volkssolidarität vereinsmanager handbuch · 2017-10-24 · der vereinsmanager ist webbasierend,...

1 geändert: 11.11.2016 von: Olcay Hayta

Volkssolidarität VereinsManager Handbuch

Für allgemeine Hilfe, Informationen und Fragen, wenden Sie sich bitte an diese E-Mail-Adresse:

[email protected]

Inhaltsverzeichnis Anmeldung .............................................................................................................................................. 2

Produktivsystem .............................................................................................................................. 2

Testsystem ....................................................................................................................................... 3

Startseite einrichten ................................................................................................................................ 4

Suchmaske ............................................................................................................................................... 4

Schnellauswahl ................................................................................................................................ 6

Mitglied neu anlegen ............................................................................................................................... 7

Zusatzinformationen ..................................................................................................................... 13

Adressliste ..................................................................................................................................... 13

Verknüpfung .................................................................................................................................. 14

Kontakteigenschaften(OG-Wechsel) ................................................................................................. 14

Familien- oder Firmen- Kontakt umwandeln ................................................................................ 15

Dokumente .................................................................................................................................... 15

Notiz .............................................................................................................................................. 15

Mitglied abrechnen ............................................................................................................................... 17

Zusatzinformationen ..................................................................................................................... 20

Einzelabrechnung durchführen ............................................................................................................. 21

Rechnungsgrunddaten/Verwendungszweck in der SEPA-Datei ........................................................... 24

Kommunikation erstellen ...................................................................................................................... 26

Serien-E-Mail/Serien-PDF .............................................................................................................. 26

Ausweis erstellen ........................................................................................................................... 30

Statistiken .............................................................................................................................................. 32

Einstellungen ......................................................................................................................................... 34

Ortsgruppen anpassen .................................................................................................................. 36

Bankkonten/Beiträge anpassen .................................................................................................... 37

Hilfe ....................................................................................................................................................... 42

mailto:[email protected]


Anmeldung Der VereinsManager ist webbasierend, d.h. das Programm befindet sich auf einem Server von der

Firma SeWoBe, es ist keine Installation notwendig, man meldet sich über das Internet an und kann

das von überall aus. Verwenden Sie alle Browser außer Internet Explorer ! Bitte beachten sie,

dass wenn nicht alle Funktionen im Browser zu sehen sind, liegt das höchstwahrscheinlich daran,

dass die Ansicht zu stark heran gezoomt/vergrößert ist. Sollte das der Fall sein, führen Sie den

folgenden Schritt im Browser durch: halten Sie die "Strg"-Taste gedrückt während Sie langsam mit

dem Mausrad nach vorne oder nach hinten drehen, bis Sie die gewünschte Ansicht/Funktion zu

sehen bekommen: was öfters vorkommt: z.B. beim "Beitrag abrechnen" sieht man bei fehlerhaften

Bankdaten nicht die rote Fehlerschrift ganz recht in der Spalte. Diese Information gibt genaue Details

worin der Fehler liegt, z.B. Kontoinhaber fehlt. Hier sollten Sie die beschriebenen Schritte

durchführen, um die Ansicht anzupassen.

Sollten Sie keine Zugangsdaten besitzen, muss ein Zugang von Ihrem Geschäftsführer beantragt

werden. Dieser Antrag muss an die allgemeine Mitgliederverwaltungsprogramm-Adresse gesendet

werden: [email protected]

Produktivsystem Das Produktivsystem dient zur täglichen Verwaltung unserer Mitglieder. Bitte geben Sie Acht, da

Fehler hier nur händisch korrigiert werden können.

Die Anmeldung am Produktivsystem nehmen Sie wie folgt vor:

Anmeldeseite (entweder klicken Sie auf den Link oder kopieren die Adresse in die Adressleiste von

Ihrem Browser):

https://volkssolidaritaet.der-moderne-verein.de/

Geben Sie Ihre Zugangsdaten und den Sicherheitscode ein:


https://volkssolidaritaet.der-moderne-verein.de/


Testsystem Das Testsystem dient zur Übung und zum Kennenlernen des Programmes. Hier haben Bearbeitungen

und Fehler nichts mit dem Produktivsystem zu tun. D.h. das keine Daten aus dem Testsystem

übernommen werden können.

Anmeldeseite:

https://test-volkssolidaritaet.der-moderne-verein.de/

Geben Sie Ihre Zugangsdaten und den Sicherheitscode ein:

Hinweis: Beim ersten Login in Ihre Gliederung wird der Einrichtungsassistent gestartet. Hier Tragen

Sie Ihre Verbandsinformation ein. Durch den Einrichtungsassistent werden die SEPA-Lastschrift-

Dateien mit Ihren Bankdaten und der hinterlegte VS-Briefkopf mit Ihren Adressdaten befüllt. Dieser

Assistent muss nur einmal durchlaufen werden und nur von einem Mitarbeiter der Gliederung.

https://test-volkssolidaritaet.der-moderne-verein.de/


Startseite einrichten Die Startseite kann man sich mit Schnellauswahlmöglichkeiten und Geburtstagsübersichten

einrichten. Mit einem Klick auf die Schnellauswahl-Links kann man in die gewünschten Bereiche

kommen.

Man kann diese Fenster verschieben, vergrößern, feststellen und auch wieder entfernen.

Ausgewählte Schnellauswahlen werden nach dem anklicken aus der Startseiten-Liste entfernt und als

Fenster dargestellt. Entfernt man ein Schnellauswahlfenster so erscheint es wieder in der Startseiten-

Liste.

Suchmaske

Geht man mit der Maus auf das Menü-Feld "Suche", erscheinen zwei Unterpunkte, "Kontakt" und

"Dokumente". Klick man auf Kontakt, wird eine Tabellenansicht aller Mitglieder angezeigt.

Zusatzinfo:

Im Menü Dokumente kann man sich alle bisher hinterlegten Mitglieder-Dokumente (Rechnung oder

Korrespondenz) anzeigen lassen und danach suchen.

In der Kontaktsuche hat man immer am rechten unteren Fensterrand die Mitgliederzahl, die anhand

der gewünschten Kriterien (mit oder ohne Filter/Auswertungen) gefunden wurden.

Jede Such-Ansicht kann jederzeit als Excel-Datei exportiert werden, indem man auf "Daten

exportieren" unterhalb der Tabelle klickt.


Es gibt verschiedene Filter:

Kategorie: Hier wird nach der Mitgliedsart gefiltert, z.B. kann nach Ex-Mitgliedern gefiltert werden,

dazu wählt man als Hauptkategorie "Ex-Mitglied" aus oder wenn man die Hauptkategorie "Mitglied "

und die Unterkategorie "Fördermitglieder" wählt, werden einem nur die Fördermitglieder angezeigt.

Adresslisten: Hier werden Mitglieder angezeigt, die einer Adressliste hinzugefügt wurden. Man fügt

ein Mitglied einer Adressliste hinzu, indem man in das Mitglied selbst geht und dieses unter dem

Menüreiter "Adressliste" per Pfeil-Kick zuordnet.

Auswertungen: Hier werden vordefinierte oder selbsterstellte Auswertungen ausgegeben. Diese

können als PDF- oder Excel-Datei exportiert werden.

Man kann bei Bedarf Auswertungen unter dem Menü Extras/Auswertungsassistent selbst erstellen.

Nummernkreise: Hier können die Mitglieder nach Ortsgruppen gefiltert werden.


Der letzte Filter "Region" soll ignoriert werden, da hier eine Bundeslandsuche angeboten wird. Sie

sehen nur die Mitglieder Ihrer Gliederung, daher erübrigt sich die Suche in anderen Bundesländern.

Schnellauswahl

Bei jedem angezeigten Mitglied wird links ein Schnellauswahl-Knopf angezeigt . Dieser bietet

eine kleine Auswahl von Bearbeitungsmöglichkeiten für das Mitglied.

Klickt man darauf erscheinen folgende Schnellauswahlmöglichkeiten:

1. Öffnet den Kontakt/Mitglied (klickt man auf die Mitgliedsnummer

vom Mitglied, öffnet sich der Kontakt auch)

2. Bearbeitet die Notizen des Mitgliedes

3. E-Mail an das Mitglied

4. Druckt einen einzelnen Ausweis für das Mitglied

5. Dokumente, die beim Mitglied hinterlegt werden sollen, können hier

hochgeladen werden

6. Ignorieren!

7. Öffnet die Beitragszahlungen des Mitgliedes

8. Erzeugt ein Stammblatt mit allen Daten des Mitgliedes

Über der angezeigten Tabelle finden Sie rechts oben eine Tabellenauswahl.

Hier können andere Tabellenansichten ausgewählt werden. Sollte Sie das Bedürfnis haben, eine

eigene Tabellenansicht zu erstellen, klicken Sie auf das Rädchen-Symbol. Dort können Sie eine neue

Tabellenansicht erstellen und die Spalteninhalte selbst definieren. Die Tabellenansicht "Liste 1" hat

alle Felder die auswählbar sind, daher ist eine Erstellung einer eigenen Tabellenansicht nicht

notwendig.


Mitglied neu anlegen Um einen neuen Kontakt zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie mit der Maus auf den Menüpunkt Neu und wählen "Kontakt" aus.

2. Füllen Sie in der Eingabemaske mindestens alle Pflichtfelder aus. Wählt man einen anderen

Kontakttyp als Privatanschrift (Familie oder Firma) aus, werden die Eingabefelder angepasst.

Die folgenden Felder sind keine Standardfelder und wurden nur nach unserem Wunsch hinterlegt,

diese nennen sich individuelle Felder:

Sie können alle Ihnen vorliegenden Informationen in die vorhandenen Felder eintragen. Liegt ein

Härtefall vor, tragen Sie bitte JA ein.

Das Zugangsdatum ist das Datum, wann das Mitglied in diese Ortsgruppe eingetreten ist und nicht

das Datum seit wann das Mitglied insgesamt Mitglied ist, außer das Mitglied war vorher noch nie

Mitglied. Für den ursprünglichen Eintritt verwenden wir das Feld "Eintritt" unter dem Menü

"Mitgliedsdaten" (siehe Abbildung unter Punkt 7.)

Sobald Sie am unteren Fensterrand auf "Kontakt speichern" klicken, wird das Mitglied mit seinen

Stammdaten angelegt und es erscheinen weitere Menüpunkte.


Hinweis: Nach dem Speichern wird noch keine Mitgliedsnummer angelegt. Dies folgt erst im

nächsten Schritt.

3. Klicken Sie auf "Kontakt speichern".

4. Wählen Sie im neu erschienen oberen Menü unter Finanzdaten "Mitgliedsdaten" aus.

5. Hier wählen Sie die Ortsgruppe aus, in die Sie das Mitglied hinzufügen möchten.

6. Nach Klicken auf "anlegen" wird anhand der Ortsgruppe die Mitgliedsnummer erstellt.

7. Es erscheint das vollständige Eingabeformular. Hier können u.a. Bankdaten, Kostenstelle und

Debitor beim Mitglied hinterlegt werden.

Hinweis: Sollten Sie die falsche Ortsgruppe ausgewählt und angelegt haben, können Sie per

Klick auf "Löschen" (am Ende der Seite), eine erneute Auswahl der Ortsgruppe tätigen.

Das Kündigungsdatum ist das Datum, wann die Kündigung selbst eingegangen ist. Das

Austrittsdatum ist das Datum, zu wann das Mitglied noch bezahlen muss. Das

Austrittsdatum wird automatisch auch als Beitragsende-Datum übernommen.


8. Bei Mitgliedern mit der Zahlungsart Lastschrift müssen Bankdaten hinterlegt sein. Sollte nur

die BLZ und die Kontonummer angegeben sein, so kann der VereinsManager mit seinem

internen "Konto zu IBAN"-Rechner Ihnen die BIC und IBAN erstellen.

Achten Sie darauf, dass das SEPA-

Mandat auf "Ja" eingestellt ist,

damit die Kontodaten verwendbar

sind.

Die Mandatsreferenznummer wird

nach dem Speichern automatisch

erstellt, kann aber auch per Klick

auf "NEU" automatisch oder per Klick auf "Blatt mit Stift" manuell erstellt werden. Sie können

jederzeit weitere Konten hinzufügen oder das vorhandene Konto bearbeiten. Sollte IBAN oder BIC

nicht stimmen, gibt das Programm sofort einen Hinweis auf den vorliegenden Fehler.

9. Klicken Sie auf "speichern".

10. Wählen Sie im neu erschienen oberen Menü unter Finanzdaten "Beiträge" aus.

Alle Datenfelder können ohne

Punkt eingegeben werden.

Das Eintrittsdatum ist das

Datum, seit wann es

ursprünglich eingetreten ist

und nicht, seit wann das

Mitglied in dieser Ortsgruppe

ist. Dafür gibt es das Feld

Zugangsdatum (siehe 2.)


11. Wählen Sie hier, falls vorhanden, das eingetragene Bankkonto aus und wählen die

Zahlungsart (Lastschrift, Bar oder Rechnung für Überweiser) aus.


13. Es erscheinen zwei weitere Menüpunkte neben dem Reiter "Grundeinstellung". Wählen Sie

den Reiter "Positionen".

14. Hier wird der Beitrag des Mitglieds bestimmt. Klicken Sie auf "Neue Beitragsposition".


15. Es erscheint darunter eine Eingabemaske. Wo Sie wie folgt vorgehen:

A: Beitragsgruppe: Wählen Sie Ihre Gliederung aus (es wird Ihnen nur eine angezeigt).

B: Wählen Sie die Beitragshöhe und Zahlungsrhythmus aus. Sollte ein gewünschter Betrag oder

Zahlungsrhythmus nicht vorhanden sein, müssen diese Informationen in der Beitragsverwaltung

ergänzt werden (siehe Beitragsverwaltung).

C: Wählen Sie bei Wunsch des Mitglieds das Fälligkeitsdatum (früher Fälligkeitsmonat) aus.

Ansonsten lassen Sie es so.

D: Hier tätigen Sie auch keine Auswahl, da hier der Bezahlungsstatus dieser Position hinterlegt ist.

Ansonsten hat man zur Auswahl noch storniert und abgerechnet. Wählt man eines dieser beiden,

wird der Beitrag nicht beim Mitglied als fällig angesehen und folglich nicht verrechnet.

F: Kommentar: Hier können zusätzliche Informationen eingefügt werden, die wiederum in der

Rechnung erscheinen (siehe Beitragsverwaltung). Ansonsten leer lassen.

16. Beispiel: Mitglied bezahlt 36 € jährlich:

Da das Mitglied mitten im Jahr beigetreten ist, wird das Mitglied jahresübergreifend abgerechnet.

Sollte das nicht gewünscht sein, muss ein Rumpfbeitrag angelegt werden und ein Folgebeitrag:

1. Hacken setzen bei Rumpfbeitrag.


2. speichern klicken.

3. "Folgebeitrag zu Rumpfbeitrag anlegen" klicken.

4. speichern klicken.

Schließen Sie das Mitglied und rufen es erneut auf. Erst dann werden beide Beiträge in der Tabelle

angezeigt.


Damit ist das Mitglied angelegt und wird in der Beitragsabrechnung berücksichtigt!

Zusatzinformationen

Adressen/Grunddaten: Hier kann man auch Funktionen, Bemerkungen, Adresszusatz, Alternativ

Adresse, Kontaktdaten des Mitglieds, Mitgliedsart, Foto, usw. hinterlegt werden.

Adressliste: Im Menüpunkt Adressliste kann das Mitglied einer bestimmten Empfängerliste

hinzugefügt werden. Diese Liste kann beim Erstellen von Ausweisen, E-Mails oder PDFs als

Empfängerauswahl verwendet werden.


Verknüpfung: Hier können zwischen bestehenden Mitgliedern Beziehungen hinterlegt werden

(Ehemann zu Ehefrau, Mutter zu Tochter, usw.). Diese Beziehung wird auch bei der ausgewählten

Person angelegt.

Kontakteigenschaften(OG-Wechsel) Ist nur zu verwenden, wenn ein Ortsgruppenwechsel bei dem Mitglied stattfindet. Wählen Sie

"Kontakt kopieren". Wählen Sie die Ziel-Ortsgruppe zweimal aus (siehe Grafik). Klicken auf

"Kopieraktion durchführen". Das Mitglied wurde mit all seinen Daten kopiert, außer der

Beitragszahlung. Tragen Sie unter dem Menüpunkt Finanzdaten/"Mitgliedsdaten" ein

Kündigungsdatum, ein Austrittsdatum und ein Austrittsgrund "OG-Wechsel" ein. Das gesetzte Datum

sollte in beiden Felder identisch sein ist z.B. der 30.04., dann sollte der Beitragsbeginn des Mitgliedes

in der neuen Ortsgruppe der 01.05. sein. Das Mitglied wird erst nach 24 Stunden auf

gekündigt/inaktiv gesetzt, bis dahin können Sie bei Fehler das Mitglied wieder aktivieren, indem Sie

die eingetragenen Daten unter "Mitgliedsdaten" wieder entfernen. Suchen Sie nun das Mitglied in

der neuen Ortsgruppe und öffnen es. Unter dem Menüpunkt Finanzdaten/"Beiträge" hinterlegen Sie

die Zahlungsart und den Mitgliedsbeitrag mit dem Zahlungsrhythmus. Damit wäre der

Ortsgruppenwechsel durchgeführt.

Hinweis: Bitte achten Sie auf die Unterscheidung von Zugangsdatum und Eintrittsdatum.

Zugangsdatum in den Adressdaten vom Mitglied gibt das Datum an, seit wann es in dieser

Ortsgruppe ist. Das Eintrittsdatum im Feld "Eintritt" in den Mitgliedsdaten, zeigt das Datum, seit

wann die Person die Mitgliedschaft in der Volkssolidarität insgesamt begonnen hat.

Es muß ein anderer

Kontakt eingetragen

werden


Mitglied auf inaktiv setzen: Im Menü Finanzdaten/"Mitgliedsdaten" muss ein Kündigungsdatum, ein

Austrittsdatum und ein Austrittsgrund gesetzt werden. Das Austrittsdatum wird automatisch als

Beitragsende-Datum übernommen. Das Mitglied wird in 24 Stunden als inaktives Mitglied angezeigt.

Das Mitglied wird bis zum Austrittsdatum abgerechnet.

Hinweis zum OG-Wechsel: Mandatsreferenznummer muss manuell angeklickt werden, passiert nicht

durch klicken auf speichern.

Familien- oder Firmen- Kontakt umwandeln:

Zusätzlich kann man hier einen Familien- oder Firmen- Kontakt umwandeln in ein einzelnes Mitglied:

Dokumente: Sie finden die Dokumente unter dem oberen Menüpunkt "Dokumente" im Mitglied.

Hier finden Sie alle hinterlegten Dokumente des Mitglieds. Rechnungen, hochgeladene Dokumente

(z.B. ausgefüllter Mitgliedsantrag, der vorher als PDF-Datei gespeichert wurde,) und

Korrespondenzen. Nach jeder Abrechnung wird automatisiert eine Rechnung bei jedem Mitglied

hinterlegt.

Notiz: Sie finden die Notizen unter dem oberen Menüpunkt "Notizen" im Mitglied. Hier kann man

Notizen mit Wiedervorlage Datum und Zeit hinterlegen. Wird eine Notiz mit Wiedervorlage-Datum


hinterlegt, so erscheint diese am eingetragenen Tag und Uhrzeit im Programm. Man kann Notizen für

sich oder für alle die Ihre Mitglieder verwalten anzeigen lassen.

Historie: Sie finden die Historie unter dem oberen Menüpunkt "Historie" im Mitglied. Hier werden

alle Änderungen am Mitglied detailliert hinterlegt.


Mitglied abrechnen

Da dieses System auch Buchhaltungsfunktionen enthält, muss eine bestimmte Verfahrensweise

eingehalten werden, damit Ihre Mitglieder richtig abgerechnet werden.

1. Gehen Sie im Hauptmenü unter Sondermodule auf "Beitragsliste".

Hinweis: Es muss eine Beitragsliste für

Überweiser, Lastschriften und Barzahler

erstellt werden. D.h. diese Schrittfolge muss

mindestens 3 Mal gemacht werden.

2. Tragen Sie den gewünschten Stichtag/Abrechnungsdatum ein und klicken auf "Beitragsliste

erstellen". Es wird Ihnen danach eine Nachricht angezeigt: "Beitragsliste wurde erfolgreich

erstellt". Aufgrund der Menge der zu verrechnenden Mitglieder, kann es unterschiedlich

dauern, bis die Meldung erscheint. Sollte eine Fehlermeldung erscheinen, dann haben sie

keine Mitglieder, die in diesem Zeitraum und mit dieser Zahlungsweise fällig sind. Sie können

dann beruhig die nächste Zahlungsweise auswählen.

3. Klicken Sie nun auf "Öffnen". Es wird Ihnen eine Excel-Datei zum Herunterladen angeboten.

Speichern Sie diese ab.


4. Nachdem Sie diese 3 Listen mit immer dem gleichen Stichtag/Abrechnungsdatum erstellt

haben, können Sie alle Informationen kontrollieren. Sind die Beiträge richtig, stimmt die

Fälligkeit der Mitglieder, stimmt die IBAN und BIC, stimmt die Summe?

5. Wir addieren aus allen 3 Listen die Gesamtsummen und notieren Sie.

6. Gehen Sie nun im Hauptmenü Finanzen auf "Beiträge abrechnen".

7. Tragen Sie im Feld Termin das gleiche Stichdatum/Abrechnungsdatum ein, das Sie bei den

Beitragslisten verwendet haben. Es wird Ihnen die Anzahl der abzurechnenden Mitglieder

und die Gesamtsumme angezeigt. Details zu fehlerhaft hinterlegten Abrechnungsdaten beim

Mitglied, werden beim angezeigten Mitglied in der letzten Spalte ganz rechts angezeigt.

Sollte ein Fehler angezeigt werden, muss dieser im Mitglied selbst korrigiert werden und die

Schritte 1-6 wiederholt werden! Sollte alles in Ordnung sein, dann wird die Schrift in blau

angezeigt. Das System unterscheidet bei der Abrechnung nicht zwischen Überweiser,

Lastschriften und Barzahler, daher ist der Schritt mit den Beitragslisten vorher notwendig.

Hinweis: Seit dem letzten Update hat sich die Ansicht geringfügig geändert.

8. Überprüfen Sie die angezeigte Summe mit Ihrer notierten Gesamtsumme aus den 3

Beitragslisten. Stimmt diese überein, kann davon ausgegangen werden, dass alles soweit

seine Richtigkeit hat, vorausgesetzt die hinterlegten Mitgliedsdaten sind korrekt eingetragen.


9. Der folgende Schritt ist der sogenannte Fakturaabschluß, d.h. die Mitglieder können nicht

noch einmal für den gleichen Zeitraum abgerechnet werden! Sollte alles stimmen, klicken Sie

am unteren Ende der Seite auf den Knopf "Abrechnung durchführen".

10. Sie werden gefragt, ob Sie sich sicher sind. Bestätigen Sie mit einem Klick auf "Abrechnung

starten" den Start des Vorgangs.

Hinweis: Bei einer höher Anzahl abzurechnender Mitglieder, kann die Meldung erscheinen: "Die

Daten wurden zur Berechnung an den Server gesendet. Sie werden nach Abschluss der Berechnung

per E-Mail kontaktiert. Bitte führen Sie keine weiteren Abrechnungen durch oder starten diese

erneut." Sollte diese Meldung Ihnen angezeigt werden, warten Sie bis Sie per E-Mail über den

Abschluss der Abrechnung informiert werden oder Sie vom selbst System nach Abschluss darauf

hingewiesen werden (es wird die Mail verwendet, die in Ihrem Profil hinterlegt wurde; für den Profil

Aufruf gehen Sie in die Hierarchieverwaltung öffnen Ihre Gliederung und klicken mit Recht auf Ihren

Namen).

11. Sie werden darüber informiert, dass die Mitglieder erfolgreich abgerechnet wurden. Sie

haben die Möglichkeit nun direkt eine SEPA-Lastschriftdatei für alle abgerechneten

Lastschriften zu erzeugen/erstellen.

Sie können bei Bedarf die Lastschriftdatei auch noch später unter dem Menüpunkt

Finanzen/"Lastschriftdatei erzeugen" erzeugen/erstellen.

Hier sehen Sie eine Übersicht der vorhandenen Lastschriften.


Durch das Klicken auf "Vorschau erzeugen" erscheint eine detaillierte Übersicht aller verfügbaren

Lastschriften. Hier wird das Tagesdatum automatisch angezeigt und muss nicht geändert werden.

Durch Klicken auf "Datei(en) erzeugen" wird eine SEPA-Lastschriftdatei erzeugt.

A. Datei herunterladen (XML-Datei)

B. Übersicht aller enthaltenen Lastschriften

C. SEPA-Datei erneut erzeugen: Sollte man noch nachträgliche Lastschriften dieser Datei

hinzufügen wollen, führt man die Abrechnung oder Einzelabrechnungen durch und

erzeugt hier die Datei noch einmal.

Diese heruntergeladene Datei kann dann an die Buchhaltung übergeben werden.

Hinweis: Nachdem die Datei heruntergeladen wurde, ist es abhängig vom verwendeten Browser, wo

die Datei gespeichert wird. Wenn man Mozilla Firefox verwendet, wird die Datei, außer man hat die

Einstellung geändert, unter eigene Dateien "Downloads" abgelegt.

Sie finden das Lastschriftdatei-Archiv auch im Hauptmenü Finanzen. Hier sehen Sie alle Bereits

erzeugten SEPA-Dateien.

Zusatzinformationen


Bitte beachten Sie, dass, wenn mehrere Beiträge bei einem Mitglied offen sind, durch eine

Abrechnung nur der am meisten zurückliegende Zeitraum vom Mitglied abgerechnet wird. D.h. man

muss die Abrechnung mehrmals durchführen oder man erstellt eine neue Beitragsposition für dieses

Mitglied (siehe Beiträge anpassen) und rechnet den offenen Beitrag auf einmal beim Mitglied ab.

Einzelabrechnung durchführen

Ist eine Einzelabrechnung oder eine Sonderzahlung von einem Mitglied gewünscht, dann gehen Sie

wie folgt vor:

1. Wählen Sie unter Einstellungen/Finanzen die Beitragsverwaltung aus.

Wir sehen nach einem Linksklick unsere bisherigen Beitragspositionen:

2. Wir erstellen, falls noch nicht vorhanden, zuerst eine neue Beitragsgruppe namens

"Einzelabrechnung", indem wir auf "Neue Beitragsgruppe anlegen" klicken. Wir können auch

andere Gruppen erstellen, wie z.B. Fördermitglieder und /oder Mitarbeiter. Diese können

dann bei Bedarf einzeln abgerechnet werden. Voraussetzung dafür ist, dass auch diese

Beiträge bei den Mitgliedern hinterlegt sind. Wir tragen den Namen ein und klicken auf

Speichern.

3. Wir erstellen eine neue Beitragsposition, indem wir einen Rechtsklick auf Einzelabrechnung

machen und auf "Neue Beitragsposition anlegen" klicken.


4. Geben Sie der Beitragsposition und dem Beitragspreis einen Namen (Optimal beinhaltet der

Name den Preis), achten Sie darauf, dass die Zahlungsweise auf "einmalig" steht, geben bei

Preis den Betrag für die Einzelabrechnung ein und klicken auf Speichern:

Jetzt wurde eine Beitragsposition für eine einmalige Abrechnung erstellt.

5. Dieser Einzelbeitrag muss nun beim Mitglied hinterlegt werden. Dazu wechseln wir in die

Beitragsposition von dem betroffenen Mitglied (Finanzdaten/Beiträge -> Reiter

"Positionen"):


6. Legen Sie eine neue Beitragsposition an, indem Sie auf "Neue Beitragsposition" klicken.

7. Wählen Sie die Beitragsgruppe "Einzelabrechnung" aus, den neuangelegten Beitrag und

klicken auf Speichern.

Der Einzelabrechnungsbeitrag wurde angelegt:

Variante A: Man hat nun 2 Möglichkeiten für die Abrechnung dieser Beiträge oder anderer

Beitragsgruppen. Betrifft es nur einzelne Mitglieder und möchte diese gleich abrechnen, dann kann

man über den Reiter "Einzelabrechnung durchführen" dies dann auch tun:


Variante B: Oder wenn es mehrere Mitglieder betrifft, dann bietet es sich an, dass man zuerst alle

betroffenen Mitglieder bearbeitet und danach gemeinsam über das Hauptmenü

"Finanzen"/"Beiträge abrechnen" abrechnet.

Hier muss man nur die Beitragsgruppe "Einzelabrechnung" auswählen und es werden einem alle

Mitglieder zur Abrechnung angezeigt, die solch eine Beitragsposition haben.

Bei Lastschriftzahlern steht nach Abrechnung eine SEPA-Datei zur Erstellung bereit. Man kann die

Mitglieder abrechnen und auch warten, bis die normalen Abrechnungen durchgeführt werden, was

den Vorteil bringt, dass bei der SEPA-Datei-Erstellung diese mitberücksichtigt werden und nicht

mehrere Abbuchungen durchgeführt werden.

Rechnungsgrunddaten/Verwendungszweck in der SEPA-Datei

Hier kann man den Standard-Rechnungstext und den Verwendungszweck-Text der SEPA-

Lastschriften ändern. Wählen Sie unter dem Hauptmenü Einstellungen/Finanzen den Menüpunkt

Rechnungsgrunddaten aus.

Machen Sie einen Rechtsklick auf Ihre angezeigte Gliederung und klicken auf "Geschäftsbereich

bearbeiten. Hier können Sie Standardeinstellungen hinterlegen, Rechnungstexte und den

Verwendungszweck-Text hinterlegen.


Sie finden den Verwendungszweck-Text weiter unten auf der Seite.

Menüpunkt: Finanzen/Zahlungsübersicht: Bietet eine Übersicht aller bisher abgerechneten Beiträge

(Überweiser, Lastschrift, Barzahler) und deren automatisch erstellten Rechnungen.


Menüpunkt: Finanzen/unbezahlte Rechnungen: Sehen Sie alle offenen/unbezahlten

Mitgliedsbeiträge und deren automatisch erstellten Rechnungen. Hier kann bei Bedarf händisch

jedes Mitgliedskonto ausgeglichen werden.

Kommunikation erstellen

Sie finden Serien-E-Mail/Serien-PDF/Ausweise erstellen/Serienbrief-Export unter den Hauptmenü

Kommunikation. Alle anderen Kommunikationsmöglichkeiten sind nicht für uns geeignet oder sind

kostenpflichtig.

Serien-E-Mail/Serien-PDF

Rechnungen mit und ohne

Briefkopfpapier


Da die Erstellung von Serien-E-Mails und Serien-PDFs in der Vorgehensweise identisch ist, wird hier

nur die Serien-E-Mail Vorgehensweise erklärt.

- Klicken Sie im Hauptmenü den Menüpunkt "Serien-Email / Newsletter" aus.

- Klicken Sie auf "Neue Aktion".

- Es öffnet sich ein neues Fenster. Tragen Sie einen Namen für die E-Mail-Vorlage ein und

klicken auf "Weiter". Man kann das Schreiben mit anderen E-Mail-Vorlagen in Mitglied oder

Anschreiben gruppieren.

1. Tragen Sie einen Betreff in die Betreffzeile ein. Erstellen Sie Ihre E-Mail, wobei sich die

Verwendung von Platzhaltern anbietet. Dafür klicken Sie auf Platzhalter und wählen den

gewünschten Inhalt aus (Mitgliedsnummer, vollständiger Name des Mitgliedes,

Eintrittsdatum, usw.). Alle Platzhalter haben neben jeden Begriff eine genaue Erklärung für

welchen Inhalt sie stehen.

2. Bei Bedarf kann eine Signatur beim Bundesverband hinterlegt werden. Ansonsten kopieren

Sie Ihre Signatur in den Entwurf.

3. Sie können bei Bedarf auch Anhänge der E-Mail hinzufügen, egal ob vom Computer oder aus

einem Archiv (eine Datei, die vorher bereits hochgeladen wurde).

4. Hier kann man vorher erstellte PDFs der E-Mail hinzufügen. Wurde keine Serien-PDF vorher

erstellt, wird hier auch keine zum Hinzufügen angeboten.

Klicken Sie nach Fertigstellung der E-Mail-Inhalte auf "Weiter".


- Im Reiter Einstellungen, können Sie einstellen, ob diese Mail nachdem sie an ein Mitglied

versendet wurde, bei dem Mitglied unter Dokumente hinterlegt werden soll oder nicht (siehe

A). Sie können außerdem bestimmen, wie Ihre Dublettenprüfung durchgeführt werden soll

(siehe B). Sollten Sie keine speziellen Anforderungen haben, klicken Sie auf "Weiter".


- Hier geht es um die Empfänger dieser E-Mail. Da diese Mail als Vorlage angelegt wird, kann

man die Empfänger jedes Mal neu wählen. Klicken Sie auf "Kontakte auswählen" und wählen

die Empfänger aus. Es öffnet sich die Standard-Suchmaske mit der Volltextsuche und ihren

Filtern. Zum Hinzufügen eines Mitglieds, klicken Sie auf das grüne Plus-Symbol oder wenn Sie

z.B. alle einer Ortsgruppe anschreiben möchten, wählen Sie den Filter "Nummernkreis" und

Ihre Ortsgruppe aus und klicken auf "suchen", danach klicken Sie auf "Suchergebnis der

Kommunikationsaktion test zuordnen". Dadurch werden alle Mitglieder des Suchergebnisses

der Empfängerliste hinzugefügt. Voraussetzung für den Empfang, ist eine E-Mail-Adresse

beim Mitglied.

- Wenn Sie die Auswahl abgeschlossen haben, schließen Sie das Fenster.

- Hier sehen Sie eine Übersicht Ihrer Empfänger für diese E-Mail. Es wird auch die hinterlegte

E-Mail bei den Mitgliedern angezeigt. Sollte keine E-Mail-Adresse beim Mitglied hinterlegt

sein, können Sie auf das Männchen-Symbol klicken und die fehlenden Informationen


ergänzen oder der Versand kann nur für die durchgeführt werden, die eine E-Mail-Adresse

haben. Klicken Sie auf "Versenden".

Unter dem Reiter Statistik finden Sie eine Versandstatistik.

Nach Erstellung einer Sammel-E-Mail-Vorlage, wird diese für zukünftige Verwendung in der

Kommunikationsübersicht hinterlegt. Hier kann man mit der Vorlage folgende Aktionen durchführen,

indem man auf die rechten kleinen Symbole klickt (siehe folgenden Screenshot): versenden,

Versandstatistik anzeigen lassen, löschen, archivieren. Sollte man die Vorlage archivieren, wird diese

Vorlage in das Kommunikations-Archiv verschoben und steht dort weiterhin zur Verfügung. Sie

finden Sie, indem Sie den Filter auf "Archivierte Aktionen zeigen" setzen.

Ausweis erstellen

1. Wählen sie unter dem Hauptmenü Kommunikation den Menüpunkt "Etiketten / Karten" aus.


2. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage. Die für Sie verwendbaren Ausweisvorlagen sind

"Mitgliedsausweis" und "Mitgliedsausweis mit Vordruck", d.h. "Mitgliedsausweis" steht für

Ausweise mit Mitgliederdaten und dem bekannten Mitgliedausweishintergrund und

"Mitgliedsausweis mit Vordruck" sind Ausweise für das VS-Mitgliedsausweis-Vordruck-

Papier.

3. Es öffnet sich ein neues Fenster im Reiter "Kontakte/Erstellung", wenn nicht wählen Sie den

Reiter aus. Hier klicken Sie auf "Kontakte auswählen" und wählen im neu erscheinen Fenster

alle Mitglieder aus für die Sie einen Mitgliedsausweis erstellen wollen. Klicken Sie auf

"Suchergebnis der Kommunikationsaktion Mitgliedsausweis zuordnen". Dadurch werden alle

Mitglieder des Suchergebnisses der Empfängerliste hinzugefügt.

4. Danach schließen Sie das Fenster und klicken weiter unten im Fenster auf "Erstellen".

5. Klicken Sie auf das Blatt-Symbol.


Es öffnet sich eine PDF, die Sie ausdrucken oder abspeichern können. Es wird für jedes erstellen eine

Historie angelegt (siehe Reiter "Archiv").

Beispiel: Mitgliedsausweis

Beispiel: Mitgliedsausweis mit Vordruck

Das Fenster kann geschlossen werden, wodurch Sie in die Übersicht zurückkehren.

Statistiken Statistiken sind Programmierte Auswertungen, d.h. das diese Informationen enthalten, die man als

Benutzer nicht mit dem Auswertungsassistenten erstellen kann.

1. Wählen Sie dazu unter dem Hauptmenü Sondermodule "Statistik" aus.

Hier befindet sich eine Auswahlliste der vorhandenen Statistiken. Diese werden genau wie die

Auswertungen noch erweitert.


A. Die Jubiläumsliste zeigt eine Übersicht aller Mitglieder, die in einem Auswahlzeitraum ihr

Mitgliedschafts-Jubiläum haben.

B. Die Geburtstagsliste zeigt eine Übersicht aller Mitglieder, die in einem Auswahlzeitraum

Geburtstag haben.

C. Die Mitgliedergruppen-Auswertung zeigt eine Übersicht aller aktiven Mitglieder im

Auswahlzeitraum.

D. KV / RV: Zeigt Abgänge, Zugänge, Beitragsdurchschnitt und Altersdurchschnitt der Mitglieder

für ein Auswahljahr.

E. Die Altersstruktur zeigt den Altersdurchschnitt mit prozentualen Anteil der Mitglieder zu

einem Auswahldatum.

F. Die Beitragsarten beinhalten alle vorhandenen Beiträge mit Zahlungsrhythmus und den

Beitragsdurchschnitt.

G. Zeigt alle Mitglieder, wo kein Beitrag hinterlegt ist.

H. Die Beitragshochrechnung zeigt datumsabhängig die verbuchten Einnahmen des vergangen

Jahres oder die zu erwarteten Einnahmen des kommenden Jahres an.

I. Zeigt Mitglieder, wo mehrere Beitragspositionen für den gleichen Zeitraum hinterlegt sind.

Dient zur Abrechnungskontrolle, wenn z.B. die Anzahl abzurechnenden Mitglieder mit der

Anzahl der abzurechnenden Positionen nicht übereinstimmt:

Die Filter der Statistiken werden kommagetrennt oder mit einem "-" (Bindestrich) als VON-BIS-

Filter eingetragen. Dies gilt für die Filter: Kreisverbände, Ortsgruppen, Geburtstage und Jubiläen.

Z.B.

Trägt man bei Ortsgruppe und Kreisverband nichts ein, werden alle ausgegeben. Bitte tragen Sie

beim Filter "Kreisverbände" nichts ein, da Sie für sich als Gliederung keinen Filter brauchen, außer in


Ihrer Gliederung existieren weitere Kreisverbandsnummern (z.B. durch Zusammenschluss von

Kreisverbänden).

2. Tragen Sie Ihre Filterkriterien ein und klicken auf "Statistik in Excel exportieren".

3. Klicken nach dem Ladevorgang auf "Öffnen" und laden die Datei herunter.

4. Öffnen die heruntergeladene Excel-Datei.

Dieses Vorgehen gilt für jede Statistik.

Einstellungen Im Hauptmenü Einstellungen können Sie folgende Sachen verwalten:

- Eigenes Passwort: Altes Passwort und neues Passwort 2x eingeben.

- Adresslisten: Auf "Neue Adressliste" klicken, Wunschnamen für die Liste

eintragen und auf "speichern" klicken.

- Ortsgruppen anpassen: siehe Überschrift: Ortsgruppen anpassen

- Bankkonten und Beitragsgruppen anpassen: siehe Bankkonten/Beiträge anpassen


Neue Ortsgruppe anlegen

Bitte legen Sie unter „Hierachieverwaltung“ nur Ortsgruppen wie folgt an:

1. Rechtsklick auf den Namen Ihrer Gliederung

2. Wählen Sie "Neue Hierarchie-Ebene anlegen" mit Links-Klick aus.

3. Geben Sie einen Ortsgruppennamen ein (z.B. OG 3).

4. Tragen Sie den Wert 0 ein.


6. Wählen Sie eine eindeutige Gliederungsnummer für die Ortsgruppe aus und tragen sie hier

ein (Gliederungsnummer des Bezirksverbandes?).

7. Wählen Sie die "Gliederungs-Kategorie": Ortsgruppe aus


9. Hier kann der Wert 0 stehen.

10. Wählen Sie in der Auswahl-Liste "Admin_Light" aus.



Ortsgruppen anpassen

Im Menü Einstellungen/Benutzerverwaltung wählen Sie den Menüpunkt "Hierarchieverwaltung" aus.

Es erscheint ein zugeklapptes Menü mit dem Namen Ihrer Gliederung:

Klicken Sie auf den Namen Ihrer Gliederung, damit sich die Ortsgruppen aufklappen.


1. Wenn Sie eine Ortsgruppe löschen oder bearbeiten wollen, RECHTSklick auf die zu ändernde

Ortsgruppe.

2. Klicken mit links auf "Hierarchie-Ebene bearbeiten".

3. Bearbeiten bei Bedarf den Namen der Ortsgruppe.

3b. Klicken auf Löschen um die Ortsgruppe zu löschen.

4. Zeigt die "Maximale Anzahl Unterebenen" an.

5. Zeigt die "Maximal Anzahl Benutzer" für die Ortsgruppe an.

6. Die Gliederungsnummer ist 6-stellig und gibt anhand des Aufbaus Aufschluss auf die

Ortsgruppenzugehörigkeit (Landesverbandsnummer: 1-stellig, Kreisverbandsnummer: 2-

stellig, Ortgruppennummer: 3-stellig).

7. Zeigt die "Gliederungs-Kategorie": Ortsgruppe an.

8. "Länge Mitglieds-Nr.: auf 3 setzen. Zusammen mit der 6-stelligen Gliederungsnummer und

der Mitgieds-Nr. entsteht die 9-stellige Mitgliedsnummer.

9. Zeigt den aktuellen Nummernstand der bereits verwendeten Mitglieds-Nr. an.

10. Klicken Sie nach Änderungen auf "speichern".

Bankkonten/Beiträge anpassen

Bankkonten

Zum Bearbeiten Ihres Verbandskontos, klicken Sie auf den Menüpunkt "Bankkonten".


Klicken Sie auf Ihren Gliederungsnamen.

Bearbeiten und ggf. Ergänzen Sie Ihre Bankdaten und klicken danach auf "speichern".

A. Sie können einen Online-Zugang von Ihrer Bank beantragen, damit die Bank Ihnen die

Zugangsinformationen für eine direkte Anbindung gibt. Dadurch können Sie Lastschriften

direkt nach Erstellung der SEPA-Lastschriftdatei an die Bank senden und die Lastschrift

auslösen. Indem Fall können Sie hier "Ja" eintragen.

B. Hier wird die Anzahl der Lastschriften-Anzahl in einer SEPA-Datei bestimmt. Sprechen Sie mit

Ihrer Bank, wie viele Datensätze sie pro SEPA-Datei verarbeiten können und tragen den Wert

hier ein. z.B. wenn eine Bank sagt, dass sie maximal 300 Daten pro SEPA-Datei verarbeiten

können, dann sollten Sie in dieses Feld den Wert 300 eintragen. Sollten Ihre Datensätze

diesen Wert überschreiten, werden automatisch mehrere SEPA-Dateien erstellt.


C. Automatisches Gegenbuchen: Hier sollten alle Werte auf "Ja" stehen, damit kein Mitglied

nach Abrechnung einen offenen Betrag erhält und man händisch jedes dieser Mitglieder auf

ausgeglichen setzen muss.

Beiträge

Für die Verwaltung/Bearbeitung der Beiträge wählen Sie unter dem Menüpunkt

Einstellungen/Finanzen "Beitragsverwaltung" aus.

Klicken Sie auf Ihren Gliederungsnamen damit Sie die darunter aufgeführten Beitragspositionen

sehen können.


Neuen Beitrag erstellen

Möchte man eine neue Beitragsposition erstellen, dann geht man wie folgt vor:

- Rechtsklick auf den eigenen Gliederungsnamen.

Hier sieht man Beitragsposition und Beitragspreis in einer Eingabemaske.

Füllen Sie die Eingabemaske mit Ihren Anforderungen aus. Z.B. Tragen Sie bei "Bezeichnung" und

"Bezeichnung auf der Rechnung" das gleiche ein. Wählen Sie Ihren Zahlungsrhythmus (z.B. jährlich,

halbjährlich, usw.) aus, hinterlegen Sie bei Bedarf einen Rechnungstext und tragen Sie den Preis für

den Mitgliedsbeitrag für den ausgewählten Zahlungsrhythmus unter "Preis" ein (z.B. bei 3 € jährlich

trägt man unter "Preis" 36 € ein, bei halbjährlich 18 €, usw.).

Bestätigen Sie die Erstellung mit einem Klick auf "speichern".

Vorhandenen Beitrag bearbeiten

Klickt man auf einen aufgelisteten Beitrag, klappt sich ein weiterer Ordner auf mit der gleichen

Bezeichnung. In diesem Beispiel wird im oberen Ordner "3,00 jährlich" der Zahlungsrhythmus

festgesetzt und im unteren Ordner "3,00 jährlich" der zu bezahlende Beitrag/Preis.


Durch ein Rechtsklick auf den oberen Ordner "3,00 jährlich" und Linksklick auf "Beitragsposition

bearbeiten", schauen wir uns den hinterlegten Zahlungsrhythmus für diesen Beitrag an.

Hier können Sie die Bezeichnung und den Zahlungsrhythmus ändern.

Mit klicken auf "speichern" werden die Änderungen übernommen.

Machen Sie nun einen Rechtklick auf den unteren Ordner "3,00 jährlich" und einen Linksklick auf

"Beitragsposition bearbeiten".

Hier können Sie den Preis und den Rechnungstext ändern. Bitte geben Sie hier die Summe für ganzen

Zahlungsrhythmus an und nicht den pro Monat Wert an, außer bei monatlicher Zahlung.

z.B.: Wird 3€ jährlich gezahlt, ist der Wert der in das Feld Preis eingetragen wird 36€.

Bei 3€ halbjährlich 18€.

Bei 3€ vierteljährlich 9€.

Bei 3€ monatlich 3€.


Sie können den Rechnungstext beliebig gestalten und auch mit Platzhaltern versehen (siehe folgende

Abbildung). Z.B. Vielen Dank für Ihre Unterstützung! Es bedankt sich die Volkssolidarität XYZ!

Auch hier muss auf jede Änderung ein Klick auf "speichern" folgen.

Hilfe

Unterstützung erhalten Sie in erster Linie von [email protected] , ansonsten können Sie

auch Kolleginnen und Kollegen aus Nachbargliederungen fragen oder Sie nutzen die

VereinsManager-Hilfe im Hauptmenü ganz rechts:

SeWoBe-VereinsManager-Hilfe-Video-Portal-Webseite:

http://www.video.der-moderne-verein.de/index.php?id=657

VereinsManager-Handbuch:

http://video.der-moderne-verein.de/fileadmin/pdf_handbuch/handbuch_vereinsmanager.pdf


http://www.video.der-moderne-verein.de/index.php?id=657

http://video.der-moderne-verein.de/fileadmin/pdf_handbuch/handbuch_vereinsmanager.pdf

volkssolidarität vereinsmanager handbuch · 2017-10-24 · der vereinsmanager ist webbasierend,...

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