1eqdoc.unimap.edu.my/dokumen/doc/proseduroperasi/prosedur... · web viewpenolong pendaftar pusat...
TRANSCRIPT
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPENDAFTARAN PELAJAR BARU
No Rujukan PK.UniMAP.(0).05Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 1/14
PROSEDUR
PENDAFTARAN PELAJAR BARUPK.UniMAP.(O).05
Disediakan oleh : Disemak oleh :
PENOLONG PENDAFTAR KANAN WAKIL PENGURUSAN
Diluluskan oleh :
____________________________________________________(Tn. Hj. Rusli Hj. Abd. Hamid)
PendaftarUniversiti Malaysia Perlis
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPENDAFTARAN PELAJAR BARU
No Rujukan PK.UniMAP.(0).05Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 2/14
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini adalah untuk memastikan pendaftaran pelajar baru dijalankan dengan rapi
dan pelaksanaan pendaftaran berjalan dengan lancar dalam tempoh yang ditetapkan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh semua staf Bahagian Pengurusan Akademik-Unit
Kemasukan dan Rekod Pelajar dan semua Pusat Pengajian Kejuruteraan semasa proses
pendaftaran pelajar baru.
3.0 SINGKATAN
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPENDAFTARAN PELAJAR BARU
No Rujukan PK.UniMAP.(0).05Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 3/14
BPA-UKR : Bahagian Pengurusan Akademik-Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar
PP BPA-UKR
PP PPK
:
:
Penolong Pendaftar Bahagian Pengurusan Akademik-Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar
Penolong Pendaftar Pusat Pengajian Kejuruteraan
BPKP-KPTM : Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar, Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia
JHEPA : Jabatan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni
PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)
PTM : Pegawai Teknologi Maklumat
PPK : Pusat Pengajian Kejuruteraan
PK : Pegawai Kewangan
BENDAHARI : Pejabat Bendahari
MSK : Minggu Suaikenal
PHEA : Pusat Hal Ehwal Antarabangsa
4.0 DEFINISI
Pendaftaran pelajar : Setiap pelajar yang menerima tawaran mengikuti pengajian di
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPENDAFTARAN PELAJAR BARU
No Rujukan PK.UniMAP.(0).05Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 4/14
baru UniMAP dikehendaki melalui proses melapor diri untuk disahkan sebagai pelajar berdaftar UniMAP.
5.0 DOKUMEN RUJUKAN
Bil. Jenis Dokumen Lokasi No. Rujukan
5.1 Manual Kualiti Bilik Dokumen PUSPEK
MK-UniMAP.01
5.2 Kalendar Akademik UniMAP Unit Kemasukan & Rekod Pelajar
DS.UniMAP.(O).05-01 / Buku Panduan SidangAkademik
5.3Jadual Kerja BKP-KPTM (Buku Laporan Mesyuarat Laporan Jawatankuasa Panduan Program)
Unit Kemasukan & Rekod Pelajar
DS.UniMAP.(O).05-02 / Buku Panduan Jawatankuasa Panduan Program Pengajian
6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
6.1 Sebelum Pendaftaran
Tanggungjawab Tindakan
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPENDAFTARAN PELAJAR BARU
No Rujukan PK.UniMAP.(0).05Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 5/14
PP BPA-UKR 1. Rujuk Kalendar Akademik UniMAP/Buku Panduan Sidang Akademik yang telah diluluskan oleh Senat dan Jadual Kerja BPKP-KPTM (Buku Panduan Jawatankuasa Panduan Program Pengajian) untuk menentukan tarikh pendaftaran pelajar baru.
2. Terima surat daripada JHEPA/PHEA untuk memaklumkan mesyuarat MSK bagi membincangkan hal berkaitan pendaftaran pelajar baru.
3. Adakan mesyuarat pelaksanaan pendaftaran pelajar baru bagi merancang hal-hal yang berkaitan dengan pendaftaran pelajar baru
4. Agihkan tugasan kepada staf yang terlibat semasa hari pendaftaran berdasarkan keputusan mesyuarat.
PTO 5. Membuat semakan pelajar yang memaklumkan untuk mendaftar lewat dan merekodkannya.
6. Buat tempahan peralatan dan tempat pendaftaran.
PP BPA-UKR 7. Beri taklimat tentang tatacara dan persediaan pendaftaran kepada staf yang terlibat semasa hari pendaftaran.
PTO 8. Sediakan segala keperluan dan peralatan semasa hari pendaftaran.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPENDAFTARAN PELAJAR BARU
No Rujukan PK.UniMAP.(0).05Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 6/14
PTM 9. PTM membuat ujilari sistem pendaftaran sekurang-kurangnya satu hari sebelum hari pendaftaran.
10. Jika ada permasalahan, pembetulan dibuat.
11. PTM memberikan latihan simulasi pendaftaran kepada semua staf terlibat sekurang-kurangnya tiga
hari sebelum hari pendaftaran.
PP BPA- UKR 12. Pastikan semua persediaan adalah teratur dan sempurna untuk menjalankan pendaftaran pelajar baru.
6.2 Semasa pendaftaran
Tanggungjawab Tindakan
PP BPA-UKR 1. Tempatkan staf BPA-UKR/ wakil PPK dan bahagian yang terlibat semasa hari pendaftaran.
PP BPA-UKR
PTO
2. Pastikan persediaan berikut disempurnakan:
2.1.Pendaftaran pelajar lepasan Diploma/Matrikulasi/ Asasi/ STPM
a) Pendaftaran hari pertama:
i) Semak Pengesahan Tawaran/Senarai Semak Pendaftaran Pelajar Fail: Senarai Nama Pelajar Yang ditawar
ii) Aktifkan status pelajar
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPENDAFTARAN PELAJAR BARU
No Rujukan PK.UniMAP.(0).05Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 7/14
PTO
PB
iii) Serah Slip Pendaftaran Pelajariv) Serah Buku Panduan Akademik sidang
berkenaan.
b) Pendaftaran hari kedua
i) Wakil PPK/staf petugas membuat semakan dan mengambil semua lampiran/ borang di dalam Fail Peribadi Pelajar.
ii) Ambil gambar pelajar untuk Smartcard Pelajar.
iii) Wakil Bendahari semak slip bayaran dan sahkan jika telah dilunaskan
2.1.Pendaftaran pelajar antarabangsa (sehari sahaja)
i) Semak Pengesahan Tawaranii) Aktifkan status pelajariii) Serah Slip Pendaftaran Pelajariv) Serah Buku Panduan Akademik sidang
berkenaanv) Mengambil semua lampiran / borang yang
berkenaan daripada pelajar.vi) Ambil gambar pelajar untuk Smartcard
Pelajar.
PP BPA-UKR 3. Kawalselia pendaftaran pelajar mengikut perancangan yang telah ditetapkan.
6.3 Selepas Pendaftaran
Tanggungjawab Tindakan
PTO 1. Membuat pembahagian Smartcard Pelajar mengikut program/PPK.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPENDAFTARAN PELAJAR BARU
No Rujukan PK.UniMAP.(0).05Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 8/14
PP BPA-UKR 2. Serahan Smartcard Pelajar ke PPK (Borang Serahan Smart card Kepada pelajar)
3.
4.
Dapatkan Senarai Nama Pelajar Mendaftar/Sistem Discoverer Viewer Laporan 15 dari Laporan Jumlah Pelajar Mendaftar.
Serah jumlah pelajar mendaftar dan senarai nama pelajar mendaftar kepada PP PPK dan Pengurusan Tertinggi UniMAP.
PTO 5. Kemaskini Fail Peribadi Pelajar / Fail Peribadi Pelajar
7. REKOD KUALITI
Bil Jenis Rekod Rujukan Lokasi Tempoh Simpanan
7.1 Rekod , Latihan Simulasi Pendaftaran Kepada Staf
RK.UniMAP.(O).05-01 atau
MIS/ACA-01
Pusat TeknologiMaklumat & Komunikasi
3 Tahun
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPENDAFTARAN PELAJAR BARU
No Rujukan PK.UniMAP.(0).05Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 9/14
7.2 Senarai Semak Pendaftaran Pelajar
RK.UniMAP.(O).05-02
Senarai Semak Pendaftaran Pelajar; Fail Senarai Nama Pelajar Yang Ditawar
Unit Kemasukan & Rekod Pelajar
1 Sidang Akademik
7.3 Senarai Nama Pelajar Mendaftar
RK.UniMAP.(O).05-03
Sistem Oracle Discoverer Viewer – Laporan 15
Unit Kemasukan & Rekod Pelajar
7 Tahun
7.4 Rekod Peribadi Pelajar RK.UniMAP.(O).05-04
Fail Peribadi Pelajar
Unit Kemasukan & Rekod Pelajar
7 Tahun
8. LAMPIRAN
No. Lampiran Tajuk
Lampiran 1 – Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPENDAFTARAN PELAJAR BARU
No Rujukan PK.UniMAP.(0).05Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 10/14
LAMPIRAN 1Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru
6.1 Sebelum Pendaftaran
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Mula
PP BPA-UKR 1. Rujuk Kalendar Akademik UniMAP dan Jadual Kerja BPKP-KPTM untuk menentukan tarikh pendaftaran.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Pembetulan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPENDAFTARAN PELAJAR BARU
No Rujukan PK.UniMAP.(0).05Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 11/14
2. Terima surat daripada JHEPA untuk memaklumkan mesyuarat bagi membincangkan hal berkaitan pendaftaran pelajar baru.
3. Memanggil mesyuarat bagi merancang hal-hal yang berkaitan dengan pendaftaran pelajar baru.
4. Agihkan tugasan kepada staf yang terlibat semasa hari pendaftaran berdasarkan keputusan mesyuarat.
PTO 5. Membuat semakan pelajar yang memaklumkan untuk mendaftar lewat dan merekodkannya.
6. Buat tempahan peralatan dan tempat pendaftaran.
PP BPA-UKR 7. Beri taklimat tentang tatacara dan persediaan pendaftaran kepada staf yang terlibat semasa hari pendaftaran.
PTO 8. Sediakan segala keperluan dan peralatan semasa hari pendaftaran.
PTM 9. PTM membuat ujilari sistem pendaftaran.
10. Jika ada permasalahan, pembetulan dibuat
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Tiada pembetulan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPENDAFTARAN PELAJAR BARU
No Rujukan PK.UniMAP.(0).05Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 12/14
PP BPA-UKR 11. Pastikan semua persediaan adalah teratur dan sempurna untuk menjalankan pendaftaran pelajar baru.
RK.UniMAP.(O).05-
01
MIS/ACA-01
PTM 12. PTM memberikan latihan simulasi pendaftaran kepada semua staf terlibat.
Tamat
Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru6.2 Semasa Pendaftaran (Hari pertama dan kedua)
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Mula
PP BPA-UKR
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPENDAFTARAN PELAJAR BARU
No Rujukan PK.UniMAP.(0).05Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 13/14
1. Tempatkan staf BPA-UKR/wakil PPK dan bahagian yang terlibat semasa hari pendaftaran.
2. Pastikan persediaan semasa pendaftaran disempurnakan.
RK.UniMAP.(O).05-03 / Sistem Discoverer Viewer Laporan 15; Senarai Nama Pelajar Mendaftar
PTO 3. Wakil PPK/staf terlibat membuat pendaftaran mengikut senarai semak pendaftaran, mengambil semua lampiran/borang/fail peribadi pelajar dan mengambil gambar untuk smart card pelajar.
Tamat
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPENDAFTARAN PELAJAR BARU
No Rujukan PK.UniMAP.(0).05Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 14/14
Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru6.3 Selepas Pendaftaran
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Mula
PTO 1. Membuat pembahagian Smartcard pelajar mengikut program/ PPK.
2. Penyerahan Smartcard pelajar ke PPK.
PP BPA-UKR 3. Dapatkan Senarai Nama Pelajar Mendaftar daripada Laporan Jumlah Pelajar Mendaftar.
4. Serah jumlah pelajar mendaftar dan senarai nama pelajar mendaftar kepada PP PPK dan Pengurusan Tertinggi UniMAP.
(RK.UniMAP.(O).05-03) / Sistem Discoverer Viewer Laporan 15; Senarai Nama Pelajar Mendaftar
PTO 5. Kemaskini Fail Peribadi Pelajar
Tamat
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan