1eqdoc.unimap.edu.my/dokumen/doc/prosedurwajib/prosedur... · web viewuniversiti malaysia perlis...
TRANSCRIPT
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 1/26
PROSEDUR
KAWALAN DOKUMEN PK.UniMAP.(P).01
Disediakan oleh : Disemak oleh :
PEGAWAI KUALITI PEGAWAI DOKUMEN
Diluluskan oleh :
____________________________________________________(En. Abdul Aziz Mahmudin)
Wakil Pengurusan
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 2/26
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini disediakan untuk menerangkan kawalan dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) ISO 9001:2008 UniMAP meliputi:
a. Penyediaan dan kelulusan dokumenb. Pengurusan perubahan dokumen termasuk kelulusan semulac. Penggunaan rujukan dokumend. Pengendali senarai induk dokumen dan lampiran rekod pindaan untuk
menentukan status terkini dokumene. Pengedaran dokumen f. Identifikasi dan penyimpanan dokumen usangg. Pelupusan
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Pengurusan Dokumen UniMAP untuk melaksanakan aktiviti kawalan dokumen kualiti dari peringkat penyediaan hingga peringkat pelupusan.
3.0 SINGKATAN
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 3/26
NC
WP
:
:
Naib Canselor
Wakil Pengurusan
PD : Pengawal / Pengurus Dokumen
KJ : Ketua Jabatan
PYD
PSPSK
DS
PDT
SPK
:
:
:
:
:
Penyedia Dokumen
Pengurus Sistem Pengurusan Strategi dan Kualiti
Dokumen Sokongan
Pemegang Dokumen Terkawal
Sistem Pengurusan Kualiti
4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti : Dokumen yang dikawal dalam Sistem Pengurusan Kualiti
UniMAP adalah Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja dan Dokumen Sokongan
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 4/26
Wakil Pengurusan : Wakil Pengurusan (WP) adalah staf yang dilantik oleh Canselor UniMAP untuk menyelaraskan Jawatankuasa Pengurusan Kualiti UniMAP bagi membangun, melaksana dan menyelenggara Sistem Pengurusan Kualiti UniMAP sesuai dengan keperluan ISO 9001:2008
Pengawal/Pengurus Dokumen
: Staf yang dilantik oleh Naib Canselor UniMAP untuk membantuWakil Pengurusan termasuk mengawal dan menyelenggaraan Dokumen Kualiti Sistem Pengurusan ISO 9001:2008 UniMAP
Pengurus Strategi dan Pengurusan Kualiti
: Staf yang dilantik oleh WP @ KJ untuk membantu WP & KJ termasuk mengawal dan menyelenggara Dokumen Kualiti SPK di PTj masing-masing.
.
5.0 DOKUMEN RUJUKAN
Bil.
Nama Dokumen Lokasi No. Rujukan
1. Manual Kualiti-Kawalan Dokumen - Seksyen 4.2.3
Bilik Fail (PUSPEK)
MK-UniMAP-01
2. Prosedur Kawalan Rekod Bilik Fail (PUSPEK)
MK-UniMAP-01
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab Tindakan
WP/ PD/ KJ/PSPSK/ PYD
6.1 Kawalan dokumen sistem pengurusan kualiti UniMAP
6.1.1 Semua dokumen yang diguna pakai dalam sistem pengurusan kualiti UniMAP hendaklah dikawal bagi mempastikan hanya dokumen yang sah dan terkini sahaja dirujuk untuk skop pelaksanaan Sistem Pengurusan
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 5/26
Kualiti UniMAP, iaitu penyediaan perkhidmatan pendidikan tinggi Program Ijazah Sarjana Muda (Kepujian) yang ditawarkan secara sepenuh masa di Universiti Malaysia Perlis (UniMAP). Dokumen disediakan dalam bentuk atas talian (secara elektronik) dan hanya satu salinan asal sahaja akan dikawal sebagai DOKUMEN INDUK.
6.1.2 Dokumen elektronik boleh diakses oleh semua staf dan hanya Pemilik Proses, Penyemak dan Pelulus yang didaftarkan sahaja dibenarkan untuk mengakses paparan tertentu dengan menggunakan katalaluan yang diberikan. Kawalan dokumen ini dibuat dengan cara:
a. Akses melalui katalaluan ditetapkanb. Kemaskini oleh staf ditetapkanc. Pelupusan secara “overwrite” oleh staf ditetapkand. Penyenaraian dokumen terkini dalam Senarai Induk Dokumen.
Dokumen dalam bentuk cetakan disedia dan/atau boleh dirujuk berdasarkan satu salinan asal Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2008 (Manual Kualiti, Prosedur SPK) yang disimpan di Bilik Fail Pejabat PUSPEK dan ditandai dengan DOKUMEN INDUK
6.1.3 Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti yang perlu dikawal meliputi :
a. Manual Kualiti UniMAP; di kawal sepenuhnya atas talianb. Prosedur SPK; dikawal sepenuhnya atas talianc. Dokumen Sokongan, dikawal mengikut PTj.d. Arahan Kerja, dikawal mengikut PTj;
6.2 Dokumen Rujukan Luaran
Dokumen rujukan luaran dalam bentuk cetakan dan elektronik meliputi pekeliling, garis panduan, standard dan sebagainya yang perlu dipatuhi dalam melaksanakan sistem pengurusan kualiti ISO 9001:2008 UniMAP. Secara khususnya dokumen ini meliputi:
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 6/26
a. Pekeliling, Peraturan dan garis panduan yang dikeluarkan oleh Jabatan Kerajaan, Kementerian Kewangan, KementerianPendidikan dan sebagainya.
b. Standard rujukan di UniMAP seperti MS ISO 9001:2008Nota: Setiap PSPSK PTj bertanggungjawab untuk memaklumkan kepada PD UniMAP melalui memo sekiranya menerima dokumen daripada pihak luar untuk diedarkan kepada semua PSPSK PTj yang lain. Semua dokumen dalam perkara 6.1.3 yang sah digunakan disenaraikan dalam Senarai Induk Dokumen UniMAP,manakala dokumen luar dan dalaman adalah dikawal oleh PTj bertanggungjawab. Contoh dokumen luar yang dikawal oleh PTj:i) Pekeliling Pentadbiran Am , dikawal oleh Jabatan Pendaftarii) Pekeliling Perbendaharaan, dikawal oleh Jabatan Bendahari
6.3 Penyediaan dan Kelulusan Dokumen Kualiti
6.3.1 Dokumen sistem pengurusan kualiti ISO 9001:2008 UniMAP seperti Manual Kualiti, Prosedur dan Arahan Kerja, tertakluk seperti jadual dibawah:
6.3.2 Dokumen rujukan luaran disahkan penggunaannyanya oleh NC atau Ketua PTJ sama ada melalui memo atau diminitkan kemudiannya sebelum diedarkan kepada semua staf.
6.3.3 Bagi Dokumen ISO 9001:2008, salinan asal semua dokumen di atas kecuali Arahan Kerja disimpan di Bilik Fail PUSPEK. Arahan Kerja dikawal dan disimpan oleh setiap PTj. Kelulusan dokumen ini melalui tandatangan NC dan Ketua PTj hanya pada Dokumen Induk Terkawal yang pertama di mukasurat hadapan sahaja dan dokumen berikutnya akan melalui proses penyediaan dan kelulusan secara atas talian ‘on-line’.(rujuk Manual Pengguna Sistem eQ Doc yang boleh dicapai dalam laman web http://eqdoc.unimap.edu.my/ ).
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Dokumen Kualiti Penyedia Penyemak Pelulus Penyelenggaraan
Manual Kualiti PYD WP NC PD
Prosedur Kualiti PYD WP KJ PD
Arahan Kerja PYD WP KJ PSPSK setiap PTj
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 7/26
6.3.4 Staf yang dipertanggungjawab hendaklah merancang penyediaan dokumen-dokumen yang diperlukan dari masa ke semasa dan mempastikan maklumat yang disediakan lengkap dan tepat.
6.4 Perubahan Dokumen
6.4.1 Sebarang perubahan atau pindaan kepada dokumen sistem pengurusan kualiti ISO 9001:2008 hendaklah juga dibuat dan diluluskan oleh staf yang ditetapkan di para 6.3.1, pindaan dokumen dibuat berdasarkan kepada Laporan audit, cadangan/aduan pelanggan/ staf atau inisiatif PSPSK PTj.
6.4.2 Setiap pindaan dalam dokumen sistem pengurusan kualiti ISO 9001 hendaklah dibuat mengikut langkah berikut :
a. Kenal pasti sumber pindaan sama ada daripada teguran audit,laporan
atau cadangan pelanggan/staf dan sebagainyab. Kajian kesesuaian membuat supaya pindaan tidak bercanggah dengan
dasar Universiti dan tidak menjejaskan operasi kerjac. Buat pindaan yang sesuai dalam salinan asal dan dapatkan kelulusan
pindaan di atas talian mengikut Manual Pengguna d. Terbitan @ Edaran pindaan kepada semua staf dalam bentuk
dokumen elektronik dan makluman kepada staf untuk rujukan yang terkini akan berlaku secara automatik dimana mel-e akan dihantar secara automatik melalui system eQdoc.
6.4.3 Setiap pindaan dalam dokumen ISO 9001:2008 akan direkodkan ke dalam menu Senarai Pindaan Dokumen bagi tujuan untuk mengenal pasti latar belakang pindaan dan maklumat berkaitan. Rekod ini melibatkan :a. No rujukan dokumen;b. Ringkasan pindaan;c. No Pindaan; dand. Tarikh pindaan.Contoh paparan adalah seperti dibawah.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 8/26
WP/PD 6.5 Pengedaran Dokumen
6.5.1 Dokumen kualiti ISO 9001:2008, dokumen dalaman dan luarandiedarkan secara elektronik iaitu melalui e-mel kepada semua staf setelah melalui proses semakan, kelulusan dan dokumen akan diterbitkan @ diedarkan melalui system eQdoc, dimana proses terakhir sistem ini akan dibuat melalui hantaran e-mail makluman setiap kali ada dokumen baru diterbitkan. E-Mel akan dihantar menerusi sistem dimana setiap penerima akan mendapat maklumat dan dikehendaki melayari laman web system eQdoc http://eqdoc.unimap.edu.my/ untuk merujuk kepada dokumen SPK yang dihantarkan kepada mereka. Namun Dokumen ASAL TERKAWAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan.
6.5.2 Prosedur Kualiti yang usang akan disimpan didalam arkib dokumen terbitan seperti paparan dibawah;
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 9/26
5.6.3 Dokumen Asal cetakan akan ditandakan Batal sekiranya berlaku pindaan keatas dokumen atas talian dan disimpan untuk rujukan jika diperlukan.
5.6.4 Dokumen yang perlu disimpan untuk tujuan undang-undang atau pengetahuan hendaklah dikenalpasti dan disimpan di tempat yang selamat. Dokumen usang tetapi perlu disimpan mesti ditandakan DOKUMEN BATAL DISIMPAN. Ketua PTJ bertanggungjawab menyimpan termasuk menentukan tempoh simpanan dan menyenggaradokumen berkenaan. Kebiasaannya, dokumen yang disimpan bagi tujuan ini ialah:
a. Dokumen yang melibatkan implikasi perundangan seperti kursus baru dan pengiktirafan kursus
b. Dokumen berkaitan dengan kursus dan hal ehwal akademik sepertiBuku Panduan Akademik. Dokumen rujukan dalaman dan luaran yang berkaitan dengan sesuatu operasi kerja hendaklah diedarkan kepada staf berkaitan dan/atau disimpan dilokasi yang mudah dirujuk oleh staf yang bertugas atau boleh diakses oleh staf secara elektronik.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 10/26
WP/ PYD/ PD 6.6 Rujukan dan Kawalan Dokumen
6.6.1 Bagi memudahkan identifikasi dan kemudahkesanan dokumen,penggunaan nombor rujukan bagi dokumen sistem pengurusan kualitiISO 9001 adalah seperti berikut:-
Dokumen No Rujukana. Manual Kualiti MK-UniMAP-01
b. Prosedur Wajib dan Pengurusan Sokongan
PK diikuti singkatan universiti (UniMAP), (P) = Pengurusan dan diikuti dengan no siri 1, 2,3 dan seterusnya; contoh : PK.UniMAP.(P).01
c. Prosedur Operasi PK diikuti singkatan universiti (UniMAP), (O) = Operasi dan diikuti dengan no siri 1, 2,3 dan seterusnya; contoh : PK.UniMAP.(O).01
d. Arahan Kerja Dikawal di peringkat PTj
6.6.2 Memastikan setiap dokumen hendaklah mengandungi butiran berikut:
a. Muka depan:
i. Logo & Nama UniMAP.ii. Nama dokumen.iii. No. rujukan dokumen.iv. Tarikh Dokumen dikuatkuasakaniv. No Keluaran (kali ke berapa dokumen ini dikeluarkan)vi. No Pindaan (berasaskan urutan 1,2,3.....)vii. Pengesahan penyediaan dan kelulusan dokumen.
b. Muka surat dalam:
i. Logo & Nama UniMAP.ii. Nama dokumen.iii. No. rujukan dokumen.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 11/26
iv. Tarikh Dokumen dikuatkuasakaniv. No Keluaran (kali ke berapa dokumen ini dikeluarkan)vi. No Pindaan (berasaskan urutan 1,2,3.....)vii. Muka surat 1 daripada keseluruhan muka surat.
6.6.3 Pindaan hendaklah menggunakan angka 00 bagi pindaan asal diikuti dengan 01, 02, 03 dan seterusnya untuk pindaan selanjutnya.
6.6.4 Sebarang dokumen yang diedar kepada pelanggan atau pihak luar hendaklah dicop "SALINAN TIDAK DIKAWAL". Pengedaran dokumen tidak dikawal ini hanya boleh dilakukan oleh WP/ PD.
6.6.5 Dokumen yang dicetak dari laman web adalah dokumen tidak dikawal.
6.6.6 Borang/Dokumen sokongan hendaklah diberi rujukan berikut bagitujuan identifikasi dan kawalan semakan dan kemas kini dokumentasi:a. Nama ringkas PTjb. Bilangan borangc. Status semakan / pindaand. Tarikh kelulusan / pindaan
6.6.7 Semua borang /Dokumen Sokongan (borang yang digunakan untuk melaksanakan sesuatu aktiviti kerja) untuk prosedur utama dan prosedur sistem pengurusan kualiti hendaklah dilampirkan bersama Prosedur/Arahan Kerja salinan asal bagi mengenal pasti status pindaan borang yang digunakan. Nama borang dan nombor rujukan borang hendaklah disenaraikan dalam Senarai Induk Dokumen bagi mempastikan hanya dokumen/borang yang sah dan terkini sahaja digunakan. Nota : Sekiranya borang/pekeliling/garis panduan boleh diperoleh di laman web, dokumen tersebut tidak perlu dilampirkan bersama.
WP/PD 6.7 Senarai Induk Dokumen (Master List)
6.7.1 PD hendaklah memastikan senarai Induk Dokumen dikemaskini di dalam sistem eQDoc. Senarai Induk Dokumen UniMAP hendaklah mengandungi maklumat berikut :a. Nama dokumen/Tajukb. No. rujukan (jika ada)c. Lokasi atau pemegangd. Edaran/Keluaran
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 12/26
e. Semakan/Pindaanf. Tarikh Pindaan
WP/ PD/ PYD/KJ
6.8 Pelupusan Dokumen
6.8.1 Pelupusan dokumen sistem pengurusan kualiti ISO 9001:2008 yang tidak lagi digunakan akan dilupuskan dengan cara:
a. “Overwrite” bagi dokumen elektronikb. Dimusnahkan melalui mesin “shredder”.c. Dimusnahkan melalui mesin “shredder” atau dikeluarkan oleh staf
yang memiliki dokumen rujukan dalaman dan luaran dalam bentuk cetak.
7.0 REKOD KUALITI
Bil. Nama Rekod No. Rujukan LokasiTempoh
Penyimpanan
1. Fail Prosedur Kawalan Dokumen – Dokumen Induk
RK.UniMAP.(P).01-01 Bilik Fail 5 tahun
2. Fail BATAL Dokumen RK.UniMAP.(P).01-02 Bilik Fail 5 tahunSistem Pengurusan Kualiti (SPK)
RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahajaDokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 13/26
Kualiti (Termasuk Manual Kualiti, Prosedur Pengurusan dan Operasi) – Induk Sahaja.
8.0 LAMPIRAN
No. Lampiran Tajuk
Lampiran 1 – Carta Alir Proses Terbitan Dokumen Baru
Lampiran 2 - Carta Alir Proses Terbitan Dokumen Pindaan
Lampiran 3 - Senarai Dokumen / Prosedur Kualiti
Lampiran 4 - Senarai Pemilik Dokumen, Penyemak dan Pelulus , bagi setiap Prosedur
LAMPIRAN 1CARTA ALIR PROSES TERBITAN DOKUMEN BARU – SISTEM eQdoc
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 14/26
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 15/26
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 16/26
LAMPIRAN 2CARTA ALIR PROSES TERBITAN DOKUMEN PINDAAN – SISTEM eQdoc
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 17/26
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 18/26
LAMPIRAN 3SENARAI DOKUMEN / PROSEDUR KUALITI
PROSEDUR WAJIB
BIL NO. PROSEDUR PROSEDUR
1 PK.UniMAP. (P). 01 : Kawalan Dokumen
2 PK.UniMAP. (P). 02 : Kawalan Rekod
3 PK.UniMAP. (P). 03 : Audit Dalaman
4 PK.UniMAP. (P). 04 : Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi
5 PK.UniMAP. (P). 05 : Tindakan Pembetulan
6 PK.UniMAP. (P). 06 : Tindakan Pencegahan
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 19/26
PROSEDUR PENGURUSAN SOKONGAN
BIL
NO. PROSEDUR PROSEDUR
1 PK.UniMAP. (P).07 : Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
2 PK.UniMAP. (P).08 : Pengurusan Latihan
3 PK.UniMAP. (P).09 : Pengurusan & Penyelenggaraan UDC
4. PK.UniMAP.(P).10 Penyelenggaraan Kenderaan
5. PK.UniMAP.(P).11 : Perolehan Peralatan
6. PK.UniMAP.(P).12 : Pengendalian Aduan & Maklumbalas Pelanggan
7. PK.UniMAP.(P).13 : Pembaikan Berterusan
8. PK.UniMAP.(P).14 : Analisa Data
PROSEDUR OPERASI
BIL NO. PROSEDUR PROSEDUR
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 20/26
1 PK.UniMAP. (O). 01 : Cadangan Program Akademik Baru
2 PK.UniMAP. (O). 02 : Penawaran Kursus Baru
3 PK.UniMAP. (O). 03 : Prosedur Pengunjuran Pelajar Baru
4 PK.UniMAP. (O). 04 : Prosedur Pengambilan Pelajar Baru
5 PK.UniMAP. (O). 05 : Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru
6 PK.UniMAP. (O). 06 : Pendaftaran Kursus Pelajar
7 PK.UniMAP. (O). 07 : Pengecualian Unit
8 PK.UniMAP. (O). 08 : Pertukaran Program Pengajian
9 PK.UniMAP. (O). 09 : Cuti Dengan Kebenaran / Tangguh Pengajian
10 PK.UniMAP. (O). 10 : Penyediaan Jadual Waktu
11 PK.UniMAP. (O). 11 : Perancangan & Penyediaan Pengajaran
12 PK.UniMAP. (O). 12 : Penyediaan Portfolio Rekod Pengajaran
13 PK.UniMAP. (O). 13 : Pengendalian Kuliah
14 PK.UniMAP. (O). 14 : Pengendalian Makmal & Bengkel
15 PK.UniMAP. (O). 15 : Penilaian Makmal Dan Bengkel
16 PK.UniMAP. (O). 16 : Pengurusan Buang Terjadual
17 PK.UniMAP. (O). 17 : Pinjaman Bahan Melalui Kaunter
18 PK.UniMAP. (O). 18 : Pembaharuan Pinjaman
19 PK.UniMAP. (O). 19 : Pemulangan Bahan
20 PK.UniMAP. (O). 20 : Ujian Pertengahan Semester
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 21/26
21 PK.UniMAP. (O). 21 : Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Tahun / Semester
22 PK.UniMAP. (O). 22 : Jadual Waktu Pengawas / Pengawas Peperiksaan
23 PK.UniMAP. (O). 23 : Penyediaan Soalan Peperiksaan & Proses Vetting
24 PK.UniMAP. (O). 24 : Menghalang Pelajar Menduduki Peperiksaan
25 PK.UniMAP. (O). 25 : Pengendalian Peperiksaan Akhir Tahun
26 PK.UniMAP. (O). 26 : Memasukkan Markah Dan Pengumuman Keputusan Peperiksaan Semestar
27 PK.UniMAP. (O). 27 : Rayuan Penyemakan Semula Kursus
28 PK.UniMAP. (O). 28 : Pengurusan Projek Tahun Akhir
29 PK.UniMAP. (O). 29 : Penilaian Latihan Industri
30 PK.UniMAP. (O). 30 : Pengurusan Aktiviti Ko-kurikulum Pelajar
31 PK.UniMAP. (O). 31 : Pengambilan Pensyarah Pelawat
32 PK.UniMAP. (O). 32 : Pengambilan Pemeriksa Luar
33 PK.UniMAP. (O). 33 : Pengkelasan Dan Pengijazahan
34 PK.UniMAP. (O). 34 : Konvokesyen
LAMPIRAN 4
SENARAI PEMILIK DOKUMEN, PENYEMAK DAN PELULUS BAGI SETIAP PROSEDUR
MANUAL KUALITI
Bil. Pemilik proses Alamat email PTj Pelulus Proses Alamat Email
1. EN. ABDUL AZIZ BIN [email protected] PUSPEK BRIG. JEN. DATO’ [email protected]
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 22/26
MAHMUDDIN PROF. DR KAMARUDIN
HUSSIN
PROSEDUR WAJIB
Bil. Pemilik proses Alamat email PTj Pelulus Proses Alamat Email
1. EN. MOHAMAD HANIF BIN MOHAMAD ISA
[email protected] PUSPEK EN. ABDUL AZIZ BIN MAHMUDDIN
2. EN. MOHAMAD HANIF BIN MOHAMAD ISA
[email protected] PUSPEK EN. ABDUL AZIZ BIN MAHMUDDIN
3. EN. ABDUL GHANI BIN FATHIL
[email protected] PUSPEK EN. ABDUL AZIZ BIN MAHMUDDIN
4. EN. FAUZI BAHAROM [email protected] PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR
(AKADEMIK & ANTARABANGSA)
PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN
5. EN. ABDUL GHANI BIN FATHIL
[email protected] PUSPEK EN. ABDUL AZIZ BIN MAHMUDDIN
6. EN. ABDUL GHANI BIN FATHIL
[email protected] PUSPEK EN. ABDUL AZIZ BIN MAHMUDDIN
PROSEDUR PENGURUSAN SOKONGAN
Bil. Pemilik proses Alamat email PTj Pelulus Proses Alamat email1. EN. ABDUL GHANI BIN
[email protected] PUSPEK EN. ABDUL AZIZ BIN
2. EN. ROSFARIZAL BIN ABD MANAN
[email protected] JABATAN PEMBANGUNAN
PROF. MADYA MAZELAN BIN ABDUL HAMID
3. EN. ROSFARIZAL BIN ABD MANAN
[email protected] JABATAN PEMBANGUNAN
PROF. MADYA MAZELAN BIN ABDUL HAMID
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 23/26
4. En Rusdie [email protected] Bendahari PN. SAODAH BINTI HASSAN
5. EN. MOHAMAD HANIF BIN MOHAMAD ISA
[email protected] PUSPEK EN. ABDUL AZIZ BIN MAHMUDDIN
6. EN. ABDUL GHANI BIN FATHIL
[email protected] PUSPEK EN. ABDUL AZIZ BIN MAHMUDDIN
7. EN. MOHAMMAD REZAL BIN HAMZAH
[email protected] PUSPEK EN. ABDUL AZIZ BIN MAHMUDDIN
8. RUSWAHIDA BINTI IBNU RUSLAN
[email protected] JABATAN PENDAFTAR TN. HJ. RUSLI BIN HJ. ABD. HAMID
9. EN. RHAFIZUAN BIN RUSLI
[email protected] PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN
KOMUNIKASI
EN. NASRUDIN BIN ABD SHUKOR
PROSEDUR OPERASI
Bil. Pemilik proses Alamat Email PTj Pelulus Proses Alamat Email1. EN. FAUZI BIN
[email protected] PEJABAT TIMBALAN
NAIB CANSELOR (AKADEMIK &
ANTARABANGSA)
PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN
2. EN. FAUZI BIN BAHAROM
[email protected] PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR
(AKADEMIK & ANTARABANGSA)
PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN
3. RUZALINA BINTI IBNU RUSLAN
[email protected] JABATAN PENDAFTAR TN. HJ. RUSLI BIN HJ. ABD. HAMID
4. RUZALINA BINTI IBNU RUSLAN
[email protected] JABATAN PENDAFTAR TN. HJ. RUSLI BIN HJ. ABD. HAMID
5. RUZALINA BINTI IBNU RUSLAN
[email protected] JABATAN PENDAFTAR TN. HJ. RUSLI BIN HJ. ABD. HAMID
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 24/26
6. RUZALINA BINTI IBNU RUSLAN
[email protected] JABATAN PENDAFTAR TN. HJ. RUSLI BIN HJ. ABD. HAMID
7. PN. NORREN SHARIZA BINTI MOHAMED
MOKHTAR
[email protected] JABATAN PENDAFTAR TN. HJ. RUSLI BIN HJ. ABD. HAMID
8. PN. NORREN SHARIZA BINTI MOHAMED
MOKHTAR
[email protected] JABATAN PENDAFTAR TN. HJ. RUSLI BIN HJ. ABD. HAMID
9. PN. NORREN SHARIZA BINTI MOHAMED
MOKHTAR
[email protected] JABATAN PENDAFTAR TN. HJ. RUSLI BIN HJ. ABD. HAMID
10. EN. FAUZI BIN BAHAROM
[email protected] PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR
(AKADEMIK & ANTARABANGSA)
PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN
11. PROF. MADYA SYAHAROM BIN
ABDULLAH
[email protected] PUSAT KEMAHIRAN KOMUNIKASI DAN KEUSAHAWANAN
PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN
12. PROF. MADYA SYAHAROM BIN ABDULLAH
[email protected] PUSAT KEMAHIRAN KOMUNIKASI DAN KEUSAHAWANAN
PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN
13. PROF. MADYA SYAHAROM BIN ABDULLAH
[email protected] PUSAT KEMAHIRAN KOMUNIKASI DAN KEUSAHAWANAN
PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN
14. PN. NOOR AZIANA BINTI IBERAHIM
[email protected] PUSAT KEJURUTERAAN PROF. MADYA ABDUL RAHMAN BIN MOHD SAAD
15. PN. NOOR AZIANA BINTI IBERAHIM
[email protected] PUSAT KEJURUTERAAN PROF. MADYA ABDUL RAHMAN BIN MOHD SAAD
16. EN. NORAZAM BIN ABDUL RASHID
[email protected] PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR
( PENYELIDIKAN DAN INOVASI )
LT. KOL. (B) AZUDDIN B. BAHARI
17. PN. NAZIRAH BT ZAINUL ABIDIN
[email protected] PERPUSTAKAAN PN. MAZMIN BINTI MAT AKHIR
18. PN. NAZIRAH BT ZAINUL ABIDIN
[email protected] PERPUSTAKAAN PN. MAZMIN BINTI MAT AKHIR
19. PN. NAZIRAH BT ZAINUL ABIDIN
[email protected] PERPUSTAKAAN PN. MAZMIN BINTI MAT AKHIR
20. PROF. MADYA SYAHAROM BIN
ABDULLAH
[email protected] PUSAT KEMAHIRAN KOMUNIKASI DAN KEUSAHAWANAN
PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN
21. EN. OSMAN BIN AHMAD
[email protected] EN. OSMAN BIN AHMAD TN. HJ. RUSLI BIN HJ. ABD. HAMID
22. EN. OSMAN BIN AHMAD
[email protected] EN. OSMAN BIN AHMAD TN. HJ. RUSLI BIN HJ. ABD. HAMID
23. PROF. MADYA SYAHAROM BIN
ABDULLAH
[email protected] PUSAT KEMAHIRAN KOMUNIKASI DAN KEUSAHAWANAN
PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN
24. EN. OSMAN BIN AHMAD
[email protected] JABATAN PENDAFTAR TN. HJ. RUSLI BIN HJ. ABD. HAMID
25. EN. OSMAN BIN AHMAD
[email protected] JABATAN PENDAFTAR TN. HJ. RUSLI BIN HJ. ABD. HAMID
26. PN. RAHAIDA BINTI AB RAHIM
[email protected] JABATAN PENDAFTAR TN. HJ. RUSLI BIN HJ. ABD. HAMID
27. PN. RAHAIDA BINTI AB RAHIM
[email protected] JABATAN PENDAFTAR TN. HJ. RUSLI BIN HJ. ABD. HAMID
28. PROF. MADYA SYAHAROM BIN
[email protected] PUSAT KEMAHIRAN KOMUNIKASI DAN
PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiKAWALAN DOKUMEN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).01Tarikh Kuatkuasa 21 Januari 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 25/26
ABDULLAH KEUSAHAWANAN29. EN. MOHD NIZAM BIN
[email protected] PUSAT KERJASAMA
INDUSTRIDR. YUFRIDIN BIN WAHAB [email protected]
30. PN. ISMA IRINI BT SHAFIE
[email protected] PUSAT KEMAHIRAN KOMUNIKASI DAN KEUSAHAWANAN
DR. HAZRY DESA [email protected]
31. EN. FAUZI BIN BAHAROM
[email protected] PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR
(AKADEMIK & ANTARABANGSA)
PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN
32. EN. OSMAN BIN AHMAD
[email protected] JABATAN PENDAFTAR TN. HJ. RUSLI BIN HJ. ABD. HAMID
33. PN. WARDAH HANIM BINTI MD NOR
[email protected] JABATAN PENDAFTAR TN. HJ. RUSLI BIN HJ. ABD. HAMID
34. PN. WARDAH HANIM BINTI MD NOR
[email protected] JABATAN PENDAFTAR TN. HJ. RUSLI BIN HJ. ABD. HAMID
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan