18

HRM SYSTEM

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 02/2009

Efektywniejsza praca z wiedzą dla każdegoKażdy mendżer zadaje sobie pytanie czy zrobił wszystko by stworzyć swoim pracownikom optymalne środowisko pracy. Truizmem jest stwierdzenie, że pracownicy są jedną z najważ-niejszych wartości firmy. Warto zadać sobie pytanie co zrobić by wartość ta nabrała realnego kształtu.

Firmy często napotykają na poważne problemy związane z utratą wiedzy przy odejściu pracownika oraz z długim pro-cesem adaptacji nowych pracowników. Zjawiska te znacznie obniżają efektywność pracy zespołu . Nowe narzędzia, wywo-dzące się z trendu Enterprise 2.0, starają się na nowo podejść do tych tematów. Enterprise 2.0 to nowe stanowisko wobec staromodnego korporacyjnego oprogramowania. Firmy za-czynają dostarczać swoim pracownikom szybkich i prostych w użyciu narzędzi społecznościowych – po to by pracowa-li wydajniej, kreatywniej oraz przyjemniej. Wszystko podane w sposób znany z Bloxa, GoldenLine, Naszej-Klasy czy Wiki-pedii.

Termin Enterprise 2.0 istnieje w świadomości biznesu w USA od 2006. W ubiegłym roku zaczęło się o nim mówić w Polsce (konferencja Rewolucja w Komunikacji). Niemniej Enterpri-se 2.0, nawet na rynkach bardziej rozwiniętych, nadal brzmi dość obco i ciągle wiele firm nie do końca wie w jaki sposób go zastosować . Firma Market Intelligence przedstawiła wyni-ki badań dotyczących Enterprise 2.0. Pytano menadżerów z

USA jakie cele chcą osiągnąć dzięki wdrożeniu narzędzi nowej generacji. Najczęściej (63%) wymieniano polepszenie współ-pracy, podniesienie świadomości wiedzy jaka jest w organiza-cji (56%) oraz zwiększenie szybkości komunikacji i działania (również 56%).

Zarządzanie wiedzą wydaje się jednym z ciekawszych za-stosowań trendu Enterprise 2.0. Dotychczas zarządzanie wie-dzą zarezerwowane było dla korporacji. Dzięki tanim narzę-dziom (zawierającym dodatkowo dobryme praktykami) tak-że sektor MSP może korzystać z dobrodziejstw tej dziedzi-ny nauki.

W zarządzaniu wiedzą oczywiście od lat chodzi o to samo – jak najlepsze wykorzystanie talentów w organizacji. Jak do-tąd teoretycy upierali się aby rozdzielać zarządzanie wiedzą od systemów informatycznych, które to zarządzanie wspiera-ją. W efekcie powstawały systemy, które zupełnie nie spełnia-ły pokładanej w nich nadziei. Nawet jeśli w zarządzaniu wie-dzą nie chodzi o technologię, to trzeba mieć na uwadze, że to właśnie technologia może mieć decydujące znaczenie w po-wodzeniu wdrożenia. Wiele firm wręcz zraziło się do hasła: „zarządzanie wiedzą”, wdrażając u siebie jeden z dedykowa-nych systemów, który zamiast usprawniać pracę i zapewnić możliwość dzielenia się wiedzą, stworzył jedynie nowe biu-rokratyczne obowiązki. Nie należy jednak sądzić, że zarzą-dzanie wiedzą przeminie, jak niejedna tymczasowa koncep-

Enterprise 2.0 praktyczne wykorzystanie Wiki w HR

Oprogramowanie Wiki staje się jednym z najelastyczniejszych narzędzi wspierających rozwijanie zasobów ludzkich w firmie. Analitycy rynku oraz praktycy biznesu zgodnie twierdzą, że to jedna z najbardziej perspektywicznych form komunikacji wewnętrznej firmy.

Tomasz Karwatka

19

HRM SYSTEM

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW02/2009

cja. Zarządzanie wiedzą jest koniecznością w czasach, kie-dy informacji jest nadmiar, ale dopiero naprawdę wartościo-wa wiedza zapewnia przewagę konkurencyjną. Trzeba jednak spojrzeć realnie na zadania, które przed nami stawia zarzą-dzanie wiedzą. Jednym z najważniejszych celów jest stwo-rzenie oprogramowania na tyle elastycznego, by dopasowa-ło się do kultury organizacyjnej firmy. Tylko oprogramowanie, które pozwoli pracownikom aktywnie włączyć się w proces je-go adaptacji ma szanse zdobyć uznanie i akceptację zespołu. Narzędzia Enterprise 2.0, dzięki swojej elastyczności wynie-sionej z trendu Web 2.0, mają szansę oddać inicjatywę w rę-ce pracowników. To oni mogą wybrać oprogramowanie, dosto-sować i i używać je tak, jak używają swoich ulubionych serwi-sów społecznościowych. Dział IT ma zapewnić jedynie tech-niczne funkcjonowanie narzędzia – na poziomie koncepcyj-nym sterowanie przejmują użytkownicy.

Według raportu Enterprise 2.0 wydanego przez MarketIQ najczęściej używanymi narzędziami Enterprise 2.0 w firmach są kanały RSS oraz firmowe Wiki. Oba narzędzia znajdują się w fazie dynamicznego wzrostu i adresują zagadnienia zwią-zane z zarządzaniem wiedzą.

Forrester Research zauważa, że dzisiejsze pokolenie 12-17-latków bardzo aktywnie korzysta ze społecznościowych na-rzędzi Web 2.0. W tej grupie aż 1/3 to twórcy treści. Natomiast w populacji obecnych 50 latków tylko 7% to twórcy. W najbliż-szym czasie grupa 50 latków odejdzie na emerytury a firmy przyjmą do pracy dzisiejsze nastolatki. Można spodziewać się, że Ci pracownicy z chęcią przeniosą swoje „cywilne” za-chowania na grunt firmy, popularyzując przy tym narzędzia Enterprise 2.0.

Enterprise 2.0 w praktyce - Wiki dla zespołuPrezentuję niżej kilka pragmatycznych zastosowań narzędzia Wiki – sztandarowego instrumentu trendu Enterprise 2.0. Z narzędzi tego typu korzystają już dzisiaj małe i duże firmy na całym świecie.

Jak szybko wdrożyć nowego pracownika?Gdy organizacja posiada swoją Wiki, pracownicy mogą groma-dzić i dzielić się informacjami, których inni potrzebują. W Wi-

ki znajdą informacje na temat projektów, strategii, badań ale także informacje przydatne w codziennej pracy – procedu-ry, rozliczenia, zasady przeprowadzania spotkań, konfigura-cję sprzętu.

Pierwszy dzień w pracy nowego pracownika można poświę-cić na zapoznanie go z Wiki. Pracownik zyskuje aktualne źró-dło informacji, poznaje też wcześniejsze pomysły, inicjaty-wy i projekty. Cały zespół nie traci efektywności pracy gdyż większość odpowiedzi na pytania nowego pracownika znajdu-je się w Wiki.

Masz doskonały pomysł ale teraz nie ma czasu by go realizować? Zapisz go w sekcji Pomysły na Wiki. Może kiedyś ty - lub ktoś inny z zespołu - wrócicie do niego. Najbardziej kreatywne fir-my zapisują wszystkie pomysły. Wiki pozwala gromadzić ba-zę pomysłów a także nagradzać ich autorów, co zachęca do wymiany wiedzy.

Z firmy odchodzi pracownik? Czy jego wiedza odejdzie wraz z nim? W Wiki pracownicy opi-sują swoje pomysły, inspiracje, projekty, dokumenty i proce-dury. Odejście pracownika będzie dużo mniejszą stratą dla fir-my jeśli zespół oraz jego następca będą mieli dostęp do ma-teriałów, nad którymi pracował oraz wiedzy, którą zgromadził. Jest to swego rodzaju „kopia bezpieczeństwa” pracownika.

Szukasz źródeł inspiracji?W stresie nie zawsze jest łatwo stworzyć oryginalną koncep-cję. Gdy można sięgnąć do setek i tysięcy wcześniej zapisa-nych pomysłów, nagle wszystko staje się prostsze. Czasem jeden rzut oka na zapis burzy mózgów sprzed roku może oka-zać się impulsem do stworzenia ciekawych rozwiązań. War-to dokumentować wszystkie spotkania oraz pomysły za po-mocą Wiki.

Tracisz codziennie dużo czasu na poszukiwanie informacji?Członkowie zespołu zapisują informacje w różnych forma-tach, często trudnych do współdzielenia oraz przeszukiwa-

HRM SYSTEM

20

HRM SYSTEM

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 02/2009

nia.BiznesWiki umożliwia integrację z oprogramowaniem Offi-ce, dzięki czemu pracownicy bez trudu mogą publikować swo-je informacje. Tak opublikowane treści są proste do przeszu-kiwania. Można także zobaczyć historię zmian każdego doku-mentu oraz dyskusje prowadzone podczas jego tworzenia.

Dokumentacja projektów, które prowadzisz jest nieaktualna?Dla menadżerów istotne jest posiadanie aktualnej dokumen-tacji projektowej i zapewnienie dostępu do niej całemu ze-społowi. Wiki umożliwia wygodne dokumentowanie dowolne-go projektu na bieżąco, podczas prac nad nim. Członkowie ze-społu mają dostęp do zawsze aktualnych informacji.

Jak wybrać Wiki?Wybór oprogramowania Wiki jest bardzo duży. W procesie tym warto wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• Polityka dotycząca przechowywania danych

Niektóre firmy wymagają aby dane przechowywano tylko na fir-mowych serwerach. Należy wtedy wybrać takie oprogramowa-nie Wiki, które można wdrożyć we własnej serwerowni i zgod-nie z wytycznymi technicznymi. Najczęściej klienci wybierają środowisko Windows lub Linux jako platformę do uruchomie-nia oprogramowania. Istnieją systemy Wiki dla obu środowisk. W mniejszych firmach bezpieczniejszym rozwiązaniem jest utrzymywanie danych na serwerach firmy dostarczającej Wiki. Podpisane porozumienie SLA (Service Level Agreement) gwa-rantuje klientowi dostępność i niezawodoność danych. Firma utrzymująca kilkaset czy kilka tysięcy systemów Wiki jest w stanie zainwestować bardzo poważne środki w utrzymanie naj-wyższej jakości usług i bezpieczeństwa danych. Może się oka-zać, że paradoksalnie dane te są dużo bezpieczniejsze niż gdy-by znajdowały się na serwerach firmowych.

• Polityka dotycząca kodu oprogramowania

Część firm posiada wytyczne dotyczące otwartości oprogramo-wania. Spotkaliśmy się z klientami, którzy nie tolerują instalacji w swojej infrastrukturze wolnego oprogramowania (Open Sour-ce), tłumacząc ten fakt względami bezpieczeństwa. Oczywiście dyskusja nad przewagą otwartego i zamkniętego oprogramowa-nia stale trwa ale należy pamiętać, że poziom bezpieczeństwa nie zależy praktycznie od modelu dystrybucji oprogramowania. Warto jednak zweryfikować czy wybrane oprogramowanie Wiki jest zgodne z polityką dotycząca kodu oprogramowania. Wiele firm (zwłaszcza organizacje administracji publicznej) coraz czę-ściej skłania się ku oprogramowaniu Open-Source. Jego dużą za-letą jest bezpieczeństwo związane z rozwojem oprogramowania – łatwiej będzie znaleźć firmę, która niezależnie od dostawcy będzie mogła dalej opiekować się oprogramowaniem.

Wiki a inne systemyCzęsto w firmach istnieją już systemy, w których przechowu-je się fragmentaryczne bazy danych. Lotus Notes, Sharepoint oraz inne źródła informacji powinny zostać połączone z Wiki. Należy upewnić się, że wybrane oprogramowanie pozwoli za-importować bazy danych lub zatwierdzić ich integrację.

Wdrożenie systemu WikiWdrożenie Wiki w firmach zaczyna się od przeprowadzenia projektu pilotażowego. Projekt ten pozwala na tworzenie i roz-

wijanie Wiki w kontrolowanym środowisku, pracę z małą licz-bą grup, przekazywanie im przydatnych wskazówek i rozwija-nie przykładów użycia Wiki, tak aby pokazać innym w jaki spo-sób korzystać z oprogramowania.

Pilotaż pozwala również na stworzenie odpowiednich struk-tur administracyjnych i wsparcia, szczególnie działu tech-nicznego, które będą pomocne przy rozrastaniu się Wiki.

Syndrom pustej stronySystemy Wiki są bardzo elastyczne ale podczas wdrożenia może okazać się to ich minusem. Często nazwa się tę sytu-ację syndromem pustej strony. Syndrom polega na tym, że użytkownik loguje się do systemu i nie wie jak zacząć uży-wać oprogramowania.

Można uniknąć tej, sytuacji poprzez stworzenie wstępnej struktury danych Wiki. Taka struktura może obejmować kata-logi i najważniejsze strony – tak aby nowy użytkownik zoba-czył praktyczne wykorzystanie Wiki.

Osobista strona WikiMożesz poprosić każdego pracownika o utworzenie swojej prywatnej strony Wiki. Na takiej stronie pracownik może opi-sać nad czym aktualnie pracuje, nad czym będzie pracował w przyszłości oraz utworzyć sekcję, w której inne osoby bę-dą mogły zadawać pytania. Pracownik na swojej stronie może zamieszczać także informacje kontaktowe oraz wszelkie inne informacje, które pozwolą na lepszą komunikację. W ten spo-sób szybko stworzysz aktualną bazę ekspertów twojej orga-nizacji.

Warsztaty WikiZbierz ludzi, którzy w Twojej organizacji używają Wiki i po-zwól im podzielić się tym, co robią. Zorganizuj warsztaty - jed-nodniowe wydarze, podczas którego pracownicy zbiorąą się i wygłaszą krótkie, najwyżej pięciominutowe odczyty i de-monstracje swoich dokonań w Wiki. Jest to świetny sposób na to żeby ludzie, którzy na co dzień pracują w różnych zespo-łach i wykonują odmienną pracę, pokazali jak to robią.

Lepsze spotkaniaSpotkania są nieodłączną częścią pracy zespołów i grup w każdej organizacji. Są podstawową formą działalności, pod-czas której ludzie planują, informują się wzajemnie o stanie projektów, rozwijają nowe projekty, itp.

Są one też jednymi z najczęściej wykorzystywanych, cza-sami wręcz nadużywanych aktywności grup. Ludzie ma-ją skłonności do ciągłego zwoływania spotkań na każdy, na-wet najmniej ważny temat. Spotkania te nie są zazwyczaj do-brze zaplanowane. W efekcie pracownicy mogą spędzić cały dzień na kolejnych zebraniach, a pod koniec pracy stwierdzić, że niewiele osiągnęli.

Wiki może pomóc w takich sytuacjach, poprawiającwymia-nę informacji w grupach, uczynić spotkania krótszymi i bar-dziej skoncentrowanymi na konkretnych kwestiach, które muszą być przedyskutowane w grupie. Informacje mniej istot-ne, np. dotyczące postępów w pracach nad projektami moż-na publikować na Wiki.

Tomasz Karwatka / Divante. Autor jest dyrektorem opera-cyjnym w firmie tworzącej oprogramowanie BusinessWi-ki (http://onbusinesswiki.com)