vendor - central bank of malaysia · obligations under the vendor(s) agreement with the bank, the...

1VENDOR CODE OF CONDUCT

ENGLISH

1

Foreword

Bank Negara Malaysia (“the Bank”) is a statutory body, and is committed to excellence in promoting monetary and fi nancial system stability and safeguarding the well-being of the nation. In delivering its mandates, the Bank is held accountable by strong governance and high ethical standards in its dealing with Vendor(s). The Bank conducts its business activities with integrity and in full compliance with prevailing laws and regulations.

The Vendor Code of Conduct (VCOC) establishes a set of standards on business and ethical practices, and professional conduct expected of all Vendor(s) working with the Bank. The VCOC refl ects the Bank’s values and commitment to uphold the public’s trust in the Bank by having the highest ethical and professional standards in its dealing with its Vendor(s).

The VCOC shall apply to all contractors, consultants and agents of the Bank and to any person(s) appointed by them in any capacity to deliver the goods or perform any part of the services, including their employees, agents, suppliers and sub-contractors (“their representative”). The Bank expects its Vendor(s) to comply with the VCOC when engaging with the Bank and in conducting business with the Bank.

All the Vendors of the Bank are required to sign the “Pledge of Integrity”. The “Pledge of Integrity” enforces compliance to all relevant laws and the VCOC. Please refer to Appendix 1 for the “Pledge of Integrity”.

The VCOC will be implemented with effect from 20 July 2017. The Bank reserves the right to amend and modify this VCOC from time to time. The VCOC will be reviewed periodically to ensure it remains current and relevant. Any enquiries or advice relating to this VCOC, can be forwarded to [email protected]

2 VENDOR CODE OF CONDUCT

ENGL

ISH

The VCOC is developed based on the following broad objectives:

INTRODUCTIONObjectives

BUSINESS INTEGRITY SAFEGUARDING OF

INFORMATION

WORKPLACE CULTURE

The highest standards of integrity must be upheld in all business interactions with the Bank. Corruption and unethical business practices are not tolerated.

All information related to the Bank is confi dential and shall not be disclosed to any unauthorised third parties.

Vendors must comply with proper and effective work practices in line with the Bank’s professional conduct at all times.


ENGLISH

INTRODUCTIONCompliance to this VCOC

Before the commencement of the services, it is the responsibility of the Vendor(s) to ensure that its representative(s) understands and complies with this VCOC. The Vendor(s) must inform the Bank if the Vendor(s) knows, or has reason to believe, that a violation by it or its representative(s) may have occurred or is likely to occur in the future.

The Bank expects that all Vendor(s) will cooperate with the Bank in any investigation the Bank may conduct. The Vendor(s) must provide additional information to facilitate the Bank’s investigation into allegation of inappropriate or unethical behaviour involving the Bank’s employee or the Vendor’s representative(s).

The Bank reserves the right to take action on the Vendor(s) for breaching the VCOC. The Bank may require the Vendor(s) to substitute any representative who breaches the VCOC or behaves in a manner that is unlawful or inconsistent with the VCOC. The replacement representative must be equipped with equal or better skills and knowledge, and must be agreed to in writing by the Bank.

The Bank has the right at any point in time to request information from the Vendor(s) to verify the Vendor’s reliability in order to ensure that the Bank’s interest is protected at all times.

The Bank, may from time to time, require the Vendor(s) to provide attestation in writing of its compliance with this VCOC, and expects the Vendor(s) to provide the Bank with responses to the Bank’s request for information about compliance with this VCOC.


ENGL

ISH

REGULATIONS AND ETHICSCompliance with laws and internal policies

All Vendor(s) and their representative(s) must conduct their business activities in full compliance with the applicable laws and regulations of their respective countries while conducting business with the Bank.

In addition to any specifi c obligations under the Vendor(s) agreement with the Bank, the Vendor(s) must comply with the applicable laws, rules and regulations of the jurisdictions in which they operate in and obtain all necessary licenses and permits to conduct the activities for which they have been contracted by the Bank.

The Vendor(s) and their representative(s) must also comply with relevant internal policies and procedures established by the Bank.


ENGLISH

REGULATIONS AND ETHICSConfl ict of interest

The Vendor(s) must exercise reasonable care and due diligence to avoid situations that could result in an actual or potential confl ict of interest.

If at any point of time, a situation of actual or potential confl ict of interest arises, the Vendor(s) must inform the Bank in writing of the circumstances as soon as they become aware of the situation.

The Bank prohibits Vendor(s) from gaining improper advantage or preferential treatment in their relationship with the Bank’s employee(s). The Vendor(s) is required to disclose to the Bank in writing if they have any family connection* with any of the Bank’s staff. Please refer to Appendix 2 for the declaration form.

Note: * Family connection refers to spouse, children and their spouses, parents, siblings, in-laws and sibling’s spouse and their children

CONFLICT OF INTEREST

IMPROPER ADVANTAGE

INFORM THE BANK


ENGL

ISH

REGULATIONS AND ETHICSAnti-bribery and anti-corruption

The Bank prohibits the Vendor(s) from directly or indirectly soliciting or accepting any form of bribery.

The Vendor(s) is also prohibited from being involved in activities such as extortion, embezzlement or requesting for, receiving or facilitating kick-backs.

The Bank’s Vendor(s) is required to make a declaration of non-corrupt practices in relation to all payments made by the Bank to the vendor for the delivery goods or services to the Bank.


ENGLISH

The Vendor(s) and its representative(s) must not offer gifts or entertainment or other incentives to the Bank’s employee(s) or their family members, in order to obtain or retain the business, secure preferential treatment to infl uence the Bank’s business decision.

The Vendor(s) is strictly prohibited at all times of misrepresenting its capabilities to the Bank in order to gain procurement contract(s) with the Bank.

If the Vendor(s) is unsure as to whether the gift or entertainment offered would be in breach of the VCOC, the Vendor(s) must consult with the intended recipients’ supervisor of a higher authority.

In securing contracts with other organisations, the Vendor(s) is prohibited from misrepresenting its capabilities in delivering goods and services to the Bank.

REGULATIONS AND ETHICSGifts and entertainment

REGULATIONS AND ETHICSMisrepresentation


ENGL

ISH

PROTECTION OF ASSETS AND INTELLECTUAL PROPERTYConfi dentiality obligation and data protection

8 VVVVEN

The Vendor(s) must treat with confi dentiality all information related to the business and affairs of the Bank which is not generally available to the public.

The Vendor(s) must comply with the Bank’s policies and the applicable laws on the protection of personal privacy, including personal data.

The Vendor(s) is not allowed to access any of the Bank’s information technology environment and infrastructure and transfer of any information without obtaining written approval from the Bank.

The Vendor(s) must provide proper citations or references of its sources of information, to avoid concerns over plagiarism.

The Vendor(s) must not plagiarise information from the Bank or from other sources in delivering their services to the Bank.

The Vendor(s) must not disclose or share any of the Bank’s confi dential information with a third party outside the requirements defi ned in their contractual or non-disclosure agreement with the Bank, without obtaining the Bank’s permission in writing, unless required by law.

The Vendor(s) must have appropriate policies, procedures and security controls in place to protect the Bank’s confi dential information and prevent any information leakage.


ENGLISH

PROTECTION OF ASSETS AND INTELLECTUAL PROPERTYPublication of materials

Unless stated otherwise, all information or material/content disclosed to the vendors or obtained by the vendors during the contract with the Bank is deemed confi dential.

The Vendor(s) must obtain the Bank’s prior permission in writing if it intends to publish any material/content owned by the Bank.

The Vendor(s) must not publish the Bank’s confi dential information or material/content owned by the Bank.

Proper citations and references to the Bank are to be made where the Vendor(s) publishes material/content owned by the Bank.


ENGL

ISH

PROTECTION OF ASSETS AND INTELLECTUAL PROPERTYGiving of reference

The Bank may provide references to the Vendor(s) or its representative(s) upon the vendor’s request and on a case-to-case basis, subject to the discretion and the approval of the Bank.

PROTECTION OF ASSETS AND INTELLECTUAL PROPERTYRestriction on making public statement(s)

The Vendor(s) is not allowed to make or circulate any public statement on anything relating to the business or affairs of the Bank.


ENGLISH

PROTECTION OF ASSETS AND INTELLECTUAL PROPERTYProtection of intellectual property


ENGL

ISH

WORKPLACE CULTURE AND BEHAVIOURProfessional workplace culture and behaviour

The Bank expects the Vendor(s) to operate in accordance with the Bank’s values.

The Vendor(s) must behave and dress in a professional manner which refl ects the Bank’s professional image at all times, in the course of its dealings with the Bank and while on the

Bank’s premises.

The Bank will not tolerate any substance abuse on its premises or during the performance of the Vendor(s) contractual obligations.

The Vendor(s) is expected at all times to responsibly use the Bank’s infrastructures and facilities, to avoid wastage and damage of the Bank’s assets.

The Bank views forming of cartels and/or collusion with other vendors to gain procurement advantage as a serious offence.

The Vendor(s) or its representative(s) is strictly prohibited from engaging with the staff of the Bank during the procurement process. Any such engagement will be seen as an attempt to infl uence the tender/procurement process, and the Bank reserves the right to penalise the Vendor(s) or its representative(s) in any way deemed necessary during the evaluation process.


ENGLISH

WORKPLACE CULTURE AND BEHAVIOURSecurity and access

POLICIES AND

PROCEDURES

VETTING SECURITY PASS

The Vendor(s) must ensure compliance with the Bank’s security policies and procedures while operating in any of the Bank’s premises.

The Vendors(s) must display the Bank’s security pass at all times while on the Bank’s premises. Vendor(s) are only permitted to access areas for which they have been authorised to access and which are necessary for the performance of their work or services.

The Vendor(s) must provide suffi cient information for the Bank to perform security vetting of its representative and comply with all reasonable requests for further documents or information.


ENGL

ISH

Any party with knowledge of a potential or questionable breach of this VCOC, may report in confi dence by emailing to [email protected]. All information will be promptly reported to the appropriate channels, and will be handled with the utmost discretion. The identity of the concerned reporting party will be treated with the strictest confi dentiality at all times.

The Bank will evaluate all concerns received and will conduct the appropriate investigations accordingly. In some cases, the Bank may report the questionable breach to the relevant authorities.

The Bank will not tolerate any retaliation taken by its employees, or Vendor(s) or its representative(s) against any individual for reporting in good faith questionable behaviour or possible violation of the VCOC.

Reporting of Potential Breach


ENGLISH

VENDOR’S PLEDGE OF INTEGRITYTO BANK NEGARA MALAYSIA

This Pledge of Integrity is made to Bank Negara Malaysia (BNM) pursuant to the ___________________________________________________ (Agreement) signed between ____________________ (Company No.: ______________) (the Company) and BNM on ____________________

1. I, …………………………………………………. (NRIC No. …………… ………….), acting as the authorised representative of the Company confi rm that the Company and its Personnel1 have read and fully understood the contents of BNM’s Vendor Code of Conduct (VCOC) and hereby acknowledge that:(a) the VCOC is part of the Agreement and therefore is legally binding on the Company and/or

its Personnel; and(b) the VCOC may be amended by BNM from time to time as may be notifi ed to the Company

by BNM.

2. In line with the requirements of the Agreement and VCOC, the Company declares that the Company and its Personnel shall:(a) fully comply with the relevant laws, rules and regulations, as well as BNM’s policies, internal

procedures (including VCOC), before, during and after the duration of the Agreement;(b) exercise reasonable care and due diligence to avoid any situations of potential and/or actual

confl ict of interests;(c) promptly inform BNM in writing of a situation of actual and/or potential confl ict of interest;(d) not gain improper advantage or preferential treatment in their relationship with BNM’s staff

(including key management personnel) and board members;(e) inform BNM of the Company’s relationship with BNM’s staff (including key management

personnel) and board members, upon having knowledge of existence of any relationship, which may infl uence the objectivity of the Company’s business conduct with BNM;

(f) make a declaration of non-corrupt practices in relation to specifi ed payments made by BNM to the Company for the delivery of goods or services;

_____________________________1 This includes any individual person employed under a contract of service or apprenticeship, including agent,

contractor, subcontractor, consultant or sub-consultant or any other person appointed by the Company in any capacity to perform any part of the Services under the Agreement.

APPENDIX 1 [This form is available at www.bnm.gov.my]


ENGL

ISH

APPENDIX 1

(g) not misrepresent its capabilities in order to gain BNM’s procurement contract(s) or during its delivery of goods or services to BNM;

(h) operate in a professional manner which refl ects BNM’s professional image in the course of its dealings with BNM and while on the BNM’s premises; and

(i) comply with BNM’s security policies and procedures while providing services at BNM’s premises.

3. The Company undertakes to promptly inform BNM of any breach and/or alleged/suspected breach of the Agreement or VCOC and cooperate with BNM in any investigation of such breach involving BNM’s staff or the Company’s Personnel.

4. The Company acknowledges that BNM has the right to suspend or terminate the Agreement and disqualify the Company from tendering for future contracts if the Company is found to have breached any requirements in the Agreement, VCOC or any other terms and conditions which may be implemented by BNM pursuant to the Agreement.

5. The Company further acknowledges that in the event of any confl ict or discrepancy between the Agreement and this Pledge of Integrity, such confl ict or discrepancy shall be resolved by giving the provisions contained in the Agreement priority and precedence over the provisions contained in this Pledge of Integrity.

Acknowledgement of acceptance to the Pledge of Integrity by:

Name of the Company’s representative: Designation:

Signature:

Date:

Witness signatory:

Name and NRIC:

Signature:

Date:


ENGLISH

APPENDIX 2 [This form is available at www.bnm.gov.my]

BANK NEGARA MALAYSIA

CENTRAL BANK OF MALAYSIA

Declaration of Interests By Vendor/Contractor/Service Provider

Company/Vendor Name : ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Type of contract/services tendered : ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

I, ___________________ (full name) the undersigned, representative of ___________________ (full name of the tenderer) submitting a tender in respect of the call for tender ___________________ (name of tender), hereby undertake that:

Our shareholders/directors/staff holding key management function and their Close Family

Members* do not have any relationship with any personnel including, Key Management

Personnel** of Bank Negara Malaysia.

The following shareholders/directors/staff holding key management function of (full name of the tenderer) ________________________ has a relationship with a personnel of the Bank

and their Close Family Member*, including Key Management Personnel** of Bank Negara Malaysia, by virtue of their close family members’ position . Details are provided below:

No Name Relationship with the tenderer

Relationship with Bank Negara Malaysia

1.2.3.

_____________________________* Close Family Member refers to spouse, children and their spouses, parents, siblings, in-laws and sibling’s spouse

and their children** Key Management Personnel is defi ned as members of the Board of Directors, Governor, Deputy Governors,


ENGL

ISH

APPENDIX 2

Assistant Governors and equivalent, and Directors/Head of Departments.I hereby declare that I have carefully read and completed this form myself and provided current and accurate information to the best of my knowledge. Signatory

Name of Signatory

Position in the Tenderer’s Company

Date:


ENGLISH

FOR OFFICIAL USE ONLY

(FORM TO BE FORWARDED TO JABATAN MODAL INSAN STRATEGIK (JMIS))

Confi rmation of receipt by:

Signatory

Name

Date

If the tenderer is related to Key Management Personnel of the Bank, a copy of this form shall be submitted to the Board Secretariat Unit.

Confi rmation of receipt by:

Name & Signatory

Department Board Secretariat Unit

Date


BAHASA MALAYSIA

Kata Pengantar

Bank Negara Malaysia (Bank) ialah badan berkanun yang komited untuk mencapai kecemerlangan dalam menggalakkan kestabilan sistem monetari dan kewangan negara serta memastikan kesejahteraan negara kekal terpelihara. Dalam melaksanakan mandatnya, Bank bertanggungjawab memastikan terdapat tadbir urus yang teguh dan piawaian beretika yang tinggi dalam urusannya dengan Vendor (merujuk penjual atau pembekal barangan atau penyedia perkhidmatan). Bank menjalankan urusannya dengan penuh integriti dan memastikan undang-undang dan peraturan-peraturan yang sedia ada dipatuhi sepenuhnya.

Tatakelakuan Vendor (Vendor Code of Conduct, VCOC) menetapkan satu set piawaian dan amalan perniagaan beretika dan tingkah laku profesional yang perlu dipatuhi oleh semua Vendor yang berurusan dengan Bank. VCOC ini mencerminkan nilai-nilai dan komitmen Bank untuk mengekalkan keyakinan orang ramai terhadap Bank melalui piawaian beretika dan tahap profesional tertinggi dalam urusannya dengan Vendor.

VCOC ini terpakai bagi semua kontraktor, perunding, ejen dan mana-mana pihak yang membekalkan barangan atau perkhidmatan kepada Bank serta mana-mana pihak yang dilantik oleh Vendor dalam apa-apa tugasan, untuk menyerahkan barangan atau menyediakan mana-mana bahagian perkhidmatan, termasuk pekerja, ejen, pembekal dan subkontraktor (wakil mereka) mereka. Bank menghendaki Vendor mematuhi VCOC ini apabila berhubung dan berinteraksi dengan Bank serta semasa menjalankan urusan dengan Bank.

Semua Vendor Bank dikehendaki menandatangani “Ikrar Integriti”. “Ikrar Integriti” menguatkuasakan pematuhan kepada semua undang-undang yang berkaitan dan VCOC. Sila rujuk Lampiran 1 untuk “Ikrar Integriti”.

VCOC ini berkuat kuasa pada 20 Julai 2017. Bank berhak meminda dan mengubah VCOC ini dari semasa ke semasa. VCOC akan dikaji semula setiap tiga tahun bagi memastikan maklumat di dalamnya adalah terkini dan terus relevan. Apa-apa pertanyaan atau pandangan berkaitan dengan VCOC ini boleh dihantar kepada [email protected]


BAHA

SA M

ALAY

SIA

VCOC ini dirumuskan berdasarkan objektif am berikut:

PENGENALANObjektif

INTEGRITI URUSAN PERLINDUNGAN

MAKLUMAT

BUDAYA DI TEMPAT

KERJA

Piawaian tertinggi terhadap integriti perlu dipastikan dalam semua urusan dengan Bank. Rasuah dan amalan perniagaan yang tidak beretika tidak diterima sama sekali.

Semua maklumat yang berkaitan dengan Bank adalah sulit dan tidak boleh didedahkan kepada mana-mana pihak ketiga tanpa kebenaran.

Vendor perlu mematuhi amalan kerja yang betul dan berkesan pada setiap masa selaras dengan tingkah laku profesional di Bank.


BAHASA MALAYSIA

PENGENALANPematuhan dan pemantauan terhadap VCOC

Sebelum memulakan perkhidmatan, Vendor bertanggungjawab memastikan wakilnya memahami dan mematuhi VCOC ini. Vendor hendaklah memaklumkan kepada Bank jika mereka mengetahui atau mempunyai sebab untuk mempercayai, bahawa telah berlaku pelanggaran terhadap VCOC olehnya atau wakilnya atau pelanggaran dijangka berlaku pada masa akan datang.

Bank menghendaki semua Vendor memberikan kerjasama dalam siasatan yang mungkin dijalankan oleh Bank bagi menentukan sama ada telah berlaku pelanggaran terhadap VCOC ini atau tidak. Vendor perlu memberikan maklumat tambahan bagi membantu siasatan Bank atas dakwaan tingkah laku yang tidak wajar atau tidak beretika yang melibatkan kakitangan Bank atau wakil Vendor.

Bank berhak mengambil tindakan ke atas Vendor yang melanggar VCOC ini. Bank boleh mengarahkan Vendor berkenaan untuk menggantikan mana-mana wakilnya yang melanggar VCOC atau berkelakuan secara yang menyalahi undang-undang atau tidak selaras dengan VCOC ini. Wakil yang menjadi pengganti perlu mempunyai kemahiran dan pengetahuan yang sama atau lebih baik, dan hendaklah dipersetujui secara bertulis oleh Bank.

Bank, pada bila-bila masa, berhak untuk meminta maklumat daripada Vendor bagi mengesahkan kewibawaan Vendor. Ini bagi memastikan kepentingan Bank dilindungi setiap masa.

Bank boleh meminta Vendor mengeluarkan pengakuan bertulis mengenai pematuhan terhadap VCOC ini dari semasa ke semasa, dan menghendaki Vendor bersedia untuk memberikan maklum balas terhadap permintaan Bank untuk maklumat mengenai pematuhan terhadap VCOC ini.


BAHA

SA M

ALAY

SIA PERATURAN DAN ETIKA

Pematuhan kepada undang-undang dan dasar dalaman

Kesemua Vendor dan wakil mereka hendaklah menjalankan urusan perniagaan mereka dengan mematuhi sepenuhnya undang-undang dan peraturan-peraturan yang terpakai di negara masing-masing semasa berurusan dengan Bank.

Selain apa-apa obligasi khusus di bawah perjanjian antara Vendor dengan Bank, Vendor hendaklah mematuhi undang-undang dan peraturan-peraturan di negara tempat mereka beroperasi dan mendapatkan semua lesen dan permit yang diperlukan bagi menjalankan aktiviti seperti yang dinyatakan dalam kontrak mereka dengan Bank.

Vendor dan wakil mereka juga hendaklah mematuhi dasar dan peraturan dalaman yang berkaitan seperti yang ditetapkan oleh Bank.


BAHASA MALAYSIA

PERATURAN DAN ETIKAKonfl ik kepentingan

Vendor hendaklah memberikan perhatian yang teliti dan menjalankan usaha wajar bagi mengelakkan keadaan yang boleh menyebabkan konfl ik atau kemungkinan berlakunya konfl ik kepentingan.

Jika berlaku konfl ik atau kemungkinan berlakunya konfl ik kepentingan pada bila-bila masa, Vendor hendaklah memaklumkan kepada Bank secara bertulis sebaik sahaja menyedari akan perkara tersebut.

Bank melarang Vendor daripada mendapat manfaat yang tidak wajar atau layanan istimewa dalam urusan mereka dengan kakitangan dan ahli Lembaga Pengarah Bank. Vendor hendaklah memaklumkan kepada Bank secara bertulis sekiranya mempunyai apa-apa hubungan persaudaraan* dengan mana-mana kakitangan dan ahli Lembaga Pengarah Bank. Sila rujuk pada Lampiran 2 untuk borang perisytiharan.

Nota: *Hubungan persaudaraan merujuk pasangan, anak dan pasangan-pasangan mereka, ibu bapa, mertua, saudara kandung, ipar dan anak-anak mereka.

KONFLIK KEPENTINGAN

ndor daripada mendapat manfaat yang

MANFAAT YANG TIDAK WAJAR

MEMAKLUMKAN KEPADA BANK


BAHA

SA M

ALAY

SIA PERATURAN DAN ETIKA

Antisogokan dan antirasuah

Bank melarang Vendor menawarkan atau menerima sebarang bentuk rasuah sama ada secara langsung atau tidak langsung.

Vendor juga dilarang daripada terlibat dalam aktiviti seperti peras ugut, penggelapan wang atau meminta, menerima atau memudahkan aktiviti sogokan.

Vendor dikehendaki mengisytiharkan amalan bukan rasuah berhubung dengan pembayaran tertentu yang dibuat oleh Bank kepada Vendor bagi penyerahan barangan atau penyediaan perkhidmatan kepada Bank.


BAHASA MALAYSIA

Vendor dan wakil mereka tidak dibenarkan menawarkan hadiah, ganjaran hiburan atau insentif lain kepada kakitangan Bank atau ahli keluarga mereka untuk mendapatkan atau mengekalkan hubungan perniagaan atau memberikan layanan istimewa bagi mempengaruhi keputusan Bank.

Vendor dilarang sama sekali pada bila-bila masa untuk memberikan gambaran yang salah kepada Bank mengenai keupayaan mereka dengan tujuan untuk mendapatkan kontrak Bank.

Jika Vendor tidak pasti sama ada hadiah atau ganjaran hiburan yang ditawarkan akan melanggar VCOC, Vendor hendaklah berbincang dengan penyelia kepada penerima yang berpangkat lebih tinggi.

Vendor dilarang memberikan gambaran yang salah mengenai keupayaan mereka dalam penyerahan barangan dan penyediaan perkhidmatan kepada Bank untuk mendapatkan kontrak dengan organisasi lain.

PERATURAN DAN ETIKAHadiah dan ganjaran hiburan

PERATURAN DAN ETIKAMemberi gambaran yang salah


BAHA

SA M

ALAY

SIA PERLINDUNGAN ASET DAN HARTA INTELEK

Obligasi kerahsiaan dan perlindungan data

28 VVVVEN

Vendor hendaklah menganggap sebagai rahsia semua maklumat yang berkaitan dengan urusan dan hal ehwal Bank yang lazimnya tidak diberitahu oleh Bank kepada orang ramai.

Vendor hendaklah mematuhi dasar dalaman Bank dan undang-undang yang terpakai mengenai perlindungan kerahsiaan peribadi, termasuk data peribadi.

Vendor tidak dibenarkan mengakses mana-mana persekitaran teknologi maklumat, infrastruktur serta memindahkan apa-apa maklumat tanpa mendapatkan kebenaran bertulis daripada Bank.

Vendor hendaklah menyatakan petikan atau rujukan sumber maklumat yang betul bagi mengelakkan kemungkinan berlakunya plagiarisme.

Vendor tidak boleh memplagiat maklumat daripada Bank atau daripada sumber lain semasa memberikan perkhidmatan kepada Bank.

Vendor tidak boleh mendedahkan atau berkongsi apa-apa maklumat sulit Bank dengan pihak ketiga di luar keperluan yang ditetapkan dalam kontrak atau perjanjian kerahsiaan (non-disclosure agreement) dengan Bank, tanpa mendapatkan kebenaran Bank secara bertulis, melainkan jika dikehendaki oleh undang-undang.

Vendor hendaklah mempunyai dasar, prosedur dan kawalan keselamatan yang wajar untuk melindungi maklumat sulit Bank dan mengelakkan sebarang kebocoran maklumat.


BAHASA MALAYSIA

PERLINDUNGAN ASET DAN HARTA INTELEKPenerbitan maklumat

Kesemua maklumat atau bahan/kandungan yang didedahkan kepada atau diperoleh oleh Vendor semasa dalam kontrak dengan Bank adalah dianggap sulit kecuali dinyatakan sebaliknya.

Vendor perlu mendapatkan kebenaran Bank secara bertulis terlebih dahulu jika berhasrat untuk menerbitkan apa-apa bahan-bahan/kandungan yang dimiliki oleh Bank.

Vendor tidak boleh menerbitkan apa-apa bahan berkenaan maklumat sulit Bank atau bahan/kandungan yang dimiliki oleh Bank.

Petikan yang betul dan rujukan kepada Bank perlu dinyatakan apabila Vendor hendak menerbitkan bahan/kandungan yang dimiliki oleh Bank.


BAHA

SA M

ALAY

SIA PERLINDUNGAN ASET DAN HARTA INTELEK

Pemberian rujukan

Bank boleh memberikan rujukan kepada Vendor atau wakilnya atas permintaan Vendor dan mengikut kes, tertakluk pada budi bicara dan kelulusan Bank.

PERLINDUNGAN ASET DAN HARTA INTELEKLarangan membuat kenyataan awam

Vendor tidak dibenarkan membuat atau mengedarkan sebarang kenyataan awam tentang apa sahaja perkara yang berkaitan dengan urusan atau hal ehwal Bank.


BAHASA MALAYSIA

PERLINDUNGAN ASET DAN HARTA INTELEKPerlindungan harta intelek


BAHA

SA M

ALAY

SIA PERILAKU DAN BUDAYA TEMPAT KERJA

Budaya kerja dan tingkah laku profesional

Bank menghendaki Vendor menjalankan kerja selaras dengan nilai-nilai Bank.

Vendor perlu berkelakuan dan berpakaian secara profesional yang mencerminkan citra profesional Bank pada setiap masa, ketika berurusan dengan Bank dan ketika berada di premis Bank.

Bank tidak akan bertolak ansur dengan mana-mana penyalahgunaan dadah di premis Bank atau semasa Vendor melaksanakan obligasi kontraknya.

Vendor dikehendaki bertanggungjawab dalam menggunakan infrastruktur dan kemudahan Bank pada setiap masa, bagi mengelakkan pembaziran dan kerosakan aset Bank.

Bank menganggap vendor yang mewujudkan kartel dan/atau membuat pakatan sulit dengan vendor lain untuk mendapat kelebihan perolehan sebagai satu kesalahan berat.

Vendor atau wakilnya dilarang keras daripada terlibat dengan kakitangan Bank dalam proses tender/perolehan melainkan jika dinyatakan oleh Bank. Mana-mana penglibatan tersebut akan dilihat sebagai satu percubaan untuk mempengaruhi proses tender/perolehan, dan Bank mempunyai hak untuk mengambil tindakan terhadap Vendor atau wakilnya dalam apa-apa cara yang dianggap perlu semasa proses penilaian.


BAHASA MALAYSIA

PERILAKU DAN BUDAYA TEMPAT KERJAKeselamatan dan akses

DASAR DAN PROSEDUR TAPISAN

KESELAMATAN

PAS KESELAMATAN

Vendor perlu memastikan dasar dan prosedur

keselamatan Bank dipatuhi semasa beroperasi di

mana-mana premis Bank.

Vendor perlu mempamerkan pas

keselamatan Bank pada setiap masa ketika

berada di premis Bank. Vendor hanya boleh

memasuki kawasan yang dibenarkan sahaja dan

berada di kawasan yang memerlukan mereka

melaksanakan kerja atau memberikan perkhidmatan

mereka.

Vendor perlu menyediakan maklumat yang

mencukupi supaya Bank dapat melaksanakan tapisan keselamatan

terhadap wakilnya dan Vendor perlu mematuhi

semua permintaan yang munasabah untuk

dokumen atau maklumat lanjut.


BAHA

SA M

ALAY

SIA

Mana-mana pihak yang mempunyai maklumat tentang kemungkinan berlakunya pelanggaran terhadap VCOC ini atau pelanggaran terhadap VCOC yang boleh dipersoalkan, pihak tersebut boleh membuat laporan secara rahsia melalui e-mel kepada [email protected]. Semua maklumat akan dihantar ke saluran yang berkenaan dengan segera dan akan ditangani dengan sewajarnya. Identiti orang atau pihak yang membuat laporan akan dirahsiakan pada setiap masa.

Bank akan menilai semua laporan yang diterima dan akan menjalankan siasatan ke atas laporan tersebut dengan sewajarnya. Dalam kes-kes tertentu, Bank boleh melaporkan kes pelanggaran terhadap VCOC yang boleh dipersoalkan kepada pihak berkuasa yang berkenaan.

Bank tidak akan bertolak ansur terhadap apa-apa tindakan balas yang diambil oleh pekerjanya atau Vendor atau wakil Vendor terhadap mana-mana individu yang secara jujur melaporkan tingkah laku atau kemungkinan pelanggaran terhadap VCOC tersebut.

Laporan berkenaan ketidakpatuhan


BAHASA MALAYSIA

LAMPIRAN 1 [Borang ini boleh didapati di laman web www.bnm.gov.my]

IKRAR INTEGRITI VENDOR KEPADA BANK NEGARA MALAYSIA

Ikrar Integriti ini dibuat kepada Bank Negara Malaysia (BNM) mengikut ………………………………………………………(Perjanjian) yang ditandatangani (No Syarikat: _________________) (Syarikat) dan BNM pada………………………………….

1. Saya, ………………………………………………………(No K/P:………………………….), sebagai wakil yang diberi kuasa oleh Syarikat mengesahkan bahawa Syarikat dan Kakitangannya1 telah membaca dan memahami sepenuhnya kandungan Tatakelakuan Vendor (VCOC) BNM dan dengan ini mengakui bahawa:(a) VCOC adalah sebahagian daripada Perjanjian ini dan oleh itu VCOC mengikat Syarikat dan/

atau Kakitangannya dari segi undang-undang; dan(b) VCOC boleh dipinda oleh BNM dari semasa ke semasa dan Syarikat boleh dimaklumkan

tentang hal ini oleh BNM.

2. Sejajar dengan keperluan Perjanjian dan VCOC, Syarikat mengisytiharkan bahawa Syarikat dan Kakitangannya perlu:(a) mematuhi sepenuhnya undang-undang, peraturan dan pengawalan yang berkaitan, serta

dasar BNM, prosedur dalaman (termasuk VCOC), sebelum, semasa dan selepas tempoh Perjanjian;

(b) melaksanakan usaha wajar dan penelitian yang munasabah bagi mengelakkan apa-apa situasi yang boleh mendorong ke arah konfl ik kepentingan dan/atau menimbulkan konfl ik kepentingan sebenar.

(c) melaporkan dengan segera kepada BNM secara bertulis situasi yang mendorong ke arah konfl ik kepentingan dan/atau konfl ik kepentingan sebenar.

(d) menolak dari memperoleh kelebihan yang tidak wajar atau layanan istimewa dalam _____________________________1 Ini termasuk mana-mana orang perseorangan yang digaji di bawah kontrak perkhidmatan atau perantis, termasuk

ejen, kontraktor, subkontraktor, perunding atau perunding kecil atau mana-mana orang lain yang dilantik Syarikat untuk menyediakan apa-apa jenis Perkhidmatan di bawah Perjanjian ini.


BAHA

SA M

ALAY

SIA LAMPIRAN 1

hubungan mereka dengan kakitangan BNM (termasuk kakitangan pengurusan yang penting) dan ahli lembaga pengarah;

(e) memaklumkan kepada BNM mengenai hubungan Syarikat dengan kakitangan BNM (termasuk kakitangan pengurusan yang penting) dan ahli lembaga pengarah, setelah mempunyai maklumat bahawa terdapat hubungan, yang mungkin boleh mempengaruhi keobjektifan pengendalian urusan Syarikat dengan BNM.

(f) membuat pengisytiharan amalan bukan-rasuah yang berkaitan dengan pembayaran khusus yang dibuat oleh BNM kepada Syarikat bagi penyerahan barangan atau perkhidmatan;

(g) memberikan gambaran yang betul tentang keupayaannya bagi tujuan mendapatkan kontrak pemerolehan atau semasa penyerahan barangan atau perkhidmatan kepada BNM

(h) beroperasi secara profesional yang mencerminkan imej profesional BNM semasa berurusan dengan BNM dan semasa berada di premis BNM; dan

(i) mematuhi dasar dan prosedur keselamatan BNM ketika memberikan perkhidmatan di premis BNM.

3. Syarikat berjanji untuk memaklumkan kepada BNM dengan segera sekiranya terdapat apa-apa pelanggaran dan/atau dituduh/disyaki telah melanggar Perjanjian atau VCOC dan bekerjasama dengan BNM dalam apa-apa siasatan terhadap pelanggaran tersebut yang melibatkan kakitangan BNM atau Kakitangan Syarikat.

4. Syarikat mengakui bahawa BNM mempunyai hak untuk menggantung atau menamatkan Perjanjian dan tidak membenarkan Syarikat daripada terlibat dalam kontrak pada masa hadapan jika Syarikat didapati telah melanggar apa-apa peruntukan dalam Perjanjian, VCOC atau apa-apa terma dan syarat lain yang mungkin dilaksanakan oleh BNM mengikut Perjanjian.

5. Syarikat selanjutnya mengakui bahawa jika berlaku apa-apa konfl ik atau percanggahan antara Perjanjian dengan Ikrar Integriti ini, konfl ik atau percanggahan itu perlu diselesaikan dengan memberi keutamaan kepada peruntukan yang terkandung dalam Perjanjian berbanding dengan peruntukan yang terkandung dalam Ikrar Integriti.


BAHASA MALAYSIA

Pengakuan penerimaan terhadap Ikrar Integriti oleh:

Nama wakil Syarikat:

Jawatan:

Tandatangan:

Tarikh:

LAMPIRAN 1

Tandatangan saksi:

Nama dan No K/P:

Tandatangan:

Tarikh:


BAHA

SA M

ALAY

SIA LAMPIRAN 2 [Borang ini boleh didapati di laman web www.bnm.gov.my]

BANK NEGARA MALAYSIA

CENTRAL BANK OF MALAYSIA

Pengisytiharan Kepentingan oleh Vendor/Kontraktor/Penyedia Perkhidmatan

Nama Syarikat/Vendor : ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Jenis kontrak/perkhidmatan yang ditender : ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Saya, ___________________ (nama penuh pemohon), yang bertandatangan di bawah, mewakili ___________________ (nama penuh pemohon tender) menghantar tender yang ditawarkan ___________________ (nama rujukan tender) dengan ini mengesahkan:

Pemegang saham/pengarah/kakitangan yang memegang fungsi pengurusan utama kami dan ahli keluarga rapat mereka* tidak mempunyai sebarang hubungan dengan mana-mana kakitangan Bank Negara Malaysia termasuk Kakitangan Pengurusan Utama **

Pemegang saham/pengarah/kakitangan yang memegang fungsi pengurusan utama yang berikut (nama penuh pemohon tender) mempunyai hubungan dengan Bank Negara Malaysia atas kedudukan hubungan kekeluargaan yang rapat. Butiran terperinci dinyatakan di bawah:

No Nama Hubungan dengan pihak tender Hubungan dengan Bank Negara Malaysia

1.2.

*Ahli Keluarga Yang Rapat merujuk pada pasangan, anak-anak dan pasangan-pasangan mereka, ibu bapa, mertua, saudara kandung, pasangan dan anak-anak mereka

** Kakitangan Pengurusan Utama didefi nisikan sebagai ahli Lembaga Pengarah, Gabenor, Timbalan-Timbalan Gabenor, Penolong-Penolong Gabenor dan yang setara dan Pengarah-Pengarah/Ketua Jabatan.


BAHASA MALAYSIA

LAMPIRAN 2

Saya dengan ini mengisytiharkan bahawa saya telah membaca dengan teliti dan melengkapkan borang ini dengan sendiri dan memberikan maklumat semasa dan tepat sepanjang pengetahuan saya. Penandatangan

Nama penandatangan

Kedudukan dalam Syarikat Pemohon Tender Tarikh:


BAHA

SA M

ALAY

SIA LAMPIRAN 2

UNTUK KEGUNAAN RASMI SAHAJA

(BORANG PERLU DIHANTAR KE JABATAN MODAL INSAN STRATEGIK (JMIS))

Pengesahan penerimaan oleh:

Penandatangan

Nama

Tarikh

Sekiranya pemohon tender mempunyai kaitan dengan Kakitangan Pengurusan Utama Bank, satu salinan borang ini perlu dihantar kepada Unit Sekretariat Lembaga Pengarah.

Pengesahan penerimaan oleh:

Nama dan Penandatangan

Jabatan Unit Sekretariat Lembaga Pengarah

Tarikh

VENDOR CODE OF CONDUCT

ENGL

ISH

Prepared byStrategic Management DepartmentBank Negara Malaysia

vendor - central bank of malaysia · obligations under the vendor(s) agreement with the bank, the...

Documents