RapportageOnderwijsveranderingoudercommunicatie

1Patricia van Alff

Wat gaat er veranderen?

De oudercommunicatie loopt niet meer via papier, maar gaat digitaal. De invoering van een ouderportaal via schoolsunited.

Oudercommunicatie

Ouders hebben de mogelijkheid zich te laten registreren via het ouderportaal. Ze kunnen hier hun e-mailadres opgeven en aangeven welke kinderen van het gezin in welke klas zitten. Op basis van deze gegevens kunnen de leerkrachten de ouders per groep gemakkelijk een e-mail sturen. Ook is het mogelijk ouders toegang te geven tot de gegevens van andere ouders, zodat ze meteen de beschikking hebben over de adressen van de klasgenootjes van hun kind of kinderen.

Let op: er is een verschil tussen de informatie voor de ouders (meestal te vinden in het menu onder sectie ouders) en het ouderportaal: In het menu onder de sectie ouders vindt u doorgaans verslagen van vergaderingen, eventueel de schoolgids en andere belangrijke informatie. Het ouderportaal biedt heel andere mogelijkheden, zoals hierboven beschreven. Tip! Ouders kunnen zich ook bij het ouderportaal aanmelden voor de nieuwsbrief. Ze hoeven zich hiervoor dan niet apart te laten registreren. Dit scheelt de school weer tijd. Nu is het tijd dat de ouders zich aanmelden in het ouderportaal. Ze vullen hun gegevens in (e-mailadres, in welke groep of groepen hun kind of kinderen zitten). Na diverse verificatieprocedures zijn uiteindelijk de gegevens van de ouders aan de betreffende groep gekoppeld. Wanneer de leerkracht een bericht wil sturen naar de ouders, logt hij in op het dashboard voor leerkrachten. Hij tikt het bericht en klikt op verzenden en de ouders ontvangen het bericht in hun mailbox. Willen ze reageren, dan kan dat. Er komen dan de ‘replies’ terecht in de mailbox van de leerkracht.

Het tijdperk van briefjes die in jaszakken blijven zitten of kwijtraken is voorbij!

Aanleiding/Noodzaak oudercommunicatie digitaal

2Patricia van Alff

De aanleiding voor het invoeren van een ouderportaal is dat ouders informatie missen. Leuke dingen, maar ook belangrijke dingen zoals een 10 minuten gesprek met de leerkracht. De noodzaak, in zo’n geval, is alle ouders te bereiken. Noodzaak is, het moet nu! Er moet een probleem worden opgelost.

Doel oudercommunicatie digitaal

Iedereen bereikbaar Informatie delen met elkaar Korte lijnen Alle communicatie op 1 plek Afgeschermde informatie/foto’s van en over kinderen. Ouders kunnen

alleen daar in waarvoor toestemming is gegeven.

Veranderstrategie

Binnen onze school heeft onze directeur de beslissing, om dit te veranderen, alleen genomen. Het team is nergens in betrokken geweest. Er is veel weerstand binnen het team. Ze zijn boos, waarom is deze beslissing ineens genomen? Waarom niet eerste bespreken, via de MR. Ze zijn onverschillig, het gaat toch nooit werken. Dit komt voort uit wantrouwen tegenover onze directeur en onvolledige informatie.

Als je naar de diverse strategieën kijkt, kan je uit elke strategie de verandering gebaseerd op macht halen.

De strategie van Bennis, Benne en Chin (1979/1985), die voor onze directeur van toepassing is:

machtsdwang, waarbij vanuit een machtspositie een bepaalde verandering wordt doorgedrukt. Hier wordt top-down gewerkt en macht is nodig, veronderstelt men, om gewenst gedrag af te dwingen.

Veranderkundige benaderingen van Marx

machtsuitoefening, waarbij veranderingen worden afgedwongen.

Veranderkundige benaderingen van Van der Zee

in de directieve benadering heeft de veranderaar een welomschreven eindsituatie voor ogen en zet alle zeilen bij om de bestemming te bereiken. Hierbij vindt sterke sturing op basis van machtsuitoefening plaats

3Patricia van Alff

Brenschot

Onze school is een koude organisatie, zakelijk en resultaatgericht. Sturing door management.

Léon de Caluwé

Geeldrukdenken is gebaseerd op socio-politieke opvattingen over organisaties waarbij belangen, conflicten en macht een belangrijkste rol spelen (zie onder meer Morgan, 1986). Geeldrukdenken gaat ervan uit dat machtsvorming al een veranderingsproces op zich is. Als de macht eenmaal gevormd is kunnen veranderingen worden afgedwongen, maar het steeds manoeuvreren met de machtsbalans blijft een constante opgave.

4Patricia van Alff

Interventies

Onze directeur werkt volgens een topstructuur. De invulling wordt beschouwd als een machtspel.

Overzicht interventies volgens De Caluwé et al De Caluwé et al hebben een eenvoudig interventiemodel gemaakt met mogelijke interventies op twee dimensies: kleuren en organisatieniveau (individu, groep, organisatie). 

individu  groep  organisatie geel  Personal commitment

statement  Outplacement  Protégé-constructies 

Confrontatievergaderingen  Derde-partijstrategie  Topstructuur 

Verbeteren kwaliteit van arbeid 

Strategische allianties  CAO-onderhandelingen 

Voor onze school zou het beter zijn, het volgende toe te passen:

Stimuleren tot onderzoek van eigen veronderstellingen en acties.Vraag aan de manager: wat doe jij waardoor zij zich zo gedragen? Waarom verwacht je weerstand? Welke voorbeelden heb je uit het verleden? Wat gebeurde precies en wat deed jij? Welk effect heeft jouw overtuiging (dat er weerstand komt) op jouw gedrag? Is het denkbaar dat je met dat gedrag bijdraagt aan hun ‘weerstand’? Is het denkbaar dat zij informatie hebben die jij niet hebt? Hoe zou je een open gesprek kunnen laten ontstaan?

Circulariteit delen en manager/medewerkers helpen te reflecteren op hun bijdrage.Medewerkers: ‘Om eerlijk te zijn, willen we niet keer op keer worden gelabeld als het moeilijke team.’Adviseur: ‘Wat is het effect ervan dat jullie steeds zo worden gelabeld?’’Een medewerker: ‘We zijn er ongelukkig mee. Eerlijk gezegd word ik er boos van. Het demotiveert me als de organisatie zo over ons denkt, alleen omdat we geen jaknikkers zijn.’Adviseur: ‘Je zou je in een vicieuze cirkel kunnen bevinden: je wordt boos, wat tot meer negatieve labels leidt, waardoor je nog bozer wordt, enzovoorts. Probeer samen te onderzoeken hoe je dit terugkerende patroon kunt doorbreken.’

Inconsistentie neutraal confronteren.Adviseur tegen manager: ‘Wat je wenst (proactief gedrag, ondernemerschap) is niet consistent met wat je doet (stimuleren van reactief gedrag). Je kunt óf je gedrag zo houden en accepteren dat je medewerkers reactief zijn, óf je gedrag veranderen en zo bijdragen aan een proactieve houding. Beide opties zijn consistent; het is aan jou.’

Alternatieve aanpakken delen en deze actionable maken.’Wat als je je dilemma open zou delen? Zoals: Ik weet dat het veel zou opleveren als ik jullie meer ruimte zou geven. Maar ik wil graag zicht houden op de voortgang, anders word ik nerveus. Hoe zouden we dit goed kunnen combineren?‘

5Patricia van Alff

Eigen rol openlijk aan de orde stellen.‘Ik moet eerlijk zeggen dat ik in de vorige bijeenkomst begon met een negatief beeld van jullie. En daardoor filterde ik alles wat ik zag en vond alleen bevestiging. Gevolg was dat ik er steeds strakker in ging zitten en jullie behoorlijk onder druk zette. Ik vermoed dat jullie daar juist kribbig van werden, wat voor mij een bevestiging opleverde van mijn beeld. Ik heb daarmee bepaald niet bijgedragen aan het leerproces. Wat is jullie beeld?’

6Patricia van Alff

Persoonlijke reflectie

Situatie: Ouderportaal is online. Het systeem werkt al een aantal maanden. De enige betrokkenen zijn de directeur en Schoolsunited. Directeur vraagt mij het systeem te gaan beheersen.

Taak: Mijn taak is om ouders een leerkrachten met dit systeem te laten werken. Tijdens dit proces voelde ik weerstand van zowel ouders als van onze teamleden. Ik werd hiervan daadkrachtig, gedreven.

Activiteiten: Ik ben ouders, die zeiden dat het systeem niet werkt, gaan uitnodigen bij mij op kantoor om de stappen die zij moeten doen te laten zien. Tevens heb ik een werkinstructie geschreven voor ouders. Voor teamleden hebben wij middagen georganiseerd met daarin uitleg over het ouderportaal en ook voor hun is er een werkinstructie gemaakt.

Resultaat: Tevreden teamleden en ouders. Het systeem werkt en dat geeft positieve geluiden door de hele school.

Reflectie: Ik ben, over het algemeen, zeer tevreden over het resultaat. Ik wil het systeem echter uitbreiden, omdat er nog zoveel opties niet benut worden, zoals een ideeënbus, gastenboek en enquête. Ik ben nog meer gedreven om dit tot een succes te maken.

Hoe ga ik in de toekomst om met de eenzijdige beslissingen van onze directeur? Voor mezelf moet ik zorgen dat ik meer kennis krijg over datgene dat gedaan moet worden d.m.v. opleiding of informatie opvragen bij instanties. Ik moet draagvlak creëren bij ons team, zodat wij met z’n allen de directeur kunnen overtuigen, in overleg te gaan. Aan de directeur zelf, kan ik feedback geven. Gevraagd of ongevraagd, daar is hij gelukkig heel makkelijk in. Een spiegel voorhouden en zijn eigen situaties als voorbeeld nemen, werkt. Hij vertelt nl. over zijn gespreken met zijn bovenschool manager. We hebben wat dat betreft wel een open communicatie. De eenzijdige beslissingen nemen gaat veranderen.

We moeten een cultuuromslag maken, van machtscultuur naar persoonscultuur.

7Patricia van Alff

Hierna heb ik een test gedaan, met deze uitkomst:

Je uitslag op de leerstijltest

Je hebt een praktische leerstijl. Dat wil zeggen dat je het liefste leert door te doen. Door dingen (met je handen) uit te proberen, kom je erachter hoe iets in elkaar steekt en in zijn werk gaat. Je gaat daarbij vooral op je gevoel af, zonder meteen heel diep na te denken of te kijken hoe iets moet. Bovendien houd je van duidelijkheid: om iets te leren moet het probleem en/of de leerstof voor jou concreet en helder zijn. Met abstract of onduidelijke informatie kun je niet zo veel. Je leerstijl heeft grote voordelen. Je blijft niet hangen in gedachten of getwijfel, en bent niet bang om iets nieuws te proberen. Je bent actief bezig. Gaat het niet in één keer goed, dat probeer je het gewoon nog een keer.

Jouw motto is: Niet zeuren, gewoon doen! Tip: Vertrouw je in álle situaties op de praktische leerstijl dan kun je tegen jezelf aanlopen. Bijvoorbeeld in situaties waarin het probleem of de leerstof niet zo duidelijk is. In dat geval kun je beter eerst even goed kijken en nadenken. Hoe zit het probleem in elkaar? Hoe lost de docent het probleem op? Wat staat er precies in het boek?

Ik kan mezelf hier helemaal in vinden.

Bronnen:

Google Informatie leerkracht Ron Benjamins Website Schoolsunited Interne informatie OBS Passe-Partout Module 2 Inschool Academie Qlict documentatie https://www.youtube.com/watch?v=MuZcBKhFJfc Leerstijlen van Kolb. https://www.123test.nl/leerstijl/ Carrièretijger

8Patricia van Alff