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UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” UNIVERSIDAD DEL ZULIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES CONVENIO UCLA - LUZ
ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURIA MENCIÓN COSTOS
ESTRUCTURA DE COSTOS BASADOS EN ACTIVIDADES PARA LA
EMPRESA J.L. SERVICIOS, S.R.L.
Trabajo Especial de Grado presentado para optar al Titulo de Especialista en
Contaduría: Mención Costos.
Autor: JOSÉ ALVAREZ
Tutor: JOSÉ DURAN
Maracaibo, 2005
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DEDICATORIA
A mi esposa, a mi futuro (si Dios quiere) hijo o hija,
a mis padres, a mis suegros,
a mis hermanos, cuñados, sobrinos
y a la cuarta comunidad neo – catecumenal de la iglesia Ntra Sra de la Paz,
por su gran apoyo espiritual.
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AGRADECIMIENTO
- A DIOS por darme la oportunidad de concluir este proyecto.
- A mis Padres por ser un gran ejemplo de perseverancia.
- A mi esposa por su apoyo y paciencia.
- A mi futuro (si Dios lo quiere) hijo o hija por ser mi INSPIRACIÓN.
- A mis hermanos, sobrinos, cuñados y suegros por su gran ayuda.
- A la 4ta Comunidad Neo – Catecumenal de la iglesia Nuestra Sra de la Paz
por su apoyo espiritual.
- A mi tutor académico por su asesorías y colaboración para la conclusión de
este Trabajo de Grado.
- A todo el personal de J.L. Servicios, s.r.l., por la ayuda prestada para la
obtención de la información.
- Al Sr. José Lugo y la Sra. Alba de Lugo por ayuda incondicional y su asesorías
técnicas con relación al Trabajo de Campo.
- A la directiva de INDUSTRIA Y COMERCIALIZADORA LA QUESA, C.A. por
su apoyo laboral para poder concluir con el Trabajo de Grado.
- A la Universidad Centro Occidental “Lisandro Alvarado” y a la Universidad del
Zulia por darme la oportunidad y la formación necesaria para concluir con este
Proyecto.
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ÍNDICE
DEDICATORIA iii
AGRADECIMIENTO iv
ÍNDICE v
RESUMEN vi
INTRODUCCIÓN 1
CAPÍTULO
I EL PROBLEMA 2
Planteamiento del Problema 3
Objetivos 6
General 6
Específicos 6
Justificación de la Investigación 6
II MARCO TEÓRICO 8
Antecedentes de la Investigación 9
Bases Teóricas 13
Términos Básicos 26
III MARCO METODOLÓGICO 29
Tipo de Estudio 30
Población y Muestra 31
Diseño del Estudio 31
Técnicas de Recolección de Datos 33
IV RESULTADOS 35
V CONCLUSIONES 68
RECOMENDACIONES 71
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 73
ANEXOS 75
Currículo Vitae del Autor 76
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UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA
MENCIÓN COSTOS
ESTRUCTURA DE COSTOS BASADOS EN ACTIVIDADES PARA LA
EMPRESA J. L. SERVICIOS, S.R.L.
Autor: José Alvarez
Tutor: José Duran
RESUMEN
En el presente trabajo de investigación se realizó la Estructura de Costos Basado en Actividades para la empresa J.L. Servicios, S.R.L. El objetivo planteado fue Elaborar una Estructura de Costos Basada en las Actividades para la empresa J.L. Servicios, S.R.L., analizando los procesos desarrollados, identificando los costos incurridos, clasificando los costos, determinando su distribución y para terminar se estableció la distribución de los Costos Indirectos ocasionados durante el año 2004 en la empresa J.L. Servicios, S.R.L. La investigación utilizada fue de tipo descriptiva y de acuerdo a su naturaleza, documental. Se obtuvo como resultados la distribución de los costos indirectos basados en las actividades que realiza la empresa J.L. Servicios, S.R.L. Además de resultar unas diferencias en los resultados de los costos totales y la utilidad por cada servicio entre el sistema de Costos Basados en Actividades y el utilizado por la empresa J.L. Servicios, S.R.L. En conclusión, bajo el modelo ABC, es posible identificar las actividades realizadas por cada área de trabajo que conforma la organización y así poder determinar que el peso porcentual de mayor importancia lo tiene la actividad de control de calidad, seguido del mantenimiento general, servicio administrativo, presupuesto y gestión de personal. Palabras Claves: ESTRUCTURA DE COSTOS; COSTOS INDIRECTOS; COSTOS BASADOS EN ACTIVIDADES
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INTRODUCCIÓN
La obtención de información útil para la gestión no hace a las empresas
exitosas, es la toma de decisiones a partir de esa información la que genera la
diferencia. En este sentido las decisiones pueden ser influenciadas por factores
internos (poco conocimiento del personal) y externos (situación política).
Los sistemas tradicionales de costos no contemplan los cambios en las
estructuras de costos de las empresas, los costos operativos tienen cada vez
mayor relevancia, al mismo tiempo que existe una mayor dificultad en su
asignación, debido a la existencia de un mayor número de productos, mayor
número de clientes y más canales de distribución. Esto implica que se deba
adoptar un sistema de costos que acompañe esta evolución. Los sistemas de
costos tradicionales indican donde se produce el gasto, mientras en los
sistemas de Costos Basados en Actividades (ABC) indican cuales son los
costos que generan actividades, diferenciándolos de los costos no promotores
de estas.
De esta manera, se plantea un estudio de tipo descriptivo donde los
elementos se presentan en cuatro capítulos: El capítulo I, cubre el
planteamiento del problema, su situación actual, la justificación de la
investigación y los objetivos propuestos; el capítulo II comprende el marco
referencial que fundamenta el objeto del conocimiento investigado, donde se
expresan los principios teóricos de la investigación; el capítulo III encierra los
lineamientos metodológicos que se establecen en la investigación, el capítulo IV
implica la presentación y análisis de los resultados. Por último, se desarrolla el
capítulo V donde se muestran las conclusiones y recomendaciones inherentes
al problema de estudio.
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CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
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CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
RESEÑA HISTORICA
J.L. Servicios, S.R.L. es una empresa que presta servicios de recubrimientos
químicos y mantenimiento a piezas de menor envergadura para la industria
petrolera y metalúrgica. Nace en Julio de 1997 cuando este tipo de servicio era
prestado muy escasamente a nivel nacional, lo que motivó a un grupo de
personas a crear una organización que satisficiera las necesidades del
mercado.
Esta empresa presta sus servicios bajo la premisa de servicio optimo a
tiempo en todos sus procesos con los lineamientos de un aseguramiento de la
calidad.
A través de su trayectoria esta organización se ha dedicado a la tarea de
mantenerse y posesionarse del mercado, con el fin de expandir sus servicios a
nivel nacional y de prestar otro tipo de servicios relacionados con el ramo.
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
J.L. Servicios, S.R.L. es una organización dedicada a prestar servicios de
recubrimientos químicos y mantenimiento a piezas menores utilizadas en las
operaciones de la industria petrolera y metalúrgica.
Debido a las nuevas tendencias y normas de calidad exigidas a las
operadoras y contratistas de la minería y metalurgia, tanto de nivel nacional
como internacional, estas están tomando la iniciativa de aumentar en sus
instalaciones los controles de calidad en los procesos de recubrimientos
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químicos, para tener un mayor rendimiento y control de los mismos y cumplir
con dichas exigencias.
Como resultado de esta amenaza de mercado, la situación económica actual
de la industria petrolera y metalúrgica a nivel nacional y mundial, la condiciones
políticas y económicas del país y la constante evolución tecnológica de los
procesos, se ha evidenciado una disminución de solicitudes de servicio a J.L.
Servicios, S.R.L. y por tanto un debilitamiento del mercado antes cautivo de la
empresa, ocasionando dificultades económicas que obligan a la gerencia a
tomar decisiones basadas en datos confiables y un adecuado análisis de la
información.
Ante este panorama, la gerencia ha decidido realizar un análisis económico
de la situación de la empresa, teniendo como fuente principal de información
sus estados financieros históricos y su estructura de costos tradicional, pero
estas fuentes generan resultados que no cubren las necesidades de la
organización a nivel gerencial para la toma de decisiones (según el Jefe del
Departamento de Administración y Contabilidad) porque no muestran con
exactitud la relación costos – beneficios para cada servicio, sino una
distribución tradicional para los costos directos y para los costos indirectos, una
asignación basada en el total de los costos indirectos del período entre el
número de piezas que se le presto servicio durante el mismo, el resultado se
multiplica por la cantidad de piezas del servicio prestado. De esta manera los
costos indirectos siempre arrojan como resultado iguales cantidades en
bolívares para cada una de las piezas, mostrando una información no
sustancial para tomar decisiones de nivel gerencial.
En esta situación, se plantea la necesidad de implementar un método de
asignación en los costos indirectos que muestren un mayor acercamiento al
costo real de cada servicio, tomando en consideración la diversidad de los
materiales utilizados y la gran influencia de la mano de obra para realizar los
procesos.
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En el presente trabajo de investigación, se propone la utilización del método
para distribuir los costos indirectos basados en las actividades (ABC) lo que
ocasionaría la distribución de los mismos de una manera más real, ya que este
(método) se fundamenta en la distribución de los costos indirectos sobre la base
de la actividad causante de estos o de mayor influencia, para así realizar la
asignación en los distintos tipos de servicios. En este trabajo de investigación
se tomará como base de distribución para los costos indirectos las
asignaciones resultantes de las entrevistas informales con el personal de la
empresa, de la investigación realizada a los reportes de la organización, entre
otras. Dando como resultado una serie de base de distribuciones que se
aplicarán a las actividades efectuadas en la empresa, para luego asignarlos a
cada servicio.
Con esta aplicación, la información financiera y de costos arrojaran unos
resultados relacionados a los distintos procesos y actividades realizadas por la
empresa y de esta manera poder servir de instrumentos adicionales para la
toma de decisiones tanto a nivel operativo como gerencial
Formulación del Problema
¿ Cómo elaborar una Estructura de Costos Basados en Actividades para la
empresa J.L. Servicios, S.R.L.?
Sistematización del Problema
¿ Cuál es estructura de costos actual de la empresa J.L. Servicios, S.R.L.?
¿ Cómo diseñar un modelo del sistema de Costos Basados en Actividades
en la empresa J.L. Servicios, S.R.L.?
¿ Cuáles son las cualidades de la aplicación de una estructura de Costos
Basados en Actividades en comparación con la estructura actual presentada
en la empresa J.L. Servicios, S.R.L.?
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1.2. OBJETIVOS
1.2.1. Objetivo General
Elaborar una estructura de Costos Basados en Actividades para la empresa
J.L. Servicios, S.R.L.
1.2.2. Objetivos Específicos
1. Identificar el sistema de costos actual de la empresa J.L. Servicios. S.R.L.
2. Diseñar un modelo de aplicación del sistema de Costos Basados en
Actividades para la empresa J.L. Servicios, S.R.L.
3. Comparar los resultados de la estructura de Costos Basados en
Actividades, con la estructura actual de la empresa J.L. Servicios, S.R.L.
1.3. Justificación de la Investigación
Ante la situación actual del país, los avances tecnológicos y la evolución del
pensamiento económico respecto a que las organizaciones no deben enfocarse
solo en la búsqueda de beneficio por sus productos o servicios, sino que se
deben tomar en cuenta todas las actividades relacionadas con los procesos,
calidad, productividad, mercado, proveedores y otros, en el desempeño de las
funciones de la organización y a través de la cadena de valor para alcanzar sus
objetivos, los gerentes deben manejar eficientemente sus recursos a fin de
convertirlos en herramientas para cumplir con las exigencias del mercado y
satisfacer los requerimientos internos.
El fin de esta investigación es proporcionar a la gerencia una herramienta
útil para producir información financiera de sus costos, la cual le permita llevar a
cabo un adecuado análisis de sus proyecciones de negocio y de esta manera
seguir proporcionando al mercado un servicios altamente competitivo, de
calidad y con un costo adecuado a las necesidades de los clientes. Así como el
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aporte teórico, práctico y académico relacionado con la aplicación de los Costos
Basados en Actividades a una empresa de servicios relacionada con el área
metalúrgica.
Delimitación de la Investigación
Espacial
El estudio sobre la estructura de costos se efectúo en la empresa J.L.
Servicios, S.R.L. que brinda servicios de recubrimientos químicos a piezas
menores para la industria petrolera y metalúrgica; está ubicada en San
Francisco, estado Zulia Urbanización Coromoto, calle 170, Nº 45-65; fue
seleccionado para el análisis el ejercicio económico del año 2004.
Temporal
Para esta investigación se tomó información del los Estados Financieros,
Presupuestos, Ordenes de Compras y Reportes de Ventas entre el mes de
Enero de 2004 y el mes de Diciembre de 2004 entre otros.
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CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
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CAPITULO II
MARCO TEORICO
2.1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Para fundamentar el presente trabajo de investigación, se revisó las
siguientes investigaciones que se relacionan con el tema a desarrollar:
El Trabajo Especial de Grado titulado:”ESTRUCTURA DE COSTO DEL
CENTRO RAFAEL URDANETA, S.A. (CRUSA). BASADA EN EL COSTEO
ABC” elaborado en el año 2005 por Rosa Hayde en la Universidad Centro
Occidental Lisandro Alvarado – La Universidad del Zulia para optar al título de
Especialista en Costos.
El presente trabajo se fundamentó en una investigación descriptiva y de
acuerdo a su naturaleza documental, se obtuvo como resultado los costos de
las Obras del Casco Central y las Obras de Infraestructura Urbana de acuerdo a
las actividades ejecutadas por cada gerencia para culminar estas obras.
Se identificaron las actividades ejecutadas por cada unidad de las que
conformar la estructura organizacional con cada producto, determinándose la
administración de obras como la actividad de mayor peso porcentual en la
ejecución de las Obras del Casco Central y el apoyo administrativo para las
Obras de Infraestructura Urbana, para llegar a ello se analizo los procesos
desarrollados, identificando los costos incurridos, clasificando los costos,
estableciendo su distribución y finalmente estableciendo la distribución de los
costos indirectos incurridos en el CRUSA en el año 2004.
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Otro trabajo de investigación que ayudó a desarrollar el presente trabajo es
el que lleva por nombre “Estudio de Costos del Proceso de Facturación en
la Unidad de Mercado Especial Eleoccidente Falcón basado en el Sistema
de Costeo por Actividades”, elaborado en la Universidad Centro Occidental
Lisandro Alvarado – La Universidad del Zulia para optar al titulo de Especialista
en Costos, realizada por Diaz Marbelys en el año 2002.
Esta investigación se basó en un estudio de costos del proceso de
facturación basado en el sistema de costos por actividad, con la finalidad de
contribuir al mejoramiento continuo impulsando la competitividad del mercado.
La metodología utilizada fue el método de análisis descriptivo.
Las principales actividades de la investigación fueron: identificación de los
recursos e impulsadores, identificación de las actividades, también la duración
del proceso de facturación en la unidad de mercado especial. Las actividades e
impulsadores permiten un fácil acceso a la información estandarizada y
actualizada sobre la gestión de la empresa.
La siguiente investigación aportó más fundamentos teóricos para el trabajo
que se esta desarrollando, se titula “Diseño de la Estructura de Costos
Basada en Actividades para el Queso Blanco”, elaborada en la Universidad
Centro Occidental Lisandro Alvarado – La Universidad del Zulia para optar al
titulo de Especialista en Costos, realizada por Yolanda del C Montilla S en el
año 1998.
El trabajo de investigación se realizó una comparación entre los dos
métodos de asignación de costos indirectos (el método tradicional y el método
basado en actividades) y determinar cual sistema de asignación es el adecuado
al diseñar la estructuro de costos.
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La metodología estuvo conformada por la observación directa, análisis de
los procesos internos y elaboración de preguntas al personal que labora en
Lácteos las Palmitas, así como documentación en textos relacionados.
Se observaron directamente los procesos que se llevaron a cabo en las
queseras de la zona observando que son muy parecidos al de la empresa
seleccionada como modelo.
El resultado fue el diseño de una estructura de acumulación de costos
internos para la leche y de acumulación de costos para el producto externo
(queso) aplicando la metodología de costos basada en actividades.
El presente trabajo de investigación fomentó las bases teóricas de este
trabajo de investigación, se titula “Modelo de Estimación de Costos Basados
en Actividades Aplicado al Servicio de Cajeros Automáticos. Caso de
Estudio: Banco Occidental de Descuento”, elaborada en la Universidad
Centro Occidental Lisandro Alvarado – La Universidad del Zulia para optar al
titulo de Especialista en Costos, realizada por Carmen M Urdaneta S en el año
1998.
Esta investigación es de naturaleza exploratoria y descriptiva, se centraliza
en la elaboración de un modelo conceptual de costo, apoyado en el Sistema de
Costos Basado en Actividades, para una institución financiera, el objetivo es
aplicar los costos al servicio de cajeros automáticos que operan en la
institución.
El modelo de un sistema de costos ABC para los cajeros automáticos del
Banco Occidental de Descuento, ha sido elaborado para ayudar en el proceso
de toma de decisiones, para fomentar una ventaja competitiva en el sistema
financiero, el conjunto de resultados de este sistema integral de costos está
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compuesto por categorías de recursos ( nivel de agrupación o desagrupación
de las cuentas del mayor) centros de actividades, pools de costos,
impulsadores de costos de la primera y segunda etapa del proceso de
asignación de costos, para determinar el costo del servicio que ofrece el Banco
Occidental de Descuento a través de los cajeros automáticos.
Por último, este trabajo de investigación ayudará a cimentar las bases del
trabajo de especial de grado que se esta realizando, se titula “Costos del
Servicio de Cirugía Ambulatoria Basados en Actividades. Caso Hospital
Universitario de Maracaibo”. Trabajo de Ascenso. Universidad del Zulia.
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales. Escuela de Administración y
Contaduría Pública. Maracaibo. 1997. Rodríguez M Guillermo y González de F.
Alitza.
La investigación llevada a cabo es de tipo exploratorio descriptivo debido a
la falta de conocimientos y de estudios de estos nuevos enfoques en el sector
de salud, además de identificar y analizar los diferentes recursos que consumen
las actividades de acuerdo con la realidad concreta que se vive en el área
objeto de investigación para costear el objeto de costo.
Tomando en cuenta el concepto estratégico de costos, el cual se basa en las
actividades que genera dicho proceso, permitiendo de esta manera determinar
el costo con mayor exactitud y confiabilidad en relación con el sistema de
costos tradicional, que sirva de base para el proceso de autogestión en la
búsqueda de nuevas alternativas de financiamiento, así como el
establecimiento de un diseño metodológico para la aplicación del sistema de
costeo basado en actividades para el Servicio de Cirugía Ambulatoria.
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2.2. BASES TEÓRICAS
Según Álvarez (1996, p. 302) Es en la década de los ochenta cuando se
inicia el desarrollo de las investigaciones en esta área, cuando un conjunto de
empresas norteamericanas, de entre las más modernas y automatizadas, se
agruparon constituyendo la asociación de investigación CAM-I (Computer Aided
Manufacturing – International), que se ha desarrollado sustantivamente con la
ayuda del mundo universitario, los conceptos inherentes a la gestión y a los
costos por actividad.
En todo caso es conveniente señalar que los conceptos contenidos en este
sistema de contabilidad son un desarrollo de una técnica inicialmente formulada
por Staubus, que aparece en su obra de los años 70. En aquel entonces fue
una técnica que no tuvo ningún tipo de repercusión doctrinal, puesto que ni el
entorno económico, ni las necesidades informativas de la empresa y mucho
menos en los sistemas de información, favorecieron su desarrollo.
SISTEMA
La idea principal de un sistema es la conformación de un conjunto que se
encuentra relacionado entre sus componentes. De este modo, Hernández R,
Fernández C y Baptista P (1998, p.5) expresa que “un sistema es un todo
organizado compuesto de dos o más partes, componentes o subsistemas y
delineado por los límites identificados de un ambiente o suprasistema”.
Además la Biblioteca de Consulta Microsoft Encarta 2003, define sistema
como un “Conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente
enlazados entre sí. Agrupación de cosas que relacionadas entre sí
ordenadamente contribuyen a determinado objeto”.
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De este modo se considera el sistema como un conjunto de componentes
que integran un todo relacionado entre sí y para un mismo fin. Vale destacar
que dentro de las organizaciones un sistema es de vital importancia ya que el
mismo dotará la información requeridas para llevar a cabo los objetivos de
manera eficiente y eficaz.
COSTOS
Según Polimeni, R., Fabozzi, y Adelberg, A (1994, p.11) el costo se define
como “el valor” sacrificado para adquirir bienes o servicios, que se mide en
unidades monetarias mediante la reducción de los activos o al incurrir en
pasivos en el momento en que se obtienen los beneficios.
Horngren Charles, Foster George Y Datar Srikant, (1996, p.26) definen el
costo como un recurso que se sacrifica o al que se anuncia para alcanzar un
objetivo especifico.
Por lo tanto el costo es la traducción a moneda de los recursos invertidos a
cambio de la obtención de un beneficio relacionado a un producto o servicio y
sirve para guiar a los administradores en la toma de decisiones y el control
sobre sus inversiones, para el presente trabajo de investigación el conocimiento
más detallado sobre los costos indirectos son fundamentales para la gerencia,
ya que son el equivalente al 61% de los costos totales.
CLASIFICACIÓN DE COSTOS
De acuerdo a Mallo Carlos, Kaplan Robert, Meljem Sylvia Y Jiménez Carlos
(p.47 – 52) los costos pueden ser clasificados atendiendo a diversos criterios:
1. Con relación a los elementos que forma el:
- Costo primario o directo.
- Costo de producción o industrial.
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- Costo de distribución.
- Costos de administración y generales.
- Costos de empresa o costos totales.
2. Con relación al momento del cálculo.
- Costo real, retrospectivo, histórico o efectivo.
- Costo estándar, normativo, prospectivo o predeterminado.
3. Con relación a su posible asignación mediata o inmediata (certeza de
imputación de los factores de la producción)
- Costos directos.
- Costos indirectos.
4. Con relación a la variación del nivel de actividad (producción o venta)
- Costos fijos.
Referidos al costo unitario fijo que se obtiene al dividir los costos fijos
por el número de unidades producidas, obtendremos un costo unitario
decreciente con el volumen de producción.
Entre ellos cabe destacar:
• Costo de inactividad.
• Costo de marcha en vacío.
- Costos variables.
Dentro de los costos variables podemos diferenciar las
siguientes clases:
• Costos proporcionales.
• Costos progresivos.
• Costos degresivos.
- Costos semifijos o en escalones.
En las funciones de costos semivariables puede distinguirse:
xxi
• Costos reversibles.
• Costos irreversibles.
5. Con relación a la toma de decisiones:
- Costo marginal.
- Costo incremental.
- Costo diferencial.
La utilización de los costos incremental y diferencial para tomar
decisiones de paso de una situación operativa a otra tiene validez más
amplia que la que ofrecen los costos marginales.
• Costos relevantes e irrelevantes (sunk costs).
• Costos de oportunidad o implícitos.
6. Con relación al proceso productivo:
- Costos específicos o individuales.
- Costos comunes.
- Costos conjuntos.
7. Con relación a las diversas funciones y actividades que existen en la
empresa, el análisis de costos puede clasificarse en:
- Costos de las secciones principales esenciales.
- Costos de las secciones discrecionales.
- Costos de otras secciones auxiliares.
- Cost poolls.
8. Con respecto al cálculo del resultado:
- Costos de los productos.
- Costos del período.
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9. Con relación al grado de previsión y control.
- Costos controlables.
- Costos no controlables.
- Objetivo de costo (target cost).
10. Según el ámbito de cálculo de los costos y resultados, se distinguen:
- Costos privados.
- Costos sociales.
Para el presente trabajo de investigación se utilizará la clasificación en
relación a su posible asignación mediata o inmediata (certeza de imputación de
los factores de la producción) estos son los costos directos e indirectos.
ELEMENTOS DEL COSTOS Según Horgren, Ch, Forstes,G y Datar S (1.996, p. 41) el lenguaje de
contabilidad de costos incluye términos específicos que describen los costos de
producción. Tres términos que se usan ampliamente son costos de materiales
directos, costos de mano de obra y costos generales de producción.
1. Costos de materiales directos: son los costos de adquisición de todos los
materiales que con el tiempo se convierten en parte del objeto de costos
(digamos, unidades terminadas o en proceso) y que puede realizarse su
seguimiento a ese objeto de costo en forma económicamente factible.
2. Costo de mano de obra directa: son las compensaciones de toda la
mano de obra de producción que se considera sea parte del objeto de
costos (digamos, unidades terminadas o en proceso) y que puede
realizarse su seguimiento a ese objeto de costo en forma
económicamente factible.
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3. Costos generales de producción: todos los costos de producción que se
consideran como parte del objeto de costos (digamos, unidades
terminadas o en proceso) pero que no puede realizarse su seguimiento a
ese objeto de costos en forma económicamente factible.
Según Gayle, (1.999, p. 31):
- Material directo: es cualquier materia prima que se convierta en una
parte identificable del producto terminado.
- Mano de obra directa: son los sueldos ganados por los trabajadores
que transforman el material desde su estado natural hasta convertirlo
en un producto terminado.
- Costos indirectos de fábrica: incluyen todos los costos de producción
distintos de los materiales directos y de la mano de obra directa.
ACTIVIDAD
Según Álvarez, (1996, p. 308) es un conjunto de actuaciones o de tareas
que tienen como objetivo la atribución, al menos a corto plazo, de un valor
añadido a un objeto (producto o proceso) o al menos permitir añadir este valor,
bajo la perspectiva del cliente o usuario del mismo.
Según Mallo, (1995, p. 102) son un conjunto de tareas elementales de cuya
realización se obtiene un out put intermedio o final.
Entonces una actividad es el conjunto de operaciones o tareas ejecutadas
por una entidad para lograr un objetivo.
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CLASIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES
Por funciones
Álvarez, (1996, p 310) Son todas aquellas actuaciones que, en una
determinada área funcional se realicen tanto por una persona como por un
grupo de personas, y que siempre que presenten algún tipo de
homogeneidad desde el punto de vista de los consumos que realizan y de su
comportamiento en cuanto al coste y a su operatoria.
Por su naturaleza
Álvarez, (1996, p 310) Las actividades se clasifican según su naturaleza o
trascendencia en relación con el proceso de actuación empresarial, podemos
diferenciar las siguientes:
a) Actividades fundamentales: son aquellas imprescindibles para el
funcionamiento de la empresa a corto plazo y tienen que desarrollarse
por imperativo legal.
b) Actividades discrecionales: se englobarían en esta categoría el resto de
las actividades; esto es, aquellos que no tienen la cualidad de
fundamentales.
Por su relación con los objetivos de costes
Álvarez, (1996, p 312) Está clasificada en cuatro tipos de actividades:
a) Actividades derivadas del volumen de producción: en esta categoría
quedarían englobadas todas aquellas actividades cuyo nivel de costes
dependiera fundamentalmente del volumen de la producción o ventas;
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así, podrían citarse las actividades de funcionamiento de las
maquinarias, personal directo, comisiones por ventas y otros.
b) Actividades relacionadas con la organización de los procesos
productivos: se ejecuta cuando se procesa una orden de fabricación;
así, a medida que se procese mayor cantidad de ordenes de fabricación
el consumo de los recursos también aumentará, al mismo tiempo, debe
tenerse en cuenta la demanda de las actividades (ajuste de maquinas)
es independiente del numero de unidades que se procesan en cada
orden fabricación.
c) Actividades de sostenimiento de un producto: son llevadas a cabo para
posibilitar que los productos se mantengan en unas adecuadas
características competitivas. Los costos utilizados con esta actividad
pueden atribuirse al objetivo individual, pero los recursos consumidos
por estas actividades son independientes de la calidad o numero de
unidades obtenidas.
d) Actividades de infraestructura: bajo esta denominación se recogen tales
como gestión de personal, mantenimiento de edificio, impuestos,
alumbrado, seguridad, etc. Estas actividades son independientes tanto
del volumen como de la combinación de los productos individuales.
Por su aportación a la generación de valor:
Álvarez, (1996, p 312) Se trata de diferenciar las actividades en función,
precisamente de que pueda o no añadir valor al proceso empresarial, se
distingue de la siguiente manera:
a) Actividades con valor añadido: hace referencia a la perspectiva del
cliente, una actividad aporta un valor agregado añadido si su
realización aumenta el interés del cliente hacia el producto o servicio.
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b) Actividades sin valor añadido: es una actividad inútil, lo que puede ser
consecuencia de un error que los responsables de la calidad total
intentarán eliminar, podemos señalar como características: cualquier
actividad que no sea rentable, aquellas que supongan malgastar
recursos que no contribuyan con el incremento de las ventas, aquellas
que puedan reducirse o eliminarse.
SISTEMA DE COSTOS BASADO EN ACTIVIDADES (ABC)
Horngren, (1996, p.115) es un enfoque que permite desarrollar las
actividades de costos utilizados en los sistemas de costeo por ordenes o por
costeo por proceso.
Según Mallo, (1995, p. 102) es un modelo de costos por actividades que,
agrupadas en fases o centros, conforman las secuencias de valor de los
productos y servicios de la actividad productiva de la empresa.
Es decir, el costeo por actividades es el proceso de valorar los costos de
cada tarea involucrada en el proceso productivo de la empresa.
IMPORTANCIA DEL COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES
Considerando la importancia según Mallo (1995, p. 102) el ABC constituye
sustancialmente una filosofía de gestión, que para su éxito debe ser asumida
por los directivos y trabajadores de cada empresa, que deben saber interpretar
que la consecución y mantenimiento de la competitividad moderna implica
seguir el ascético camino que lleva a acercarse o igualar los puntos fuertes o
ventajas comparativas de las empresas lideres (Benchmarketing).
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Desde este punto de vista lo más importante es conocer la generación de los
costos para obtener de ellos el máximo aprovechamiento posible y reducir los
consumos no productivos al mínimo.
ETAPAS DEL ABC
Álvarez, (1996, p 340) El análisis de costos basados en las actividades se
podría sistematizar en tres etapas distintas:
1. El análisis determina la estructura o vertebración de las actividades
existentes en una organización: esta estructura o arquitectura viene a
configurar, de alguna forma, las unidades de responsabilidad de la
organización, los trabajos individuales que se enmarcan en las
actividades, y los procesos mediante los cuales se obtienen los
productos y servicios. También incluyen un análisis detallado de las
actividades con el fin de determinar sus características.
2. La definición de las líneas maestras del modelo: esto requiere la
asignación de los costes a aquellas actividades y procesos que han
consumido los recursos; esta fase permite, así mismo, identificar
aquellas actividades que no aportan valor añadido distinguiéndola
netamente de las actividades que realizan una sustantiva aportación a
los objetos de mejoras.
3. Modernización y sistematización de los costes de procesos en forma
detallada: efectuando un análisis de predicción de los escenarios
alternativos de producción ante de los que se puede encontrar la
empresa. Esta fase puede servir de apoyo para generar estimaciones de
costos que apoyan el proceso de adopción de las decisiones operativas.
xxviii
(Sáez, Fernández y Gutierrez 2004, p. 228 - 229) Es frecuente hablar de
dos fases en proceso seguido por el modelo ABC:
- En la primera fase se asignan los costes a las actividades
pertenecientes a los diferentes centros; de esa forma las actividades
se convierten en el núcleo del modelo.
- En la segunda fase se asignan a los productos los costes de las
actividades y, además, se asignan a esos mismos productos los
costes director correspondientes.
Claro es que hablamos aquí de costes directos y costes indirectos
respectivamente.
Con base a estas fases el autor plantea:
• En la primera fase se ubican las etapas:
1. Localización de los costes indirectos en los centros.
2. Identificación de actividades.
3. Reparto de los costes entre actividades.
4. Elección de cost – drives o generadores de costes.
5. Cálculo del coste de los generadores de costes.
6. Reclasificación de actividades.
• En la segunda fase se ubican las etapas:
7. Asignación de los costes de las actividades a los materiales y a los
productos.
8. Asignación de los costes directos a los productos.
Para el presente trabajo de investigación se utilizará el modelo de la etapas
planteadas por (Sáez, Fernández y Gutierrez 2004, p. 228 - 229)
xxix
DISEÑO DEL MAPA DE ACTIVIDADES
Identificación de las actividades
Álvarez, (1996, p 313) Para poder disponer de una visión integral del
conjunto de las actividades de las empresas será necesario elaborar un mapa o
catalogo de actividades, para lo cual se deberá identificar el colectivo de las
distintas actividades que integran las operaciones.
Los procedimientos alternativos que pueden aplicarse para identificar las
actividades que han de ser objeto del correspondiente análisis pueden ser
diversos, tales como:
1) Entrevistas con los responsables de cada área.
2) Cuestionarios detallados que deben responder los responsables de cada
área.
3) Conversaciones con el staff o los responsables de las distintas áreas
4) Acuerdos para que el responsable de cada área envíe periódicamente
una relación de todas las actividades que haya ido desarrollando en un
plazo de tiempo.
Sea cual fuere la vía elegida, al final se pueden conocer las actividades
relacionadas con cada área o servicio, estas se pueden reagrupar de forma tal
que formen pequeños grupos de tareas o cometidos que sean más
significativas de cara a obtener un sistema de gestión manejable, para esto se
debe tener conocimiento de: a) el grado de significación del coste de cada
actividad y b) el factor o factores que influyen en el coste de cada actividad
(unidad de actividad)
xxx
Confección del mapa de actividades
Álvarez, (1996, p 315) Un mapa de actividades integra y muestra de manera
coordinada las relaciones entre las funciones, los procesos y las actividades.
Supone la confluencia e inventario integral del conjunto de las actividades de
una empresa.
Puede resultar necesario la creación de un mapa de actividades a un
primer nivel general y posteriormente confeccionar una lista definitiva de las
actividades que servirán de soporte para un análisis más sólido desde el punto
de vista tanto procesal como funcional.
Un mapa de actividades recoge así la secuencia de actividades y la cantidad
de cada una de ellas que ha consumido un producto individual o una familia de
productos. El mapa de actividades posibilita a la gerencia apreciar
directamente la cantidad y costo de las actividades necesarias para procesar o
para fabricar un producto. Ver figura No. 1.
xxxi
Figura N°.1
MAPA DE ACTIVIDADES
PROCESO MAPA DE ACTIVIDADES
Desarrollo del
producto Adquisición patente Licencia Desarrollo interno
Aprovisionamiento
materiales Proceso pago Compra Devoluciones Garantía calidad Sistema Componentes
Preparación
equipos Acondicionamiento Limpieza horno Forma Tornear Prensar Alisar Pintura Manual Electrostático Apresto Control calidad Test Reprocesamiento Desecho Reprocesamiento Embalaje Envolver Empacar
Almacenamiento /
envío Envío directo Almacenamiento Distribución
Fuente: Álvarez, (1996, p 315)
2.3. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS
ACUMULACIÓN DE COSTOS: es la recopilación de datos de costos en
alguna forma organizada por medio de un sistema de contabilidad. (Horngren
Charles, Foster George Y Datar Srikant . Pag: 27)
xxxii
ADJUDICACIÓN DE COSTOS: es la imputación de los costos indirectos al
objeto de costos escogido. (Horngren Charles, Foster George Y Datar Srikant .
Pag: 29)
ASIGNACIÓN DE COSTOS: es un término general que abarca tanto (1) el
seguimiento de los costos acumulados a un objeto de costo, como (2) la
adjudicación de costos acumulados a un objeto de costos. (Horngren Charles,
Foster George Y Datar Srikant . Pag: 27)
BASE DE ASIGNACIÓN DE COSTOS: un factor que es el denominador
común para unir sistemáticamente un costo indirecto o un grupo de costos
indirectos con un objeto de costos. (Horngren Charles, Foster George Y Datar
Srikant Pag: 99)
COSTOS INDIRECTOS DE UN OBJETO DE COSTOS: costos que están
relacionados con el objeto de costos pero que no se puede hacer el
seguimiento al mismo en una forma económicamente factible. (Horngren
Charles, Foster George Y Datar Srikant . Pag: 99)
INDUCTORES: Son factores o criterios para asignar costos, lo cual requiere
comprender las relaciones entre recursos, actividades y objetos de costos.
(Lizana L. 2004)
INDUCTOR DE ACTIVIDADES: Lizana L. (2004) “Son los criterios
utilizados para transferir costos desde una actividad a uno o varios objetos de
costos.
Álvarez y Otros (2000) “son aquellos factores o hechos que influyen en el
volumen de ejecución de las actividades, siendo por tanto la causa del consumo
de los recursos utilizados al realizar éstas”.
xxxiii
OBJETO DE COSTO: es “algo para el cual se desea una medición
separada de costos”. (Horngren Charles, Foster George Y Datar Srikant . Pag.
26)
SEGUIMIENTO DE COSTOS: es la asignación de costos directos al objeto
de costos elegido. (Horngren Charles, Foster George Y Datar Srikant. Pag: 29)
SOBRECOSTEO DEL PRODUCTO: un producto consume una cantidad
relativa de recursos, pero cuando este consumo se presenta por encima de lo
realmente consumido, se estaría frente al sobre costeo de un producto
determinado. (Horngren Charles, Foster George Y Datar Srikant. 1996)
SUBCOSTEO DEL PRODUCTO: un producto consume una cantidad
relativa de recursos, pero cuando este consumo se presenta por debajo de la
realmente consumido, se estaría frente al sub costeo de un producto
determinado. (Horngren Charles, Foster George Y Datar Srikant. 1996).
ESTRUCTURA DE COSTOS: conjunto ordenado de costos incurridos en
orden y obedecen a un Sistema de costeo. (Horngren Charles, Foster George Y
Datar Srikant. 1996).
xxxiv
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
xxxv
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
a. TIPO DE ESTUDIO
Según el Objeto de Estudio la investigación puede ser Básica o Aplicada, en
donde:
“La distinción más fundamental entre las dos es que la investigación Básica
(también llamada investigación pura) es investigación que no tiene una
aplicación inmediata en el momento en que se termina, mientras que la
investigación aplicada si la tiene”. (Salkind, N. 1997. p 15)
En este sentido la investigación aplicada “Tiene como fin principal resolver
un problema en un periodo de tiempo corto”. (Chávez A, Nilda. 1994. p 133)
Tomando en consideración estos conceptos, se puede afirmar que la
presente investigación cumple con las características de una Investigación
Aplicada (es de aplicación inmediata y resuelve problemas en un periodo de
tiempo corto)
Con relación al Método de Estudio, la investigación es descriptiva debido a
que:
“La investigación en ciencias sociales se ocupa de la descripción de las
características que identifican los diferentes elementos y componentes y su
interrelación, cuyo propósito es la delimitación de los hechos que conforman el
problema de la investigación. Los estudios descriptivos acuden a técnicas
específicas en la recolección de información, como la observación, la entrevista
y los cuestionarios. También pueden utilizarse informes y documentos
elaborados por otros investigadores”. (Mendez, Carlos. 1998. p 125 – 126)
xxxvi
Continuando con este orden de ideas “las investigaciones descriptivas, son
todas aquellas que se orientan a recolectar informaciones relacionadas con el
estado real de las personas, objetos, situaciones o fenómenos, tal cual como se
presentaron en el momento de su recolección. Describe lo que se mide sin
realizar inferencias ni verificar hipótesis”. (Chávez A. Nilda. 1994. p 135)
Según el estudio a realizar la investigación es Monográfica Documental en
donde: “La investigación documental consiste en un análisis de la información
escrita sobre un determinado tema, con el propósito de establecer relaciones,
diferencias, etapas, posturas o estado actual del conocimiento respecto al tema
objeto de estudio”. (Bernalt, Cesar A. 2000. p 111)
3.2. POBLACIÓN Y MUESTRA
En la presente investigación se considera la población según Morles citado
por Arias (1997), “La población o universo se refiere al conjunto para el cual
serán válidas las conclusiones que se obtengan a los elementos o unidades
(personas, instituciones o cosas) a las cuales se refiere esta investigación”
Debido a la importancia de esta investigación para la empresa J.L. Servicios,
S.R.L., se consideró la decisión de tomar como población el cien por ciento de
la organización como generadora de costos para la elaboración de la Estructura
de Costos Basada en Actividades.
3.3. DISEÑO DEL ESTUDIO
Este se refiere “al plan o estrategia concebida para responder a las
preguntas de investigación”. (Chistensen, 1.980) “El diseño señala al
investigador lo que debe hacer para alcanzar sus objetivos de estudio, contestar
las interrogantes que se ha planteado y analizar la certeza de las hipótesis
formuladas en un contexto en particular”. (Hernández, Fernández y Baptista.
1998. p 106)
xxxvii
Estos planes o estrategias se pueden clasificar según Hernández,
Fernández y Baptista (1998) en: Experimental y No Experimental.
Tomando en consideración esta clasificación se puede señalar que:
La investigación con un plan Experimental “el investigador construye
deliberadamente una situación a la que son expuestos varios individuos.
Esta situación consiste en recibir un tratamiento, condición o estímulo bajo
determinadas circunstancias, para después realizar los efectos de la exposición
o aplicación de dicho tratamiento o condición. Por decirlo de alguna manera, en
un experimento se construye una realidad.
En cambio, en un estudio No Experimental no se construye ninguna
situación, sino que se observan situaciones ya existentes, no provocadas
intencionalmente por el investigador. En la investigación No Experimental las
variables independientes ya han ocurrido y no pueden ser manipuladas, el
investigador no tiene control directo sobre dichas variables, no puede influir
sobre ellas porque ya sucedieron, al igual que sus efectos”. (Hernández,
Fernández y Baptista. 1998. p 184)
Debido a las características mostradas en el estudio No Experimental, este
es el plan o estrategia a seguir.
Dentro de los estudios No Experimentales se puede encontrar “en algunas
ocasiones que la investigación se centra en analizar cual es el nivel o estado de
una o diversas variables en un momento dado, o bien en cual es la relación
entre un conjunto de variables en un punto en el tiempo. En estos casos el
diseño apropiado (bajo el enfoque no experimental) es el transversal o
transeccional” (Hernández, Fernández y Baptista. 1998. p 186)
xxxviii
Además “en ocasiones el interés del investigador es analizar cambios a
través del tiempo en determinadas variables o en las relaciones entere éstas.
Entonces se dispone de los diseños longitudinales, los cuales recolectan datos
a través del tiempo en puntos o periodos especificados, para hacer inferencias
respecto al cambio, sus determinantes y consecuencias. (Hernández,
Fernández y Baptista. 1998. p 191)
Tomando en consideración estas definiciones, la presente investigación
estará basada en el diseño transversal o transeccional.
Este tipo de diseño se fundamenta (por su tipo de información) con unas
bases bibliográficas, ya que analiza hechos ocurridos en un momento dado y
que ya han sido investigados.
3.4. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Las técnicas para recopilar datos en una investigación se ve muy
influenciada por el tipo de datos o fuentes que se necesiten para el desarrollo
de la investigación. Existen dos tipos de datos: Primarios y Secundarios.
1. Fuentes primarias: “Estas son informes de las investigaciones reales
efectuadas, y aparecen como artículos de revistar científicas y otros
tipos de obras originales, incluidos los resúmenes bibliográficos”
(Salkind., N. 1997. p 59). Ejemplo: revistas, libros científicos,
resúmenes bibliográficos, la observación, la encuesta entre otros.
2. Fuentes secundarias: “Estas fuentes están a un paso de distancia de
las investigaciones propiamente dichas y son artículos de reseña,
antologías de lecturas, síntesis de otros trabajos sobre el área. Libros
de texto y enciclopedias”. (Salkind, N. 1997. p 15)
xxxix
Continuando con la recolección de datos, se puede mencionar otra fuente de
recopilación como es la información escrita y la verbal (entrevistas informales)
suministrada por la gerencia general y media de la empresa, para el presente
trabajo de investigación la organización suministró información referente a:
• Estados Financieros.
• Operaciones Administrativas.
• Actividades Operacionales.
• Órdenes de Entrega.
• Reportes de Ventas y Cobranzas.
• Presupuestos.
Con referencia a los datos bibliográficos, se utilizaran libros, tesis de grado,
diccionarios, trabajos de ascensos entre otros.
En resumen, para el presente trabajo de investigación se utilizó el método
descriptivo debido a sus características, donde el objeto a estudiar es aplicable
y la estrategia a seguir será no experimental.
xl
CAPÍTULO IV
RESULTADOS
xli
SITUACIÓN ACTUAL
En el presente trabajo de investigación la empresa J.L. Servicios, S.R.L.
muestra su situación financiera para el año 2004, la cual se describen en los
cuadros N° 1, 2 y 3 respectivamente, en el gráfico N° 1 se muestra la
distribución porcentual de los costos directos e indirectos en relación con los
costos totales del año 2004 en la organización.
Los materiales directos para el servicio de Fosfatizado, se compone de
21.450 potes de fosfato a un costo de Bs. 28.606,02 cada pote, fue aplicado a
85.800 piezas (Bs. 613.599.200). El servicio de Xylan, consumió 29.000 Lts
utilizados en 34.000 piezas, aun costos de Bs. 88.010,80 por litro (Bs.
255.230.462). El servicio de Molibdeno utilizó 2.200 galones con un costo de
69.132.81 cada galón, cubriendo las 12.350 piezas a las cuales se le presto
este servicio (Bs. 152.092.184).
El costo total de la mano de obra directa, esta compuesto por un sueldo
integral anual de bolívares 18.000.000 por cada trabajador. Durante el año
2004 el servicio de Fosfatizado necesito de 50 trabajadores para realizar las
85.800 pzas, el Xylan fueron 12 trabajadores para las 34.000 pzas y para el
Molibdeno 10 trabajadores fueron necesarios en el servicio de las 12.350 pzas.
En la empresa J.L. Servicios, S.R.L. se presenta los registros de los costos
de sus operaciones basado en la asignación directa al servicio prestado y los
costos asignados indirectamente son asignados sobre el total de los costos
indirectos del periodo entre el número de piezas que se le presto servicio
durante el mismo, el resultado se multiplica por la cantidad de piezas del
servicio prestado. De esta manera los costos indirectos siempre arrojan como
resultado iguales cantidades en bolívares para cada una de las piezas,
mostrando una información no sustancial para tomar decisiones de nivel
gerencial. Ver cuadros N°. 1, 2 y 3.
xlii
xliii
xliv
xlv
xlvi
Esta forma de distribuir los costos indirectos no toma en consideración las
actividades realizadas para prestar un servicio de calidad, teniendo como
consecuencia una información financiera poco confiable a los efectos de toma
de decisiones. La gerencia no cuenta con un sistema de costeo preciso a la
hora de calcular el costo de los servicios, lo que trae como consecuencia no
saber con exactitud el beneficio de cada uno de ellos.
Con base a lo anterior, se plantea la distribución de los costos indirectos
sobre la base de las actividades para calcular el costo cada servicio, lo cual
ayudara a obtener una información más exacta sobre los costos de cada
servicio y por ende un análisis sobre los ingresos netos por cada uno de ellos.
El sistema de costeo basado en actividades ayudará a establecer las
actividades que agregan valor y reducir o eliminar las actividades estériles
(actividades que hacen incrementar el costo de los productos o servicios sin
ningún aporte). Entendiendo que una actividad “es un conjunto de actuaciones
o de tareas que tienen como objetivo la atribución, al menos a corto plazo, de
un valor añadido a un objeto (producto o proceso) y permitir añadir este valor,
bajo la perspectiva del cliente o usuario del mismo” (Alvarez y otros 1996, p.
308)
Tomando como base este planteamiento, se procede a diseñar un modelo
de aplicación del Sistema de Costos Basados en Actividades para la empresa
J.L. Servicios, S.R.L., siguiendo con las etapas señalas por (Sáez, Fernández y
Gutierrez 2004, p. 229)
En primer lugar se localizaron los costos indirectos en los distintos centros,
ver el cuadro N° 4.
Para la distribución de los costos indirectos en los nueve centros, se
procedió de acuerdo al trabajo realizado por el personal de contabilidad y
administración de la empresa J.L. Servicios, S.R.L., la base de su distribución
xlvii
fue el resultado de varias entrevistas con el personal de la organización, con la
debida aprobación del personal directivo. Ver cuadro Nº 5.
El gráfico Nº 2 muestra la participación porcentual de la distribución de los
costos indirectos.
Continuando con el diseño de aplicación, se procedió a la identificación de
las actividades realizadas en la empresa J.L. Servicios, s.r.l., tomando como
base las entrevistas informales y reuniones efectuadas con personal de la
compañía y políticas internas de esta.
ACTIVIDADES DE J.L. SERVICIOS, S.R.L.
Ø Reclutamiento y selección
Ø Adiestramiento
Ø Nómina
Ø Manejo y control de cheques.
Ø Control de la cuentas por cobrar y cuentas por pagar
Ø Elaboraciones de conciliaciones bancarias
Ø Calculo de impuestos
Ø Contabilidad (Incluye Estados Financieros)
Ø Pagos de servicios y compras.
Ø Gestión de ventas y cobranzas
Ø Elaboración de presupuestos y ordenes de servicios.
Ø Mantenimiento de instalaciones.
Ø Mantenimiento de equipos y maquinas
Las actividades una vez identificadas, se continuo con la reclasificación de
acuerdo al resultado de entrevistas informales realizadas al personal de la
empresa y a los reportes aportados esta (la empresa), tomando características
similares entre ellas y para un mejor entendimiento del proceso en este caso,
dando como resultado lo siguiente (Ver cuadro N°. 6):
xlviii
xlix
l
li
lii
1. Gestión del Personal.
Reclutamiento y selección
Adiestramiento
Nómina
2. Servicios Administrativos.
Manejo y control de cheques.
Control de la cuentas por cobrar y cuentas por pagar
Elaboraciones de conciliaciones bancarias
Calculo de impuestos
Contabilidad (Incluye Estados Financieros)
Pagos de servicios y compras.
Gestión de ventas y cobranzas
3. Presupuesto
Elaboración de presupuestos y órdenes de servicios.
4. Controlar la calidad
Supervisión de calidad
Certificados de cumplimientos
5. Mantenimiento en General
Mantenimiento de instalaciones.
Mantenimiento de equipos y maquinas
Una vez identificadas y agrupadas las actividades se procede con el reparto
de los costos indirectos (con su respectiva base imponible) (etapa N° 3) entre
las actividades, ver cuadros N°: 7, 8 y 9, y los gráficos N° 3 y 4.
Continuando con las etapas (N° 4 y 5) para la asignación y el cálculo de
costos indirectos según el sistema de costos basados en actividades, se
procedió a la asignación y el cálculo de los cost – drivers o generadores de
costos basados en la información suministrada por todo el personal de la
liii
empresa y siguiendo recomendaciones del contador, de la gerencia y los
inspectores de calidad entre otros.
Con base a esta fuente, se determino que para las actividades de la Gestión
de Personal su generador de costos es el número de operaciones (cursos,
adiestramientos, contratos de personal, nominas entre otras) que se realizaron
durante el año, esta información suministrada por el personal que tiene relación
directa con estas actividades, el resultado fue de 3.450 operaciones en el año
2004. Ver cuadro N° 10
liv
lv
lvi
lvii
lviii
lix
Para las actividades del Servicio Administrativo se entrevistó de manera
informal a todo el personal administrativo y se concluyo que el número de
operaciones (bancos, registros contables, estados financieros, cobranza, pagos
entre otros) es el generador de costos de estas actividades, se procedió a
entrevistar a todos los empleados relacionados y se estableció un número de
operaciones anuales en todas estas actividades, dando como conclusión
88.100 durante el año 2.004. Ver cuadro N° 10.
En las actividades de Presupuesto hubo una reunión con las personas
encargadas de realizar los presupuestos y las ordenes de servicios,
manifestaron haber realizado 12.463 ordenes de compras y 13.967
presupuestos para un total de operaciones de 26.430 durante el año 2.004, en
lo cual manifestaron que era el factor común de estas actividades, por estos se
tomo generador de costos el N° de operaciones realizadas durante el año
2.004. Ver cuadro N° 10.
En relación a las actividades de Control de Calidad se determinó que el,
número de ordenes de servicios es su generador de costos, debido a que estas
ordenes son la base de su trabajo, sin la aprobación de las mismas no pudieran
realizar ninguna de sus funciones, lo cual llevaría a tener un grupo de
actividades estériles o no generadoras de valor, por lo tanto las 12.463 ordenes
de compras efectuadas durante el año 2.004, son el generador de costos de
estas actividades. Ver cuadro N° 10.
Para las actividades de Mantenimiento General, se consideró que para
realizar estas actividades debe existir un impulsor que utilice todas las
instalaciones, las maquinas y los equipos de una manera u otra, mediante
reuniones, entrevistas y consultas se determino que el generador principal es el
número de piezas a la que se le presto servicio durante el año 2.004, debido a
la participación de estas en cada parte del proceso. Para el año 2.004 se le
presto servicio a 132.150 piezas. Ver cuadro N° 10.
lx
lxi
Continuando con la etapa donde se asignan los costos de las actividades a
los servicios, se puede observar en el cuadro N° 10 que se divide el Total del
Costo de cada grupo de Actividades entre el Total de su generador de costo,
dando como resultado el costo unitario por generador de costos basado en la
actividades. Luego se multiplica cada costo unitario por la cantidad del
generador de costos imputado a cada servicio, lo que resulta en el costo de
cada grupo de actividades en relación a cada servicio, por lo tanto, se ha
llegado a la asignación de los costos de las actividades a cada servicio. Ver
cuadro N° 11.
Por último, se le asignaron estos (costos) a los costo directos de los
servicios y de esta manera determinar un costos total de cada servicio, lo que
da como resultado una Estructura de Costos Basada en Actividades para la
empresa J.L. Servicios, s.r.l en el año 2004. Ver cuadro N° 12
En los cuadros N° 13 y 14, se observa los resultados del sistema de costo
utilizado por la empresa y el determinado en esta investigación, lo cual resalta
una disminución en el calculo de los costos indirectos en el servicio de
Fosfatizado, un aumento en el costo del servicio de Xylan y Molibdeno
respectivamente. Además de un análisis porcentual comparativo entre los
costos indirectos por servicio determinado por el método de costeo basado en
actividades y el utilizado por la empresa J.L. Servicios, s.r.l. mostrando en el
sistema de costeo ABC una disminución del costo indirectos en el servicio de
fosfatizado y aumento en los servicios xylan y molibdeno. Ver gráfico N° 5
En cuanto al cuadro N° 15, se presentan la variación en bolívares y
porcentual de los costos totales de cada servicio, en relación al sistema
tradicional (utilizado por la empresa) basado en el sistema de costo basado en
actividades, mostrando diferencias significativas, como una disminución del
19% en los costos del servicio de fosfatizado, un aumento del 29% y 36% del
xylan y molibdeno respectivamente.
lxii
lxiii
lxiv
lxv
lxvi
lxvii
El gráfico N° 6 muestra la participación de cada servicio en relación a los
costos totales, de acuerdo al sistema de costeo utilizado por la empresa y el
ABC, mostrando diferencias significativas entre ellos.
El cuadro N° 16 muestra como el costo unitario por cada servicio varia entre
el método utilizado por la empresa y el ABC. Este resultado es de gran
importancia, debido a la gran influencia que tiene el costo unitario de cada
servicio a la hora de tomar cualquier decisión tanto gerencial como operativo.
Cabe destacar que el servicio de Fosfatizado presenta un sobre costeo unitario
según el ABC y los servicios de Xylan y Molibdeno un sub costeo unitario.
Siguiendo con la presentación de los resultados, se puede mencionar que el
cuadro N° 17 arroja los resultados de la utilidad o pérdida por servicio para la
empresa J.L. Servicios, s.r.l., determinada por los dos métodos utilizados en el
presente trabajo de investigación (empresa y abc).
En el cuadro N° 18, se muestra la variación en bolívares y porcentual de la
utilidad o pérdida en cada servicio, en relación al método tradicional (utilizado
por la empresa) de acuerdo al sistema de costo basado en actividades,
mostrando diferencias significativas, como un aumento en la utilidad del servicio
fosfatizado de un 47% y una disminución del 56% en el servicio de xylan, pero
en el servicio molibdeno se presenta un cambio en la utilidad de
Bs.161.709.296 (calculo de la empresa) a una pérdida de Bs. -98.711.148, lo
que equivale a una variación porcentual de –161%.
Estos resultados se ven reflejados en el gráfico N° 7, donde se muestra la
participación porcentual en la utilidad o pérdida por servicio en relación a la
utilidad del año 2004, de conformidad al sistema de costeo utilizado por la
empresa y el propuesto en este trabajo de investigación (ABC). Se observa
como el servicio de molibdeno arroja pérdidas, según el método de costos
basado en actividades y utilidad de acuerdo al sistema de costeo practicado por
J.L. Servicios, s.r.l.
lxviii
lxix
lxx
lxxi
lxxii
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES
lxxiii
lxxiv
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES
A continuación se presentan las conclusiones del trabajo de investigación
realizado a la empresa J.L. Servicios, S.R.L. sobre la elaboración de la
Estructura de Costos Basada en Actividades.
Se evidenció en la empresa J.L. Servicios, S.R.L. la falta de conocimiento
acerca de las actividades realizadas por todo el personal, lo cual resultó de gran
interés para ellos, ya que pudieron constatar la relación directa e indirecta
existente entre sus labores.
Los procesos desarrollados en la presente investigación, evidenciaron que la
empresa J.L. Servicios, S.R.L. se preocupa por prestar un servicio de alta
calidad, debido a que las actividades de control de calidad, supervisión,
certificación de cumplimientos, mantenimiento de instalaciones y equipos son
las ocasionantes de los mayores costos indirectos, lo cual evidencia la política
organizacional de prestar un servicio de gran calidad.
Este resultado comprueba que una Estructura de Costos Basada en
Actividades le demostrará a la directiva de la empresa, si sus acciones se están
cumpliendo, además de poder ver donde se están utilizando recursos que no le
den valor a las actividades de la organización.
Es importante resaltar que la agrupación de las actividades para el momento
de la asignación de los costos es fundamental, ya que permitirá una distribución
racional de los costos indirectos sobre bases con actividades comunes, lo cual
fomentara una asignación lo más cercana a la realidad posible y así obtener
resultados con un alto índice de confiabilidad.
lxxv
Con relación a los resultados reflejados en el gráfico N° 7, donde se muestra
la participación porcentual en la utilidad o pérdida por servicio en relación a la
utilidad del año 2004, de conformidad al sistema de costeo utilizado por la
empresa y el propuesto en este trabajo de investigación (ABC). Se observa
como el servicio de fosfatizado esta sobre – aplicado en un 29% (60% - 89%)
sobre el calculo de la utilidad total de los servicios, de acuerdo al modelo ABC,
el servicio de xylan se encuentra sub – aplicado en un 19% (34% - 15%) en
base al calculo de la utilidad total y el servicio de molibdeno presenta una sub
aplicación de un 10% (6% - (-4%)) sobre la base de la utilidad total de los
servicios. Lo que demuestra una gran diferencia entre los resultados arrojados
por la estructura de costos utilizada por la empresa y la aplicada en el presente
trabajo de investigación (ABC).
Por último los resultados arrojados en el modelo propuesto bajo la estructura
de costos basado en las actividades (ABC) y comparándolo con los resultados
obtenidos con la estructura de costos utilizada por la empresa, se pudo
determinar que de acuerdo al sistema de costeo basado en las actividades,
existe una mayor rentabilidad en algunos de los servicios y en otros con
resultados negativos, lo cual es determinante para la toma de decisiones por
parte de la gerencia.
lxxvi
RECOMENDACIONES
El costeo basado en actividades es una herramienta valiosa para la
identificación de oportunidades de mejora de la rentabilidad, ya que está
relacionado con las actividades, rediseños de procesos, decisiones sobre
clientes, servicios y productos.
Su utilización se generalizará en el futuro cercano, caracterizado por el
incremento de la competencia, globalización y la información en donde las
empresas que cuenten con la mejor información acerca de sus productos
clientes, proveedores y otros factores que incidan directamente en su
funcionamiento, estará en mejores condiciones para permanecer en el mercado
como líderes en sus respectivas áreas.
- Implementar la estructura de costos basado en actividades en J.L.
Servicios, S.R.L diseñada por el Lic. José Alvarez, la información financiera
podrá brindarle datos precisos para la toma de decisiones.
- Para implementar el sistema de costos basado en actividades, debe
buscar asesoría que tenga la capacidad para enseñar al personal la
implantación de este sistema de costos.
- En el proceso de implantación, se debe analizar las actividades que
agreguen valor necesario para llevar a cabo sus servicios, a fin de preparar un
mapa de actividades detallado en el cual identifique los procesos y agrupe las
tareas comunes, para luego valorar los recursos requeridos por cada actividad
de acuerdo a los conocimientos de ingeniería y experiencia de la gerencia,
considerando la cantidad de horas hombre aplicadas, químicos empleados,
distribución equitativa de gastos de fabricación directos e indirectos, entre otros.
lxxvii
- Realizar un análisis detallado de los costos de cada servicio, debido a la
gran diferencia determinada en el presente trabajo de investigación, es de
importancia llevar a cabo este estudio.
- Se recomienda formar un equipo multidisciplinario que estudio
regularmente las actividades realizadas en la empresa, para poder determinar
aquellas no generadoras de valor y de esta manera proceder a la eliminación de
las mismas y así poder hacer énfasis en aquellas actividades que generan valor
para llevarlas a su mayor rendimiento.
Esto le permitirá a la gerencia conocer los costos reales de cada servicio,
usando esta información como herramienta para la fijación de precios, margen
de ganancias, conocer el punto de equilibrio y la combinación de servicios
adecuada que brinde un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles.
lxxviii
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Referencias de fuentes impresas.
• Álvarez López., J y otros. Contabilidad de Gestión Avanzada. Planificación, Control y Experiencias Prácticas. McGraw-Hill. España, 1996.
• Biblioteca de Consulta Microsoft® Encarta® 2005. © 1993-2004
• Chávez A. Nilda. Introducción a la Investigación Educativa. Editorial ARS
GRAFICA, S.A. Venezuela. 1.994.
• Gayle R, Letricia. Contabilidad y Administración de Costos. Editorial McGraw-Hill. Sexta Edición. México. 1.999.
• Hayde R. Estructura de Costos del Centro Rafael Urdaneta, s.a.
(CRUSA). Basada en el Costeo ABC. Tesis de Grado para Especialista en Costo. UCLA – LUZ. 2005
• Hernández R, Fernández C y Baptista P. Metodología de la
Investigación. Editorial McGraw-Hill. Segunda Edición. México. 1.998. • Horgren, Ch, Foster, G y Datar S. Contabilidad de Costos. Un Enfoque
Gerencial. Editorial Prentice Hall. Octava edición. México, 1996.
• Lizana, L. 2004. Costeo Basado en Actividades (ABC)
• Mallo Carlos, Kaplan Robert, Meljem Sylvia Y Jiménez Carlos. “Contabilidad De Costos Y Estratégica De Gestión”
• Mallo, Carlos y Merlo, José. Control de Gestión y Control Presupuestario.
Editorial McGraw-Hill. España, 1995.
• Méndez, Carlos. Metodología guía para la Elaboración de Diseño de Investigación en Ciencias Económicas, Contables y Administrativas. Colombia. Editorial Mc Graw Hill, Latino Americana. 1998.
• Montilla S Yolanda del C. Diseño de la Estructura de Costos Basadas en
Actividades para el Queso Blanco. Tesis de Grado para Especialista en Costo. UCLA – LUZ. 1998.
• Polimeni, R., Fabozzi, y Adelberg, A. Contabilidad de Costos. Conceptos
y Aplicaciones para la Toma de Decisiones Gerenciales. McGraw-Hill. Colombia, 1994.
lxxix
• Sáez A, Fernandez A y Gutiérrez G. Contabilidad de Costes y Contabilidad de Gestión. McGraw-Hill. España. 2004.
• Salkind, N. Métodos de Investigación. Editorial Prentice Hall. Tercera
Edición. México. 1.997.
• Urdaneta S Carmen M. Modelo de Estimación de Costos Basados en Actividades Aplicado al Servicio de Cajeros Automáticos. Caso de Estudio: Banco Occidental de Descuento. Tesis de Grado para Especialista en Costo. UCLA – LUZ. 1998
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ANEXOS
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• Datos Personales: Apellidos y Nombres: Álvarez Morán, José Rafael.
Cédula de Identidad: V – 13.742.719. Fecha y Lugar de Nacimiento: 26 – 11 – 1.977. Maracaibo, Edo. – Zulia. Estado Civil: Casado. Edad: 28 años. Dirección: Calle 63, N° 81 – 34. Sector Bajo Seco. Maracaibo. Teléfono: (0261) 7532105 – 04163640423.
E – mail: [email protected] [email protected]. • Estudios Realizados:
Post Grado: Diplomado en Docencia para la Educación Superior .(LUZ – 2005) Pre Grado: Universitarios: Lic. en Contaduría Publica. L.U.Z. (2001)
Trabajo Social ( 2 Semestres) en L.U.Z. (1994 – 1995)
Secundaria: Bachiller Mercantil. Mención: Contabilidad. (1.994) E.F.D. Don José Beracasa y U.E. Rómulo Gallegos.
Primaria: U.E. Delia Huerta. (1989)
• Experiencia Laboral:
- INCOQUESA,C.A. 2005 – hasta el presente. Contador.
- P.D.V.S.A. 2003 – 2004. Analista de Cuenta.
- UNIVERSIDAD DEL ZULIA. 2002 – 2003. Ayudante Académico.
- I.N.V.E.C.A.P.I. 1998 - 2003. Instructor de Contabilidad Básica.
- I.U.P. Santiago Mariño. 2001 – 2002. Coordinador Administrativo.
- J.L. Servicios, s.r.l. 1999 – 2000. Asistente Contable.
- Ganadería La Ceibita,c.a. 1996 – 1998. Asistente Contable.
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• Cursos Realizados:
- Seminario de Metodología. L.U.Z. 2003.
- Ingles Instrumental. L.U.Z. 2002.
- Internet Básico. L.U.Z. 2001.
- Foro Regional Tributario. L.U.Z. 2000.
- Ingles – Nivel Beginner. Berlitz de Venezuela. 1999.
- Foro de Impuesto al Valor Agregado y al Debito Fiscal. L.U.Z.
1999.
- Gerencia de Recursos Humanos. L.U.Z. 1997.
- Elaboración de Manuales de Calidad ISO - 9000. L.U.Z. 1996.
- Implantación de los Sistemas de Calidad ISO – 9000. L.U.Z. 1996.
- Word Perfect. L.U.Z. 1995.
- Windows Básico. Analan System,c.a. 1994.
- Asistente Técnico en Contabilidad Computarizada. C.E.D.I.C.
1994.
- Computación Básica. E.P.I.C.A. (Fin de Siglo) 1992.