Büro Hizmetleri ve Sekreterlik Eğitim Notları

A. Yönetici Asistanlığı ve Sekreterlik.....................................................5

1- Sekreterliğin Tanımı...............................................................................................5

2- Sekreterliğin İşlevleri..............................................................................................5

3. Sekreterlik Türleri...................................................................................................6

Büro Hizmetleri Sekreterliği...................................................................................6

Yönetici Sekreterliği...............................................................................................6

Üst Düzey Yönetici Sekreterliği.............................................................................7

Yönetim Kurulu Sekreterliği (Raportör Sekreterlik)..............................................7

4. Yönetici Asistanlarının Sahip Olması Gereken Özellikler.....................................7

Yönetici Sekreterinin Kişisel Özellikleri................................................................7

Yönetici Sekreterinin İşe Dönük Özellikleri...........................................................8

5. Yönetici Sekreterinin Örgütsel Görevleri...............................................................8

Yönetici İletişimini Sağlamak.................................................................................8

Randevuları Düzenlemek........................................................................................9

Ziyaretçilerle İlgili İşleri Yerine Getirmek.............................................................9

İş Seyahatlerini Organize Etmek.............................................................................9

Toplantıları Organize Etmek.................................................................................10

Dosyalama ve Arşivleme Yapmak........................................................................10

Kontrol..................................................................................................................10

6. Görgü, Nezaket ve Protokol Kavramları...............................................................11

İş Yaşamında Nezaket ve Protokol...........................................................................11

Teşekkür ve teşekküre cevap................................................................................11

İyi dilekleri ifade etmek........................................................................................11

Lütfen....................................................................................................................11

1

İsimle hitap etmek.................................................................................................12

Selamlaşmak.........................................................................................................12

Hatır sorma............................................................................................................12

Tanıştırma.............................................................................................................12

Hitap etme.............................................................................................................13

7. Toplantı Yönetimi.................................................................................................13

Toplantı ve Önemi.................................................................................................13

Toplantı Öncesi Hazırlık.......................................................................................14

Toplantı Sırasında Dikkat Edilecek Hususlar.......................................................14

Toplantı Sonrasında Gerçekleştirilecek Hususlar.................................................15

B- Büro Yönetimi....................................................................................15

1. Büro Kavramı........................................................................................................15

2. Büronun Amacı ve İşlevleri..................................................................................16

3. Büro Çalışanları....................................................................................................16

4. Büro Yönetiminin Amacı.....................................................................................17

5. Büro Yöneticisinin Görevleri ve Yetkileri............................................................18

6. Büro Çalışanlarının Temel Görevleri....................................................................19

7. Ast-Üst İlişkilerini Etkileyen Faktörler................................................................19

7.1. Örgütsel Faktörler..........................................................................................20

7.2. Dış Faktörler...................................................................................................21

7.3. Özel ve Kişisel Faktörler................................................................................21

8. Üstlerin Astlarıyla İlişkileri...................................................................................22

9. Astların Üstleriyle İlişkileri...................................................................................22

10. Bürolarda Çalışanların Gereksinimleri ve Beklentilerinin Temel Boyutları......23

11. Bürolarda Çalışanları Gereksinimleri ve Beklentileri.........................................23

12. Mobbing..............................................................................................................24

11.2. Bürolarda Yaşanan Mobbing Davranışları.......................................................24

2

13. Bürolarda Yaşanan Mobbing Türleri..................................................................25

Mobbingin Dereceleri...........................................................................................26

Mobbingin Aşamaları............................................................................................27

Bürolarda Mobbing Olaylarının Yaşanma Nedenleri...........................................27

Mobbingin Büro Çalışanları Üzerindeki Etkisi.....................................................28

Mobbing Mağdurlarında Görülen Sorunlar..........................................................28

Bürolarda Yaşanan Belli Başlı Mobbing Davranışları..........................................29

Mobbingin Bürolar İçin Psikolojik Maliyeti.......................................................29

Mobbingin Kurumlar Üzerindeki Etkisi...............................................................29

C- Mesleki Yazışmalar............................................................................30

1- Resmi Yazıların Bölümleri...................................................................................30

Başlık.....................................................................................................................33

Sayı ve Evrak Kayıt Numarası..............................................................................33

Tarih......................................................................................................................34

Konu......................................................................................................................34

Gönderilen Makam................................................................................................34

İlgi.........................................................................................................................35

Metin.....................................................................................................................35

İmza.......................................................................................................................36

Onay......................................................................................................................37

Ekler......................................................................................................................38

Dağıtım..................................................................................................................38

Paraf......................................................................................................................38

Koordinasyon........................................................................................................39

Adres.....................................................................................................................39

Gizlilik, İvedilik ve Gün Belirleme.......................................................................39

Çok Gizli:..............................................................................................................39

3

Gizli.......................................................................................................................39

Özel.......................................................................................................................39

Hizmete Özel:........................................................................................................40

Kişiye özel:............................................................................................................40

Sayfa Numarası ve Aslına Uygunluk Onayı.........................................................40

Kayıt Kaşesi..........................................................................................................40

RESMİ YAZILARIN GÖNDERİLMESİ.................................................................40

2. Resmi Yazı Türleri................................................................................................41

Dilekçe..................................................................................................................42

Form Örneği..........................................................................................................47

4

A. Yönetici Asistanlığı ve Sekreterlik

1- Sekreterliğin Tanımı

Sekreter sözcüğü İngilizce'den dilimize geçmiştir. İngilizce'de 'secret’ gizli, sır

anlamında, 'secreter' ise sır saklayan, gizliliği koruyan kişi anlamına gelmektedir.

Sekreterler yöneticiye çok yakın oldukları için örgüt ve yönetici ile ilgili sırları bilirler.

Ancak iyi bir sekreter, gizli kalması gereken bilgileri kendisine saklar, en yakınlarına bile

aktarmaz. Bu özellik sekreterin güvenilir olmasının ön koşuludur.

Sekreterler, yöneticilerinin gerek örgüt içi, gerekse örgüt dışı ilişkilerinin odak

noktasında bulunurlar. Bu nedenle, iletişimi gözetimi altında tutan ve kesintisiz işlemesini

sağlayan sekreterler yöneticinin dünya ile ilişkisinin kurulmasında da önemli rol oynarlar.

Tüm bu tanımlamaların ışığında sekreter; çalıştığı örgütü ve yöneticisini temsil eden,

yönetim ve örgütün sırlarını saklayan yöneticisinin gündelik işlerini organize eden, örgüt içi

ve dışı iletişim sağlayan, zamanını düzenleyen, prestijini koruyan, gerekli bilgi dokümanını

hazırlayan, yazışma ve dosyalama işlemlerini yürüten yönetim bürosunu yöneten, yöneticinin

en yakın çalışma arkadaşı olarak tanımlanabilir.

2- Sekreterliğin İşlevleri

Yöneticiler örgütleriyle ilgili olarak bilgi sağlama ve dağıtma, içte ve dışta insan

ilişkileri kurma ve karar verme rollerini yerine getirirler. Bu rolleri yerine getiren yöneticinin

gerek örgüt içi, gerekse örgüt dışı ilişkilerinin yoğunluğu göze çarpar. Yöneticiler hem iç hem

de dış dünya ile sürekli iletişim halindedirler. Bu iletişim telefon, faks, mail, yazışmalar,

toplantılar ve ziyaretçilerle yapılan yüz yüze görüşmeler aracılığı ile gerçekleştirilir. Yönetici

bürolarında bu iletişimin en verimli biçimde işletilmesi, bilgilerin ve yazıların depolanması,

gerektiğinde tekrar ortaya çıkarılmaları (dosyalama-arşiv), toplantı ve randevuların

düzenlenmesi, yöneticinin zamanının planlanması sekreterin başlıca görevleri arasında yer

alır.

Günümüzde sekretersiz bir yöneticinin iletişimini düzenlemesi, zamanını verimli

kullanması dahası yöneticilik yapabilmesi hemen hemen imkânsızdır. Yönetim bürolarında

ziyaretçilerin karşılanması, randevuların ayarlanması, faks, bilgisayar gibi iletişim araçlarının

kullanılması, rutin yazışmaların yanıtlarının kaleme alınması, dosyalama ve arşiv

5

hizmetlerinin yürütülmesi, telefon görüşmelerinin sağlanması ve bütün bu görevler yerine

getirilirken gerek iş akışı ve protokol bilgisiyle gerekse güler yüzü, ciddiyeti ve örnek

kişiliğiyle sekreterler çok önemli sorumluluk ve özveri isteyen bir görevi yerine getirmeye

çalışmaktadırlar.

3. Sekreterlik Türleri

Sekreterlik mesleğini görev yeri, yetki ve sorumlulukları açısından dört türe

ayırabiliriz:

• Büro Hizmetleri Sekreterliği,

• Yönetici Sekreterliği,

• Üst Düzey Yönetici Sekreterliği,

• Yönetim Kurulu Sekreterliği.

Büro Hizmetleri Sekreterliği

Büro hizmetleri sekreterliğini yürüten sekreterler doğrudan tek bir yöneticiye

sekreterlik yapmazlar. Onlar tüm büro çalışanlarının özellikle yazışmalarını sağlamak, iş ya

da araştırma raporlarını yazmak, dosyalama ve arşiv işlemlerini yürütmek gibi görevleri

üstlenmişlerdir. Kimi örgütün de faks, telefon ve fotokopi hizmetlerini üstlendikleri gibi kimi

örgütlerde telefon konusunda da servis arkadaşlarına yardımcı olurlar.

Yönetici Sekreterliği

Yönetici sekreterliği görevini üstlenen sekreterler doğrudan tek bir yöneticinin

sekreterlik hizmetlerini yürütürler. Yöneticinin tüm iletişim kanallarının düzenlenmesi ve

işletilmesi yönetici sekreterinin görevleri arasındadır. Yazışmaların yürütülmesi, dosyalama

ve arşiv işlemlerinin sürdürülmesi yönetici sekreterinin gündelik işleri arasında yer alır.

Ziyaretçilerin karşılanması, randevuların ayarlanması, toplantı saatlerinden önceki

gerekli evrakın ve dokümanın temini, yönetici odasının her sabah denetlenmesi, varsa eksik

işlemlerin tamamlanmasına nezaret edilmesi, günlük iş programının takdimi gibi konular

yönetici sekreterince yerine getirilir.

6

Yönetici sekreteri akıllı, inisiyatif sahibi, atak, ölçülü ve görgülü, nazik ve güler yüzlü,

saygılı ve protokol bilgisi tam, iyi görünümlü ve çalışkan olmalıdır.

Üst Düzey Yönetici Sekreterliği

Üst düzey yönetici sekreterliği de aynı yönetici sekreterliği gibidir. Ancak üst düzey

yönetici sekreteri protokol konusunda eksiksiz bilgi sahibi olmalı ve bu bilgileri yaşama

aktarabilmelidir. Üst düzey yönetici sekreteri protokole uygun davranmaya çalışmakla

kalmamalı, protokol kurallarını düzenleyici ve öğretici olabilmelidir.

Üst düzey yönetici sekreteri, diğer yöneticilerin sekreterleri ile uyumlu, ölçülü ve

olumlu ilişkiler kurmalı, yöneticiler arasında iyi işleyen iletişim sisteminin yerleşmesinde

aktif rol oynamalıdır.

Üst düzey yönetici sekreteri, yönetici bürosunun ve bu büroya hizmet veren personelin

yönlendirilmesi ile de görevli olacağı için yöneticilik vasıflarına sahip olmalıdır.

Yönetim Kurulu Sekreterliği (Raportör Sekreterlik)

Yönetim kurulu bulunan örgütlerde, yönetim kurulu sekreteri (raportör sekreter) görev

yapar. Yönetim kurulu sekreterleri yönetim kurulu başkanlarının sekreterliğini yürütürler.

Yönetim kurulu sekreterleri doğrudan yönetim kurulu başkanına bağlıdır. İzin, atama,

ücret gibi özlük hakları konusunda da yalnız yönetim kurulu başkanı yetkilidir. Yönetim

kurulu başkanı sekreteri, başkan dışında hiçbir yöneticiden emir almaz. Ancak bu kural,

başkan sekreterinin hiyerarşik yapıda diğer yöneticilerin üstünde olduğu anlamına gelmez.

Yönetim kurulu sekreteri kimi örgütlerde "Başkan Sekreteri", "Özel Kalem

Müdürü", "Raportör Sekreter" gibi unvanlar taşıyabilirler. Hangi adla olursa olsun

hepsinin yetkileri aynıdır.

Yönetim kurulu sekreteri yönetim kurulu toplantılarına raportör olarak katılır.

Yönetim kurulu kararlarını kaleme alıp, yazdırılmasını, çoğaltılmasını ve saklanmasını sağlar.

Yönetim kurulu sekreteri örgütün üst düzey sırlarına vakıf olduğundan ağzı sıkı ve güvenilir

olmak zorundadır. Örgütün en gizli belgeleri dahi onlar tarafından hazırlanır ve dosyalanır.

Bu nedenle örgütün genel arşivi dışında kendilerine özgü bir arşiv yeteneğine sahiptirler.

7

4. Yönetici Asistanlarının Sahip Olması Gereken Özellikler

Yönetici Sekreterinin Kişisel Özellikleri

• Nezaket

• Sır Saklayabilmek

• Dedikodudan Uzak Durmak

• Hoşgörülü Olmak

• Soğukkanlılık ve Kararlılık

• Ağırbaşlılık

• Sorumluluk Bilincine Sahip Olmak

• Özür Dileyebilmek

• Mantıklılık ve Empati

Yönetici Sekreterinin İşe Dönük Özellikleri

• Kusursuz Türkçe Kullanımı

• Etkin Okuyabilme

• Dilbilgisi Kurallarına Hâkimiyet

• Güzel Konuşabilmek

• İnsan İlişkileri Becerisine Sahip Olmak

• Yabancı Dil Bilmek

• Büro Teknolojisini Kullanmaya Yatkınlık

• Sorumluluk ve İnisiyatif Alabilmek

• Arşivleme Bilgisine Sahip Olmak

5. Yönetici Sekreterinin Örgütsel Görevleri

• Yönetici İletişimini Sağlamak

• Randevuları Düzenlemek

• Ziyaretçilerle İlgili İşleri Yerine Getirmek

• İş Seyahatlerini Organize Etmek

• Toplantıları Organize Etmek

• Dosyalama ve Arşivleme Yapmak

• Kontrol

8

Yönetici İletişimini Sağlamak

Yönetici kendi kurumu içerisinde astları, aynı mevkideki mesai arkadaşları ve üst

yöneticileriyle ve dış çevrede örgütle ilgili kişilerle sürekli iletişim halinde olmaktadır.

Yöneticinin bu iletişim trafiği içerisinde örgüt açısından önem taşıyan ya da taşımayan birçok

ilişkiye gireceği muhakkaktır. Sekreterler yöneticilerin ilişki rollerini yerine getirmesinde ve

etkin olarak gerçekleştirmesinde temel rol oynayan elemanlardır. Bu nedenle yöneticinin

iletişim trafiğini düzenleyecek olan ve iletişimde aksamaların en aza indirilmesini sağlayacak

olan kişiler de sekreterlerdir.

Randevuları Düzenlemek

Günlük randevuların tespiti ve programlandırılması sekreterin görevlerindendir.

Yönetici belirli zamanlarını ziyaretçilere ayırmak zorunda kalmaktadır. Eldeki zamanın

durumuna göre ziyaretçilere randevu verilerek belirli bir gün ve saatte gelmeleri istenmelidir.

Çünkü yöneticinin zamanı kısıtlı ve değerlidir. Sekreterler randevu defterlerinin yardımıyla

yöneticilerin randevularını düzenler ve takip ederler. Gerektiği durumlarda randevu iptalleri

24 saat önce bildirilmelidir. Bir sekreterin randevu verme işini düzgün ve aksaksız

yürütebilmesi için yöneticisinin günlük programını, alışkanlıklarını, iş yerinin özelliklerini

çok iyi bilmesi gerekmektedir.

Ziyaretçilerle İlgili İşleri Yerine Getirmek

Yöneticilerin kişiler arası rolleri ve bilgilendirme rollerinin bir gereği olarak çeşitli

ziyaret ve ziyaretçileri bulunmaktadır. Bu ziyaretçiler üstler, eşit düzeydeki kişiler, astlar,

dostlar, arkadaşlar, iş sahipleri, yabancılar olabilmektedir. Bu ziyaretler iş ziyareti, resmi

amaçlı bir görüşme ziyareti, iş sohbeti veya özel amaçlı sohbet ziyareti olabilir. Her ziyaret

bir zaman ve iş kaybı olsa da, aynı zamanda insan ilişkileri ve sosyal ilişkiler açısından

önemli bir yakınlık pekiştirme aracıdır.   Ziyaretçilerin karşılanması büyük önem

taşımaktadır. Ziyaretçi geldiğinde çekingen, sinirli ya da ön yargılı olabilir. Bu yüzden ona

oldukça kibar ve ilgili yaklaşmak gerekmektedir.

İş Seyahatlerini Organize Etmek

Günümüzde birçok iş şehirlerarası veya ülkeler arası boyutta yapılmakta ve

yöneticilerin iş seyahatlerinin programlanmasına daha çok ihtiyaçları olmaktadır. Sekreterin

en önemli görevlerinden biri de bu işle ilgili seyahatlerin yönetilmesidir. Sekreter, sadece bilet

9

bulma ve rezervasyonları gerçekleştirme işlerini üstlenebileceği gibi, gezi ile ilgili tüm

görevlerde etkin rol de alabilir. Seyahat için hazırlıklara yöneticinin seyahat amacını tam

olarak öğrenmeyle başlanmalıdır. Nereye, ne kadar süreyle ve hangi bilgi ve belgeleri

götürmek istediği tam olarak öğrenilmelidir. 

Toplantıları Organize Etmek

Toplantılar iş yaşamının en önemli parçalarından bir tanesidir. Toplantılarda örgütün

işleyişi ve sorunlarıyla ilgili fikir alışverişi yapma imkânları doğmaktadır. İş hayatında önemli

olan toplantıların, büyüklüğüne küçüklüğüne ve yöneticinin bu konudaki beklentilerine göre,

sekreterin toplantı ile ilgili görevleri değişmektedir. Sekreterler toplantıdan önce yöneticiyle

konuşarak, uygun bir yeri, toplantı için ayarlar. Toplantıya katılması istenen kişiler, toplantıya

davet edilir. Toplantı gündemi toplantının amacına göre önceden belirlenmiş olmalıdır.

Gündem ve gündem ile ilgili maddeler sekreter tarafından kaleme alınmalıdır. Gerektiğinde

toplantıya katılacak olan kişilere kopyası verilmelidir ki ilgili kişiler toplantıya hazırlıklı

gelebilsinler. Toplantıya katılanların toplantıda kullanacakları malzemeleri hazırlamak,

toplantı gündemini çoğaltarak, katılanların hazırlanmaları için yeterli zaman öncesinde

katılımcılara dağıtmak, kent dışından katılacak olanların barınma, gezi ve yiyecek

rezervasyonlarını yapmak, toplantı tutanaklarına ve basınla olan ilişkilere yönelik hazırlıklar

yapmak, sekreterlerin toplantılarla ilgili yerine getirecekleri görevlerin başında gelmektedir.

Dosyalama ve Arşivleme Yapmak

İşyerinde her türden faaliyetle ilgili belgelerin düzgün bir şekilde saklanması,

arandığında hemen bulunabilmesi ve işi bittiğinde ait olduğu yere kaldırılmasına dosyalama

ve arşivleme denilmektedir. Büro işlerinin, belli bir sistematik çerçevede yürütülmesi için

imza formları, evrak kayıt defterleri ve zamanında kayıt ve takip işlemleri yapılarak,

evrakların kaybolması engellenmektedir. Kayıt işlemleri sayesinde evraklar kolaylıkla

bulunmaktadır. Bu kayıt işlemleri sayesinde alınan evrakların kim tarafından alındığını ve

yerine konup konmadığını takip etmek kolaylaşmaktadır. Yerinde olmayan dosyaların yerleri

belirlenir. Sekreterlerin evrak ve dosya kayıt işlemlerinde yapmaları gereken şey, evrak ve

dosyaların imza karşılığında alınması ve teslim edilmesidir.

Kontrol

Sekreterin kontrolüne dayalı işler aşağıdaki gibi sıralanabilir:      

10

• Randevuların, yazıların, imzalanacak dokümanların, yöneticinin özel iş ve

görüşmelerinin izlenmesi.

• Belli bir düzen içerisinde imza dosyaları kullanarak, yazıların önem ve acelelik

derecelerine göre sıralanarak izlenmesi ve denetlenmesi.

• Mektupların açılması, gerekli notların alınması, eğer sekreterin cevaplayabileceği

durumdaysa hemen cevaplanması.

Bütün bunların yapılabilmesi iyi bir denetim ve izlemeden geçmektedir. Ancak iyi bir

kontrol için sekreterin, kuruluşun çalışma konusunun içeriğini iyi bilmesini gerektirmektedir.

6. Görgü, Nezaket ve Protokol Kavramları

Sekreterlik, temelinde iletişim ve insanlarla ilişki kurmak olan bir meslektir. Bu

nedenle her sekreter nezaket kurallarını bilmeli ve uygulamalıdır.

Sözlük anlamına bakıldığında nezaket; başkalarına karşı saygılı ve incelikle davranma,

incelik, naziklik, zarafet, kibarlık gibi kavramlarla tanımlanmaya çalışılmaktadır. Nezaket

sahibi insanlara atfedilen bir sıfat olan nazik ise; 1. Saygılı davranan. 2. İnce yapılı, narin

anlamlarını taşımaktadır.

Görgü kavramı ise; bir toplum içinde uyulması gerekli saygı ve incelik kuralları, bir

kimsenin anlayış, seziş ve bilgisini artıracak nitelikte etki yapan deneysel bilgisi ve göz

tokluğunu ifade etmektedir.

Sosyal hayatta görgü kuralları ne kadar önemliyse iş hayatında ya da resmi ortamlarda

da protokol kuralları o kadar önemlidir.

İş Yaşamında Nezaket ve Protokol

Teşekkür ve teşekküre cevap

Her yerde her ilişkide "teşekkür ederim" demek toplum içinde yaşamanın neredeyse

ilk koşuludur. Hem iş hem de gündelik yaşamda en küçük bir nazik tavır, ikram ve jest

karşısında mutlaka teşekkür edilmelidir. Ayrıca size teşekkür edenlere cevap vermek gerekir.

"Ben teşekkür ederim", "rica ederim", "bir şey değil", "estağfurullah" demek pek zor değildir.

11

İyi dilekleri ifade etmek

Günaydın, iyi akşamlar; iyi çalışmalar, gibi iyi dileklerinizi açıklayan sözcükler hiç unutulmamalıdır.

Lütfen

Bu sihirli sözcük bir şey isterken olduğu kadar, bir şey ikram ederken hatta emir

verirken dahi kullanılmalıdır. Lütfen verir misiniz? Lütfen alır mısınız? Lütfen yapar mısınız?

İsimle hitap etmek

Hey, hişt, şey; gibi nahoş sözcükler yerine karşınızdakine ismi ve yanında hanım, bey

sözcükleriyle hitap etmek gerekir, insanların kulağına en hoş gelen ses kendi isimleridir.

Selamlaşmak

Selam vermek ve bu selamı almak insan ilişkilerinde en temel davranış biçimlerinin

başında gelir. Gençler yaşlılara, kıdemsiz kıdemliye, gelen orada bulunanlara, giden kalanlara,

beyler hanımlara önce selam verir. Ancak sokakta önce hanımların selam vermesi beklenir.

Verilen selamı almak gerekir.

Hatır sorma

Ev sahibi konumundaki kişi misafirlerinin (ziyaretçilerin) hatırını sorar. Haftalık gibi

durumlar dışında yönetici astlarının hatırını sorar. Astlar ise sadece "teşekkür ederim" ya da

"iyiyim, teşekkür ederim "saygılar sunarım" demekle yetinmelidir.

Tanıştırma

Gerek iş ortamında gerek gündelik yaşamda çeşitli nedenlerle tanıştırma görevi

sekretere düşmektedir.

Tanıştırılacak kişilerin işim, meslek veya makamları doğru şekilde söylenmelidir:

- Beyler hanımlara, gençler yaşlılara, yeni gelen oturanlara, tek olan gruba ve alt

makamda olanlar üst makamda olanlara takdim edilir.

12

Takdim edilecek kişi mutlaka ayakta olmalıdır. Bir hanım bir beyle tanıştırılırken

ayağa kalkmaz. Hanımlar yaşıt ve eşit makamda iseler ikisi de ayağa kalkmayabilir. Hanımlar

kendilerinden yaşlı veya makamca yüksek beylerle tanıştırılırken mutlaka ayağa kalkmalıdır.

Tanışma işleminden sonra taraflar genellikle el sıkışırlar.

El sıkışırken karşıdakinin gözlerine bakılır.

Tanıştırılanlardan biri hanım ise tokalaşmak için önce hanımların el uzatması beklenir.

Takdim edilen bey ya da hanım olsun, üst mevkideki makam sahibinin el uzatması beklenir.

Üst makama takdim edilen kişi, makam sahibi elini uzatınca o da gecikmeden elini

uzatır. Takdim edilen kişiler yüksek makamdaki kişilere "memnun oldum" dememelidirler.

Makam sahibi "memnun oldum" dedikten sonra takdim edilen "teşekkür ederim"

demelidir. Makam sahibi kişiler kendilerine takdim edilen kişiye "memnun oldum" dedikten

sonra oturması için yer gösterirler. Takdim edilenler yer gösterilmeden ya da buyurun oturun"

denmedikçe oturmamalıdırlar.

Hitap etme

-Hanım olsun, erkek olsun herkes eşi, çocukları (kimi ailelerde anneye de) dışında

herkese siz diye hitap etmelidir.

-Çok samimi arkadaşlar arasında "sen" demek yanlış değildir.

-Sayın sözcüğünden sonra hitap edilenin (ya da sözü edilenin) adı' soyadı söylenir.

Sayın Ali Uslu gibi.

Sayın sözcüğü makamdan sonra gelmelidir. "Genel Müdürümüz Sayın Mehmet Umut"

gibi.

Sayın diye hitap edilecek kişinin adı söylenmeyecekse "sayın” sözcüğü makamın,

önünde yer almalıdır. "Sayın Bakan", "Sayın Müdür" gibi.

Üst mevkide bulunanlar astlarına hitap ederken sayın ve soyadı kullanabilirler. "Sayın

Umut" veya "Sayın Uslu" gibi.

13

Telefonda sekretere "Ben kiminle görüştüm" diye sorulması halinde "Ben Sevgi"

demek yetersiz ve yanlıştır. "Ben Genel Müdür Mehmet Umut Beyin sekreteri Sevgi Öztürk

efendim" şeklinde cevap vermek yerinde olacaktır.

7. Toplantı Yönetimi

Toplantı ve Önemi

Sözlük anlamı olarak toplantı; Birden çok kimsenin belirli amaçlarla bir araya gelmesi,

içtima demektir. Belli bir amacı gerçekleştirmek için insanların bir araya gelmesine toplantı

denilmektedir. İnsanların, belli bir yerde, önceden kararlaştırılmış olan konuları görüşmek

için veya var olan bir probleme ortak çözüm yolları aramak için, görüş alışverişi yapma

niyetiyle toplanmasıdır.

Toplantıda insanlar kararlara katıldıkları için seçilen hedeflere bağlılık duyguları

fazlaca olacaktır. Alınmış olan karara itiraz etsek bile karar alma sürecine dâhil edildiğimiz

için kararı benimsememiz daha kolay olacaktır. Toplantı sayesinde insanlar diğer insanlara

kıyasla kendilerini tartabilirler. Ayrıca, toplantılar ekip çalışmalarının can damarıdır.

Toplantı Öncesi Hazırlık

Toplantı öncesinde özellikle yönetici asistanına düşen bir takım görevler söz

konusudur. Bunlar sırayla:

- Katılımcıların belirlenmesi,

- Gündemin belirlenmesi ve duyurulması,

- Toplantı mekânının hazırlanmasıdır.

Toplantı Sırasında Dikkat Edilecek Hususlar

Bir toplantı başladığı andan itibaren etkili bir toplantı olabilmesi için toplantıyı

düzenleyen yönetici ve asistanı zamanlama, not alma, katılımcılık, anlaşmazlıkları hoş görme

ve çözümlemeye gayret etmelidir.

Zamanlama: Toplantı öncesi öngörülen tüm zamanlara uyulmalıdır.

Toplantı sırasında not alma: Toplantı sırasında konuşulanlar ve karara bağlananlar

not alınmalıdır. Not alma işlemi genellikle yönetici asistanı tarafından gerçekleştirilmektedir.

14

Katılımı sağlama: Toplantı esnasında her görüşte insanın görüşünü özgürce beyan

etmesi sağlanmalıdır. Fikirlerini beyan etmeyenlerin etmesini sağlamak için katılımcılar

özendirilmelidir.

Anlaşmazlıklara yaklaşım: Toplantı esnasında meydana gelebilecek anlaşmazlıklar

doğal karşılanmalıdır. Anlaşmazlıkların karşı tarafın kişiliğine yönelik değil fikirlerine ve

çözüm önerilerine yönelik olmasına gayret edilmelidir. Anlaşmazlıkların asgariye indirilmeye

çalışılması gereklidir. Bu çaba öncelikle yönetici sonra da yönetici asistanı tarafından ortaya

konulmalıdır.

Toplantı esnasında toplantı düzenleyenlerin yanı sıra katılımcılara da işler

düşmektedir. Katılımcılar şunlara dikkat etmelidirler:

- Söz almadan konuşmamak,

- Karşılıklı konuşmamak, başkana hitaben konuşmak,

- Az ve öz konuşmak,

- Konudan konuya geçmemek,

- Tartışmalara katılmak ve seyirci kalmamak,

- Görüş ve itirazları gerekçeleriyle sunmak,

- Doğal konuşmak, nutuk çekmemek,

- Konuşmaları iyi dinlemek ve not almak,

- Kabul edilmeyecek/edilemeyecek teklifler sunmamak,

- Konuşurken ses tonuna dikkat etmek

Toplantı Sonrasında Gerçekleştirilecek Hususlar

Toplantı sonrasında özellikle yönetici asistanı tarafından toplantıda alınan kararlara ne

derece riayet edildiğine dikkat edilmelidir. Toplantıda yapılmasına karar verilen hususlarla

ilgili olarak aksiyon planları oluşturulmalıdır.

Aksiyon planı; toplantıda karar verilen hususların yürütülmesi ve kaynak dağılımına

rehberlik edebilmesi için strateji ve adımların belirlendiği planlardır. Yönetici asistanları bu

planları ortaya koymalı ve yöneticilerin onayına sunmalıdır. Yöneticinin onayını alan

planların uygulama adımlarını asistanlar takip etmelidirler. Planlamada öngörülen

uygulamalarda aksamalar meydana geldiğinde yönetici asistanları hemen yöneticileri bu

durumdan haberdar etmeli ve plan doğrultusunda uygulamaların yapılması sağlanmalıdır.

15

B- Büro Yönetimi

1. Büro Kavramı

Türkçe de büro yerine işletmelerde ya da kamu örgütlerinde bölüm, departman, şube,

kısım, servis, ofis, kalem, yazıhane, çalışma odası, işyeri gibi kelimeler kullanılmaktadır.

Büro, örgütlerde evrak ve belgelerin kaydedildiği, resmi yazışmaların yürütüldüğü,

bürokratik ve teknik iş ve işlemlerin yapıldığı, dosyaların tutulduğu ve arşivlendiği mekân

anlamında kullanılmaktadır.

Büro örgütte ya da birimde belli iş, işlemlerin ve hizmetlerin yerine getirilmesini

sağlamak için, bir şefin, amirin ya da müdürün sevk ve idaresi altında, gerekli ekipman ve

personelle donatılmış çalışma yeri ve en küçük yönetim ünitesidir. Geçmişte sadece

yazışmaların yapıldığı yer olan bürolar günümüzde bilginin öneminin artmasıyla birlikte bilgi

toplayan, işleyen ve dağıtan birimler haline gelmişlerdir.

2. Büronun Amacı ve İşlevleri

Büronun amaçları şunlardır:

• Örgütteki diğer birimlerin görevlerini yapmasını kolaylaştırmak,

• Örgütte verilen kararların daha bilimsel olmasını sağlamak,

• Örgütte birimler arası iletişimi kolaylaştırmak

Büronun işlevleri (fonksiyonları) yaptıkları işleri ve yerine getirdikleri görevleri ifade

etmektedir. Örgütlerde yürütülen büro hizmetleri şunlardır:

• Gelen giden evrak kayıt işleri,

• İletişim; yazı ve rapor işleri

• Bilgi toplama ve değerlendirme işleri,

• Veri kayıt ve bilgi işlem işleri,

• Mali işler (bütçe, ödenek, tahakkuk işleri)

• Personel işleri (birim personelinin özlük ve sicil işlemleri; sağlık, izin, rapor, kadro,

terfi, görevlendirme, yer değiştirme, ödül ve disiplin iş ve işlemleri),

• Ayniyat ve demirbaş işlemleri,

16

• Büro makine ve malzemelerinin alımı, kullanımı, bakımı, onarımı ve koruması

işlemleri,

• Form, tablo, grafik ve şema hazırlama/çizelge işleri,

• Fotokopi ve faks işleri

3. Büro Çalışanları

Büro çalışanları yöneticiler, uzmanlar, sekreterler, memurlar ve diğer çalışanlardır.

Yöneticiler: Örgütte planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve kontrol

işlemlerini yürüten genel müdür, genel müdür yardımcısı, müdür, müdür yardımcısı, daire

başkanı gibi unvanlara sahip insanlardır.

Uzmanlar: Belirli bir alanda teknik bilgiye, planlama ve uygulama uzmanlığına sahip

insanlardır. Hesap uzmanları, istatistik uzmanı vs. bunlara en güzel örnektir.

Sekreterler: Bürolarda yönetici sekreteri ve sekreter olmak üzere iki tür sekreterlik

çalışanı vardır. Yönetici sekreteri her türlü konuda yöneticinin günlük rutin işlerdeki yükünü

hafifleten çalışanlardır. Mesela, özel kalem müdürü, fakülte sekreteri gibi. Sekreterler ise,

bürolarda telefona bakmak, randevu düzenlemek, yazışmaları gerçekleştirmek vb. gibi işleri

yürüten çalışanlardır.

Memurlar: Bürolarda kuruluş amaçlarına göre yerine getirilmesi gereken işleri yapan

çalışanlardır. Bir bankada veznedar, satın alma memuru vs. gibi unvanlar bunlara örnek

gösterilebilir.

Diğer Çalışanlar: Özellikle büyük bürolarda santral memuru, güvenlik memuru,

temizlikçi, geri hizmet çalışanı vs. çalışanlar bulunmaktadır.

4. Büro Yönetiminin Amacı

Büro yönetiminin amaçları özel veya genel, yazılı veya yazısız, uzun veya kısa

dönemli, geçici, sürekli ya da sadece belli kesimlerine uygulanabilir bir nitelik gösterebilir.

Büro yönetiminin önceden belirlenmiş amaçlarına şu örnekler verilebilir:

• Örgütün etkili bir işleyişi için gereksinim duyduğu tüm bilgileri yeri ve zamanına

uygun olarak ilgililere sunmak,

• En az giderle yeterli kayıt ve raporları sağlamak,

• Örgütün rekabetçi gücünü destelemek,

17

• Evrak işlerini doğru yürütmek ve müşteri hizmetlerinin karşılanmasına yardımcı

olmak,

• Mümkün olduğu kadar düşük giderle yazılı kayıtları en iyi biçimde tutmak

Büro yönetiminin amaçları aynı zamanda öncelik sırasına göre şu şekilde

sınıflandırılabilir:

1. Hizmet Sağlama: Örgütte yer alan diğer büroların işlerini kolaylaştırıcı şekilde

hizmetler sağlamaktır.

2. Sosyal sorumluluk: Örgüt, onun faaliyette bulunduğu endüstri kolu ve toplum

tarafından benimsenen ahlaki ve törel kurallara bağlılık demektir. Örneğin zimmete

para geçirmeme, rüşvet almama vs. gibi

3. Kâr: Büro faaliyetlerini etkin, verimli ve en düşük maliyetle yaparak örgütün karına

katkı sağlamak demektir.

5. Büro Yöneticisinin Görevleri ve Yetkileri

Bürolar organizasyonun sahip olduğu bazı amaçların yerine getirilmesi için

oluşturulan birimlerdir. Bu amaçların yerine getirilebilmesi için büro işlerinin yürütülmesi

gerekmektedir. Büro yöneticileri bürodaki işlerin yürütülmesinden sorumlu olan insanlardır.

Bu sorumluluklarını yerine tam manası ile getirebilmeleri için bir takım görevleri ifa ederler

ve bir takım yetkilere ihtiyaç duyarlar.

Bir büro yöneticisinin temel görevleri şunlardır:

Planlama ve Programlama: Büroda yapılacak işleri önceden planlamak ve

programlar haline getirmek.

Kaynakları Sağlama ve Kullanma: Yönetici, faaliyetler için gerekli maddi, beşeri,

fiziki ve hukuki kaynakları bulmalıdır ve bunları uyumlu bir şekilde kullanmalıdır.

İş Düzenleme: Büroda yapılacak işleri personel arasında adil, objektif ve dengeli bir

şekilde dağıtmalıdır.

İşbirliği ve Eşgüdümleme Sağlama: Bürodaki çalışanlar arasında ve bürodaki

çalışanlar ile diğer birimler arasında eşgüdüm sağlamalıdır.

Çalışma Ekipleri Kurma: Çalışkan, dinamik ve uyumlu kişilerden oluşan iş yapma

takımları kurmalı ve onları çalıştırmalıdır.

İyi ve Etkili İletişim Kurma: Astlar, diğer yöneticiler, üstler, iş sahipleri, müşteriler

ve diğer birimlerle iyi iletişim kurmalıdır.

Resmi Yazışma, Dosyalama ve Arşivleme: Bürolar evrak ve kırtasiye üretim

merkezidir. Büro yöneticisi bu yazışma ve dosyalama işlemlerini yürütmekten sorumludur.

18

Büro Personelini Etkili ve Verimli Yönetme: Yürütme araçlarını iyi kullanmalıdır.

Büro işlerini Etkili ve Verimli Yönetme: Bürodaki işlerin ne olduğunu iyi bilmeli ve

onları uyumlu yönetmelidir.

Büro yöneticisinin temel yetkileri ise şunlardır:

Temsil Etme: Bürosunu ve personelini üstlerine ve üstlerini de büro çalışanlarına

karşı temsil eder.

Teklif Etme: Üstlerine görevler ve personel ile ilgili öneriler sunmaktadır.

Sorun Çözme ve Karar Verme: Bürodaki tüm sorunları, çatışmaları çözer ve

yapılacak işlerle ilgili evet/hayır diyen kişidir.

İnisiyatif Kullanma: Büro yöneticisi büroda ki işlerin nasıl yapılacağını takdir eder.

Yönetme ve Yöneltme: Büro çalışanlarını harekete geçirir.

Görevlendirme: Çalışanlara görev dağıtır.

İzin Verme: Çalışanların izinlerini düzenler.

Değerlendirme ve Sicil Verme: İş dönemi sonunda çalışanı iş performansı, tutum ve

davranışlarını değerlendirmelidir.

Uygulama ve Uygulatma: Personele üstlerden gelen emirleri, kendi kararlarını

uygulatır.

Kontrol ve Nezaret Etme: Çalışanlara işlerinde eşlik eder ve işleri nasıl yaptıklarını

denetler.

İmza Yetkisi: İmza yetkisi olmayan bir yönetici gerçek anlamda yönetici değildir.

6. Büro Çalışanlarının Temel Görevleri

Bir büroda işçilerin temel görevleri şunlardır:

• Yöneticiye bağlı olmak, gücüne ve yetkisine saygı duymak ve uyum sağlamak,

• Yöneticiyi temsil etmek,

• Kendisine verilen iş ve görevleri tam ve zamanında teslim etmek,

• Örgütte iş disiplinine, çalışma düzenine ve hiyerarşiye uymak,

• Yöneticiye sık sık sorun değil sonuç götürmek ve rapor vermek,

• Örgütsel yaşamda sosyal ilişkilere ve insan ilişkilerine önem vermek,

• Protokol, saygı ve nezaket kurallarına uymak,

• Alanındaki bilgisel ve teknik gelişmelere ayak uydurmak için çaba harcamaktır.

19

7. Ast-Üst İlişkilerini Etkileyen Faktörler

Bir yönetici ve ona bağlı çalışan astların ilişkileri demek; birbirlerine karşı

gösterdikleri davranışların düzeyi demektir. Bu ilişki sadece, üstün yani yöneticinin emir

verme ve itaat isteme, astların ise emirleri yerine getirmesi ve rapor vermesi ile sınırlı

tutulabilecek bir ilişki değildir. Ast üst ilişkileri yöneticilerin belirli düzeylerde saygı

beklemeleri ve astların da kendilerinden beklenen bu saygıyı göstermelerinin yanı sıra,

astlarla üstler arasında ki iletişim tarzlarını, üstlerin yönetim tarzlarını ve astların bağımsız bir

şekilde iş yapabilme durumlarını da içermektedir.

Yönetimde, her yönetici astlarının çalışmalarını, tutum ve davranışlarını etkileyen,

onları yöneten ve yönlendiren kişidir. Çünkü örgütsel yaşamda üst yöneten; ast da yönetilen

konumundadır. Ancak, bu konum, üstün her istek ve emrinin harfiyen yerine getirileceği ve

kendisine kayıtsız şartsız itaat ve hürmet edileceği anlamına gelmez. Ast ve üst arasındaki

ilişkiler daima mevzuat, plan-program, örgüt kültürü, örf-adet, saygı ve nezaket kuralları

çerçevesinde gerçekleşir. Bununla beraber, tüm örgütlerde ast ve üst ilişkilerini olumlu ya da

olumsuz etkileyen bir takım faktörler vardır. Bunlar; örgütsel faktörler, dış faktörler ve özel

(kişisel) faktörler olarak üç grup da incelenebilir.

7.1. Örgütsel Faktörler

Ast ve üstlerin birbirlerine karşı davranışlarını etkileyen örgütsel faktörler mevzuat,

örgüt kültürü, yönetim ve yöneticilik tarzı, örgütsel değişiklikler, yenilikler ve düzenlemeler

ve kullanılan teknolojiler olarak sıralanabilir. Bunları kısaca açıklayacak olursak:

1. Mevzuat: Yürürlükte bulunan ve belirli bir örgüte yönelik olan yazılı hukuk

kurallarıdır. Özelikle kamu örgütlerinde tüm yöneticilerin astları üzerinde yetki ve

sorumlulukları mevzuat ile düzenlenmiştir.

2. Örgüt Kültürü: Örgütteki bireyler ve takımlar arasındaki ilişkileri, düzenleyen, örgüt

üyeleri arasında kabul görmüş ve onları bir arada tutma özelliğine sahip normlar,

davranışlar, değerler, inançlar ve alışkanlıklardan oluşan temel sayıltılar, semboller ve

uygulamalar bütünüdür. Örgütsel kültür, örgütte çalışmaya başlayanlar tarafından

sonradan öğrenilmeye başlamış ve kabul edilir ve paylaşılır olmalıdır. Bu nedenle de

çoğunlukla bir örgütte ast ve üstlerin davranışları o örgütün kültürünce belirlenir.

3. Yönetim ve Yöneticilik Tarzı: Örgütlerde demokratik, otokratik ve liberal olmak

üzere üç tarz yönetim anlayışından bahsedilebilir. Demokratik tarz; üstlerin astları

işlerinde kontrollü olarak serbest bıraktığı ve yol gösterici olduğu bir yönetim şeklidir.

20

Otokratik tarz ise aşırı disiplinli ve üstlerin sert emirler verip astlarını sadece bu

emirlere uyarken görmek istediği bir yönetim tarzıdır. Liberal tarz ise, üstlerin astlara

yol göstermeden ve onları denetlemeden tamamen serbest bıraktıkları bir yönetim

tarzıdır. Üstün hangi tarz yönetim takındığı astlarıyla olan ilişkilerinin düzeyini

etkileyecektir.

4. Örgütsel Değişiklikler, Yenilikler ve Düzenlemeler: Örgütte geçmişte olan bazı

unsurların (davranış kalıpları, iş yapma şekilleri vs.) üstlerle astlar arasında ilişkileri

etkileyecektir.

5. Kullanılan Teknoloji: Örgütlerin ürün ve hizmetleri gerçekleştirirken kullandıkları

teknoloji astların vasıflı ya da vasıfsız olmasını sağlayacaktır. Yöneticiler vasıflı ya da

vasıfsız çalışanlara aynı düzeyde davranamayacaklardır.

7.2. Dış Faktörler

Örgütlerde ast ve üst ilişkilerini etkileyen dış faktörler şunlardır:

1. Siyasal Yapı ve Rejim (Hükümet): Siyasal yapının alacağı kararlar özellikle kamu

örgütlerinde ast-üst ilişkilerini derinden etkileme gücüne sahiptir.

2. Ekonomik Yapı: Ekonominin içinde bulunduğu durum mesela, kriz vs. gibi,

örgütlerde ast-üst ilişkilerini etkileyecektir.

3. Sosyokültürel Yapı: Toplumun kültürü, anane ve gelenekleri de ast üst ilişkilerini

etkiler.

4. Çevresel Faktörler: Mesela sivil toplum kuruluşları (dernekler, meslek odaları vs.), iş

sahipleri ve müşteriler gibi çevresel unsurlarda ast-üst ilişkilerini etkileyecektir.

7.3. Özel ve Kişisel Faktörler

Ast ve üst ilişkilerini etkileyen kişisel faktörler aşağıdaki gibi açıklanabilir:

1. Kişilik Farklılıkları: Cinsiyet, yaş ve karakter farklılıkları ast-üst ilişkilerinin

düzeyini belirleyen önemli etkenlerdendir.

2. Eğitim ve Öğretim Farklılıkları: çalışanların ve yöneticilerin ilkokul ya da

üniversite mezunu olması hatta yükseköğretimde sosyal bilimler ya da mühendislik

bilimlerinde okumuş olması gibi eğitim ile ilgili özellikler ast-üst ilişkisinde etkili

olacaktır.

3. Meslek Farklılıkları: Her mesleğin kendine has bir davranış kalıbı olduğu

gözlemlenmektedir.

21

4. Amaç ve Çıkar Farklılıkları: Örgütte her bireyin ayrı ayrı amacı ve çıkarları söz

konusudur. Bunlar da ast-üst ilişkilerini etkileyecektir.

5. Bilgi ve Beceri Farklılıkları: Örgütte her bir bireyin kendisine has bilgi, beceri,

uzmanlık ve deneyim farklılıkları vardır. Bir örgüt bir çalışanın becerilerine çok

ihtiyaç duyuyorsa o çalışana karşı yöneticilerin tavırları daha farklı olacaktır.

8. Üstlerin Astlarıyla İlişkileri

Örgütsel yaşamda üstlerin astlarıyla verimli ve etkili ilişkiler kurması; onlarla uyumlu,

işbirliği çerçevesinde, güvene, sevgi ve saygıya dayalı ilişkiler geliştirmesi örgütü daha

başarılı yapacaktır.

Üstlerin astlarıyla verimli ve etkili ilişki kurmasının yolları şunlardır:

1. Astlara insan olarak saygı göstermek, önem ve değer vermek.

2. Astlara karşı açık, dürüst, tarafsız olmak, samimi ve aynı zamanda ciddi ve mesafeli

olmak

3. Kararlı, tutarlı, güvenilir ve verdiği sözü tutan olmak

4. Astlara direkt emir vermek yerine dolaylı emir vererek ve ikna ederek yönetmek ve

yöneltmek,

5. Yaşlı, kıdemli ve bayan çalışanlara karşı ölçülü ve dikkatli konuşmak,

6. Örgütsel yaşamda sosyal etkinliklere önem vermek ve astların gerçekleştirdikleri

sosyal etkinliklere katılmak,

7. Astlara ismiyle hitap etmek, selam vermek, hatır sormak, teşekkür etmek ve rica

etmek,

8. Astların özel günlerinde tebrik etmek; hastalandıklarında ziyaret etmek ve herhangi

bir sorunda onlarla ilgilenmek,

9. Astlarla konuşurken daha çok onları dinlemek, ben zamiri yerine biz zamirini

kullanmak,

10. Otoriteyi daima yönetim odasında kullanmak, yönetim odası dışında güç ve otorite

kullanmamak,

11. Elde edilen başarıları çalışanlarla paylaşmak ve onlara mal etmek,

12. Dedikodu ve ispiyonculuğu teşvik etmemek,

13. Astların özel yaşamını kendisi konuyu açmadığı sürece araştırmamak,

14. Bir astın yanında diğer astları, halef ya da selefleri kötülememek,

22

9. Astların Üstleriyle İlişkileri

Astların üstleriyle olan ilişkileri hem başarılarının hem de işyerindeki huzur ve

mutluluklarının temelidir.

Astların üstleriyle etkili ve verimli ilişki kurmasının yolları şunlardır:

1. Üstü tanımak, üste uyum sağlamak. Söz ve davranışlarında kendisine saygılı olmak

2. Üstü temsil etmek.

3. Üstün önüne geçmemek (haddini bilmek).

4. Üstün yetkisini, gücünü ve otoritesini kabullenmek.

5. Örgütte iş disiplinine, çalışma düzenine ve hiyerarşiye uymak. Üste destek ve

yardımcı olmak,

6. Üste sık sık iş ve sorun getirmemek,

7. Üstün amaç ve hedeflerini ve yönetim politikasını benimsemek,

8. Üstün görevlerini ve paylaşmak ve kolaylaştırmak,

9. Üstün mevzuata, plan-programa uygun olan istek, emir ve direktiflerini zamanında,

tam ve doğru olarak en iyi şekilde yerine getirmek,

10. Protokol, saygı ve nezaket kurallarına uymak,

10. Bürolarda Çalışanların Gereksinimleri ve Beklentilerinin Temel Boyutları

Bütün örgütlerde ve büro yönetiminde çalışanların örgütten ve yöneticilerden

beklentileri ve gereksinimleri vardır. Çalışanlar bu beklentileri ve gereksinimleri karşılandığı

sürece örgüt ve yönetici tarafından karşılandığı sürece etkili ve verimli çalışırlar.

Konumuzun başında anlattığımız hususları da göz önünde bulundurarak yöneticilerin

astlarına karşı davranış geliştirirken aşağıdaki üç unsura dikkat etmesi gerektiğini

söyleyebiliriz.

Bireysel Özellikler: Doyum, yükselme ve ilerleme olanakları, kişiye verilen önem ve

saygınlık, engelleme, güven duygusu, öteki örgüt üyelerine karşı beslenen duyarlılık, tehlikeyi

göze alabilme, arkadaşlık ilişkileri

Örgütsel Özellikler: Örgüt yapısı, örgüt politikası, örgütün amacı, büyüklüğü, ödül

düzeni ve ücret, örgütsel çatışma, örgütle bağdaşmazlık çok sıkı gözetim ve denetim, iletişim,

önderlik, karar verme, örgütün gelimse olanakları, örgütsel açıklık, sorumluluk

23

Çevresel Özellikler: Sınırlayıcı ve güdüleyici çevre, çalışma koşulları (Sıkıcı, Hoşnut

edici), yönetsel destek, baskı, uyum.

Yönetici astların bu üç unsur bağlamında beklentilere sahip olacağını

unutmamalıdırlar.

11. Bürolarda Çalışanları Gereksinimleri ve Beklentileri

Örgütlerde ve bürolarda çalışanların temel beklentileri ve gereksinimleri şunlardır:

• Kendisine yol gösterilmesi, önderlik edilmesi,

• İşinde ve görevinde yetiştirilmesi ve eğitilmesi,

• Önemli işlerde görevlendirmesi,

• Yaptığı işin sonuçlarını görmesi,

• Düzenleme ve değişikliklerden zamanında haberdar edilmesi,

• Görüş ve düşüncesinin sorulması,

• Haklarının ve çıkarlarının korunması ve savunulması,

• Görev, yetki, inisiyatif ve sorumluluk verilmesi,

• Kendisinden ne beklenildiğinin açıkça söylenmesi,

• Zaman zaman işi nasıl yaptığının söylenmesi,

• Çabaları ve çalışmaları takdir etmek,

• Örgüt içinde yetişme ve yükselme olanağını tanımak,

• İnanılmak ve güvenilmek,

• Haklı olduğunda desteklenmek,

• Sorunlarının olup olmadığının sorulması ve gerektiğinde sorunlarıyla ilgilenilmesi,

12. Mobbing

Thomas Hobbes’un “insan insanın kurdudur (homo homini lupus)” sözünde olduğu

gibi insanın olduğu her yerde insan doğasından kaynaklanan ego tatminine yönelik güç yarışı

olacaktır. Bu yarışa yönelik olarak fesatlık, kıskançlık gibi psikolojik olarak insanı yıpratan

davranışlar da görülecektir. Thomas Hobbes da bir başka sözünde “İnsanın doğasında onu

kavgaya sürükleyen üç şey vardır: Rekabet, güvensizlik ve şöhret” diyerek insanın doğasında

olan bu güç yarışını ifade etmektedir. İnsanların olduğu her yerde görülebilecek mobbing

kavramı, birine karşı cephe oluşturmak, duygusal saldırıda bulunmak, psikolojik terör olarak

ifade edilmektedir.

24

Bir veya birkaç kişi tarafından diğer bir kişiye yönelik olarak, düşmanca ve ahlâk

dışı yöntemlerle sistematik bir biçimde uygulanan psikolojik bir terördür.

Mobbing uygulayan kişiye ise mobber denmektedir. Mobberler günümüz iş

hayatında hemen hemen her birimde bulunmaktadır. Sinsice kendilerine avlarını

seçerek harekete geçen mobberler zaman zaman özellikle büro çalışanlarının

korkulu rüyası haline gelmektedir.

11.2. Bürolarda Yaşanan Mobbing Davranışları

• Çalışanı yeterince çaba göstermediği için suçlamak,

• Çalışanı, temel alarak deneyimsiz olduğu gerekçesiyle aşağılamak,

• Örgütün sunduğu imkânlardan yararlanmasını engellemek,

• Çalışana aşırı iş yükü vermek,

• İşlerin gerçekleştirilmesi mümkün olmayan tarihlerde bitirilmesini istemek,

• Çalışana, iş tanımının dışında olan, yapıldığı takdirde hiçbir örgütsel kazanç,

sağlatmayacak olan ya da yüksek olasılıkla başarılı olmayacağı işler vermek ya da

başarısızlığı götürecek bir iş ortamı sunmak,

• Çalışana sürekli olarak, yaptığı hataları hatırlatmak,

• Çalışana, işle ilgili konularda fikrini açıklamasını engellemek,

• İş arkadaşlarının ya da müşterilerin yanında hakaret etmek/küçük düşürmek,

• Performans düzeyi hakkında ağır ithamlarda bulunmak,

• Çalışanı işten atmakla tehdit etmek,

• Çalışanın telefon ya da e-postalarına cevap vermemek,

• Çalışanı onunda bulunması gereken toplantılardan haberdar etmemek,

• Çalışanı diğer iş arkadaşlarıyla iletişim kurmasını engelleyecek biçimde izole edecek

bir fiziksel iş ortamı yaratmak,

• Çalışan hakkında söylenti yaymak ya da dedikodu yapmak,

• Çalışana son derece basit ya da az sayıda görev vermek,

• Çalışana fiziksel şiddet uygulamak ya da bu tür tehditte bulunmak,

• Çalışanın ruh sağlığı hakkında üstü kapalı ifadeler kullanmak

13. Bürolarda Yaşanan Mobbing Türleri

Bürolarda yaşanan mobbing, yatay mobbing ve dikey mobbing olarak ikiye

ayrılmaktadır.

25

Yatay (Horizontal) Mobbing: Aynı seviyede çalışan bireylerin birbirlerine

uyguladıkları psikolojik şiddet türüdür. Aynı büroda aynı statüde çalışan iki personelin

birbirlerine yaşattıkları saldırgan tutumlar örnek olarak verilebilir. Yani aralarında

fonksiyonel ilişkilerin bulunduğu kişiler arasında geçen bir şiddet türüdür.

Dikey Mobbing: Yukarıdan aşağıya, üst kademede çalışanların astlarına uyguladıkları

mobbing ve aşağıdan yukarıya, astların üstlere uyguladıkları mobbing olarak ikiye

ayrılmaktadır.

Yukarıdan aşağıya mobbing sürecinde, amir doğrudan doğruya çalışana yönelik son

derece saldırgan ve cezalandırıcı davranışlar sergileyerek, çalışanı iş hayatında zor durumda

bırakabilmektedir. Çünkü üstü tarafından, arkadaşları arasında azarlanan, sürekli eleştirilen,

başarıları göz ardı edilen bir ast işinden ve arkadaşlarından uzaklaşarak psikolojik sorunlarıyla

baş başa kalır.

Aşağıdan yukarıya mobbing, iş hayatında yatay veya yukarından aşağıya mobbinge

göre daha az yaşanmaktadır. Fakat bu hiç yaşanmıyor anlamına gelmemektedir. Özellikle

herhangi bir kuruma yeni atanan yöneticileri kabul etmekte zorlanan çalışanların, üstlerine

yaşattıkları bir süreçtir. Aşağıdan yukarıya mobbing süreci bir astın sürekli olarak üstünün

verdiği işleri aksatması, verdiği görevlere karşı gelmesi veya üstünü hiçe sayarak

çalışmalarını sürdürmesi örnek olarak verilebilir.

Mobbingin Dereceleri

İş hayatında Mobbing birinci derece, ikinci derece ve üçüncü derece olarak üçe ayrılır.

Bu derecelerin belirlenmesinde, mobbingin yaşanma sıklığı, şiddeti, kişilerin geçmiş

deneyimleri gibi çeşitli nedenler vardır.

Birinci Derece Mobbing

Kişi iş hayatında, arkadaşlarından beklemediği davranışlarla karşılaşmaya başlar. Bu

durum sıkıntı ve üzüntü verir. Kişi iş ortamından uzaklaşmaya ve yeni iş olanakları aramaya

başlar. Bazı iş görenler bu duruma karşı koymaya çalışır. Ama genellikle başarısız olurlar.

Çalışanlar ağlama, uyku bozukluğu, işe yoğunlaşamama gibi sorunlar yaşarlar. Bu durumu

atlatamayıp sorunlarla baş başa kalan çalışanlar, ikinci derece mobbing yaşamaya başlarlar.

İkinci Derece Mobbing

26

Kişi bu durumda kaçamaz ya da direnemez. Fiziksel ya da zihinsel rahatsızlık

yaşamaya başlar. İşe dönmekten zorlanır. Yüksek tansiyon, kalıcı uyku bozuklukları, mide-

bağırsak sorunları, konsantrasyon sorunları, aşırı kilo alıp-verme, depresyon, alkol ya da ilaç

kullanma alışkanlığı, iş yerinden kaçma vb. belirtiler görülür. Aile ve arkadaşlar bu durumun

farkına varmaya başlarlar ve çalışanın tıbbı yardım alması gerekir.

Üçüncü Derece Mobbing

Artık üçüncü derece mobbing de kişiler iş yapamaz duruma gelirler. Şiddetli

depresyon, panik ataklar, kalp krizleri, kazalar, intihar girişimleri, hatta üçüncü kişilere karşı

şiddet davranışları gözlenir. Kişi işyerinden tamamen kopmuş, işe karşı korku, dehşet, tiksinti

duymaya başlamıştır. Bu aşamada kurbanın, mutlaka tıbbı ve psikolojik yardım alması

gerekir.

Mobbingin Aşamaları

1. Aşama: Çatışma: Çatışma, mobbing sürecinin oluşmasının potansiyel bir esası

olarak meydana gelebilir. Çalışanlar arasında çözülemeyen bir sorun, çatışmanın gerilim

yaratmasına sebep olur.

2. Aşama: Agresif Ataklar: Çatışma evresinde gerçekleşen saldırgan istekler,

kurbana doğru açıkça ifade edilir. Kurban, utanç duyar, tehdit altında hisseder ve psikolojik

acı çeker.

3. Aşama: Yönetimin Devreye Girmesi: Bu durumu yanlış yorumlayan yönetim, bu

evrede saldırının içerisine dâhil olur. Problemi çözmek ya da destek olmanın yerine yönetim,

izolasyon ve anormal davranışın daha fazla gelişmesine sebep olur.

4. Aşama: Hayatta Kalmak İçin Kavga Et (Yanlış Teşhis): Bu aşamada, kronik

yorgunluk, psikosomatik veya depresif kargaşa sendromuna giren kurban işini terk etme

durumuna gelir. Kişiler bu aşamada, hasta, sorunlu bireyler olarak görülmeye başlanır.

5. Aşama: Mobbing Patlaması ( İş Yaşamının Sona Ermesi): Genellikle, uzun

süren korkular sonunda kurbanda, kronik hastalıkları gelişir ve kurbanlar işlerini bırakırlar

veya bir intiharın eşiğine gelirler.

27

Bürolarda Mobbing Olaylarının Yaşanma Nedenleri

Bürolarda mobbing olaylarının yaşanmasının çeşitli sebepleri vardır. Bu sebeplerden

bazıları, kötü yönetim, yoğun stresli işyeri, monotonluk, ahlâk dışı uygulamalar vb. dir.

İşyerlerindeki mobbing davranışlar, saldırgan bir bireyin, işini daha iyi yapabilecek

yetenek ve güce sahip bir başka bireye veya bir grup bireye karşı, çalışma yaşamını

zorlaştırıcı bir takım davranışları sergilemesidir. Saldırı amaçlı bu davranışlar, kin gütmek,

acımasız ve zalimce davranışlar, kasıtlı kötü niyetli davranışlar, aşağılayıcı davranışlar,

sarsmak, bağırıp çağırarak iş yaptırmak, kendi bildiğinin doğru olduğunda ısrar etmek,

güvensizlik nedeniyle yetki vermeyi reddetmek, sürekli olarak diğerlerini eleştirmek, gereksiz

sorularla rahatsızlık vermektir.

Mobbingin Büro Çalışanları Üzerindeki Etkisi

Mobbing iş hayatında faaliyet gösteren bütün bireyleri az ya da çok etkilemektedir. Bu

etki bazen uzun, bazen kısa sürmekte, bazen ise bireylerde silinmesi zor izler bırakmaktadır.

İş hayatında yaşanan mobbing olayları, en alt kademeden en üst kademeye çalışan bütün

personeli etkilemektedir. Bu nedenle mobbing sadece bireye, çalıştığı büroya değil bütün

kuruma zarar vermektedir. İşini istekle yapamayan, sürekli yanlış yapma korkusu ile yaşayan

veya sürekli yalnızlığa itilen çalışanlar vücudun kangren olmuş bir parçası gibi bütünü

etkilemeye başlarlar.

Mobbinge uğrayan kişi, her sabah güne iş stresi ile başlar ve işe gitmek istemez.

İçinde bulunduğu çaresiz durum kişinin sağlığını ciddi anlamda tehdit eder. Yapılan

araştırmalar, mobbing’e maruz kalan kişilerin çalışma hayatlarında zekâ, dürüstlük,

yaratıcılık, başarı gibi bir çok olumlu özellik gösteren duygusal zekâsı yüksek kişiler

olduklarını ortaya koymuştur.

Mobbing Mağdurlarında Görülen Sorunlar

• Kaygı

• Kendini beğenmeme,

• Korku,

• Uykusuzluk,

• Konsantrasyon bozukluğu,

• Bunalım,

28

• Kronik yorgunluk,

• Mide sorunları,

• Baş ve bel ağrısı,

• Sinirlilik,

• Kendinden nefret etme,

• İntihar,

• Melankoli,

• Tükenmişlik,

• Umutsuzluk,

• Güvensizlik,

• Travma sonrası stres bozukluğu,

• Depresyon,

• Panik atak krizleri,

• Deri üzerinde döküntüler.

Bürolarda Yaşanan Belli Başlı Mobbing Davranışları

• Aslında olmayan hataları bulup çıkartmak,

• Sözle olmayan (ters bakış gibi beden diliyle) taciz de bulunmak,

• Toplantılarda fikirleri aşağılamak

• İzole etmek, uzaklaşmak, uzaklaştırmak,

• Duygu ve ruh halinde iniş-çıkışlar yaşatmak,

• Kendisinin bile uymadığı saçma ve katı kurallar koymak,

• Başarılı işleri açıkça yok saymak,

• Sürekli olarak ve sertçe hedefler konusunda eleştirmek,

• Dedikodu yapmak, yaptırmak,

• Taciz ettiği kişiye karşı diğerlerini örgütlemek.

Mobbingin Bürolar İçin Psikolojik Maliyeti

• Bireyler arası anlaşmazlık ve çatışmalar,

• Olumsuz örgüt ve büro iklimi,

• Büro kültürü ve değerlerinde çöküş,

• Güvensizlik ortamı,

• Genel saygı duygularında azalma,

29

• Çalışanlarda isteksizlik nedeniyle yaratıcılığın azalması.

Mobbingin Kurumlar Üzerindeki Etkisi

İşyerlerinde insanların, bireye karşı psikolojik terör uygulamasının nedeni iş

doyumsuzluğu, olumsuz iş çevresi gibi örgütsel faktörler olabilmektedir. Yöneticilerin liderlik

davranışı, rol çatışmaları, sosyal ortam yetersizlikleri gibi örgütsel koşullarda bu süreçte etkili

olmaktadır. Hiyerarşik yapı, örgüt içi iletişimin yeterli olmaması, örgütte oluşan çatışmaların

önlenememesi, şikâyetlerin yönetim tarafından kabul görerek çözüm bulunamaması gibi

ortamlar mobbingin ortaya çıkmasına zemin hazırlar.

Mobbing süreci, en tepeden en aşağıya kadar örgütün tümünü etkileyen ve birçok

sorunu da beraberinde getiren bir süreçtir. Böyle sorunlu bir sürecin başlaması, çalışma

hayatında huzursuzluğun, çatışmanın ve karışıklığın yaşanmasına sebep olarak iş kalitesi ve

miktarında azalmaya sebep olur bunun sonucu olarak verimlilik düşer. Örgütte özellikle iş

gücü devir hızı yükselir.

Bireylerin, işlerine ve örgütlerine aidiyet duyguları azalır, daha iyi bir çalışma

atmosferi olan işyerlerine geçmek için fırsat kollarlar. Yetişmiş bireylerin ayrılması ile örgütte

kazanılmış olan tecrübe yitirilir bunun sonucunda da yeniden eğitim maliyeti artar.

C- Mesleki Yazışmalar

1- Resmi Yazıların Bölümleri

Resmi yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel

kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik

belgeyi ifade eder.

Resmi belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel

kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdiklerini veya sakladıkları

belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri ifade eder.

Resmi bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel

kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri

veya sakladıkları bilgileri ifade eder.

30

Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin

elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini ifade eder.

Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü

belgeyi ifade eder.

Dosya planı: Resmi yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi

ifade eder.

Yazı alanı: Yazı kâğıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm. boşluk bırakılarak

düzenlenen alanı ifade eder.

Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin

tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli

elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride

sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı

ifade eder.

Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt kullanılarak veya elektronik

ortamda yapılır. Kâğıtla yapılan resmi yazışmalarda daktilo veya bilgisayar kullanılır. Bu tür

yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla

yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir; ancak bunların beş

gün içerisinde resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine

uyularak yapılır. Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri dikkate

alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kâğıda

dökülerek de işleme alınır. Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına

resmi elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu adreslerin belirlenmesinde koordinasyon

Başbakanlık tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmi yazışmalar bu adresler arasında

yapılır. Kamu kurum ve kuruluşları elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, bu

Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla gerekli düzenlemeleri yapabilir.

Kâğıt kullanarak hazırlanan resmi yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir. Resmi

yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır. Bilgisayarda

yazılan yazılarda “Times New Roman” yazı tipi ve “12” karakter boyutunun (punto)

kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve

31

puntosu kullanılabilir. Kâğıt kenar boşlukları, üstten 2,5 cm, alttan 2,5 cm, soldan 2,5 cm,

sağdan 2,5 cm paragraf girintisi ise 1 cm olmalıdır.

Resmi yazıların en önemli özelliği belirli bir düzen ve kurallar disiplini içinde

uygulanma zorunluluğu olmasıdır.

Resmi yazı yazan bir kişinin iletilmek istenen mesajı mutlaka sistemli bir kalıp

içerisinde düzenleyerek yazması gerekir. Böylece resmi yazıların en önemli özelliği olan

standardizasyonu sağlanmış olur.

Resmi yazışmaların kurallarına uygun olarak yazılması, kamu kurum ve kuruluşlarının

işleyişine ilişkin biçimsel öneminin ötesinde, içerik olarak da önem arz etmektedir. Resmi

yazışmaların gerekli biçim kurallarına uygun gerçekleştirilmesi her şeyden önce kamu kurum

ve kuruluşlarının işleyişini hızlandıracaktır. Kurallarına uygun yazılan bir resmi yazının

muhatabı olan kişi, kurum ya da kuruluşlar yazının kimden geldiğini, kime ya da kimlere

hitap ettiğini, hangi tarihte düzenlendiğini ve en önemlisi konusunun ne olduğunu daha ilk

bakışta görebileceklerdir. Böylece anlamsız, neyin, nerede olduğu bilinmeyen sözcükler

yığını yerine, sistematize olmuş bir belge veya yazılı kâğıttan söz edebilmek mümkün hale

gelecek; bu da kuşkusuz işleyişi hızlandıracaktır.

Kamu kurum ve kuruluşlarında yazışmaların standardizasyonunun sağlanması;

iletişimin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi, zaman ve kırtasiye tasarrufunun

sağlanması, bürokratik işlemlerin en az seviyeye indirilmesi amacıyla resmi yazılar çeşitli

bölümlerden oluşturulmuştur. Resmi yazılarda, yazıların bir örnekliliğini ve kurallara uygun

biçimde hazırlanmasını sağlayan söz konusu bölümler şunlardır:

• Başlık

• Sayı ve Evrak Kayıt Numarası

• Tarih

• Konu

• Gönderilen Makam

• İlgi

• Metin

• İmza

• Onay

• Ekler

32

• Dağıtım

• Paraf

• Koordinasyon

• Adres

• Gizlilik

• İvedilik ve Gün Belirleme

• Sayfa Numarası

• Aslına Uygunluk Onayı

• Kayıt Kaşesi

Başlık

Başlık yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde

amblem de yer alabilir.

• Başlık, kâğıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.

• Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.

• Merkez teşkilata ait yazışmalarda başlıkta şehir adı yer almaz.

• Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında kullanılan başlıklar

5442 sayılı İl İdaresi Kanunun hükümlerine uygun olarak düzenlenir. Bölge müdürlüklerinde

ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır.

İlk satıra T.C. kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle,

üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır.

Örnek : Resmi Yazılarda Başlık Örnekleri

33

Sayı ve Evrak Kayıt Numarası

Kurumlar yazışmalar sırasında gelen ve giden yazıları belli bir dosya tasnif sistemine

göre kayıt ve dosyalamak zorundadırlar. Bu nedenle tüm resmi yazılar verilen sayı numarası

ile tasnif edilirler. Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir.

• Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının soluna yaslı olarak baş

harfi büyük diğer harfler küçük olmak suretiyle “Sayı ” yazılır ve önüne (:) işareti konulur.

• Bu işaretten sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra (-) işareti

konularak kayıt numarası yazılır. Kayıt numarası, yazının evrak kayıt defterinde aldığı

numaradır.

• Genel evrak numarası damga veya yazı ile kayıt numarasından sonra (/) işareti

konularak, sayı bölümü içinde muntazam bir şekilde yer almalıdır.

Tarih

Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı

belirten bölümdür.

Tarih;

• Sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır.

• Gün, ay ve yıl rakamla ve aralarına (/) işareti konularak yazılır. Önüne “Tarih”

şeklinde bir ifade yazılmaz.

Konu

Konu bölümü; metin bölümünde yer verilen ana konunun kısa sözcüklerle ifade

edildiği bölümdür. Konu bölümü; metin bölümünde anlatılan ana konunun özetlendiği

bölümdür. Konu;

• Sayı bölümünün bir aralık altına aynı hizada yazılır.

• “Konu:” şeklinde gösterilir.

• Yazının konusu; anlamlı ve kısa bir şekilde ifade edilir. (Örnek 4-A)

• Yazının konusu, başlık bölümündeki “T.C.” kısaltmasını geçmeyecek biçimde

yazılmalıdır.

• Konu bölümü uzun ise bir alt satırdan yazmaya devam edilir. (Örnek 4-B)

“Sayı” ve “Konu” sözcüklerinden sonra gelen iki nokta üst üstelerin aynı hizada

olmasına dikkat edilmelidir.

34

Gönderilen Makam

Gönderilen makam yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların

bulundukları yeri belirtir.

• Bu bölüm “Konu”nun son satırından sonra yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık

aşağıdan ve kâğıdı ortalayacak biçimde yazılır.

• Kuruluşun adı ortalanarak büyük harflerle ilk satıra; birimin adı ise ikinci satıra

parantez içinde küçük harflerle yazılır. (Örnek 5-A)

• Birim adı yazılmadan sadece kuruluşun adı yazılacaksa büyük harflerle ortalanarak

yazılır:

REKTÖRLÜK MAKAMINA,

SÜLEYMAN DEMİREL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE vb.

• Kuruluş dışına gönderilen yazılarda gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük

harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.

• Kişilere yazılan yazılarda; “Sayın” sözcüğünden sonra ad küçük, soyadı büyük,

unvan ise küçük harflerle yazılır. (Örnek 5-B)

İlgi

İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere

başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.

• “İlgi:” yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına, yazı alanının

soluna ve ilk harf büyük diğer harfler küçük yazılır.

• İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse “İlgi” sözcüğünün altı boş bırakılarak ikinci

satıra yazılır.

• İlgi yazılırken; “……… tarihli ve ..….. sayılı” ibaresi kullanılır. (Örnek 6-A)

• İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.

• İlginin birden fazla olması durumunda; a, b, c gibi küçük harflerle yanlarına parantez

“)” açılarak ve tarih sırasına göre yazılır. (Örnek 6-B)

• Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış

çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir.

35

“Sayı”, “Konu” ve “İlgi”den sonra gelen iki nokta üst üstelerin hepsinin aynı

hizada olmasına dikkat edilmelidir.

Metin

Metin bölümü; varsa eğer “İlgi” den sonra başlayıp “İmza”ya kadar süren kısımdır.

• Metne, “İlgi”nin son satırından itibaren iki aralık, “İlgi” yoksa gönderilen makamdan

sonra üç aralık bırakılarak başlanır.

• Metinde sözcüklerden ve nokta, virgül, soru işareti gibi noktalama işaretlerinden

sonra bir vuruş boşluk bırakılır.

• Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm. içerisinden başlanır. Paragraf başı

yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır.

• Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam

ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir. Metin içinde veya

çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta

(22.465.660), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33-yirmi beş tam yüz

otuz üç) kullanılır.

• Alt makamlara yazılan yazılar “Rica ederim”, üst ve aynı düzey makamlara yazılan

yazılar “Arz ederim”, üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar “Arz ve rica

ederim” biçiminde bitirilir.

Resmi yazışmalarda protokol kurallarına uymak hem bir zorunluluk hem de bir

nezaket kuralıdır.

İmza

Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan

makam sahibinin adı, soyadı ve unvanının yazıldığı bölümdür.

• Yazı alanının en sağına yazılır.

• Yazıyı imzalayan kişinin adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve

soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ise ismin ön tarafına küçük

harflerle ve kısaltılarak yazılır.

• Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda imza yetkisine sahip kişi, yazıyı güvenli

elektronik imzası ile imzalar.

İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. İmzanın rahat atılabilmesi için

uygun bir boşluk bırakılmasına dikkat edilmelidir.

36

Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun

“imza yetkileri yönergesi”’ne veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir.

Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı

birinci satıra, yetki devredenin makamı “Başbakan a.”, “Vali a.” ve “Rektör a.” biçiminde

ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır. Yazı vekâleten

imzalandığında imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı “Başbakan

V.”, “Vali V.” ve “Rektör V.” biçiminde ikinci satıra yazılır.

Örnek: Resmi Yazılarda İmza Örnekleri

Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı,

soyadı, unvanı ve imzası sağda; ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst

makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına

göre soldan sağa doğru sıralanır.

Onay

Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından

onaylanır.

• Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı

alanının ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır.

• “OLUR” altında onay tarihi yer alır. Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk

bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.

37

Elektronik ortamda hazırlanan yazıya onay verecek yetkili kişi resmi yazıyı güvenli

elektronik imzası ile imzalar.

Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay

makamına en yakın yetkili “Uygun görüşle arz ederim” ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade,

teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının

solunda yer alır.

Ekler

Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının

soluna “EK/EKLER:” ifadesinin altına yazılır.

• Ek adedi birden fazla ise EKLER başlığı altında numaralandırılır.

• Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.

• Yazı eklerinin dağıtımında bazı yerlere ek gönderilmediği durumlarda, “Ek

konulmadı” ya da “Ek-….konulmadı”, bazı eklerin konulması durumunda ise “Ek-

….konuldu” ifadesi yazılır.

Dağıtım

Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas

alınarak belirtildiği bölümdür.

• “Ekler”den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna büyük harflerle

DAĞITIM yazılır.

• Ek yoksa dağıtım, eklerin yerine yazılır. Yazının gereğini yerine getirmek

durumunda olanlar “Gereği” kısmının altına; yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler

ise “Bilgi” kısmının altına protokol sırasıyla yazılır. “Gereği” kısmı dağıtım başlığının altına,

“Bilgi” kısmı ise “Gereği” kısmının karşısına ve aynı satıra yazılır.

Paraf

Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen

en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.

Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.

Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.

38

Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti

konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih

belirtilerek paraflanır.

Koordinasyon

Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir

satır aralığı bırakılarak “Koordinasyon:” yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad

ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.

Adres

Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı

gönderen kurum ve kuruluşun iletişim bilgileri yazılır.

İletişim bilgileri; adres, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ

sayfasını içerir.

İletişim bilgileri resmi yazıdan bir çizgi ile ayrılır.

Yazının gönderildiği kurum ya da kişinin, gerektiğinde konu ile ilgili ayrıntılı bilgi

alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün

sağında yer alır.

Adres yazarken her sözcüğün ilk harfinin büyük harfle yazılması gerekir.

Gizlilik, İvedilik ve Gün Belirleme

Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük

harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir.

Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet

özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.

Çok Gizli: Milli Güvenliğimizi ciddi şekilde zarar uğratacak evrak ve dokümanlar

için kullanılır.

39

Gizli: Açıklandığı takdirde ya da başkasının eline seçtiği zaman milli menfaatimize

zarar getirecek yazılar için kullanılır. Gizli mahiyetteki fotoğraf ve şemalar, ekonomik

alandaki tedbirler, yurt savunması programı gibi.

Özel: Saklı tutulması istenen hususlar, soruşturma raporları, disiplinle ilgili kişilere ait

dokümanlar, istihbarat raporları gibi durumlar için kullanılır.

Hizmete Özel: Basına açıklanması gerekmeyen ve yalnızca resmi amaçlar için,

kullanılacak eğitim dökümleri, ayrı ayrı gizli olmayan ancak bir araya gelince gizlilik derecesi

olan bilgiler topluluğu için kullanılır.

Kişiye özel: Kişiye özel bir evrakın gittiği yerde belli şahıslar tarafından açılacağını

belirtir. Kural olarak gizlilik derecesi taşıyan yazılara aynı gizlilik derecesi ile cevap

verilecektir. Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih

metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle

kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür.

Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit

yazısı yazılır.

Sayfa Numarası ve Aslına Uygunluk Onayı

Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu

gösterecek şekilde verilir.

Örneğin; 2/20, 7/30, 15/70 gibi.

Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine “Aslının

aynıdır” ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir. Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki

belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik

tedbirleri alır.

Kayıt Kaşesi

Gelen evrak kayıt kaşesi kullanılarak kaydedilir.

• Kaşe evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır, ünite hangi

bölümü ilgilendiriyorsa, o bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla

(x) işareti konulur.

40

• Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir.

• Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda, doğrulama yapıldıktan sonra yazı ilgili

birime gönderilir.

RESMİ YAZILARIN GÖNDERİLMESİ

Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin

iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına;

ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir. Çok gizli yazılar

çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları

atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim

bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi

sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.

İç zarf ve kontrollü evrak senedi (iki suret) dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi

olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde

gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.

Elektronik ortamdaki yazışmalar, kurum ve kuruluşların e-posta adresi üzerinden

yapılır. Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması

durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi

yazılır.

“Çok gizli” gizlilik dereceli yazılarda ise dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer

alan “çok gizli” ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış

zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

2. Resmi Yazı Türleri

GİRİŞ

Resmi kurumların kendi aralarında, özel kurumlarla ve kişilerle olan yazışmalarında

kullandığı birçok resmi yazı türü bulunmaktadır. Okulların öğrencilere verdikleri mezuniyet

belgesi, not dökümü (transkript), başarı belgesi, kurumların çalışanlarına verdikleri muvafakat

belgesi, izin belgesi, görevlendirme yazıları, soruşturma yazıları, kişilerin verdikleri dilekçeler

ve dilekçelerine cevaben yazılan yazılar, kurumların diğer kurumlardan bir konu ya da kişi

hakkında bilgi isteme ve verme yazıları, resmi ilanlar, soruşturma yazıları gibi.

41

Resmi yazıların yazımında resmi yazışma kurallarına uyulması önem arz etmektedir.

Resmi yazılara ilişkin yazışma kuralları resmi yazı türleri için de geçerlidir ancak resmi yazı

türleri arasında küçük farklılıklar bulunmaktadır. Söz konusu farklılıklara rağmen resmi yazı

türlerinde uygulanan yazışma kuralları; kamu hizmetlerinin yürütülmesi, mevzuatın

uygulanması, hızlı, etkin ve verimli bir çalışma düzeninin sağlanması, gereksiz ve hatalı

yazışma ile kırtasiyeciliği ortadan kaldırmak açısından oldukça önem taşır.

RESMİ YAZI TÜRLERİ

Resmi yazılar zaman zaman hem kişiler arasında hem de özel kurumlar ve kişiler

arasında kullanılabilir. Bu durumda resmi yazı iş yazısı kategorisine girmez ve resmi yazı

özelliğini korur. Söz gelimi sözleşme bir resmi yazı çeşididir. Ancak sözleşmeyi hem kamu

kurumları hem özel kuruluşlar hem de kişiler kendi aralarında düzenleyebilmektedir. Resmi

yazılar iletilmek istenen mesajın türüne göre aşağıdaki gibi türlere ayrılır:

• Dilekçe • Tutanak • Sözleşme • Şartname

• Müzekkere • Tekit • Tezkere • Mazbata

• Genelge • Vekâletname • Form • Rapor

Aşağıda sadece dilekçe ve form ile ilgili bilgiler yer almaktadır.

Dilekçe

Dilekçe, bir isteği bildirmek için yetkili makamlara yazılan yazıdır. Dilekçe terimi

yerine “arzuhal” ya da “istida” terimleri de kullanılabilmektedir. Arzuhal “içinde bulunulan

durumun bildirilmesi” demektir.

Tanımından da anlaşılacağı üzere, dilekçe, yurttaşlar tarafından resmi makamlara

hitaben yazılmakta ve yurttaşların dileklerini, arzularını, sıkıntılarını ve yapılmasını

istediklerini ifade edebilmelerini sağlamaktadır. Böylece basit bir işlem gibi görülmekle

birlikte dilekçeler, yurttaşların yönetime demokratik katılımlarını sağlayan araçlardan biri

olarak işlev kazanmaktadır. Bu nedenle, yurttaşların yetkili ya da resmi makamlara dilekçe

verebilmelerinin, verdikleri dilekçe nedeniyle soruşturmaya uğramamalarının güvence altına

alınması da demokratik bir yönetimin gereklerindendir.

1982 Anayasası’nın 74. maddesinde, dilekçe verme hakkı, bir anayasal hak olarak

“Dilekçe hakkı” başlığı altında düzenlenmiştir. Düzenleme şu şekildedir: “Vatandaşlar ve

karşılıklılık esası gözetilmek kaydıyla Türkiye’de ikamet eden yabancılar kendileriyle veya

42

kamu ile ilgili dilek ve şikâyetleri hakkında, yetkili makamlara ve Türkiye Büyük Millet

Meclisine yazı ile başvurma hakkına sahiptir. Kendileriyle ilgili başvurmaların sonucu,

gecikmeksizin dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirilir. Bu hakkın kullanılma biçimi kanunla

düzenlenir.” Görüldüğü üzere, dilekçe hakkı yalnızca Türkiye Cumhuriyeti yurttaşları için

değil, Türkiye’de ikamet eden yabancılar için de karşılıklılık esası gözetilmek kaydıyla-kabul

edilen bir haktır. Yine düzenlemeden anlaşıldığı üzere, dilekçe hakkı, başvurucuların yalnızca

kendileri ile ilgili değil, kamu ile ilgili dilek ve şikâyetleri için de kullanılabilmektedir.

Anayasa’da bir koşul bulunmamakla birlikte, kanuna göre dilekçeler Türkçe

yazılmalıdır.

Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun’un 4. maddesine göre “Türkiye Büyük

Millet Meclisine veya yetkili makamlara verilen veya gönderilen dilekçelerde, dilekçe

sahibinin adı-soyadı ve imzası ile iş veya ikametgâh adresinin bulunması gerekir.” İlgili

maddeden de anlaşılacağı üzere; ad-soyad, imza ve adres bilgileri bir dilekçede bulunması

gereken zorunlu unsurlardır.

Dilekçelerin mutlaka bir konusu olması gerekir. Konusuz dilekçe olmaz. Ancak

dilekçenin konusu metnin içeriğinde dile getirilir. 4. maddede sayılmamakla birlikte,

hazırlanan ve yetkili makamlara verilen bir dilekçenin konusunun bulunmaması

düşünülemeyeceğinden, konu unsuru da anlamlı bir dilekçenin zorunlu unsurlarından biri

olarak düşünülmelidir. Nitekim yetkili makamlara verilen dilekçelerden herhangi bir konuyu

ihtiva etmeyenlerin incelenemeyecekleri de kanunun sonraki maddelerinde düzenlenmiştir.

Ancak burada konu, resmi yazışmalarda olduğu gibi ayrı bir bölüm olarak değil, dilekçenin

ana metninin içeriğinin olması anlamındadır. Dolayısıyla, zorunlu unsur olarak kabul edilmesi

gereken, belli bir dilek ya da şikâyet içeren metin kısmıdır.

Tarih, ek, hitap, telefon numarası vb. unsurların hatta dilekçenin verildiği makama

yönelik bir hitap ya da başlık kısmının kanunun düzenlenmesine göre, zorunlu unsurlar

arasında sayılmadıkları açıkça görülmektedir. Öte yandan, bu türden unsurları eksik olan

dilekçelerde, dilek ve şikâyetlerin ilgili makamlara iletilerek etkin bir sonuç alınması

zorlaşacaktır. Bu nedenle, hitap, hitap edilen makamın bulunduğu yer gibi zorunlu olmayan

bazı unsurlar dilekçelerde sonuç alabilmek için önem kazanmaktadır. Keza, yetkili

makamlarca dilekçelerde yanıt verilirken belirli süreler göz önüne alınmaktadır. Bu sürelerin

43

başlangıcının ve bitişinin doğru olarak saptanıp, ileride hak iddia edebilmek için hazırlanan

dilekçelerde tarihin de eklenmesi yerinde olur.

Kanunun 5.maddesine göre “Dilekçe, konusuyla ilgili olmayan bir idari makama

verilmesi durumunda, bu makam tarafından yetkili idari makama gönderilir ve ayrıca dilekçe

sahibine de bilgi verilir.” Şu durumda kanun, kendisine dilekçe verilen idari makama, dilekçe

kendisine yanlışlıkla verilmiş olsa da, bir yükümlülük yüklemektedir. İdari makamlar, “Bu

dilekçe zaten bizim makamımızla ilgili değil” diyerek ya da yalnızca dilekçeyi reddederek

sorumluluktan kurtulamazlar. Hem yetkili idari makamı saptayarak dilekçeyi oraya

göndermek hem de dilekçe sahibine dilekçenin akıbeti hakkında bilgi vermekle

yükümlüdürler. Bu düzenleme ile dilekçe hakkının kullanımının keyfi nedenlerle

engellenmesinin de önüne geçilmiş olunmakta, deyim yerinde ise idari makamların

yurttaşların sesine kulaklarını tıkamaları önlenmeye çalışılmaktadır.

Dilekçelerin hazırlanmasında, dilekçe hakkının kullanımını kolaylaştırmak amacı ile

resmi yazışmalarda olduğu kadar sıkı yazışma koşulları getirilmediği görülmektedir. Bunun

bir örneği de imza unsuruna ilişkindir.

Dilekçelere imza atmak yerine parmak izi basılabilir.

Bilindiği üzere imza, kişinin el yazısı ile adını soyadını çağrıştıracak şekilde yazdığı

bir tür işarettir. Eğer dilekçede imza mutlaka bir koşul olarak kabul edilecek olursa, okuma-

yazma bilmeyen yurttaşların dilekçe hakkını kullanmamaları gibi bir sonuç doğacaktır.

Kanunda imza unsuru zorunlu unsurlardan biri olarak sayılmışsa da imza yerine geçecek

kişiye özel damga ya da parmak izi basma usulleri ile de bu zorunlu unsur tamamlanmış

sayılır. Dilekçelerin el yazısı ile veya daktilo ya da bilgisayar ile yazılmaları konusunda

getirilmiş bir koşul bulunmamaktadır.

Dilekçe Yazarken Dikkat Edilecek Hususlar

Dilekçe yazarken şu hususlara dikkat etmekte fayda vardır:

• Dilekçeler; çizgisiz düzgün, beyaz bir kâğıdın tek bir yüzüne yazılır.

• İmkânlar dâhilinde ise kolay okunup anlaşılabilmesi için daktilo ya da bilgisayar ile

yazılır. Böyle bir olanak söz konusu değilse kitap harfleriyle ve mürekkepli kalemle

yazılmalıdır.

44

• Hitap edilen makam, bir diğer deyişle başlık, kâğıdın üst kısmından 2 cm. kadar

aşağıya, büyük harflerle ve ortaya yazılır.

• Adres yazılacak ise adresteki sözcüklerin ilk harfleri büyük yazılır.

• Tarih; gün, ay ve yıl olarak ya başlığın alt kısmına sağ kenara ya da son cümleden

sonra yazılır.

• Doğrudan doğruya konuya girilir; dilek ya da şikâyet dile getirilir. Eğer anlatılmak

istenen olaylar zinciri halinde ise, kısa, özlü, açık ve düzgün ifadelerle bu olaylar ifade edilir.

• Olaylar paragraflar halinde özetlenir. Son paragrafta istek belirtilir.

• Dilekçeler “saygılarımla arz ederim.” ifadesiyle bitirilir.

• Son satırın 2-3 satır altına, sağ tarafa ad-soyad yazılıp imzalanır.

• İmzanın hizasına sol tarafa “adres” ve onun altına da dilekçeye eklenen belgeler

“Ekler” başlığıyla ve maddelenerek (1, 2, 3…) alt alta yazılır.

• Dilekçeler katlanmadan, buruşturulmadan, kirletilmeden ilgili makama verilir.

Dilekçe Örneği

45

Form

Formlar; bilgilerin toplanması, kayıt edilmesi, gruplandırılması, kullanılması, transferi

ya da yayınlanabilmesi gibi amaçlarla hazırlanan ve üzerinde sorular ve bunların

cevaplandırılması ile bazı kayıt değerlendirme ya da işlemlerin yapılabilmesi için boşluk

bırakılan kâğıt, defter ve kartonlardır. Form, sabit bilgilerin üzerine basılı olarak hazırlandığı

ve içerdiği özel boşluklara çeşitli bilgilerin girildiği matbu bir belgedir. Kurum ve kuruluşlar

aynı konuda sürekli olarak yazılan yazılar için oluşturulan formları yaygın olarak kullanırlar.

Her kurum kendi ihtiyacına göre form hazırlar. Bunlar fotokopi yoluyla veya matbaada

basılarak çoğaltılır ve kullanılır. Dolayısıyla formların dikkatle ve istenen verilerin önceden

belirlenmiş amaçlara uygun olarak akışını sağlayacak biçimde tasarlanması çok önemlidir.

Tüm resmi dairelerce kullanılan genel nitelikteki formlar Devlet Malzeme Ofisi tarafından

hazırlanarak dağıtılır.

46

Formların yararlarını şu şekilde belirtebiliriz:

• Formlar büro işini basitleştirir ve standardize ederler.

• Zaman, emek ve maliyet tasarrufu sağlarlar.

• Formlar sayesinde etkili bir yazılı iletişim ağı kurulur.

• Formlar aynı zamanda bir rapor niteliği taşır.

• Bilgileri sadeleştirir.

• Bilgilerin stoklanması ve gereğinde başvurulması için yardımcı olur.

• Kontrollerin kolaylıkla yapılmasını sağlar.

Form hazırlanırken çeşitli hususlara dikkat etmek gerekir:

• Formun hangi kuruluşa ait olduğu formun üst kısmına ilgili örgütün ismi yazılarak

belirtilmelidir: “Ulaştırma Bakanlığı”; “Personel Müdürlüğü” gibi.

• Formun üst kısmında bir başlığı olmalıdır. Bu başlık formun hangi iş için

kullanılacağını belirtir.

“Memurlar İçin Yıllık İzin İstek Formu” gibi.

• Formdaki sorular tutarlı bir sıra izlemelidir. Örneğin adı, soyadı, baba adı, anne adı

gibi.

• Uluslararası standartlara göre kabul edilen A, B, C standart boy kağıtlar

kullanılmalıdır.

• Formda bilimsel, hukuksal, tıbbi ya da teknik sözcüklere yer verilmemelidir. Bu tip

sözcükleri herkesin bilmesi olağan değildir.

• Formun doldurulmasına ve kullanılmasına ilişkin bir “Açıklama” bulunmalıdır.

• Yazıların yazılacağı, kayıtların yapılacağı ve cevapların verileceği boşluklar, satır

araları ve sütunlar soru ya da cevaplama için uygun ve yeterli genişlikte olmalıdır.

Form görüntü olarak karmaşık olmamalı; ilk bakışta “kolay doldurulabilir” duygusu

yaratmalıdır.

• Sorular formu dolduranın kolayca anlayıp doğru cevap verebileceği biçimde

olmalıdır.

• Formun en alt kısmında formun ilk kullanılmaya başlandığı tarih, formun numarası,

stok numarası, formun son basıldığı tarih ve kaç adet basıldığına ait bilgiler bulunmalıdır.

(Matbu formlar için)

• Form daktilo makinası ile doldurulacaksa çizgiler ve cevap boşlukları makina aralığı

ve harf genişliği göz önünde tutulmalıdır.

47

Form Örneği

Başarılar dilerim.

Öğr. Gör. Adeviye Erdoğan

48