Script di telemarketing per appuntamenti presentazione ARXivar a parco clienti nuovi BP

Versione 1 aggiornata al: 28 agosto 2014Redatto da: Laura Di Rubbo

Obiettivo: fissare appuntamenti (entro una-due settimane) dall’invio di una mail di presentazione di ARXivar al parco clienti e prospect.

Interlocutore: Titolari, Responsabili Amministrativi, Responsabili Sistemi Informativi, Responsabili Organizzativi, Responsabili Acquisti.

Sintesi degli STEP della telefonata

STEP 1 Presentazione L’operatore si presenta al cliente / prospect facendo riferimento alla mail appena inviata.

STEP 2 Presentazione Soluzione L’operatore presenta in breve la soluzione ARXivar e chiede la sua disponibilità per un incontro di approfondimento commerciale.

STEP 3 Motivazioni di acquisto A seconda del tipo di interlocutore l’operatore potrà puntare su alcuni temi piuttosto che altri.

Conclusione telefonataSTEP 4A

Cliente interessato STEP 4B

Cliente non interessatoL’interlocutore è interessato:

l’operatore fissa l’appuntamento con il commerciale e conclude la telefonata.

L’operatore non è interessato:Chiedere se hanno già una soluzione simile, prendere nota della risposta, ringraziare per il tempo dedicato e

concludere la telefonata.

Il contenuto del documento è confidenziale. Ne sono pertanto vietate la duplicazione, l’alterazione, la stampa e la commercializzazione tramite qualsiasi mezzo senza la previa autorizzazione in forma scritta da parte di Able Tech srl. 2

Step 1 | PRESENTAZIONE

OPERATORE: “Buongiorno sono ……………………….di …………………….. società (inserire caratteristiche società).

La contatto in merito alla mail che le abbiamo inviato qualche giorno fa, relativa alla nuova partnership che abbiamo siglato con Able Tech e all’arricchimento della nostra offerta con la soluzione di document & process management ARXivar”.

Interlocutore:- No. Non ho ricevuto la mail. Di cosa si tratta? /Sì ho ricevuto la mail, può darmi maggiori

informazioni (passa a step 2)- Sì ho ricevuto la mail/ No non ho ricevuto la mail ma non siamo interessati ( step 4B)

Step 2|PRESENTAZIONE DELLA SOLUZIONE

SINTESI

Come detto prima, abbiamo inviato nei giorni scorsi una mail per presentarvi la nostra nuova soluzione di document & process Management ARXivar, una soluzione che risolve tutti i problemi relativi alla gestione e all’archiviazione dei documenti aziendali, cartacei e digitali, permettendo allo stesso tempo di migliorare il lavoro dei dipendenti grazie all’automazione dei procedimenti aziendali (workflow). Più di 2000 aziende in Italia e nel mondo (Brasile, Svizzera, Cina) usano ogni giorno ARXivar per gestire i documenti e i processi aziendali.

Se l’interlocutore dimostra interesse continuare con MAGGIORI DETTAGLI adattandole al tipo di interlocutore (vedi step 3)

MAGGIORI DETTAGLI

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI: ARXivar permette di archiviare in un unico punto di raccolta tutte le informazioni e i documenti che ogni giorno sono prodotti in azienda da sistemi informativi differenti (ERP, mail, fax, crm, social network, forum ecc).

Il contenuto del documento è confidenziale. Ne sono pertanto vietate la duplicazione, l’alterazione, la stampa e la commercializzazione tramite qualsiasi mezzo senza la previa autorizzazione in forma scritta da parte di Able Tech srl. 3

GESTIONE DOCUMENTI: ARXivar gestisce in maniera automatizzata tutte le attività collegate ai documenti prodotti, ad esempio:

- Invia automaticamente documenti tramite mail, posta o fax .- Appone firme digitali- Crea liste di distribuzione

Il tutto in maniera automatica

CONSERVAZIONE ELETTRONICA: ARXivar consente la conservazione elettronica a norma di tutti i documenti amministrativi e fiscali sia in house che in outsourcing. L’integrità del documento conservato è assicurata dalla firma digitale e dalla marcatura temporale che cristallizzano il contenuto del documento, rendendolo immodificabile nel tempo.

GESTIONE DEI PROCESSI (WORKFLOW): Ma soprattutto, ARXivar permette di automatizzare i procedimenti autorizzativi o di gestione legati ad un singolo documento, pratica o informazione.Il workflow permette di gestire in maniera digitale procedimenti complessi che prevedono la partecipazione di vari dipendenti, ognuno con compiti e autorizzazioni specifiche.Grazie al workflow management di ARXivar è il software che guida gli utenti nel corretto svolgimento delle varie fasi di lavorazione, evitando errori, ritardi e irrintracciabilità del documento.Esempio workflow per gestione ordini acquisti, approvazione ferie e permessi, richiesta nuovo personale, gestione ordini, gestione qualità ecc.

WEB E MOBILE. Le interfacce web e mobile di ARXivar permettono l’accesso all’archivio dei documenti aziendali in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo. Con ARXivar Mobile e WEB è possibile consultare una fattura, firmarla, produrre un’offerta, approvare un ordine o una richiesta ferie direttamente dal proprio tablet, PC o smartphone.

FATTURAZIONE ELETTRONICA PA. Invoice Xchange (IX) è il servizio web ideato da ARXivar per trasformare, firmare, trasmettere e conservare, in house e in outsourcing, le fatture elettroniche dirette alla Pubblica Amministrazione. Grazie ad IX le aziende non dovranno modificare in alcun modo la normale procedura di emissione delle fatture. Si potrà continuare a redigere le fatture nei modi più disparati, dal foglio excell al gestionale aziendale, a tutto il resto penserà il servizio Invoice Xchange (IX) di Arxivar.

COSA NON E’. Non è un software gestionale - ERP (SAP, Metodo, Teamsystem ecc) ma una piattaforma integrata per l’archiviazione, la conservazione e la gestione, dei documenti e dei processi aziendali. Si integra facilmente con tutti i più diffusi ERP grazie a degli speciali connettori.

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STEP 3 | MOTIVAZIONE DI ACQUISTO

SE PARLATE CON UN RESPONSABILE AMMINISTRATIVO (puntare su gestione documentale)Keyword: archiviazione digitale, gestione documenti ciclo attivo e passivo, fattura PA, conservazione elettronica a norma.

ARXivar risolve criticità tipiche dell’ufficio amministrativo come:- reperimento rapido di documenti e fatture in arxivar con una semplice ricerca full text

senza bisogno di cercare nel gestionale o nei faldoni cartacei. - Eliminazione dei faldoni e dell’archivio cartaceo, recupero di spazio. - Archiviazione automatica dei documenti del ciclo attivo (prodotti dall’azienda) e del ciclo

passivo (ricevuti dall’azienda).- Possibilità di ricercare, visualizzare e firmare le fatture e i documenti anche senza essere

fisicamente in ufficio.- Avere a disposizione 24 ore su 24 tutti i documenti, lo storico dei pagamenti, i libri

giornale, le fatture da qualsiasi pc o tablet.- Eliminazione dell’errore, perdita di documenti o di dati. Tutto è conservato e reperibile in

ARXivar (mail, fax, fatture, info telefonate ecc)- Invio e conservazione automatica delle fatture elettroniche PA senza PEC

SE PARLATE CON UN RESPONSABILE ORGANIZZATIVO (puntare sul workflow)Keyword: ottimizzazione dei tempi di gestione delle pratiche e delle attività, procedure automatizzate, ridefinizione dei procedimenti approvativi interni.

ARXivar permette di risolvere criticità relative all’organizzazione del lavoro dei dipendenti, alle comunicazioni interne ed esterne, alla ricerca di nuovo personale.Grazie al workflow designer è possibile definire in maniera grafica e visuale le procedure interne di gestione delle attività analizzando in qualsiasi momento lo stato di lavorazione di ciascuna attività, evitando colli di bottiglia o agendo immediatamente in caso di criticità.ARXivar risulta inoltre fondamentale per:

- convocare o comunicare riunioni di sindaci, - approvare relazioni o documenti di assemblea o giunta,- gestire la distribuzione della comunicazione interna ed esterna all’azienda, - permettere l’accesso ai dipendenti alle proprie buste paga digitali.

SE PARLATE CON IL TITOLARE Keyword: risparmio, controllo, ottimizzazione del lavoro dei dipendenti, disponibilità dei documenti aziendali da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

SE PARLATE CON IL RESPONSABILE DEI SISTEMI INFORMATIVI

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Keyword: piattaforma integrata - un’unica soluzione, tante applicazione - interoperabilità, integrabile con i più comuni ERP.

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Step 4 A | Appuntamento OPERATORE: “È di suo interesse questo argomento? Possiamo fissare una chiamata di approfondimento o prendere un appuntamento con un nostro consulente?

Se NO passare allo step 4 B – Se Sì continuare.

“In quale giorno ed in quale orario le potrebbe andar bene fissare l’incontro? Se lo ritiene utile, estenda l’invito ad altri eventuali suoi colleghi che ritiene possano essere interessati a partecipare. Posso gentilmente verificare l’ indirizzo di posta elettronica al quale inviare la email per conferma dell’appuntamento? Ha un numero diretto? Posso farle qualche domanda in più per orientarci meglio durante la visita?”

1. Quanti dipendenti conta l’azienda?2. Attualmente che soluzione ERP utilizzate?3. Avete già utilizzato una soluzione di document management, se sì quale?4. Quale degli argomenti trattati vorrebbe approfondire?

Archiviazione e gestione documentaleConservazione elettronicaGestione dei processi - workflowFirma elettronicaMobileFatturazione elettronica PA

Se l’interlocutore si dimostra disponibile a rispondere a ulteriori domande, è utile reperire le seguentiinformazioni da condividere con il commerciale e con il presale e da inserire nel CRM.

- Fatturato- Settore merceologico- Numero di dipendenti- Canale distributivo (B2B, B2C, agenti/commerciali, ecc.)

Sarebbe utile per il presale, inoltre, tenere a mente lo schema BAMT per riorganizzare le informazioni recuperate durante la telefonata.

- Budget (difficile da recuperare, ma fondamentale per chiudere il deal)- Authority (peso decisionale dell’interlocutore: è un responsabile? Da chi dipende? Ha autonomia- di scelta?)- Mid (stato di avanzamento tecnologico e di processo in riferimento alle soluzioni proposte al- momento della telefonata: valore che varia da 0, se non hanno ancora fatto nulla a riguardo, a- 100, se la tematica è già coperta e l’azienda dà disponibilità per una visita solo per conoscere- un’alternativa)- Timing (la priorità che intendono dare al progetto e quando vorrebbero avviarlo)

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Conclusione e saluti:

In caso di richiesta di appuntamento“La ringrazio per il tempo dedicatomi. Le invierò una email di conferma dell’appuntamento che abbiamo fissato.”In caso di richiesta di approfondimento“La ringrazio per il tempo dedicatomi. La farò contattare da un mio collega del team presales.”

Step 4B | L’ INTERLOCUTORE NON è INTERESSATO

Interlocutore: non siamo interessati all’argomento

Operatore: “ Posso chiederle come mai? Sono argomenti che sono già stati affrontati e risolti oppure è prematuro parlarne?

INTERLOCUTORE: sì sono già stati risoltiOperatore: “Posso chiederle che tipo di soluzione avete scelto?Annotare la rispostaLa ringrazio per la sua disponibilità e le auguro una buona giornata.

INTERLOCUTORE: l’argomento ci interessa ma è ancora prematuro.Operatore: In questo caso, possiamo sentirci fra qualche mese per un aggiornamento?Quando posso schedulare di richiamarla?”Grazie, ci risentiremo il …. La ringrazio per la sua disponibilità e le auguro una buona giornata.

INTERLOCUTORE: NOOPERATORE: “Capisco. “La ringrazio e resto a sua disposizione per future necessità.

INVIARE EMAIL DI RINGRAZIAMENTO PER IL TEMPO DEDICATO INSERENDO VIDEO ALLA SOLUZIONE ARXIVAR.

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