İTÜFEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ

BİLGİ YÖNETİMİ VE TEKNOLOJİLERİ

İNTRANET

Hazırlayan : Berk Ayvaz

No:507072002

ARALIK 2008

İÇİNDEKİLER

1. Tanım 32. İntranetin Yapısı ve İçeriği 32.1 İntranetlerin işletmelere sağladığı hizmetler 42.2 İntranet kullanım şekli 5

2.3 İntranetin İnternetten Farkı 6

2.4 Kritik Başarı Faktörleri 6

2.5 İntranetin faydaları 6

2.6 İntranetin Dezavantajları ve Riskleri 8

3. İntranetin Bilgi Yönetimindeki Rolü 8 3.1 İntranet ve Nonaka Bilgi Çevrimi 9

3.2 İntranet Tabanlı Bilgi Araçları 10

3.2.1 Weblogs 10

3.2.2 K-logs 11

3.2.3 Wikis 11

4.Vaka Çalışmaları 11 4.1 IBM : W3 İntraneti 11

4.2 GM: MySocrates 13

4.3 HP İntranet 15

KAYNAKLAR 18

2

1. TanımÖrgütlerde bilgi kaynaklarının çalışanlar arasında paylaşılması, bilişim sistemlerinin

tasarlanması, iş akışı, örgütsel iletişim ve örgütlerin yeniden yapılandırılmasında 1994

yılından itibaren kullanılmaya başlanan intranet :

Bilgi yönetim stratejisinin önemli bir parçası olan bilgi paylaşımını destekleyen pratik

yollardan biridir (Stoddart,2001).

Organizasyon içinde kurumsal iletişimi sağlamak maksadıyla internet teknolojisini kullanan

bir ağdır (Yen ve Chou,2001).

İnternet teknolojilerinin dışsal global internete bağlanmak için kullanılması yerine

organizasyon içinde kullanılmasıdır (Masrek ve diğ.,2008).

2. İntranetin Yapısı ve İçeriği

Geleneksel uygulamalarda, kurumlar tescilli donanım ve yazılımlara bağımlı idiler. Bu sistem,

özellikle kurum geniş alana dağılmış ise iletişimin ve paylaşımın maliyetini çok arttırıyordu.

En iyi durumda bile, farklı donanım platformları, farklı dosya sistemleri ve yazılımlarla bilgiyi

ortak bir noktada paylaşmak kolay değildi. İnternet teknolojisini kullanan intranet bu soruna

tam bir çözüm getirdi. Nasıl internette farklı bilgisayarlar ve işletim sistemleri tek bir protokol

kullanarak bilgiyi paylaşabiliyorlarsa, artık, intranet ile firmalarda iletişim ve işbirliğini çok

daha kolay uygulanabilir duruma gelinmiştir.

Bir intranet, internet için kullanılan konsept ve teknolojilerin aynıları kullanılarak inşa

edilmektedir. Örneğin alıcı ve sunucu TCP/IP üzerinde çalışmaktadır. HTTP(web

servisleri),SMTP(e-posta) ve FTP(dosya transferi ) gibi en iyi bilinen internet protokolleri bir

intranette bulunabilir (wikipedia.com).İntranetler döküman oluşturmak için HTML'yi ve bilgiyi

ağ üzerinde ulaştırmak için TCP/IP kullanırlar (http://zorlu.co.uk/intranet.asp) . Bilgi firmanın

sunucusunda saklanır ve Internet Explorer yada Netscape Navigator gibi popüler tarayıcılarla

bilgiye erişilebilir (Stoddart,2001).

İntranet, bilinen büyük internet ağının sunduğu her türlü imkanı sunabilmektedir. Bunlar

arasında e-mail, haber grupları, web sayfaları , rehberler,yıllık bütçeler, raporlar, anlaşmalar,

arşiv, politikalar, eğitim malzemeleri, yönetim enformasyonu, elektronik dergiler, tartışma

grupları, bültenler vb. özellikler sayılabilir (Mphidi ve Snyman,2004). Fakat internetten farklı

olarak bu bilgilere ve sayfalara sadece firma çalışanları ulaşabilir. İnternet üzerinde

geliştirilmiş standart teknolojileri ve protokolleri kullanan intranet yalnızca kuruma özgüdür

(Rumizen,2001).

3

İntranetin, internete bağlantısı olduğu durumlarda ise firmalar firewall (Ateş Duvarı)

kullanarak dışarıdan intranetlerine girişi engelleyebilir yada kısıtlayabilirler. Dahili

sunucularda o kadar fazla kurumsal bilgi varken güvenlik tedbiri almak bir gerekliliktir.

İntranetler geçit yollarıyla (gateway) diğer ağlara bağlanabilir (Kartan, 2007).

Buna göre en basit anlamada bir intranet üç yazılım parçasından oluşmaktadır: web

sunucusu,web tarayıcısı ve izinsiz ziyaretçileri engellemek için güvenlik duvarı. Bunlara ek

olarak arama motoru da eklenebilir (Watson ,1999).

2.1 İntranetlerin işletmelere sağladığı hizmetler

İntranetlerin temel hedefi, çalışanlar arasında kesintisiz iletişim ve işbirliği sağlayabilmektir.

Önceleri, bilgi kaynakları, birbirinden ayrı alanlarda saklanmakta ve yalnızca o alanda çalışan

kişilerin erişimine açık tutulmaktaydı. İntranet ortamında ise kullanıcılar, çeşitli

veritabanlarına, raporlara ve işleriyle ilgili değişik bilgilere tek bir arayüz üzerinden

ulaşabilmektedirler(Rumizen,2001). İntranet, şirket içi bilgi akışının diğer bir deyişle

enformasyon alış-veriş sisteminin kalbi olarak düşünülmektedir (Hannon, 1998).

Şekil 1 İntranet ile departmanlar arası iletişim

İntranet, şekil 1’den de görüleceği üzere departmanlar arası iletişimin artırılması varsa

engellerin ortadan kaldırılması ve entegrasyonun sağlanmasında hayati rol oynamaktadır.

Muhasebe, finans, pazarlama, üretim ve insan kaynakları gibi temel işletme bölümleri

arasındaki iş süreçlerinin etkin ve verimli çalışması, zamanın etkin kullanımı, bürokrasinin

azaltılması, daha az hiyerarşik yapının sağlanması, maliyet tasarrufu gibi bir çok konuda

sayısız fayda sağlamaktadır.

İntranet, en temel özelllikleriyle etkinlik ve verimlilik konularında önemli üstünlükler

sağlaması, işletme içi güvenilir iletişim ,işbirliği,maliyet ve zaman tasarrufları yanında bilgi

kullanma ,üretme ve paylaşma gibi konularda getirdiği yeniliklerle organizasyonların yeniden

bilgiye dayalı olarak yapılanmasını sağlamaktadır.İntranetler aynı zamanda hızlı iletişim ile

beraber çalışanlar arasında fikir alış verişlerini de mümkün kılmaktadır (Uluköy,2002).

Bir intranet işletmelere ne gibi hizmetler sağlayabilir sorusunun cevabını aşağıdaki gibi

sıralamak mümkündür:

4

İşbirliğine yönelik teknoloji ve iletişim ortak alanı sağlar, böylece kuruluşun bir

bütün,bir grup, bir aile olmasına, herkesin kendi rollerine sahip olmasına, ortak bilgi

temeline sahip olmasına, stratejik olarak kuruluşun hedefi, amaçları, ilkeleri ve

kuruluşla paylaşılabilen web sayfaları ile entelektüel ürünlerin ortaya çıkarılmasına

imkan tanır.

Tek evrensel kullanım alanından yararlanır. Görevlerin, amaçları, süreçlerin, ilişkilerin,

etkileşimlerin, standartların, projelerin, takvimlerin, bütçelerin, kültürün online olarak

“tek evrensel” ortak alanda tanımlanması ve iletişime geçirilmesidir.

Öğrenen kurumun kurulmasını sağlar. En iyi uygulamaların paylaşılması yoluyla yeni

düşünce,inovasyon ve öğrenmeyi ilham eder(Sarnoff ve Wimmer, 2003).Herkes

intraneti kullanarak değer katar, dinamik bir öğrenme yapısı kazanır, katılımcı ve

çalışma gücünden hızlı yanıt alınabilen yaratıcılığa kavuşur.

İntranetler çalışanlara interaktif beyin fırtınası yapma,proje yönetme,beraber çalışma

ve beraber bir veritabanı oluşturma fırsatları vermektedir (Stoddart ,2001).

İntranet organizasyondaki birbiriyle bağdaşmayan sistemlerin entegrasyonu,kağıtsız

ofis sürecine ulaşımı sağlar (Scott,1998).

İntranetler insanların kendi bilgi ihtiyaçlarını karşılamalarına olanak tanır ve aynı ilgi

alanındaki insanların işlevini tamamlayabilmelerine, birbirlerinin kolayca

bulabilmelerine olanak tanır.

Organizasyonun hedef ve süreçlerine doğrudan destek verir (Sarnoff ve Wimmer,

2003)

Kullanıcı ihtiyaçlarına odaklanır (Sarnoff ve Wimmer, 2003).

2.2 İntranet kullanım şekli

İntranetin ne işe yaradığı sorusu yanında bir de firmaların intraneti genellikle hangi maksatlar

için kullandığı da önem taşımaktadır.İntranet firmalar tarafından genellikle beş farklı işlem

için kullanılmaktadır (Masrek ve diğ.,2008; Ba ve diğ.,1997) :

1- Yayınlama:İntranetin ana sayfalar, gazeteler, teknik dökümanlar gibi

enformasyonların yayılımı için kullanımıdır.

2- İşlem yapma: İntranetin , insan kaynakları,finans,müşteri ilişkileri vb. organizasyonel

enformasyon sistemlerinin intranet sayfaları ve diğer web tabanlı formlarının

işlevselliğini sağlamak için kullanılmasıdır.

3- Etkileşim:İntranetin organizasyon içindeki diğer kişiler ve gruplarla forum

odaları,tartışma odaları,e-grup,e-posta yoluyla etkileşim sağlamak için kullanılmasıdır.

4- Arama:İntranetin çalışan bilgileri,formlar,el kitapları,gazeteler,teknik dökümanlar gibi

organizasyonel bilgilerin aranması için kullanılmasıdır.

5

5- Kaydetme: İntranetin en iyi pratik uygulamalar,iş süreçleri,sıkça sorulan sorular gibi

organizasyonel hafızanın kaydedilmesinde kullanımıdır.

Roderick ve Rushbrook (2002), yaptıkları çalışmaya göre intranet birçok organizasyon

tarafından şu maksatlarla kullanıldığını belirtmektedir:

Dökümanların dağıtılması

Enformasyon paylaşımı

Yazılım dağıtımı

Veritabanına giriş

Çalışanların eğitimine yardım etmek

Grup çalışmasına yardımcı olmak,kolaylaştırmak

Telekonferansı mümkün kılmak

2.3 İntranetin İnternetten Farkı

İntranet ile internet arasındaki farkları aşağıdaki gibi özetlemek mümkündür (Kartan,2007):

İntranet, kullanıldığı firmanın ya da kurumun bulunduğu yerle sınırlı iken, internetin

dünya çapında bir ağ olması,

İntranet üzerinden internete ulaşılabilir, fakat internetten intranete ulaşılamaz

olmasıdır.

İntranet, internetin en iyi özelliklerinden yararlanma ve sakıncalarını dışarıda bırakma temeli

üzerine kurulmuştur. Bu açıdan, intranetler daha güvenli, denetlenebilir ve belirli amaçlara

yönelik olmaları açısından internetten ayrılırlar.

2.4 Kritik Başarı Faktörleri

İntranet sisteminden başarı elde edebilmek için aşağıdaki faktörlerin sağlanması

gerekmektedir (Norzaidi ve diğ.,2007):

Üst yönetimin destek ve katılımı sağlanmalı

İntranet fonksiyonları ile görev gereksinimleri örtüşmeli

Kullanıcılara eğitim verilmeli

Kullanıcıların katılımı teşvik edilmeli

Kullanıcılara kullanma kılavuzu sağlanmalı

2.5 İntranetin faydaları

İntranetin işletmelere sağladığı faydalar şu şekilde sıralanabilir (Kartan,2007;Yen ve

Chou,2001; Baines,1996; Wen ve diğ.,1998; Rumizen,2001;wikipedia):

1- İşgücü verimliliği: Web tarayıcısının yardımı ile organizasyonun herhangi bir

veritabanında bulunan bilgiye kolay ve hızlı bir şekilde ulaşılabilir. Bu ise çalışanların

işlerini daha hızlı,güvenilir ve doğru yapmalarını sağlayarak iş gücü verimliliğini artırır.

6

2- Zaman : Arama motorları sayesinde istenen bilgiye erişim hızlanır. Çalışanlar işleri için

gerekli olan enformasyonu aramak zorunda kalmazlar. İndex sisteminin devrede olması,

bilgi kayıplarını ve mükerrerliği engeller. Çalışanların hangi bilgiye nereden, nasıl

erişeceklerini anımsamaları gerekmez.

3- İletişim: İntranetler oranizasyonda yatay ve dikey olarak iletişimi güçlerindiren araçlara

sahiptir. E-posta sistemi,görüntülü haberleşme sistemleri ,bloglar ,forumlar çalışanlar

arasındaki iletişimi canlı tutmaktadırlar. Ekipler, departmanlar ya da kişiler arası soru

cevap trafiği oluşturularak tartışma ve uzlaşma zemini hazırlanması ile bilgi iletişiminde

esneklik sağlar ve iletişimi artırır.

4- Enformasyon paylaşımı:Özellikle iyi tasarlanmış bir web ortamında internet bileşenleri

kullanılarak çeşitli linkler aracılığıyla, her türde enformasyon ve döküman

(sunumlar,makaleler,hesap özetleri,çizimler vb.) yetki seviyeleri dahilinde, anında

paylaşıma açılabilir. İntranetler organizasyonda herkesin aynı güncel ve açık

enformasyona ulaşmasını sağlar. Bu açıdan enformasyona “just in time” yaklaşımı

sağlar.

5- İş operasyonları ve yönetimi: İntranet ayrıca uluslararası çalışan firmalarda iş

operasyonlarını ve kararlarını desteklemek için kullanılan uygulamalar için bir platform

sağlar. Bu uygulamalara destek verir. (veri tabanı,iletişim,entegrasyon vb.)

6- Maliyet azalması: Her türlü kağıt kullanım (döküman,katalog,bülten,fiyat listesi,personel

bilgileri vb.),çıktı,postalama ve iletim maliyetlerini azaltır.Kullanım kolaylığına ve kullanıcı

dostu bir arayüze sahip olduğu için, personel eğitim maliyetleri azalır. Bunun yanında

telefon ,faks,toplantı düzenleme,eğitim,veri depolama vb. maliyetleri azaltmaktadır.

7- İşbirliği ve takım çalışmasını artırır: Çalışanlar arasında işbirliği artırır ve takım

çalışmasını teşvik eder. Özellikle intranet üzerindeki tartışma grupları beyin fırtınasını

teşvik ederek daha iyiye ulaşmada ortak akıl kullanımını teşvik eder. Yine bloglar

kullanılarak her kullanıcı bir problem üzerindeki görüş ve tecrübelerini arkadaşları ile

paylaşabilir. Bütün bunlar birlikte çalışma güdüsünü çalışanlarda artırır.

8- Güvenlik : Yüksek güvenlik sağlar. Organizasyon dışındaki kişilerin organizasyona ait

enformasyona erişmelerini engeller. Kendi içerisinde genel olarak kabul görmüş güvenlik

standartları kullanılır.

9- Enformasyon depolama: Bilgi ambarı oluşturularak herkesin kullanımına sunulabilir. Bu

sayede problemlere daha hızlı çözüm bulunarak, hızlı kararlar almak olanaklı olur.

10- Kurum kültürünü yaygınlaştırır: Her kullanıcı intranet sayesinde organizasyon içinde

aynı bilgiyi izler.

11- Farklı uygulamaların birarada bulunmasını sağlayabilir.( Windows,Mac,Unix )

12- Entellektüel sermayeyi artırır.

7

2.6 İntranetin Dezavantajları ve Riskleri

1. Karmaşa için ihtimal:Çok kolaylıkla kurabilmesi nedeniyle kontrolün elden kaçması söz

konusu olabilir. Bu nedenle sistem yönetiminden sorumlu kişiler kurumun, intranetinin

kuruluşundan başlayarak en son ana kadar kontrolü elden bırakmamalıdır (Kartan,2007).

2. Uygulama güçlügü: Birçok kişi ve yönetici bilgilerin başkaları tarafından kullanılmasına

karşıdır. Bu onun bilgilerinin bozulması veya bildiklerinin başkaları tarafından öğrenilmesi

korkusundan kaynaklanmaktadır. Bu kişileri ikna etmek ve onları birlikte çalışma

ortamında çekmek oldukça büyük bir çaba gerektirir (Kartan,2007).

3. Gereksiz enformasyon yığılması: Kontrolsüz ve bilinçsiz bir program uygulanması

sonucu ve her türlü bilginin ise yarayacağı varsayımı ile hareket etmek kurumda gereksiz

yere bir enformasyon yığılmasına neden olacaktır (Kartan,2007).

4. Üretim kaybı: Özellikle uygulamanın ilk aşamasında pek çok kullanıcı zamanının büyük

bir bölümünü intranet sayfalarını dolaşarak harcayabilir. Kullanımla ilgili getirilecek

kurallarla bu problem kısa sürede çözülebilir.

3. İntranetin Bilgi Yönetimindeki Rolü

Teknolojideki gelişmeler organizasyonel bilgi yönetim sistemlerinin tasarımındaki gelişmeleri

beraberinde getirmiştir. Bunlardan biri de intranettir (Skoka ve Kalmanovitch, 2005).

İntranetler bilgi yönetim çabalarını artırmaktadır. İntranetin bilgi yönetimindeki rolü ile alakalı

değişik görüşler olmakla beraber intranetler genellikle bir enformasyon aracı,bir iletişim aracı

ve bu ikisinin birleşimi olarak görülmektedir (Skoka ve Kalmanovitch, 2005) . Bir başka

çalışmaya göre de intranetler bilgi yönetimini en az üç yolla desteklemektedirler(Ruppel ve

Harrington,2001):

1. Kullanıcılar arasındaki boşluğu ve zamanı azaltmayı sağlar.

2. Enformasyon değişiminde esneklik sağlar.

3. Enformasyon transferini ve organizasyon içinde ağ kurarak bağımsız kullanıcılar

arasında direkt iletişimi sağlar.

Günümüzde intranet organizasyonlarda en etkin enformasyon ve bilgi paylaşım yollarından

biridir (Mphidi ve Snyman,2004). İntranetler geleneksel yöntemlerde olduğu gibi kayıtlı

enformasyondan ziyade döküman seviyesinde enformasyon ve konseptlerin kolay ve hızlı bir

şekilde paylaşımına izin vermektedir (Ruppel ve Harrington,2001). İntranetler bir sinir ağı

gibi davranarak tüm organizasyonu kaplar ve iş süreçlerinde akan enformasyonu destekler.

Bilgi paylaşımı olmadan intranetin organizasyonel etkinliğe etkisi çok kısıtlıdır.

Tarayıcı,arama yeteneği ve enformasyon paylaşımı yapabilmesi ile intanetler gerçekte bir

bilgi yönetim sistemidirler.

8

Bilgi yönetimi organizasyonda açık ve örtülü bilginin akışını kolaylaştırma olarak da

görülebilir. Bu açıdan bakıldığında intranetler bilgi iletiminde bir boru hattı gibi

çalışmaktadırlar. İntranetler iletişim ve interaktifiliği kolaylaştırması ile bir bilgi iletişimi

sağlarlar (Ruppel ve Harrington,2001).

Firmalar intranetleri bir bilgi deposu olarak kullanmaktadırlar. Buna ek olarak intranetler

çalışanlar şirketten ayrıldıklarında şirkette kalan bilgiyi muhafaza etmektedirler (Begbie ve

Farooq,2002).

Bilginin oluşturulabilmesi için enformasyonun çalışanlara kullanılabilir bir şekilde sunulması

gerekmektedir. İntranet teknolojisi çalışanlara enformasyon kaynaklarına giriş fırsatı

vermektedir. Ayrıca organizasyonda farklı bölümlere dağılmış çalışanlar arasında bir bağ

kurmaktadır. İntranet organizasyonlarda bilgi yönetimini kolaylaştırması açısından populer

hale gelmiştir. İntranet bilgi edinmeyi herkes için mümkün kılarak organizasyonel

hiyerarşi,resmi iletişim politikaları,fiziksel bariyerler ve sosyal gruplaşmaların üstesinden

gelmeyi sağlamaktadır(Begbie ve Farooq,2002).

İntranetler organizasyonlara birçok açıdan fayda sağlamaktadır; dökümanların güncel olması

,birden fazla farklı güncellikte döküman bulunmaması,çalışanlar arasında iletişimi

kolaylaştırarak grup çalşmasını,beyin fırtınalarını,tartışma gruplarının oluşturulmasını teşvik

etmesi,çalışanları takım halinde çalışmaya yönlendirmesi,çalışanların istedikleri zaman

merkezi bir veritabanından herhangi bir bölgedeki enformasyona hızlı,kolay bir şekilde

ulaşabilmesi vb. bunlar arasında sayılabilir. Bu faydalar intranetin organizasyon içinde bilgi

paylaşımı ve iletişimi için değerli bir bilgi yönetim aracı olduğunu göstermektedir(Mphidi ve

Snyman,2004).

İntranet aynı zamanda en güncel haldeki enformasyon ve bilgiyi içermektedir. İntranetler,

hazırlanması zaman alan,masraflı, ve saklanması yer alan kağıt işlerinden de

organizasyonların kurtulmasını sağlayarak kağıtsız ofis uygulamalarına geçişi kolaylaştırırlar.

Çünkü çalışanlar belgeleri elektronik ortamda hazırlayıp ,paylaşımını yapabilmektedirler

(Mphidi ve Snyman,2004).

3.1 İntranet ve Nonaka Bilgi Çevrimi

İntranetin bilgi yönetimine katkılarından biri de Japon Profesör Nonaka tarafından

işletmelerde açık ve örtülü bilgiler arasındaki çevrimi gösteren SECI yaklaşımına olan katkısı

dolayısıyladır. Bu şekilde intranet işletmedeki entellektüel sermayenin artmasına katkıda

bulunmaktadır. Zaten bilgi yönetimi de entellektüel sermayenin etkin ve etkili bir şekilde

yönetilmesi demek olduğundan intranetlerde bu amaca hizmet etmektedir.

9

İçselleştirme ; açık bilginin örtülü bilgi haline getirilmesidir. Buna intranet açısından örnek

vermek gerekirse intranette çalışanların karar verme süreçlerini desteklemek ve eğitim için

bir takım görsel simülasyonlar,bloglarda geçmiş deneyimler bulunmaktadır. Bu enformasyon

türleri çalışanların problemleri çözmede yazılı enformasyonu içselleştirerek yeni çözümler

üretmelerinde etkili olmaktadır (Scott,1998).

Dışsallaştırma ; örtülü bilginin açık bilgi haline getirilmesidir. İntranette tartışma grupları

kişileri diyaloğa ,bilgilerini paylaşmaya yönlendirmektedir.Örneğin, bir ürün geliştirmede

herkes ürün ile alakalı bir takım tecrübelerini tartışma grubundaki takım arkadaşları ile

paylaşabilir. Tabiiki bu bilgi aktarımları yazışma şeklinde olup kayıt altına alınacağından

örtülü bilgiler açık hale getirilmiş olacaktır. Yine aynı şekilde intranetteki beyin fırtınaları,video

konferans,webloglar vb. bu işlevi destekleyen diğer uygulamalardır(Scott,1998).

Birleştirme ; birleştirme açık bilginin açık hale getirilerek birleştirilmesidir. Burada kişisel açık

bilgiler intranet üzerinden paylaşıma sunularak organizasyonel açık bilgi haline getirilir. Bu

ise bu enformasyon kullanılarak yeni bir takım çıkarımlar yapılmasına ve böylece yeni açık

bilgiler oluşturulmasına imkan tanır. (Scott,1998).

3.2 İntranet Tabanlı Bilgi Araçları

Bilgi yönetiminde söz sahibi olan intanet tabanlı bilgi araçlarına örnek olarak webloglar, k-

loglar ve wikiler gösterilebilir. Bu teknolojiler şu şekilde karakterize edilebilirler: düşük

maliyet, geniş katılım, topluluk katılımı ile geliştirilirler,açık kaynaklılık, bilyi paylaşmak için

gerçek dünya ihtiyaçlarınca yönlendirilirler.

3.2.1 Weblogs

Blog (web günlüğü), teknik bilgi gerektirmeden, kendi istedikleri şeyleri, kendi istedikleri

şekilde yazan insanların oluşturdukları, günlüğe benzeyen web siteleridir. İngilizcedeki "web"

ve "log" kelimelerinin birleşmesinden oluşan weblog kavramının zamanla yaygınlaşmış

adıdır. Blog, genellikle güncelden eskiye doğru sıralanmış yazı ve yorumların yayınlandığı,

web tabanlı bir yayını belirtir. Çoğunlukla her gönderinin sonunda yazarın adı ve gönderi

zamanı belirtilir. Yayıncının seçimine göre okuyucular yazılara yorum yapılabilir. Yorumlar,

blog kültürünün çok önemli bir dinamiğidir; bu sayede yazar ve okuyucular arasında iletişim

sağlanır. Bunun dışında, geri izleme (trackback) mekanizmasıyla, belirli bir yazı hakkında

yazılan diğer yazıların belirlenebilmesi de mümkündür.Bilgi yönetimi perspektifinden weblogs

geleneksel yöntemlerin dışında bir bilgi paylaşım ortamı sağlamaktadır (Robertson,2004).

10

3.2.2 K-logs

Weblog‘lar organizasyon içinde kullanıldığında bilgi-blogları ya da k-bolgs olarak

adlandırılırlar. K-logs bilgi ve enformasyon paylaşımını ve akışını daha etkin hale getirmek

için organizasyondaki engellerin kaldırılmasını sağlamaktadır. intranet üzerinden çalışanlar

rahatlıkla bir takım tecrübelerini paylaşarak örtülü bilgi açık bilgi haline getirilmektedir.

Örneğin bilgi için anahtar kişiler weblogs’ları stratejik projelerdeki işleyişi kayıt altına almak

için kullanabilirler.Weblogs büyük organizasyonlarda proje ekipleri arasındaki iletişimi

sağlamak için de kullanılabilirler. Bu şekilde Weblog projenin sesi ve geçmiş kararların bir

arşivi niteliğini kazanmaktadır(Robertson,2004).

3.2.3 Wikis

Online enformasyonun yayınlanması için yeni bir yaklaşımdır. İçerik yönetiminin çok hafif bir

uygulamasıdır. Wiki ismi Hawaii dilinde "hızlı" anlamına gelen wiki kelimesinden

türetilmiştir.Wiki, GNU Özgür Belgeleme Lisansı altında kullanıcıların yeni sayfa

yaratmasına, sayfalarda düzenlemeler yapmasına ve bu sayfaları birbirine bağlamasına izin

verenbir yazılımdır. Wikipedia bu wikilerden en bilinenidir. Wiki’ler daha çok iş dünyasında

intranet ve bilgi yönetim sistmlerinde kullanılmaktadır.Gruplar, wiki sayesinde kolayca geniş

dökümantasyonlar oluşturabilir, diff özelliği sayesinde sayfanın yazılmış önceki versiyonlarını

görebilir, böylelikle belgeler arasındaki sürüm farklılıklarını takip edebilir. Sayfalar arasındaki

bağlantılar ve sayfa biçimlemeleri sistem tarafından otomatik olarak yapılandırılacağından,

bilgiye erişme ve bilgi belgeleme wiki ile son derece kolaylaşmaktadır. Sayfaların üstündeki

Edit ya da Değiştir linkleri ile sayfaları yeniden düzenlemek mümkündür (Robertson,2004).

4.Vaka Çalışmaları

4.1 IBM : W3 İntraneti

IBM’in intraneti olan W3, IBM’in 300.000 çalışanına hizmet vermektedir. W3 IBM’in işgücü

dönüşüm stratejisinin anahtar parçasıdır. Bu projenin ana amaçları şu şekildedir:

Komplekliği azaltmak

Organizasyon pazar alanı haline getirilmesi (bilgi alış verişi )

Yeni araçlarla kişilerin kontrol ve verimliliğini iyileştirmek

Firma çalışanlarının bilgisini ortak kullanıma açmak

11

Şekil 2 W3 Giriş Sayfası

Komplekslik intranet sitelerinin çoğalmasını da içermektedir. Ve bu rakam 1998’de

10.000,şimdi ise 5000 site ve 11 milyon sayfa civarındadır. W3, çalışanların iş yerindeki

rolüne göre uyarlanmış kişisel bir sayfa ile günlük işlerine başlamasını sağlar. W3, ana

sayfadaki linklerin ,borsa bilgileri ve neler yeni gibi özelliklerin kişiselleştirilmesine izin

vermektedir. Her çalışan kendi istediği şekilde ana sayfayı özelleştirebilmektedir.

Ana sayfada çalışma bilgisi linki altında çalışanların coğrafik bölge,iş yerindeki rolü vb .

bilgileri bulunmaktadır.W3’ün sistem yöneticisi Michael Reiter ‘in beyanına göre W3’te arama

kolaylıkla yapılabilmekte, kişiler bazı anahtar kelimeler girirek işleri ile ilgili özel

kategoriler,bloglar ve siteler oluşturabilmektedir.

Şekil 3 W3 Kişiye Özel Ana Sayfası

W3 ile ;

E-Toplantılaro 36,000 çalışan her ay bu toplantılara iştirak etmektedir.

o Seyahat ve hazır maliyetlerinden tasarruf sağlamaktadır.

12

o Anlık mesajlar,sunumlar ve sesler kadedilir.

E-Öğrenmeo 48% Çalışan web’den öğrenmektedir.

o $284 milyon yıllık tasarruf sağlamaktadır.

o Çalışanlar online olarak yıllık 200,000 eğitim almaktadır.

E-İnsan kaynaklarıo 40% - 90% çalışılanların yerleştirilmesi

o sağlık kayıtları

o performans ölçümleri, beceri ve kariyer geliştirme

o maaş, hisse senedi opsiyonu, sigorta, emeklilik

o izinler, transferler, yaş haddi, adaptasyon, toplum programları

Yıllık ROI :o $1.3 milyardan fazla maliyet tasarrufu($683 milyon direkt maliyet tasarrufu)

80% IBM çalışanı W3’ü her gün en az bir kez ziyaret etmektedir

$80.6 milyon verimlilik artışı sağlanmıştır

Her web projesinin geliştirme ve uygulamasından potansiyel olarak $200K tasarruf

sağlamıştır.

İşlerin 68%’i için kesinlikle intranete bakılması gerekmektedir.

Çalışanları 52%’si W3’ten elde edilen enformasyondan dolayı bir IBM çalışanı

olmaktan dolayı çok memnun olduğunu ifade etmektedir.(Çalışan tatmini)

3 milyon sayfa her gün ortalama bir kez ziyaret ediliyor.(literatürde birçok çalışma IS

‘lerin başarı faktörlerinden birinin de kullanım oranı olduğunu göstermektedir.)

4.2 GM: MySocratesGM 75 yıldır küresel çapta satış lideri olan, dünyanın en büyük otomotiv üreticisidir. GM

İntranet 33 ülkede 327.000 çalışanı bulunan bu büyük ve yaygın işletmeyi birleştirmektedir.

GM ilk olarak farklı iş üniteleri için fonksiyonel intranetler kullanmaya başladı. 90’ların

sonlarında GM, intraneti bu büyük ve geniş alana yayılmış olan yapıdaki kompleksliği

azaltmaya ve yönetimin tek merkezden yapılmasına yönelik kullanmaya başladı. Kurulan

intranete mySocrates adı verildi.

13

Şekil 4 Mysocrates Ana Sayfası

İntranetin amacı:

Kullanıcı girişlerini genişletmek

Sisteme girişleri kişiselleştirme

Çalışan profilleri ve rehber özellikleri

Takımların yönetimi

Çözümlerin yeniden kullanılabilmesi

Maliyetlerin azaltılası

İmajın geliştirilmesi

GM ‘nin eski sisteminde isteyen herkes GM ağına Sokrates ile giriş yapabilmekteydi.

Herhangi bir kişiselleştirme mevcut değildi. Herkes aynı içerik ve araçları görmekteydi.

MySocrates’te ise giriş şifrelenip, sayfalar kişiselleştirildi. Socrates’teki statik sayfaların yerini

birçok farklı kaynaktan ve veritabanından beslenen yeni mySocrates aldı. Bu yeni sistem

Mayıs 2006 yılında devreye alınmasıyla beraber aylık girişlerde %20 ‘den fazla artış

yaşanarak sayı 543.000 ‘nin üzerine çıktı. Sistem 100.000 aktif kullanıcıya sahiptir.

MySocrates günümüzde GM’yi dünya çapına yayılmasına rağmen tek firma gibi

göstermektedir. İlk kullanım zamanlarında yeni bir sistem olmasına rağmen bazı değerler

oluşturmuştur:

411.1M ziyaretçi toplamıştır.

1.1M işlemin 98.1% ‘ini gerçekleştirmiştir.

14

$17.4M maliyet tasarrufu sağlamıştır.

İlk myJobs hesabı $1m senelik tasarruf sağlamıştır.

Gelecekte intranete eklenmesi düşünülen özellikler ise şu şekildedir:

Departmanlar arası tamamen entegrasyon sağlanması

İşbirliği araçları ( wikis ve blogs vs.)

Ayrıntılı veri ve raporlama (iş zekası vb.)

Çoklu platform teslimatı (wireless / PDA)

GM kendisini 500 sanayi kuruluşu arasında üst sıralara çıkartan bir “tek şirket” intraneti

yapmayı mySocrates projesi ile başarmıştır.

4.3 HP İntranet HP bilgisayar sektöründe en başarılı firmalardan biridir. Bilgisayar,network ürünleri,elektronik

test ve ölçüm cihazları ,elektronik komponentler vb. dahil olmak üzere 25.000 çeşitten daha

fazla ürün üretmektedir. Firmanın 150 ayrı ülkede 170.000 çalışanı bulunmaktadır. HP aylık

10 terabyte’lık enfomasyon işleyen 140.000 bilgisayar ağı ile dünyanın en büyük

intranetlerinden birini işletmektedir. HP günde 1,5 milyon e-posta almaktadır. Kısacası kendi

içinde küçük bir internete sahiptir.

HP bu ağı küresel elektronik iletişim,yazılım dağıtımı,döküman yönetimi,çalışan eğitimi ve

takım çalışması ve işbirliği gibi konular için kullanmaktadır. HP ‘nin içsel vaka çalışmalarına

göre intranet büyük bir organizasyonel esneklik ve çalışanlar arasında bilgi paylaşımında bir

patlama meydana getirmiş , bu da çalışanların verimliliğini artırmıştır. Ayrıca müşteri

ilişkilerini geliştirmiş,daha rekabetçi ve karlı ürünlerin ortaya çıkmasını sağlamış,maliyetleri

azaltmış ve iletişimi iyileştirmiştir. Firmanın CEO’su Lewis E. Platt ,HP’nin organizasyonel

kültürünün çalışanlar arasında açık iletişimi desteklediğini belirtmiştir.

1980’lerden önce HP küresel operasyonlarını bağlama ve pazara çıkma sürelerini kısaltması

gerektiğini anladı. O zamanlarda fax makineleri iletişimi değiştirmekte ve tam zamanında

üretim politikaları rekabet avantajı için anahtar kavramlar haline gelmekteydi. Bu zamanlarda

HP küresel çaptaki kuruluşlarıyla iletişim ve bilgi paylaşımı için bir sisteme ihtiyacı olduğunu

anladı.

HP’nin öncelikleri yenilik,esneklik ve iş fırsatlarını değerlendirme hızıydı. 1997 Ocak ayında

HP 48 saat içinde yeni intranet uygulamasını 100.000 kullanıcının hizmetine sundu. İntranet

HP için enformasyon sistemleri departmanının yazılım dağıtımı için bir araç olarak

kullanılmaktaydı.İntranet böylece IS departmanı için verimliliğin ana kaynağı oldu. Göreceli

olarak çok daha ucuz olan TCP/IP internet iletişim protkolünün kullanımı firmaya mliyet

avantajı sağlamaktadır. IS departmanı intranet ile dünya çapındaki 150 veri merkezinin

15

sayısını 8’e indirdi. Yapılan araştırmalar bilgisayarların intranet ile yapılandırılmasının

bilgisayar başına $2000 yıllık maliyet tasarrufu sağladığını ortaya koymaktadır.

HP’nin IS departmanı intraneti teknik destek için kullanmaktadır. Problemler merkez

sitelerdeki mühendisler tarafından teşhis edilip çözülebilmektedir. HP intraneti ayrıca yazılım

güncellemelerini ve genel araçları dağıtmak,dökümanları yönetmek ,çalışanların kayıtlarını

depolamak ve işlemek ve intranet üzerinden çalışanların eğitimi için kullanmaktadır.HP

intranet ayrıca şu hizmetleri de sağlamaktadır:

Veri yayımlama: Firma yada endüstrinin haberleri doğrudan çalışanların bilgisayarlarına

yüklenerek şimdiye kadar ki tüm haberler saklanır.

İnsan kaynakları yönetimi: Personelin politika ve rehberlerinin dağıtımı sağlanır.

Ürün tasarım ve enformasyonu: Tasarım aşamalarının ve siparişlerin değişimlerinin

koordinasyon ve iletişimi ve satış ve pazarlama enformasyonu sağlayan bir ana sayfa

içermektedir.

Yazılım paylaşımı: Kelime işleme ,sunum gibi genel bilgisayar uygulamalarında ihtiyaç

duyulan kopyaların sayısını azaltan merkezi bir server’a internet girişi sağlamaktadır.

Elektronik satış partneri:Satışların ve ürün enformasyonunun teslimi,bu sayede satış

temsilcisi müşterileri ile daha az zaman harcamaktadır. Yapılan çalışmalar mail ve çıktı

maliyetlerinde tasarruf edildiğini,haftalık olarak da 5 saat zaman kaybının önlendiğini ortaya

koymaktadır.

Son zamanlarda HP intraneti daha da geliştirilerek herşey kişiselleştirilmiştir. Haberler her bir

intranet uygulamasında olduğu gibi HP içinde önemlidir. Bu nedenle her haberin arkasında 5

16

soruluk “bilgini test et” şeklinde ufak çoktan seçmeli quizler yapılmaktadır. Cevaplar bir

veritabanında toplanmakta ve analiz edilmektedir. 

HP uygulamasınından elde edilen diğer somut başarılar şu şekilde sıralanabilir: 

Çalışanların 95% ‘i intraneti haftada en az bir kere kullanmaktadır.

US. çalışanlarının 68%’i anasayfa olarak kullanmaktadır.

Tüm HP bölgelerine bir tıklama ile ulaşılabilmektedir.

22 dil seçeneği sunmaktadır.

17

KAYNAKLAR

1. Masrek M.N., Abdul Karim N.S., Hussein R.,2008, The effect of organizational and

individual characteristics on corporate intranet utilizations, Information Management

&Computer Security, Vol. 16, No. 2, pp. 89-112

2. Norzaidi M. D., Chong S. C., Murali R., Salwani M. I.,2007, Intranet usage and

managers’ performance in the port industry, Industrial Management & Data Systems,

Vol. 107 No. 8, 2007,pp. 1227-1250

3. Skoka W., Kalmanovitch C., 2005, Evaluating the role and effectiveness of an

intranet in facilitating knowledge management: a case study, Information &

Management 42 (2005), p.731–744

4. Mphidi H., Snyman R.,2004,The utilisation of an intranet as a knowledge

management tool in academic libraries,The Electronic Library,Volume 22 , Number 5 ,

2004 , pp. 393-400 5. Robertson J.,2004,Intranets and knowledge sharing,Knowledge Management

Challenge Conference,www.steptwo.com.au

6. Sarnoff A., Wimmer T.,2003,Knowledge Management and Intranets: Putting People

First , Intranet Journal The online resource for intranet professionals

7. Begbie R.,Farooq C.,2002,The Intranet Chaos Matrix: A Conceptual framework for

designing an effective knowlaege management intranet,Journal of Database

Marketing,9/4,ABI/INFORM Global,p.325 8. Uluköy M.,2002,Bilişim Teknolojilerinin İşletme Rekabetinin Sürdürülebilirliğine

Katkıları LBS Örneği,T.C. Dumlupınar Üni.Sos.Bil.Ens.İşl.ABD.,Yüksek Lisans Tezi

9. Kartan N.,2007,Intranetin Örgütsel İletisime Etkileri ve Intranetin Bir Alt Sistemi

Olarak Datashare Teknoloji Ltd.Şti. Uygulaması , Eskisehir Anadolu Üniversitesi

Sosyal Bilimler Enstitüsü İletisim Anabilim Dalı ,Yüksek Lisans Tezi

10. Roderick T., Rushbrook G.,2002, ICT for GCSE,Oxford University Press

11. Stoddart L.,2001,Managing intranets to encourage knowledge sharing: opportunities

and constraints, Online Information Review,Volume 25 , Number 1 , pp. 19-28

12. Yen D.C., Chou D.C.,2001,Intranets for Organizational Innovation,Information

Management and Computer Security,Vol.9/2 , P.80-87

13. Rumizen M.C.,2001,Complete Idiot's Guide to Knowledge Management, Alpha

Books,p.132-133

14. Yen D.C.,Chou D.C,2001,Intranets for organizational innovation,Information

Management and Computer Security,9/2,p.80-87

18

15. Ruppel C.P., Harrington S.J., 2001 , Sharing Knowledge Through Intranets: A Study

of Organizational Culture and Intranet Implementation, IEEE Transactıons on

Professıonal Communicatıon, Vol. 44, No. 1, March 2001

16. Watson I.,1999, Internet, intranet, extranet: managing the information bazaar,Aslib

Proceedings ,Vol 51, No.4, April 1999 – 109

17. Scott J.E.,1998, Organizational knowledge and the Intranet,Decision Support

Systems 23,p.3–17

18. Wen H.J., Yen D.C., Lin B., 1998, Intranet document management systems, Internet

Research: Electronic Networking Applications and Policy,Volume 8 , Number

4 ,1998 , pp. 338–346

19. Keen P.G., Mougayar W., Torregrossa T., 1998, Business Internet and Intranets:

A Manager's Guide to Key Terms and Concepts, Harvard Business Press

20. Ba S., Kalakota R., Whinston A.B.,1997,Using client-broker-server architecture for

Intranet decision support, Decision Support Systems 19 (1997),P. 171-192

21. Baines A.,1996,Intranets, Work Study, Volume 45 · Number 5 · 1996 · pp. 5–7

22. http://www.communitelligence.com/blps/article.cfm?weblog=59&page=339

23. http://zorlu.co.uk/intranet.asp

19