vda 6.3 swe kpl v14 - bect quality ab · processrevision vda 6.3 utgåva 2010 sida 1 andra...

Processrevision vda 6.3 utgåva 2010 Sida 1

Andra fullständigt reviderade utgåvan. Juni 2010 VDA – „Verband der DeutscheAutomobilindustri“.

Förord

De allt större kraven i hela kedjan från kund till leverantör driver den nuvarandekvalitetsstyrningen av företag med till och alltmer komplexa uppgifter.

Högre förväntningar på produkter kräver robusta processer som måste varasäkra i hela tillverknings- och distributionskedjan.

Tiden mellan koncept för en ny produkt och tillverkningen av den blir allt kortareoch detta innebär att arbetsprocesserna i alla delar av företaget måste fungeraparallellt i allt större grad. Detta ställer i sin tur större krav på de inblandadeorganisationerna, deras processer (produktframtagning, ledning och stöd) och desspersonal.

Organisatoriska processer måste därför ständigt övervakas och förbättras så attde är säkra, och om avvikelser förekommer, använda lämpliga loopar förstyrningen av genomförande av korrigerande åtgärder.

Ett viktigt instrument för övervakning av processer är processrevision, som är enintegrerad del av VDA-strategin: "Kvalitetsstandarder för den tyska bilindustrin (VDA6)" som kan betraktas från följande illustration.

Det råder enighet mellan biltillverkare och underleverantörer beträffande utförandetav revisioner enligt denna publikation.

Följande företag har medverkat i framtagningen av originalpublikationen:

Audi AG, Ingolstadt

Continental AG, Ingolstadt

Daimler AG, Stuttgart

Dr. Ing. h.c. F. Porsche AG, Stuttgart

Harman Becker Automotive Systems GmbH, Karlsbad

Knorr-Bremse Systeme för Nutzfahrzeuge GmbH, Munich

Robert Bosch GmbH, Stuttgart

Rollax GmbH & Co. KG, Bad Salzutlen

Volkswagen AG, Wolfsburg

ZF Sachs AG, Schweinfurt

Andra granskningsmetoder (t.ex. programvarurevision med hjälp avAutomotive SPICE) är användbara, beroende på produkt och kan användassom komplement till denna handbok. Specifika frågor om miljöstyrning samtoch hälsa & säkerhet på arbetsplatser omfattas inte, eftersom dessa har egnasystem för övervakning, inklusive standarder som täcker kraven.

Endas

t utka

st


Ett ytterligare mål i utarbetandet av denna nya utgåva har varit att ta hänsyn tillbefintliga VDA publikationer, i synnerhet "Mognadsgrad för nya produkter” och"Robusta produktionsprocesser (RPP)".

Originalet utgiven i Berlin, Maj 2010

Förord till den svenska utgåvan.

Denna utgåva är baserad på den engelska översättningen från det tyskaoriginalet. De begrepp som förekommer har anpassats till motsvarande svensktordval. i tveksamma fall hänvisas till den tyska originalutgåvan.

I denna utgåva har avsnitt 8 (Processrevision på tjänsteprocesser) medvetetutelämnats eftersom avsnittet är under revision av VDA-QMC.

De bilder som förekommer i texten har översatts till svenska, men de bilder somhärrör från bedömningsformuläret (MS Excel) har behållits på engelska eftersomdet i de flesta fall kommer att vara den version som används.

Katrineholm Juli 2015.

BeCT Quality AB

Gunnar Bergstedt

Endas

t utka

st


Produkt-/Processutveckling, Serieproduktion, Kundservice. ............................. 1

1 Introduktion......................................................................................... 4

2 Riktlinjer för användning av processrevisioner .......................................... 5

3 Krav på revisorer .................................................................................. 7

4. Revisionsprocessen................................................................................. 9

5 Analys av möjlig leverantör (P1)........................................................... 32

6 Bedömning/Analys .............................................................................. 34

7 Användning av frågor (delkrav P2-P7) ................................................... 42

8. Frågor................................................................................................. 45

10. Riktlinjer för poängbedömning.............................................................118

Endas

t utka

st


Standarden för processrevisioner VDA 6.3 utgåva 1998 har med denna versionförnyats helt, med målet att förnya beskrivningen av processrevisioner, göradem mer exakta och anpassa dem till förändrade krav inom fordonsindustrin.

Processer skall analyserad fullständigt för att därmed förbättra möjligheten attuppomfatta risker och brister i arbetsoperationer/arbetsprocesserna och derasgränssnitt.

Del A från 1998 har reviderats helt och utvidgats till att omfatta ytterligareprocesselement som exempel analys av möjliga leverantörer och av projektledning.Innehållet i del B (1998) har gjorts mer exakt och utökats med syftet att uppnåmaximal upprepa erkännande.

Riktlinjerna för fastställande av klassificering har utökats. Frågor med särskildberöring av produkt och processrisker identifieras tydligt (*) ochklassningsnivåerna har minskats till A, B, eller C.

I tillägg till de frågor som finns i denna publikation, rekommenderas det attdatabaser skapas för att möjliggöra adekvat support för relevanta delar avprocess och produktkrav.

Endas

t utka

st


2.1 Områden för tillämpning av processrevisioner

Process revisioner kan utföras internt såväl som externt under hela produktenslivscykel. Förteckningen över frågor i avsnitt 8 är konstruerad på ett sådant sättatt den kan användas för små och medelstora företag såväl som för storakoncerner.Som framgår av Fig. 1, varierar de olika faserna för en produkt mellan olikaorganisationer i framtagningskedjan.

Figur 1. Produktframtagningskedja för olika organisationer

Fig. 2 visar hur enskilda frågor om processens delar kan anpassas till enprodukts livscykel, oberoende av var framtagningskedjan som processen finns.Denna illustration kan variera, beroende på organisationens utseende.

Figur 2. tillämpbara frågor för olika faser i framtagningskedjan

Endas

t utka

st


2.2 Begränsningar av processrevisioner – Analys av potential.

Som framgår av Fig. 2, kan en potential analys (P1) utföras innan ett projektlanseras. Vid dessa tillfällen kan en processrevision av i begränsad omfattninggenomföras för att bedöma möjliga leverantörer som är lämpliga för framtidaserieproduktion/serieleverans. Eftersom dessa är enbart möjliga leverantörer,måste granskningen måste grundas på andra processer/produkter än de somsenare kommer att vara aktuella och därför bör dessa produkter vara jämförbaramed den produkt som skall levereras. Analysen av potentialen kan likvälaccepteras av alla parter, där produkter och tekniker är jämförbara (se avsnitt5).

2.3 Identifiering av risker

I en process revision, är effekten av de individuella processerna på produktenavgörande, och bedömningen måste därför göras från utgångspunkten av vilkarisker som kan förekomma för produkten. Därför måste de möjliga riskerna inomprocessen fastställas så tidigt som möjligt vid förberedelserna för revisionen (seockså avsnitt 4.3), så att de kan bedömas på lämpligt sätt i genomförandet avrevisionen.

En metod för bedömning av risker är “sköldpaddsmetoden”; se figur 3.

Figur 3. Sköldpaddsmodellen

Sköldpaddsmodellen ger först och främst en förklaring av hur insats (input)omvandlas till resultat (output) processen. Detta förklaras genom att övervägaföljande frågor:

På vilket sätt fungerar processen? Vilka funktioner/områden/personal stöder/supportar processen? Med vilka hjälpmedel utförs processen (materialresurser)? Med vilken verkan utförs processen (grad av verkan och effektivitet)?

I ett andra steg fastställs de potentiella risker som härrör från dessa frågor.Dessa risker ska sedan utvärderas i revisionen, så att de är tillräckligt små.

Endas

t utka

st


3.1 Kvalifikationskrav på revisorer

Kvaliteten på resultaten av en revision är i mycket hög grad beroende avrevisorernas kvalifikationer. Kriterierna för revisorer framgår nedan.

Internrevisorer

Internrevisorer utför processrevisioner internt, men har inte direkt kontakt medkunder eller leverantörer.

Tekniska kompetenskrav

Internrevisorer ska ha grundläggande kunskap om kvalitetsledning (vara familjärmed aktuella krav och standarder) och ha kunskap om de specifika produkternaoch processerna. Internrevisorer ska också ha intyg på deltagande i VDA 6.3utbildning med godkänt resultat.

Erfarenheter

Minst tre års erfarenhet av industriellt arbete, gärna inom tillverkande företag ifordonsbranschen. Innefattande minst ett år i kvalitets- och/eller processledning.

Revisorer för leverantörsbedömningar

Kvalifikationskraven nedan gäller för revisorer som ska utföra interna ellerexterna processrevisioner som kan gränsa till kunder eller utföras påleverantörer.

Tekniska kompetenskrav

God kunskap om kvalitets-eller processledning, och goda kunskaper om specifikaprodukter och processer. Certifiering som revisor (t ex mot EOQ krav).Deltagande i VDA 6.3 utbildning med godkänd certifiering.

Erfarenheter

Minst fem års erfarenhet av industriellt arbete, gärna inom tillverkande företag ifordonsbranschen. Innefattande minst två år i kvalitets- och/eller processledning.

3.2 Uppförande och uppträdande

Processrevisorer (i fortsättningen kallade ”revisorer”) måste utöva sinyrkesmässiga kompetens och sitt omdöme, och ta lagkrav och författningskrav ibeaktande för att upprätthålla principer om ärlighet och respekt.

Revisorer måste kontinuerligt utveckla sin tekniska kompetens i enlighet medden senaste utvecklingen för respektive område och för fordonsbranschen.

Revisorer måste vid varje tillfälle uppträda på ett sådant sätt att den allmännauppfattningen om organisationen (företaget) inte riskerar att påverkas negativt.

Endas

t utka

st


Revisorer får inte acceptera uppdrag, eller avtal som innebär en risk för jäv ellerintressekonflikt med hänsyn till arbetets omfattning. Revisorer får inte accepterauppdrag eller avtal som innebär en jävssituation eller intressekonflikt som iförhållande till normala arbetsuppgifter eller andra förhållanden som skulle kunnainnebär att revisionens genomförande kan ifrågasättas.

Revisorer ska åta sig att upprätthålla strikt sekretess beträffande konfidentiellinformation (till exempel know-how) som de fått i sin yrkesmässiga verksamhet.Denna åtagande gäller dock inte när en lag kräver att information som normaltär sekretessbelagd lämnas måste lämnas ut till t ex myndigheter.

Revisorer får inte på ett hantera den information som de får vid en revision på ettomoraliskt, oetiskt, oärligt eller oprofessionellt sätt så att de själva kan dra fördel avdet eller så att annan 3:e part kan dra fördel av detta.

Endas

t utka

st


Revisorer får inte på ett oärligt sätt använda den information som de fått i sinverksamhet, varken till egen fördel eller till förmån för tredje part.

Fig. 4: Revisionsprocess

Detaljer beträffande genomförande av en “Möjlighetanalys” finns beskrivet i avsnitt5.

Endas

t utka

st


4.1 Revisonsprogram

4.1.1 Gör ett revisionsprogram

Insats Processteg Resultat Revisionskrav

Revisionsprogram

Tidsram

Revisorer

Nuvaranderevisionsprogram

Erfarenheter fråntidigare revisioner

Målsättning

Revisioner planeras i enlighet med dess betydelse och med företagets internakrav. Kvalificerade revisorer används för att uppnå detta mål.

Ansvar

Den person som ansvarar för genomförandet av revisionen gör upp programmetför den fastställda perioden.

Beskrivning

Antalet revisioner fastställs och prioriteras av den person som ansvarar förrevisionsplanen. Efter det samarbetar den personen med kunden (och då såtillämpligt, de delar av organisationen som skall revideras) för att bestämmadetaljerna för genomförandet vilket innefattar:

Revisionens huvudsakliga fokusområde Tidpunkt för genomförande (vecka) Antal revisionsdagar Detaljer för vilka revisorer som skall utnyttjas och t ex processexperter.

I tillägg till teknisk kompetens och neutralitet bör valet av revisorer även tahänsyn till språkkunskap, känsla för företagskultur och kulturella skillnader inomorganisationen.

En person som är ”expert” inom det område som ska revideras bör också ommöjligt medverka för att vara behjälplig vid processpecifika frågeställningar. Denpersonen behöver inte nödvändigtvis vara VDA-revisor. Efter att revisionsplan enhar färdigställts ska den fastställas av ledningen.

Endas

t utka

st


MetodRevisionsplan

4.1.2 Anpassa programmet

Insats Processteg Resultat

Förändringar sompåverkargenomförandet avrevision

Revisionsprogram Uppdaterad

resursplanering

MålsättningEn revisionsplan som alltid är aktuell med hänsyn till förändringar.

Ansvar

Den person som ansvarar för revisionsplaneringen ser till attrevisionsplanen alltid hålls aktuell och att resursbehovet anpassas tillplanen

BeskrivningAktuella kvalitetsproblem i produktion eller i leverantörsprocesserna,lansering av nya produkter eller ändrade prioriteringar kan innebära ettbehov av nya eller ändrade revisioner vid vilket tillfälle som helst.

Genom hela processen för validering av revisionsplanen, måste den personsom ansvarar för revisionsplanen se till att de extra revisioner som behövsinkluderas i programmet. De befintliga resurserna måste anpassas till attkunna möta nya eller förändrade behov. För att kunna åstadkomma dettamåste den person som ansvarar för detta uppdatera revisionsplanen ochresurs behovet innan det gör överenskommelser med de organisationersom ska revideras och de som ansvarar för revisionsavtalet.

Metod/DokumentationUppdaterad revisionsplan

Endas

t utka

st


4.2 Revisionsavtal

4.2.1 Klargör bakgrund med kund


Orsak tillrevision

Revisionsprogram Revisionsavtal

Målsättning

Att implementera de krav som fastställts av den organisation (body) somgjort avtalet i form av ett detaljerat revisionsavtal. Exempel på anledningartill att göra en revision och ett revisionsavtal är:

Fastställa/Bedöma/Godkänna nuvarande status/nivå

Analysera/Bedöma risker

Kvalificera/Uppmuntra/Förbättra

Granska effektivitet av åtgärder från tidigare revision

Eskalering av tidigare beslutade åtgärder.

AnsvarDen person som ansvarar för revisionsplanen (revisionsledare) med stöd avkund. End

ast u

tkast


Beskrivning

En revisor måste känna till orsaken för att göra ett ”avtal”, som kan varat ex:

Anledning till revision Revisionstyp

Pla

nera

d Händels

e-s

tyrd

Inte

rn-

revis

ion

Exte

rn-

revis

ion

Pro

cess

revis

ion

Levera

ntö

rs-

analy

s”S

pecia

l”

Ny leverantör X X X X X

Ny teknik X X X X X

Ny tillverkningsplats X X X X

Nya krav (kund, standard,författning mm) X X X X X X

Ändringar i lednings-, huvudeller stödprocesser X X X X

Ändringar förorsakade avyttre processer X X X

Kvalitetssäkring avproduktframtagning ellerprocessgodkännande

X X

Organisationsändringar X X X X X

Kontinuerlig övervakning avproduktion eller organisation X X X X X

Väsentliga mål som inteuppnåtts. X X X X X

Kundklagomål X X X X X

Produktionsbortfall X X X X X

Höjd eskaleringsnivå avtidigare ”fall” från t ex kund. X X X X

Periodisk övervakning somdel i övergripande program X X X X

Ständig förbättringsprocess X X X X

Metod/DokumentationEj tillämpbart

Endas

t utka

st


4.2.1 Gör upp ett avtal


Orsak tillrevision

Revisionsprogram Revisionsavtal

MålsättningFramställa ett revisionsavtal med all den information som krävs för att på ettstrukturerat sätt kunna genomföra/verkställa revisionen

AnsvarMottagaren (kunden) med stöd av den person som är ansvarig förrevisionsplanen

Beskrivning

Följande faktorer bör tas hänsyn till i ett revisionsavtal

Orsak till revisionen Se föregående tabell

Målsättning (med revisionen)

RevisionstypExtern/Intern revision. Analys avpotential. Specialrevision etc.

Plats Intern/extern

Revisionsgrupp Revisorer, Experter

OmfattningProcesser, produkter,Tillverkningsoperationer, Gränssnitt,Utlagda Processer mm

Mottagare (kund)

Tidpunkt/Datum Önskat datum

Avtalsdatum

Kommentarer

Väsentliga dokumentTester/Inspektioner, Författningskrav,Produktkrav, ViktigaÖverenskommelser, Avtal etc.

Historik Bakgrund, Övrig information

Metod/Dokumentation

Revisionsavtal (blankett)

Endas

t utka

st


4.3 Revisionsförberedelser

4.3.1 Fastställ revisionsgrupp


Revisionsavtal

Processdokument Revisionsgrupp

Målsättning

Utse en revisionsgrupp med lämpliga kvalifikationer

Ansvar

Revisionsledaren utser den slutliga revisionsgruppen och organiserarrevisionen.

Beskrivning

Revisionsgruppen utses baserat på revisionsavtalet, annan relevant informationsom finns i samband med planering av revisionen i enlighet med revisionsplanen

I tillägg till den allmänna förmågan hos revisorer och teknisk expertis den (seavsnitt 3.2 – ”Uppförande”), skall hänsyn tas till revisorernas kvalifikationer, isynnerhet teknisk sådan. En processpecialist bör finnas att tillgå för attunderstödja revisionsgruppen med processpecifika frågeställningar. Den personenbehöver dock inte vara processrevisor enligt VDA-krav.

Metod/Dokumentation

Uppförandekrav (se 3.2); Revisionsavtal.

Endas

t utka

st


4.3.2 Samla in information


Revisionsavtal

Revisionsgrupp

Information

Dokument

Sammanställd information

Målsättning

Revisionsgruppen har tillgång till all relevant information som krävs för attplanera revisionen.

Ansvar

Revisionsgruppen med stöd av mottagaren och den organisation som skallrevideras.

BeskrivningDen information som samlas in före revisionen ska tydligt kunna visaprocessen såväl som samspel och gränsytor mellan processerna. Följandedokument kan i högre eller lägre utsträckning vara tillämpliga:

Organisationsscheman

Processflöden

Styrplaner (för produktion)

FMEA

Standarder

(Krav)specifikationer

Kundspecifika krav

Produktkrav (ppm, t ex)

Processbeskrivningar

Kvalitetstyrningsplaner/Kvalitetssäkringsplaner

Revisionsresultat (interna eller externa)

Åtgärdsplaner från tidigare revisioner

Resultat från andra tidigare bedömningar

(Kund)klagomål, kundreturer etc.

”Layouts”

Projektplaner

Förbättringsplaner

Metod/Dokumentation

Ej tillämpbart

Endas

t utka

st


4.3.3 Begränsa revisionen och fastställ fokus


Revisionsavtal

Revisionsgrupp

Information

Processbegränsningar

Processteg

Fokusområden

Målsättning

Att processen begränsas och bryts ned så att den effektivt kan granskas motde fokusområden som specificerats.

Ansvar

Revisionsgruppen

Beskrivning

Det första steget i att effektivt begränsa revisionen är att definiera start- ochslutpunkter för processen. Det andra steget är att bryta ned processen i separataoperationer på ett sådant sätt att de kan revideras som separata delar.

Det är väsentligt att ansvaret för de olika delarna tydliggörs så att eventuellaavvikelser eller observationer kan adresseras korrekt.

Nedbrytningen av processen kan baseras på befintlig dokumentation, t exflödesscheman, men det kan också göras oberoende av befintlig dokumentation avrevisionsgruppen. Riskerna i processen måste baseras på den information somsammanställts vid tidigare revisioner.

Revisorn fastställer huvudsakliga fokus-/intresseområden där han/hon förväntarsig finns de största riskerna för produkt eller process. En metod att göra detta påär ”sköldpadds-metoden”

Följande undersökningar kan göras beroende på innehåll och omfattningen avrevisionsavtalet och de möjliga risker som har identifierats.

Undersökning av processflöde

Revisionen utförs genom att följa det värdeskapande flödet. Olika insatser (krav)för processerna specificeras beroende på relevansen och granskningen/revisionenbegränsas/anpassas till deras betydelse i processkedjan och vidare operationer iprocesskedjan.

Undersökning av gränssnitt

Gränssnitten mellan två (eller flera) processer med olika uppgifter skallundersökas med särskilt fokus på ansvar, kommunikation, transporter ochinformationshantering.

Dessa två undersökningar (processflöde och gränssnitt) kan kombineras

För att begränsa tillverkningsprocesserna kan omfattningen av revisionen brytasned i individuella processteg/operationer eller produktgrupper (se figur 5.A).produktgrupper kan innehålla en eller flera processteg/operationer.

Metod/Dokumentation

Ej tillämpbart

Endas

t utka

st


4.3.4 Förbered checklistor och revisionsplan


Revisionsavtal

Processgränser

Processteg/-

Operationer

Fokusområden

Revisionsprogram

Checklistor

Målsättning

Framtagning av specifika checklistor baserat på den tidigare gjordaöverenskommelsen om omfattning.

Ansvar

Revisionsgruppen

Beskrivning

Från den information som har erhållits och företagets egna databaser, utvidgar ochslutför revisionsgruppen de krav (minimum) som krävs i förteckningen över frågori VDA 6.3 (avsnitt 8).

Om någon del inte kan tilldelas en befintlig fråga på ett logiskt sätt, kan ytterligarefrågor adderas till förteckningen över frågor. Detta kan dock betyda att resultateninte blir jämförbara med andra revisioner och över tid. i dessa fall måsterevisionsmatrisen anpassas till de nya förhållandena

I överenskommelse med den reviderade organisationen skall revisionsgruppengöra ett revisionsprogram som till minsta del skall innehålla:

Deltagare Namn på revisorerna Den reviderade organisationens funktionella placering Revisionens omfattning (innefattande tid för rapportering) Plats för revisionen Processteg/Produktgrupper

Hänsyn måste tas till de raster som förekommer i processerna (t ex lunchraster)när revisionsprogrammet görs. Hänsyn måste även tas till språkliga förhållandenoch kulturella skillnader, skifttider och tider för förflyttning mellan olika delar avorganisationen.

Metod/Dokumentation

Revisionsprogram och checklistor

Endas

t utka

st


4.4 Genomförande

4.4.1 Inled diskussionerna och kommunicera revisionens mål.


Organisation som skallrevideras

Revisionsprogram

Revisionsgrupp

Checklistor

Aktuell tidsplan

Kontaktpersoner

Målsättning

Tydliggöra målsättning i genomförandet av revisionen

Ansvar

Revisionsledaren

Beskrivning

Den inledande diskussionen ska genomföras med ledningen för den revideradeorganisationen. Målet med revisionen ska presenteras, tillsammans medomfattningen och villkoren för revisionen (begränsningarna). Revisionsprogrammetska bekräftas och revisionsledaren förklarar översiktligt de revisionsaktiviteter somplanerats. Planen för genomförande granskas och korrigeras om så är nödvändigtsamtidigt som datum/tidpunkt för slutmötet stäms av.

De processdelar som skall revideras kan delta på den inledande diskussionen medrepresentanter. Revisorerna presenterar sig och förklarar sina roller vid revisionen.Kontaktpersonen mellan revisionsgruppen och den reviderade organisationen utses.

Processen för framtagning av revisionsrapport presenteras, tillsammans med derutiner som ligger till bakgrund för rapporteringen. Sekretessregler presenteras ochden reviderade organisationen bekräftar tillgänglighet beträffande mötesrum etc. förrevisionsgruppen. Behov av personlig skyddsutrustning ska klargöras.

Metod/Dokumentation

Ej aktuellt.

Endas

t utka

st


4.4.2 Genomför revisionen


Checklistor

Tidplan

Kontaktad personal

Dokument

Bevis

Revisionsanteckningar

Målsättning

Fastställande av kvalitetsläget, med hänsyn taget till revisionsplanen och aktuellsituation på platsen.

Ansvar

Revisionsgruppen

Beskrivning

Revisorn analyserar om det reviderade området har implementerat de krav ochvillkor som har fastställts av organisationen (ledningen), från kundkrav och frånstandarder och lagar. Undersökningen utförs genom att ställa frågor utifrån denkronologiska ordningsföljden av aktiviteter i processen, hämtad från frågelistan ochandra checklistor som förberetts för revisionen. Revisorn skall vid dessa tillfällenställa s.k. öppna frågor (se ”sekvenspyramiden” i avsnitt 7.1)

Baserat på konkreta exempel och bevis måste revisorn undersöka tillämpning ochverkan av processen. Som en allmän regel, bör diskussionen börja med allmännafrågor och övergå till mer detaljerade/specifika frågor.

Revisorn genomför en slumpmässig kontroll av implementeringen av instruktioner,rutiner och protokoll/resultatdokument med hjälp av stickprov som är relaterade tillprocessen och/eller produkten, genom att undersöka tillämpliga dokument/resultat.Eventuella observationer noteras.

De anställda skall medverka vid revisionen genom frågorna och deras svar skallsedan jämföras med dokumentationen i ledningssystemet. Alla avvikelser(observationer) skall kommuniceras på plats med berörd personal.

Revisionsgruppen bör träffas vid regelbundna tillfällen under revisionen för att utbytainformation, bedöma revisionens genomförande och om nödvändigt planera om ochfördela om uppgifterna inom gruppen.

Revisionsprogrammet skall verifieras regelbundet av revisionsgruppen beträffande tidför genomförande och om nödvändigt justeras i överenskommelse med denreviderade organisationen.

Endas

t utka

st


Avbrytande av revision

En revision kan avbrytas efter överenskommelse inom revisionsgruppen vid tex följande tillfällen:

Vägran att tillhandahålla nödvändig information vid revisionen Tydligabrott mot lag(ar) eller förordning (oavsett område)

Vägran att tillåta tillträde till område som är relevant för genomförandeav revisionen trots överenskommelse

Otillräckliga förberedelser inför revisionen av den revideradeorganisationen

Presentation av uppenbart irrelevant, oklar eller osann information.

Ett beslut om att avbryta en revision måste vara välgrundat och fastställt.Iakttagelser eller brister som noterats fram till beslut om avbrytande måstedokumenteras.

Den reviderade organisationen avgör när revisionen ska återupptas ihändelse av att den avbryts.

Metod/Dokumentation

Avsnitt 8 – Frågelista

Databaser, checklistor

Endas

t utka

st


4.4.3 Initiera omedelbara åtgärder


Bevis

Noteringar

Avvikelserapporter

Korrigerandeåtgärder som harinitierats

Målsättning

Att förebygga vidare spridning av en allvarlig brist (kundreklamation,fordonshaverier, funktionsbortfall, fel på säkerhetskritisk artikel, kritiska egenskapermm)

AnsvarRevisionsledaren är ansvarig för att se till att omedelbara åtgärder vidtas omallvarliga brister konstateras.

Beskrivning

Fakta som identifierar allvarliga risker måste omgående påpekas för den revideradeorganisationen utan fördröjning så att relevanta åtgärder omgående kan vidtas.

Om allvarliga brister noteras, skall den reviderade organisationen initiera omedelbaraåtgärder. Införande av dessa aktiviteter bekräftas (av revisionsledaren) och påbörjasinnan revisionen avslutas.

Metod/Dokumentation

Revisionsrapport

Endas

t utka

st


4.5 Utvärdering

4.5.1 Genomför bedömning enligt värderingsmallen


Revisionsresultat

Revisionsplan

Individuella frågor ifrågelistan

Avvikelser ochobservationer

Kvantifieradbedömning

Målsättning

Den kvantitativa bedömningen visar/avslöjar processens kvalitativa kapabilitetsstatusunder övervägande.

Möjligheter att jämföra revisionsresultaten säkerställs och ändringar som gjortssedan föregående revision kan noteras som ett resultat av ständiga förbättringar.

Ansvar

Revisionsledare och revisionsgrupp

Beskrivning

Baserat på resultaten/observationerna vid revisionen bedömer och analyserarrevisionsgruppen de individuella frågorna som finns beskrivna i avsnitt 6. Basen förbedömningen är om kraven har uppnåtts/uppfyllts i tillräcklig omfattning och om detfinns risker i verksamheten. Om någon av frågorna inte kan besvaras, skall skälen fördessa noteras.

Bedömningen av de individuella frågorna leder sedan fram till den slutligabedömningen för hela revisionen (se avsnitt 6).

Metod/Dokumentation

Bedömingsformulär (avsnitt 9)

Riktlinjer för bedömning (avsnitt 10)

Endas

t utka

st


4.5.2 Besluta om ev uppföljning


Revisionsbedöming

Klassificering

Avvikelserapport

Besluta ombehov avuppföljnings-revision

Målsättning

Besluta om uppföljning ska göras baserat på de avvikelser och observationer somgjorts vid revisionen

Ansvar

Revisionsledaren

Beskrivning

Organisationen måste specificera under vilka omständigheter som enuppföljande revision är nödvändig. Villkor för när en revision bör upprepas är:

Kravnivå kan inte uppnås

Risker som är knutna till kritiska processer

Kravnivå för enskilda frågor kan inte uppnås (0 poäng)

Röd ljus i ”trafiksignal”

Upprepad revision måste genomföras inom en specificerad tidsperiod. Inom dennatidsperiod måste organisationen genomföra åtgärder för att eliminera avvikelsen påett verkningsfullt sätt.

Det är inte acceptabelt att en upprepad revision enbart undersöker om de avvikelsersom konstaterades vid den föregående revisionen har åtgärdats på ett verkningsfulltsätt.

Metod/Dokumentation

RevisionsrapportEndas

t utka

st


4.6 Redovisning av resultat

4.6.1 Håll en avslutande diskussion/presentation


Avvikelser/Observationer

Bevis

Noteringar avseendedokument som granskats

Rapport med fokuspå revisionsavtalet

Resultatbeträffandekvalitetsnivå(förmåga/-kapabilitet)

Beslut omuppföljanderevision

Målsättning

Vid den avslutande diskussionen vid revisionens avslutning skall en rapportpresenteras för den reviderade organisationen och dess representanter, med fokuspå:

Rådgivning angående resultat och observationer vid revisionen

Klargörande av områden som varit oklara vid revisionen

Specificering av nästa steg som exempelvis datum för stängning av avvikelseroch genomförande av uppföljningsrevision (om nödvändigt)

Motivering av personal för att genomföra korrigerande åtgärder.

Ansvar

Revisionsledaren

Beskrivning

Följande områden är obligatoriska vid förberedelser av avslutningsdiskussion

Inbjudning av deltagare som har deltagit enligt revisionsprogrammet

Ordna med plats för alla deltagare och tillgång till presentationsutrustning

Presentation av resultat

Endas

t utka

st


Den avslutande diskussionen skall innehåll:

Presentation av resultat

Presentation av status på de omedelbara åtgärder som har vidtagits i enlighetmed tidigare avsnitt

Specifikation av ytterligare rutiner för revisionen

Specifikation av distribution av revisionsrapport

Överenskommelse om vidareförmedling av information inom företagetoch/eller till tredje part.

Avslutande kommentarer från ledningen av den organisation som reviderats.

Metod/Dokumentation

Ingen

Endas

t utka

st


4.6.2 Skriv en revisionsrapport


Noteringar avseendeobservationer(positiva/negativa)

Noteringar angåendegranskade dokument

Personal som deltagit irevisionen

Revisionsrapport

Målsättning

Sammanfatta genomförandet av revisionen med exakta och tydliga bevis.

Ansvar

Revisionsledare/revisionsgrupp

BeskrivningRevisionsrapporten skrivs tillsammans inom revisionsgruppen och består av:

Försättsblad

Uppgifter om de dokument som granskats vid revisionen

Förklaringar beträffande revisionens upplägg/schemaläggning

Revisionens agenda/Revisionsprogram

Processbeskrivningar, om så är nödvändigt (som förklaring)

Försättsbladet skall innehålla

Revisionsrutinen

Väsentliga interna och extra krav som legat till grund för revisionen

Detaljerad information om den enhet och de processer som granskats inklusive deprodukter och kundspecifika krav som granskats

Revisionsresultat

Sammanfattning av noteringar

Obligatoriskt: Avvikelser och områden som är i behov av förbättring

Frivilligt: Positiva iakttagelser och förbättringsmöjligheter

Tidplan för åtgärder

Revisionsrapporten får inte innehålla några andra avvikelser och observationer ände som redogjorts för vid den avslutande diskussionen.

Metod/Dokumentation

Revisionsrapport (mall)

Endas

t utka

st


4.6.3 Signera och publicera rapporten


Revisionsrapport Frisläppt

revisionsrapport

Målsättning

Syftet med att revisionsrapporten signeras/undertecknas är:

InterntRapporten blir officiell och giltig efter signering av revisionsledaren

Leverantörsrevision/ExterntRapporten blir frisläppt och giltig efter att revisionsledaren signerat den. Vidleverantörsrevisioner måste den även signeras av leverantörens representant innanden distribueras.

Ansvar

Revisionsledaren

Beskrivning

N A

Metod/Dokumentation

Revisionsrapport

Endas

t utka

st


4.7 Utvärdering och avslutning

4.7.1 Fastställ åtgärdsplan


Frisläppt revisionsrapport Åtgärdsplan

innehållande orsaker,tidplan och ansvar

Målsättning

Orsaker, åtgärder, ansvar och tidpunkt för åtgärdande har tilldelats till enacceptabel nivå

Ansvar

Den reviderade organisationen

Beskrivning

Åtgärdsplanen måste fastställas inom en rimlig tidsperiod i överenskommelsemed revisorn/revisionsledaren och innehålla alla de aktiviteter,ansvarsuppgifter och tidpunkt för avslutande för att eliminera avvikelser iprocessen på permanent basis

Metod/Dokumentation

Mall för förbättringsprogram och åtgärdsaktiviteter.

Endas

t utka

st


4.7.2 Granskning av åtgärdplan


Åtgärdsplan (medorsaker, ansvar ochtidplan.

Granskad ochgodkändåtgärdsplan.

Målsättning

Att komma fram till en åtgärdsplan som är överenskommen och rimlig.

Ansvar

Revisor/revisionsledare

Beskrivning

Revisorn/Revisionsledaren granskar åtgärdsplanen avseende rimlighet,bedömer beslutar om åtgärderna är tillräckliga för att eliminera brister(granskning av dokument). Fokus skall här ligga på i vilken grad somåtgärderna är av permanent slag så att upprepning av fel förebyggs.

Godkännande av rimligheten beträffande åtgärderna, frigör inte organisationenfrån ansvar att se till att åtgärderna är verkningsfulla.

Om det finns oklarheter eller om det råder oenighet, skall revisorn begära attåtgärdsplanen kompletteras och förbättras. Om det inte kommer något svarfrån organisationen kan revisorn eskalera ärendet/revisionen

NOT

I synnerhet då det är fråga om en leverantörsrevision (2.a partsrevision) böreskalering bara tillgripas i särskilda fall och det bör endast utnyttjas dååtgärdsplan inte tillhandahålls eller är uppenbart orimlig. Eskalering bör dockvara överenskommen med leverantören som en del av ett avtal innanrevisionen påbörjas.

Metod/Dokumentation

Åtgärdsplan

Endas

t utka

st


4.7.2 Uppföljning av verkan


Granskad åtgärdsplan

Korrigerande åtgärder

Överenskommelse omuppföljningsrevision

Förbättrad process

Felfri produkt

Målsättning

Att avsluta och stänga ” loopen” genom att bevaka implementeringen och följaupp verkan av vidtagna åtgärder.

Ansvar

Den organisatoriska enhet som har blivit reviderad är ansvarig för införande avåtgärder. Den person som är ansvarig för processen är ansvarig för att följauppverkan av åtgärderna.

Beskrivning

Den reviderade organisationen är ansvarig för implementering av åtgärder ochden person som är ansvarig för processen måste följa implementeringen.Granskning av verkan av de överenskomna åtgärderna utförs huvudsakligen avden person som är ansvarig för processen.

Bekräftelse av verkan av de åtgärder som vidtagits ska dokumenteras iåtgärdsplanen med datum av den person som är ansvarig för processen sominformerar revisorn och även den organisation som övervakar åtgärderna omresultatet av uppföljningen.

Möjliga uppföljningsåtgärder om verkan av åtgärderna inte kan bekräftas är:

Eskalering Utvidgad problemanalys Uppföljningsrevision

Metod/DokumentationFöljande metoder kan (bland flera möjliga) användas för verifiering:

Stickprov Produktrevisioner Processrevisioner Kapabilitetsundersökningar (maskin eller process) Mellanliggande/Preliminär status Undersökning av (nedbrutna) nyckeltal före och efter implementering av

åtgärder (t ex ppm statistik, kundreturer, måluppfyllnadsgrad)

Endas

t utka

st


5.1 Målsättning och syfte med analys av möjlig leverantör

En analys av en möjlig leverantör utförs för att bedöma en ny, inte tidigare kändmöjlig leverantör, nya platser och tekniker och i förekommande fall, en nyorganisations möjligheter till utveckling och kapacitet (process), somförberedelse för ett beslut om att ingå ett leveransavtal. Analysen undersöker dedelar som anges och de angivna processerna som ingår i den inköpsprocessen.Analysen bedömer upplevelsen av den möjliga leverantörens möjligheter tilltillverkning av liknande produkter och potentialen i utveckling av produkter ochprocesser.

En analys av marknaden (tillgången) av möjliga leverantörer bör göras först(före genomförande av en “Möjlighetsanalys”) för att minska antalet möjligaleverantörer som bör analyseras.

Resultatet av en “möjlighetsanalys” kan resultera i något av följande:

En preliminär frisläppning för ett projekt En frisläppning av en leverantör under en begränsad tidsperiod, eller

produktgrupp En frisläppning av en leverantör för en begränsad kvantitet.

En “Möjlighetsanalys” med positivt resultat behöver inte leda till att avtal ingåsmed leverantören. Ett negativt resultat ska dock ”eliminera” möjligheten tillleveransavtal.

5.2 Förutsättningar

Eftersom leverantören inte har någon erfarenhet av kundens specifika krav idetta skede, kan en bedömning av en liknande process (om möjligt en produktfrån en konkurrent) genomföras för att ta fram en prognos som omfattar kvalitetoch kapabilitet. i förfrågnings/offertstadiet finns inget avtal mellan kunden ochden möjliga leverantören och därför måste som ett minimum överenskommelsergöras i följande aspekter:

• sekretess

• tillträde

• förmedling av resultat till tredje part.

5.3 Förberedelser

Information om leverantören innan en analys av potential förbereds är av högprioritet. Ett värdefullt medel för att få information är (utöver den egnaundersökningen) att be leverantören göra en egen bedömning.

Innehållet i en egenbedömning (SSA) kan vara:

Allmän leverantörsinformation/allmän leverantör data (plats, juridiska

sammansättning, storlek),

Endas

t utka

st

vda 6.3 swe kpl v14 - bect quality ab · processrevision vda 6.3 utgåva 2010 sida 1 andra...

Documents