unit kompetensi 26 mengelola persediaan

Mengelola

Persediaan

Unit Kompetensi 26

UK 26M e n g e l o l a P e r s e d i a a n

PENDAHULUAN

Tujuan Khusus

Setelah mempelajari modul ini peserta mampumelakukan proses identifikasi, perencanaan dan pengendalian persediaan sebagai bagian dari proses pengadaaan barang/jasa.

Mengidentifikasi persediaan Merencanakan persediaan Mengendalikan penggunaan persediaan

Tujuan Umum


BAB I PENDAHULUAN 1.1 Tujuan Umum1.2. Tujuan Khusus1.3. Gambaran Umum

BAB II MENGIDENTIFIKASI PERSEDIAAN2.1 Pengertian Persediaan2.2 Standarisasi dan Regulasi Terkait Persediaan2.3 Klasifikasi Persediaan2.4 Daftar Persediaan 2.5 Sumberdaya Manusia Dalam Mengelola Persediaan

BAB III MERENCANAKAN PERSEDIAAN 3.1 Rencana Penggunaan Persediaan3.2 Analisis Kebutuhan Persediaan 3.3 Metode Peramalan Kebutuhan Persediaan3.4 Biaya Pengelolaan Persediaan

Gambaran Umum


BAB IV MENGENDALIKAN PENGGUNAAN PERSEDIAAN 4.1 Monitoring Persediaan4.2 Sistem Manajemen Keselamatan, Keamanan, Kesehatan, dan

Lindung Lingkungan (SMK3L) dalam mengelola persediaan4.3 Tindakan Terhadap Penyimpangan Persediaan 4.4 Sistem Aplikasi Pendukung Dalam Mengelola Persediaan4.5 Pelaporan Persediaan

BAB V INDIKATOR KINERJA DAN KUNCI SUKSES MENGELOLA PERSEDIAAN

5.1 Prinsip Efektifitas dan Efisiensi Dalam Mengelola Persediaan 5.2 Indikator Kinerja Dalam Mengelola Persediaan5.3 Kunci Sukses Dalam Mengelola Persediaan

Gambaran Umum



MENGIDENTIFIKASI

PERSEDIAAN

Pengertian PersediaanSy

aku

r2

00

9 Persediaan meliputisegala macambarang yang menjadi objekpokok aktivitasperusahaan yang tersedia untuk di olah dalam proses produksi atau di jual.

Lalu

Sum

ayan

g2

00

3 simpanan material yang berupa bahanmentah, barangdalam proses danbarang jadi

Han

i Han

do

o2

00

3 Suatu istilah umumyang menunjukansegala sesuatu atausumber daya-sumber dayaorganisasi yang disimpan dalamantisipasinyaterhadappemenuhanpermintaan.


Alur Proses Pengelolaan Persediaan

Unit kompetensi ini yang juga terkaitdengan unit kompetensi mengelolapengiriman (UK 25) dan unit kompetensimengelola penyimpanan (UK 27), dimana dari 3 (tiga) pilar proses ini akandiuraikan secara strategis, teknis, dantaktis menjadi proses mengelolapenyimpanan secara komprehensif.

Sumber : Attaché


Alur Proses Pengelolaan Persediaan

Proses mengelola penyimpanan menjadi sangat penting untuk dipelajari bagi para pihak yang terkait proses pengadaan dan penanganan logistik, karena proses ini

sangat terkait erat dengan:

Proses penerimaanbarang daripenyedia

Proses penanganandan penyimpanansecara baik danbenar

Proses distribusikpd penggunadan pihaklainnya

Akuntabilitasproses pengadaasecarakeselurhan

Pengelolaanbiaya pengadaanterkait proses penangananpersediaandalampenyimpanan


Menghilangkan pengaruh ketidakpastian Mempersiapkan stok apabila ada keperluan

mendadak Mengantisipasi fluktuasi perubahan harga Memberi waktu luang untuk proses

pengelolaan pengadaan dan distribusi Untuk mengantisipasi perubahan pada

permintaan dari para pengguna danpenawaran dari para penyedia

Tujuan mengadakan persediaan:


No. Sifat Persediaan Aset

1 Wujud Berwujud fisik (tangible) Aset ada yang berwujud fisik (tangible)

dan tidak tidak berwujud (intangible)

2 Nilai ekonomis Bernilai tinggi, sedang, atau rendah Bernilai tinggi, sedang, atau rendah

3 Penggunaan Terus menerus dan habis pakai Terus-menerus selama masa umur

pemakaian

4 Sifat Bisa menjadi bagian dari barang yang

lain

Berdiri sendiri

5 Perencanaan Berdasarkan rencana kebutuhan

operasional

Berdasarkan rencana investasi

6 Proses pengadaan Pengadaan untuk kebutuhan operasional Pengadaan untuk tujuan investas

7 Pencatatan Dicatat dalam kartu persediaan Dicatat dalam daftar perbendaharaan aset

Perbandingan Persediaan dan Aset


Standarisasi dan Regulasi Terkait Persediaan

konsep standarisasi terkait ketentuan dari International Organization for Standardization (ISO) dan Standar Nasional Indonesia (SNI).

Sedangkan dalam proses pengelolaan persediaan di institusi pemerintah, pedomannyadiatur oleh: Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004, Tentang Perbendaharaan Negara Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2010, Tentang Standar Akuntansi

Pemerintahan Permendagri Nomor 19 Tahun 2016, Tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik

Daerah Peraturan Menteri Perindustrian Nomor 87/M-IND/PER/9/2009, Tentang Sistem

Harmonisasi Global Klasifikasi Dan Label Pada Bahan Kimia Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER- 40/PB/2006, Tentang

Pedoman Akuntansi Persediaan Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit, Direktorat Jenderal Bina

Kefarmasian dan Alat Kesehatan, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Tahun2007


Wujud persediaan :

Klasifikasi Persediaan

Padat (Solid)

• Kertas, pipa, besi

Curah (Bulk)

• Biji besi,semen, pasir

Cair (Liquid)

• Bahan kimia, bahan bakarminyak, gas yg dipadatkan


Sifat persediaan

Klasifikasi Persediaan

Kokoh dan tahan banting, dalam hal kekuatan

Elastis dan lentur, dalam hal pemakaian

Sensitif dan rapuh, dalam hal ketahanan

Kalibrasi dan presisi dimensi, dalam hal bobot berat dan ukuran

Pemuaian dan susut/kembang volume,

Klasifikasi MSDS (material safety data sheet),


Digunakan oleh publik (general used) Jumlah pemakainya yang terbatas

(limited) Penggunaan dan tata-kelolanya diatur

oleh pemerintah (regulated)

Penggunaan persediaan

Dipakai secara terus-menerus (useable) Dikonsumsi (consumable)

Kelompok pengguna persediaan:


Persediaan ini memiliki nilai volume tahunan rupiah yang tinggi. Kelas ini memiliki sekitar 70% dari dari total

nilai persediaan meskipun jumlahnya sedikit (sekitar20%), sehingga harus mendapat perhatian yang sangatserius karena akan berdampak pada biaya yang tinggi.

klasifikasi ABC persediaan menurut HF Dickie:

KelasB

Kelas C

Kelas A

Persediaan ini mempunyai nilai volume tahunan rupiah yang menengah, kelompok ini merepresentasikan sekitar 20% dari total nilai persediaan dan memiliki jumlah item

sekitar 30%. Sehingga diperlukan teknik pengendalian persediaan yang moderat.

Persediaan ini memiliki nilai volume tahunan rupiah sekitar 10% dari total nilai persediaan, akan tetapi

memiliki jumlah item persediaan sekitar 50%, dengandemikian hanya diperlukan teknik pengendalian yang

sederhana.

Daftar Persediaan

Memberikan informasi mengenai persediaanmulai dari proses; perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan, sampai penggunaan

Memberikan informasi mengenai alurpersediaan yang ada sehingga para pihakterkait dapat memperhitungkan tingkatpengendalian yang diperlukan.

Melakukan pemetaan klasifikasi fisik dan jenispersediaan, sehingga dapat diperhitungkansecara ekonomis keberadaannya.


Identifikasi fisik persediaan

Bahan baku (raw materials) Barang setengah jadi

(work in process) Barang jadi(finished goods)


Suatu kebijakan internal yang dibuat olehinstitusi untuk mengatur berapa jumlahdan nilai ideal persediaan yang harustersedia di gudang .

Frekuensi permintaan akan bisa diketahui dariakumulasi permintaan persediaan yang terjadi yang dicatatkan dan di kelola datanya secara baik.

Musim rendah permintaan (low session) Musim tinggi permintaan (high/festive session) Musim kekurangan pasokan (stock out/fewer session) Musim kelebihan pasokan (over stock session Musim spekulasi dan darurat (speculative and emergency session)

Siklus persediaan:

PolaPermintaan

Frekuensipermintaandalam sikluspermintaan

Kebijakan batasatas dan bawahnilai persediaan


Status persediaan

Berdasarkan proses penerimaan dan pengeluaran persediaan: FIFO: First In First Out, yang pertama masuk akan pertama keluar, LIFO: Last In First Out, yang terakhir masuk akan pertama keluar FEFO: First Expiry First Out, yang masa kadaluarsanya paling akhir akan

pertama keluar

Berdasarkan status fisik persediaan: Dalam masa transisi untuk diperiksa, disimpan, atau dikirimkan (in transit) Hanya dilaporkan lewat secara data dan administrasi langsung di kirimkan ke

tujuan (cross docking) Barang titipan milik penyedia dan pihak lain (consignment supplies) Hanya dikirim dan tersedia saat dibutuhkan (just in time) Persediaan yang akan dikembalikan kepada penyedia (retur)


Status persediaan

kondisi fisik persediaan saat disimpan: Persediaan dalam kondisi baik (in good conditions) Persediaan dalam kondisi sudah kadaluarsa (aging stock) Persediaan dalam kondisi tidak layak dan rusak (bad stock)

Jumlah persediaan yang ideal: Persediaan antisipasi (anticipation stock) Persediaan yang berfluktuasi (fluctuation stock) Persediaan dalam volume tertentu (lot-size inventory)


Sumberdaya Manusia Dalam Mengelola Persediaan

kerjanya lebih banyak di proses distribusi.misalnya; Kementrian Pendidikan, Kementrian Kesehatan

kerjanya di proses respon pengendalian keamanan dankondisi darurat.misalnya; Kementrian Pertahanan, Kementrian Sosial

kerjanya lebih banyak di proses pengembangan danpembangunan infrastruktur,misalnya : Kementrian Pekerjaan Umum

kerjanya lebih banyak di proses administrasimisalnya: Kementrian Dalam Negeri

4 (empat) jenis aktivitas institusi pemerintahan terkait persediaan :


Sumberdaya Manusia Dalam Mengelola Persediaan

melaksanakan produksi barang (manufaktur), memerlukanpengelolaan persediaan secara khusus untuk bahan baku, barangsetengah jadi, dan barang jadi

melaksanakan proyek penanganan kondisi darurat, memerlukanpersediaan yang mudah dimobilisasi dan didemobilisasi dengansegera.

melaksanakan proyek infrastruktur baik jaringan utilitas atauprasarana konstruksi, memerlukan persediaan yang mudahdimobilisasi dan demobilisasi dilapangan

melayani konsumen dan layanan jasa lainnya, memerlukanpersediaan sejumlah yang mereka butuhkan, namun tidakmemerlukan proses penanganan yang kompleks seperti manufakturatau proyek

4 (empat) jenis aktivitas korporasi dan lembaga non profit terkait persediaan :


konsep pengelolaan persediaan dan pengelolaan penyimpanan di institusi pemerintahan, korporasi, dan lembaga non profit:

tim pelaksana yang ditugaskan secarakhusus menanganiaktivitas pengelolaanpersediaan danpenyimpanan

Dirangkap oleh unit kerjateknis yang terkait, sepertipejabat pengadaan, biro umum, atau para penggunayang berkepentinganterhadap persediaan

Diserahkan sepenuhnyakepada pihak ketiga untukmenangani proses pengelolaan persediaan


Kepala Bagian

AdministrasiPengelolaanPersediaan

Penanganan Order

PerencanaanPersediaan

Organogram SDM Pengelola Persediaan


LATIHAN BUKU

KERJA, DISKUSI,

STUDI KASUS

DAN SIMULASI



MERENCANAKAN

PERSEDIAAN

Rencana Penggunaan Persediaan

Kegiatan operasional berkelanjutan Kegiatan berbasis proyek Kondisi dan situasi tanggap darurat


Siklus perputaran persediaan (inventory turn over)

Pergerakan yang cepat (fast moving) Pergerakan yang lambat (slow moving)

Persediaan di analisa berdasarkan sifat perlakuan dan penyimpanannya

Persediaan normal (normal inventory) Persediaan yang aman jumlahnya (safety inventory) Persediaan dalam proses distribusi (in-transit inventory) Persediaan yang peramalannya tidak terukur (speculative inventory) Persediaan musiman (seasonal inventory) Persediaan tidak bergerak (dead inventory) Persediaan rusak (bad inventory)

Analisis Kebutuhan Persediaan

Push System and Pull System

Kelebihan dan Kekurangan Persediaan Over Stock dan Stock Out

Imbas dari konsep kebijakan pengelolaanpersediaan (push or pull system impact)

Perencanaan jumlah persediaan tidakmengikuti dinamika permintaan yang terjadi (out of plan order)

Terjadi jumlah persediaan semu (accuracy issues)

Banyaknya persediaan yang rusak danhilang dalam penyimpanan (high number in bad stock and lost stock level)

Fungsi pengelolaan persediaan danpengawasan permintaan yang kurang baik(control and monitoring system)

Permintaan selama satutahun (D) diketahui tetapdan tidak berubah.

Harga sediaan (C) diketahui tetap dan tidakberubah.

Sediaan dianggap selalutersedia sehingga dapatdiperoleh setiapdibutuhkan.

Biaya sediaan diketahuitetap dan tidak berubah.

Nilai Pemesanan yang Ekonomis atau Economic Order Quantity (EOQ):

Langkah-Langkah Peramalan

Definisikan tujuan peramalan. Plot data (part family) masa lalu. Pilih metode-metode yang paling memenuhi tujuan peramalan dan sesuai

dengan plot data. Hitung parameter fungsi peramalan untuk masing-masing metode. Hitung fitting error untuk semua metode yang dicoba. Pilih metode yang terbaik, yaitu metode yang memberikan error paling kecil Ramalkan permintaan untuk periode mendatang Lakukan verifikasi peramalan

Metode Peramalan Kebutuhan Persediaan


MetodePeramalanKebutuhanPersediaan


No. Komponen Interval Faktor Yang Berpengaruh

1 Kurun waktu (periode) harian, mingguan, bulanan, kuartal,semester, tahunan

Jangka waktu Realisasi Percepatan

2 Musim (seasonal) Sepi (low seasion), ramai (peak season),serba tidak pasti (speculative)

Masa kerja Cuaca Liburan Kepanikan

3 Pola yang berulang(siklus)

Sehari sekali, sebulan sekali, setahun,3 tahun sekali, dst

Aktivitas Kebutuhan

4 Tren (kecenderungan) Sedang diminati dan populer dalamkurun waktu tertentu

Minat Perilaku

5 Siklus hidup barang 1 minggu, 1 bulan, 1 tahun, 3 tahun,5 tahun, dst

Daya tahan Inovasi Investasi Barang pengganti

Pola Peramalan (Forecast Pattern)


Jenis kebutuhan (needs) Tren kebutuhan (demand) Alokasi kebutuhan (resources allocation) Teknik peramalan kebutuhan yang akan

digunakan(forecasting methods) Jumlah order yang ideal (volume) Penentuan jumlah dan waktu pesanan

(schedule) Prasyarat pemesanan (terms and

conditions)

Hal yang harus diketahui dan diperhitungkandalam penerapan metode peramalan:


Kekeliruan menentukan desain dan spesifikasi permintaan(specification risk)

Kualitas barang/jasa yang bermasalah (quality risk) Timbulnya gangguan kesehatan, keselamatan,

keamanan, dan perlindungan lingkungan (safety risk) Posisi tawar yang lemah di hadapan penyedia

(bargaining risk) Biaya penanganan, penyimpanan, transportasi, dan

distribusi, yang lebih tinggi (logistics handling risk)

Resiko dan dampak “Urgent”


Kebijakan strategis pengambil keputusan (management plan) Perubahan rencana dan kegiatan pengguna (end user impact) Kendala internal pelaksana tugas (internal process trouble) Konflik Kepentingan (conflict of interest)

Penyebab “Urgent”)


Efek Bias Dalam Perencanaan (Bullwhift Effect)

Contoh kasus:Distribusi gas elpiji bersubsidi 3 Kg dari Pertamina untuk pembeli dari kelas bawah dan UMKM yang selama ini berjalan normal, dalam kurun waktu tertentu mendadak melonjak tidak terprediksi pola distribusi dan penjualannya, sehingga mulai terjadi kekosongan pasokan, karena adanya migrasi dari pemakai elpiji 12 Kg yang tidak terdata, baik rumah tangga maupun usaha skala menengah yang seharusnya tidak memakai elpiji 3 Kg, dan mereka akan melakukan lintas lokasi distribusi untuk memperoleh pasokan di mana saja, sehingga kondisi ini membuat rancu peta sebaran distribusi, hal yang tidak pernah dilakukan konsumen kelas bawah yang hanya membeli gas elpiji 3 Kg di lokasi dekat tempat tinggalnya saja, selain itu ada masalah tidak tersedianya data akurat yang langsung update untuk memantau distribusi dan penjualan gas elpiji 3 Kg tersebut.


Biaya resiko kekurangan dan kelebihan persediaan(stock out and over stock risk) Stock out cost risk Over stock risk

Biaya Pengelolaan Persediaan

Biaya pemesanan (ordering cost) Biaya perencanaan barang pesanan Biaya persiapan barang pesanan Biaya pengiriman barang pesanan Biaya penerimaan barang pesanan Biaya proses pembayaran barang pesanan

Biaya penyimpanan (holding cost) Biaya sewa atau penggunaan gudang Biaya prasarana dan peralatan gudang Biaya pemeliharaan barang Biaya inspeksi dan persiapan barang


LATIHAN BUKU

KERJA, DISKUSI,

STUDI KASUS

DAN SIMULASI



MENGENDALIKAN

PENGGUNAAN

PERSEDIAAN

Monitoring Persediaan

Persediaan yang diterima dan keluar Transaksi persediaan yang terjadi dalam periode berjalan

harus ditutup pada akhir bulan Penilaian persediaan dihitung menggunakan metode

rata-rata tertimbang. Pejabat gudang (store keeper) bertanggung jawab atas

penerimaan, pengeluaran dan penyimpanan persediaan Penambahan master dan kode barang persediaan

disusun oleh pejabat terkait yang berwenang

……Sumber : QStock Inventory


Monitoring Persediaan

…

Setiap persediaan didalam gudang memiliki kodepersediaan yang

Petugas dan pejabat gudang bertanggung jawab untukmenindaklanjuti setiap masalah kerusakan dan kehilanganpersediaan di area gudang

Penyimpanan persediaan di luar gudang harus memperolehpersetujuan dari pejabat terkait yang berwenang.

Persediaan harus dilindungi dengan asuransi terhadapresiko yang mungkin terjadi

Batas optimal persediaan harus dikelola denganmenyesuaikan permintaan-permintaan dari unit kerjapengguna terkait

Sumber : QStock Inventory


Penyimpanan Persediaan Bermasalah

Dalam konteks SMK3L, tingkat resiko persediaan tersebut dinyatakan dalamMSDS (Material Safety Data Sheet) adalah sebuah dokumen yang berisi informasi

penting tentang produk bahan kimia atau barang berbahaya

Resiko bahan kimia: Bahaya kebakaran dan peledakan (fire and explosion hazard) Bahaya peracunan (toxicity hazard) Bahaya sifat reaksinya (reactivity hazard) Bahaya pencemaran lingkungan (environment hazard)

Beberapa barang kimia memiliki sifat yang berbahaya: Beracun (Toxic) Mudah Terbakar (Flammable) Mudah Meledak (Explosive) dan sifat berbahaya lainnya

Sistem Manajemen Keselamatan, Keamanan, Kesehatan, danLindung Lingkungan (SMK3L) Dalam Mengelola Persediaan


Faktor teknis penyebab bad stock: Kemasan (packaging) yang tidak standar Tempat penyimpanan (tracking system)

yang tidak standar Kondisi gudang yang tidak memenuhi

syarat Cara penumpukan barang tidak

mempertimbangkan rasio beban (tier ratio) Mengabaikan syarat penyimpanan dan

perlakuan barang

Tindakan Terhadap Penyimpangan Persediaan

Sumber : Federal Emergency Management Agency


Faktor non teknis penyebab bad stock: Tim pelaksana kurang solid, cenderung individual, ada

yang melihat barang yang rusak dalam penyimpanan, tapi tidak peduli karena itu bukan tugasnya

Physical stock tidak menjadi prioritas dalam indikatorkinerja gudang

Material handling daninfrastruktur gudang yang tidakmemadai

Kompetensi tim pelaksana yang terbatas dalammemahami resiko kerusakan barang

Proses penyimpanan yang terlalu lama (turn over) Mekanisme FIFO dan FEFO tidak berjalan dengan baik

Tindakan Terhadap Penyimpangan Persediaan


Terjawab sudah, apa akar masalah dari misteri mengapa beras raskin rasanya kurang enak....


Pencegahan bad stock

Buat kriteria standard packaging untuk setiap kategori produk

Persyaratkan penyedia untuk memenuhi standard packaging tersebut dalam kontrak pembelian

Persyaratkan penyedia mencantumkan petunjuk syarat perlakuandan penyimpanan pada kemasan barang

Evaluasi kelayakan ruang penyimpanan dan ketersediaanmaterial handling

Inspeksi proses handling dan storage product di gudang secaraberkala

Memiliki kompetensi teknis dalam hal mengevaluasi physical stock conditions

Pastikan staf yang terkait, memiliki kompetensi teknis dalam halmengevaluasi physical stock conditions


Penghapusan persediaan rusak (bad stock)

Korporasi dan lembaga non profit (mengacu kepada PSAK serta kebijakan perusahaanatau lembaga): Deskripsi jenis, jumlah, dan nilai persediaan yang rusak Berita acara dan laporan hasil investigasi internal atas penyebab persediaan rusak Langkah dan upaya antisipasi dan perbaikan, untuk mencegah terulangnya kembali

kondisi persediaan rusak di masa yang akan datang

Institusi Pemerintah (Permendagri 17 tahun 2007 tentang Pengelolaan BarangMilik Daerah): Secara fisik barang tidak dapat digunakan karena rusak dan tidak ekonomis bila

diperbaiki Secara teknis tidak dapat digunakan lagi akibat modernisasi Telah melampaui batas waktu kegunaannya/kadaluarsa Karena penggunaan mengalami perubahan dasar spesifikasi dan sebagainya Selisih kurang dalam timbangan/ukuran disebabkan penggunaan/susut dalam

penyimpanan/pengaturan.


Kondisi ideal:1) Dapat mengelola dan memberikan informasi

persediaan dengan cepat dan akurat2) Pemenuhan laporan tentang persediaan bisa

tersedia dengan cepat.3) Mengurangi biaya operasional penyimpanan yang

terkait dengan pemborosan waktu proses 4) Mendukung proses peramalan siklus persediaan

Sistem Aplikasi Pendukung Dalam Mengelola Persediaan


Sistem Aplikasi Pendukung Dalam Mengelola Persediaan

Proses pencatatan persediaan:1) Pemisahan fungsi, antara:

Menyimpan barang digudang Mencatat persediaan Memberi otorisasi, masuk dan keluarnya

persediaan, Menerima dan mengecek pada waktu datangnya

persediaan2) Inventarisasi secara fisik dan periodik mengenai

persediaan yang akan dilakukan oleh bagianPengawasan Internal

3) Penetapan batas persediaan minimum maupunmaksimum untuk mengendalikan agar barang tidakterlalu sedikit atau terlalu banyak.

4) Administrasi persediaan yang tercatat dan tersimpandengan rapi.

Sumber : Pack-IT Group


PelaporanPersediaan

Mutasi stokpersediaan

harian, mingguan,

dan bulanan, Laporanstatus

penerimaan, penyimpanan, penggunaan

persediaan

Laporanstatus fisikpersediaan

Laporanpenggantian

danpenukaranpersediaan

Laporanpersediaanyang hilangdan rusak

Laporanpemusnahan

danpenghapusan

persediaan


Barang masuk: dari penyedia, distribusi dari tempat lain, atau retur pengguna,

Barang keluar: kepada pengguna, didistribusikan kembali, keluar untuk retur, keluar untuk penghapusan,

Informasi lengkap tentang: jenis barang, jumlah barang, jam, dan tanggal terjadinya mutasi barang

Informasi lengkap tentang: nama pengirim atau peminta, yang memproses pencatatan dan penyimpanan, serta yang menyetujui penerimaan dan pengeluaran barang

…….

Kartu Stok Persediaan


……

Status akhir persediaan barang, sehingga bisa dilakukan proses re-order atau relokasi persediaan

Siklus pergerakan persediaan, sehingga bisa diketahui jenis persediaan mana saja yang sering diminta atau jarang diminta

Dapat menghitung turn over persediaan berdasarkan siklus penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang

Dapat melacak terjadinya “kejanggalan” persediaan yang terjadi karena kelalaian pencatatan di kartu stok dan database sistem, serta kelalaian dalam proses penyimpanan, pemindahan, dan pengambilan barang

Kartu Stok Persediaan


Tujuan utama dari pemeriksaan persediaan secara berkala:

• Mengetahui seberapa cepat dan

akurat proses pembaharuan

status data antara fisik, catatan, dan

database sistem

• Mengetahui dan

memeriksa kondisi fisik persediaan secara acak

(random sampling atau keseluruhan

jenis persediaan

tertentu

• Mengetahui dan

memeriksa apakah ada persediaan

yang kadaluarsa, rusak, atau

hilang dalam proses

penyimpanan

• Mengetahui tata-cara

perlakuan dan penyimpanan persediaan di

lapangan

• Mengetahuikendala yang

muncul di lapangan

• Mengetahuiapakah ada

penyimpangan dan/atau

pelanggaranterhadap

prosedur danregulasi yang

terkaitdengan

pengelolaanpersediaan


Pemeriksaan fisik rutin persediaan (cycle counting)Pemeriksaan secara rutin oleh pihak tim pelaksana gudang, yang dilaksanakan setiap pergantian shift, harian, mingguan, bulanan, dan masa jeda sebelum pelaksanaan stock opname.

Pemeriksaan fisik secara berkala persediaan (stock opname)Pemeriksaan secara berkala secara terjadwal atau mendadak, yang dilakukan oleh pihak satuan pengawas internal atau auditor, dalam rangka proses audit, dilakukan setahun sekali atau setahun dua kali, denganpelaksananya dari tim audit internal atau eksternal.

Metode pemeriksaan persediaan secara berkala:


LATIHAN BUKU

KERJA, DISKUSI,

STUDI KASUS

DAN SIMULASI



INDIKATOR

KINERJA DAN

KUNCI SUKSES

MENGELOLA

PERSEDIAAN

Kendala yang umum terjadi dalam mengelola persediaan:

Salah hitung

Salah simpan

Salah catat

Salah kirim

Salah penanganandan perlakuan

Rusak dalampenyimpanan

Hilang

Tidak dilakukanverifikasi ataspermintaan persediaan


Tujuan untuk meningkatkan laba Tujuan ketersediaan secara cepat Tujuan kemudahan akses Tujuan pencapaian dan peningkatan kualitas pelayanan Tujuan tata-kelola persediaan yang akuntabel dan transparan

Prinsip Efektifitas dan Efisiensi Dalam Mengelola Persediaan



Prinsip pengelolaan order persediaan (permintaan):

Pengukuran satuan waktu proses persediaan (lead time)

signifikan terhadap ketidakpastianpermintaan (bullwhip effect)

Akurasi peramalan: seberapa sering revisi dan permintaan ataspersediaan yang terjadi secaramendadak dari para penggunadan para pihak terkait lainnya di internal (urgent)

Kapan waktu pemesananpersediaan sebaiknya dilakukan

Seberapa banyak jumlah dan nilaipersediaan yang harus dipesan

Seberapa banyak jumlah dan nilaiideal persediaan yang tersedia

Konsep pengelolaan persediaan apayang sebaiknya digunakan

Dampak dan pengaruh eksternalyang berpengaruh secara



Biaya yang dikeluarkan untuk

menanganipersediaan,

apakah lebihbesar atau lebih

kecil

Seberapa cepatwaktu yang dibutuhkan

(response time)

Tingkat resiko, jika stok

persediaankurang atau

berlebih, aparesiko yang

mungkin terjadi

Bagaimanadampak

keberadaanpersediaan

terhadap tingkatkualitas

pelayanan

Pertimbangan pengelolan order persediaan (permintaan):


Indikator Kinerja Dalam Mengelola Persediaan

No. Indikator Kinerja Pengelolaan Persediaan

1 Kapasitas (Capability)- Jumlah kerusakan persediaan(bad stock level)

- Tingkat rasio penyimpanan (storage ratio)

2 Kualitas (Quality)- Akurasi jumlah persediaan (stock accuracy)

- Tingkat persediaan yang ideal (stock level)

3Tepat Waktu(Delivery)

- Ketepatan waktu persediaan yang dipesan (order time accuracy)

4 SMK3L (HSSE)

- Tingkat kecelakaan yang terjadi karena penanganan persediaan

(accident report)

- Hasil inspeksi lapangan terhadap kepatuhan MSDS (inspection

report)

5Peningkatan berkelanjutan (Improvement)

- Upaya meningkatkan akurasi persediaan (accuracy improvement)

- Upaya menurunkan biaya persediaan (cost reduction)

Rumus KPI:

Tingkat Keberhasilan atau Tingkat Kegagalan------------------------------------------------------ X 100 %Jumlah Yang Diminta atau Direncanakan


No. Indikator Kinerja Rumusan Penjelasan Marjin Eror (%) Peringkat Resiko Sumber Data

1Kapasitas

(Capability)

2 Kualitas (Quality)

3Tepat Waktu

(Delivery)4 SMK3L (HSSE)

5Peningkatan

berkelanjutan (Improvement)

3 jenjang KPI: Skala kecil (minor fault), dengan skor KPI x 0,1 - 0,5 Skala sedang (average fault), dengan skor KPI x 0,5 - 1,0 Skala besar (major fault), dengan skor KPI x 1,1 - dan seterusnya kelipatan kinerja

Pertimbangan jenjang perhitungan kinerja dalam mengelola persediaan: Tingkat resiko pengiriman Tingkat kesalahan Jenis dan kategori barang

Formulasi Indikator Kinerja Mengelola Persediaan


Ketepatan perhitungan, pastikan metode perhitungan persediaan yang tepat, faktor manusiayang teliti, dan tersedia alat bantu yang berfungsi dengan baik

Ketepatan penyimpanan persediaan, penyimpanan dilakukan di lokasi yang tepat denganproses komunikasi dan koordinasi yang baik

Ketepatan pencatatan, proses pencatatan, pengkinian database, dan pencocokan antara fisikdan database dilakukan secara benar dan tepat

Ketepatan dalam proses pengiriman, lakukan proses komunikasi dan koordinasi baik terkaitperencanaan pengiriman

Ketepatan dalam penanganan dan perlakuan persediaan, lakukan proses sesuai prosedur, regulasi, dan prinsip akuntabilitas

Penanganan proses penyimpanan yang baik dan benar, lakukan proses penyimpananpersediaan yang tepat, sehingga resiko kerusakan dapat dikurangi

Perlindungan dan pengawasan penyimpanan, lakukan proses yang memenuh prinsipkeamanan dalam penyimpanan persediaan, sehingga resiko kehilangan dapat dikurangi

Setiap permintaan yang masuk harus dibuat secara tertulis, diverifikasi untuk keperluan apa, dan dimintakan persetujuan secara resmi

Kunci Sukses Dalam Mengelola Persediaan


unit kompetensi 26 mengelola persediaan

Documents