universidad de guayaquil ingenierÍa en sistemas de calidad...

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE INGENIERIA QUÍMICA

INGENIERÍA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO

TESIS PREVIA A LA OBTENCION DEL TITULO:

INGENIERO EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO

TEMA:

“DISEÑO DEL PROCESO DE COMPRAS LOCALES EN DISMA C. LTDA.

BASADO EN LA NORMA ISO 9001:2015”

AUTORES:

MUÑOZ REYES JOSÉ ABRAHAM

PALOMINO CARRIEL CARLOS ESTEBAN

TUTOR:

Ing. DIANA MERCHÁN G.

GUAYAQUIL, MARZO

2018

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE INGENIERIA QUÍMICA

CARRERA INGENIERÍA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO

“DISEÑO DEL PROCESO DE COMPRAS LOCALES EN DISMA C. LTDA.


AUTORES:

MUÑOZ REYES JOSÉ ABRAHAM


TUTOR:

Ing. DIANA MERCHÁN G.

GUAYAQUIL, MARZO

2018


FACULTAD DE INGENIERÍA QUÍMICA


Acta de Aprobación del Trabajo de Titulación

Proyecto de Investigación

Tema:

“DISEÑO DEL PROCESO DE COMPRAS LOCALES EN DISMA C. LTDA. BASADO

EN LA NORMA ISO 9001:2015”

Trabajo de Investigación presentado por:

MUÑOZ REYES JOSÉ ABRAHAM,


Aprobado en su estilo y contenido por el Tribunal de Sustentación:

...............................................................................................

Lic. Alberto Paredes Ochoa.

Presidente del Tribunal

………………………………. …………………………

Ing. Georgina Pazan Eco. Johann Vega

Tribunal Principal Tribunal Principal

………………………………………

Ing., Diana Merchán G.

Director(a) del Proyecto de Investigación

MARZO 2018.

REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA

FICHA DE REGISTRO DE TESIS

TÍTULO Y SUBTÍTULO:

“DISEÑO DEL PROCESO DE COMPRAS LOCALES EN DISMA C. LTDA BASADO EN LA

NORMA ISO 9001.2015.”

AUTOR/ES:

José Abraham Muñoz Reyes

Carlos Esteban Palomino Carriel.

TUTOR:

Ing. Diana Merchán G.

REVISORES:

Docente Revisor 1

Docente Revisor 2

INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ing. Química

CARRERA: INGENIERIA EN SISTEMA DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO

FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.:

ÁREA TEMÁTICA:

PALABRAS CLAVES: Calidad, proveedores, clientes, Sipoc.

RESUMEN: Se realiza este trabajo para la obtención del título, el diseño del proceso de compras

locales en DISMA C.Ltda basado en la norma ISO 9001-2015, esta empresa se dedica a la

producción en sectores como la construcción, automotriz, hogar y cuidado personal ofreciendo una

gama de productos para cubrir la demanda de sus clientes, se tiene como fin mejorar el proceso de

compras realizando auditoria y evidenciando los problema que presenta dicho departamento.

Este proyecto busca beneficiar al proceso de compras locales proponiendo soluciones que se

ajusten al sistema de gestión implementado en la empresa a través del establecimiento de

políticas, procedimientos y guías para el cumplimiento de las propuestas establecidas en el

control del pronóstico con el fin de obtener beneficios en la organización, también mejorando la

forma de selección, evaluación para los proveedores y de esta manera poder obtener materia

prima, material de empaque que cumplan con lo requerido en el momento a tiempo.

N° DE REGISTRO (en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:

DIRECCIÓN URL (tesis en la web):

ADJUNTO PDF SI

NO

CONTACTO CON AUTORES:

José Abraham Muñoz Reyes

Carlos Esteban Palomino Carriel

Teléfono:

0986449063

0992966375

E-mail:

[email protected]

[email protected]

CONTACTO DE LA

INSTITUCIÓN

Nombre: ING GEORGINA PAZAN

Teléfono: 0968475324



INGENIERÍA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y

EMPRENDIMIENTO

CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD

Habiendo sido nombrada: Ing. Diana Merchán G. tutora del trabajo de titulación certifico que

el presente proyecto ha sido elaborado por: José Abraham Muñoz Reyes C.C: 0929791382, Carlos

Esteban Palomino Carriel C.C.:0916047715, con mi respectiva supervisión como requerimiento

parcial para la obtención del título de Ingeniero En Sistema de Calidad y Emprendimiento

Se informa que el proyecto: “DISEÑO DEL PROCESO DE COMPRAS LOCALES EN

DISMA C.LTDA BASADO EN LA NORMA ISO 9001:2015”, ha sido

Orientado durante todo el periodo de ejecución en el programa antiplagio (URKUND) quedando el

8% de coincidencias.

https://secure.urkund.com/view/16964445-251036-988649#DccxDglxDADBv6


Docente Tutora

CI.: 0907964490

















EMPRENDIMIENTO

CERTIFICADO DE REVISIÓN, REDACCIÓN Y ESTRUCTURA GRAMATICAL

Yo, Cinthia Soto Ortiz, Magíster con domicilio en la ciudad de Guayaquil, por medio

del presente trabajo tengo a bien certificar, que he revisado la Tesis de Grado elaborado por:

José Abraham Muñoz Reyes C.C: 0929791382, Carlos Esteban Palomino Carriel

C.C.:0916047715, previo a la obtención del título de tercer nivel Ingeniero en Sistemas de

Calidad y Emprendimiento.

TRABAJO DE TITULACIÓN:

“DISEÑO DEL PROCESO DE COMPRAS LOCALES EN DISMA C.LTDA BASADO EN

LA NORMA ISO 9001:2015”

La tesis revisada ha sido escrita de acuerdo a las normas gramaticales y de sintaxis

vigentes de la lengua española.

Lcda. Cinthia Soto Ortiz, Magíster

Gramatóloga

CI.:1309340915

Número de Registro SENESCYT: 1006-16-86073926

FACULTAD INGENIERÍA QUÍMICA

INGENIERÍA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO UNIDAD DE TITULACIÓN

Guayaquil,……………….. del 2018

CERTIFICACIÓN DEL TUTOR REVISOR

Habiendo sido nombrada: Ing. Diana Merchán Tutora del trabajo de titulación certifico que

el presente trabajo de titulación, elaborado por: José Abraham Muñoz Reyes C.C:

0929791382 y Carlos Esteban Palomino Carriel C.C.:0916047715, con mi respectiva

supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de Ingeniero en Sistemas

de Calidad y Emprendimiento en la Carrera de Ingeniería en Sistemas de Calidad y

Emprendimiento /Facultad de Ingeniería Química, ha sido REVISADO Y APROBADO, en

todas sus partes, encontrándose apto para su sustentación.

_______________________________


CI.: 0907964490



UNIDAD DE TITULACIÓN

Guayaquil, ……………….. del 2018

Sr. Ing. Jaime Fierro Aguilar

DIRECTOR DE ISCE

FACULTAD INGENIERIA QUIMICA


Ciudad. - De mis consideraciones:

Envío a usted. el Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación

“DISEÑO DEL PROCESO DE COMPRAS LOCALES EN DISMA C. LTDA BASADO

EN LA NORMA ISO 9001:2015”, indicando que ha (n) cumplido con todos los parámetros

establecidos en la normativa vigente:

El trabajo es el resultado de una investigación. El estudiante demuestra conocimiento profesional integral. El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento. El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.

Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del

trabajo de titulación con la respectiva calificación.

Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines

pertinentes, que el (los) estudiante (s) está (n) apto (s) para continuar con el proceso de revisión final.

Atentamente,


Docente Tutora

CI.: 0907964490


INGENIERÍA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO UNIDAD DE TITULACIÓN

LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL

USO NO COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACADÉMICOS

Nosotros, José Abraham Muñoz Reyes C.C: 0929791382 y Carlos Esteban

Palomino Carriel C.C.:0916047715, certificamos que los contenidos desarrollados en este

trabajo de titulación, cuyo título es “DISEÑO DEL PROCESO DE COMPRAS

LOCALES EN DISMA C.LTDA BASADO EN LA NORMA ISO 9001:2015”son de mi

absoluta propiedad y responsabilidad Y SEGÚN EL Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE

LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E

INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una licencia gratuita intransferible y no exclusiva para

el uso no comercial de la presente obra con fines no académicos, en favor de la Universidad

de Guayaquil, para que haga uso de este, como fuera pertinente.

José Abraham Muñoz Reyes Carlos Esteban Palomino Carriel

C.I. No. 0929791382 C.I. No. 0916047715

*CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN (Registro Oficial n. 899 - Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros educativos. - En el caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado de su actividad académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.

DEDICATORIA

A mis padres por ser motor y pilar fundamental en mi vida, en especial a mi padre por

su apoyo incondicional en toda mi etapa estudiantil, que con su ejemplo me ha enseñado

que los objetivos se logran con esfuerzo y dedicación.

José Muñoz

A DIOS por la oportunidad de haber culminado esta etapa con éxito y de seguir adelante

con todos los retos que se presenten.

A mis padres María Carriel y Amado Palomino por la oportunidad y el apoyo

incondicional en cada etapa de mi vida.

A mí amada esposa Verónica Pita por su ayuda en cada momento de mi vida, su bondad,

paciencia y compresión he culminado mis estudios.

A mis hijos Alessandro, Karlita, Denilson y Matthew son la parte fundamental de mi

vida y por saber comprender en todo momento y poder finalizar mi objetivo.

Carlos Palomino

AGRADECIMIENTO

Agradezco a Dios, por las bendiciones dadas a lo largo de mi vida, me otorgo fortaleza

cuando la necesite y me ayudo a lograr una de mis metas, a mis padres que son el pilar

fundamental en mi vida, a mis hermanos por sus consejos y apoyo, a la Ing. Renata

Poveda Valdivieso por abrirme las puertas de la Empresa DISMA C. Ltda. Y la apertura

al logro de este objetivo.

A mí tutora Ing. Diana Merchán, aquellos profesores que, con paciencia y enseñanzas

a lo largo de la carrera universitaria, contribuyeron a mi formación como Ingeniero.

A mi compañero de tesis Carlos por todos aquellos momentos dedicado a este proyecto,

gracias a tus opiniones y contribución juntos logramos esta meta.

Agradezco a mi amiga Franyeli Piguave por sus consejos, y por enseñarme que no hay

que rendirse aun cuando se crea todo perdido, a mi prima Jennifer Reyes que con sus

palabras siempre me mostro su apoyo.

José Muñoz

A DIOS por darnos la oportunidad de llevar adelante los estudios universitarios y por

haberme colocado en el lugar y a las personas indicadas para adquirir los conocimientos

necesarios para nuestra formación.

A mi compañero José Muñoz, por ser parte de este trabajo y de su acompañamiento

durante toda la vida universitaria.

A la Ing. Diana Merchán, por su aporte y conocimiento brindado a lo largo del

desarrollo de este trabajo de una forma muy profesional

Carlos Palomino.




EMPRENDIMIENTO

“DISEÑO DEL PROCESO DE COMPRAS LOCALES EN DISMA C. LTDA


Autor: José Abraham Muñoz Reyes.


Tutor: Ing. Diana Merchán G.

RESUMEN

Se realiza este trabajo para la obtención del título, el diseño del proceso de compras

locales en DISMA C. Ltda. basado en la norma ISO 9001-2015, esta empresa se dedica a la

producción en sectores como la construcción, automotriz, hogar y cuidado personal

ofreciendo una gama de productos para cubrir la demanda de sus clientes, se tiene como fin

mejorar el proceso de compras realizando auditoria y evidenciando los problemas que

presenta dicho departamento. Este proyecto busca beneficiar al proceso de compras locales

proponiendo soluciones que se ajusten al sistema de gestión implementado en la empresa a

través del establecimiento de políticas, procedimientos y guías para el cumplimiento de las

propuestas establecidas en el control del pronóstico con el fin de obtener beneficios en la

organización, también mejorando la forma de selección, evaluación para los proveedores y

de esta manera poder obtener materia prima, material de empaque que cumplan con lo

requerido en el momento a tiempo.

Palabras Claves: Calidad, proveedores, clientes, Sipoc.

UNIVERSITY OF GUAYAQUIL

FACULTY OF CHEMICAL ENGINEERING

CAREER OF ENGINEERING IN QUALITY AND

ENTREPRENEURSHIP SYSTEMS

"DESIGN OF THE PROCESS OF LOCAL PURCHASES IN DISMA C. LTDA

BASED ON THE ISO 9001: 2015 STANDARD"

Authors: José Abraham Muñoz Reyes.


Tutor: Ing. Diana Merchán G.

ABSTRACT

This work is carried out to obtain the title, the design of the local purchasing process in DISMA

C.Ltda based on ISO 9001-2015, this company is dedicated to the production in sectors such

as construction, automotive, home and personal care offering a range of products to meet the

demand of its customers, it aims to improve the purchasing process by auditing and evidencing

the problems presented by the department.This project seeks to benefit the local purchasing

process by proposing solutions that adjust to the management system implemented in the

company through the establishment of policies, procedures and guidelines for compliance with

the proposals established in the control of the forecast in order to obtain benefits in the

organization, also improving the way of selection, evaluation for suppliers and in this way to

be able to obtain raw material, packaging material that meet the requirements at the moment in

time.

Keywords: Quality, suppliers, customers, Sipoc.

Contenido Capítulo I................................................................................................................................ 7

Planteamiento del problema ................................................................................................... 7

1.1 Problematización ................................................................................................... 7

1.1.1 Diagnóstico del problema ...................................................................................... 8

1.1.2 Pronóstico del problema ........................................................................................ 8

1.1.3 Control al pronóstico del problema ....................................................................... 9

1.2 Formulación y Sistematización de la Investigación ............................................ 10

1.2.1 Formulación del problema de investigación ....................................................... 10

1.2.2 Sistematización del problema .............................................................................. 10

1.3 Objetivos de la investigación .............................................................................. 10

1.3.1 Objetivo General ..................................................................................................... 10

1.3.2 Objetivos Específicos .............................................................................................. 10

1.4 Justificación del Proyecto .................................................................................... 11

1.4.1 Justificación teórica ................................................................................................. 11

1.4.2 Justificación Metodológica. .................................................................................... 11

1.4.3 Justificación Práctica ............................................................................................... 12

1.5 Delimitación del Problema. ................................................................................. 12

1.5.1 Delimitación espacial .................................................................................................. 12

1.5.2 Delimitación temporal ......................................................................................... 12

Capitulo II ............................................................................................................................ 13

2.1 Antecedentes ....................................................................................................... 13

2.2 Marco teórico ...................................................................................................... 14

2.2.1 ISO ...................................................................................................................... 14

2.2.2 Procesos ............................................................................................................... 15

2.2.3 Capacitación ........................................................................................................ 17

2.2.4 No conformidad. .................................................................................................. 18

2.2.5 Retraso de procesos ............................................................................................. 18

2.2.6 Proveedores. ........................................................................................................ 20

2.2.7 Evaluación de proveedores. ................................................................................. 20

2.2.8 Selección de proveedores. ................................................................................... 20

2.2.9 Gestión de proveedores ....................................................................................... 21

2.2.10 Incumplimientos .......................................................................................... 22

2.3 Marco Conceptual. .............................................................................................. 24

2.4 Marco Contextual ................................................................................................ 25

2.4.1 Reseña Histórica de Disma C. Ltda..................................................................... 25

2.4.2 Valores Organizacionales. ............................................................................... 27

2.4.3 Misión. .............................................................................................................. 27

2.4.4 Visión. ............................................................................................................... 27

2.4.5 Proceso de compras locales. .................................................................................. 27

3Capítulo III ......................................................................................................................... 29

3.1 Tipo de la investigación. ..................................................................................... 29

3.3 Población .................................................................................................................. 30

3.4 Muestra ................................................................................................................ 30

3.5 Técnicas de recopilación de información ............................................................ 31

3.6 Técnicas para la presentación y análisis de resultados ........................................ 31

3.7 Presentación y análisis de resultados. ............................................................................ 31

3.7.1 Check list de ISO 9001:2008 .................................................................................. 31

3.7.2 Check list de ISO 9001:2015 .................................................................................. 32

3.7.3 Encuesta y tabulación de las encuestas. (Anexo 6) ................................................ 32

Capítulo IV ........................................................................................................................... 45

4.1 Propuesta. ....................................................................................................................... 45

4.1.1 Política del departamento de compras. .................................................................. 46

4.1.2 Objetivos del departamento de compras. ................................................................ 47

4.1.3 Misión. ..................................................................................................................... 47

4.1.4 Visión ...................................................................................................................... 47

4.1.5 FODA. .................................................................................................................... 48

4.1.6 Matriz Sipoc ........................................................................................................... 48

4.1.7 Criterios para la evaluación y selección de proveedores ....................................... 50

4.1.8 Evidencia de la identificación de los productos .......................................................... 50

4.1.9 Procedimiento de Preservación ................................................................................... 51

4.1.10 Indicadores Proactivos De Desempeño Del Departamento De Compras. .......... 51

4.1.11 Matriz De Evaluación De Riesgos Para El Proceso De Compras Locales. ........ 53

4.1.12 Manual de Funciones (Anexo 10) ......................................................................... 53

CONCLUSIÓN. ................................................................................................................... 54

RECOMENDACIÓN........................................................................................................... 55

Bibliografía .......................................................................................................................... 56

ANEXOS ............................................................................................................................. 58

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1 Normas ISO ............................................................................................. 15

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1: Componentes de un proceso ................................................................................. 15

Figura 2: Tipos de capacitación ............................................................................................ 17

Figura 3: Componentes del SIPOC ...................................................................................... 19

Figura 4:Gastos del PDC ....................................................................................................... 23

Figura 5: Ciclo de la gestión de riesgos ................................................................................ 24

Figura 6: Análisis Foda .......................................................................................................... 48

ÍNDICE DE ANEXOS

ANEXO 1: Diagnostico del problema .................................................................................. 59

ANEXO 2: Pronostico del problema .................................................................................... 60

ANEXO 3:Control al Pronostico .......................................................................................... 61

ANEXO 4:Checklist Para Iso 9001: 2008 ............................................................................ 62

ANEXO 5: Checklist Para Iso 9001: 2015 ........................................................................... 63

ANEXO 6:Encuesta Personal De Compras ......................................................................... 66

ANEXO 7:Procedimiento De Selección Y Evaluación De Proveedores ............................ 69

ANEXO 8: Evidencia De Identificación De Productos ....................................................... 79

ANEXO 9: Preservación Del Producto ................................................................................ 82

ANEXO 10:Diagrama De Flujo ............................................................................................ 90

ANEXO 11:Manual De Funciones ........................................ ¡Error! Marcador no definido.

CAPÍTULO I

Planteamiento del problema

1.1 Problematización

DISMA C. Ltda., en la actualidad tiene implementada la norma ISO 9001:2008, que es

el estándar para el sistema de gestión de la calidad, la misma que fue certificada en el año 2010,

dado que la empresa entiende el valor de un Sistema de Gestión de Calidad eficaz que garantice

la satisfacción de los requisitos del cliente en cuanto a los productos y servicios que reciben.

Debido a la evolución de un mercado más competitivo y las nuevas realidades de un

mundo siempre cambiante, la Organización Internacional de Estandarización ha adaptado la

norma ISO 9001:2008, a una nueva versión la ISO 9001:2015, la cual asegura que el sistema

de gestión de calidad siga siendo una herramienta eficaz para las empresas, las cuales deben

enfrentar competidores con nuevas estrategias empresariales, dentro de un mercado que no es

el mismo.

La Organización Internacional de Estandarización, a dispuesto un tiempo de transición,

para que las organizaciones adapten su sistema de gestión de la calidad que actualmente tienen

implementado, a la nueva revisión 2015; lo cual se hace aún más imperativo dado que existe

un plazo apremiante hasta septiembre del 2018, para terminar el proceso de migración del

estándar.

Por otra parte, la empresa a pesar que tiene el sistema de gestión de calidad, ha

presentado distintos problemas durante sus actividades económicas propios del crecimiento de

la organización. En la pre auditoría realizada al proceso de compras locales con los puntos

aplicables a este proceso, se ha evidenciado desviaciones tanto de requerimientos, actividades

y entregas al cliente interno desencadenando afectaciones a otros procesos. Por lo cual la

transición obligatoria de la norma ISO 9001:2008 a la versión ISO 9001 2015, permitirá

realizar cambios significativos en dicho proceso, permitiendo operar el proceso de compras

locales de una manera más eficaz.

1.1.1 Diagnóstico del problema

Con la utilización del diagrama de Ishikawa se detectaron los siguientes inconvenientes:

(Anexo 1)

Deficiente actualización de la base de datos de proveedores.

Falla de estandarización de los parámetros de evaluación de los proveedores.

Ausencia de especificaciones del cliente interno en adquisición de materia prima e

insumos.

Incorrecta sociabilización de los procedimientos hacia el personal.

Incumplimiento de la planificación de auditorías a proveedores.

Comunicación defectuosa con proveedores de compras locales.

Carencia de política para evaluación de proveedores.

Devoluciones excesivas de materiales e insumos.

1.1.2 Pronóstico del problema

En caso de no tomar los correctivos necesarios y de no manejar una mejora continua en el

proceso de compras locales la empresa DISMA C. Ltda., está expuesta a lo siguiente:

(Anexo 2)

Retrasos en solitudes de compras.

Proveedores de compras locales no idóneos.

Adquisición de materia prima e insumos no conformes.

Reproceso de actividades que se ejecutan en el proceso de compras.

Proveedores de compras locales no aptos.

Ausencia de registros y evaluación de proveedores nacionales.

Incumplimiento del procedimiento de compras nacionales.

Escasez de materia prima e insumos.

1.1.3 Control al pronóstico del problema

Para mitigar los problemas detectados en la empresa DISMA C. Ltda., se debe de realizar los

siguientes controles: (Anexo 3)

Actualización frecuente de la base de datos de proveedores.

Determinar parámetros concretos de evaluación a proveedores.

Estandarizar y documentar los requerimientos de materia prima e insumos.

Sociabilizar los procedimientos del proceso de compras.

Cumplir a cabalidad el cronograma de auditorías del sistema de gestión de calidad.

Fomentar la comunicación efectiva entre cliente-proveedor.

Análisis de riesgos de actividades del proceso de compras locales.

Sistema efectivo de liberación de materiales.

1.2 Formulación y Sistematización de la Investigación

1.2.1 Formulación del problema de investigación

¿Cómo beneficia la propuesta de la aplicación de la norma ISO 9001:2015 con respecto

a la ISO 9001:2008 implementada, sobre las deficiencias existentes en la gestión del

departamento de compras de DISMA C. Ltda ?

1.2.2 Sistematización del problema

¿Cuáles son los indicadores que tiene el proceso de compras locales en relación a los

requisitos de la norma ISO 9001:2015?

¿Cuáles son las no conformidades que se generan por la evaluación incorrecta a los

proveedores?

¿De qué manera influye al proceso de compras el no tener la información correcta de

los requerimientos internos solicitados?

¿Cómo beneficiará realizar el análisis de riesgos al proceso de compras de la empresa

DISMA C. Ltda.?

1.3 Objetivos de la investigación

1.3.1 Objetivo General

Diseñar un sistema de gestión de calidad del proceso de compra locales de DISMA C.

Ltda., en base a la norma ISO 9001:2015.

1.3.2 Objetivos Específicos

Determinar las no conformidades que afectan al proceso de compras locales por la

evaluación incorrecta a los proveedores

Establecer indicadores proactivos que ayuden a la gestión del departamento.

Realizar un análisis de evaluación de riesgos para identificar amenazas que puedan

afectar al proceso de compras locales

Caracterizar el Proceso de Compras mediante la metodología SIPOC.

1.4 Justificación del Proyecto

1.4.1 Justificación teórica

Este proyecto busca beneficiar al proceso de compras locales proponiendo soluciones

que se ajusten al sistema de gestión implementado en la empresa a través del establecimiento

de políticas, procedimientos y guías para el cumplimiento de las propuestas establecidas en el

control del pronóstico con el fin de obtener beneficios en la organización tales como:

Disminuir costos de reproceso de las actividades de compras locales

Capacitar al personal en relación a temas de planificación

Establecer relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores

Asegurar que los indicadores del proceso de compras sean los adecuados

1.4.2 Justificación Metodológica.

En la ejecución de este proyecto se emplearán diversas técnicas para elaborar un estudio

tanto interno como externo y así obtener información importante y realizar un planteamiento

adecuado para la empresa.

Para esta propuesta se utilizarán ciertas herramientas como:

Diagrama de Ishikawa.

Graficas de control.

Diagrama de Pareto.

Con la ayuda de estas herramientas de calidad se obtiene la situación actual del

departamento de compras y se establece un marco referencial para la inserción de métodos pro

mejora del proceso analizado según ISO 9001:2015.

1.4.3 Justificación Práctica

La Organización Internacional de Estandarización publicó en septiembre de 2015 la

nueva versión de la norma IS0 9001:2015 y con esto el departamento de compras se ve en la

obligación de hacer un diseño de compras basado en la nueva versión de la ISO, para

complementar la transición que se está realizando en DISMA C. Ltda., permitiendo introducir

los nuevos requisitos, los cambios más relevantes producidos y el establecimiento de objetivos

alineados en el proceso de compras locales.

1.5 Delimitación del Problema.

1.5.1 Delimitación espacial

País Ecuador

Ciudad Durán

Región Costa

Provincia Guayas

Organización DISMA C. LTDA.

Ubicación Km. 4.5 Vía Durán – Tambo Y Av. Tanasa

1.5.2 Delimitación temporal

El presente trabajo tendrá una duración 4 meses, comenzando desde 1 de noviembre del

2017 al 19 de enero del 2018.

CAPITULO II

2.1 Antecedentes

Existe un sin número de proyectos relacionados a la implementación de la ISO 9001

con lo cual las empresas han mejorado sustancialmente sus procesos, tanto estratégicos,

operativos y de apoyo, tras la actualización de la ISO 9001 2008 a la ISO 9001 2015.

En distintos ámbitos de aplicación de los diferentes requisitos de la norma ISO también

se destaca la diferencia de las empresas denominadas tradicionales la cual se dividían en

departamentos trabajando de forma independiente donde cada uno de ellos busca sobresalir

ante la gerencia. Luego tenemos la gestión por procesos donde hay una interrelación de las

actividades de la organización visualizando sus entradas y salidas a través del respectivo

análisis del proceso dando una perspectiva de que el cliente es el eje fundamental.

Así mismo Pérez (2016) resalta la importancia de identificar los requisitos de la

actualización de la norma ISO mediante un proyecto de transición de la ISO 9001: 2008 a la

ISO 9001: 2015 y sobre todo la implementación de temas relevantes como la evaluación de

riesgos según el contexto de la organización, la documentación necesaria para respaldar el

sistema de gestión, la complejidad de sus procesos, sus interacciones y el compromiso de todo

el personal incluido la alta gerencia en relación al sistema de gestión. Otro proyecto referencial

es el de Macías y Valencia (2014) el cual hace énfasis a la inclusión de la alta gerencia y su

compromiso por el sistema de calidad y la necesidad de actualizar la versión con lo cual se

obtendrán un mejoramiento sustancial a la gestión.

Relacionando estos proyectos a este trabajo de titulación se podrá observar la

importancia de la gestión por procesos para mejorar actividades y tener claro al cliente que se

beneficiará de un resultado analizado por los requerimientos solicitados y de actividades que

se realizaron de manera ordenada cumpliendo los procedimientos estipulados como parte del

sistema de gestión y sobre todo la importancia del compromiso de todos los actores que

intervienen en la organización.

2.2 Marco teórico

2.2.1 ISO

Debido al crecimiento de las sociedades, así como del comercial a nivel mundial surgió

la necesidad de acaparar el mercado diferenciando los productos mediante la mejora de los

procesos y servicios, es por eso que surgió en 1946 la ISO con el fin de proponer una mejora

en la coordinación empresarial y la unificación de las normas de industrialización.

Después del fin de la segunda guerra mundial se crearon varias normas, una de ellas fue la

ISO 9000 con el objetivo de tener un control sobre la fabricación de los productos, así como

de los procesos facilitando el comercial global.

A partir del año 2006 ya existían alrededor de 16000 normas aplicables y para el año

2012 estas alcanzaban las 19000; las ISO estas involucradas en diferentes sectores entre ellos

tecnología, medio ambiente, entre otros. Muchos países han acogido a la norma ISO y cuentan

con diferentes organismos para elaborar o modificar dichas normas.

A continuación, se exponen las normas relacionas a la gestión de la calidad

Tabla 1

Normas ISO

ISO 9000 Fundamentos y vocabulario

ISO 9001 Requisitos del SGC

ISO 9004 Directrices para la mejora del desempeño

ISO 10011 Directrices para auditorías

ISO 17025 Requisitos Generales para la Competencia

de Laboratorios de Prueba y Calibración

ISO 19011 Auditoría de Calidad

Fuente: Autores

González y Ortiz (2016) indicaron que las normas establecen los requisitos y los

elementos mínimos que tiene que comprender los sistemas de calidad, sin embargo, no pretende

uniformizar o estandarizar dichos sistemas.

El concepto de calidad ha ido evolucionando con los años, en la actualidad no solo basta

con tener un producto o servicio de calidad. En el enfoque moderno incluye a toda la

organización para alcanzar metas y objetivos a través de la prevención, como expresa Tarí

(2000) para mejorar la calidad del producto o servicio.

2.2.2 Procesos

Figura 1: Componentes de un proceso

Fuente: Autores

Proceso

Recursos

Salidas

Control

Entrada

a) Entrada:

Información, insumos o recursos necesarios para iniciar un proceso

b) Salida

Resultado o respuesta de la ejecución del proceso, puede ser un servicio o un producto

o información solicitados por usuarios o clientes.

c) Recursos

Herramientas tales como personas, maquinas o sistemas que ayudan a realizar las

actividades

elementos que ayudan al desempeño de las actividades como oficinas, bodegas, etc.

d) Controles

Koontz y Cannice (2012) explican que es la medición y corrección del desempeño para

garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se

logren.

e) Proceso

Conjunto de actividades determinadas para conseguir un objetivo.

Tipos

Procesos estratégicos/administrativos: estos se relacionan con la alta dirección, según

Aguilar (2013) aportan directrices a todos los demás y están destinados a definir y controlar las

metas de la organización, sus políticas y estrategias.

Procesos operativos: permiten desarrollar las políticas y estrategias para dar servicio a

los clientes, así mismo Aguilar (2013) manifestó que son los que permiten generar el producto

o servicio que se entrega al cliente, por ende, el núcleo del negocio.

Existen procesos que no aportan al cliente, pero son importantes en la organización

Aguilar (2013) dice que estos procesos identificados también como procesos de apoyo ya que

brindan soporte a los operativos. En estos procesos los clientes son internos, es el personal de

la organización.

2.2.3 Capacitación

Teniendo en cuenta a Ventura (2011) quien definió como un conjunto de acciones que

pretender facilitar a las personas, las competencias y las motivaciones necesarias para un

desempeño eficaz y eficiente en sus puestos actuales y futuros.

Es un proceso para adquirir destrezas y conocimientos que ayudan a alcanzar objetivos

definidos por la empresa, es a corto plazo y se transmiten instrucciones relativas al trabajo. En

la capacitación se adquiere diversos conocimientos técnicos, teóricos y prácticos contribuyendo

al desarrollo de los colaboradores con un fin específico, Ventura (2011) considera que otra

definición sería la de otorgarle a alguien una mayor aptitud para poder desempeñarse con éxito

en su puesto de trabajo.

La capacitación puede dividirse en varias etapas

Figura 2: Tipos de capacitación

Fuente Elaboración Propia.

Capacitaciòn

Formaciòn Tècnica

Formaciòn Conductual

FormaciònAcadèmica

2.2.4 No conformidad.

La Asociación Española para la Calidad [AEC] (2017) la definió como un

incumplimiento de un requisito del sistema, sea este especificado o no.

Las no conformidades se clasifican en 2 tipos

No conformidad mayor: Se define como el incumplimiento ya ocurrido a uno o más

requerimientos del Sistema de gestión de calidad.

Ejemplos:

No realizar auditorías internas.

Falta de procedimientos para el control de documentos.

Ausencia de firmas para liberar productos de un área específica.

No conformidad menor: se refiere a una desviación mínima que ya puede haber ocurrido

o es un riesgo pero que no afecta a un punto del sistema de gestión de calidad.

No conformidad menor: es una no conformidad detectada, que por sus características

no llega a la gravedad de la anterior.

2.2.5 Retraso de procesos

Rodríguez (2016) considero que ocurre cuando se interfiere en el flujo de un objeto o

grupo de ellos, para la prestación de un servicio o la fabricación de un producto es muy

importante la cadena de valor y los procesos que están inmersos en ella, muchas empresas no

gestionan las actividades que se realizan en los procesos originando molestias tanto a los

clientes internos como externos provocando que los pedidos, actividades o procesos no se

ejecuten como estaban programados.

Es importante definir los procesos y representar las actividades que los componen, la

matriz SIPOC es una herramienta que permite visualizar toda interacción del proceso desde el

proveedor hasta el cliente final, la [AEC] (2017) también definió que la matriz SIPOC es una

herramienta de calidad que ayuda a identificar las actividades que se ejecutan en un proceso

específico permitiendo desglosar cada actividad a través de las entradas hasta el punto de salida

del producto o servicio.

Como señalan Tovar y Mota (2007) es un diagrama, que permite visualizar al proceso

de manera sencilla y general. Este esquema puede ser aplicado a procesos de todos los tamaños

y a rodos los niveles, incluso a una organización completa.

Figura 3: Componentes del SIPOC

Fuente: RCL, 2017

EL diagrama SIPOC recibe su nombre de las siglas de sus componentes:

Proveedor (Supplier): Persona que provee los recursos.

Recursos (inputs): Insumos para el desarrollo del proceso. Se considera recursos a la

información, materiales, actividades o personas.

Proceso (Process): Conjunto de actividades básicas que convierten las entradas en

salidas añadiendo un valor agregado.

Salida (Output): Es el resultado del proceso.

Cliente (Customers): persona que demanda el resultado de un proceso.

2.2.6 Proveedores.

De acuerdo con Economía Simple (2016) un proveedor es una persona o una empresa

que proporciona existencias y abastecimiento a otra empresa para que ésta pueda explotarlos

en su actividad económica.

2.2.7 Evaluación de proveedores.

Una vez establecido el proveedor se deben determinar y satisfacer una serie de

requerimientos para la calificación del producto, como afirmo Pérez (2009) la complejidad del

proceso de calificación depende de la complejidad del producto, de la novedad de la tecnología

empleada, de la importancia que el empleo del producto tiene para el cliente y de varios factores

similares más.

La evaluación de proveedores es muy importante en el proceso de compras Pérez (2009)

también sugiere que la evaluación de los proveedores es un proceso que permitirá establecer

cuáles son los proveedores que están mejor posicionados para satisfacer los requisitos

relacionados con las características de calidad del producto, el plazo de entrega y el precio.

2.2.8 Selección de proveedores.

Es el punto de partida en la cadena de abastecimiento, pero es importante realizar una

buena selección Pérez (2009) expreso que este hecho involucra múltiples criterios, lo que ha

generado un conflicto sobre cuáles serían los que realmente definen la calidad del proveedor y

qué métodos son los ideales para evaluar su desempeño.

Existen muchos aspectos a considerar para elegir a un proveedor entre los cuales se

puede destacar:

Tiempo de entrega.

Capacidad de respuesta.

Calidad de sus productos.

Tecnología.

2.2.9 Gestión de proveedores

Rouse (2005) explico que es un enfoque integral aplicado a la gestión de la interacción

que las empresas tienen con las organizaciones que les suministran los bienes y servicios que

utilizan. Así mismo Rouse (2005) indico el objetivo de la gestión de relaciones con los

proveedores es agilizar y hacer más eficaces los procesos entre las empresas y sus proveedores

del mismo modo que la gestión de relación con los clientes esta conducirá a agilizar y hacer

más eficiente los procesos entre empresas y sus clientes.

Esta es una actividad muy importante e imprescindible para evitar costos generados al

incurrir en una mala gestión, tales como:

• Retraso en el despacho de materia prima o productos

• No cumplir con las fechas de entrega de los productos o servicios

• Compra de materia prima urgente

• Fletes adicionales

• Cambios en los planes de distribución

• Reclamos no resueltos.

• Aumento de costos

2.2.10 Incumplimientos

Dale y Plunkett (2012) determinaron no cumplir con los requisitos que producen

erogaciones o incumplimientos, las cuales son evitables como, por ejemplo: devoluciones,

reparaciones, exigencias de cumplimiento de garantías, entre otros.

Es de vital importancia evaluar el cumplimiento para poder determinar los problemas

que afectan el desempeño de las actividades y decidir qué acciones correctivas se deben tomar

y conocer hasta qué punto se han cumplido las metas propuestas. Haaz (2011) afirmo que sí

cumplir de por sí tiene un costo, no cumplir tiene un mayor costo.

2.2.10.1 Precio del Incumplimiento

Haaz (2011) indico la medición de la calidad, es relativa a medir el precio del

incumplimiento; lo que cuesta hacer las cosas mal.

Tipos de Incumplimientos

• Devolución de documentos.

• Tiempo sin producir o improductivo.

• Reconstrucciones.

• Repetir trámites.

• Quejas.

Haaz (2011) señalo que cuando mejoramos la calidad, reducimos el precio del

incumplimiento y como resultado, reducimos los costos totales; y así hacemos un óptimo uso

de los recursos asignados a nuestra área en el negocio particular o a la dependencia u organismo

público respectivo.

Los gastos que incurren los costos de operación, son.

Los costos por hacer las cosas sin error

El precio del cumplimiento

Operar los procesos a partir de la idea inicial sin tener errores incurre en gastos como

insumos, materiales, personal que son necesarios para obtener resultados en el trabajo, sin

incluir a ningún desperdicio, incumplimiento o retraso en el diseño original.

Figura 4: Gastos del PDC

Fuente Elaboración Propia.

Cumplir con las actividades de un proceso genera gastos, Haaz (2011) declara que el

precio del cumplimiento, es lo que cuesta asegurar que las cosas se hagan bien, desde la primera

vez.

2.2.10.2 Análisis de Riesgo.

Es un método que permite identificar factores de riesgos o vulnerabilidad en un proceso

o gestión de información que comprenden a todos los componentes de una organización o área

Revisones de Instrucciones de trabajo

Verificaciòn de los mètodos o procedimientos aplicados

Mantenimiento preventivo a equìpos, de transporte, de màquina

diversasAuditorìas

de estudio de posibles causas que pueden generar un efecto adverso o amenaza de actividades

o trabajos desarrollada por personas o empresas.

Se destacan seis procesos de gestión para la administración del riesgo.

Planificación: Lledó (2013) indico cómo se va a planificar la gestión de riesgo en las

actividades.

Identificación: Determina cuales podrían afectar al proceso y documentar las características.

Análisis cualitativo: Evaluar el impacto y la probabilidad de los riesgos.

Análisis cuantitativo: Lledó (2013) indico que se categoriza la probabilidad de cada riesgo y

la consecuencia que este generaría.

Planteamiento de la respuesta al riesgo: Desarrollar opciones y disminuyendo las amenazas

Monitoreo y control: Se identifican nuevos riesgos y se lleva un seguimiento de los riesgos

detectados y riesgos residuales.

Figura 5: Ciclo de la gestión de riesgos

Fuente: Siquiera (2016)

2.3 Marco Conceptual.

Cliente. - Galviz (2011) explico que es toda organización, persona o entidad, que recibe

un producto o servicio que dictamina sus especificaciones.

Diagrama de Ishikawa. - López (2016) manifestó que es una técnica que permite la

identificación y clasificación de ideas e información relativas a la causa de los problemas.

Diagrama de Pareto. - López (2016) indico como un método de análisis que permite

discriminar entre las causas más importantes de un problema y las menos importantes.

Gráficas de Control. - Gehisy (2017) sostuvo que es una herramienta utilizada para

distinguir las variaciones debidas a causas asignables o especiales a partir de las

variaciones aleatorias inherentes al proceso.

ISO. - Siglas en inglés de Organización Internacional de Normalización, entidad

encargada de elaborar y comercializar las diferentes normas aplicables para todo tipo de

empresa u organización.

Lluvia de ideas. - Ballesteros (2014) indico que generar ideas, perspectivas, matices y

establecer las relaciones que promuevan una definición de la cuestión inicial de la

investigación de manera colaborativa.

Mapa de procesos. - Martínez y Cegarra (2014) lo describimos como una aproximación

que define la organización como un sistema de procesos interrelacionados.

SIPOC. - Gupta y Sri (2016) indico, esta herramienta nos permite identificar

restricciones o jugadores que pueden contribuir al éxito o fracaso del proceso así como

problemas potenciales asociados al mismo.

2.4 Marco Contextual

2.4.1 Reseña Histórica de Disma C. Ltda.

La empresa DISMA C. Ltda., se fundó en el año 1960 por el Sr. Raúl Lebed Sigall.

Iniciando sus operaciones con la madera playwood que no era muy conocida en el medio y

realizando una innovación con los tableros que se distribuían. En esta época también se detectó

otra necesidad que era el de encontrar un método más eficiente de pegado ya que los artesanos

que laboraban lo hacían por medio de almidón.

A partir del año 1970 la empresa comienza a tener alianzas estratégicas con empresas

de otros países para realizar importaciones en tecnologías de colas y pegamentos sintéticos

listos para usarse y mejorar a la producción.

En el año 1977 su fundador realiza una alianza con la empresa norteamericana Bonder

Inc., por lo que DISMA C. Ltda. Es la pionera en adhesivos para varios sectores industriales

elaborando productos reconocidos en el mercado como: Blancola, Poligloss, Polo, Rally, Ega,

Armor All, STP, entre otras.

Actualmente DISMA C. Ltda. Como parte de su crecimiento industrial se ha extendido

a otras líneas de producción en sectores como la construcción, automotriz, hogar y cuidado

personal ofreciendo una gama de productos para cubrir la demanda de sus clientes y

avalándolos con la certificación ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad.

Como parte del crecimiento en su producción y en otras líneas de productos además de

los factores externos, se ha ido presentando varios inconvenientes o problemas relacionados a

los procesos como lo fue detectado en compras locales pudiendo incurrir en costos o afectando

a lo más importante que son sus clientes de no tomar los correctivos y de realizar el respectivo

análisis de riesgos para evitar o tener un plan de contingencia en caso de que suceda alguna

eventualidad. Por lo mencionado se pensó en actualizar la aplicación de la norma ISO

9001:2008 a la versión 2015 y buscar detalladamente las falencias y encontrar las soluciones a

las mismas para el proceso de compras locales y así establecer la mejora continua basada en

los riesgos.

2.4.2 Valores Organizacionales.

Honestidad.

Compromiso.

Productividad.

Calidad Humana.

Mejoramiento continuo.

Trabajo en equipo.

2.4.3 Misión.

Fabricar y comercializar productos químicos de las líneas, hogar, automotriz,

construcción, e Industrial buscando la satisfacción de los clientes con productos innovadores y

con altos estándares de calidad.

2.4.4 Visión.

Ser una industria líder en el mercado nacional con proyección internacional, reconocida

por el desarrollo de productos innovadores y su excelencia en el mercado.

2.4.5 Proceso de compras locales.

Para realizar y cumplir con este proceso se debe cumplir con la selección y posterior

evaluación a los proveedores y de esta manera se procede a realizar una compra adecuada.

1. Generar orden de compras.

Para poder realizar una orden de compras se tiene que recibir el requerimiento de parte

de planificación, producción y de los departamentos que lo soliciten.

2. Elaboración de orden de compra.

El asistente de compras verifica si existen los requerido o realiza una orden de compras

la cual puede ser de compras locales o de importación, antes de esto si no existe proveedor se

procede a cotizar y luego de esto a evaluar y verificar el cumplimiento por parte del proveedor.

3. Aprobación de orden de compras.

El jefe de compras realiza la verificación y validación de lo requerido en la orden de

compras locales y su posterior aprobación si este fuera lo adecuada.

4. Seguimiento de las compras.

El asistente de compras realiza el seguimiento de las órdenes de compras locales

ejecutada hasta su posterior ingreso y recepción a bodega.

5. Gestión de documentos.

Cumplida la orden de compras se procede archivar los documentos (facturas, orden de

pedido) a sus respetivos sitios de origen.

3CAPÍTULO III

3.1 Tipo de la investigación.

3.1.1 Investigación Documental Y / O Bibliográfica

Durante el proceso investigativo se acudió a distintas fuentes de información, tanto

primarias como secundarias. Entre las fuentes de información primarias estuvieron la norma

ISO 9001, procedimientos y registros del departamento de compras, que controlan y regulan

todo lo referente al sistema de gestión de calidad. Entre las fuentes de información secundaria

se recurrió a diferentes publicaciones, libros y documentos digitales en internet. Dicha

investigación se la plasmó en el marco teórico a través de la recopilación de información de

diversos autores sobre los temas referentes a las variables de estudio.

3.1.2 Investigación De Campo

El tema de estudio pertenece a este tipo, dado que se asistió al sitio donde se originaron

los acontecimientos, donde se obtuvo información a través de Entrevistas y observaciones dado

que resulto imperativo estar presente en la localidad para obtener información de calidad y

verídica acerca de la realidad en la que se suscitaban los hechos.

3.1.3 Investigación Descriptiva

La investigación explicó las circunstancias que se produjeron las no conformidades, se

detalló las condiciones actuales en la que se desenvuelve la empresa, además se explicó de

manera ordenada y metodológica la estructura de un sistema de gestión de calidad basada en

la norma ISO 9001;2015.

3.1.4 Investigación Cualitativa

La investigación se apoyó con el check list de la ISO 9001:2015 en la cual se estimó de

manera cualitativa los cumplimientos o no conformidades presentes en la institución.

3.1.5 Investigación No Experimental

Se observó las variables de estudio tal y cual se presentaron en la realidad, sin ejercer

ningún tipo de injerencia o manipulación de las mismas, para después poder analizarlas.

3.3 Población

Según Arias, (2012) es un conjunto finito o infinito de elementos con características

comunes para los cuales serán extensivas las conclusiones de la investigación. Se determina

como población para este trabajo de titulación a los colaboradores de la organización DISMA

C. LTDA.

Administrativo 26 personas.

Planta 17 personas.

Bodega 04 personas.

Ventas 27 personas.

3.4 Muestra

Arias (2012) manifestó que es un subconjunto representativo y finito que se extrae de

la población accesible. Debido a que la cantidad de la población es menor de 100, la muestra

se conforma hacia todo el universo de estudio.

3.5 Técnicas de recopilación de información

Los instrumentos para la recolección de datos se basaron en la utilización de una lista

de verificación, donde se recogieron todos los puntos claves de la norma de gestión aplicable

al departamento; además se utilizó una encuesta para saber el nivel de percepción en cuanto a

temas relacionados con la gestión de calidad que cuenta el área de compras, la misma que se

realizó a todo el personal operativo y administrativo; obteniendo información valiosa para

tomar acciones oportunas de manera preventiva. Según García (2004) La encuesta es un

método que se realiza por medio de técnicas de Interrogación, procurando conocer aspectos

relativos a los grupos. Ruiz (2012) indica que las observaciones es el proceso de contemplar

sistemática y detenidamente cómo se desarrollara la vida social, sin manipularla ni modificarla,

tal cual ella discurre por sí mismo.

3.6 Técnicas para la presentación y análisis de resultados

El análisis de los resultados se realizó con el programa Excel con los respectivos

gráficos, considerando la encuesta realizada a los colaboradores.

3.7 Presentación y análisis de resultados.

3.7.1 Check list de ISO 9001:2008 (Anexo 4)

Elaborado: Por autores

3.7.2 Check list de ISO 9001:2015 (Anexo 5)


Se evidencia en estos gráficos la tabulación de los check list de la norma ISO 9001- 2008

comparando con el check list de la norma ISO 9001-2015 donde las conformidades y no

conformidades varían en su versión actual y de esta forma se debe tomar una decisión para el

departamento de compras y mejore el desempeño de las actividades que realizan.

3.7.3 Encuesta y tabulación de las encuestas. (Anexo 6)

1) ¿Sabe usted sobre los cambios de la norma ISO 9001 2008 a la versión 2015?


En esta pregunta el 39.19 % del encuestado tienen conocimiento del cambio de la norma

ISO 9001 2008 a la versión 2015 y el correspondiente 60.81% no sabe del tema. Los

encuestados dicen conocer de los cambios que existen en la norma y por lo tanto ellos lo aplican

en sus respectivas áreas y de esta forma contribuyen al desarrollo de la organización.

SI 29 39.19%

NO 45 60.81%

Total 74 100%

39,19%

60,81%

0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

SI NO

2) ¿Conoce actualmente los indicadores de mejora del proceso de compras?


Los encuestados el 39.19% de ellos conocen los indicadores de mejora de este proceso

y por otra parte el 60.81% restante no tiene algún conocimiento de estos indicadores. Aquí se

tiene que los encuestados que conocen de estos indicadores lo aplican en su área de trabajo

para ser más efectivo en su labor en el departamento.

39,19%

60,81%

0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

SI NO

3) ¿Los indicadores actuales son suficientes para medir las mejoras del proceso de

compras?


En esta pregunta se observa que el personal cree que los indicadores si son suficientes

como para llevar a mejorar el proceso de compras, mientras que un 16% no está de acuerdo

con los indicadores antes mencionados.

Los encuestados tienen esa capacidad de administrar sus negocios y con ello la buena

funcionalidad en sus lugares de trabajo según las encuestas.

27%

57%

16%

0%

20%

40%

60%

De acuerdo Parcial acuerdo Total desacuerdo

20 27%

42 57%

12 16%

74 100%

De acuerdo

Parcial acuerdo

Total desacuerdo

Total

4) ¿Las no conformidades levantadas al proceso son analizadas y tratadas por el

personal pertinente a manera de que estas se les dé seguimiento y sean cerradas?


Con un 46% de los encuestados dice tener conocimientos de que se cumple con el

seguimiento y cierre de las no conformidades, se tiene un 20% que dice que realizan dicha

actividad siempre, con un 31% dice que se cumple rara vez, y un grupo muy reducido indica

que no se cumple dicha actividad.

El conocimiento que tiene los encuestado es bueno y esto es importante para el

desarrollo de las actividades en el departamento, también tenemos un segundo grupo que con

un poco más de capacitación pueden llegar ser buenos y de esta forma tener un porcentaje alto

de encuestados con conocimientos de las no conformidades y tener un buen trato con ellas y

resolver los problemas que esto puede llevar.

15 20%

34 46%

23 31%

2 3%

74 100%

Rara vez

nunca

Total

Siempre

Frecuentemente

5) ¿Los proveedores proporcionan los productos o servicios conforme a lo solicitado?


En este grafico vemos que hay un número alto de proveedores que entregan lo requerido

por el cliente. Y una población muy pequeña indica que rara vez no cumplen con lo solicitado.

En la organización se cuenta con proveedores que están debidamente evaluados y

certificados para brindar un servicio adecuado y oportuno dando continuidad a nuestro proceso.

28 38%

43 58%

3 4%

0 0%

74 100%

Rara vez

nunca

Total

Siempre

Frecuentemente

38

58

4 - -

20

40

60

80

6) ¿Está de acuerdo con los proveedores actuales de la empresa?


Un número del 61% está de acuerdo con los proveedores que trabaja para la empresa,

versus un 28% que están con dudas del servicio de los proveedores y un 11% que están en total

desacuerdo con los proveedores que prestan el servicio a la empresa.

Desde luego se tiene conocimiento de los proveedores que realizan las entregas de la

materia prima, insumos y suministros, los cuales son validados cada cierto tiempo para ver su

repuesta a los cambios que se van dando en las instalaciones.

45 61%

21 28%

8 11%

74 100%

De acuerdo

Parcial acuerdo

Total desacuerdo

Total

61%

28%

11%

0%

20%

40%

60%

80%

De acuerdo Parcial acuerdo total desacuerdo

7) ¿Los requerimientos de los clientes internos o externos están bajo un estándar que

sea fácil de entender?


Con respecto a esta pregunta se puede notar que el personal que realiza los requerimiento

tanto interno como externo no tienen mayor inconveniente por eso el 91% aceptan y el 9% no

están de acuerdo con la pregunta.

SI 67 91%

NO 7 9%

Total 74 100%

91%

9%

0%

50%

100%

Si No

Si No

8) ¿Se da a conocer el tipo de queja que afecta a un cliente?


Podemos notar que el personal no cuenta con una información de las quejas que afectan al

cliente así tenemos que el 47% de la población rara vez se le comunica, el 32% conoce del tipo

de quejas que afecta al cliente. Después tenemos que el 14% siempre da a conocer de los

problemas que afecta al cliente, y por ultimo tenemos con un 7% del encuestado que nunca da

a conocer estos problemas que ocurren con los clientes.

De esta manera se puede dar cuenta los problemas que ocurren y la falta de

comunicación puede llevar a problemas mayores y la pérdida de confianza de los clientes que

son la parte más sensible del negocio.

10 14%

24 32%

35 47%

5 7%

74 100%

Rara vez

nunca

Total

Siempre

Frecuentemente

14%

32%

47%

7%

0%

20%

40%

60%

Siempre Frecuentemente Rra vez Nunca

9) ¿Se ha realizado un análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y

amenazas) en relación al proceso de compras?


Para esta pregunta tenemos que el 46% de los encuestado indican que si se ha realizado

un análisis FODA en el área de compras, existe un 31% que dice que no recuerda haber

realizado un análisis para el departamento, y por ultimo contamos con un 23% de los

encuestado que dicen no haber realizado dicho análisis foda.

Se debe brindar una capacitación para poder realizar un buen análisis FODA para poder

determinar las ventajas y desventajas que se tiene en el área de compras y poder mejorar el

rendimiento de este departamento.

SI 34 46%

NO 17 23%

No recuerda 23 31%

Total 74 100%

46%

23%31%

0%

20%

40%

60%

SI No No recuerda

10) ¿Se realiza una evaluación de riesgos el cual pueda afectar de manera adversa al

proceso de compras?


En este gráfico notamos que siempre se realiza una evaluación y este cuenta con 47%

de la población, también tenemos con un 27% que dice que se realiza frecuentemente, para esto

hay quienes indican que solo rara vez con el 19%, y un 7% que nunca ha realizado este tipo de

evaluación.

35 47%

20 27%

14 19%

5 7%

74 100%

Rara vez

nunca

Total

Siempre

Frecuentemente

47%

27%19%

7%

0%

20%

40%

60%

Siempre Frecuentemente Rra vez Nunca

11) ¿La gestión por proceso que tienen la empresa le ha dado un beneficio?


Como se aprecia en esta grafica el 47% de los encuestado indica que el sistema de

gestión los ha beneficiados de manera promedio, también tenemos que el 27% que indican que

les ha beneficiado mucho y un 26% indican que el beneficio es muy poco. La aplicación de

esta pregunta en la organización beneficiaria en todos los aspectos y mejora los resultados

esperados en los procesos.

19 26%

35 47%

20 27%

74 100%

Bajo

Medio

Alto

Total

26%

47%

27%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

Bajo Medio Alto

12) ¿Ha recibido capacitación sobre temas de mejora continua?


En este cuadro se observa que el 77% del encuestado ya ha recibido capacitación sobre

mejora continua, y el 23% aún no ha cumplido con la capacitación.

Para el cumplimiento de este punto se debe realizar y cumplir con un plan de

capacitación y de esta forma tener un grupo de colaboradores con capacidad para cumplir con

la mejora continua que requiere el proceso y la organización.

SI 57 77%

NO 17 23%

Total 74 100%

77%

23%0%

20%

40%

60%

80%

100%

SI NO

SI

NO

CAPÍTULO IV

4.1 Propuesta.

Con los resultados que se obtiene en el diagnostico se procede ver que con la norma ISO

9001 2015 no se dio el total cumplimiento, a pesar que con la versión 2008 se tenía un

cumplimiento mucho mayor, por lo tanto, se evidencia los problemas que existen en el área de

compras afectando de esta manera a los diferentes procesos en la empresa. Por tales

inconvenientes se determina realizar cambios en el departamento de compras para mejorar los

procesos internos y externos, Siendo los siguientes.

Políticas y objetivos del departamento de compras.

Misión y visión del departamento de compras

Análisis FODA del departamento de compras.

Matriz SIPOC.

Criterios para la evaluación y selección de proveedores (cláusula 8.4.1)

Evidencia de la identificación de los productos (cláusula 8.5.2).

Procedimiento de Preservación (cláusula 8.5.4)

Indicadores proactivos de desempeño del departamento de compras.

Matriz de evaluación de riesgos para el proceso de compras locales.

Diagrama de flujo del proceso.

Manual de Funciones del departamento de Compras.

De acuerdo a estas referencias encaminamos al departamento de compras a cumplir

con un proceso claro y eficiente.

4.1.1 Política del departamento de compras.

Colocar en todas las órdenes de compras impresas el visto bueno del Asistente de

Compra y del Gerente de Compra e Importaciones.

Asistente de Compras debe gestionar con el proveedor él envió de las facturas en caso

de no ser enviadas junto con la mercadería despachada.

Asistente de Compras debe gestionar con el proveedor la entrega de fichas técnicas y

hojas de seguridad cuando se realice la compra por primera vez.

En el caso de haber escases y bajo nivel de inventario de alguna materia prima e insumos

se analizará junto con Planificación y Control de Calidad la posible compra, aunque no

cumplan con el requisito de que la fecha de expiración sea de 6 o mayor a 6 meses a partir de

la fecha de entrega, siempre y cuando se consuma antes de su fecha de vencimiento.

DISMA.C. LTDA., es una empresa dedicada a la actividad de producción, importación,

exportación, comercialización y distribución de productos automotriz, construcción, hogar y

cuidado personal. Los proveedores deben cumplir con una evaluación y selección. Proveer

materia prima y suministros que se requieren para la elaboración y producción garantizando

los requerimientos y cumpliendo con los estándares de calidad solicitado por DISMA. C

.LTDA., en los tiempos establecidos y las cantidades requeridas.

Flexibilidad en las órdenes de pedidos y pedidos urgente si se lo requiere. Factibilidad

y disponibilidad en la forma de pagos a proveedores. Disponer de transporte que cumplan con

los requerimientos de seguridad para la entrega de materia prima y suministro. Disponer de

requisitos legales vigentes para su operación.

4.1.2 Objetivos del departamento de compras.

Tener buena relación con los proveedores.

Minimizar el impacto de costos de almacenamiento, compras e inventario.

Ordenar y clasificar de acuerdo a la rotación de los productos.

Llevar y mantener la trazabilidad de los productos.

Enviar a tiempo las órdenes de compras y evitar retraso en la recepción de la materia

prima o suministros.

4.1.3 Misión.

El área de compras está comprometida en la adquisición de materia prima e insumos

para la elaboración y producción de producto terminado, en un determinado tiempo y

cumpliendo con las normas vigentes. Cuenta con un personal capacitado que soluciona los

requerimientos de las diferentes áreas siendo eficiente y aplicando las políticas y objetivos de

calidad del departamento.

4.1.4 Visión

Ser el área con mayor desempeño dentro de la organización adaptándose a las más

altas exigencias en el mercado nacional y desarrollando nuevas formas de trabajo para ser el

departamento con mayor efectividad en el cumplimiento de sus actividades diarias y

satisfacer las necesidades de los clientes.

4.1.5 FODA.

Figura 6: Análisis Foda

Fuente: Autores

4.1.6 Matriz Sipoc

FORMATO DE REGISTRO Fecha:

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE COMPRAS Código

:

OBJETIVO RESPONSABL

E

Adquisición de materias primas, insumos, productos terminados y servicios de características específicas de calidad.

Gerente de Compras

PROVEEDOR ENTRADAS

Compras 1. Requerimiento de documentos para calificación de proveedores

Proveedores 2. Documentación de proveedores para calificación

Compras 3. Documento para importación ( cuando aplique )

Fortaleza

Empresa con experiencia

cumple con las leyes viegentes

Buenas relaciones comerciales

Capacidad operativa a gran escala

Oportunidades.

Apertura de lineas de creditos por parte de nuestro proveedores

Incrementar producciòn y satisfacer demanda de los clientes

Debilidades

Falta de comunicacion entre proveedores y cliente

No se cumple con el plan de auditoria Falta de procedimientos para evaluaciòn a proveedores

Falta de capacitacion al personal de compras

Amenazas

Entorno politoco tenso

Impuestos y aranceles agresibos

Impacto en el ambiente por desechos peligrosos

Amenaza de nuevas competencias

Proveedor (Agente de aduana ) 4. Documento INEN para importación ( cuando aplique )

Planificación 5. Orden de Compras (compras locales e importadas)

Planificación 6. Requerimiento de cambio de fechas y cantidades de entregas (compras locales e importadas )

Proveedores 7. Cotizaciones/ Cuadro de pedidos pendientes

Proveedores 8. Documentos para la importación (proforma, facturas, certificados de origen, etc.)

Proveedor (Agente de aduana ) 9. Informe de salida de productos y materias primas autorizada

Marketing 10. Requerimientos de insumos para promociones (stickers, cajas, etc)

Diseño y desarrollo, Marketing 11. Requerimiento de compras de materias primas o insumos

Proveedores 12. Muestras de materias primas, insumos y productos terminados

Almacenamiento y Despacho 13. Reporte de importación incluido documentos

Control de Calidad , Almacenamiento y Despacho

14. Reporte de novedades detectadas en materias primas, insumos y productos terminados (compras locales e importadas)

Marketing.

15. Solicitud creación de Ítem

SALIDAS CLIENTES

1. Creación de Proveedor Compras

2. Lista de proveedores calificados Compras

3. NSO actualizado Marketing

3. Órdenes de compra Proveedores

5.1 Reporte de órdenes de compras abiertas Almacenamiento de materias primas

5.1 Envío de documentos para tramite de nacionalización Proveedores (Agente de Aduana)

6. Solicitud de cambio de fechas de entregas y cantidades en ordenes de compras

Proveedores

8. Envío de lista de empaque y documentos de importación Almacenamiento y Despacho

9. Informe de salida de productos y materias primas autorizada Almacenamiento y Despacho

10.11.12 Requerimiento de compras de materias primas o insumos para promociones, para diseño y desarrollo atendido

Proveedores

13. Facturas y soportes registradas y aprobadas para el pago a proveedores ( locales e importados )

Financiero Contable

14. Reporte de novedades detectadas en materias primas, insumos y productos terminados (compras locales e importadas)

Proveedores

15. Reporte de Liquidación de importaciones Financiero Contable

Ítem creado Marketing.

PARTES INTERESADAS

Parte interesada Requerimiento Requisitos del SGC

Accionistas. Control eficiente de recursos.

Controlar que costos planificados sea igual o cercano al estimado en compra de materias primas y

producto terminado

Producción y Gestión Comercial Materias Primas, Insumos y Productos Terminados a tiempo

Gestión y coordinación apropiada con proveedores

Financiero Contable Entrega oportuna de flujo mensual de importaciones

Coordinación para disponibilidad de recursos

4.1.7 Criterios para la evaluación y selección de proveedores

Se tiene un formato para llevar la selección y evaluación de proveedores y de esta

manera seleccionar a quienes cumplen con los requisitos requeridos por la norma y Disma.C.

Ltda. (Anexo 7)

4.1.8 Evidencia de la identificación de los productos

La empresa tiene que usar los medios apropiados para identificar todas las salidas,

asegurando así la conformidad de todos los productos y los servicios que ofrece y tiene que

conservar la información documentada necesaria para permitir que se produzca dicha

trazabilidad. (Anexo 8)

Cuando el Responsable de Compras emite una Hoja de Pedido de Compra, ha de reflejar

en la misma el número de pedido correspondiente. El número de pedido tendrá el siguiente

formato: HHHHP-DDMMAA Donde DD hace referencia al día que se realiza el pedido, MM

el mes, y AA el año, y HHHHP es un número identificativo para la empresa, donde P identifica

el proveedor utilizado. Cuando el producto final esté preparado y dispuesto para su expedición,

se marcará con el correspondiente número de pedido. De esta manera se logra la total

Trazabilidad del producto, permitiendo así al cliente conocer la evolución de dicho producto a

lo largo del proceso productivo

4.1.9 Procedimiento de Preservación

En el almacén cada material tiene su zona asignada. Con el fin de localizarla y

gestionarla eficazmente, los materiales con más rotación se colocan cerca de la salida, lo cual

reduce su desplazamiento. Como consecuencia de un pedido interno, se producirá la salida de

materias primas del almacén. El proceso incluye la localización, selección de cantidades y

traslado hasta el área de manipulación. (Anexo 9)

4.1.10 Indicadores Proactivos De Desempeño Del Departamento De Compras.

Certificación de proveedores

Objetivo: controlar la calidad de los proveedores y el nivel de integración con los

mismos.

Impacto: costos de implantar controles adicionales en la recepción de productos

provenientes de proveedores no certificados con implicaciones como: costo de

devoluciones, retraso en la producción, etc.

Formula

Valor= proveedores certificados/total de proveedores *100

Calidad de los pedidos generados

Objetivo: controlar la calidad de los pedidos generados por el área de compras

Impacto: costos de los problemas inherentes a la generación errada de pedidos como:

incremento del costo de mantenimiento de inventarios, perdida de ventas, etc.

Formula

Valor= pedidos generados sin problemas/ total de pedidos generados *100

Volumen de compra

Objetivo: controlar el crecimiento de compras

Impacto: conocer el peso de la actividad de compras en relación con las ventas de la

empresa con el fin de tomar acciones de optimización de las compras y negociación

con proveedores.

Formula

Valor= valor de compra/total de las ventas *100

4.1.11 Matriz De Evaluación De Riesgos Para El Proceso De Compras Locales.

EVALUACION DEL RIESGO

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO y

OPORTUNIDADES CONSECUENCIA PROBABILIDAD

Evaluación del Riesgo CONTROLES VIGILANCIA MONITOREO

Valoración Significancia

Retrasos en pagos a proveedores locales que generen retrasos para nuevas entregas.

2 2

4

Riesgo moderado Procedimiento Por correo electrónico

Semanal

Retrasos en pagos a proveedores de transporte internacional que genere gastos adicionales a la importación.

2 2

4 Riesgo moderado Procedimiento

Flujo de importación

mensual

Informar anticipadamente a proveedores las cantidades de materias primas específicas para la operación.

2 2

4

Riesgo moderado Procedimiento Por correo electrónico

Trimestral

Calificación

Consecuencia Deseable

1 Poco deseable

2

Inaceptable 3

Probabilidad Poco probable

1 Probable

2

Muy probable

3

4.1.12 Manual de Funciones (Anexo 10)

CONCLUSIÓNES

Con respecto a las no conformidades se pudo determinar que existe un incumplimiento

total del apartado 8 de la ISO 9001 2015, en cuanto al Control de los productos y servicios

obtenidos externamente, Identificación y trazabilidad, Preservación y Liberación de los

productos y servicios

La empresa no contaba con una metodología estandarizada de los requerimientos

necesarios que deben cumplir las materias primas e insumos, acordes a las

necesidades de la industria.

De la evaluación de los riesgos inherentes al proceso de compras, se pudo

determinar 2 riesgos importantes a los que puede estar propenso la empresa, como

es:

1) Retrasos en pagos a proveedores locales que puedan generar retrasos para nuevas entregas,

por problemas de facturación

2) Falta de comunicación oportuna con los proveedores sobre las cantidades de materias

primas específicas para la operación.

No se cumplen con el plan de capacitación, generando que el personal no cumpla con

su trabajo dentro del departamento.

Existe una población significativa del personal que está familiarizado con el SGC

haciendo factible la migración de la norma ISO 9001:2015.

RECOMENDACIÓNES

Adoptar una filosofía de mejoramiento continuo e involucrar al personal haciéndolos

participes del cambio.

Participar con la alta dirección, en el afianzamiento de la política y del control de los

procesos estándares establecidos.

Reasignamiento de las actividades a realizar por el personal, dado que existe una

sobre carga de trabajo en el departamento.

Fomentar la relación mutuamente beneficiosa con los proveedores claves.

Mejorar las políticas de entrega de la mercadería a la empresa, para evitar

inconvenientes de cualquier índole.

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ANEXOS

ANEXO 1: Diagnostico del problema

Deficiencia en la

gestión de los

procesos del

departamento

compras.

ANEXO 2: Pronóstico del problema

Deficiencia en la

gestión de los

procesos del

departamento

compras.

ANEXO 3

Deficiencia en la

gestión de los

procesos del

departamento

compras.

ANEXO 4: Check list Para ISO 9001: 2008

N° REQUERIMIENTO CUMPLIMIENTO NO CUMPLE

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4.1 Requisitos generales

¿Se encuentran identificados los procesos del sistema?

X

¿Se identifican y controlan los procesos subcontratados externamente?

X

TOTAL 100%

7 REALIZACION DEL PRODUCTO

7.4 Compras

7.4.1 Proceso de compras

¿Se encuentran definidos por escrito los productos y los requisitos solicitados a los proveedores?

X

¿Existe una selección de proveedores y se encuentran definidos los criterios de selección?

X

¿Existe una evaluación de proveedores y sus criterios de evaluación?

X

¿Existen registros de las evidencias de cumplimiento de los criterios de selección,

evaluación y reevaluación?

X

TOTAL 100%

7.5 Producción y prestación del servicio

7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio

¿Existe una metodología adecuada definida para la producción o prestación del servicio?

X

¿Existen registros cumplimentados conforme a lo definida en la metodología de producción?

x

Si existen instrucciones de trabajo ¿Se encuentran disponibles en los puestos de uso y están actualizadas?

X

¿Se realizan las inspecciones adecuadas durante el proceso de producción y prestación del servicio?

X

¿Se utilizan los medios y los equipos adecuados? X

¿El personal es competente para la realización de los trabajos?

X

TOTAL 83.33% 16.66%

7.5.3 Identificación y trazabilidad

¿Se encuentra identificado el producto a lo largo de todo el proceso productivo? x

Si es necesaria la trazabilidad del producto, ¿Se evidencia la misma? x

TOTAL 50% 50%

7.5.5 Preservación del producto

¿Existe definida una metodología adecuada para la preservación del producto?

x

¿Se evidencia el correcto cumplimiento de esta metodología?

x

50 Si fuese necesario, ¿Está definido el embalaje del producto? x

TOTAL

100%

ANEXO 5: Check list Para ISO 9001: 2015

N° REQUERIMIENTO CUMPLIMIENTO NO CUMPLE

4.4 Sistema de gestión de Calidad y sus procesos

La organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de calidad, incluyendo los procesos necesarios y sus interacciones, de conformidad con los requisitos de esta Norma Internacional

x

TOTAL 100%

8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrado externamente.

8.4.1 Generalidades

La organización debe asegurarse siempre que los bienes y servicios externos se ajustan a los requisitos especificados.

x

TOTAL 100%

8.5.2 Identificación y trazabilidad

Los controles que se aplican al proceso de desarrollo se asegurarán de que

a) los resultados que deben alcanzarse mediante las acciones de desarrollo está claramente definido, X

b) las entradas están definidas a un nivel suficiente para las actividades de desarrollo emprendidas y no dan lugar a la ambigüedad, conflicto o falta de claridad,

X

c) las salidas están en una forma adecuada para su posterior uso en la producción de bienes y prestación de servicios, y el seguimiento y la medición correspondiente,

x

d) los problemas y cuestiones que surjan durante el proceso de desarrollo se resuelven o manejados de otra manera antes de comprometerse a un trabajo de desarrollo o establecimiento de prioridades para que el trabajo,

x

e) los procesos de desarrollo previstas se han seguido, los resultados son consistentes con las entradas y el objetivo de la actividad de desarrollo se ha cumplido,

x

f) bienes producidos o servicios prestados, como consecuencia del desarrollo emprendido son aptos para el propósito,

x

g) Control de cambio apropiado y gestión de la configuración se mantiene durante todo el desarrollo de bienes y servicios y cualquier modificación posterior de bienes y servicios.

x

TOTAL

29% 71%

8.5.4 Preservación

50

La organización debe asegurarse de que la transferencia del desarrollo a la producción o prestación de servicio sólo tiene lugar cuando las acciones en circulación o surgido del desarrollo se han completado o se gestionan de otro modo tal que no hay un impacto negativo en la organización la capacidad de cumplir sistemáticamente con los requisitos del cliente, legales o los requisitos reglamentarios, o para mejorar la satisfacción del cliente.

X

TOTAL 100%

8.6 Liberación de productos y servicios.

La organización debe implementar la producción de bienes y prestación de servicios en condiciones controladas.

x

Las condiciones controladas deben incluir, según corresponda:

x

a) la disponibilidad de información documentada que describe las características de los bienes y servicios;

X

b) la aplicación de los controles; X

c) la disponibilidad de información documentado que describa las actividades a realizar y los resultados obtenidos, según sea necesario;

X

d) el uso de equipo adecuado; X

e) la disponibilidad, la aplicación y el uso de los dispositivos de seguimiento y medición;

x

f) la competencia del personal o su calificación; x

g) la validación y aprobación y revalidación periódica, de cualquier proceso de producción de bienes y prestación de servicios, donde los productos resultantes no puedan verificarse mediante actividades de seguimiento o medición posteriores;

X

h) la aplicación de los bienes y servicios de liberación, entrega y posteriores a la entrega; y

X

i) la prevención de la no conformidad, debido a un error humano, tales como errores no intencionales y violaciones de reglas intencionales.

x

TOTAL 55% 45%

ANEXO 6: Encuesta Personal De Compras

Encuesta para el personal que trabaja en el proceso de compras locales de DISMA C.

Ltda.

Objetivo: Recopilar información relevante y específica sobre el proceso de compras y gestión

de calidad para determinar una oportunidad de mejora.

1.- ¿Sabe usted sobre los cambios de la norma ISO 9001.2008 a la versión 2015?

Si____ No_____

2.- ¿Conoce actualmente los indicadores de mejora del proceso de compras?

Si____ No______

Respuesta Si, va a la pregunta 3 y no, a la 4

3.- ¿Los indicadores actuales son suficientes para medir las mejoras del proceso de

compras?

De acuerdo______ Parcial acuerdo________ Total desacuerdo_______

4.- ¿Las no conformidades levantadas al proceso son analizadas y tratadas por el

personal pertinente a manera de que estas se les dé seguimiento y sean cerradas?

Siempre_______ Frecuentemente_______ Rara vez_______ Nunca__________

5.- ¿Los proveedores proporcionan los productos o servicios conforme a lo solicitado?

Siempre_______ Frecuentemente_______ Rara vez_______ Nunca__________

6.-¿Está de acuerdo con los proveedores actuales de la empresa?

De acuerdo_____ Parcial acuerdo_______ Total desacuerdo______

7.- ¿Los requerimientos de los clientes internos o externos están bajo un estándar que sea

fácil de entender?

SI____ No_____

Si respuesta es favorable indicar que utiliza___________________________

8.- ¿Se da a conocer el tipo de queja que afecta a un cliente?

Siempre______ frecuentemente______ Rara vez ______ Nunca_________

9.- ¿Se ha realizado un análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y

amenazas) en relación al proceso de compras?

Si______ No_______ No recuerda__________

10.- ¿Se realiza una evaluación de riesgos el cual pueda afectar de manera adversa al

proceso de compras?

Siempre______ frecuentemente______ Rara vez ______ Nunca_________

11.- ¿La gestión por proceso que tienen la empresa le ha dado un beneficio?

Bajo______ Medio________ Alto____

Justifique su respuesta:

__________________________________________________________

12.- ¿Ha recibido capacitación sobre temas de mejora continua?

Si_____ No______ Indicar cual: _____

ANEXO 7: Procedimiento De Selección Y Evaluación De Proveedores

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y

EVALUACION DE PROVEEDORES

CÓDIGO : CO/02

CLAÚSULA: 7.4

FINANCIERO

ADMINISTRATIVO

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y

EVALUACION DE PROVEEDORES

ELABORADO: REVISADO: APROBADO:

FECHA: FECHA: FECHA:

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para garantizar que los proveedores de “DISMA. c. ltda.”

cumplan los términos de calidad exigidos por la empresa a través de su selección,

evaluación y reevaluación.

ALCANCE

Este procedimiento aplica para los proveedores de productos y servicios

DEFINICIONES

No aplica

DOCUMENTOS DE REFRENCIA

Norma ISO 9001: 2015 “Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos”

POLÍTICAS

La frecuencia para la evaluación a los proveedores es anual, salvo el caso en que

un Proveedor haya disminuido su calificación de manera importante, y se requiera de

una nueva evaluación

Todo proveedor que suministre productos / servicios considerados críticos para la

calidad del servicio, debe estar seleccionado y evaluado

RESPONSABLES

Gerente General

Asistente Administrativo Financiero

PROCEDIMIENTO

Registro y Selección de Proveedores

Para iniciar el proceso de registro de proveedores, el Asistente Administrativo

Financiero puede realizar su búsqueda a través de los siguientes medios:

Proveedores tomados de la Guía telefónica. Proveedores Referenciados.

Proveedores Actuales.

Con esta información se crea una base de datos.

A los proveedores de la base de datos, el Asistente de Administrativo Financiero envía

vía mail o fax el formulario Información de Proveedores CO/02-1, para ser

debidamente llenados por el proveedor y devuelto a la empresa.

NOTA: Este registro es realizado tanto a proveedores potenciales como a los actuales.

El Gerente General y el Asistente Administrativo Financiero analizan la

información recibida y seleccionan a los proveedores considerando los criterios:

Esta evaluación se realiza en el registro Selección de Proveedores CO/02-2.

NOTA: De considerar necesario, el Gerente General realiza una visita al proveedor.

El Asistente Administrativo Financiero elabora la Lista de Proveedores Calificados

CO/02-3 con aquellos que se encuentran en rango superior al 50%.

NOTA: Para el caso de proveedores únicos en el mercado, proveedores internacionales

pasan directamente a la Lista de Proveedores Calificados CO/02-3 y no requieren el

llenado del registro de Selección de Proveedores CO/02-2.

Evaluación a Proveedores

Anualmente, el Asistente Administrativo Financiero y el Gerente General evalúan los

proveedores considerando los siguientes criterios:

Calidad del Producto

Capacidad Operativa / Calidad del Servicio

Esta evaluación se realiza en el registro Evaluación de Proveedores CO/02-4.

NOTA: Los factores de evaluación se determinan de acuerdo al producto o servicio.

REGISTROS

Información de Proveedores CO/02-1

Selección de Proveedores CO/02-2

Lista de Proveedores Calificados CO/02-3

Evaluación al Proveedor CO/02-4

INFORMACIÓN DE

PROVEEDORES

CÓDIGO : CO/02-

1 PÁGINA :1 de 1

DATOS GENERALES

RAZON SOCIAL :

CLASE DE EMPRESA:

INDIVIDUAL

PRIVADA

COMERCIAL PUBLICA

DOMICILIO

COMERCIAL:

RUC:

TELEFONOS:

FAX:

EMAIL:

CASILLA:

FECHA DE INICIACION DE LAS OPERACIONES:

REPRESENTANTE LEGAL:

NOMRES Y APELLIDOS DEL GERENTE GENERAL:

EJECUTIVO DE CUENTA O PERSONA DE CONTACTO:

POLITICAS DE VENTAS ( CREDITO - CONTADO):

SI OTORGA CREDITO EN QUE CONDICIONES LO HACE:

INDIQUE LAS REPRESENTACIONES DE MARCAS QUE POSEE:

PRODUCTOS Y/O SERVICIOS PRINCIPALES QUE BRINDA:

GARANTIA QUE OTORGA:

OPORTUNIDAD DE ENTREGA DEL

PEDIDO:

UN DIA DOS DIAS

HORAS OTROS

REFERENCIAS COMERCIALES

CLIENTE PERSONA A CONTACTAR TELEFONO

OTRA INFORMACIÓN QUE ESTIME IMPORTANTE:

LA EMPRESA TIENE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD:

PERSONA QUE PROPORCIONA LA INFORMACIÓN

NOMBRE CARGO FIRMA FECHA

SELECCIÓN DE

PROVEEDORES

CÓDIGO : CO/02-

2 PÁGINA :1 de 1

Proveedor: Contacto

CAPACIDAD Y CONDICIONES COMERCIALES

PONDERACIÓN CATEGORÍA: CUMPLIMIENTO

BUENO REGULAR MALO

CALIFICACIÓ

PARÁMETRO PONDERACIÓN 100% 75% 50% PONDERADA

0

0

0

0

SUB TOTAL

0

CAPACIDAD OPERATIVA PONDERACIÓN CATEGORÍA: CUMPLIMIENTO

BUENO REGULAR MALO

CALIFICACIÓ


0

0

0

0

SUB TOTAL

0

SISTEMAS DE GESTION

PONDERACIÓN CATEGORÍA:

CUMPLIMIENTO

BUENO REGULAR MALO

CALIFICACIÓ


0

0

0

0

SUB TOTAL

0

TOTAL 0

RANGO PROVEEDOR:

BUENO 100 -76%

REGULAR 75-51%

MALO < =50%

Elaborado Por:

Revisado y Verificado Por:

Fecha:

Fecha:

LISTA DE PROVEEDORES

CALIFICADOS

CÓDIGO :

CO/02-3

PÁGINA :1

de 1

SELECCIÓN

EVALUACIÓN

NOM

BRE

PROVE

EDOR

PRODUCTO

/ SERVICIO

SUMINISTR

ADO

DIRECC

ION

TELEFO

NO

PERSO

NA DE

CONT

ACTO

B

R

M

B

R

M

FECHA

DE

EVALUA

CIÓN

EVALUACIÓN DE

PROVEEDORES

CÓDIGO : CO/02-4

PÁGINA :1 de 1

Proveedor: Contacto:

Período Evaluado:

CUMPLIMIENTO PONDERACIÓN

CATEGORÍA: CUMPLIMIENTO

BUENO REGULAR MALO

CALIFICACI

ÓN

PARÁMETRO PONDERACIÓN 100% 75% 50% PONDERAD

A

0

0

0

0

SUB

TOTAL

0

ATENCION PONDERACIÓN


BUENO REGULAR MALO

CALIFICACI

ÓN

PARÁMETRO PONDERACIÓN 100% 75% 50% PONDERAD

A

0

0

0

0

SUB

TOTAL

0

PRECIO PONDERACIÓN


BUENO REGULAR MALO

CALIFICACI

ÓN


0

0

0

0

SUB

TOTAL

0

TOTAL 0

RANGO PROVEEDOR:

BUENO 100 -76%

REGULAR 75-51%

MALO < =50%

Elaborado Por:

Revisado y

Verificado

Por:

REGISTRO DE ASITENCIA

CÓDIGO :

GH/02-3

PÁGINA :

1 de 1

TEMA DEL CURSO/EVENTO: DURACIÓN: INSTRUCTOR

FECHA:

NOMBRE DEL

PARTICIPANTE

CARGO ÁREA FIRMA

EVALUACIÓN DE LA

CAPACITACION

CÓDIGO : GH/02-3

PÁGINA : 1 de 1

PERÍODO EVALUADO:

CURSO (S):

FUNCIONARIO: CARGO DESEMPEÑADO:

EVALUADOR:

EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN RECIBIDA

OBJETIVOS PONDERACION CALIFICACION

LA CAPACITACIÓN CUMPLIÓ CON LOS

OBJETIVOS PLANTEADOS

LA CAPACITACIÓN RECIBIDA MEJORÓ EL

DESEMPEÑO DEL PARTICIPANTE

LA CAPACITACIÓN RECIBIDA LE PERMITE AL

PARTICIPANTE TRANSMITIR SUS

CONOCIMIENTOS A SUS COMPAÑEROS DE

ÁREA

LA CAPACITACIÓN RECIBIDA INCREMENTÓ

LA MOTIVACIÓN DEL PARTICIPANTE POR SU TRABAJO

TOTAL

ANEXO 8: Evidencia De Identificación De Productos

CÓDIGO : CO/01

FINANCIERO ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

ELABORADO: REVISADO: APROBADO:

FECHA: JUNIO 2011 FECHA: JUNIO 2011 FECHA: JUNIO 2011

OBJETIVO

Establecer una metodología que permita realizar en forma ordenada la gestión de

compras dentro de la empresa.

ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas las compras que se realizan en la empresa, a

excepción de compras realizadas por caja chica.

DEFINICIONES

Orden de Compra: Documento en el que se detallan los productos o servicios que la

empresa va a comprar al proveedor escogido a un precio convenido. También especifica

los términos de pago y de entrega.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Norma ISO 9001: 2008 “Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos”

Directorio de Proveedores Calificados CO/02-1

POLITICAS

Para toda compra superior a USD 100, se deben pedir 3 cotizaciones. En el caso de que

esto no sea posible, se debe justificar el incumplimiento de esta política.La Orden de

Compra CO/01-1 debe ser llenada en su totalidad.

RESPONSABLES

Asistente Administrativo Financiero

PROCEDIMIENTO

COMPRA

Cuando se requiere la compra de un bien o servicio, el solicitante debe comunicarse con

el Asistente Administrativo Financiero, quien procede a elaborar la Orden de Compra

CO/01-1 y a realizar las cotizaciones necesarias a los proveedores, según el monto

establecido.

NOTA 1: Cuando se tenga establecido un contrato o convenio con un proveedor, no se

requiere cotizaciones.

NOTA 2: Si es una compra crítica el Asistente Administrativo Financiero revisa el

“Directorio de Proveedores Calificados CO/02-1 para solicitar las cotizaciones.

La Orden de Compra CO/01-1 y las cotizaciones son entregadas al Gerente General

para su aprobación.

El Gerente General selecciona la Cotización, aprueba la Orden de Compra CO/01-1 y

devuelve al Asistente Administrativo Financiero, para que proceda a realizar la compra.

NOTA 3: Cuando se tenga establecido un contrato o convenio y para el pago de

servicios básicos, no es necesaria la elaboración de la Orden de Compra CO/01-1.

7.1.3. El Asistente Administrativo Financiero, revisa la información y envía al

proveedor.

RECEPCIÓN

Las compras son recibidas por el Asistente Administrativo Financiero. Si la recepción

es satisfactoria, se aprueba la factura, caso contrario, se comunica con el proveedor para

la devolución o reclamo respectivo.

REGISTROS

Orden de Compra CO/01-1

ANEXOS

No aplica

ORDEN DE COMPRA

CÓDIGO : CO/01-1

PÁGINA : 1 de 1

FECHA: AREA O DPTO.

QUE SOLICITA:

RESPONSABLE:

CARGO:

DESCRIPCION DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO

PROVEEDOR DESCRIPCION UNIDAD CANTIDAD VALOR

UNITARIO VALOR TOTAL

SOLICITADO REVISADO APROVADO

ANEXO 9: Preservación Del Producto

OBJETIVO

Establecer las políticas o condiciones, actividades, responsabilidades y controles para la

conservación de la documentación dentro de los parámetros establecidos por la Ley.

ALCANCE

Aplica a todos los procesos del departamento, teniendo en cuenta el ciclo vital de los

documentos, usando como instrumento las tablas de retención documental en las diferentes fases

de los archivos.

DEFINICIONES

DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio

utilizado.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los

documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

DOCUMENTO ACTIVO: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

DOCUMENTO SEMIACTIVO: Documento de uso ocasional con valores primarios.

DOCUMENTO INACTIVO: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus

valores primarios.

DOCUMENTO HISTÓRICO: Documento con valor permanente para la Gobernación

del Putumayo.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,

acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el

transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio

e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes

de la historia.

ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es sometida a

continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la

soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos

iniciados.

ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos

archivos de gestión de la Gobernación del Putumayo, cuya consulta no es tan frecuente

pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y

particulares en general.

ARCHIVO HISTÓRICO: Es aquel donde reposan los documentos de conservación

permanente de la Gobernación del Putumayo.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o

correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos.

CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS: Conjunto de estrategias y

medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo

de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.

DETERIORO: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o

mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.

ELIMINACIÓN DOCUMENTAL: Actividad resultante de la disposición final señalada

en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han

perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en

otros soportes.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series, con sus

correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en

cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos de gestión al central

o histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental

vigentes.

No. FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

0

Inicio

Realizar Diagnostico

Realizar cronograma

de actividades

Gestionar y Ejecutar

las actividades

Realizar seguimiento

fin

Inicio

1

Realizar Diagnostico de la estructura del

archivo central y valorar el estado de su respectiva documentación determinando los factores de riesgos para tomar las medidas

preventivas y detener, controlar y erradicar el deterioro.

Jefe de archivo

Diagnostico

2

Realizar cronograma de actividades para controlar las condiciones ambientales de la

estructura del archivo central y monitorear las unidades de almacenamiento y del mobiliario de acuerdo a las recomendaciones técnicas del Archivo

General de la Nación.

Jefe de archivo

Cronograma de Actividades

3

Gestionar y Ejecutar las actividades programadas para controlar las condiciones ambientales de la estructura del archivo

central y las inherentes a la conservación documental.

Jefe de archivo

Informe de Actividades

4

Realizar periódicamente seguimiento del

Cronograma de actividades y verificar su ejecución.

Jefe de archivo

Informe de seguimiento

5

Fin

CÓDIGO:

PROCEDIMIENTO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

VERSIÓN:

FECHA:

CONTENIDO

No. FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

0

Inicio

Realizar Diagnostico

Realizar cronograma

de actividades

Gestionar y Ejecutar

las actividades

Realizar seguimiento

fin

Inicio

1

Realizar Diagnostico de la estructura del archivo central y valorar el estado de su respectiva documentación determinando los factores de riesgos para tomar las medidas

preventivas y detener, controlar y erradicar el deterioro.

Jefe de archivo

Diagnostico

2

Realizar cronograma de actividades para controlar las condiciones ambientales de la

estructura del archivo central y monitorear las unidades de almacenamiento y del mobiliario de acuerdo a las

recomendaciones técnicas del Archivo General de la Nación.

Jefe de archivo

Cronograma de Actividades

3

Gestionar y Ejecutar las actividades programadas para controlar las condiciones

ambientales de la estructura del archivo central y las inherentes a la conservación documental.

Jefe de archivo


4

Realizar periódicamente seguimiento del

Cronograma de actividades y verificar su ejecución.

Jefe de archivo

Informe de seguimiento

5

Fin

CONTROL DE REGISTROS:

Nombre

Código

Tipo

Almacenamiento

Recuperación

Protección

Responsable

Diagnostico

No aplica

Físico

Archivo Central

Carpeta de informes

Carpeta

Jefe de archivo

Cronograma de

Actividades.

FT-GD-008

Físico

Archivo Central

Carpeta de informes

Carpeta

Jefe de archivo


No aplica

Físico

Archivo Central Carpeta de informes Carpeta

Jefe de archivo

Informe de

seguimiento

No aplica

Físico

Archivo Central

Carpeta de informes

Carpeta

Jefe de archivo

ANEXO 10: Diagrama De Flujo

ANEXO 11: Manual De Funciones

DEPARTAMENTO DE

COMPRAS

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Es el responsable de gestionar la adquisición de materiales, y servicios que soliciten las

diferentes unidades administrativas de la empresa, de conformidad con la Ley de

Compras y Contrataciones del Estado. Así como de mantener existencias en niveles

adecuados en el Almacén, para satisfacer las necesidades de las dependencias de la

Empresa. Las funciones que tiene asignadas son las siguientes:

Preparar el plan general de abastecimiento para el año, con base a las programaciones

de materiales y suministros requeridos por las diferentes unidades administrativas de la

empresa.

Velar por el correcto cumplimiento de los sistemas y procedimientos establecidos, para

la compra y suministro de materiales.

Atender los pedidos de suministros de materiales, y dotar a las diferentes unidades de

la Empresa de los diferentes accesorios, materiales y suministros diversos justo a

tiempo.

Mantener constante información sobre proveedores nuevos y sustitutos.

Efectuar las compras en el menor tiempo posible, cumplir con los procedimientos

legales establecidos y procurar los mejores precios.

Suministrar información y documentación a las comisiones adjudicadoras y

liquidadoras de bienes y servicios.

Realizar las publicaciones a través del Sistema, cuando se requiera la utilización del

mismo conforme a la Ley de Contrataciones del Estado.

Someter las correspondientes adquisiciones de insumos y materiales al proceso de

cotización establecido en la Ley de Compras y Contrataciones.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS INTEGRACIÓN DE PUESTOS

No. DE ORDEN

NOMBRE DEL PUESTO

No. DE PUESTOS

01

JEFE DE DEPARTAMENTO

01

02

ASISTENTE TÉCNICO II

01

03

ASISTENTE TÉCNICO I

02

04

OFICIAL ADMINISTRATIVO II

01

05

SECRETARIA DE DEPARTAMENTO

01

06

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

01

TOTAL DE PUESTOS

07

No. DE ORDEN

NOMBRE DEL PUESTO

No. DE PUESTOS

01

JEFE DE DEPARTAMENTO

01

02

ASISTENTE TÉCNICO II

01

03

ASISTENTE TÉCNICO I

02

04

OFICIAL ADMINISTRATIVO II

01

05

SECRETARIA DE DEPARTAMENTO

01

06

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

01

TOTAL DE PUESTOS

07

JEFE DE DEPARTAMENTO CÒDIGO: 01-07

FUNCIÒN BASICA:

Coordinar, supervisar y controlar las actividades del Departamento de Compras.

FUNCIONES:

Recibir y tramitar los pedidos que hacen las diferentes dependencias de la Empresa,

para la compra de artículos e insumos necesarios para la ejecución de sus actividades.

Obtener listas de oferentes a través de Guate Compras autorizados por el Ministerio de

Finanzas Públicas.

Mantener listados de las casas comerciales y actualizar cartera de proveedores de los

insumos requeridos por la Empresa.

Dirigir y coordinar las labores del personal asignado a su Departamento.

Organizar y controlar las cotizaciones que deben efectuarse para la compra de artículos,

de acuerdo con el Reglamento de Compras respectivo.

Convocar a los funcionarios para conformar las juntas de cotizaciones y liquidaciones

conforme al Reglamento de Compras.

Adjudicar las compras a los oferentes favorecidos, conforme a los procedimientos

establecidos.

Gestionar la adquisición de bienes y servicios tomando en consideración calidad, precio

y proveedor calificado.

Elaborar el anteproyecto del presupuesto del Departamento de compras.

Realizar la Evaluación del Desempeño del personal a su cargo.

Velar por el cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia

la protección de instalaciones, carga y equipo.

Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prácticas relacionadas con

la seguridad y salud laboral.

Efectuar otras tareas a fines al puesto.

SUPERVISIÓN:

Recibida de: Gerente y Subgerente Administrativo.

Ejercida a: Subjefe del Departamento y personal de oficina.

RELACIONES:

Con su Jefe Inmediato y con todas las dependencias de la Empresa, especialmente con

Presupuesto, Auditoria Interna, Gerencia General, Caja y proveedores de artículos e

insumos para la Empresa.

REQUISITOS:

Opción “A” Interna:

Cuatro años como Subjefe de Departamento, o Jefe de Sección del Área Administrativa.

Opción “B” Externa:

Título Profesional a nivel de Licenciatura en la carrera de Administrador de Empresas

o carrera afín con formación en administración pública.

Experiencia:

Cuatro años en tareas relacionadas con él puesto que incluyan Supervisión de Personal.

Capacitación:

Gestión del Talento Liderazgo

Evaluación del Desempeño

Ley de Compras y Contrataciones del Estado Trabajo en Equipo

Relaciones Humanas Servicio al Cliente

Habilidades: Espacial y Abstracta Cálculos Matemáticos Capacidad de Análisis

Habilidades Técnicas para el Manejo de Cómputo y Presentaciones Habilidades

Conceptuales

Administración del Tiempo Toma de Decisiones

Coordinar personal y funciones Capacidad de Análisis

RESPONSABILIDADES:

Económica:

Es cuentadante de la Empresa ante la Contraloría General de Cuentas de la Nación tiene

responsabilidad por todas las operaciones de compras y adquisiciones que realice, las

cuales deben ajustarse en todo caso al Reglamento respectivo. Es responsable del

correcto manejo de los fondos de Caja Chica y la adquisición oportuna de materiales y

suministros.

Documentación e Información:

Tiene responsabilidad por la documentación que se maneja en su Departamento. La

información que recibe es de tipo reservado.

ASISTENTE TECNICO II CÒDIGO: 02-02

FUNCION BASICA:

Ejecutar tareas de recopilación y seguimiento del proceso de compras de la Empresa.

FUNCIONES:

Asistir a la jefatura del Departamento en dar seguimiento a procesos de compras.

Analizar requerimientos de compras y apoyar a la jefatura del Departamento en el

seguimiento de las mismas

Es responsable de la aplicación de los Sistemas de Gestión autorizados por la

Empresa.

Realiza contactos con proveedores para realizar investigaciones y/o cotizaciones de los

productos

Atender a los proveedores y público en general que acude al Departamento de Compras

y proporciona información que está autorizado.

Elaborar los informes mensuales de las actividades del Departamento.

Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de

instalaciones, carga y equipo.

Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y

salud laboral.

Realizar otras tareas afines al puesto.

SUPERVISIÓN:

Recibida de: Jefe y Subjefe del Departamento de Compras. Ejercida a: Ninguna

RELACIONES:

Con su Jefe Inmediato y con el grupo de trabajo del Departamento de Compras, con los

proveedores y público en general que acude al Departamento de Compras.

REQUISITOS:


Dos años como Asistente Técnico II Legal: Licencia de Conducir Clase “B”


Título o Diploma de Nivel Medio.

Experiencia:

Dos años en funciones administrativas que incluya supervisión de personal.

Capacitación:

Ley de Compras y Contrataciones del Estado Trabajo en Equipo

Servicio al Cliente Administración de Siges Relaciones Humanas



Conceptuales

Administración del Tiempo

ASISTENTE TÉCNICO I CODIGO: 02-01

FUNCIÒN BASICA:

Trabajo que consiste en prestar asistencia técnica y administrativa, en el Departamento

de Compras, en el que se realizan diversas actividades relacionadas con el proceso para

la adquisición de bienes y servicios.

FUNCIONES:

Dar apoyo en los diversos controles relacionados con las compras de bienes y servicios.

Ejercer control sobre los documentos de órdenes de compra que se emiten por este

Departamento.

Revisar las cotizaciones realizadas por las personas encargadas de dicha actividad, con

la finalidad de que dichas acciones se apeguen a la Ley de Contrataciones del Estado.

Publicar por medio del sistema de Guate Compras las solicitudes de bienes y servicios

que excedan de lo establecido en la Ley de Compras y Contrataciones del Estado.

Apoyar a las actividades de cotización de materiales y suministros requeridos por las

diferentes unidades administrativas de la Empresa.

Tramitar vales de cajas chicas para la compra de materiales.

Llevar control de la documentación para apertura de plicas y firmas de sumarios de

expedientes y actas levantadas.

Cumplir con otras funciones propias de su puesto, que sean necesarias a la agilización

del proceso de compras.




salud laboral


SUPERVICIÒN:

Recibida de: Jefe o Subjefe del Departamento de Compras. Ejercida a: Ninguno

RELACIONES:


proveedores y público en general que acuden al Departamento de Compras.

REQUISITOS: Opción “A” Interna:

Dos años de Oficial Administrativo II.


Título o Diploma de nivel medio. Legal: Licencia de Conducir Clase “B”

Experiencia:

Dos años en labores relacionadas con el proceso de compras.

Capacitación:

Ley de Compras y Contrataciones del Estado Trabajo en Equipo Servicio al Cliente

Relaciones Humanas Trabajo en Equipo Administración de Siges



Conceptuales Administración del Tiempo

OFICIAL ADMINISTRATIVO II CÒDIGO: 04-02

FUNCION BASICA:

Es un puesto de oficina, en el cual se ejecutan tareas de cotización y seguimiento

del proceso de compras de la Empresa.

FUNCIONES:

Elaborar órdenes de compra de artículos diversos.

Recibir las facturas por compras realizadas y efectuar el trámite respectivo para su pago.

Elaborar oficios, providencias y otros documentos varios, según las necesidades del

servicio.

Es responsable del archivo de documentación del Departamento de Compras,

relacionado con la adquisición de bienes y servicios.

Atender llamadas telefónicas y trasladarlas a quien corresponda.

Atender a los proveedores y público en general que acude al Departamento de Compras.

Elaborar los informes mensuales de las actividades del Departamento.




salud laboral.


ESPECIALIDAD: 10-03 COMPRAS

SUPERVISIÓN:


RELACIONES:


proveedores y público en general que acude al Departamento de Compras.

REQUISITOS:

Opción “A” Interna: Dos años como Auxiliar Administrativo


Título o Diploma de Nivel Medio. Legal: Licencia de Conducir Clase “B”

Experiencia:

Dos años en labores relacionadas con el proceso de compras.

Capacitación:


Trabajo en Equipo Relaciones Humanas Administración de Siges



Conceptuales


RESPONSABILIDADES:

Económica:

Tiene responsabilidad por la documentación de trámites y cheques de pago que maneja

en su puesto de trabajo.

SECRETARIA DE DEPARTAMENTO CODIGO: 04-10

FUNCION BASICA:

Realizar trabajos de cotización y control de precios para el trámite y adjudicación de

compras, así como realizar otras labores administrativas relacionadas con el control de

compras.

FUNCIONES:

Tomar dictados taquigráficos y trascribirlos por medio de un Computador.

Atender y hacer llamadas telefónicas oficiales.

Transcribir en el computador documentos diversos del Departamento.

Llevar control del archivo de documentación del Departamento.

Redactar cartas, oficios, providencias, según indicaciones de su Jefe Inmediato.

Recibir, clasificar y distribuir correspondencia y documentación.

Revisar los cálculos matemáticos de las facturas de artículos comprados por Caja

Chica.

Efectuar los ingresos y egresos de las facturas en los registros respectivos.

Participar en la recepción de materiales de las diferentes áreas de trabajo, de acuerdo

con los nombramientos respectivos.

Ejercer control sobre la cartera de proveedores.

Llevar a cabo cotizaciones de materiales y repuestos, según

especificaciones técnicas de los mismos.

Cumplir comisiones diversas relacionadas con su especialidad que le ordena su Jefe

Inmediato.




salud laboral.


SUPERVISIÓN:


RELACIONES:

Con su Jefe Inmediato y con el grupo de trabajo del Departamento, Gerente de Área y

Jefaturas del Departamento de la Empresa, Proveedores y empleados de la Empresa.

REQUISITOS:


Dos años como Oficial Administrativo I



Experiencia:

Dos años en labores similares a la especialidad el puesto que se trate.

Capacitación:

Redacción y ortografía Redacción de Informes Trabajo en Equipo Relaciones humanas

Servicio al cliente Curso de ingles

Habilidad:

Espacial y Abstracta Cálculos Matemáticos Capacidad de Análisis


Conceptuales


RESPONSABILIDADES

Económica: Por el mobiliario y equipo asignado para la realización de su trabajo.


Por la documentación e Información que maneja.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO CODIGO: 04-

00

FUNCION BASICA:

Actividad que consiste en llevar control y registro sobre la adjudicación de compras, así

como realizar otras labores administrativas relacionadas con el control de compras.

FUNCIONES:

Dar los ingresos y egresos de las facturas en los registros Respectivos.

Recibir solicitudes de materiales, repuestos, por servicios y activos fijos de las

diferentes áreas de la empresa.

Enviar los expedientes con su respectiva factura para ingreso del almacén.

Trasladar los expedientes con su respectivo ingreso de almacén a presupuesto para el

pago respectivo.

Confirmar con los proveedores sobre la contraentrega de los productos solicitados.

Cumplir con las disposiciones y procedimientos emitidos por la Empresa tendentes a la

eliminación de riesgos derivados de la ejecución de su puesto de trabajo.




salud laboral.


SUPERVISIÓN:


RELACIONES:

Con su Jefe Inmediato y con el grupo de trabajo del Departamento, Proveedores y

empleados de la Empresa.

REQUISITOS:


Dos años con trabajos de oficina



Experiencia:

Dos años en labores similares a la especialidad el puesto que se trate.

Capacitación:

Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión


Relaciones Humanas Trabajo en Equipo Administración de Siges



Conceptuales


RESPONSABILIDADES:

Económica:

Por el mobiliario y equipo asignado para la realización de su trabajo.


Por la documentación e información que reciba para la ejecución de labores.

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