SQL.
1. Installation på Server eller Enkeltbruger 2. Installation på en Klient (netværk)
Generelt for hvilken type installation du vælger, så vil der inden selve installationen af WinKompas SQL, fremkomme et vindue med vores licensbetingelser, som skal accepteres først. Hvis du ikke accepterer disse, kan installationen ikke foretages. Licensbetingelserne ligger på CD-rom’en som en MS-Word-fil: Licensbetingelser.rtf og kan udskrives via MS-Word eller fra WinKompas kataloget, hvor den vil blive lagt i forbindelse med installationen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 11
Installation på Server eller Enkelt bruger • Indsæt CD-rom med WinKompas SQL i cd-rom drevet. Installationsprogrammet
starter normalt automatisk.
• Hvis installationen ikke starter automatisk, startes denne via menuen START – og vælg KØR. Vælg filen ’Kompas3Setup.exe’ på cd-rom. Du ser derefter dette installationsbillede:
• Igangsæt installationen af WinKompas SQL ved at klikke på knappen ’Næste’.
• Følg vejledningen på skærmen, og fortsæt med at trykke på knappen ’Næste’. Der vil fremkomme skærmbillede (Destinationsmappe):
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 12
► Programmet bliver installeret på C:\programmer\fk-data\WinKompas3\ Her finder du også dine udskrifter i mappen Reports ► Dine data finder du i: C:\programmer\fk-data\WinKompas3\MSSQL$Winkompas\Data • Klik på knappen ’Næste’ for at fortsætte installationen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 13
• Klik endnu engang på ’Næste’, og herfra køres installationsprogrammet færdig.
• Når installation af WinKompas SQL er færdig, ligger der et ikon på skrivebordet, til
opstart af programmet.
Hvis Microsoft SQL Server findes, indtastes dennes servernavn.
Denne adgangs-kode er standard ’fk-data’, og koden kan ikke ændres. Ønskes anden adgangskode til MSDE/SQL Server, skal der installeres en Microsoft SQL Server først.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 14
Installation på en klient (netværk) • Indsæt CD-rom med WinKompas SQL i cd-rom drevet. Installationsprogrammet
starter automatisk.
• Hvis installationen ikke starter automatisk, startes denne via menuen START – og vælg KØR. Vælg filen ’Kompas3Setup.exe’ på cd-rom.
• Følg installationsvejledningen fra punktet Installation på Server eller Enkelt bruger,
indtil du kommer til følgende skærmbillede:
• Ved Installationstype skal feltet ’Klient’ være markeret.
• I feltet ’Navn på Server SQL’ skal servernavnet indtastes. Hvis Microsoft SQL Server
findes, indtastes dennes servernavn.
• Der er i feltet ’SQL Server adgangskode for bruger SA’ (System Administrator) angivet en adgangskode. Denne adgangskode er standard ’fk-data’, og koden kan normalt ikke ændres. Ønskes en anden adgangskode til MSDE/SQL Server, skal der installeres en Microsoft SQL Server først.
• Ved Server installationsmappe angives det rigtige drev (bogstav) til netværket. Der kan klikkes på knappen ’Gennemse’ for at søge. F.eks.: F:\Programmer\ FK-Data\ Winkompas3
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 15
► Programmet bliver installeret på: C:\programmer\fkdata\WinKompas3\ ► De fælles Data er placeret på Server1 i mappen: F: \ Programmer \ FK-Data\ Winkompas3 \MSQL$WINKOMPAS \ Data ► De fælles Rapporter er placeret på Server1 i mappen: F: \ Programmer \ FK-Data\ Winkompas 3\ Reports • Klik på knappen ’Næste’ herfra køres installationsprogrammet færdig.
• Når installation af WinKompas SQL er færdig, ligger der et ikon på skrivebordet, til
opstart af programmet. Første programstart Efter afslutning af installationen startes WinKompas SQL via den valgte programgruppe der er valgt under installationen, eller via den oprettede ikon på skrivebordet. Bemærk: Der er kommet et nyt ikon på Start linie til højre, som fortæller at SQL-server kører. SQL-serveren skal altid kører når WinKompas SQL benyttes. Har du problemer med andre programmer, kan SQL-server stoppes ved at dobbeltklikke på ikonet og stoppe SQL-server. Indtast ’SYS’ som bruger-id, og tast forbi feltet ’Password’ med <Enter>, hvilke starter og åbner det installerede WinKompas SQL. Herefter skal licenskoderne og brugernavn registreres, før der kan arbejdes i det rigtige regnskab. Registrering af licenskoder og brugernavn, er beskrevet i afsnittet Opstart / Registrering.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 16
Printerinstallation WinKompas SQL arbejder fuldt integreret med Windows®, hvorfor eventuelle nye printere skal installeres i Windows® via Start / Indstillinger / Printere. Hvis nødvendigt, benyt den interne hjælp i Windows®! • Tast <F1> for at hente den interne ”Hjælp og support” frem.
NB! Husk – at der skal værre mindst en printer installeret før WinKompas SQL kan vise en udskrift.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 17
OPSTART / REGISTRERING Når du har installeret WinKompas SQL, og starter programmet op, vil den fremkomme med denne meddelelse, at der ikke er nogen databaser i WinKompas SQL. Ved programlevering er der ikke oprettet nogen regnskaber, dette skal du selv foretage.
• Tast ’OK’ og Database Manageren aktiveres, således nedenstående billede af
Databaseopsætning fremkommer.
I Databaseopsætningen kan du oprette og vedligeholde regnskaber, og kopiere data fra et regnskab til et andet. Nedenstående beskriver, hvordan du opretter dit regnskab. • Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette nyt regnskab.
• Herved fremkommer nedenstående Databaseopsætningsvindue:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 18
• Udfyld de relevante felter, såsom firmanavn, adresse, telefonnr., bank- og girokonti, e-
mail adresse m.m. Som minimum udfyldes feltet ’Firma’ under Firmaoplysninger.
• Du flytter til næste felt ved at trykke på tasten <Enter>, <TAB> eller ved at klikke på
feltet med musen.
• Du flytter et felt tilbage ved at trykke på <Shift+Tab>, eller ved at klikke på feltet med musen.
• Ved feltet ’Postnr.’ har du følgende muligheder:
- Klikke på udfor Postnr. og der fremkommer et vindue med mulighed for at søge efter postnummer.
- Eller indtaste Postnummeret og trykke på <TAB>, så fremkommer bynavnet automatisk.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 19
Feltet ’SQL Server’ der også ligger under Databaseinformation, foreslår servernavnet, men hvis der findes flere SQL server installeret i et udtræk, kan der peges på disse server ved at angive servernavnet. Feltet ’Database’ under Databaseinformation, udfyldes automatisk, men kan også bestemmes af dig. Ved at klikke på udfor Database henter systemet en eksisterende database. Felterne ’Database placering’ og ’Standard placering’ der også ligger under Databaseinformation, udfyldes automatisk, men kan også bestemmes af dig ved at der klikkes på den lille firkant til højre. Når du har indtastet firmanavnet og de øvrige oplysninger, skal du klikke på knappen ’OK’. • Klik derefter ’OK’ når meddelelsen ”Database er kompatibel” fremkommer og luk
databasevinduet helt ned.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 20
Licensregistrering Efter oprettelse af regnskab, skal du indtaste de nødvendige registrerings-koder, der medfølger ved køb af programmet. Licensregistreringen foretages under menuen Hjælp / Registrering.
• Klik på menupunktet ’Hjælp’ og derefter på ’Registrering’.
Bemærk: At registreringen kun kan foretages af bruger ”SYS”.
• Registreringskoderne skal nu indtastes i den åbnede skærm-formular.
• Indtast Firmanavn samt koderne for Serienr., Licens Id, Brugere og Posteringer.
• Efter indtastning af oplysningerne skal programmet forlades og genstartes. Herefter kører programmet som en komplet version.
• Efter indtastning klikkes der på Afslut eller på <Ctrl+F4>, og registrerings-punktet kan
forlades.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 21
Adgangskode / Password Ønsker du at beskytte dine data mod udefra kommende, kan du indtaste et password. Bemærk: Hvis password glemmes, er der INGEN hjælp at hente, da ingen kan dekryptere kodeordet, så Pas på og HUSK dit password, hvis du vælger at få password til programmet. Du kan selv oprette din adgangskode i systemet. Dette kan du læse om i næste afsnit ’Oprettelse af kodeord’. Ved opstart af programmet er der ikke noget kodeord, dette har du mulighed for at oprette nu. Oprettelse af kodeord (password) Under menuen ’Filer’ findes menupunktet Ændre kodeord, vælg denne funktion og et vindue til ændring / oprettelse af kodeord vises:
• Hvis der ikke er oprettet et kodeord, trykkes <Enter> i feltet til ’Gammelt’ kodeord.
• Indtast det kodeord du ønsker i feltet ’Nyt #1’, og indtast det igen i felt ’Nyt #2’ som
bekræftelse.
• Klik på ’Ok’ og dit nye kodeord er oprettet. Det er også i dette menupunkt Filer / Ændre kodeord, at du kan ændre et allerede oprettet kodeord. Fremgangsmåden er den samme, når der oprettes kodeord, dog skal det gamle kodeord indtastes i feltet ’Gammelt’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 22
Regnskabsopsætning Nu har du oprettet et nyt regnskab, som ikke indeholder nogen data, men før du kan komme i gang med at oprette kontoplan, debitorer, kreditorer osv., skal det nyoprettede regnskab gøres aktivt med en regnskabsperiode og momsterminer. Dette sker ved at klikke på Filer / Vælg firma og klik på dit firmanavn eller du kan klikke på Vælg firma hvor der peges på det nye regnskab.
Derved fremkommer følgende skærmbillede:
Her anføres dine regnskabs- og momsperiode. • Hvis standardkontoplan ønskes, lades afmærkningen stå.
Vælges standardkontoplanen ikke, kan den oprettes fra starten af, eller kopieres fra et andet regnskab, du har derved mulighed for at kunne benytte din egen kontoplan. Du kan læse mere om benyttelse af egen kontoplan i kapitlet FINANS.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 23
• Til ’Brug standard opsætning’ anbefaler vi at du lader afmærkningen stå, således du får standardopsætningen med, ellers skal du selv foretage al opsætning af systemet, eks. bilagserienr., betalingsbetingelser, kilder etc.
• Der anføres Regnskabsårets startsdato.
• De ønskede antal måneder, som regnskabet skal dække. • Momsperiode kan vælges som månedsvis, kvartårlig eller halvårsvis angivelse, samt
naturligvis som ’Ikke moms registreret’ virksomhed. • Klik derefter på knappen ’Fortsæt’, og nedenstående meddelelse fremkommer:
• Klik på knappen ’OK’ for godkendelse af de valgte datoer. Nu er dine regnskabs- og momsperiode oprettet. Du kan læse mere i afsnittet Regnskaber- og Momsperioder i kapitlet FINANS. Har du valgt at bruge Standard kontoplanen, er Finansmodulet nu klar til brug, men ønskes der yderligere opdeling på afdelinger eller andre dimensioner, skal disse oprettes under Opsætning / Opsætning / Dimensioner, der henvises til afsnittet Dimensioner i kapitlet FINANS. Herefter kan du fortsætte med at oprette kartoteker i Debitor, Kreditor og Lager. Har du fravalgt Standard kontoplanen, fortsætter du til næste afsnit om Egen kontoplan.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 24
Egen kontoplan benyttes Hvis man ikke ønsker at benytte den medfølgende standardkontoplan, og i stedet vil benytte sin egen kontoplan, skal den efterfølgende procedure følges. Udover nedenstående gennemgang henvises til Appendiks 2, der punktvis beskriver, hvordan regnskabet gøres klart til bogføring. • Start WinKompas SQL og åben med bruger ’SYS’.
• Opret nyt regnskab under menupunktet Værktøj, og vælg derefter
Databaseopsætning.
• Klik på ’Tilføj’, herefter fremkommer skærmbilledet med databaseopsætning.
• Udfyld de relevante felter, såsom firmanavn, adresse, bank og girokonti, E-mail
adresse m.m.
• Programmet vil automatisk tildele regnskabet et filnavn ud fra det valgte regnskabsnavn.
• Klik på knappen ’Ok’ for at oprette regnskabet. Klik igen på ’Ok’ når meddelelse ’Databasen er kompatibel’ fremkommer og luk databasevinduet.
• Vælg regnskab under Filer / Vælg firma / Vælg firma, og klik på det nye regnskab. Da regnskabet er nyt, vil systemet herefter vise et vindue med regnskabsopsætning:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 25
• Kontroller at afkrydsningsfeltet for Brug standard kontoplan ikke er markeret.
• Der vil fremkomme et vindue med en meddelelse om ’Advarsel om at Standard
kontoplanen fravælges’, klik på ’Ok’ til dette.
• Anfør regnskabsårets begyndelsesdato, momsafregningstermin og momsperiodens startdato.
• Klik på knappen ’Fortsæt’, og derefter på ’Ok’ for de valgte datoer. Herefter skal de ønskede kartoteker oprettes, Finanskontoplan, Debitorer, Kreditorer o.s.v. Det er ikke nødvendigt at oprette alle kartoteker, men kun dem man ønsker at benytte. F.eks. Finans, Debitor og Lager.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 26
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 27
PROGRAMSTRUKTUR Adgangskode Når du starter WinKompas SQL, åbnes dette skærmbillede, som ved indtastning af adgangsoplysninger, giver dig adgang til alle programmets moduler og faciliteter.
Brugernavn: Angiv dit brugernavn. Ved første opstart bruges 'SYS' Kodeord: Du skal selv oprette dit kodeord i systemet. Første gang
du ønsker adgang til systemet, har du ikke noget kodeord, og skal derfor trykke <Enter> i feltet. Når programmet er startet, kan du oprette dit kodeord.
Du kan læse om oprettelse af kodeord i afsnittet Opstart / Registrering – Oprettelse af kodeord/password. Hovedmenu Når programmet er startet og login er foretaget, vises systemets “Hoved-vindue” (når du lukker dette vindue, lukker du programmet). Dette vindue indeholder systemets Menulinie, en Værktøjslinie og en Outlook Bar.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 28
Menulinien
Indeholder menuer til systemets forskellige funktioner. Disse beskrives i afsnittet om Menufunktioner. Værktøjslinen
Indeholder ikoner (genvejstaster) til at aktivere forskellige funktioner i WinKompas SQL, uden først at skulle vælge den menu, hvori funktionen findes. Ikonerne i værktøjslinien beskrives i afsnittet om Genvejstaster. Outlook Bar Som noget nyt indenfor økonomiprogrammer har WinKompas SQL en Outlook Bar, som ses i venstre side af hovedmenuen. Her er det muligt med et enkelt klik med musen på de vandrette bjælker, at få adgang til de daglige funktioner i en enkel og overskuelig form. Outlook Baren indeholder hurtig adgang til kladder, salgs- og indkøbsordre kartotekerne. Der er Outlook Bar til Finans, Debitor/Ordre, Kreditor/Indkøb, Lager og System. Indholdet i Outlook Baren kan flyttes ved at trække punkterne med musen til et andet punkt i Outlook Baren. Under mappen Favoritter er det muligt at samle egne favoritter. Det er også muligt, at trække ikoner fra Windows skrivebord ind i Outlook Baren og herfra åbne andre programmer – en nemmere genvej til andre programmer, mens man står i WinKompas SQL. Det er muligt at vælge om Outlook Baren skal være aktivt i Hovedmenuen, eller fravælges. Dette gøres under menupunktet Vindue, hvor feltet ’Outlook Bar’ markeres med flueben hvis det skal være aktivt. For at åbne en menu kan man klikke med musen på det pågældende menupunkt eller benytte genvejstaster via tastaturet. Se afsnittet om Genvejstaster.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 29
υ Integration med MS-Office
MS-Integration til WinKompas SQL (programfilen OffInt.exe), der følger med programmet (ligger i kataloget Winkompas), kan trækkes til Outlook Baren. Menupunktet ligger også under Værktøj / MS Office Integration.
Programmet giver mulighed for, på en nem og let måde at overføre data til MS-Excel, bl.a. kontokort, posteringslister, momsrapport, saldobalance m.m. Du bestemmer selv kontointerval, datointerval m.m., og dataene overføres med det samme.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 30
Menufunktioner I hovedkartotekerne er der mulighed for at aktivere følgende menuer, blot ved at højreklikke på musen:
Filer Ved at klikke på ’Filer’ eller taste <Alt+F>, fremkommer følgende menu:
I denne menu kan der skiftes imellem de oprettede firmaregnskaber. Nye regnskaber oprettes under menupunktet Værktøj / Databaseopsætning. Der kan vælges en anden bruger med andre adgangsrettigheder. Kodeord kan ændres, og man får mulighed for at åbne Windows Kontrolpanel, hvis der opstår behov for at ændre på standard-indstillingerne.
Skærmopsætning kan indstilles og gemmes under brugernavn for hver enkelt bruger, afhængig af brugerens arbejdsopgaver. Her kan man benytte programmets Import / Eksport faciliteter. Det er også under Filer, man afslutter programmet ved Afslut.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 31
Rediger Ved at klikke på ’Rediger’ eller taste <Alt+R>, fremkommer følgende menu:
Denne menu viser de faste redigeringsmuligheder og de dertil knyttede genvejstaster. F.eks. <Ctrl+N> for at oprette en ny konto. Disse genvejstaster er ens i alle moduler. Rediger-menuen kan aktiveres fra alle hovedkartoteker ved højreklik på musen. Derudover kan man aktivere den interne hjælp ved at taste <F1>. Udover de allerede nævnte genvejstaster findes der i programmet en del andre genveje, som det er godt at have kendskab til.
Kladder Ved at klikke på ’Kladder’ eller taste <Alt+D>, fremkommer følgende menu:
I denne menu vælger man den kladde, man ønsker at arbejde med. Systemet indeholder en kladdemenu for hoved-modulerne, hvor man foretager den daglige registrering. Bemærk: At der her også er mulighed for at genudskrive bogførte kladder (Arkivkladder).
Eksempel på en kladde: Finanskladde
Der kan oprettes uendeligt antal kladder i hvert modul. Dette foretages under menupunktet Kladder og vælg ønskede modul, klik derefter på knappen ’Tilføj’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 32
Kartoteker Ved at klikke på ’Kartoteker’ eller taste <Alt+K>, fremkommer følgende menu:
Kartotekerne benyttes til flere formål. Udover oprettelse og vedligeholdelse af finanskontoplan og kartoteker, er det også muligt her, at kunne vise en række forskellige oplysninger for den enkelte konto på skærmen.
Der kan vises periodebevægelser, saldi, posteringer med zoom-funktion og automatisk ompostering, genudskrivning af faktura, salgsstatistikker m.m. Endvidere er det også muligt at oprette projektstyring. Udskrifter Ved at klikke på ’Udskrifter’ eller taste <Alt+U>, fremkommer følgende menu:
WinKompas SQL leveres med en lang række fast definerede udskrifter. Disse udskrifter kan inden udskrivning afgrænses på adskillige parametre. F.eks. kontointerval, datointerval, vælge sortering, printer og bakkevalg.
Udskrifterne kan vises på skærm, herfra sendes via e-mail i forskellige formater eller der kan udskrives direkte til printer. Kørsler Ved at klikke på ’Kørsler’ eller taste <Alt+S>, fremkommer følgende menu:
De periodiske rutiner som ikke foretages dagligt, er samlet under dette menupunkt.
Finanskørsler Her foretages kørsler af budgetter, sammenlægning af flere regnskaber (konsolidér regnskaber), samt vedligeholdelse af finans- og momsperioder. Oprettelse af nyt finansår.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 33
Debitorkørsler Åbenpost redigering, rentekørsler, masseudligning og rykkerkørsel. Kreditorkørsler Åbenpostredigering, masseudligning, bankbetalinger og godkendelse af betalinger. Lagerkørsler Justering af lagerværdi, opdatering af styklisteproduktion, justering af salgs-priser og af prislister samt Intrastat eksport. Ordrekørsler Ordre- og abonnementsmassefakturering og opdatering af debitor-informationer. Indkøbskørsler Massefakturering og opdatering af kreditorinformationer. Værktøj WinKompas SQL indeholder en række ekstra faciliteter, som giver muligheder for at tilpasse programmet til den enkelte virksomhed/bruger. Ved at klikke på ’Værktøj’ eller taste <Alt+J>, fremkommer følgende menu:
Det er muligt at ændre menusprog og menu-ordvalg individuelt. Programmet leveres i revisorudgave, hvilket betyder, at der kan oprettes flere regnskaber. Udskrifterne kan tilknyttes en bestemt printer, uafhængigt af den valgte standardprinter. Der kan oprettes brugerrettigheder tilpasset de enkelte arbejdsopgaver, så sikkerheden kan holdes på højt niveau. Det er muligt gennem MS Office Integration at eksportere data til Excel. Med Server Administration kan der foretages sikkerhedskopiering, komprimér database m.m. Disse muligheder vælges og opsættes alle under menupunktet Værktøj.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 34
Opsætning Ved at klikke på ’Opsætning’ eller taste <Alt+O>, fremkommer følgende menu:
Det er i denne menu, at programmets opsætning og integration defineres.
Som nævnt under kapitlet Opstart / Registrering leveres WinKompas SQL med en standardopsætning, klar til brug. Denne opsætning kan udbygges og ændres i disse menupunkter. Brug den interne hjælpemenu <F1> for nærmere vejledning. Vindue Ved at klikke på ’Vindue’ eller taste <Alt+V>, fremkommer følgende menu:
Dette menupunkt indeholder udelukkende Windows faciliteter, og vil ikke blive uddybet yderligere i denne håndbog. Værktøjslinie, Outlook Bar og Statuslinie kan fravælges, således det ikke kan benyttes i programmet – hertil skal fluebenet være afmarkeret.
Hjælp Ved at klikke på menupunktet ’Hjælp’ eller taste <Alt+H>, fremkommer følgende menu:
Dette menupunkt indeholder næsten udelukkende Windows faciliteter, og vil ikke blive uddybet yderligere i denne håndbog. Ved brug af funktionstasten <F1>, kan man overalt i programmet hente hjælp.
Du kan læse mere om Registrering i kapitlet om Opstart / Registrering.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 35
Genvejstaster Ikon-baren (eller værktøjslinien) er placeret under menubaren. Ikonerne er beregnet til at aktivere forskellige funktioner i WinKompas SQL. Hvis muse-pilen placeres over en af ikonerne, fremkommer en forklarende tekst til ikonen samt angivelse af hvilken funktionstast, der kan anvendes for at aktivere funktionen. Bemærk: At genvejstaster også er beskrevet i den interne hjælp og ligger under menuen Hjælp / Indhold / Tips og Tricks. Den interne hjælp opdateres løbende, og filen kan altid udskrives på printer. Ikoner i Værktøjslinien
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 1. Opret, Ctrl+N Aktiv når der er åbnet et kartotek. Åbner billede for oprettelse af nyt kartotekskort. 2. Ny kopi, Ctrl+O Aktiv når der er åbnet et kartotek. Åbner billede for oprettelse af nyt kort med samme indhold bortset fra nummerfeltet. Kopi af data sker fra det kort, som kan ses på skærmen. 3. Find, Ctrl+F Kan gøres aktiv når der åbnes et kartotek. Funktionen åbner et søgebillede, hvor der kan indtastes søgekriterier for fremfinding af data i det aktive kartotek. 4. Filtrer, Ctrl+G Aktiv når der er åbnet et kartotek. Åbner et filtrerbillede, hvor der kan indtastes søgekriterier, som skal være opfyldt, for de kort man ønsker at kunne arbejde med. 5. Redigér, Ctrl+E Aktiv når der er åbnet et kartotek. Sætter kartoteket i redigér mode. 6. Fortryd, Ctrl+R Aktiv når et kartotek er åbent i redigér mode. Sætter kartoteket ud af redigér mode og annullerer foretagne ændringer. 7. Gem, Ctrl+S Aktiv når et kartotek er åbent i redigér mode. Gemmer ændringer eller nyt oprettet kartotekskort. 8. Slet, Ctrl+K Aktiv når et kartotek er åbent. Sletter kartotekskortet, hvis der ingen posteringer findes til det. 9. Klip, Ctrl+X Aktiv når et kartotek er åbent i redigér mode. Fjerner markeret tekst og indsættes i udklipsholder.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 36
10. Kopiér, Ctrl+C Aktiv når et kartotek er åbent. Kopierer markeret tekst til udklipsholder. 11. Indsæt, Ctrl+V Aktiv når et kartotek er åbent. Indsætter udklipsholderens indhold i aktivt felt på kartoteket. 12. Udskriv vindue, Ctrl+P Udskriver det aktive vindue til windows-standardprinteren. 13. Hent skærmopsætning Henter vindue med oprettede skærmopsætninger. Et dobbeltklik på en opsætningslinie henter og sætter den pågældende opsætning. 14. Gem skærmopsætning Gemmer aktuel skærmopsætning med valgfrit navn og beskrivelse. 15. Internetkald Aktiv når kartotek med internet-information er åbent. Kalder på internetbrowser og åbner kartotekskortets hjemmeside. 16. E-Mail Aktiv når kartotek med internet information (www.) er åbent. Kalder på e-mail håndtering med kartotekskortets e-mailadresse for skrivning af mail. 17. Lommeregner Fremkalder windows-lommeregner. Resultatfelt kan kopieres og indsættes i aktivt felt. 18. Global søgning Ved at søge på de søgefelter der ligger som standard i WinKompas SQL, har du her mulighed for at fremfinde bogførte bilag og transaktioner, samt se hvilke moduler der er berørte. Nedenstående skærmbillede vil fremkomme ved at klikke på ikonet for ’Global søgning’ i værktøjslinien:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 37
19. MS Office Integration Mulighed for at overfører eks. saldobalance, posteringsliste, momsrapport til Excel. 20. ServerAdministration Genvej til Server Administration. Her kan der foretages komprimering af database, sikkerhedskopiering, indlæsning af ny database m.m. 21. Gendan Standard, Def., Ctrl+F12 Sætter aktivt vindue til oprindelig størrelse og placering. 22. Opslag, F1 Åbner intern hjælpemanual med opslag til afsnit og indeks. Giver hjælp til det menupunkt, man har aktiveret. 23. Funktionstaster Åbner et vindue med funktionstaster, som viser de muligheder der er med genvejstaster til det menupunkt man har aktiveret. 24. Felt rækkefølge Med denne funktion har du mulighed for at ændre på kartoteksfelternes rækkefølge. Ved at klikke på ikonet når kartoteket er åbnet (evt. Debitorkartotek), fremkommer nedenstående vindue, hvori du kan oprette den nye felt-rækkefølge.
Udpeg den ønskede database felt, og overfør feltet med knappen til feltet ’Ny felt-rækkefølge’. Proceduren gentages indtil den ønskede rækkefølge er opnået. Ændringen gemmes med knappen ’Gem’. Kartoteket lukkes ned for at systemet kan opdatere feltændringen. Når kartoteket åbnes igen, vil du kunne springe fra felt til felt, ud fra den nye rækkefølge, med tasten <Enter>.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 38
Funktionstaster Generelt: Alt+”understreget bogstav” Åbner menu
Ctrl+F4 Luk vindue
Alt+F4 Luk program – Luk skærmhjælp –
Ctrl+F6 Næste vindue
Alt+Tab Skift program
ESC Annullering/fortryd, lukker skærmbilleder
F1 Åbner intern hjælp
Faneblade: Tab Med Tab-tasten bevæger man sig rundt fra felt til felt på det
pågældende skærmbillede. ← → Når curseren er placeret på et af fanebladene kan der skiftes /
rulles faneblade. Alt+”understreget bogstav” Alt-tasten og det bogstav, der er understreget i det enkelte
faneblad, aktiverer det pågældende faneblad, og derefter kan der anvendes ← → til at skifte faneblade.
Alt+1 1. faneblad Alt+2 2. faneblad Alt+3 3. faneblad Alt+4 4. faneblad ……o.s.v. Felter: Tab Flytter til næste felt Shift+Tab Flytter til forrige felt Kartoteker og kladder: F4 Åbner rullemenu/dropdownmenu. I de felter, hvor der er placeret
en af disse knapper eller , fortælles der, at man kan hente en rullemenu frem i feltet. Hvis man begynder at indtaste i feltet uden først at åbne for rullemenuen med <F4>, vil curseren blive placeret på den linie, hvor det indtastede første gang matcher og linieindholdet kan overføres ved tryk på <Enter>.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 39
Der søges altid i den første af de mulige kolonner, der fremkommer ved en rullemenu. Der kan dog vælges at søge i den anden kolonne af rullemenuen (navn/beskrivelse). Dette gøres ved først at angive en / og herefter indtaste med de værdier (tal/bogstaver), der findes i anden kolonne. Bemærk: Hvis rullemenuen er åbnet skal denne først lukkes med <ESC> og derefter indtaste / i feltet. F.eks. hvis man i Debitorkartoteket står i feltet Postnr. og ikke kan huske selve postnr. kan man i stedet søge på Postdistrikt (Bynavn). Rullemenuen til Postnr.feltet består af Postnr. i første kolonne og Postdistrikt (Bynavn) i anden kolonne. Opslag i Postdistriktet sker blot ved at starte indtastningen med en /. F.eks. ”/Ring”, hvis man søger efter Ringkøbing. Curseren placeres på det første felt i rullemenuen, der matcher med ’Ring’ og der kan nu enten indtastes mere i feltet eller der kan bladres i rullemenuen med <PilNed> eller <PilOp>. Den ønskede værdi fra rullemenuen overføres til feltet ved tryk på <Enter>.
↑ ↓ Skift række i rullemenu F5 Information om posteringer vedr. aktuel linies kontonr. Der
fremkommer en liste over kontoens posteringer på samme måde som i kartoteket, når der klikkes på knappen ’Posteringer’.
Shift+Ctrl+F6 Der er mulighed for at ændre næste bilagsnummer i bilagsserien
i kladden F8 Går til posteringslinie/varelinie v/faktura Alt+F8 Går til posteringslinie/varelinie v/faktura Alt+PilNed Åbner rullemenu (se beskrivelse vedr. F4) Alt+PilOp Åbner rullemenu (se beskrivelse vedr. F4) PilOp (↑) Flytter en række op
PilNed (↓) Flytter en række ned
Tab Flytter til næste felt
Shift+Tab Flytter et felt tilbage
PageUp Går til næste post i kartotek PageDown Går til forrige post i kartotek Ctrl+F Aktiv når der er åbnet et kartotek. Åbner et søgebillede, hvor der
kan indtastes søgekriterier for fremfinding af data i det aktive kartotek. Se endvidere nærmere beskrivelse af Ctrl+F under afsnittet ”Ikoner i værktøjslinien”.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 40
Specielt på værktøjslinien ved Salg- og Indkøbsordre: F11 Indtastningslinieområdet maksimeres i Ordre/ Indkøb. Ved tryk
på <F11> igen gendannes det normale indtastningsbillede Komprimér linier Fletter linier med ens varenummer og dato Kopier linier Kopier markerede linier til anden ordre Medtag alle linier Markerer/medtager alle linier Afmarker alle linier Afmarkerer alle linier Beregn fragtgebyr Beregner fragtgebyr, hvis udfyldt på lagerkartotek. DEL Bevirker at der bygges en ’Deltotallinie’. Summen omfatter de
varelinier, som ligger før linien, men efter den forrige ’Deltotallinie’. Linien er markeret med et fiktivt varenummer ’#DELTOTAL’. Linien kan udstyres med en varetekst, som beskrivelse af deltotalen. Der kan endvidere indsættes notat før/efter.
SUB Bevirker at der bygges en ’Subtotallinie’. Summen omfatter alle varelinier,
som ligger før linien. Linien er markeret med et fiktivt varenummer ’#SUBTOTAL’. Linien kan udstyres med en varetekst, som beskrivelse af subtotalen. Der kan endvidere indsættes notat før/efter.
Genvejstaster med anvendelse af mus Redigermenu Når man har åbnet et kartotek (f.eks. kontoplanen eller lagerkartoteket), bevirker et klik på højre musetast, at Redigér-menuen fremkommer ved musemarkørens placering:
Der kan klikkes et eller andet sted inden for kortet, undtagen på de døde områder (de knapper som ikke er vist aktive, og striben til højre for sidste faneblad). Når redigér menuen er fremkommet, kan der klikkes på et af punkterne. De enkelte punkter i redigér menuen er identiske med dem der findes ved åbning af menupunktet ’Redigér’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 41
Datahåndteringsmenu Når man har åbnet et ’Grid’ (en liste f.eks. den liste som fremkommer, når man klikker på knappen ’Liste’ på kontokortet, eller den med kontoens ’Posteringer’), bevirker et klik på højre musetast, at der fremkommer et filter/sorter/kopi menu:
Højreklik inden for listens område: Filtrer efter det markerede: Placér den almindelige markør på et af felterne i gridded, klik på højre musetast og vælg filtrer. Derefter vises kun de poster som har samme indhold. Hvis der vises flere linier kan der yderligere filtreres på andre felter. Filtrer efter det ikke markerede: Samme som filtrer, men alle de andre poster vises. Fjern filter/sortering: Et klik her vil fjerne den afgrænsning, som filter medførte eller gå tilbage til den oprindelige rækkefølge. Sorter stigende: Placer den almindelige markør på et felt i gridded, klik på højre musetast og vælg sortering stigende. Derefter vil posterne blive vist sorteret efter det valgte i stigende orden. Sorter faldende: Det samme som med ’Sorter stigende’, men viser posterne i faldende orden.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 42
Brug af Generelle funktioner I dette afsnit kan du læse om hvordan du redigere, kopiere, søger et kartotekskort. Fremgangsmåden er gældende for kartotekerne Finans, Debitor, Kreditor, Lager, Ordre, Indkøb og Projekt. På visse felter i kartoteket er der i højre side en knap . Dette betyder, at ved at klikke på knappen, fremkommer en ’dropdown-liste’ over kartoteket. Listen kan også fremkaldes ved at trykke på <F4> eller <ALT+PilNed>, når curseren befinder sig i feltet.
Bemærk: Du kan hente funktionsmulighederne frem med ikonet på værktøjslinien, eller aktivere Redigérmenuen ved at højreklikke på kartoteket. υ Opret kartotekskort Du kan oprette et kartotekskort på følgende måde: • Vælg det kartotek du ønsker at oprette et kartotekskort i.
• Vælg menuen Rediger (højreklik) og funktionen Opret,
eller tryk <Ctrl+N> (Ny) eller tryk <F7>
eller tryk ikonet ’Opret’ .
• Indtast dernæst det kunde/varenummer du ønsker at oprette, samt de øvrige oplysninger.
• Når indtastningen er færdig, kan du gemme med ikonet (Gem), eller tryk <Ctrl+S>. υ Kopiere kartotekskort Du kan kopiere en eksisterende kartotekskonto på følgende måde: • Vælg det kartotek og derefter det kartotekskort du ønsker at kopiere.
• Vælg menuen Rediger (højreklik) og funktionen Kopier.
eller tryk på <Ctrl+O> eller klik på ikonet ’Ny (kopi)’ .
• Når kartotekskortet er kopieret, er det kun med opsætningen og evt. de valgfrie felter. Der skal indtastes et nyt kontonummer, som ikke findes i kartoteket i forvejen. Herefter indtastes stamdata og de øvrige oplysninger.
• Klik på ikonet (Gem) eller tryk <Ctrl+S> for at gemme kopieringen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 43
υ Find et kartotekskort I kartotekerne kan du anvende alle felter på kartotekskortet til søgning: • Vælg det kartotek du ønsker at søge i.
• Vælg menuen Rediger (højreklik) og funktionen Find.
eller tast <F3> eller tast <Ctrl+F> eller klik på ikonet ’Find’ .
• Alternativt kan man finde en konto via listen, der åbnes ved at klikke på knapfunktionen Liste.
• Dernæst indtastes den oplysning der ønskes søgt efter, i det tilhørende felt.
• Klik på knappen ’Ok’ i søgevinduet for at få det ønskede kartotekskort frem. υ Rediger et kartotekskort Du kan ændre et kartotekskort på følgende måde: • Vælg det kartotek og det kartotekskort, som du vil ændre.
• Vælg menuen Rediger (højreklik) og funktionen Rediger
eller tryk på <Ctrl+E> eller tryk på <F2> eller klik på ’Rediger’ ikonet .
• Rediger i de ønskede felter, og klik på 'Gem' ikonet eller du kan taste <Ctrl+S>. υ Fortryd Du kan fortryde den igangværende handling/ændring på følgende måde: • Vælg menuen Rediger (højreklik) og funktionen Fortryd
eller klik på <Ctrl+R> eller klik på ikonet ’Fortryd’ .
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 44
υ Slet et kartotekskort Du kan slette et kartotekskort på følgende måde: • Vælg det kartotek og det kartotekskort du vil slette.
• Vælg menuen Rediger (højreklik) og funktionen Slet
eller tryk på <Ctrl+K>
eller klik på ikonet ’Slet’ .
• Herefter fremkommer meddelelse: "Slet et kartotekskort ?".
• Klik ’OK’ og den pågældende konto er slettet. Bemærk: Et kartotekskort kan kun slettes, hvis der ikke findes posteringer på kontoen. Sletning af en Salgsordre kan kun foretages, hvis den ikke indeholder salgsordrelinier, hvor feltet ’Leveret’ står til 0, eller hvor felterne ’Leveret’ og ’Faktureret’ er ens.
Hvis ikke dette er tilfældet, tryk på ikonet for ’Tilbagelever’. Gem derefter ordren med <F2> eller <Ctrl+S> og slet nu ordren med <Ctrl+K>.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 45
Vinduer generelt Systemet indeholder en række forskellige typer vinduer/skærmbilleder, så som, vinduer til kartoteker, lister, kladder, skærmbilleder til specielle funktioner i systemet m.v., for de forskellige kategorier af vinduer vil der dog være en del fælles træk. En del af disse vil i det følgende blive gennemgået. Knapfunktioner Flere af vinduerne har en række knapfunktioner i toppen. Disse knapfunktioner viser forskellige lister eller aktiverer funktioner, der har relation til det pågældende vindue.
Felter m. lister Visse felter er tilknyttet lister, hvorfra der kan vælges data til feltet.
Knappen i højre side af feltet indikerer at det er et 'dropdown' felt, som giver en liste, hvorfra der kan vælges indhold til feltet. Anvend <F4> for opslag.
Andre opslagsfelter indeholder , hvor der kan laves opslag med <Ctrl+F> eller <F4>, eller der kan startes med at indtaste en værdi i selve feltet.
Med <Ctrl+F> vil et lignende afgrænsningsbillede fremkomme, afhængig af hvorfra man vil søge.
På søgning er der mulighed for at opsætte de felter der ønskes søgt på. Ved at klikke på fanebladet Opsætning eller <Alt+F2>, er der muligheder at vælge felter og rækkefølge de skal forekomme i. I feltet ’Søg på’ er der mulighed for at vælge om søgning skal være en del af feltet, hele feltet eller start af feltet. Resultat fremkommer i en resultatliste, hvis der er flere fremkomster. Resultatet udvælges og overføres med <Enter>.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 46
Brug af Tastatur I mange situationer vil det være en fordel at anvende tastaturet, frem for musen, til at vælge forskellige funktioner m.v.. Funktionstaster I WinKompas SQL kan anvendes uden brug af mus. Se nærmere i kapitlet Programstruktur, hvor genvejstaster er beskrevet eller i den interne hjælp i menupunktet Hjælp / Indhold / Tips og Tricks. Menuer og trykknapper Generelt for Windows programmer gælder det, at menuer og trykknapper i det aktive vindue kan vælges ved at trykke <Alt + det understregede bogstav> i menuens/trykknappens navn, f.eks.:
<Alt+K> for ’Kartoteker’-menuen. Når menuen åbnes, kan du vælge menupunkt ved at taste det understregede bogstav i det ønskede menupunkt, f.eks.: K - for ’Kreditorer’ Samme fremgangsmåde er gældende for trykknapper: <Alt + det understregede bogstav> i trykknappens navn, for at aktiver funktionen. Felter i Skærmbilleder I systemets forskellige skærmbilleder kan man flytte fremad til næste felt ved at trykke <Tab> eller <Enter> eller tilbage til forrige felt ved at trykke <Shift+Tab>. Felter med tilhørende lister En del felter har tilhørende lister, hvorfra der kan vælges indhold til feltet. En tilhørende liste vises ved at trykke <Alt+↓> eller <F4>. Bladre i kortene i et kartotek Du kan bladre frem til næste kartotekskort ved at trykke <PgDn>, tilbage til foregående kartotekskort ved at trykke <PgUp>. Skift mellem åbne vinduer Har du flere vinduer åbne i programmet, kan du skifte mellem dem ved klik med venstre museknap på det vindue der ønskes aktivt eller med <Ctrl+F6>.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 47
Luk vinduer Det aktive vindue lukkes ved at trykke <Ctrl+F4>. Fortryd indtastning i kartotekskort Indtastning i et kartotekskort kan fortrydes ved at trykke <Ctrl+R>. Funktionstaster på kartoteket På værktøjslinien ligger ikonet ’Funktionstaster’ . Ved at klikke på dette ikon fremkommer der en boks med funktionstaster der findes i det valgte kartotek. Her i viste eksempel, Debitorkartotek:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 48
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 49
FINANS Opsætning af Finans Før WinKompas SQL kan tages i brug, er der en række ting, som obligatorisk skal sættes op først. Bemærk: Det anbefales at bruge standardopsætningen som udgangs-punkt, idet man straks har et brugbart system, hvor der kun mangler at blive oprettet debitorer, kreditorer og varer. I dette kapitel beskrives bl.a. hvilke parametre, der kan sættes. En del af parametrene har direkte relation til finanskontoplanen, eller ved postering gennem kassekladder. Nedenstående diagram giver en oversigt over hvilke parametre, der bruges i Kontoplan og Finanskladde.
Systemkonti, Dimensioner, Valuta- og Momskoder, Kilder, Bilagsserier og Autotekst oprettes i menupunktet ’Opsætning’. Parametrene er beskrevet i kapitlet System / Opsætning.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 50
Standardkontoplan benyttes Valg af Standardkontoplan er også beskrevet i kapitlet Opstart/Registrering. Hvis den medfølgende standardkontoplan skal anvendes: • Start WinKompas SQL og åben med brugernavn ’SYS’. Udover nedenstående gennemgang henvises til Appendiks 1, der punktvis beskriver, hvordan regnskabet gøres klart til bogføring. • Opret nyt regnskab ved at klikke på menupunktet ’Værktøj’, og derefter vælge
’Databaseopsætning’.
• Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette nyt regnskab.
• Udfyld de relevante felter, såsom firmanavn, adresse, bank og girokonti, E-mail
adresse m.m.
• Programmet vil automatisk tildele regnskabet et filnavn ud fra det valgte regnskabsnavn.
• Klik på knappen ’OK’ for at afslutte indtastningen, og når meddelelse ”Databasen er kompatibel” fremkommer så klik igen på ’OK’ og luk databasevinduet.
• Du skal herefter gå ind under menupunktet ’Filer’ og klik på ’Vælg firma’ og derefter igen på ’Vælg firma’, og klik på det nye regnskab.
Da regnskabet er nyt, vil systemet herefter vise et vindue med regnskabsopsætning:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 51
• Kontroller at afkrydsningsfeltet for ’Brug standard kontoplan’ er markeret.
Vi anbefaler, at anvende standard opsætningen og tilpasse denne i forhold til regnskabet, i stedet for at skulle oprette hele opsætningen fra bunden af. Afkrydsningsfeltet for ’Brug standard opsætning’ skal være markeret.
• Anfør regnskabsårets begyndelsesdato, momsafregningstermin og momsperiodens startdato.
• Klik på knappen ’Fortsæt’ og klik på ’OK’ for de valgte datoer.
• Har du valgt at benytte standard kontoplanen, er Finansmodulet nu klar til brug, men ønskes der yderligere opdeling på afdelinger eller andre dimensioner, skal disse oprettes under Opsætning / Opsætning / Dimensioner.
• Har du fravalgt standard kontoplanen, skal du følge næste vejledning ”Egen kontoplan benyttes”.
Herefter kan man fortsætte med at oprette Debitor- Kreditor- og Lager-kartoteker. Det er ikke nødvendigt at oprette alle kartoteker, men kun dem man ønsker at benytte. F.eks. Finans, Debitor og Lager.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 52
Egen kontoplan benyttes Hvis man ikke ønsker at benytte den medfølgende Standard kontoplan, og kun ønsker at benytte sin egen kontoplan, skal den efterfølgende procedure følges. Udover nedenstående gennemgang henvises til Appendiks 2, der punktvis beskriver, hvordan regnskabet gøres klart til bogføring. • Start WinKompas SQL og åben med brugernavn ’SYS’.
• Opret nyt regnskab ved at klikke på menupunktet ’Værktøj’, og derefter vælge
’Databaseopsætning’.
• Klik derefter på knappen ’Tilføj’ for at oprette regnskabet, herefter vil følgende skærm-billede af Databaseopsætning fremkomme:
• Udfyld de relevante felter, såsom firmanavn, adresse, bank og giro-konti, E-mail
adresse m.m.
• Programmet vil automatisk tildele regnskabet et filnavn udefra det valgte regnskabs-navn.
• Klik på knappen ’OK’ efter indtastningen, og derefter vil du få meddelelsen ”Databasen er kompatibel”.
• Klik igen på ’OK’ og luk databasevinduet.
• Du skal herefter gå ind under menupunktet ’Filer’ og klik på ’Vælg firma’ og derefter igen på ’Vælg firma’, og klik på det nye regnskab.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 53
Da regnskabet er nyt, vil systemet herefter vise et vindue med regnskabsopsætning:
• Kontroller at afkrydsningsfeltet for ’Brug Standard kontoplan’ ikke er markeret.
• Herefter vil der fremkomme en advarsel, om at du nu er i gang med at fravælge
standard kontoplanen:
• Klik på knappen ’OK’ – og fortsæt med Regnskabsopsætningen.
• Anfør regnskabsårets begyndelsesdato, momsafregningstermin og momsperiodens
startsdato.
• Klik på knappen ’Fortsæt’ og derefter på ’OK’ for de valgte datoer. Herefter skal de ønskede kartoteker oprettes, Finanskontoplan, Debitorer, Kreditorer osv. Det er ikke nødvendigt at oprette alle kartoteker, men kun dem man ønsker at benytte. F.eks. Finans, Debitor og Lager.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 54
Finanskontoplan (kartotek) I dette kapitel beskrives Finanskontoplanens felter og knapfunktioner, samt hvordan du opretter finanskonto, hvis du har fravalgt Standard kontoplanen. Bemærk: Før oprettelsen af finanskontoplanen, er det bedst at oprette de ønskede moms-koder og satser, idet disse skal benyttes ved oprettelsen af driftskontiene. � Momskoder og momssatser oprettes under Opsætning / Opsætning / Moms / Momskoder. Der henvises til kapitlet System / Opsætning, afsnittet om Momskoder. Derudover skal man også oprette valutakoder, såfremt man ønsker at benytte andre valuta end standardvaluta. � Valutakoder oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Valuta. Der henvises til kapitlet System / Opsætning, afsnittet om Valuta. Driftresultat, Periodisk Af hensyn til den løbende beregning af driftsresultatet, er det vigtigt at der oprettes en sumkonto, der summerer fra den første konto i kontoplanen. Denne konto angives i menupunktet Opsætning / Opsætning / Systemkonti / Midlertidig Resultatkonto:
Oprettelse af Finanskonto I dette afsnit beskrives hvordan man opretter en finanskonto i Finanskartoteket (Finanskontoplan). I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om redigering og sletning af finanskonto. Du kan oprette en finanskonto på følgende måde: • Klik på Kartoteker / Finanskontoplan for at aktivere kontoplanen.
• Klik på tasten <F7> eller tryk <Ctrl+N>, eller klik på ’Opret’ ikonet på værktøjslinien.
• Indtast dernæst kontonummer for den nye konto, samt de øvrige oplysninger om
kontoen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 55
Bemærk: Det er muligt at bevæge sig fra felt til felt ved at trykke på <Enter>, <TAB>-tasten eller ved at klikke i feltet med musen. For at gå tilbage til et felt, ved brug af tastaturet, tastes <Shift+Tab>. • Når felterne er udfyldt, gemmes kontoen med <Ctrl+S>, eller du kan gå videre til næste
oprettelse med <Ctrl+N>. Som minimum skal følgende felter udfyldes: Kontonummer Her indtastes et kontonummer, som kan være på højst 20 karakterer. Kontonummeret højrestilles. Hvis du vil have en mere naturlig rækkefølge, skal der anføres lige mange cifre på hver konto f.eks. 00100, 00101, 00200, 01000 eller hvis der er forskellige længder på kontonummeret, skal der stå 0 foran selve nummeret, for at systemet kan sortere alfanumerisk kontonumre ved evt. udskrivning af kontoplanen eller saldobalance. Kontonavn Her indtastes kontoens navn, som højst kan bestå af indtil 40 karakterer. Type Der kan vælges mellem 4 typer konti, som bestemmer hvordan systemet skal behandle den pågældende konto: 1. Overskrift Bruger kontonavnet som overskrift i finansudskrifter. 2. Status Posteringskonto som vedrører aktiver og passiver. Kontoens saldo overføres til
nyt år ved årskørsel. 3. Drift Posteringskonto som vedrører virksomhedens drift, d.v.s. posteringer af
omsætning, vareforbrug og forskellige omkostninger. Summen af driftskontiene bliver ved årskørsel overført til årets resultat, hvorefter kontiene bliver nulstillet.
4. Sum Denne kontotype summerer saldiene fra alle posteringskonti fra den i feltet
”Sammentæl fra” indtastede konto til selve sumkontoen. Modkonto Hvis kontotypen er Sumkonto, ændres feltet til ’Sammentæl fra’ og man skal her angive hvilken konto, der skal summeres fra. Felter på side 2 (fanebladet ’Opsætning’): Moms Tast <F4> og vælg den ønskede momskode. Momskoder oprettes under menupunktet Opsætning / Opsætning / Moms. Valuta Tast <F4> og vælg den ønskede valuta. Der kan oprettes flere valutakoder under Opsætning / Opsætning / Diverse / Valuta.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 56
Faneblade i Finanskartoteket Finanskartoteket indeholder 3 faneblade - Stamdata / Opsætning / Diverse - hvor finanskonti oprettes og opsættes med moms og valuta, samt evt. dimensioner. Det vil også være muligt at få vist oplysninger om ændringer af eks. kontoopsætningen. Under menupunktet Kartoteker / Finanskontoplan henter du Finans-kartoteket frem, eller du kan klikke på Finans i Outlook baren og derefter vælge Konti. Fanebladet Stamdata Herunder fanebladet ’Stamdata’ oprettes og vedligeholdes finanskonti. Der oprettes med <Ctrl+N> og gemmes med <Ctrl+S>.
Nogle af felterne har en trekant pil i højre side af feltet, eller en firkant med 3 prikker. Dette betyder, at når du klikker på feltet med venstre musetast eller trykker på <F4> når du står i feltet, fremkommer en ”dropdown”-liste med valgmuligheder. Disse funktioner er generelt for alle faneblade. KontoNr. Her indtastes et kontonummer, som kan være på højst 20 karakterer. Navn Her indtastes kontoens navn, som kan være på højst 40 karakter. Kontonr. 2 Hvis der benyttes koncernregnskab, og der benyttes en anden kontoplan for Koncernen, kan her angives hvilket kontonummer, denne konto svarer til i koncernkontoplanen. Alternativt kunne dette felt benyttes, hvis revisoren har en anden kontoplan end den benyttede i regnskabet. Her kunne så angives revisorens konto-nummer for denne konto. Det er udelukkende i forbindelse med udskrivning, at denne konto kan benyttes. Bemærk: Denne konto skal ikke forveksles med det kontonummer, der automatisk kan benyttes i forbindelse med en konsolidering.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 57
Navn 2 Hvis der benyttes koncernregnskab, og der benyttes en anden kontoplan for koncernen (eller for revisoren) kan der her angives kontonavn på den konto, der blev oprettet ovenover i feltet "Kontonr. 2". Type Her angives hvilken type den pågældende konto skal have. En finanskonto skal tildeles en type, som bestemmer, hvorledes kontoen behandles af systemet. Der skelnes mellem forskellige former for konti: Overskriftskonto: En overskriftskonto er en konto, som kan indlede en ensartet gruppe af konti, f.eks. varesalg, vareforbrug. En overskriftskonto benyttes også til at "Sammentælle fra", når der benyttes Sumkonto. Du kan ikke postere på en overskriftskonto. Driftskonto: En driftskonto er en posteringskonto, hvorpå der kan posteres indtægter og udgifter. Summen af alle driftskonti giver årets resultat. Ved en årsafslutning bliver driftskontiene normalt nulstillet og summen af disse overføres til kontoen Egenkapital fra "Konto for årets resultat". Statuskonto: En statuskonto er en posteringskonto, hvorpå der posteres aktiver og passiver. Efter oprettelse af Nyt regnskabsår, og Overførsel til næste år vil saldoen figurere som en primosaldo. Sumkonto: En sumkonto er en konto, som foretager en sammentælling over en række af kontoplanens konti. En sumkonto skal have modkonto nummeret fra en konto af typen ’Overskrift’. Du kan ikke postere på en sumkonto. Modkonto Her angives et kontonummer, hvis du ønsker, det skal være forslag ved indtastning af posteringer i finanskassekladden. Ved sumkonto ændres betegnelsen ’Modkonto’ til 'Sammentæl fra', hvis du vil foretage en sammentælling over en række konti. Der kan sammentælles fra ’Overskriftskonti’. Antal Her vises optalt antal fra posteringer, som indeholder antalsoplysning. For en del konti vil denne oplysning være fiktiv. Feltet kan ikke udfyldes. Saldo Her vises saldoen på den pågældende konto, Feltet er et resultat af de posteringer, som er bogført på kontoen, og kan kun ændres ved, at der bogføres posteringer. Systemkonto Her vises den systemkonto, som finanskontoen er tilknyttet. Systemkonto oprettes i menupunktet Opsætning / Opsætning / Systemkonti. Gruppekonto De konti som indgår i bogføringsgrupper, vil være angivet som Gruppekonto. I dette felt vises den enkelte eller de bogføringsgrupper, kontoen er tilknyttet. Bogføringsgrupper oprettes i menupunktet Opsætning / Opsætning / Bogføringsgrupper.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 58
Feltet ”Sideskift før denne konto i saldobalancer” kan benyttes såfremt der ønskes at systemet automatisk skal foretage sideskift på balance-udskriften, inden kontoen udskrives. Feltet skal være markeret med ”flueben” for at få dette sideskift før kontoen. Fanebladet Opsætning Under fanebladet ’Opsætning’ registreres bogføringsoplysninger, såsom Moms, Valuta, Dimensioner samt om der skal være spærring på kontoen.
Momskode Her tildeles kontoen en momskode, som automatisk foreslås under det daglige arbejde. Momskoder opsættes under Opsætning / Opsætning / Moms. Valuta Her tildeles kontoen en valutakode, som automatisk foreslås under det daglige arbejde. Valutakoder oprettes under punktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Valuta, hvor man også indtaster aktuel kurs for hver valuta der anvendes. D/K forslag Her kan angives et forslag til Debet eller Kredit, som anvendes, når der bogføres på kontoen i kassekladden. Hvis der er anført ’Ingen’ som forslag, vil kassekladden rette sig efter ’Kilde’, som også har en henvisning til Debet eller Kredit. Da der er tale om forslag, kan det rettes på de enkelte kladdelinier. Konsolidering Her indsættes kontonummeret i det andet regnskab, hvor saldoen fra denne konto skal placeres ved konsolidering. Hvilket regnskab der konsolideres i, skal i givet fald fremgå af databaseopsætning under Værktøj / Databaseopsætning / feltet 'Konsolider i'. Standardtekst Den tekst der angives i dette felt, vil automatisk blive overført til beskrivelsesfeltet i kassekladden.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 59
Dimensioner Har felterne 'Afdeling', 'Bærer', Formål' og 'Projekt'. Bruges til at registrere posteringerne på afdelingsvis osv., så der senere kan udskrives lister over posteringer pr. afdeling osv. Felterne åbnes gennem menupunktet Opsætning / Systemopsætning / Generelt, hvor de fire dimensioner kan sættes til eller fra. Hvis felterne er åbne, kan der angives hvilken afdeling osv., der skal foreslås ved postering på kontoen. Spærring Der er mulighed for at spærre konti: Ingen spærring – Der kan bogføres på kontoen fra alle moduler. Spærret – Der kan ikke bogføres på kontoen. Spærret for kladdepostering – Der kan kun bogføres på kontoen fra Salg/Indkøb og via kørsler. Fanebladet Diverse Under fanebladet ’Diverse’ findes diverse oplysninger såsom information om ændringer af kontoopsætning og rapportkoder.
Rapportkoder Indeholder felterne 'Rapportkode 1' til 'Rapportkode 4'. Rapportkoder anvendes til avanceret rapportering, som kan udvikles i rapportgeneratoren Crystal Report ® Seegate Software. Der er ingen af standardrapporterne, som anvender felterne. Rapportkoder oprettes under punktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Rapportkoder. Notat Notatfeltet bruges til at skrive et notat på den enkelte konto. Korrektioner Indeholder felter, som udfyldes automatisk af WinKompas SQL med oplysninger om, hvornår konto er oprettet og af hvem, og hvornår der er sket rettelse af oplysningerne.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 60
Knapfunktioner i Finanskartoteket
Der er følgende knapfunktioner til brug i Finanskontoplanen:
Liste Ved at klikke på knapfunktionen ’Liste’, fremkommer listen over kontoplanen:
Her vises den samlede kontoplan med alle felter på en linie pr. konto. Notatfeltet er dog ikke med. For at få felterne til højre vist, skal man scrolle på den vandrette scrollbar. Felterne ’Kontonr.’ og ’Navn’ forbliver i vinduet, selvom der scrolles til højre. Det blanke felt over listeoverskrifterne viser hvilken søgning, der er aktuel (ingen på billedet). For at oprette søgningskriterier trykkes på <Ctrl+F> eller <F3>, hvorved søgevalgsbilledet fremkommer:
De gemte søgninger kan vælges frem ved at klikke på listens rullemenu.
Indtast afgrænsning for feltnavnet og aktivere søgningen ved at klikke på knappen ’OK’ eller trykke på <Enter>.
Det er muligt at gemme listesøgninger, ved at skrive betegnelsen i feltet ’Søgebetegnelse’, og derefter klikke på knappen 'Gem'.
De gemte listesøgninger kan slettes, hvis de ikke mere skal bruges. Dette gøres i søgnings-billedet, hvor den gemte opsætning fremkaldes og slettes ved klik på knappen ’Slet’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 61
Perioder Ved klik på knapfunktionen ’Perioder’, fremkommer et skærmbillede der viser de aktuelle saldi på den valgte konto. Den valgte konto er den konto, som ses i kontoplan kartoteket, inden du klikker på knappen ’Perioder’. Bemærk: Feltet ’Årskifte’ viser det beløb, som programmet har beregnet ved overførelse til nyt år.
Navn Her vises månedsnavnene for perioderne. Slutdato Her vises periodens slutdato. Primo Her vises beløbene der er indtastet i primokladden under saldo. Saldo Akkumuleret saldo for alle afdelinger pr. måned i dette år, i DKK. Ultimo Viser de beløb der er indtastet i ultimokladden. Budget Viser budgettal for kontoen. Saldo i kredit vises med foranstillet minus. Der kan oprettes budgettal enten her, eller gennem punktet Kørsler / Finanskørsler / Budgetter. % Procentafvigelse mellem kolonnen "Budget" og kolonnen "Saldo".
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 62
Posteringer Ved klik på knapfunktionen ’Posteringer’ vises alle de finansposteringer, der er på den valgte konto.
Den store trekant til venstre for datoen i første postering viser at der peges på denne. Posteringsbilledet har en 'Zoom' knap, der viser sammenhængen med posteringen, når knappen aktiveres:
Den zoom'ede postering viser alle de posteringer, som der er dannet med det bilagsnummer, som der er peget på, når der klikkes på ’Zoom’. Den zoom'ede posteringsliste har yderligere to knapper:
Omposter – her kan du ompostere en transaktion. Derved dannes et tilsvarende sæt posteringer med modsat fortegn, således at den oprindelige postering (posteringssæt) udlignes. Vis – her fremkommer posteringen i udskriftsform.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 63
Vis Med knapfunktionen ’Vis’ kan du få vist kontoplanen på skærmen, eller vælge ’Udskriv’ og derved udskrive kontoplanen med det samme.
Har du valgt at få kontoplanen vist på skærmen, kan du klikke på ikonet (øverst i venstre hjørne af skærmbilledet), for at udskrive kontoplanen til printeren. Fordeling Til de enkelte konti kan der bestemmes en fordeling af posteringsbeløbet, f.eks. kan der fordeles private andele af omkostninger til telefon, olie m.m.. Der kan fordeles mellem forskellige Afdelinger, Bærere, Formål og Projekt, men også uanset dimension.
Eksempel: Skal der fordeles 50% af en omkostning til privatforbrug, klikkes der på knappen ’Tilføj’ hvorefter fordelingen kan oprettes. Derefter udfyldes feltet 'Procent' med 50, og i feltet ’Til Konto’ vælges kontonummer for privatforbrug. Der kan evt. skrives et Notat, hvorledes fordelingen skal ske. Herefter vil alle posteringer på konto 3010 blive fordelt med 50%, hvoraf der evt. kan være beregnet moms på selve omkostningskontoen med 'Indgående moms'. På alle statuskonti er det også muligt, at fordele beløbet ved årsafslutning, således at der på kontoen kan tømmes og overføres til en anden status-konto. Ved overførelse til et nyt regnskabsår vil programmet spørge om disse typer fordelinger skal medtages. For at der vil ske en fordeling, skal dette tillades i systemopsætningen. Dette gøres under punktet Opsætning / Systemopsætning / Finans og punktet 'Fordeling', som skal markeres med 'Ja'.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 64
Udskrifter Som standard i WinKompas SQL ligger der i knapfunktionen ’Udskrifter’ en defineret udskriftslayout til Finanskontokort.
Ved at klikke på ’Finanskontokort’ har du her mulighed for at udskrive finanskontokort ud fra den valgte afgrænsning.
Der kan klikkes i felterne ’Fra’ og ’Til’, således der kan søge på dato-afgrænsning. Finanskontokort kan blive vist på skærmen, ved at klikke på knappen ’Vis’, eller der kan udskrives til printeren med knappen ’Udskriv’. Det er også muligt at sende udskriften via mail. Hertil skal feltet ’Send til E-mail’ være udfyldt med en mailadresse, herefter er det muligt at aktivere knappen ’Mail’ og sende mailen. Under menupunktet Værktøj / Udskriftsstyring / Finans, kan der oprettes selvdefinerede udskrifter, hvor det er muligt at hente disse frem under knapfunktionen ’Udskrifter’. I den interne manual (F1) vil der være beskrivelse, hvorledes man opretter en ’Brugerdefineret udskrift’. Denne interne beskrivelse kan du hente frem når du står i menupunktet Værktøj / Udskriftsstyring.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 65
Saldobalance Ved klik på knappen ’Saldobalance’ fremkommer et afgrænsningsbillede:
Herfra vises saldobalance for den eller de angivende perioder. I feltet ’Valgte perioder(r)’ markerer du den periode der ønskes, eller du kan ved at holde museknappen nede, markere flere perioder af gangen. Det er også muligt at afgrænsepr. dato – fra og til dato. Husk, at sætte markerer feltet med flueben, for at kunne dato-afgrænse. Diverse Denne knapfunktion giver mulighed for at kunne starte eksterne programmer op, medens der arbejdes i WinKompas SQL, og som skal have tilknytning de forskellige kartoteker. F.eks. hvis der i Finanskartoteket er behov for et specielt udvidet database, hvilket ikke kan programmeres i WinKompas SQL, men at der skal benyttes et andet eksternt program. Denne specielt programmerede database, ville kunne lægges ind i WinKompas SQL, og hentes frem med knapfunktionen ’Diverse’. I den interne manual (F1) vil der være en mere uddybende forklaring omkring funktionens muligheder.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 66
Regnskab- og momsperioder I afsnittet Opstart / Registrering blev det beskrevet, hvordan du opsætter regnskabsår og momsperioder for et nyoprettet regnskab. Nu har du oprettet et regnskabsår og momsperioder for det nye firma. Regnskabsåret består af en åbningsperiode. I denne periode kan der kun bogføres gennem Primokladde. Perioden benyttes desuden af WinKompas SQL til at danne primosaldi. De almindelige månedsperioder, normalt 12 måneder, der benyttes til indtastning af bilag, salgsordrer, indkøb m.m. og en Ultimoperiode hvortil der kun kan bogføres gennem Ultimokladden. � Perioder Ved at vælge menupunktet Kørsler / Finanskørsler / Perioder, aktiveres et vindue, hvori du kan se perioderne i det nyoprettede regnskab:
I dette eksempel, vil du kunne se, at regnskabsåret er 1/1-2003 til 31/12-2003, som består af en åbningsperiode (d. 1. januar 2003) og 12 perioder: Januar, Februar, …..., December.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 67
� Momsperioder Under menupunktet Kørsler / Finanskørsel / Momsperioder kan du her se momsperioderne i det nyoprettede regnskabsår. Det er også her man ændre momsperioder, f.eks. hvis der betales kvartals-moms, og det fremover skal betales månedligt. Hvis Told og Skat også skulle ændre forfaldsdatoen for betalingen, kan det ændres under menupunktet Opsætning / Momsforfald.
Der er i afsnittet om Finanskørsler, en mere uddybende beskrivelse af funktionsmulighederne af regnskab- og momsperioder.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 68
Daglig bogføring WinKompas SQL er designet til at give struktur og overblik i det daglige arbejde i bogholderiet. • Klik på menupunktet Kladder / Finanskladde:
• Her vælges den ønskede kladde der skal bogføres i.
• Er der oprettet flere kladder, kan man vælge iblandt disse ved at trykke på <PilNed>.
• Finanskladder oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’ . Du kan læse mere om
oprettelse af kladde i afsnittet Opret / Tilføj ny kladde. Generelt for Finans-, Primo- og Ultimokladde indeholder disse kladder forskellige felter og knapfunktioner til brug i den daglige bogføring. Disse beskrives i afsnittet om Feltbeskrivelse af Finanskladden.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 69
Bogføring i kassekladde Her foretages den daglige bogføring af diverse bilag og betalinger vedrørende finans-, debitor- og kreditorbilag. • Klik på menupunktet Kladder / Finanskladde, og vælg kladden Finans, herefter
aktiveres Finans Arbejdskladde:
Ved åbning af kladden, åbnes samtidig de tidligere indtastede posteringer, som ikke er bogførte, men kun gemt. Generelt for Finans-, Primo- og Ultimokladde indeholder disse flere felter og kolonner end der kan vises samtidig. Efterhånden som der indtastes data i felterne, ruller disse mod venstre, således at de skjulte felter kommer frem. • Indtast dine posteringer (indbetalinger, kreditorbetalinger osv.) i finanskladden. De
forskellige felter i posteringslinien er beskrevet tidligere i dette afsnit. Bemærk: Mens der arbejdes i kladden, kan der hentes en liste over kontoens posteringer ved at trykke på <F5> eller klikke på knappen ’Posteringer’. I kolonnen ’Bilag’ kan der åbnes en oversigt over åbne bilag ved at taste <F4> eller <Alt+PilNed>:
• Ved feltet ’Beskrivelse’ kan der manuelt skrives en tekst, men der kan også benyttes
en Autotekst. Ved at bruge Autotekst vil man kunne mindske indtastningsarbejdet ved postering i finanskladden.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 70
Autotekster oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Autotekst. Læs mere om Autotekster i kapitlet System / Opsætning.
• Når alle posteringer er indtastet i kassekladden, udføres der et tjek af kladden - ved at
klikke på knappen ’Check’. Ret eventuelle fejl hvis det meddeles, og gentag med ’Check’.
• Udskriv kassekladden ved at klikke på knappen ’Udskriv’. Bemærk: Det er muligt at genudskrive bogførte kladder, ved at klikke på Kladder og vælg Arkivkladder. Du kan læse om arkivkladder i afsnittet Genudskriv Kladde • Bogfør kladden ved at klikke på knappen ’Bogfør’.
Både driftskonti og statuskonti bogføres med en primopostering. Efter bogføringen af kladden, kan bevægelserne ses på den periode, som er benævnt ’Åbning’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 71
Primotal Primotal i finansmodulet kan indlægges ved regnskabsårets start eller midt i et regnskabsår. Forudsætningen for at indlægge primotal er, at regnskabet og system-oplysninger er oprettet. Der skal også være oprettet en kladde til finans-posteringer af typen 'Primokladde'. Denne kladde oprettes i menupunktet Kladder / Finanskladde / Primo. Indlæg primotal for regnskabsåret Nedenstående beskriver, hvordan der indlægges en åbningsbalance, når der ikke har været oprettet et regnskabsår forud for det aktuelle. Metoden kan også anvendes til at foretage primoposteringer, hvis der skal ske ændring af de primotal, som er opstået ved overførsel fra det gamle regnskabsår.
• Klik på menupunktet Kladder / Finanskladde, og der vil fremkomme følgende ’Finans Arbejdskladde’ vindue. Der vælges kladde af typen 'Primokladde' (her benævnt 'Primo'):
• Indtast primotal i finanskladden. Der kan kun benyttes den første dato i regnskabsåret. I overstående eksempel er dette d. 01-01-2002.
• Udskriv og bogfør kladden. Der udføres automatisk et check af kladden ved
bogføringen.
• Efter bogføring af kladden, kan bevægelserne ses på den periode, som er benævnt ’Primo’. Både driftkonti og statuskonti bogføres med en primopostering.
Bemærk: Feltet ’Moms’ i finanskladden efterlades blankt, da der ikke er moms på en åbningsbalance, og feltet ’Modkonto’ i finanskladden angives kun for poster, som er ført i fremmed valuta. Det bemærkes endvidere, at primotal på debitorer og kreditorer indlægges på de respektive kundenr. samt leverandørnr.,og ikke på "Samlekonto debitorer" og "Samlekonto kreditorer".
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 72
� Indlæggelse af primotal for debitorer og kreditorer sker også på Primokladden. Fordelen ved at benytte finanskladden til alle posteringerne er, at der så kan opnås balance for primoposteringerne. Efter bogføringen af finanskladden kan bevægelserne ses på de enkelte konti, som saldo og på de tilknyttede perioder under kontoplanen med bevægelsessaldo under perioden 'Primo':
Indlæg ultimotal som poster i regnskabsåret Nedenstående beskriver, hvordan der efterposteres til et afsluttet regnskabsår. Fremgangsmåden er næsten identisk med afsnittet Indlæg primotal for regnskabsåret. • Hvis det nye regnskabsår er oprettet, sættes systemdato tilbage til sidste dato i det
regnskabsår, som der ønskes efterposteringer til. (Tast evt. <Ctrl+D>)
• Der vælges Finanskladde af typen 'Ultimo Kladde'. Hvis den ikke findes, oprettes kladden under Kladder / Finanskladde. I ultimo-kladden kan der kun posteres på den sidste dato i regnskabet.
• Der kan bogføres med moms osv., fuldstændig som på almindelige daglige posteringer. Hvis der skal posteres på debitorer og kreditorer, skal dette ske i finans-ultimokladden.
• Når kladden er færdig og balancerer, udskrives og bogføres den.
• Når ultimo-posteringerne er bogførte, kan bevægelserne ses i Finans-kontoplanen, ved at klikke på knappen ’Perioder’:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 73
Feltbeskrivelse af Finanskladden I menupunktet Kladder / Finanskladde henter du Finanskladden frem. I kladden er der forskellige felter og knapfunktioner, som beskrives i det følgende: Felter i Finanskladden SALDOLINIE
Saldo Her vises den totale saldo efter hver ny postering, der afsluttes. Kasse Her vises kassebeholdningen efter bogføring af kassekladden. Bankkonto Her vises indestående i banken, efter hver ny postering, der afsluttes. Girokonto Her vises det indestående på girokontoen. Afstemnings konti ved oprettelse af kladde, kan opsættes efter eget ønske. I dette tilfælde er der valgt Kasse, Bank og Giro. KONTOINFORMATIONSLINIE
Denne linie benyttes til meddelelse til brugeren, om fejlmeddelelser, konto-navn, kundenavn osv.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 74
POSTERINGSLINIER
Dato Bilagets dato indtastes. Her kan tastes ’S’ for systemdato, ’D’ for dags dato eller der kan indtastes en valgfri posteringsdato. Type Vælg kontotype. Ved at klikke på knappen kan der her vælges imellem Finans, Debitor eller Kreditor, alt efter hvilken type postering det vedrører. Feltet bevirker, at der kan skiftes mellem modulerne Finans, Debitor og Kreditor på samme kladde (gælder kun i finanskladde). Muligheden fastsættes i Opsætning / Systemopsætning / Generelt med ’Ja’ eller ’Nej’ til ’Vis debitor og kreditor’. Afhængig af den valgte kontotype, vil næste kolonne ’Kontonummer’ åbne for finans-, debitor- eller kreditorkartoteket. Vælges der debitor eller kreditor, vil der være mulighed for ’åbenpost redigering’ ved betalinger. Konto Indtast kontonummeret. Tast <F4> eller klik på knappen for at hente listen over kontonumrene. Der er også mulighed for at søge på debitoren, ved at taste / efterfulgt af forbogstav eller en del af navnet. Husk, at typen skal stå til Debitor. Kender man kun fakturanummeret, kan man ved at taste + efterfulgt af fakturanr., søge efter debitoren. Bilag Med standard opsætning foreslår systemet selv bilagsnummer. Ændring af bilagsnr. når man arbejder i kladden sker ved at klikke på knapfunktionen ’Ret bilagsserie’. Det er muligt at strukturere sin bogføring således, at alle bilag, som vedrører en bestemt aktivitet, f.eks. debitorbetalinger, kreditorbetalinger, indkøbsbilag, får sin egen nummerserie og eventuelt også sin egen kladde. Sammenhængen imellem Kilde og Bilagsnummer styres af Opsætning / Opsætning / Diverse / Kilde resp. Bilagsserier. Beskrivelse Her indtastes en passende bogføringstekst, eller man kan benytte sig af programmets mulighed for autotekst. Ved at taste * (stjerne) og <Enter> i feltet, gentages den forrige bogføringstekst. Er der oprettet standard tekster (autotekst), kan man ved at klikke på knappen , hente listen over autotekster. Der kan læses mere i afsnittet om Autotekst, samt hvordan autotekster oprettes.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 75
Debet / Kredit Indtast beløb i et af felterne. Angives der minus (-) foran beløbet, bliver beløbet automatisk overført til den modsatte kolonne. Modkonto Her indtastes kontonummeret for modkontoen. Herved er det muligt at modpostere direkte, uden at der skal oprettes en ny linie i kladden. Moms Momskoden fremkommer automatisk, hvis der er angivet en momskode på kontoen. Hvis momskoden ikke udfyldes vil programmet benytte koderne, som er oprettet i kartotekerne som standard. Dimensioner Kolonnerne for Afdeling, Bærer, Formål og Projekt bruges til at opnå mulighed for at finde information om de forskellige konti's posterings-fordeling. Læs om oprettelse af dimensioner i afsnittet Dimensioner. Valuta Her angives valutaen. Valutakoden kan evt. udpeges med tasten <F4>, såfremt kontoen er oprettet med valutakode. Hvis ikke valutakoden udfyldes vil programmet benytte koderne som er oprettet som standard. Kurs Fremkommer automatisk ved valg af valutakode. Antal Her indtastes antallet af varer. Afdeling / Bærer / Formål / Projekt Benyttes en af disse dimensioner, kan der ved tryk på tasten <F4> eller knappen fremkaldes en liste over Afdeling, Bærer, Formål eller Projekt. Der udpeges den dimension som posteringen tilhører. Forfald Dette felt bruges til manuel registrering af fakturaer til debitorer eller købsfakturaer fra kreditorer. Bemærk: Feltet ’Kode’ skal stå til Faktura, hvis forfald skal beregnes automatisk på baggrund af betalingsbetingelsen på enten Debitor eller Kreditor. Købsfakturanr. Her indtastes kreditorens fakturanummer. Kortart Her indtastes korttype, bruges til kørslen Godkend betalinger. BetalingsID Her indtastes betalingsid, bruges til kørslen Godkend betalinger.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 76
Kode Her indtastes den kode som fortæller hvilken type posteringen skal have, eks. Faktura, Betaling, Kursregulering o.s.v. Faktura bruges til at beregne forfaldsdato. Kursregulering bruges til at regulere en debitor eller kreditor konto. Kasserabat Såfremt kunden er oprettet med kasserabat, overføres denne automatisk til feltet, eller hvis virksomheden opnår kasserabat fra leverandøren, kan denne manuelt indtastes i feltet. LINIE-INFORMATIONSFELTER
Viser informationer om moms, valuta og åbenpostredigering for aktuel eller udpeget kladdelinie.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 77
Knapfunktioner i Finanskladden Der er følgende knapfunktioner til brug i Finanskladden:
Check Denne funktion kontrollere alle posteringer der er indtastet i kladden, inden der bogføres.
Ved fejl vil denne lille boks fremkomme, og meddele antal fejl i kladden.
Fejlen vil blive vist med fremhævet skrift på informationslinien, samt posteringslinien vil være markeret med rød farve. Derved kan man med det samme finde og rette fejlen:
Ved eventuelle fejl, rettes disse i kladden, og der foretages endnu et tjek af kladden med knappen ’Check’. Næste fejl Er der flere fejl i kladden vil denne knap bladre frem til næste fejl, indtil alle fejl har været vist. Udskriv Udskriver kladden på valgfri printer. Man kan også vælge at få kladden vist på skærmen inden udskrift, eller sende via mail. Simuler Denne funktion viser kladdens linier som bogføringsposter, inden kladden bogføres:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 78
Bogfør Denne knap bogfører kladdens poster. Såfremt der er fejl i kladden ved bogføring, vil der fremkomme en fejlmeddelelse på skærmen. Benytte knappen ’Check’ for fejlfinding og kontrol af kladden, inden der bogføres. Kladdeimport Der er her mulighed for at indlæse en fil fra Giro eller Bank i forbindelse med registreringer af indbetalinger. Der kan bl.a. indlæses fra OCR Betaling, BetalingsService (PBS), DataLøn, og MygindLØN. Felter med knappen kan der søges efter evt. kontonummer eller fil- og stinavn. Der kan også trykkes <F4> for at fremkalde en søgeliste i feltet. Posteringer Når der arbejdes i kladden, kan informationer om posteringer vedr. aktuel linies kontonummer vises i en posteringsliste, ved at klikke på knappen ’Posteringer’. Listen kan også aktiveres med <F5>. Ret bilagsserie Her er det muligt at rette bilagsserien, såfremt der er behov for at rette bilagsserienummeret tilbage eller frem under selve indtastningen af bilag i kladden, uden at skulle gå til selve opsætningen af bilagsnumre. Hvis en linie i kladden slettes, efter at det automatiske bilagsnummer er hentet til linien, vil det pågældende bilagsnummer blive sprunget over ved indtastning af ny linie.
I redigeringsboksen indtastes det næste bilagsnummer, der ønskes anvendt, og der klikkes på ’OK’ for at vende tilbage til linien.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 79
Opret / tilføj ny kladde I dette afsnit beskrives hvorledes du opretter en ny arbejdskladde. Bemærk: Fremgangsmåden er gældende for Finans-, Debitor-, Ordre-, Kreditor-, Lager- og Projektkladde. • Klik på menupunktet Kladder og vælg derefter den type kladde der skal oprettes, eks.
Finanskladde (viste eksempel, benævnt Kladde Finans).
• Klik derefter på knappen ’Tilføj’ for at oprette nye kladde. Herefter vil der fremkomme et indtastningsvindue:
• Indtast det ønskede kladdenavn for den nye kladde.
Ved ’Kladdetype’ skal der vælges Normal-, Primo- eller Ultimokladde, alt efter hvilken type kladde der ønskes oprettet.
• Udpeg den ønskede type og tast <Enter> for at overføre.
• Klik på knappen ’OK’ for at gemme den første del af oprettelsen.
• Herefter fremkommer nedenstående vindue, hvorefter opsætningen af den nye kladde skal foretages:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 80
Modkonti Her angives kontonummeret for de konti, hvis saldo man ønsker at se i den respektive kladde under brug. Der kan angives op til fem forskellige konti. De fem konti kan også bruges som modpostkonto ved posteringer i kladden. Der refereres så til dem ved at anføre henholdsvis A, B, C, D eller E (eller hvad der er bestemt) i feltet modpostkonto under indtastning af posteringer. Ved at klikke på knappen fremkommer listen med konti, udpeg og tryk <Enter> for at overføre kontoen. Ved feltet ’Bogstav’, bestemmes hvilket bogstav der skal bruges for hver afstemningskonto. F.eks. kan man bruge bogstavet ’B’ for bankkonto og ’G’ for girokonto o.s.v.. Bilagsserie Her kan angives en kilde som relaterer til kladden. Ved at klikke på knappen fremkommer en liste med valgmuligheder. Vælg kilde og tryk på <Enter> for at overføre kilden.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 81
Ved ’Bilagsnummer’ fremkommer der automatisk den bilagsserie der skal benyttes, fordelt på de 3 felter ’Næste’, ’Mindste’ og ’Største bilagsnr.’. Bilagsserie oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Bilagsserie. Bemærk: Tilknytningen af kilde vil bestemme, hvilken bilagsserie posteringerne i kladden skal nummereres efter. Nyt bilag ved ny linie Her bestemmes om der skal bruges nyt bilagsnummer for hver linie i kladden, eller om der skal bruges nyt for hver gang kladden balancerer. I feltet kan der udfyldes med enten Nej, Ja eller Manuelt: Nej - posteringer uden modpostkonto vil få samme bilagsnummer, indtil der er ført lige meget i debet og kredit, men posteringer med modpostkonto vil få nyt nummer for hver linie. Ja - der vil være nyt bilagsnummer for hver linie i kladden. Manuelt - vælges der manuelt, skal man selv indtaste et bilagsnr. for hver nyt bilag der indtastes. Gentagelse – angives et fast interval, hvis f.eks. man skal bogføre de samme posteringer hver måned. Posteringerne vil ikke blive slettet efter bogføringen. Datofeltet i kladden bliver talt op med det tidsinterval, der angives som gentagelsesmodel. Klik på knappen i feltet, og vælg typen for den ønskede model. Standard kode – her vælges hvilken type kode, som kladden skal tilknyttes. Ved at klikke på pilen i højre side af feltet fremkommer en liste med flere typer koder. Nedlæg ved bogføring – Ja / Nej spørgsmål: Nej – bibeholder kladden efter posteringer er bogført, så der kan indtastes nye posteringer. Feltet bibeholdes blankt.
Ja – kladden slettes automatisk, når posteringerne er bogført. Feltet markeres ved at klikke én gang på feltet:
Gentag felter – alle felter på forrige i kladdelinie, vil blive gentaget på ny linie. Generer beløb – markeres dette felt, vil det indtastede beløb i kredit automatisk overføre samme beløb i debet på næste linie, når der bogføres to linier på et bilag. Flere valutaer pr. konto – dette felt markeres med flueben, såfremt man ønsker at bogfører flere forskellige valutaer på den samme finanskonto. Efter oplysningerne er indtastet i kladdeopsætningen, gemmes kladden med knappen ’Gem’ – herefter er den nyoprettede kladde klar til brug.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 82
Genudskriv kladde (Arkivkladde) Der er mulighed for at genudskrive bogførte (arkiverede) kladder. Udskriften vil være en kopi af kladden, som den så ud, da den blev bogført. Fremgangsmåden er gældende for udskrivning af Finanskladde, Debitor-kladde og Kreditorkladde. Genudskrivningen sker fra menupunktet Kladder / Arkivkladder. • Klik på menupunktet Kladder / Arkivkladder, vælg den ønskede Kladde, herefter vil
der fremkomme et vindue med de bogførte kladder:
• Markér den/de kladder, der ønskes genudskrevet og klik på ’Udskriv’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 83
Finansudskrifter I menupunktet Udskrifter / Finansudskrifter (eller tast <Alt+U>) er der som standard lagt en lang række fast definerede udskrifter.
De udskriftspunkter der er markeret med ’4’, viser at der er yderligere underpunkter.
Generelt for de fleste udskrifter, er at de inden udskrivning kan afgrænses på adskillige parametre. F.eks. kontointerval, datointerval, vælge sortering, printer og bakkevalg. Der er i dette afsnit vist et eksempel på ’Udskrivning af en åbningsbalance’. Udskrifterne ’Momsangivelse’ (herunder Moms) og ’Standardanalyse’ beskrives i dette afsnit, da disse har et andet afgrænsningsvindue, end de øvrige udskrifter. � Moms / Momsangivelse Når der skal udskrives momsangivelse, er der følgende afgrænsnings-muligheder: Medtag primoposter – udskrives via printer. Udvidet momsrapport – udskrives kun via MS-Excel.
Der klikkes på knappen ’Udskriv’ og der vælges om Momsangivelsen skal vises på skærm, udskrives til printer eller sendes via e-mail. Såfremt det er en udvidet momsrapport der skal udskrives, klikkes på knappen ’MS-Excel’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 84
� Standard analyse Denne funktion giver mulighed for at lave en regnskabsanalyse på baggrund af din kontoplan, til beregning af regnskabsnøgletal, og som primært foretages af revisorer. Det er muligt at beregne værdien af Nøgletal, som er hentet ud fra Konto-opsætningen. Analysen og beregning af nøgletalsværdi foretages fra menupunktet Udskrifter / Finansudskrifter / Standard analyse:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 85
Eks. på en udskrift af åbningsbalance Når du vil have en udskrift af åbningsbalancen, foretages der en udskrift af primobalancen. Primobalancen udskrives for det regnskabsår, som system-datoen refererer til. Du kan altså få udskrevet tidligere års primobalance ved at ændre systemdato. Udskriften foretages fra menupunktet Udskrifter / Finansudskrifter / Balancer / Primobalance:
Du kan sætte udvalgskriterier f.eks. hvis du kun har indlagt statuskonti, kan du afgrænse fra første til sidste konto i status. Du kan vælge at få 'Vis' på skærm, og bagefter udskrive til printeren, sende udskriften via ’Mail’, hertil skal feltet ’Send til E-mail’ udfyldes med en mail adresse.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 86
Finanskørsler I menupunktet Kørsler / Finanskørsler (eller tast <Alt+E>) er der som standard lagt nogle faste kørsler. Herunder foretages budgettering, vedligeholdelse af regnskabs- og momsperioder, oprettelse af nyt regnskabsår samt mulighed for at kunne konsolidér regnskaber.
� Konsolidér regnskaber Her er det muligt at sammenlægge flere regnskaber i et firma (konsolidér regnskab). Det konsoliderede regnskab vil bestå af posteringer og evt. budgetposteringer fra de sammenkørte regnskaber pr. konto og valuta. Konsolideringen kan foretages for et vilkårligt antal firmaer. Disse firmaer kan være placeret i forskellige biblioteker på harddisken. De firmaer der skal indgå i konsolideringen skal angives i menupunktet Værktøj / Databaseopsætning i feltet ’Konsolidér i’. Selve konsolideringen foretages fra menupunktet Kørsler / Finanskørsler / Konsolidér regnskaber. Felter og knapfunktioner i punktet ’Konsolidér regnskaber’, samt fremgangsmåden ved konsolidering, er beskrevet mere uddybende i den interne manual (F1).
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 87
� Budgetter Her indtastes de aktuelle budgettal, såfremt der køres med budgettering. Budgetter oprettes i dette menupunkt Kørsler / Finanskørsler / Budgetter:
• Der klikkes på knappen ’Tilføj’ for at oprette budgetmodel, hertil vil der fremkomme et
indtastningsvindue, hvori budgetnavn og periode angives:
• Når budgetnavn og perioden er angivet, gemmes der med knappen OK. Herefter skal
der foretages en opsætning af budgettet, dette foretages under fanebladet ’Opsætning’.
• Selve indtastningen af budgettet foretages ved at markere budgettet, og klikke på
knappen ’Vælg’. Faneblade og knapfunktioner samt en mere uddybende forklaring på oprettelse af budgetter, er beskrevet i den interne manual (F1).
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 88
� Momsperioder Når du opretter et nyt regnskabsår (læs afsnittet om Perioder), vil systemet automatisk oprette momsperioden med den tidligere angivne momsperiode. Momsperioderne ses under Kørsler / Finanskørsler / Momsperioder:
Knapfunktioner til brug ved Momsperioder:
Ændre Funktionen giver mulighed for at ændre momsafregningsterminerne, f.eks. fra kvartalsvis til halvårlig. Markér den momsperiode der skal ændres, og klik på knappen ’Ændre’.
Udpeg den ønskede moms- periode, og gem ændringen med knappen OK.
Åben Benyttes til at åbne en lukket momsperiode – og det skal bemærkes, at det kun er momsperioder som har status ’Lukket’, der kan åbnes. Luk Med denne funktion kan man lukke en momsperiode, så der ikke længere kan posteres i pågældende periode. Momsperioderne skal selvfølgelig først lukkes, når ALT for perioden er bogført.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 89
� Perioder I menupunktet Kørsler / Finanskørsler / Perioder er det muligt at oprette, ændre, og overføre regnskabs perioder.
Dog skal det bemærkes, at oprettelse af nyt regnskabsår samt overførsel af ultimotal fra gammelt regnskabsår til nyt regnskabsår, kan ikke foretages når der er flere brugere inde i det pågældende regnskab samtidig. Der kan dog godt være flere brugere inde i WinKompas SQL, blot det er i et andet regnskab. Endvidere skal brugeren, der skal oprette eller overføre regnskabsår, have tildelt disse rettigheder. Dette sker under Værktøj / Brugerrettigheder. Knapfunktioner til brug ved Regnskabsperioder:
Nyt År Bruges til at oprette et nyt regnskabsår. Overfør Denne knapfunktion giver mulighed for at overføre sidste årsresultat til det indeværende år. Selvom regnskabet er overført til Nyt År, har du stadig mulighed for at bogføre i gammelt regnskabsår. Dette kræver at sidste regnskabsperiode bliver åbnet igen. Systemet spærrer automatisk for den sidste regnskabsperiode, når der bliver oprettet et nyt regnskabsår. De regnskabsperioder der skal bogføres i, kan åbnes ved at markere en eller flere perioder, og klikke på knappen ’Åben’. Overførelsen til nyt år kan foretages lige så ofte, der findes behov for dette.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 90
Bemærk: Hvis du bogfører tilbage i gammelt år, vil de berørte driftkonti på saldobalancen i kolonnen 'År til dato' samt saldoen på finanskontoen ikke stemme overens med de faktiske tal, førend der igen er blevet overført til nyt år. Åben Har du fået spærret en periode og mangler at ajourføre nogle posteringer i denne, kan den stadig åbnes igen. Perioden kan ikke åbnes, såfremt den har status ’Lukket’. Spærret Vil du undgå en bogføring i en bestemt periode for en kortere eller længere tid, kan du ændre denne periode til ’Spærret’. Det er kun de åbne perioder der kan spærres. Luk periode Med denne knapfunktion, lukker du for en regnskabsperiode. Når du klikker på knapfunktionen, vil der fremkomme en advarsel, som du skal være opmærksom på. Har du fortrudt handlingen, skal du klikke på knappen ’Nej’ for at annullere. VIGTIGT!
Vær opmærksom på, at hvis du lukker en periode eller et år, er det ikke muligt, at åbne regnskabet igen. Hvis du ønsker at have denne mulighed, skal du spærre perioden eller året i stedet for.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 91
Standardkontoplan Kontonr: Kontonavn: Type Moms Fra konto 1000 ** DRIFTSREGNSKAB ** Overskrift . 1004 ** INDTÆGTER ** Overskrift . 1010 ALM. VARESALG Drift Salgsmoms 1020 DIVERSE SALG Drift Salgsmoms 1030 EXPORTSALG Drift . 1050 SERVICEYDELSER Drift Salgsmoms 1110 FRAGT mm. m/MOMS. Drift Salgsmoms 1115 FRAGT mm. u/MOMS Drift . 1150 SALGSRABATTER Drift . 1500 >>> VARESALG IALT <<< Sumkonto . 1000 2000 ** VAREFORBRUG ** Overskrift . 2010 ALM. VAREFORBRUG Drift . 2020 DIV. VAREFORBRUG Drift Købsmoms 2050 SERVICE-FORBRUG Drift Købsmoms 2055 INDPAKNING m.m. Drift Købsmoms 2060 LAGER JUSTERING Drift . 2070 PRISDIFF.V.INDKØB Drift . 2110 FRAGT mm. m/MOMS Drift Købsmoms 2170 FRAGT mm. u/MOMS Drift . 2180 INDKØBSRABATTER Drift . 2500 >>> VAREFORBRUG IALT <<< Sumkonto . 2000 2700 ## DÆKNINGSBIDRAG 1 ## Sumkonto . 1000 2800 Overskrift . 2900 ** OMKOSTNINGER ** Overskrift . 3000 ** ADMINISTRATION ** Overskrift . 3010 TELEFON Drift Købsmoms 3015 BIL-TELEFON Drift Købsmoms 3020 KONTORARTIKLER Drift Købsmoms 3030 TRYKSAGER Drift Købsmoms 3060 TRANSPORT m/moms Drift Købsmoms 3065 PORTO OG GEBYRER u/MOMS Drift . 3070 SMÅANSKAFFELSER Drift Købsmoms 3080 REVISOR/ADVOKAT Drift Købsmoms 3090 AVISER & BLADE u/MOMS Drift Købsmoms 3100 TIDSKRIFTER m/MOMS Drift Købsmoms 3120 VEDLIGEHOLD/REPARATION Drift Købsmoms 3130 TAB PÅ DEBITORER Drift . 3140 DIV. ADMINISTRATION OMK. Drift Købsmoms 3150 >> ADMINISTRATION IALT << Sumkonto . 3000 3200 * PERSONALEUDGIFTER * Overskrift . 3205 FUNKTIONÆRLØN Drift . 3210 TIMELØN M.M. Drift . 3215 OVERARBEJDE Drift . 3265 SØGNE H.D.UDGIFT Drift . 3270 FERIEPENGE UDGIFT Drift . 3275 KØRSELSGODTGØRELSE Drift . 3280 ARBGIV ATP UDGIFT Drift . 3281 ARBGIV PENSION UDGIFT Drift . 3283 ARBGIV AMBI ANDEL Drift . 3285 ØVRIGE PERSONALE OMK. Drift . 3290 AER/REFUSION M.M. Drift . 3295 >>IALT PERSONALE OMK<< Sumkonto . 3200 3300 ** LOKALE OMKOSTNINGER * Overskrift .
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 92
3310 V EDLIGEHOLD FIRMAFACILI Drift Købsmoms 3320 EJENDOMSSKAT Drift . 3340 FYRINGSOLIE Drift Købsmoms 3360 ELEKTRICITET Drift Købsmoms 3370 EJENDOMSFORSIKRING Drift . 3375 ERHV. FORSIKRING Drift . 3380 ANDRE LOKALE UDGIFTER Drift Købsmoms 3390 >>LOKALEOMK. IALT << Sumkonto . 3300 4000 ** AUTODRIFT FIRMA ** Overskrift . 4030 REPARATION OG SERVICE Drift Købsmoms 4040 BRÆNDSTOF OG OLIE Drift Købsmoms 4050 VÆGTAFGIFT Drift . 4060 FORSIKRING AUTO Drift . 4070 FALCK ABONNEMENT Drift Købsmoms 4090 >> AUTODRIFT IALT << Sumkonto . 4000 4110 * REPRÆSENTATION * Overskrift . 4120 RESTAURANT Drift . 4130 BLOMSTER/GAVER Drift . 4140 VIN & TOBAK Drift . 4150 >>REPRÆSENTATION IALT<< Sumkonto . 4110 4200 *REJSE & OPHOLD* Overskrift . 4210 TOG/FÆRGE/TAXA Drift Købsmoms 4220 HOTEL & FORTÆRING Drift . 4230 >>REJSE OG OPHOLD IALT<< Sumkonto . 4200 4300 *ANNONCE & REKLAMEUDG Overskrift . 4310 ANNONCERING Drift Købsmoms 4325 KURSUSUDGIFTER Drift . 4330 SALGSBROCHURER OG LIGN. Drift Købsmoms 4340 >ANNONCER OG REKLAME I Sumkonto . 4300 4380 >> OMKOSTNINGER IALT << Sumkonto . 3000 4400 ## DÆKNINGSBIDRAG 2 ## Sumkonto . 1000 4405 Overskrift . 4410 **** AFSKRIVNINGER **** Overskrift . 4411 AFSKR. AUTO Drift . 4413 AFSKRIVNING LAGER Drift . 4415 AFSKR. DRIFTSMIDLER Drift . 4418 >> IALT AFSKRIVNING << Sumkonto . 4410 4420 >> RESULTAT FØR RENTER < Sumkonto . 1000 4450 ** DIVERSE INDTÆGTER ** Overskrift . 4500 * RENTER OG GEBYRER * Overskrift . 4510 RYKKERGEBYRER Drift . 4610 RENTE INDT. DEBITORER Drift . 4620 ANDRE INDTÆGTER Drift . 4630 > DIVERSE INDTÆGTER IALT Sumkonto . 4450 4690 ** DIVERSE UDGIFTER ** Overskrift . 4700 *** RENTEUDGIFTER *** Overskrift . 4705 LÅNEOMKOSTNINGER Drift . 4710 RENTER KASSEKREDIT Drift . 4720 RENTER KREDITORER Drift . 4730 STEMPELOMK. OG LIGN. Drift . 4740 RENTER UDEN FRADRAGSRET Drift . 4750 >DIVERSE UDGIFTER IALT< Sumkonto . 4690 4800 * DIFFERENCE KONTI * Overskrift . 4810 ØRE AFRUNDING Drift . 4820 KURSDIFFERENCE Drift .
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 93
4830 ANDEN DIFFERENCE Drift . 4840 >> DIFFERENCE IALT << Sumkonto . 4800 4850 ## DÆKNINGSBIDRAG 3 ## Sumkonto . 1000 4875 Overskrift . 5000 *** A K T I V E R *** Overskrift . 5008 * OMSÆTNINGSAKTIVER * Overskrift . 5010 KASSE Status . 5020 BANKKONTO Status . 5030 GIROKONTO Status . 5040 TILGODESEDLER Status . 5090 >>> KONTANTER IALT <<< Sumkonto . 5000 5100 * VARETILGANG/AFGANG * Overskrift . 5110 ALM. VARE-KØB Status Købsmoms 5120 VAREKØB UDLAND Status . 5130 LAGER JUSTERING KØRSEL Status . 5290 LAGERAFGANG VED SALG Status . 5300 >> IALT VARELAGER VÆRDI < Sumkonto . 5100 5700 **TILGODEHAVENDE FRA SAL Overskrift . 5710 DEBITORER (samlekonto) Status . 5720 TILGODE IØVRIGT Status . 5725 LØNFORSKUD UDB. Status . 5726 LØNFOSKUD RETUR Status . 5730 >> IALT TILGODEHAVENDER Sumkonto . 5700 5760 > OMSÆTNINGSAKTIVER IAL Sumkonto . 5000 5780 ** ANLÆGSAKTIVER ** Overskrift . 5800 ** DRIFTMATERIEL ** Overskrift 5810 MASKINER PRIMO Status . 5815 MASKINERKØB I ÅRET Status . 5820 - AFSKREVET Status Købsmoms 5825 > MASKINER IALT Sumkonto . 5800 5829 ** INVENTAR ** Overskrift . 5830 INVENTAR PRIMO Status . 5835 INVENTARKØB I ÅRET Status Købsmoms 5840 - AFSKREVET INVENTAR Status . 5845 >INVENTAR IALT Sumkonto . 5829 5849 ** AUTOMOBIL ** Overskrift . 5850 AUTOMOBIL PRIMO Status . 5855 AUTOMOBIL KØB I ÅRET Status . 5860 - AFSKREVET AUTO Status . 5865 >AUTOMOBILER Sumkonto . 5849 5869 ** BYGNINGER ** Overskrift . 5870 VÆRKSTEDS-BYGNING Status . 5875 KONTORBYGNING Status . 5880 - AFSKRIVNING BYGNINGER Status . 5885 >BYGNINGER IALT Sumkonto . 5869 5890 >>ANLÆGSAKTIVER IALT << Sumkonto . 5800 5895 ### AKTIVER IALT ### Sumkonto . 5000 5899 Overskrift . 5900 *** PASSIVER *** Overskrift . 6000 * PRIVAT GÆLD/HÆVET PRIV Overskrift . 6055 PRIVAT BANKLÅN Status . 6060 PRIVAT VEDL. AF HUS Status . 6081 PRIVAT FORSIKRINGER Status . 6100 PRIVAT DIVERSE Status . 6101 PRIVAT B-SKAT Status .
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 94
6105 *** PRIVAT I ALT *** Sumkonto . 6000 6109 **EGENKAPITAL** Overskrift . 6110 INDSAT FRA PRIVAT ->FIRMA Status . 6200 INVENTAR FRA PRIVAT Status . 6500 EGENKAPITAL PRIMO Status . 6505 MIDLERTIDIG TAB /VINDING Sumkonto . 1000 6600 >> EGENKAPITAL IALT << Sumkonto . 6109 6900 * KORTFRISTET GÆLD * Overskrift . 6930 KREDITORER (samlekonto) Status . 6935 *OFFENTLIG GÆLD* Overskrift . 6940 TILB.H.A-SKAT OG AMBI Status . 6945 SÆRLIG PENSION OPSP. Status . 6990 > GÆLD IALT KREDITORER < Sumkonto . 6900 7000 * MOMS OG AFGIFTER * Overskrift . 7005 EU MOMS Status . 7006 ERHVERVELSE EU-KØB Status . 7010 INDGÅENDE MOMS (KØB) Status . 7020 UDGÅENDE MOMS (SALG) Status . 7024 SKYLDIG MOMS PRIMO Status . 7030 AFREGNET MOMS Status . 7065 OLIE AFGIFT Status . 7070 EL AFGIFT Status . 7075 KULAFGIFT Status . 7080 GASAFGIFT Status . 7085 VANDAFGIFT Status . 7090 Co2 AFGIFT Status . 7094 > MOMS IALT < Sumkonto . 7000 7095 >> KORTFRISTET GÆLD IALT Sumkonto . 6900 7100 ** LANGFRISTET GÆLD ** Overskrift . 7158 PANTEBREV 1 Status . 7180 ** LANGFRISTET GÆLD IALT * Sumkonto . 7100 7500 ### PASSIVER IALT ### Sumkonto . 5900 7599 Overskrift . 7600 ----- BALANCE KONTROL ------ Sumkonto . 5000
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 95
DEBITOR / ORDRE Kapitlet om Debitor / Ordre indeholder følgende menupunkter, som ses ved at klikke på Debitor / Ordre i Outlook baren:
Debitorer indeholder Debitorkartoteket. Ordrer indeholder salgsordrer kartoteket. Kontant Faktura – her kan udskrives fakturaer. Abonnement Faktura – her er det muligt med interval-afgrænsning, der fortæller hvornår faktura skal udskrives, enten daglig / ugentlig / månedlig. Debitorkladde bruges til manuel indtastning af fakturaer, hvis ordremodulet ikke benyttes samt til bogføring af indbetalinger fra debitorer. Ordrekladde bruges til at tilføje nye varelinier til åbne ordrer.
Debitorer Debitor modulet består af Debitorkartotek, Debitorkladde, Debitorudskrifter og Debitorkørsler. I det følgende beskrives Debitor modulet. Debitorkartoteket I Debitorkartoteket kan man oprette, finde, ændre og slette kunde-informationer.
For at få adgang til kartoteket har du følgende muligheder: Klik på menupunktet Kartoteker / Debitorer, eller klik på Debitor i Outlook baren og derefter på Debitorer, eller du kan taste <Alt+K+D>.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 96
Følgende skærmbillede vil fremkomme:
Oprettelse af Debitor I dette afsnit beskrives forledes man opretter en debitor i Debitorkartoteket. I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om redigering og sletning af en debitor. Åben Debitorkartoteket ved at klikke på Kartoteker / Debitorer, eller taste <Alt+K+D>, hvorefter du har følgende muligheder for at oprette en ny debitor/kartotekskort: • Vælg menuen Rediger ved at højreklikke med musen, og vælg funktionen Opret,
eller tryk på <Ctrl+N> eller tast <Alt+R+O>.
• Indtast dernæst debitorens oplysninger, og som minimum skal følgende felter
udfyldes: Debitornummer Må være 20 karakterer lang og må kun bestå af tal. Navn Angiv her navn på debitoren, evt. firmanavn. Max. 40 karakterer. Adresse 1, 2, 3 Her angives debitorens adresse. Max. 40 karakterer.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 97
Postnr. Der kan søges i feltet med knappen . Overfør postnr. til feltet, ved at markere postnummeret og taste <Enter>. Max. 20 karakterer. Bynavn Hentes automatisk efter indtastning af postnr. Spærret Valgfelt Ja/Nej. Hvis debitor er spærret, vil det blive oplyst i forbindelse med udskrivning af tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel og faktura. Nedenstående felter findes under fanebladet ’Opsætning’, og skal også udfyldes! Gruppering Her indtastes den for debitor valgte gruppe. Der kan oprettes uendelig antal grupper, hvilket giver brugeren mulighed for at gruppere debitorerne efter eget valg. Nye debitorgrupper oprettes under Opsætning / Opsætning / Bogførings- grupper / Debitorgrupper. Momskode Vælg momskode på debitoren i forbindelse med salg. Momskoder oprettes under Opsætning / Opsætning / Moms. Valuta Vælg den valuta som debitoren handler i. Hvis der ikke angives nogen valutakode, vælger systemet automatisk kurs 100 (standard). Valutakoder oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Valuta. Sprog Feltet skal være udfyldt. Vælg det sprog der skal benyttes ved Tilbud, Ordrer m.m. Som standard kan der vælges mellem Dansk eller Engelsk, men der kan oprettes flere sprog efter behov. Sprog oprettes under menupunktet Værktøj / Sprogtilpasninger. Efter endt indtastning gemmes debitor med <Ctrl+S>, eller med <Ctrl+N> for at gemme debitor og fortsætte med at oprette nye debitorer.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 98
Faneblade i Debitorkartoteket Informationerne (kartotekskortene) om de enkelte kunder, er opdelt på 9 skærmbilleder med hvert sit faneblad: Fanebladet Stamdata Under fanebladet 'Stamdata' oprettes og vedligeholdes debitors stamdata, samt den debitorens aktuelle saldo vises.
Debitornr. Her angives et alfanumerisk debitor-nummer på max. 20 karakterer. Navn Her angives debitorens navn / firmanavn. Max 40 karakterer. Adresse 1, Adresse 2, Adresse 3 Her angives kundens firmanavn og adresse. Max. 40 tegn i alle felter. Postnr. Her angives postnummer eller der tages fra ”dropdown”-listen med . Udpeg postnr. og overføre ved at trykke på <Enter>. Hvis postnr. ikke findes i listen, skal det oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Postnumre. By Indsættes automatisk, når feltet ’Postnr.’ er udfyldt. Land Der anføres debitorens hjemland. Attention Her angives navnet på kontaktpersonen hos kunden.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 99
Spærret Der kan vælges JA eller NEJ til om debitoren er spærret. Hvis en debitor er spærret, vil der fremkomme en meddelelse om, at debitoren er spærret i forbindelse med udskrivning af tilbud, ordrebekræftelse, faktura m.m.. E-mail Her anføres debitorens e-mail adresse, f.eks. [email protected]. Hjemmeside Her anføres debitorens hjemmeside f.eks. www.fk-data.dk. Saldo Der kan ikke anføres en saldo, idet denne er et resultat af bogføringen. Kreditmax. Her anføres maksimum beløb, som debitoren må skylde på varekøb. Telefon Her angives kundens telefonnummer på max. 20 karakterer. Telefax Her angives kundens faxnummer på max. 20 karakterer. Mobiltelefon Angiv evt. mobilnummer på kontaktpersonen. Max. 20 karakterer. Fanebladet Opsætning Under fanebladet 'Opsætning' tilføjes / vises debitors opsætning med gruppe, kategori, handelsbetingelser osv.:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 100
Gruppering Her vælges den gruppe som debitor skal figurere i. Der skal som minimum være oprettet én debitorgruppe. Debitorgrupper oprettes under Opsætning / Opsætning / Bogføringsgrupper / Debitorgrupper. På debitorgruppe bestemmes hvilke konti i kontoplanen, der skal bruges til at bogføre varesalg (omsætning), rabat og vareforbrug. Det bestemmes også hvilken samlekonto debitorgruppens saldo bogføres på. Prislister Her vælges hvilken prisliste debitoren skal beregnes efter ved salg. Hvis prislistesystemet ikke skal bruges, kan man undlade at oprette prislister. Prislister oprettes under Opsætning / Opsætning / Handel / Prislister. Prislisten hænger sammen med lagerkartoteket, idet de enkelte varer kan være tilknyttet prislisterne. Der findes 2 slags prislister: Salgspris og Købspris. Ved oprettelse af prisliste, vælges hvilken type prisliste der skal oprettelse (eks. Salgsprislister). Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette prislister. Betaling Her vælges hvilken betalingsfrist, der skal gælde for debitoren. Betalings-betingelsen kan overskrives i forbindelse med fakturering. Betalingsbetingelser oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Betalingsbetingelser. Betalingskoderne er opdelt i 2 typer (Netto og Løbende måned). Derved kan betalingsfristen sættes enten til Netto + dage eller Løbende måned + dage. Levering Her vælges hvilken leveringsmåde der skal anvendes for debitoren. Under menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Levering oprettes de forskellige leveringstyper. Der klikkes på knappen ’Tilføj’ for at oprette en leveringstype.
Kategori Her vælges hvilken kategori der skal gælde for debitoren. Debitorkategori oprettes under Opsætning / Opsætning / Handel / Debitorkategori:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 101
Debitorkategori hænger nøje sammen med rabatter, idet der kan oprettes rabatkoder, som kan gælde for de enkelte debitorkategorier. Rabatter oprettes under Opsætning / Opsætning / Handel / Salgsrabatter. Salgsrabatter kan oprettes med tilknytning for debitorkategori og afgrænses til enkelte varenumre eller til hele lagerkategorier. Rente Her vælges hvilken rentebetingelse, der skal gælde for debitoren. Rente-betingelser oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Rente. Momskode Her vælges den momskode, som skal gælde ved salg til debitoren. Moms-koder oprettes under Opsætning / Opsætning / Moms / Moms. Momskoder oprettes for alle de typer ekspeditioner, som er nødvendige. Momskode kan være af typerne Udgående, Indgående, SalgEU, Varekøb-EU, Import og Export. På momskoden specificeres også, hvilken status-konto momsen skal placeres på. Valuta Her vælges den valuta, som der handles i med debitoren. Valuta oprettes (og vedligeholdes) under Opsætning / Opsætning / Diverse / Valuta. Valuta indeholder også konto for, hvor kursdifferencer skal placeres. For hver valuta er der en liste, hvor den daglige kursnotering kan anføres. I afsnittet Valuta under kapitlet System / Opsætning, kan du læse om oprettelse af valuta. Sprog Her vælges sprog, som debitorens dokumenter skal udskrives på. Som standard kan der vælges dansk eller engelsk, men der kan oprettes flere sprog efter behov. Oprettelse af flere sprog sker under Værktøj / Sprogtilpasning. Når der klikkes på knappen ’Tilføj’, vil der fremkomme et indtastningsvindue, hvori navnet på det nye sprog indtastes. Der gemmes med OK knappen. Momsnr. Her anføres debitorens momsnummer (eller CVR-nr.). Hvis der f.eks. handles med debitorer inden for EU, skal dette nummer kendes, ellers skal man trække moms af varesalget.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 102
EU landekoder Her vælges debitorens landkode. Landekoder oprettes under menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / EU Landekoder. Når kartoteket for EU Landekoder er aktiveret, klikkes der på knappen ’Tilføj’, og herefter vil der fremkomme et indtastningsvindue, hvori EU Landekoden oprettes:
Udfyld de relevante felter og gem med ’Ok’.
EU Trans.kode Her vælges den transaktionskode, som er gældende for debitoren. EU transaktionskode oprettes under menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / EU Transaktionskoder. Når kartoteket for EU Transaktionskoder er aktiveret, klikkes der på knappen ’Tilføj’ og der vil fremkomme et lille indtastningsvindue, hvori den nye kode oprettes.
Udfyld de relevante felter og gem med ’Ok’.
Bank, Giro Her anføres debitorens bank- og evt. girokontonummer. Sælger Her vælges den medarbejder, som er tilknyttet debitoren som sælger. Sælger (medarbejderen) oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Medarbejder: Medarbejdere oprettes af hensyn til relationer i forbindelse med salg og indkøb. På medarbejder er også oplysning om afdelingstilknytning. Agent Her vælges hvilken agent, som er tilknyttet debitoren. Agent oprettes under menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Agent. Faktura til Vælg fakturakonto og -adresse hvis denne er forskellig fra adressen på leveringsadressen. Der kan vælges mellem de øvrige debitorer. Dette felt kan benyttes ved indkøbskæder, grossister, agenter m.m.. Når debitoren er oprettet med en 'Faktura til', vil ordreoprettelse kræve bekræftelse:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 103
Svares ’JA’, vil debitoren i Salgsordre-kartoteket blive sat ind i feltet 'Leverings-oplysninger' og fakturakunden ind i feltet ’Faktureringskunde’.
Rapportgruppe Anvendes hvis der skal bruges forskellig fakturaformular for kunderne. Ikke omtalt her, men har sammenhæng med udskriftstyring. Reservér varer Her vælges om debitorens ordre skal reserveres på lageret:
'Nej' - der reserveres ikke. 'Oprettelse' - reserveres på lager når ordre oprettes. 'Tilbud' - varen reserveres ved afgivelse af tilbud. 'Bekræftelse' - reservering hvis ordren bekræftes. 'Følgeseddel' - varen reserveres, når følgeseddel udskrives).
I sidste tilfælde vil varen jo også fysisk blive leveret, men i den situation kan man desuden vælge, om der skal ske fysisk opdatering af varelager, eller om dette først skal ske, når fakturaen udskrives. Sidste rykker Fortæller om debitoren har fået tilsendt rykker, og hvilken type rykker. Dimensioner Herunder Afdeling, Bærer, Formål og Projekt. Her vælges mellem de oprettede dimensioner, hvis man benytter en eller flere af dimensionerne. Uanset hvilken dimension der er tale om, oprettes denne under Opsætning / Opsætning / Dimensioner.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 104
Fanebladet Rabatter Fanebladet 'Rabatter' vil indeholde linier med mængderabatter som er gældende for debitoren. F.eks. særaftaler, evt. slutrabat, som altid skal overføres til salgsordre. På hver rabatlinie kan der vælges om rabat skal være gældende for en bestemt vare eller alle varer i en bestemt kategori. Der anføres også, hvor stort et kvantum der skal udløse rabatten, samt med hvilken % den ydes.
Rabatter oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’, og der vil fremkomme et indtastningsvindue. Felterne i indtastningsvinduet er beskrevet i den interne manual <F1>. Med knapfunktionen ’Redigér’ kan du evt. ændre rabatsatsen, og ønsker du at slette den oprettede rabat, klikkes på knapfunktionen ’Slet’. Fanebladet Diverse Fanebladet ’Diverse’ indeholder først og fremmest formationer, der automatisk bliver indsat af systemet:
Her vises periodiske kørsler som rente og rykkerkørsler, samt dato for evt. rettelser af debitors data. Det er også muligt at lave et Notat på debitoren. Skærmbilledet skal stå i redigeringsmode (tast <Ctrl+E>), før der kan indtastes en bemærkning. Det indtastede notat gemmes med <Ctrl+S>.
Når du har hentet debitoren frem i salgsordrekartoteket, vil ikonet for ’Debitorer notater’ være fremhævet.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 105
Fanebladet Levering Under fanebladet ’Levering’ vises debitoren hvortil varen skal leveres til. Benyttes hvis leveringsadressen er forskellig fra faktureringsadressen. Kan overskrives i forbindelse med fakturering. Der kan søges efter en debitor med <F4> eller klikke på knappen . Når debitoren er valgt, vil systemet automatisk hente stamdataene på debitoren. Fanebladet Kontaktpersoner Under fanebladet ’Kontaktpersoner’ kan du oprette, redigere og slette kontaktpersoner som er registeret til debitoren. Kontaktpersoner oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’. I indtastnings-vinduet tilføjes kontaktpersonen med evt. e-mail adresse, telefonnr. osv.
Med knappen ’Redigér’ kan du ændre i oplysningerne, ved at markere den kontaktperson hvori oplysninger skal redigeres. Ønsker du at slette en kontaktperson, gøres dette med knapfunktionen ’Slet’. Fanebladet Dokumenter Under fanebladet ’Dokumenter’ – kan man gemme dokumenter på den enkelte debitor.
Dokumenter oprettes med knappen ’Tilføj’, hvorefter der vil fremkomme et indtastningsvindue. Titel Her angives navnet på dokumentet. Resume Her kan angives en bemærkning på dokumentet, eller evt. hvad dokumentet indeholder.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 106
Sti- og filnavn Her har du mulighed for at gemme Sti- og Filnavn på dokumentet, det er derved nemmere at finde dokumentet igen. Ved blot at dobbelt-klikke på Sti- og Filnavnet, hentes dokumentet frem på skærmen. Fanebladet Kontakthistorik Under fanebladet ’Kontakthistorik’ er du oprette, redigere eller slette sine aftaler med kunden.
Aftaler oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’, og der vil fremkomme et indtastningsvindue. Felterne i indtastningsvinduet er beskrevet i den interne manual <F1>. Med knapfunktionen ’Redigér’ kan du ændre i oplysningerne på aftalen, og ønsker du at slette den oprettede aftale, klikkes på knapfunktionen ’Slet’. Fanebladet Valgfri Under fanebladet ’Valgfri’, har man mulighed for at oprette yderligere oplysninger. Det kan bruges helt efter eget valg. Der kan oprettes Tekst felter, Valgfri felter og Tal Felter.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 107
� Oprettelse af en Valgfri Tekster Proceduren er den samme for Valgfri Tekst, Valgfri Tal og Valgfrie Felter, dog kan der ved Valgfrie Felter oprettes yderligere valgmuligheder. • Vælg menupunktet Værktøj / Sprog Editor, så ’Sprog Editor’ åbnes.
• Klik derefter på menupunktet Kartoteker / Debitor (mens ’Sprog Editor’ er åbnet),
således at tekstfelterne fra Debitorkartoteket overføres til Sprog Editor. Luk derefter kartoteket ned.
• I ’Sprog Editor’ kan du under kolonnen ’Text’ finde den ønskede tekst der skal ændres (eks. Valgfri Tekst 1). Brug evt. piletasterne eller scrollebaren for at bladre frem og tilbage mellem teksterne.
• Markér den ønskede valgtekst som skal ændres, og teksten vil kunne ses i
redigeringsfeltet. Her rettes valgteksten til den ønskede tekst.
• Klik på knappen ’Opdatér’ for at gemme ændringen, og luk skærm-billedet med ’Sprog Editor’ ned.
• Det er vigtigt at du lukker både kartoteket og Sprog Editor ned, når du har rettet en valgtekst, for at systemet kan opdatere ændringen.
• Du kan tjekke ændringen ved at åbne Debitorkartoteket / vælg fanebladet ’Valgfri’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 108
Knapfunktioner i Debitorkartoteket
Liste Viser en liste på skærmen med debitorer i nummerorden. Når listen er fremme, kan der trykkes <Ctrl+F> for at afgrænse listen:
Indtast søgekriterier og aktivere søgningen ved at klikke på knappen ’OK’ eller trykke på <Enter>. I feltet ’Søg på’ har man mulighed for at søge på En del af feltet, Hele feltet eller Start af feltet. Det er muligt at gemme et ubegrænset antal søgninger, som så kan vælges fra listen. Feltet ’Søgebetegnelse’, og derefter klik på knappen 'Gem'. De gemte listesøgninger kan slettes, hvis de ikke mere skal bruges. Dette gøres i Søgningsbilledet, hvor den gemte opsætning fremkaldes og slettes ved klik på knappen ’Slet’. Saldo Ved at klikke på knapfunktionen ’Saldo’ i debitorkartoteket bliver den aktuelle aldersfordelte saldo vist for debitoren. Hvis debitoren har forfalden saldo, vil dette blive vist med en rød farve. Derudover er der mulighed for at vælge mellem opgørelsesmetoderne ’Åbenpost’ eller ’Saldometoden for en given forfaldsdato. Forfaldsdatoen er der mulighed for selv at angive i feltet ’Opgjort pr.’. Bemærk: De to opgørelsesmetoder giver nødvendigvis ikke den samme aldersfordeling, så derfor kan de ikke sammenlignes.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 109
Når der er afgrænset på debitor saldofordeling, vil der fremkomme et skærmbillede over debitorens saldofordeling:
Perioder Ved at klikke på knapfunktionen ’Perioder’ bliver debitorens aktuelle saldo vist fordelt på perioder og kilder.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 110
Posteringer Ved at klikke på knapfunktionen ’Posteringer’ eller tryk på funktionstast <F5> på debitoren, bliver posteringerne vist på debitoren:
Der er 4 knapper på Posteringer: 1. Åbne poster – her kan du kan vælge mellem at se alle poster for debitoren eller kun de åbne poster. 2. Zoom – bruges til at vise en enkelt af posterne detaljeret. Du udpeger en postering og klikker på Zoom for at få vist hvilke transaktioner, der hænger sammen med den valgte postering.
De zoom'ede kontoposteringer kan herefter omposteres, eller der kan udskrives en posteringsliste med alle de kontoposteringer, som debitor-bevægelsen hænger sammen med:
Omposter – vil systemet oprette en kladde til Finans og en til Lager. Når kladderne er bogført, vil den oprindelige postering være udlignet.
Vis – udskriver en posteringsliste (detaljeret) som kun viser posteringerne med det pågældende revisionsspor (i det viste eksempel er revisionssporet '40').
3. Vis Faktura – giver mulighed for at se og genudskrive en bestemt faktura. 4. Udlignet – her gives mulighed for at se hvilken faktura, der er blevet udlignet med betalingen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 111
Salg Knapfunktionen ’Salg’ lister varelinierne for de salgstransaktioner, der er foregået med debitoren. Der er mulighed for at få listet alle varelinierne eller fordelt på lagerafgang eller lagertilgang:
På samme måde som for posteringer kan der zoom'es på udvalgt linie, hvorved de sammenhængende posteringer kan ses og der vil også herfra kunne genudskrives en faktura. Statistik Ved at klikke på knapfunktionen ’Statistik’ på en udvalgt debitor, vises statistik over alle fakturaer, betalinger, kreditnotaer m.m. Der kan sorteres som periodevis, varegruppe eller med varebeskrivelse:
Udskrifter Som standard i WinKompas SQL ligger der i knapfunktionen ’Udskrifter’ i Debitor kartoteket, en defineret udskriftslayout til Debitorkontoudtog.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 112
Ved at klikke på ’Debitorkontoudtog’ har du her mulighed for at udskrive kontoudtog for debitorer. Der vil fremkomme et skærmbillede med flere afgrænsningsmuligheder:
Der kan afgrænses på debitor, gruppering samt vælge om der skal udskrives kontoudtog for åbne eller alle poster. Hvis der anvendes åbenpostudligning, kan der vælges at medtage ’Åben post’ og ellers er det bedre at bruge ’Alle poster’. Markeres feltet ’Alle poster’ vil der fremkomme endnu et afgrænsningsfelt, hvori det er muligt at afgrænse på ’Dato’. Knapfunktioner og felter til brug ved afgrænsning ved udskrivning af Debitor kontoudtog, er beskrevet i den interne manual (F1) Debitorkontoudtog kan også udskrives fra menupunktet Udskrifter / Debitorudskrifter / Kontoudtog. Ordrer Knapfunktionen ’Ordrer’ giver mulighed for på den pågældende debitor, at få en oversigt over alle åbne/arkiverede ordre enten alle ordre eller sorteret pr. ordrestatus. For hver ordre, der bliver udpeget, kan de enkelte ordrelinier ses i nederste halvdel af skærmbilledet.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 113
Diverse Denne knapfunktion giver mulighed for at kunne starte eksterne programmer op, medens der arbejdes i WinKompas SQL, og som skal have tilknytning til de forskellige kartoteker. F.eks. hvis der i Debitorkartoteket er behov for et specielt udvidet database, hvilket ikke kan programmeres i WinKompas SQL, men at der skal benyttes et andet eksternt program. Denne specielt programmerede database, ville kunne lægges ind i WinKompas SQL, og hentes frem med knapfunktionen ’Diverse’. I den interne manual (F1) vil der være en mere uddybende forklaring omkring funktionens muligheder.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 114
Debitorkladden Debitorkladden benyttes til manuel indtastning af fakturaer, hvis ordre-modulet ikke benyttes. Det er muligt at oprette flere kladder, hvis man ønsker at opdele sine posteringer i andre kladder med andre kildeangivelser og nummerserier. Det er også muligt at genudskrives bogførte (arkiverede) debitorkladder. Dette gøres under menupunktet Kladder / Arkivkladder / Debitorkladder. Udskriften vil være en kopi af kladden, som den så ud, da den blev bogført. Læs mere i afsnittet om Genudskriv Kladde (arkivkladde) under kapitlet FINANS. Inden gennemgang i brugen af debitorkladden, vil vi her beskrive knapfunktioner og felter i debitorkladden. Brug af debitorkladden • Klik på menupunktet Kladder / Debitorkladde, eller klik på Debitor / Ordre i Outlook
baren og vælg derefter Debitorkladde:
Er der oprettet flere kladder, kan der bladres frem med piltasterne til den ønskede kladde. Hvis debitorkladderne ikke er oprettet, skal disse oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’. Læs mere i afsnittet om Opret / Tilføj ny kladde under kapitlet FINANS. • Vælg den arbejdskladde du ønsker at arbejde i, ved at markere kladden og dobbelt
klikke eller klik på knappen ’Vælg’, således at arbejdskladden åbnes, klar til indtastning af bilag:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 115
Bemærk: At der findes felter skjult i højre side af skærmen. Klik nogle gange på højre piletast i nederste højre hjørne på bundlinien af vinduet. Herved fremkommer yderligere felter. Felterne vil også komme ind i ruden efterhånden, som der trykkes <Enter> efter udfyldelse. Selve posteringsvinduet kan også udvides ved at placere musen på højre linie i vinduet. Hold venstre museknap nede, medens vinduet udvides ved at flytte musen. • Indtast dine posteringer (indbetalinger, kreditorbetalinger o.s.v.) i kladden.
De forskellige felter i posteringslinien, er beskrevet i afsnittet ’Felter i Debitorkladden’. • I kolonnen ’Bilag’ åbnes en oversigt over åbne bilag, ved at taste <F4> eller
<Alt+PilNed> når du står i feltet.
• Der kan hentes en liste frem over kontoens posteringer med tasten <F5>, når du står på den aktuelle linies kontonummer.
• Ved feltet ’Beskrivelse’ kan der manuelt skrives en tekst, men der kan også benyttes en Autotekst. Ved at bruge Autotekst vil man kunne mindske indtastningsarbejdet ved postering i finanskladden. Autotekster oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Autotekst. Læs mere om Autotekster i kapitlet System / Opsætning.
• Når alle posteringer er indtastet, udføres der et tjek af kladden, ved at klikke på knappen ’Check’. Knapfunktionen ’Check’ kontrollere om kladdens posteringer er indtastet korrekt.
• Ret eventuelle fejl som meddeles, og gentag ’Check’.
• Udskriv debitorkladden ved at klikke på knappen ’Udskriv’.
• Bogfør derefter kladden ved at klikke på ’Bogfør’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 116
Felter i Debitorkladden Debitorkladden indeholder flere felter/kolonner end der kan vises samtidig. Efterhånden som der indtastes data i felterne, ruller disse mod venstre, således at de skjulte felter kommer frem på skærmen.
Dato Bilagets dato indtastes. Ved systemdato trykkes ’S’ eller ’D’ for dags dato. Debitor Indtast debitornummeret. Kan nummeret ikke huskes, kan man fremkalde listen over debitorerne, ved at trykke på tasten <F4> eller <Alt+PilNed>, eller ved at klikke på til højre for debitorfeltet. Når kontoen er valgt, vises debitornavn i informationslinien. Bilag Bilagsnummeret tælles automatisk op ved hver linie. Hvilken metode der ønskes anvendt er angivet ved oprettelse af kladden i Kladder / Debitor-kladde / fanebladet ’Opsætning’ / feltet ’Kilde’. Bilagsnummeret kan overskrives. Beskrivelse Her angives bogføringsteksten (max. 40 tegn). Ved indtastning af bilag i kladden benyttes ofte den samme tekst i beskrivelsesfeltet. Disse tekster kan oprettes som Autotekst. Læs mere i afsnittet om Autotekst under kapitlet System / Opsætning. Debet, Kredit Her indtastes beløb. Hvis beløbet er i fremmede valuta, er det beløbet i den fremmede valuta, der skal indtastes. Beløbet ses omregnet til DKK i toppen af skærmen / informationslinien.
1. Angives minus foran beløbet, bliver beløbet automatisk overført til den modsatte kolonne.
2. Der må ikke indtastes punktum for tusinde. 3. Decimalpunkt er komma. Hvis der angives flere end 2 decimaler efter kommaet, vil
de resterende kun kunne ses, når cursoren står i beløbsfeltet. Modkonto Her tastes kontonummeret på modkontoen. Herved er det muligt at mod-postere direkte, uden at der skal oprettes en ny linie i kladden. De af stemningskonti, som er angivet i saldolinien i kladden, kan hentes ved at taste det bogstav, som der i kladdeopsætningen er bestemt for henholdsvis 1. 2. 3. 4. og 5. konto. Modkontonavnet vises i informationslinien. Moms Momskoden fremkommer automatisk, hvis der er angivet en momskode på kontoen i feltet ’Moms’ under Kontoplan. Momskoden kan ændres.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 117
Valuta Her angives valutaen. Valutakoden kan evt. udpeges ved brug af tasten <F4> eller <Alt+PilNed>. Kurs Kursen fremkommer automatisk ved valg af valutakode. Kursen kan overskrives. Antal Her indtastes antallet af varer. Afdeling Hvis der benyttes ’Afdeling’ (afdelingsregnskab) udpeges den afdeling, som posteringen tilhører. Tryk evt. <F4> eller <Alt+PilNed> for at fremkalde listen over afdelinger og udpeg den ønskede afdeling. Det samme er gældende for Bærer, Formål og Projekt. Forfald Dette felt benyttes med manuel registrering af købsfakturaer fra kreditorer. Her angives forfaldsdatoen på bilaget. Datoen anvendes bl.a. til forfalds-lister, renteberegning, udbetalingslister samt likviditetsberegning. Kode Her indtastes den kode, som fortæller hvilken type, posteringen skal have. F.eks. Faktura, Betaling, Kurs-regulering, Renter, Kreditnota o.s.v. Kasserabat Såfremt debitoren er oprettet med kasserabat i Debitorkartoteket, overføres denne automatisk til feltet ’Kasserabat’ i kladden, eller hvis virksomheden opnår kasserabat fra leverandøren, kan denne manuelt indtastes i feltet.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 118
Knapfunktioner i Debitorkladden
Check Når bilagene er indtastet, skal debitorkladden checkes om indtastnings-arbejdet er korrekt udført. I forbindelse med check af kladden, checkes der også på, om der er balance i kladdelinierne. Er dette ikke tilfældet, vises fejlen med fremhævet skrift på informations-linien, samt posteringslinien vil være markeret med rød farve:
Ved eventuelle fejl, rettes disse i kladden, og der foretages endnu et tjek af kladden med knappen ’Check’. Næste fejl Her kan klikkes på knappen for at finde evt. fejl i kladden. Ret eventuelle yderligere fejl og kør ’Check’ igen. Udskriv Udskriver kladden på valgfri printer. Man kan også vælge at få kladden vist på skærmen inden udskrift, eller sende via mail. Hvis kladden ikke udskrives inden bogføringen, kan den senere udskrives som arkivkladde. Simuler Denne funktion viser de posteringer, som en bogføring af kladdens linier vil resultere i. Bogfør Denne funktion bruges til at bogføre kladden. Efter endt bogføring er linierne slettet fra indtastningskladden. Kladdeimport Her er det muligt at importere til kladden via Betalingsservice, Mygind Løn, DataLøn, OCR betaling – herunder kan der vælges forskellig OCR systemer. Dog kan man i Debitor og Kreditor kladden ikke bruge DataLøn og Mygind Løn.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 119
Posteringer Ved at klikke på knappen ’Posteringer’, vises alle de transaktioner der er foretaget på den valgte konto. Posteringsskærmbilledet har yderligere en Zoom-knap til at se en detaljeret posteringsliste. Ret bilagsserie Her er det muligt at ændre næste nummer i den automatiske bilagsserie, når man indtaster data i kladden, uden at skulle gå til selve opsætningen af bilagsnumre. Hvis en linie i kladden slettes, efter at det automatiske bilagsnummer er hentet til linien, vil det pågældende bilagsnummer blive sprunget over ved indtastning af ny linie.
I redigeringsbilledet indtastes det næste bilagsnummer, der ønskes anvendt, og der klikkes på ’OK’ for at vende tilbage til linien.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 120
Debitorudskrifter I menupunktet Udskrifter / Debitorudskrifter (eller tast <Alt+U+D>) er der som standard lagt en lang række fast definerede udskrifter.
Herefter vil der fremkomme nogle udskrifts valgmuligheder, og ved at markere musen på de markerede piltaster, vil der fremkomme yderligere udskriftsmuligheder.
Generelt for disse udskrifter er, at de kan inden udskrivningen afgrænses på adskillige parametre. F.eks. kontointerval, datointerval, vælge sortering, printer og bakkevalg. Udskrifterne kan vises på skærm, sendes via e-mail i forskellige formater eller udskrives direkte til printer. Der er i dette afsnit vist et eksempel på ’Udskrift af debitor rykkerliste’. Der henvises til den interne manual for en mere uddybende forklaring på debitorudskrifterne. Udskriften ’Kontoudtog’ beskrives i det følgende, da denne har et andet afgrænsningsvindue end de øvrige udskrifter.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 121
� Kontoudtog Under menupunktet Udskrifter / Debitorudskrifter / Kontoudtog, kan du udskrive kontoudtog til debitorerne:
Der kan vælges at udskrive kontoudtog for åbne poster eller for alle poster. Hvis der anvendes åbenpostudligning, kan der vælges ’Åben post’, og ellers er det bedre at bruge ’Alle poster’. Markeres feltet ’Alle poster’ vil der fremkomme endnu et afgrænsningsfelt, hvori det er muligt at afgrænse på ’Dato’, samt der kan fravælges nul-konti og afgrænses på debitor, saldo og valuta. Når afgrænsningsfelterne er udfyldte, klikkes der på knappen ’Udskriv kontoudtog’. I den interne manual (F1) kan du læse mere om afgrænsning og udskrivning af debitor kontoudtog. Debitorkontoudtog kan også udskrives direkte fra Debitorkartoteket, fra knapfunktionen ’Udskrifter’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 122
Eks. på en udskrift af debitor rykkerliste Ønsker du at få en liste over debitorer, som ikke har indbetalt skyldige beløb, kan du udskrive denne via Udskrifter / Debitorudskrifter / Rykkerliste Herefter vil følgende printermenu fremkomme:
Der kan afgrænses på debitor og gruppering, og ligeledes kan der sorteres på debitornummer eller navn. Listen indeholder saldo, forfaldent beløb og årets køb. Ved at klikke på knappen 'Vis' fremkommer udskriften på skærmen, inden man evt. ønsker at udskrive rykkerlisten.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 123
Debitorkørsler I menupunktet Kørsler / Debitorkørsler (eller tast <Alt+E+D>) er der som standard lagt nogle faste kørsler. Herunder foretages renteberegning, rykkerkørsel, masseudligning af debitorposteringer, samt udligning af små saldi.
� Renteberegning Her foretages rentetilskrivningskørsel. Kørslen er opdelt i 3 områder – Afgrænsning, Beregning og Handling:
Afgrænsning: Her afgrænses på dato for hvornår rentetilskrivningen skal opgøres pr.. Debitoren anføres og der kan evt. afgrænses på debitorgrupper. Der afgrænses yderligere på den/de rentekoder som skal benyttes ved renteberegningen. Beregning: Her markeres om beregningen skal foretages ud fra Rentedage, Forfalden saldo eller Dags dag rente. Handling: Rentetilskrivningen sættes i gang, ved at gennemfører punkterne fra Hent til Bogfør.
Rentesatser oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Rente. Der kan læses om Rentetilskrivningen og Renteberegningsprincipper i den interne manual (F1).
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 124
� Masseudligning Med denne funktion er det muligt at foretage automatisk udligning af posterne til debitorer, frem for at anvende manuel åbenpostudligning. Dette kan benyttes, hvis man ikke har anvendt åbenpostredigering hidtil, eller fordi man ønsker at foretage rykkerkørsel på debitorer. Det er også praktisk, hvis man har fået importeret eller konverteret data fra andre systemer. Masseudligning ligger under Kørsler / Debitorkørsler / Masseudligning. Viste eksempel (skærmbillede) er for Debitorposteringer:
Skærmbilledet til masseudligning er opdelt i 3 områder:
• Afgrænsning
• Valgmuligheder
• Handling Afgrænsning Der kan afgrænses på Debitor fra – til, samt Valutakode. F.eks. hvis alle debitorer skal hentes, så indtast den første debitor i første felt (afgrænsning fra) og ingenting i andet felt (afgrænsning til). Valgmuligheder Feltet ’Dan udligningsinformation’ markeres (med flueben) såfremt det ønskes, at man efter en masseudligning skal kunne se hvordan posterne blevet udlignet. Hvis feltet forbliver blankt, vil det ikke være muligt at se eks. hvilken faktura der er udlignet med en betaling eller kreditnota. Handling Herunder er der følgende knapfunktioner: Hent: Intervallet vises i kundelisten, ud fra den ønskede afgrænsning.
Udlign: Der startes på udligning. Dialogen har også en funktion, så man kan få ophævet først.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 125
Selve udligningen foregår på den måde, at den ældste betaling bruges til at udligne den ældste faktura, og så fremdeles, indtil alle indbetalinger har udlignet fakturaer. De resterende beløb, som ikke er udlignet eller som kun delvist er udlignet, kan så vises på udskrifter.
Ophæv: Der ophæves alle markerede udligninger. I menupunktet Opsætning / Systemopsætning / Generelt / vælg Udligningsmetode, kan man opsætte systemet til automatisk at udligne åbne poster ved bogføring af kladde. � Rykkerkørsel Med denne funktion har du en omfattende rykkerprocedure, som dækker fra den første rykkerskrivelse, og helt frem til sagen må videregives til inkasso. Det anbefales, at rykkerkørsel gennemføres med faste intervaller, som f.eks. kan være hver 14. dag eller månedsvis. Det vil det være en god idé, hvis tekster der opsættes, beskriver fristernes længde, så der ikke senere kan blive tvivl om de gældende regler. Teksterne til rykkerbrevene angives under fanebladet ’Opsætning’ i menupunktet Debitorkørsler / Rykkerkørsel:
Der kan læses mere om Rykkerkørsel i den interne manual (F1).
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 126
� Udligning af små saldi Denne kørsel er beregnet til at udligne små differencer, der er opstået under indtastning af en betaling eller andet. Dette gælder også for udenlandske debitorer. F.eks. kan der være en del saldi, der udviser 10, 20, 30 og 50 ører, og disse ønskes fjernet, da de er med til at udløse kontoudtog og dermed rykkere. Udligningen foretages fra menupunktet Kørsler / Debitorkørsler / Udligning af små saldi:
• Der kan afgrænses på en enkelt eller flere debitorer. Eller der kan afgrænses på
debitorgrupper. • I feltet ’Saldo’ indtastes et beløb, eks. 0,50 og kørslen startes herefter. Alle debitorer
der har en saldo på 50 øre eller derunder, medtages ved denne kørsel.
HUSK, at det indtastede beløb, gælder både for debet og kredit saldi. • Den posteringstekst som tilføjes i feltet ’Beskrivelse’, vil blive vist på et kontoudtog
samt på en posteringsliste. • Der skal angives en ’Kilde’ hvorfra bilagsnummeret skal hentes fra. • I feltet ’Kontonr.’ angives den finanskonto, hvor øre-differencer skal posteres på.
• Hvis feltet ’Åben post’ markeres (flueben), vil man efter udligningen kunne se hvordan
øredifferencerne er blevet afrundet. Eks. hvis der er flere øredifferencer på en debitor, sammenlægges disse under et bilag, som så ville kunne ses ved en Åbenpost redigering.
• Når afgrænsningen er foretaget, hentes debitorer frem med knappen Hent. • De debitorer der skal medtages til udligningen, skal være markeret med ’flueben’ i feltet
’Medtag’. • Kørslen igangsættes og bogføres samtidig med knappen ’Bogfør’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 127
Rabat- og prislistesystem WinKompas SQL har et meget fleksibelt rabat- og prisliste-system: • Der kan bestemmes en fast slutrabat på de enkelte debitorer. • Der kan gives procentvis rabat til enkeltdebitorer på bestemte varenumre eller
lagerkategorier. • Der kan gives procentvis rabat til debitorer tilhørende bestemte debitorkategorier på
bestemte varenumre eller lagerkategorier. • Der kan oprettes prislister over lageret, som kan tilknyttes de enkelte debitorer. Samme principper anvendes til brug for indkøbssystemet. Foruden det automatiske system, er der også mulighed for i hvert enkelt tilfælde, at bestemme både pris og rabat når ordren oprettes. Fast slutrabat på debitor På debitorkartotekets faneblad ’Rabatter’ findes et felt ’Slutrabat pct.’. Når feltet er udfyldt med en værdi, vil der ved oprettelse af ordre blive fratrukket en slutrabat:
For at der ikke uden videre skal kunne gives slutrabat på alle varer, hænger dette felt sammen med en parameter på Lagerkartoteket, som bevirker at man kan udelukke f.eks. slagtilbud fra at blive solgt med slutrabat.
Parameter ’Tillad slutrabat’ ligger under Lagerkartotekets faneblad ’Opsætning’:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 128
Procentvis rabat til enkeltdebitor Der kan specificeres en bestemt rabat på varenumre. Dette bestemmes på debitorkartotekets faneblad ’Rabatter’, hvor der kan oprettes de ordninger, som skal gælde den enkelte debitor:
Rabatten oprettes med varenummer eller med lagerkategori og datointerval for den periode som rabatten kan være aktiv. Lagerkategori oprettes under Opsætning / Opsætning / Handel / Lagerkategori. Lagerkategori tilknyttes den enkelte vare på Lagerkartotekets faneblad ’Opsætning’:
På lagerkartotekets faneblad Opsætning er der desuden en parameter, som kan forhindre at der ligeledes ydes linierabat for den pågældende vare. Hvis man ønsker det, kan det blive muligt i forbindelse med ordrer, at ændre på de parametre der gælder for varen, ved at udfylde feltet ’Tillad linierabat’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 129
Svares der JA til at feltet ’Tillad linierabat’ skal være synligt på ordre-linierne, vil det være muligt på den enkelte varelinie, at bestemme om der skal tillades linierabat eller ej:
Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Felter til visning’ der hentes frem ved at højreklikke på musen, når du står på ordrelinien. Procentvis rabat til debitorkategori Der kan gives procentvis rabat til bestemte kategorier af debitorer. Først skal debitorkategorier oprettes, dette sker under Opsætning / Opsætning / Handel / Debitorkategorier:
Ved at klikke på knappen ’Tilføj’ har du her mulighed for at oprette debitor-kategorier. Derefter skal debitorkategori tilknyttes de enkelte debitorer, som skal være omfattet af rabatten. Dette sker på debitorkartotekets faneblad Opsætning:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 130
Selve rabatordningen oprettes under Opsætning / Opsætning / Handel / Salgsrabatter (eller Indkøbsrabatter):
Den viste salgsrabat vil give en linierabat til kunder af kategorien ’Deb-1’, når de køber varenummer ’emballage’ i mindst 100 stk. Handelen skal ske inden for tidsrummet 1/5 til 31/10-2003. Hvis man ønsker at debitorkategorien skal have rabat for en hel kategori af varer, skal der oprettes lagerkategorier. Dette gøres under Opsætning / Opsætning / Handel / Lagerkategori:
Ved at klikke på knappen ’Tilføj’ har du her mulighed for at oprette lager-kategorier. Når lagerkategori er oprettet skal den tilknyttes de varer, som ønskes ensartet kategoriseret. Dette gøres på Lagerkartotekets faneblad ’Opsætning’:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 131
Derefter vil man kunne oprette en salgsrabat under Opsætning / Opsætning / Handel / Salgsrabatter:
Man er nødt til at oprette en rabatlinie for hver enhedsbetegnelse, som anvendes på varer knyttet til kategorien, medmindre man netop ønsker at bruge enhedsbetegnelsen, som afgrænsende faktor for rabatgivning inden for kategorien. De enkelte varer kan også være undtaget for rabatgivning. Dette sker på lagerkartotekets faneblad ’Opsætning’, hvor det kan bestemmes om varen må medtages til linierabat. Prislister Oprettelse af prislister har flere formål:
• Pris kan være afhængig af forskellige antal (om der sælges 10, 25 eller 100 pr. ordre) • Pris kan være afhængig af forskellig enhed (enkeltstyk eller i kasser á) • Pris kan fastsættes i forskellig valuta (DKK, EUR, US$ osv.) • Prislistestruktur er uafhængig af gruppering og kategorier
Først oprettes en prisliste, og det bestemmes om den skal bruges til salg eller i forbindelse med indkøb. Dette gøres under Opsætning / Opsætning / Handel / Prislister:
Prislisten oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’, og der angives et navn og en prislistetype. Standardavance er beregnet til brug for indlæsning af prisdisketter (ASCII).
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 132
Der er to måder at håndtere de varelinier som skal være tilknyttet prislisten: 1. Prislistelinien kan oprettes direkte på lagerkartoteket under fanebladet Priser. Klik på
knappen ’Tilføj’ og nedenstående oprettelsesvindue vil fremkomme:
2. Prislistelinier kan også oprettes under Kørsel / Lagerkørsel / Juster prislister.
Med kørslen Justér prislister kan man nemt og hurtigt få oprettet prisliste-linier på varerne. Der kan tilknyttes linier til varerne, fjernes linier fra varerne og foretages rettelser. Alle de tilknyttede prislistelinier kan bagefter ses på lagerkartoteket under de enkelte varer.
Ved selve tilknytningen af linier til lageret, påsættes den pris, der er anført som standard-salgspris/indkøbspris på lagerkartoteket (pris pr. enhed). Priserne justeres på en anden kørsel: Kørsler / Lagerkørsel / Juster salgspriser:
Kørslen benyttes både til justering af prislisteliniers priser, og til lagerets standard-salgspriser. Når der er valgt en prisliste, så er det prislistelinier der justeres.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 133
Der oprettes prislister og justeres priser pr. enhed for de forskellige antal, valutaer osv., som der ønskes at kunne håndtere i salgssituationen. For at prislisterne skal kunne bruges, skal de tilknyttes de enkelte debitorer. Dette gøres direkte på debitorkartoteket under fanebladet ’Opsætning’.
WinKompas SQL vil altid finde den rabatordning, som er bedst for debitoren.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 134
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 135
Ordre (Salg) Ordremodulet består af Ordrekartotek, Ordrekladde, Ordreudskrifter og Ordrekørsler. I ordremodulet kan du oprette ordrer/ordrelinier til brug for senere fakturering eller for kontant fakturering, udskrive tilbud/ ordre-bekræftelser. Arbejdsgang i Ordre For at kunne arbejde med salgsordrer, er der en række forhold om, hvordan den generelle behandling skal være, f.eks. om der tillades negativt lager, om evt. rabat skal føres på separat konto eller sammen med vare-salget. Nedenstående diagram giver en oversigt over hvilke moduler, oplysninger der kædes sammen til håndtering af salgsordre.
Men der er også en del opsætning for at kunne håndtere arbejdsgangen i salget. Det er særligt 3 områder, som skal sættes op: Kilder – som bestemmer hvilke nummerrækker, der skal bruges til ordre, faktura og kreditnota. Ordrestatus – som indikerer hvilket trin i behandlingen en ordre befinder sig på. Dokumenter – som bestemmer hvilke formularer, der skal benyttes i ordre-handlingen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 136
► Kilder Her bestemmes hvilke kilder, der skal levere nummerrækkefølge til salgshåndteringen. For hvert trin i ordrehåndteringen kan du tildele en kilde, som bestemmer hvilken nummerserie funktionen skal have. • For at få adgang til oprettelse af kilder, klikkes på menupunktet Opsætning /
Systemopsætning:
• Herefter klikkes på følgende mapper: Salg / Arbejdsgang / Kilde / Salgsordre
• Mapperne åbnes ved at klikke med musen på den lille firkant med + og lukkes igen ved
klik på -. Der er i kapitlet System / Opsætning beskrevet om oprettelse af kilde i afsnittet Kilde.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 137
I det viste eksempel vil nye ordrer blive nummereret ud fra kilden ’SalgsOrdre’:
Kilden ’SalgsOrdre’ har så tilknyttet en bilagsserie, hvor nummerintervallet er bestemt, således at ved oprettelse af en ordre, tildeles denne automatisk et ordrenr. Kilder oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Kilde. Bilagsserien skal være oprettet, før den kan tilknyttes kilden, og bilags-serier oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Bilagsserier. En bilagsserie kan godt være tilknyttet flere kilder, og den samme kilde kan godt være tilknyttet flere af trinene i ordrehåndteringen. På den måde kan Tilbud, Bekræftelse og Følgeseddel så behandles i samme nummerserie, hvorimod ordrenummer og fakturanummer hver kan have sin egen nummerrække. Hvis Kreditnota skal have samme bilagsserie som Faktura, skal kilden være ens. ► Ordrestatus De forskellige trin i ordrebehandlingen kan beskrives som: Ordre oprettelse Tilbudsgivning Bekræftelse af pris og levering Følgeseddel (levering) Fakturering (anmodning om betaling) Restordre For en del ordres vedkommende, vil der måske kun være Ordreoprettelse og Fakturering, og for andre ordrer vil der også være en eller flere af de mellemliggende rutiner.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 138
Under menupunktet Opsætning / Opsætning / Handel / Ordrestatus kan der oprettes benævnelse for de enkelte stadier i ordrebehandlingen:
► Dokumenter Der skal udskrives forskellige dokumenter ved ekspeditionen af salgsordrer. F.eks. følgeseddel og faktura. Ved leveringen af WinKompas SQL medfølger de nødvendige udskriftsrapporter, som kan håndtere de almindelige standard formularer, men der kan også oprettes egne udskrifter ved hjælp af rapportsystemet Seagate Crystal Reports®. Crystal Reports kan købes som en option til WinKompas SQL. Bemærk: Fakturalayouts, der medfølger som standard, er tilpasset bestemte blanketter, der kan bestilles gennem din forhandler eller direkte hos FK-DATA A/S. Hvilke udskrifter der kan anvendes, ses under Værktøj / Udskriftsstyring:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 139
Listen her omfatter de faste rapporter, der bliver anvendt i forbindelse med en salgsordre. F.eks. tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel og faktura. Det er brugeren selv, der angiver hvilke udskriftslayouts, der skal anvendes til de enkelte rapporter. F.eks. angivelse af fakturalayout: Udfor Rapporten ’Faktura’ vælger man i feltet ’Filnavn’, det fakturalayout, der skal anvendes. Klik på knappen ’Gennemse’ for at søge efter filnavn.
Dette layout vil så blive anvendt til alle debitorer, med mindre der oprettes rapportgrupper med andre layouts. Der kan oprettes lige så mange rapportgrupper, som man ønsker. Der kan dog kun tilknyttes én rapportgruppe pr. debitor. Se evt. i den interne manual (F1) omkring oprettelse af rapportgrupper.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 140
Ordrekartoteket Ordrekartoteket benyttes til at registrere kundernes bestillinger til videre ekspedition, udskrive tilbud, ordrebekræftelser, følgesedler samt fakturaer. Ordrekartoteket findes under Kartoteker / Ordrer, eller du kan klikke på Ordre i Outlook baren og derefter på Ordrer (eller tast <Alt+K+O>). Nedenstående vises et skærmbillede fra Salgsordrekartoteket:
Opret en salgsordre I dette afsnit beskrives forledes man opretter en ny salgsordre i Ordre-kartoteket. I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om redigering og sletning af en ordre. Åben Salgsordrekartoteket ved at klikke på Kartoteker / Ordrer / Ordrer, eller tast <Alt+K+O+O>, hvorefter du har følgende oprettelsesmuligheder: • Vælg menuen Rediger ved at højreklikke med musen, og vælg funktionen Opret,
eller tryk på <Ctrl+N> eller tast <Alt+R+O>.
• Der hentes automatisk et Ordrenr. ved oprettelse af ny salgsordre. Dette skal blot være
opsat i systemet, og dette gøres under Opsætning / Diverse / Bilagsserier, samt under Systemopsætning / Salg / Arbejdsgang / Kilde / Salgsordre / vælg Ordrenr.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 141
• Herefter skal debitorens kontonr. indtastes. Der kan søges efter debitoren på flere forskellige måder: 1. Søg efter debitor med <Ctrl+F>.
2. Eller der kan søges med <F4> eller <Alt+PilNed>. 3. Eller søg efter debitor ved at indtaste debitornummer i feltet eller søg efter navn ved at anvende / efterfulgt af navnet. Selve fremgangsmåden for udførelse af en salgsfakturering er beskrevet i ’Direkte Fakturering’ i afsnittet Ordre / Salgsfakturering. Herunder vil du også kunne læse om Fakturering i flere tempi. Funktioner der kan bruges ved salgsfakturering: Opret en linie Når alle felter er passeret, kommer markøren automatisk til en ny linie. For at hoppe direkte ned på en ny linie/næste linie klikkes på det sted, hvor den nye/næste linien skal oprettes eller der trykkes <PilNed>. Indsæt linie Der er mulig for at indsætte en linie imellem eksisterende varelinier. Stil markøren der, hvor linien skal indsættes og tryk på tasten <Insert>. Slet en linie Nedenstående beskriver, hvordan du sletter en linie i salgsordren. • Markér linien med <Shift+Mellemrum> eller klik på den grå firkant til venstre for den
linie, som du ønsker at slette.
• Højreklik på musen og vælg ’Slet’, hvorefter følgende meddelelse fremkommer:
• Klik på knappen ’OK’ for at bekræfte at linien kan slettes. Rettelse af eksisterende ordre Rettelse sker ved at klikke på knappen <Liste>, herved vises de allerede oprettede salgsordrer, rul ned til den ønskede ordre og tast <Enter> hvorefter ordren åbnes.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 142
Faneblade i Ordrekartoteket Informationerne (kartotekskortene) består af 5 sider med hvert sit faneblad: Fanebladet Ordrehoved Under fanebladet ’Ordrehoved’ vises ordrens stamoplysninger. Siden indeholder ikke interne oplysninger som evt. udenforstående ikke må se, f.eks. ordrens kostpris.
Ordrenr. Ordre nummeret kommer fra en Kilde, der henviser til en Bilagsserie. Se beskrivelsen under Kilder. Debitornr. Her angives debitorens kontonummer. De øvrige debitoroplysninger hentes fra debitorkartoteket. Hvis debitoren har en 'Faktureringskunde’ fremkommer følgende vindue:
Svares JA vil debitoren blive indsat i 'Sendt til' felterne, og fakturerings-kunden bliver ordregiver.
Ordredato Dette felt kan bruges til indtastning af datoen, for kundens bekræftelse af ordren. Leveringsdato / uge Leveringsdato eller uge for levering af ordren angives her. Rekvisitionsnr. Kundens rekvisitionsnummer for ordren kan angives i dette felt. Status Ordren kan tildeles en bestemt status. F.eks når ordren oprettes, kan der angives status ’OrdreModtaget’, eller hvis der er udsendt tilbud ’TilbudAfgivet’. Ordrestatus oprettes i Opsætning / Opsætning / Handel / Ordrestatus, men hvis der for regnskabet er valgt standardopsætning, er de forskellige statusdefinitioner allerede oprettede.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 143
Er reserveret Her ses om feltet 'Reservér' på den enkelte vare i Lagerkartoteket er opdateret. Hvornår selve opdateringen skal ske, er brugerbestemt og angives på den enkelte debitor i Debitorkartoteket i feltet 'Reservér varer'. Rapportgruppe Der er mulighed for at vælge en anden rapportgruppe inden udskrivningen. Rapportgruppen styrer hvilke udskriftslayouts, der skal anvendes til ordren og for hvilken debitor- eller kreditordokumenter der anvendes. Opsætning sker under Værktøj / Udskriftsstyring. Sælger Her vises navnet eller initialerne på sælgeren, som er ansvarlig for ordren. Sælgeren kan ændres. Betaling Her vises debitorens betalingsbetingelser. Levering Her vælges den leveringstype, hvormed debitoren normalt skal have sine varer leveret. Leveringstypen kan overskrives ved fakturering. Leveringstyperne oprettes i menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Levering. E-mail Såfremt der er oprettet en mailadresse på debitoren i debitorkartoteket, vil denne mailadresse fremkomme på debitoren ved oprettelse af ny salgsordre. Denne mailadresse kan bruges såfremt følgeseddel, tilbud, faktura eller bekræftelse skal mailes til kunden. Fanebladet Leveringsoplysninger Under fanebladet ’Leveringsoplysninger’ angives leveringsadressen hvis den er forskellig fra fakturaadressen.
Hvis der i Debitorkartotekets felt ’Faktura til’ er angivet en fakturerings-kunde, hentes denne automatisk frem ved oprettelse af salgsordre. Der vil fremkomme en boks, hvori der spørges om du ønsker at bruge den påsatte faktura kunde. Svares der ’Nej’, har du mulighed for at hente en anden faktureringskunde frem. Der kan søges med <F4> når du står i feltet ’Faktureringskunde’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 144
Fanebladet Ordredata Under fanebladet ’Ordredata’ vises ordrens leveringsdata, priser, moms osv.
Prislister Her fremkommer den prisliste, der er angivet på debitoren i debitorkartoteket. Selvom der angives en anden prisliste, end den der er angivet på debitoren, vil det stadig være den prisliste, der er oprettet på debitoren i debitorkartoteket, der fremkommer næste gang, der oprettes en ordre på denne debitor. Hvis feltet 'Prisliste' skal ændres på ordren, skal dette foretages, inden ordrelinierne oprettes. Hvis prislisten ændres, efter at ordrelinierne er oprettet, vil ændringen kun gælde for efterfølgende ordrelinier. Valuta Valutaen hentes fra debitorkartoteket. Hvis valutaen ønskes ændret, skal dette foretages inden ordrelinierne oprettes. Ændres valutaen efter at ordrelinierne er oprettet, vil ændringen kun gælde for efterfølgende ordre-linier. Moms Her vises den momskode, som er valgt på kundekartoteket og som normalt bruges i forbindelse med salg til kunden. Hvis der angives en momskode på selve salgsordrelinierne, vil momskoden på salgsordrelinierne overskrive momskoden i dette felt. Kasserabat Her kan der vælges, om der skal fratrækkes kasserabat på kunden. Skal kunden have en fast kasserabat, oprettes dette i debitorkartoteket under fanebladet Rabatter. EU-landekode Her vælges debitorens landkode. Landekoder oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / EU Landekoder. EU Trans.kode Her vælges den transaktionskode, som er gældende for debitoren. EU transaktionskode oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / EU Transaktionskoder. Kategori Vælg den kategori som debitoren skal tilhøre. F.eks. Eksport, Indenlandske, etc. Sprog Her angives, hvilket sprog tilbud, ordrebekræftelser og fakturaer skal udskrives på.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 145
Agent Her fremgår hvilken evt. agent, der er involveret i tilbuddet, ordren, etc. Dimensioner Herunder Afdeling, Bærer, Formål og Projekt. Her vælges mellem de oprettede dimensioner, hvis man benytter en eller flere af dimensionerne. Fanebladet Diverse Under fanebladet ’Diverse’ holdes der styr på eventuelle ændringer i ordrens stamdata.
Her ses kun oplysninger om, hvornår ordren er oprettet / ændret, og af hvilken bruger. Det er også muligt at lave et Notat som vil komme med ud på fakturaen. Teksten vil stå før varelinie på fakturaen. Notatfeltet skal stå i redigeringsmode (tast <Ctrl+E>), før der kan indtastes en bemærkning. Det indtastede notat gemmes med <Ctrl+S>. Fanebladet Valgfri Under fanebladet ’Valgfri’ kan man oprette yderligere oplysninger. Det kan bruges helt efter eget valg.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 146
� Oprettelse af en Valgfri Tekster Proceduren er den sammen for Valgfri Tekst, Valgfri Tal og Valgfrie Felter, dog har du ved Valgfrie Felter mulighed for at oprette yderligere valgmuligheder til Valgfrie Felter. • Vælg menupunktet Værktøj og derefter ’Sprog Editor’, så skærmbilledet for ’Sprog
Editor’ åbnes.
• Klik derefter på menupunktet Kartoteker / Ordrer (mens ’Sprog Editor’ er åbnet), således at tekstfelterne fra Ordrekartoteket overføres til Sprog Editor. Luk derefter kartoteket ned.
• I ’Sprog Editor’ kan du under kolonnen ’Text’ (eks. Valgfri Tekst 1), finde den ønskede tekst der skal ændres. Brug evt. piletasterne eller scrollebaren for at bladre frem og tilbage mellem teksterne.
• Markér den ønskede valgtekst som skal ændres (eks. Valgfri Tekst 2), og teksten vil
kunne ses i redigeringsfeltet. Her rettes valgteksten til den ønskede tekst.
• Klik på knappen ’Opdatér’ for at gemme ændringen.
• Luk skærmbilledet med ’Sprog Editor’ ned.
• Herefter kan du tjekke ændringen, ved at åbne Ordrekartoteket og vælge fanebladet ’Valgfri’.
VIGTIGT! Det er vigtigt, at du lukker både kartoteket og ’Sprog Editor’ ned, når du har rettet en valgfri tekst, for at systemet kan opdatere ændringen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 147
Knapfunktioner i Ordrekartoteket
Liste Viser en liste på skærmen med den samlede oversigt med de salgsordrer der er i Ordrekartoteket. Når der klikkes på en bestemt ordre i denne liste, hentes ordren frem.
Tilbud Efter indtastning af salgsordrelinier i salgsordre kartoteket, kan der klikkes på knappen ’Tilbud’ for at udskrive et tilbud til den pågældende kunde. Denne funktion er ikke åben ved Kontant Faktura og Abonnement Faktura. Ved udskrivning kan tilbudet vises på skærm (Vis), udskrives til printer (Udskriv), eller sendes via e-mail (Mail). Bekræftelse Efter indtastning af salgsordrelinier i salgsordre kartoteket kan der klikkes på knappen ’Bekræftelse’ for at udskrive en ordrebekræftelse til den pågældende kunde. Følgeseddel Efter indtastning af salgsordrelinier i salgsordre kartoteket kan der klikkes på ’Følgeseddel’ knappen for at udskrive en følgeseddel til den pågældende kunde. Faktura Efter indtastning af salgsordrelinier i salgsordrekartoteket, kan der klikkes på ’Faktura’ knappen for at udskrive en faktura til den pågældende kunde.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 148
Udskrifter Hvis der ønskes flere udskrifter end dem der er oprettet som standarder, kan disse oprettes under menupunktet Værktøj / Udskriftsstyring – vælg mappen Salgsordre. Arkiv Når punktet ’Arkiv’ aktiveres, ændres topteksten i vinduet til – ’Salgsordre [Arkiv] + fakturanummeret’. Skærmteksten ændrer ligeledes farve. Der kan søges på almindeligvis efter en ordre. Der søges igennem alle fakturaopdaterede ordrer (der kan findes flere fakturaer på samme ordre). Diverse Denne knapfunktion giver mulighed for at kunne starte eksterne programmer op, medens der arbejdes i WinKompas SQL, og som skal have tilknytning til de forskellige kartoteker. F.eks. hvis der i Salgsordrekartoteket er behov for et specielt udvidet database, hvilket ikke kan programmeres i WinKompas SQL, men at der skal benyttes et andet eksternt program. Denne specielt programmerede database, ville kunne lægges ind i WinKompas SQL, og hentes frem med knapfunktionen ’Diverse’. I den interne manual (F1) vil der være en mere uddybende forklaring omkring funktionens muligheder.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 149
Ikoner til brug i Ordrekartoteket Følgende ikoner er forbundet med ordrelinierne på en salgsordre:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 1. Zoom linier (F11) – derved vises flere varelinier i skærmbilledet.
2. Komprimér linier – varelinier med samme varenr. lægges sammen.
3. Kopier linier – linier fra en anden ordre kan kopieres til aktuel ordre.
4. Medtag alle linier – alle linier på ordren medtages.
5. Afmarkér alle linier – alle afmarkerede linier vises i en anden farve.
6. Deltotal – summen omfatter de varelinier, som ligger før linien, men efter en forrig
deltotallinie.
7. Subtotal – summen omfatter alle varelinier, som ligger før linien.
8. Text – indsætter ekstra tekstlinie på varelinien.
9. Find serienr. vare (F12) – aktiveres hvis serienummer skal overføres til varelinien via håndscanner.
10. Logbog – her vises information om bilagsnr. og spornummer, samt alle udskrevne formularer vedr. kunden.
11. Debitor Notater – her vises evt. notater på debitoren.
12. Disponeringsoversigt – her vises den enkelte vares beholdning og alle ordre/indkøb, på baggrund af de valgte ordrestatus. Under Opsætning / Opsætning / Handel / Ordrestatus / feltet ’Vises i Disponeringsoversigt’ – skal stå til Ja.
13. Disponer vare – hvis feltet ’Lever’ er markeret, vises det antal af varen der er tilrådighed på nuværende tidspunkt i henhold til lageret.
14. Undersøg for manglende vare – undersøger om alle varerne på ordren kan leveres, hvis ikke fremkommer systemet med leveringsdato.
15. Genberegn linier – under Opsætning / Systemopsætning / Salg, kan der opsættes om man ønsker at Genberegne priser, kostpris, rabat. Ordren bliver genberegnet efter de valgte parametre.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 150
16. Tilbagelever – hvis der er lavet en følgeseddel, hvor lageret er blevet opdateret, d.v.s. at varen er leveret. Kan man trykke på ikonet ’Tilbagelever’ og feltet ’Leveret’ bliver sat tilbage til udgangspunktet og lageret bliver fratrukket det leveret antal.
17. Ordretotaler – ved at klikke på dette ikon, fremkommer et skærm-billede der viser saldo, ordrens totaler, dækningsbidrag og afgiftstotal. Ordretotaler fremkommer også ved fakturering af salgsordre. Felter og funktioner i Ordretotaler er beskrevet i afsnittet Ordretotaler.
18. Udfoldet stykliste – når du står på ordrelinien, og har hentet en vare frem, der er
registreret som en stykliste (ikonet vil være fremhævet), vil det være muligt at udfolde styklisten/varen.
19. Sorter Ordrelinier – med dette ikon kan du få en mere overskuelig oversigt over dine ordrelinier. Der kan sorteres ud fra alle de felter som er til visning på ordrelinien. Eksempel: Der sorteres på ’Pris’ og sorteringen skal være stigende. Alle de indtastede ordrelinier vil blive sorteret på prisen. Den første ordrelinie vil starte med den laveste pris, og der sluttes med den højeste pris.
20. Ændring af ordretype – kan benyttes til at skifte ordretype (Salgsordre, Kontant faktura eller Abonnement), når du står i en igangværende salgs-fakturering. Debitoroplysninger vil blive overført til den nye ordretype.
21. Massekopi – ved at klikke på dette ikon, får du mulighed for at lave en kopi af eksisterende ordre, samt vælge om ordrelinierne skal overføres til den nye kopi. Der er mulighed for at lave op til 100 massekopier af eksisterende ordre.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 151
Ordretotaler I dette afsnit beskrives felter og funktioner i Ordretotaler, som fremkommer ved fakturering af salgsordre.
Saldo (DKK) – viser aktuel saldo på debitoren før faktura er bogført. Vægt i alt – viser den beregnede vægt af den samlede ordre. Rumfang i alt – viser den beregnede rumfang af ordrens varer. Afgift i alt – viser beløbet for afgifter, som er opkrævet sammen med ordren. Dækningsbidrag / grad – viser dækningsbidrag i stamvaluta og i %. Beregning af dækningsbidraget vedr. den aktuelle faktura, sker ud fra liniebeløbet minus evt. slutrabat og minus kostpris for de varer, som indgår i ordren. Beregning af dækningsgraden vedr. den aktuelle faktura, sker ud fra kostprismetoden eller salgsprismetoden. Fakturadato – viser fakturadatoen. Kan ændres. Betaling – viser betalingsbetingelsen, som debitoren er oprettet med. Kan ændres inden fakturaen udskrives. Forfald – viser forfaldsdatoen for fakturaen. Kurs – når der oprettes ny ordre, kan man manuelt ændre kursen, så den beregner ordretotaler efter den nye kurs, dog kun i Danske kroner. Liniebeløb – viser fakturaens nettobeløb (sum af varelinierne). Slutrabat – her indtastes eventuelt slutrabat i % eller kroner. Hvis der er angivet en fast slutrabat, vil denne procent blive foreslået som slutrabat. Momspligtigt gebyr – her kan indtastes gebyr, som der skal betales moms af. (f.eks. fragt)
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 152
Momsfrit gebyr – her kan indtastes gebyr, som der skal betales og uden momspålæggelse (f.eks. porto). Moms – momsbeløb vedrørende fakturaen. Afrundet beløb – her indtastes beløbet, som der evt. skal afrundes med. (minus (-) foran beløbet nedrunder) Total – fakturaens totale bruttobeløb. Rapportgruppe – her vises den rapportgruppe (layout) som debitoren er oprettet med (hentes fra Debitorkartoteket). Kan ændres inden udskrivning af faktura. Printerinformation – her udvælges printer, bakkevalg, antal kopier.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 153
Ordre / Salgsfakturering Der findes 3 typer af ordrer: Du vil også kunne finde ovennævnte undermenuer, ved at klikke på menupunktet Kartoteker / Ordrer.
På værktøjslinien ligger der følgende ikon , som kan benyttes til at ændre ordretype, når du står i en igangværende salgsfakturering.
Dette ændringsvindue vil fremkomme, hvori der kan vælges mellem Salgsordrer, Kontant Faktura eller Abonnement.
Ordrer Her har vi valgt at beskrive hvordan en almindelig salgsfakturering foretages via Ordrekartoteket og kan i princippet ske på 2 måder: 1) Direkte fakturering, hvor ordren oprettes og faktura udskrives straks. 2) Fakturering i flere tempi. Ordreoprettelse, tilbudsgivning, ordre- bekræftelse og efterfølgende udskrivning af følgeseddel og faktura.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 154
� Direkte Fakturering • Tast <Ctrl+N> eller med <F7> for at oprette en ny ordre. Udvælgelse af debitor kan
ske på flere forskellige måder: 1. Søg efter debitor med <Ctrl+F>. 2. Søg efter debitor med <F4> eller <Alt+PilNed>. 3. Eller søg efter debitor ved at indtaste debitornummer i feltet eller søg efter navn ved at anvende / efterfulgt af navnet. • Ret eventuelt i de oplysninger som hentes fra kundekartoteket.
• Derefter skiftes til varelinierne med tasten <F8>.
• Nu vælges det ønskede varenummer, enten ved at indtaste dette, ved at åbne
rullemenu eller søg med <Ctrl+F>.
• Udfyld derefter de relevante felter, og afslut linien med at taste <PilNed>. Dette opdaterer linien og den kan derefter udfaktureres, eller der kan tilføjes nye linier.
Bemærk: Ved at højreklikke på musen, får man mulighed for at indsætte eller slette linier. OBS! Felterne på varelinien er beskrevet i afsnittet om Feltbeskrivelse i dette kapitel. • Efter indtastning af varelinier, klikkes der på knappen ’Faktura’ eller tast <Alt+A>.
Herefter fremkommer et vindue med Ordretotaler (beskrevet i afsnittet om Ikoner til brug i Ordrekartoteket), hvor det er muligt at tilføje fragt / porto og tjekke ordretotalens saldo.
• Du har mulighed for at gå videre til udskrivning af faktura, eller bogføre uden at fortage en udskrift. Klik på en af følgende muligheder.
• Herefter er der mulighed for at vælge mellem ’Vis’ (på skærm) eller ’Udskriv’ (til printer), samt vælge anden printer og ændre bakkevalg og ønsket format. Du kan også sende via e-mail. Der kan først klikkes på ’Mail’ når mailadresse er udfyldt.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 155
• Forinden udskrivning kan man se fakturaen på sin skærm, ved at klikke på knappen
’Vis’. Efter visning kan man fortsætte med at rette på faktura, inden den udskrives. NB! Når der klikkes på ’Faktura’ og ’Udskriv’ bliver fakturaen opdateret, og kan ikke mere ændres! Bemærk: At den udfakturerede ordre nu kan hentes frem fra Arkiv, hvorfra der kan dannes en ny ordre, en kreditnota eller fakturaen kan genudskrives. • Efter endt fakturering lukkes ordrekartoteket med <Ctrl+F4>.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 156
► Fakturering i flere tempi • Tast <Ctrl+N> for at oprette en ny ordre, eller <Ctrl+F> for at finde en allerede
oprettet, men ikke faktureret ordre.
• Ved <Ctrl+N> skal der udvælges en debitor. Udvælgelse af debitor kan ske på flere forskellige måder.
1. Søg efter debitor med <Ctrl+F>. 2. Søg efter debitor med <F4> eller <Alt+PilNed>. 3. Eller søg efter debitor ved at indtaste debitornummer i feltet eller søg efter navn ved at anvende / efterfulgt af navnet. • Ret eventuelt i de oplysninger som hentes fra kundekartoteket.
• Derefter skiftes til varelinierne med tasten <F8>.
• Nu vælges det ønskede varenummer, enten ved at indtaste dette, eller ved at åbne
rullemenu.
• Udfyld derefter de relevante felter, og afslut linien med at taste <PilNed>. Dette opdaterer linien og den kan derefter gemmes, eller der kan tilføjes nye linier. Ved højreklik får du mulighed for at indsætte linie eller slette linie.
OBS! Felterne på ordrelinien er beskrevet i afsnittet om Felter på Ordrelinien i dette kapitel. • Ved løbende indtastning af nye ordrelinier på den samme ordre, gemmes disse, når
man forlader Ordrekartoteket ved at taste <Ctrl+F4>.
• Forinden fakturering, gives der mulighed for at udskrive tilbud, ordre-bekræftelse, følgeseddel. Disse aktiviteter kan sættes op til at ændre ordrestatusfeltet, så man kan følge ordren igennem sagsforløbet. Det er muligt, at foretage a’conto faktureringer, hvor man fakturerer de indtastede linier, uanset om der er linier med restordre på. Restordrene vil forblive åbne på ordren og kan udfaktureres senere.
Bemærk: Feltet ’Leveret’ på ordrelinien, er afgørende for, hvor meget der faktureres vedr. den pågældende ordrelinie. Delfakturering sker altså ved, at feltet ’Leveret’ sættes til et antal lavere end feltet ’Bestilt’ F.eks. ’Bestilt’ 10 og ’Leveret’ 5. Der udfaktureres altså kun 5 stk. af den pågældende vare. • Udskrivning af fakturaen sker som nævnt i Direkte Fakturering!
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 157
Kontant Faktura Anvendes til registrering af kontantsalg, idet der sker en ekstra bogføring ved faktureringen. Selve betalingstransaktionen sker nemlig samtidig med, at fakturaen bogføres. • Klik på menupunktet Kartoteker / Ordrer / Kontant Faktura eller tast <Alt+K+O+K>.
Følgende indtastningsvindue vil fremkomme:
• Tryk <Ctrl+N> for at oprette ny kontant faktura.
• Indtast de ønskede data – kundenavn, adresse m.m.
Er kunden oprettet i debitorkartoteket, overføres debitorens data i feltet ’Debitor oplysninger’, når debitornummeret er indtastet. Søg evt. med <Ctrl+F> for at finde debitoren.
• Brug <TAB>-tasten for at flytte sig fra felt til felt.
• Ret eventuelt i de oplysninger som hentes fra kundekartoteket.
• Derefter skiftes til varelinierne ved at taste <F8>. OBS! Felterne på varelinien er beskrevet i afsnittet om Feltbeskrivelse. • Nu vælges det ønskede varenummer, enten ved at indtaste dette, eller ved at søge
med <F4> eller <Ctrl+F>.
• Udfyld derefter de relevante felter, og afslut linien med at taste <PilNed>. Dette opdaterer linien, og den kan derefter udfaktureres, eller der kan tilføjes nye linier.
Bemærk: Ved højreklik med musen får man mulighed for at indsætte eller slette linier.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 158
• Efter indtastning af varelinier, klikkes der på knappen ’Faktura’ eller tast <Alt+A>. Herefter fremkommer et vindue med Ordretotaler (beskrevet i afsnittet om Ikoner til brug i Ordrekartoteket), hvor det er muligt at tilføje fragt / porto og tjekke ordretotalens saldo.
• Du har mulighed for at gå videre til udskrivning af faktura, eller bogføre uden at fortage en udskrift. Klik på en af følgende muligheder.
• Herefter er der mulighed for at vælge mellem ’Vis’ (på skærm) eller ’Udskriv’ (til printer), samt vælge anden printer og ændre bakkevalg og ønsket format. Du kan også sende via e-mail. Der kan først klikkes på ’Mail’, når mail-adressen er udfyldt.
NB! Når der klikkes på knappen ’Faktura’ bliver fakturaen opdateret, og kan ikke mere ændres! Bemærk: At den udfakturerede ordre nu kan hentes frem fra Arkiv, hvorfra der kan dannes en ny ordre, kreditnota eller fakturaen kan genudskrives.
• Efter endt fakturering lukkes ordrekartoteket med <Ctrl+F4>, eller du kan fortsætte
med at oprette ny kontant faktura. Abonnement Faktura Anvendes til opkrævninger med faste intervaller (f.eks. kontingent eller service abonnementer). Abonnementsordre har et ekstra faneblad, hvor interval oplysningerne kan anføres, f.eks. ugentlige opkrævninger som i viste eksempel:
Fanebladet ’Abonnement’ indeholder 3 opsætninger:
Interval – her fastsættes den grundlæggende hyppighed af abonnementsfakturaen. Interval opsætning – her fastsættes opdeling af interval og specifikke datoer, ugedage, måneder eller år. Fakturadato – her anføres fakturadato for abonnementet. I feltet ’Slutdato’ kan der evt. angives en dato for abonnementets udløb.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 159
• Abonnementskartoteket hentes frem ved at klikke på menupunktet Kartoteker / Ordrer / Abonnement Faktura, eller tast <Alt+K+O+K>.
• For at oprette en ny abonnementsordre, tastes <Ctrl+N>.
• Find den ønskede debitor, der skal oprettes abonnement på. Der kan søges med <Ctrl+F> eller <F4>. Debitoren skal være oprettet i Debitorkartoteket, før der kan laves abonnement faktura.
• Klik derefter på fanebladet ’Abonnement’ og fastsæt intervalopsætningen for abonnementsordren.
• Fakturadato anføres. Felterne ’Startdato’ og ’Næste faktureringsdato’ skal manuelt oprettes første gang. Når fakturaen er bogført, vil faktureringsdatoen automatisk blive beregnet ud fra intervalopsætningen, og ændret til Næste faktureringsdato.
• Når intervalopsætningen er fastsat, skiftes til ordrelinien med <F8> og udfyldes med den/de ønskede varer.
• Der udskrives og bogføres ved at klikke på knappen ’Faktura’. Inden udskrivning af abonnementsfakturaen, skal du vælge at få den vist på skærmen med knappen ’Vis’.
Bemærk: Hvis der foretages ændringer i intervalopsætningen på en abonnementsordre, vil datoen for ’Næste fakturering’ automatisk blive beregnet og ændret.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 160
Felter på Ordrelinien (salgsordre) I det følgende beskrives ordreliniernes felter til brug ved Direkte fakturering, Fakturering i flere tempi, Kontant Faktura eller Abonnement Faktura. Der findes felter skjult i højre side, disse vil fremkomme ved at klikke nogle gange på knappen . Felterne vil også blive vist efterhånden, som der trykkes <Enter> efter felterne. Det er muligt at flytte rundt på felterne, efter eget ønske.
Klik på feltet, f.eks. på Varenr., og der vil komme en oversigt over de felter der er markeret til visning (fra ’Felter til visning’). Udpeg det ønskede felt, som indsættes i stedet for ’Varenr.’, dog vil ordrelinien udvides, så der er plads til feltet ’Varenr.’.
Ved at højre-klikke på musen, har du her mulighed for at hente listen frem med ’Felter til visning’.
Her kan du markere (med flueben) de felter som skal vises på ordrelinierne.
Brug piletasterne eller scrollebare Knappen markere alle felter på én gang, og alle felterne vil blive vist på ordrelinien, ellers skal du manuelt markere de felter der ønskes vist.
� Beskrivelse af ordreliniernes felter Varenr. Her udfyldes varenummeret – søg evt. med <F4> eller <Ctrl+F>. Der skal angives et varenummer, feltet kan ikke efterlades blankt. Kontonr. Feltet udfyldes med et finanskontonummer, der udpeges fra kontoplanen. Søg evt. med <F3> eller <Ctrl+F>, eller du kan få listen med kontoplanen frem med <F4>. Såfremt feltet ikke udfyldes, vil varen automatisk blive bogført på den omsætningskonto, der er oprettet på varen. Levering Her angives datoen for levering af varen. Feltet udfyldes automatisk med systemdatoen (dags dato), men kan rettes manuelt.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 161
Lokation Et varenummer kan være fordelt på flere fysiske lokationer. Dobbelt-klik på feltet og vælg lokation, hvis varen skal tilgå en anden lokation end den, som er foreslået via Lagerkartoteket under fanebladet ’Opsætning’. Feltet ’Lokation’ kan enten undlades eller forlanges udfyldt. Dette bestemmes under Opsætning / Systemopsætning / Generelt / Lokation. Bestilt Her angives det antal enheder, der bestilles. Feltet skal være udfyldt. Antal af decimaler i dette felt stammer fra feltet ’Decimaler’ i Lagerkartoteket. Men på udskrifter kan der som standard kun vises 2 decimaler. Dette har man dog mulighed for at ændre, dog kræves det at man har rapport-værktøjet Crystal Reports®, for at kunne ændre i standardopsætningen. Levér Udfyldes automatisk, systemet vil foreslå det samme antal, som er udfyldt i feltet ’Bestilt’ på ordrelinien, eller med det antal, der kan leveres. Kan rettes. Feltet kan også bruges, hvis man benytter serienummerstyring. Såfremt der er oprettet serienumre, kan serienummer kartoteket hentes frem med <F4>. Pris Á-pris på varen, som hentes fra Lagerkartoteket. Prisen kan ændres. Hvis varens pris ændres i Lagerkartoteket efter, at salgsordrelinien er oprettet, bliver prisen ikke automatisk ændret på eksisterende salgsordrelinier, dette skal så gøres manuelt. Enhed Overføres automatisk fra Lagermodulet med den enhed som varen er angivet med, f.eks. Stk., kg., pose o.s.v.. Der kan vælges en anden enhed, som konverterer antallet af grund-enhed til et multipla. % Her indtastes en rabatprocent (uden fortegn). Bogføring af linierabat i finansmodulet styres efter opsætningen under Opsætning / System- opsætning / Salg i feltet ’Bogfør rabat’, hvor det kan bestemmes, om rabatten skal føres separat eller på omsætningskontoen. Rabatten bliver ligeledes udregnet som beløb og fremkommer i næste felt "Rabat". Valutabeløb Her vises totalbeløbet på ordrelinien. Moms Momskode på debitoren (salgsmoms) vil fremkommer på varelinien, men kan rettes. Hvis varen derimod har en momskode, vil det være denne som anvendes, hvorved forskellige varer kan have forskellig momssats. Ved debitormoms som eksport anvendes denne kode. Beskrivelse Indeholder beskrivelse som varen er oprettet med i lagerkartoteket i beskrivelsesfeltet. Beskrivelsen kan ændres direkte på ordrelinien.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 162
Leveret Viser antal, som allerede er leveret for den aktuelle ordrelinie. Der kan ikke rettes i dette felt, som derimod justeres automatisk, når der faktureres helt eller delvist, eller når der udstedes følgeseddel med 'Ja' til at opdatere lager. Efter udskrivning af følgeseddel opdateres dette felt med det antal, der er leveret. Faktureret Viser antal, som allerede er faktureret for den aktuelle ordrelinie. Behandles på samme måde som feltet 'Leveret'. Debitornr. Debitornr. bruges i forbindelse med lager, hvor du har mulighed for at lægge oplysninger om hvad varen hedder hos kunden, og det er så kundens varenr. der vil blive vist i dette felt. Batch nr. Her kan man indtaste det Batch nr., som varen tilhører. Afdeling Her kan angives den afdeling, som lagerfragangen vedrører. Afdelings-koden overføres ligeledes til finans-, kreditor- samt lagerkartoteket, og kan benyttes som afgrænsningskriterie. Feltet ’Afdeling’ kan enten undlades eller forlanges udfyldt. Dette bestemmes i Opsætning / Systemopsætning / Generelt / Afdeling. Bærer Her kan angives den bærer, som lagerfragangen vedrører. Bæreren overføres ligeledes til finans-, kreditor- samt lagerkartoteket, og kan benyttes som afgrænsningskriterie. Feltet ’Bærer’ kan enten undlades eller forlanges udfyldt. Dette bestemmes i Opsætning / Systemopsætning / Generelt / Bærer. Formål Her kan angives det formål, som lagerfragangen vedrører. Formålet overføres ligeledes til finans-, kreditor- samt lagerkartoteket, og kan benyttes som afgrænsningskriterie. Feltet ’Formål’ kan enten undlades eller forlanges udfyldt. Dette bestemmes i Opsætning / Systemopsætning / Generelt / Formål. Projekt Her kan angives det projekt, som lagerfragangen vedrører. Projektet overføres ligeledes til finans-, kreditor- samt lagerkartoteket, og kan benyttes som afgrænsningskriterie. Feltet ’Projekt’ kan enten undlades eller forlanges udfyldt. Dette bestemmes i Opsætning / Systemopsætning / Generelt / Projekt. Kostpris Kostprisen på varen bliver vist. Hvis der i Opsætning / Systemopsætning / Salg / vælg punktet ’Tillad ændring af kostprisen’, er markeret, at kostpris må ændres, kan der rettes i kostprisen, og det vil så være den rettede kostpris, der vil danne grundlag for bogføring af vareforbrug og vareafgang. Notat før Her skrives en tekst, som ønskes med på fakturaen over selve varelinien. Der kan skrives en tekst direkte på feltet i ordrelinien, eller såfremt der skal laves en længere bemærkning, kan du taste <F6> og klikke i feltet ’Notat før’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 163
Notat efter Samme fremgangsmåde som beskrevet i ’Notat før’, dog kun at teksten vil stå på fakturaen efter selve varelinien. Tillad linierabat En markering af dette afkrydsningsfelt bevirker, at ordrelinien kan indgå i linierabat. Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Felter til visning’ der hentes frem ved at højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien. Tillad Slutrabat En markering af dette afkrydsningsfelt bevirker, at ordrelinien kan indgå i slutrabat. Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Felter til visning’ der hentes frem ved at højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien. Medtag En markering af dette afkrydsningsfelt bevirker, at faktura vil medtage linien. Feltet er som standard markeret, medmindre ordrelinien desuden figurerer i ordrekladden. Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Feltet til visning’ der hentes frem ved at højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien. Selvstændig pakke En markering af dette afkrydsningsfelt bevirker, at denne ordrelinie vil blive fragtberegnet særskilt. På Lagerkartoteket / feltet ’separat forsendelse’ kan de enkelte varer markeres, hvis de skal afsendes i særskilt pakke. Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Feltet til visning’ der hentes frem ved at højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien. Vægt Her vises vægten pr. enhed. Vægten hentes fra lagerkartoteket hvis feltet ’Vægt’ er udfyldt på den aktuelle vare. Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Feltet til visning’ der hentes frem ved at højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien. Rumfang Her vises rumfanget pr. enhed. Hentes fra lagerkartoteket, hvis feltet ’Rumfang’ er udfyldt på den aktuelle vare. Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Feltet til visning’ der hentes frem ved at højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien. Afgiftsbeløb Her vises summen af afgifter, som er pålagt liniebeløbet. Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Feltet til visning’ der hentes frem ved at højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien. Toldposition Her vises varens toldposition. Feltet vises kun, hvis der i menupunktet Opsætning / Systemopsætning / Lager / Brug Intrastat er markeret med ’Ja’. Feltet kan rettes. Toldpositionsnummeret er Toldvæsenets varekategori. Toldpositionsnumrene består af 8 cifre (kun tal, ingen mellemrum, punktum, etc.). Det samme toldpositionsnummer anvendes ofte til flere forskellige varer. Feltet benyttes i forbindelse med Intrastat. Ref. Et felt hvor man kan indsætte evt. reference til et indkøb af varen. Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Feltet til visning’, der hentes frem ved at højreklikke på musen, når du står på ordrelinien.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 164
Multipla Faktor Feltet vises på linien, hvis man under Opsætning / Systemopsætning / Generelt / Multipla faktor har sagt ’Ja’ til visning. Feltet hænger sammen med varekartoteket, idet værdi indsat i feltet vil blive overført til linien. På varekartoteket føres antal på lager i multipla a’ (faktoren), men der sælges i grundenheden. Linieprisen bliver altså beregnet af Levér antal gange faktor gange salgspris (salgspris på varekartoteket er i enhedsprisen). A-pris (incl. moms) Her vises á-prisen på varen incl. moms. Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Feltet til visning’ der hentes frem ved at højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien. Medarbejder Her angives den medarbejder, som er angivet i feltet ’Sælger’ i Ordreoplysninger under fanebladet ’Ordrehoved’. Kan rettes. Medarbejder/Sælger oprettes i menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Medarbejder. Parameter 1 Vises om der er angivet parameter (eks. farver / specielle varemærker / størrelser) på varen. Hvis der er oprettet flere muligheder af parametre, kan listen hentes frem, når du står i feltet ’Parameter 1’ ved at klikke på knappen eller på <F4>. Udpeg den ønskede parameter og tryk på <Enter> for at overføre til ordrelinien. Feltet ’Parameter 1’ vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Feltet til visning’ der hentes frem ved at højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien. Parameter 2 Samme fremgangsmåde som er beskrevet under ’Parameter 1’. Tillad Afgift Er feltet ’Tillad Afgift’ ikke er markeret, bliver afgifterne ikke medtaget på ordrelinien. Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Feltet til visning’ der hentes frem ved at højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien. Fast linie (kun på Abonnement) Bruges til Abonnement Faktura. Hvis der er indtastet linie i ordrekladden, bliver denne linie liggende efter udfakturering, hvis feltet ’Fast linie’ er markeret, således samme ordrelinie udfaktureres næste gang. Linietotaler
I dette felt vil du kunne se det totale beløb for de ordrelinier, som er indtastet. Systemet opdaterer linietotalen, ved hver indtastet ordrelinie. Feltet ligger i toppen af ordrekartoteket, og der kan ikke rettes i feltet.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 165
Dan Ordre ud fra arkiverede ordre Med denne knapfunktion har du mulighed for at danne en ny ordre ud fra en eksisterende ordre. For at danne en ny ordre findes salgsordren frem i arkivet: • Klik på menupunktet Kartoteker / Ordrer, eller tast <Alt+K+O+O> for at aktiverer
salgsordrekartoteket.
• Tryk på knappen ’ARKIV’ og find den ønskede arkiverede ordre, der skal dannes på ny. Du kan søge efter ordren med <Ctrl+F>.
• Klik på knappen ’Dan ordre’, og arkivbilledet forlades. Samtidig bliver der dannet en ny ordre (en kopi) på baggrund af den udvalgte arkiverede salgsordre.
• Angiv nyt ordrenummer medmindre systemet er sat til automatisk, at tildele nyt ordrenummer ved oprettelse af ny salgsordre.
• Den nye ordre kan redigeres, f.eks. hvis der skal tilføjes en ekstra vare på ordrelinie.
• Klik derefter på knappen ’Faktura’ eller tast <Alt+A>, for at udskrive. Der vil fremkomme et vindue med Ordretotaler (beskrevet i afsnittet om Ordretotaler). Her har du mulighed for at tjekke den totale saldo, og der kan påføres fragt/porto, inden fakturaen udskrives.
• Ved udskrivning af fakturaen, vil der være mulighed for at vælge mellem ’Vis’ (på skærm) eller ’Udskriv og Bogfør’ (udskriver til printer og bogføre samtidig fakturaen), samt vælge printer og ændre bakkevalg og format.
• Du kan også sende via e-mail. Der kan først klikkes på ’Mail’, når mail-adressen er udfyldt.
• Afslut ved taste <Ctrl+F4>, derefter lukkes ordrekartoteket ned.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 166
Dan kreditnota ud fra arkiverede ordre Med denne knapfunktion har du mulighed for at danne en kreditnota ud fra en eksisterende ordre. For at danne en kreditnota findes salgsordren frem i arkivet: • Klik på menupunktet Kartoteker / Ordrer, eller tast <Alt+K+O+O> for at aktiverer
salgsordrekartoteket.
• Tryk på knappen ’ARKIV’, og find den ønskede arkiverede ordre, der skal krediteres. Du kan søge efter ordren med <Ctrl+F>.
• Klik på knappen ’Dan kreditnota’ og arkivbilledet forlades. Samtidig bliver der dannet en kreditnota af den udvalgte arkiverede faktura.
• Nyt kreditnota-nummer angives, medmindre systemet er sat til automatisk at tildele ny nummer ved oprettelse af ny kreditnota.
• I feltet ’Bestilt’ på ordrelinien, skal der stå minus (-) foran antallet, og der vil ligeledes i feltet ’Levér’ automatisk fremkomme et minus foran antallet.
Bemærk: At der i begge felter ’Bestilt’ og ’Levér’ står minus til antal, ellers vil det være en faktura der laves. • Kreditnotaen kan nu udskrives, eller der kan redigeres i kreditnotaen, f.eks. hvis der
skal tilføjes en tekst ”Kreditering af faktura nr.” i notat-feltet (<F6>).
• Klik derefter på knappen ’Faktura’ eller tast <Alt+A>, for at udskrive kreditnotaen. Der vil på udskriften stå Kreditnota.
• Der vil fremkomme et vindue med Ordretotaler (beskrevet i afsnittet om Ordretotaler). Her har du mulighed for at tjekke om den totale saldo er korrekt, inden kreditnotaen udskrives.
• Du har mulighed for at gå videre til udskrivning af kreditnotaen ved at trykke på ’Udskriv’, eller bogføre uden at fortage en udskrift.
• Ved udskrivning af kreditnotaen, vil der være mulighed for at vælge mellem ’Vis’ (på skærm) eller ’Udskriv’ (til printer), samt vælge printer og ændre bakkevalg og format. Du kan også sende via e-mail. Der kan først klikkes på ’Mail’, når mail-adressen er udfyldt.
• Afslut ved at taste <Ctrl+F4>, derefter lukkes ordrekartoteket ned.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 167
Genudskriv faktura Det er muligt at genudskrive en faktura på 2 forskellige måder, via Debitor-kartoteket og Ordrekartoteket. � Genudskriv faktura fra Debitorkartoteket For at genudskrive faktura, findes salgsordren frem fra menupunktet Kartoteker / Debitorer. • Debitoren hentes frem – der kan søges med <F3> eller <Ctrl+F>. • Klik på knappen ’Posteringer’. • Markér den salgsfaktura der ønskes udskrevet, og klik på knappen ’Vis faktura’.
Ved genudskrivningen vil der være mulighed for at vælge mellem ’Vis’ (på skærm) eller ’Udskriv’ (til printer), samt vælge printer og ændre bakkevalg og format. Du kan også sende via e-mail. Der kan først klikkes på ’Mail’, når mail-adressen er udfyldt i feltet ’Send til E-mail’.
� Genudskriv faktura fra Salgsordrekartoteket For at genudskrive faktura, findes salgsordren frem fra menupunktet Kartoteker / Ordrer. • Når salgsordrekartoteket er åbnet, klikkes på knappen ’Arkiv’ – knappen vil herefter
være fremhævet. • Søg efter debitoren (fakturaen) ved at klikke på knappen ’Liste’, derved vises de
arkiverede ordre i listeform. Der kan også søges på <Ctrl+F>.
• Når debitoren er hentet frem, klikkes på knappen ’Faktura’.
Ved genudskrivningen vil der være mulighed for at vælge mellem ’Vis’ (på skærm), ’Udskriv’ (til printer) samt vælge printer og ændre bakkevalg og format. Du kan også sende via e-mail med knappen ’Mail’.
• Efter udskrivningen klikkes på knappen ’Arkiv’ for at afslutte denne funktion, og
komme tilbage til de igangværende ordrer.
• Den genudskrevne salgsfaktura får betegnelsen ’Faktura’ ligesom den oprindelige salgsfaktura.
Genudskrivningen på debitoren registreres i Logbogen (ikonet ), som kan hentes frem på debitoren i salgsordrekartoteket (som ’Arkiv’).
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 168
Ordrekladde Ordrekladden benyttes til at tilføje nye linier til bestående ordrer. I ordre-kladden er det nemt og simpelt at tilføje nye varelinier til åbne ordrer, og man kan udskrive følgeseddel over en enkelt linie, f.eks. fordi man kører med periodemæssig fakturering frem for at fakturere ordrerne efterhånden, som de er registeret. Brug af ordrekladden • Klik på menupunktet Kladder / Ordrekladde, eller tast <Alt+D+O>.
• Vælg den arbejdskladde du ønsker at arbejde i, ved at markere kladden og dobbelt
klikke eller klik på knappen ’Vælg’, således at arbejdskladden åbnes. Er der oprettet flere ordrekladder, kan der bladres frem med piltasten til den ønskede kladde. Hvis ordrekladden ikke er oprettet, skal denne oprettes først. I afsnittet Opret / Tilføj ny kladde under kapitlet FINANS beskrives hvorledes du opretter en kladde.
• Når du har valgt den kladde der ønskes at arbejde i, fremkommer et skærmbillede med Ordrekladde, klar til indtastning af bilag.
Selve posteringsvinduet kan også udvides ved at placere musen på højre linie i vinduet. Hold venstre museknap nede, medens vinduet udvides ved at flytte musen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 169
• Indtast ordrenummer - søg evt. på <F4> eller <Ctrl+F> eller klik på knappen i feltet.
• Indtast varenummer. Der kan evt. søges med <F4> eller <Ctrl+F> eller klik på knappen i feltet.
• Anfør kontonr., antal til bestilt og levering m.m.. OBS! Kladdens felter og knapfunktioner er beskrevet i afsnittende Felter i Ordrekladden samt Knapfunktioner i Ordrekladden. • Når ordren er indtastet, er der mulighed for at udskrive en følgeseddel, ved at på
knappen ’Følgeseddel’, på den eller de markerede ordrelinier.
• Ved udskrivning af følgeseddel, vil nedenstående vindue fremkomme:
• Hvis der svares Ja til at ’Opdater lagerbeholdning’, vil varekartoteket være
nedskrevet i lagerantal, men værdien af lageret for den pågældende vare er stadig bogført med oprindelig antal. Hvis en vare returneres forinden faktura er udstedt, skal der blot udskrives en følgeseddel igen (Levér antal = 0). Antal på lager opskrives herved i varekartoteket.
• Såfremt der ikke køres med Lagerbeholdning, kan man bestemme om ovenstående vindue skal fremkomme med meddelelsen ”Opdater lagerbeholdning?”.
• Dette ændres under Systemopsætning / Salg / Følgeseddel ved at sætte markeringen i feltet ’Nej’.
• Opdatér kladden ved at klikke på knappen ’Opdatér’.Opdateringen fjerner blot linierne fra kladden og overfører dem til selve ordren, som derefter kan ses i ordremodulet.
Integration til ordremodulet: Når en linie er oprettet i kladden, kan den straks ses på selve ordren i ordrekartoteket. Linien vil have en markering på ordren, der angiver, at den ikke medtages, indtil kladdens linier er ’Opdateret’, eller indtil den på selve ordren markeres til ’Medtag’. Herefter kan linien så ikke mere ses i ordrekladden.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 170
Knapfunktioner i Ordrekladden
Vis ordre Viser de linier i kladden, som har samme ordrenr. som den markerede linie.
Følgeseddel Når ordren er indtastet, er der mulighed for at udskrive en følgeseddel for den eller de markerede linier. Udskrivning af følgesedlen igangsættes ved at klikke på knappen ’Følgeseddel’. Der vil fremkomme følgende boks:
Svares JA vil lagerbeholdningen blive opdateret med det samme. Svares NEJ vil varen stadig stå som disponibel på lageret. Lagerbeholdningen vil først blive opdateret ved bogføring af ordren.
Opdatér Denne funktion bruges til at opdaterer kladden, hvorefter ordrelinierne fjernes fra kladden. Udfoldet stykliste Med denne funktion kan der foretages en redigering af en stykliste, mens der arbejdes i kladden. Når du står på kladdelinien og har hentet varen frem, der er registeret som en stykliste, kan du klikke på knappen ’Udfold stykliste’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 171
Dette felt er afgørende for hvorvidt det er muligt, at slette og tilføje ny linier i styklisten, samt ændre i styklisten. Er feltet markeret (med flueben) kan der kun rettes i Antal og Pris på de eksisterende styklistelinier. Fjernes markeringen, kan der tilføjes ekstra linier til styklisten. I Lagerkartoteket / fanebladet ’Opsætning’ / feltet ’Reserverer stykliste-linier’ angives hvilken mulighed der skal være til ’Udfoldet stykliste’.
Ja – der kan kun ændres i Antal og Pris på eksisterende stykliste. Nej – der kan ændres og tilføjes ny linie til styklisten. Produceres – styklisten kan ikke ændres, den skal produceres via styklisteproduktionen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 172
Felter i Ordrekladden
Kladden indeholder flere felter/kolonner end der kan vises samtidig. Efterhånden som der indtastes data i felterne, ruller disse mod venstre, således at de skjulte felter kommer frem på skærmen. Debitor Her vises debitornummeret til den ordrelinie, som netop er i focus. Navn Her vises debitornavnet til den ordrelinie, som netop er i focus. Varenr. Her indtastes varenummeret – søg evt. med <F4> eller <Ctrl+F>. Kontonr. Finanskontonummeret kan indtastes her. Lokation Et varenr. kan være fordelt på flere fysiske lokationer. Dobbeltklik på feltet og vælg lokation, hvis varen skal tilgå en anden lokation end den, som er foreslået via lagerkartoteket. Man kan enten undlade eller forlange at feltet er udfyldt. Dette bestemmes i Opsætning / Systemopsætning / Generelt / Lokation. Bestilt Her angives antal bestilte enheder. Enhed Her vælges enhed – eks. Stk., Kg, Pose, Kasse osv. Pris A pris – kan hentes fra prislisten, og kan ændres. Rabat Her kan angives et rabatbeløb. Ved indtastning af rabatbeløb udregnes rabatprocenten automatisk. Valutabeløb Her vises totalbeløbet på ordrelinien. Beskrivelse Her kan angives en beskrivelse. Leveret Her vises antallet af leverede enheder. Efter udskrivning af følgeseddel opdateres dette felt med det antal, der er leveret.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 173
Batch nr. Her kan indtastes batchnummer. Dimensioner Her vises evt. Afdeling, Bærer, Formål og Projekt. Notat Før Der er mulighed for at angive en valgfri tekst på den enkelte varelinie. Dette notat vil blive udskrevet før ordrelinien (varelinien) på formularerne. Notat Efter Samme som Notat før – dog udskrives teksten efter ordrelinierne. Tillad Slutrabat En markering af dette afkrydsningsfelt bevirker, at ordrelinien kan indgå i slutrabat. Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er bestemt i Opsætning / System-opsætning / Salg / Arbejdsgang / Opsætning af linier. Vægt Her kan angives vægten pr. enhed. Rumfang Her kan angives rumfanget pr. enhed. Afgiftsbeløb Her vises summen af afgifter, som er pålagt liniebeløbet. Ref. Indkøbsnr. Et felt hvor man kan indsætte evt. reference til et indkøb af varen. A-pris (incl. moms) A-pris har momsen lagt oveni, bruges til Kontant Faktura.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 174
Ordreudskrifter I menupunktet Udskrifter / Ordreudskrifter (eller tast <Alt+U+O>), er der som standard lagt en lang række fast definerede udskrifter. Der vil fremkomme nogle udskriftsvalgmuligheder:
Det punkt er der markeret med en piltast, viser at der er yderligere udskriftsmuligheder under dette punkt. Generelt for disse udskrifter er, at de kan inden udskrivningen afgrænses på adskillige parametre. F.eks. kontointerval, datointerval, vælge sortering, printer og bakkevalg. Udskrifterne kan vises på skærm, herfra sendes via e-mail i forskellige formater eller der kan udskrives direkte til printer.
Der er i dette afsnit vist et eksempel på ’Udskrift af Ordreliste’. Der henvises til den interne manual (F1) for en mere uddybende forklaring på ordreudskrifterne. Udskriften ’Genudskriv fakturaer’ beskrives i det følgende, da denne har et andet afgrænsningsvindue end de øvrige udskrifter. � Genudskriv fakturaer Under menupunktet Udskrifter / Ordreudskrifter / Genudskriv fakturaer, kan du udskrive flere fakturaer samtidig.
• Der kan afgrænses på debitorer, fakturanummer, ordretype (Salgsordre, Kontant faktura, Abonnement) samt dato (fakturadato).
• I felterne ’Debitor’ og ’Fakturanr.’ kan der søges med <F4>.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 175
• Det er muligt at sortere efter fakturanr., navn eller postnr. Sorteringen vil fremgå på listen når ordrerne hentes frem.
• Når afgrænsningen er foretaget, klikkes på knappen ’Hent’, for at hente de aktuelle
ordre frem. • Såfremt nogle af ordrerne der fremkommer på listen, ikke skal udskrives, skal feltet
’Medtag’ afmarkeres (flueben fjernes). • Klik på knappen ’Udskriv’ for at igangsætte genudskrivningen af de markerede ordrer. Ved genudskrivning af enkelt faktura, henvises til afsnittet Genudskriv faktura i kapitlet Ordre / Salg. Eks. på en udskrift af Ordreliste Ønskes en udskrift af ordreliste, som vil vise en liste over de ordrer, der ligger i Ordrekartoteket, klar til at blive faktureret, foretages denne udskrift ved at klikke på Udskrifter / Ordreudskrifter / Ordreliste. Herefter vil følgende printermenu fremkomme:
Der kan sorteres på Ordrenummer, Sælger, Send til, Fak. Debitor, Status. Du kan vælge at få vist udskriften på skærmen (Vis), og derefter udskrive til printeren via
ikonet , som sidder i toppen af ’Vis-vinduet’. Det er også muligt at udskrive direkte til printeren med knappen ’Udskriv’.
Udskriften kan sendes via e-mail i forskellige formater. Feltet ’Send til E-mail’ være udfyldt med en mailadresse, førend knappen ’Mail’ gøres aktiv.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 176
Ordrekørsler I menupunktet Kørsler / Ordrekørsler (eller tast <Alt+E+O>) er der som standard, lagt nogle faste kørsler:
� Massefakturering Denne kørsel kan bruges til at udføre funktioner på flere ordrer ad gangen f.eks. tilbud, bekræftelse, følgeseddel, faktura eller følgeseddel + faktura. Det er muligt at udskrive flere fakturaer m.m. på én gang, således at man ikke skal ind i Ordrekartoteket, og derfra udfakturere hvert salg en for en.
I den interne manual (F1) kan du læse mere om massefakturering, heri er felter og fremgangsmåde beskrevet.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 177
� Abonnement massefakturering Denne kørsel bruges til at udføre Abonnement massefakturering – d.v.s. hvis kunden skal faktureres for et abonnement månedlig eller årligt. Det kan også være hvis en kunde f.eks. får tilsendt en bestemt vare ugentligt. I Ordrekartoteket / Abonnement Faktura / fanebladet ’Abonnement’, tilknyttes kunden til Abonnement massefakturering. Her skal der markeres om abonnementet skal faktureres eks. ugentligt, månedlig eller årligt.
HUSK, at ved indtastning af ordrelinie i Abonnement Faktura, skal feltet ’Fast linie’, være markeret, således at ordrelinien bliver liggende efter udfakturering, så den medtages næste gang der faktureres:
Ved udskrivning af Abonnement massefakturering er det muligt at udskrive til flere kunder ad gangen, ved hjælp af afgrænsning på Debitor, Gruppe eller Kategori. Kørslen foretages fra menupunktet Kørsler / Ordrekørsler / Abonnement massefakturering. Der henvises til den interne manual (F1) for beskrivelse af fremgangs-måden for Abonnement massefakturering.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 178
� Opdater Debitorinformationer Der er mulighed for at opdatere fanebladet ”Ordrehoved” i Ordrekartoteket, hvis der er foretaget ændringer i selve Debitorkartoteket. F.eks. hvis debitoren har fået ny adresse, eller betalingsbetingelserne er ændret, vil denne opdatering foretage rettelser på de åbne salgsordrehoveder. Vær opmærksom på, at det kun er de åbne salgsordrer, som vil blive opdateret. Hvis f.eks. der oprettes en ny salgsordre på baggrund af en arkiveret salgsordre, skal denne kørsel evt. foretages igen, hvis den nye salgsordre skal opdateres i forhold til ændringer, der er foretaget, siden salgsordren er arkiveret. Ændring af debitorinformationer foretages fra menupunktet Kørsler / Ordrekørsler / Opdater Debitorinformationer:
Der afgrænses på evt. debitor eller gruppe, og salgsordrerne inden for det afgrænsede interval, hentes frem ved at klikke på knappen ’Hent’. De felter der ønskes opdateret markeres (med flueben). Der er flere felter end i viste eksempel. Der kan klikkes på piletasterne eller scrollebaren for at bladre frem og tilbage. Knappen ’Anvend’ igangsætter kørslen, og opdatere informationerne.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 179
� Sorter ordrelinier Med denne funktion har du mulighed for sortere ordrelinierne i en anden rækkefølge end indtastningsrækkefølgen. Denne kørsel kan med fordel benyttes, hvis man har mange ordrelinier på hver ordre, og gerne vil have en mere overskuelig oversigt til fakturering. Sortering af ordrelinier foretages fra menupunktet Kørsler / Ordrekørsler / Sorter ordrelinier:
• Der kan afgrænses på Ordrenr., Debitor, Ordre status eller Gruppe (debitorgrupper). Der
kan søges i felterne med <F4> eller ved at klikke på knappen . • Endvidere afgrænses der for ’Ordretype’: Salgsordrer og/eller Abonnement. • I feltet ’Sorterings felt’ vælges hvilken type der skal sorteres efter, samt om
rækkefølgen skal være stigende eller faldende. F.eks. hvis der vælges at sorter efter varenr. og rækkefølgen er sat til stigende, vil man få en liste over de afgrænsede ordrelinier, hvor listen vil starte med det laveste varenr. og slutte med det højeste varenr. (stigende).
• Når afgrænsningen er foretaget, klikkes på knappen ’Hent’, som henter de aktuelle ordrelinier frem, ud fra den valgte afgrænsning.
• Der markeres i feltet ’Medtag’ for de ordrelinier, der ønskes med i sorteringen. • HUSK, at Salgsordrekartoteket skal være lukket ned under kørslen, ellers vil
ordrelinierne ikke blive sorteret. • Der klikkes på knappen ’Sorter’ for at igangsætte sorteringen af ordrelinierne.
Bemærk: At der i Salgsordrekartoteket er et ikon , som også sortere ordrelinier. Dette ikon kan kun sorterer på den aktuelle kunde, hvorimod denne ordrekørsel kan håndtere sortering på flere kunder.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 180
� Opdater ordrelinier Med denne funktion har du mulighed for at foretage en masseopdatering af ordrelinierne, hvis der er ændret pris, kostpris eller rabat i Lagerkartoteket. Under menupunktet Kørsler / Ordrekørsler / Opdater ordrelinier, foretages opdateringen af ordrelinierne.
• Der kan afgrænses på Ordrenr., Debitor, Ordre status eller Gruppe (debitorgrupper). Der
kan søges i felterne med <F4> eller ved at klikke på knappen . • Endvidere afgrænses der for ’Ordre type’: Salgsordrer og/eller Abonnement. • I feltet ’Opdatering’ vælges hvilken type der skal opdateres, om det er Prisen, Kostpris
eller Rabat.
• Når afgrænsningen er foretaget, klikkes på knappen ’Hent’, som henter de aktuelle ordrelinier frem, ud fra den valgte afgrænsning.
• Der markeres i feltet ’Medtag’ for de ordrelinier, der skal opdateres. • Der klikkes på knappen ’Opdater’ for at igangsætte opdateringen af ordrelinierne.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 181
� Ordrekopi til flere kunder Er det ofte de samme varer, der går igen på ordrerne, kan disse med fordel kopieres. Der kan f.eks. oprettes en standard ordre med tekster og varer, der meget tit bliver benyttet på fakturaer, som så kan bruges til at kopiere til flere kunder (f.eks. ved abonnementer). Denne kørsel foretages fra menupunktet Kørsler / Ordrekørsler / Ordrekopi til flere kunder:
Både ordren, der kopieres FRA og den nye kunde, der kopieres TIL, skal være oprettet i systemet, d.v.s. at ordren skal være oprettet i Salgsordre-kartoteket og den nye kunde skal være oprettet i Debitorkartoteket. • Der kan afgrænses på Debitor, Gruppe eller Kategori. Der kan søges i felterne med
<F4> eller ved at klikke på knappen .
• I feltet ’Kopiering af ordre’ angives det ordrenummer der skal kopieres FRA. Der kan søges i feltet med <F4> eller ved at klikke på knappen .
• Ved at markerer (med flueben) feltet ’Efterberegning af ordrelinier’ vil systemet
automatisk genberegne priser og rabatter på alle de nye ordrer, efter ordrekopiering.
• Når afgrænsningen er foretaget, klikkes på knappen ’Hent’, som henter de aktuelle debitorer frem, hvortil ordren skal kopieres til.
• Marker de debitorer der skal medtages i ordrekopieringen. Feltet ’Medtag’ skal være markeret med flueben.
• Der klikkes på knappen ’Kopier’ for at igangsætte ordrekopieringen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 182
� Restordre udligning Med denne kørsel, kan du lave en automatisk tildeling af restordre til ordre-linierne, hvis der er disponible antal på lager. Eks. hvis kunden har bestilt 10 stk. plastkasser, og der bliver leveret 5 stk., derved ligger 5 stk. i restordre. Når varen er købt hjem igen og indkøbet er bogført, kan man benytte denne kørsel, til at hente de ordrer frem som har varen i restordre. Kørslen foretages fra menupunktet Kørsler / Ordrekørsel / Restordre udligning:
Når du henter de aktuelle ordrer frem (knappen Hent), vil du få en oversigt over alle de ordrelinier, der indeholder en restordre. Du får samtidig mulighed for at se, hvor meget der er disponibelt. Hvis der ikke er en disponibel beholdning, kan denne ordre-linie ikke opdateres på ordren. Du kan læse om fremgangsmåden af Restordre udligning, i den interne manual (F1).
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 183
Ordrekomponenter eller relationer mellem ordre-systemet og bogføring Resultatet af en oprettet ordre er, at der er valgt en debitor og nogle varelinier, og at dette kan udskrives på en Faktura (anmodning om betaling). Bogføringssystemet sørger så for, at salget registreres korrekt, og at det kan kontrolleres om betalingen kommer ind. For den sidste del af salget er der så mulighed for at køre renteberegning og rykkerprocedure, hvis debitor ikke overholder de fastsatte betingelser. Disse procedurer vil vi ikke komme nærmere ind på her, men i stedet for se på de parametre, som bestemmer hvordan fakturaen behandles af bogføringsdelen. Der er flere punkter i ordren, som danner posteringer til bogføringen: Debitoren vedr. gældsposten. Varelinierne vedr. varesalg, vareforbrug, vareafgang, rabat og afgifter. Ordretotaler vedr. slutrabat, fragt og gebyr. Debitorposten Til brug for debitorposterne oprettes samlekonto i Finans. Der kan oprettes flere samlekonti, så de oprettede debitorgrupper kan have hver sin samle-konto. Konto oprettes i Finanskartoteket, og debitorgruppens samlekonto bestemmes under Opsætning / Opsætning / Bogføringsgrupper / Debitorgrupper:
I eksemplet er alle grupperne bestemt til at blive bogført på den samme samlekonto (5710). Det vil altid være dette kontonummer der posteres på, men for de kontonumre der er angivet til Omsætning, Rabat og Vareforbrug er der en anden mulighed, idet der findes tilsvarende opsætning på Lagergrupper. Der skal altså tages stilling til, om der skal benyttes de kontonumre, som er anført på debitorgruppen, eller om dem på lagergruppen skal anvendes. Dette bestemmes under Opsætning / Systemopsætning / Debitorer / Bogfør efter:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 184
Hvis der vælges at bogføre efter debitorgruppe, vil alle varelinierne i en ordre blive ført på samme konto, men hvis der vælges at bogføre efter lagergruppe, kan omsætning, rabat og vareforbrug være forskellig konto for hver varelinie, hvis varerne er tilknyttet forskellige lagergrupper. Varelinieposterne Hver varelinie, som har en kostpris får bogført en værdi for Vareafgang. Da lagerets værdi er i status vil kontoen normalt ligge samme sted. Konto for Vareafgang bestemmes under Opsætning / Opsætning / Bogføringsgrupper / Lagergrupper:
Når der er bogført Vareafgang, vil lagersummen (statusværdien) være i overensstemmelse med de resterende varers værdi. På lagergruppen er der desuden konti for regulering og afvigelse. For Omsætning, Rabat og Vareforbrug kan det bestemmes, om bogføring skal ske efter debitorgruppe eller efter lagergruppe, jf. tidligere. Bogføring af salgspris (omsætning) og rabat bestemmes desuden under Opsætning / Systemopsætning / Salg / Bogfør rabat:
Her kan det bestemmes, om rabat på varelinie skal bogføres separat. Ved at bogføre rabatten separat, kan det ses i regnskabet, hvad den egentlige omsætning repræsenterer, og hvor meget rabat der er ydet. Varelinie med afgift(er) Hvis der er oprettet afgifter til en vare, vil vareliniens pris være pålagt afgiftsbeløbet, men afgiften vil blive bogført separat.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 185
Afgifter oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Afgifter:
Der oprettes afgifter for Salg og for Køb. For Salgsafgifter bevirker ’Auto notat’, at der genereres en meddelelse på fakturaen (som notat efter varelinien) med information om de afgifter, som er med i varebeløbet. De oprettede afgifter skal være tilknyttet på Lagerkartoteket:
På varen Afgiftstest er der som vist tilknyttet en afgift Punktafgift, og i salgsprisen er afgiften inkluderet (svaret ’Ja’ til priser inkl. afgift). Afgiftssatsen er angivet på Afgiftskartoteket (her med kr. 2,00 pr. enhed (Stk)). En varelinie kunne så angive f.eks. 10 Stk a’ 9,00 med en pris på kr. 110,00 (altså stykprisen angivet uden afgift, men afgift medtaget i linietotal). På ordren indgår afgiften så i liniebeløbet og dermed i momsberegningen. Fra en linie med afgift vil der altså være et varesalg, et eller flere afgiftsbeløb og et momsbeløb. Hvis der ydes rabat på en linie med afgift, vil afgiftsbeløbet være undtaget rabatberegningen. Vareafgang og vareforbrug vil ikke være påvirket af afgiften, idet kostprisen ikke angives med afgifter, som skal bæres fra. Momsen For hver varelinie vil der ske bogføring af moms, hvis varelinien er pålagt en momskode. Momskode oprettes under Opsætning / Opsætning / Moms / Moms. Systemet tillader altså, at der kan være linier uden moms, og at der kan være differencieret moms på varekartoteket.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 186
Momskoder er tilknyttet de enkelte varer, men også de enkelte debitorer/ kreditorer. Det automatiske momsforslag på salgsordrer/indkøb tager udgangspunkt i kundens momskode. Ordretotalposter Ordretotalerne omfatter:
• Linietotal, som bogføres ud fra de enkelte liniers information om beløb, rabat, afgift og moms.
• Total, som bogføres på debitorkonto. • Slutrabat, som bogføres på den konto, som er angivet under menupunktet
Opsætning / Opsætning / Diverse / Systemkonti. • Momspligtigt gebyr • Momsfrit gebyr
Bogføres på de konti, som er angivet under Opsætning / Opsætning / Diverse / Systemkonti.
• Moms, som er en sum af alle momsandele fra linier og gebyr. • Afrundet beløb, som bogføres på den konto, som er angivet under menupunktet
Opsætning / Opsætning / Diverse / Systemkonti. (Øredifference) Gebyrerne i momsfrit gebyr og momspligtigt gebyr anvendes til forsendelsesomkostninger, som skal belastes varemodtager. Der er tre muligheder for beslutning om dette gebyr:
• Manuel indtastning af et gebyr. • Delvis automatisk med beregning og indsættelse af gebyret. • Fuldautomatisk beregning og indsættelse af gebyret.
For at de automatiske funktioner kan anvendes, skal der være oprettet Leveringsbetingelser. Dette sker under Opsætning / Opsætning / Diverse / Levering. Leveringsbetingelserne tilknyttes de enkelte debitorer, og medtages som forslag i forbindelse med oprettelse af ordre. Det kan så ændres efter behov. På de enkelte leveringsbetingelser er der et felt som indikerer, om fragtgebyrer til leveringsmåden skal momses. For hver leveringskode er der en fragttabel. Denne vises ved at dobbelt-klikke på den ønskede leveringskode, her ses den aktuelle leveringsmåde:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 187
Tabellen for ’Fragtmand’ viser f.eks.: at alle pakker på 5 kg, skal pålægges et gebyr på kr. 48,-. Under Opsætning / Systemopsætning / Salg / Beregning af fragt bestemmes om der skal ske automatisk beregning af fragtgebyr:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 188
Hvis der er valgt Automatisk, vil gebyret blive sat ind på ordren enten i momspligtigt gebyr eller momsfrit gebyr ud fra koden på ’Levering’. Før beløbet indsættes, vil feltet blive nulstillet. Dette betyder, at man ikke selv kan indsætte et gebyr i feltet. Hvis der er valgt Manuel fragtberegning, vil der på værktøjslinien blive vist et ikon (en rød lastvogn). Når der klikkes på ikonet, vil der blive tilføjet et fragtgebyr på ordren. Gebyret beregnes ud fra Levering og den tilknyttede fragttabel. Bemærk: For at fragttabellerne kan give et brugbart gebyr, er det vigtigt, at alle varer har oplysning om vægt og volume. Dette fremgår af lager-kartotekets stamdata.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 189
Den komplette bogføring En udskrift over bogføringen af en enkelt faktura kan ses på Udskrifter / Finansudskrifter / Posteringsliste / Detaljeret liste. Som afgrænsning på udskriften kan bruges ”Spor”. Spornummer kan ses på den arkiverede ordre (på ordre som er faktureret og derfor kan gennemses i ordresystemets arkivdel). Posteringerne kommer fra en faktura med en enkelt salgslinie hvor linie-beløbet er kr. 500,-. Der er ydet en slutrabat på 10 % og pålagt et momset fragtgebyr på kr. 100,-. Total på faktura er derefter kr. 687,50.
I eksemplet er der 9 transaktioner i bogføringen. Hvis varen havde fået pålagt afgifter ville der være flere transaktioner for varelinien. Det absolut mindste antal transaktioner en faktura kan være på, er 2:
Denne faktura omfatter et eksportsalg uden rabatter, gebyrer og moms-posteringer. Hvis der havde været tale om salg af varer med en kostpris, ville der yderligere komme 2 transaktioner pr. varelinie for vareforbrug og vareafgang.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 190
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 191
KREDITOR / INDKØB Kapitlet om Kreditor / Indkøb indeholder følgende menupunkter, som ses ved at klikke på Kreditor / Indkøb i Outlook baren:
Kreditorer indeholder Kreditorkartoteket. Her oprettes og vedligeholdes dine kreditorer. Indkøb indeholder Indkøbskartoteket. Her kan udskrives indkøbsordre, rekvisitioner, registrering af senere levering af ordre. Kreditorkladde bruges til manuel indtastning af indkøbsfakturaer, hvis indkøbsmodulet ikke benyttes.
Kreditorer Kreditor modulet består af Kreditorkartotek, Kreditorkladde, Kreditor- udskrifter og Kreditorkørsler. I det følgende beskrives Kreditor modulet. Kreditorkartoteket I Kreditorkartoteket kan man oprette, finde, ændre og slette leverandører informationer.
For at få adgang til kartoteket, har du følgende muligheder: Klik på menupunktet Kartoteker / Kreditorer, eller klik på Kreditor / Indkøb i Outlook baren og derefter på Kreditorer, eller du kan taste <Alt+K+K>.
Følgende skærmbillede af kreditorkartoteket vil fremkomme:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 192
Oprettelse af Kreditor I det følgende beskrives hvorledes man opretter en kreditor i Kreditorkartoteket. I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om redigering og sletning af en kreditor. Åben Kreditorkartoteket ved at klikke på Kartoteker / Kreditorer, eller tast <Alt+K+K>. Når kreditorkartoteket er åbnet, har du følgende muligheder for at oprette en ny kreditor / kartotekskort: • Vælg menuen Rediger ved at højreklikke med musen, og vælg funktionen Opret,
eller tryk på <Alt+R+O> eller tryk på <Ctrl+N>
• Indtast dernæst oplysninger om kreditoren, og som minimum skal følgende felter udfyldes:
Kreditornummer Må være 20 karakterer lang og må kun bestå af tal. Navn Angiv her navn på kreditoren, evt. firmanavn. Max. 40 karakterer. Adresse 1, 2, 3 Her angives kreditorens adresse. Max. 40 karakterer.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 193
Postnr. Der kan søges i feltet med knappen . Overfør postnr. til feltet, ved at markere postnummeret og taste <Enter>. Max. 20 karakterer. Bynavn Hentes automatisk efter indtastning af postnr. Nedenstående felter findes under fanebladet ’Opsætning’, og skal også udfyldes! Gruppering Her indtastes den for kreditoren valgte gruppe. Der kan oprettes uendelig antal grupper, hvilket giver brugeren mulighed for at gruppere kreditorerne efter eget valg. Nye kreditorgrupper oprettes under Opsætning / Opsætning / Bogførings grupper / Kreditorgrupper. Momskode Her vælges den for kreditoren passende momskode. Nye momskoder oprettes under Opsætning / Opsætning / Moms / Moms. Valuta Her vælges den valuta som kreditoren handler i. Hvis der ikke angives nogen valutakode, vælger systemet automatisk kurs 100. Der kan oprettes uendelig antal valuta under Opsætning / Opsætning / Diverse / Valuta. Bemærk: Standardvaluta kurs 100,- kan ikke slettes eller kursændres. Sprog Vælg det sprog der skal benyttes ved indkøbsrekvisitioner m.m. Som standard findes Dansk og Engelsk, men der kan oprettes flere sprog efter behov. Sprog oprettes under menupunktet Værktøj / Sprogtilpasninger. Efter endt indtastning gemmes kreditor med <Ctrl+S>, eller på <Ctrl+N> for at gemme og fortsætte med ny oprettelse. Med <Ctrl+F4> gemmes kreditor og der afsluttes, således kreditorkartoteket lukkes.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 194
Faneblade i Kreditorkartoteket Informationerne (kartotekskortene) om de enkelte kreditorer er opdelt på 8 skærmbilleder med hvert sit faneblad: Fanebladet Stamdata Under fanebladet ’Stamdata’ oprettes og vedligeholdes kreditors stamdata. Det er også her man kan se den aktuelle saldo hos kreditoren.
Kreditornummer Må være max. 20 karakterer lang, og kun bestå af tal. Navn Kan bestå af indtil 40 karakterer. Adresse 1 + 2 + 3 Her angives kreditorens adresse. Alle felterne i adressen er 40 karakterer. Postnr. Feltet er på 20 karakterer. Bynavn Hentes automatisk efter indtastning af postnr. Land Der anføres kreditorens hjemland. Kontakt Her angives navnet på kontaktpersonen hos kreditoren. Spærret Her svares henholdsvis JA eller NEJ til om der skal være adgang til at foretage indkøb hos kreditoren.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 195
E-mail Her anføres kreditorens e-mail adresse, f.eks. [email protected]. Hvis man ønsker at foretage en e-mail fletning (masseudsendelse af e-mails) med kreditorkartoteket, er det selvfølgelig en betingelse, at e-mail adressen er angivet i dette felt. Hjemmeside Her anføres kreditorens hjemmeside f.eks. www.fk-data.dk. Saldo Her vises kreditorens aktuelle saldo i DKK med minus foran beløbet. Hvis der er en forfalden saldo til kreditoren, bliver feltet oplyst med rødt. Kreditmax. Her anføres maksimum beløb, der kan opnås hos kreditoren. Der anføres et minus (-) foran beløbet, da det er kredit. Ønskes der ikke at anvende kreditmax. skal feltet ikke udfyldes. Telefon Her angives kreditorens telefonnummer på max. 20 karakterer. Fax Her angives kreditorens faxnummer på max. 20 karakterer. Mobiltelefon Her angives evt. mobiltelefonnummer på kontaktpersonen. Nummeret må max. være på 20 karakterer. Fanebladet Opsætning Under fanebladet ’Opsætning’ tilføjes / vises kreditorens opsætning af moms og valutakoder, samt øvrige handelsbetingelser.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 196
Gruppering Her indtastes den for kreditoren valgte gruppe. Der kan oprettes uendelig antal grupper, hvilket giver brugeren mulighed for at gruppere kreditorerne efter eget valg. Nye kreditorgrupper oprettes under Opsætning / Opsætning / Bogføringsgrupper / Kreditorgrupper. Prislister Vælg den prisliste som kreditoren benytter. En kreditor kan kun tilknyttes én prisliste. Betaling Vælg betalingsbetingelse fra kreditoren. Betalingsbetingelsen kan overskrives i forbindelse med oprettelse af indkøbsordrer. Levering Her vælges den leveringsmåde, hvormed kreditoren normalt leverer varer. Leveringsmåden kan overskrives i forbindelse med indkøbsregistrering. Kategori Vælg hvilken kategori som kreditoren skal tilhører. F.eks. EU, Indland, osv. Det er også muligt at benytte i forbindelse med oprettelse af indkøbs-rabatter. Det er herved muligt at angive en rabatsats for den pågældende kategori af kreditorer. Moms Her vælges den for kreditoren passende momskode i forbindelse med køb. Udenlandske kreditorer skal også oprettes med momskode. Bestilt Her angives om feltet ’Bestilt’ i Lagerkartoteket, skal opdateres, når der indtastes indkøbslinier. Bemærk: At dette valg ikke hænger sammen med selve indkøbsstatus på ordren. Valuta Her vælges en valuta som kreditor handler i. Hvis der ikke angives en valutakode, vælger systemet automatisk kurs 100, og valutakoden forbliver blank. Sprog Vælg det sprog der skal benyttes ved indkøbsrekvisitioner m.m. Som standard findes Dansk og Engelsk. Momsnr. Angiv kreditorens momsnummer (CVR-nummer) med landekodebogstaver foran (DK, GB, etc.) EU Landekode For at kunne opgøre EU-moms korrekt i forbindelse med samhandel mellem andre EU-lande, skal der angives en EU Landekode. Feltet skal dog ikke udfyldes, hvis både virksomheden og kreditoren er fra samme EU-land. EU Transaktionskode Angiv her forsendelsesmåden, hvis feltet EU Landekoden er udfyldt.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 197
Bankkontonr. Her kan evt. angives kreditorens bankkontonummer eller gironummer. Max. 20 tegn. Bruges i forbindelse med kørslen ’Godkend betalinger’. Kan evt. bruges som et oplysningsfelt til manuelt betaling. Banknavn Her kan evt. angives kreditorens bank, til intern oplysning. Bankformat Vælg hvilken type bankformat kreditoren benytter (eks. Danske Bank). Bruges i forbindelse med kørslen ’Godkend betalinger’. Vor konto Her angives virksomhedens kontonummer, der er registreret hos kreditoren. Bruges i forbindelse med kørslen ’Godkend betalinger’. Kortart Her angives koden for hvilken type indbetalingskort, der benyttes ved betaling til kreditor. Bruges i forbindelse med kørslen ’Godkend betalinger’. Kan evt. bruges som et oplysningsfelt til manuelt betaling. Giro Angiv evt. kreditorens girokontonummer. Max. 20 karakterer. Indkøber Her angives navnet på den person, der primært står for indkøb hos denne kreditor. Agent Vælg evt. agent, hvis en sådan benyttes. Rapportgruppe Der er her mulighed for at vælge rapportgruppe. Rapportgruppen styre hvilken udskriftslayout, der skal anvendes til ordrer m.m. Afdeling Hvis der benyttes ’Afdelingsregnskab’, skal der her angives den ’Afdeling’, som kreditoren primært er tilknyttet. Tast evt. <Alt+PilNed> for at kalde listen over afdelinger og udpeg den ønskede afdeling. Bærer Her angives den ’Bærer’, som kreditoren primært er tilknyttet. Tast evt. <Alt+PilNed> for at kalde listen over bærere og udpeg den ønskede bærer. Formål Hvis der benyttes ’Formål’, udpeges det formål som kunden primært er tilknyttet. Tast evt. <Alt+PilNed> for at kalde listen over formål og udpeg det ønskede formål. Projekt Hvis der benyttes ’Projekter’, udpeges det projekt som kunden primært er tilknyttet. Tast evt. <Alt+PilNed> for at kalde listen over projekter og udpeg det ønskede projekt. Dimensionerne (Afdeling/Bærer/Formål/Projekt) oprettes i menupunktet Opsætning / Opsætning / Dimensioner.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 198
Fanebladet Rabatter Under fanebladet ’Rabatter’ – findes dine rabataftaler med Kreditoren.
Her angives en eventuel slutrabat i % (procent), som er fast gældende ved køb hos denne kreditor. Procenten vil blive foreslået som slutrabat på den enkelte indkøbsordre. Udover indkøbsrabatkartoteket, der ligger under Opsætning / Opsætning / Handel / Indkøbsrabatter, kan der oprettes indkøbsrabatter på den enkelte kreditor i kreditorkartoteket. Systemet vil altid kun yde én rabat, nemlig den mest optimale indkøbs-rabat. F.eks. er der oprettet en indkøbsrabat i indkøbsrabatkartoteket, der vil give 10 % rabat på en bestemt vare, og der samtidig i kreditorkartoteket er oprettet en indkøbsrabat til samme vare, som vil give 13 % i rabat, vil der blive givet 13 % i rabat på denne bestemte vare, da det er den mest optimale indkøbsrabat. Der er også mulighed for at angive kasserabat, som gives af kreditoren. Kasserabat oprettes i menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Kasserabat.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 199
Fanebladet Diverse Under fanebladet ’Diverse’ vises informationer om Sidste køb og Korrektioner, der automatisk bliver indsat i systemet. Her kan man bl.a. se: Dato for Sidste køb og sidste købsbeløb Dato for oprettelse af kreditoren Hvilken bruger der har oprettet kreditoren Dato for ændring af data på kreditoren
Endvidere er det muligt at skrive notat på kreditoren, ved at dobbeltklikke på feltet ’Notat’, når skærmbilledet står i redigeringsmode (<Ctrl+E>) eller ved oprettelse af ny kreditor <Ctrl+N>. Det indtastede notat gemmes med <Ctrl+S>.
Når du henter kreditoren frem i Indkøbskartoteket, vil ikonet for ’Kreditor notater’ være fremhævet, såfremt der er oprettet et notat på kreditoren. Fanebladet Kontaktpersoner Under fanebladet ’Kontaktpersoner’ – vises oversigt over de oprettede kontaktpersoner hos kreditoren:
Ved at klikke på ’Tilføj’ kan der oprettes kontaktpersoner med e-mail adresse, telefonnumre osv. Ved ændring / rettelse af oplysninger på kontaktpersonen, klikkes der på knappen ’Rediger’. Såfremt kontaktpersonen skal slettes, bruges knappen ’Slet’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 200
Fanebladet Dokumenter Under fanebladet Dokumenter er det muligt, at gemme dokumenter på den enkelte kreditor. F.eks. hvis man har modtaget tilbud eller prisliste fra kreditoren via e-mail.
Ved at klikke på knappen ’Tilføj’ har man mulighed for at oprette dokumenter på kreditoren. Titel Her angives titel på dokumentet Resume Her angives en beskrivelse af dokumentets indhold. Sti- og filnavn Her har du mulighed for at gemme Sti- og Filnavn på dokumentet, det er derved nemmere at hente dokumentet frem igen. Ved blot at dobbelt-klikke på sti- og filnavnet, hentes dokumentet frem på skærmen. Fanebladet Kontakthistorik Under fanebladet ’Kontakthistorik’ – er der mulighed for at oprette sine aftaler med leverandøren.
For at oprette aftaler klikkes på knappen ’Tilføj’. Rettelse af eksisterende aftale foretages ved at klikke på knappen ’Rediger’, eller dobbeltklikke på den aftale der skal ændres. Såfremt en aftale skal slettes, bruges knappen ’Slet’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 201
Fanebladet Valgfri Under fanebladet ’Valgfri’ – er der mulighed for at oprette yderligere oplysninger. Det kan bruges helt efter eget valg. Der kan oprettes Tekst felter, Valgfri felter og Tal Felter.
� Oprettelse af en Valgfri Tekster Proceduren er den sammen for Valgfri Tekst, Valgfri Tal og Valgfrie Felter, dog har du ved Valgfrie Felter mulighed for at oprette yderligere valgmuligheder til Valgfrie Felter. • Vælg menupunktet Værktøj og derefter ’Sprog Editor’, så skærmbilledet for ’Sprog
Editor’ åbnes. • Klik derefter på menupunktet Kartoteker / Kreditorer (mens ’Sprog Editor’ er åbnet),
således at tekstfelterne fra Kreditorkartoteket overføres til Sprog Editor. Luk derefter kartoteket ned.
• I ’Sprog Editor’ kan du under kolonnen ’Text’ (eks. Valgfri Tekst 1), finde den ønskede
tekst der skal ændres. Brug evt. piletasterne eller scrollebaren for at bladre frem og tilbage mellem teksterne.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 202
• Markér den ønskede valgtekst, som skal ændres, og teksten vil kunne ses i
redigeringsfeltet. Her rettes valgteksten til den ønskede tekst. • Klik på knappen ’Opdatér’ for at gemme ændringen. • Luk skærmbilledet med ’Sprog Editor’ ned. • Herefter kan du tjekke ændringen, ved at åbne Kreditorkartoteket og vælge fanebladet
’Valgfri’. Bemærk: Det er vigtigt at du lukker både kartoteket og Sprog Editor ned, når du har rettet en valgtekst, for at systemet kan opdatere ændringen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 203
Knapfunktioner i Kreditorkartoteket Samtlige knapfunktioner har relation til den kreditor, der vises i kartoteks-billedet:
Liste Ved at klikke på knapfunktionen ’Liste’ vises en liste med kreditorer i nummerorden, på skærmen. Når listen er fremme, trykkes <Ctrl+F> for at afgrænse / søge i listen:
I feltet ’Søg på’ er der mulighed for at søge på: En del af feltet, Hele feltet eller Start af feltet. Der kan gemmes et ubegrænset antal søgninger, som så kan vælges på listen. Søgefunktionen giver en ubegrænset mulighed for at finde kreditorerne.
Saldo Ved at klikke på knapfunktionen ’Saldo’ i kreditorkartoteket, har man her mulighed for at vælge afgrænse på den enkelte kreditor, eller efter en kreditorgruppe. Derudover kan der vælge mellem opgørelsesmetoderne ’Åbenpost’ eller ’Saldometoden for en given forfaldsdato. Forfaldsdatoen kan angives i feltet ’Opgjort pr.’.
Når afgræsning er foretaget, vil der fremkomme et skærmbillede over kreditorens saldofordeling.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 204
Perioder Ved at klikke på knapfunktionen ’Perioder’, vises bevægelserne fordelt på perioder og kilder.
Posteringer Ved at klikke på knapfunktionen ’Posteringer’ eller tryk på <F5> på kreditoren, bliver posteringerne vist på kreditoren:
Der er yderligere 4 knapfunktioner under ’Posteringer’: 1. Åbne poster – her kan du kan vælge mellem at se alle poster hos kreditoren eller kun de åbne poster. 2. Zoom – bruges til at vise en enkelt af posterne detaljeret. Du udpeger en postering og klikker på Zoom for at få vist hvilke transaktioner, der hænger sammen med den valgte postering.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 205
Den zoom'ede postering viser alle de kontoposteringer, som kreditor-bevægelsen hænger sammen med. Hertil er der yderligere 2 funktioner:
Omposter – her vil systemet oprette en kladde til Finans og en kladde til Lager. Når kladderne er bogført, vil den oprindelige postering være udlignet. Vis – her udskrives en posteringsliste (detaljeret) som kun viser posteringerne med det pågældende revisionsspor.
3. Vis Faktura – giver mulighed for at se og genudskrive en bestemt faktura. 4. Udlignet – giver mulighed for at se hvilken faktura, der er blevet udlignet med betalingen. Indkøbt Denne funktion lister lagerposteringerne for de indkøbstransaktioner, der er foregået med kreditoren.
Der kan zoom’es på udvalgt linie, hvorved de sammenhængende posteringer kan ses. Det er også muligt at få vist en arkiveret indkøbsordre med knapfunktionen ’Vis arkiv ordre / indkøb’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 206
Statistik Ved denne funktion kan der vises udskrift af statistik over alle fakturaer, betalinger, kreditnotaer m.m. på den valgte kreditor periodevis.
Der kan kun vises en udskrift af statistik, hvis man bruger Indkøbsmodulet. Udskrifter Som standard i WinKompas SQL ligger der i knapfunktionen ’Udskrifter’ en defineret udskriftslayout til Kreditorkontoudtog.
Ved at klikke på ’Kreditorkontoudtog’ har du her mulighed for at udskrive kontoudtog på kreditorer. Der vil fremkomme et skærmbillede med flere afgrænsningsmuligheder:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 207
Der kan afgrænses på kreditor, gruppering samt vælge om der skal udskrives kontoudtog for kun åbne poster eller alle poster. Hvis der anvendes åbenpostudligning, kan der vælges at medtage ’Åben post’ og ellers er det bedre at bruge ’Alle poster’. Markeres feltet ’Alle poster’ vil der fremkomme endnu et afgrænsningsfelt, hvori det er muligt at afgrænse på ’Dato’. Knapfunktioner og felter i Kreditorkontoudtog, er beskrevet i den interne manual (F1). Kreditorkontoudtog kan også udskrives fra menupunktet Udskrifter / Kreditorudskrifter / Internt kontoudtog. Indkøb Her er der mulighed for at se åbne og arkiverede indkøbsordre for den pågældende kreditor. På indkøbsordre er der mulighed for at få vist alle indkøbsordre, eller indkøbsordre pr. indkøbsstatus.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 208
Diverse Denne knapfunktion giver mulighed for at kunne starte eksterne programmer op, medens der arbejdes i WinKompas SQL, og som skal have tilknytning til de forskellige kartoteker. F.eks. hvis der i Kreditorkartoteket er behov for et specielt udvidet database, hvilket ikke kan programmeres i WinKompas SQL, men at der skal benyttes et andet eksternt program. Denne specielt programmerede database, ville kunne lægges ind i WinKompas SQL, og hentes frem med knapfunktionen ’Diverse’. I den interne manual (F1) vil der være en mere uddybende forklaring omkring funktionens muligheder.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 209
Kreditorkladden Kreditorkladden benyttes til manuel indtastning af købsfakturaer, hvis indkøbsmodulet ikke benyttes. Det er muligt at oprette flere kladder, hvis man ønsker at opdele sine posteringer i andre kladder med andre kildeangivelser og nummerserier. Brug af kreditorkladden • Klik på menupunktet Kladder / Kreditorkladde, eller klik på Kreditor / Indkøb i
Outlook baren og derefter på Kreditorkladde:
Hvis kreditorkladderne ikke er oprettet, skal disse oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’. Læs mere i afsnittet om Opret / Tilføj ny kladde under kapitlet FINANS. • Vælg den arbejdskladde du ønsker at arbejde i, ved at markere kladden og dobbelt
klikke eller klik på knappen ’Vælg’, således at arbejdskladden åbnes: Er der oprettet flere kreditorkladder, kan der bladres frem med pile-tasterne til den ønskede kladde.
• Når du har valgt den kladde der ønskes at arbejde i, fremkommer et skærmbillede med Kreditor arbejdskladde, klar til indtastning af bilag:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 210
Bemærk: At der findes felter skjult i højre side af skærmen. Klik nogle gange på højre piletast i nederste højre hjørne på bundlinien af vinduet. Herved fremkommer yderligere felter. Felterne vil også komme ind i ruden efterhånden, som der trykkes <Enter> efter udfyldelse. Selve posteringsvinduet kan også udvides ved at placere musen på højre linie i vinduet. Hold venstre museknap nede, medens vinduet udvides ved at flytte musen. • Indtast dine posteringer (indbetalinger m.m.) i kladden.
Felterne i posteringslinien er beskrevet i afsnittet ’Felter i Kreditor-kladden’. • I kolonnen ’Bilag’ kan der med <F4> åbnes en oversigt over åbne poster. Bemærk: Det er muligt at få information om posteringer vedr. aktuel linies kontonummer, med tasten <F5>, derved fremkommer en liste over kontoens posteringer. • Ved feltet ’Beskrivelse’ kan der manuelt skrives en tekst, men der kan også benyttes
en Autotekst. Ved at bruge Autotekst vil man kunne mindske indtastningsarbejdet ved postering i finanskladden. Autotekster oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Autotekst. Læs mere om Autotekster i kapitlet System / Opsætning.
• Når alle posteringer er indtastet, udføres der et tjek af kladden, ved at klikke på
knappen ’Check’. Knapfunktionen ’Check’ kontrollere om kladdens posteringer er indtastet korrekt.
• Ret eventuelle fejl som meddeles, og gentag med ’Check’. • Udskriv kreditorkladden ved at taste på knappen ’Udskriv’.
• Bogfør derefter kladden ved at klikke på ’Bogfør’. Det er muligt at genudskrive bogførte (arkiverede) kreditorkladder. Dette gøres under menupunktet Kladder / Arkivkladder / Kreditorkladder. Udskriften vil være en kopi af kladden, som den så ud, da den blev bogført. Læs mere i afsnittet om Genudskriv Kladde (arkivkladde) under kapitlet FINANS.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 211
Felter i Kreditorkladden Kreditorkladden indeholder flere felter/kolonner end der kan vises samtidig. Efterhånden som der indtastes data i felterne, ruller disse mod venstre, således at de skjulte felter kommer frem på skærmen.
Dato Bilagets dato indtastes. Ved systemdato trykkes ’S’ eller ’D’ for dags dato. Kreditor Indtast kreditornummeret. Kan kreditornummeret ikke huskes, skal man fremkalde listen over kreditorerne, ved at trykke på tasten <F4> eller <Alt+PilNed>, eller ved at klikke på til højre for kreditorfeltet. Når konto er valgt, vises kreditornavn i informationslinien. Bilag Bilagsnummeret tælles automatisk op ved hver linie. Hvilken metode der ønskes anvendt er angivet ved oprettelse af kladden i Kladder / Kreditor-kladde / fanebladet ’Opsætning’ / feltet ’Kilde’. Bilagsnr. kan overskrives. Beskrivelse Her angives bogføringsteksten (max. 40 tegn). Ved indtastning af bilag i kladden benyttes ofte den samme tekst i beskrivelsesfeltet. Disse tekster kan oprettes som Autotekst. Læs mere i afsnittet om Autotekst. Debet, Kredit Her indtastes beløb. Hvis beløbet er i fremmede valuta, er det beløbet i den fremmede valuta, der skal indtastes. Beløbet ses omregnet til DKK i toppen af skærmen / informationslinien.
1. Angives minus foran beløbet, bliver beløbet automatisk overført til den modsatte kolonne.
2. Der må ikke indtastes punktum for tusinde.
3. Decimalpunkt er komma. Hvis der angives flere end 2 decimaler efter kommaet, vil de resterende kun kunne ses, når cursoren står i beløbsfeltet.
Modkonto Her tastes kontonummeret på modkontoen. Herved er det muligt at mod-postere direkte, uden at der skal oprettes en ny linie i kladden. De af stemningskonti, som er angivet i saldolinien i kladden, kan hentes ved at taste det bogstav, som der i kladdeopsætningen er bestemt for henholdsvis 1. 2. 3. 4. og 5. konto. Modkontonavnet vises i informationslinien. Valuta Her angives valutaen. Valutakoden kan evt. udpeges ved brug af tasten <F4> eller <Alt+PilNed>.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 212
Moms Momskoden fremkommer automatisk, hvis der er angivet en momskode på kontoen i feltet ’Momskode’ under Finanskontoplanen / fanebladet ’Opsætning’. Momskoden kan ændres. Kurs Kursen fremkommer automatisk ved valg af valutakode. Kursen kan overskrives. Antal Her indtastes antallet af varer. Afdeling Hvis der benyttes ’Afdeling’ (afdelingsregnskab) udpeges den afdeling, som posteringen tilhører. Tryk evt. <F4> eller <Alt+PilNed> for at fremkalde listen over afdelinger og udpeg den ønskede afdeling. Det samme er gældende for Bærer, Formål og Projekt. Forfald Dette felt benyttes med manuel registrering af købsfakturaer fra kreditorer. Her angives forfaldsdatoen på bilaget. Datoen anvendes bl.a. til forfalds-lister, renteberegning, udbetalingslister samt likviditetsberegning. Købsfakturanr. Her kan angives kreditorens fakturanummer. Kortart Her kan man angive koden for hvilken type indbetalingskort, der benyttes ved betaling til kreditor. BetalingsID Her kan angives kreditorens betalingsinformation, koden for hvilken type indbetalingskort samt kreditorens betalingsid. Kode Hvis feltet ’Kode’ står til Faktura, så vil forfaldsdatoen automatisk blive beregnet på baggrund af Kreditor betalingsbetingelser. Kasserabat Her vises den kasserabat som der er oprettet ved indkøb hos kreditoren. Kasserabat oprettes i menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Kasserabat.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 213
Knapfunktioner i Kreditorkladden
Check Når bilagene er indtastet, skal kreditorkladden checkes om indtastnings-arbejdet er korrekt udført. I forbindelse med check af kladden, checkes der også på, om der er balance i kladdelinierne. Såfremt der skulle være fejl i kladden, vises fejlene på informationslinien:
Alternativt kan man søge efter næste fejl ved at klikke på knappen ’Næste fejl’. Næste fejl Her kan klikkes på knappen ’Næste fejl’ for at finde evt. fejl i kladden. Ret eventuelle yderligere fejl og kør ’Check’ igen. Udskriv Når evt. fejl er korrigeret, vælges knappen ’Udskriv’ for at få bogførings-journalen udskrevet. Hvis kreditorkladden ikke udskrives inden bogføringen, kan den senere udskrives som arkivkladde fra menupunktet Kladder / Arkivkladder / Kreditorkladder. Simuler Denne funktion viser de posteringer, som en bogføring af kladdens linier vil resultere i. Bogfør Denne funktion bruges til at bogføre kladden. Efter endt bogføring er linierne slettet fra indtastningskladden.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 214
Posteringer Ved at klikke på knappen ’Posteringer’, vises alle de transaktioner der er foretaget på den valgte konto. Posteringsskærmbilledet har yderligere en Zoom-knap til at se en detaljeret posteringsliste. Ret bilagsserie Her er det muligt at ændre næste nummer i den automatiske bilagsserie, når man indtaster data i kladden, uden at skulle gå til selve opsætningen af bilagsnumre. Hvis en linie i kladden slettes, efter at det automatiske bilagsnummer er hentet til linien, vil det pågældende bilagsnummer blive sprunget over ved indtastning af ny linie.
I redigeringsboksen indtastes det næste bilagsnummer, der ønskes anvendt, og der klikkes på ’OK’ for at vende tilbage til linien.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 215
Kreditorudskrifter I menupunktet Udskrifter / Kreditorudskrifter (eller tast <Alt+U+K>) er der som standard lagt en lang række fast definerede udskrifter.
Der er på nogle af udskrifterne yderligere udskrifts-muligheder, disse fremkommer ved at klikke på de udskrifter der er markeret med en pil.
Generelt for disse udskrifter er, at de kan inden udskrivningen afgrænses på adskillige parametre. F.eks. kontointerval, datointerval, vælge sortering, posteringsafgrænsning, gruppering og printervalg. Udskrifterne kan vises på skærm (Vis), eller sendes via mail i forskellige formater, hertil skal feltet ’Send til E-mail’ være udfyldt, før knappen ’Mail’ bliver aktiv. Der kan udskrives direkte til printer med knappen ’Udskriv’. Der henvises til den interne manual (F1) for en mere uddybende beskrivelse på kreditor-udskrifterne. Der er i dette afsnit vist et eksempel på ’Udskrift af Betalingsliste’. Eks. på en udskrift af Betalingsliste: Du har mulighed for at udskrive en liste over kreditorposteringer, som endnu ikke er markeret som godkendt, og som ikke er udlignet i åbenpost system. Udskriften foretages fra menupunktet Udskrifter / Kreditorudskrifter / Betalingsliste. Følgende printermenu vil fremkomme:
I viste eksempel er der afgrænset på kreditorer (fra og til) samt på dato. Der kan også afgrænses efter kreditorgrupper og valuta.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 216
Mail Udskriften kan sendes via mail. Feltet ’Send til E-mail’ skal være udfyldt med en mailadresse, før knappen bliver aktiv. Vis Knapfunktionen viser udskriften på skærmen. Herfra kan der udskrives til printer ved at klikke på printer-ikonet øverst i venstre hjørne af udskriften. Udskriv Sender udskriften til det ønskede printer Annuller Afslutter handlingen og lukker menupunktet Kreditorudskrifter ned. Ved at klikke på knappen Vis, fremkommer nedenstående udskrift på kreditor betalingsliste, ud fra de afgrænsede kriterier.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 217
Kreditorkørsler I menupunktet Kørsler / Kreditorkørsler (eller tast <Alt+E+K>) er der som standard lagt nogle faste kørsler. Her foretages masseudligning af kreditorposter, klargøring af kreditor-betaling og udligning af små kursdifferencer.
� Godkend betalinger Her er det muligt at udvælge kreditorregninger til betaling. Betalings- markerede regninger kan udskrives, og systemet opretter automatisk en kreditorkladde ’Betaling’ som efterfølgende kan checkes, udskrives og bogføres. Felterne vedrørende Bankinformation i Kreditorkartoteket / fanebladet ’Opsætning’ integreres med Godkend betalinger.
Felterne er beskrevet i afsnittet Faneblade i Kreditorkartoteket / fanebladet ’Opsætning’.
De oplysninger der er anført som Bankinformation på kreditoren, overføres automatisk på indkøbsoplysninger, ved oprettelse af ny indkøbsordre på den aktuelle kreditor. Selve kørslen af kreditorbetalinger foretages fra menupunktet Kørsler / Kreditorkørsler / Godkend betalinger:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 218
Felter og knapfunktioner er beskrevet i den interne manual (F1) under Kørsler / Kreditorkørsler. • Afgrænsningen foretages enten på Kreditor eller Medarbejder, hvor der kan afgrænses
fra og til. • Såfremt systemet skal sortere efter en forfaldsdato, angives denne dato i feltet
’Forfaldsdato’. • I feltet ’Overfør via’ vælges om kreditorbetalingerne skal overføres via kladde eller et
bankformat. Der er som standard oprettet 4 bankformater: Danske Bank, Jyske Bank, Nordea og Sydbank.
• Der skal angives hvordan systemet skal sorter kundelisten, når denne hentes frem. Der
er 3 sorteringsmuligheder: Kreditor + Forfaldsdato, Forfaldsdato eller på Medarbejder. • I feltet ’Kladde’ kan der angives en kladde, hvortil betalingerne skal overføres til.
Såfremt der ikke angives en kladde, vil systemet automatisk oprette en kreditorkladde ved navn ’Betaling + dato’.
• Når afgrænsningen er foretaget, klikkes på knappen ’Hent’ for at få vist de aktuelle
kreditorer i kundelisten Afventede betalinger, herefter har du følgende muligheder med knapfunktionerne: Godkend – godkender den markerede kreditor.
Afvent – den enkelte kreditor stå på afventning af betaling. Godkend alle – godkender alle kreditorer til betaling, som overføres i kundelisten fra Afventede betalinger til Godkendte betalinger.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 219
Afvent alle – handlingen fortrydes og alle kreditorer der stå til godkendte, overføres til Afventede betalinger. Udskriv – denne funktion kan benyttes til at udskrive betalinger til en check, og de markerede linier bliver lagt over i kladden. Dette forudsætter, at der er en printer som kan printe checks ud.
• Når godkendelsen af betalinger er foretaget, klikkes på knappen ’Overfør’, og der
overføres til kladden.
• Overføres der til bankformat (feltet ’Overfør via’ skal være udfyldt med et bankformat), klikkes på fanebladet, for det valgte bankformat – eks. Danske Bank:
Alle de Faste oplysninger skal udfyldes: Registreringsnummer – her angives virksomhedens reg.nr. hos banken. Kontonummer – her angives virksomhedens kontonr. hos banken. Filnavn – der angives et filnavn, som bankoplysningerne bliver gemt under. Modkonto – angiv den finanskonto, hvorfra betalingen skal trækkes fra. Dette overføres automatisk til kladden, hvorfra du vil kunne se modkontoen på betalingen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 220
Ikoner til brug ved bankformat
1 2 3 4 5 1. Summer alle – ved at klikke på dette ikon, summeres alle kreditorens betalinger til en
enkelt posteringslinie med det samlede betalingsbeløb.
2. Summer ingen – fjerner summeringen, således at alle betalinger, sendes som enkelte posteringer (linier).
3. Rediger kreditor – indtastning af faste bankoplysninger på kreditoren. Oplysningerne kan ændres ved at klikke på ikonet.
4. Rediger posten – skal posteringen ændres, klikkes på dette ikon – det kan f.eks. være ændring af betalingsdatoen, beløbet, betalingsID eller adviseringsteksten.
5. Kontroller kreditor og posteringer – er feltet markeret (med flueben) medtages/godkendes betalingen. Systemet kontrollerer hver enkelt linie, og godkendes linien markeres feltet med flueben. Såfremt linien ikke godkendes vil denne være markeret med rød farve, herefter skal enten posten eller kreditor ændres.
Knappen Overfør – overfører oplysningerne til banken samt til kladden ’Betaling’, såfremt der ikke er angivet en anden kladde i feltet ’Kladde’ under fanebladet Godkendelse.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 221
� Masseudligning Frem for at anvende manuel åbenpostudligning, kan man foretage automatisk udligning af kreditorposter ved at benytte Masseudligning. Dette kan benyttes, hvis man ikke har anvendt åbenpostredigering hidtil, eller hvis man har fået importeret eller konverteret data fra andre systemer. Selvom man kører efter saldometoden, kan man samtidig bruge åbenpost-metoden. Der er forskellige udskrifter, som kan udføres ud fra åbne poster eller alle poster. I menupunktet Opsætning / Systemopsætning / Generelt / vælg Udligningsmetode, kan man opsætte systemet til automatisk at udligne åbne poster ved bogføring af kladde:
Masseudligning foretages fra menupunktet Kørsler / Kreditorkørsler / Masseudligning.
Skærmbilledet til masseudligning er opdelt i 3 områder:
• Afgrænsning • Handling • Kundeliste
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 222
Afgrænsning Der kan afgrænses på Kreditor - fra og til, samt Valutakode. F.eks. hvis alle kreditorer skal hentes, så indtast den første kreditor i første felt (afgrænsning fra) og ingenting i andet felt (afgrænsning til). Handling Herunder er der følgende knapfunktioner: Hent: Intervallet vises i kundelisten, ud fra den ønskede afgrænsning. Udlign: Der startes på udligning. Selve udligningen foregår på den måde, at den
ældste betaling bruges til at udligne den ældste faktura, og så fremdeles, indtil alle indbetalinger har udlignet fakturaer. De resterende beløb, som ikke er udlignet eller som kun delvist er udlignet, kan så vises på udskrifter.
Ophæv: Der ophæves alle markerede udligninger. Feltet ’Dan udligningsinformation’ markeres (med flueben) såfremt det ønskes, at man efter en masseudligning skal kunne se hvordan posterne blevet udlignet. Hvis feltet forbliver blankt, vil det ikke være muligt at se eks. hvilken faktura der er udlignet med en betaling eller kreditnota. � Udligning af små saldi Her er det muligt at udligne små kursdifferencer, der er opstået under indtastning af en betaling eller andet. Dette gælder også for udenlandske kreditorer. Der posteres på samlekonto i Finans, samt på øredifference-kontoen. Den posteringstekst som tilføjes, vil blive vist på et kontoudtog samt på en posteringsliste. I kapitlet Debitorkørsler / afsnittet Udligning af små saldi, kan du læse om kørslen, da det er samme fremgangsmåde med udligningen for både Debitorer og Kreditorer. Du kan også læse om udligning af små saldi i den interne manual (F1).
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 223
Indkøb Indkøbsmodulet består af Indkøbskartotek, Indkøbsudskrifter og Indkøbs-kørsler. I det følgende beskrives Indkøbsmodulet. Indkøbsmodulet benyttes til at oprette og vedligeholde indkøbsordrer, samt til udskrivning af forespørgsler, rekvisitioner, kvitteringer og bogføring af indkøb. Du har også mulighed for at registrere indkøb til senere levering. Indkøbskartoteket For at få adgang til Indkøbskartoteket, klikkes på Kartoteker / Indkøb, eller klik på Kreditor / Indkøb i Outlook baren og derefter på Indkøb. Følgende skærmbillede af indkøbskartoteket vil fremkomme:
Opret en indkøbsordre I dette afsnit beskrives forledes man opretter en ny indkøbsordre i Indkøbskartoteket. I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om redigering, sletning og kopiering af en indkøbsordre. Åben Indkøbskartoteket ved at klikke på Kartoteker / Indkøb, eller tast <Alt+K+I>. • Vælg menuen Rediger ved at højreklikke med musen, og vælg funktionen Opret,
eller tryk på <Ctrl+N> eller tryk på <Alt+R+O>.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 224
• Der hentes automatisk et Indkøbsnr. ved oprettelse af ny indkøbsordre. Dette skal blot være opsat i systemet, og dette gøres under Opsætning / Diverse / Bilagsserier, samt under Systemopsætning / Indkøb / Arbejdsgang / Kilde / vælg Indkøbsordrenr.
• Herefter skal kreditorens kontonr. Indtastes. Der kan søges efter kontonummeret på
flere måder: 1. Søg efter kreditor med <Ctrl+F>, 2. Eller der kan søges med <F4> eller <Alt+PilNed>. 3. Eller søg efter kreditoren ved at indtaste kreditornummer eller søg efter navn ved at anvende / efterfulgt af navnet.
• Efter indtastning af kreditornr. hentes alle relevante informationer om kreditoren. Selve fremgangsmåden for udførelse af en indkøbsordre er beskrevet i ’Direkte Fakturering’ i afsnittet Indkøbskartotekets håndtering. I dette afsnit vil du også kunne læse om Registrering i flere tempi. Funktioner der kan bruges ved indkøbsordre: Opret en linie Når alle felter er passeret, kommer markøren automatisk til en ny linie. For at hoppe direkte ned på en ny linie/næste linie klikkes på det sted, hvor den nye/næste linien skal oprettes eller der trykkes <PilNed>. Indsæt linie Der er mulig for at indsætte en linie imellem eksisterende varelinier. Stil markøren der, hvor linien skal indsættes og tryk på tasten <Insert>. Slet en linie Nedenstående beskriver, hvordan du sletter en linie i salgsordren. • Markér linien med <Shift+Mellemrum> og højreklik på musen og vælg ’Slet’, hvorefter
følgende meddelelse fremkommer:
Klik på knappen ’OK’ for at bekræfte at linien kan slettes.
Rettelse af eksisterende indkøbsordre Rettelse af indkøbsordre sker ved at klikke på knappen <Liste>, herved vises de allerede oprettede indkøbsordrer, rul ned til den ønskede ordre og tast <Enter> hvorefter ordren åbnes. Tast derefter <Ctrl+E> for at ændre eller tilføje nye informationer til ordren. Når indkøbsordren er ændret, gemmes med <F2> eller <Ctrl+S>.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 225
Faneblade i Indkøbskartoteket Indkøbskartoteket består af 5 faneblade med hvert sit skærmbillede:
Fanebladet Indkøbshoved Under fanebladet ’Indkøbshoved’ – ses indkøbsordrens stamoplysninger.
Når der oprettes en ny indkøbsordre, skal ’Kreditornummer’ angives – der er mulighed for at søge efter en kreditor med <F4> eller knappen når du står i feltet. Kreditoren udpeges og overføres til kreditornummer-feltet ved at taste <Enter> eller dobbeltklikke på den udvalgte kreditor. Herefter vil felterne under kreditoroplysninger automatisk blive udfyldt. Oplysningerne hentes fra Kreditorkartoteket. Fanebladet Leveringsoplysninger Under fanebladet ’Leveringsoplysninger’ – registreres leveringsdata på debitoren.
Leveringsoplysninger kan udfyldes med debitorens leverings-dresse, hvortil varen skal sendes. Der kan søges med <F4> eller <Ctrl+F>.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 226
Fanebladet Indkøbsdata Under fanebladet ’Indkøbsdata’ – vises indkøbsordrens leveringsdata, priser, moms, betalingsinformation osv.
Felter i fanebladet ’Indkøbsdata’ er forudfyldt med data fra kreditoren, men kan rettes efter behov for indkøbet. Prislister Her vælges eventuel prisliste, som gælder for kreditoren. Valuta Standardvaluta for kreditoren. Valutaen hentes fra kreditorkartoteket. Hvis valutaen ændres skal dette foretages inden indkøbslinierne oprettes. Moms Her vises den momstype, som er valgt på kreditorkartoteket, og som normalt bruges i forbindelse med køb hos kreditoren. Kasserabat Ydes der kasserabat fra kreditoren og dette er angivet i Kreditorkartoteket, vil denne rabat automatisk fremkomme ved oprettelse af indkøbsordre. Kasserabat kan ændres. EU Landekode For at kunne opgøre EU-moms korrekt i forbindelse med samhandel mellem andre EU-lande, skal der angives en EU Landekode. Feltet skal dog ikke udfyldes, hvis både virksomheden og kreditoren er fra samme EU land. EU Transkode Angiv her forsendelsesmåde, hvis feltet EU Landekode er udfyldt. Varemodtag. Bruges hvis der er flere steder til varemodtagelse. Kategori Kan benyttes i forbindelse med oprettelse af indkøbsrabatter. Det er herved muligt at angive en rabatsats for den pågældende kategori af kreditor.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 227
Sprog Som standard er systemet oprettet med Dansk og Engelsk. Kan ændres under Værktøj / Sprogtilpasninger. Agent Her angives den agent der er tilknyttet til kreditoren. Vor konto Her angives evt. vores kontonummer hos kreditoren. Hvis feltet er udfyldt på kreditor, sættes det automatisk ind i ordren. Momsnr. Her vises kreditorens momsnummer (CVR-nummer). Dette felt skal være udfyldt ved køb hos udenlandske kreditorer indenfor EU. Dimensioner Her anføres tilknytninger til Afdeling, Bærer, Formål og Projekt. Hvorvidt disse felter skal udfyldes eller kan efterlades blank, angives i menupunktet Opsætning / Systemopsætning / Generelt – henholdsvis Afdeling, Bærer, Formål og Projekt. Fanebladet Diverse Under fanebladet ’Diverse’ – holder bl.a. styr på eventuelle ændringer i indkøbsordrens stamdata.
Bemærkninger Her kan der oprettes notater. For at der kan skrives i bemærkningsfeltet, skal indkøbs-kartoteket stå i ’Oprette-mode’ (Ctrl+N) eller Rette-mode’ (Ctrl+E). • Der klikkes på feltet ’Bemærkninger’, og der kan nu skrives notater. • Teksten vil blive indsat før ordrelinierne på formularen ved udskrivning. Korrektioner Indeholder oplysninger om hvilken bruger, der har oprettet / ændret indkøbsordren og datoen for dette. Systemet opdaterer automatisk felterne under ’Korrektioner’, når der foretages ændringer samt oprettelser.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 228
Fanebladet Valgfri Under fanebladet ’Valgfri’ – kan der oprettes yderligere oplysninger til brug ved indkøbsordren. De valgfrie tekster / tal felter kan bruges helt efter eget ønske.
� Oprettelse af en Valgfri Tekster Proceduren er den sammen for Valgfri Tekst, Valgfri Tal og Valgfrie Felter, dog har du ved Valgfrie Felter mulighed for at oprette yderligere valgmuligheder til Valgfrie Felter. • Vælg menupunktet Værktøj og derefter ’Sprog Editor’.
• Klik derefter på menupunktet Kartoteker / Indkøb (mens ’Sprog Editor’ er åbnet),
således at tekstfelterne fra Indkøbskartoteket overføres til Sprog Editor. Luk derefter kartoteket ned.
• I ’Sprog Editor’ kan du under kolonnen ’Text’ (eks. Valgfri Tekst 1), finde den ønskede tekst der skal ændres. Brug evt. piletasterne eller scrollebaren for at bladre frem og tilbage mellem teksterne.
• Markér den ønskede valgtekst som skal ændres, og teksten vil kunne ses i
redigeringsfeltet. Her rettes valgteksten til den ønskede tekst.
• Klik på knappen ’Opdatér’ for at gemme ændringen, og luk skærmbilledet med ’Sprog Editor’ ned.
Herefter kan du tjekke ændringen, ved at åbne Indkøbskartoteket og vælge fanebladet ’Valgfri’. Bemærk: Det er vigtigt at du lukker både kartoteket og Sprog Editor ned, når du har rettet en valgtekst, for at systemet kan opdatere ændringen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 229
Knapfunktioner i Indkøbskartoteket
Liste Ved at bruge denne knapfunktion bliver indkøbsordrekartoteket vist i listeform. Når der klikkes på en bestemt indkøbsordre i denne liste, hentes ordren frem. Forespørgsel Når indkøbsordren er indtastet, er der mulighed for at udskrive eller få vist en forespørgsel. Rekvisition Her kan der udskrives en rekvisition, når indkøbsordren er indtastet. Kvittering Her kan der udskrives en kvittering når indkøbsordren er indtastet. Når der udskrives en kvittering, vil systemet spørge om Lagerbeholdningen skal opdateres. Hvorvidt lagerbeholdningen skal opskrives på dette tidspunkt bestemmes under Opsætning / Systemopsætning / Indkøb / Kvittering. Opdatér Bogføring af indkøbsordren foretages ved at klikke på knappen ’Opdater’. Derved fremkommer en boks (Indkøbstotaler), hvori der evt. kan indtastes fragt/gebyr, samt hvis der skal være fordeling på indkøbets omkostning. Ved at klikke på ikonet udfor feltet ’Omkostningsbeløb’, er det muligt at overføre det samlede indkøbsbeløb fra andre indkøb. Det kunne eks. være fragtomkostningerne, der bliver indtastet på en separat indkøbsordre. Udskrifter Hvis der ønskes flere udskrifter end der er oprettet som standarder, kan man oprette flere under Værktøj / Udskriftsstyring – vælg fanebladet Indkøb.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 230
I den interne manual (F1) kan du læse om definition af udskrifter. Arkiv Giver mulighed for at se bogførte indkøb. Der klikkes på knappen ’Arkiv’ og derefter på knappen ’Liste’, for at søge efter bogførte indkøbsordre. Endvidere er det muligt at danne ny indkøbsordre eller kreditnota ud fra en eksisterende indkøbsordre. Fremgangsmåden er beskrevet i afsnittende Dan Indkøbsordre og Dan Kreditnota. Diverse Denne knapfunktion giver mulighed for at kunne starte eksterne programmer op, medens der arbejdes i WinKompas SQL, og som skal have tilknytning til de forskellige kartoteker. F.eks. hvis der i Indkøbskartoteket er behov for et specielt udvidet database, hvilket ikke kan programmeres i WinKompas SQL, men at der skal benyttes et andet eksternt program. Denne specielt programmerede database, ville kunne lægges ind i WinKompas SQL, og hentes frem med knapfunktionen ’Diverse’. I den interne manual (F1) vil der være en mere uddybende forklaring omkring funktionens muligheder.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 231
Ikoner til brug i Indkøbskartoteket På værktøjslinien i Indkøbskartoteket, er der følgende ikoner for nogle specielle funktioner, der kan udføres i forbindelse med indkøbsordren.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1. Zoom linier – viser flere indkøbslinier i skærmbilledet. 2. Komprimér linier – sammenlægger linier der er oprettet med samme varenummer. 3. Kopier linier – kopier alle varelinier til anden indkøbsordre. 4. Logbog – viser forløbet for indkøbsordren med dato, tidspunkt, bilags-nummer samt
den bruger, der har foretaget udskriften. En udskrift vises i logbogen, selvom den kun er udskrevet til skærmen.
5. Kreditor Notater – giver mulighed for at se kreditorens notater. Ikonet er fremhævet,
såfremt der er notat på kreditoren. 6. Disponeringsoversigt – viser en oversigt over indkøbene på den udvalgte kreditor. 7. Tilbagelever – hvis man har modtaget varerne, men ønsker at tilbage-levere den, så
kan dette gøres ved at bruge denne funktion. 8. Samling af indkøbsordre – hvis der er lavet f.eks. flere rekvisitioner til kreditor, kan
disse samles til en indkøbsordre. Det er kun de åbne indkøb, som ikke er bogførte der kan lægges sammen.
9. Indkøbstotaler – ved at klikke på ikonet, vises en statistik over indkøbsordrens totaler.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 232
Indkøbstotaler I dette afsnit beskrives felter og funktioner i Indkøbstotaler. Vinduet fremkommer ved opdateringen af en indkøbsordre. Heri er det muligt at rette eller tilføje oplysninger til indkøbsfakturaen, såsom at tilføje fragt/porto eller ændre evt. betalingsbetingelse eller bogføringstekst.
Saldo (DKK) – viser den samlede saldo hos kreditoren, før ny indkøbs-ordre bogføres. Vægt i alt – her vises den beregnede vægt af den samlede ordre. Rumfang i alt – her vises den beregnede rumfang af ordrens varer. Afgift i alt – her vises beløbet for afgifter, som er opkrævet sammen med indkøbet. Omkostningsbeløb – her indtastes det beløb der skal fordeles på indkøbs-linierne. Det indtastede beløb er altid i danske kroner, selvom indkøbet er i udenlandsk valuta. Ved at klikke på ikonet er det muligt at overføre det samlede indkøbs-beløb fra andre indkøb. Det kunne f.eks. være fragtomkostningerne, der bliver indtastet på en separat indkøbsordre. Omkostningsprocent – I stedet for at indtaste et omkostningsbeløb, kan der indtastes en procent af det samlede indkøb. Procenten bliver beregnet af det danske beløb. Hvis indkøbet beløber sig til 100.000 kr. og der indtastes 10 procent, bliver omkostningen 10.000 kr. for dette indkøb. Fordel på – fordeling af indkøbets omkostning, kan fordeles efter Valuta-beløb, Antal, Vægt eller Rumfang. Fordelingen sker på baggrund af indkøbslinierne, samt den valgte fordelingsnøgle. Købsfakturanr. – viser købsfakturanummer, såfremt dette er indtastet i indkøbshoved, ellers kan det indtastes i dette felt. Fakturadato – viser fakturadato for indkøbsordren. Kan ændres.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 233
Betaling – betalingsbetingelse hos kreditoren. Kan ændres. Forfald – viser forfaldsdatoen på fakturaen. Beregnes ud fra fakturadato og betalingsbetingelse. Kurs – når der oprettes ny indkøbsordre, kan man manuelt ændre kursen, så den beregner indkøbstotaler efter den nye kurs, dog kun i Danske kroner. Liniebeløb – viser indkøbsordrens nettobeløb (sum af indkøbslinierne). Slutrabat – her indtastes eventuelt slutrabat i % eller kroner. Hvis der er angivet fast slutrabat, vil denne procent blive foreslået som slutrabat. Momspligtigt gebyr – her kan indtastes gebyr (f.eks. fragt), som der skal betales moms af. Momsfrit gebyr – her kan indtastes gebyr (f.eks. porto), som der skal betales men uden momspålæggelse. Moms – viser momsbeløb af indkøbsordren. Afrundet beløb – her kan evt. indtastes et beløb, som der skal afrundes med (minus (-) foran beløbet nedrunder). Total – viser indkøbsordrens totale bruttobeløb. Bogføringstekst – indsætter automatisk en bogføringstekst. Kan ændres. Denne bogføringstekst ville kunne ses som beskrivelse på en Finans posteringsliste:
Kontonummer – her kan evt. angives et kontonr. fra Finanskontoplanen.
Der kan søges efter kontonummeret ved at klikke på knappen . Udpeg det ønskede kontonummer, og tast <Enter> for at overføre kontonummeret til feltet.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 234
Bogfør – knapfunktionen bogfører indkøbsfakturaen. Ved bogføring vil der fremkomme en boks:
Hertil besvares, om salgspriser skal opdateres på lageret.
Hvorvidt systemet skal komme med denne forespørgsel, bestemmes under menupunktet Opsætning / Systemopsætning / Indkøb:
Luk – denne knapfunktion lukker Indkøbstotaler og vender tilbage til selve indkøbsordren, uden at bogføre.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 235
Indkøbskartotekets håndtering Indkøbsregistrering foretages via indkøbskartoteket. Indkøbsregistreringen kan foretages direkte eller i flere tempi, samt der er mulighed for at danne en ny indkøbsordre/kreditnota af en arkiveret indkøbsordre. ► Direkte registrering – hvor indkøbsordren oprettes, når varen modtages. Kvittering kan udskrives og indkøbet kan opdateres med det samme (bogføring finder sted). ► Registrering i flere tempi – ordreoprettelse, udskrivning af forespørgsel og rekvisition. Derefter ved varemodtagelse, udskrivning af kvittering og opdatering af kreditor og lager. ► Dan ny indkøbsordre – på baggrund af en aktiveret indkøbsordre. ► Dan ny kreditnota – på baggrund af en arkiveret indkøbsordre. Direkte registrering Ved direkte registrering forstås at indkøbsordren først oprettes, når varen modtages. Kvittering kan udskrives og indkøbet opdateres – dvs. at bogføringen finder sted med samme. • Tast <Ctrl+N> for at oprette en ny indkøbsordre. Udvælgelse af kreditor kan ske på
flere forskellige måder: 1. Søg efter kreditor med <Ctrl+F>. 2. Søg efter kreditor med <F4> eller <Alt+PilNed>. 3. Eller søg efter kreditor ved at indtaste kreditornummer i feltet eller søg efter navn ved at anvende / efterfulgt af navnet.
• Ret eventuelt i de oplysninger som hentes fra kreditorkartoteket, og skift derefter over
til varelinierne ved at taste <F8>. • Nu vælges det ønskede varenummer, enten ved at indtaste dette eller ved at åbne
rullemenu (F4). • Udfyld derefter de relevante felter, og afslut linien med <PilNed>, for at forsætte til ny
varelinie. • Når man har indtastet de ønskede linier, klikkes på knappen ’Opdater’ eller tast
<Alt+O>, hvilket starter registreringen.
Eks. Der kan indsættes kreditors fakturanummer som tekst.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 236
Registrering i flere tempi Ved registrering i flere tempi, forstås at man foretager salgsordren over flere tempi. Ordreoprettelse – udskrivning af forespørgsel – rekvisition. • Tast <Ctrl+N> for at oprette en ny ordre, eller <Ctrl+F> for at finde en allerede
oprettet, men ikke faktureret ordre. • Ved <Ctrl+N> skal der udvælges en kreditor. Udvælgelse af kreditor kan ske på flere
forskellige måder: 1. Søg efter kreditor med <Ctrl+F>. 2. Eller søg efter kreditor med <F4> eller <Alt+PilNed>. 3. Der kan også søges efter kreditor ved at indtaste kreditornummer i feltet eller søg efter navn ved at anvende / efterfulgt af navnet.
• Ret eventuelt i de oplysninger som hentes fra kreditorkartoteket. • Derefter skiftes til varelinierne ved at taste <F8>, og der vælges det ønskede varenr.
enten ved at indtaste dette, eller ved at åbne rullemenu/listen (F4). • Udfyld derefter de relevante felter og afslut linien med tasten <PilNed>. Dette
opdaterer linien, og den kan derefter gemmes, eller der kan tilføjes nye linier. Højreklik på musen og der kan indsættes og slettes linier.
• Ved løbende indtastning af nye ordrelinier på den samme ordre, gemmes disse, når
man forlader indkøbskartoteket ved at taste <Ctrl+F4>.
Bemærk: At feltet ’Leveret’ på varelinien, er afgørende for, hvor meget der faktureres vedr. den pågældende varelinie. Delfakturering/opdatering sker altså ved, at feltet ’Leveret’ sættes til et antal lavere end feltet ’Bestilt’. F.eks. ’bestilt’ 10 og ’leveret’ 5. Der faktureres/opdateres altså kun 5 stk. af den pågældende vare. • Opdatering af fakturaen sker ved at klikke på knappen ’Opdater’ eller tast <Alt+O>,
hvilket starter registreringen:
Her kan der anføres leverandørens fakturanummer.
Bemærk: At den opdaterede indkøbsordre nu kan hentes frem fra arkiv, hvorfra der kan dannes en ny indkøbsordre eller en kreditnota. Efter endt registrering lukkes ordrekartoteket med <Ctrl+F4>.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 237
Dan indkøbsordre ud fra arkiveret ordre Med denne knapfunktion har du mulighed for at danne en ny indkøbsordre ud fra en eksisterende ordre. For at danne en ny indkøbsordre findes den arkiverede ordre frem: • Klik på menupunktet Kartoteker / Indkøb, eller tast <Alt+K+I> for at aktiverer
indkøbskartoteket.
• Tryk på knappen ARKIV, og find den ønskede arkiverede ordre, der skal dannes påny. Du kan søge efter ordren med <Ctrl+F>.
• Klik på knappen ’Dan indkøb’, og arkivbilledet forlades. Samtidig bliver der dannet en ny ordre (en kopi) på baggrund af den udvalgte arkiverede indkøbsordre.
• Angiv nyt indkøbsnummer medmindre systemet er sat til automatisk, at tildele nyt indkøbsnummer ved oprettelse af ny indkøbsordre.
• Der kan nu redigeres i den nye indkøbsordre.
• Klik derefter på knappen ’Opdatér’ eller tast <Alt+O>, for at udskrive. Der vil fremkomme et vindue med Indkøbstotaler, hvori det er muligt at tjekke den totale saldo, og der kan påføres fragt/porto.
• Når systemet opdatere indkøbsordren, vil der fremkomme et vindue, hvori der spørges om salgspriser på lageret skal opdateres samtidig.
Når der svares Ja eller Nej, vil system opdatere indkøbsordren.
Afslut ved at taste <Ctrl+F4>, derefter lukkes indkøbskartoteket ned.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 238
Dan Kreditnota ud fra arkiveret indkøbsordre Med denne knapfunktion har du mulighed for at danne en kreditnota ud fra en eksisterende indkøbsordre. For at danne en kreditnota findes indkøbsordren frem i arkivet: • Klik på menupunktet Kartoteker / Indkøb, eller tast <Alt+K+I> for at aktiverer
indkøbskartoteket. • Tryk på knappen ARKIV, og find den ønskede arkiverede indkøbs-ordre, der skal
krediteres. Du kan søge efter ordren med <Ctrl+F>. • Klik på knappen ’Dan kreditnota’ og arkivbilledet forlades. Samtidig bliver der dannet
en kreditnota af den udvalgte arkiverede indkøbs-ordre. • Nyt kreditnota-nummer angives, medmindre systemet er sat til automatisk at tildele ny
nummer ved oprettelse af ny kreditnota. • I feltet ’Bestilt’ på indkøbslinien, skal der stå minus (-) foran antallet, og der vil
ligeledes i feltet ’Levér’ automatisk fremkomme et minus foran antallet. Bemærk: At der i begge felter ’Bestilt’ og ’Levér’ står minus til antal, ellers vil det være en indkøbsordre der laves. • Kreditnotaen opdateres ved at klikke på knappen ’Opdatér’. Afslut ved at taste <Ctrl+F4>, derefter lukkes indkøbskartoteket ned.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 239
Indkøbsudskrifter I menupunktet Udskrifter / Indkøbsudskrifter (eller tast <ALT+U+I>) er der som standard lagt en lang række fast definerede udskrifter. Generelt for disse udskrifter er, at de kan inden udskrivningen afgrænses på adskillige parametre. F.eks. kontointerval, datointerval, vælge sortering, posteringsafgrænsning, gruppering og printervalg. Udskrifterne kan vises på skærm (Vis), eller sendes via mail i forskellige formater, hertil skal feltet ’Send til E-mail’ være udfyldt, før knappen ’Mail’ bliver aktiv. Der kan udskrives direkte til printer med knappen ’Udskriv’. For en mere uddybende forklaring på Kreditorudskrifterne, henvises til den interne manual (F1). Der er i dette afsnit vist et eksempel på ’Restordre pr. Indkøb’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 240
Eksempel på en udskrift af Restordrer pr. indkøb Ønsker du at få en udskrift vedr. indkøbsrestordrer, foretages denne udskrift ved at klikke på Udskrifter / Indkøbsudskrifter / Restordrer pr. indkøb. Der vil fremkomme en printermenu, hvori der afgrænses:
Der kan vælges at afgrænse på Indkøbsnr., Kreditor, Varemodtag., Indkøber og Status.
Mail Udskriften kan sendes via mail. Feltet ’Send til E-mail’ skal være udfyldt med en mailadresse, før knappen bliver aktiv. Vis Knapfunktionen viser udskriften på skærmen. Herfra kan der udskrives til printer ved at klikke på printerikonet øverst i venstre hjørne af udskriften. Udskriv Sender udskriften til det ønskede printer Annuller Afslutter handlingen og lukker menupunktet Indkøbsudskrifter ned.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 241
Indkøbskørsler I menupunktet Kørsler / Indkøbskørsler (eller tast <ALT+E+I>), kan man foretage massefakturering samt opdatere kreditorinformationer.
� Massefakturering Denne kørsel bruges hvis man skal lave flere udskrifter på én gang, f.eks. Rekvisitioner, således at man ikke skal ind i Indkøbskartoteket og derfra udfakturere hver indkøbsordre én efter én. Masseudskrivningen kan også foretages som: Forespørgsel, Kvittering, Faktura eller Kvittering + Faktura. Massefaktureringen sker via menupunktet Kørsler / Indkøbskørsler / Massefakturering:
Skærmbilledet til massefakturering er opdelt i 4 afsnit:
• Afgrænsning • Funktion • Handling • Indkøbsordreliste
Afgrænsning Der kan afgrænses på Indkøb (Indkøbsordrenr.), Kreditor, Varemodtagelse og Status (Indkøbsstatus). F.eks. hvis alle kreditorer skal hentes, så indtast den første kreditor i første felt (afgrænsning fra) og ingenting i andet felt (afgrænsning til). Funktion Her markeres hvilken type funktion, som skal massefaktureres.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 242
Handling Herunder er der følgende knapfunktioner:
Hent: Henter alle indkøbsordre ind i indkøbsordrelisten, ud fra den afgrænsede kriterie. Start: Igangsætter massefaktureringen.
Marker alt: Alle indkøbsordre bliver markeret (flueben) i feltet ’Medtag’, og medtages ved massefaktureringen. Afmarker alt: Alle indkøbsordre afmarkeres, herefter kan man manuelt markere de indkøbsordrer, der skal medtages i massefaktureringen. De indkøbsordrer der ikke skal medtages, skal feltet ’Medtag’ være blank.
Indkøbsordreliste Viser alle de aktuelle indkøbsordre ud fra den afgrænsede kriterium. I feltet ’Medtag’ kan du vælge/fravælge om indkøbsordren skal med i massefaktureringen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 243
� Opdater kreditorinformationer Der er mulighed for at opdatere indkøbsordrehovedet, hvis der er foretaget ændringer i selve kreditorkartoteket. F.eks. hvis kreditoren har fået ny adresse eller betalingsbetingelserne er ændret, vil denne opdatering foretage rettelser på de åbne indkøbsordrehoveder. Hvis der oprettes en ny indkøbsordre på baggrund af en arkiveret indkøbs-ordre, skal denne kørsel foretages igen, hvis den nye indkøbsordre skal opdateres i forhold til ændringer, der er foretaget, siden indkøbsordren er arkiveret. Ændring af kreditorinformationer foretages fra menupunktet Kørsler / Indkøbskørsler / Opdater Kreditorinformationer:
Der afgrænses på evt. kreditor eller gruppe, og indkøbsordrerne inden for det afgrænsede interval, hentes frem ved at klikke på knappen ’Hent’. De felter der ønskes opdateret markeres (med flueben). Der er flere felter end i viste eksempel. Der kan klikkes på piletasterne eller scrollebaren for at bladre frem og tilbage. Knappen ’Anvend’ igangsætter kørslen, og opdatere informationerne.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 244
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 245
LAGER Kapitlet om Lager indeholder følgende menupunkter, som ses ved at klikke på Lager i Outlook baren:
Lager indeholder lagerkartoteket. Her oprettes og vedligeholdes lagervarerne. Lagerkladde bruges til korrektion af lagerantal, samt til bogføring af korrektionerne.
Udover de viste menupunkter består Lager modulet også af Lagerudskrifter og Lagerkørsler. I det følgende beskrives hele Lager modulet. Lagerkartotek Lagerkartoteket anvendes til at registrere og lagerstyre varer, der sælges og købes af dit firma. Lagerkartoteket bruges også til at holde styr på serviceydelser, idet det er muligt at vælge om enheder på lageret er varer eller ydelser. Hvis du vælger at registrere en enhed som en ydelse, så vil der ikke være lagerstyring på serviceenheden.
Lagerkartoteket findes under menupunktet Kartoteker, klik derefter på Lager, eller klik på Lager i Outlook baren.
Følgende skærmbillede af lagerkartoteket vil fremkomme:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 246
Opret en Vare/Ydelse I dette afsnit beskrives forledes man opretter en vare/ydelse i Lager-kartoteket. I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om redigering og sletning af en vare/ydelse. • Åben Lagerkartoteket ved at klikke på menupunktet Kartoteker / Lager, og tast
derefter <Ctrl+N> for at kunne oprette en ny vare / lagerkartotekskort.
• Indtast dernæst det varenummer som du ønsker at oprette samt oplysninger om varen.
I lagerkartotekets felt ’Status’ vælges, om det skal være typen Vare eller Ydelse:
Vare – en vare er en fysisk lager enhed, der kan lægges på lager og trækkes fra lager. Ydelse – en ydelse vælges, hvis der ikke er tale om en fysisk vare, men derimod timesatser o.lign., hvor der på lageret ikke skal registreres lagerbeholdning.
For at afslutte/gemme oprettelsen, kan der trykkes <Ctrl+S> eller klik på Gem ikonet. Ved oprettelse af en vare/ydelse, skal følgende felter minimum være udfyldt: Varenummer Varenummeret kan være alfanumerisk og op til 20 tegn. Varetekst Der kan tastes en varetekst på max. 255 tegn. Enhed Kan være op til 20 karakterer lang. Der kan oprettes nye enheds-betegnelser under Opsætning / Opsætning / Diverse / Enheder. Salgspris Den her indtastede salgspris vil blive benyttet ved fakturering, såfremt der ikke er oprettet specielle prislister under Opsætning / Opsætning / Handel / Prisliste. Kostpris Denne pris vil blive benyttet til beregning af vareforbrug og vil blive foreslået ved oprettelse af indkøbslinier. Nedenstående felt ’Gruppering’ findes under fanebladet ’Opsætning’, og skal også udfyldes! Gruppering Her vælges varens gruppering. Der kan oprettes nye grupper under Opsætning / Opsætning / Bogføringsgrupper / Lagergrupper. Efter endt indtastning gemmes varen med <Ctrl+S> og <Ctrl+F4> for at afslutte eller <Ctrl+N> for at gemme og fortsætte med nye vareoprettelser.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 247
Faneblade i Lagerkartoteket Informationerne om de enkelte varer er opdelt på 8 skærmbilleder med hvert sit faneblad: Fanebladet Stamdata Under fanebladet ’Stamdata’ – findes varens stamdata og beholdning på lager:
Varenr. Her angives et alfanumerisk varenummer på max. 20 karakterer. Varebeskrivelse Varebeskrivelse angives i feltet under Varenr. Her indtastes en varetekst på max. 255 karakterer. Alternativ Varenr. Feltet kan bruges hvis man ønsker at indtaste en alfanumerisk søgning på varen. Dette kan så bruges ved indtastning af varenummer, både ved indkøb og salg i feltet varenummer på ordrelinien. EAN Varenummer Fungerer på samme måde som alternativ, dog bliver der ikke beregnet det checkciffer med indtastning af enten 7 eller 12 ciffer. Det fulde stregkode-nummer skal indtastes. Henvisningsnr. Henvisnings varenummer benyttes, hvis et varenummer direkte kan erstattes af et andet varenummer, såfremt varenummeret ikke kan leveres eller udgår. I dette felt angives hvilket varenummer, der skal benyttes som alternativt varenummer. Hvis der ikke benyttes henvisnings varenumre, efterlades feltet blankt. Lokation Her vælges hvilken lokation, varen lagerføres på. Når man står i feltet lokation, kan der klikkes på for at udpege den ønskede lokation. Lokationer oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse/ Lokationer.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 248
Enhed Her vælges hvilken enhed (eks. stk., pose, flaske), der gælder for varen, når der sælges af den. Enheder oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Enhed. Vægt, Rumfang og Decimaler Udfyldes med relevante data for varen. Decimaler angiver antallet af decimaler, som varebeholdningen skal angives med. Status Her vælges mellem: Vare, Ydelse, Udgået, Stykliste, og Vare Sæt. Når der vælges stykliste eller varesæt, vil lokalmenu knappen Stykliste blive åben, og et klik på denne giver mulighed for at specificere styklisten. På styklisten specificeres hvilke varer, der skal indgå for hver sammensat enhed. Der kan også vælges udskrifter over den oprettede stykliste. Spærret Der kan vælges mellem JA eller NEJ. Der angives Nej, hvis der må sælges af varen. Placering Nærmere specifikation af placering på lokationen. Salgspris incl. Moms Salgsprisen tillagt moms i henhold til den momskode som er angivet som salgsmoms på fanebladet ’Opsætning’. Beløbet beregnes og indsættes automatisk. Salgspris Her indtastes varens salgspris. Det er denne salgspris, der vil fremkomme i ordremodulet. Kostpris Her indtastes varens kostpris. Det er denne kostpris, der vil blive benyttet til udregning af vareforbrug, og foreslået som indkøbspris. WinKompas SQL udregner altid vareforbruget i finansmodulet efter princippet ’Fast kostpris’. Princippet vælges i Opsætning / Systemopsætning / Generelt / Lagerprincipper. Avance Avance% beregnet ud fra en metode, som bestemmes under Opsætning / Systemopsætning / Lager/ Avanceberegning, hvor der kan vælges Kostprismetoden eller Salgsprismetoden. Avance% kan skjules fra skærmbilledet når kartoteket ikke er i Edit-mode. Dette bestemmes under Opsætning / Systemopsætning / Lager / Skjul kostpris. Avancetype Hvis der vælges Avance = Salgspris – Kostpris kan der indtastes en salgspris, som derefter automatisk opdaterer feltet med Avance%. I forbindelse med kørslen Justér lagerværdi, vil salgsprisen blive ændret i forhold til den kostprisjustering, der bliver foretaget. Dog kan man under kørslen fravælge opdatering af salgspriser. Hvis der vælges Salgspris = Kostpris + Avance kan der indtastes en avance%, som derefter automatisk opdaterer feltet med Salgspris.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 249
Priser incl. Afgift Dette felt relaterer til, om der er tilknyttet afgifter til varen. (gælder kun for den beregnede salgspris). Ja – salgspris inkluderer afgifterne. Afgifterne afbæres ved køb/salg. Nej – salgspris er ikke tillagt afgifter. Afgifterne tillægges ved køb/salg. Felter som kun opdateres ved bogføring: Beholdning Aktuel lagerbeholdning. Reserveret Her vises det antal enheder af varen, som er i ordre (salgsordre). Dette vises kun for salgsordre, hvor feltet ’Reserveret’ = JA i salgsordre-kartoteket. Bestilt Her vises det antal enheder af varen, som er bestilt (indkøbsordre). Dette vises kun for indkøbsordre, hvor feltet ’Bestilt’ = JA i indkøbsordre-kartoteket. Disponibel Her vises den aktuelle disponible lagerbeholdning. Feltet udregnes som: Beholdning - Reserveret. Feltet korrigeres i forbindelse med fakturaopdatering af henholdsvis salgs- eller indkøbsordrekartoteket. Lagerværdi Her ses lagerbeholdningens værdi. Lagerværdien udregnes som: Beholdning * Kostpris. Feltet ’Værdi’ vil altid vise den korrekte lagerværdi.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 250
Fanebladet Opsætning Under fanebladet ’Opsætning’ – vises varens gruppering og momskoder.
Gruppering Her vælges den gruppe, som varen tilhører. Dette felt skal altid være udfyldt, da en vare ikke kan oprettes i lagerkartoteket uden, at varen tilhører en gruppe. Ved bogføring vil varen automatisk blive posteret på den valgte gruppe (varesamlekonti) – dvs., at dette felt sammenkæder lagerkartoteket med finansmodulet. Varegrupper oprettes under Opsætning / Opsætning / Bogførings-grupper/ Lagergrupper:
En vare der er oprettet med en varegruppe, bør ikke blive overført til en anden varegruppe, så længe der findes en beholdning på varen. Det anbefales i stedet for at oprette varen på ny og tildele varen den nye varegruppe. Foruden de konti der bestemmer hvilken konto salgsomsætningen m.m. skal føres på, findes også konti for behandling af genindkøb samt afgang af varer. Regulering anvendes i forbindelse med værdimæssig lagerjustering (Lager-kørsler), Tilgang ved indkøb og Afgang er modkonto for Vareforbrug. Konto for Afvigelse anvendes, når der indkøbes, og indkøbsprisen er anderledes end ved sidste indkøb, eller der konstateres kursdifference. Kategori Her vælges lagerkategori. Lagerkategori har relation til rabatordninger. Lagerkategori oprettes under Opsætning / Opsætning / Handel / Lagerkategori.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 251
Købsmoms Feltet forlanges ikke udfyldt. Den momskode, der er oprettet på Kreditoren, bliver benyttet og overført til feltet ’Moms’ på indkøbslinien. Men i tilfælde af, at varen er momsfri eller der anvendes differencemoms, skal der være en momskode på varen. Denne momskode skal i disse tilfælde så være oprettet med henholdsvis ’0’ i feltet ’Momssats’ eller med den differencierede momssatsen. Det vil så i tilfælde af momspligtigt indkøb (altså ikke momsfri import) være varens moms %, der anvendes på indkøbslinien. Salgsmoms Feltet forlanges ikke udfyldt. Den momskode, der er oprettet på debitoren, bliver benyttet og overført til feltet ’Moms’ på salgslinien. Men i tilfælde af at varen er momsfri eller der anvendes differencemoms, skal der være en momskode på varen. Denne momskode skal i disse tilfælde så være oprettet med henholdsvis ’0’ i feltet momssats eller med den differencierede momssats. Det vil så i tilfælde af momspligtigt salg (altså ikke momsfri eksport) være varens moms%, der anvendes på salgslinien. Kreditornr. Oplysningsfelt hvor kreditorens kreditornummer kan angives. Kreditors varenr. Her er det muligt at indtaste kreditorens varenummer. Debitornr. Oplysningsfelt hvor et evt. standardiseret nummer som debitor evt. bruger for varen kan angives. (F.eks. et EAN (stregkode) nummer). Debitor varenr. Dette felt kan bruges til at indtaste debitorens varenummer. Toldposition Her indtastes varens toldpositionsnummer. Toldpositionsnummeret er Toldvæsenets varekategori. Toldpositionsnumrene består af 8 cifre (kun tal, ingen mellemrum, punktum, etc.). Det samme toldpositionsnummer anvendes ofte til flere forskellige varer. Feltet benyttes i forbindelse med Intrastat. Serienummer Med serienummerstyring holder systemet styr på, at du ikke benytter samme serienummer flere gange på det samme varenummer. Når du senere vil sælge en vare, kan du ved et tastetryk få en oversigt (feltet ’Levér’ i ordrelinien) over de serienumre, der er tilgængelig på varenummeret. Om der skal bruges serienummer i forbindelse med varen, bestemmes i følgende felter: Serienummer ved Salg Serienummer ved Køb Hertil kan der angives JA, NEJ eller OPRET.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 252
Dimensioner Hvis der benyttes dimensionsregnskab, skal der her angives de dimensioner, som varen primært er tilknyttet. F.eks. angivelse af afdeling tryk evt. på <F4> eller <Alt+PilNed> for at kalde listen over afdelinger og udpeg den ønskede afdeling. Tillad linierabat Standardmarkeret til JA men kan ændres til NEJ, hvorefter denne vare ikke kan indgå i linierabat ved salgsordre. Tillad slutrabat Standardmarkeret til JA men kan ændres til NEJ, hvorefter denne vare ikke kan indgå i slutrabat ved salgsordre. Separat forsendelse Kan markeres JA eller NEJ. Hvis ’JA’, vil der i forbindelse med automatisk fragtberegning blive beregnet fragt ud fra, at denne vare sendes i særskilt pakke. Hvis ’NEJ’, vil varen blive sammenlagt med andre varer til en samlet pakke. Standard antal Her er det muligt at tilføje et standard antal på en vare. F.eks. hvis varen sælges med 10 stk., vil dette blive foreslået ved fakturering af varen på varelinien i salgsordrekartoteket. Dette kan manuelt rettes ved selve faktureringen. Fanebladet Priser Under fanebladet ’Priser’ – vises varens prisgruppering.
Her tilknyttes varen til salgs- og indkøbsprislister. Foruden de generelle oplysninger om prisen for forskellige antal indeholder prislisterne også information om, hvilket datointerval prisen skal være gældende. Forinden dette kan ske, skal prislisterne være oprettet under Opsætning / Opsætning / Handel / Prislister.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 253
Fanebladet Diverse Under fanebladet ’Diverse’ vises dato for evt. ændringer på vare, opsætning eller stamdata.
Gruppe Oplysningsfelt. Benyttes til Internet-handel, hvis man har lavet en løsning omkring gruppering der kan foretages enten via kommafil eller med eksterne programmer til at sortere på grupperne. Grupperne oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Internet Grupper. URL Oplysningsfelt. Kan benyttes til eventuelt udlæsning til en hjemmeside, hvor man under beskrivelsen af den pågældende vare, vil kunne referere til en anden side, hvor der er beskrevet en mere detaljeret beskrivelse af varen. Korrektioner Her vil systemet vise oplysninger om hvilken bruger der har oprettet varen, hvornår, samt vise dato for ændringer og hvilken bruger der har foretaget rettelsen. Billede Her angives hvor eventuelle lagerbilleder er placeret på harddisken. Dobbeltklik i feltet, hvorefter du vælger bibliotek og filnavn. Billederne vises ved at klikke på knappen ’Vis Grafik’. For at udskrive billedet klikkes på printer-ikonet i værktøjslinien. Notat Her kan du skrive bemærkninger vedrørende varen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 254
Fanebladet Dokumenter Under fanebladet ’Dokumenter’ – her er det muligt at oprette dokumenter vedrørende den enkelte vare. F.eks. varebeskrivelse til kunder eller prislister fra leverandøren. Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette nye dokumenter på varen.
Ved at udfylde feltet ’Sti- og filnavn’ vil det være nemmere at finde og hente dokumentet frem igen, ved blot at dobbelt-klikke på sti- og filnavnet, hentes dokumentet frem på skærmen. Fanebladet Notathistorik Under fanebladet ’Notathistorik’ – kan der angives notat på den enkelte vare. F.eks. hvilken kunde der har købt varen samt hvilken leverandør der leverer varen.
Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette notater på varen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 255
Fanebladet Valgfri Under fanebladet ’Valgfri’ – er der mulighed for at oprette yderligere oplysninger om varen. De valgfrie tekster kan bruges efter eget ønske.
� Oprettelse af en Valgfri Tekster Proceduren er den sammen for Valgfri Tekst, Valgfri Tal og Valgfrie Felter. • Vælg menupunktet Værktøj og derefter ’Sprog Editor’, så skærmbilledet for ’Sprog
Editor’ åbnes.
• Klik derefter på menupunktet Kartoteker / Lager (mens ’Sprog Editor’ er åbnet), således at tekstfelterne fra Lagerkartoteket overføres til Sprog Editor. Luk derefter kartoteket ned.
• I ’Sprog Editor’ kan du under kolonnen ’Text’ (eks. Valgfri Tekst 1), finde den ønskede tekst der skal ændres. Brug evt. piletasterne eller scrollebaren for at bladre frem og tilbage mellem teksterne.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 256
• Markér den ønskede valgtekst som skal ændres, og teksten vil kunne ses i
redigeringsfeltet. Her rettes valgteksten til den ønskede tekst.
• Klik på knappen ’Opdatér’ for at gemme ændringen.
• Luk skærmbilledet med ’Sprog Editor’ ned.
• Herefter kan du tjekke ændringen, ved at åbne Lagerkartoteket og vælge fanebladet ’Valgfri’.
Bemærk: Det er vigtigt at du lukker både kartoteket og Sprog Editor ned, når du har rettet en valgtekst, for at systemet kan opdatere ændringen. Fanebladet Parametre Under fanebladet ’Parametre’ – kan man opsætte parametre, hvis leverandøren sælger den samme vare i flere forskellige varianter, såsom farve eller størrelser.
Parametre oprettes ved at hente den aktuelle vare frem i Lagerkartoteket, og tast <Ctrl+E> (redigeringsmode). Parametre skrives direkte i felterne Parameter 1 og 2. Der gemmes med <Ctrl+S>. Hvis de samme parametre skal være gældende for flere, kan disse indtastes som standard tekster under menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Standard tekster. Derved kan man hente de oprettede standard tekster frem ved at taste <Shift+F10>.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 257
Knapfunktioner i Lagerkartoteket Der er følgende funktionsknapper i lagerkartotekets lokalmenu:
Liste Ved klik på knappen ’Liste’, vises den samlede lageroversigt. Listningen kan være afgrænset med filterfunktionen. På listningen kan der oprettes søgninger. Dette gøres ved at fremkalde søgefunktionen med <Ctrl+F>. Med søgefunktionen kan der oprettes og gemmes forskellige søgninger, som afgrænser listningen og bestemmer sorteringsrækkefølgen. Der kan f.eks. listes bestemte lokationer eller afdelinger m.m..
De gemte søgninger kan frit vælges på den tomme linie øverst på listen, hvor der i højre side er et trekantsmærke. Ved at klikke på trekantsmærket vises de gemte søgninger, der kan vælges mellem. Beholdning Ved klik på knapfunktionen ’Beholdning’ vises beholdningen for de enkelte lokationer, som varen er forbundet med. Beholdningen kan nedbrydes til de enkelte posteringer, der er sket på lokationen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 258
Posteringer Ved klik på knappen Posteringer er der mulighed for at få en oversigt over alle lagerposteringer på den valgte vare, dvs. samtlige fakturerede salgs-ordrer og indkøbsordrer. Posteringsbilledet har yderligere en Zoom-knap. Ved klik på knappen Zoom i billedet Posteringer, vises en detaljeret posteringsliste, hvor der er mulighed for at ompostere det udvalgte bilag eller der kan udskrives en detaljeret posteringsliste. Ordrelinier Ved klik på Ordrelinier vises alle oprettede, men ikke fakturaopdaterede ordre- og indkøbslinier samt linier i lagerkladden. Afgift Her angives de afgifter, der skal opkræves/afbæres af pågældende vare ved h.h.v. salg/køb. Der åbnes et vindue, hvor der kan vælges mellem afgifter for Salg og Køb. Afgifter oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Afgifter. Bemærk: Der kan ikke specificeres afgifter til styklister. Indgår i Hvis varen indgår i en stykliste eller et varesæt, fremstår ordret ’Indgår i’ med fed skrift på knapfunktionen, og der kan vises hvilke styklister eller varesæt, som den aktuelle vare indgår i ved at klikke på knappen ’Indgår i’.
Serienr. Her vises hvilke serienumre, der er brugt i forbindelse med salg og køb af varen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 259
Statistik Som standard i WinKompas SQL ligger der under denne knapfunktion 2 valgmuligheder for statistikker:
Indkøbt – ved at vælge denne funktion, vil du kunne få en indkøbsstatistik. Der kan afgrænses på periode. Salg – ved at vælge denne funktion vises her salgsstatistik på varen. Der kan vises salg pr. periode.
Udskrifter Hvis der ønskes flere udskrifter end der er oprettet som standarder, kan man oprette flere under Værktøj / Udskriftsstyring – vælg fanebladet Lager. I den interne manual (F1) kan du læse om definition af udskrifter. Diverse Herunder knapfunktionen er der som standard lagt 3 ekstra databaser, der kan benyttes når der er hentet en vare frem i Lagerkartoteket:
Beskrivelse – her indsættes de udenlandske betegnelser for hvert sprog. Ved salg til en kunde, der er oprettet med sproget Engelsk, vil varebeskrivelsen fra dette sprog så blive udskrevet på fakturaen. Debitor varenummer – bruges til udskrifter, hvor kundens varenummer kommer med på faktura eller følgeseddel. Kreditor varenummer – bruges hvis man udskriver en indkøbs rekvisition eller evt. en forespørgsel, hvor kreditoren ønsker, at man bruger dennes varenummer, i stedet for virksomhedens egne.
Endvidere er det også muligt at starte andre eksterne programmer op, f.eks. hvis der er behov for et specielt udvidet database, hvilket ikke kan programmeres i WinKompas SQL. Denne specielt programmerede database, ville kunne lægges ind i WinKompas SQL, og hentes frem med knapfunktionen ’Diverse’. I den interne manual (F1) vil der være en mere uddybende forklaring omkring funktionens muligheder.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 260
Lagerkladden Denne kladde benyttes til regulering af varelageret i de situationer, hvor der ikke opdateres via en faktura eller indkøbsfaktura, samt til korrektion af lagerantal, hvis indkøbsmodulet ikke benyttes. Brug af Lagerkladden Bemærk: At der findes felter skjult i højre side af skærmen. Klik nogle gange på højre piletast i nederste højre hjørne på bundlinien af vinduet. Herved fremkommer yderligere felter. Felterne vil også komme ind i ruden efterhånden, som der trykkes <Enter> efter udfyldelse. Selve posteringsvinduet kan også udvides ved at placere musen på højre linie i vinduet. Hold venstre museknap nede, medens vinduet udvides ved at flytte musen. • For at få adgang til lagerkladde, klik på menupunktet Kladder / Lagerkladde.
• Vælg den arbejdskladde du ønsker at arbejde i, ved at markere kladden og dobbelt
klikke eller klik på knappen ’Vælg’.
• Er der oprettet flere oprettet flere lagerkladder, kan der bladres frem med piletasterne til den ønskede kladde. Hvis lagerkladden ikke er oprettet, skal disse oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’. Læs mere i afsnittet Opret / Tilføj ny kladde under kapitlet FINANS.
• Når du har valgt den kladde der ønskes at arbejde i, fremkommer et skærmbillede med Lager arbejdskladde, klar til indtastning af bilag:
Bemærk: At det er muligt at bevæge sig fra felt til felt ved at trykke på <Enter>, <Tab>-tasten eller ved at klikke i feltet med musen. For at gå tilbage til et felt ved hjælp af tastaturet tastes <Shift+Tab>. • Indtast bilagslinier i kladden
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 261
• Vælg knappen ’Check’ for at få kontrolleret om kladdens posteringer er indtastet korrekt.
• Ret eventuelle fejl som meddeles, og gentag ’Check’.
• Udskriv lagerkladden med knappen ’Udskriv’.
• Bogfør kladden ved at trykke på ’Bogfør’. Felter i Lagerkladden
Saldo Her vises totalen af de indtastede linier. Tilgang Her vises total antal styk i tilgang fra posteringslinierne. Afgang Her vises antal styk i afgang fra posteringslinierne. Posteringslinien Lagerkladden indeholder flere felter/kolonner end der kan vises samtidig. Efterhånden som der indtastes data i felterne, ruller disse mod venstre, således at de skjulte felter kommer frem på skærmen.
Levering Her angives bilagets dato. Ved dagsdato trykkes ’D’ eller ’S’ for system-datoen. Bilag Bilagsnummeret indsættes automatisk. Hvilken metode der ønskes anvendt er angivet ved oprettelse af kladden under Kladder / Lagerkladde / fanebladet ’Opsætning’ / feltet ’Kilde’. Bilagsnummeret kan overskrives. Varenr. Her angives varenummeret på varen. Der kan søges med <F4> eller klik på knappen . Lokation Her kan angives hvilken lokation varen lagerføres på. Der kan søges med <F4> eller klik på knappen .
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 262
Tilgang Indtast antallet som lageret skal justeres op med. Afgang Indtast antallet som lageret skal nedjusteres med. Enhed Viser den enhed som varen er oprettet med, f.eks. stk., kg., l, m, o.s.v. Beskrivelse Her indsættes automatisk varebeskrivelse på varen, som hentes fra Lager-kartoteket. Batch nr. Her angives evt. batch nummer. Afdeling Her kan vælges den afdeling, som posteringen skal gælde. Bærer Her kan vælges den bærer, som posteringen skal gælde. Formål Her kan vælges det formål, som posteringen skal gælde. Projekt Her kan vælges det projekt, som posteringen skal gælde. Kostpris Felt til at angive kostpris, såfremt den ikke skal være lagerkartotekets standardkostpris. Hvis kostprisen ændres i forhold til standardprisen, vil differencen blive behandlet enten som prisdifference, eller som justering af standard-kostprisen ud fra en gennemsnitspris (ny lagerværdi divideret med nyt antal). Kontonr. Her kan evt. angives et finans-kontonummer. Der kan søges med <F4> eller klik på knappen . Parameter 1 Er der oprettet parametre på den aktuelle vare (eks. Hvis varen sælges i flere forskellige varianter), kan der søges i feltet med <F4> eller ved at klikke på knappen . Udpeg den ønskede parameter og tast <Enter> for at overføre til posteringslinien.
Parameter 2 Samme fremgangsmåde, som beskrevet i ’Parameter 1’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 263
Knapfunktioner i Lagerkladden
Check Når bilagene er indtastet, skal lagerkladden checkes. Her bruges knapfunktionen ’Check’, som kontrollerer om indtastningsarbejdet er korrekt udført. Er dette ikke tilfældet, vises fejlen med fremhævet skrift på informations-linien, samt posteringslinien vil være markeret med rød farve:
Ved eventuelle fejl, rettes disse i kladden, og der foretages endnu et Check af kladden. Næste fejl Såfremt systemet viser flere fejl i kladden, kan der klikke på ’Næste fejl’, for at viser næste fejl efterhånden som der rettes i kladden. Der køres endnu et ’Check’, når fejlene er rettet. Udskriv Vælg knappen ’Udskriv’ for at få bogføringskladden printet ud på valgfri printer. Lagerkladden skal udskrives inden bogføringen, da kladden tømmes ved bogføring. Bogfør For at bogføre kladden, klikkes på knappen ’Bogfør’. Efter endt bogføring er linierne slettet fra indtastningskladden. Posteringer Viser de transaktioner (posteringer), der er foretaget på det varenummer, som curseren befinder sig på.
Posteringsbilledet har yderligere en Zoom-knap til at se en detaljeret posteringsliste.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 264
Lagerposteringer i Finans Lagerposteringer omfatter: Tilgang på lager (ved indkøb af salgsvarer) Fragang på lager (ved salg af lagervarer) Justering på lager (ved kostprisændring eller rettelse af lagerantal) Lagerkartoteket kan indeholde varer, styklister og ydelser. Det der er interessant for lagerbeholdningens værdi, er de varer, som indkøbes med videresalg for øje. Salg af service eller timelønsarbejde lagerføres ikke, idet man ikke hjemkøber arbejdstimer til videresalg. Hvis et lagerkort er markeret med status Vare eller Stykliste, vil der ved både indkøb og salg ske en antalsmæssig regulering på lagerkortet. Hvis et lagerkort er markeret med status Ydelse, vil der ikke ske regulering af antallet på lagerkortet. I alle situationer vil der dog være lagerposteringer med antal købt eller solgt. Hvis et lagerkort er markeret med en kostpris, vil der blive genereret en lagertilgang/lagerafgang samt vareforbrug. Dette sker altså også på en vare som er markeret med status Ydelse, selvom denne ikke føres med en lagerværdi. Det der er vigtigt, hvis man bruger kostpris på ydelser er, at varetilgang og varefragang ikke føres på de konti, som medtages i den sum, som viser lagerværdien, idet summen af lagerkortene derved vil blive forskellig fra den finansielle værdi. ► Tilgang på lager Tilgang på lager opnås gennem Indkøb. Der oprettes en indkøbsordre og denne opdateres. Hvilken konto der bruges til debitering af varetilgang bestemmes på lagergruppe eller på kreditorgruppe. Under Opsætning / Systemopsætning / Kreditor / Bogfør efter bestemmes om varetilgang skal ske efter angivelse på kreditorgruppe eller efter angivelse på lagergruppe:
Kontonummeret fremgår af oplysningerne på gruppekortet:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 265
Som modpost til indkøbet ses først og fremmest Kreditorposteringen, som placeres på Kreditorgruppens samlekonto. De opnåede linierabatter ved indkøbet placeres i henhold til oplysninger på gruppekortet. Slutrabat (rabat som ikke kan henføres til de enkelte varelinier på indkøbet) samt pålagte gebyrer bogføres på konti som er bestemt af systemkonti. Disse sættes under menupunktet Opsætning / Opsætning / Systemkonti. ► Fragang på lager Fragang på lageret opnås gennem salgsordrer og samtidig med fragang, posteres også vareforbrug (udgiften til købet af de solgte varer). De to posteringer balancerer, idet lagerets værdi krediteres og driftskontoen for vareforbrug debiteres. Forbrugskontoen kan enten være bestemt af debitorgruppe eller lagergruppe:
Hvilken der skal bruges, bestemmes under menupunktet Opsætning / System-opsætning / Debitorer / Bogfør efter:
Men konto for vareafgang (altså den postering som nedskriver lager-værdien), bestemmes udelukkende på lagergruppekortet:
Vareafgang og Vareforbrug beregnes på grundlag af lagerkortets angivelse af kostpris (standardkostpris for varen). Hvis der ingen kostpris er (0,00) vil posteringen ikke finde sted.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 266
� Justering på lager Justering på lager kan være nødvendigt hvis: 1. Varens indkøbspris er ændret i forhold til tidligere indkøb 2. Lageroptælling afslører difference i antal på lager Når der indkøbes varer, vil dette automatisk ske til den standardkostpris, som findes på lagerkortet. Hvis varen har ændret kostpris, anføres den nye pris på indkøbslinien. Når indkøbet bogføres tilføres lagerkortet det indkøbte antal og lager-værdien opskrives med antallet ganget med lagerkortets standardpris. Prisdifferencen bogføres separat:
I eksemplet er der en standardkostpris på kr. 10,00 og der indkøbes yderligere 10 stk. til lager, men nu til en kostpris på kr. 20,00. Prisdifferencen bliver således i alt kr. 100,00 og lageret opskrives kun med den oprindelige pris. Det kontonummer prisdifferencen føres på, er en driftskonto som er bestemt af Lagergruppen:
Det er feltet ’Afvigelse’ som indeholder den driftskonto hvor indkøbs-differencen bogføres. Fordelen ved at prisdifferencen er bogført uden for lagerværdi er, at man ikke påvirker de varer som lå på lageret indkøbt til den gamle pris. Hvis de nyindkøbte 10 sælges uden at der har fundet lagerjustering sted, vil vareforbruget blive bogført med kr. 10,00 pr. stk. Herefter vil driften (vareforbrug + indkøbsdifference) være debiteret med i alt kr. 200 (svarende til kostprisen af de 10). Hvis der foretages en lagerjustering (på grund af årsregnskab eller som en løbende rutine gennem året), kan dette ske som en gennemsnitskostpris eller til seneste kostpris (nyanskaffelsesværdi). Dette vil umiddelbart give en fortjeneste, idet man har en lagerværdiforøgelse (man kan siges, at have tjent på indkøbet til den lave pris):
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 267
Efter bogføring af lagerværdiændringen ses følgende posteringer (sammen med de posteringer som opstod ved indkøbet):
Statuskontiene 5110 + 5130 (kr. 300) + den lagerværdi som fandtes i forvejen (kr. 100) = (400,00) er nu identisk med nyanskaffelsesværdien af de 20 stk. som er på lageret. I driften ses at vi har tjent 100,00 på grund af værdistigningen på lageret. Der er endnu ingen solgt af den pågældende vare, men nu sælger vi så alle 20 idet vi kun ser på de transaktioner, som vedrører lageret og vareforbruget:
Vareforbruget bogføres med den nye værdi som varen har, altså svarende til at hele lageret var indkøbt til den høje pris. Det som er interessant er, at udgiften til varen bliver korrekt, og det kan ses, når vi medregner de resterende poster som indgår i driften sammen med vareforbrug:
Idet prisdifferencen da varen var steget ved det næste indkøb blev debiteret med 100,00 og lagerjusteringen som opskrev beholdningen til nykøbsværdi krediterede 200,00. Alt i alt er der altså blevet debiteret kr. 300,00 som vareforbrug hvilket svarer til den faktiske omkostning (10 stk a’ 10,00 + 10 stk. a’ 20,00).
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 268
På status-siden ses lagerværdien også at opnå det rigtige resultat:
Det oprindelige varekøb på 10 stk. a’ 10,00 er ikke vist i posteringslisten, men ville have været på konto 5110. Saldoen på 5110 (for denne vare) vil så være kr. 200,00. Dertil kommer så lagerjusteringen på 200,00 altså en lagermæssig værdi for varen på i alt 400,00 (20 stk. a’ 20,00). På konto 5290 har vi så lagerafgang på 400,00 idet vi sælger alle 20 stk. og ny lagerværdi for varen altså 0,00. Konklusionen med hensyn til indkøbsdifference og lagerjustering er enkel: Ved at gennemse kontoen for indkøbsdifferencer, kan man konstatere om der er behov for lagerjustering af varer, som har ændret indkøbspris. Kontoen viser prisændringen, så den ikke bare forsvinder i glemselen, og man kan jo tage det når der er ledige stunder, eller én gang om måneden osv. På lagerkladde kan der bogføres ændringer til lagerantal. Disse ændringer genererer tilsvarende posteringer til lagerjustering. Til den årlige statusopgørelse benyttes lageroptællingskladden.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 269
Lageroptællingskladde Denne kladde benyttes, når der skal ske lageroptælling i WinKompas SQL. Inden der påbegyndes lageroptælling, vil det være hensigtsmæssigt at bogføre alle købs-fakturaer og salgsordrer, der er leveret, eller hvor varen er stillet til side, således at de ikke indgår i lageroptællingen. Brug af Lageroptællingskladde Fremgangsmåden ved lageroptælling er, at man kan foretage en afgrænsning af lageret og udskrive en optællingsliste. Når optælling har fundet sted, kan man indrapportere det optalte antal og få justeret lagerværdien derefter. Der kan også blot indtastes i kladdelinierne uden forudgående udvælgelse. Lageroptælling foretages fra menupunktet Kladder / Lageroptælling. • Vælg den optællingskladde du ønsker at arbejde i, ved at markere kladden og dobbelt
klikke eller klik på knappen ’Vælg’. Er der oprettet flere kreditorkladder, kan der bladres frem med piletasterne til den ønskede kladde. Hvis kreditorkladderne ikke er oprettet, skal disse oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’ og der vil fremkomme en indtastningsboks, hvori den nye kladde oprettes med et kladdenavn, og der klikkes på knappen Ok for at gemme.
• Når du har valgt optællingskladde der ønskes at arbejde i, fremkommer et skærmbillede med kladden, klar til indtastning af bilag:
• Afgræsningen foretages. Der kan afgrænses på enten Varenr., Gruppe, Lokation,
Placering (vareplacering), som ønskes med i lageroptælling. I felterne kan der søges med <F4> eller ved at klikke på knappen .
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 270
• I feltet ’Sortering’ har du mulighed for at vælge en sorteringstype der fremgår på lageroptællingslisten, efter varerne er hentet frem. Der kan søges i feltet med knappen
efter sorteringsform.
• I feltet ’Komprimér’ (Fjern forskel =0) markeres hvorvidt man ønsker om alle varer, hvor beholdningsforskellen er 0, dvs. at der ingen bevægelser er mellem optalt og beholdning(antal), skal medtages i optællingen. Bevægelserne medtages ved markering (med flueben).
• Under ’Hent varer’ har du følgende muligheder for markering: Sæt optalt til antal på lager – funktionen hænger sammen med knappen ’Hent varer’ og feltet ’Optalt d.’. Hvis man vælger denne funktion og indsætter dato for optællingsdagen i feltet ’Optalt d.’, og trykker på knappen ’Hent varer’, så bliver alle varerne overført til optællingskladden med deres nuværende lagerantal, således at der blot skal korrigeres for de varer, som differerer i forhold til nuværende lagerantal. En vare pr. lokation – hvis der bruges lokation i den daglige drift, vil denne funktion bevirke, at der bygges optællingslinier for hver lokation varerne findes på. Kun vare med negativ beholdning – tager kun varer der på opgørelses-tidspunktet har negativ beholdning på lageret. En linie pr. parametre – er der oprettet parametre på varen, vil vare optræde x-antal gange pr. parametre kombination på udskriften.
• Feltet ’Optalt d.’ skal udfyldes med en dato, før lageroptællings-kladden kan bogføres. Når feltet bliver udfyldt med en dato, så bliver felterne ’Beholdning(antal), Beholdnings-forskel og Værdiforskel opgjort pr. denne dato.
• I feltet ’Bogføring’ markeres (med flueben) såfremt man ønsker at der skal opdateres på Vareafgang og Varetilgang ved lageroptælling.
• Når man har foretaget afgrænsningen, og har afkrydset de funktioner man vil bruges, trykkes på knappen ’Hent varer’. Herved hentes de varer, som skal indgå i lageroptællingen.
• Herefter kan man udskrive en liste til brug for optælling i sammen rækkefølge, som varerne er vist i kladden. Der klikkes på knapfunktionen ’Udskriv optællingsliste’.
• Knapfunktionen ’Udskriv’ kan bl.a. benyttes såfremt man har oprettet egne selvdefinerede udskrifter, eller man ønsker en mere detaljeret udskrift af lager optællingskladden.
• Bogfør kladden ved at trykke på knappen ’Bogfør’. Bogføring kan ikke vælges, uden at udskrift af kladde har fundet sted.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 271
Felter i Lageroptællingskladden Optællingskladden indeholder flere felter/kolonner end der kan vises samtidig. Efterhånden som der indtastes data i felterne, ruller disse mod venstre, således at de skjulte felter kommer frem på skærmen.
Varenr. Her vises eller indtastes varenummer. Optalt Her indtastes den optalte mængde på varen. Enhed Her vises varens enhed. Det er ikke muligt at lave enhedskonvertering under lageroptælling. Beholdning(antal) Her vises varens lagerantal i forhold til datoen indtastet i "Optalt d." Beholdningsforskel Her vises forskellen mellem det optalte antal og beholdning(antal). Konvertering Her vises konverterings-enheden for varen. Hentes fra lagerkartoteket. Værdiforskel Beholdningsforskel ganget med varens kostpris giver værdiforskel. Denne værdi bruges til at korrigere lagersaldoen, når der vælges bogføring. Beskrivelse Varens beskrivelse. Kostpris Felt til at angive kostpris, såfremt den ikke skal være lagerkartotekets standardkostpris. Afdeling Her kan vælges den afdeling, som posteringen skal gælde. Bærer Her kan vælges den bærer, som posteringen skal gælde. Formål Her kan vælges det formål, som posteringen skal gælde. Projekt Her kan vælges det projekt, som posteringen skal gælde.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 272
Parameter 1 Er der oprettet parametre på den aktuelle vare (eks. Hvis varen sælges i flere forskellige varianter), kan der søges i feltet med <F4> eller ved at klikke på knappen . Udpeg den ønskede parameter og tast <Enter> for at overføre til kladdelinien. Parameter 2 Samme fremgangsmåde, som beskrevet i ’Parameter 1’. Bundlinierne
Lagerværdi Hele optællingskladdens lagerværdi før lageroptællingen Ny lagerværdi Hele optællingskladdens lagerværdi efter lageroptællingen. Ændringer Forskellen mellem Lagerværdi og Ny lagerværdi.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 273
Knapfunktioner i Lageroptællingskladden
Komprimer Funktionen bruges til at sammenlægge linier med optælling, hvor en vare er indtastet to gange med forskelligt antal. Denne vare bliver samlet til én linie.
Hvis dette felt er afmærket, så forsvinder alle varer, hvor der ingen bevægelser er mellem optalt og beholdning(antal).
Hent varer Denne funktion henter varer fra lageret til optællingskladden, ud fra de valgte afgrænsninger. Således slipper man for at indtaste varenummer selv. Dog er det muligt selv at tilføje flere varer manuelt til optællings-kladden.
Udskriv optællingsliste Med denne knapfunktion kan man udskrive en liste til brug for optælling i samme rækkefølge, som varerne er vist i kladden. Optællingslisten kan også vises på skærmen. Udskriv Denne udskrift viser den optalte mængde samt viser den nye lagerværdi. Bogfør Bogfører lageroptællingen på Lager og Finans på baggrund af optællingslinierne pr. optalt dato. Lageret bliver reguleret pr. vare og pr. lokation med en post med antal og beløb. Finansbogføringen bliver posteret med en post pr. lagergruppe. De benyttede konti i forbindelse med finansbogføringen findes under menupunktet Opsætning / Opsætning / Bogføringsgrupper / Lager-grupper, herunder Regulerings-kontoen, Varetilgangskonto og Vare-afgangskonto, disse konti vil blive brugt under bogføringen. Hvis kladden ønskes slettet uden bogføring, svares der ’NEJ’ til bogføring og ’JA’ til at slette kladden.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 274
Lagerudskrifter I menupunktet Udskrifter / Lagerudskrifter (eller tast <Alt+U+L>), er der som standard lagt en lang række fast definerede udskrifter.
På de udskrifter der er markeret med en piltast, henvises til at der er yderligere udskrifts-muligheder.
Generelt for disse udskrifter er, at de kan inden udskrivningen afgrænses på adskillige parametre. F.eks. kontointerval, datointerval, vælge sortering, printer og bakkevalg. På alle udskrifterne vil der være følgende udskrivningsmuligheder: Mail Udskriften kan sendes via e-mail i forskellige formater, dog skal feltet ’Send til E-mail’ være udfyldt med en mailadresse, førend knappen ’Mail’ gøres aktiv. Vis Viser udskriften på skærmen. Herfra kan der udskrives til printeren, ved at klikke på ikonet
, som sidder i toppen af ’Vis-vinduet’. Udskriv Udskriver direkte til den valgte printer. Annuller Annullere handlingen, og lukker menupunktet Lagerudskrifter ned.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 275
Eks. på en udskrift af Lager optællingsliste Ønsker du at få en udskrift af Lager optællingsliste, der viser disponible vareantal, reserveret og bestilt, samt kolonner for notering af optalt varer, foretages denne udskrift ved at klikke på Udskrifter / Lagerudskrifter / Kontrollister / Optælling. Herefter vil følgende printermenu fremkomme:
Der kan afgrænses på varenr., gruppering, kategori, toldposition, lokation og beholdning. Du kan vælge at få udskriften vist på skærm, udskrive direkte til printer eller sende udskriften via mail.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 276
Lagerkørsler I menupunktet Kørsler / Lagerkørsler (eller tast <Alt+E+L>) er der som standard lagt nogle faste kørsler. Her foretages kørsler som, justering af lagerværdi, opdatering af stykliste-produktion, justering af salgspriser og prislister samt intrastat eksport.
� Justér lagerværdi Lagerjusteringskørslen kan foretages så ofte som ønsket, på varer som har ændret indkøbspris, eller den kan køres generelt på hele lageret i forbindelse med årsafslutningen. Hvilket princip der vælges i forbindelse med årsafslutningen, er op til revisionen, som ud fra den gældende lovgivning om årsregnskab, har valgt at bruge nogle bestemte principper. Disse kan f.eks. være, at lageret ultimo opgøres til nyanskaffelsespris, eller at lageret opgøres til gennemsnits-kostpris. Der dannes finansposteringer i forbindelse med en lagerjustering, og der dannes posteringslinier i lagermodulet på justeringerne. Feltet 'Kostpris' samt feltet 'Værdi' i lagerkartoteket korrigeres efter en lagerjusteringskørsel. Lagerjusteringer foretages fra menupunktet Kørsler / Lagerkørsler / Justér lagerværdi:
Felter i skærmbilledet ’Justér Lagerværdi’ er beskrevet i den interne manual (F1). • Der kan afgrænses på en enkelt eller flere varenumre. Eller der kan afgrænses på
varegrupper.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 277
• Ved ’Status’ angives om det er Varenummer eller Stykliste, der skal foretages justering på.
• I feltet ’Til Dato’ indtastes den dato som justeringskørslen skal bogføres på.
• I felterne ’Opdater finans’ og ’Opdater salgspriser’ markeres om disse skal opdateres ved bogføring af lagerjusteringerne. Feltet skal være markeret (med flueben) før der opdateres.
• Efter afgrænsningen er foretaget, trykkes på knappen 'Hent', og de omhandlede
varenumre listes frem i reguleringskladden. • Ved ’Udfyld ny kostpris’ markeres en af følgende muligheder:
Procenttillæg - Her kan angives en procentsats, som feltet 'Kostpris' i lagerkartoteket skal op- eller nedskrives. Ved nedskrivning angives minus foran procentsatsen. Først ind Først ud – beregner feltet ’Værdi’ i Lagerkartoteket. Ved bogføring af lagerreguleringskladden, vil feltet ’Kostpris’ og ’Værdi’ under Lagerkartoteket vise den nye kostpris og værdi. Sidste indkøbspris – beregner lagerværdien ud fra den sidst benyttede kostpris. Gennemsnitspris – beregner kostprisen for en stykliste, ud fra kostprisen af de medgående varer. Til feltet ’Gennemsnitspris’, fremkommer et ekstra felt hvori der angives det maksimale antal poster som skal medtages i kørslen, d.v.s. hvor mange indkøbsposter den skal tælle tilbage fra og medtage.
• Efter markering af ’Udfyld ny kostpris’ klikkes på knappen ’Udfyld’, herved beregnes og udfyldes felterne for Ny kostpris, Ny værdi og Ændring.
• Når beregningen er foretaget, vises de nye lagerværdier i feltet ’Ny værdi’ i reguleringskladden nederst del af skærmen:
• Klik på knappen ’Udskriv’ for at udskrive reguleringskladden for kontrol, inden den
bogføres. • Reguleringskladden bogføres med knappen ’Bogfør’, og de nye kostpriser og
lagerværdier opdateres.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 278
� Styklisteproduktion Denne kørsel opretter en beholdning på selve styklisten. Det vil sige, at der overføres enheder (beholdning) fra de underliggende varer, der indgår i styklisten. Herefter er det muligt at sælge styklisten. Inden styklisteproduktionen kan foretages, skal styklisten være oprettet som en vare i Lagerkartoteket, hvor status sættes til Stykliste. Dernæst skal der angives på styklisten hvilke vare, der skal indgå i denne stykliste, dette sker også i lagerkartoteket. Kørslen foretages fra menupunktet Kørsler / Lagerkørsler / Stykliste-produktion:
Dan styklisteproduktion Felter i skærmbilledet ’Styklisteproduktion’ er beskrevet i den interne manual (F1). • Hent styklisten ved at indtaste varenr. i feltet ’Varenr.’. Der kan søges med <F4> eller
<Alt+PilNed> i feltet for at kalde listen over varenumre.
• Der kan evt. angives en lokation, hvor styklisten skal placeres.
• I feltet ’Produktionsantal’ angives hvor mange enheder, styklisteproduktionen skal danne.
• Klik herefter på knappen ’Hent’, så de varer der indgår i styklisten, bliver overført til styklistelinierne.
• Klik på knappen ’Udfyld’ og det angivne produktionsantal bliver overført til stykliste-linierne - beregning af styklistebehovet. Dette er dog kun en simulering. Der beregnes totalt forbrug samt kost- og salgspriser. ’Procenttillæg’ - hvis styklistebehovet ønskes opskrevet med en procentsats, f.eks. for at tage højde for spild, angives der en procentsats.
• Klik herefter på knappen ’Udfyld’ og feltet 'Kostbeløb' på styklistelinierne vil da blive incl. dette spild.
• For at få bogført styklisteproduktionen skal der klikkes på knappen ’Bogfør’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 279
Efter bogføring vil beholdningen på selve styklisten blive opskrevet og beholdningerne på de varer, der indgår i styklisten, vil blive nedskrevet. Bilagsserien, der skal benyttes til styklisteproduktionen, er angivet med en kilde i menupunktet Opsætning / Systemopsætning / Lager / vælg punktet Produktion. Vær opmærksom på, at kostprisen på selve styklisten ikke bliver opdateret ved bogføring af Styklisteproduktionen. Kostprisen skal angives manuelt eller allerbedst i kørslen ’Justér lagerværdi’ med markering i funktionen 'Styklisteværdi', vil kunne danne kostprisen ud fra kostpriserne på de medgående varer, så man ikke er nødt til at beregne det manuelt. � Justér Salgspriser Salgsprisjustering kan foretages så ofte som ønsket. Årsagen til pris-justering er som oftest, at indkøbsprisen er ændret, eller som et led i den almindelige prisudvikling på markedet. Der er to muligheder for justering af salgspriser:
• Justering af salgspriser på Prislister tilknyttet varekartoteket. • Justering af salgspris på varekartoteket. (Standardsalgsprisen).
Justering af salgspriser/prislister foretages fra menupunktet Kørsler / Lagerkørsler / Justér salgspriser:
Fremgangsmåden for kørslen samt feltbeskrivelse, kan du læse om i den interne manual (F1).
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 280
� Justér Prislister Gennem ’Juster Prislister’ opnås en nemmere vedligeholdelse af de prislistehenvisninger, som fremgår af lagerkartoteket for de enkelte varer. Der opnås samtidig et større overblik, end tilfældet vil være, hvis man opdaterer prislisterne direkte på lagerkartoteket. Justér Prislister anvendes til 3 formål:
• At tilknytte et udvalg af varer til en prisliste. • At fjerne et udvalg af varer fra prislisten. • At foretage ændring af gyldighedsperiode, antal, enhed og/eller valutakode på
prislistelinierne Justering af prislister foretages fra menupunktet Kørsler / Lagerkørsler / Justér Prisliste:
Fremgangsmåden ved tilknytning af varer til prislisten og fjernelse af varer fra prislisten, samt beskrivelse af felterne, er beskrevet i den interne manual (F1).
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 281
� Intrastat eksport Til opfyldelse af statistikkravene om samhandel mellem EU-landene kan der genereres ’Intrastat’, som kan afleveres på diskette eller via mail til ’Danmarks Statistik’. Til brug for Told- & Skats krav om information kan der desuden udskrives ’Listesystem’. Udskrifterne findes under Lagerudskrifter / Intrastat / Intrastat-posteringer samt under Debitorudskrifter / Told & Skatteliste. Generering af intrastat statistik som diskfile sker under menupunktet Kørsler / Lagerkørsler / Intrastat eksport:
Fremgangsmåden for Intrastat rapportering er beskrevet i den interne manual (F1).
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 282
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 283
PROJEKT Kapitlet om Projektstyring indeholder følgende menupunkter, som ses ved at klikke på Projekt i Outlook Baren:
Projekt indeholder projektkartotek, hvori projekter oprettes og vedligeholdes. Medarbejder bruges til at oprette og vedligeholde medarbejdere som bl.a. bruges til tidsregistreringer i projektet. Projektkladde benyttes til indtastning af forbrug, og selve tidsregistreringen på projekterne.
For at få adgang til Projektmodulet, skal du under menupunktet Opsætning / Systemopsætningen / Projekt / vælg derefter punktet ’Benyt udvidet projektstyring’, svarer 'Ja' til at bruge projektstyring, og derefter genstarte WinKompas SQL.
Projektkartotek Projektkartoteket bruges til at registrere det faktiske materialeforbrug, samt den faktiske tidsforbrug på de aktuelle sager. Dette giver således et hurtigt og nemt overblik over projekternes økonomiske status, samt overblik over evt. åbne ordre og indkøb. I forbindelse med projektmodulet, kan følgende foretages:
• Indtastning af forbrug, direkte på sagen eller via sagskladden. • Mulighed for at lave tidsregistreringer på medarbejderne. • Direkte fakturering af forbrugt tid og materialer fra projektmodulet. • Mulighed for at flere forkalkulationer pr. projekt. • Budgetopfølgning og efterkalkulation. • Avanceret statistikoversigt på projekterne, i 3 selvvalgte niveauer, med delresultater. • Registrering af faktisk forbrug, samt udfaktureringstid i timer, minutter eller en selvvalgt
enhedsfaktor.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 284
Projektkartoteket findes under menupunktet Kartoteker / Projekt / vælg Projekt, eller tast <Alt+K+P+P>:
Opret et projekt I dette afsnit beskrives forledes man opretter et projekt i Projektkartoteket. I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om redigering og sletning af et projekt. Åben Projektkartoteket ved at klikke på Kartoteker / Projekt / vælg Projekt, eller tast <Alt+K+P+P>, hvorefter Projektkartoteket åbnes. • Tast <Ctrl+N> for at oprettet et projekt/kartotekskort. Du har også mulighed for at taste
<Alt+R+O> eller tast <F7> for opret.
• Indtast dernæst et projektnummer. Såfremt det ønskes, kan systemet opsættes til automatisk at indsætte et projektnummer ved oprettelsen. Dette angives i menupunktet Opsætning / Systemopsætning / Projekt / Kilde.
• Dernæst indtastes et valgfrit projektnavn.
• I feltet ’Kundenr.’, kan debitoren hentes frem. Ved at klikke på eller tast <F4> i feltet, kan der søges efter debitor.
• De øvrige debitoroplysninger overføres automatisk, når kundenummer hentes frem. Debitoroplysningerne hentes fra Debitorkartoteket. Der kan tilføjes eller ændres i debitoroplysningerne.
• De valgfrie felter kan frit benyttes til egne formål. Teksterne kan ændres under menupunktet Værktøj / Sprogtilpasninger.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 285
• Under fanebladet ’Diverse’ udfyldes der evt. en fast pris. Denne er kun til internt oplysning, der er ikke noget tjek på om projektet overskrider det indtastede.
• Fanebladet ’Budget’ benyttes til at lave et budget på de forskellige bærer, så der senere kan laves en efterkalkulation med det faktiske forbrug.
• ’Under projekter’ bruges til at tilkoble yderligere projekter, som skal faktureres til samme kunde, eller hvis hovedprojekter er stort og uoverskuelige, kan disse splittes op i mindre projekter, og så samles på ét projekt.
• Ved at klikke på fanebladet ’Projektlinier’, har du her mulighed for at redigere indtastede tidsregistreringer eller oprette nye.
• På fanebladet ’Forkalkulation’ kan man oprette alle de forskellige kombinationer af forkalkulationer, som man måtte ønske, for til sidst at overføre den valgte kalkulation til budgetsiden.
Efter endt indtastning gemmes projektet med <Ctrl+S> og <Ctrl+F4> for at afslutte eller <Ctrl+N> for at gemme og fortsætte med nye projekt-oprettelser. Funktioner der kan bruges i Projektkartoteket: Når Projektkartoteket er åbnet, kan man ved at klikke på knappen på værktøjslinien, fremkalde listen over de funktionstaster, der kan benyttes i projektkartoteket.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 286
Faneblade i Projektkartoteket Informationerne om de enkelte projekter er opdelt på 6 skærmbilleder med hvert sit faneblad: Fanebladet Stamdata Under fanebladet ’Stamdata’ findes projektets stamdata.
Projektnr. Under Opsætning / Systemopsætning / Projekt / Kilde kan du sætte systemet op til, at hente et fortløbende nr. til projektet. Hvis ikke du benytter denne mulighed, skal du selv indtaste det ønskede nr. Projektnavn Her kan der indtastes en tekst på max. 255 karakterer, som kort indikerer projektet. Kundenr. Indtast kundens kontonr. eller find denne ved at klikke på knappen . Du behøver dog ikke at indtaste et kundenr., hvis du evt. ønsker at registrere timer, som ikke er relateret til en bestemt kunde, men som alligevel skal ajourføres i systemet. Navn Kundens navn bliver automatisk overført når du henter kunden frem. Adresse 1, 2, 3 Adressen på kunden. Postnr. Postnr. I den by kunden bor. Indtaster du et postnr. Som endnu ikke er oprettet i systemet, vil den spørge om dette skal oprettes. By Byen hentes automatisk når postnr.-feltet forlades. Land Bor kunden i et andet land end Danmark, kan du skrive dette her.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 287
Attention Er der tilknyttet en bestemt kontaktperson kan du skrive navnet på denne her, eller hentet en af de kontaktpersoner, som du har oprettet på kunden fra debitorkartoteket af. Dette gøres ved at klikke på knappen . Telefon Telefonnummeret på kunden. Fax Fax nummeret på kunden Mobiltlf. Kundens mobiltelefonnr. Valgfrie felter Har du brug for ekstra oplysninger i forbindelse med oprettelse af projekter, kan du benytte disse 4 yderligere felter til dette. Du kan ændre teksterne til noget mere sigende, under menupunktet Værktøj / Sprogtilpasninger. Fanebladet Diverse Under fanebladet ’Diverse’ vises projektdata, såsom Fast pris samt korrektionsdata.
Fast pris Har du aftalt en fast pris med kunden, kan denne pris indtastes her. Vær dog opmærksom på, at der ikke er nogen kontrol af, om projektet overstiger denne pris. Start dato Bliver automatisk sat til systemdatoen. Dette behøver dog ikke at være den dag projektet rent faktisk påbegyndes, hvorfor det ville være klogt at ændre denne. Det har dog ikke nogen praktisk betydning for projektet. Slut dato Fortæller hvornår projektet slutter eller burde slutte. Du kan stadig registrere på sagen efter denne dato.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 288
Status Indukerer om der kan ajourføres linier på projektet eller ej:
Åben – Projektet kan ajourføres med alle former for registreringer. Spærret – Opstår der situationer, hvor der f.eks. i en periode ikke må tilføres nye belastninger på et projekt kan denne spærres. Når du så tillader at der kommer nye registreringer på projektet kan denne igen åbnes. Lukket – Når projektet er helt færdigt. Der er ikke mere der skal lægges på projektet, og alt er udfaktureret, så kan du lukke for projektet. Når du har lukket
Korrektioner Her vil systemet vise oplysninger om, hvilken bruger der har oprettet projektet, og hvornår samt hvilken dato der sidst er lavet ændringer og hvilken bruger der har foretaget rettelsen. Notat Her kan du indtaste et notat til det pågældende projekt. Fanebladet Budget Under fanebladet ’Budget’ kan du sammenholde et budget med det faktiske forbrug.
Når du skal lave et budget, kan du enten bruge fanebladet ’Forkalkulation’, eller du kan indtaste en linie for hver af de bærer der er oprettet i systemet. Der kan kun indtastes den samme bærer én gang, og listen vil derfor blive reduceret for hver budgetlinier der indtastes. Du har mulighed for at lave et budget både med forventet antal og beløb. Der er også følgende knapfunktioner der kan benyttes under fanebladet Budget: Hent alle bærer – Har du mange bærer oprettet i systemet, og du skal have en værdi på de fleste typer, kan du benytte denne knap til at hente alle bærer på én gang. Nu kan du så indtaste på de linier du skal bruge, og slette resten ved at markere linien og trykke på <Del>.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 289
Hent faktiske data – Når du vil have en oversigt over, hvordan projektet ser ud, kan du klikke på denne knap, og systemet vil hente de faktiske data, som er registreret på dette projekt. Her vil den så beregne en difference i beløb og i antal. Kopier budget – Hvis du allerede har lavet et projekt, der minder om det du er i gang med, kan du kopiere budgettet fra dette andet projekt.
Indtast nummeret for det projekt du vil kopiere fra, eller klik på og få en oversigt over alle projekter. Herefter kan du så tilpasse linierne til det aktuelle projekt.
Posteringer – Når du står på en af budgetlinierne, kan klikke på denne knap, som så viser en oversigt over, hvilke steder denne aktuelle bærer optræder. Dette kan bl.a. bruges til uddybende forklaring på, hvorfor sagen gik godt/dårligt i henhold til det budgetterede. Fanebladet Under projekter Under fanebladet ’Under projekter’ kan du tilknytte ekstra projekter til hovedprojektet. Dette kan evt. benyttes til at gøre et projekt mere overskuelige, eller hvis der kommer et tillægs-projekt til et allerede startet projekt, så kan dette kobles på som et underprojekt. Den daglige registrering foregår således på det aktuelle underprojekt, men alle budgettal, faktisk forbrug og udfaktureringer bliver summeret sammen på hovedprojektet, så du der kan se det samlede resultat.
Tilføj – Du kan tilføje alle de underprojekter du har lyst til, dog vil et underprojekt kun kunne tildeles til ét projekt ad gangen. Når et projekt er tilknyttet et andet projekt, kan dette ikke længere vælges under knappen ’Tilføj’. Rediger – Denne knap giver mulighed for at redigere i notatet på underprojektet. Slet – Har du fået tilknyttet et underprojekt, som ikke skulle have været der, kan du markere underprojektet, og klikke på knappen ’Slet’. Du kan ikke slette et underprojekt, når der er lavet posteringer på dette. Åben – Når du markøren står på et underprojekt, kan du springe til dette projekt ved at klikke på knappen ’Åben’. Nu kan du så arbejde videre på dette underprojekt.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 290
Fanebladet Projektlinier Under fanebladet ’Projektlinier’ kan du tilføje, redigere og slette projektlinier (registrering af tidsforbrug). Det er ligeledes her du kan overføre linier til fakturering og arkiv.
Der er følgende knapfunktioner der kan benyttes under fanebladet Projekt-linier: Tilføj – Du kan tilføje en tidsregistrering på projektet direkte når du har projektet fremme på skærmen:
Ordrenummer – Hvis du på forhånd ved, hvilken ordre denne registering tilhører (forudsætter at du kører med faste ordrer) kan du tilføre dette nummer her. Varenummer – Her indtastes det varenr. der skal benyttes, såfremt registreringen skal
viderefaktureres. Du kan vælge varenr. ved klikke på . Medarbejder – Er der en bestemt medarbejder, der skal knyttes til denne registrering, kan du indtaste denne her. Dato – Når du tilføjer en ny projektlinier, vil datoen automatisk blive udfyldt med systemdatoen. Start tid – Starttiden vil ligeledes blive udfyldt med den aktuelle dato og tid lige nu og her. Det er denne linier der bliver brugt til beregning af antallet i faktisk forbrug og forslag til faktureringsantallet. I både datoen og klokken kan du trykke på ’S’ for at få feltet udfyldt med den aktuelle dato og tid.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 291
Stop tid – Når du indtaster i dette felt vil systemet beregne det faktiske forbrug og kopiere dette til feltet ’Antal til ordren’. Det er denne linier der bliver brugt til beregning af antallet i faktisk forbrug og forslag til faktureringsantallet. I både datoen og klokken kan du trykke på ’S’ for at få feltet udfyldt med den aktuelle dato og tid. Brugt tid [Minutter] – Når du har stoppet tiden, vil systemet beregne den faktiske tid som ligger imellem start og slut. Hvis du retter i antallet her, vil stoptiden blive genberegnet, så den passer overens med antallet. Antal til ordren – Dette felt indeholder det antal, som evt. bliver brugt til fakturering af den aktuelle projektlinie. Antallet bliver automatisk sat til det samme som den først beregnede ’Faktiske antal’, men det kan ændres. Kostpris – Når du henter en varer frem, vil kostprisen automatisk blive overført fra lageret. Selv om du ikke har brugt et varenr. vil vi anbefale at denne kostpris bliver udfyldt, da det er denne pris, som bliver brugt til beregning af faktisk forbrug i kr. Jo mere præcis denne kostpris er, jo mere korrekt bliver den endelige efterkalkulation også. Salgspris – Denne pris bliver ligeledes overført fra lageret når du henter et varenr. frem. Det er denne pris der bliver brugt i forbindelse med fakturering af disse aktuelle projektlinier via ordremodulet. Fakturerbar – Dette er kun et statistikfelt, om den aktuelle projektlinie er fakturerbar eller ej. Det kan f.eks. være at der er linier, som ikke skal medtages på en ordre, men de skal stadig registreres for at give et korrekt billede af den tid der er brugt på projektet.
Afdeling – Hører denne projektlinier til en afdeling.
Bærer – Hvilken art/bærer skal denne projektlinie belaste.
Formål – Skal der tilknyttes et formål til denne linie?
Notat – Indtast evt. en kort beskrivelse af det udførte arbejde. Rediger Hvis du ikke har fuldført en registrering, kan du redigere denne, og så her indtaste de manglende oplysninger. Slet Har du fået lavet en linie, som alligevel ikke skal bruges, kan du markere denne, og klikke på knappen ’Slet’. Opdater projektlinier Så længe projektlinierne ligger synlig i projektlinielisten, kan du gøre ved dem, hvad du måtte ønske, men når du har tilpasset en linie og ikke ønsker at der skal ’pilles’ ved denne igen, så kan du klikke på knappen ”Opdater projektlinier”. Hertil fremkommer følgende spørgsmål:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 292
Nej – svares der ’Nej’, vil annulleres handlingen.
Ja – alle linier der er udfyldt korrekt, vil blive lagt i arkiv, så der ikke længere kan redigere eller slette dem. De linier hvorpå der er et gyldigt ordrenr. og et varenr., vil blive lagt over i ordremodulet, så linierne er klar til at blive faktureret.
Bemærk: Linier der bliver lagt i arkiv, skal have udfyldt start- og slut-tidspunktet. Arkiv Når du har opdateret projektlinierne, kan du finde dem igen under arkiv knappen. Her kan du kun kigge på linierne, men du kan ikke ’pille’ ved dem, da det er arkiveret. For at komme ud af arkivfunktionen, skal du klikke på knappen ’Arkiv’ igen. Fanebladet Forkalkulation Under fanebladet ’Forkalkulation’ kan du lave alle de forkalkulationer, med de forskellige kombinationsmuligheder der måtte forekomme ved f.eks. et bestillingsarbejde. Hvad forventer du at det vil koste, at udføre et bestemt arbejde med den ene eller den anden medarbejder?
Der er følgende knapfunktioner der kan benyttes under fanebladet Forkalkulation: Tilføj Klik på denne knap for at tilføje en ny kalkulation.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 293
Rediger Du kan til en hver tid gå ind og redigere en forkalkulation. Alle tal i forkalkulationen bliver opdateret når du gemmer igen. Slet Skal du ikke længere bruge en kalkulation, kan du slette denne. Kopiér Har du først oprettet en forkalkulation, og du skal lave en næsten magen til, kan du kopiere den kalkulation, hvorpå markøren står.
Indtast blot det nye navn. Og der bliver lavet en kopi af alle linier. Nu kan du i ro og mag tilpasse denne nye kalkulation med de få ændringer, der måtte være.
Kopiér til budget Når kunden på et tidspunkt accepterer et tilbud, som du evt. har lavet på baggrund af en forkalkulation, kan du finde denne kalkulation frem, og overføre dette til dit budget. Her vil den først slette et evt. allerede indtastet budget, og så samler den alle de bærer, som er ens og overfører et samlet budgettal i kr. og antal. � Opret ny kalkulation Når projektet er oprettet, har du mulighed for at oprette kalkulationer, dette gøres ved at klikke på knappen ’Tilføj’ under fanebladet ’Forkalkulation’, derefter fremkommer følgende skærmbillede:
Navn Indtast det navn / tekst på den kalkulation, som du vil oprette. Her kan du bruge op til 30 karakterer.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 294
Notat Indtast evt. en lille forklaring til, hvis der evt. er noget specielt i forbindelse med de efterfølgende linier. Forudsætter priserne et eller andet? Der er taget forbehold for… osv. Hent alle bærer Du kan klikke på denne knap og få overført alle de bærer, som du har oprettet i systemet. Dette er kun en fordel, såfremt du normalt skal benytte alle bærer til en forkalkulation. Du kan selvfølgelig slette linierne igen. Del total Har du brug for at lave mellemresultatet (deltotaler) kan du med fordel benytte denne knap. Deltotaler bliver vist med en anden farve og laver en sammentælling af alle de ovenstående linier, fra forrige deltotal.
Du kan benytte den samme bærer op til flere gange, når du vil lave en forkalkulation, for netop at kunne udpensle kalkulationen, så du får et bedre overblik. Når du gemmer Forkalkulationen vil den totale kost- og salgspris blive beregnet, og vist på kalkulationslinierne. Der gemmes med knappen ’Gem’. Vær opmærksom på at du ikke skal benytte antal på de linier hvor du ikke ønsker at den skal tælle antallet med i den samlede total. Normalt vil det kun være på arbejdstimerne du vil benytte antallet, så du senere vil kunne lave en opfølgning på det faktiske forbrug. Her vil det ikke være interessant at få de ovenstående 2 vinduer med i budgettet!
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 295
Knapfunktioner i Projektkartoteket Der er følgende funktionsknapper i projektkartotekets lokalmenu:
Liste Ved klik på knappen ’Liste’, hentes en liste frem med alle oprettede projekter.
På listningen kan der oprettes søgninger. Dette gøres ved at fremkalde søgefunktionen med <Ctrl+F>:
Med søgefunktionen kan der oprettes og gemmes forskellige søgninger, som afgrænser listningen, og bestemmer sorteringsrækkefølgen. Der kan f.eks. listes bestemte valgfrie felter m.m..
Saldo Med knapfunktionen ’Saldo’ har du her mulighed for at få vist en saldo-balance på skærmen, for den angivne periode.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 296
Feltet ’Uden nulkonti’ er afgørende for, hvordan man ønsker visningen af saldobalancen:
Markering af feltet – saldobalancen vises kun med overskriftskonti, og med den samlede saldo for overskriftskontoen.
Afmarkering af feltet – viser saldobalancen med alle finanskonti, uanset om der er saldo på kontiene.
Det er muligt at få saldobalancen udskrevet til printer, ved at bruge knappen ’Kopier til udklipsholder’, når saldobalancen vises på skærmen. Udskriv Under menupunktet Værktøj / Udskriftsstyring / Projekt, kan der oprettes selvdefinerede udskrifter, hvor det så er muligt at hente disse frem under denne knapfunktion. I den interne manual (F1) vil der være beskrivelse, hvordan man opretter en ’Brugerdefineret udskrift’, denne beskrivelsen kan hentes frem, når du står i menupunktet Værktøj / Udskriftsstyring. Posteringer Ved klik på knappen ’Posteringer’ er der mulighed for at få en detaljeret oversigt over alle projektposteringer. Den detaljerede posteringsoversigt kan vises med projekt-, finans-, og lagerlinier. Der klikkes på fanebladet for den ønskede visning. I eksemplet er der valgt fanebladet ’Finans’ for visning af finanslinier:
Ønskes posteringsoversigten udskrevet til printer, kan linierne for projekt, finans eller lager kopieres til Excel og derfra udskrives til printer. Opret ny ordre Når der er oprettet projektlinier på en kunde, kan du overføre linierne til fakturering med knapfunktionen ’Opret ny ordre’. Ved at klikke på knapfunktionen vil systemet automatisk hente Salgsordre-kartoteket frem med den angivne kunde fra projektkartoteket, samt angive nyt ordrenummer.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 297
For at kunne overføre aktuelle linier til en ordre, skal du stå på projektlinierne og have markeret de linier, som skal overføres. Herefter vil følgende meddelelse fremkomme, som skal besvares:
Ja – de oprettede projektlinier fra Projektkartoteket overføres til Salgsordrelinierne, hvorefter der kan udfaktureres.
Nej – projektlinierne vil ikke blive overført til Salgsordrelinierne. Det er dog muligt at foretage en salgsordrefakturering på kunden, hvor man manuelt indtaster ordrelinierne.
Opret nyt indkøb Knapfunktionen ’Opret nyt indkøb’ henter Indkøbskartoteket frem til brug ved oprettelse af ny indkøbsordre på det aktuelle projekt, og overføre automatisk de dimensioner, der er oprettet på projektet. Når kreditor hentes frem i Indkøbskartoteket, vil systemet automatisk indsætte projektnr. under fanebladet ’Indkøbsdata’, dette bevirker at du ikke selv skal huske, hvem du skal bestille til. Ligeledes vil kundens oplysninger bliver lagt over på leveringsoplysningerne, så varerne evt. kan leveres direkte til kundens bopæl. Statistik Med knapfunktionen ’Statistik’ har du mulighed for at få vist statistik over hvorledes arbejdet fordeler sig på den enkelte medarbejder, ud fra en given periode. Ved at klikke på knapfunktionen ’Statistik’ på et udvalgt projekt, har du mulighed for at vælge den ønskede afgrænsning, og når afgrænsningen er foretaget, klikkes på knappen ’Hent’, som henter alle de aktuelle projekter inden for den angivne afgrænsning:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 298
Felter og funktionsmuligheder er beskrevet i den interne manual (F1). Diverse Med denne knapfunktion er det muligt at starte andre eksterne programmer op, f.eks. hvis der er behov for et specielt udvidet database, hvilket ikke kan programmeres i WinKompas SQL. Denne specielt programmerede database, ville kunne lægges ind i WinKompas SQL, og hentes frem med knapfunktionen ’Diverse’. I den interne manual (F1) vil der være en mere uddybende forklaring omkring funktionens muligheder.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 299
Felter på projektlinien
Der findes felter skjult i højre side af projektlinien, disse vil fremkomme ved at klikke nogle gange på knappen . Det er muligt at flytte rundt på felterne, efter eget ønske.
Klik på feltet, f.eks. på Kontonr., og der vil komme en oversigt over de felter der er markeret til visning (fra ’Felter til visning’). Udpeg det ønskede felt, som indsættes i stedet for ’Kontonr.’, dog vil ordrelinien udvides, så der er plads til feltet ’Kontonr.’.
Ved at højreklikke på musen, har du her mulighed for at hente listen frem med ’Felter til visning’.
Her kan du markere (med flueben) de felter som skal vises på ordrelinierne.
Brug piletasterne eller scrollebaren.
Knappen markere alle felter på én gang, og alle felterne vil blive vist på ordrelinien, ellers skal du manuelt markere de felter der ønskes vist.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 300
Medarbejder kartotek Medarbejderkartoteket benyttes til at oprette og vedligeholde dine medarbejdere, som du vil bruge i forbindelse med projektstyring. Det er ligeledes her du opdaterer standardpriserne på medarbejderne. Medarbejderkartoteket findes under menupunktet Kartoteker / Projekt / vælg derefter Medarbejder, eller tast <Alt+K+P+M>:
Opret medarbejder (projekt) I dette afsnit beskrives forledes man opretter et projekt i Projektkartoteket. I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om redigering og sletning af et projekt.. Åben Projektkartoteket ved at klikke på Kartoteker / Projekt / vælg Projekt, eller tast <Alt+K+P+P>, hvorefter du har følgende muligheder for at oprette ny projekt /kartotekskort: • Vælg menuen Rediger ved at højreklikke med musen, og vælg funktionen Opret,
eller tryk på <Ctrl+N> eller tast <Alt+R+O> eller tast <F7>.
• Indtast et medarbejdernummer eller initialerne på medarbejderen.
• Dernæst udfyldes de relevante stamdata-oplysninger på medarbejderen. Felterne er beskrevet i afsnittet om Faneblade i Medarbejder-kartoteket / fanebladet Stamdata.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 301
• I feltet ’Postnr.’ kan der søges efter postnummer ved at klikke på . Udpeg postnr. fra listen og tast <Enter> for at overføre til feltet.
• Under fanebladet ’Priser’ kan der evt. oprettes en fast pris eller forskellige priser, der skal tilknyttes til de forskellige bærer, som virksomheden ønsker at lave statistik på. Priser oprettes med knappen ’Tilføj’.
• Gem oprettelsen af medarbejderen med <Ctrl+S>, eller tast <Ctrl+F4> for at gemme og lukke medarbejderkartoteket.
• Skal du fortsætte med at oprette nye medarbejdere, kan du taste <Ctrl+N> for at gemme og fortsætte med nye oprettelser.
Funktioner til brug i Medarbejderkartoteket: Når Medarbejderkartoteket er åbnet, kan man ved at klikke på knappen på værktøjslinien, fremkalde listen over de funktionstaster, der kan benyttes i medarbejderkartoteket.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 302
Faneblade i Medarbejderkartoteket Informationerne om de enkelte projekter er opdelt på 2 skærmbilleder med hvert sit faneblad: Fanebladet Stamdata Under fanebladet ’Stamdata’ oprettes / findes medarbejderens stamdata.
Medarbejder Her skal du indtaste det medarbejder-nummer, som denne er tildelt. Her kan du vælge et nummer eller evt. initialerne på medarbejderen. Titel Her kan angives hvilken titel medarbejderen har. Navn Her angives medarbejderens navn (hele navnet). Gade Medarbejderens adresse Postnummer Postnr. hvor medarbejderen bor. Indtaster du et postnummer som ikke findes i WinKompas SQL, vil systemet spørge om denne skal oprettes. By Når du har indtastet et postnummer, vil byen automatisk blive opdateret. Land Hvis medarbejderen ikke er bosat i Danmark, kan du her indtaste dennes hjemland.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 303
E-mail Medarbejderens e-mail adresse. Har du indtastet en e-mail i dette felt, kan du dobbeltklikke på musen i feltet, hvorefter du kan skrive og sende en mail til denne adresse. Afdeling Skal udfyldes hvis medarbejderen tilhører en bestemt afdeling, der skal benyttes på alle registreringer, som foretages når denne medarbejder benyttes. Uanset om afdelingen indtastes eller ej, vil du under den daglige registrering kunne indtaste/ændre på denne afdeling. Telefon (hjemme) Oplysning om medarbejderens private telefonnummer. Mobiltelefon Oplysning om medarbejderens mobiltelefonnummer. Personsøger Såfremt medarbejderen har personsøger, kan dette nummer indtastes her. Notat Hvis der er en speciel bemærkning om medarbejderen, kan denne indtastes her. Det er kun en intern oplysning, og kommer ikke med ud på diverse udskrifter. Fanebladet Priser Når der skal registreres timer på et projekt, hvor man ønsker at benytte en medarbejder, vil det være en fordel, at man automatisk får systemet til at foreslå den korrekte kostpris, som det har kostet virksomheden at have denne medarbejder til at udføre det pågældende arbejde. Til dette formål kan du på hver medarbejder tilføje alle de forskellige priser, som denne kan foretage i tilknytning til de forskellige bærer, som virksomheden ønsker at lave statistik på.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 304
I det følgende beskrives de funktionsmuligheder der er under fanebladet Priser: Tilføj Når du vil tilføje nye standardpriser for medarbejderen kan du trykke på knappen ’Tilføj’. Herefter vil følgende indtastningsbillede fremkomme:
Bærer – Her skal du vælge den bærer, som skal have tilføjet nogle standard priser. Ved at
klikke på knappen kan du få en oversigt over alle de bærer, som endnu ikke er tilføjet på medarbejderen. Der er kun mulighed for at tilknytte den samme bærer én gang. Varenummer – Indtast det varenummer som evt. senere skal benyttes til udfakturering, når du vil lave en faktura/opgørelse til kunden. Når varenummeret hentes, vil kost- og salgsprisen automatisk blive ajourført med de priser, som står på dette varenummer i Lagerkartoteket.
Du kan få en oversigt over Lagerkartoteket, ved at klikke på knappen . Du behøver ikke at tilføje et varenummer, denne bliver kun brugt til en senere fakturering. Indtastes varenummeret ikke, vil du ikke have mulighed for at udfakturere disse linier. Du kan dog manuelt tilrette projektlinierne inden du sender dem til arkiv eller til en faktura. Beskrivelse – Denne tekst bliver automatisk overført fra Lageret, når vare-nummeret bliver indtastet. Kostpris – Når varenummeret indtastes bliver kostprisen automatisk hentet fra Lagerkartoteket. Såfremt der bliver brugt en ’Dummy vare’ (en standard-vare) til udfakturering, skal du ændre kostprisen, så den bliver så tæt på virkeligheden som mulig, da det er denne kostpris, der bliver brugt til beregning af de aktuelle omkostninger på de enkelte sager. Jo tættere denne pris kommer på de faktiske omkostninger på den valgte bærer, des mere realistisk et billede vil du få af sagerne. Salgspris – Denne pris bliver ligeledes automatisk hentet fra Lagerkartoteket, når varenummeret indtastes. Denne pris bliver brugt til ud-fakturering, når og hvis du senere vil overføre de aktuelle linier til en ordre.
Redigér Med knapfunktionen ’Redigér’ kan du ændre på en eksisterende prislinie. Marker linien eller dobbeltklikke på linien, hvorefter du har mulighed for at rette. Slet Har du indtastet nogle linier, som ikke længere skal bruges på denne medarbejder, kan du markere en eller flere linier, og trykke på knappen ’Slet’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 305
Hent alle bærer Ved at klikke på knappen ’Hent alle bærer’, kan du få overført alle bærer på én gang, frem for at skulle tilføje dem enkeltvis. Her kan du så redigere de enkelte linier en for en. Kopier Har du allerede oprettet forskellige prissatser på én medarbejder, og disse priser skal bruges som udgangspunkt til øvrige medarbejdere, kan du med fordel benytte denne funktionsknap:
Indtast medarbejder nr., som du vil kopiere priserne fra. Der kan søges ved at klikke på knappen
.
Når du har trykket på knappen ’Ok’, vil denne medarbejders priser, blive overført til den nuværende medarbejder. Nu kan du så tilpasse de få ændringer, som der evt. måtte være på nogle af priserne. Bemærk: Såfremt du havde oprettet nogle linier i forvejen, vil disse linier blive overskrevet med dem du kopierer fra.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 306
Knapfunktioner i Medarbejderkartoteket
Liste Denne knap giver en liste over alle de medarbejdere du har oprettet. Her kan du stille markøren på den ønskede medarbejder, og dennes oplysninger kommer så frem på skærmen. Posteringer Når du har en medarbejder fremme, vil et tryk på knappen ’Posteringer’, give en posteringsoversigt over alle de projektlinier, hvor medarbejderen optræder:
Udskriv Her vil der kunne udskrives diverse medarbejder relaterede udskrifter. Under menupunktet Værktøj / Udskriftsstyring, kan du tilføje ekstra udskrifter, som du gerne vil bruge i forbindelse med medarbejderkartoteket. Statistik Du har mulighed for, på den enkelte medarbejder at få en statistik på hvordan han arbejde fordeler sig, inden for en given periode:
Felter og funktionsmuligheder er beskrevet i den interne manual (F1).
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 307
Diverse Hvis du ønsker en speciel funktion, som skal udføres på/fra medarbejder- kartoteket, kan fra denne knap få denne funktion aktiveret. Dette kræver dog at du enten selv kan programmere eller at du kan få andre til dette. Selve opsætningen / tilknytning af denne specielle programmering skal sættes op under menupunktet Opsætning / Opsætning / Eksterne data.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 308
Projektkladde Projektkladden benyttes til indtastning af forbrug og tidsregistreringer på projekterne. I afsnittet Projektkladde vil vi beskrive hvordan projektkladde bruges samt gennemgå faneblade og knapfunktioner i Projektkladden. Det er muligt at oprette flere kladder, hvis man ønsker at opdele sine posteringer i andre kladder med andre kildeangivelser og nummerserier. Eller der kan oprettes en kladde til hver medarbejder, så disse kan indtaste hver deres egne registreringer. Brug af Projektkladden
• Klik på menupunktet Kladder / Projektkladde, eller klik på Projekt i Outlook baren og vælg derefter Projektkladde:
Er der oprettet flere kladder, kan der bladres frem med piltasterne til den ønskede kladde. Hvis der ikke er oprettet projektkladde (hvilket der ikke er første gang denne tages i brug), klikkes på knappen ’Tilføj’ for at oprette ny projektkladde. Læs mere i afsnittet om Opret / Tilføj ny kladde under kapitlet FINANS. • Vælg den projektkladde du ønsker at arbejde i, ved at markere kladden og dobbelt
klikke eller klik på knappen ’Vælg’, således at kladden åbnes, klar til indtastning af bilag:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 309
Selve posteringsvinduet kan også udvides ved at placere musen på højre linie i vinduet. Hold venstre museknap nede, medens vinduet udvides ved at flytte musen. Der findes felter skjult i højre side af skærmen. Klik nogle gange på højre piletast nederst i højre hjørne på bundlinien af vinduet. Herved fremkommer yderligere felter. Felterne vil også vises efterhånden, som der trykkes <Enter>.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 310
Knapfunktioner i Projektkladden
Udskriv Vælg knapfunktionen ’Udskriv’ for at få projektkladden udskrevet til printeren. Her vil den vise alle de linier, som du i forvejen kan se på skærmen. Denne udskrift kan bruges til kontrol af indtastningen. Der kan også vælges at få udskriften vist på skærmen (Vis), og derefter udskrive den til
printeren via ikonet , som er i toppen af ’Vis-vinduet’. Udskriften kan også sendes via e-mail i forskellige formater. Feltet ’Send til E-mail’ være udfyldt med en mailadresse, førend knappen ’Mail’ gøres aktiv. Opdatér Når der er indtastet linier som hører til de forskellige projekter skal disse ajourføres på de respektive projekter, således at du evt. senere kan udfakturere disse igen til kunderne. Ligeledes vil du herefter på projekterne kunne se, hvordan resultatet ser ud (hvor meget har sagen kostet ind til nu?).
Så længe linierne ligger i projektkladden, vil de ikke have nogen indflydelse på selve projektet.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 311
Felter i Projektkladden Projektkladden indeholder flere felter/kolonner end der kan vises samtidig. Efterhånden som der indtastes data i felterne, ruller disse mod venstre, således at de skjulte felter kommer frem på skærmen.
Projekt Alle linier skal tilknyttes et projekt, ellers kan linierne ikke ajourføres. Ordrenummer Hvis I kører med standard ordrer på jeres kunder, og denne registrering skal viderefaktureres, kan dette ordrenr. Indtastes med det samme. Medarbejder Hvilken medarbejder har arbejdet på dette projekt. Dato Denne dato bliver automatisk tildelt med systemdatoen, og fortæller kun, hvornår den aktuelle linie er blevet dannet/indtastet. Startdato Bliver ligeledes automatisk udfyldt med systemdatoen, men kan selvfølgelig ændres til den dag, hvor arbejdet faktisk fandt sted. Har du mange linier på en bestemt dag, vil det være en fordel at du retter systemdatoen til denne dag, da du så er fri for at skulle rette startdatoen på alle linierne. Du retter systemdatoen med tasterne <Ctrl+D>. Starttid Hvornår startede arbejdet? Bliver ligeledes automatisk udfyldt med klokken i indtastningsøjeblikket. Denne start tid har kun betydning for beregningen af det faktiske forbrug, men det er også det faktiske forbrug, der er grundlaget for beregningen af projektet. Slutdato Her indtastes den dag, hvor arbejdet slutter. Hvis det er samme dag som start dagen, kan du her nøjes med at skrive ’S’ for at få indsat systemdatoen. Sluttid Her indtastes hvornår arbejdet sluttede. Varenummer Er der forbrugt nogle varer i forbindelse med denne registrering, kan du her vælge varenummeret fra lageret. Systemet vil så automatisk overføre kost- og salgspriser fra lageret til linien.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 312
Brugt tid Dette antal er beregningsantallet til projektet. Hvad er det faktiske forbrug på det aktuelle projekt. Dette antal er beregnet på baggrund af startdatoen og start tiden kontra slutdatoen og slut tiden. Hvis du ikke har indtastet de rigtige datoer og tider, er det ikke noget problem. Indtast det antal som du vil have registreret, og systemet vil så bruge denne tid i stedet. Antal Her indtastes det antal, som evt. skal bruges til viderefakturering. Antallet bliver automatisk identisk med ’Brugt tid’, men kun første gang. Rettes Brugt tid, forbliver antallet med det der nu står i feltet. Kostpris Har du tilknyttet et varenummer til linien, vil den reelle kostpris blive lagt ind på linien. Det er denne kostpris der bliver brugt til beregning af udgiften på sagen. Salgspris Salgsprisen bliver ligeledes hentet fra lageret, såfremt der er tilknyttet en vare på linien. Denne pris bliver brugt til en evt. viderefakturering. Afdeling Hvis du kører med dimensionsregnskab, og har delt dine medarbejdere op i forskellige afdelinger, kan du i dette felt vælge, hvilken afdeling denne tilhører. Bærer Hele projektstyringen er koblet op på bærer. Alle registreringer skal have tildelt en bærer for at kunne arkiveres / lægges på en ordre. Formål Når du kører med dimensionsregnskab, kan du på linierne bestemme, om der bogføringsmæssigt skal sættes en yderligere identifikation af, hvad formålet har været med denne registrering. Notat Tilføj et lille notat på den aktuelle linie, som vil følge denne postering, alle steder, hvor denne kan ses. Fakturerbar Dette felt har kun betydning for evt. selvdefinerede udskrifter. Dette felt kan så bruges til at tjekke op på om den registrering kan viderefaktureres, eller om det har været en intern udgift i forbindelse med det, der er blevet lavet på projektet.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 313
SYSTEM / OPSÆTNING Kapitlet om System / Opsætning indeholder følgende menupunkter, som ses ved at klikke på System i Outlook baren:
Systemopsætning - hvor alle systemparametre bliver sat. En del af disse skal være udfyldt, mens andre er valgfri. Valuta – her kan man oprette og vedligeholde valuta-kurser.
Udover de viste menupunkter fra Outlook baren, kan man også finde følgende to menupunkter Momsforfald og Opsætning, ved at klikke på Opsætning i menulinien:
Momsforfald – her er der mulighed for at tilpasse beregningen af moms-periodernes forfaldsdato ud fra de regler, som Told og Skattestyrelsen fastsætter. Opsætning – her udfyldes alle systemtabeller. Momsforfald I menupunktet Opsætning / Momsforfald har du her mulighed for at tilpasse beregningen af momsperiodernes forfaldsdato, ud fra de regler der fastsættes af Told og Skattestyrelsen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 314
� Ændring af momsforfaldsdato Ændring af momsforfaldsdatoen foretages manuelt: • Der vælges først om det er Halvårlig, Kvartalsvis eller Månedlige angivelser (faneblad).
• Herefter indtastes der en aktiv dato for hvornår den nye forfaldsdato skal gælde fra,
samt hvor mange måneder og dato for hvornår den nye forfaldsdato skal være.
• Klik derefter på knappen ’Beregn forfald’, så systemet opdatere moms-forfaldsdatoen.
• Efter beregning af forfaldsdatoen, lukkes skærmbilledet med knappen ’Luk’. Opsætning Når regnskabets kontoplan er oprettet, skal de generelle program-tilpasninger defineres. ► MANGLER I OPSÆTNING AF DE OBLIGATORISKE PARAMETRE, VIL BETYDE, AT DER IKKE KAN BOGFØRES I PROGRAMMET. Ved de parametre, som skal være udfyldt, vil dette være oplyst! Alle systemtilpasninger sker fra menupunktet Opsætninger / Opsætninger, som har følgende undermenuer, der i det følgende beskrives:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 315
Bogføringsgrupper Her defineres grupperinger af debitorer, kreditorer og varer.
� Debitorgrupper Det er her du bestemmer, hvordan integrationen mellem debitormodulet og finansmodulet skal være. Fordelingen på de forskellige finanskonti styres af feltet ’Gruppering’ i Debitorkartoteket. Der skal som minimum oprettes én debitorgruppe, idet den enkelte debitor SKAL tilknyttes en debitorgruppe. Når du vil bogføre varesalg, kan der enten bogføres efter debitorgrupper eller lagergrupper. Dette bestemmes i Opsætning / Systemopsætning / Debitor i punktet ’Bogfør efter’. Felterne Omsætning, Rabat, Vareforbrug, Navn og Samlekonto, Kontant SKAL udfyldes. Når du opretter den enkelte debitor, SKAL der tilknyttes en debitorgruppe. Selvom du vælger at bogføre varesalg efter debitorgrupper, skal der alligevel være oprettet mindst én lagergruppe.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 316
Bogføring efter bestemt debitorgruppe Hvis du vil have systemet til at bogføre varesalg efter debitorgrupper, skal du først oprette de forskellige debitorgrupper i menupunktet Bogførings-grupper/ Debitorgrupper. Alle felter bortset fra Notat SKAL udfyldes. Når du opretter den enkelte debitor, SKAL der tilknyttes en debitorgruppe. Der skal derfor som minimum være oprettet én debitorgruppe. Dernæst skal der i Opsætning / Systemopsætning / Debitor i punktet ’Bogfør efter’ markeres, at der skal bogføres efter debitorgrupper. Når du bogfører varesalg, kontrollerer programmet, hvilken debitorgruppe, der er tilknyttet den enkelte debitor, og bogfører herefter. Der skal dog også være oprettet mindst én lagergruppe, idet der SKAL figurere en lagergruppe på hver enkelt vare. Bogføring efter bestemt lagergruppe Opret den/de respektive lagergrupper i menupunktet Bogføringsgrupper/ Lagergrupper, som der skal bogføres efter. De enkelte grupper tilknyttes varerne. Dernæst skal der i Opsætning / Systemopsætning / Debitor i punktet ’Bogfør efter’ markeres, at der skal bogføres efter lagergrupper. Selvom du vælger at bogføre varesalg efter lagergrupper, skal der alligevel være oprettet mindst én debitorgruppe i menupunktet Bogføringsgrupper / Debitorgrupper, idet der SKAL figurere en debitorgruppe på debitoren i debitorkartoteket. � Kreditorgrupper Det er her du bestemmer, hvordan integrationen mellem kreditormodulet og finansmodulet skal være. Fordelingen af de forskellige finanskonti styres af feltet ’Gruppering’ i Kreditorkartoteket. Der skal som minimum oprettes én kreditorgruppe, idet den enkelte kreditor SKAL tilknyttes en kreditorgruppe. Når du vil bogføre varekøb, kan der enten bogføres efter kreditorgrupper eller lagergrupper. Dette bestemmes i Opsætning / Systemopsætning / Kreditor i menupunktet ’Bogfør efter’. Bogføring efter bestemt kreditorgruppe Hvis du vil have systemet til at bogføre varekøb efter kreditorgrupper, skal du først oprette de forskellige kreditorgrupper i menupunktet Bogføringsgrupper/ Kreditorgrupper.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 317
Alle felter bortset fra Notat SKAL udfyldes. Når du opretter den enkelte kreditor, SKAL der tilknyttes en kreditorgruppe. Der skal derfor som minimum være oprettet én kreditorgruppe. Dernæst skal der i Opsætning / Systemopsætning / Kreditor i punktet ’Bogfør efter’, markeres, at der skal bogføres efter kreditorgrupper. Når du bogfører varekøb, kontrollerer programmet hvilken kreditorgruppe, der er tilknyttet den enkelte kreditor og bogfører herefter. Der skal dog også være oprettet mindst én lagergruppe, idet der SKAL figurere en lagergruppe på hver enkelt vare. Bogføring efter bestemt lagergruppe Opret den/de respektive lagergrupper i menupunktet Opsætning/ Bogføringsgrupper/ Lagergrupper, som der skal bogføres efter. De enkelte grupper tilknyttes varerne. Dernæst skal der i Opsætning / Systemopsætning / Kreditor i punktet ’Bogfør efter’, markeres, at der skal bogføres efter lagergrupper. Når du bogfører varekøb, kontrollerer programmet hvilken lagergruppe, der er tilknyttet den enkelte vare, og bogfører herefter. Selvom du vælger at bogføre varekøb efter lagergrupper, skal der ligeledes være oprettet mindst en kreditorgruppe i menupunktet Bogføringsgrupper / Kreditorgrupper, idet der SKAL figurere en kreditorgruppe på kreditoren i kreditorkartoteket. Alle felter på nær Notat på kreditorgruppen SKAL udfyldes. � Lagergrupper Her bestemmer du, hvordan integrationen mellem varemodulet og finansmodulet skal være. Fordelingen af de forskellige finanskonti ved varesalg/varekøb styres enten af lagergruppen eller af debitorgruppen/kreditorgruppen. Hvilken af delene bestemmes i Opsætning / Systemopsætning / Debitor i feltet ’Bogfør efter’, og under Opsætning/ Systemopsætning / Kreditor i punktet ’Bogfør efter’. Bogføring efter bestemt lagergruppe Hvis du udelukkende vil bogføre varesalg/varekøb efter lagergrupper, skal du oprette de respektive lagergrupper i menupunktet Opsætning/ Bogføringsgrupper/ Lagergrupper. Alle felter SKAL udfyldes bortset fra feltet Notat.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 318
Angiv i Opsætning / Systemopsætning / Debitor i punktet ’Bogfør efter’, at der skal bogføres efter lager-grupper. Tilknyt lagergruppe til varerne i Lagerkartoteket i feltet ’Gruppering’. Selvom du vælger at bogføre varesalg/varekøb efter lagergrupper, skal der oprettes mindst én debitorgruppe og mindst én kreditorgruppe, idet der på henholdsvis debitor og kreditor skal tilknyttes en gruppe i feltet ’Gruppering’. Når du bogfører varesalg, kontrollerer programmet hvilken lagergruppe den enkelte debitor/kreditor tilhører, og bogfører salget/ købet på de konti der gælder for gruppen. Bogføring efter bestemt debitorgruppe Der skal være oprettet mindst én lagergruppe, idet der SKAL figurerer en lagergruppe på hver enkelt vare. Angiv i Opsætning/ Systemopsætning under mappen Debitor i ’Bogfør efter’, at der skal bogføres efter debitorgrupper. Tilknyt debitorgruppe til debitorerne i Debitorkartoteket i feltet ’Gruppering’. Når du bogfører varesalg kontrollerer programmet hvilken debitorgruppe, der er tilknyttet den enkelte debitor, og bogfører herefter efter denne gruppe. Bogføring efter bestemt kreditorgruppe Der skal være oprettet mindst én lagergruppe, idet der SKAL figurere en lagergruppe på hver enkelt vare. Angiv i Opsætning/ Systemopsætning under mappen Kreditor i ’Bogfør efter’, at der skal bogføres efter kreditorgrupper. Tilknyt kreditorgruppe til kreditorerne i Kreditorkartoteket i feltet ’Gruppering’. Når du bogfører varekøb, kontrollerer programmet hvilken kreditorgruppe, der er tilknyttet den enkelte kreditor, og bogfører herefter.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 319
Moms Hvis du ikke har valgt standard-opsætningen eller kopieret fra demo-regnskabet, vil det være nødvendigt at oprette de aktuelle momskoder, før du kan begynde at anvende WinKompas SQL. Momskoder skal oprettes i menupunktet Opsætning / Opsætning / Moms / Moms, før du kan begynde at anvende WinKompas SQL. I Finans-, Debitor- og Kreditorkartotekerne påføres momskoden på den respektive konto. Ligeledes er det muligt i lagerkartoteket at påføre en momskode på hver vare, således at der kan benyttes vareafhængige momssatser. Som standard er der oprettet nogle momskoder, hvis du vil anvende andre, har du også mulighed for at oprette yderligere momskoder. OBS! Momskoder skal være oprettet før end der kan bogføres. � Opret momskode • Ved at klikke på menupunktet Opsætning / Opsætning / Moms / Momskoder, vil
følgende skærmbillede blive aktiveret:
• Herefter klikkes på knappen ’Tilføj’, for at få adgang til at oprette momskoder.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 320
• Udfyld de relevante felter, som i det følgende beskrives.
• Husk, at gemme oprettelsen med knappen ’Ok’. Momskode Her angives navnet (max. 20 tegn) sådan, som det skal fremstå i feltet 'Moms' i alle kartotekerne (Kontoplan, Debitor, Kreditor og Lager), hvor koden vælges. F.eks. - Købsmoms. Betegnelse Her angives betegnelsen for momstypen. (Max. 40 tegn). F.eks.: Moms af varekøb (indgående moms). Sats Her skal angives momssats i procent, f.eks. 25,00. Momstype Angiv under hvilken kategori momsbeløbet skal figurere i momsangivelsen. (Udgående, Indgående, EU-moms, etc.) Momstyperne du her kan vælge imellem er fastprogrammeret i WinKompas SQL.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 321
Statuskonto Her angives statuskonto for momskoden. Dobbeltklik i feltet, og vælg konto ved at klikke på kontonavnet. Erhvervelse Den finanskonto, EU-erhvervelsesmoms vedrørende EU-køb skal bogføres på. Dette felt skal kun udfyldes for momskoder vedrørende EU. Beløbet i dette felt vil blive momsangivet som 'Moms af EU-varekøb'. Ved køb af varer indenfor EU skal der tillægges moms til varekøbsfakturaen. Denne moms bogføres automatisk således:
Feltet 'Statuskonto' bliver debiteret. Denne konto bør være en anden end den, der bruges til den almindelige moms.
Feltet 'Erhvervelse' bliver krediteret.
Andel Her kan angives en procentandel, hvis en del af momsen ønskes bogført på driftskonto. Driftskonto Her angives en driftskonto for momskoden, hvis en procentandel af momsbeløbet skal bogføres i driften. Dobbeltklik i feltet og vælg konto ved at klikke på kontonavnet. Notat Skriv eventuelle notater vedrørende momsgruppen eller opsætningen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 322
Handel Her defineres de parametre, som vedrører salg og køb.
� Prislister Her oprettes individuelle prislister, f.eks. en prisliste for hver oprettet debitorgruppe. Salgsrabatter / Indkøbsrabatter Det er også muligt at oprette salgsrabatter og indkøbsrabatter på de forskellige grupper af debitorer og kreditorer. Kategori – herunder Debitor / Kreditor / Lager For at kunne definere salgs- og købsrabatter er det nødvendigt at indtaste debitor-, kreditor- og varekategorier. Ordrestatus Ved hjælp af ordrens status er det nemt at få overblik over, hvor langt en ordre er kommet i virksomheden. Er den leveret? Er den faktureret? osv. Dette styres af de status, som defineres her. Det har også en sammen-hæng til udskrifter, som opsættes under Opsætning / Systemopsætning / Salg / Arbejdsgang / Ordrestatus. F.eks. hvis der udskrives et tilbud, så vil ordrestatus ændres til den status, der er valgt under Systemopsætningen. Indkøbsstatus Ved hjælp af indkøbsordrens status er det nemt at få overblik over hvor langt en ordre er kommet i virksomheden. Er den leveret? Er den faktureret? Osv. Dette styres af de status, som defineres her. Det har også en sammenhæng til udskrifter, som opsættes under Opsætning / Systemopsætning / Salg / Arbejdsgang / Indkøbsstatus. F.eks. hvis der udskrives et tilbud, så vil indkøbsstatus ændres til den status, der er valgt under Systemopsætningen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 323
Dimensioner Programmets transaktioner kan posteres og rapporteres opdelt i følgende dimensioner: Afdeling, Bærer, Formål og Projekt. Disse defineres under menupunktet Opsætning / Opsætning / Dimensioner / vælg derefter ønskede dimension. • Klik på knappen ’Tilføj’, således at det lille vindue fremkommer (herunder er valgt
Afdeling):
• Felterne udfyldes og der gemmes med knappen ’Ok’.
Husk, at aktivere dimensionerne (afdeling, bærer, formål og/eller projekt) under Opsætning / Systemopsætningen / Generelt. De skal være markeret i feltet Vis.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 324
Diverse Indeholder mange undermenuer. Kun nogle udvalgte undermenuer er beskrevet i dette kapitel, de øvrige er beskrevet i den interne manual (F1).
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 325
Autotekst Hvis du bruger den samme beskrivelsestekst, hver gang der bogføres i kassekladden på en kunde eller en finanskonto, kan du med fordel benytte autotekster. � Opret autotekst Oprettelse af autotekster foretages fra menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Autotekst:
• For at oprette en ny autotekst, klikkes på knappen ’Tilføj’ eller ved at bruge
genvejstasterne <Alt+T>. • Herefter vil følgende indtastningsbillede fremkomme:
• Indtast den nye tekst og klik på knappen ’Ok’.
• Når der er oprettet autotekster, kan du i kassekladden benytte genvejs-tasterne <Alt+PilNed> eller tast <F4>, når du står i beskrivelsesfeltet i kladden.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 326
Bilagsserier Bilagsserier, Kilder og Kladder hænger sammen i systemet. Inden du kan oprette de forskellige bogføringskladder, skal der defineres bilagsserier, og efterfølgende skal bilagsserierne tilknyttes en kilde, og kilden sættes på en kladde. F.eks. til brug for den daglige bogføring oprettes en bilagsserie ’Dagligpost' som tilknyttes kilden 'Administration', og kladden 'Dagligkladde'. Metoden giver en stor fleksibilitet, som kan tilfredsstille alle opdelinger af administrationen. En bilagsserie kan kun anvendes, hvis den er tilknyttet en kilde. En kilde kan være tilknyttet en kladde eller en systemfunktion. Bilagsserier, Kilder, Kladder og Systemkonti oprettes under menupunktet Opsætning / Opsætning. � Opret bilagsserie Bilagsserier oprettes til f.eks. Ordre, Faktura, Følgesedler, Kreditnota, Tilbud, Ordrebekræftelser, Indkøbsfaktura, Ind- og Udbetalinger m.v. Her angives alle startnumre for systemets bilagsserier. Du kan altså oprette så mange forskellige bilagsserier, som du ønsker, hvilket bevirker, at alle de funktioner eller personer, som danner posteringer, tildeler bilagsnummer fra egen bilagsserie. Med Funktioner menes eks. Faktura, Indkøbsfaktura, Ind- og Udbetalinger, Kursdifferencer, Løn, daglige poster osv. Der er forskel på de forskellige funktioner i forhold til opsætningen. F.eks. hvis der skal ske en Automatisk nummerering af ordre i forbindelse med oprettelse af nye ordrer, skal der også oprettes en bilagsserie til ordre-numre. Denne bilagsserie skal så tilknyttes en kilde, og kilden angives efterfølgende i menupunktet Opsætning / Systemopsætning under fanebladet Salg / Arbejdsgang / Kilde / Ordrenr. Bilagsserier som Faktura, Ordrebekræftelse, Tilbud, Følgeseddel skal ligeledes tildeles en kilde. Der skal så i menupunkterne Opsætning / Systemopsætning under fanebladet Salg / Arbejdsgang / Kilde i Tilbud, Bekræftelse, Følgeseddel og Faktura angives hvilke kilder Bilagsserierne oprettes og vedligeholdes i menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Bilagsserier.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 327
• For at oprette en ny bilagsserie, skal du klikke på knappen ’Tilføj’. Herefter fremkommer følgende indtastningsvindue, hvori felter udfyldes og der gemmes ved at klikke på knappen ’Ok’.
Bilag Navnet på bilagsserien (max. 20 tegn). Beskrivelse Beskrivelse af bilagsserien. Næste Her angives det næste bilagsnummer, der skal benyttes i denne nummer-serie. Minimum Mindste bilagsnummer der må benyttes i denne nummerserie. Når systemet når til Maximum, vil den starte forfra med dette nummer. Maximum Største bilagsnummer der må benyttes i denne nummerserie. Når systemet når til dette bilagsnr. vil den starte forfra med det nr. der er indtastet i minimum. Ved angivelse af minimum og maximum på bilagsserierne kan man undgå, at det samme bilagsnummer bliver benyttet på flere nummerserier, hvis dette ikke ønskes. Notat Der kan angives et notat til bilagsserien.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 328
Kilde Kilderne bevirker, at alle poster og dokumenter har en nummermæssig henvisning til en bilagsserie. Fordelen ved at henvise gennem kilder er, at det så er muligt at lade forskellige kilder arbejde med samme bilagsserie. Som eksempel på dette kan nævnes, at der tilknyttes en kilde for salgs-faktura og en anden kilde for salgskreditnota, men disse kan, hvis det ønskes, pege på samme bilagsserie, hvorved faktura og kreditnota vil blive udstedt fra samme nummerinterval. Hvis det modsætningsvis ønskes, at kreditnota skal være en anden nummerserie end faktura, knyttes forskellige bilagsserier til de to kilder. Kilderne benyttes også ved indtastning af finansbilag, debitorbilag o.s.v. Der kan oprettes en kilde med tilknyttet bilagsserie til f.eks. dagligpost, løn kontor, kasse-1, kursdifferencer, indbetalinger, hvor der ønskes benyttet en separat nummerserie. Også til de automatiske nummereringer af faktura o.s.v. skal der være en kilde med tilknyttet bilagsserie. � Opret kilde Kilderne oprettes og vedligeholdes i menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Kilde:
• Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette kilde. Følgende indtastningsvindue fremkommer:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 329
Kilde Her angives et valgfrit navn på kilden (max. 20 tegn). F.eks. Kontor, Lager, Salgsafdeling, SalgsFaktura, Kreditnota, Indkøbsnummer o.s.v. Beskrivelse Her anføres en nærmere beskrivelse af kilden. Bilag Her tilknyttes en bilagsserie til kilden. Ved klik på tasten <F4>, når du står i feltet, åbnes et vindue, hvor der kan vælges mellem oprettede bilagsserier. Momsforslag Her angives enten ‘Ja’ eller ‘Nej’ til, om der skal foreslås momskode på posteringslinien ved brug af denne kilde. Moms og satser oprettes under menupunktet Opsætning / Opsætning / Moms. For kilder som anvendes til fakturanummer, tilbudsnummer og andre lignende nummerserier, er momskode ikke relevant. Kildetype Her vælges mellem ’Kladde’ eller ’Autonummerering’. Hvis kilde og dermed tilknyttet bilagsserie skal anvendes til bilagsnummerering i kassekladde, vælges ’Kladde’. Hvis kilde og dermed tilknyttet bilagsserie skal anvendes til den fortløbende nummerering af faktura, kreditnota, indkøbsnummer o.s.v., vælges ’Autonummerering’. Kilder som er af typen Kladde kan vælges ved indtastning i kladde, og kilder af typen Autonummerering kan vælges i menupunktet Opsætning / Systemopsætning / mappen ’Debitor’ og ’Kreditor’ / Autonummer. Tab til Her angives enten ’Debet’ eller ’Kredit’. Bevirker at markøren placerer sig i debet- eller kreditkolonnen som et forslag, når der oprettes posteringer i en kladde, som har angivet denne kilde. For kilder som anvendes til fakturanummer og lignende, er dette ikke relevant. For posteringer til kontoplanen kan dette forslag ignoreres, idet der på den enkelte konto kan være angivet et forslag om debet eller kredit. Notat Der kan angives et notat vedr. kilden. Bemærk: Bilagsserier oprettes i menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Bilagsserier. Kilde tilknyttes bilagsserie under menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Kilde.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 330
Rente I menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Rente oprettes og vedligeholdes rentesatser, respitdage og gebyr.
Dette kartotek anvendes i forbindelse med rentetilskrivningen, der foretages i menupunktet Kørsler / Debitorkørsler / Renteberegning. • Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette nye rentesatser. Herefter vil der fremkomme et
indtastningsbillede.
• Indtast oplysninger om rente, beskrivelse, respitdage m.m. Felterne fra indtastningsbilledet, er beskrevet på næste side.
• Når de forskellige rentesatser er oprettet, skal der til den enkelte debitor i Debitorkartoteket tilknyttes en rentesats i feltet 'Rente' under fanebladet 'Opsætning'.
Rente Her angives en kodetekst for renten, som bliver brugt internt i systemet.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 331
Beskrivelse Beskrivelse af rentesatsen. Det er denne tekst der i givent fald kommer med ud på din faktura til kunden. Sats pr. måned Procentsatsen bliver beregnet pr. måned. Respit Det antal dage der tillægges forfaldsdatoen inden der konstateres, om der skal betales renter. Ofte angives 4-5 dage, idet der som regel går nogle dage, inden betalingen er registreret i regnskabet. Er fakturaen + respit-dagene stadig forfalden på opgørelsestidspunktet, vil der blive beregnet rente af fakturaen fra forfaldsdatoen.
Eksempel: F.eks. hvis en faktura har forfaldsdato den 20. i måneden, og der er angivet 5 respit-dage, og renteberegningen foretages f.eks. den 25. i måneden, vil der ikke blive tilskrevet renter, selvom betalingen ikke har fundet sted. Foretages renteberegningen derimod den 26. i måneden, vil der blive tilskrevet renter, hvis betalingen ikke har fundet.
Forfalden Hvis det forfaldne beløb bliver mindre end beløbet angivet i dette felt, tilskrives der ikke rente. Gebyr Hvis man ønsker at pålægge gebyr, skal gebyrbeløbet angives her, og det vil blive pålagt, når der tilskrives renter. Konto Finanskontoen for renteindtægt. Der kan søges i feltet med <F4>. Notat Valgfrit notat.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 332
Standard tekster Under indtastning af tekst- og notatfelter overalt i systemet, har du mulighed for at benytte standard tekster, f.eks. hvis du bruger den samme tekst når der laves faktura. Ved at benytte standard tekster, kan du med tasterne <Shift+F10> få en oversigt over alle de oprettede standard tekster i systemet. Opsætningen af standard tekster findes under menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Standard tekster:
• For at tilføje en ny standard tekst, skal du klikke på knappen ’Tilføj’, herefter vil der
fremkomme et indtastningsbillede.
• Indtast den nye tekst og tryk på knappen ’Ok’. Bemærk: Det eneste sted disse standard tekster ikke kan benyttes, er i kladderne. Her skal du i stedet benytte dig af Autoteksterne..
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 333
Valuta Valutakurserne til brug for varetagelse af indkøb og salg, oprettes og vedligeholdes i Valuta kartoteket. Som minimum skal Standardvaluta DKK skal være oprettet. Kursen er sat til 100, og må ikke ændres eller slettes. Bemærk: Når der først er sket bogføring, kan standardvaluta ikke ændres til en anden valuta. � Opret valutakode Oprettese af valutakurser foretages fra menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Valuta:
• Ved at klikke på knappen ’Tilføj’, har man her mulighed for at oprette ny valutakode.
Følgende skærmbillede vil fremkomme:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 334
Valuta Her indtastes et alfanumerisk valutakode, eks. EUR, DKK, NKR. Max. 3 tegn. Det anbefales, at der anvendes de officielle valutakoder (DKK for Danske kr., EUR for Euro osv). Hermed er man sikret 3 tegn i valutakoden. Samtidig er der væsentlig større sandsynlighed for, at WinKompas SQL kan levere data til andre systemer uden konvertering af valutakoder. Navn Her indtastes den danske tekst for valutakoden. F.eks. Norske kroner. Konto Her angives finanskontoen, hvor evt. kursdifference skal føres. Ved at klikke på den lille firkant til højre for feltet, fremkommer en liste over de oprettede finanskontonumre, og ved at dobbeltklikke på det ønskede kontonr. overføres denne til feltet ’Konto’. Notat Valgfrit notat på valutaen. Når felterne er udfyldt, skal den aktuelle kurs lægges ind: • Klik på knappen ’Tilføj’ i det samme skærmbillede, hvori du oprettede valutakoden.
Herefter vil følgende vindue fremkomme:
Dato Første gyldighedsdato for kursen. Købskurs / Salgskurs Her angives kursen i forhold til DKK, som = 100. Notat Her kan indtastes en kommentar til kursen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 335
� Vedligeholdelse af Valutakurs Skal du opdaterer kursen, f.eks. EUR, skal du dobbeltklikke på valutaen EUR i Valuta kartoteket, så følgende vindue aktiveres:
• Klik på knappen ’Rediger’, og der vil fremkomme et nyt indtastnings-billede:
• Indtast aktuel dato og nye kurser for henholdsvis køb og salg af EUR. Derved vil den
aktuelle kurs blive anvendt i forbindelse med posteringer, indkøb, salg m.m.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 336
• I menupunktet Opsætning / Systemopsætning / Generelt, er det muligt at bestemme om indtastning af valuta skal være tilladt eller spærres.
Systemopsætning Ved åbning af menupunktet Opsætning / Systemopsætning vises følgende billede:
I denne menu gives der mulighed for at indtaste nye parametre, eller redigering af de eksisterende parametre. For de brugere som har behov for en mere individuel opsætning af programmet henvises til den interne manual (F1). Efterfølgende gives en kort beskrivelse af de vigtigste af disse parametre:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 337
Finans
Autonummer Der vælges Autonummerering, hvis der skal anvendes fortløbende nummerering, eks. til faktura, kreditnota, salg- og indkøbsnr. Generelt bruges autonummerering ikke i Finans, da kontonumrene er oprettet af revisoren. Åbenpost Her angives den kilde, der benyttes ved åbenpostredigering. Kilden henter bilagsnummer fra bilagsserier. Konsolidering Her angives den kilde der benyttes ved konsolidering. Kilden henter bilagsnummer fra bilagsserier. Fordeling Her angives om det skal benyttes fordelingskonti ved bogføring. Antal Her angives om ’Antal’-feltet skal vises i indtastningskladderne.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 338
Debitorer
Autonummer Der vælges Autonummerering, hvis der skal anvendes fortløbende nummerering, eks. til faktura, kreditnota, salg- og indkøbsnr. Rente Herunder opsættes de rentesatser, man ønsker at benytte ved rentekørsler. Det er muligt at definere sats, respitdage, minimumssaldo og gebyrer. Bogfør efter Denne markering bestemmer om varesalg skal posteres efter varegrupper eller debitorgrupper. Se mere om dette under opsætning af bogføringsgrupper.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 339
Kreditor
Autonummer Der vælges Autonummerering, hvis der skal anvendes fortløbende nummerering, eks. til faktura, kreditnota, salg- og indkøbsnr. Betaling Her defineres den kilde, som skal angives ved bogføring af kreditorbetalinger, dette styrer samtidig bilagsnumrene, via opsætningen af bilagsserier. Bogfør efter Her defineres det om varekøb skal bogføres efter varegruppe, eller kreditorgruppe. Se mere herom i opsætningen af bogføringsgrupper.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 340
Lager
Autonummer Der vælges Autonummerering, hvis der skal anvendes fortløbende nummerering, eks. til faktura, kreditnota, salg- og indkøbsnr. Justering Her defineres hvilken kilde, der skal benyttes ved bogføring af lagerjusteringer. Dette styrer samtidig bilagsnumrene via opsætningen i bilagsserier. Produktion Her bestemmes der hvilken formular, der skal benyttes. Denne formular hentes fra Værktøj / Udskriftstyring. Lageroptælling Her bestemmes kilde for tildeling af bilagsnummer ved lageroptælling. Skjul kostpris Her bestemmes om feltet ’Kostpris’ i Lagerkartoteket skal være synlig. Svares der Ja kan feltet ikke ses i lagerkartoteket, dog kun ved redigering (<F2>). Avanceberegning Her angives hvilken beregningsmetode avancen skal beregnes efter; Kostpris eller Salgspris-metoden. Lagerbogføring i finans Her angives om der skal ske en finansmæssig bogføring fra lageret. Svares der Nej bliver kostprisen ikke bogført i finans. Auto parameter Besvares dette felt med Ja, vises alle parametre typer ved indtastning af varen på ordren. Auto serienummer Her bestemmes om systemet automatisk skal fremkomme med et indtastningsvindue til serienummer, ved oprettelse af vare.(ordre)
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 341
Salg
� Arbejdsgang Herefter følger en række opsætninger, som skal besvares: Sæt Levér Her angives om feltet ’Levér’ på ordrelinien, skal sættes lig med feltet ’Bestilt’, samt feltet ’Levering’ ved restordre. Negativ lager Må lagerbeholdningen blive negativ ved fakturering og lagerjustering. Følgeseddel Skal lager opdateres ved følgeseddel, eller først ved fakturering. Debitor i leveringsfelter Her angives om debitoren skal overføres til leveringsoplysningsfelterne ved oprettelse af en ny ordre. Restordrer Her angives om restordrer skal med ud på udskriften, således at kunden kan se om der er varer i restordre. Bogfør rabat Ved markering i feltet ’Separat’, bestemmer man at en ydet kunderabat skal posteres særskilt i finansmodulet.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 342
Advarsel ved rabat Her angives om der skal fremkomme en advarsel ved aktivering af linierabat. Bevar slutrabat ved genberegning Genberegning af slutrabat sker i forbindelse med sletning eller tilføjelse af varelinier på ordren, hvis sletningen eller tilføjelsen sker efter angivelse af slutrabat. Slutrabat angives på sidste side på ordren. Genberegningen sker efter: Behold % - slutrabatbeløbet omregnes ud fra den %, der er anført i slutrabat%-feltet. Behold beløb - slutrabatbeløb bibeholdes og slutrabat% omregnes. Tillad ændring af kostpris Ved JA tillades ændring af kostpris i forbindelse med oprettelse af ordrelinier. Beregning af fragt Her bestemmes om fragten skal beregnes manuelt eller automatisk. Hvis systemet opsættes til automatisk beregning, skal leveringsmetoden være udfyldt med evt. beløb, vægt eller rumfang. Dette opsættes under menupunktet Opsætning / Opsætning / Levering. Behold liniens pris Her angives om den indtastede pris på ordrelinien, skal beholdes ved antalsændring. Udskrift via e-mail modtager Her angives hvilken type kunde (faktureringskunde eller leveringskunde) som skal modtage udskrift via e-mail. Overføre valgfri felter Her angives om de valgfrie felter fra debitor, skal overføres til en ny ordre på debitoren. Genberegning af linier Her angives om ordrelinierne skal genberegnes inden bogføring, d.v.s. at systemet vil opdatere linierne til den aktuelle pris, hvis der eksempelvis er foretaget en prisændring. Bogfør ikke leveret linier Her bestemmes om det skal være tilladt at bogføre en ordre, selvom der ligger linier (varer) der ikke er leveret. Vis ordrekladdelinier på ordren Her angives om ordrekladdelinier skal hentes ind på ordren, så man har mulighed for at se kladdelinierne inden opdatering. Overskredet kreditmax. Her bestemmes om man ønsker en advarsel, hvis debitorens kreditmax. er overskredet. Meddelelsen vil fremkomme ved hver ordrelinie. Vis notat Her angives om man ønsker at systemet automatisk, skal vise evt. notat på debitor/vare, så snart de vælges.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 343
Mappen Salg / Arbejdsgang er inddelt med to undermapper Kilde og Ordrestatus: � Kilde I denne mappe defineres hvilke kilder, der skal benyttes ved bogføring af almindelig salgs-ordre, kontant- samt abonnementsfaktura. Endvidere bestemmes der samtidig hvilke bilagsnumre, som benyttes via opsætningen af bilagsserier.
� Ordrestatus I denne mappe defineres hvilken status, ordren skal tildeles efter de enkelte aktiviteter.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 344
Indkøb
► Arbejdsgang Herefter følger en række opsætninger som skal besvares bl.a. med JA / NEJ / Spørg bruger eller besvares på anden vis. Sæt Levér Her angives om feltet ’Levér’ på ordrelinien, skal sættes lig med feltet ’Bestilt’, samt feltet ’Levering’ ved restordre. Kvittering Her angives om lagerbeholdningen skal justeres ved en kvittering. Restordrer Bogføring af rabatter Her angives om linierabatter skal bogføres netto eller brutto. Advarsel ved rabat Her angives om der skal fremkomme en advarsel ved aktivering af linierabat. Bevar ved slutrabatgenberegning Genberegning af slutrabat sker i forbindelse med sletning eller tilføjelse af varelinier på indkøbsordren, hvis sletningen eller tilføjelsen sker efter angivelse af slutrabat. Slutrabat angives på sidste side på indkøbsordren.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 345
Genberegningen sker efter: Behold % - slutrabatbeløbet omregnes ud fra den %, der er anført i slutrabat%-feltet. Behold beløb - slutrabatbeløb bibeholdes og slutrabat% omregnes. Advarsel ved manglende fakturanr. Her angives om man ønsker en advarsel, såfremt indkøbsfakturanummeret ikke er indtastet. Opdater Salgspriser på lageret Her angives om salgsprisen skal opdateres på lageret, ved ændring af kostprisen på en indkøbsvarelinie. Behold liniens pris Her angives om den indtastede pris på indkøbsordrelinien, skal beholdes ved antalsændring. Overføre valgfri felter Her angives om de valgfrie felter fra kreditoren, skal overføres til en ny indkøbsordre. Bogfør ikke leveret linier Her bestemmes om det skal være tilladt at bogføre en indkøbsordre, selvom der ligger linier (varer) der ikke er leveret. Vis notat Her angives om man ønsker at systemet automatisk, skal vise evt. notat på kreditor/vare, så snart de vælges. Mappen Indkøb / Arbejdsgang er inddelt med to undermapper Kilde og Ordrestatus: � Kilde I denne mappe defineres hvilke kilder, der skal benyttes ved bogføring. Dette styrer samtidig hvilke bilagsnumre, som benyttes via opsætningen af bilagsserier.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 346
� Ordrestatus I denne mappe defineres hvilken status, ordren skal tildeles efter de enkelte aktiviteter.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 347
Generelt Der er her mulighed for at angive forskellige parametre, hvor der enten skal angives JA / NEJ, eller besvares på anden vis. Disse beskrives i det følgende:
� JA / NEJ spørgsmål Følgende felter hvortil der skal besvares med enten Ja eller Nej.
Afdeling Bevares der Ja, skal feltet Afdeling udfyldes og ved bogføring, vil systemet checke for om det pågældende felt er udfyldt korrekt. Svares der ’Nej’, vil systemet ikke foretage tjek ved bogføring, selvom man kan bruge feltet. Bærer Hvis ’Ja’ skal feltet Bærer udfyldes, og ved bogføring vil systemet checke for om det pågældende felt er udfyldt korrekt. Svares der ’Nej’, vil systemet ikke foretage tjek ved bogføring, selvom man kan bruge feltet. Formål Hvis ’Ja’ skal feltet Formål udfyldes, og ved bogføring vil systemet checke for om det pågældende felt er udfyldt korrekt. Svares der ’Nej’, vil systemet ikke foretage tjek ved bogføring, selvom man kan bruge feltet.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 348
Projekt Hvis ’Ja’ skal feltet Projekt udfyldes, og ved bogføring vil systemet checke for om det pågældende felt er udfyldt korrekt. Svares der ’Nej’, vil systemet ikke foretage tjek ved bogføring, selvom man kan bruge feltet. Moms Her angives om feltet skal indtastes med en momskode, og om systemet skal checke for om det pågældende felt, er udfyldt korrekt ved bogføring. Lokation Hvis ’Ja’ skal feltet Lokation udfyldes, og ved bogføring vil systemet checke for om det pågældende felt er udfyldt korrekt. Svares der ’Nej’, vil systemet ikke foretage tjek ved bogføring, selvom man kan bruge feltet. Enhed Hvis ’Ja’ skal feltet Enhed udfyldes, og ved bogføring vil systemet checke for om det pågældende felt er udfyldt korrekt. Svares der ’Nej’, vil systemet ikke foretage tjek ved bogføring, selvom man kan bruge feltet. Batch nr. Hvis ’Ja’ skal feltet Batch nr. udfyldes, og ved bogføring vil systemet checke for om det pågældende felt er udfyldt korrekt. Svares der ’Nej’, vil systemet ikke foretage tjek ved bogføring, selvom man kan bruge feltet. Multipla Faktor Hvis ’Ja’ vises feltet på lagerkartoteket og på varelinier i forbindelse med salg / køb samt kladder. Opslag ved udskrivning Dette felt er afgørende for, om man vil have mulighed for at kunne vælge i mellem de bogførte værdier, eksempel datoer, ved udskrifter. Vis den sidste viste post Her angives om den sidste post, skal hentes frem når kartoteket åbnes igen. Nedenstående punkter besvares på anden vis, og beskrives i det følgende: Valuta Her angives om det skal være muligt at ændre på de oprettede valutakoder. Der besvares med ’Tillad redigering’ eller ’Spærret’. Udligningsmetode Her angives hvilke åben post metode systemet skal køre efter. Der kan vælges mellem ’Åben post’ eller ’Saldometoden’. System type Her kan angives om programmet skal checke på en finansopsætning eller for fuld program. Standardvaluta Her angives den standardvaluta, der skal anvendes i WinKompas SQL SQL - DKK.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 349
Egen EU landekode Her vælges den EU landekode, som firmaet selv har. Ved at klikke på , som er i feltet ’Egen EU landekode’, har man her mulighed for at udpege en EU landekode. OCR-betalinger Denne mappe er opdelt med to undermapper:
FIK – Fælles Indbetalingskort Her defineres opsætningen af Bank-OCR linien til brug på faktura-girokort. Herunder er der fire punkter som skal udfyldes.
PTG – Postens TotalGiro Her defineres opsætningen af Giro-OCR linien til brug på faktura-girokort. Herunder er der to punkter som skal udfyldes.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 350
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 351
DATABASE HÅNDTERING Under Databaseopsætning kan du oprette og vedligeholde regnskaber, samt kopiere data fra et regnskab til et andet. Ligeledes er der mulighed for med Server Administration at foretage sikkerhedskopiering, komprimer databasen samt indlæsning af ny database. Opret et nyt regnskab Nedenstående beskriver, hvordan du opretter et nyt regnskab: • Klik på Værktøj i menulinien og derefter på Databaseopsætning, således at
databasevinduet aktiveres:
• Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette nyt regnskab, herefter fremkommer et skærm-
billede af databaseopsætningen:
• Udfyld de relevante felter, såsom firmanavn, adresse, telefonnr., bank- og girokonti, e-
mail adresse m.m. Som minimum udfyldes feltet ’Firma’ under Firmaoplysninger.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 352
Bemærk: Du flytter til næste felt ved at trykke på <Enter>, <TAB> eller ved at klikke på feltet med musen. Du flytter et felt tilbage ved at trykke på <Shift+Tab>, eller ved at klikke på feltet med musen. • Feltet ’SQL Server’ foreslår selv server-navnet, men hvis der findes flere SQL Server
installeret i et udtræk, kan der peges på disse server, ved at angive servernavnet.
• Feltet ’Database’ udfyldes automatisk, men kan også bestemmes af dig. Ved at klikke på knappen udfor Database, henter systemet en eksisterende database.
• Feltet ’Database placering’ udfyldes automatisk, men kan også bestemmes af dig.
Ved at klikke på knappen udfor Database, henter systemet en eksisterende database.
• Feltet ’Standard placering’ udfyldes automatisk, men kan bestemmes af dig. Klik på
knappen for at fremkalde listen med database bibliotek, og udvælg evt. en ny placering.
• Programmet vil automatisk tildele regnskabet et filnavn udfra det valgte
regnskabsnavn. • Når du har indtastet de relevante oplysninger, skal du klikke på OK-knappen. • Klik derefter igen på OK når meddelelsen ”Database er kompatibel” fremkommer, og
luk databasevinduet helt ned.
• Nu har du oprettet et nyt regnskab, som ikke indeholder nogen data, men før du kan
komme i gang med at oprette kontoplan, debitorer, kreditorer osv., skal det nyoprettede regnskab gøres aktivt med en regnskabsperiode og momsterminer.
• Dette sker ved at klikke på menupunktet Filer / Vælg firma.
• Klik på det nyoprettede regnskab, derved fremkommer følgende skærmbillede:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 353
Her skal det nyoprettede regnskab gøres aktivt med en regnskabsperiode og momsterminer. • Hvis standard kontoplan ønskes, lades afmærkningen stå.
• Ønsker du ikke at bruge standardkontoplanen, kontrolleres der at afkrydsningsfeltet for ’Brug standard kontoplan’ ikke er markeret. Da kan den oprettes fra starten af, eller kopieres fra et andet regnskab.
• I feltet ’Brug standard opsætning’ anbefaler vi at du lader afmærkningen stå, således
du får standardopsætningen med, ellers skal du selv foretage al opsætning af systemet, eks. bilagserienr., betalingsbetingelser, kilder osv.
• Anfør regnskabsårets begyndelsesdato, momsafregningstermin og momsperiodens
startdato.
• Klik derefter på ’Fortsæt’, og nedenstående billede fremkommer:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 354
• Klik ’OK’ for godkendelse af de valgte datoer. Nu er dine regnskabs- og momsperiode
oprettet. Herefter skal de ønskede kartoteker oprettes, Finanskontoplan, såfremt standard kontoplanen er fravalgt, Debitorer, Kreditorer osv. Det er ikke nødvendigt at oprette alle kartoteker, men kun dem man ønsker at benytte, f.eks. Finans, Debitor og Lager. Kopiér data fra eksisterende regnskaber Efter oprettelse af et nyt regnskab kan du kopiere data fra eksisterende regnskaber til det nyoprettede firma. Nedenstående beskriver, hvordan du kopierer data fra et eksisterende regnskab til dit nyoprettede firma. • Klik på ’Værktøj’ i menulinien og på ’Databaseopsætning’.
• Klik på knappen ’Brugerdef.’ og derefter på punktet ’Kopier’, for at kopiere data fra en
database til en anden, og der fremkommer et vindue – Datakopiering:
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 355
Felterne "Kopier fra" og "Kopier til" udfyldes: � I "Kopier fra" angives hvilken database, der ønskes at kopiere fra. I feltet til højre angives sti og navnet på en database. Ved at dobbelt-klikke på feltet, fremkommer stifindervinduet, og der kan klikkes på en database. � I "Kopier til" angives hvilken database, der ønskes at kopiere til. I feltet til højre angives sti og navnet på en database. Ved at dobbelt-klikke på feltet fremkommer stifindervinduet, og der kan klikkes på den netop oprettede database. Der kan vælges op til 8 tabeller, som kan kopieres:
• Kontoplan • Debitorer • Kreditorer • Posteringer - Alle foretagne posteringer i regnskabet • Lagerkartoteket • Ordrekartoteket • Indkøbskartoteket • Opsætning - Alle opsætninger, brugerrettigheder m.m.
Det anbefales at kopiere Opsætningen fra et eksisterende regnskab til et nyt, da man kan spare meget tid ved ikke selv at skulle opsætte alle disse parametre - det er hurtigere at ændre parametrene end at oprette alle selv. Efter kopiering af et andet regnskabs opsætning anbefales det at gå til Opsætnings-menuen for at tilpasse parametrene efter dine behov. Der klikkes på kassen ud for de punkter, der ønskes kopieret. Herefter klikkes på knappen ’Start’ for at starte kopieringen. Du kan læse mere om datakopiering i afsnittet om ’Andre funktioner’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 356
Rediger firmaoplysninger Nedenstående beskriver, hvordan du ændrer oplysningerne i et regnskab: • Klik på ’Værktøj’ og ’Databaseopsætning’ for at starte Database-opsætningen.
• Find frem til det firma du ønsker at redigere, klik én gang på firmaet for at markerer det. • Klik derefter på knappen ’Redigér’ og foretag de ønskede rettelser i
firmaoplysningerne. • Klik på ’OK’ for at gemme og dermed lukke ’Databaseopsætningen’.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 357
Slet et regnskab Nedenstående beskriver, hvordan du sletter et eksisterende regnskab: • Klik på menupunktet ’Værktøj’ og vælg ’Databaseopsætning’. • Klik på det regnskab der skal slettes, således at regnskabet bliver markeret. • Klik herefter på knappen ’Slet’, hvorefter følgende meddelelse vil fremkomme:
• Klik på ’OK’. Som en sikkerhed, vil der komme endnu en meddelelse om regnskabet
ønskes slettet.
• Klik ’OK’ for at bekræfte sletning af regnskabet. Regnskabet er nu slettet i WinKompas
SQL. • Regnskabet skal også slettes ude i Stifinder, således regnskabet slettes helt fra
computeren. F.eks. under ’Denne computer’ eller hvor regnskabet er placeret. Regnskabet ligger som standard i: C:\Programmer\fk-data\WinKompas3\MSSQL$Winkompas\Data
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 358
Andre funktioner Foruden de nævnte funktioner, er der følgende funktioner i ved at klikke på knappen ’Brugerdef.’ i Databaseopsætning:
Omdøb Denne funktion giver mulighed for at omdøbe det regnskab som er markeret. Når der klikkes på ’Omdøb’ åbnes et lille indtastningsboks, hvori det nye regnskabsnavn indtastes. Der gemmes ved at klikke på knappen ’Ok’.
Bemærk: At ved ændring af firmanavnet, vil databasenavnet ikke blive ændret. Kopier Det er muligt at kopiere kartoteker fra en database til anden ved hjælp af ”Kopi funktionen”. Klik på knapfunktionen ’Kopier’, og der fremkommer en boks – Datakopiering:
Herefter dobbeltklikkes på den blanke linie til højre for ’Kopier til’, og udpeg den database, der ønskes kopieret til, ved at dobbeltklikke på navnet.
Dobbeltklik på den blanke linie til højre for ’Kopier fra’. Udpeg den database, der ønskes kopieret fra, ved at dobbeltklikke på navnet.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 359
Marker (med flueben) de moduler og evt. opsætning / posteringer, der ønskes kopieret. Klik på ’Start’. Når kopieringen er afsluttet, vil systemet spørge, om datakopiering ønskes afsluttet. I afsnittet ’Kopier data fra eksisterende regnskaber’ kan du læse mere om datakopiering. Nulstil Denne knapfunktion nulstiller regnskabets posteringer. HUSK at tage en sikkerhedskopi inden der nulstilles, for er funktionen igangsat er der ingen vej tilbage! Når valget er foretaget fremkommer en form, hvor der kan afkrydses hvilke dele af regnskabet der ønskes nulstillet.
Finans, Debitorer og Kreditorer: Dette sletter posteringer for alle 3 moduler. Lager, Ordrer og Indkøb: Dette sletter posteringer, og for ordrer og indkøb slettes også hoveder og varelinier. Budgetter: Dette sletter oprettede budgetposter. Bilagsserier: Dette sætter alle bilagsserier tilbage til laveste værdi (angivet på bilagsserierne).
Bemærk: En nulstilling af bilagsserierne skal hænge sammen med, at posteringerne er slettet, idet man ellers risikerer at få redundante bilagsnummereringer, fakturanumre m.m.. Tilpas Databasen tilpasses og evt. konverteringer foretages. Denne funktion bruges kun hvis der er en mistanke om, at programmet ikke er opdateret korrekt. Der henvises til den interne manual (<F1>) for en mere uddybende vejledning.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 360
Server Administration Med Server Administration kan du bl.a. foretage sikkerhedskopiering, komprimer databasen og indlæsning af ny database m.m. Du finder Server Administration således: • Klik på menupunktet ’Værktøj’ og vælg derefter punktet ’Server Administration’.
• Du kan og vælge at klikke direkte på ikonet i værktøjslinien, for Server Administration.
Ved opstart af Server Administration henter systemet automatisk de bruger-databaser der ligger på Serveren. Programmet giver følgende muligheder: Server
► Opret database fra sikkerhedskopi Her er det muligt at få oprettet en database samtidig med at sikkerheds-kopien indlæses. I feltet ’Sikkerhedskopi’ hentes den ønskede sikkerheds-kopi frem, og i feltet ’Database’ foreslår systemet selv databasenavnet, så den er identisk med navnet på sikkerhedskopien. I feltet ’Placering’ vælges hvor man ønsker at placerer sikkerhedskopien.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 361
HUSK, at feltet ’Tilføj til WinKompas’ skal være markeret, ellers vil sikkerhedskopien ikke blive kopieret ind i WinKompas SQL. ► Indstillinger Her indstilles hvor meget hukommelse SQL Serveren må bruge, når den kører. Hvis der ikke sættes en begrænsning, vil SQL Serveren bruge al den ram, som den kan få fat i, og dermed sløve de øvrige programmer ned. Databaser
► Tilkobling af database Dette punkt bruges når der skal lægges en database ind i WinKompas SQL. Hvis databasen f.eks. er lavet hos FK-DATA A/S, og skal ligges ind på kundens maskine, så skal dette punkt bruges, hvis regnskabet ikke findes i forvejen. I WinKompas SQL under menupunktet ’Værktøj / Databaseopsætning’ kan man tilføje et nyt regnskab, og i feltet ’Databasenavn’ findes en lille knap til højre, klik på den og alle databaser som er tilkoblet, vil fremkomme i dette vindue, her kan du vælge den nye database man har fået tilsendt.
En anden mulighed er at oprette regnskabet:
1. Stop SQL serveren, og kopier filer ind i kataloget. (regnskabsnavn.mdf samt regnskabsnavn.log)
2. Start derefter SQL serveren igen. 3. HUSK, at WinKompas SQL skal være lukket ned ved sådan en operation, samt at
filerne ikke må være skrivebeskyttet.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 362
► Frakobling af database Dette punkt bruges hvis man har slettet et regnskab, og ikke ønsker at bruge dette regnskab mere. Databasen vil ikke automatisk blive slette og man bliver derfor nødsaget til at frakoble regnskabet fra SQL-serveren. Derefter kan man efterfølgende slette databasen manuelt fra stifinder. Kan også bruges hvis man ønsker at opdatere med nye regnskabsfiler. Så kan man vælge denne funktion, at frakoble databasen og derefter tilkoble, når filerne er på plads. ► Komprimer Komprimer databasen, bruges hvis man har konverteret data eller kopieret store mængder data ind i databasen. ► Genopbyg indeks Genopbygger alle indeks i systemet, skal kun bruges hvis man har en mistanke om at systemet ikke kører optimalt. ► Sikkerhedskopier database Det er muligt at lave backup af data, selvom der arbejdes i WinKompas SQL, for at undgå tab af data, som følge af maskinnedbrud eller harddiskfejl. Sti til backup af dine data: C:\programmer\fk-data\WinKompas3\MSSQL$Winkompas\Data\WKbackup Der er mulighed for at lave en ændringsbackup af en eksisterende backup, således at programmet tager en backup af de sidste ændringer der er lavet i systemet. ► Genindlæs database Her genindlæses backup. Dette foretages under menupunktet Værktøj / Server Administration / vælg fanebladet Databaser og derefter punktet ’Genindlæs database’. ► Flyt Database Det er muligt at flytte databasens placering til en anden ønsket placering. ► SQL afvikling mod database Bruges til at trække data ud af WinKompas via SQL sproget. Afslut Ved at klikke på Afslut, lukkes Server Administration. Der kan også klikkes på ikonet for Afslut.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 363
Ikoner Der er følgende ikoner som er forbundet med Server Administration:
1 2 3 4 5 1. Frakobling af database 2. Tilkobling af database 3. Sikkerhedskopier database 4. Genindlæs database 5. Afslut Ikonernes funktioner er beskrevet i afsnittet om Databaser.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 364
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 365
Fakturatilpasning / Crystal Report Fakturatilpasning med rapportværktøjet Crystal Report fra Seagate software. Fra KOMPAS for Windows version 1.4.2 kan tilpasning af rapporter ske med Crystal Report version 8.0 eller derover. Denne gennemgang af fakturatilpasning, er kun tænkt som en meget grundlæggende indføring i arbejdet med tilpasning af rapporter. Før der foretages ændringer, anbefales det, at den oprindelige standard-faktura kopieres til et nyt navn, og at den nye fil sættes ind på Udskrifts-styringen. • Klik på Værktøj i menulinien, vælg Udskriftsstyring og klik på fanebladet Salgsordre
og udpeg ’Faktura’.
Crystal Report Den fil, der skal åbnes for tilpasning med Crystal Report, er normalt placeret på drev C: (hvis styresystemet er Windows 95 eller 98), eller på drev E: (hvis det er Windows NT eller Windows 2000) eller på en anden selvvalgt drevbetegnelse, som er oprettet i forbindelse med drift på netværk. Stien for en standardinstallation:
\Programmer\fkdata\Winkompas3\Reports
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 366
Når filen er åbnet vises den øverste del, som indeholder de faste oplysninger samt kundeoplysninger og selve fakturalinierne (varelinierne) og totalerne i bunden af udskriften.
Når fakturaen er indlæst i Crystal Report, findes der mange muligheder for at designe sin egen faktura. Nedenstående vil der blive gennemgået nogle af de almindelige områder at kunne designe en faktura,
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 367
Højre Klik Når der højre klikkes på musen når cursoren står på et felt, kommer nedenstående muligheder frem:
Field: Fortæller hvilke felt man befinder sig på. Edit Formula Når der klikkes her, vil der i det viste tilfælde fremkomme et formula editeringsbillede, som indeholder den formel. Det punkt fremkommer kun hvis der i feltnavnet på udskriften er et ”@” foran navnet.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 368
I den viste formel bliver linierne sammentrukket, hvis der ikke står noget i linierne, f.eks. hvis ’Adresse2’ ikke er udfyldt, kommer det ikke med på udskriften og linien mellem Adresse1 og postby bliver trukket sammen. Format Field Under formattet ’Field’ kan man ændre en række parametre for feltet, samt indsætte formler, som bestemmer under hvilke omstændigheder feltet skal vises:
På en række felter, har vi bestemt at indholdet (og teksten) kun skal udskrives, såfremt der er et indhold (altså at feltet er udfyldt af brugeren). Dette er tilfældet ønsker vi kun at ”sælger” skal fremkomme på fakturaen hvis der indtastet en sælger på ordren. Ved at klikke på X-2 og skrive nedenstående formel, så vil sælger og navnet på sælgeren kun fremme hvis der er indtastet en sælger på ordren. X-2 bliver rød når der findes en formel. Formelen fortæller hvis felt Ordres.SalesRep er lig med ingen ting så skal den undertrykke selve teksten ”Sælger”.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 369
Ændring af font og skriftstørrelse
Flytning og sletning af felter Felterne på rapporten kan flyttes ved at placere musecursoren på feltet og holde venstre museknap nede, mens man flytter musen indtil feltet befinder sig på en ny ønsket placering. Sletning af et felt kan ske ved at man placerer musecursoren på feltet og foretager et enkelt klik på venstre musetast. Derved bliver feltet markeret. Et tryk på ’Delete’ vil derefter fjerne feltet fra rapporten. Indsæt en ny tekst En ny tekst kan indsættes i rapporten. Der vælges ’Insert’ på Crystal Reports menulinie, og i listen som fremkommer vælges blot ’Textobjekt’. Når Textobjekt er valgt, flyttes cursoren til det punkt, hvor teksten ønskes placeret. Et tryk på venstre museknap sætter feltet på rapporten i edit mode, klar til at man kan skrive den ønskede tekst.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 370
Indsæt nyt felt eller tegn linier og bokse
Indsættelse at et nyt felt Ønskes der at indsætte et nyt felt på fakturaen så skal punktet Field Object vælges. Klik med musen i plus tegnet til venstre for Database Fields og endnu engang på det efterfølgende plus. Nu fremkommer en liste over de felter der kan bruges på fakturaen. Felt hvor der et hak til venstre for feltnavnet er i brug på rapporten. ’Orders+navn’ – stammer fra ordrehovedet ’Customers+navn’ – er felter der kan bruges fra faktureringskunden ’Shiptocustomers+navn’ – er leveringskundens felter ’Company+navn’ – henter fra database opsætningen ’Lines+navn’ – er felter der findes på fakturalinierne ’Inventory+navn’ – er felter fra lagerkartoteket ’Unit+navn’ – stammer fra enhedstabellen ’Payment+navn’ stammer fra betalingsbetingelsestabellen ’Cash-discount+navn’ – stammer fra kasserabattabellen.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 371
Der trykkes på <Enter>-tasten eller klik med musen på det felt som ønskes overført til rapporten.
Tegning af linier og indsættelse af kasse gøres ved enten at vælge linie eller boks. Efter man har tegnet en linie eller indsat en boks kan der højre- klikkes på linien eller boksen, og derved finde mulighed for at opsætte nogle parameter for disse elementer.
NB! Husk at omdøbe navnet på fakturalayout inden du gemmer dine rettelser. Dette gøres under ’Filer\ Saves as’ og husk der ikke må stå et hak i ”Save data with report”.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 372
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 373
Appendiks 1 Anvendelse af standardopsætning Hvis den medfølgende standardkontoplan og opsætning skal anvendes: 1. Opret nyt regnskab under menupunktet Værktøj / Databaseopsætning med knappen
’Tilføj’.
2. Felterne udfyldes med firmanavn, adresse m.m.
3. Placering af regnskab – Det er ikke nødvendigt at angive placering, hvis data-placering skal følge standard. Dine data vil automatisk blive placeret under: C:\programmer\fk-data\WinKompas3\MSSQL$Winkompas\Data
4. Klik på ’Tilpas’ og følg dialogen. Klik ’Ok’ når meddelelsen ’Database er kompatibel’ fremkommer og luk databasevinduet.
5. Vælg regnskab under Filer / Vælg firma / Vælg firma og klik på det nye regnskab. Da regnskabet er nyt, vil systemet herefter vise et vindue med regnskabsopsætning. Bemærk, at afkrydsningsfelterne for 'Anvend Standardkontoplan' og 'Anvend Standardopsætning' er markerede.
6. Anfør regnskabsårets begyndelsesdato, antal perioder (måneder) i regnskabsåret, momsafregningstermin og momsperiodens startdato. Klik på ’Fortsæt’ og klik på ’Ok’ for de valgte datoer.
7. Nu vil regnskabets finansdel være klar til brug, men hvis der ønskes opdeling på Afdeling eller andre dimensioner, skal der oprettes Afdeling, Bærer, Formål og Projekt under menupunktet Opsætning / Opsætning / Dimensioner.
8. Opret medarbejdere, debitorer, kreditorer, lokationer og lagervarer. Medarbejdere og Lokationer oprettes under menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse/ Medarbejder h.h.v. Lokationer. Debitorer, Kreditorer og Lagervarer oprettes under Kartoteker i menulinien.
9. Nu kan de øvrige moduler anvendes. Hvis der ønskes oprettet lagerantal på det eksisterende lager, gøres dette under Kladder / Lagerkladde. Der anføres Tilgang for de enkelte varer. Når posteringerne bogføres, vil værdien blive posteret på 'Almindeligt Varekøb' og 'Lager Justering', hvilket senere kan omposteres i forbindelse med oprettelse af primotal for regnskabet.
10. Gå til Opsætning / Opsætning / Diverse / Bilagsserier og foretag justering af de nummerintervaller, som passer til situationen og opret eventuelle yderligere nummerserier til brug ved forskellige arbejdspladser.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 374
11. Gå til Opsætning / Opsætning / Diverse / Kilde og opret kilde til eventuelt nyoprettede bilagsserier.
12. Så er alt klar til brug, men gennemgå Opsætning / Systemopsætning for at sætte de forskellige parametre, så de passer til firmaets normale procedurer og politik. Afslut dette med kontrol af opsætningen. Klik på knappen ’Check’ og justér evt. fejl.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 375
Appendiks 2 Anvendelse af egen opsætning Oprettelse af regnskab uden at bruge den medfølgende kontoplan og systemopsætning som udgangspunkt: 1. Opret nyt regnskab under menupunktet Værktøj / Databaseopsætning / klik på
knappen ’Tilføj’.
2. Felterne udfyldes med firmanavn, adresse m.m..
3. Placering af regnskab – Det er ikke nødvendigt at angive placering, hvis dataplaceringen skal følge standard. Dine data vil automatisk blive placeret under: C:\programmer\fk-data\WinKompas3\MSSQL$Winkompas\Data
4. Klik på ’Tilpas’ og følg dialogen. Klik ’OK’ når meddelelse 'Databasen er kompatibel' fremkommer, og luk databasevinduet.
5. Vælg regnskab i Filer / Vælg firma / Vælg Firma og klik på det nye regnskab. Da regnskabet er nyt, vil systemet herefter vise et vindue med regnskabsopsætning. Bemærk at afkrydsningsfelterne for 'Anvend Standardkontoplan' og 'Anvend Standardopsætning' er markerede. Da standard ikke ønskes, vælges disse markeringer fra, ved at klikke med venstre musetast på dem. Vi anbefaler dog, at man nøjes med at fravælge standardkontoplan. Derved bevares alle opsætningerne som automatiske bogføringsgrupper, kladder, valuta, kilder, bilagsserier m.m. Disse skal så blot tilpasses individuelt i eget regnskab.
6. Anfør regnskabsårets begyndelsesdato, antal perioder (måneder) i regnskabsåret, momsafregningstermin og momsperiodens startdato. Klik på ’Fortsæt’ og klik på ’Ok’ for de valgte datoer.
7. Opret egen kontoplan med overskrifter, driftskonti, statuskonti og sumkonti. Kontoplan kan eventuelt importeres fra et andet system.
8. Opret/tilpas Debitorgrupper, Kreditorgrupper og Lagergrupper. Mindst en gruppe for hver. Grupperne oprettes under Opsætning / Opsætning / Bogføringsgrupper.
9. Opret/tilpas momskoder. Mindst koder for indgående og udgående moms, men evt. også EU-moms. Momskoder oprettes under Opsætning / Opsætning / Moms.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 376
10. Opret/tilpas Handels-relationer. Opret mindst en kategori for debitorer, kreditorer og lager og opret statuskoder for salg og indkøb. Oprettelse sker under Opsætning / Opsætning / Handel.
11. Opret/tilpas kladder til bogføring. Oprettelsen sker under Opsætning / Opsætning / Diverse / Kladder.
12. Opret/tilpas valutakoder. Standardvaluta DKK er automatisk i systemet med kurs 100, men andre valutaer, f.eks EUR skal oprettes. Aktuel kurs for de enkelte valutaer indsættes også under Opsætning / Opsætning / Diverse / Valuta.
13. Opret/tilpas rentebetingelser for debitorer under Opsætning / Opsætning / Diverse / Rente.
14. Opret/tilpas bilagsserier til posteringer, fakturaer m.m. Opret mindst en serie for almindelig postering gennem kladder, og en for autonummerering af f.eks. fakturaer og kørsler.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 377
STIKORDSREGISTER Abonnement faktura.............................. 158 Abonnement massefakturering............. 177 Autotekst ............................................... 325 Bilagsserier ........................................... 326 Bogfør bilag Finanskladde .................................... 69 Debitorkladde ................................. 114 Kreditorkladde ................................ 209 Lagerkladde.................................... 260 Lageroptællingskladde ................... 269 Ordrekladde.................................... 168 Bogføringsgrupper Debitorgrupper................................ 315 Kreditorgrupper............................... 316 Lagergrupper .................................. 317 Budgetkørsel ........................................... 87 Crystal Report ....................................... 365 Direkte fakturering Salgsordre ...................................... 154 Indkøbsordre .................................. 235 Dokumenter (salgsordre) ...................... 138 Fakturering/Registrering i flere tempi Salgsordre ...................................... 156 Indkøbsordre .................................. 236 Fast slutrabat på debitor ....................... 127 Find kartotekskort ................................... 43 Flyt database ........................................ 360 Fragang på lager................................... 265 Frakobling af database ......................... 362 Fortryd handling ...................................... 43 Genindlæs database............................. 362 Genopbyg indeks .................................. 362
Genudskriv arkivkladde (Finans) ................ 82 Debitor, se under Finans Kreditor, se under Finans Genudskriv faktura Debitorkartotek ................................. 167 Ordrekartotek.................................... 167 Ordreudskrifter.................................. 174 Genvejstaster (ikoner)............................... 35 Global søgning .......................................... 36 Godkend betalinger................................. 217 Importér kladde ......................................... 78 Indkøbstotaler.......................................... 232 Integration med MS-Office ........................ 29 Intrastat ................................................... 281 Justér lagerværdi .................................... 276 Justér prislister ........................................ 280 Justér salgspriser .................................... 279 Justering på lager.................................... 266 Kilder Salgsordre ........................................ 136 Systemopsætning ............................. 328 Komprimer database............................... 362 Konsolidér regnskab ................................. 86 Kontant faktura........................................ 157 Kontoudtog Debitorkartotek ................................. 111 Debitorudskrifter ............................... 121 Kreditorkartotek ................................ 206 Kopiér data fra eksisterende regnskab ........ 354 kartotekskort ....................................... 42
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 378
Luk Momsperiode.......................................88 Regnskabsperiode ..............................90 Massefakturering Abonnement (Ordre) .........................158 Indkøbskørsler...................................241 Ordrekørsler ......................................176 Masseudligning Debitorkørsler ....................................124 Kreditorkørsler ...................................221 Momsangivelse (udskriv) ...........................83 Momsforfald .............................................313 Momskoder ..............................................319 Momsperioder ............................................67 Finanskørsler.......................................88 Nulstil poster ............................................359 Omdøb regnskabsnavn............................358 Opdatér Debitorinformationer ..........................178 Kreditorinformationer.........................243 Ordrelinier..........................................180 Opret autotekst ............................................325 bilagsserie .........................................326 database fra sikkerhedskopi..............360 debitor..................................................96 dimensioner .......................................323 finanskonti ...........................................54 indkøbsordre......................................223 kilder ..................................................328 kartotekskort ........................................42 kladde ..................................................79 kreditor...............................................192 medarbejder (projekt) ........................300 momskode.........................................319 ny kalkulation.....................................293 nyt regnskab......................................351 password (kodeord).............................21 prislister .............................................131 projekt................................................284 rentesatser.........................................330 salgsordre..........................................140 valutakurser .......................................333 vare/ydelse ........................................246 Ordrekopi til flere kunder..........................181 Ordreliniernes felter .................................160
Ordrestatus............................................137 Ordretotaler ...........................................151 Overfør regnskabsperiode ......................89 Parametre (opsætning) .........................256 Perioder (regnskabsperioder) .................66 Finanskørsler ....................................89 Procentvis rabat til debitor .........................................128 til debitorkategori ............................129 Rediger Firmaoplysninger ............................356 Kartotekskort.....................................43 Regnskabsopsætning .............................22 Renteberegning.....................................123 Restordre udligning ...............................182 Ret bilagsserie Finanskladde ....................................78 Debitorkladde..................................119 Kreditorkladde.................................214 Rykkerkørsel .........................................125 Saldobalance (udskriv)............................65 Server Administrator .............................360 Sikkerhedskopi ......................................362 Slet kartotekskort .....................................44 regnskab .........................................357 Sortér ordrelinier ...................................179 Spær regnskabsperiode..........................90 Standard analyse ....................................84 Standard tekster ....................................332 Styklisteproduktion ................................278 Tilgang på lager ....................................264 Tilkobling af database ...........................361 Tilpas database (regnskab)...................359
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 379
Udlign små saldi Debitor ...............................................126 Kreditor (se Debitor) ..........................222 Valuta .......................................................333 Ændre Momsforfaldsdato..............................314 Momsperioder......................................88 Valutakurs..........................................335 Åben Momsperiode.......................................88 Regnskabsperiode ..............................90