Övergripande granskning av intern kontroll för år 2012...2013/04/23 · 4 intern kontroll 2012...
TRANSCRIPT
www.pwc.se
Josefin Loqvist
Joanna Hägg
Mars 2013
Övergripandegranskning avintern kontrollför år 2012
Ekerö kommun
Övergripande granskning av intern kontroll för år 2012
mars 2013
Ekerö kommun
PwC
Innehållsförteckning
1 Sammanfattning ...................................................................................................3
2 Inledning...............................................................................................................5
2.1 Uppdrag..........................................................................................................5
2.2 Bakgrund ........................................................................................................5
2.3 Revisionsfråga ................................................................................................5
2.4 Avgränsning ...................................................................................................6
2.5 Metod .............................................................................................................6
3 Sammanfattande kommentarer och bedömningar ..............................................7
3.1 Styrning och uppföljning................................................................................7
3.2 System för intern kontroll ..............................................................................7
3.2.1 Intern kontroll 2012 ............................................................................... 8
3.3 Nämndernas resultat.................................................................................... 15
3.3.1 Ekonomiskt resultat .............................................................................. 15
3.3.2 Måluppfyllelse ....................................................................................... 15
3.4 Rättvisande räkenskaper.............................................................................. 16
4 Bilaga - Iakttagelser per styrelse/nämnd............................................................18
1 Sammanfattning
Granskningen syftar till att översiktligt bedöma om den interna kontrollen hos
Kommunstyrelsen och nämnderna är tillräcklig.
Revisorerna har under en följd av år genomfört årliga intern kontrollprojekt. Projektets
inriktning har förändrats över tiden i takt med att nämndernas arbete med intern
styrning och kontroll har utvecklats. De senaste åren har projektet inriktats mot att
granska och bedöma nämndernas arbete utifrån ett bredare perspektiv. Granskningen av
den interna kontrollen sker utifrån ett perspektiv där såväl styrning och uppföljning av
verksamhet och ekonomi, system för intern kontroll samt nämndernas ekonomiska och
verksamhetsmässiga resultat innefattas.
Den sammanfattande bedömningen är att Kommunstyrelsens och nämndernas interna
kontroll i huvudsak är tillräcklig.
Bedömningen är en sammanvägning av de områden som granskningen omfattar. Nedan
redovisas våra sammanfattande iakttagelser och bedömningar avseende respektive
område.
Styrning och uppföljning
Vi bedömer att det finns system för styrning och uppföljning av ekonomi, verksamhet och
kvalitet inom samtliga nämnder. Samtliga nämnder arbetar strukturerat med uppföljning
på olika sätt, d.v.s. nämnderna har en kontinuerlig och systematisk uppföljning.
Samtliga nämnder har verksamhetsplaner och har, utifrån kommunfullmäktiges
övergripande mål, fastställt egna mål. Flertalet av nämnderna har även indikatorer som
ligger till grund för bedömning av måluppfyllelsen. Hur uppföljning ska ske framgår (i
varierande omfattning) av samtliga verksamhetsplaner.
System för intern kontroll
Kommunen saknar alltjämt ett samlat system för arbetet med intern kontroll och det
saknas övergripande riktlinjer för hur kommunen ska arbeta med den interna kontrollen.
Detta trots att kommunledningen under 2011 och 2012 initierade ett arbete med
organisering avseende internkontrollarbetet samt diskussioner om införande av
övergripande riktlinjer. Merparten av nämnderna saknar fortfarande ett systematiskt
arbete med väsentlighets- och riskanalyser samt internkontrollplaner.
Precis som tidigare kan vi konstatera att samtliga nämnder bedriver någon form av
internkontrollarbete men inte på ett kommunövergripande gemensamt och strukturerat
sätt. Exempelvis följer nämnderna upp och gör vissa kontroller av olika rutiner och
system men inte på ett systematiskt sätt.
4
Intern kontroll 2012 – verksamhetsuppföljning
Sammantaget bedömer vi att det i huvudsak sker en kontinuerlig och systematisk
uppföljning av de interna och externa utförarna. Det sker dock inte alltid en kontinuerlig
och systematiskt återkoppling till nämnden. Vår uppfattning är att det inom vissa
nämnder skulle kunna tydliggöras hur uppföljning och återrapportering ska ske, d.v.s. en
tydligare uppföljningsplan som omfattar hela nämndens verksamhetsansvar.
När det gäller kundfakturering så rekommenderar vi att arbetsbeskrivningar och rutiner
för backup vid semester, sjukdom eller annan frånvaro bör uppdateras och i något fall
utvecklas. Vi bedömer att kommunen har rutiner för betalningsbevakning.
Vi bedömer att det finns dokumentation av rutinerna för redovisning av moms. Vi anser
att kommunen årligen behöver följa upp att den interna kontrollen avseende
momsredovisningen är tillräcklig.
När det gäller förtroendekänsliga poster är vår bedömning att flera av nämnderna
behöver följa upp att de formella kraven på underlagen efterlevs och säkerställa att rätt
kontering sker enligt aktuell lagstiftning och god redovisningssed för dessa konton.
Nämndernas resultat
Fyra av nämnderna redovisar negativa avvikelser jämfört med budget och uppnår därmed
inte ett ekonomiskt resultat som överensstämmer med KF:s mål. Det är främst
Socialnämnden som inte klarar det ekonomiska målet.
Samtliga nämnder har i sina verksamhetsberättelser följt upp de av fullmäktige fastställda
verksamhetsmålen. Uppföljningen sker i form av beskrivning av olika aktiviteter som
nämnderna arbetar med för att nå målen. Nämnderna har också fastställt egna mål som
följs upp i verksamhetsberättelserna. Vi kan dock inte se att Byggnadsnämnden redovisar
uppföljning och bedömning av de egna målen på ett tydligt sätt. Måluppfyllelsen hos
nämnderna varierar men merparten av målen bedöms av nämnderna vara ”inte helt
uppnått, är på väg”. Kommunstyrelsen har beskrivit hur man arbetat för att bidra till hur
fullmäktiges övergripande mål ska nås.
Rättvisande räkenskaper
Utifrån genomförd granskning bedömer vi att Kommunstyrelsens och nämndernas
delårsrapporter och årsredovisningen i allt väsentligt är rättvisande.
5
2 Inledning
2.1 Uppdrag
De förtroendevalda revisorerna i kommunen har gett PwC uppdraget att granska den
interna kontrollen inom Kommunstyrelsen och nämnderna.
Granskningen sker inom ramen för det årliga projektet kring intern kontroll inom
Kommunstyrelsen och nämnderna, i enlighet med kommunallagens intentioner kring god
ekonomisk hushållning. Resultatet av granskningen kan även komma att ligga till grund
för beslut om fördjupade granskningsprojekt framdeles inom avgränsade områden.
Under 2012 har verksamhetsuppföljningen varit i särskilt fokus. Framförallt har
uppföljning av de externa och interna utförarna granskats hos de nämnder där detta har
relevans. Även Produktionsområde Omsorg och Produktionsområde Förskola och skola
inom Kommunstyrelsen har 2012 ingått i granskningen.
2.2 Bakgrund
Av kommunallagens 9 kap 9 § framgår bland annat att revisorerna skall pröva om den
interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Nämndernas ansvar i detta
arbete framgår av kommunallagen 6 kap 7 § i vilken det stadgas att nämnderna skall se
till att den interna kontrollen är tillräcklig.
Intern kontroll är ett verktyg med väsentlig betydelse för såväl den politiska ledningen
som förvaltningen. Kontrollsystemen bidrar till att säkra att beslut vilar på korrekta
underlag. De bidrar också till skyddet mot förlust eller förstörelse av kommunens till-
gångar. Därigenom kan konstateras att intern kontroll både säkrar en effektiv förvaltning
och minimerar risken för allvarliga fel.
2.3 Revisionsfråga
Granskningen syftar till att översiktligt bedöma om den interna kontrollen hos
Kommunstyrelsen och nämnderna är tillräcklig.
Följande fyra områden har omfattats av granskningen:
Styrning och uppföljning
System för intern kontroll
Nämndernas resultat
Rättvisande räkenskaper
6
Kontrollmål redovisas under respektive område i avsnitt 4.
2.4 Avgränsning
Granskningen omfattar samtliga nämnder och styrelser, det vill säga Kommunstyrelsen,
Barn- och utbildningsnämnden, Socialnämnden, Miljönämnden, Kultur- och
fritidsnämnden, Tekniska nämnden och Byggnadsnämnden. Vad gäller
Kommunstyrelsen ligger fokus på Kommunstyrelsen som helhet samt
Produktionsområde Skola/förskola och Produktion Omsorg.
2.5 Metod
Granskningen har främst skett genom studier av budget och verksamhetsplaner,
delårsbokslut och årsredovisning, nämndprotokoll och andra formella styrande
dokument för 2012.
Intervjuer och avstämningar har genomförts med respektive nämndsansvarig,
produktionschef för skola/förskola, produktionschef för omsorg samt ekonomichef.
7
3 Sammanfattande kommentarer ochbedömningar
Nedan redovisas vår sammanfattande bedömning utifrån granskningen avseende
styrning och uppföljning, system för intern kontroll, nämndernas resultat samt
rättvisande räkenskaper. Iakttagelser för respektive nämnd redovisas under respektive
område i avsnitt 4.
3.1 Styrning och uppföljning
Vi bedömer att det finns system för styrning och uppföljning av ekonomi, verksamhet och
kvalitet inom samtliga nämnder. Samtliga nämnder arbetar strukturerat med uppföljning
på olika sätt, dvs nämnderna har en kontinuerlig och systematisk uppföljning.
Samtliga nämnder har verksamhetsplaner och har, utifrån kommunfullmäktiges
övergripande mål, fastställt egna mål. Flertalet av nämnderna har även indikatorer som
ligger till grund för bedömning av måluppfyllelsen. Hur uppföljning ska ske framgår (i
varierande omfattning) av samtliga verksamhetsplaner. Socialnämnden har
ledningssystem för kvalitet som tydligt och detaljerat reglerar plan för uppföljning och
utvärdering. Även Barn- och utbildningsnämnden har en uppföljnings och
utvärderingsplan.
När det gäller uppföljning av ekonomi samt mål och verksamhetsutveckling så är det
reglerat i kommunens övergripande ekonomistyrningsprinciper hur uppföljning ska ske
(uppföljning sker via verksamhetsredovisningar i mars, augusti, september och
december). Denna rutin synes fungera tillfredsställande och samtliga nämnder arbetar
strukturerat med uppföljning av mål och ekonomi. När det gäller uppföljning av kvalitet
så görs detta inom samtliga nämnder på olika sätt. Socialnämnden har ett ledningssystem
för kvalitet som exempelvis reglerar uppföljning av utförare. Barn- och
utbildningsnämnden håller på att utveckla ett kvalitetssystem samt utövar tillsyn av
förskolor. Miljönämnden gör löpande uppföljningar enligt tillsynsplan.
Nämndernas uppföljning av verksamhet och kvalitet beskrivs mer ingående under avsnitt
3.2.1.1.
3.2 System för intern kontroll
Under tidigare år har konstaterats att kommunen saknar ett samlat system för sitt arbete
med intern kontroll och att det saknas övergripande riktlinjer för hur kommunen ska
arbeta med den interna kontrollen. Vi kan alltjämt konstatera att så är fallet även vid
årets granskning. Detta trots att kommunledningen under 2011 och 2012 initierade ett
8
arbete med organisering avseende internkontrollarbetet samt diskussioner om införande
av övergripande riktlinjer. Detta arbete tycks ha stagnerat under året och
nämndsansvariga framför även vid årets granskning värdet av att ha gemensamt synsätt
på internkontroll i kommunen samt riktlinjer och mallar som stöd i det praktiska arbetet.
Precis som tidigare kan vi konstatera att samtliga nämnder bedriver någon form av
internkontrollarbete men inte på ett kommunövergripande gemensamt och
strukturerat/systematiskt sätt. Exempelvis följer nämnderna upp och gör vissa kontroller
av olika rutiner och system men inte på ett systematiskt sätt.
När det gäller risk- och väsentlighetsanalyser så är det endast Socialnämnden som har en
dokumenterad analys. Inom övriga nämnder fick dock inslag av riskanalyser, exempelvis
vida framtagande av verksamhetsplan och tillsynsplan. Socialnämndens risk- och
väsentlighetsanalys har en tydlig koppling till nämndens övriga kvalitetsarbete och
uppföljning som framgår av nämndens ledningssystem för kvalitet. Nämnden har därmed
integrerat internkontrollarbetet som en naturlig del i övrigt styrnings- och ledningsarbete
vilket enligt vårt synsätt är en framgångsfaktor.
Socialnämnden och Byggnadsnämnden har tagit fram internkontrollplaner där
kontrollmål framgår. Socialnämndens internkontrollplan har en tydlig koppling till
nämndens risk- och väsentlighetsanalys. Uppföljning/kontroller i enlighet med planerna
har genomförts och rapporterats till nämnderna i samband med verksamhetsberättelsen.
Enlig kommunallagen har varje nämnd ansvaret för att tillse att den interna kontrollen i
verksamheten är tillräcklig. Detta innebär i praktiken att respektive nämnd kan fatta
beslut om hur den interna kontrollen ska utformas och genomföras inom nämndens
verksamhetsområde. Rekommendationen är att Kommunstyrelsen, utifrån sin ledande
och samordnande roll, tar fram ett system för intern kontroll som fastställer organisation,
ansvar och roller i internkontrollarbetet. Övergripande riktlinjer med direktiv och mallar
som nämnderna kan utgå ifrån (alltifrån direktiv för risk- och väsentlighetsanalys till
utformande av internkontrollplan). Varje styrelse/nämnd bör årligen genomföra risk- och
väsentlighetsanalys till grund för arbetet med intern kontroll och utifrån denna fastställa
en internkontrollplan där årets specifika kontrollmål finns angivna. Kommunstyrelsen
bör även, utifrån sin uppsiktsplikt, löpande följa upp och utvärdera statusen på den
interna kontrollen som helhet i kommunen.
3.2.1 Intern kontroll 2012
Revisorerna har valt att inom ramen för årets granskning av intern kontroll särskilt
granska området systematisk uppföljning av de interna och externa utförarna samt
kundfakturering, moms och s.k. förtroendekänsliga poster. Årets granskning omfattar
således även kontrollfrågor avseende detta.
9
3.2.1.1 Systematisk uppföljning av de interna och externa utförarna
Sammantaget bedömer vi att det i huvudsak sker en kontinuerlig och systematisk
uppföljning av de interna och externa utförarna. Det är dock inte alltid en kontinuerlig
och systematisk återkoppling till nämnden. Vår uppfattning är att det inom vissa
nämnder skulle kunna tydliggöras hur uppföljning och återrapportering ska ske, d.v.s. en
tydligare uppföljningsplan som omfattar hela nämndens verksamhetsansvar. I denna plan
bör framgå omfattning, inriktning och frekvens på uppföljningen samt vilka data och
metoder som bedömningen grundar sig på.
När det gäller tillsyn av förskolor i enskild regi är vår uppfattning att Barn- och
utbildningsnämnden bör anta riktlinjer som reglerar hur tillsynen ska bedrivas. D.v.s. hur
tillsynen ska planeras, genomföras, dokumenteras, återrapporteras till nämnden samt
följas upp.
Nedan redogörs för iakttagelser inom berörda nämnder.
Barn- och utbildningsnämnden samt Produktionsområde skola/förskola
(KS)
Nämndens uppföljning
Barn- och utbildningsnämnden har en utvärderingsplan där planerade verksamhets-
/kvalitetsuppföljningar, tillsyn, dialoger m.m. under ett verksamhetsår framgår.
Uppföljning av kvalitet och resultat i skolorna görs löpande under läsåret. Exempelvis i
juni har nämndkontoret dialog kring skolresultaten med enheter inom den kommunala
produktionen. Under oktober och november har nämndkontoret dialog med enheterna
utifrån nämndens mål. I samband med att nämnden behandlade årsredovisningen (2012-
03-13) rapporterades resultatet av denna uppföljning i ett särskilt ärende ”redovisning
och analys av uppföljningsdialoger 2012”. SKL:s öppna jämförelser och övrig uppföljning
rapporteras i verksamhetsberättelsen. Rutiner för tillsyn av förskolor i enskild regi
beskrivs mer ingående i avsnittet nedan.
Nämndkontoret håller på att utveckla ett kvalitetssystem i syfte att systematiskt följa upp,
utvärdera och återkoppla nämndmålen.
Tillsyn av förskolor och fritidshem i enskild regi
Under 2011 genomförde Skolinspektionen riktad tillsyn kring hur kommunen genomför
sin tillsyn av förskolor och fritidshem i enskild regi. Inga allvarliga brister noterades men
följande förbättringsförslag lämnades:
Kommunen bör i större utsträckning utöva en systematisk och regelbunden tillsyn
över förskolor och fritidshem i enskild regi för att förvissa sig om att kraven i
skollagen kring ändamålsenliga lokaler uppfylls.
10
Kommunen bör utarbeta rutiner för att säkerställa att förskolor och fritidshem i
enskild regi iakttar lagen om registerkontroll.
Kommunen bör utarbeta rutiner för att säkerställa att eventuella missförhållanden
i förskolor och fritidshem i enskild regi fångas upp.
Vid årets internkontrollgranskning framkommer att tillsyn av fristående förskolor är
nämndens ansvar och sker via nämndkontorets årliga tillsynsbesök. Att årliga
tillsynsbesök ska ske framgår av nämndens utvärderingsplan. Det finns dock inga
riktlinjer eller styrande dokument antagna av nämnden avseende hur tillsynen ska
bedrivas, d.v.s. inga riktlinjer som reglerar hur tillsynen ska planeras, genomföras,
dokumenteras, återrapporteras till nämnd samt följas upp. De områden som tillsynen
omfattar regleras i Skollagen. En mall för tillsynsbesöken är dock under utarbetning som
tydliggör vilka områden som ska granskas/kontrolleras och dokumentation av tillsynen
kommer också att ske i denna mall. Idag dokumenteras tillsynerna i s.k. protokoll.
Om stora brister skulle framkomma vid tillsynen ska detta rapporteras till nämnden vilket
hittills aldrig har gjorts. Mindre åtgärder/förbättringar hanteras av nämndkontoret i
dialog med friskolorna. Nämnden får muntlig återrapportering avseende samtliga
tillsyner men tar inte del av detaljer i samtliga tillsyner, d.v.s. nämnden får inte löpande
dokumenterad återrapportering.
Produktionsområdets uppföljning
Produktionsområde skola/förskola upprättar årligen en uppföljningsplan. Skolenheterna
rapporterar ekonomi och verksamhet till produktionsledningen vid delår och bokslut.
Vidare gör produktionsledningen besök på enheterna två gånger per år för att kontrollera
verksamheten. Ekonomin följs löpande. Eventuella avvikelser resulterar i en
handlingsplan. I samband med bokslut upprättar respektive skolenhet egna
verksamhetsberättelser som sammanställs av produktionsledningen i
produktionsområdets övergripande verksamhetsberättelse. Rapportering sker till
Kommunstyrelsen och Barn- och utbildningsnämnden.
Socialnämnden och Produktionsområde Omsorg (KS)
Nämndens uppföljning
Socialnämndens former för uppföljning av kvalitet i verksamhetsperspektivet framgår av
nämndens ledningssystem för kvalitet. Uppföljning sker av att tjänsternas utförande i
verksamheterna lever upp till avtalsreglerade krav, att utföraren har arbetssätt och
rutiner som säkrar en god kvalitet samt att verksamheten har en god kvalitet.
Uppföljningen av tjänsternas utförande genomförs löpande under året och redovisas
allteftersom de genomförs till nämnden. Om mindre brister uppmärksammas genom
uppföljningarna så hanteras det av nämnkontoret i samråd/dialog med utförarna.
Graverande brister leder till att utföraren får i uppdrag att ta fram en åtgärdsplan. Detta
11
har inte inträffat under 2012. Åtgärdsplanen ska i så fall rapporteras till nämnden och
uppföljning av planen ske gemensamt.
Planerade uppföljningar med bäring på kvalitet och verksamhet för 2012 framgår av
nämndens tjänsteutlåtande avseende internkontroll. Under 2012 hade nämndkontoret
planerat verksamhetsuppföljning avseende exempelvis följande;
Kvalitetsuppföljning/avtalsuppföljning särskilt boende Kullen.
Löpande verksamhetsuppföljning har skett under året med återrapportering till
nämnden 2012-05-02, 2012-06-13 samt 2012-09-26.
Verksamhetsuppföljning hemtjänst
Fullvärdig avtalsuppföljning med hemtjänstutförarna har inte genomförts under
2012. Däremot har viss uppföljning av utförarna genomförts i och med
uppföljningen av valfrihetssystemet/LOV som hade fokus hemtjänst. Denna
uppföljning återrapporterades till nämnden 2012-06-13. Avtalsuppföljning av
samtliga hemtjänstutförare kommer istället ske under våren 2013.
Verksamhetsuppföljning av LSS gruppboende (Brunna Gruppbostad,
Lugnet gruppbostad samt Adelsö gruppbostad/Solbacken)
Uppföljning av Solbacken/Adelsö genomfördes under 2012 men
återrapporterades till nämnden på första sammanträdet 2013 d v s 2013-02-13.
Uppföljning av Brunna och Lugnet kommer att göras under 2013.
Kvalitetsuppföljning av hälso- och sjukvård (Särskilt boende och
gruppbostäder LSS)
Kvalitetsuppföljning av hälso- och sjukvård återrapporterades till nämnden 2012-
05-02 i separata ärenden.
Den uppföljning som nämndkontoret ansvarar för kompletteras med utförarnas egna
uppföljningar samt socialkontorets uppföljning av individuella beslut samt
verksamhetsuppföljning inom IFO. Dessa har delvis återrapporterats löpande till
nämnden under året men också i samband med utförarnas verksamhetsberättelser och
redovisning av det gånga året.
Socialstyrelsen genomför också årliga uppföljningar. Under 2012 gjorde Socialstyrelsen
en oanmäld inspektion på ett äldreboende som resulterade i några anmärkningar. En
åtgärdsplan togs fram av boendet och rapporterades till nämnden.
Produktionsområdets uppföljning
När det gäller de kommunala utförarna så levererar respektive enhet uppföljning till
respektive sektion som i sin tur levererar uppföljning till produktionsledningen som
12
sammanställer verksamhetsberättelse. Rapportering sker till Kommunstyrelsen.
Avstämning och uppföljning av produktionsområdets åtaganden utifrån Socialnämndens
prioriterade områden sker en gång per år. För 2012 har nämndkontoret jämfört
uppföljningen med åtagandet och gjort bedömningen att enheten arbetar i enlighet med
nämndens prioriterade områden. Detta framgår av nämndens protokoll från 2013-02-13.
Kultur- och fritidsnämnden
Verksamheterna inom nämndens ansvarsområde bedrivs i kommunala resultatenheter,
förutom ungdomsverksamheten Aktivitetsbyrån som drivs via avtal med
Studiefrämjandet.
Produktionsområdet Kultur och Fritid samlar in de kommunala resultatenheternas
verksamhetsuppföljningar och sammanställer detta till produktionsområdets
verksamhetsberättelse. Vissa av enheternas uppgifter lyfts sedan in till nämndens
verksamhetsberättelse och återges under avsnittet om verksamhetsuppföljning.
Nämndkontoret följer inte upp resultatenheternas verksamhet utan den beställning som
nämnden lagt på dessa. I uppföljningen utgår nämndkontoret från de specifika uppdrag
som finns i nämndens verksamhetsplan samt mäter effekter av beställningarna. Exempel
på detta är kvalitetsuppföljning enligt VågaVisa konceptet (kundundersökning,
självvärdering och observationer) av kulturskolan. Kundundersökning bland
kulturskolans elever sker årligen och även självvärdering. Frågorna sorteras in under fyra
målområden och samtliga dessa målområden ingår i nämndens egna mål om barn och
ungdomars tillgång till kulturell verksamhet av hög kvalitet. En redovisning av den senast
genomförda undersökningen lämnades till nämnden i maj 2012. I årsredovisningen finns
även en kort beskrivning av resultaten från undersökningen. Observationer av
kulturskolan sker inte årligen (ej under 2012) utan med ett visst tidsintervall.
Övriga uppföljningsexempel är kultur- och fritidsvaneundersökningar som syftar till att ta
reda på hur nämndens medel till barn och ungdomars fritid nyttjas och få deras syn på
kvalitén. I denna undersökning ingår alla de verksamheter som nämnden beställer d.v.s.
fritidsgårdar, bibliotek och kulturskola samt övrigt föreningsliv m.m.
Uppföljning av aktivitetsbyrån sker enligt avtal med beställaren. I avtalet framgår vilken
uppföljning utföraren ska genomföra och redovisa, exempelvis systematisk och
regelbunden uppföljning av kvalitet och mål för verksamheten samt uppföljning av
genomfört arbete samt måluppfyllelse. Uppföljningen redovisas dels i den årliga
verksamhetsuppföljningen och dels i en särskild verksamhetsberättelse från
Studiefrämjandet som i sin helhet delges nämnden samtidigt med den övergripande
verksamhetsuppföljningen. Nämndkontoret har även en regelbunden dialog med
Studiefrämjandet.
13
Tekniska nämnden
I samband med att tilldelningsbeslut fattats avseende vissa entreprenader har nämnden
uttalat att en avstämning av entreprenaderna ska ske till nämnden tre gånger per år.
Nämnden har vid sitt sammanträde i november 2012 erhållit uppföljning av de fyra
entreprenader som finns inom fastighet och väg. Vi noterar att uppföljning inte skett med
den frekvens som nämnden fastställt. Det är även dåligt belyst i redovisningen till
nämnden vilken uppföljningsmetodik eller vilka fakta som slutsatserna och bedömningen
grundar sig på. Enligt uppgift från kontoret ses detta som ett utvecklingsområde.
Det finns inga skriftliga, och av nämnden fastställda, riktlinjer för hur uppföljningen ska
göras. Vad som följs upp anges också bero på vad som är angivet i avtalet. Kontoret
medger att uppföljningar inte har gjorts i den utsträckning som efterfrågats, men att de
kommer att förbättra detta. Entreprenören för utemiljöer ska återkomma med
korrigeringar efter den kritik som riktades till dem vid uppföljningen. De två
driftentreprenaderna inom renhållningsverksamheten följs upp årligen.
Miljönämnden
Nämnden har en tillsynsplan med planerade aktiviteter för året. Tillsynsplanen återfinns
som bilaga till verksamhetsplanen och beslutas av nämnden. I nämndens
verksamhetsplan framgår hur uppföljning och återrapportering av tillsynsplanen ska ske.
Planen tas fram av förvaltningen och baserad på risk, eventuella
prioriteringar/kampanjer, avgifter/taxor och tider enligt modell från SKL och
Livsmedelsverket.
Uppföljning av tillsynsplanen görs månadsvis på kontoret. I samband med
verksamhetsredovisning och verksamhetsberättelse redovisas utfallet av aktiviteterna i
tillsynsplanen för nämnden. Uppföljning av nämndens tillsynsplan 2012 har redovisats
till nämnden på sammanträde i mars 2013. Den planerade tillsynen har inte helt kunnat
utföras i enlighet med plan och antalet tillsyner är i många fall lägre än planerat. Av
uppföljningen framgår att ”omfattande omklassning av livsmedels- och
hälsoskyddsobjekt, tillsynsmyndighetens granskning och revision av nämndens
verksamhet, medverkan i framtagande av kommunens VA-plan samt omfattande
remisser avseende miljöprövningen av Förbifart Stockholm är några aktiviteter som tagit
resurser från planerad tillsyn”.
3.2.1.2 Kundfakturering
I vår granskning kan vi konstatera att ansvar för att skapa kundfakturor ligger hos
respektive förvaltning. Vi har genomfört intervjuer med representanter för
kundfakturering avseende barnomsorg, VA -renhållning, vård och omsorg samt central
ekonomifunktion för att översiktligt kartlägga kundfaktureringsprocesserna.
14
Vi bedömer att rutinerna för kundfakturering av förklarliga skäl skiljer sig åt beroende på
vilken typ av vara/tjänst som faktureras. Vi rekommenderar att arbetsbeskrivningar och
rutiner för backup vid semester, sjukdom eller annan frånvaro bör uppdateras och i något
fall utvecklas.
Bevakning av obetalda fakturor överlåts till ett externt företag som sköter hela
bevakningen från påminnelse till eventuell inkassohantering. Vid felaktiga fakturor eller
betalningar ansvarar normalt respektive förvaltning för att ta tillbaka fakturorna.
Vi bedömer att kommunen har rutiner för betalningsbevakning. I och med att
kundfakturahanteringen är decentraliserad behövs en fördjupad granskning ske för att
säkerställa att system och rutiner fungerar tillfredsställande, vilket föreslås genomföras i
en framtida granskning.
3.2.1.3 Moms
Vi bedömer att det finns dokumentation av rutinerna för redovisning av moms.
Skatteverkets information om momssatser har lagts in på intranätet. Ytterligare
information finns angående vissa kostnader, exempelvis representation. Vi
rekommenderar, baserat på utfallet av de stickprov som tagits, att insatser genomförs för
att säkerställa att den information som finns på intranätet följs. Vidare rekommenderar vi
att samtliga arbetsuppgifter avseende momshantering dokumenteras och att
arbetsbeskrivningar tas fram för att minska sårbarheten.
Vi anser också att kommunen årligen behöver följa upp att den interna kontrollen
avseende momsredovisningen är tillräcklig. Uppföljningen kan ske inom ramen för arbete
med internkontrollplaner.
3.2.1.4 Förtroendekänsliga poster
Våra iakttagelser utifrån intervjuer, genomgång av rutiner, styrdokument och stickprov är
att det finns på nämndansvarignivå en tillfredsställande kunskap om innehållet i
attestreglementet om resor, representation och hur attest av dessa ska ske. Det finns även
dokumenterade riktlinjer för kontering av resor och representation på intranätet.
Vi bedömer utifrån stickprov av kontering och underlag för poster bokförda på konton
gällande intern representation, extern representation och kurs och konferens att den
interna kontrollen för dessa konton behöver stärkas och detta gäller främst inom
produktionen. Vår bedömning är att flertalet nämnder behöver följa upp att de formella
kraven på underlagen efterlevs och säkerställa att rätt kontering sker enligt aktuell
lagstiftning och god redovisningssed för dessa konton.
15
3.3 Nämndernas resultat
3.3.1 Ekonomiskt resultat
Nämndernas ekonomiska resultat (avvikelse mot budget) vid bokslut 2012 framgår enligt
tabellen nedan.
Nämnd/styrelse BUN KF SN MN TN KS BN
Resultat (mnkr) -1,2 +0,2 -14,9 0 Tekniska-2,3
VA-1,2
Klk +6,0
Prod +4,2
-2,6
Socialnämnden redovisar störst underskott mot budget med 14,9 mnkr. Underskottet
återfinns främst inom IFO (12,2 mnkr) och beror främst på ökade placeringar barn och
unga, fem LVM-ärenden samt ökat ekonomiskt bistånd.
Barn- och utbildningsnämndens negativa budgetavvikelse om 1,2 mnkr förklaras till stor
del av ökade kostnader för elever i behov av särskilt stöd, fler elever än budgeterat samt
ökade kostnader för skolresor.
Tekniska enheten redovisar en negativ budgetavvikelse om 2,3 mnkr vilket i huvudsak
förklaras av att årets resultat har belastats med kostnader om 1,5 mnkr för
badhusprojektet. VA-verksamheten redovisar ett underskott om 1,2 mnkr.
Byggnadsnämndens negativa budgetavvikelse om 2,6 mnkr beror till stor del på lägre
bygglovsintäkter samt längre planprocess än beräknat.
Kultur- och fritidsnämnden samt Miljönämnden redovisar resultat i linje med budget.
Kommunledningskontoret under Kommunstyrelsen redovisas en positiv avvikelse mot
budget om 6,0 mnkr och den samlade produktionen (skola, omsorg, kultur) ett positivt
resultat om 4,2 mnkr.
3.3.2 Måluppfyllelse
Vi bedömer att nämnderna i sina verksamhetsberättelser följt upp de av fullmäktige
fastställda verksamhetsmålen. Uppföljningen sker i form av beskrivning av olika
aktiviteter som nämnderna arbetar med för att nå målen.
Nämnderna har också fastställt egna mål som följs upp i verksamhetsberättelserna. Vi
kan dock inte se att Byggnadsnämnden redovisar uppföljning och bedömning av de egna
målen på ett tydligt sätt.
16
Nämndernas måluppfyllelse avseende de egna målen vid bokslut 2012 framgår enligt
tabellen nedan.
Nämnd/styrelse BUN KF SN MN TN* KS** BN*** Totalt
Bedömning av
mål:
1. Uppnått 1 4 5 - 10
2. Inte helt
uppnått, är på väg
6 4 5 8 2 - 24
3. Ej uppnått, men
påbörjat
1 4 1 - 7
4. Ej uppnått, ej
påbörjat
2 - 2
*Tekniska nämndens bedömning avser delmålen för 2012.
** Kommunstyrelsen har ingen samlad redovisning av mål och måluppfyllelse. I
verksamhetsberättelsen för kommunledningskontoret redovisas hur kontoret bidragit till att nå
fullmäktiges övergripande mål.
*** Nämnden har inte gjort bedömning enligt kommunens mall, bedömning enligt 1-4.
Måluppfyllelsen hos nämnderna varierar men merparten av målen bedöms av nämnderna
vara ”inte helt uppnått, är på väg”.
3.4 Rättvisande räkenskaper
Utifrån genomförd granskning bedömer vi att Kommunstyrelsens och nämndernas
delårsrapporter och årsredovisningen i allt väsentligt är rättvisande.
Under året genomförda periodiseringskontroller visar att periodiseringar sker i enlighet
med god redovisningssed och kommunens anvisningar.
17
2013-04-10
Josefin Loqvist Anders Hägg
Projektledare Uppdragsledare
4 Bilaga - Iakttagelser per styrelse/nämnd
Styrning och uppföljningRevisionsfråga Barn- och
utbildnings-nämnd
Kultur- ochfritidsnämnd
Socialnämnd Miljönämnd Tekniskanämnd
KommunstyrelseProduktion Omsorg (PO)och Produktion Skola ochförskola (PS)?
Byggnadsnämnd
Finns system förstyrning och uppföljningav ekonomi, verksamhetoch kvalitet?
Ja. En verksamhetsplan för2012 finns. Tre avkommunens övergripandemål anges vara av särskildbetydelse för nämndensansvarsområde. Nämndensegna mål är koncentreradeinom tre huvudområden;”kunskap”, ”trygghet” samt”inflytande/valfrihet”.Kopplat till dessa trehuvudområden finnsnämndmål samtindikatorer för att kunnafölja upp och utvärderamålen. Indikatorernautgörs av betyg,testresultat etc.
Nämnden har en plan föruppföljning ochutvärdering.
Ja. Verksamhetsplan för2012 finns och innehållerövergripandekommunmål samt femnämndspecifika mål somsvarar mot deövergripande målen ochriktlinjerna frånkommunfullmäktige. Förnämndens mål finnsindikatorer med nulägeoch mål.
Nämnden styrs också aven kulturstrategi förEkerö kommun, deungdomspolitiska målen,riktlinjer för kommunensarbete med idrott ochfysisk aktivitet samtbiblioteksplanen somtagits av KF.
Ja. Socialnämnden harverksamhetsplan för2012-2015 som innehållersex mål förSocialtjänsten. Kopplattill de 6 målen finnsbedömning av nuläge,konkretisering av målen,prioriterat arbete underperioden för att nämndenska klara sina uppdragoch uppnå målen.Kopplat till respektiveprioriterat område finnsstrategier och åtgärdersamt ansvarig ochtidsplan för när det skaredovisas försocialnämnden i en skhandlingsplan.
Nämnden har en plan föruppföljning som framgårav ledningssystem menäven av tjänsteutlåtandeför intern kontroll.
Ja. En verksamhetsplanför 2012 har tagitsfram. Miljönämndenantog 2011-11-30 18 st.mål för verksamheten. Iverksamhetsplanenanges hur uppföljningska ske
Det finns också entillsynsplan medplanerade aktiviteterför året.
Ja. Tekniskanämnden antogvid möte i juni2012 enverksamhetsplanmedverksamhetsmålför 2012.Verksamhetsplanen tar sinutgångspunkt ifullmäktigesövergripande målför kommunen,den politiskaplattformen förmandatperiodensamt nämndensantagna mål ”Etthållbart Ekerö in iframtiden”.Nämnden har attta särskilt ansvarför mål nummerfem avKommunfullmäktiges mål. Utifråndessa harnämnden tagitfram åtta egnamål med delmål.
För varje målangesförutsättningar,måltal
Ja.
PO: Verksamhetsplan finnsför 2012-2013 sominnehåller övergripandekommunmål samt fyraegna mål som gäller förPOs verksamheter. Tilldessa finns strategier samtuppföljningsindikatorer.Det finns också handlings-plan för respektive mål.Den övergripandeverksamhetsplanen brytsner till såväl sektionsnivåsom enhetsnivå.
Produktionsenheten hararbetat fram ett nyttledningssystem för kvalitetsom fastställdes iproduktionsenhetensledningsgrupp i september.Ledningssystemet utgårfrån bestämmelsernas iSocialstyrelsens föreskrifteroch allmänna råd (SOSFS2011:9). Det innefattarprocesser och arbetssätt föratt planera, leda, styra, följaupp och förbättraverksamheten utifrångällande mål och krav.
ProduktionsområdetOmsorg får också uppdrag
Ja. En verksamhetsplan finnsför 2012 som innehåller tiolångsiktiga mål för nämnden.
I verksamhetsplanen anges huruppföljning ska ske.
19
(indikatorer),strategi ochuppföljning samthandlingsplan.
från Socialnämnden(Socialnämndensprioriteradeutvecklingsområden –uppdrag tillproduktionsenhet Omsorg)där nämndensprioriteringar för deninterna produktionen samtöverenskomnaersättningsnivåertydliggörs.
PS: I verksamhetsplanenanges vilka målområdenoch utvecklingsområdensom finns. Till varje målanges ett antal indikatorer,samt en handlingsplan förhur målet ska nås. Målenbaseras på det över-gripande målet om att varaen av de tio bästa skol-kommunerna och på de målsom BUN tar fram. PS-ledningen tolkar målen ochtar in andra aspekter ochskapar mål förverksamheten. Respektiveskolenhet har en egenverksamhetsplan som utgårfrån de övergripandemålen.
Har nämnden enkontinuerlig ochsystematiskuppföljning?
Ja. Nämndkontoret hållerpå att utveckla ettkvalitetssystem i syfte attsystematiskt följa upp,utvärdera och återkopplanämndmålen.
Uppföljning ochrapportering av målen skeri verksamhets-redovisningar (mars, aug,sept) samt vid bokslut.Indikatorerna jämförs med
Ja. Uppföljning ochrapportering av mål,indikatorer och ekonomisker iverksamhetsredovisning(mars, aug, sept) och iverksamhetsberättelseoch utgör underlag förbedömning avmåluppfyllelsen.
Nämnden har ett antaltjänstegarantier. Det har
Ja. Nämnden harfastställt ettledningssystem förkvalitet.Ledningssystemetbeskriver bl.a. former föruppföljning av mål ochverksamhetsutveckling,ekonomi och kvalitet.
Uppföljning av mål skergenom indikatorer. I
Ja. I samband medverksamhets-redovisning och iverksamhetsberättelseredovisas till nämndenmåluppfyllelse, detekonomiska utfallet ochprognos, utfallet avaktiviteterna itillsynsplanen samtärendebalans.Tillsynsplanen går somsärskilt ärende till
Ja. Den löpandeuppföljningenunder året beståravverksamhetsredovisning per mars,augusti (delår)och september.Övriga månaderupprättas merkortfattadeuppföljningar iform av resultat-
PO: Ja. Uppföljning avekonomi sker månatligen.Uppföljning av mål skerkvartalsvis. Enheternalevererar uppföljning tillrespektive sektion som i sintur levererar uppföljningtill produktionsledning somsammanställer.Rapportering sker tillKommunstyrelsen. Arbetepågår för att förbättrauppföljningen av kvalitet
Ja. Uppföljning av ekonomisker månatligen ochrapporteras löpande tillnämnden. Uppföljning ochrapportering av mål sker viddelår och bokslut.Ärendebalans, ekonomi ochproduktion bostadsbyggandeföljs upp 3 ggr/år. Ävenuppföljning av maximalahandläggningstider ska ske.
Till nämnden rapporteras även
20
tidigare år. Ekonomiskuppföljning görsmånatligen ochrapporteras löpande tillnämnden.
Uppföljning av kvalitet ochresultat i skolorna görslöpande under läsåret,detta rapporteras tillnämnden. SKL:s öppnajämförelser och övriguppföljning rapporteras iverksamhetsberättelsen.
Nämndsansvarige uppgeratt det inte är möjligt attfölja uppverksamhetskvaliteten iden externt köptavuxenutbildningen.
Tjänstegarantier följs upp iverksamhetsberättelsen.
Se vidare under ruta”Granskning internkontroll 2012”.
inte gjorts någonredovisning avseendedessa.
Se vidare under ruta”Granskning internkontroll 2012”.
verksamhetsredovisningarna under året (mars,aug, sept) redovisaspågåendeverksamhetsutveckling iriktning mot målen.Bedömning avmåluppfyllelsen sker iverksamhetsberättelsen.Ekonomisk uppföljninggörs månatligen.Uppföljning avsocialtjänstens kvalitetsker på flera olika sätt,individperspektiv ochverksamhetsperspektiv ärcentrala perspektiv iuppföljningen. Avledningssystemet framgåräven ansvarsfördelning ikvalitetsarbetet på etttydligt sätt.
I samband med VoR harett antal områden tagitsfram med särskiltuppföljningsfokus under2012, exempelviskvalitetsuppföljningar påsärskilt boende.Uppföljning av dessaområden har skett underåret och redovisats tillnämnden.
Tjänstegarantier följs uppbla genom synpunkts-ochklagomålshanteringen.
Se vidare under ruta”Granskning internkontroll 2012”.
nämnden, redovisas ej iverksamhetsberättelse.
Uppföljning avtillsynsplanen,ekonomiskt utfall,statistik kringklagomål, ansökningar,ärendebalans etc. görsmånadsvis på kontoret.
Tjänstegarantierna följsinte upp.
Se vidare under ruta”Granskning internkontroll 2012”.
indikatorer.Uppföljningarnaär i huvudsakinriktade motredovisning avperiodensekonomiskaresultat samtprognos förhelåret.Kommentarerlämnas tillbudgetavvikelserochosäkerhetsfaktorer anges. Iverksamhets-redovisningen perseptemberredovisas äventabell och graföver underhålls-insatser.
Se vidare underruta ”Granskningintern kontroll2012”.
genom brukar-undersökningar ochkollegiegranskning.
Avstämning avproduktionsområdetsåtaganden utifrånSocialnämndensprioriterade områden skeren gång per år, i sambandmedverksamhetsberättelsen.Detta rapporteras tillSocialnämnden.
PS: Ja. Produktionenupprättar enuppföljningsplan varje år.Uppföljning görs via attenheterna (skolenheterna)rapporterar ekonomi ochverksamhet tillproduktionsledningen viddelår och bokslut. Vidaregör s besök på enheternatvå gånger per år för attkontrollera verksamheten.Ekonomin följs löpande.Eventuella avvikelserresulterar i enhandlingsplan. I sambandmed bokslut upprättarrespektive skolenhet egnaverksamhetsberättelsersom sammanställs avproduktionsledningen iproduktionsområdetsövergripandeverksamhetsberättelse.Rapportering sker till KSoch BUN.
månatligen delegationsbeslut,utfall för överprövningar iandra instanser samt”förvaltningsinformation”.
Medborgarenkäter görs 1ggr/år.
Den negativa ekonomiskautvecklingen under året harresulterat i att nämndenbeslutat om en handlingsplanmed åtgärder. Nämnden harockså rapporterat vidaresituationen tillKommunstyrelsen.
21
System för intern kontrollRevisionsfråga Kontrollmål Barn och
utbildningsnämnd
Kultur- ochfritidsnämnd
Socialnämnd Miljönämnd Tekniskanämnd
Kommunstyrelse Byggnadsnämnd
Organisation, ansvaroch befogenheter
Nämnd harfastställt enändamålsenligorganisation medtydlig förankringav ansvar ochbefogenheter
Ja. Reglementefastställt 2010-10-26,gäller från 2011.Nämndkontoretuppger att de kanvara svårt att dratydliga gränsergentemotskolenheterna. Detfinns fortfarande
detaljer att lösa.
Ja. Reglemente finnssom reglerarnämndens ansvar ochuppgifter. Det ärfastställt avfullmäktige 2012-12-11. Gäller fr.o.m.2013-01-01 ochersätter tidigarereglemente somfastställdes 2011.
Ja. Reglementefastställt april 2012.
Organisationenuppfattas i huvudsakfungera väl.
Ja. Aktuellt reglementefinns from 2010.
Uppdraget uppfattastydligt: att följakommunens skyldigheterinom området. Områdetär dock mycket brett ochavgränsning via mål ochverksamhetsplan krävs.
Ja. Aktuelltreglemente finns från2011-03-29.
Ja. Aktuellt reglementefinns från 2011.
Attestreglementet äruppdaterat 2011.
Ja. Reglemente ärfastställt och gäller från2011-12-01.Organisatoriskaförändringar har gjortsunder året för attförbättrahandläggningen ochärendebalansen.
Administrativakontroller och rutiner
Nämnd hardokumenterad ochaktuelldelegationsordning
Ja. Delegations-ordning fastställd avnämnden 2012-01-17.Den är gällande menska ses över under2013.
Ja. Delegations-ordning är fastställdunder 2011 av
nämnden.
Ja.Delegationsordningreviderad ochfastställd 2012-12-05.Revideras vidförändringar. Nyrevidering ska göras ioch med att ett nyttverksamhetssystemska introduceras2013.
Ja. Gällandedelegationsordningfastställd 2010-03-17 ochreviderad 2011-10-26.
Ja. Gällandedelegationsordning ärfastställd 28 april2011 och uppdaterad29 februari 2012.
Ja, Delegationsordning ärfastställd 2011-06-07.
Ja.Delegationsordningenreviderades 2012-01-11.Den revideras vid detförsta nämnd-sammanträdet varje år.
Väsentlighets- ochriskanalys (VoR)
Nämnd genomförårligen en VoRanalys för attidentifiera hotavseende ekonomi,måluppfyllelsesamt regel-efterlevnad
Nej. Ingendokumenterad risk-ochväsentlighetsanalysär gjord för 2012.
Dock sker vissriskbedömning iverksamhetsplanen2012 främst avseendevolymrisker.Fastställdaindikatorer är i vissmån framtagna ur ett
Delvis. Det finnsingen dokumenteradrisk- ochväsentlighetsanalysmen det finns enstrategisk plan sominnehåller riskanalys.Detta är en början påen VoR.
Ja. En dokumenteradrisk- ochväsentlighetsanalysgörs årligen inomområdena ”Mål ochverksamhetsplanering”, ”Ekonomi” samt”Kvalitet”.
Nej. Ingen dokumenteradrisk- ochväsentlighetsanalys ärgjord för 2012.
Dock baseras nämndenstillsynsplan bland annatpå riskanalyser.
Nej. Ingendokumenterad risk-ochväsentlighetsanalys ärgjord för 2012.
Enligt ansvarig hararbetet med risk- ochväsentlighetsanalyspåbörjats.
Nej. Ingen dokumenteradväsentlighets- ochriskanalys genomförd inför2012. Under 2012 har mangenomfört en utbildnings-dag kring intern kontroll förkontor/förvaltningar.
Delvis. Det finns ingendokumenterad risk- ochväsentlighetsanalys. Entyp av risk- ochvästenlighetsanalys görsi samband medframtagandet av internkontrollplan menresonemanget som försdokumenteras inte.
22
riskperspektiv.
Ansvarig framför attarbetet med detsystematiskakvalitetsarbetet ansesvara en del inämndensinternkontrollarbete.
Uppföljning ochåtgärder - internkontrollplan (ellermotsvarande)
Nämndenfastställer årligenen plan för att följaden internakontrollen inomverksamheten
Nej. Det saknas enintern kontrollplanför 2012.
Nej. Det saknas enintern kontrollplanför 2012.
Ja. En internkontrollplan förkontroller avprocesser och rutinertas fram årligen ochfastställs avnämnden. Det finnsen tydlig kopplingmellan risk- ochväsentlighetsanalysenoch planen.
Uppföljning/kontroller enligtinternkontrollplanenhar skett ochredovisas i sambandmedverksamhetsberättelsen
Nej. Det saknas eninternkontrollplan för2012.
Det finns dock entillsynsplan som tydligtreglerar vilka kontrollersom ska genomföras.
Nej. Det saknas eninternkontrollplan för2012.
Enligt ansvarig ska eninternkontrollplanvara på gång.Kontrollplanen angessom strategisk, medfokus på verksamhet,legala aspekter ochärendegång likvälsom ekonomiskaaspekter.
Nej. Det saknas eninternkontrollplan för 2012
Ja. En internkontrollplan tas framårligen och fastställs avnämnden. Planenfokuserar på områdensom brustit i tidigarekontroller och politiskabeslut.
Uppföljning/kontrollerenligtinternkontrollplanenhar skett och redovisas isamband medverksamhetsberättelsen.
Granskning internkontroll 2012
Kontrollmål
Uppföljning med fokuspå externa och internautförare
Systematiskuppföljning sker avde interna ochexterna utförarna.
Ja. Nämnden har enutvärderingsplan därplaneradeverksamhets-/kvalitetsuppföljningar, tillsyn, dialogerm.m. under ettverksamhetsårframgår. Uppföljningav kvalitet ochresultat i skolornagörs löpande underläsåret. Exempelvis ijuni har
Ja.ProduktionsområdetKultur och Fritidsamlar in dekommunalaresultatenheternasverksamhets-uppföljningar ochsammanställer dettatill produktions-områdetsverksamhets-berättelse. Vissa avenheternas uppgifter
Ja. Interna ochexterna verksamheterföljs upp enligtsocialnämndensledningssystem förkvalitet. Uppföljningsker av att tjänsternasutförande iverksamheterna leverupp tillavtalsreglerade krav,att utföraren hararbetssätt och rutinersom säkrar en god
Ja. Uppföljning avtillsynsplanen görsmånadsvis på kontoret. Isamband medverksamhets-redovisningochverksamhetsberättelseredovisas utfallet avaktiviteterna itillsynsplanen förnämnden. Uppföljning avnämndens tillsynsplan2012 har redovisats tillnämnden på
Ja. I samband medatt tilldelningsbeslutfattats avseende vissaentreprenader harnämnden uttalat atten avstämning aventreprenaderna skaske till nämnden tregånger per år.Nämnden har vid sittsammanträde inovember 2012erhållit uppföljningav de fyra
PO: När det gäller dekommunala utförarna sålevererar respektive enhetuppföljning till respektivesektion som i sin turlevererar uppföljning tillproduktionsledningen somsammanställerverksamhetsberättelse.Rapportering sker tillKommunstyrelsen.Avstämning ochuppföljning avproduktionsområdets
ET
23
nämndkontoretdialog kringskolresultaten medenheter inom denkommunalaproduktionen. Underoktober ochnovember harnämndkontoretdialog med enheternautifrån nämndensmål. I samband medatt nämndenbehandladeårsredovisningen(2012-03-13)rapporteradesresultatet av dennauppföljning i ettsärskilt ärende”redovisning ochanalys avuppföljningsdialoger2012”. SKL:s öppnajämförelser och övriguppföljningrapporteras iverksamhetsberättelsen.
Tillsyn av friståendeförskolor ärnämndens ansvaroch sker vianämndkontoretsårliga tillsynsbesök.Att årligatillsynsbesök ska skeframgår avnämndensutvärderingsplan.Det finns dock ingariktlinjer ellerstyrande dokumentantagna av nämndenavseende hurtillsynen ska
lyfts sedan in tillnämndensverksamhetsberättelse och återges underavsnittet omverksamhetsuppföljning. Nämndkontoretföljer inte uppresultatenheternasverksamhet utan denbeställning somnämnden lagt pådessa. Iuppföljningen utgårnämndkontoret frånde specifika uppdragsom finns inämndensverksamhetsplansamt mäter effekterav beställningarna.Exempel på detta ärårligkvalitetsundersökning av kulturskolansamt kultur- ochfritidsvaneundersökningar ochkvalitetsuppföljningenligt VågaVisakonceptet . Dessauppföljningar skerdock inte årligen (ejunder 2012) utanmed ett vissttidsintervall.Uppföljningarna skaåterrapporteras tillnämnden.
Uppföljning avverksamheten inomAktivitetsbyrån skervia dialog mellannämndkontoret ochStudiefrämjandet. Vihar inte uppfattat att
kvalitet samt attverksamheten har engod kvalitet.Uppföljningen avtjänsternas utförandegenomförs löpandeunder året ochredovisas allteftersomde genomförs tillnämnden. Ommindre bristeruppmärksammasgenomuppföljningarna såhanteras det avnämnkontoret isamråd medutförarna.Graverande bristerleder till att utförarenfår i uppdrag att tafram en åtgärdsplan.Åtgärdsplanenrapporteras tillnämnden ochuppföljning av planensker gemensamt.
Planeradeuppföljningar medbäring på kvalitet ochverksamhet för 2012framgår av nämndenstjänsteutlåtandeavseendeinternkontroll. Under2012 hadenämndkontoretplanerat ett antalkvalitetsuppföljningar och verksamhets-uppföljning.Merparten av dessahar genomförts ochåterrapporterats tillnämnden under 2012.Kvarstående
sammanträde i mars2013. Den planeradetillsynen har inte heltkunnat utföras i enlighetmed plan och antalettillsyner är i många falllägre än planerat. Avuppföljningen framgår att”omfattande omklassningav livsmedels- ochhälsoskyddsobjekt,tillsynsmyndighetensgranskning och revisionav nämndensverksamhet, medverkan iframtagande avkommunens VA-plansamt omfattanderemisser avseendemiljöprövningen avFörbifart Stockholm ärnågra aktiviteter somtagit resurser frånplanerad tillsyn”.
entreprenader somfinns inom fastighetoch väg. Det finnsinga skriftligariktlinjer för huruppföljningen skagöras. Vad som följsupp anges också beropå vad som är angiveti avtalet. Kontoretmedger attuppföljningar inte hargjorts i denutsträckning somefterfrågats, men attde kommer attförbättra detta.Entreprenören förutemiljöer skaåterkomma medkorrigeringar efterden kritik somriktades till dem viduppföljningen.
De tvådriftentreprenadernainomrenhållningsverksamheten följs uppårligen.
åtaganden utifrånSocialnämndensprioriterade områden skeren gång per år. För 2012har nämndkontoret jämförtuppföljningen medåtagandet och gjortbedömningen att enhetenarbetar i enlighet mednämndens prioriteradeområden. Detta framgår avnämndens protokoll från2013-02-13.
PS: Produktionen upprättaren uppföljningsplan varjeår. Uppföljning görs via attenheterna (skolenheterna)rapporterar ekonomi ochverksamhet tillproduktionsledningen viddelår och bokslut. Vidaregör s besök på enheternatvå gånger per år för attkontrollera verksamheten.Ekonomin följs löpande.Eventuella avvikelserresulterar i enhandlingsplan. I sambandmed bokslut upprättarrespektive skolenhet egnaverksamhetsberättelsersom sammanställs avproduktionsledningen iproduktionsområdetsövergripandeverksamhetsberättelse.Rapportering sker till KSoch BUN.
24
bedrivas, d.v.s. ingariktlinjer somreglerar hur tillsynenska planeras,genomföras,dokumenteras,återrapporteras tillnämnd samt följasupp. De områdensom tillsynenomfattar regleras iSkollagen. En mallför tillsynsbesöken ärdock underutarbetning somtydliggör vilkaområden som skagranskas/kontrolleras och dokumentationav tillsynen kommerockså att ske i dennamall. Idagdokumenterastillsynerna i s.k.protokoll.
Om stora bristerskulle framkommavid tillsynen ska dettarapporteras tillnämnden vilkethittills aldrig hargjorts. Mindreåtgärder/förbättringar hanteras avnämndkontoret idialog medfriskolorna.Nämnden får muntligåterrapporteringavseende samtligatillsyner men tar intedel av detaljer isamtliga tillsyner,d.v.s. nämnden fårinte löpandedokumenterad
det finnsdokumenterat huruppföljning av denexterna utförararenska ske och inte helleratt denna uppföljningåterrapporterasskriftligt tillnämnden.
uppföljningarkommer attgenomföras ochrapporteras tillnämnden under 2013.
Den uppföljning somnämndkontoretansvarar förkompletteras medutförarnas egnauppföljningar samtsocialkontoretsuppföljning avindividuella beslutsamt verksamhets-uppföljning inomIFO.
Socialstyrelsengenomför också årligauppföljningar(nöjdhetsundersökningar). Socialstyrelsengjorde en oanmäldinspektion på ettäldreboende under2012 som resulteradei någraanmärkningar. Enåtgärdsplan togs framav boendet ochrapporterades tillnämnd.
25
återrapportering.
Förtroendekänsligaposter
Stickprovsvisgranskning harskett av fakturorpå följandekonton:- Kurser ochkonferensavgifterför personal ochförtroendevalda- Internrepresentation- Externrepresentation- Personal-befrämjande- Internuppvaktning
Granskning avseratt kontrollera omunderlag i form avsyfte (ibland ävenprogram) ochdeltagare framgår.Även om kontrollom fakturorna ärrätt klassificerade.
Internrepresentation:Granskat fyrafakturor. Syfte ochuppgift om deltagareframgår på samtligagranskade fakturor.
Intern uppvaktning:Granskat en fakturaoch på den framgåruppgift om syfte.
Internrepresentation:Granskat en fakturaoch uppgift om syfteoch deltagareframgår.
Kurser och konferenspersonal: Granskat enfaktura och på densaknas uppgift omdeltagare samtprogram.
Intern uppvaktning:Granskat en fakturaoch på den saknasuppgift om syfte.
Personalbefrämjande: Granskat trefakturor och en avdessa bedömsfelklassificerad.
Urvalet av fakturoromfattar intemiljönämndensansvarsområde.
Kurser och konferenspersonal: Granskattvå fakturor och på ensaknas uppgift omdeltagare ochprogram.
Internrepresentation:Granskat två fakturoroch på en saknasuppgift om deltagareoch en bedömsfelklassificerad.
Externrepresentation:Granskat en fakturaoch på den saknasuppgift om och syfte.
Kurser och konferens förpersonal: Granskat 18fakturor. På sju av degranskade fakturornasaknas uppgift omdeltagare och/ellerprogram. Syfte framgår påsamtliga.
Kurs och konferensförtroendevalda: Granskat12 fakturor. Programsaknas på åtta fakturor ochdeltagare saknas på enfaktura. Syfte framgår påsamtliga.
Intern representation:Granskat 29 fakturor. På 13fakturor saknas uppgift omsyfte och deltagare. En ärfelklassificerad.
Extern representation:Granskat 13 fakturor varav12 saknar uppgift om syfte.Sju fakturor saknar uppgiftom deltagare.
Intern uppvaktning:Granskat 15 fakturor. Sju avdessa saknas uppgift omsyfte. En bedömsfelklassificerad.
Personalbefrämjande:Granskat 16 fakturor. Treav dessa har bedömts somfelklassificerade.
Kurser och konferensförtroendevalda:Granskat en faktura ochpå den saknas uppgiftom deltagare samtprogram. Syfte framgår.
Intern representation:Granskat fyra fakturoroch tre av dessa saknaruppgift om deltagare.Två saknar uppgift omsyfte.
Intern uppvaktning:Granskat två fakturoroch på dessa saknasuppgift om syfte.
Personalbefrämjande:Granskat en faktura ochden bedöms varafelklassificerad.
26
Nämndernas resultatRevisionsfråga Kontrollmål Barn och
utbildnings-nämnd
Kultur- ochfritidsnämnd
Socialnämnd Miljönämnd Teknisknämnd
Kommunstyrelse Byggnads-nämnd
Ekonomiskt resultat Nämnden/styrelsenuppnår ettekonomiskt resultatsom överensstämmermed KF:s mål.
Nej. Nämnden redovisaren negativ avvikelsejämfört med budget om1 160 tkr.
Inom grundskolanredovisas ett underskottom ca 2 mnkr vilketförklaras av ökadekostnader för särskiltstöd.
Gymnasieskolanredovisar ett underskottom 2,5 mnkr vilket delvisförklaras av fler elever änbudgeterat samt ökadekostnader för skolresor.
Underskottet inomskolan motverkas till vissdel av överskott inomförskola, på 1,2 mnkr.Förklaringen är färrebarn än budgeterat menäven högre intäkter förbarnomsorgstaxan.
Ja. Nämndenredovisar en positivavvikelse jämfört medbudget om 196 tkr.
Nej. Nämndenredovisar en negativavvikelse jämförtmed budget om 14,9miljoner.
Nämnden redogörför orsakerna tillunderskottet på etttydligt vis.Underskottetåterfinns främstinom IFO (12,2miljoner) och berorfrämst på ökadeplaceringar barn ochunga, fem st LVM-ärenden och ett ökatekonomiskt bistånd.
Nämnden har underåret försökt attarbeta fram åtgärderoch lösningar för attkomma tillrätta medden ekonomiskaobalansen.Socialnämnden harfastställtåtgärdsplan. I dennaingår bl a attutveckla former iöppenvård ochboendeformer.Åtgärder som kan fåpositiv påverkan påkostnadsut-vecklingen.
Ja. Nämndenredovisar en positivavvikelse jämförtmed budget om 35tkr.
Nej.
Tekniska kontoretredovisar en negativavvikelse jämfört medbudget om 2,3 mnkr.Detta förklaras ihuvudsak av att åretsresultat har belastatsmed kostnader om 1,5mnkr förbadhusprojektet.Utgifterna harkostnadsförts eftersomkommunfullmäktigehar beslutat om attavbryta projektet.
Va-verksamhetenredovisar ettunderskott jämförtmed budget om 1,2mnkr. För att täckaverksamhetenskostnader ochunderskott har beslutfattats om att höjabrukningsavgifternamed 12 % from 1januari 2013.
Ja.
Kommunledningskontoret under Kommunstyrelsenredovisas en positivavvikelse mot budget om6,0 mnkr och densamlade produktionen(skola, omsorg, kultur) ettpositivt resultat om 4,2mnkr.
Nej. Nämndenredovisar en negativavvikelse jämfört medbudget om 2 587 tkr.
Byggnadsnämndenredogör för orsakernatill underskottet påett tydligt vis. Detberor till stor del pålägre bygglovsintäktersamt längreplanprocess änberäknat i budget.
En handlingsplanmed åtgärder hartagits fram underåret.
27
Prestationer Nämnden/styrelsenhar utfört deprestationer somfinns fastställda ibudget 2012.
Verksamhets-/volymstatistik ochnyckeltal redovisas ibilaga tillverksamhetsberättelse. Iverksamhetsberättelsenkommenteras detta perverksamhet på ett tydligtsätt.
Verksamhetsstatistikoch nyckeltalredovisas iverksamhets-berättelsen på etttydligt vis via tabelleroch kommentarer.
Verksamhets-/volymstatistik ochnyckeltal redovisas ibilaga tillverksamhets-berättelsen på etttydligt vis viatabeller ochkommentarer. Avdessa framgår attexempelvis att antalutfördahemtjänsttimmarsamtförsörjningsstödetöversteg budget.
Verksamhets-statistik ochnyckeltal redovisas ibilaga tillverksamhets-berättelsen.Kommentarer tilldessa finns iverksamhets-berättelsen.
Verksamhetsstatistikoch nyckeltal redovisasi verksamhets-berättelsen.
Verksamhetsstatistik ochnyckeltal redovisas iverksamhetsberättelsen.
Volymstatistik ochnyckeltal redovisas itabeller i bilaga tillverksamhets-berättelsen.
Kvalitet Nämnden/styrelsenuppnår ettkvalitetsmässigtresultat somöverensstämmer medfastställd budget2012.
Delvis. Nämnden harantagit kvalitetsmål ocharbetar aktivt medkvalitet inom sinverksamhet bl a medVåga Visa.
Delvis. Nämnden harantagit kvalitetsmål,exempelvis ”barn ochungdomar hartillgång till kulturellverksamhet med högkvalitet och ett brettutbud av idrott ochfysiska aktiviteter”.Målet bedöms varainte helt uppnått menpå väg att uppnås.
Delvis. Nämndenhar antagitkvalitetsmål,exempelvis godkvalitet inomäldreomsorgen samtatt socialtjänsten skavaraindividanpassad,rättssäker ochkostnadseffektivBedömningen avmålen är inte heltuppnått men på vägsamt ej uppnått menpåbörjat. Defastställda målen ärav karaktären”inriktningsmål”eller ”strävansmål”.Målens karaktärkräver mycket högkvalitetsnivå för attkunna betraktas somhelt uppfyllda
Inga särskildakvalitetsmålangivna
Inga särskildakvalitetsmål angivna.
Inga särskildakvalitetsmål angivna.
Delvis. De internakontrollmålen kananses utgöra en typ avkvalitetsmål då deavser kortahandläggningstider,rätt avgift för bygglovm.m. Resultatetredovisas iverksamhetsberättelsen, en avvikelserapporteras för 2012.
28
Måluppfyllelse Nämnden/styrelsenhar uppnått de avKommunfullmäktigeoch av nämndenfastställda målen
Delvis.
Av kommunfullmäktigesverksamhetsmål berörsnämnden av sex mål. Enbeskrivning av hurnämnden arbetar för attuppnå målen redovisas iverksamhetsberättelsen.
Nämnden har antagit sjuegna mål ochuppföljningen ochbedömningen avseendedessa redovisas iverksamhetsberättelsen.
Nämnden har bedömt attsex mål inte är heltuppnådda men på väg.Ett mål har bedömtsuppnått.
Delvis.
Av kommun-fullmäktigesverksamhetsmålberörs nämnden avmålet grundskola,service ochbemötande, valfrihet,hållbar utvecklingsamtsamhällsutveckling.En beskrivning av hurnämnden arbetar föruppfyllelse av målenredovisas iverksamhetsberättelsen.
Nämnden har antagitfem egna mål. Dessaföljs upp ochredovisas iverksamhetsberättelsen. Målen omkommunenskulturmiljöer ochkonstnärliggestaltning har slagitsihop och bedömstillsammans.Samtliga fyraredovisade mål harbedömts som intehelt uppnått men påväg att uppnås.
Delvis.
Tre av kommun-fullmäktigesverksamhets-mål berörSocialnämnden:äldre i kommunen,service ochbemötande samtvalfrihet.Socialnämnden harunder året arbetatvidare för att uppnåmålen. Genomfördaaktiviteter ochindikatorerredovisas iverksamhetsberättelsen.
Nämnden harantagit sex egna mål.Dessa följs upp ochredovisas iverksamhetsberättelsen. Fem av målenhar bedömts sominte helt uppnåddamen på väg. Ett målhar bedömts som ”ejuppnått menpåbörjat”.
Delvis.
Två avkommunfullmäktiges verksamhets-mål berör
Miljönämnden:
service och
bemötande samt
hållbar utveckling.
Genomförda
aktiviteter för att
uppnå målen
redovisas i
verksamhetsberättel
sen.
Nämnden har 18
egna mål. Dessa har
följts upp och
bedömts i
verksamhetsberättel
sen. Nämndens
bedömning är att
fyra av målen är
uppnådda, åtta är
inte helt uppnådda
men påbörjade, fyra
är ej uppnådda men
påbörjade och två är
ej uppnådda och
inte påbörjade.
Delvis.
Tre avkommunfullmäktigesverksamhetsmål berörnämnden. Iverksamhetsberättelsen redovisas nämndensbidrag och målkopplade till dessa föratt nå övergripandemålen.
Nämnden har även 8egna mål med delmålsom följs upp iverksamhets-berättelsen.Bedömningen avserdelmål 2012 och enmålprognos lämnas förde mer långsiktigamålen.
Nämndens bedömningär att 5 av delmålen äruppnådda, 2 är ej heltuppnådda men på vägoch 1 är ej uppnåttmen påbörjat.
Beskrivning finns överhur Kommunstyrelsenbidragit till att nåfullmäktiges övergripandemål.
Kan ej bedöma.
Fyra avkommunfullmäktigesverksamhetsmålberör nämnden. Iverksamhetsberättelsen redovisas hurnämnden arbetar föratt uppfylla målen.
Enligtverksamhetsplan2012 har nämndenantagit tio långsiktigamål. Uppföljning ochbedömning avnämndens egna mål igörs inte på ettöverskådligt sätt iverksamhets-berättelsen. Våruppfattning är attnämnden inte gjortnågon samladbedömning av sinamål.
29
Rättvisande räkenskaperRevisionsfråga Kontrollmål Barn och
utbildnings-nämnd
Kultur- ochfritidsnämnd
Socialnämnd Miljönämnd Teknisknämnd
Kommunstyrelse Byggnadsnämnd
Delårsbokslut Bedömsdelårsrapport 2012vara i allt väsentligträttvisande?
Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Årsbokslut Bedöms årsbokslut2012 vara i alltväsentligträttvisande?
Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Löpande redovisning Sker entillfredsställandeperiodisering av denlöpanderedovisningen?
Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja