Sözleşme Makamı: Avrupa Komisyonu

Kıbrıs Türk toplumuna yönelik Yardım Programı

Kıbrıslı Sivil Toplum İş Başında VII

Hibe Başvuru Rehberi

Bütçe kalemi: SCR.DEC.042349.01.2.B2019

Referans: EuropeAid/169185/DH/ACT/CY

Kavram belgeleri son teslim tarihi1:

16/10/2020, saat 15:00 (Brüksel saati)(yerel saate dönüştürmek için buraya tıklayınız 2)

1 Bu teklif çağrısı için PROSPECT ile çevrimiçi başvuru zorunludur (bkz. Bölüm 2.2.2). PROSPECT’teki tüm tarih ve saatler Brüksel saatine göredir. Başvuru sahipleri, IT desteğinin Pazartesi – Cuma günleri arasında Brüksel saatiyle 08:30 – 18:30 arasında açık olduğunu not etmelidir (resmi tatiller hariç). Başvuru sahipleri, PROSPECT kullanıcı el kitabında belirtilen haftalık bakım saatlerini de göz önünde bulundurmalıdır.

2 Örnek çevrimiçi saat dönüştürücüsü: http://www.timeanddate.com/worldclock/converter.html

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII Sayfa 1/39

UYARI

Bu, kısıtlı bir teklif çağrısıdır. Öncelikle, değerlendirme için sadece kavram belgesi (EK A.1) sunulmalıdır. Bu aşamadan sonra, ön elemeyi geçen başvuru sahipleri, tam başvurularını ibraz etmek üzere davet edilecektir. Tam başvuruların değerlendirilmesinin ardından, kısa listeye kalanlar için bir uygunluk kontrolü yapılacaktır. Uygunluk, sözleşme makamının talep ettiği destekleyici belgeler ve başvuruyla beraber sunulan imzalı ‘başvuru sahibinin beyanı’ üzerinden kontrol edilecektir.

Bu teklif çağrısına başvuru yapabilmek için örgütlerin PADOR’a kayıt olması ve başvurularını PROSPECT aracılığıyla sunmaları gerekmektedir (bkz. Rehber bölüm 2.2.2). PROSPECT, teklif çağrıları yönetiminin etkinliğini arttırmayı ve sivil toplum örgütlerinin başvurularını çevrimiçi yapmalarının yanı sıra başvurularının durumlarını yine çevrimiçi takip edebilmelerini sağlayan yeni bir işlevsel panel üzerinden sivil toplum örgütlerine daha iyi hizmet sunmayı amaçlamaktadır.

Hazırlık: Bilgilendirme toplantıları ve kullanıcı el kitabı

Başvuru sahiplerinin çevrimiçi başvurudan önce sisteme aşina hale gelebilmeleri adına, Temmuz-Eylül 2020 aylarında daha sonra belirlenecek bir yerde ve/veya uzaktan çevrimiçi olarak bilgilendirme toplantıları düzenlenecektir. Bu tarihlerde değişiklikler olabilir. Söz konusu değişiklikler potansiyel başvuru sahiplerine bildirilecektir.

Bu toplantılara katılmak isteyenlerin, en geç 24 Temmuz 2020 tarihine kadar REFORM-CYPRUS- SETTLEMENT-SUPPORT-CS-VII@ec.europa.eu adresine bir e-posta göndererek toplantılara katılacak kişilerin (kuruluş başına en fazla iki katılımcı olacak şekilde) ad, soyad, uyruk ve e-posta adresleri ile kuruluşlarını belirten bilgileri belirtmeleri rica olunur. Başvuru sahiplerinin bu bilgilendirme toplantılarına katılmak için yapacakları harcamalar geri ödenmeyecektir.

Tüm kurumlar, PROSPECT ile ilgili daha fazla bilgiye kullanıcı el kitabından veya e-öğrenme videolarından erişebilirler. Ayrıca, PROSPECT’de yer alan çevrimiçi destek formunu doldurarak da teknik destek ekibimizle iletişime geçebilirsiniz 3

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII

Sayfa 2/39

3 PROSPECT'e erişilemiyorsa, EuropeAid-IT-support@ec.europa.eu adresinde e-posta göndererek IT desteği alabilirsiniz

İçindekiler

1. KIBRISLI SİVİL TOPLUMU İŞ BAŞINDA VII 4

1.1. Arka Plan 4

1.2. Programın Hedefleri ve Öncelikli Konular 5

1.3. Sözleşme Makamı tarafından tahsis edilen finansman 6

2. TEKLİF ÇAĞRISINA İLİŞKİN KURALLAR 9

2.1. Uygunluk Kriterleri 9

2.1.1. Başvuru sahiplerinin uygunluğu (esas başvuru sahibi ve eş başvuru sahibi/sahipleri) 9

2.1.2. Bağlı ortaklıklar 11

2.1.3. İştirakçiler ve yükleniciler 12

2.1.4. Uygun projeler: başvuru yapılabilecek projeleR 13

2.1.5. Maliyetlerin uygunluğu: dâhil edilebilecek maliyetler 17

2.2. Başvuru Şekli ve izlenecek prosedürler 22

2.2.1. Kavram belgesinin içeriği 22

2.2.2. Kavram belgesinin gönderileceği yer ve gönderilme şekli 23

2.2.3. Kavram belgesi son teslim tarihi. 24

2.2.4. Kavram belgesi ile ilgili ek bilgiler 24

2.2.5. Tam başvurular 25

2.2.6. Tam başvuruların gönderileceği yer ve gönderme şekli 26

2.2.7. Tam başvuru son teslim tarihi 26

2.2.8. Tam başvurularla ilgili diğer bilgiler 27

2.3. Değerlendirme ve başvuruların seçimi 27

2.4. Koşullu olarak seçilmiş başvurular için destekleyici belgelerin sunulması 34

2.5. Sözleşme Makamının Kararının Bildirilmesi 35

2.5.1. Kararın içeriği 35

2.5.2. Zaman çizelgesi 36

2.6. Sözleşme makamının bir hibe verme kararını takiben uygulanacak şartlar 37

3. EKLER LİSTESİ 38

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII Sayfa 3/39

1. KIBRISLI SİVİL TOPLUMU İŞ BAŞINDA VII1.1. Arka Plan1.1.1 Kıbrıs Türk toplumuna yönelik AB Yardım Programı

Avrupa Komisyonu 2006 yılından bu yana Kıbrıs Türk toplumunun ekonomik kalkınmasını teşvik etmek amacıyla AB Yardım Programını finanse etmektedir (Tüzük (AT) 389/2006)4. Yardım Programının 3. hedefi “uzlaşının, güven arttırıcı önlemlerin ve sivil toplumun” desteklenmesini amaçlamaktadır. Bu doğrultuda, Avrupa Birliği (AB), Kıbrıs Türk toplumundaki (KTt) sivil toplumun rolünün güçlendirilmesi, AB değerlerinin desteklenmesi ve insan onuru ve insan hakları, özgürlük, demokrasi, eşitlik ve hukukun üstünlüğü temelinde daha adil bir toplumun oluşturulmasına yardımcı olmak amacıyla finansal yardım sağlamaktadır.

Avrupa Komisyonu 2007 yılından bu yana Kıbrıs’ın kuzey kesimindeki Sivil Topluma yönelik toplam 13 milyon Euro değerinde yedi teklif çağrısı açmıştır. Verilen hibeler, çeşitli alanlardaki projeleri desteklemiştir. Bu çağrıların ana hedefleri şunlar olmuştur:

Diyalog kültürünün geliştirilmesi; toplum hayatına katılım, ve; hoşgörü, barış ve aktif yurttaşlık değerlerinin teşvik edilmesinde kilit bir aktör olan sivil toplumun güçlendirilmesi,

Güven artırıcı önlemler ve ortak projeler aracılığıyla Kıbrıs Türk (KT) ve Kıbrıs Rum toplumları arasında uzlaşı, diyalog, daha yakın ilişkilerin ve güvenin teşvik edilmesi,

Sektör temelli ağların kurulmasını desteklemek, koordinasyon oluşturmak ve yurttaşların politikaların tasarlanmasına ve izlenmesine katılımlarını arttırmak amaçlarıyla STÖ'lerin kapasitelerinin geliştirilmesi ve savunuculuk projelerinin desteklenmesi,

İnsan ticareti ile mücadele konusunda farkındalığın arttırılması, eşgüdümün teşvik edilmesi, yasal çerçevenin geliştirilmesi ve mağdurların korunması.

Bu hibe programlarına paralel olarak, Yardım Programı kapsamında, Kıbrıs Türk STÖ’lerine yönelik teknik destekler (TD) 2008 yılından 2011 yılına kadar sivil toplum destek ekibi aracılığıyla ve 2015'den günümüze kadar da Sivil Alan5 aracılığıyla finanse edilmiştir. Her iki Teknik Destek de, STÖ’lerin kapasitelerinin arttırılmasını, Kıbrıs Türk toplumundaki ve AB bünyesindeki rollerinin ve demokratik süreçlere katılımlarının güçlendirilmesini amaçlamıştır.Sivil Toplumun Katılımcı demokrasideki rolünün AB tarafından tanınması

Avrupa Birliği Antlaşması’na göre; (Madde 2) “Birlik, insan onuruna saygı, özgürlük, demokrasi, eşitlik, hukukun üstünlüğü ve azınlıklara mensup kişilerin hakları da dahil olmak üzere insan haklarına saygı değerleri üzerine kuruludur. Bu değerler, çoğulculuk, ayrımcılık yapmama, hoşgörü, adalet, dayanışma ve kadın-erkek eşitliğinin hakim olduğu bir toplumda Üye Devletler için ortaktır”.

Güçlendirilmiş bir sivil toplum, bu ilkelerin pratikte korunmasının garanti altına alınmasında önemli bir rol oynayabilir. Ayrıca başlı başına tüm demokrasilerin önemli bir bileşenidir. STÖ’ler6, vatandaşların endişelerini dile getirmek suretiyle kamusal alanda aktif rol alır ve çoğulculuğu destekleyen ve katılımcı demokrasiyi daha ileri taşıyan girişimlere müdahil olurlar.

AB Üye Devletleri, özellikle çevre ve iklim değişikliği, azınlık hakları ve insan hakları, organize suç ya da ekonomik ve sosyal uyum başta olma üzere birçok alanda güçlüklerle karşı karşıyadır. Sivil toplum aktör ve kuruluşları; ulusal, bölgesel ve yerel seviyelerdeki lobicilik, savunuculuk ve denetleme faaliyetleriyle bu zorluklarla başa çıkılmasında önemli katkı sağlayabilirler. Demokratik yönetim ile ifade ve dernek kurma özgürlükleri ve azınlık hakları da dahil olmak üzere temel haklar konularında da

4 Yardım programıyla ilgili daha fazla bilgiye https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/funding-opportunities/funding- programmes/overview-funding-programmes/aid-programme-turkish-cypriot-community_en adresinden ulaşabilirsiniz.

5 Daha fazla detay için: https://www.civicspace.eu/

6 STÖ’ler, insanların ortak hedef ve idealler çerçevesinde bir araya geldikleri devlet dışı ve kâr amacı gütmeyen yapılar olarak değerlendirilir.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII

Sayfa 4/39

Sivil Toplum; kamu kuruluşlarından daha fazla şeffaflık ve hesap verebilirlik ve etkinlik taleplerinde bulabilir ve politikaların oluşturulmasında yurttaşların ihtiyaçlarına daha fazla odaklanılmasını sağlayabilirler. STÖ’ler ve aktif vatandaşlar, çevresel açıdan sürdürülebilir politika ve uygulamaları destekleme, sosyal kapsayıcılığı teşvik etme ve toplumsal cinsiyet eşitliğini savunma ve ayrımcılığa karşı mücadele etme becerilerini de göstermişlerdir.

AB ve Üye Devletleri, sivil toplum örgütlerinin (STÖ’ler) kalkınma sürecine katılımına değer vermekte ve toplumun tüm kesimlerini aktif olarak bu süreçte rol almaya teşvik etmektedir. AB ve Üye Devletleri, STÖ’lerin demokrasi destekçileri ve hak sahipleri, hukukun üstünlüğü, sosyal adalet ve insan hakları savunucuları olarak oynadıkları birçok rolün hakkını teslim etmektedir. AB ve Üye Devletleri, kalkınma sürecinde seslerini güçlendirmek ve siyasi, sosyal ve ekonomik diyaloğu ileriye taşımak amacıyla sivil toplum alanını teşvik edecek ve STÖ’lerin kapasitelerinin güçlendirilmesine verdikleri desteği arttıracaklardır7.

1.2. PROGRAMIN HEDEFLERİ VE ÖNCELİKLİ KONULAR

Bu teklif çağrısının genel hedefi: toplumsal ilerleme ile birlikte barış, özgürlük, eşit haklar ve insan onuru gibi temel değerlere bağlı; kamunun yararına çalışan; bağımsız; hesap verebilir, ve; şeffaf STÖ’lerin ilgili ve etkili olmalarını ve yarattıkları etkiyi güçlendirmek suretiyle Kıbrıs Türk toplumunda demokratik yönetişimi desteklemektir.

Bu teklif çağrısının özel hedefleri: KTt'deki sivil toplum örgütlerinin politikaların oluşturulması; karar alma ve uygulama süreçlerine katılımlarının sağlanması; Kıbrıs toplumları arasındaki diyaloğun ve sektörel bazda işbirliklerinin ve ortaklıkların geliştirilmesi, ve; hem yerel seviyede hem de AB düzeyinde değişimi etkilemeleri suretiyle anlamlı sosyo-ekonomik değişimler gerçekleştirmelerini teşvik etmektir.

Öncelikler

Bu teklif çağrısının Öncelikleri şunlardır (bu bölümün önemini kavramak adına 2.3. Bölüm'de 1. adımda yer alan değerlendirme cetveline bakınız):

Tüm projeler için zorunlu:

1) Sivil toplum kapasitesinin artırılması

Tüm projeler için isteğe bağlı:

2) Çevre ve iklim değişikliği8

3) İnsan hakları (toplumsal cinsiyet eşitliği ve ayrımcılıkla mücadele dahil)9

4) İyi yönetişim (örn. kamusal şeffaflık ve hesap verebilirlik, STÖ’lerin gözetim rollerinin güçlendirilmesi)

5) Sosyal kapsayıcılık ve gençlerin katılımı

6) Medya okuryazarlığı ve etik gazeteciliğin teşvik edilmesi

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII

7 Kalkınmaya dair yeni Avrupa konsensüsünden alıntı: 'Bizim Dünyamız, bizim onurumuz, bizim geleceğimiz', Haziran 2017https://ec.europa.eu/international-partnerships/svstem/files/european-consensus-on-development-fmal-20170626 en.pdf8Avrupa Birliği'nin çevre ve iklim değişikliği konularına yaklaşımıyla ilgili daha fazla bilgi için https://ec.europa.eu/clima/ ve https://ec.europa.eu/info/strategv/priorities-2019-2024/european-green-deal en kaynaklarına başvurunuz.

9 Avrupa Birliği'nin insan haklarına yaklaşımıyla ilgili daha fazla bilgi için: https://ec.europa.eu/info/aid- development-cooperation-fundamental-rights_en

Sayfa 5/39

Ele alınması gereken minimum öncelik sayısı 2'dir. Öncelik 1 (zorunludur) ve beş isteğe bağlı öncelikten en az biri daha olmalıdır.

Tüm projeler için önemli not:

Tüm projeler (özellikle de çevre ve iklim değişikliğini hedefleyenler), an itibariyle KTt'de ilgili sektörde AB finansmanı ile uygulanmakta olan diğer projelerle tamamlayıcı ya da destekleyici nitelikte ve AB tarafından bu sektörde uygulanmakta olan mevcut stratejiyle uyumlu olmalıdır. Daha fazla bilgi için başvuru sahibinin Kıbrıs Türk toplumuna yönelik Yardım Tüzüğü'nün uygulanmasına ilişkin yıllık raporlara başvurması tavsiye olunur10. Bu gereklilik, kavram belgesinin değerlendirilmesi aşamasında kontrol edilecektir. Bu gereklilik yerine getirilmediği takdirde, proje finansman için değerlendirilmeyecektir (lütfen 2.1.4. altında atıfta bulunulan uygun olmayan projeler listesini de dikkate alınız).

Katma değer unsurları:

Aşağıdaki unsurlar, katma değer olarak değerlendirilecektir (bu kısmın önemini kavramak adına Bölüm 2.3., adım 1, değerlendirme cetveli, madde 1.4'e bakınız).

• Uzak bölgelere ve/veya ötekileştirilmiş toplumlara ulaşmayı amaçlayan projeler.

• Kalkınmada sinerjiyi destekleyen, yani başka AB finansmanlı proje ya da diğer girişimlerle işbirliği halinde uygulanan projeler.

• En iyi uygulamaları paylaşmak ve ortak yaklaşım ve gündemleri güçlendirmek amacıyla (Kıbrıs Rum ve/veya uluslararası STÖ’ler dahil olmak üzere) diğer STÖ’ler ile ağ ya da platformları destekleyen projeler.

• Kıbrıs toplumları arasında işbirliği ve diyaloğu güçlendiren projeler.

• Hak temelli yaklaşım, toplumsal cinsiyet perspektifleri ve sürdürülebilir kalkınma hedeflerini kapsayan projeler.

• Engelli bireylerin ve azınlık gruplarının kapsam dahiline alınmasını destekleyen projeler.

• Yalnızca Lot 2 için : 2.1.4'de tarif edildiği şekliyle üçüncü taraflara finansman teklif eden ya da esas başvuru sahibinin Kıbrıslı Sivil toplum iş başında IV, V, ve VI hibe programlarından istifade etmemiş olan bir eş başvuru sahibiyle beraber hareket ettiği projeler.

Bu çağrının hedef grupları, KTt'deki insanların ortak hedef ve siyasi, kültürel, sosyal ya da ekonomik idealler doğrultusunda organize olmakta kullandıkları, yerel, bölgesel ya da uluslararası seviyede faaliyet gösteren, kentsel ve kırsal, resmi ve gayri resmi tüm devlet dışı, kâr amacı gütmeyen yapılar, partizan olmayan sivil toplum gruplarıdır. Bunlara, üyelik temelli, dava temelli ve hizmete yönelik STÖ’ler, toplum temelli kuruluşlar, sivil toplum kuruluşları, inanç temelli kuruluşlar, vakıflar, araştırma enstitüleri, toplumsal cinsiyet ve LGBT kuruluşları, kooperatifler, meslek örgütleri ve işletme dernekleri, kâr amacı gütmeyen medya, sendikalar ve işveren kuruluşları dahildir.

Bu çağrının nihai faydalanıcıları, KTt'de STÖ’lerin çıkarları için mücadelede bulunduğu tüm sosyal gruplar ve toplumlar ile sivil toplum girişimleri ve projelerinde yer alan tüm aktif vatandaşlardır.

1.3. SÖZLEŞME MAKAMI TARAFINDAN TAHSİS EDİLEN FİNANSMANBu teklif çağrısı kapsamında ayrılan toplam miktar 2,000,000 Euro'dur.Sözleşme Makamı, ayrılan fonun tamamını hibe etmeme hakkını saklı tutar.

Lot başına gösterge niteliğindeki tahsis miktarı

Belirli bir lot için tahsis edilen finansmanın, alınan tekliflerin kalitesi veya sayısının yetersiz olması nedeniyle kullanılamaması durumunda, sözleşme makamı, kalan finansmanı diğer lota aktarma hakkını saklı tutar.

Her iki Lotun da odaklandığı tema aynıdır.

İki lot arasındaki farklar aşağıdaki tabloda özetlenmiş ve bu rehberin geri kalan kısmında detaylandırılmıştır.

Hibe miktarları

Bu teklif çağrısının 1. Lotu kapsamında talep edilen hibeler, aşağıda belirtilen asgari ve azami miktarlar arasında olmalıdır:

• Asgari miktar: 30,000 Euro

• Azami miktar: 60,000 Euro

Bu teklif çağrısının 2. Lotu kapsamında talep edilen hibeler, aşağıda belirtilen asgari ve azami miktarlar arasında olmalıdır:

• Asgari miktar: 75,000 Euro

• Azami miktar: 320,000 Euro

Bu teklif çağrısı kapsamında talep edilen hibeler, aşağıda belirtilen toplam uygun maliyetlerin asgari ve azami yüzdeleri arasında olmalıdır:

• Asgari yüzde: Projenin toplam uygun maliyetlerinin %60’ı.

• Azami yüzde: Projenin toplam uygun maliyetlerinin %95’i (ayrıca bkz. Bölüm 2.1.5).

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII Sayfa 6/3

10 https://ec.europa.eu/info/publications/annual-reports-implementation-aid-regulation-turkish-cypriot-communitv en

Lot 1 Lot 2

Hibe miktarı (Asgari-Azami) 30,000 Euro-60,000 Euro 75,000 Euro-320,000 Euro

Uygunluk Tüzel kişiliği olmayan taraflar başvurabilir.

Tüzel kişiliği olmayan taraflar başvuramaz.

Doğruluk beyanı (Ek A 14) Gerekli değil Gerekli

Süre (Asgari-Azami) 6-36 ay 24-36 ayÜçüncü taraflara finansal destek Mümkün değil Mümkün

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII Sayfa 7/39

Lot Tahsisat (Euro)

Lot 1 400.000

Lot 2 1,600,000

Bu teklif çağrısı kapsamında teklif edilen bütçe içerisinde ayni katkı ve/veya uygun olmayan vergi içeren tüm hibe talepleri, ek olarak tahmini kabul edilebilir maliyetlerin %10'u ile sınırlandırılmalıdır11. Projenin uygulanması esnasında, ilerleme raporlarında ya da nihai raporda, kabul edilmiş olan toplam maliyetlerin uygun maliyetlerin toplamına eşit olduğunun görülmesi halinde, gerekli eş finansmanın sağlanması maksadıyla kabul edilmiş olan toplam maliyetlere uygulanacak yüzde uygun maliyetlerin toplamına uygulanır.

Teklif çağrısı içerisinde uygun maliyetlerin yüzdesine yapılan tüm atıflarda, kabul edilmiş masraflar toplamına uygulanacak yüzdeye getirilecek sınırlama uygulanır. Başvurunuzu yapmadan önce talep edilen katkının izin verilen maliyetlerin tahmini toplamının azami yüzdesine eşit veya bu yüzdeden az olduğundan emin olmanız gerektiğini hatırlatırız.

Geriye kalan miktar (yani projenin toplam maliyeti ve sözleşme makamından talep edilen miktar arasındaki fark), Avrupa Birliği'nin genel bütçesi veya Avrupa Kalkınma Fonu haricindeki kaynaklardan finanse edilmelidir 12.

11 Kabul edilen tahmini maliyetler toplamı = Tahmin edilen uygun maliyetler toplamı + (gönüllü çalışma dahil olmak üzere) ayni katkılar, karşılanması uygun olmayan vergiler, vs.

12 Hibelerin Avrupa Kalkınma Fonu tarafından finanse edildiği durumlarda, Avrupa Birliği finansman kaynaklarına yapılan atıflar, Avrupa Kalkınma Fonu finansmanı olarak anlaşılmalıdır.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII Sayfa 8/39

2. TEKLİF ÇAĞRISINA İLİŞKİN KURALLAR

Bu Rehber, bu çağrının Pratik El Kitabı doğrultusunda çağrı kapsamında finanse edilen projelerin başvuru, seçim ve uygulanmasına yönelik kuralları içermektedir (Pratik El Kitabına ulaşmak için bakınız: http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do?locale=en ) .13

2.1. UYGUNLUK KRİTERLERİAşağıda belirtilenlerle ilgili üç ayrı uygunluk kriteri mevcuttur:

(1)Aktörler:

• 'Esas başvuru sahibi', yani başvuru formunu sunan kuruluş (2.1.1);

• Mevcut olması durumunda, eş başvuru sahibi/sahipleri ( aksi belirtilmediği takdirde esas başvuru sahibi ve eş başvuru sahibi bundan böyle beraberce ' başvuru sahibi/sahipleri ' olarak anılacaktır) (2.1.1),

• ve varsa esas başvuru sahibine ve/veya eş başvuru sahibine/sahiplerine bağlı ortaklık(lar)

(2.1.2);

(2) Projeler:

Hibe verilebilecek projeler (2.1.4);

(3) Maliyetler:

• Hibe miktarı belirlenirken dikkate alınabilecek maliyet türleri (2.1.5).

2.1.1. Başvuru sahiplerinin uygunluğu (esas başvuru sahibi ve eş başvuru sahibi/sahipleri)

Esas başvuru sahibi

Lot 1 için : (1) Hibe alabilmek için esas başvuru sahibinin:

• tüzel kişi veya tüzel kişiliği olmayan bir kuruluş 14 veya gerçek kişi olması ve

• kâr amacı gütmemesi ve

• bir sivil toplum kuruluşu 15 olması ve

• Kıbrıs’ın kuzey kesiminde kurulmuş olması ve

13 Lütfen sütunları Avrupa Komisyonu tarafından olumlu değerlendirilmiş ve hibe almaya hak kazanmış bir esas başvuru sahibinin (yani koordinatör) bu Rehberde yer alan standart hibe sözleşmesini değil katkı anlaşması şablonunu temel alan bir katkı anlaşması imzalayacağını dikkate alınız. Bu Rehberde ve bu çağrıyla ilişkili diğer belgelerde standart hibe sözleşmesine yapılan tüm atıflar, bu durumda katkı anlaşması şablonunun ilgili hükümlerine yapılmış olarak kabul edilecektir.

14 Geçerli yerel yasanın lafzına göre tüzel kişiliği olmayan kuruluşlar tarafından yapılan hibe başvuruları, başvuru sahibinin temsilcilerinin başvuru sahibi adına yasal yükümlülükleri yerine getirme yetkilerinin olduğunu ispat edebilmeleri ve tüzel kişilerce sunulan finansal ve operasyonel güvencelere eş güvenceler sunabilmeleri şartıyla uygunluk kriterlerini yerine getirebilir.

15 İşbu teklif çağrısı kapsamında, 1999 yılında Avrupa Ekonomik ve Sosyal Komitesi tarafından tanımlandığı (CES/1999/851) ve akabinde gerek AESK (CES/1999/851, CES/2000/81) ve AK (C0M/2002/0704 nihai) tarafından detaylandırıldığı şekliyle “sivil toplum kuruluşu” teriminin mümkün olan en geniş anlamı uygulanmaktadır. Bkz. https://eur- lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=C0M:2002:0704:FIN:en:PDF sayfa 6 ve işbu teklif çağrısının 1.2. kısmı.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII

Sayfa 9/39

• projenin hazırlanması ve yönetiminden eş başvuru sahipleriyle ve bağlı ortak kuruluşlarla beraber doğrudan sorumlu olması, aracı görevi görmemesi, ve

• esas başvuru sahibi ya da eş başvuru sahibi olarak Kıbrıslı Sivil Toplumu İş Başında VI hibe programı kapsamında herhangi bir hibe almamış olması, ve

• esas başvuru sahibi olarak Kıbrıslı Sivil Toplumu İş Başında V hibe programı kapsamında herhangi bir hibe almamış olması gerekmektedir.

Lot 2 için : (1) Hibe alabilmek için esas başvuru sahibinin:

• tüzel kişi olması ve

• kâr amacı gütmemesi ve

• bir sivil toplum kuruluşu 16 olması ve

• Kıbrıs’ın kuzey kesiminde yasal olarak kurulmuş olması ve• projenin hazırlanması ve yönetiminden eş başvuru sahipleriyle ve bağlı ortak kuruluşlarla beraber doğrudan sorumlu olması, aracı görevi görmemesi gerekmektedir.

(2) Potansiyel başvuru sahipleri, pratik el kitabının 2.6.10.1 Bölümünde belirtilen durumların herhangi birinin geçerli olması halinde teklif çağrısına katılamaz veya hibe alamazlar;

Esas başvuru sahipleri, eş başvuru sahipleri, bağlı ortaklık(lar) ve tüzel kişiler söz konusu olduğunda esas başvuru sahibi adına temsil, karar verme ya da kontrol yetkisi olan kişiler ve bağlı ortaklık(lar), pratik el kitabının 2.6.10.1 Bölümü uyarınca erken tespit ya da kapsam dışı bırakma durumlarından birinde olmaları halinde kişisel bilgilerin (gerçek kişi olması durumunda ad soyad, tüzel kişi olması durumunda adres, yasal statü, temsil, karar verme ve kontrol yetkilerine sahip kişilerin ad soyadı) erken tespit ve kapsam dışı bırakma sistemine kaydedilebileceğini ve hibe sözleşmesinin sonuçlandırılması ya da yürütülmesine müdahil kişi ve kuruluşlara iletilebileceğini dikkate almalıdır. Bu açıdan, esas başvuru sahipleri, eş başvuru sahipleri ve bağlı ortaklık(lar), imzalı bir doğruluk beyanı vasıtasıyla herhangi bir kapsam dışı bırakma durumunda olmadıklarını beyan etmekle yükümlüdür (PRAG Ek A14).

Esas başvuru sahibi, Ek A.1 Bölüm 2 ve Ek A.2 Bölüm 5'te (esas başvuru sahibi beyanı/beyanları), esas başvuru sahibinin kendisinin, eş başvuru sahibinin/sahiplerinin ve bağlı kuruluşun/kuruluşların bu durumlardan herhangi birinde olmadığını beyan etmek mecburiyetindedir.

60.000 Euro ve altındaki hibeler için doğruluk beyanı gerekli değildir.

Esas başvuru sahibi, bireysel olarak veya eş başvuru sahibi/sahipleri ile beraber hareket edebilir.

Hibe almaya hak kazanması halinde, esas başvuru sahibi, Ek G'de (özel koşullar) koordinatör olarak tanımlanan faydalanıcı haline gelecektir. Koordinatör, sözleşme makamının ana muhatabıdır. Koordinatör, diğer tüm eş başvuru sahiplerini (var ise) temsil eder ve onlar adına hareket eder ve projenin tasarlanması ve uygulanmasını koordine eder.

Eş başvuru sahibi/sahipleri

Lot 1 ve lot 2 için:

Eş başvuru sahipleri, projenin tasarlanması ve uygulanmasına katılır ve yapmış oldukları masraflar, esas başvuru sahibinin masrafları gibi, uygun masraflardır. 16

16 Yukarıda 15 numaralı dipnotta tanımlanmıştır

EuropeAid/169185/DH/ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII Sayfa 10/39

Eş başvuru sahipleri, Kıbrıs’ın kuzey kesiminde kurulmuş olma şartı hariç olmak üzere esas başvuru sahibi için geçerli olan uygunluk kriterlerini yerine getirmelidir.

Bölüm 2.1.1’de belirtilen kategorilere ek olarak aşağıdaki kategoriler de uygundur:

Avrupa Birliği Üye Devletlerinin birinde veya Avrupa Ekonomik Bölgesi Üye Devletlerinin biri topraklarında veya Avrupa Birliği’ne Katılmaya Aday Ülkelerin topraklarında yasal olarak kurulmuş olmak.

Eş başvuru sahipleri EK A.2, Bölüm 5’te yer alan yetki belgesini imzalamalıdır.

Hibe almaya hak kazanılması halinde, (varsa) eş-başvuru sahibi/sahipleri, (koordinatör ile birlikte) projenin faydalanıcısı haline gelecektir.

(3) Hibenin verilmesi kararı esnasında AB kısıtlayıcı önlemler listesinde (bkz. PRAG Bölüm 2.4.) yer alan başvuru sahipleri, sözleşmeyi imzalamaya hak kazanamaz 17.

2.1.2. Bağlı OrtaklıklarBağlı Ortaklık(lar)

Esas başvuru sahibi ve eş başvuru sahipleri, bağlı ortaklık(lar)la beraber hareket edebilirler.

Sadece aşağıda belirtilen kurumlar, esas başvuru sahibinin ve/veya eş başvuru sahibi/sahiplerinin bağlı ortaklığı olarak kabul edilebilir:

Sadece başvuru sahipleriyle (örn. esas başvuru sahibi veya bir eş başvuru sahibi) yapısal bir bağı olan, özellikle yasal veya sermayeyle ilgili bağı olan kuruluşlar.

Söz konusu yapısal bağlantı iki ana kavramı kapsamaktadır:

(i) Yıllık mali tabloları, konsolide mali tabloları ve belirli işletme türlerinin ilgili raporlarına ilişkin 2013/34/AB Direktifinde belirtilen şekliyle kontrol:

Başvuru sahibinin bağlı ortaklıkları aynı zamanda şunlar da olabilir:

- Doğrudan veya dolaylı olarak başvuru sahibi tarafından kontrol edilen kuruluşlar (alt şirketler veya ilk kademe alt kuruluşlar). Bunlar aynı zamanda başvuru sahibinin kontrolü altında bulunan kurumların kontrolü altındaki kurumlar olabilir (ikinci kademe alt şirketler veya kuruluşlar) ve aynı durum daha alt kontrol ilişkisi içinde olunan kurumlar için de geçerlidir;

- Başvuru sahibinin doğrudan veya dolaylı olarak kontrolü altında olduğu kuruluşlar (ana şirketler). Benzer şekilde, bunlar başvuru sahibinin kontrolü altında olduğu kuruluşu kontrol eden kuruluşlar da olabilir;

- Başvuru sahibiyle aynı doğrudan ya da dolaylı kontrol altında bulunan kuruluşlar (kardeş işletmeler).

(ii) Üyelik, yani önerilen bağlı ortaklıkların da dâhil olduğu veya başvuru sahibinin de aynı kuruluşta yer aldığı (ör. ağ, federasyon, dernek, ...), başvuru sahibinin yasal olarak bir ağ, federasyon, dernek olarak tanımlandığı durumlar.

17 Güncellenmiş yaptırım listesine www. sanctionsmap.eu adresinden ulaşılabilir.Lütfen yaptırım haritasının, yaptırım rejimlerini belirlemek için kullanılan bir bilişim aracı olduğunu dikkate alın. Yaptırımların kaynağı, Resmi Gazete'de (RG) yayınlanan hukuki tasarruflarda yer almaktadır Yayımlanmış hukuki tasarruflar ile internet sitesindeki güncellemeler arasında uyuşmazlık olması halinde RG'de yayınlanan versiyon geçerlidir.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII Sayfa 11/39

Yapısal bağ, genel bir kural olarak, projeyle sınırlı ya da sadece projenin uygulanması amacıyla kurulmuş olmamalıdır. Bu da, söz konusu bağın hibenin verilmesinden bağımsız olarak var olması gerektiği; söz konusu bağın teklif çağrısının öncesinden mevcut olması ve projenin tamamlanmasının ardından da geçerliliğini korumaya devam etmesi gerektiği anlamına gelmektedir.

İstisnai olarak, 'tek başvuru sahipleri' ya da 'tek faydalanıcıların' söz konusu olması durumunda, yalnızca projenin uygulanması amacıyla tesis edilmiş bir yapısal bağı olsa dahi bir kuruluş başvuru sahibiyle bağlantılı olarak kabul edilebilir. Tek başvuru sahibi veya tek faydalanıcı, bir araya geldikleri zaman hibenin uygunluk kriterlerini haiz olan birden fazla kurumun (bir grup kurum) oluşturduğu kuruluştur. Örneğin bir dernek, üyelerinden oluşur.Bağlı ortaklık ne değildir?

Aşağıda belirtilenler başvuru sahibinin bağlı ortaklıkları olarak kabul edilmez:

- Başvuru sahibi ile bir (alım) sözleşmesi veya alt yüklenicilik sözleşmesi imzalayan, başvuru sahibi adına kamu hizmetleri açısından imtiyazlı olan veya yetkilendirdiği kuruluşlar,- Başvuru sahibinden mali destek alan kuruluşlar,- Başvuru sahibiyle bir mutabakat zaptı temelinde düzenli olarak işbirliği yapan veya bazı varlıkları paylaşan kuruluşlar,- Hibe sözleşmesi kapsamında bir konsorsiyum anlaşması imzalamış olan kuruluşlar (Bu konsorsiyum anlaşmasının, yukarıda tarif edilen şekliyle “tek başvuru sahibi” yaratmaması şartıyla).

Faydalanıcıyla gerekli bağın mevcut olduğu nasıl ispatlanabilir?

Kontrol kaynaklı bağ, özellikle başvuru sahibinin ve önerilen bağlı ortaklıkların ait olduğu kuruluşlar grubunun konsolide hesapları sunularak ispatlanabilir.

Üyelikten kaynaklanan bağ, özellikle başvuru sahibinin oluşturduğu veya dahil olduğu kuruluşun (ağ, federasyon, dernek) tüzükleri veya dengi kuruluş ana sözleşmeleri sunularak ispatlanabilir.

Başvuru sahiplerinin hibe almaya hak kazanmaları halinde, bağlı ortaklık/lar projenin faydalanıcısı/faydalanıcıları olmayacak ve sözleşmeyi imzalamayacaktırlar. Ancak, projenin tasarlanması ve uygulanmasına müdahil olacaktırlar ve üstlenmiş oldukları maliyetleri de (uygulama sözleşmeleri ve üçüncü taraflara mali destekten doğan maliyetler dâhil), hibe sözleşmesi altında faydalanıcı(lar) için geçerli olan ilgili tüm kurallara uymaları koşuluyla, uygun maliyetler olarak kabul edilebilecektir.

Bağlı ortaklık(lar), başvuru sahibi ve eş başvuru sahipleriyle aynı uygunluk kriterlerini haiz olmalıdır. EK A.2, 5. Bölümde yer alan bağlı ortaklık(lar) beyanını imzalamaları gerekmektedir.

2.1.3. İştirakçiler ve yükleniciler

Aşağıda belirtilen kuruluşlar ne başvuru sahibi ne de bağlı ortaklık olarak kabul edilir ve “eş başvurucu yetkilendirme” belgesini veya “bağlı ortaklık beyanını” imzalamalarına gerek yoktur:

• İştirakçiler

Başka kuruluş veya bireyler de projeye dâhil olabilirler. Bu tür iştirakçiler, projede gerçek bir göreve sahiptirler ancak harcırah veya seyahat masrafları haricinde hibeden fon alamazlar. İştirakçilerin, Bölüm 2.1.1’de belirtilen uygunluk kriterlerini haiz olması gerekli değildir. İştirakçiler, hibe formu Ek A.2 Bölüm 4 ‘Projeye dâhil olan iştirakçiler’ kısmında belirtilmelidir.

• Yükleniciler

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII

Sayfa 12/39

Hibe faydalanıcıları ve bağlı ortaklarının sözleşmeler yoluyla hizmet almaları mümkündür. İştirakçiler veya bağlı ortaklıklar projeye aynı zamanda sözleşmeli hizmet satamazlar. Yüklenici kuruluşlar, standart hibe sözleşmesinin IV. Ekinde yer alan ihale kurallarına tabidirler.

Başvuru sahibinin teklifini/tekliflerini hazırlamak maksadıyla bir danışman ya da şirket tutması halinde, söz konusu danışman ya da şirketin bir tarafsızlık ve gizlilik beyanı imzalaması gerekir ve söz konusu danışman veya şirket yerine getirmiş olduğu işlevler için proje bütçesinden sonradan ödeme alamaz. Teklifi hazırlamaya yardımcı olan danışman veya şirket ile projenin devam ettiği esnada imzalanacak tüm sözleşmeler, çıkar çatışmasına ilişkin kurallara özellikle dikkat edilmek suretiyle Ek IV'te yer alan ilkeler doğrultusunda neticelendirilmelidir.

2.1.4. Uygun projeler: hibe başvurusunda bulunulabilecek projeler

Tanım

Bir proje, bir dizi faaliyetten oluşur.

Süre

Lot 1:

Bir projenin başlangıçta planlanan süresi 6 aydan az, 36 aydan fazla olamaz.

Lot 2:

Bir projenin başlangıçta planlanan süresi 24 aydan az, 36 aydan fazla olamaz.

Sektörler veya TemalarProjenin ilişkili olması gereken özel sektör veya temalar, yukarıda bölüm 1.2’de belirtilen hedef ve önceliklerin elde edilmesine doğrudan katkıda bulunmalıdır.

YerProjeler, Kıbrıs’ın kuzey kesiminde gerçekleştirilmelidir.

Proje tanımınca ilgili olduğu ispat edildiği takdirde, faaliyetlerin bazıları bir Avrupa Birliği üye devletinde, Avrupa ekonomik bölgesi üye devletinde ya da Avrupa Birliği’ne katılmaya aday ülkelerden birinde gerçekleştirilebilir. Fakat, bu tür faaliyetler projenin büyük kısmını teşkil edemez.

Proje türleri

Bölüm 1.2'de tanımlanan hedefleri gerçekleştirmeye yönelik, mecburi öncelik alanlarına ek olarak isteğe bağlı öncelik alanlarından en az biri kapsamında yer alan tüm projeler, finansman almaya hak kazanabilir.

Aşağıda sıralanan eylemler yalnızca örnek amaçlıdır ve projeler bunlarla sınırlı değildir:

• Sivil toplum örgütleri arasında Kıbrıs'ta ve uluslararası düzeyde bölgesel ortaklık diyaloğunu iyileştirmeyi amaçlayan, farklı girişimlerle sinerji oluşturma ve tamamlayıcı olma imkanları sunan yönelik projeler.

• Mevcut sivil toplum platformlarını güçlendirmenin yanı sıra yeni platformlar, ağlar ve koalisyonlar oluşturmaya yönelik projeler. Bunların arasında; bilgi paylaşımı ve know-how transferi mekanizmalarının oluşturulmasını, yerel, ulusal, bölgesel ve uluslararası ağlar aracılığıyla STÖ’ler arasında daha fazla işbirliğinin yapılmasını, kamu kurum ve kuruluşları ve meslek örgütleri, sendikalar, özel sektör vs. gibi diğer kamu-dışı aktörler de dahil olmak üzere, koalisyonların oluşturulmasını mümkün kılacak projeler de dahildir.

• Sivil toplum ve yerel kurumlar arasında istişare mekanizmaları geliştiren ve/veya bunları resmiyete döken projeler; yükümlülük sahipleriyle karar alma süreçlerinde ve en kırılgan gruplara hizmet sunumunda etkili işbirliği kanalları ve/veya mekanizmaları tesis eden projeler.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII Sayfa 13/39

• Farklı sektörler ve STÖ’ler arasında (örn. toplumun genel çıkarına yönelik faaliyetlerde bulunan kurumlar ve STÖ’ler, iş dünyası ve STÖ’ler, akademi dünyası ve STÖ’ler, medya ve STÖ’ler, STÖ’ler ağı veya platformu) yapılandırılmış ve işlevsel diyalog mekanizmalarının geliştirilmesi ve/veya tesis edilmesine yönelik projeler.

• Politika oluşturma ve yerel seviyede strateji, politika ve/veya mevzuatın uygulanmasının izlenmesine yönelik projeler.

• Sivil toplumun planlama ve yönetim kapasitelerinin (örn. stratejik planlama, kurumsal analiz ve taramalar, sürdürülebilirlik stratejileri, finansman kaynaklarının çeşitlendirilmesi, finansman toplama stratejileri, insan kaynakları stratejileri ve prosedürleri) güçlendirilmesine ve/veya STÖ’lerin ve toplumun daha geniş kesimlerine erişilmesi ve vatandaşların süreçlere dahil olması anlamında topluma yapmış oldukları katkıların görünürlüğünün arttırılmasına yönelik projeler; Taban hareketi özelliği taşıyan STÖ’ler ya da STÖ ağlarının desteklenmesine yönelik mentörlük ve koçluk desteği ve STÖ’lerin harekete geçme, savunuculuk, proje geliştirme ve yönetim kapasitelerinin güçlendirilmesi.

• STÖ’lerin hak temelli yaklaşımlarının güçlendirilmesine ve KTt'de sürdürülebilir kalkınma hedeflerinin desteklenmesine yönelik projeler.

• (Yalnızca LOT 2) Bireysel STÖ’lerin teklif çağrısında yer alan önceliklerde belirtilen konuları hedef alan projelere (örn. ifade özgürlüğü; bilgiye erişim; kültürler arası diyalog ve çeşitlilik; yerel, bölgesel ve Avrupa seviyesinde işbirliği ve eşgüdüm; sivil toplumun şeffaflığı ve hesap verebilirliği; kapasite geliştirme; kurumsal sosyal sorumluluk; iyi yönetişim; organizasyonel beceriler; barış eğitimi; şeffaflık ve hesap verebilirlik; yolsuzlukla mücadele; barışın inşasına yönelik taban hareketlerinin ölçeklendirilmesi; sivil toplum için uygun ortamın oluşturulması, vs.) yönelik küçük çaplı projelerine/girişimlerine finansal destek sağlayan projeler.

Aşağıda belirtilen proje türleri uygun değildir:

• Sadece veya temel olarak çalıştay, seminer, konferans veya kongrelere katılım için bireysel sponsorluklar ile ilgili projeler;

• Sadece veya temel olarak eğitim veya çalışmalar için bireysel burslarla ilgili projeler;

• AB tarafından finanse edilen diğer proje veya programların tekrarı niteliğinde olan, ya da an itibariyle KTt'de ilgili sektörde AB finansmanıyla uygulanmakta olan projeleri tamamlayıcı ya da destekleyici nitelikte olmayan ve söz konusu sektörde AB tarafından uygulanmakta olan strateji ile uyumlu olmayan projeler;

• Başka bir donör tarafından halihazırda tam olarak finanse edilmiş olan projeler;

• Konferans, yuvarlak masa, seminer ve benzeri tek seferlik etkinlikler. Bu tür etkinlikler, daha kapsamlı bir projenin parçası olmaları halinde finanse edilebilirler;

• Altyapı veya bayındırlık çalışmalarının bütçenin %10'undan fazlasını oluşturduğu projeler;

• Ekipman alımının bütçenin %20'sinden fazlasını oluşturduğu projeler.

Faaliyet Türleri

Aşağıda sıralanan faaliyetler, yalnızca örnek niteliğindedir ve yapılabilecek faaliyetler bunlarla sınırlı değildir:• En iyi uygulama örneklerini belgelendiren, hizmet sunumunu başlatan ve/veya iyileştiren, ağ oluşturma etkinliklerini destekleyen faaliyetler ve adada ortak çıkarı temsil eden konulara ilişkin olarak gerçekleştirilecek ortak projeler ve uzlaşma oluşturma çalışmaları.

• Sivil aktörlerin ve grupların kanıt toplamalarına ve yaymalarına yardımcı olan faaliyetler, adada ortak çıkarı temsil eden konularla ilgili olarak sivil projelerin düzenlenmesi ve toplumsal farkındalığın arttırılması.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII Sayfa 14/39

• Toplum temelli farkındalık kampanyaları; farklı paydaşlar ve adada yaşayan insanlar arasındaki diyalog, istişare ve görüşmeleri kolaylaştıran faaliyetler; adadaki karar vericiler, temsilciler ve toplumları içeren konferanslar ve halka açık tartışmalar.

• Temizlik kampanyalarının desteklenmesi ve uygulanması; biyo-çeşitliliği destekleyen projeler, geri dönüştür/tekrar kullan kampanyaları, hayvan refahının desteklenmesine yönelik kampanyalar.

• Ayrımcılığın izlenmesi (toplumsal cinsiyet, etnik köken, din veya inanç, engellilik, yaş, cinsel yönelim); 'siyasi toplum' ile diyaloğun tesis edilmesi, hakların uygulanmasına yönelik savunuculuk faaliyetleri.

• Kapasite oluşturma ve kuruluş içi demokrasinin iyileştirilmesi, şeffaflık ve hesap verebilirlik dahil olmak üzere STÖ’lerde iyi yönetişim standartlarının geliştirilmesi.

• Mevcut yasal çerçevenin revize edilmesi ve AB standart ve gereksinimleri doğrultusunda yeni mevzuatın kabulüne yönelik savunuculuk faaliyetleri.

• Sosyal paylaşımcılık ve gönüllülüğün desteklenmesi, kırılgan gruplara toplum temelli sosyal hizmetlerin sağlanması, sosyal kapsayıcılığın izlenmesi ve politika oluşturulması, (kayıtlara geçmeyen) yoksulluk ve kırılganlığın analiz edilmesi; sosyal eşitsizliklerin ele alınması, yoksulluk ve kırılganlıkla mücadelede yenilikçi hizmetlerin pilot uygulamalarının yapılması (örn. yaşlılar, engelli bireyler, çocuklar ve temel sosyal haklardan yoksun gruplara ve benzerlerine yönelik hizmetler), uluslararası ve Avrupa çalışma ve sosyal güvence standartlarının tanıtılması ve bunlarla ilgili farkındalığın arttırılması.

• Gençlerin beceri ve yetkinliklerinin geliştirilmesi, öğrenci demokrasisini destekleyen faaliyetler, gençlerin güçlendirilmesi ve desteklenmesi, gençler ve politika yapıcılar arasındaki diyaloğun desteklenmesine yönelik faaliyetler, gençlerin katılımını desteklemeye yönelik çalıştay, konferans ve kapasite oluşturma etkinlikleri, Avrupa gençlik teşkilatlarıyla ağ oluşturma imkanı tanıyan faaliyetler.

• Araştırmacı gazetecilik unsurları barındıran basılı materyaller, radyo, televizyon ve çevrimiçi prodüksiyonlar; araştırmacı gazetecilik eğitimleri, multimedya prodüksiyonları, medya okuryazarlığını destekleyen kampanya ve eğitim programları.

• Politika araştırmaları, boşluk ve ihtiyaç analizleri, kamuoyu araştırmaları, çağrının öncelikleriyle ilgili en iyi uygulamaların yer aldığı el kitapları dahil olmak üzere izleme ve gözlem faaliyetleri.

• Sivil toplum, paydaşlar, sosyal gruplar ve toplumlara yönelik kapasite oluşturma faaliyetleri; çağrının öncelikleriyle ilgili alanlarda, örn.:

o Toplum seviyesine odaklanan ve özellikle sivil toplum çalışanlarının ve diğer toplum aktörlerinin etkili biçimde çalışabilme kapasitelerinin arttırılmasına yönelik eğitim faaliyetleri (örn. bilgi toplama becerileri, kamuoyu diyaloğu, medya, kamu yönetimi, temel haklar, toplum temelli hizmetler, gençlerin süreçlere katılımı gibi konuların savunuculuğuna ilişkin eğitimler)

o Yerel STÖ’ler ile tabanı temsil eden ve toplum temelli kuruluşların vatandaşların harekete geçirilmesi ile ilgili kamu kurumları nezdinde savunuculuk ve diyalog kapasitelerinin iyileştirilmesine yönelik faaliyetler

o İş dünyası ile daha iyi işbirliğine imkan tanıyan faaliyetler (örn. BM İş Dünyası ve İnsan Hakları Rehber İlkeleri'nin yaygınlaştırılması, kurumsal sosyal sorumluluk vs.)

• COVID-19'un sosyal koruma, hak sahipleri, insan haklarının korunması ve/veya genel itibariyle acil durum hazırlığına etkilerinin belgelendirilmesi, bu konularda raporlama yapılması ve/veya konsolide şekilde tavsiyelerin sunulması ile ilgili faaliyetler.

• İlgili sektör sorunların çözümüne yönelik yenilikçi yaklaşımların teşvik edilmesi, örn. diğer ülkelerdeki en iyi uygulamaların takip edilmesi;

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII Sayfa 15/39

Üçüncü Taraflara Finansal Destek 18

Lot 1:

Başvuru sahipleri, üçüncü taraflara finansal destek teklifinde bulunamaz.

Lot 2:

Başvuru sahipleri, üçüncü taraflara finansal destek teklifinde bulunabilir.Başvuru sahipleri, önerilen proje hedeflerine ulaşılmasında yardımcı olmak üzere üçüncü taraflara finansal destek teklifinde bulunabilirler.

Üçüncü tarafların her birine verilebilecek azami mali destek miktarı ≤ 10,000 Euro’dur. Proje başına üçüncü taraflara verilebilecek toplam destek miktarı 60.000 Euro'dur.

Bu teklif çağrısı uyarınca, üçüncü taraflara verilecek mali destek, proje hedefinin gerçekleştirilmesinde hayati önemde değerlendirilmemektedir.

Bu Rehberde ve başta bu bölümde yer alan kısıtlama veya şartlara uygun olmak üzere, başvuru sahibi Ek A.2'nin 2.1.1’inci bölümünde aşağıdaki hususları zorunlu olarak belirtmelidir:

(i) mali destek ile elde edilecek genel hedefler, özel hedef(ler) ve çıktılar 19 (yani sonuçlar)

(ii) değişmeyecek bir liste temelinde, mali destek için uygun olan farklı faaliyet türleri

(iii) maddi destek alabilecek olan şahısların veya şahıs kategorilerinin türleri

(iv) bu şahısları seçme ve mali destek verme kriterleri

(v) üçüncü şahısların her biri için verilecek mali desteğin tam miktarını belirlemede kullanılan

kriterler ve

(vi) verilebilecek maksimum miktar.

Her halükarda, mali destek verilmesine ilişkin olarak yukarıda belirlenen zorunlu koşulların ((i) ila

(vi) paragrafları),herhangi bir takdir yetkisinin kullanılmaması adına hibe sözleşmesinde katı biçimde tanımlanması gerekir.

Bu teklif çağrısı kapsamında, üçüncü taraflara mali destek verilmesinde aşağıda yer alan özel koşul ve kısıtlamalar geçerlidir:

- Mali destek almaya uygun üçüncü taraflar, yukarıda yer alan bölüm 1.2'de tanımlandığı şekliyle sivil toplum aktivistleri veya STÖ’ler olmalıdır.

- Üçüncü taraflara destek kapsamında finanse edilebilecek faaliyetlerin, işbu teklif çağrısının hedef ve önceliklerine katkıda bulunması gerekir.

- Üçüncü taraflara verilecek mali desteğin olabildiğince spesifik grupların yararına hareket eden ve/veya uzak ve erişimi zor bölgelerde çalışan ve/veya çok toplumlu ve/veya KC merkezli STÖ’ler ile ağ oluşturmayı içeren faaliyetleri teşvik eden STÖ’ler üzerinden yönlendirilmesi gerekmektedir.

- Üçüncü taraflardan, aldıkları desteğe eş finansman sağlamaları talep edilemez: üçüncü taraflara yapılacak mali desteğin, üçüncü tarafça teklif edilen projenin %100'ünü karşılaması gerekir.

18 Bu üçüncü taraflar bağlı ortaklık veya yüklenici veya iştirakçi değildir.19 OECD DAC tanımına göre, 'netice' terimi, 'etki' (genel hedef), 'sonuçlar(lar)', 'spesifik hedef(ler)' ve 'çıktıyı/çıktıları' kapsar.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII Sayfa 16/39

- Üçüncü taraflar, AB tarafından finanse edilen başka bir projedeki eş finansman yükümlülüklerini ödemek için mali destek alamaz.

Görünürlük

Başvuru sahipleri, projeyi Avrupa Birliği’nin finanse ettiğini veya eş-finansman sağladığını duyurmak için gerekli tüm adımları atmalıdırlar. Avrupa Birliği tarafından tamamen veya kısmen finanse edilmiş olan projeler; projenin gerekçelerine ve ilgili ülke veya bölgede AB desteğine yönelik belirli veya genel kitle nezdinde farkındalık yaratmaya yönelik ve bu desteğin yarattığı etki ve sonuçlar hakkında bilgilendirme ve iletişim faaliyetlerini de mümkün olduğunca içermelidir.

Başvuru sahipleri, hedef ve önceliklere uymalı ve AB finansmanının görünürlüğünü temin etmelidir (bkz. AB dış faaliyetleriyle ilgili Avrupa Komisyonu tarafından belirtilmiş ve yayınlanmış İletişim ve Görünürlükle ilgili Kitapçık http://ec.europa.eu/europeaid/funding/communication-and-visibilitv-manual-eu- external-actions en ) .

Her bir başvuru sahibinin/bağlı ortaklığın yapabileceği başvuru ve alabileceği hibe sayısı

Esas başvuru sahibi, bu teklif çağrısı çerçevesinde lot başına birden (1) fazla başvuru yapamaz.

Bu teklif çağrısı çerçevesinde bir esas başvuru sahibine birden (1) fazla hibe verilmez.

Bir esas başvuru sahibi, aynı anda başka bir başvuruda eş başvuru sahibi veya bağlı ortak olabilir.Bir eş başvuru sahibi/bağlı ortak, bu teklif çağrısı kapsamında birden (1) fazla başvuruda eş başvuru sahibi veya bağlı ortak olabilir.

Bu teklif çağrısı kapsamında, bir eş başvuru sahibi/bağlı ortak birden (1) fazla hibe alabilir.

2.1.5. Maliyetlerin uygunluğu: dahil edilebilecek maliyetler

Sadece ‘uygun maliyetler’ hibeden karşılanabilir. Uygun olan ve uygun olmayan maliyet kategorileri aşağıda belirtilmiştir. Bütçe, hem bir maliyet tahmini hem de ‘uygun maliyetler’ için genel bir üst sınır teşkil eder.

Karşılanabilecek uygun maliyetler, aşağıda belirtilenlerden herhangi biri veya birkaçını kapsayabilir:

- faydalanıcı(lar) ve bağlı ortağın (ortaklarının) fiili maliyetleri;

- bir veya daha fazla basitleştirilmiş maliyet seçenekleri.

Basitleştirilmiş maliyet seçenekleri aşağıda belirtilen şekillerde olabilir:- birim maliyetler: birim başına maliyet olarak önceden açık bir şekilde tanımlanmış olan tüm veya

bazı özel kategorilerdeki uygun maliyetleri kapsar.

- götürü miktarlar: önceden açık bir şekilde tanımlanmış olan uygun maliyetlerin tüm veya bazı özel kategorilerini genel olarak kapsayan uygun maliyetleri kapsar.

- sabit fiyat finansmanı: önceden sabitlenmiş bir yüzdelik oranın uygulanması ile önceden açık bir şekilde tanımlanmış belirli kategorilerdeki uygun maliyetleri kapsar.

Basitleştirilmiş maliyet seçenekleri (BMS) iki kategoriye ayrılır:

1/ ''çıktı veya sonuç temelli BMS'ler'': bu kategori, spesifik bir proje kapsamında yer alan çıktılar, sonuçlar, faaliyetler ve proje sonunda teslim edilmesi gerekenler ile ilişkili maliyetleri kapsar (örneğin, bir konferansın düzenlenmesine ya da önceden belirlenmiş bir çıktının/faaliyetin gerçekleştirilmesine ilişkin götürü usulü bir tutarın belirlenmesi). Mümkün ve uygun olan durumlarda, götürü usulü bedeller, birim maliyetleri veya sabit fiyatlar, somut çıktıların ve/veya sonuçların elde edilmesini takiben ödemeleri yapılabilecek şekilde belirlenmelidir. Bu tarz bir BMS, Faydalanıcı tarafından teklif aşamasında önerilebilir (herhangi bir eşik uygulanmayacaktır). Değerlendirme komitesi ve

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII Sayfa 17/39

sözleşme makamının sunulan gerekçelerin kalitesinden tatmin olmaması halinde, gerçekleştirilen masraflar üzerinden geri ödeme yapılması seçeneği her zaman mevcuttur.

2/ ''diğer/tekrar eden BMS'ler''. Bu ikinci kategori, faydalanıcının gerekli koşulların tutarlı şekilde uygulanabilmesi adına önceden değerlendirmenin gerekli görüldüğü maliyet muhasebesi uygulamalarının bir parçası haline getirilen basitleştirilmiş maliyet seçeneklerini kapsar. Örneğin: ücret ödemeleriyle ilgili maliyetlerin karşılanmasına yönelik olarak halihazırda ödenen maaşlara bir yüzde eklenmesi veya Proje Tanımı içerisinde öngörülen bir proje ofisinin maliyetlerinin paylaştırılması amacıyla bir tahsis yönteminin kullanılması. Sistemik/tekrar eden BMS'lerin kullanılabilmesi için faydalanıcının maliyet muhasebesi uygulamalarının Komisyon tarafından sağlanan standart şartnameler uyarınca bir denetim firması tarafından olumlu yönde değerlendirilmiş olması gerekir. Bu kategoride yer alan BMS'ler uyarınca geri ödeme alabilmek için faydalanıcının, bütçe gerekçelendirme sayfasında (ek B) halihazırda alınmış olan önceden değerlendirmeye atıfta bulunması gerekmektedir.

Miktarlar veya oranlar, istatistikî veri veya diğer objektif araçlar veya başvuru sahiplerinin veya bağlı ortak/ortaklıkların tescilli veya denetlenebilir geçmiş verileri referans alınarak hesaplanmalıdır. BMS'nin, kuruluş bünyesinde yer alan uzmanların veya geçerli kurallara uygun şekilde hizmet alımı yapılan uzmanların 'uzman hükmü' yoluyla belirlenmesi de mümkündür. Uzmanlar, görevlendirilmiş denetçi veya yeminli muhasebeci, ya da Komisyon personeli olmak zorundadır fakat faydalanıcının personeli olamazlar. Birim maliyet, götürü miktarlar veya sabit fiyat oranlarının veya miktarlarının belirlenmesi için kullanılan yöntemler Ek K’da belirtilen kriterlere uygun olmalıdır ve özellikle hibe faydalanıcıları ve bağlı ortaklıklarının karşılaştıkları maliyetlerin, gerçek maliyetler olduğu, muhasebe uygulamalarına uygun olduğu, kâr elde edilmediği ve başka finansman kaynakları kapsamında yer almadığı (çifte finansman) temin edilmelidir.BMS olarak beyan edilecek maliyetlerin tür ve tutarlarına göre izlenmesi gereken prosedürün detayları için Ek K'ya bakınız.

Bu şekilde geri ödeme teklif eden başvuru sahipleri, EK B, 1 no’lu çalışma sayfasında, bu tip finansmanla ilgili uygun maliyetlerin her bir başlık/kalemini açık bir şekilde belirtmelidir, örn. Birim hanesine büyük harflerle “BİRİM MALİYET” (aylık/uçuş vb.), “GÖTÜRÜ MİKTAR” veya “SABİT ORAN” yazılmalıdır. (Ek K’daki örneği inceleyiniz.)

Ayrıca EK B, 2 no’lu çalışma sayfasının ikinci sütununda “Tahmini maliyetlerin gerekçelendirilmesinde” her bir bütçe kalemi veya başlığı karşısında yer alan satırda başvuru sahibi aşağıdakileri yapmalıdır:

- Çıktı veya sonuç temelli BMO için birim maliyet, götürü miktar ve/veya sabit oranların miktarını belirlemeye yönelik bilgi ve yöntemleri açıklamalı ve hangi maliyet hakkında olduklarını vb. belirtmelidir;

- Çıktı veya sonuç temelli BMO için nihai uygun miktarın hesaplanmasında kullanılan formülleri açık biçimde izah etmelidir 20

- Diğer/tekrar eden BMS'lere ilişkin olarak daha evvel elde edilmiş olan değerlendirmelere atıfta bulunmalıdır.

Çıktı veya sonuç temelli BMS kullanılacağı durumlarda değerlendirme komitesi ve sözleşme makamı, başvuru sahipleri tarafından yürütülen hibe veya diğer benzer projelerin somut verilerini analiz etmek suretiyle başvuru sahiplerince sunulan geçici bütçe üzerinden teklif edilen miktar veya oranları kabul edip etmeyeceklerine karar verir. Değerlendirme komitesi ve sözleşme makamının, sunulan gerekçelerin kalitesinden tatmin olmamaları halinde, gerçekleştirilen masraflar üzerinden geri ödeme yapılması seçeneği her zaman mevcuttur.

Sözleşme makamınca basitleştirilmiş maliyet opsiyonları üzerinden onaylanabilecek toplam finansman miktarı için önceden herhangi bir eşik değer belirlenmemiştir. Diğer/tekrar eden BMS'ler, yalnızca başarılı şekilde önceden değerlendirilmeleri halinde beyan edilebilir.

20 Örnek: Personel masrafları için çalışılan saat veya gün sayısı * ilgili personel kategorisine göre önceden belirlenmiş saatlik veya günlük ücret; -Seyahat masrafları için: km olarak mesafe * km başına önceden belirlenmiş taşıma maliyeti; gün sayısı * ülkeye göre önceden belirlenmiş günlük harcırah; - organizasyonun yapılmasına bağlı olarak ortaya çıkacak özel masraflar: organizasyon katılımcı sayısı * katılımcı başına belirlenmiş toplam maliyet vs.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII Sayfa 18/39

Hibenin verilmesi görüşü, daima sözleşmenin imzalanmasından önce yapılan kontrol sürecinde bütçede değişiklik yapılmasını gerektirecek sorunların (örneğin aritmetik hatalar, tutarsızlıklar veya gerçekçi olmayan maliyetler ve geçerli olmayan maliyetler) ortaya çıkmaması koşuluna bağlıdır. Yapılan kontroller sonucunda başvuru sahibinden açıklama talep edilebilir ve sözleşme makamı bu tip hata ya da yanlışlara yönelik bütçede bazı değişiklik veya kesintilerin yapılmasını isteyebilir. Bu düzeltmeler sonucunda hibe miktarı ve AB eş finansman yüzdesinin arttırılması mümkün değildir.

Bu nedenle, gerçekçi ve maliyet etkin bir bütçe sunmak, başvuru sahibinin yararına olacaktır.

Uygun doğrudan maliyetler

Bu teklif çağrısı uyarınca bir maliyetin uygun olabilmesi için standart hibe sözleşmesi genel koşullarında yer alan Madde 14 hükümlerine (bakınız Rehberin G eki) ve Özel koşullar altında yer alan madde 7.1.1'de belirtilen hükümlere uygun olması gerekir.

Başvuru sahipleri (ve varsa bağlı ortağı/ortakları), sözleşme makamı veya sözleşme makamı tarafından yetkilendirilmiş herhangi bir harici kurum tarafından standart hibe sözleşmesi genel koşulları Madde 15.7’de belirtilen gider doğrulamasının/doğrulamalarının (bakınız Rehberin G eki) yapılacağı konusunda onay verir.

İhtiyat akçesi

Bütçede, acil durumlar için öngörülen doğrudan uygun maliyetlerin %5’ini geçmeyen ihtiyat akçesi yer alabilir. İhtiyat akçesi, yalnızca sözleşme makamının önceden vereceği yazılı izinle kullanılabilir.

Uygun dolaylı maliyetler

Projenin gerçekleştirilmesinde üstlenilen dolaylı maliyetler, sabit fiyat finansmanına uygun olabilir fakat bu maliyetler, tahmini uygun doğrudan maliyetler toplamının %7'sini geçemez. Dolaylı maliyetler, standart hibe sözleşmesi altında herhangi başka bir bütçe kalemine atanmış maliyetleri içermemeleri halinde uygundur. Esas başvuru sahibinden, sözleşme imzalanmadan önce talep edilen yüzdeliği gerekçelendirmesi istenebilir. Ancak sabit oran, hibe sözleşmesinin özel koşulları uyarınca sabitlendikten sonra destekleyici belge sunulmasına gerek kalmaz.

Başvuru sahiplerinden veya bağlı ortaklarından/ortağından herhangi birinin hâlihazırda yürütülmekte olan ve AB’nin finanse ettiği bir hibe alıyor olması durumunda, söz konusu taraf proje için önerilen bütçe içinde doğacak maliyetleri için dolaylı maliyet talebinde bulunamaz.

Ayni katkılarAyni katkı, faydalanıcılara veya bağlı ortaklarına üçüncü bir tarafın ücretsiz olarak sağladığı mal veya hizmetlerdir. Ayni katkılar, faydalanıcı ya da bağlı ortakları için herhangi bir harcama teşkil etmediğinden genellikle uygun maliyet olarak değerlendirilmez.

Ayni katkılar istisnai olarak (uygun maliyet sayılan) bir proje veya çalışma programı kapsamında gönüllülerce yapılan bir işe dair personel maliyetlerini içerebilir.

Gönüllülerce yapılan çalışma, eş finansmanın en fazla %50'lik kısmını teşkil edebilir. Bu yüzdenin hesaplanması amacıyla, gönüllülerce yapılan çalışma biçiminde sağlanan ayni katkılar, sözleşme makamı tarafından sağlanan birim maliyetlere dayalı olmak zorundadır. Bu tür maliyetler, tahmini bütçede diğer uygun maliyetlerden ayrı sunulmalıdır. Gönüllülerce yapılan çalışmanın değeri, dolaylı maliyetlerin hesaplanmasından her zaman hariç tutulmalıdır.

Tahmini maliyetlerin gönüllülerce yapılan çalışmayı içermesi durumunda hibe, gönüllülerce yapılan çalışmaya ilişkin maliyetler haricindeki tahmini uygun maliyetleri aşamaz.

Diğer eş finansman imkanları, başvuru sahibince sunulan tahminlere dayalıdır.

Gerekli ya da uygun görülmesi halinde sözleşme makamı, birim maliyetleri üzerinden değerlendirilmek suretiyle gönüllülerce yapılan çalışma şeklinde ayni eş finansmanı kabul edebilir. Bu tür durumlarda, bu tür katkıların değeri eş finansmanın %50'si ile sınırlı olmak üzere sözleşme makamınca tanımlanan ve izin verilen şekliyle gönüllü başına günlük birim maliyeti aşamaz.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII Sayfa 19/39

Gayrimenkul içeren katkılar, eş finansman miktarının hesaplanmasından hariç tutulmalıdır. Ayni katkılar, ulusal vergi ve sosyal güvenlik kurallarına uygun olmak zorundadır.

Ayni eş finansman teklif edilmesi durumunda, bunun başvuru sahiplerine yönelik rehberin projede kullanılması öngörülen finansman kaynaklarına ilişkin B Ekine (Çalışma sayfası 3) eklenmesi zorunludur. Aynı miktarın bütçede de (çalışma sayfası 1) gösterilmesi gerekir.

Uygun olmayan maliyetlerAşağıda belirtilen maliyetler uygun değildir:

- borçlar ve borç servisi bedelleri (faiz);

- zarar karşılıkları veya gelecekte doğması muhtemel yükümlülükler;

- faydalanıcının (faydalanıcıların) bildirdiği ve Avrupa Birliği'nden aldığı hibe ile (AKF de dahil) finanse edilen başka bir proje veya iş programı maliyetleri;

- arazi, bina ve ofis satın alımları;

- döviz kuru kayıpları;

- faiz borcu;

- sözleşmenin imzalanmasından önce doğan maliyetler;

- yerel kurumların personel maaşı masrafları;

- (Kıbrıs Türk toplumunun ekonomik gelişmesini teşvik etmeyi amaçlayan mali desteği yürürlüğe koyan 27 Şubat tarih ve (AT) 389/2006 numaralı Konsey Tüzüğünün 7. Maddesi uyarınca) gerçek ve tüzel kişilerin mülkiyet haklarına riayet edilmeden kiralanan arazi, bina ve ofisler.

- (Kıbrıs Türk toplumunun ekonomik gelişmesini teşvik etmeyi amaçlayan mali desteği yürürlüğe koyan 27 Şubat tarih ve (AT) 389/2006 numaralı Konsey Tüzüğünün 7. Maddesi uyarınca) gerçek ve tüzel kişilerin mülkiyet haklarına riayet edilmeyen binalarda inşaat, altyapı ve yenileme/restorasyon çalışmaları.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII Sayfa 20/39

Etik hükümleri ve Davranış Kuralları

a) Çıkar çatışmasının olmaması

Başvuru sahibinin hiçbir çıkar çatışmasından etkilenmemesi ve diğer başvuru sahipleri ya da projelere müdahil taraflarla bu türden başka bir ilişki içerisinde olmaması gerekir. Herhangi bir başvuru sahibi tarafından, gizli bilgileri edinmeye, rakipleriyle hukuka aykırı anlaşmalar gerçekleştirmeye ya da başvuruların incelenmesi, netleştirilmesi, değerlendirilmesi ve kıyaslanması sürecinde değerlendirme komitesi veya sözleşme makamını etkilemeye yönelik olarak yapılacak tüm girişimler, başvuru sahibinin başvurusunun reddedilmesi ile sonuçlanır ve yürürlükte olan Mali Tüzük uyarınca idari cezaların uygulanmasına yol açabilir.

b) İnsan hakları ile çevre mevzuatı ve temel çalışma standartlarına saygı gösterilmesi

Başvuru sahibi ve çalışanları, insan haklarına uygun hareket etmelidir. Özellikle ve yürürlükteki yasa uyarınca, sözleşme imzalamaya hak kazanmış başvuru sahipleri, çevreyle ilgili çok taraflı anlaşmalar dahil olmak üzere çevre mevzuatına ve yürürlükte olan ve (dernek kurma ve toplu müzakere özgürlüğü, zorla ve zorunlu çalışmanın ortadan kaldırılması, çocuk işçiliğinin yasaklanmasıyla ilgili sözleşmeler gibi) ilgili Uluslararası Çalışma Örgütü sözleşmelerinde tanımlanmış temel çalışma standartlarına uygun hareket etmek durumundadır.

Cinsel sömürü ve cinsel istismara sıfır tolerans:

Avrupa Komisyonu, başvuru sahibinin profesyonel güvenilirliği üzerinde etkisi olan tüm haksız davranışlarla ilgili olarak 'sıfır tolerans' politikası uygular.

Fiziksel istismar veya cezalandırma, ya da fiziksel istismar tehdidi, cinsel istismar veya sömürü, taciz ve sözlü istismar ile diğer tüm sindirme biçimleri yasaktır.

c) Yolsuzluk ve rüşvetle mücadele

Başvuru sahibi, yolsuzluk ve rüşvetle mücadeleye ilişkin yürürlükteki tüm yasa, tüzük ve yönetmeliklere uyacaktır. Avrupa Komisyonu, bir sözleşmenin imzalanmasının veya yürütülmesinin herhangi bir aşamasında herhangi bir yolsuzluk örneğinin tespit edilmesi ve sözleşme makamının bu durumu düzeltmek adına gerekli tüm önlemleri almaması halinde proje finansmanını askıya alma veya iptal etme hakkını saklı tutar. Bu hükmün amaçları uyarınca 'yolsuzluk örneği', sözleşme makamıyla halihazırda sonuçlandırılmış bir sözleşmenin imzalanması veya yürütülmesi ile ilgili herhangi bir projenin yerine getirilmesi veya projeden kaçınılmasına yönelik olarak herhangi bir kişiye teşvik veya ödül olarak rüşvet, hediye, bahşiş veya komisyon teklif edilmesidir.

d) Olağan dışı ticari giderler

Herhangi bir sözleşmenin imzalanması ya da yürütülmesinin olağan dışı ticari giderlere yol açtığının ortaya çıkması durumunda başvurular reddedilir ya da sözleşmeler feshedilir. Bur tür olağan dışı ticari giderler, ana sözleşmede bahsedilmemiş ya da ana sözleşmeye atıfta bulunan usulüne uygun imzalanmış herhangi bir sözleşmeden kaynaklanmayan komisyonlar, gerçek ve meşru bir hizmetin karşılığı olarak ödenmemiş olan komisyonlar, bir vergi cennetine aktarılan komisyonlar, açık şekilde kimliği belirtilmemiş bir alıcıya ödenen komisyonlar veya her anlamda paravan şirket görüntüsü veren bir şirkete ödenen komisyonlardır.

Avrupa Birliği tarafından finanse edilen projeler kapsamında olağan dışı ticari giderler ödedikleri tespit edilen hibe faydalanıcılarının, gözlemlenen gerçeklerin ciddiyetine bağlı olarak, sözleşmeleri feshedilebilir ya da söz konusu faydalanıcılar AB/AKF fonları almaktan kalıcı olarak men edilebilir.

e) Yükümlülüklerin ihlali, usulsüzlükler veya dolandırıcılık

Sözleşme makamı, sözleşme imzalama sürecinde yükümlülüklerin ihlal edildiğinin, usulsüzlüklerin veya dolandırıcılığın gerçekleştiğinin ortaya çıkması durumunda prosedürü askıya alma veya iptal etme hakkını saklı tutar. Yükümlülük ihlali, usulsüzlük ya da dolandırıcılığın sözleşmenin imzalanmasından sonra farkına varılması halinde sözleşme makamı, sözleşmenin imzalanmasından kaçınabilir.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII

Sayfa 21/39

2.2. BAŞVURU ŞEKLİ VE İZLENECEK PROSEDÜRLER

Bu teklif çağrısı için yapılacak başvurularda esas başvuru sahibinin aşağıdaki koşulları yerine getirmesi gerekmektedir:

I. Projede yer alacak olan kuruluşlar hakkında bilgi veriniz. Bu teklif çağrısı için bu verilerin PADOR’a kaydedilmesinin zorunlu olduğunu21 unutmayınız:

Kavram belgesi aşaması: 60 000 Euro üzeri AB katkısı için başvuran esas başvuru sahipleri için kayıt zorunludur.

Tam başvuru aşaması: Eş başvuru sahipleri ve bağlı ortaklıklar için kayıt zorunludur. Esas başvuru sahipleri, PADOR profillerinin güncel olduğundan emin olmalıdırlar.

II. Bölüm 2.2.2 (kavram belgesi) ve 2.2.5’te (tam başvuru) belirtilen belgelere proje hakkındaki bilgileri yazınız. Bu teklif çağrısı için PROSPECT aracılığıyla online başvuru yapılmasının zorunlu olduğunu unutmayınız.

PADOR, kuruluşların kayıt olarak tüzel kişilikleri ile ilgili bilgileri güncelledikleri online bir veri tabanıdır. PADOR’a kayıtlı kuruluşlara kendilerine özgü bir KİMLİK (EuropeAid kimliği) verilir ve başvurularda bu kimliğin belirtilmesi zorunludur. PADOR'a erişebileceğiniz internet sitesi: http://ec.europa.eu/europeaid/pador_en.

Önceden PADOR’a kayıt olmanızı ve PROSPECT aracılığıyla yapılacak olan başvuruların son teslim tarihinin son dakikasına kadar beklememenizi önemle tavsiye ederiz.

Teknik nedenlerden dolayı PADOR’a online kayıt yapılamaması halinde, başvuru sahipleri ve/veya bağlı ortaklar, bu Rehbere ekli bulunan ‘PADOR offline formunu’ 22 doldurmalıdır. Bu form, başvuru ile birlikte son başvuru tarihine kadar gönderilmelidir (bkz. bölüm 2.2.2 ve 2.2.5).

PADOR ve PROSPECT’i kullanmaya başlamadan önce lütfen internet sitesinde kullanıcılar için belirtilen talimatları okuyunuz. Bu sistemlerin kullanımına ilişkin tüm teknik sorularınızı PROSPECT’te yer alan online destek formunu doldurduktan sonra EuropeAid-IT- support@ec.europa.eu adresine göndererek IT destek masasına sorunuz.

2.2.1. Kavram belgesinin İçeriğiBaşvurular, bu rehberinin eklerinde yer alan (Ek A) hibe başvuru formundaki kavram belgesi talimatlarına göre hazırlanıp sunulmalıdır.

Başvuru sahipleri, başvurularını İngilizce yapmalıdır.

Lütfen aşağıdaki noktalara dikkat edin:

1. Kavram belgesinde, esas başvuru sahipleri yalnızca talep ettikleri AB katkısının tahmini miktarını ve bunun yanı sıra bu katkının projenin uygun maliyetlerine oranını da yüzde olarak ibraz etmelidir. Ayrıntılı bütçe sadece ikinci aşamada tam başvuru sunmaya davet edilen esas başvuru sahipleri tarafından sunulacaktır.

2. Kavram belgesinde belirtilen unsurlar tam başvuru formunda değiştirilemez. AB katkısı, başlangıçta yapılan hesaplamaya kıyasla %20'den fazla değişemez. Esas başvuru sahipleri, talep edilen eş finansman yüzdesini Bölüm 1.3'te yer alan kılavuz ilkelerde belirtilen asgari ve azami eş finansman yüzdeleri arasında serbestçe belirleyebilirler. Esas başvuru sahibi, herhangi bir eş başvuru sahibi veya bağlı ortaklığı yalnızca usulüne uygun bir biçimde gerekçelendirilen durumlarda ikame edebilir (örn. başlangıçtaki eş başvuru sahibi veya bağlı tüzel kişinin iflası). Bu durumda, yeni eş başvuru sahibi/ bağlı ortaklığın, başlangıçtakiyle benzer niteliğe sahip olması gerekir.

21 Hibe başvurusu yapan gerçek kişilerin (başvuru rehberinde izin verildiği takdirde) PADOR’a kaydolmaları gerekmez. Bu durumda, PROSPECT ve hibe başvuru formunda belirtilecek bilgiler yeterlidir.22 Tam Başvuru Formu Bölüm 3 ve 4 - EK A.2'ye tekabül eder.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII

Sayfa 22/39

Esas başvuru sahibi, kavram belgesi sunulduktan sonra başvuru sahiplerinin kapsamı dışında öngörülmeyen koşulların ortaya çıkmış olması ve bu koşulların bu tarz bir uyarlama gerektirmesi (projenin gerçekleştirilememesi riski) durumunda projenin süresini uzatabilir . Bu durumda süre, başvuru sahiplerine yönelik rehberde belirtilen sınırlar çerçevesinde kalmalıdır. İlgili ikame/düzenlemeye ilişkin açıklama/gerekçelendirme, başvuruya eşlik eden bir mektup ya da e-posta ile gönderilir.

Başvuru sahiplerinin kendi katkıları, herhangi bir zamanda diğer bağışçıların katkılarıyla ikame edilebilir.

3. Sadece kavram belgesi formu değerlendirilecektir. Bu nedenle, bu belgede projeyle ilgili gerekli TÜM bilgilerin yer alması çok önemlidir. Herhangi başka bir ek gönderilmemelidir.

Kavram belgesi talimatlarıyla ilgili olarak yapılacak herhangi bir hata veya büyük bir farklılık, kavram belgesinin reddine neden olabilir.

Yalnızca sunulan bilgilerin objektif bir değerlendirme yapılması için yeterli olmadığı durumlarda açıklama talep edilecektir.

Elle yazılmış kavram belgeleri kabul edilmeyecektir.

2.2.2. Kavram belgesinin gönderileceği yer ve gönderilme şekli

Kavram belgesi ile esas başvuru sahibinin beyanı (Ek A.1, bölüm 2), PROSPECT üzerinden https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/prospect PROSPECT kullanıcı kılavuzunda yer alan talimatlara uygun biçimde çevrimiçi (online) ibraz edilmelidir.

Kavram belgesinin çevrimiçi ibrazından sonra, esas başvuru sahibine PROSPECT profilinden otomatik olarak başvurunun alındığına dair onay gönderilecektir.

Esas başvuru sahipleri, teknik nedenlerle kavram belgelerini PROSPECT aracılığıyla çevrimiçi olarak ibraz etmelerinin mümkün olmadığı durumlarda, tekliflerini başvuru sahibi beyannamesi ve kavram belgesini de ekleyerek mühürlü bir zarfta göndermelidir (EK A.1, bölüm 2). Esas başvuru sahibi özellikle aşağıda belirtilen belgeleri mühürlü bir zarfta göndermelidir:

a. Kavram belgesinin aslı. Esas başvuru sahibi tarafından imzalanmış beyanname (EK A.1, bölüm 2) çıktısı alınarak ayrı olarak zımbalanıp zarfa eklenmelidir.

b. Ciltli, A4 ebadında ilave 1 nüsha.

c. (a) maddesinde belirtilenlerin elektronik versiyonu (CD-ROM veya USB bellek). Sunulan elektronik dosyanın, matbu olarak verilecek başvuru ile tamamen aynı başvuruyu içermesi gerekir.

Zarfın üzerinde, teklif çağrısının referans numarası ve başlığı ile birlikte lot numarası ve esas başvuru sahibinin tam adresi ile ismi olmalı ve ‘Not to be opened before the opening session/ Açılış toplantısından önce açılmamalıdır’ ifadesi yer almalıdır.

Atık ve masrafların azaltılması için plastik dosya veya separatör kullanmamanızı önemle tavsiye ederiz. Mümkünse başvuruların çıktısını alırken kâğıdın iki yüzünü de kullanın.

Kavram belgeleri kapalı zarf içinde taahhütlü posta, özel kurye veya elden aşağıdaki adrese ibraz edilmelidir (getirecek olan kişiye zarfın alındığına dair imzalı ve tarihli bir alındı belgesi verilecektir). Esas başvuru sahiplerinin birden fazla kavram belgesi göndermesi halinde (başvuru rehberinde buna izin veriliyorsa), her bir kavram belgesi ayrı olarak gönderilmelidir:

Elden teslim ve özel kurye hizmeti için posta adresi:

AB Program Destek Ofisi, 63A Şehit Ecvet Yusuf caddesi, Lefkoşa, Kıbrıs

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII

Sayfa 23/39

Başka herhangi bir yöntemle gönderilen (örn. faks veya e-posta) veya başka bir adrese teslim edilen kavram belgeleri reddedilecektir.

Eksik kavram belgelerinin reddedilebileceğini unutmayınız. Esas başvuru sahiplerine, kavram belgesi kontrol listesini kullanarak kavram belgelerinin eksiksiz olduğundan emin olmaları tavsiye edilir (EK A.1, Talimatlar).

2.2.3. Kavram belgesi son teslim tarihi

Kavram belgesi son teslim tarihi, 16 Ekim 2020 saat 15:00’dır (Brüksel tarih ve saati). Bu son tarihi yerel saate dönüştürmek için, saat dilimlerini ve kış/yaz saati değişikliklerini dikkate alan herhangi bir online aracı kullanabilirsiniz (bir örneğini burada bulabilirsiniz)23. İnternet trafiğindeki yoğunluk veya internet bağlantısındaki bir sorun (elektrik kesintisi vb. dahil olmak üzere) başvurunun sunulmasında zorluklara yol açabileceğinden, esas başvuru sahiplerine, kavram belgelerini ibraz etmek için son başvuru gününü beklememeleri önemle tavsiye edilir. Sözleşme makamı, yukarıda belirtilen zorluklar nedeniyle meydana gelebilecek gecikmelerden sorumlu tutulamaz.

İstisnai olarak posta yoluyla veya elden yapılan teslimlerde (bkz. bölüm 2.2.2) ibraz tarihi; gönderim tarihi, posta pulu veya ödeme fişi ile kanıtlanır. Elden yapılan teslimlerde, son teslim tarihi, imza ve tarih taşıyan makbuz esas alınmak suretiyle 16 Ekim 2020, Kıbrıs saati ile 16:00'dır (GMT +2).

Son teslim tarihinden sonra teslim edilen tüm kavram belgeleri reddedilecektir.

Ancak, idari verimlilik gerekçesiyle Sözleşme Makamı, zamanında gönderilen ancak kavram belgelerinin değerlendirilme onayının kesinleştiği tarihten sonra alınan kavram belgelerini de reddedebilir (bkz. bölüm 2.5.2’deki takvim).

2.2.4. Kavram belgesi ile ilgili ek bilgiler

Bu teklif çağrısıyla ilgili bilgilendirme toplantıları (bu rehberin 2. sayfasında yer alan Uyarıda detayları belirtildiği üzere) Temmuz-Eylül 2020 tarihleri arasında yapılacaktır.

Sorularınızı, kavram belgelerinin son teslim tarihinden en geç 21 gün öncesine kadar, teklif çağrısının referans numarasını açıkça belirterek, elektronik posta ile aşağıdaki adrese/adreslere gönderebilirsiniz:

E-posta adresi: REFORM-CYPRUS-SETTLEMENT-SUPPORT-CS-VII@ec.europa.eu

Sözleşme makamı, bu tarihten sonra alınan sorulara cevaben herhangi bir açıklamada bulunmak

zorunda değildir.

Yanıtlar, kavram belgelerinin son teslim tarihinden en geç 11 gün öncesine kadar verilecektir.Tüm başvuru sahiplerine eşit muamelede bulunulmasının temin edilmesi amacıyla, sözleşme makamı, esas başvuru sahipleri, bağlı ortaklar, projeler veya spesifik faaliyetler hakkında uygunluğa dair önceden bir görüş belirtemez.

Sorular bireysel olarak yanıtlanmayacaktır. Tüm soru ve cevaplar ile değerlendirme prosedürü boyunca başvuru sahiplerine yapılacak önemli bildirimler, Uluslararası İşbirliği ve Kalkınma Genel Müdürlüğü'nün internet sayfasında yayınlanacaktır: https://webgate.ec.europa. eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome ihtiyaç olması halinde bilgiler http://www.tcceugrantsupport.eu/ adresinde de yer alacaktır. Bu nedenle, yayınlanan soru ve cevapları görebilmek adına düzenli olarak bu siteyi ziyaret etmeniz önerilir.

PADOR’a kayıt veya PROSPECT ile online başvuru yapılmasına ilişkin tüm sorular, PROSPECT’te bulunan online destek formu aracılığıyla EuropeAid-IT-support@ec.europa.eu adresindeki yardım masasına gönderilmelidir:

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII

Sayfa 24/39

IT destek masası çalışma dilleri İngilizce, Fransızca ve İspanyolcadır. Dolayısıyla kullanıcıların 23

optimum cevap süresinden faydalanmak adına sorularını İngilizce, Fransızca veya İspanyolca sormaları tavsiye edilir.

2.2.5. Tam başvurularKavram belgelerinin ön seçimini takiben tam başvurularını ibraz etmek için davet alan esas başvuru sahipleri, bu Rehbere ekli tam başvuru formunu kullanarak (EK A.2) başvurularını yapmalıdırlar. Esas başvuru sahipleri, hibe başvuru formunun formatına sıkı sıkıya bağlı kalmalı, paragraf ve sayfaları sırasıyla doldurmalıdır.

Kavram belgesinde belirtilen unsurlar, esas başvuru sahibi tarafından tam başvuru formunda değiştirilemez. AB katkısı, başlangıçta yapılan hesaplamanın %20’sinden fazla değişemez. Ancak, esas başvuru sahipleri, talep edilen eş finansmanı, başvuru rehberi bölüm 1.3’te belirtilen asgari ve azami miktar ve oranlar çerçevesinde toplam uygun maliyetlerin yüzdeliği olacak biçimde ayarlamakta özgürdür. Esas başvuru sahibi, herhangi bir eş başvuru sahibi veya bağlı ortaklığı yalnızca usulüne uygun bir biçimde gerekçelendirilen durumlarda ikame edebilir (örn. başlangıçtaki eş başvuru sahibi veya bağlı tüzel kişinin iflası). Bu durumda, yeni eş başvuru sahibi/ bağlı ortaklığın, başlangıçtakiyle benzer niteliğe sahip olması gerekir. Esas başvuru sahibi, kavram belgesinin ibrazının ardından, başvuru sahiplerinin dışında, öngörülemeyen durumların gelişmesi halinde, proje süresinde ayarlama yapabilir ve böyle bir adaptasyon talep edebilir (projenin gerçekleşmeme riski durumu). Bu durumda süre, başvuru sahiplerine yönelik rehberde belirtilen sınırlar çerçevesinde kalmalıdır. İlgili ikame/düzenlemeye ilişkin açıklama/gerekçelendirme, başvuruya eşlik eden bir mektup ya da e-posta ile gönderilir.

Esas başvuru sahipleri, tam başvurularını kavram belgeleriyle aynı dilde sunmalıdır.

Esas başvuru sahibinin en son mali yıla ait hesaplarının (kâr zarar hesabı ile hesapların kapatıldığı son mali yıla ait bilanço) bir nüshası, tam başvuru son teslim tarihine kadar PADOR’a yüklenmelidir. Son hesap suretleri (varsa) eş başvuru sahiplerinden veya (varsa) bağlı ortaklardan talep edilmez.

Doğru biçimde değerlendirilebilmesi adına lütfen tam başvuru formunu dikkatlice ve olabildiğince açık şekilde doldurun.

Kontrol listelerinde (Ek A.2, Talimatlar) yer alan hususlarla ilgili herhangi bir hata veya tam başvuruda görülecek herhangi bir büyük tutarsızlık (örn. bütçe çalışma sayfalarında yer alan miktarların tutarsız olması), başvurunun reddedilmesine neden olabilir.

Sadece verilen bilgilerin açık olmadığı ve sözleşme makamının objektif bir değerlendirme yapmasının engellendiği durumlarda açıklama istenecektir.

El yazısı ile yapılan başvurular kabul edilmeyecektir.

Sadece tam başvuru formu ve doldurulması gereken yayınlaşmış ekler (bütçe, mantıksal çerçeve) değerlendirmeyi yapacak uzmanlara (eğer kullanılıyorsa eksperlere) gönderilecektir. Bu nedenle, bu belgelerde proje ile ilgili gerekli TÜM bilgilerin yer alması çok önemlidir.

Esas başvuru sahibinin, tam başvuruyla beraber esas başvuru sahibi, (varsa) her bir eş başvuru sahibi ve (varsa) her bir bağlı ortaklık için tamamlanmış PADOR kayıt formlarını (Ek F) da ibraz etmesi gerekir24.

Başka herhangi bir ek gönderilmemelidir.

24 (Başvuru sahiplerine yönelik kılavuzda izin verilmesi halinde) Hibe başvurusunda bulunan gerçek kişilerin, kuruluş veri formu sunmalarına gerek yoktur. Bu durumda, hibe başvuru formunda yer verilen bilgiler yeterlidir.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII

Sayfa 25/39

23 Örnek: http://www.timeanddate.com/worldclock/converter.html.

2.2.6. Tam başvuruların gönderileceği yer ve gönderme şekliTam başvuru formları; bütçe, mantıksal çerçeve ve başvuru sahibinin beyannamesi ile birlikte, kullanıcı el kitabında belirtilen talimatlara uygun biçimde https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/prospect adresinden PROSPECT aracılığıyla çevrimiçi sunulmalıdır.

Tam başvurunun çevrimiçi yapılmasından sonra, esas başvuru sahibinin PROSPECT profiline otomatik bir alındı bildirimi gönderilecektir.

(a) Esas başvuru sahibi tarafından kavram belgesinin posta veya elden teslim yoluyla sunulması durumunda (bkz. bölüm 2.2.3), tam başvuru da aynı yolla gönderilmelidir (posta veya elden teslim).

(b) Esas başvuru sahibi, kavram belgesini PROSPECT aracılığıyla online ibraz etmişse ancak kuruluşun tam başvuruyu online ibraz etmesi teknik olarak mümkün değilse:

Yukarıda ifade edilen iki durumda, esas başvuru sahibinin; tam başvuru formu, bütçe, mantıksal çerçeve ve esas başvuru sahibinin beyannamesinden oluşan başvuruyu, posta yoluyla göndermesi gerekmektedir. Esas başvuru sahibi, aşağıda belirtilenleri mühürlü bir zarf ile aşağıda belirtildiği şekilde göndermelidir:

a. Tam başvuru formu, bütçe ve mantıksal çerçevenin bir imzalı orijinali. Esas başvuru sahibinin beyannamesi (EK A.2, bölüm 5), ayrı olarak basılıp zımbalanarak zarfa eklenmelidir.

b. Her biri ciltli, A4 ebadında 1 fazladan nüsha.

c. (a) maddesinde belirtilenlerin elektronik versiyonu (CD-ROM veya USB bellek). Sunulan elektronik dosyanın, matbu olarak verilecek başvuru ile tamamen aynı başvuruyu içermesi gerekir.

Atık ve masrafların azaltılması için, dosyanızda yalnızca kâğıt kullanmanızı önemle tavsiye ederiz (plastik dosya veya separatör kullanmayınız). Mümkünse çıktısı alırken kâğıdın iki yüzünü de kullanın.

Başvurular, mühürlü zarf içinde taahhütlü posta, özel kurye veya elden teslim yoluyla aşağıdaki adrese ibraz edilmelidir (teslim edecek kişiye zarfın alındığına dair imzalı ve tarihli bir alındı belgesi verilecektir). Esas başvuru sahiplerinin birden fazla başvuru yapması halinde (başvuru rehberinde buna izin veriliyorsa), her bir başvurunun ayrı olarak gönderilmesi gerekmektedir:

Posta, özel kurye hizmeti ve elden teslim için posta adresi:AB Program Destek Ofisi, 63A Şehit Ecvet Yusuf caddesi, Lefkoşa, KıbrısZarfın üzerinde, teklif çağrısının referans numarası ve başlığı ile birlikte lot numarası ve esas başvuru sahibinin tam adresi ile ismi olmalı ve ‘Not to be opened before the opening session/ Açılış toplantısından önce açılmamalıdır’ ifadesi yer almalıdır.

Herhangi başka bir yöntemle (örn. faks veya e-posta) gönderilen veya başka adrese teslim edilen başvurular reddedilecektir. El yazısı ile yapılan başvurular kabul edilmeyecektir.

Eksik başvuruların reddedilebileceğini unutmayınız. Başvuru sahiplerine, kontrol listesini kullanarak başvurularının eksiksiz olduğundan emin olmaları tavsiye edilir (EK A.2, Talimatlar).

2.2.7. Tam başvuruların son teslim tarihiTam başvuruların son teslim tarihi, ön seçimi geçmiş olan esas başvuru sahiplerine gönderilecek olan mektupta bildirilecektir. Bu mektup otomatik olarak esas başvuru sahibinin PROSPECT profilinde online olarak görülecektir. İstisnai olarak (bkz. bölüm 2.2.6) başvurularını elden veya posta yoluyla teslim etmek durumunda kalan esas başvuru sahiplerine, e-postalarının olması halinde e-posta ile, yoksa posta yoluyla mektup gönderilecektir.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII Sayfa 26/39

Esas başvuru sahiplerinin, tam başvurularını yapmak için son güne kadar beklememeleri şiddetle tavsiye edilir.Zira, internet trafiğindeki yoğunluk veya internet bağlantısındaki bir sorun (elektrik kesintisi vb. dahil olmak üzere) başvuru ibrazında zorluklara yol açabilir. Sözleşme makamı, yukarıda belirtilen zorluklar nedeniyle meydana gelebilecek gecikmelerden sorumlu tutulamaz.

Posta yoluyla yapılan başvurularda (bkz. Bölüm 2.2.6) ibraz tarihi; gönderim tarihi, posta pulu veya ödeme fişi ile kanıtlanır. Elden yapılan teslimlerde, son teslim tarihi, imza ve tarih taşıyan makbuz esas alınmak suretiyle Kıbrıs saati ile 16:00'dır (GMT +2).

Son teslim tarihinden sonra yapılan tüm başvurular reddedilecektir.

Ancak, idari verimlilik gerekçesiyle Sözleşme Makamı, zamanında gönderilen ancak kavram belgelerinin değerlendirilme onayının kesinleştiği tarihten sonra alınan kavram belgelerini de reddedebilir (bkz. bölüm 2.5.2’deki takvim).

2.2.8. Tam başvurularla ilgili diğer bilgiler

Sorularınızı, tam başvuruların son teslim tarihinden en geç 21 gün öncesine kadar, teklif çağrısının referans numarasını açıkça belirterek, elektronik posta ile aşağıdaki adreslere gönderebilirsiniz:

E-posta adresi: REFORM-CYPRUS-SETTLEMENT-SUPPORT-CS-VII@ec.europa.eu

Sözleşme makamı, bu tarihten sonra alınan sorulara cevaben herhangi bir açıklamada bulunmak

zorunda değildir.

Yanıtlar, tam başvuruların son teslim tarihinden en geç 11 gün öncesine kadar verilecektir. Tüm başvuru sahiplerine eşit muamelede bulunulmasının temin edilmesi amacıyla, sözleşme makamı, esas başvuru sahipleri, bağlı ortaklar ya da bir proje hakkında uygunluğa dair önceden bir görüş belirtemez.

Sorular bireysel olarak yanıtlanmayacaktır. Tüm soru ve cevaplar ile değerlendirme prosedürü boyunca başvuru sahiplerine yapılacak önemli bildirimler, Uluslararası İşbirliği ve Kalkınma Genel Müdürlüğü'nün internet sayfasında yayınlanacaktır: https://webgate.ec.europa. eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome ihtiyaç olması halinde bilgiler http://www.tcceugrantsupport.eu/ adresinde de yer alacaktır. Bu nedenle, yayınlanan soru ve cevapları görebilmek adına düzenli olarak bu siteyi ziyaret etmeniz önerilir.

PADOR’a kayıt veya PROSPECT ile online başvuru yapılmasına ilişkin tüm sorular, PROSPECT’te bulunan online destek formu aracılığıyla EuropeAid-IT-support@ec.europa.eu adresindeki yardım masasına gönderilmelidir. IT destek masası çalışma dilleri İngilizce, Fransızca ve İspanyolcadır. Bu nedenle, optimum cevap süresinden faydalanmak isteyen kullanıcıların sorularını İngilizce, Fransızca veya İspanyolca sormaları tavsiye edilir.

2.3. DEĞERLENDİRME VE BAŞVURULARIN SEÇİMİ

Başvurular, sözleşme makamı tarafından incelenir ve değerlendirilir. Harici eksperlerin bu sürece yardım etmeleri mümkündür. Tüm başvurular, aşağıda belirtilen adımlar ve kriterler doğrultusunda değerlendirilecektir.

Başvuruyla ilgili yapılacak değerlendirmede, önerilen projenin bölüm 2.1’de belirtilen uygunluk kriterlerini taşımadığı ortaya çıkarsa, sadece bu nedene dayanarak başvuru reddedilir.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII

Sayfa 27/39

(1) 1. ADIM: AÇILIŞ, İDARİ KONTROLLER VE KAVRAM BELGESİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ

Açılış ve idari kontrol aşamasında aşağıdaki hususlar değerlendirilecektir:

Son teslim tarihine uyulup uyulmadığı. Aksi takdirde, başvuru otomatik olarak reddedilir. Kavram belgesinin Ek 1'de yer alan kontrol listesindeki tüm kriterleri yerine getirmesi

durumunda, Hibe başvuru formunun Talimatları. Bu aynı zamanda projenin uygunluğunun değerlendirilmesini de içerir. Talep edilen bilgilerden herhangi birinin eksik veya yanlış olması durumunda, başvuru yalnızca bu nedene bağlı olarak reddedilebilir ve başvurunun değerlendirilmesine devam edilmez.

Bu kontrolden geçen kavram belgeleri, teklif edilen projenin ilgili olup olmadığı ve tasarımı açısından değerlendirilir.Kavram belgeleri, aşağıdaki cetvelde yer alan kriterler çerçevesinde 50 puan üzerinden değerlendirilir. Değerlendirmede, Ek A.1'de yer alan ve kavram belgesinin tamamlanmasına ilişkin talimatlara uygunluk da kontrol edilecektir.

Değerlendirme kriterleri, başlık ve alt başlıklar olarak ayrılmıştır. Her bir alt başlığa 1 ila 5 arasında bir puan verilir ( 1 = çok zayıf; 2 = zayıf; 3 = yeterli; 4 = iyi; 5 = çok iyi).

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII

Sayfa 28/39

** Bu puan, önemi itibariyle 2 ile çarpılacaktır.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII

Sayfa 29/39

Bölüm Maksimum

Puan1. Projenin ilgili Olması 25

1.1. 1.1 Teklif, teklif çağrısında yer alan hedef ve öncelikler ile başvuru sahiplerine yönelik kılavuzda belirtilen spesifik temalar/sektörler/alanlar ya da diğer herhangi spesifik gereksinimler ile ne kadar ilgili? Projenin beklenen sonuçları, başvuru sahiplerine yönelik kılavuzda (bölüm 1.2) tanımlanan önceliklerle uyumlu mu?

5x2**

1.2. 1.2 Teklif, hedef ülkenin (ülkelerin) ve bölgenin (bölgelerin) spesifik ihtiyaç ve kısıtlarıyla (daha önce yapılmış çalışmaların tekrarlanmaması adına diğer kalkınma girişimleriyle olan sinerji de dikkate alınacak şekilde) ne kadar ilgili?

5

1.3. 1.3 Müdahil taraflar (nihai faydalanıcılar, hedef gruplar), ne kadar net tanımlanmış ve ne kadar stratejik olarak seçilmiş? Söz konusu tarafların (hak sahipleri ve/veya sorumluluk sahipleri olarak) ihtiyaçları ve kısıtlılıkları açık biçimde tanımlanmış mı ve teklif bunları uygun biçimde ele alıyor mu?

5

1.4. 1.4 Teklifte, başvuru sahiplerine yönelik rehberin 1.2. bölümünde ifade edildiği şekliyle belirli katma değer unsurları (örn. inovasyon, en iyi uygulamalar) ve diğer ek unsurlar yer alıyor mu?

5

2. Projenin tasarımı 25

2.1. Projenin genel tasarımı kendi içinde ne kadar tutarlı?Teklif, proje ile gerçekleştirilmesi beklenen sonuçları belirtiyor mu? Müdahale mantığı, beklenen sonuçları elde etme gerekçesini açıklıyor mu?

5x2**

2.2. Projenin tasarımı, mevcut sorunların ve ilgili paydaşların kapasitelerinin etraflı bir analizini yansıtıyor mu? Projenin tasarımı, harici faktörleri (riskler ve varsayımlar) dikkate alıyor mu?

5

2.3. Faaliyetler, beklenen sonuçlara kıyasla (öngörülen süre de dahil olmak üzere) gerçekleştirilebilir ve tutarlı mı? Sonuçlar (çıktı, netice ve etki) gerçekçi mi? 5

2.4 Çevre/iklim değişikliği konuları, toplumsal cinsiyet eşitliğinin ve eşit fırsatların desteklenmesi, engelli insanların hakları, azınlıkların hakları ve yerli halkların hakları, gençlik, (hedef ülkede/bölgede yaygın olması halinde) HIV/AIDS ile mücadele gibi projenin her aşamasında göz önünde bulundurulması gereken unsurlar teklif bünyesinde ne derece yer alıyor?

5

Maksimum toplam puan50

Not: 5 (çok iyi) puanı sadece teklifin bu rehberin 1.2. (programın hedefleri) bölümünde belirtilen gerekli minimum sayıdaki öncelikten daha fazlasını spesifik olarak ele alması durumunda verilecektir.

Tüm kavram belgeleri değerlendirildikten sonra, teklif edilen projelerin toplam puanlarına göre sıralandığı bir liste oluşturulacaktır.

İlk olarak, en az 30 puan alan kavram belgeleri öç seçim için dikkate alınacaktır.

İkinci olarak; kavram belgeleri, sıralama doğrultusunda ve kalan kavram notlarında talep edilen toplam katkı miktarı işbu teklif çağrısı için mevcut olan bütçenin en az %250'sine denk gelecek sayıya kadar azaltılacaktır. Her bir kavram belgesi için talep edilen katkı miktarı, ilgili olduğu kadar, her bir lot için ayrılması tasarlanan mali destek miktarına göre belirlenecektir.

Esas başvuru sahiplerine, kendilerine tahsis edilen referans numarası ve değerlendirme sonuçlarını belirten bir mektup gönderilir. Bu mektup, başvuru sahibinin PROSPECT profilinde otomatik olarak online görülecektir. İstisnai olarak (bkz. Bölüm 2.2) başvurularını elden veya posta yoluyla teslim etmek durumunda kalan esas başvuru sahiplerine, e-postalarının olması halinde e-posta ile, yoksa posta yoluyla mektup gönderilecektir.

Daha sonra, ön seçim çerçevesinde belirlenen esas başvuru sahipleri tam başvurularını ibraz etmeye davet edilecektir.

Puanlama:

Değerlendirme cetveli, bölümler ve alt bölümlere ayrılmıştır. Her alt bölüme şu şekilde 1 ile 5 arasında bir puan verilecektir: 1=çok kötü, 2= kötü, 3=yeterli, 4=iyi, 5=çok iyi.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII

Sayfa 30/39

(2) 2. ADIM: AÇILIŞ, İDARİ KONTROLLER VE TAM BAŞVURUNUN DEĞERLENDİRİLMESİ

Öncelikle, aşağıdaki hususlar değerlendirilecektir:

• Teslim tarihine uyulup uyulmadığı. Aksi takdirde, başvuru otomatik olarak reddedilir.

• Tam başvurunun kontrol listesinde (Ek A.2, Talimatlar) belirtilen kriterlerin tamamını karşılayıp karşılamadığı. Bu aynı zamanda projenin uygunluğunun değerlendirilmesini de içerir. Talep edilen bilgilerden herhangi birinin eksik veya yanlış olması durumunda, başvuru yalnızca bu nedene bağlı olarak reddedilebilir ve başvurunun değerlendirilmesine devam edilmez.

Bu kontrolü geçen tam başvurular, teklif edilen bütçe ve başvuru sahipleri ile bağlı ortak/ortakların kapasiteleri de dahil olmak üzere nitelikleri ile ilgili daha ayrıntılı biçimde değerlendirilecektir. Başvurular, aşağıdaki değerlendirme cetvelinde yer alan değerlendirme kriterleri kullanılarak değerlendirilecektir. İki tür değerlendirme kriteri bulunmaktadır: seçme ve hibe verme kriterleri

Seçme kriterleri, başvuru sahiplerinin ve bağlı ortak/ortaklarının operasyonel kapasitesini ve esas başvuru sahibinin finansal kapasitesini değerlendirmeye yardımcı olur ve ilgili tarafların aşağıdaki özellikleri taşıyıp taşımadığını doğrulamak için kullanılır:

• Teklif edilen proje süresi boyunca faaliyetleri sürdürmek ve uygun durumlarda projenin finanse edilmesine katkıda bulunmak (sadece esas başvuru sahipleri için geçerlidir) için istikrarlı ve yeterli finansal kaynaklarının olup olmadığı;

• Teklif edilen projeyi başarılı bir şekilde tamamlamak için gerekli yönetim kapasitesi, profesyonel yeterlilik ve vasıflara sahip olup olmadığı. Bu kriter, başvuru sahipleri ve varsa bağlı ortakları için geçerlidir.

Mali kapasitenin değerlendirilmesi maksadıyla, esas başvuru sahipleri PADOR profillerindeki ilgili bilgi ve belgelerin (yani son mali yıla ait hesaplar ve varsa dış denetleme raporları) güncel olduğundan emin olmalıdır. PADOR’daki bilgi ve belgeler güncel olmadığı ve mali kapasite değerlendirmesinin düzgün bir biçimde yapılmasına imkan tanımadığı durumlarda, başvuru reddedilebilir.

Hibenin verilmesine ilişkin kriterler, rehberde belirtilen hedefler ve öncelikler doğrultusunda başvuruların kalitesinin değerlendirilmesine ve hibelerin, teklif çağrısının genel etkinliğini en üst seviyeye taşıyan projelere verilmesine yarar. Bu kriterler, sözleşme makamının hedefleri ve önceliklerine uygun hareket edeceğinden emin olabileceği başvuruların seçilmesine yardımcı olur. Bu kriterler; projenin ilgili olması, teklif çağrısının hedefleriyle tutarlılığı, kalitesi, beklenen etkisi, sürdürülebilirliği ve maliyet etkinliği gibi konuları kapsar.Başvuru sahiplerinin, başvurularını hazırlarken aşağıda detaylarına yer verilen hibe verilme kriterlerini (değerlendirme cetvelinin 2 ila 6. noktaları) ve özellikle de projenin sürdürülebilirliğine ilişkin kriterleri dikkatlice incelemeleri tavsiye olunur.

Puanlama:

Değerlendirme cetveli, bölüm ve alt bölümlere ayrılmıştır. Her bir alt bölüme 1 ile 5 arasında değişen puanlar verilecektir: 1 = çok zayıf; 2 = zayıf; 3 = yeterli; 4 = iyi; 5 = çok iyi.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII

Sayfa 31/39

25 PRAG madde 6.5.8.4 uyarınca, tam başvuruları değerlendiren değerlendirme komitesi, kavram belgesi aşamasında ilgili olmasına dair verilen ve tam başvuruya aktarılan puanları yeniden değerlendirebilir. Bu yeni değerlendirmeyi kabul edip etmeme yetkisi değerlendirme komitesindedir.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII Sayfa 32/39

Bölüm MaksimumPuan

1. Mali ve operasyonel kapasite 20

1.1. 1.1 Başvuru sahipleri ve varsa bağlı ortakları, proje yönetimi konusunda kendi bünyelerinde yeterli tecrübeye sahip mi? 5

1.2. 1.2 Başvuru sahipleri ve varsa bağlı ortakları, kendi bünyelerinde yeterli teknik uzmanlığa (özellikle ele alınacak konuların bilgisine) sahip mi? 5

1.3. 1.3 Başvuru sahipleri ve varsa bağlı ortakları, kendi bünyelerinde (personel, ekipman ve projenin bütçesini idare edebilme becerisi de dahil olmak üzere) yeterli yönetim kapasitesine sahip mi?

5

1.4. 1.4 Esas başvuru sahibi, istikrarlı ve yeterli finansman kaynaklarına sahip mi? 5

2. Projenin ilgili olması 25 25

2.1. Teklif, teklif çağrısında yer alan hedef ve öncelikler ile başvuru sahiplerine yönelik rehberde belirtilen spesifik temalar/sektörler/alanlar ya da diğer herhangi spesifik gereksinimler ile ne kadar ilgili? Projenin beklenen sonuçları, başvuru sahiplerine yönelik rehberde (bölüm 1.2) tanımlanan önceliklerle uyumlu mu?

5x2**

2.2. Teklif, hedef ülkenin (ülkelerin) ve bölgenin (bölgelerin) spesifik ihtiyaç ve kısıtlarıyla (daha önce yapılmış çalışmaların tekrarlanmaması adına diğer kalkınma girişimleriyle olan sinerji de dikkate alınacak şekilde) ne kadar ilgili? 5

2.3. Müdahil taraflar (nihai faydalanıcılar, hedef gruplar), ne kadar net tanımlanmış ve ne kadar stratejik olarak seçilmiş? Söz konusu tarafların (hak sahipleri ve/veya sorumluluk sahipleri olarak) ihtiyaçları ve kısıtlılıkları açık biçimde tanımlanmış mı ve teklif bunları uygun biçimde ele alıyor mu?

5

2.4. Teklifte, başvuru sahiplerine yönelik rehberin 1.2. bölümünde ifade edildiği şekliyle belirli katma değer unsurları (örn. inovasyon, en iyi uygulamalar) ve diğer ek unsurlar yer alıyor mu?

5

3. Proje tasarımı 13

3.1. Projenin tasarımı kendi içinde ne kadar tutarlı? Teklif, proje ile gerçekleştirilmesi beklenen sonuçları belirtiyor mu? Müdahale mantığı, beklenen sonuçları elde etme gerekçesini açıklıyor mu? Teklif edilen faaliyetler uygun, pratik ve öngörülen çıktı ve sonuç/sonuçlar ile tutarlı mı?

5

3.2. Teklifte/mantıksal çerçevede, inanılır bir mevcut durum değerlendirmesi, hedefler ve doğrulama kaynakları yer alıyor mu? Almıyorsa bir mevcut durum değerlendirme çalışması öngörülmüş mü? (ve çalışma teklifte uygun biçimde bütçelendirilmiş mi?)

4

3.3 Projenin tasarımı, mevcut sorunların ve ilgili paydaşların kapasitelerinin etraflı bir analizini yansıtıyor mu? 4

Bölüm MaksimumPuan

4. Uygulama yaklaşımı 12

4.1. Projenin uygulanmasına yönelik proje planı açık ve gerçekleştirilebilir mi? Zaman çizelgesi gerçekçi mi? 5

4.2. Teklifte etkili ve verimli bir izleme sistemine yer verilmiş mi? (Uygulama esnasında, öncesinde ve/veya sonunda) bir değerlendirme planlanmış mı? 5

4.3. Eş başvuru sahiplerinin ve bağlı ortakların projede aldıkları yer ve katılım düzeyleri tatminkar mı? 2

5. Projenin sürdürülebilirliği 15

5.1. Projenin, hedef grupları üzerinde somut bir etki yaratması olası mıdır? 5

5.2. Projenin; tekrarlanma kapsamı, genişletilmesi, deneyimlerden istifade edilmesi ve bilgi paylaşımı dahil olmak üzere çarpan etkisi yaratması olası mıdır? 5

5.3. Teklif edilen projenin beklenen sonuçları sürdürülebilir mi? Finansal açıdan (örn. projeyi takip edecek faaliyetlerin finanse edilmesi, gelecekteki tüm işletme ve idame masraflarını karşılayacak gelir kaynaklarının olması) - Kurumsal açıdan (mevcut yapılar, projenin sonuçlarının proje bittikten sonra da sürdürülmesine imkan tanıyacak mı?) Projenin sonuçları yerel seviyede 'sahiplenilecek mi?' - Politika seviyesinde (geçerli durumlarda) (projenin yapısal etkisi ne olacak? - örn. mevzuat, davranış kuralları veya yöntemlerin iyileştirilmesi) - Çevresel açıdan (geçerli durumlarda) (projenin çevresel etkisi olumlu veya olumsuz olacak mı?)

5

6. Projenin bütçesi ve maliyet etkinliği 15

6.1. Faaliyetler bütçede uygun biçimde yansıtılmış mı? 5

6.2. Tahmini maliyet ile beklenen neticeler arasındaki oran tatmin edici mi? 5x2**

Maksimum toplam puan 100

** Bu puan, önemi itibariyle 2 ile çarpılacaktır.

Not: 5 (çok iyi) puanı sadece teklifin bu rehberin 1.2. (programın hedefleri) bölümünde belirtilen gerekli minimum sayıdaki öncelikten daha fazlasını spesifik olarak ele alması durumunda verilecektir.

1. Bölümdeki (mali ve organizasyonel kapasite) toplam puanın 12’nin altında olması durumunda, başvuru reddedilir. 1. Bölümün alt bölümlerinden en az birinin puanının 1 olması durumunda, başvuru aynı şekilde reddedilir.

Koşullu seçim

Değerlendirmenin ardından, başvuruları puanlarına göre sıralayan bir tablo oluşturulacaktır. En yüksek puan alan başvurular, bu teklif çağrısı için kullanılabilir bütçeye ulaşılana kadar koşullu olarak seçilirler. Ayrıca, aynı kriterlere göre bir de yedek listesi hazırlanır. Bu liste, yedek listenin geçerlilik süresinde daha fazla kaynağın kullanılabilir hale gelmesi durumunda kullanılacaktır.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII Sayfa 33/39

(3)3. ADIM: BAŞVURU SAHİPLERİNİN VE BAĞLI ORTAKLARININ UYGUNLUKLARININ TEYİDİ

Uygunluk teyidi yalnızca sözleşme makamının talep ettiği (bkz. Bölüm 2.4) destekleyici belgeler temelinde gerçekleştirilir. Bu teyit, olağan uygulama kapsamında yalnızca aldıkları puana ve işbu teklif çağrısı bünyesinde mevcut bütçeye göre koşullu olarak seçilmiş başvurular için yapılacaktır.

• Esas başvuru sahibi tarafından sunulan beyanname (EK A.2, Bölüm 5), esas başvuru sahibince sağlanan destekleyici belgelerle karşılaştırılarak kontrol edilecektir. Herhangi bir destekleyici belgenin eksik olması veya esas başvuru sahibi tarafından yapılan beyan ile destekleyici belgeler arasında herhangi bir tutarsızlık olması, başvurunun yalnızca bu sebepten ötürü reddedilmesine neden olabilir.

• Başvuru sahipleri ve bağlı ortakların uygunluğu, 2.1.1, 2.1.2 ve 2.1.3 Bölümlerinde belirtilen kriterlere göre doğrulanacaktır.

Reddedilen başvuruların yerine yedek listeye göre sıradaki en iyi başvuru konumunda bulunan ve bu teklif çağrısı açısından kullanılabilir bütçe sınırları içinde kalan başvuru alınır.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII Sayfa 34/39

2.4. KOŞULLU OLARAK SEÇİLMİŞ BAŞVURULAR İÇİN DESTEKLEYİCİ BELGELERİN SUNULMASI

Başvurusu koşullu olarak seçilmiş ya da yedek listede bulunan esas başvuru sahibi, sözleşme makamı tarafından yazılı olarak bilgilendirileceklerdir. Esas başvuru sahipleri, (varsa) eş başvuru sahibi/sahipleri ve (varsa) bağlı ortağın/ortakların uygunluklarının sözleşme makamı tarafından teyit edilmesi maksadıyla aşağıdaki belgeler talep edilir26:

Destekleyici belgeler PADOR aracılığıyla ibraz edilmelidir (bkz .Bölüm 2.2).

1. Esas başvuru sahibinin, (varsa) her bir eş başvuru sahibinin ve (varsa) bağlı ortağının/ortaklarının tüzük ve/veya kuruluş belgesi27. Sözleşme makamının; esas başvuru sahibinin, eş başvuru sahibi veya sahiplerinin ya da bağlı ortaklık veya ortaklıkların başvuruların teslim edileceği son tarihten önceki 2 yıllık süre içerisinde aynı bütçe kalemi altında yer alan başka bir teklif çağrısına yönelik olarak uygunluğunu teslim etmesi halinde, şayet aradan geçen sürede yasal statülerinde herhangi bir değişiklik olmadıysa, tüzük ve/veya kuruluş belgesi yerine daha önceki çağrı kapsamında uygunluklarını ispat eden belgenin bir nüshası (örn. referans periyodunda alınmış hibe sözleşmesinin özel koşullarının bir nüshası) ibraz edilmelidir28. Bu yükümlülük, Avrupa Komisyonu ile çerçeve anlaşması imzalamış olan uluslararası kuruluşlar için geçerli değildir.

2. 750.000 Euro'yu aşan proje hibeleri ve 100.000 Euro'yu aşan işletme hibeleri için esas başvuru sahibinin, mevcut ise onaylı bir dış denetçi tarafından hazırlanmış bir denetim raporu sunması gerekir; bu gereksinim, AB mevzuatı ya da ulusal mevzuatın yasal bir denetim gerektirmesi halinde her zaman geçerlidir. Bu rapor, mevcut son 3 mali yıla kadar hesapları onaylar. Diğer tüm durumlarda, başvuru sahibi, yetkili temsilcisi tarafından imzalanmış ve son 3 mali yıla kadar hesaplarının geçerliliğini belgeleyen bir öz beyan sunar.

Bu gereksinim, yalnızca faydalanıcının bir mali yıl içerisinde sorumlu yetkilendirme görevlisine yaptığı ilk başvuru için geçerlidir.

3. (Varsa) eş başvuru sahibinin/sahiplerinin ya da bağlı ortağın/ortakların denetim raporu sunmasına gerek yoktur.

Pratik el kitabı Bölüm 6’da ifade edildiği şekilde, yürürlükteki Mali Tüzükte yer alan teminatların söz konusu uluslararası kurum tarafından temin edilmesine bağlı olarak, bu yükümlülük kamu kurumları ve uluslararası kuruluşlar için geçerli değildir.

Bu yükümlülük, orta ve yüksek öğretim kurumları için geçerli değildir.

4. Esas başvuru sahibinin son hesaplarının bir nüshası (hesapların kapatılmış olduğu bir önceki mali yıla ait kâr ve zarar hesabı ile bilanço)29. Son hesap nüshası (varsa) eş başvuru sahiplerinden veya (varsa) bağlı ortaklardan talep edilmez.

5. Her bir başvuru sahibi tarafından (yani esas başvuru sahibi ve (varsa) her bir eş başvuru sahibi) usulüne uygun doldurulmuş ve imzalanmış tüzel kişi belgesi (bkz. bu rehberin D eki) ile burada talep edilen destekleyici belgeler. Başvuru sahiplerinin sözleşme makamıyla halihazırda bir sözleşme imzalamış olmaları durumunda, aradan geçen süre zarfında yasal statülerinde herhangi bir değişiklik olmadıysa tüzel kişi belgesi ve destekleyici belgeler yerine tüzel kişi numarası sunulmalıdır.

26 60.000 Euro üzerinde olmayan hibeler için başvuru sahiplerinden destekleyici belge talep edilmeyecektir.

27 Esas başvuru sahibi ve/veya eş başvuru sahibi/sahipleri ve/veya bağlı ortaklarının yasayla kurulmuş bir kamu kurumu olması halinde, söz konusu yasanın bir kopyası sunulmalıdır.

28 Uygunluk koşulları yalnızca bir teklif çağrısından diğerine değişiklik göstermediği zaman eklenecektir.

29 Bu yükümlülük, burs almış olan veya doğrudan destek almak için en çok ihtiyaç duyan gerçek kişiler veya kamu kurumları ve uluslararası kuruluşlar için geçerli değildir. Bu yükümlülük, Bölüm 2.4.2 uyarınca hesapların halihazırda sunulmuş olan dış denetim raporuyla pratikte aynı belgeler olması halinde de geçerli değildir.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII Sayfa 35/39

6. Esas başvuru sahibinden (eş başvuru sahipleri için geçerli değildir), bu rehberin E eki olarak yer alan modele uygun ve ödemelerin yapılacağı banka tarafından tasdiklenmiş bir finansal kimlik formu talep edilir. Bu banka, esas başvuru sahibinin kurulu olduğu ülkede olmalıdır. Esas başvuru sahibinin, Avrupa Komisyonu'nun ödemelerden sorumlu olduğu geçmiş bir sözleşmeye yönelik olarak halihazırda bir finansal kimlik formu ibraz etmiş olması ve aynı bankayı kullanma niyetinde olması halinde, bu belge yerine bir önceki finansal kimlik formu ibraz edilebilir.

7. Tüzel kişiliği olmayan kuruluşlar, mümkün ölçüde yukarıda listelenmiş olan evrakı sunmalıdır. Ek olarak, yasal temsilci tarafından kuruluş adına yasal yükümlülük üstlenebilme yetkisine sahip olduğunu tasdik eden bir mektup sunulmalıdır.

8. Esas başvuru sahibi ile eş başvuru sahipleri ve bağlı ortaklıklar, herhangi bir kapsam dışı bırakma durumunda (bkz. PRAG Bölüm 2.6.10.1) olmadıklarına dair doğruluk beyanını doldurup imzalayacaklardır.

(PADOR’a yüklenen veya PADOR offline formu ile birlikte gönderilen) talep edilen destekleyici belgeler; belge aslı, söz konusu asılların fotokopileri ya da taranmış halleri (mühür, imza ve tarihler okunaklı olacak şekilde) olarak ibraz edilmelidir.

Söz konusu belgelerin Avrupa Birliği'nin resmi dillerinden birinde olmaması halinde, esas başvuru sahibi ve, geçerli durumlarda, eş başvuru sahipleri ve bağlık ortaklıkların uygunluğunu kanıtlayan bu belgelerin ilgili kısımlarının İngilizce tercümeleri başvurunun incelenmesi amacıyla eklenmelidir.

Bu belgelerin Avrupa Birliği’nin İngilizce haricindeki bir resmi dilinde olması halinde, değerlendirmeyi kolaylaştırmak adına, belgelerin esas başvuru sahibi ve, geçerli durumlarda, eş başvuru sahipleri ve bağlık ortaklıkların uygunluğunu kanıtlayan ilgili kısımlarının İngilizce tercümelerinin sunulması önemle tavsiye olunur.

Başvuru sahipleri, verilerini PADOR'a kaydetme sürecinde yetkili ulusal mercilerden resmi belgelerin temin edilmesi ve söz konusu belgelerin kabul edilen dillere çevrilmesi için gerekli süreyi dikkate almalıdır.

Yukarıda bahsi geçen destekleyici belgelerin sözleşme makamı tarafından esas başvuru sahibine gönderilen destekleyici belge talebinde belirtilen son tarihten önce temin edilmemeleri durumunda, başvuru reddedilebilir.

Değerlendirme komitesi, destekleyici belgeleri teyit ettikten sonra hibenin verilmesine ilişkin kararı verecek olan sözleşme makamına nihai bir tavsiyede bulunacaktır.

ÖNEMLİ NOT: Sözleşme makamı, başvuru sahiplerinden biriyle bağlı kuruluşu arasındaki yapısal bağın gücü, sağlamlığı ve teminatından tatmin olmadığı durumlarda, ilgili bağlı kuruluşun eş başvuru sahibine dönüştürülmesine imkan tanıyacak eksik belgelerin ibraz edilmesi talebinde bulunabilir. Eş başvuru sahiplerinden istenen tüm eksik belgeler ibraz edildiği ve uygunluk kriterleri yerine getirildiği takdirde, yukarıda bahsi geçen kuruluş her açıdan bir eş başvuru sahibi haline gelir. Esas başvuru sahibi, revize edilmiş başvuru formunu usulüne uygun olarak sunmak zorundadır.

2.5. SÖZLEŞME MAKAMI KARARININ İLETİLMESİ

2.5.1. Kararın içeriği

Esas başvuru sahipleri, Sözleşme Makamının başvurularıyla ilgili kararı ve başvurunun reddedilmesi halinde olumsuz kararın gerekçeleri hakkında yazılı olarak bilgilendirilecektir. Bu mektup, e-posta ile gönderilecek ve otomatik olarak başvuruyu yapmış olan kullanıcının PROSPECT profilinde online olarak belirecektir. İstisnai durumlarda (bkz. Bölüm 2.2), başvurularını posta veya elden ibraz etmek durumunda kalan esas başvuru sahiplerine e-posta yoluyla; eğer e-posta adresi vermemişlerse, posta yoluyla bir mektup gönderilecektir. Bu nedenle lütfen, aşağıdaki zaman çizelgesini göz önünde bulundurarak PROSPECT profilinizi düzenli olarak kontrol ediniz.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII Sayfa 36/39

Karar sürecinde bir hata veya usulsüzlükten dolayı zarar gördüklerini düşünen başvuru sahipleri şikâyette bulunabilirler. Daha fazla bilgi için bkz. pratik el kitabı Bölüm 2.4.15.

Başvuru sahipleri ve tüzel kişilik olmaları halinde temsil yetkisi, karar verme yetkisi veya tüzel kişiliğin kontrolüne sahip kişiler, erken tespit ya da kapsam dışı bırakma durumlarından birinde olmaları halinde kişisel detaylarının (gerçek kişiler için ad, soyad; tüzel kişiler için adres, yasal form ve temsil, karar verme ve kontrol yetkilerine sahip kişilerin ad ve soyadları) erken tespit ve kapsam dışı bırakma sistemine kaydedilebileceğini ve bu bilgilerin hibe sözleşmesinin imzalanması ya da yürütülmesinde yer alacak kişi ya da kuruluşlara bildirilebileceğini bilmelidir. Daha fazla bilgi için http://ec.europa.eu/budget/explained/management/protecting/protect en.cfm adresinde bulunan gizlilik bildirimine başvurabilirsiniz.

2.5.2. Endikatif Zaman çizelgesiTARİH SAAT

1. Bilgilendirme toplantısı (yapılacaksa) Temmuz-Eylül 2020 Teyit edilecek

2. Sözleşme makamından açıklayıcı bilgi talep etmek için en son tarih

25 Eylül 2020 15:00 (Brüksel saati)

3. Sözleşme makamının açıklayıcı bilgileri yayınlayacağı son tarih

6 Ekim 2020 -

4. Kavram belgesi son teslim tarihi 16 Ekim 2020 15:00 (Brüksel saati)

5. Açılış, idari kontroller ve kavram belgesinin değerlendirilmesiyle ilgili esas başvuru sahiplerine bilgi verilmesi (1. Adım)

1 Aralık 2020 -

6. Tam başvuruların sunulması için davet 1 Aralık 2020 -

6. Tam başvuru son teslim tarihi 29 Ocak 2021 -

7. Tam başvuruların değerlendirilmesiyle ilgili esas başvuru sahiplerine bilgi verilmesi (2. Adım)

Nisan 2021 -

8. Hibenin verildiğine dair bilgilendirme (uygunluk kontrolünden sonra) (3. Adım)

Nisan 2021 -

9. Sözleşmenin imzalanması Haziran 2021 -

Belirtilen tüm zamanlar, sözleşme makamının bulunduğu ülkenin zaman dilimindedir.

Belirtilmiş olan zaman çizelgesi, geçici tarihlere atıfta bulunur (2, 3 ve 4. noktalarda yer alan tarihler hariç) ve süreç içinde sözleşme makamı tarafından güncellenebilir. Bu gibi durumlarda, güncellenmiş zaman çizelgesi Uluslararası İşbirliği ve Kalkınma Genel Müdürlüğü'nün internet sitesinde yayınlanacaktır: https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online- services/index.cfm?do=publi.welcome ve http://www.tcceugrantsupport.eu.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII Sayfa 37/39

2.6. SÖZLEŞME MAKAMININ HİBE VERME KARARINI TAKİBEN UYGULANACAK ŞARTLAR

Hibe verilmesine yönelik kararın ardından, faydalanıcıya/faydalanıcılara sözleşme makamının standart hibe sözleşmesine dayanan bir sözleşme teklif edilir (bkz. bu rehberin G eki). Başvuru sahipleri, başvuru formunu (bu rehberin A eki) imzalamak suretiyle, hibe almaları halinde standart hibe sözleşmesinden doğan yükümlülükleri kabul edeceklerini beyan etmiş olurlar.

Koordinatör, sütunları olumlu değerlendirilmiş bir kuruluş olması durumunda, katkı anlaşması şablonuna dayalı bir katkı anlaşması imzalar. Bu durumda, standart hibe sözleşmesi ve eklerinde yer alan hükümlere yapılan atıflar uygulanmaz. Bu başvuru rehberinde hibe sözleşmesine yapılan atıflar, katkı anlaşmasının ilgili hükümlerine yapılmış kabul edilir.

Uygulama sözleşmeleri

Projenin uygulanmasının, faydalanıcının/faydalanıcıları ve (varsa) bağlı ortaklarının ihale sözleşmesi yapmasını gerektirdiği durumlarda, söz konusu sözleşmeler standart hibe sözleşmesi Ek IV'e uygun olarak yapılmalıdır.

Bu bağlamda, uygulama sözleşmelerinin imzalanmasıyla teklifte tarif edilen (hibe sözleşmesine eklenen proje tanımı) projenin bazı bölümlerinin alt yüklenicilere verilmesi arasında bir ayrım gözetilmelidir. Bu tür alt yüklenicilik durumları, ek birtakım kısıtlamalara tabidir (bkz. model hibe sözleşmesinin genel hüküm ve koşulları).

Uygulama sözleşmelerinin imzalanması: uygulama sözleşmeleri, faydalanıcılar tarafından proje yönetimlerinin bir parçası olarak rutin hizmetlerin ve/veya gerekli mal ve ekipmanların tedarik edilmesidir; bu sözleşmeler, teklifte tarif edilen (hibe sözleşmesine eklenen proje tanımı) projenin bir parçasını teşkil eden işlerin üçüncü taraflara yaptırılmasını kapsamaz.

Alt yüklenicilik: Alt yüklenicilik, bir veya daha fazla faydalanıcı ile ihale sözleşmesi imzalamış bir üçüncü tarafça hibe sözleşmesinin ekinde (bkz. model hibe sözleşmesinin genel hüküm ve koşulları) tarif edilen projenin bir parçasını teşkil eden spesifik işlerin yapılmasıdır.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII

Sayfa 38/39

3. EKLER LİSTESİ

DOLDURULACAK BELGELER

Ek A: Hibe başvuru formu (Word formatında)Ek B: Bütçe (Excel formatında)Ek C: Mantıksal çerçeve (Excel formatında)Ek D: Tüzel kişilik sayfası30

Ek E: Finansal kimlik formuEk F: PADOR kayıt formu

BİLGİ AMAÇLI BELGELER31

EK G: Standart Hibe Sözleşmesi

- EK II: Genel şartlar- EK IV: Satın alım sözleşmelerinin imzalanmasına ilişkin kurallar- EK V: Standart ödeme talebi- EK VI: Model anlatı ve mali rapor- EK VII: Geçerli değil- EK VIII: Geçerli değil- EK IX: Varlık mülkiyetinin el değiştirmesine ilişkin standart şablon

EK H: Doğruluk Beyanı

EK I: Günlük ödenek oranları (harcırah), aşağıdaki adreste mevcuttur:https://ec.europa.eu/international-partnerships/system/files/per diem rates 20191218.pdf

EK J: Çağrı kapsamında imzalanan hibe sözleşmelerine uygulanacak vergi rejimi hakkında bilgi.

EK K: Basitleştirilmiş maliyet opsiyonlarının değerlendirilmesine yönelik kılavuz ilkeler

Faydalı adresler:

Proje döngüsü yönetimi rehberi

https://ec.europa.eu/europeaid/aid-delivery-methods-project-cycle-management-guidelines-vol-1_en

Hibe sözleşmelerinin uygulanması – Kullanıcı El Kitabıhttp://ec.europa.eu/europeaid/companion/document.do?nodeNumber=19&locale=en

Finansal Araç Kiti

http://ec.europa.eu/europeaid/funding/procedures-beneficiarv-countries-and-partners/financial-management-toolkit_enLütfen dikkat: Araç kiti, hibe sözleşmesinin bir parçası değildir ve yasal değeri yoktur. Yalnızca genel olarak yol gösterici niteliktedir ve bazı detayları imzalanmış olan hibe sözleşmesinden farklılık gösterebilir. Sözleşmeden doğan yükümlülüklerini yerine getirebilmeleri adına, faydalanıcıların yalnızca araç kitini dikkate almamaları ve her zaman bireysel sözleşme belgelerine başvurmaları gerekir.

30 Yalnızca imzalanacak sözleşmeler uyarınca Avrupa Komisyonu'nun ödeme yapacağı durumlarda geçerlidir.31 Bu belgeler sözleşme makamı tarafından da yayınlanmalıdır.

EuropeAid/169185 / DH / ACT/CYTemmuz 2020 Guidelines_EA169185_CS VII

Sayfa 39/39

* * *