yöneti̇ci̇ asistanlığı eğitim notları

RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 1

YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI EĞİTİMİEĞİTİMİ

NİLGÜN ÖZKAN


GÖRÜRSEM HATIRLARIM

DUYARSAM UNUTURUMYAPARSAM ÖĞRENİRİM

ÇİN ATASÖZÜ


“ “ MESLEKİ MESLEKİ GELECEĞİNİZ”GELECEĞİNİZ”


“ “ ÖZGÜVEN ”ÖZGÜVEN ”


ETKİN YÖNETİCİ ASİSTANININ

ÖZELLİKLERİ-1

Etkili İletişim Tekniklerini Bilmek ve Kullanmak Özgüven sahibi olmak Kendini Tanımak ve Güvenilir Olmak İyi Planlayıcı Olmak Mesleğini Sevmek Değişimi Takip Etmek



ÖZELLİKLERİ-2

Organizasyon yeteneğini geliştirmek Sır saklamak, gizliliğe önem vermek İş ilişkileri ile özel hayatını ayırmak Yaratıcı olmak Nezaket ve görgü kurallarına uyarak

diğer insanlara örnek olmak Zamanını etkin kullanabilmek



ÖZELLİKLERİ-3

Mizah yeteneğini kullanabilmek İş saatlerine uymak Sorumluluk duygusu taşımak Gerektiğinde politik olmak Dosyalama sistemine hakim olmak Yazılı iletişimin kurallarını bilmek


Dedikodulara meydan vermemek Temiz ve bakımlı olmak, uyumlu

giyinmek, dış görünümüne özen göstermek

Paylaşımcı olmak

ETKİN YÖNETİCİ ASİSTANININ ÖZELLİKLERİ-

4


GÜLÜMSEMEKGÜLÜMSEMEK

BUMERANG GİBİDİR;BUMERANG GİBİDİR;

KARŞILIĞINI ANINDA ALIRSINIZ.KARŞILIĞINI ANINDA ALIRSINIZ.


G üven Ü slup L ütfen Ü retken Çözümler M emnun S aygı E mpati


BİR MIH YÜZÜNDEN BİR NAL KAYBEDİLİR. BİR NAL YÜZÜNDEN BİR AT KAYBEDİLİR. BİR AT YÜZÜNDEN BİR ASKER KAYBEDİLİR. BİR ASKER YÜZÜNDEN BİR SAVAŞ KAYBEDİLİR.


SAĞLIKLI İÇ İLETİŞİM

KKendinize şöyleendinize şöyle söylemeye başlayın:söylemeye başlayın: Ben güzel ve sevgiye layığım.Ben güzel ve sevgiye layığım. Ben sevecen ve şefkatliyim ve başkalarıyla Ben sevecen ve şefkatliyim ve başkalarıyla

paylaşacak çok şeyim var.paylaşacak çok şeyim var. Ben yetenekli, zeki ve yaratıcıyım.Ben yetenekli, zeki ve yaratıcıyım. Gün geçtikçe daha çekici hale geliyorum.Gün geçtikçe daha çekici hale geliyorum. Başkalarına sunacak birçok şeyim var ve Başkalarına sunacak birçok şeyim var ve

bunu herkes kabul ediyor.bunu herkes kabul ediyor. Bu dünyayı seviyorum, dünya da beni Bu dünyayı seviyorum, dünya da beni

seviyor. Mutlu ve başarılı olmaya hazırım.seviyor. Mutlu ve başarılı olmaya hazırım.


İLETİŞİM

Kişilerin Birbirlerine Bilinçli veya Bilinçsiz Olarak İletmek İstedikleri Duygu ve Düşüncelerdir.


İLETİŞİM İletişiminizin ilk dakikasına önem verin.

Birbirimizle ilgili pek çok kararda ilk temas, ilk izlenim değişmesi zor izler bırakır.

İletişim bir bilgi alışverişi değildir. Verilen bilgiyi etkileyen duygu ve davranışın oluşturduğu farklı bir bütündür.

İletişim kişiye değil, kişiyle yapılır, paylaşım gerektirir.

İletişim sözel ve sözsüz iletişim işaretleriyle bir bütündür.


İLETİŞİMİ NELER YÖNLEDİRİR ?

1. Zihinsel yapı

2. Düşünce sitili1. Geleneksel, kalıplaşmış2. Çağdaş, gelişmiş

3. Yorumlama


BAŞARI İLETİŞİMİN TEMEL KOŞULLARI-1

İletişimde Temel Öğe “Kabul Etme” dir. Karşımızdaki Kişilere Saygı Duymak Gerçekçi ve Doğal Davranmak Empati Kurmak 5 N Kullanmak

Ne-Ne Zaman-Nerede-Nasıl-Niçin


KİM HAKLI


AlgıAlgı İnsanların

Neyi nasıl algıladıkları Geçmiş yaşantılarına

bağlıdır. Görüntüler,Görüntüler, Şekiller,Şekiller, Büyüklük – Büyüklük –

Küçüklük,Küçüklük, Sertlik –Sertlik –YYumuşaklık,umuşaklık, Kokular,Kokular, Desenler,Desenler, MesafelerMesafeler farklı farklı algılanabilir.algılanabilir.


ALGILAMA YANILMALARIALGILAMA YANILMALARI


Empati-DuygudaşlıkEmpati-Duygudaşlık Bir konuya karşınızdaki kişinin

penceresinden bakarak,Onun ne duyduğunu,ne hissettiğini, niçin öyle davrandığını, düşündüğünü anlayabilme becerisidir.

İnsanları değerlendirirken kendinizi o kişinin yerine, konumuna, düşüncesine, mevkisine,becerilerine, yaşına, cinsiyetine vb. donanımlarına kimliğine göre değerlendirmeye çalışınız.


BAŞARI İLETİŞİMİN TEMEL BAŞARI İLETİŞİMİN TEMEL KOŞULLARI-2KOŞULLARI-2

İfade Ben dili Beden dili Ses kullanımı Çevre Boy farkı Diksiyon

faktörlerini kapsar.


İletişimde “Sen” Mesajı İletişimde “Sen” Mesajı Yerine “Ben” Mesajı Verin ! Yerine “Ben” Mesajı Verin !

Ben Dili “Yükümlülük İletileri” Olarak Adlandırılır ve Etkin Bir Yüzleşme İçin Üç Önemli Noktayı İçerir.

I. Kişinin Davranışını Değiştirme Olasılığı Yüksektir

II. Kişi İle İlgili Çok Az Olumsuz Değerlendirme İçerir

III. İletişimi Zedelemez


Beden DiliBeden Dili Beden duruşu Mimikler Başın kullanımı Oturmak için seçilen yer Giyim, makyaj Jestler Göz teması Ayakların kullanımı Oturma biçimi Mesafe Kullanılan aksesuarlar


Ses Kullanımı-KonuşmaSes Kullanımı-Konuşma

Sesin tutumu,duygu,düşünce ve psikolojik durumu yansıtır.

Ses Hacmi Tonlama Lehçe Hız Ses perdesi Kalite sesli anlatımın unsurlarıdır.


Ses Kullanımı-Konuşma-1Ses Kullanımı-Konuşma-1 Çok yüksek ve alçak ses tonu kullanmayın Şiveniz düzgün olmalı,Gramer ve kelime

bilginiz yeterli olmalı Konuyu dağıtmayın Çok hızlı konuşmayın Argo kelimeler kullanmayın yok ya ,hadi be Dinlemeyi bilin Ne söyleyeceğinizi planlayın Konuşulacak konu ile ilgili araştırma yapın Soru ve cevaplara hazır olun


Konuşmacı sesini konuştuğu alanın büyüklüğüne göre ayarlamalı

Konuşurken göz teması kurulmalı Öfke, heyecan, endişe, korku gibi duygulara

hakim olmalı, sesine yansıtmamalıdır. Beden dilini doğru kullanarak konunun

anlamını güçlendirmelidir. Sorular dikkatle dinlenmeli ve yanıtlanmalı Dinleyicilere önem verilmeli ve bu duygu

hissettirilmeli.

Ses Kullanımı-Konuşma-2


Dinleme Takip ettiğini belirtmek İletişim engeli yok Sessizlik Aktif dinlemek Gözler Empati Hemen çözüm getirmek

faaliyetlerinin kapsar.

BAŞARI İLETİŞİMİN TEMEL KOŞULLARI - 3


Kendinizi Etkin DinletmeKendinizi Etkin Dinletme

Ses tonunuzu ayarlayın İlgili olduğunuzu belirtin Göz teması kurun Konuşurken sözlerinize ara verin Konuşmalarınızı özetleyin


İyi Bir Dinleyici Olmanın İyi Bir Dinleyici Olmanın GetirdikleriGetirdikleri

Diğer insanların güvenini kazanmak Özdenetimin gelişmesi İyi bir iletişimci olmak İnsanları tanımak Sevgi, saygı, yakınlık bağlarının

pekişmesi Çatışmaların önlenmesi Saldırganlık, öfke, kızgınlık duygularının

duyulmaması Kişisel gelişim ve olgunlaşma.


SÖZSÜZ İLETİŞİMSÖZSÜZ İLETİŞİM

Beden Dili, Yakınlaşma ve Ayak UydurmaBeden Dili, Yakınlaşma ve Ayak Uydurma Ses tonu ve vurgulama Konuşma sürati Nefes alıp verme Duruş biçimi Yüz ifadesi Göz teması ve hareketleri, Göz bebeklerinin

büyüklüğü İki kişi arasındaki mesafe,Mimik, hareketler Kıyafet tarzı Statü sembolleri Kelime seçimi, mesleki terimler


NASIL İLETİŞİM KURARIZ ? Aşağıda verilen özellikler açısından baktığınızda karşısındaki Aşağıda verilen özellikler açısından baktığınızda karşısındaki

kişi üzerinde ne kadar etki bıraktığınızı kendi kendinize sorun.kişi üzerinde ne kadar etki bıraktığınızı kendi kendinize sorun.

Söylediğiniz kelimelerSöylediğiniz kelimeler Bunları söyleme biçiminiz, Örn: ses tonu, hızı v.s.Bunları söyleme biçiminiz, Örn: ses tonu, hızı v.s. Beden diliniz.Beden diliniz.

Bu oranları tahminen hesaplayıp aşağıdaki grafiği Bu oranları tahminen hesaplayıp aşağıdaki grafiği tamamlayın.tamamlayın.

Söyleyiş tarzıKelimeler

Beden dili


İNSANLARIN YÜZYÜZE İNSANLARIN YÜZYÜZE KURDUKLARI İLİŞKİLERDE ;KURDUKLARI İLİŞKİLERDE ;

Kelimeler % 10

Ses tonu % 30

Beden dili % 60 önem taşır.


İNSANLAR SÖYLEDİKLERİMİZDEN ÇOK DAVRANIŞLARIMIZI

GÖZLERLER


POWER TALKINGPOWER TALKINGKAZANANLARIN DİLİKAZANANLARIN DİLİ

Pozitif düşüncenin sözcüklerle geliştirilmesi.

Deniyorum

Başaramam KULLANMAYINYapamıyorum

Yaparım

Yapacağım KULLANINElimden gelenin en iyisini sağlayacağım


Konuşmayın KonuşunPek iyi sayılmam İlerleme gösterdimŞanslıyım İyi ÇalıştımGenel olarak şöyle Benim fikrime göredüşünüyorum

Ses tonu, İkna yolu, Göz kontağı, Konuşurken sözlerinize ara verin 3’e kadar sayın.

En önemlisini daima en sona saklayın.

POWER TALKINGPOWER TALKINGKAZANANLARIN DİLİKAZANANLARIN DİLİ


MASKEMASKE

İnsanlar diğer insanlarla olan ilişkilerinde kendisini ele vermemek için maske kullanırlar.

Kaliteli İnsan; Maskelere İhtiyacı Olmayan, Doğal, Bilgili, İnançlı ve Güvenilir Bir İnsandır.


İMAJİMAJ

İnsanların duygularını tutarlı ve uygun bir biçimde yansıtmasıdır.

Kişinin iletişim aracıdır Yeteneğinin bir parçasıdır Kim olduğunuzu, ne yaptığınızı, işin ne kadar uzmanı olduğunuzu anlatan reklam panosu

gibidir.


İMAJ NASIL OLMALI ?İMAJ NASIL OLMALI ?

Mesleki veya kişisel olsun, imajınız gerçekte kim olduğunuzu yansıtmalıdır.

İmajınız duruma, çevreye ve bulunduğunuz kültüre uygun olmalıdır.


MESLEKİ İMAJ

Her Mesleğin ayrı bir imajı vardır. Ortamlar Farklıdır. Eğitimler Farklıdır. Gelir Düzeyleri ve Durumlar

Farklıdır. Yapılan İş Farklıdır. Coğrafik Durum Farklıdır.


BAŞARI İÇİN GİYİM - 1 Olumlu Giyim Tarzı

Klasik takım elbise ve/veya tayyör giyilmeli

Gri ve lacivert tonları, beyaz veya çizgili gömlekler tercih edilmelidir.

Kaliteli bir kalem, takım elbiseye uygun küçük metal tokalı kemer ve saatler tercih edilmelidir.


BAŞARI İÇİN GİYİM - 2 Olumlu Giyim Tarzı

Siyah ve bağcıklı ayakkabılar (temiz ve boyalı) ayakkabılar tercih edilmelidir.

Çoraplar koyu renk olmalı ve bacağı kapatmalıdır.

Derli ve toplu abartısız bir evrak çantası veya portföy tercih edilmelidir.


BAŞARI İÇİN GİYİM - 3 Olumsuz Giyim Tarzı

Kırışık, buruşuk, sökük, ipleri sarkan giysiler veya dekolte ve cavcavlı kıyafetlerin giyinilmesinden kaçınılmalıdır.

Saçlara özen gösterilmeli, lekeli giysiler, çamurlu ayakkabılar, kaçık çoraplar giyilmemelidir.

Ağır kokulu parfümler ve losyonlar sürülmemelidir.


İNSANLAR

KIYAFETLERİYLE KARŞILANIR

DAVRANIŞLARIYLA UĞURLANIRLAR.


İLETİŞİMDE VERİCİDEN KAYNAKLANAN HATALAR -1 Yeterli bilginin gelmeyişi Açık, net, yalın bir ifadenin kullanılmaması Konuya hazırlıklı olmama Hızlı konuşarak dinleyicinin dikkatini dağıtma Beden dilini yanlış, yetersiz yada abartılı

kullanma Yüksek yada çok düşük ses tonu ile konuşma Soyutlamaları çok fazla kullanma Dinleyiciye küçümseyici tavır takınma Kişi veya grup yapısını ölçmeme Konudan sapmalar gösterme Alıcının hislerine kulak vermeme Kelime hazinesinin yetersizliği


İLETİŞİMDE VERİCİDEN KAYNAKLANAN HATALAR -2

Kelimeleri yanlış kullanma Gereksiz yabancı kelimelere yer verme Vurgulamanın yetersiz olması İmlanın yetersizliği Monoton ifade kullanma Gereksiz açıklamalarda bulunma Tekrarların çok fazla olması Tiklerin olması Dinleyiciye saygı duymama Fazla detaya inme Benzetmeleri yerine oturtamama


İLETİŞİMDE ALICIDAN KAYNAKLANAN HATALAR

Yorumlamama Ön yargılara uygun haber alma eğilimi Seçicilik özelliği Etkin dinlememe Şartlanmalar “Evet efendim”cilik Soru sormama


İNSANLARLA İLİŞKİLERİ KOLAYLAŞTIRAN DAVRANIŞLAR

Kollarınızı bağlamadan, ayak ayak üstüne atmadan elleriniz açık olarak öne doğru eğilin.

Karşınızdaki insanın yüzüne, onunla ilişkide olduğunuz sürenin % 60’ı kadar veya daha fazla bir süre bakın.

Karşınızdaki konuşurken, “evet”, “anlıyorum”, “ya demek öyle”, “gerçekten mi?” gibi, onu dinlediğinizi belirten sesler çıkartın.

Gülün. İlişkide olduğunuz insanın yanına oturun, bu

mümkün değilse, 90 derecelik bir açıyla oturun. Konuştuğunuz kişinin adını ilişkinin

başlangıcında kullanın. İlişkide olduğunuz kişiye açık sorular sorun.


“Herkesin Bir Davranış Kalıbı, Bir de Baskı Altındayken Kullandığı Yedek Davranış Kalıbı Vardır.”

“Zor İnsanlar Kendi İhtiyaçlarını ve Kendi Amaçlarını Gerçekleştirmeye Çalıştıkları İçin Başkalarına Zor Gelen Davranışları Sergilerler.”

ZOR İNSANLARLA BAŞ EDEBİLME YÖNTEMLERİ -1


Zor İnsanların Amaç ve İhtiyaçlarının Ne Olduğunu Bildiğimiz Taktirde Onların Davranışlarını Değiştirmelerini Sağlamak Üzere Bunlardan Yararlanabiliriz.

Zor İnsanlarla Baş Edebilmede Kullanılacak Yöntem;“ Gözlem ve Dinleme ”dir.

ZOR İNSANLARLA BAŞ EDEBİLME YÖNTEMLERİ - 2


Karşı Görüşlere Değer Verin İnsanların İnançlarıyla Gurur

Duyduklarını Unutmayın Kırıcı Olmayın, Zorlamayın ve

Yol Gösterin Sabırlı Olun

ZOR İNSANLARI YÖNETİRKEN


TELEFONDA İLETİŞİM

Etkin ve Başarılı Bir Telefon Görüşmesi Dinlemeye ve

Soru Sormaya Bağlıdır.


YAZMALI MI, TELEFON MU YAZMALI MI, TELEFON MU ETMELİ ? - 1ETMELİ ? - 1 Önemli bir bilgi aktarmak

gerektiğinde, Daha resmi olmak için, Yazılı bir belge gerektiğinde, Özellikle bir kişinin başarısını takdir

ederken, Herhangi bir durum ya da sorunla

ilgili olarak fazla sayıda doküman eklemek gerektiğinde,

Telefonla saptanmış bir toplantının yer, saat ve tarihi gerekli ise …

YAZIN !


YAZMALI MI, TELEFON MU YAZMALI MI, TELEFON MU ETMELİ ? - 2ETMELİ ? - 2

Çok acele bir bilgi almanız gerektiğinde,

Sürüncemede kalmış bir konuyu takip ederken, Kısa bir soru ile bilgi almak

gerektiğinde, Kişilerin konu ile ilgili düşünce ve

önerilerini hemen öğrenmek gerektiğinde…

TELEFON EDİN !


TELEFONLA GÖRÜŞÜRKEN TELEFONLA GÖRÜŞÜRKEN ……

Tane tane, doğrudan ahizeye konuşun, anlaşılırlığınızı kontrol edin

Sıcak davranın. Sesinizin hoş ve cana yakın, zorlama ve mekanik değil doğal olmalıdır.

Kelimelerin altını çizmek için sesinizi kullanın.

Duruşunuz konuşmanızı etkiler, dik oturun. Aktif olarak dinleyin. Geri besleme verin. Soru sorun, Not tutun. Dikkatinizi dağıtmayın, Arama sebebinizi

unutmayın.


MESAJ ALIRKEN…MESAJ ALIRKEN…

Arayanın adı, firması, telefon numarası, ne zaman bağlantı kurulabileceği ve arama sebebi/mesaj konusunda detaylı bilgi alın.

Aldığınız bilgileri telefonu kapatmadan önce tekrarlayın.

Sözcüklerin yazılışına özellikle dikkat edin.


TELEFON BAĞLARKEN… 2 . ADIMTELEFON BAĞLARKEN… 2 . ADIMTelefonu bağlayacağınız kişiye arayanın durumunu Telefonu bağlayacağınız kişiye arayanın durumunu anlatın.anlatın.Arayana onu durumdan haberdar olan başka birine Arayana onu durumdan haberdar olan başka birine

bağlayacağınızı açıklayın.bağlayacağınızı açıklayın.Hattın kesilme ihtimaline karşı arayana bağladığınız Hattın kesilme ihtimaline karşı arayana bağladığınız

kişinin adını, dahili numarasını verin ve telefonu kişinin adını, dahili numarasını verin ve telefonu bağlayın.bağlayın.

TELEFON BAĞLARKEN… 1 . ADIMTELEFON BAĞLARKEN… 1 . ADIMArayana görüşmesi gereken kişinin adını verin Arayana görüşmesi gereken kişinin adını verin ve bu ve bu

kişinin müsait olup olmadığını araştırın.kişinin müsait olup olmadığını araştırın.Arayana ne yapacağınızı açıklayın.Arayana ne yapacağınızı açıklayın.Arayana ne ile karşılaşacağını açıklayın.Arayana ne ile karşılaşacağını açıklayın.Bunun ne kadar süreceğini gerçekçi bir biçimde Bunun ne kadar süreceğini gerçekçi bir biçimde açıklayınaçıklayın


TELEFON SİZE DEĞİLSE …TELEFON SİZE DEĞİLSE …

YAP’LAR ;

Arayanın neden aradığını öğrenin. Kimi aradığını öğrenin ve onun

müsait olup olmadığını araştırın. Mümkünse, telefonu ilgili yere

bağlayın. Sorumluluk alın.


TELEFON SİZE DEĞİLSE …TELEFON SİZE DEĞİLSE …

YAPMA’LAR ;

“Yanlış departmanı bağlamışlar.” “Yanlış departmanı aramışsınız.” “Burada yok. Daha sonra arayın.” “Ben burada yeniyim; tanımıyorum.”


TELEFON TELEFON GÖRÜŞMESİNDEN SONRA GÖRÜŞMESİNDEN SONRA ……

Bir sonraki adımınızı belirlemek üzere notlarınızdan yararlanın.

Notlarınızı saklayacaksanız genişletip daha anlaşılır hale getirin.

Gerekli adımları atın.


TELEFON KONUŞMALARI - 1TELEFON KONUŞMALARI - 1UNUTULMASI GEREKENLER KULLANILMASI GEREKENLER

- Alo, Efendim - İyi günler, ....... Ben........ Size nasıl yardımcı olabilirim?

- Kim arıyor? - İsminizi alabilir miyim? - Kimin aradığını öğrenebilir miyim?

- Hı-hı hı-hı hı-hım -Evet - Anlıyorum - Tabii

-Bekleyin lütfen.- Bir dakika - Bir saniye - Bekletiyorum

- Sizi biraz bekletebilir miyim?

- Ayrılmayın, bağlıyorum. - Sizi hemen aktarıyorum.

-Şu an dışarıda, daha sonra tekrar arayın.

- Kendisi şu anda şirket dışındalar. Ben. asistanıyım, mesajınız varsa alabilirim

- Hattı meşgul, daha sonra arayın. -Şu anda bir telefon görüşmesi yapıyor. Beklemek ister misiniz?


TELEFON KONUŞMALARI - 2TELEFON KONUŞMALARI - 2UNUTULMASI GEREKENLER KULLANILMASI GEREKENLER

Bir dakikalık bekleme süresinden sonra... - Hala meşgul. Bekliyor musunuz?

Yirmi saniyelik bekleme süresinden sonra... - Beklettiğim için özür dilerim.Görüşmesi halen devam ediyor.Bekleyebilir misiniz? Ya da dilerseniz biz sizi daha sonra arayalım.

- Suat Bey daha gelmedi, ne zaman geleceğini de bilmiyorum. Nereden arıyordunuz?- Şirket adını alabilir miyim?

- Suat Bey henüz gelmedi. Yarım saate kadar gelir sanıyorum.

-Ben notunuzu masasına bırakacağım

- Mesajınızı kendisine mutlaka ileteceğim

-Numaranızı verin. Numaranız? -Telefon numaranızı alabilir miyim?

- Evet hanımefendi... - Evet Filiz Hanım. . .

- Bir şey değil. İyi günler. -Rica ederim. İyi günler.


YÖNETİCİ İLE BİRLİKTE YÖNETİCİ İLE BİRLİKTE ÇALIŞMAÇALIŞMA Yönetici Asistanından Neler Bekler ? Yöneticiye Nasıl Destek Verilir ? Yöneticinin Yönetiminde Asistanın Rolü

ve Görevleri Nelerdir ? Yöneticinizi Nasıl Daha Başarılı ve Etkin

Hale Getirebilirsiniz ? Yöneticinin İlişkilerinde Asistanın Yeri ve

Görevleri


Organizasyon Yapısı Çatışma Analizi Toplantı Yönetimi Yöneticilerin Streslerini Yöneticilerinin Zamanlarını Yönetmedeki Beklentilerini ve

Yöneticisinin Dahi Göz Ardı Edebileceği Teknikleri Bilmesi Gereklidir.

YUKARIDAKİ ETKİNLİKLERİ YUKARIDAKİ ETKİNLİKLERİ SAĞLAYABİLMEK İÇİN ASİSTANINSAĞLAYABİLMEK İÇİN ASİSTANIN


Organizasyon YapısıOrganizasyon Yapısı

Organizasyon belirli amaçları gerçekleştirmek üzere maddi ve beşeri unsurların düzenlenme biçimini gösterir.

ORGANİZASYON ŞEMASI NEYİ GÖSTERİR?

İşlerin nasıl gruplandığını Kimin kime karşı sorumlu olduğunu Mevki ve unvanları Personelin organizasyondaki yerini


Çatışma AnaliziÇatışma Analizi1. Nedenleri saptamak,2. Tüm olumsuz tepkileri açığa çıkarmak,3. Zıt görüşlerin anlatılmasını sağlamak,4. Sorunların ne derece anlaşıldığını

derecelendirmek,5. Tartışma ortamı yaratmak, insanları

susturmamak,6. Sorun ve çatışma noktalarında dikkatleri

yoğunlaştırmak. Konuyu dağıtmamak,7. Geri besleme elde etmek,8. Mutabakat noktalarını saptamak.


TOPLANTI YÖNETİMİTOPLANTI YÖNETİMİ

Her türlü teknolojik ve ekonomik gelişmeye rağmen pek çok kurum etkin ve verimli toplantılar yapmaktan uzaktır.

Doğru zaman, doğru insan, doğru konular seçilmeden gerçekleştirilen toplantılar emek, iş gücü, zaman kaybına sebep olmaktadır.

TOPLANTI YÖNETİMİ EN ÖNEMLİ YÖNETİM BECERİSİDİR


TOPLANTI YÖNETİMİ

Verimli toplantı için; Profesyonel bir organizasyon, Amatör bir

heyecan, Birimler arası ilişkiler Sorumluluk sahibi katılımcılar İyi hazırlanmış bir gündem Takım ruhuna sahip Uzman bir kadro Şirket kültürü, Misyon Stratejik düşünme Ön araştırma,Sorunların nedenlerinin netliği Sorun odaklı değil, çözüm odaklı Değişime açıkYapıya Gereksinme Vardır.


Stres YönetimiStres Yönetimi Yöneticilerin Güçlü ve İhtişamlı

Görünümlerinin Altında, Durmadan Almak İsteyen ve Yaşamın Gerilimleri İle Başa Çıkmak Durumunda Olan Bir Kişi Vardır.

Strese Yol Açan Faktörler Meslekten Mesleğe Değiştiği Gibi, İnsanların Strese Gösterdikleri Tepkide Farklıdır.


STRESİ YÖNETMEYİ STRESİ YÖNETMEYİ ÖĞRENEBİLMEK GEREKLİDİR !ÖĞRENEBİLMEK GEREKLİDİR !

Bu Nedenle; Kendini Anlama Becerisini

Geliştirmek. Güçlü ve Zayıf Yanları Belirlemek. Kişisel Gelişimi Sağlayarak, Kendini

Benimsemek ve Sevmek gerekir.


Zaman YönetimiZaman Yönetimi Zaman yönetiminin temeli etkin bir

planlama ve uygulamadır. Siz zamanı yönetemezseniz zaman

sizi yönetir. Güne en son işten ve zor olandan

başlayınız. Genelde insanlar bildikleri ve kolay

işlerle güne başlamaktadırlar bu yanlış bir alışkanlıktır.


Zaman Yönetiminin Faydaları

Zaman kazandırır.Zaman kazandırır.

Stresi azaltır.Stresi azaltır.

Daha fazla iş tatmini ve kişisel Daha fazla iş tatmini ve kişisel tatmintatmin

sağlar.sağlar.


ETKİLİ YÖNETİM İLKELERİ

1. Dürüstlük2. İnsanları sevmek3. Saygı4. Denge ; Uyumlu karakter örneği olun“Karakter, hayatlarımızın küçük anlarında şekillenir.”

5. Ahenk ; Dengeli İletişim kurun6. Şeffaflık ; kusurlarınızı saklamayın


PROBLEM ÇÖZME AŞAMALARINe istiyorum ?

Eşimle daha mutlu bir ilişki

Günlük

Ne zaman ?

Sonra

Hemen şimdi derhal

Eyleme geçmeyi istiyor muyum ?

Hayır

Evet

Hangi noktada eyleme geçeceğim ?

Ne tür şeyler yapabilirim ?

Bu gelişmenin devam etmesi için bundan sonra ne yapacağım?

Haftada bir geceyi dışarıda geçirmek için program yapmak

Konuşmaya daha çok zaman ayırmak

Kendimi nasıl ödüllendireceğim ?

Oyunun ve beraber geçirdiğimiz zamanın keyfini sürmek

Başka neler deneyebilirim ?

Şikayet etmekten kaçınmak

Daha olumlu iletişim kurmak

Bu istediğimi elde etmeme yaradı mı?

Hayır

Evet

Evle ilgili işlerin paylaşılması için program yapmak

Dışarıda beraber bir gece geçirmek için tiyatro biletleri almak

Beraber konuşmaya zaman ayırmak

Evlilik danışmanına başvurmayı ayarlamak

Bu konuda günce tutmak

Ne zaman?

Cuma günü

Ne zaman?

Ne zaman?

Ne zaman?

Ne zaman?

Perşembe günü

Bu gece

Bu gece konuşulacak

Bu öğleden sonra


ETKİLİ PROBLEM ÇÖZMEK ETKİLİ PROBLEM ÇÖZMEK İÇİN ADIMLAR-1İÇİN ADIMLAR-1

1. Problem, “Beni ne ilgilendiriyor ?” şeklinde tanımlanmamalıdır.

2. Özel, ölçülebilir ve gerçekçi olması gerekli amaçlar “Ne yapmak istiyorum?” şeklinde tanımlanmamalıdır.

3. Alternatifler : Olabilirliğini değerlendirmeden tüm seçenekler sıralanmalıdır.

4. Alternatiflerin değerlendirilmesi : Ne kadar zaman ve enerjiye mal olacağı düşünülmeli


6. Planı gerçekleştirmek için atılacak adımlar planlanmalıdır. Stratejiler önce hayal edilmeli. Yeni bir plana gereksinim duyuyor mu; bakılmalı.

7. Sonuç değerlendirilmeli; işe yarıyor mu? Bir takım aksilik ve başarısızlıkların olabileceği göz önünde bulundurulmalı. Eğer işe yaramadıysa probleminizin ya da amacınızın yeterince açık olup olmadığını kontrol edin.

ETKİLİ PROBLEM ÇÖZMEK ETKİLİ PROBLEM ÇÖZMEK İÇİN ADIMLAR - 2İÇİN ADIMLAR - 2


ETKİLİ PROBLEM ÇÖZME ETKİLİ PROBLEM ÇÖZME TEKNİKLERİTEKNİKLERİ BEYİN FIRTINASI KRİTER SIRALAMA TEKNİĞİ SWOT ANALİZİ BEYİN FIRTINASI SEBEP-SONUÇ DİYAGRAMI 5NK YARATICILIK


KARAR VERME

Kısaca bir sonuca ulaşmaktır. İyi ve yerinde kararlar başarıya, yanlış kararlar ise zarara ve zaman kaybına yol açar.

Karar verme bir yetenektir. Güvenilir ve sorumluluk sahibi kişilerin kararları mantıklı ve ileriye dönük olur.


KARAR VERMEDEN ÖNCE ; Aşağıdaki belirtilen aşamaların her biri

üzerinde durulmalıdır :

Sorun Nedir? Soruna Neler Neden Oluyor ? Sorunu Hangi Yöntemlerle Çözebiliriz? Çözüm Yolunun Saptanması En Etkin Ve Maliyeti Düşük Kararın

Belirlenmesi


PROBLEM ÇIKMASINI PROBLEM ÇIKMASINI ÖNLEME METODLARIÖNLEME METODLARI İşinizin gereklerinin neler olduğunu çok iyi

anladığınızdan emin olun Hangi standart ve spesifikasyonları

karşılamamız gerekiyor bildiğinizden emin olun.

İşi nasıl yapacağınızı bildiğinizden emin olun. Olan biteni takip edin-problemin işaretlerine

dikkat edin. Eğer bir şeyler iyi gözükmüyorsa, insanlara

bilgi verin.


Kıvrak zekalı olmalı, olayı hemen anlayabilmeli . Yabancı dil bilmeli . İşini sevmeli . İşi bitirmek için fedakarlık yapabilmeli . Girgin ve güler yüzlü olmalı . Kendine güvenli ve cesur olmalı . Kendini geliştirmeye çalışmalı . İyi kişilik vasıfları olmalı, insanlarla iyi geçinmeli . Sır saklamasını bilmeli . Yönetici - Asistan işbirliğini yapabilecek düzeyde

olmalı. Pratik olmalı ve çok çabuk karar verebilmeli .

YÖNETCİLER YÖNETCİLER ASİSTANLARINDAN NELER ASİSTANLARINDAN NELER BEKLER ? -1BEKLER ? -1


İşletmenin amaçlarını bilmeli . Yetkiyi kullanmayı bilmeli Zamanı en iyi şekilde değerlendirebilmeli . Temiz, şık ve ağırbaşlı giyinmeli . İyi temsil yeteneği olmalı . Telefondaki sesi tanımalı . Düzenli dosyalama yapabilmeli, dosyalar

arandığında hemen bulunabilmeli . Yazıları kendi inisiyatifiyle yazabilmeli, cümle

bozukluğu ve imla hatalarını düzeltmeli . Yazı sirkülasyonunu iyi takip edebilmeli .

YÖNETCİLER YÖNETCİLER ASİSTANLARINDAN NELER ASİSTANLARINDAN NELER BEKLER ? - 2BEKLER ? - 2


Etkili konuşmalı, karşısındakini sıkmadan yerine göre hareket etmeli . Yöneticinin bütün problemlerine hakim olabilmeli, yöneticiden önce olayların programını yapabilmeli .

Neyi nereye kanalize edeceğini bilmeli . Görüşmek istenmeyen kişileri elemeli . Ofisteki

bütün birimlerin temizliğini denetlemeli, dikkat etmeli .

Tasarrufa uygun davranışlarda bulunmalı ve gerektiğinde arkadaşlarını uyarmalı .

Dedikodulara karışmamalı, iş ve arkadaşlığı kesin çizgilerle ayırabilmeli

YÖNETCİLER YÖNETCİLER ASİSTANLARINDAN NELER ASİSTANLARINDAN NELER BEKLER ? - 3BEKLER ? - 3


SEYAHAT YÖNETİMİAmaç seyahat sürelerinin en verimli kullanmak

ve masrafları minimuma indirgemek.

Seyahat Öncesi: amacınızı belirleyin, hazırlıklarınız, gerekli her türlü doküman, bilgi,sağlık çantası, aşı vb.tamamlayın.

Seyahat Sırasında:Programınıza harfiyyen uyun, yazı işlerinizi ertelemeyin, masraflarınızı kaydedin.

Seyahatin Ardından:Seyahat gider hesaplarınızı hemen teslim edin,Geziye dair, rapor, doküman, birifing, toplantı işlerini ertelemeden yapın.Gezinizi sorgulayın; amacına ulaştı mı?, daha verimli, daha etkin neler olabilirdi, bir sonraki gezilere katkısını sorgulayın.


ZİYARETÇİ KABULÜ VE İKRAMZİYARETÇİ KABULÜ VE İKRAM Daima temiz, şık, abartısız giyinin. İşyerinin temsilcisi olarak, gelen ziyaretçilerde iyi ve

olumlu izlenimler bırakabilmeniz için; Ziyaretçileri güleryüzle karşılayın. Önemini bildiğiniz ziyaretçilerde gerekli ön hazırlıkları

yapın.(Dosyalar, yazışmalar, kullanılması muhtemel slayt, grafık, proje araç gereç vb.)

İptal edilmiş bir randevu varsa, her iki tarafa da durumu "zamanında" geç kalmadan bildirin.

Ziyaretçinin beklemesi gerekiyorsa ona oturacak bir yer gösterin, içecek bir şeyler ikram edin ve kendisine okuyacak birşeyler verın.


OFİS DÜZENİ Sistemli Bir Ofis Stressiz Bir Ortamdır. Çalışma Alanınıza Hakim Olmak, Görev ve

Sorumlulukları Daha Başarılı Olarak Yerine Getirmeniz İçin Gerekli Bir Unsurdur.

İş yeri ya da bürolarda yaşamımızın uzun yılları ve günümüzün önemli bir kısmı geçtiği göz önüne alınırsa bu yerlerin, içinde huzurla, rahat ve mutlu olarak yaşanabilir bir atmosfere sahip olması gerektiği kolayca benimsenir.


OFİSLERDE ESTETİK VE OFİSLERDE ESTETİK VE YERLEŞME DÜZENİ YERLEŞME DÜZENİ

İşte size kusursuz bir ofis için yapmanız gerekenler: Ofisin yeterli derecede aydınlık olmasını sağlayın . Eğer ofisinizde cam yoksa bir havalandırma bulundurmaya

özen gösterin. Ofis duvarlarının mümkün olduğu kadar açık pastel tonlarda

boyalı olmasını sağlayın. Normal çalışma alanı içerisinde masanızın ferah olmasına

dikkat edin. Masanızda bir - iki adet biblo ya da süs eşyası bulundurun . Şirket personelince ortak kullanılan fotokopi, faks gibi

makineleri masanızda bulundurmamaya özen gösterin.(Güvenlik açısından sakıncalıdır. )

Duvarlarda sade ve zarif tablolar bulundurun. Ofis içerisinde her zaman taze çiçek olmasına özen gösterin.

Yaratacağınız şık ve zarif bir ortam, çalışma veriminizi arttıracaktır.


İyi bir dosyalama sistemi, evrakın etkin yönetimi için önemli bir ön koşuldur.

Etkin dosyalama sistemi, her şirketin bölümün ve çalışanın bürodaki genel verimliliğinin önemli bir unsurudur.

RENKLER VE SEMBOLLER KULLANINRENKLER VE SEMBOLLER KULLANIN Renkler ve semboller kullandığımızda, ayrıca

“gruplar” halinde düşündüğünüzde, bilgiyi anlamanız, hatırlamanız ve işleme koymanız hızlanır ve kolaylaşır.

Dosya, klasör, çekmece, mektup sepeti, evrak kutusu ve diğer büro malzemelerine renkler ve semboller iliştirmeye başlayın.

DOSYALAMADOSYALAMA


ETKİN ÇALIŞMA MASASI/OFİS


DOSYALAMANIN 9 ALTIN KURALIDOSYALAMANIN 9 ALTIN KURALI

Neyi dosyalamalı ? Sınıflandırma Dosyalarınızı nereye koymalısınız ? Dosya tasarımı Özel dosyalar Ne zaman dosyalamalı ? Dosyalamayı kim yapmalı ? Güvenlik Dosya muhafazası


Neyi Dosyalamalı ?Neyi Dosyalamalı ? İlke olarak, yalnızca gelecek için

değer taşıyan ve sizin ya da bir başkasının tekrar gereksinim duyacağı evrakı dosyalamalısınız.

Bunun dışındaki tüm diğerlerini işiniz bittiğinde çöpe atın.

Bu kuralın tek istisnası, evrakları; Yasal gerekliliklere uymak için Tarihsel yada belgesel değer taşıdıkları

içindosyalamak istemenizdir.


Sınıflandırma

Dosyalama sisteminin etkinliği uygun bir sınıflandırmaya tabi tutulmasına bağlıdır.

Sınıflandırma sistemi seçiminde dört temel çıkış noktası esas alınır :

1. Evrak muhafazası2. Evrak içeriğine tekrar başvurulabilmesi3. Evrak içeriğinin hatırlanması4. Evrak içeriğinin önceliklerinin

saptanması


Muhafaza Edilecek Pasif Muhafaza Edilecek Pasif DosyalarDosyalar

Tarihsel, yasal, belgesel, mali veya gizlilik açısından önem taşıyan, ya hiç kullanılmayan ya da çok seyrek kullanılan dosyalar.

Bunlarda çoğunlukla, tarihleri belirtilmiş kronolojik sınıflandırma tercih edilir:

İş konuları Toplantı notları-yönetim grubu Muhasebe kayıtları Faturalar Yazışmalar Makbuzlar vb.


Muhafaza Edilecek Aktif Dosyalar -1 Bu dosyalarda ilke olarak yalnızca tekrar

kullanılacak evrak bulundurulmalıdır. Bunların tabi tutulduğu sınıflandırma,

hızlı ve doğru dosyalamayı, ayrıca başvuru kolaylığını sağlamalıdır.

Temel başlıklara ve alt gruplara ayırın. Gerekirse sayısal veya alfabetik sistem kullanın.Temel başlıklar uzun süre kullanılabilecek şekilde genel ve dikkatle seçilmiş olmalıdır.

Temel yapıyı değiştirmeksizin dosyayı genişletmek veya daraltmak mümkün olmalıdır.


Muhafaza Edilecek Aktif Dosyalar -2

Genişletme, alt başlıklar ve/veya yeni alt gruplar ekleyerek yapılmalıdır.

Temel başlıklar geniş kapsamlı olmalıdır. Bir konuyla ilgili tüm yazıları ve

malzemeyi mümkün olduğunca bir arada, tercihen tek klasör içinde muhafaza edin.

Çift dosyalamadan kaçının. Bir konu hakkındaki evrak aynı zamanda

başka bir konu ile de ilgiliyse, bir referans notu koyabilirsiniz.


OrganizasyonOrganizasyon Personel,EğitiPersonel,Eğiti

m ve öğretimm ve öğretim Bütçe, Bütçe,

finansmanfinansman Vergiler,SigorVergiler,Sigor

ta ta İdari İşlerİdari İşler Bilgisayar Bilgisayar

SistemleriSistemleri Yasal konularYasal konular Prosedürler/Prosedürler/

sistemlersistemler Satın almaSatın alma DepoDepo

KaliteKalite TeknolojiTeknoloji BinalarBinalar MakinelerMakineler CihazlarCihazlar MobilyaMobilya Büro Büro MalzemeleriMalzemeleri PaketlemePaketleme TaşıtlarTaşıtlar Bakım/OnarımBakım/Onarım GeliştirmeGeliştirme AraştırmaAraştırma PazarlamaPazarlama PazarlarPazarlar

ServisServis İhracat İhracat İç İletişim İç İletişim Dış İlişkilerDış İlişkiler Dağıtım Dağıtım İthalat / İthalat / yüklemeyükleme Üretim Üretim Ürünler Ürünler Halkla Halkla İlişkiler İlişkiler Satış Satış Güvenlik Güvenlik ÇevreÇevre

ŞİRKETLER/BÖLÜMLER İÇİN ŞİRKETLER/BÖLÜMLER İÇİN

AKTİF DOSYALARA ÖRNEKLER:AKTİF DOSYALARA ÖRNEKLER:


ARŞİVLEMEARŞİVLEME

İzlenecek Yol:1) İşlemi bitmiş, artık başvurulmayan dosya ve

evrakların belli bir düzenle hazırlanması2) Arşiv kayıtlarına işlenerek raflara düzgünce

yerleştirilmesi.3) Aranan dosyanın kolayca bulunabilmesi4) Dosya belgelerinin belirlenen süresi

doluncaya kadar saklanması, 5) Süresi dolanların da günü geldiğinde

arşivden kaldırılması


Arşiv OrtamıArşiv Ortamı Arşiv bölümlerinde 15-20 derece ısı

olmalıdır. Bodrum katları fazla rutubetli olacağından, tavandaki katlar da kuru ve sıcak olabileceğinden evraklar için sakıncalıdır.

Arşivler zemin katlara yakın yerlerde kurulmalıdır.

Havalandırmaya önem verilirse uzun yıllar arşivlenen evraklar korunabilir.


İŞ RAPORLARIİŞ RAPORLARI

Koşullar ne olursa olsun, her raporun bir amacı olmalıdır. Yazılması ve okunması

zaman kaybı olacağından, hiçbir amaca hizmet etmeyen raporlar yazılmamalıdır.


İŞ RAPORLARIİŞ RAPORLARI

İş raporlarının üç amacı vardır:

1. BİLGİ VERMEK.

2. ETKİLEMEK.

3. KAYDA GEÇİRMEK.


RAPOR TÜRLERİ RAPOR TÜRLERİ

1. İçeriklerine Göre Raporlar Bilgi Veren Analiz Eden

2. Şekillerine Göre Raporlar Formal (Şekle Bağlı) Informal (Şekle Bağlı Olmayan)


RAPORUN PLANLANMASIRAPORUN PLANLANMASI

Raporu kim / kimler okuyacak? Raporun türü ne olmalıdır? Raporun amacı nedir? Verilerin toplanması Taslak hazırlanması


• Kesinlik.

•Açıklık.

•Özlülük ilkelerine bağlı kalmalı,

•Listeleri, tabloları, diyagramları ve başka görsel araçları gerektiği gibi kullanmış, başlıkları yerli yerine koymuş ve özet çıkarmış olmanız gerekir.

RAPOR SON HALİNİ RAPOR SON HALİNİ ALDIĞINDA ALDIĞINDA


KURUMSAL BAŞARIDA ON ÖNERİ

1- “Misyonu” bilin : Şirket, bölüm, birim amaçlarını bilin. 2- “Kontrol”ü bilin : Malzemeler, testler, hatalar, formlar 3- “Standart”ları bilin : Neye göre karşılaştırılmalı 4- “Popülasyon”u bilin : Neyin, ne kadar test edileceği 5- “Olay”ları bilin : “Gördüm” “Kontrol Ettim” “Kanıtladım” 6- “Sebep”leri bilin : “Yakaladım Düzelt” vs. “Problem

Nedir ?” 7- “Etki”leri bilin : Sapma ne yapar ? 8- “İnsan”ları bilin : “Kritik Etkisi”, “Savunma İhtiyacı”

“Problem Çözümü”, “Ekip Çalışması” 9- “İletişim”i bilin : “Ne”, “Nasıl”, “Kim”, “Nereden”,

“Niçin”10- Modern Metotları bilin.


MESLEKİ YAŞAMDA MESLEKİ YAŞAMDA PERFORMANS PERFORMANS ARTTIRICI ÖNERİLER -1ARTTIRICI ÖNERİLER -1

Kişisel Kalite Hedefinizi Belirleyin. Kendiniz İçin Kalite Hesabı Tutun. Hatalardan Kaçınmaya Çalışın. Kaynakları İyi Kullanın. Kararlı Olun, Yaptığınız İşe

Kendinizi Adayın.


Başladığınız işi bitirin,öz disiplininizi güçlendirin

Stresinizi kontrol etmeyi öğrenin. Etik kurallarına itaat edin,

prensipleriniz olsun. Her alanda kaliteyi takip edin.

MESLEKİ YAŞAMDA MESLEKİ YAŞAMDA PERFORMANS PERFORMANS ARTTIRICI ÖNLEMLER - 2ARTTIRICI ÖNLEMLER - 2


Olaylara arı gözüyle bakın,

Arıların gözlerinde kırk ayrı pencere vardır ve

her pencere ayrı bir bakış açısı sağlar.


SEVGİYLE KALIN

yöneti̇ci̇ asistanlığı eğitim notları

Business