GELEN BELGELERKuruluşlara belge, bağlı bulundukları örgütlerden, kendi şube ve taşra birimlerinden, diğer resmi dairelerden, özel ve tüzel kişilerden gelmektedir.Genellikle evrakın büyük bir kısmı örgüt bakımından ilişkili bulunulan kuruluşlardan gelmektedir. Gelen ve giden belgenin göreceği işlemin tespitinde evrakın geldiği yerler ve bu yerlerden hangi oranlarda geldiği konusu önemli bir etkendir.Kuruluşlara gelen belgeler,PTT kanalıyla, Çeşitli kuruluşların kuryeleri veya iş sahibi kişiler eliyle, Faks, Teleksle, Kargo ile, E-posta (E-mail) gibi özel haberleşme araçları ile gelmektedir.Gerek kuruluş içi, gerek kuruluşlar arası yazışmalarda PTT aracılığı, genellikle şehir dışına gönderilen yazılar için kullanılmakta, aynı şehir içine gidecek evrakın daha çabuk ulaşması amacı ile çok kez özel kuryeler kullanılmaktadır. Böylece, her kuruluş bir veya daha çok sayıda kurye çalıştırmakta, bazı hallerde bir tek evrakın iletilmesi için dahi bir kuryenin görevlendirildiği de olmaktadır.Bilgisayar ortamında çalışan kuruluşlarda gizlilik dereceli belgeler dışındaki yazılar, iletişim teknolojileri (faks, teleks ve bilgisayar ağları) aracılığıyla gönderilmektedir. Bu sayede evrak akışının hızlanması ve ekonomiklik sağlanmaktadır. Bunun yanında bilgisayar ortamındaki iletişim sayesinde, kamu kurumlarında meydana gelen aşırı kırtasiyecilik ve gereksiz bürokrasi de aşılmış olmaktadır.Belge ve ÇeşitleriBelge; bir iş için meydana getirilen yazılı kağıt ve kağıtlardır. Ayrıca kişilerin kendilerine ait mektup ve notları da birer kağıt veya özel belge sayılmaktadır.Başka bir deyişle belge, görülen hizmetler, yapılan işlemler ve haberleşmeler sırasında üretilen her türlü yazılmış, basılmış, şifrelenmiş ve resmedilmiş kağıtların tümüdür.Günlük yaşantıda olduğu gibi iş hayatında da yazı yazmak, yazılanları okumak önemli bir ihtiyaçtır. Yazılar kalıcıdır ve dosyalanarak uzun süre saklanabilir. Yapılan işlerde bir aksaklık olmuşsa işin dosyası incelenerek ilgi belge bulunup gerekli tedbirler alınabilir. Oysa söz, zaman içerisinde unutulur ve tekrar incelemeye konu olmaz.Acele BelgeÖnceliği olan normal evraktan önce ve ayrı işlem görmesi gereken yazılardır. Bu tür evraklar en kısa zamanda, geldiği tarih dikkate alınmaksızın ilgililere ulaştırılmalıdır.Acele belgeler kendi içerisinde derecelerine göre aşağıdaki gibi sınıflandırılırlar: Günlüdür ibaresi görülen belge 24 saat içerisinde cevaplandırılmalı, çok önce ibaresi görülen belge en geç 4 iş günü süre içerisinde cevaplandırılmalı, önce ibaresi görülen belge ise en geç 6 iş gününde cevaplandırılmalıdır. Gizli Belgeİlgilisinden başkası tarafından okunmaması ve görülmemesi gereken yazılardır. Bu tür belgeler ağzı mühürlü, kapalı zarf içerisinde gönderilir. Zarf üzerinde gizlilik derecesi belirtilir.Gizli belgeler, derecelerine göre kendi içlerinde ve normal belgeye göre öncelikli işlem görür. Kuruluşlarda gizli belgenin kaydı zarf üzerinde yapılarak ilgililere teslim edilmektedir. Bu tür belgenin dosyalanarak saklanması da diğer belgeye göre farklı olmaktadır.Yazılar gizlilik derecelerine göre 5’ e ayrılır:

Çok Gizli: İzinsiz olarak açıldığında devlete güvenlik ve hayati bakımdan son derece büyük zararlar verecek olan belge ve malzeme “ÇOK GİZLİ” olarak tasnif edilir.Gizli: Gerekli izin sağlanmadan açığa vurulduğu takdirde milli güvenliği, saygınlık ve çıkarları ciddi surette zarara sokacak ve diğer yandan yabancı bir devlete geniş yararlar sağlayacak içerikte olan malzeme, evrak ve bilgiler “GİZLİ” olarak tasnif edilir.Özel: İzinsiz olarak açıklandığı takdirde milletin çıkarlarına ve saygınlığına zarar verecek, bir şahsın zarar görmesine neden olacak ya da yabancı bir devlete geniş yararlar sağlayacak bilgi ve dokümanlar “ÖZEL” ibaresi ile değerlendirilir.Hizmete Özel: İçerdiği bilgi itibarıyla “ÇOK GİZLİ”, “GİZLİ”, “ÖZEL” olarak tasnif edilen hususlardan başka konularda güvenlik işleminde gereksinme gösteren bilgi ve belgeler “HİZMETE ÖZEL” olarak değerlendirilir.Kişiye Özel: Kişiye özel evrak aslında bir gizlilik derecesi olmayıp evrakın gittiği yerde ve ilk işlemlerinde, belirli şahısların açabileceğini, bunların dışında herhangi bir şahıs tarafından açılamayacağını ifade eder. Bu işaret her gizlilik derecesindeki ve normal belgeye gerekirse verilebilir. “KİŞİYE ÖZEL” işareti tarih bloğunun üzerine kırmızı damga ile basılır.Önemli BelgeKurum için anlam ve önem taşıyan ayrıcalıklı her türlü yazılardır. Rektörlükten bölümlere gelen yazılar, bakandan genel müdürlere gelen yazılar gibi.Değerli (kıymetli) BelgeÇek, bono, tahvil, hisse senedi, teminat mektupları, koli ve ihbarnameleri gibi paraya çevrilebilen kıymetler ve bu niteliği taşıyan diğer evraklar ile bunların ekli oldukları yazılar değerli evrak olarak kabul edilir.Normal BelgeYukarıda bahsedilen evrak gruplarına girmeyen yazışma evrakıdır. Özelliği yoktur, normal postaya verilebilir.Dosya PlanıDosyalama sisteminin düzenle uygulanabilmesi, bir “dosya planı” hazırlanmasına bağlıdır. Yeni açılacak dosyalar derhal dosya planına geçirilmelidir. Dosya planı ana, alt ve tek konuları gösteren listeler halinde düzenlenir. Hazırlanan dosya planı da örgütün bütününde geçerlidir.Dosya Planında Kullanılan KodlarBir evrakın kodlanmasında belgenin konusu, gerçek veya tüzel kişilerin adı, numarası, faaliyet alanları, bölümü gibi ölçütler kullanılabilir. Belge, birinci derecede hangi dosyayı ilgilendiriyorsa ona göre kodlanır. Kodlarda saydığımız esas alınacak kriterlere göre kısaltmalar yapılır. Örneğin muhasebe ile ilgili olanlar için “MUH”, Pazarlama faaliyetleri ilgili olarak “PAZ” kodu kullanılabilir. Belgeleri KodlamaKodlama, kontrolü yapılan belgenin hangi dosyaya konulacağını belirlemek amacıyla yapılır. Bir belgenin hangi dosyaya konulacağını belirlemek amacıyla yapılan ölçüt tespiti sonucunda ortaya çıkan kritere kod, bu kriteri belirleme işlemine de kodlama denir. Kodlar belgeleri diğer belgelerle karıştırmamak amacıyla belge üzerine renkli bir kalemle ve belirgin bir biçimde yazılır. Belge kodlanırken dosya planları ve dosyalama sistemleri göz önünde tutulur.Kodlar, dosyanın içereceği belgeyi belirlemek için kullanılır. Kodlama, bu kodun dosya ve belge üzerine yazılmasıdır. Kodlama yapılırken dosya planı ve fihrist kuralları göz önünde bulundurulur.

Dosyada belgenin bulunmasını kolaylaştırmak için dosya üzerine etiketler yapıştırılır ve kodlar etiketlerin üzerine yazılır. Etiket, dosyanın kimliğini gösteren bilgilerin yazıldığı yerdir. Genellikle dosyaların sol üst kısmında etiket çizgileri bulunmaktadır. Eğer yoksa, kağıt etiketler yapıştırılır.Zamanı Etkili KullanmaBelge İzlemede Zamanın ÖnemiBelgelerin defalarca elden geçmemesi için işlemi bitmiş bir belgenin, bir an önce dosyalanması verimliliğe önemli katkı sağlar.Zamanı PlanlamaBürolarda belge yönetiminde verimliliğin sağlanmasında çalışanların işlerini, iş ve hareket etüdü ve ekonomisi ilkelerine uygun bir biçimde yapabilmeleri için büroların ve çalışma masalarının dağınıklıktan arındırılması gerekir. Bunun için de öncelikle izlenmesi gereken adımlar belirlenmelidir. Her iş için ayrı bir zaman dilimi ayırarak, bu zaman dilimi içinde işlerin bitirilmesini sağlamaktır. Çalışma masalarının dağınıklığını önlemenin başka bir yolu da belge klasmanı yöntemidir.Bu yöntem kullanılarak gerekli belgelerin karışıklığa yol açmadan, gerekli yerlere ulaşması sağlanır.Dosya ve belgelerin dağınıklığa neden olmaması için; El altında bulunması gerekenler, Başvuru için hemen bulunması gerekenler, Arşivlenecek belge ve dosyalar, Çöpe atılması gereken belgeler.Şeklinde bir gruplandırma yapılır. Bu şekildeki bir tasnif, çalışma masalarının dağınıklığını önlediği gibi, istenen belgeye kolaylıkla ulaşılması bakımından da yararlı olur. Günlük belgelerin gecikmeye ve kırtasiyeciliğe neden olmaması için belli bir sınıflandırmaya tabi tutulması gerekir. Bu sınıflama şu şekilde olmalıdır:Yapılacak işler: Tüm çalışanların ve yöneticinin gecikmeden yerine getirmesi gereken günlü işlerdir.Okunacak belgeler: Okunup gerekli işlemlerin yapılacağı veya havale edilmesi gereken belgelerdir.Dosyalanacak belgeler: Genel olarak arşivlenmemesi gereken ve ileride başvurulacak belgelerdir. Dosyalama sistemlerinde herhangi bir gecikmenin olmaması için dosyalama günlük yapılmalıdır. Dosyalanacak belgelerin küçük tepecikler oluşturup göze batmaya başladıktan sonra dosyalanması için gereken zaman, onların her gün dosyalanması için harcanan toplam zamandan daha fazla olacaktır.Günlük dosyalama, aynı zamanda kullanılması gereken bir kuralın sağlıklı bir biçimde işlemesine yardımcı olur. Bu kural “son giren ilk çıkar” kuralıdır. En çok istenen belgeler, en yeni belgelerdir. Dosyalamanın günlük yapılması durumunda bu belgelere kolaylıkla ulaşılabilir.Çöpe atılacak belgeler: Yukarıda sayılanların içine girmeyen belgeler, zaman kaybına yol açmaması için helmen çöpe atılmalıdır. Bu sınıflandırma yapıldığında, gereksiz yere belgeler karıştırılıp zaman kaybı olmayacaktır.Gelen Belgelerin Kontrolü Ve İzlenmesiGelen Belgenin Teslim AlınmasıBelgenin teslim alınışı türüne ve geliş şekline göre değişir.Posta İle Gelen Adi Belge: Herhangi bir formalite uygulanmaz. Postacılar tarafından ilgili birime bırakılır.

Taahhütlü ve İadeli Taahhütlü Belge: Belgenin geldiği servisteki ilgili kişi tarafından imza karşılığı alınır.İlgili Kişilerin Getirdikleri Belge: Bu tür belgeler kuruluşlarda görevlendirilen özel bir memurluk tarafından alınır, kaydı yapılır ve ilgililerine belgenin tarih ve numarasını gösteren bir makbuz verilir. Kurye ile Gelen Belge: Kurum içi veya kurum dışından gelen belgeler kurye tarafından ilgili birim veya kişiye zimmet defterleriyle birlikte getirilir ve imza karşılığında teslim alınır. Bu yöntem çoğunlukla gizlilik içeren belgelerde kullanılır.Kargo ile Gelen Belgeler: Kuruluşların görevlendirdiği ilgili kişiler tarafından imza karşılığında teslim alınır.Faks, Teleksle Gelen Belgeler: Bu haberleşme araçları ile gelen belgeler ilgili birim veya kişilere iletilir. Gizli belgeler bu yolla gönderilemez.E-Posta (E-Mail)Yoluyla Gelen Belgeler: Bu yolla gelen belgeler kuruluşun elektronik posta adresine gönderilir. Kuruluşlarda genellikle elektronik postaların alınması, okunması ve cevaplanması sekreter tarafından yapılır. Gerekli görülürse çıktısı alınıp gelen belge defterine kaydı yapılır dosyasına kaldırılır. Ya da elektronik ortamda saklanır.Gelen Belgelerin AçılmasıTeslim alınan belgelerden özel mektuplar ayrılır. Kaydedilmeden ve açılmadan sahiplerine iletilir. Personele görevleri ile ilgili gelen mektuplar açılır ve kaydedilir.Gelen Belgelerin GruplandırılmasıGelen belgelerin hepsi tek tek gözden geçirilerek gruplandırılır. Bu gruplandırmada faturalar ayrılır. Diğer belgeler ilgili birimlere gönderilir.Gelen Belgelerin KaydedilmesiGelen belge, gelen servisinde, gelen belge defteri veya gelen belge fişine kaydedilir. Gelen belge defteri veya fişinde bulunan sütunlar:Belge sıra numarası: İlgili yılın 1 Ocak – 31 Aralık tarihleri arasını kapsar.Belgenin geldiği yer: Belgeyi gönderen kişi ya da kuruluşun adının belirtildiği sütundur.Tarih: Belgenin geldiği tarihin yazıldığı sütundur.Belgenin numarası: Belgenin üzerindeki sayı bölümündeki bilgiler yazılır.Ek: Belge ile birlikte gelen ve belgeyi tamamlayıcı belgelerin belirtildiği sütundur.Konu: Belgenin içeriğinin kısaca belirtildiği sütundur.Dosya numarası: Belgenin saklanacağı dosya numarasını belirtir.Çıkış numarası: Gelen belgeye cevap verildiğinde, cevabın giden belge defterinden aldığı çıkış sıra numarasının yazıldığı sütundur.Açıklamalar: Belgenin gönderildiği birim, kişi ya da yapılan işlem hakkında bilgilerin yazıldığı sütundur.

Gelen Belge Kayıt Defteri

Sıra No

KayıtTarihi

GELEN BELGE Konusu Açıklamalar

Geldiği yer TarihiNo.su

Eki

1 01.01.2009

Yenimahalleİlçe MilliEğitimMüdürlüğü

01.01.2009

500/289 1 ÇocukgelişimiKonferansr

Rehberöğretmenlerkatılacak

DosyaNo:5

Çıkış no:

205.01.2009

Ticaret veTurizmEğt.Gn. Md.

05.01.2009

200.04/89

1

Modülyazımı ileİlgiliÖğretmengör.DosyaNo:6Çıkış no:

DosyaNo:..Çıkış

DosyaNo:.Çıkış

Faturalar belge kayıt defterine sıra numarası verilerek kaydedilir. Arkalarına kaşe vurularak ait olduğu birimin kodu, belgenin sıra numarası ve geliş tarihi yazılır.

Belgenin Teslim EdilmesiAmir tarafından görülen belgeler belge teslim alma birimine geri gider ve belge kayıt defterine kaydedilir. Konularına göre zimmet edilerek ilgili birimlere gönderilir. Belge Birden Çok Birimi İlgilendiriyorsa Konu ile birinci dereceden ilgili birime ulaştırılır. Bu birim diğer birimlere gönderir.Belge Tek Bir Konuyla İlgili Değilse Belge birden fazla konuyla ilgili ise birden fazla konunun dosyasına girebilir. Bu durumda belge birinci dereceden ilgili olduğu dosyaya konur. Diğer dosyalara çapraz başvuru formu yerleştirilir. Böyle bir uygulamada, ilgili her dosyaya bakıldığında belge hakkında bilgi sahibi olunur, belgeye çabuk erişilir.

ÇAPRAZ BAŞVURU FORMU

ÇBF. Numarası:……………………………. Belgenin Tarihi:.../…/……Belgenin Konusu:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..Belgenin Geldiği Yer:………………………………………………….Belgenin Aslının Bulunduğu Dosya No:……………………………Belgenin Kopyalarının Bulunduğu Dosya No:…………………………Belgeye Yapılan İşlem:…………………………………………..Tarih(İMZA)

GİDEN BELGELERBelge SınıflandırmaKuruluşlar, genellikle gelen ve giden belgelerin teslim edildiği ve ilgili işlemlerin yapıldığı ayrı bölüm oluştururlar. Bu bölüme “haberleşme servisi”, “gelen – giden evrak servisi”, “belge işleme bölümü” gibi adlardan biri verilebilir. Bu bölümde gerekli kayıt ve kontrol işlemleri yapıldıktan sonra belge, ilgili kişi ve birimlere teslim edilir.Bölümler de belge üzerinde yapılacak işlemler tamamlandıktan sonra belgenin üzerine dosyalanabileceğini gösteren bir işaret konur. Eğer belge üzerinde “dosyalanabilir” işareti yok ise belge ilgili bölüme veya kişiye geri iade edilir. Bunun nedeni, üzerinde işlem yapılmamış veya yapılan işlem tamamlanmamış belgenin ya da dosyalanmasına gerek görülmeyen bir belgenin dosyaya konmasını önlemektir. Dosyalanmak üzere bekleyen belgelerin belirli sınıflara ya da gruplara göre düzenlenmesi gerekir. Dosyalama öncesi yapılacak sınıflandırma, belgenin hangi sisteme göre dosyalanacağına göre değişir. Örnek olarak, dosyalama sistemi konu adlarına göre alfabetik sistemse, dosyalanması gereken belgelerin önce konu adlarına göre sınıflandırılması, daha sonra alfabetik sıraya konulması gerekir.Kayıt Alma Çeşitleri Giden Belge Kayıt DefteriÇıkış sıra numarası: Giden belge defteri ya da fişi, 1 Ocak – 31 Aralık tarihleri arasını kapsar. 1 Ocak tarihinde “1” numaradan başlayarak 31 Aralık akşamına kadar sıra atlamadan devam eder. En son numaranın altından çizilerek o yıla ait kayıt işlemi kapatılır. Gönderildiği yer: Belgenin gönderildiği kişi ya da kuruluş adının belirtildiği sütundur.Tarih: Belgenin tarihinin yazıldığı bölümdür.Ek: Belgeyle birlikte gönderilen ve belgeyi tamamlayıcı nitelikteki belgelerin sayı olarak belirtildiği sütundur.Konusu: Belgenin içeriğinin kısaca belirtildiği sütundur.Dosya no: Gönderilen belgenin kopyasının saklanacağı dosya numarasını belirtir.Geliş sıra numarası: Gönderilen yazıya cevap bekleniyorsa gelen cevabın gelen belge defterinden aldığı geliş sıra numarası bu sütuna yazılır ve belge ile ilgili kayıt işlemi kapatılır.Açıklamalar: Gelen belge defteri ve giden belge defterinin ilişkilendirilmesi için gerekli görülen açıklamaların yazıldığı bölümdür.

GİDEN BELGE KAYIT DEFTERİÇıkışSıra No

GİDEN YAZILAR Konusu Açıklamalar

Gittiği Yer Tarihi Eki

1

Yenimahalleİlçe MilliEğitimMüdürlüğü

01.01.2009

1

Norm kadro fazlalığı listesi

Dosya No: 5Geliş no:…..

2

Ticaret veTurizmEğt.Gn. Md.

05.01.2009

1

Donanım İhtiyacı

Dosya No:.21Geliş No:…..

Dosya No:……Geliş No:……

Dosya No:……Geliş No:……

Dosya No:……Geliş No:……

Dosya No:……Geliş No:……

BilgisayarE-Posta (E-Mail) yoluyla giden belgeler kuruluşun elektronik posta adresine gönderilir. Gerekli görülürse çıktısı alınıp giden belge defterine kaydı yapılır.Ya da elektronik ortamda saklanır.Belge Çoğaltma AraçlarıFotokopi MakinesiProfesyonel, amatör ve ev-ofis tipi olmak üzere farklı özellikte fotokopi makinesi modelleri mevcuttur. Hatta piyasadaki çoğu markanın çok fonksiyonlu dijital (yazıcı-fotokopi) modelleri vardır. Siyah - beyaz çekim yapan fotokopi makinelerinin yanı sıra renkli fotokopi makineleri de piyasaya girmiştir. Günümüzde kaliteli, ekonomik, çok sayıda ve kısa zamanda kopya elde etmek amacıyla fotokopi makineleri iş hayatında büyük öneme sahiptir. Çeşitli tipleri olan bu makineler bir yazının kopyasının 1 – 2 saniyede çıkarılmasını sağlar. Kullanılmaları kolaydır.Doğrudan Ya Da Sıvı İle Çalışan Çoğaltma MakineleriÇoğunlukla alkol ile çalışan Ditto da denilen bu makinelerde bir mastırdan (üzeri yazılmış ya da çizilmiş altı karbonlu özel bir kâğıt) istenen renkte olmak üzere ve dakikada yaklaşık 150 kopya basabilir. Bir mastırdan 300 kopya elde edilir.Dolaylı Ya da Jelatin Çoğaltma MakinesiBu makinelerin doğrudan sıvı ile çalışan makinelerden farkı, çoğaltma işleminde jelatin kullanılmasıdır.Mültigraf Çoğaltma Makinesi300 den fazla kopya elde etmek için kullanılır. Çoğaltmalarda özel harfler, klişeler, lastik plaka ve matbaa mürekkebi kullanılır. Renkli baskı yapar, ancak her defada bir renk

basar. Bu tür baskıda yazıya imza eklemek olanağı da vardır. Saatte yaklaşık 9000 kopya basabilir.Ofset Çoğaltma MakineleriBirçok küçük boy ofset çoğaltma makineleri, büro işleri daha fazla olan ve özellikle yayın yapan kurumlarda kullanılmaktadır. Ofset makineleri renkli baskı da yapabilir.Adres Yazan Makineler (Adresograf)Sürekli olarak aynı adrese yazı gönderen kurumlar için bu makineler kullanılabilir. Gazetelerin abonelerinin adresleri, su – elektrik işletmelerinin her ay abonelerine gönderdikleri faturalardaki adresler bu makinelerle yazılmaktadır. İlgililerin adresleri madeni bir levha ya da özel bir stensil üzerine basılır ya da yazılır. Bu madeni levha ya da stensil makineden geçtikçe adresler gönderilecek dokümanlar üzerine basılmış olur.Dikte ve Ses Alma MakineleriModern yöntemlerle çalışan bürolarda dikte ve ses alma makineleri kullanılmaktadır. Bu makinelere yönetici ya da ilgili kişinin (toplantıda, araştırmada, çevirilerde vb.) konuşmaları kaydolunur. Sonra bir sekreter dikte makinesindeki sesleri, bu makineye bağlı bir kulaklıktan dinler, aynı zamanda bilgisayarda yazar. Özellikle yöneticiler emirlerini bu makinelere söyleyerek, sekreterlerine dikte ya da steno ile not ettirmek için harcayacakları zamanı kazanmış olurlar.Mikrofilm MakineleriBu makinelerin başlıcaları kurum ve devlet arşivlerinde ve kütüphanelerde, dokümanların mikrofilme, mikro karta ya da mikro fişe alınmasını sağlayan makineler ile mikrofilm çoğaltma ve okuma makineleridir.BilgisayarlarÇağımızın en yüksek kapasiteli elektronik makineleri olan bilgisayarların çok değişik modelleri vardır. Hemen her işte kullanılan bu güçlü makineler bürolarda da geniş yer almaktadır.Bankalar başta olmak üzere kamu kuruluşlarında ve özel kesimde kullanılan bilgisayarların fiyatları yüksek olmakla birlikte yaptıkları işin sürati, kalitesi ve güvenilirliğiyle maliyetlerini fazlasıyla karşılar. Bilgisayarlar, yazıcılar sayesinde bir yazının suretini çok kısa sürede ve istenilen sayıda çoğaltabilir.Zarflama ve PaketlemeBelgenin Katlanması ve Zarfa YerleştirilmesiBelgenin katlanmasındaki amaç mektubun kolay açılmasını ve buruşmasını önlemektir. Uzun zarfa konulacak mektup, aşağıdan yukarıya olmak üzere iki kez katlanır; başlıklı kısım geride kalır. Geride kalan başlıklı kısmın yarım santim kadar uzun olması, buradan tutulmasını kolaylaştırır.Dört köşe zarflarda kağıdın her iki katlanışında da arkada yarım santim kadar bir fazlalık bırakılır. Mektup pencereli zarfa da konulabilir. Pencereli zarfların üzerine adres yazmaya gerek yoktur. Yazıların yanlış zarfa konulması da önlenmiş olur. Bu tür zarfa konulacak kağıt, pilili olarak ve adres kısmı önde kalacak şekilde katlanır. Adres, zarfın şeffaf olan penceresinden okunur. Pencereli zarflara konulacak yazılarda adresin yazılacağı yer çizgi ya da noktalarla belirtilir, zarfa uyum sağlanır.EtiketlemeZarflar yatay ve dikey eksenlerinden 4 eşit parçaya bölünmüş gibi düşünülüp birinci bölümde başlık (gönderenin adresi ) yer alır. İkinci bölüm posta pulu veya damga alanıdır. Üçüncü bölüm postalama şeklinin belirtildiği alandır. Dördüncü bölüm alıcının adresinin yazıldığı alandır.

Gönderenin adresi: Kurumlar genellikle zarflarına başlık (antet) bastırırlar. Zarf başlıkları, zarfın sol üst köşesinde veya üst ortada bulunur. Başlık yoksa gönderenin adresi, zarfın üst kenarından iki satır aşağıya zarfın sol kenarından beş vuruş (1 cm) içeriden yazılır.Alıcının adresi: Yatay ve dikey eksenlerin kesiştiği noktadan veya bunun 1 cm dışından başlayarak yazılır. Zarflar bir satır aralığında yazılır. Gönderilen ili yazmadan önce iki satır aralık verilir. İl adı büyük harflerle yazılır. İl adından önce ilçe veya semt adı yazılacaksa araya virgül konulur. Alıcının adresi bilgisayarlarla etiketlere göre hazırlanarak etiketlere çıktı alınıp zarfın üzerine etiket yapıştırılabilir. Etiket yazarken alıcının adresindeki yazım kuralları değişmemektedir.Postalama şekli: Postalama şekli belirtilecekse adresten sonra en az iki satır, en çok dört satır boşluk bırakılarak sol kenardan 1 cm içeriden büyük harflerle ve her harf arasında bir boşluk verilerek yazılır ve altı çizilir. Bu kısım için istenirse postalama şeklini gösteren etiket, ilgili yere yapıştırılabilir.Posta pulu yeri: Pul zarfın sağ üst köşesine yapıştırılır. Günümüzde pul yerine geçen ücret ödeme makinesiyle basılan damga daha çok kullanılmakta ve aynı yere basılmaktadır.

Pencereli Zarf ÜstüMEB

TİCARET VE TURİZM EĞİTİMİGENEL MÜDÜRLÜĞÜ

Posta pulu

SAYINTAMER MERALBATIKENT ŞEVKET EVLİYAGİL TİCARET MESLEK LİSESİ06570 BATIKENT/ANKARA

Uzun Zarf Üstü

NİĞDE ÖMER HALİSDEMİR ÜNİVERSETİSİ REKTÖRLÜĞÜ

Posta pulu

SAYIN

TAMER MERALBATIKENT ŞEVKET EVLİYAGİL TİCARET MESLEK LİSESİ06570 BATIKENT/ANKARA

Dört Köşe Zarf ÜstüAytekin KayaAtatürk Bulvarı 18/5Kızılay / Ankara

Posta pulu

TAAHHÜTLÜ

Sayın İbrahim SulukiKartal HoldingPersonel MüdürüKumrular Sok. No:32Kızılay / ANKARA

Gönderme YöntemleriNormal (Adi) GöndermeMektup pulu yapıştırıldıktan ya da posta ücret makinesiyle damgalandıktan sonra postaneye verilir. Normal göndermede mektupların içine kağıt para veya değerli kağıtlar konulmaz. Normal mektuplar kaybolduğunda PTT sorumlu değildir.Taahhütlü GöndermeTaahhütlü göndermede mektup postane kayıtlarına girer, postane mektubu teslim aldığına dair bir posta alıntısı (makbuz) verir. Mektup gönderildiği adrese ulaşmamışsa makbuzla takip edilir. Taahhütlü mektup kaybolduğunda PTT, en çok gönderme ücretinin 50 katı tutarında tazminat öder.İadeli Taahhütlü Göndermeİadeli taahhütlü gönderme de mektup postane kayıtlarına girer. Zarfın üzerine “Alma haberi” doldurularak iliştirilir. Mektubun postaneye teslim edildiğine dair makbuz alınır. Alma haberi alıcıya imzalatılarak mektup teslim edilir. Alma haberi gönderene iade edilir. Bu durumda gönderen, mektubun alıcıya ulaştığından emin olur ve gerektiğinde alma haberini saklar.Özel Ulak (Ekspres) GöndermeÖzel ulak gönderme, iadeli taahhütlü gönderme şekline benzese de farklı olarak mektup varış yerine ulaştığında normal dağıtım zamanı beklenmeden ayrı bir dağıtıcı ile en kısa sürede adresine teslim edilir. Özel ulak gönderme ücreti, iadeli taahhütlüye göre daha fazladır. Postrestant GöndermeTam adresi belli olmayan alıcılar için kullanılır. Bu gönderme şeklinde alıcının, durumu önceden bilmesi gerekir. Bu şekilde gönderilen mektuplar, alıcılarınca adres olarak gönderilen PTT ‘den alınır. Postrestant gönderme şekli yalnız mektuplarda değil telgraf, koli ve havale gönderilmesinde de kullanılır.

Acele Posta Servisi (APS) ile GöndermeAcele posta servisi, acele gönderilmesi gereken mektup ve küçük paketler 24 saat içinde APS ile adreslere ulaştırılabilir. APS ile gönderme, yurt içinde uçak ve doğrudan posta bağlantısı bulunan yerlere 24 saat içinde, diğer yerlere 2-3 gün içinde teslim edilir.Basılı Kağıtları GöndermeKapalı zarf içerisinde gönderilmesine gerek görülmeyen her türlü basılı kağıdın gönderilme şeklidir. Basılı kağıtları gönderme ücreti daha azdır, ancak gönderilenin “matbu” olduğu üzerine yazılmalıdır.Değer Konulmuş Mektupları GöndermeÇek, poliçe, hisse senedi, tahvil gibi paraya çevrilebilen kıymetler gönderilecekse bu yöntemle gönderilir. Değer konulmuş evrak, posta servisleri arasında kayıtlı olarak alınıp verildiğinden, kaybolma olasılığı zayıftır. Posta işletmesi bu mektupların kaybolması, çalınması veya zarar görmesi halinde, konulmuş değeri geçmemek üzere, zarar derecesinde tazminat öder.Dosya nedir?Bürolarda belge niteliğinde olan her şey, kullanıldıktan sonra ya atılır, ya da daha sonra başvurmak amacıyla dosyalanır. Yazılı kağıtların konusuna göre ayırma, birleştirme, taşıma ve saklanmasına yarayan karton ya da naylon kap, ya da kapaklara dosya denir.

Resim 1.1: Dosya

Dosyalama Nedir?Her işletmenin işlerini yürütürken bir takım evraka ihtiyacı olur. Bunlar bir atkım emirlerin yazılması, incelemelerin yapılması, raporların düzenlenmesi, kararların alınması vs. şeklindedir. Bütün bu işlemler belgelenip takip edilmelidir.Dosyalama, bilgilerin kayıtlı tutulmasının zorunlu bir sonucudur. Kaydedilmiş bilgiler, ihtiyaç duyulduğunda kullanılmak üzere dosyalanırlar. Bilgilerin saklanmasının esas nedeni de budur.

Resim 1.2: DosyalamaDosyalamanın AmacıBürolarda dosyalama faaliyetleri evrak işlerinin daha düzenli, pratik ve kolay hale getirilmesini sağlamak amacıyla yapılır. Etkin bir dosyalama aynı zamanda evrakın bozulmasını önler ve korunmasını sağlar.

Dosyalamanın amacı; evrak ve belgeleri arandıkları zaman kolaylıkla bulunmalarını sağlayacak şekilde ve belirli bir sisteme göre korunmasıdır.Dosyalamanın Önemi

Resim 1.3: ArşivDosyalama, örgütsel verimlilik ve etkinliğe büyük katkı sağlar. İstenen yazılara, istendiği anda ulaşmak, iyi bir dosyalama sayesinde mümkün olabilir. Belgelere istenildiği zaman kolaylıkla ulaşılmasının, zaman yönetimi açısından büyük bir önemi vardır. Dosyalar kurumların hafızalarıdır.Dosyalama Sisteminin Özellikleriİyi bir dosyalama sisteminin sahip olması gereken özellikler şunlardır :Basitlik : Dosyalama sistemi, herkes tarafından kolaylıkla anlaşılır ve kullanılabilir olmalıdır.Ussallık (Akla Uygunluk) : Dosyalama sistemi akla uygun bir düzen içerisinde olmalıdır. Sistem kolayca kavranabilmeli, başlıklar anlaşılır ve eksiksiz olmalıdır.Tutarlılık : Dosyalama sisteminde ana gruplar ve alt gruplar birbiriyle tutarlı olmalıdır. Her bir grubun sınırları iyi belirlenmeli, hangi bilginin nereye konulacağı kolaylıkla tespit edilmelidir.Kullanışlılık: Bir büro için en uygun dosyalama sistemi, büronun ihtiyacını en uygun şekilde karşılayan sistemdir. Örneğin muhasebe bürosu için hazırlanmış bir dosyalama sistemi banka şubeleri için kullanışlı olmaz.Transfer Kolaylığı : Bir dosyayı inceleyen kişi bu dosyayı bir başkasına veya arşive devredebilir. Dosyalama sistemi bilgilerin veya dosyaların kolaylıkla dolaşmasına ve izlenmesine imkan vermelidir.Ekonomiklik : Dosyalama sistemi en az emek, en az maliyet, en az yer (alan, hacim) gerektirmelidir. Dosyalamada, sisteme en uygun olan malzeme kullanılmalıdır.

Resim 1.4: Ekonomik ve kullanışlı bir büro örneği

DOSYALAMA SİSTEMLERİDosyalama sisteminde amaç; birbiriyle ilgili belgelerin bir arada bulunmasını, aranan belge ve dosyanın en süratli biçimde bulunup isteyene sunulmasını sağlayacak bir düzen kurmak olmalıdır. Ayrıca dosyalama sistemi kurulurken getirilecek sistemin, dosyaların arşive geçici transferi için de esas ve kolaylık sağlayıcı türde bir düzenlemeye sahip olması önemle göz önünde tutulmalıdır.Yazışma dosyaları değişik sistemlerde dosyalanabilir. Bunların en çok uygulananları aşağıda açıklanmıştır.Alfabetik Dosyalama SistemiAlfabetik dosyalama sistemi, dosya isimlerinin esas alınarak dosyaların alfabedeki harf sırasına göre sıralanmasıdır. Alfabetik dosyalama sisteminde, kişilerin isimleri yerine (telefon rehberinde olduğu gibi) soyadlarının esas alınması uygun olur. Aynı soyadı taşıyan kişiler fazla ise dosyalamada iki harf birlikte kullanılır. Bu durumda sesli harflerden sonra sessiz ve sessiz harflerden sonra da sesli harfler yer alır.Örneğin A ve B harfleri için :A için : AB – AC – AD – AF – AG ................. AZB için : BA – BE – BI – Bİ – BO – BÖ – BU – BÜ gibiÇok fazla dosya kullanan bir kuruluşta gerekli görülürse, yukarıda belirtilen esasa göre üçüncü bir harf daha eklenir. Örneğin, AB ve BA için :AB için : ABA – ABE – ABI – ABİ – ABO – ABÖ – ABU – ABÜBA için : BAB – BAC – BAD – BAF – BAG ..........................BAZPersonelin özlük dosyaları, öğrenci dosyaları ve müşteri dosyaları ile bir şirket ya da kamu kurumunun iş yaptığı kurum dosyalarının (emniyet örgütünde dernek dosyaları vb.) alfabetik sistem ile dosyalanması uygundur. Böylece dosya yönetiminde büyük kolaylık sağlanmış olur.Alfabetik dosyalama sisteminde dosyaların dolaplara ya da rafların gözlerine nasıl dizilecekleri ÖRNEK – 1 de gösterilmektedir.

Örnek – 1 Dolap Ve Raf Gözlerinde Alfabetik Esasa Göre DosyalamaA B C D E ………. ZAB BA CA DA EB ………. ZAAC BE CE DE EC ………. ZEAD BI CI DI ED ………. ZIAF Bİ Cİ Dİ EF ………. Zİ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….

Bu arada hanımların soyadlarının evlenme nedeniyle ve bazen erkeklerin ad ve soyadlarının mahkeme kararıyla değişir. Bu durumda:

a. Dosya yerinden çıkarılır. Üzerine yeni soyadı yazılıp uygun göze geçirilir.b. Dosyanın alındığı eski yerine bir kart konur. Bu karta dosyanın eski adı ile yeni adı birlikte yer alır.c. Buna dosya (kişi) adının değişme nedeni de eklenir.d. Dosyanın geçirildiği yeni göz ya da raf adı ve tarih yazılır.Örneğin :LÜTFİYE AYDIN(Sicil No: 2185412)Evlenme NedeniyleLÜTFİYE ALEÇAKIRDosyası (AL) gözüne geçirilmiştir.22.11.1980Alfabetik dosyalama sistemi :a. Basittir.b. Güvenilirlikle çalışabilir.c. Az hata yapılır.Sakıncalarına gelince, bu sistemin uygulanabilmesi bir ön koşula bağlıdır. Bu ön koşul, dosyanın kişi ya da kurum adlarıyla ilgili olmasıdır.Kronolojik Dosyalama SistemiBu sistemde dosyaların tarihleri esas alınır. Kuruluşun dosyalarının tarihlerinin ne kadar geriye doğru gittiğine bakılır. Buna göre dosyalar varsa yüzyıllara, yıllara, aylara ve gerekli ise günlere ayrılan dolaplara ya da raflara yerleştirilir. (ÖRNEK – 2 , 3)Örnek – 2

Yüzyıllara Göre Yapılan Dosyalama1900-1910 1911-1920 1921-1930 …………….. 1991-19991900 1911 1921 …………….. 19911901 1912 1922 …………….. 19921902 1913 1923 …………….. 19931903 1914 1924 …………….. 19941904 1915 1925 …………….. 1995…………….. …………….. …………….. …………….. ……………..1909 1919 1929 …………….. 1999

Kurumlar için gerekli ve yararlı ise aylar da günlere ait gözlere ayrılmalıdır. Banka ve işletmelerde bono ve çeklerin belli günlerde ödenmesi ya da tahsili, askerlik şubelerinde yoklama, çağrı, sevk yapılma zorunluluğu; polis ve jandarma karakollarında, ihzar müzekkerelerinin ait olduğu günlerde yerine getirilmesi gereği gibi durumlar belgenin gün esasına göre dosyalamayı gerektirebilir. Bu sistem güvenilir ve basit bir sistemdir; ancak dosyaların tarihlerle ilgili olması ön koşuldur.Örnek – 3Yıl Ve Aylara Göre Yapılan Dosyalama

1990 1991 1992 1993 ………….. 1999OCAK ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. …………..ŞUBAT ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. …………..MART ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. …………..NİSAN ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. …………..

………….. ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. …………..ARALIK ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. …………..

Bölgesel Dosyalama SistemiBu sistemde kurum çalışma ve ilgi alanına giren coğrafi bölgeler esas tutulur. Kurumun dosyaları kıtalarla, ülkelerle, illerle, ilçelerle, köy ve /veya mahallelerle ilgili olabilir. Bu durumda dolap ya da raflar kıta, ülke, il, ilçe, köy, mahalle esasına göre bölümlenir. Bazı kuruluşların işleri kıtalarla, dış ülkelerle, ilçe, köy ve mahallelerle ilgili olmayabilir. Bu durumda bölgesel bölünme ya da illere göre bölünme yeterli olur. Bu tasnif sisteminde de coğrafi bölgeler alfabetik olarak sıralanır. Aşağıdaki örneklerde sözü edilen tasnif sistemi şematik olarak gösterilmiştir. (Örnek – 4,5)Örnek – 4

Bölgesel Esasa Göre Yapılacak Dosya Tasnifi

ÜLKELER

Avrupa Asya Afrika Amerika AvustralyaAlmanya ……………. ……………. ……………. …………….Belçika ……………. ……………. ……………. …………….Danimarka ……………. ……………. ……………. …………….Hollanda ……………. ……………. ……………. …………….İtalya ……………. ……………. ……………. …………….……………. ……………. ……………. ……………. …………….Yunanistan ……………. ……………. ……………. …………….

* Ülkeler alt alta alfabetik olarak sıralanır.Yalnız Türkiye ile ilgili dosyası bulunan bir kurum dosyalarını aşağıda gösterildiği gibi dosyalayabilir.Örnek – 5İl Ve İlçelere Göre Dosyalama

Adana Adıyaman Afyon Ağrı Amasya Ankara …………

İLÇELER

Bahçe ………… ………… ………… ………… Altındağ …………Ceyhan ………… ………… ………… ………… Ayaş …………Feke ………… ………… ………… ………… Bala …………Kadirli ………… ………… ………… ………… Beypazarı …………Karaisalı ………… ………… ………… ………… Çamlıder

e…………

Karataş ………… ………… ………… ………… Çankaya …………Kozan ………… ………… ………… ………… Çubuk …………………… ………… ………… ………… ………… ………… …………

* İl ve ilçeler alfabetik olarak sıralanır.Nüfus müdürlüğü, askerlik şubeleri, belediyeler, tapu sicil muhafızlığı, polis ve jandarma örgütleri, imar müdürlüğü, su, elektrik, havagazı büroları, seçim kurulları gibi bazı daireler yukarıda belirlenen dosyalama sistemlerinin bölünmesini mahalle ve köylere kadar indirme gereği duyabilirler. Coğrafi dosyalama sistemi de kolay işleyen, sade bir dosyalama sistemidir. Ancak öncelikler gibi dosya ve yazışma konularının coğrafi bölgelerle ilgili olması zorunludur.Numaralı Dosyalama SistemiRakam esasına dayanan numaralı dosyalama sistemi, seri ve desimal olmak üzere iki ayrı sistem halinde uygulanır.

Serial DosyalamaBu sistem dosyaların 1’den başlayarak ihtiyaç duyulan numaraya kadar numaralanması ve tasnifin de rakam sırasına göre yapılmasıdır. Bu sisteme göre yapılan bir dosyalama aşağıdaki gibi olabilir. (Örnek – 6 )Örnek – 6

Serial Dosyalama1-99 100-199 200-299 ……………. 900-9991-9 100-109 200-209 ……………. 900-909

10-19 110-119 210-219 ……………. 910-91920-29 120-129 220-229 ……………. 920-929

……………. ……………. ……………. ……………. …………….

90-99 190-199 290-299 ……………. 990-999

Bu tasnif sistemi basit, kolay kullanılabilir bir sistemdir. Ancak bu sistemin uygulanabilmesi için dosyaların rakam ile ilgili olması zorunluluğu açıktır. Çoğunlukla personel dosyaları için (sicil numaraları esasına göre) bu tasnif sistemi uygulanabilirDesimal DosyalamaDesimal dosyalama sistemi, bir kurumda görülen hizmetlerin onlu gruplara ayrılması ile oluşur. Onlu gruplar, alt onlu gruplara ayrılır. Ancak her yeni alt bölünmede yeni bir rakam eklenmesi zorunludur. Sıfır rakamı daima genel konulara ayrılır. Desimal dosyalama sistemini bir örnekle açıklayalım:Bir kurumdaki Temel Hizmetleri aşağıdakiler olarak varsayalım.

Numara Konular(00-09) GENEL KONULAR(10-19) PERSONEL İŞLERİ(20-29) PLAN - PROJE İŞLERİ(30-39) İNŞAAT İŞLERİ(40-49) HUKUK İŞLERİ(50-59) TEFTİŞ (DENETLEME) HİZMETLERİ(60-69) SİPARİŞ VE SATIŞ İŞLERİ(70-79) MUHASEBE İŞLERİ(80-89) REKLAM VE HALKLA İLİŞKİLER(90-99) MEKANİZASYON VE OTOMASYON1 numaralı personel işlerini alt bölümlere (yatay olarak) ayırmak ve numaralamak gerektiğinde yapılacak işlem şudur.Personel Personelle ilgili genel yazılar Personel ihtiyacının saptanması İşe alma işlemleri İntibaklar Atama işleri Nakiller İzin işleri Sosyal haklar Ücretlerle ilgili işlemler

Emeklilik16 Numaralı İzin İşlerini Kendi İçinde Ayrıntılara Ayırarak Sürdürebiliriz.16 İzin işleri160 İzin işleri hakkında genel yazışma161 Yöneticilerin izin işleri162 Mühendislerin izin işleri163 Teknisyenlerin izin işleri164 Memurların izin işleri165 İşçilerin izin işleri............................................................................162 Mühendislerin izin işleri1620 Genel1621 Mühendislerin yıllık izinleri1622 Mühendislerin mazeret izinleri1623 Mühendislerin hastalık izinleri1624 Mühendislerin yurt dışı izinleriYukarıda olduğu gibi bölümlerin daima 10 dikey kademeye ayrılması gerekmez. Gerekli olduğu oranda ayrıntıya gidilebilir. İstenir ve yarar görülürse bir rakam eklenerek daha alt bölümlere gidilebilir. Bu durumda rakamlar 5,6,7 ve daha fazla haneli olacaktır.Desimal dosyalama sistemi düzenli bir sistem ise de, bölünmelerin sürekli olarak onlu yapılma zorunluluğu sisteme yapay bir nitelik verir. Bu sistem sınırlı bir kalıptır. Ayrıca her alt bölünmede bir rakam ekleme zorunluluğu sistemi karmaşık bir duruma getirmektedir. Bu sistemde dikey bölünme onlu olarak sınırlıdır. Yatay bölünme ise sınırsızdır. Desimal dosyalama sistemi uygulandığı belgeye numara olarak bölünmelerle oluşan rakamlar (yukarıda örneğe göre mühendislerin hastalık izinlerine 1623 rakamı)verilecektir. Alt bölünmeler ve buna bağlı rakamlar çoğalabilir. 16231, 16232 vb. Bu durumda da sistemin kullanılması çok güçleşir. Yanlış numara verilerek, yanlış dosyaya giren bir yazıyı bulmak çok sıkıntı verebilir. Her alt bölünmede 0 (sıfır) –GENEL- bulunmasının da çeşitli sakıncaları ileri sürülebilir. Örgüt ufak ve yazışma konuları oldukça sınırlı (dokuz konudan az) olur ve üç rakamı geçmeyecek biçimde onlu gruplara bölünebilirse Desimal sistemin kolay ve uygulanabileceği ileri sürülebilir. Bu sistemde dosyalar Numaralı sistemde olduğu gibi ana konuların ve alt grupların numaraları esas alınarak dosyalanır. Desimal sistemde bir konuya verilen numara (örneğin 1621 mühendislerin yıllık izin işleri) örgütün merkez ve taşra birimlerinin tümünde aynen kullanılır. Başka bir deyişle mühendislerin yıllık izinleri ile ilgili bir yazı örgütün herhangi biriminde yazılırsa yazılsın, bu yazıya 1621 numara verilir. (ÖRNEK – 7)Örnek – 7Desimal Sisteme Göre DosyalamaGENEL PERSONEL PLAN –PROJE İNŞAAT ……….. ………..(0) (1) (2) (3) ……….. (9)00 10 20 30 ……….. 9001 11 21 31 ……….. 9103 12 22 32 ……….. 92……….. ……….. ……….. ……….. ……….. ………..09 19 29 39 ……….. 99

Konu Esasına Göre Dosyalama SistemiBu dosyalama sistemi desimal sisteme benzer, ancak gerek ana konular, gerek alt konular onlu sınırlamaya bağlı değildir. Sistem gereksinmeye göre dikey ve yatay olarak bölünmeye açıktır. Ancak yatay bölünme daima üç kademelidir. Ayrıca bir genel (sıfır) bölümü yoktur. Konu esasına göre dosyalama sistemine “Tek Konu – Tek Dosya Dosyalama Sistemi” de denmektedir. Zira bu dosyalama sisteminde her dosya bir konuyu kapsar, başka bir deyişle bir dosyaya yalnız bir konu ile ilgili belge konur.Bu dosyalama sisteminde konular üçlü bir bölünmeye tabi tutulur. Bunlar: Ana (Esas) konular Alt konular Tek konular’ dır.Ana konular, konunun ilk ya da ilk iki harfi ile, Alt ve Tek Konular rakamlarla gösterilir. Bu açıklamalara göre desimal sistem için verilen örnek bu sistem için uygulanırsa şöyle olur.İşareti Ana (Esas) KonuPL Plan – Proje işleriP Personel işleriİ İnşaat işleriH Hukuk işleriT Teftiş (Denetleme) işleriM Muhasebe işleriR Reklam ve halkla ilişkilerMK Mekanizasyon ve OtomasyonBu sistemde yeni ana konular çıktıkça alta eklenir, dikey sınırlama yoktur. Örneğin, zamanla kira işleriyle ilgili belgeler çıkarsa (K) KİRA İŞLERİ, ulaştırma işleriyle ilgili belge ya da belgeler çıkarsa ULAŞTIRMA (U) şeklinde alt sıraya eklenir.Şimdi sistemin ayrıntılarını açıklayalım. Yine örnek olarak PERSONEL İŞLERİ (P) alınırsa ortaya şu tablo çıkar:P PERSONELP1 Personel ihtiyacının saptanmasıP2 İşe almaP3 İntibaklarP4 Atama işleriP5 NakillerP6 İzin işleriP7 Sosyal haklarP8 ÜcretlerP9 EmeklilikP10 ................P11 ................Şimdi izin işlerini (P – 6) Tek konu olarak alt bölümleri ayırmak gerekir. Örneğin:P-6-1 Yöneticilerin izin işleriP-6-2 Mühendislerin izin işleriP-6-3 Teknisyenlerin izin işleriP-6-4 Memurların izin işleriP-6-5 İşçilerin izin işleri......... ..............................

......... ..............................Bu tasnif sisteminde memurlarla ilgili izin işlerine ait yazışmalar P-6-4 dosyasında toplanır. Buna karşılık bu dosyaya (P-6-4) memurlar dışındaki personelin izin işlerine ilişkin hiçbir yazı girmez. Dosya dolarsa P-6-4/2, P-6-4/3 biçiminde ikinci ve üçüncü dosyalar açılabilir.Bu sistemde belgeye de dosyanın numarası verilir. Görüldüğü gibi bu sistemde dikey bir sınırlama olmadığı, buna karşılık yatay gruplamanın üç kademeyi geçmediği, bu nedenle de genişlemeye müsait bulunduğu için sistemin geniş bir uygulama alanı olduğu görülür.Karma Dosyalama SistemiBir kuruluş için çoğunlukla bir tek dosyalama sistemi yeterli olmayabilir. Uygulamada kolaylık sağlamak amacıyla iki ya da üç dosyalama sisteminin birlikte kullanılması yararlı ve hatta zorunlu görülebilir. Örneğin; bir örgütte dosyalama için kronolojik sistem esas alınır ve dosyalar tarihsel dilimler içerisinde alfabetik ya da bölgesel esasa göre sıralanabilir. Diğer bir uygulama olarak da şöyle bir düzen düşünülebilir. Esas dosyalama modeli Bölgesel Sistemdir. Bunun alt dosyalama bölümü Kronolojik Sistem, bunun da kendi içinde alt tasnif düzeni Numaralı Dosyalama Sistemi olabilir.Sanal Dosyalama SistemiBilgisayarlar, tüm diğer büro işlerinde olduğu gibi, dosyalama işlerinde de köklü değişmelere yol açıyor. Bugün çağdaş ofislerde dosyaların yerini, bilgisayar ekranları alıyor. Buna rağmen bilgisayar ortamında saklanması mümkün olmayan bir çok belgenin dosyalarda saklanmasına devam ediliyor.Sanal dosyalama sistemi konusunda çeşitli programlar geliştirilmiştir. Bilgisayarlar, burada vazgeçilmez araçtır. Kişisel doküman yönetimi, bilgisayarlı dosyalama sistemi konusunda Nashuatec Paper Master program paketi, kağıtsız bir çalışma ortamında olanak sağlıyor. Bugün kullanılan bir çok yazılım türü, bilgisayar içinde sınırsız sayıda dolap, çekmece ve klasör yaratabilme olanağı sunmaktadır. Eskiden kağıt olarak saklanan tüm dokümanlar, bilgisayar ortamında basit ve kolay bir şekilde dosyalanabilmektedir.Dosyalama Sistemi Seçim İlkeleriDosyalama sistemini belirlemede, aşağıdaki ilkelerin kullanılması, en uygun sistemin seçimini sağlar: Organizasyonda görülen işlerin özelliği, Dosyalanacak belgenin türü, Örgütün yapısı ve büyüklüğü, Dosyalanacak belgenin miktarı, Sistemin ekonomikliği, Sanal veya geleneksel sistemlerden hangisinin kullanıldığı.Dosyalama sisteminde dikkat edilmesi gereken husus, seçilen dosyalama sisteminde, standartlaşmaya gitmektir. Belirlenen standartlarda; yapılan işin çeşidi, sistemin zamandan ve maliyetten tasarruf sağlama konusundaki katkısı gibi faktörler dikkate alınır. Dosyalarda saklanacak belgenin türü de, dosyalama sisteminin seçiminde dikkate alınması gereken bir ilkedir.Kuruluş Tanım Ve TürleriÖrgütlerde dosyalama sistemi seçimi yapılırken öncelikle dosyalama sistemleri üzerinde araştırma yapılır. Örgüt, farklı konularda faaliyette bulunabilir. Her farklı faaliyet için farklı bir dosyalama sistemi geliştirilir. Yapılan araştırmada, seçilecek dosyalama sisteminin, örgütün faaliyet alanına en uygun sistem olmasına dikkat edilir.

Dosyalama sistemlerinden hangisinin kullanılacağına örgütte yürütülen işlemlere göre karar verilir. Öncelikle, iyi işleyen bir dosyalama sisteminde, dosyalanacak belgelerin veya yazıların neler olduğunun tespiti gerekir. En iyi dosyalama sistemi, iş yerine en uygun olan değil, işlerin en kolay görülmesini sağlayan sistemdir.Bir dosyalama sistemi, aranan bilgilere en kısa zamanda ulaşmayı sağlıyorsa; kullanışlılık, transfer kolaylığı, esneklik, ekonomiklik, kolay erişilebilirlik, basitlik gibi özelliklere sahip ise örgüt için en faydalı sistemdirÖrgüt YapısıBir örgütün sağlıklı işleyebilmesi için onun, tüm unsurlarının bir arada standartlara uygun biçimde sağlanması gerekir. Belge, dosya ve arşiv hizmetlerinin sağlıklı işleyebilmesi için belge ve dosya hizmetlerinin kısaca belge yönetiminin bu amaca uygun olarak örgütlenmesi gerekir.

SIRTLIK VE AYIRAÇ ÇEŞİTLERİDosyalama AraçlarıDosyalama sisteminin kurulmasında, dosyalama araçlarının tanınması, özelliklerinin bilinmesi ve sisteme en uygun araçların seçilmesi gerekir. Dosyalama araçları, sistemin işleyişini kolaylaştırır. Dosyalamada, geleneksel ve sanal dosyalama araçları kullanılır. Otomasyona dayalı sanal örgütlerde kullanılan dosyalama araçları, bilgisayarlar, yazılım ve donanım araçlarıdır.DosyaDosya, mektupların, raporların ve benzer yazıların konulduğu ikiye katlanmış karton ya da plastikten yapılmış dosyalama araçlarıdır. Düz dosya, dosya gömleği olarak da bilinir. Dosyanın adı, numarası, kodu gibi bilgiler, ön kapağa ve arka kapağa takılan kavalyelere yazılır. Telli dosya, belgenin delgi makinesiyle delinerek tele takıldığı dosyadır. Belge telli dosya da takılı iken incelenebilir. Yarım kapaklı telli dosyanın sırt kısmanda, dosyayı mekanizmalı klasöre takmak üzere iki delik bulunur. Dosyanın içine konulan belge ile ilgili bilgiler, üst kapağın ön yüzüne veya arka kapağa takılan kavalyeye yazılır. Belgelerin dosyalarda daha iyi korunması isteniyorsa bu durumda evraklar plastik dosya gömlekleri içine konulduktan sonra telli dosyalara veya klasörlere konur. Yarım ve tam kapaklı dosyaların yanında dosyalamada, askılı dosyalar da kullanılır. Askılı dosyalar taşınabilir, masa üstü kullanıma uygun sökülüp takılamayan ve sökülüp takılabilen dosya havuzları içinde saklanır.KlasörKlasör, dosyaların konulmasına yarayan kalın kartondan, mukavvadan veya benzeri dayanıklı malzemeden yapılmış dosyalama aracıdır. İçine dosya konulacak büyüklüktedir. Belge, önce dosyaya, sonra da klasöre konulduğu gibi, doğrudan klasöre de konulabilir. Bu durumda dosya gömleklerinin kullanılması, belgelerin daha iyi korunmasını sağlar. Klasörlerin, mekanizmalı, bağlı, kutu klasör gibi çeşitleri vardır. Mekanizmalı klasör, içinde delgi makinesiyle delinmiş belgenin veya yarım kapaklı telli dosyanın konulması için mekanizması olan klasör türüdür. Bağlı klasör, üst ve alt kapağının üç tarafından kapakları bağlamaya yarayan bağları bulunan klasördür. Bağlar, dosya ve belgenin düşmesini önler. Kutu klasörler veya arşiv kutuları, üst kısmı açık, diğer kısımları kapalı olan, kutu biçiminde klasörlerdir. Arşiv kutuları üst kısmından açılır ve kapak özel bir çıtçıt ile tutturulur.

Dosya DolaplarıDosyalar, dosyalama sistemi olarak dolaplara yerleştirilir ve saklanır. Dolaplar, çekmeceli veya raflı olurlar. Kullanış amacına göre değişik ölçülerde olanları vardır. Mektuplar, haritalar, projeler, filmler, bantlar için kullanılan dolaplar birbirinden farklıdır. Raylar üzerinde yürüyen büyük ve modern dosya dolapları, çalışma yerinden en üst seviyede yararlanma imkanı sağlar.Rehberler ve Kavalyeler (Ayıraçlar)Rehber, dosyalama sisteminde, ana ve alt grupların, kendi aralarındaki kısımlarını ayırmak amacıyla kullanılan kartlardır. Rehberler yardımıyla belge kolaylıkla yerine konur, arandığında çabuk bulunur. Rehberler, karton, mukavva, plastik levha gibi sert ve dayanıklı malzemeden yapılır. Ana ve alt gruplar için farklı malzeme ve renkte rehber kullanılması, işleri kolaylaştırır. Dosyaların konulacağı raf veya özelliğine göre rehberlerin bir kenarına, kavalye konur. Kavalye, bir çeşit rehber etiketidir. Kavalyeye, dosyalama sisteminin gerektirdiği harf, sayı, tarih gibi bilgiler yazılır ve ilk bakışta hemen göze çarpacak şekilde yerleştirilir. Kavalye, karton, plastik veya metalden yapılır. Bazı dosyalar kendisinden kavalyelidir, bazılarına sonradan takılır.BilgisayarlarYazılım paketleri içinde oluşturulan dosya dolaplarını sınırsız sayıda raf ve klasör içerecek şekilde tasarlamak ve tüm önemli dokümanları kolaylıkla yerleştirmek mümkün olabilmektedir. Programa istendiği zaman, yeni dolaplar, raflar ve klasörler de eklenebilir. Arandığında bulunmasında zorluklarla karşılaşılan belgelere bilgisayarın bir tuşuna basmakla ulaşmak mümkündür.Dosyalama SüreciDosyalama süreci, belgelerin dosyalanabilir olduğunun, kontrol edilmesiyle başlar ve işlemden kaldırılmasına kadar geçen süredeki her tür aşamayı içerir. Hangi dosyalama sisteminin kullanılacağına karar verildikten sonra, dosyalama sürecinin en ince ayrıntısına kadar tasarlanması, sistemin etkinliğini artırır. Dosyalama sürecinin aşamaları; fihrist (index) hazırlanması, dosya açılması, kodlanması, etiketlenmesi, dosyanın ödünç verilmesi, dosyanın izlenmesi, dosyanın kontrol edilmesi, saklanması, dosyanın arşivlenmesi ve dosyanın imha edilmesi aşamalarından oluşur.Bir evrak, örgütte gerekli işlemleri gördükten sonra, son aşama belgenin bozulmayacak biçimde korunmasını sağlamaktır. Bunun için yapılacak iş, belgenin belli bir sistem içinde dosyalanması ve raflara kaldırılmasıdır. Bir belge; işlemi yapıldıktan sonra, işlemi tamamlayan kişi tarafından, üzerine “dosyasına” veya “dosyalanabilir” notu düşülerek, sekretere veya ilgili şahsa gönderilir. Böyle bir notun olmaması durumunda, belge yapılacak işlemler için ilgilisine gönderilmelidir.Fihrist HazırlamaÖzellikle numaraya göre dosyalama sistemi ve karma dosyalama sisteminin kullanılabilmesi için gerekli olan fihrist, belgelerin hangi dosyaya konacağını gösteren yardımcı bir araçtır. Fihrist bir kitabın en başında yer alan “içindekiler” sayfası olarak nitelendirilebilir. Çok fazla dosya ve belge yığılmalarında aranılan belgenin tek tek bütün belgeleri kontrol ederek bulunması çok zor ve zaman alıcıdır. Ama fihrist kullanılarak aranılan konu veya numarası bulunur ve kısa zamanda istenilen belgeye ulaşılabilir.Dosya AçılmasıDosya; mektupların, raporların ve benzer yazılı belgelerin konulduğu kartondan veya plastikten yapılmış bir dosyalama aracıdır. Bir dosya dolmadan yerine yenisi açılmaz.

Bunun nedeni ise dosya sayısının artmasını önlemek ve mümkün olduğu kadar ilgili belgeleri bir arada tutmaktır.

Resim 1.7. DosyalarDosyanın KodlanmasıKontrol edilen evrakın hangi dosyaya konulacağı belirlenir. Belirleme sonucunda ortaya çıkan isim veya numaraya “Kod” bu işleme de “Kodlama” denir. Kod, yazının üzerine diğerleriyle karışmasını önlemek ve dikkat çekmesi için yazılır.Dosyanın Ödünç VerilmesiBelgeler dosyaya konulduktan sonra, dosyadan bir belge görmek isteyen bir bölüm veya memur için belge dosyadan çıkartılmaz. Belgenin dosya ile birlikte dolaşması sağlanır. Bunun nedeni ise belgenin kaybolmasını ve yıpranmasını engellemektir. Ayrıca belge yerine dosyanın dolaştırılması ilgililerin konuyla ilgili diğer belgeleri de aynı anda görmeleri açısından yararlıdır. Ancak bu durumda da aynı dosyadaki bir başka belge, başka bir ilgili tarafından incelenmek istenirse gereksiz bir zaman kaybı ortaya çıkabilir.Dosyanın İzlenmesiÖdünç verilen dosyanın takibi dosyalama görevini yürüten memurun görevidir. Bunun için dosya takip çizelgesi hazırlanmalı ve sık sık çizelge kontrol edilmelidir. Ödünç alınan dosyaların geri getirilmemesi veya kaybolması durumunda hangi dosyanın olmadığı ve dolayısıyla hangi belgelerin iade edilmediği bu şekilde takip edilir.Dosyanın Kontrol Edilmesi ve SaklanmasıÖdünç alınan dosyalar geri getirildiğinde mutlaka kontrol edilmeli, eksik veya fazla belge olup olmadığına bakılmalıdır. Dosyalama sürecinin son aşaması dosyaların uygun ortamlarda saklanmasıdır. Saklama için ayrı bir bölüm var ise dosyalar orada; eğer dosyalama herhangi bir bölümde yapılıyorsa, bu bölümde ayrılan yerlerde muhafaza edilir. Sağlıklı bir dosyalama için dosyaların dosya dolaplarında saklanması gereklidir.Dosyalar saklandıkları yerlerde gerektiği zaman bulunabilmeleri için belirli bir düzen içerisinde muhafaza edilmelidir. Böylece karışıklıklar önlenir, aranılan belgeler kısa sürede bulunur ve ilgililere ulaştırılır.

BELGE YERLEŞTİRME İLKELERİBelge KontrolüDosyaların tasnif edilmesinde amaç birbiriyle ilgili belgelerin bir arada bulunmasını, aranan belge ve dosyanın en süratli biçimde bulunup isteyene sunulmasını sağlayacak bir düzen kurmak olmalıdır. Ayrıca tasnif sistemi kurulurken getirilecek sistemin, dosyaların arşive transferi için de esas ve kolaylık sağlayıcı türde bir düzenlemeye sahip olması önemle göz önünde tutulmalıdır.Dosyalama tasnif sistemleri: Alfabetik Dosya Tasnif Sistemi Kronolojik (Tarihsel) Dosya Tasnif Sistemi Bölgesel Esasa Göre Dosya Tasnif Sistemi Numaralı Dosya Tasnif Sistemleria) Serial Dosya Tasnif Sistemib) Desimal (ondalık) Dosya Tasnif Sistemi Konu Esasına Göre (Tek Konu - Tek Dosya) Tasnif Sistemi Karma Dosya Tasnif Sistemi Sanal Dosya Tasnif Sistemiİmza, ParafBüro işlerinin, belli bir sistem çerçevesinde yürütülmesi için, imza formları, belge kayıt defterleri kullanılarak belgelerin kaybolması engellenir ve takipleri mümkün olur. Kayıt işlemleri sayesinde, belgenin nerede aranacağı kolaylıkla bulunur. Alınan belgelerin kim tarafından alındığı ve yerine konup konulmadığı, takip edilir; yerinde olmayan dosyaların yerleri belirlenir. Belge yönetiminde dikkat edilmesi gereken husus, belge ve dosyaların alınırken ve teslim edilirken imza karşılığında yapılmasını sağlamaktır. Paraf, imza yerine örgüt içi yazışmalarda kullanılır. Genellikle kişilerin ad ve soyadlarının baş harflerinden oluşan küçük imzadır. Belgeyi paraf etmenin anlamı, ilgili kişinin dağıtımı yapılan belgeyi aldığı, dolaşımı yapılan belgeyi gördüğünün bir kanıtı olması içindir.EklerEkler, yazıları tamamlayıcı belgelerdir. Yazı ya da rapordaki olgu, fikir, tartışma ve tavsiyeleri açıklayan ya da destekleyen bilgiler levha, grafik, şema, harita, resim, yazı, çizelge olarak raporun sonuna sıra numarası ya da harfler esasına göre (Ek-1, Ek-2 ya da Ek- A, Ek-B, …) eklenir. Bunlar yazı veya raporun ana kısmındaki gerekli olmayan bilgileri kapsar. Böylece, okuyucu raporu okurken birçok şema, çizelge, resim vb.’leriyle karşılaşmaktan kurtarılır, istediğini inceleme imkanı verilir. Raporun ilgili kısmına eklerin isimleri ve ek numaraları yazılarak kolaylıkla bulunmaları sağlanır. (Ek-1’ e bakınız veya Bkz. Ek-1 gibi). Belgeler dosyalanırken mutlaka ekleri ile birlikte dosyalanmalıdır.ÇoğaltmaOrtaya çıkmış bir belge, eğer işlem görecek ise, belge dağıtılır. Önce belgenin dağıtılacağı kişilerin listesi çıkarılır ve bu listeye göre belge çoğaltılır. Belge kaç kişiye dağıtılacaksa, ekleri dahil olmak üzere, toplam dağıtılacak kişi sayısı kadar kopya yapılır ve her kişiye, oluşturulan belge setlerinden verilir. Belgenin dağıtıldığı kişilerin bir isim listesi, elde kalan orijinal belgenin uygun bir yerine yazılır ve kopyaların verildiği tarih not edilir.Yerleştirme ŞekliBelgeler, dosyalama sistemlerine göre gruplandırıldıktan sonra dosyalanmak amacıyla belli bir sıralamaya tutulurlar. Bu sıralamadaki aşamalar şunlardır:

Evrak telli dosyaya veya mekanizmalı dosyaya konulacaksa delgi makinesiyle delinir. Gizli belgeler delinmeden kapalı dolaplara konulur. Belgenin, içine konulacak dosyaya ait olup olmadığı kontrol edilir. Yeni tarihli belge en üste konur. Dosyaya gereğinden fazla belge konulmuşsa, yeni bir dosya açılır.

DOSYA YA DA BELGEYİ ÖDÜNÇ VERME SİSTEMİÖdünç Verme Kayıt Sistem AraçlarıBir dosyayı görmek ve üzerinde işlem yapmak isteyen bir bölüm veya memur için belge, dosyasından çıkarılmaz. Belge, dosyası ile birlikte dolaşır. Böylece belgenin yıpranması ve kaybolması engellenmiş olur. Belgeyi görmek isteyen kişi, dosya isteme fişi doldurarak dosya memuruna verir ya da memura gönderir.Dosya İsteme FişiDosya No Alındığı Tarih …./…./……..İsteyenin bağlı olduğu ünitenin adıDosyanın konusuİsteyenin adı soyadıİmzası

Belge, görmek isteyen kişiye dosya ile ulaştığında konu ile ilgili diğer belgelerin de görülmesi daha ayrıntılı inceleme imkanı sağlar. Belge dosyadan, üst yönetim veya mahkeme, denetleme kurulu gibi resmi makamların istemesi gibi özel durumlarda çıkarılabilir. Dosyadan çıkarılan belgenin yerine hatırlatma kartı konur. Gerekli bilgilerin yazıldığı kart, belge yerine konulduğu zaman iptal edilir.Hatırlatma Kartı

DOSYANINNUMARASI ADI VERİLDİĞİ BİRİM

YA DA KİŞİVERİLDİĞİTARİH

Dosya izlenmesi, ödünç alınan dosyanın geri dönmesini çabuklaştırmak amacıyla hatırlatma dosyasının sürekli olarak kontrol edilmesi ve dosyanın geri gelmeme nedeninin saptanmasıdır. Dosya memuru her dosya verişinde dosyanın verilişiyle ilgili bilgileri birimler için ayrı ayrı tutacağı bir dosya izleme listesine işler.Dosya İzleme ListesiDosyanın verildiği birimin adı:…………………………………………………………………

VerildiğiTarih

DosyaNo

Dosyanın işlem için verildiğipersonelin adı ve soyadı

Konusu

Dosyanın ödünç alınan bölümden başka bir bölüme geçmesi gibi durumlarda, bir dosya transfer fişi hazırlanmalı ve fiş üzerine dosyanın aktarıldığı bölüm yazılmalıdır. Dosyayı başka bir bölüme gönderen kişi, bu işlemi dosya memuruna bildirmelidir. Hazırlanan

dosya transfer fişini, dosya memuruna göndermelidir. Dosya memuru aldığı dosya transfer fişini ilgili göze koyar ve önceki dosya isteme fişini ilgiliye iade eder.Dosya Transfer FişiDosyanın adı ve NumarasıDosyayı transfer edenin birimi adı ve soyadıDosyanın verildiği birim ve alanın adı ve soyadıTransfer Tarihiİmza

…./…./……..

ARŞİVLEME SİSTEMİSEKTÖR TANIMLARI VE SINIFLANDIRILMASISektör TanımıBir ekonominin, ortak ve birleştirilebilen niteliklere sahip ve diğer faaliyetlerden yalıtılarak incelenebilen faaliyet bölümü. Gerek ekonomik analizler, gerekse teorik çalışmalarda önemli yararlar sağlayan bu tür bölümleme çeşitli açılardan yapılabilir. Örneğin ticari sektör, imalat sektörü, hizmet sektörü şeklindeki ayırım ekonomik faaliyetlerin niteliğine göre bir ayrım iken, kamu sektörü, özel sektör şeklindeki ayrım ekonomik faaliyette bulunan kişilerin niteliğine göre yapılmış bir ayrımdır.

Resim 1.1:Sektör

Sektör SınıflandırmasıEkonomik Faaliyette Bulunan Kişilerin Niteliğine Göre SınıflandırmaEkonomik faaliyette bulunan kişilerin niteliğine göre sektör iki bölümde incelenir. Kamu sektörü, özel sektör. Kamu SektörüKamu İktisadi Teşebbüsü (KİT) kavramı ülkeden ülkeye değişmekle birlikte, genel olarak kamusal kaynakları kullanmak suretiyle ekonomik alanda faaliyet gösteren Devlet Kuruluşlarını ifade etmekte olup, bu kavramın, tarihsel süreç içerisinde de çeşitlilik gösterdiği görülmektedir.Diğer bir tanımda KİT’i mal ve hizmet üretmek üzere kurulmuş olan, mali olanaklarının yarıdan fazlası merkezi veya yerel kamu idareleri tarafından sağlanan veya işletme sonuçlarından bu idarelerin sorumlu bulunduğu ve bunlar tarafından denetlenen girişimler olarak tanımlanmaktadır.Devletlerin mal ve hizmet üretimi ile ticari faaliyette bulunması, genel olarak ekonomik nedenlere dayanmasına karşılık, zaman zaman ideolojik, sosyal vb. nedenlerle de olabilmektedir. Özellikle gelişmekte olan ülkelerde ekonomik nedenlerle kurulan KİT’lerin kuruluş amaçlarını; Ekonomik kalkınmayı sağlamak, Tekelleri devlet eliyle işletmek, Özel sektörün başaramayacağı veya giremediği işleri yapmak, Ekonomiye yön vermek, Özel sektöre öncülük etmek, Gelir dağılımını düzenlemek,şeklinde özetlemek mümkündür.Kamu hizmeti devamlılık gösterir. Özel sektör ise kâr elde etmediği zaman faaliyetine son verebilmektedir. Bu sebeple bazı faaliyetleri devlet, kurduğu teşebbüslerle devam ettirmektedir. Posta, telgraf, radyo, televizyon, kara, demir, hava ve deniz yolları gibi

işletmeler devletindir. Belediyeler ise, havagazı, su elektrik, ulaşım, şehir temizliği gibi faaliyetlerde bulunurlar.Ülkemizde kamu sektörü, İktisadi Devlet Teşebbüsleri ve Kamu İktisadi Kuruluşları diye ikiye ayrılır. İktisadi Devlet Teşebbüsleri, sermayesinin tamamı devlete ait, iktisadi alanda ticari esaslara göre faaliyet göstermek üzere kurulan sektördür.Diğer taraftan Kamu İktisadi Kuruluşlarının sermayelerinin en az yüzde yirmi altısına, en çok yüzde ellisine sahip bulunan anonim şirketleri vardır.Genel olarak belli başlı kamu sektörleri şunlardır: T.C Ziraat bankası, Türkiye Zirai Donatım Kurumu, Toprak Mahsulleri Ofisi, Türkiye Tarım Ürünleri Kurumu, Et ve Balık Kurumu, Türkiye Şeker Sanayi Kurumu, Türkiye Petrol Kurumu, Demir Çelik İşletmeleri Kurumu, Eti bank, Sümerbank, Makine Kimya Endüstrisi Kurumu, SEKA, Türkiye Elektrik Kurumu, Tekel işletmeleri Genel Müdürlüğü, PTT, ÇAY-KUR, TCDD başlıca Kamu İktisadi Kuruluşlarıdır.

Resim 1.2:Kamu Sektörü

Özel SektörÖzel sektörlerin sahibi kişi ya da birden çok sayıdaki kişilerdir. Bu kişiler gerçek kişiler olabildiği gibi tüzel kişiler (şirketler) de olabilmektedir. Kişilerin sayısına göre tek kişi işletmeleri ve ortaklık işletmeleri diye iki guruba ayrılmaktadır. Tek kişi işletmelerinde her türlü üretim faktörleri bir kişinin elinde toplanmıştır. İşletme bir kişi tarafından faaliyete sevk edilmektedir. Genellikle tüm faaliyetler sahibi olan kişi tarafından yapılmaktadır. Esnaf, sanatkar kesiminde faaliyet gösteren berber, lokantacı, marangoz, manav, dükkancı vb. işyerleri bu durumdadır. Sermayeleri az olan bu işletmelerde önce geçimlerini sağlamak, daha sonra kazanç sağlamak çabası vardır. Ortaklık işletmeleri ise ekonomilerde gittikçe artış gösteren özel sektör çeşitlerinden biridir. İki veya daha fazla kişilerin bir sözleşme ile emek ve mallarını müşterek bir amaca ulaştırmak için birleştirmeleriyle meydana gelen işletmelerdir.İş Koluna ( Ekonomik Faaliyetlerin Niteliğine ) Göre Sınıflandırmaİş koluna göre sektör çeşitleri aşağıdaki gibidir.Ticari SektörSatın aldıkları malları üzerinde herhangi bir değişiklik yapmadan, olduğu gibi satan işletmelere “Ticari Sektör” işletmeleri diyebiliriz.İmalat (Üretim) SektörüSatın aldıkları ilk madde ve malzemeyi üretim safhası yardımıyla, başka bir mamul elde edilmesine, üretim faaliyeti ile birlikte, üretilen mamullerin ticaretini yapan işletmelere İmalat (Üretim) Sektörü” işletmeleri diyebiliriz.Hizmet Sektörü

Bizzat kendi çalışmasına ve ilmi ve mesleki bilgiye dayanan, ticari mahiyette olmayan, ticari sektör ve imalat sektörü dışındaki işlerle uğraşan işletmelere “Hizmet Sektörü” işletmeleri diyebiliriz.

Resim 1.5: Hizmet sektörü

Karma SektörYukarıda sayılan sektörlerden en az ikisinin birleşmesinden meydana gelen işletmelere “Karma Sektör” işletmeleri diyebiliriz.Örgüt YapısıGerek kamu kuruluşlarında, gerek özel kesimde görülmekte olan işler, XX. Yüzyılda çoğalmış ve karmaşık bir biçim almıştır. Ayrıca teknoloji ve buna paralel olarak uzmanlık dalları da çok gelişmiştir. Bundan ötürü işlerin yapılması ve hedeflere ulaşabilmek için örgütlenme gerekmektedir. Amaçları gerçekleştirmek, plan ve programları hedeflerine ulaştırmak için bir araç olarak örgüte gereksinme duyulmuştur.Örgüt TanımıBir kurum, kuruluş ya da işletme tarafından saptanan amaçların, hedeflerin gerçekleştirilmesi ve hazırlanan plan, proje ve programların uygulanabilmesi için gerekli olan bir araçtır. Şunu belirtmek gerekir ki, örgüt bir amaç değil, amacı gerçekleştirecek bir araçtır.Başka bir tanımla örgüt, belirlenen amaçları başarmak için iki ya da daha fazla kişinin koordineli biçimde çalıştıkları yapıdır diye tanımlayabiliriz. Örgütlenme TanımıÖrgütlerin etkili olabilmesi için ellerinde bulundurdukları insan kaynakları, fiziksel etmenler ve işlevlerini koordine edilmiş bir biçimde bir araya getirmeleri gerekir. Bu bir araya getirme sürecine örgütlenme denir.İşletme büyüdükçe faaliyetler artmakta, faaliyetleri yapmak üzere işletmeye pek çok insan katılmakta, sonuç olarak da işletmede yapılacak pek çok iş ve bu işleri görmek üzere pek çok insan bir araya gelmektedir. İşletmenin amaçlarına uygun bir şekilde kimlerin hangi işlerde görev alacaklarının ve aralarındaki iş ilişkilerinin belirlenmesine, bütün iktisadi faaliyetlerin düzenlenmesine işletmenin örgütlenmesi denir.Örgütlenme, en az emekle en çok yarar temin etme, yani rasyonellik ilkelerine göre kurulan, insanların ilkel toplamlardan günümüzün modern toplum haline gelebilmeleridir.Örgüt ElemanlarıBir örgüt aşağıda açıklanan üç esas elemandan oluşur. Örgütün temel öğesi insan’dır. İnsan örgütün özüdür, çekirdeğidir. İçinde insan bulunmayan bir örgüt düşünülemez. Maddi Elemanlar: Örgütü oluşturan diğer halkalardır. Bunlar; para, alan, bina, makine, araç, gereç, kırtasiyedir. İnsan olmadıkça örgütün bir faaliyette bulunması ne kadar olanaksız ise, örgütü oluşturan insanlara parasal ve maddi kaynaklar verilmedikçe örgütün hiçbir iş yapamayacağı da açıktır.

Kumanda Ağı: Örgütü oluşturan insan grupları arasında yönetim, koordinasyon ve denetim ilişkisini saptayacak bir kumanda (emir-komuta) ağı kurulması zorunludur. Üçüncü eleman olan kumanda ağının kurulmasıyla, örgütteki kişilerin görevi, yetkisi ve sorumluluğu ortaya konarak bir hiyerarşik yapı oluşturulmuş olur. Ancak bu kumanda ağı kurulduktan sonra, örgüt çalışanlarının görev, yetki ve sorumluğu, kimin kiminle koordinasyon yapacağı, kimin kimleri denetleyeceği, kimlerin hangi konularda ve ne derece yetki kullanabileceği vb. yönetimin esasları açıklamış olur.Bir Örgütte Bulunan BirimlerYeteri büyüklükte olan bir örgütte, gördükleri hizmetler bakımından üç değişik nitelikte ve yapıda birimler bulunur. Bunlar; Ana Hizmet Birimleri, Yardımcı (Destek) Birimler ve Danışma ve Denetim Birimleridir.Ana Hizmet BirimleriÖrgütün kuruluş amacını gerçekleştirmede esas rolü oynayan, kamu kuruluşlarında çoğu zaman vatandaşa hizmet eden ve esas görevi yerine getiren, işletmelerde üretimi gerçekleştiren birimlerdir. İçişleri Bakanlığında İller İdaresi, Mahallî İdareler, Maliye ve Gümrük Bakanlığı’nda Gelirler, Gümrük Genel Müdürlükleri, Bayındırlık ve İskan Bakanlığında Yapı İşleri, Demir yolu, Limanlar ve Hava Meydanları Genel Müdürlükleri, Sağlık ve Sosyal Yardım Bakanlığında Tedavi Hizmetleri, Verem Savaş Dairesi Başkanlığı ana hizmet birimleridir.Yardımcı (Destek) BirimlerBunlar esas ve danışma birimlerinin fonksiyonlarını yapabilmesi için onlara gereksinme duydukları beşerî, mali ve maddi kaynakları sağlayan birimlerdir. Genellikle personel, levazım, malzeme, muhasebe, idari ve mali işler, pazarlama, reklam üniteleri bu gruba giren birimlerdir.Danışma ve Denetim BirimleriBu birimler gerek yöneticilere, gerek esas ve yardımcı birimlere muhtaç oldukları danışma hizmeti görürler. Bu amaçla; istatistikler, planlar, projeler, programlar, araştırma ve incelemeler yaparlar. Öneriler, görüş ve karar taslakları hazırlar ve yöneticiye ya da ilgili birime sunarlar. Hukuk müşavirlikleri, çeşitli müşavirlikler, teftiş kurulları, araştırma, planlama, koordinasyon ve organizasyon ve metot birimleri bu türden örgütlerdir. Örgütün esas çalışma alanına göre halkla ilişkiler ve reklam birimleri bu gruba da girebilir.Bir kuruluştaki birimin hangi türden olduğuna karar verebilmek için örgütün amacı esas alınır. Örneğin, bakanlıklardaki Muhasebe Müdürlükleri, o bakanlığın destek birimi olduğu halde Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü Maliye Bakanlığı’nın ana hizmet birimidir.Örgütlerin ana hizmet, danışma ve yardımcı birimler şeklinde isimlendirilmesi, bu konunun açıklanması ve gördükleri hizmetlerin niteliklerinin saptanabilmesi içindir. Esas olan bu birimlerin örgütün saptanmış olan amacını gerçekleştirmeleridir.Örgüt ModelleriÖrgütler gerek kamu yönetiminde, gerek özel kesimde (işletmelerde) amaçlarına ve yapacakları hizmetlerin niteliklerine bağlı olarak bazı modellere göre kurularlar. Örgütlendirmenin örgüt biçimlerine uygun biçimde yapılması sürecine “Departmantasyon” denmektedir. Örgütlendirmede kullanılan başlıca örgüt modelleri aşağıdaki gibidir.

Fonksiyonel (Görevsel) Esasa Göre Örgütlenme ModeliBu model benzer nitelikteki işlerin bir araya toplanması suretiyle örgütlendirme yapılmasıdır. Diğer bir değişle, bir örgütün birimlerinin her biri belli özelliği taşıyan türdeki işleri yapacak biçimde oluşturulursa fonksiyonel bir örgütlenme yapılmış olur.

Şekil 1.1: Fonksiyonel esasa göre örgütlenme modeliFonksiyonel modele örnek olarak kamu hizmetlerinin bakanlıklar arasındaki dağılımı, bakanlıkların iç kuruluşu gösterilebilir. Sağlık İşleri Sağlık, güvenlik işleri İçişleri, bayındırlık işleri Bayındırlık ve İskan Bakanlıklarında toplanmıştır. Genellikle bakanlıkların iç örgütlenmeleri de aynı modeldedir.Üretim Esasına Göre Örgütlenme ModeliBirden çok ürün ya da hizmet üreten örgütlerde, üretilen her bir ürün özerk bir birim oluşturur. Ağırlık fonksiyonel değil, üretilen ve satılan ürüne yöneliktir. Bu tür örgütlenme modelinde, bölümlerden her birinin yöneticisi ürüne ilişkin tüm eylemlerden sorumlu olacağı gibi, her bir bölüm ayrı ayrı tüm işlevlerin yerine getirilmesini üstlenmiş olacaktır.Bu modelde üretilen aynı ya da benzer maddeler için bir birim kurulur. Örneğin, bir otomobil fabrikası; motor, lastik, motosiklet, araba, karoseri, elektrik donanımı vb. servisleri esasına göre kurabilir.

Şekil 1.2: Üretim esasına göre örgütlenme modeliCoğrafi Bölge Esasına Göre Yapılan Örgütlenme ModeliBu modelde örgütü oluşturan birimler, belli bir bölge halkına ya da belli bir bölgedeki kuruluşlara hizmet edecek biçimde kurulmaktadır. Çoğu kez fiziksel birimlerin ülke içinde yayıldığı ve her bir bölgedeki kuruluşun aynı ya da benzer ürün ve hizmetleri sunduğu örgütler için de bu model kullanılmaktadır. Örneğin; bakanlıkların bölge, il ve ilçe kuruluşları, bazı kuruluşların merkez örgütlerinin doğu, batı, kuzey, güney, merkez bölgeleri büroları biçiminde kurulması, bu modele uygun bir örgütlenmedir. Sigorta, petrol, telefon ve demir yolu da bu örgütlenme modeline uygun örneklerdir.

Resim 1.6. Coğrafi bölge esasına göre örgüt

Şekil 1.3: Coğrafik bölge esasına göre yapılan örgütlendirme modeliHizmet Edilen Kurumlar (gruplar, müşteriler) Esas Alınarak Yapılan Örgütlenme ModeliBu modelde her birim belli kuruluşlara ya da gruplara (halka, müşteriye) hizmet edecek biçimde bir yapıya sahiptir. Örneğin; Emekli Sandığı, Sosyal Sigortalar Kurumu, BAĞ-KUR. Bu kurumlar değişik farklı gruplara hizmet etmektedir. Migros’un çocuk reyonunun çocuklara, kadın reyonunun kadınlara, erkek reyonunun da erkeklere hizmet etmesi gibi örnekler bu modele örnek olarak verilebilir.Marmara BölgeMüdürüEge BölgeMüdürü

Şekil 1.4: Hizmet edilen kurumlar esas alınarak yapılan örgütlenme modeliKarma ModelBu model yukarıda açıklanan modellerden iki ya da üçünün birlikte kullanılmasıdır. Karma modele göre kurulan bir örgütte, her alt (dikey) kademe için değişik bir model esas alınır. Günümüzde modern örgütler kendileri için saptanan amaçları gerçekleştirmek, verilen hizmetleri başarmak için çoğunlukla karma modelde kurulmaktadır. Böylece örgüt daha kapsamlı olmakla, işler uzmanlığın sağladığı avantajlardan yararlanılarak süratli, ekonomik ve kaliteli biçimde yapılabilmektedir.

Şekil 1.5: Karma örgüt modeliÖrgütsel YapıÖrgütsel yapı düşündüğümüzde çoğu kez aklımıza büyük bir örgüt modeli gelir. Ancak unutulmaması gereken, küçük ya da büyük tüm örgütlerin bir yapısı vardır. Küçük örgütlerin yapısı kolayca anlaşılabilen basit bir yapıdır. Ama bu örgütlerde yapı, oldukça biçimsel olmayan ve kolayca değişikliğe uğrayabilecek bir durumdadır. Buna karşılık büyük, gelişmiş ve karmaşık örgütlerin oldukça biçimselleşmiş bir yapısı vardır. Ama bunlar da değişmeyecek kadar katı yapılar değildir. Gelişen teknolojiler karşısında büyük örgütlerin yapılarının sık sık değiştirilmek zorunda kaldığı bir kesindir.Örgütsel yapı etkili personel başarısı ve toplam örgütsel verimlilik için gerekli bir rehber durumundadır. Yapı, yetki ve sorumluluk kanallarının açıklığa kavuşturulması ve iletilmesine katkıda bulunacağı gibi yöneticiye eşgüdüm sağlamada da yardımcı olur. Örgütsel yapının çeşitleri aşağıda açıklanmıştır.Komuta ÖrgütüTüm yapılar içinde en basit olanı komuta örgütüdür. Temel emir-komuta zincirini temsil eder ve yetki kavramıyla özdeşleşir. Komuta yetkisinden söz etmek, üst ile ast arasındaki dolaysız emir verme ilişkisini belirtmek demektir. Bu zincir örgütün başında bulunan kişiden en alt kademedeki işçilere uzanır. Bu zincirde yetki kanalları kesiksizdir. Yani üstlerin astları üzerinde doğrudan kumanda yetkisi vardır ve her bir ast yalnız bir tek üste boyun eğme durumundadır. Komuta örgütü yatay ve dikey olmak üzere iki yönde büyür. Dikey büyüme yetki devri yoluyla, yatay büyüme ise işbölümü ve uzmanlaşma yoluyla gerçekleşir.Komuta örgütünün yararları şunlardır:Örgütteki yetki ve sorumluluk ilişkilerini açıkça ve basit bir biçimde ortaya koyar. Personelin yetki ve sorumluluk dereceleri kesin ve anlaşılır biçimdedir.Bir sorun çıktığında o sorunla uğraşacak kişilerin sayısı az olduğundan çabuk karar vermeye yardımcı olur ve örgütü değişim yönlerine kolayca uyarlar.Salt komuta örgütleri küçük olacağından yönetim ile çalışanların yakınlaşması daha fazladır. Örgütte çalışan herkes neler olup bittiğini kolayca görebilir.Komuta örgütünün sakıncaları şunlardır:Örgüt büyüdükçe bu yapının etkinliği azalır.Uzmanlaşmış bilgi ve becerilerin kullanılmasına olanak tanımaz.Bu yapının başarısı, çeşitli görevleri üstlenen birkaç kilit adamın başarısına bağlıdır. Böylece bu kişilerin yükü de artar.İşler arttıkça yeni kademeler eklemek gerekeceğinden hız, esneklik ve merkezden kontrol gibi yararlı yönleri yok olmağa başlar.Komuta - Uzman (Kurmay) ÖrgütüÖrgüt büyüdükçe uzmanlara gerek duyacaktır. Komuta örgütünün uzmanlarla desteklenmesi komuta-uzman örgütünün ortaya çıkmasına neden olur. Uzmanlık görevi

örgüte öğüt ve destek sağlamağa yarar. Uzmanlar genel ya da belli bir konuda özel nitelikte olabilir. Genel uzmanlar, yönetici gibi çeşitli konularda kendilerini yetiştirmiş kişilerdir. Özel uzmanların faaliyet alanı ise dar bir konuda odaklanmıştır. Uzman örgütleşme ile yatay büyüme daha da artar. Her komuta örgütü uzmanlara gerek duyar. Hiçbir komuta yöneticisi tüm gerekli bilgilere sahip değildir. Örneğin satış yöneticisi, tahmin yapmak için gerekli istatistik bilgilerini uzmanlardan sağlar. Bu nedenle teknik verilerin toplanması ve tutarlı bir kararın verilmesinde yardımcı olmak için uzmanlardan yararlanmak kaçınılmazdır. Uzmanların görevi, özel bir bilgi gerektiren konularda teknik bilgileri vererek komuta yöneticilerine yardımcı olmaktır. Uzmanlar bu görevleri rehberlik, öğüt verme ve danışmanlık yoluyla yerine getirirler. Uzmanın emir verme yetkisi yoktur. Gerçi her ikisinin de belli bir yetkisi vardır ama komuta yöneticisinin yetkisi emir –komuta zincirinden, dolayısıyla hiyerarşiden gelir; buna karşılık kurmay yetkinin kaynağı o konuda uzmanlaşmış bilgi sahibi olmasından gelir.

Örgütün yararları şunlardır:Teknik bilgiler almakKomuta yöneticisinin ayrıntılar içinde boğulmasını önlemek ve genç yöneticilere eğitim olanağı sağlamaktır.Örgütün sakıncaları şunlardır:İşlevleri açıkça belirlenmemiş örgütlerde uzman yapıya yer vermek işleri karmaşıklaştırmadan öteye gidemez.Önerilerde bulunan uzmanların öğütlerinin benimsenmemesi şevklerini kıracağından, bu kurumun yararı ortadan kalkabilir.Yetki devrini önleyeceğinden örgütü aşırı bir merkezden yönetime götürebilir.Örgütlerde uzmanlardan ya tüm örgüt düzeyinde ya da örgütsel işlevler düzeyinde yararlanılır. Örgüt düzeyinde uzmanlardan yararlanmaya personel konusunda, işlevsel düzeylerde ise çeşitli konularda rastlanır. Örgütler büyüyüp genişledikçe işler karmaşıklık kazanacağından uzmanlaşma her iki düzeyde de kendini gösterir.İşlevsel ÖrgütBu sistemde hiyerarşideki her bir birey kime rapor ve hesap vereceğini, emirleri kimden alacağını açıkça bilir. İletişim daha kolaydır. İş görenler hem ilk kademe amirine hem de onun üstüne sorumlu olabilirler. Ya da bir komuta yöneticisi yalnızca kendi üstüne karşı değil uzman yöneticiye karşı da sorumlu olabilir. Yani bir ast birden fazla üstten emir alabilir. Komuta örgütlerinde uzmanlardan yararlanma yok denecek kadar azdır. Komuta uzman örgütlerinde belirli bazı işlevlerde uzmanlaşmaya gidilmektedir ama bu uzmanların yalnızca öğüt verebilmeleri söz konusudur. İşlevsel örgütte ise uzmanlar belirlenen alanlarda kendi adlarına emir verme yetkisine sahiptirler. Astın birden fazla efendiye hizmet etmesi söz konusudur.İşlevsel Örgütün yararları şunlardır:Etkinliği artırır.İşlevsel yetki, örgütlerde kalite kontrol, güvenlik ve işçi işveren ilişkileri gibi konularda çok görülen uzmanlık alanlarındadır.İşlevsel Örgütün Sakıncaları:

Tek kişiye karşı sorumluluk ilkesinin bozulmasının doğurabileceği uyuşmazlıklar. Bu durumda kişinin kime karşı daha sadık olacağı söz konusudur. Ayrıca iki üst arasındaki uyuşmazlık astta gerilim ve karmaşa yaratır dolayısıyla da verim düşer.Örgütün üst düzeylerinde yetki merkezileşmesine yönelim isteği doğar.Proje ve Matriks Örgütü YapılarıProje örgütünün amacı, geleneksel komuta örgütünden daha yüksek derecede eşgüdümleme sağlayabilmektedir. İşlevler, komuta örgütündeki birimlerden farklı bir biçimde bir proje etrafında örgütlenmektedirler.Birden fazla projenin olduğu durumlarda, bu tip yapıya özellikle gerek duyulmaktadır. Şekilde görüldüğü gibi, komuta işlevleri çeşitli bölümler halinde geleneksel tarzda örgütlenmiş ve bu arada örgüt üç yeni projenin yapımını da üstlenmiştir. Her bir proje tamamlanıncaya kadar, geleneksel bölümlerden proje için seçilen kişiler proje yöneticisinin sorumluluğuna verilmiştir. Proje sona erdiğinde bu kişiler eski yerlerine deneceklerdir. Proje örgütlerinde süre bellidir. Bir proje süreye bağlanmayıp sürekli duruma getirilirse ortaya çıkan yapıya Matriks Örgütü adı verilir. Bu tür yapılar özellikle örgütün hızla değişen dış çevreye duyarlı olduğu durumlarda geçerlidir. Örneğin; hızla değişen teknolojiyle çalışan ve oldukça rekabet ortamı içinde iş gören elektronik işletmeleri için matriks örgütleri kaçınılmazdır. Bunun yanında bankacılık, kimya sanayi ve bilgisayar alanlarında başarıyla kullanılmaktadır.

Matriks örgütlenme sürecinin aşamaları:Görev gücü.Ekipler. Bölümler arası sorunları çözmek ve eş güdümü sağlamak için toplanırlar.Proje yöneticiler.Proje yönetimi bölümleri.Bu tür örgütlerde iki tür yönetici vardır. İşlevsel ve ürün (proje) yöneticileri. İşlevsel yöneticiler, üretim, kalite kontrol, envanter, zamanlama ve satış gibi uzmanlaşmış kaynakların kullanımından sorumludur. Ürün yöneticileri ise bir ya da birkaç ürünle bunların ürün stratejilerini saptamak ve işlevsel yöneticilere gerekli kaynaklar için başvurmaktan sorumludur.Matriks Örgütünün yararları şunlardır:Kaynakların verimli kullanımı söz konusudur.Değişim ve belirsizlik koşullarında esneklik sağlar.Teknik uzmanlar, proje için görevlendirilen emir komuta uzmanlarıyla karşılıklı ilişkiye girerler.Güdüleme ve bağlılığı arttırır.Personel gelişmesine olanak sağlar.Belge TürleriBelgelerin ve Belge Yönetim Sisteminin ÖnemiBelgeler ilk kayıt işlemlerinden beri var olmuştur. Günümüzde örgütlerin bilgi işleyen birimlere dönüşmesiyle birlikte, belge ve bilgi yönetiminin önemi de artmıştır. Örgütlerde bilgiyi organize etmek için Yönetim Bilgi Sistemini (YBS), belgelere zamanında ulaşmak için ise, Belge Yönetim Sistemi (BYS) geliştirilmiştir.Belgeler, örgütün faaliyetlerinin doğal ürünleridir. Örgütsel ve yönetsel faaliyetler, söz konusu belgeler üzerinden yürütülür. Örgütlerde belgelerin üretimi, planlaması, organizasyonu ve kontrolü için geliştirilen sistem, belge yönetimi sistemi olarak adlandırılır.

Örgütlerde Belge Yönetimi Sistemi, belge oluşturma, belgelerin organizasyonu, korunması, kullanımı, erişimi ve düzenlenmesinde ekonomi ve verimlilik sağlamak amacıyla kurulur. Örgütlerde belge yönetim sistemi evrak akışını kolaylaştırarak, kırtasiyeciliği azaltmaktadır. Eğer belgeler iyi düzenlenmişse, örgütlerin faaliyetleri daha etkili olur; örgütlerin faaliyetleri daha iyi sonuç verir ve planlanan hedefe daha kolay ulaşılır.Kurum ve Kuruluşlarda Dosyalanacak Belge TürleriKurum ve kuruluşlarda belge niteliğinde olan her şey, kullanıldıktan sonra ya atılır, ya da daha sonra kullanılmak amacıyla dosyalanır. Dosyalar, sistemli biçimde tutulur ve kolay ulaşabilmek için de, kataloglanır ve indeksler çıkarılır. Dosyalama, örgütsel faaliyetlerin yürütülmesi sırasında giden yazıların ikinci suretlerini veya kopyalarını, gelen yazıların ise asıllarını bir düzen içinde saklama işlemidir. Kurum ve kuruluşlarda dosyalanacak belgeleri üç gruba ayırarak inceleyebiliriz.Örgüte dışarıdan gelen belgeler:Örgütlere; birlikte iş yaptıkları diğer örgütlerden, bağlı kuruluşlardan, şubelerden, kamu, özel, tüzel ve gerçek kişilerden çeşitli belgeler gelir. Bu belgeler yazılı ve basılı, kayıt araçlarıdır. Bunlardan yazılı belgeler;Resmi yazı,Rapor,Telgraf,Mektup ve faks mesajı,Müşteri siparişi,Kısa not,Makale,Reklam broşürü,Hükümet emirleri ve sirküleri,Gazete, dergi, davetiye gibi belgelerdir.Kayıt araçları veya kayıtlı belgeler ise;Teyp,Disk, DisketFilm,Mikrofilm,Ses bandı,Video,Kaset vb. üzerine kaydedilmiş belgelerdir.Bunların yanı sıra çeşitli grafikler, çizimler, plan ve projeler, resimler ve fotoğraflar da, örgüt dışından gelebilecek belgelerdir.Örgütten dışarıya giden belgeler:Örgütlerden diğer örgütlere, bağlı kuruluşlara, kendi şubelerine, kamu ve özel kuruluşlara çeşitli belgeler gönderilir. Bu belgeler:Kayıt araçları,Resmi yazı,Rapor,Telgraf,Mektup ve faks mesajı,Müşteri siparişi,Kısa not,

Makale,Reklam broşürleri gibi belgelerdir.

Resim 1.7: Zarf Resim 1.8:BelgelerÖrgütün kendi faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan belgeler:Örgütler çeşitli yönetsel ve örgütsel etkinlikte bulunurken bu etkinliklerini evraklar üzerinden yürütürler. Burada söz konusu edilen evraklar, yukarıda saydığımız gelen ve giden evraklardır.Dosyalama sürecinin aşamaları; indeks hazırlanması, dosya açılması, kodlaması, etiketlenmesi, dosyanın ödünç verilmesi, dosyanın izlenmesi, dosyanın kontrol edilmesi, saklanması, dosyanın arşivlenmesi ve dosyanın imha edilmesi aşamalarından oluşur.Dosyalama aşamalarının etkin bir şekilde yürütülmesi içinde, dosyalanacak belgelerin neler olduğu ve hangi belge için ne tür dosyalama sisteminin oluşturulacağı göz önünde bulundurulması gerekmektedir.Elektronik BelgeKamu ve özel kesim, yapılan işlemlerin daha hızlı ve verimli bir şekilde yapılabilmesi için elektronik belgelerden yararlanmaktadırlar. Elektronik belge bir başka yere aktarılacağı zaman elektrik sinyallerine dönüştürülmektedir.Elektronik belgeler şunlardır:Klavye,Tarayıcı,Kamera,Video,Müzik seti,Elektronik posta,Faks

Resim1.9: Klavye Resim1.10: Kamera Resim1.11:Film Resim1.12: Tarayıcı

ve bunlar aracılığıyla bilgisayar ortamına aktarılan her çeşit metin, ses, görüntü ve grafik bilgilerinden oluşan belgelerdir.Elektronik belgelerin sağladığı bazı yarar ve sakıncalar vardır.Yararları;Tarihi değeri yüksek belgeler koruma altına alınır.Fiziksel olarak çok az yer kaplar.

Gerek hız, gerek idari denetim açısından, özellikle bazı hizmet türleri için vazgeçilmezdir. Örnek olarak; bankalar, hastaneler, gümrükler, nüfus işleri, emniyet hizmetleri vb. diyebiliriz.Sakıncaları;Öncelikle bilgisayar donanımına ve yazılımına ihtiyaç vardır.Bu araç ve gereçlerin ekonomik değeri çok fazladır.Bu gereçlere çok kısa zamanda yenileri eklenmekte, yeni teknolojileri izlemek gerekmektedir.Veriler istenmeyen bir biçimde silinebilir ve değiştirilebilir.Yasalar ve yönetmeliklerle çerçevesi belirlenmemiştir.Bugün yukarıda saydığımız sakıncalar göz ardı edilmeksizin bilgisayarlara bağlı olarak geliştirilen çeşitli programlar sayesinde, arşivleme ve iş akışı sanal biçimde yönetilebilmektedir. Bu programlar yardımıyla gerektiğinde fax, ve e-mail işlemleri, elektronik ortamda, kağıt kullanmadan yapılabilmektedir.Sanal ortamlarda oluşturulan belgeleri saklarken, birden fazla kriteri belgeye eklememize imkân tanır. Örneğin bir word dosyasını BYS içinde arşivleyeceğimiz zaman, sadece ona bir isim ve yer bilgisi vermek yerine, daha sonraki işlemlerimizi hızlandırmak amacıyla ek birtakım kriterleri de dosyamıza ekleyebiliriz. Ve bu şekilde kaydedebiliriz. Böylece bilginin kendi saf içeriği yanı sıra, onu bulmamızı kolaylaştıracak ek bilgilerle sorgulama yaparak bilgiye hızlı bir şekilde ulaşabiliriz.Arşiv Belgesi Tanım ve ÖnemiArşiv belgesi, hukuki değerini muhafaza eden, bir delil olma vasfını taşıyan önem ve değerini kaybetmemiş ve saklanmasına gerek görülen arşiv dokümantasyonudur. Arşiv belgeleri, yönetimde başvurulan birinci el temel kaynaklardır. Bir örgütün faaliyeti esnasında üretilen veya örgüte gelen bütün kayıtlar, belgelerde saklıdır. Belgeler genelde kâğıt dökümün şeklinde olduğu gibi mikroform, bilgisayar bandı ve disketi gibi elektronik araçlarla da kaydedilmiş olabilirler.Arşiv belgeleri şeklen aktüalitesini kaybetmiş görünse bile, araştırmalar için kalıcı, bir delil vasfı ve değeri taşıyan dokümanlarıdır. Devletin her biriminde teşekkül eden bütün belgeler, genellikle toplumun malı olarak kabul edilmektedir. Belgelerden sadece küçük miktarı (%2’si veya %5’i) idari, kanuni veya araştırma amaçları için arşiv belgesi olarak saklanmasına yetecek değere sahiptir. İçerdiği bilgi, örgütün işlemleri ve görevlerinin başlıca delilleridir. Arşiv belgeleri savaş ve doğal olaylar, insanların göçleri, milli kimliğin doğuşu ve gelişimi, devletin sosyal ve ekonomik açıdan insanların gelişmesini sağlaması ve insanların faaliyetleri sonucu ortaya çıkan başarılar ile başarısızlıklarının delillerini gösteren belgelerdir.Sonuç olarak diyebiliriz ki; yıllar sonra hatıra seçme şansımız arşivlerdir ve modern dünya, arşivlere önemli bir parçasını emanet etmektedir ki, bunlar arşiv belgeleridir.

Resim 1.13: Arşiv

Arşiv Belge ÇeşitleriArşiv belgesi olarak seçilecek olanlar iyice incelenir ve arşiv belgesi niteliğinde olanların saklanmasına gerek görülür.Arşivist, arşiv belgelerinin seçiminde şu sorulara cevap aramalıdır: Belgeler, ait olduğu kuruluş veya devletin diğer birimleri tarafından tekrar ihtiyaç duyulacak bilgileri içermekte midir?Önemli veya daha önceden konulmuş karar veya muamelelerin dokümanı mıdır?Önemli kararları nasıl varıldığına ışık tutmakta mıdır?Diğer ülkeler, devletin diğer birimleri, halka kapalı kurum ve kuruluşlar veya özel kişiler için uzun vadeli yükümlülükler belgeliyor mu?İçerdiği bilgilere herkesin ulaşması mümkün olacak mı?Her ne kesimden olursa olsun araştırmacılara yardımcı olacak bilgiler içeriyor mu?Belgeler sadece bilgi açısından mı, yoksa başka yönden de değer taşıyor mu?Bu sorulara yanıt alındıktan sonra gerekli görülen belgelerin arşivlenmesine karar verilir. Bu belgeler organizasyonun doğal faaliyetleri sonucu kendiliğinden oluşan belgelerdir. Orjinaldir. Basılı yayınlar gibi çoğaltılamaz, üreten kişi veya kurumun izni dışında kullanılamazlar. Bu bilgiler ışığında arşiv belgeleri aşağıdaki gibidir.El Yazmaları

Resim 1.14: El yazısıKağıda mürekkeple veya kurşun kalemle elle veya daktilo ile yazılmış belgelerdir.Kartografik ve Mimari BelgelerBunlar da genelde el yazmasıdır. Ancak, aslında yazıya ilave olarak grafik üzerinde sunulmuş belgelere dayanır ve böyle belgelerin bir çoğu basılmış ve çoğaltılmıştır.Görsel – İşitsel MateryallerFotoğraf ve sinema filmlerinin negatifleri ve baskıları, video bandı ve disketi, silindir, disket, manyetik bant ve disketler üzerindeki ses kayıtları.

Resim 1.15: DisketMikrografi MalzemeleriMikrofilmler, mikro kartlar, mikro fişler, bilgisayar çıktısı olan mikro filmler ve mikro fişlerdir.

Elektronik BelgelerBilgisayar veya diğer elektronik veri işleme cihazlarının kullanımı sonucu meydana gelen, saklanan, kullanılan, çoğaltılan veya sergilenen belgelerdir.

Resim 1.16: YazıcıMatbu BelgelerBirçok ülkede, devletin bastığı her broşür, kitap veya diğer basılmış olan parçaların en azından birer kopyaları.

Resim 1.17: Matbu belgeler

Kalıcı Olan Belgelerin TespitiBelge tasfiye aşamasının bu noktasında örgütün kendisi, her belge serisinin kendi idari amaçlarına veya kanuni ihtiyaçlarına hizmet vermek için ne kadar süre ile saklanması gerektiğine karar vermiş olmalıdır. Programda olan serilerin, hangilerinin idarenin ilgi alanı ötesinde bir değer taşıyıp taşımadığı ve eğer bir değer taşıyorsa, milli arşivin bir parçası olarak saklanması için, yeterli değere sahip olup olmadığı hakkında karar vermek arşiv yetkililerine aittir.Belgelerin değerlendirmesi, idare tarafından önerilen saklama ve tasfiye şartlarının ve taslak listelerinin gözden geçirilmesiyle başlar. Listede önemsiz idari fonksiyonlar, idari evraklar veya alt seviyelerindeki işlemler ile ilgili belgeler bulunabileceğinden imha edilmesi gereken seriler mutlaka olacaktır. Ayrıca, parlamentonun işleri, antlaşmalar, diplomatik yazışmalar, askeri planlar, bakan yardımcılarının yazışmaları ve siyasi dosyalar, önem taşıyan kanuni kararlar, planlama dosyaları ile ilgili seriler de listede yer alabilir. Dolayısıyla bunların birer arşiv belgesi olarak saklanması gerekir.Tespit ve değerlendirmeler ve onları destekleyecek olan fikirler onaylanmadan önce resmi bir rapor şeklinde hazırlanıp yüksek arşiv makamlarınca incelenmesi gerekir. Belgelerin saklanması ile ilgili son kararı, milli arşivin başındaki profesyonel yetkililer vermeli, eğer ortak bir çalışma söz konusu ise, görüşleri alınmalıdır.Arşiv Değeri Taşımayan Belgelerin Tasfiyesiİşe yaramayan belgelerin imhası çok doğru olacaktır. Bu belgelerin imhası, ofisin kullanımını rahatlatacaktır. Ayrıca, işlerin yürütülmesi için gerekli olan belge dosyalama malzemelerini tekrar kullanır hale getirecektir. Yer ve dosyalama malzemesi için yapılacak masrafı da büyük ölçüde azaltacaktır. Gereksiz belgelerin yok edilmesi düzenli ve sağlıklı bir çalışma ortamı yaratacaktır. Çünkü geriye kalan belgeler daha iyi bir şekilde muhafaza edilecektir. Bilgiye ihtiyaç duyulduğunda taranması gereken belgelerin miktarı azalacaktır.

Gereksiz belgelerin imha edilmesi için birçok metot vardır. Metot seçimi belgelerin türüne göre yapılmalıdır. Her türlü imha işlemleri için imha listeleri düzenlenmelidir. Bu listeler belli sürelerde saklanmalıdır.