Senast uppdaterad 2019-01-03

VISMA - PERSONEC

Manual Flexrapportering

Sammanfattning Kompletterande manual för dig som har flexavtal.

1

1 Inledning ............................................................................................................................................... 2

2 Bra att ha koll på ................................................................................................................................... 3

2.1 Schema .......................................................................................................................................... 3

2.2 Rast ................................................................................................................................................ 3

2.3 Flexram .......................................................................................................................................... 3

2.3.1 Avstämningsperiod ................................................................................................................. 3

2.4 Flextyper ........................................................................................................................................ 4

2.5 Orsakskoder ................................................................................................................................... 4

2.6 Hjälp på vägen ............................................................................................................................... 5

3 Olika sätt att stämpla ........................................................................................................................... 6

3.1 Startsidan ....................................................................................................................................... 6

3.2 Flexregistrering .............................................................................................................................. 7

3.3 Flex översikt ................................................................................................................................... 8

3.4 Flexrapport .................................................................................................................................... 9

3.4.1 Kolumnrubriker .................................................................................................................... 10

4 Rättning av flex ................................................................................................................................... 10

4.1 Tidsgräns för rättning .................................................................................................................. 11

2

1 Inledning Denna manual riktar sig till dig som har en anställning med flexavtal och fungerar som ett komplement

till den ordinarie manualen för självservice. Här får du information och tips på hur du hanterar din flex.

Om du har frågor eller behöver hjälp är du alltid välkommen att kontakta på lönekontoret så svarar vi

på dina funderingar eller hjälper dig att ta reda på svaret. Du når oss på vår gemensamma mailbox

lonekontoret.mtgk@gullspang.se eller på telefon via kommunens växel.

3

2 Bra att ha koll på Det finns några saker som är särskilt viktiga när man har en flexanställning. Nedan går vi igenom några

punkter och förklarar hur de kan påverka din flextid och varför de är viktiga att hålla koll på.

2.1 Schema När du gör in- och utstämplingar så utvärderas alltid tiden i relation till ditt schema och din flexbank

uppdateras med mer eller mindre tid beroende på vilken tidpunkt du stämplar. Det är därför väldigt

viktigt att det ligger ett korrekt schema kopplat till din anställning.

Detta gäller oavsett om du är anställd på heltid eller deltid, om du är delvis tjänstledig eller delvis

sjukskriven. Det måste ligga ett schema som motsvarar din arbetstid för att flexutvärderingen ska bli

korrekt.

Vid en tillfällig förändring i ditt schema, en eller ett par dagar, så kan du enkelt korrigera schemat innan

du stämplar genom att lägga in ett Turbyte, läs mer om turbyten i den ordinarie manualen för

Självservice.

2.2 Rast De flesta scheman har en rast på 30 eller 60 minuter inlagd. Denna måste inte stämplas om man bara

tar den schemalagda rasten så som den ligger. Men om du har schemalagd rast 60 min men vanligtvis

bara tar 45 min så behöver du göra en in- och utstämpling för att tiden ska utvärderas korrekt.

2.3 Flexram Flexramen är det tidsspann inom vilken du kan göra dina in- och utstämplingar. Det är bra att hålla koll

på sin flexram för att förhindra att man får felmeddelanden och att flexbanken inte utvärderas korrekt.

Du kan se din flexram i vyn Flex översikt (markera ett datum så syns flexramen ovanför eventuella

stämplingar).

Exempel: ovan bild visar en person som har ordinarie arbetstid 8.00 till 16.30 med en flexram som

tillåter att hen stämplar in mellan 6.30 och 9.00 och ut mellan 14.00 och 18.00. Lunchrasten är på 30

minuter och börjar standard kl 12.00, det finns en flexram för lunchen som börhar 11.30 och slutar

13.30. Gör hen stämplingar utanför den ramen behöver hen via en orsakskod tala om för flexmodulen

att tiden ska räknas med, annars kommer det genereras en felkod.

2.3.1 Avstämningsperiod

Varje flexram är kopplad till en arbetstidsregel som uppger hur mycket plus eller minus man får ligga i

flexbanken. Reglerna varierar beroende på i vilken kommun du arbetar, din chef eller HR-avdelning

kan hjälpa dig med vad som gäller för dig.

Det är du och din chef som tillsammans ansvarar för att ditt saldo vid avstämning inte riskerar att

överstiga gränsen för plus eller minustid. För mycket minustid ger löneavdrag men för mycket plustid

går istället förlorad.

4

2.4 Flextyper Det finns fem flextyper:

In: används när du påbörjar ditt arbetspass.

Ut: används när du avslutar ditt arbetspass.

Rast in: när du kommer tillbaka efter lunchrast.

Rast ut: när du går på lunchrast.

Turbyte: används inte.

Tänk på: Rast in/Rast ut behöver inte användas om du tar rast enligt ditt schema.

2.5 Orsakskoder För att flexmodulen ska kunna utvärdera avvikelser från din flexram så finns det ett antal orsakskoder

att använda när du gör dina in- och utstämplingar. Orsakskoden talar om för flexmodulen hur den ska

hantera din stämpling.

Har du inte valt någon orsakskod där det behövs så kommer du få ett felmeddelande på den

stämplingen.

1 - Flexledig del av dag

Oavsett om det är att du kommer in senare än vad din flexram egentligen tillåter eller om du går hem

tidigare så behöver du använda denna kod för att tala om för systemet att tiden mellan stämplingen

och din ordinarie arbetstid ska dras av från ditt flexsaldo.

2 – Sjukdom del av dag

Det går att via flexen meddela när man går hem tidigare på grund av sjukdom. När du använder denna

orsakskod så skapas även en frånvaropost som ger karensavdrag från det klockslag du stämplar ut. Du

behöver alltså inte både stämpla ut och lägga in frånvaro via frånvarorapporteringen.

Tänk på att om du är fortsatt sjuk så måste du rapportera in efterföljande sjukdagar via frånvaro-

rapporteringen i självservice.

3 – Tillfällig FP del av dag

Likadant som vid sjukdom del av dag så fungerar Tillfällig FP del av dag på det sättet att en frånvaropost

skapas från det klockslag som du gör stämplingen. Det går även att lägga en sen instämpling med denna

orsak, då skapas frånvaroposten fram till det klockslag du stämplar in.

Tänk på: Det går inte att ange vilket barn som frånvaron gäller. Har du fler barn

kan du ange i meddelanderutan vilket barn det gäller så din chef kan välja rätt

när hen attesterar frånvaroposten.

Samma sak gäller här, som för Sjukdom del av dag, om frånvaron fortsätter nästkommande dag så

måste den rapporteras via frånvarorapporteringen i självservice.

5

4 – Kompledig del av dag

Om du har tid i ditt kompsaldo som du vill nyttja så går det att göra det via denna orsakskod istället för

att tiden ska dras från ditt flexsaldo. Du flexar in eller ut med denna orsakskod.

5 – Tj ärende innevarande dag

Om du lämnar kontoret för ett tjänsteärende och inte återkommer innan arbetsdagens slut, men

samtidigt inte kommer arbeta längre än vad ditt schema säger så kan du göra en utstämpling med

denna orsakskod.

Du gör alltså utstämplingen t.ex. kl. 14.00 när du lämnar arbetsplatsen men flexmodulen kommer inte

gör avdrag på flexen för resten av din ordinarie arbetstid.

6 – Tj-ärende nästa dag

Om du vet med dig att du inte kommer arbeta på kontoret nästa dag, t.ex. att du ska på en utbildning

eller konferens, så kan du stämpla ut med denna orsakskod. Vad som händer då är att flexmodulen

kommer lägga tjänsteärende på dig nästa dag, du behöver inte göra någon stämpling utan din

arbetsdag utvärderas som att du arbetat fulltid.

9 – Flex+ ledig dag

När du arbetar utanför din flexram, antingen att du sitter kvar senare eller om du går in och arbetar på

en ledig dag, så används denna flexkod. Om du t.ex. sitter kvar på kvällen utanför din flexram så räcker

det med att använda den när du stämplar ut, likaså om du kommer tidigt så räcker det att använda

den vid instämplingen. Om du arbetar på en ledig dag så räcker det att använda orsakskoden på en av

stämplingarna.

2.6 Hjälp på vägen Det finns ett inbyggt hjälpavsnitt i Visma Personec. Det anpassas utifrån var i systemet du står och ger

information kring den specifika sidan du är inne på för tillfället. Du hittar länken till hjälpen uppe i

högra hörnet, nedanför utloggningsknappen.

Det inbyggda hjälpavsnittet kan med fördel användas som en förklarande fördjupning till denna

manual.

6

3 Olika sätt att stämpla Man kan göra sina stämplingar på flera olika sätt. Vilken metod som du väljer att använder kommer an

på vad du själv känner är enklast samt om du behöver lämna någon kompletterande information i

stämplingen.

3.1 Startsidan Det enklaste sättet att stämpla är att använda klockan på inloggningssidan i Visma Personec. Klickar

du på In eller Ut så läggs en stämpling på dagens datum med den servertid som är på datorn när du

gör stämplingen.

I rutan kan du även se ditt flexsaldo samt klockslaget för din senaste stämpling och om det var en in-

eller utstämpling.

7

3.2 Flexregistrering Vyn Flexregistrering kan du använda när du behöver lämna kompletterande information i stämplingen.

T.ex. om du stämplar utanför flexram och behöver lägga med en orsakskod för det. Du hittar

funktionen både via menyraden till vänster och ovanför kalendern när du är inne på Rapportering.

Det går bara att göra stämplingar på dagens datum. När du kommer in så ser du din senaste registrering

och ett förslag på nästa typ av stämpling. Så om du tidigare idag har stämplat in så får du förslag om

att nästa stämpling ska vara en utstämpling. Välj passande Kod om du stämplar utanför flexramen. Och

det går också att skriva ett meddelande.

Det går från denna vy att simulera ditt flexsaldo. Klicka på ”återvinningscirkeln” så görs en beräkning

utifrån din senaste stämpling som visar hur ditt flexsaldo kommer se ut efter nästa bearbetning.

8

3.3 Flex översikt Här kan du korrigera registreringar t.o.m. före aktuellt klockslag för dagens datum. Du hittar översikten

i vänstermenyn under Rapportering.

När man kommer in på Flex översikt visas alltid de senaste 14 dagarna bakåt tillsammans med dagens

datum. Vill du se ytterligare period bakåt så ändrar du bara datum i rutan Datum t.o.m: så får du 14

dagar bakåt från det datumet.

Klicka på den lilla klocksymbolen för att få upp samma ruta som vid menyvalet Flexregistrering.

Välj typ och eventuell kod och klicka sedan på Spara.

9

Det går också att klicka på valfritt datum för att visa detaljer för den dagen. Klicka på pennan för

att komma till vyn för redigering av aktuell dag.

För att registrera stämplingar, klicka på Lägg till ny flexregistrering. Välj typ och eventuell kod och klicka

sedan på Lägg till. Upprepa om det är fler stämplingar som ska läggas till för samma dag. Avsluta med

att klicka på Spara.

3.4 Flexrapport Via menyvalet Flexrapport kan du via valfri datumperiod söka fram en rapport som redovisar din

tidutvärdering för periodens alla dagar. Här kan du enkelt hålla koll på så att dina stämplingar

utvärderas rätt och din flexbank uppdateras med plus eller minustid beroende på hur du stämplar.

Rapporten kan med fördel skrivas ut.

Standardinställningen är att de senaste 14 dagarna visas, men du kan söka på vilken period som helst.

Dock kan sökningen endast omfattas av max 31 dagar.

10

3.4.1 Kolumnrubriker

En kort förklaring till några av kolumnrubrikerna:

Arbtid: här visas den sammanlagda arbetstiden för den aktuella dagen – efter avdrag för rast.

FLEX: visar differensen mellan arbetstiden och den schemalagda tiden – alltså hur mycket flex

du jobbat in, eller tagit ut den dagen.

Ack: din totala tid i din flexbank vid dagens slut.

Frånv: här visas om det ligger frånvaro i frånvarorapporteringen.

Extra: om du lagt in extratid via avvikande tjänstgöring så syns det här.

Fel: om det finns ett fel som behöver rättas markeras den raden med en asterisk (*).

4 Rättning av flex Om det finns felaktigheter i din stämpling så visas en varning. Du ser direkt på startsidan i Visma

Personec att du har fel som behöver rättas i och med den röda cirkeln i flexmodulen på startsidan.

Siffran i cirkeln anger hur många felaktigheter som du behöver rätta.

För att rätta felen behöver du gå till vyn Flex översikt. Därifrån finns det två vägar att gå för att rätta

fel i flexen: antingen via datumlistan där du kan se vid vilka datum det finns en röd triangel och sedan

åtgärda dag för dag, eller om du klickar på utropstecknet så kommer du till en lista med alla fel

som behöver rättas.

Oavsett vilken väg du går så klicka på pennan så öppnas en detaljbild för aktuell stämpling som

behöver korrigeras för att felmeddelandet ska försvinna:

11

Följande felmeddelanden kan förekomma:

Inga stämplingar denna dag: du har inte gjort några stämplingar helt enkelt.

Systemet har satt arbetstid efter ditt schema men varnar ändå att du måste göra

in- och utstämpling.

Utstämpling saknas: Du har inte stämplat ut. Lägg till en utstämpling så försvinner

meddelandet.

Stämplingarna matchar inte varandra: Du har valt fel typ (in/ut, rast in/ut) när du

gjort din stämpling.

Stämplingen skapar ODEF+: Kanske den vanligaste felorsaken. Du gör en

stämpling utanför din flexram, eller på ledig dag, och måste därför lägga till en kod

till din stämpling som förklarar vad som gäller. Denna felsignal visas även när

endast in-stämpling saknas.

4.1 Tidsgräns för rättning Det finns en tidsgräns för hur långt tillbaka i tiden det går att rätta flexstämplingar. Om den tiden

överskrids så kan du inte längre göra rättningar själv genom att ändra på dina in- och utstämplingar

utan vi får istället gå in manuellt från lönekontoret och göra ackumulatorrättningar. I sådana fall så

kommer inte varningsmarkeringarna att försvinna utan du kommer fortfarande ha kvar meddelandet

om att det finns felaktigheter i din flexrapportering.

Fram till och med den 15e i efterföljande månad så kan du göra rättningar själv. Alltså kan du rätta

stämplingar i januari fram till och med 15 februari och så vidare. Därefter får du kontakta lönekontoret

som kan göra en ackumulatorrättning.