unit kompetensi -18

MELAKUKAN FINALISASI DOKUMEN

KONTRAK PENGADAAN

BARANG/JASA

Unit Kompetensi 17

Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

Jenjang Muda

Unit Kompetensi 17 – Melakukan Finalisasi Dokumen Kontrak PBJ

Penulis Samidi

Media Pembelajaran Tim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP

Tanggal 31 Januari 2016 Versi 2

Informasi Umum

UK 17M e l a k u k a n F i n a l i s a s i D o k u m e n P B J

PENDAHULUAN


Melakukan proses validasi rancangan dokumen kontrak pengadaan barang/jasa pada berbagai jenis dan sektor organisasi sehingga hasil validasi nantinya dapat digunakan dalam proses menyusun rancangan kontrak pengadaan barang/jasa

Tujuan Umum


UK-18LKPP

5

Pendahuluan

Finalisasi Dokumen Kontrak, meliputi :

• Proses Validasi Rancangan Dokumen Kontrak

• Melakukan finalisasi Isi Dokumen Kontrak

Mengapa?

• Akhir dari proses yang cukup panjang sebelum dokumen kontrak ditandatangani oleh pihak-pihak yang terlibat dalam kontrak.

Memahami

• Bagaimana proses melakukan validasi, apa saja aspek yang harus divalidasi dan bagaimana memfinalisasi isi dokumen kontrak


Hasil

Penawaran

Validasi

Rancangan

Kontrak

Finalisasi isi

dokumen

kontrak

Dokumen

Kontrak yang

siap

ditandatangani

Hasil

Negosiasi

Kontrak

Dokumen

Permintaan

Kebijakan dan

Aturan

Organisasi

Regulasi yang

berlaku

INPUT TRANSFORMASI OUTPUT

Proses Finalisasi Dokumen Kontrak


Bab 3

Bab 2

Melakukan validasi rancangan dokumen kontrak PBJ meliputi validasi jenis dan

syarat-syarat kontrak, isi/materi rancangan kontrak, berita acara hasil

pelaksanaan pemilihan dan negosiasi, verifikasi jaminan (nilai, isi dan

keabsahannya), dan validasi urutan hirarki bagian-bagian dokumen kontrak pengadaan barang/jasa secara cermat.

Cakupan UK 17

Finalisasi isi dokumen kontrak PBJ yang meliputi rancangan kontrak, substansi dan

redaksional bahasa, angka maupun hurufnya; memahami ketentuan/ peraturan terkait penandatangan

kontrak.Melakukan pembahasan persiapan penandatanganan kontrak PBJ secara

komprehensif; Ketentuan penandatanganan kontrak PBJ; Tata Cara Pendokumentasian dan arsip dokumen

kontrak PBJ secara lengkap sesuai ketentuan.


MELAKUKAN VALIDASI

RANCANGAN KONTRAK

PBJ


UK 18LKPP

MELIPUTI:

Validasi Rancangan Dokumen Kontrak, berdasarkan:

Jenis Kontrak PBJ

Syarat - Syarat Kontrak PBJ

Hak Dan Kewajiban Pihak Yang Berkontrak

Validasi Isi/Materi Rancangan Kontrak, terhadap:

Struktur Dan Isi Kontrak

Berita Acara Hasil Pemilihan Penyedia PBJ dan Berita Acara Negosiasi

Verifikasi Jaminan

Validasi Urutan Hierarki Bagian-Bagian Dokumen Kontrak

Melakukan Validasi Rancangan Dokumen Kontrak PBJ


!! Pemahaman jenis-jenis kontrak dapat dilihat pada Modul UK 09 !!

Validasi Jenis Kontrak PBJ

(1/5)

Pertimbangan pemilihan Jenis Kontrak:

Memahami jenis barang/jasa

Memahami situasi hubungan (relationship) antara pembeli dengan penyedia

Mengetahui situasi pasar barang/jasa yang ada berkaitan dengan kontrak dengan jenis kontrak yang dipilih.

Mereview strategi kontrak yang dilakukan oleh organisasi disesuaikan dengan jenis kontrak yang dipilih.

Menentukan apakah jenis kontrak sesuai dengan jenis barang/jasa, situasi hubungan antar pihak, sesuai dengan strategi.


Spot Contract/Kontrak TunaiRegular Trading Contract/Kontrak Jual Beli Berkala

Jenis Kontrak Pengadaan

Call-Off Contract/Kontrak Panggil

Fixed Contract/Kontrak Tetap

Partnership Contract/Kontrak Kerjasama

Joint Venture Contract/Kontrak Penanaman Modal Bersama


(2/5)


Kontrak Tunai (spot contract) dan Kontrak Dagang Reguler (Regular Trading Contract) Apakah barang / jasa yang akan diakuisisi memerlukan kontrak

dengan penyedia yang bersifat saling percaya saja ? Apakah barang/jasa yang akan diakuisisi tidak memerlukan kontrak

yang mengharuskan adanya hubungan yang dekat dengan penyedia? Apakah barang/jasa yang akan diakuisisi dalam kontrak hanya

berdasarkan orientasi ke harga saja? Apakah barang/jasa yang akan diakuisisi hanya memerlukan kontrak

yang berjangka pendek saja Apakah kinerja penyedia dalam menyediakan barang/jasa hanya

diukur dari kemampuan memenuhi barang/jasa saja

Bagaimana Proses Memvalidasi Jenis Kontrak


(3/5)

Petunjuk : Jika Jawaban terhadap pertanyaan di atas lebih dominan Ya, maka disarankan untuk menggunakan jenis kontrak Kontrak Tunai dan Dagang Reguler


Kontrak panggil (Call Off Contract) dan Kontrak Tetap (Fixed Contract) Apakah barang/jasa yang akan diakuisisi memerlukan kontrak yang

mengharuskan adanya unsur saling percaya dan kompetensi penyedia? Apakah barang/jasa yang akan diakuisisi memerlukan kontrak yang

mempunyai sedikit hubungan personal (secara terbatas) dengan penyedia? Apakah barang/jasa yang akan diakuisisi memerlukan kontrak yang

berorientasi pada harga dan pelayanan? Apakah barang/jasa yang akan diakuisisi memerlukan kontrak yang

berjangka waktu agak lama (1-2 tahun)? Apakah barang/jasa yang akan diakuisisi memerlukan kontrak yang

mengukur kinerja penyedia berdasarkan evaluasi, jika tidak terpenuhi maka akan ada konsekuensi?



(4/5)

Petunjuk: Jika Jawaban terhadap pertanyaan di atas lebih dominan Ya, maka

disarankan untuk menggunakan jenis kontrak panggil dan kontrak tetap


Kontrak Kerjasama (Partnership Contract) dan Kontrak Kemitraan (Joint Venture Contract) Apakah barang/jasa yang akan diakuisisi memerlukan kontrak dengan penyedia

yang bersifat saling percaya dan adanya niat baik untuk bekerja sama Apakah barang/jasa yang akan diakuisisi memerlukan kontrak yang mempunyai

hubungan antar pihak yang sangat kuat Apakah barang/jasa yang akan diakuisisi memerlukan kontrak yang berorientasi

kepada total biaya kepemilikan secara keseluruhan (Total Cost of Ownership) Apakah barang/jasa yang akan diakuisisi memerlukan kontrak yang berdurasi

panjang (lebih dari 5 tahun)? Apakah kinerja kontrak yang akan dibuat akan diukur melalui suatu mekanisme

kerja sama antar pihak dan membangun aksi penyelamatan secara bersama-sama jika ada masalah dalam masa kontrak?


14


(4/5)

Petunjuk: Jika Jawaban terhadap pertanyaan di atas lebih dominan Ya, maka

disarankan untuk menggunakan jenis kontrak kerja sama atau kemitraan

Validasi Syarat-Syarat Kontrak PBJ 1/4

Penawaran dan penerimaan

(offer and acceptance),

pertimbangan (consideration),

kecakapan membuat perjanjian (competent parties),

tujuan hukum (legality

purpose).

Keempat unsur kontrak telah terpenuhi yaitu

5 (lima) asas yang dikenal menurut ilmu hukum perdata:

asas kebebasan berkontrak (freedom of contract),

asas konsensualisme (consensualism),

asas kepastian hukum (pacta

sunt servanda),

asas itikad baik (good faith)

asas kepribadian (personality).


16

Validasi Syarat-Syarat Kontrak PBJ (2/4)

Hubungan (relationship) antara pembeli dengan penyedia terhadap kesesuaian dengan syarat-syarat kontrak yang diterapkan dalam dokumen perjanjian.

Situasi pasar barang/jasa yang ada berkaitan dengan kontrak dengan syarat syarat kontrak yang akan diterapkan dalam perjanjian.

Strategi kontrak yang dilakukan oleh organisasi disesuaikan dengan syarat-syarat kontrak yang akan diterapkan.


Bagaimana Proses Memvalidasi Syarat-syarat Kontrak ?

17


Keabsahan sesuai dengan unsur Kontrak

Format Kontrak/ Surat Perjanjian (Contract Form)

Syarat -syarat umum kontrak (General Terms & Conditions)

Syarat-syarat khusus kontrak


Memeriksa dan menguji apakah:

Klausul-klausul kontrak dan syarat-syarat yang diterapkan: sesuai dengan jenis barang/jasa dan sifat pekerjaan; sesuai dengan situasi hubungan antar pihak; dan sesuai dengan strategi yang telah dipilih dalam paduan yang kohesif

antara satu dengan yang lain

o Syarat-syarat umum dalam dokumen standar kontrak yang digunakan akan berlaku semua?

o Syarat-syarat umum yang tidak akan digunakan dan yang memerlukan penguraian lebih lanjut (secara spesifik) sudah dijelaskan dalam syarat-syarat khusus?

18


Bagaimana Proses Memvalidasi Syarat-syarat Kontrak ?


19

Validasi Hak dan Kewajiban Pihak

Pihak (1/3)

Memahami segala hak dan kewajiban para pihak dalam berkontrak, seperti :

• tanggung jawab penjual, tanggung jawab pembeli, serta tanggung jawab penyedia dan pembeli, hak terhadap pembayaran dan hak melakukan sanggahan.

Meyakinkan seluruh aspek tugas dan tanggung jawab telah diserahterimakan dalam bentuk kontraktual dokumen melalui klausul-klausul kontrak seperti :

• pertanggungan, pembebasan dari tuntutan , sanggahan, keadaan kahar, pemutusan kontrak dan lain lain.


Melakukan pengidentifikasian dan penelaahan terhadap semua kemungkinan risiko yang akan timbul disebabkan adanya pemindahan tugas dan tanggung jawab antara pihak

Melakukan pengecekan apakah pemindahan tugas dan tanggung jawab yang dilakukan melalui kontraktual dokumen telah dilindungi oleh assuransi atau bentuk jaminan lainnya.

Meyakinkan bahwa semua pihak menyadari dan mengetahui semua aspek-aspek di atas dan akan melaksanakannya dengan penuh tanggung jawab melalui suatu pernyataan


Pihak (2/3)


Apakah ada ketentuan mengenai hak & kewajiban para pihak dalam melaksanakan kontrak ?

Apakah hak dan kewajiban semua pihak telah dipahami dengan jelas mengenai tanggung jawab penyedia, pembeli, pembayaran, hak melakukan sanggahan?

Apakah aspek serah terima telah didefinisikan dan diinformasikan dengan jelas antara penyedia dengan pembeli?

Apakah semua aspek risiko telah diidentifikasi dan dilakukan penelaahan serta dituangkan dalam bentuk kontraktual dokumen?

Apakah sudah dilakukan klarifikasi atau konfirmasi bahwa semua pihak akan melakukan tugas dan tanggung jawabnya dengan benar?

Bagaimana Proses Memvalidasi Hak Dan Kewajiban Pihak Pihak


Pihak (3/3)


Memahami seluruh kelengkapan rancangan dokumen kontrak mulai

dari proses awal pengadaan sampai dengan proses akhir serah

terima barang.

Meyakinkan kemudahan dalam mengakses, mengidentifikasi,

melakukan inspeksi dan verifikasi dalam setiap fase kontrak

Meyakinkan kelengkapan, keakuratan dan sistematika dalam

penyusunan seluruh dokumen utama dan dokumen pendukung kontrak yang diperlukan dalam

setiap fase kontrak baik sebelum dan setelah kontrak

ditandatangani.

Melakukan pengecekan dokumen rancangan kontrak , dengan cara

yang berulang ulang untuk meyakinkan bahwa ketersediaan dokumen sudah lengkap, akurat

dan juga sistematik

Validasi Rancangan Dokumen

Kontrak (1/4)


Menelaah dan memberi penomoran setiap dokumen

kontrak sehingga memberikan kesan yang lebih sistematik dan jikalau terjadi revisi dikemudian

hari dapat nomor dokumen tersebut dapat digunakan sebagai

nomor panggil.

Meyakinkan bahwa seluruh dokumen kontrak tersedia untuk

keperluan audit, pengecekan dan perhitungan

Memvalidasi hierarki dari seluruh dokumen kontrak yang jelas

sebagai satu kesatuan yang tidak terpisahkan dan sebagai acuan

jika terjadi konflik dalam pelaksanaan kontrak


Kontrak (2/4)


Apakah seluruh dokumen rancangan kontrak telah diidentifikasi dan disusun sesuai dengan urutan proses pengadaan?

Apakah seluruh dokumen rancangan kontrak telah meliputi hal hal berikut? Proposal dari penyedia Syarat syarat umum kontrak Syarat syarat khusus kontrak Kerangka acuan kerja Uraian keuangan (financial breakdown) : biaya langsung, biaya

ditagihkan, upah Spesifikasi umum Spesifikasi khusus Rencana sub kontrak Dan lain-lain

Validasi Rancangan Dokumen Kontrak 3/4

Bagaimana Proses Memvalidasi Rancangan Dokumen Kontrak


Kontrak (3/4)


Apakah dokumen rancangan kontrak telah diberi tanda untuk kemudahan mengakses, mengidentifikasi, melakukan inspeksi dan verifikasi?

Apakah dokumen kontrak telah disusun dengan sistematika yang akurat, lengkap yang nanti akan memudahkan penggunaannya pada setiap fase kontrak?

Apakah Rancangan Dokumen Kontrak telah diberi nomor, dan jika terjadi revisi dikemudian hari nomor tersebut dapat dipergunakan sebagai nomor panggil

Apakah rancangan dokumen kontrak telah memuat hierarki dokumen sebagai suatu kesatuan yang tidak terpisahkan?

??


Kontrak (4/4)

Bagaimana Proses Memvalidasi Rancangan Dokumen Kontrak


Validasi Struktur dan Isi Kontrak

(1/5)

Menelaah rancangan struktur kontrak dokumen yang termasuk dokumen rancangan surat perjanjian :

a. Syarat - Syarat Umum Kontrak (SSUK),

b. Syarat - Syarat Khusus Kontrak (SSKK),

c. Spesifikasi teknis, KAK dan/atau gambar,

d. Daftar kuantitas dan harga; dan

e. Dokumen lainnya


Melakukan

identifikasi terhadap

skema bagian

struktur dan isi

kontrak yang terdiri

dari tiga bagian

utama, yaitu bagian

pendahuluan, isi

dan penutup.


(2/5)


Sumber : Civil Engineering

Untuk kontrak PBJ yang rumit atau kompleks, salinan dari rancangan kontrak yang memuat struktur dan isi kontrak dapat dibagikan kepada penyedia.

Meyakinkan bahwa semua aspek legal dalam pengadaan telah terakomodasi dalam struktur dan isi kontrak.


(3/5)



Apakah seluruh isi kontrak telah diidentifikasi mulai dari Judul, Nomor dan tanggal kontrak , Para pihak dalam kontrak , Jenis pekerjaan/barang yang dikontrakkan , Harga kontrak , Persetujuan melakukan kewajiban , Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan , Efektif mulai berlakunya kontrak , Tanda tangan para pihak

Apakah seluruh dokumen pendukung kontrak meliputi hal hal berikut telah tersedia?

Syarat - Syarat Umum Kontrak (SSUK),

Syarat - Syarat Khusus Kontrak (SSKK),

Spesifikasi teknis, KAK dan/atau gambar,

Daftar kuantitas dan harga; dan

Dokumen lainnya.

Bagaimana Proses Memvalidasi Struktur dan Isi Kontrak

??


(4/5)


Bagaimana Proses Memvalidasi Struktur dan Isi Kontrak

??


(5/5)

Apakah identifikasi terhadap skema bagian struktur dan isi kontrak yang terdiri dari tiga bagian utama, yaitu bagian pendahuluan, isi dan penutup telah dilakukan

Apakah rancangan dokumen kontrak telah memuat hierarki dokumen sebagai suatu kesatuan yang tidak terpisahkan?

Apakah dokumen telah mempunyai struktur seperti pada Tabel 1 di atas?

Apakah semua aspek legal (hukum) telah terakomodasi di dalam isi kontrak?


Bagaimana Proses Memvalidasi Berita Acara Hasil Pemilihan Penyedia

Validasi Rancangan Kontrak dengan Berita

Acara Hasil Pemilihan Penyedia PBJ 1/2

Apakah seluruh informasi mengenai kebutuhan di dalam kontrak seperti: jenis pekerjaan/penyedia barang, lokasi,sumber dana, harga perkiraan sendiri telah dipahami ?

Apakah pengecekan kesesuaian antara strategi pemilihan penyedia yang telah direncanakan dengan pelaksanaan telah dilakukan ?

Apakah metode pemilihan seperti prakualifikasi dan penyampaian dokumen penawaran telah diverifikasi ?


Apakah verifikasi antara rencana dengan aktualisasi

pelaksanaan pemilihan penyedia terkait dengan :

“prakualifikasi, pendaftaran dan pengambilan dokumen, pemberian penjelasan (aanwijzing) kualifikasi, penyampaian pemasukan dokumen

kualifikasi, pembuktian kualifikasi dan penetapan shortlisted , penyampaian penawaran, pembukaan penawaran, evaluasi teknis, penyampaian harga,

evaluasi biaya dan penetapan pemenang”

telah dilakukan ???

??

Validasi Rancangan Kontrak dengan Berita

Acara Hasil Pemilihan Penyedia PBJ 2/2

Bagaimana Proses Memvalidasi Berita Acara Hasil Pemilihan Penyedia


Bagaimana Proses Memvalidasi Rancangan DokumenKontrak Dengan Berita Acara Negosiasi

Validasi Rancangan Dokumen Kontrak

Dengan Berita Acara Negosiasi 1/2

Apakah pengecekan bahwa semua dokumen rancangan kontrak

yang telah dibagikan kepada pihak-pihak mempunyai rujukan,

penomoran dan isi yang sama telah dilakukan ?

Apakah semua dokumen yang telah dipertukarkan dan telah

dilakukan perubahan, tambahan, pengurangan, klausul telah

sama-sama dimengerti oleh semua pihak ?.


Bagaimana Proses Memvalidasi Rancangan Dokumen KontrakDengan Berita Acara

Validasi Rancangan Dokumen Kontrak

Dengan Berita Acara Negosiasi 1/2

Apakah penandatanganan berita acara dilakukan oleh personil

yang mempunyai otoritas. Sehingga tidak ada sanggahan

terhadap keabsahan rancangan dokumen kontrak yang akan

ditandatangani?

Apakah rancangan dokumen kontrak dengan berita acara yang

telah ditandatangani telah dibuat salinan sebagai acuan

keduabelah pihak ketika menandatangani dokumen kontrak

yang berlaku dikemudian hari?


Mengidentifikasi dan mengkonfirmasi bahwa institusi yang mengeluarkan jaminan tersebut adalah lembaga yang sehat, dapat diandalkan dan bertanggung jawab.

Verifikasi Jaminan Dalam Kontrak

PBJ (1/6)

yakin bahwa jika jaminan itu harus dicairkan, lembagakeuangan itu akan merespons dalam waktu yang telahdisepakati untuk menghindari keterlambatan yang dapatberdampak pada pengiriman barang / pekerjaan / jasa



PBJ (2/6)

beberapa hal penting harus terdapat dalam surat jaminanseperti :

nama kontrak, nama pihak terjamin dan pihak penjamin, nama lembaga yang mengeluarkan surat jaminan, besar nyanilai jaminan, masa berlaku jaminan, dan metode pencarian

jaminan jika diperlukan.

Melakukan pemeriksaan terhadap kata-kata yang terdapatdalam surat jaminan termasuk apakah ada pengecualiandan/atau pengabaian (exclusions and/or omissions).



Bagaimana Proses Memverifikasi Jaminan Kontrak


PBJ (3/6)

Apakah pengujian semua risiko risiko yang akan mungkin timbultelah teridentifikasi dengan lengkap ?

Apakah penelaahan terhadap :

pengelolaan risiko mulai dari rencana dan strategi pengelolaansampai dengan akibat yang ditimbulkan secara kualitatif dan

kuantitatif untuk menentukan besarnya nilai jaminan dan asuransi

telah dilakukan?





PBJ (4/6)

Apakah analisa dua tujuan yang berbeda dan sering bertentanganmengenai biaya terendah dan perlindungan yang maksimal terhadapentitas pengadaan telah dicapai dengan nilai yang optimum?

Apakah pengecekan rancangan surat jaminan dan metodepembayaran jaminan dari penyedia atau kepada penyedia telahdibuat dan ditetapkan?





PBJ (5/6)

Apakah penelaahan terhadap rencana pengelolaan jaminan danbagaimana cara penyimpanan serta pengembalian jaminandokumen yang telah selesai digunakan telah dilakukan?

Apakah institusi yang mengeluarkan jaminan tersebut adalahlembaga yang sehat, dapat diandalkan dan bertanggung jawabtelah dilakaukan?.

Apakah lembaga keuangan itu akan merespons dalam waktuyang telah disepakati ?





PBJ (5/6)

Apakah pemeriksaan terhadap kata-kata yang

terdapat dalam surat jaminan termasuk apakah

ada pengecualian dan/atau pengabaian

(exclusions and/or omissions) telah dilakukan



Melakukan review terhadap semua dokumen baik yang bersifat teknis atau komersial. Sehingga mendapatkangambaran tentang prioritas kepentingan yang ada dalamdokumen kontrak mulai dari spesfikasi barang/jasa, kuantitas, kualitas, rencana kontrak, pelaksanaan kontrak, pengendalian kontrak sampai dengan penutupan kontrak.

Menentukan basis atau landasan utama dari permintaanpengguna. terutama yang berkaitan dengan spesifikasi, komersial dan aspek hukum. Sehingga bisa dihasilkan hirarkidokumen kontrak yang telah memenuhi berbagai aspekterutama aspek teknis, komersil dan hukum.

Kontrak 1/2

Validasi Urutan Hirarki

Bagian Dokumen Kontrak

(1/2)


Menetapkan hirarki dokumen-dokumen secara tertulis dalamdokumen kontrak.

Menjaga konsistensi dari penggunaan hirarki dokumen yang telah ditetapkan.

Meyakinkan bahwa semua pihak mempunyai interpretasiatau pemahaman yang sama terhdap hirarki dokumenkontrak yang telah ditetapkan.

Validasi Urutan Hirarki

Bagian Dokumen Kontrak

(2/2)


MEMFINALISASI ISI

DOKUMEN

KONTRAK


UK 18LKPP

44

Memfinalisasi Isi Dokumen

Kontrak PBJ

Redaksional Dokumen Kontrak

Persiapan Penandatangan Kontrak

Ketentuan Penandatangan Kontrak

Tata Cara PendokumentasianDokumen Kontrak

Arsip Dokumen


Redaksional Dokumen Kontrak

Pengumpulan ide daninformasi untuk penulisandokumen kontrak

Penulisan dokumen kontrak

Penilaian dokumen kontrak

Pengubahan danpenambahan (editing) dokumen kontrak

Pengubahan danpenambahan (editing)

dokumen kontrak

Evaluasi dokumenkontrak

Sirkulasi dan umpanbalik terhadap dokumen

kontrak


Meeting

Interview

Discussion

Tentang Keperluan PBJ

Semua Pihak Perancang Kontrak

Pengumpulan Ide dan Informasi

Untuk Penulisan Dokumen Kontrak


Perancang Kontrak

Penulisan

Kontrak

HasilPengumpulanInformasi dan

Ide

Batasan-batasanPeraturan hukum/ Kebijakan/standar

operasi

Kontrak

Dokumen

yang baik

Penulisan Dokumen

Kontrak


Perancang Kontrak

PenilaianPengeditanPenyusunan

Layout

KontrakDokumen

EvaluasiSirkulasi

FinallisasiKontrak

Dokumen

Penulisan Dokumen

Kontrak


Persiapan Penandatanganan

Kontrak

Sumber : Webdesigner Depot

Pengesahan interen (Internal Approval)

Pencetakan dokumen kontrak

Koordinasi semua pihak yang akanmenandatangani kontrak

Meyakinkan semua pihak mengerti tentangisi kontrak dan mekanisme perubahan


Pihak 1

Personil

yang

memiliki

otoritas

Internal

Approval

Personil

yang

memiliki

otoritas

Internal

Approval

Pihak 2

Penandatanganan

kontrak

Salinan kontrak

Salinan kontrak

Penandatangan

an Kontrak


Versi dokumen kontrak yang benar

Jika pihak kehilangan kontrol terhadap versiterakhir rancangan kontrak, maka pihak tersebutharus membaca untuk meyakinkan bahwadokumen kontrak yang akan ditandatanganimereflesikan seluruh perubahan secara akurat

Semua pihak yang mempunyai otoritas untukmelakukan pengesahan kontrak

Ketentuan Penandatanganan

Kontrak (1/3)


Dokumen kontrak yang benar benar bersih dan siap untukditandatangani, tidak ada lagi coretan atau catatan dalamdokumen kontrak

Melengkapi dokumen kontrak yang akan ditandatanganidengan pelengkap seperti materai dan stemple/cap organisasi

Pihak-pihak harus memutuskan, siapa yang akanmenandatangani terlebih dahulu (jika dilakukan jarak jauh, atau secara surat menyurat). Hal ini tentu tidak perlu jikadilakukan berhadapan/bersamaan dalam satu tempat.


Kontrak (2/3)



Kontrak (3/3)

Dalam keadaan jarak jauh, maka kirimkan 2 salinanatau lebih kontrak kepada pihak lain. Setelahditandatangani oleh seluruh pihak, maka 1 salinanasli harus diberikan kepada pihak lain lengkap


DOKUMEN KONTRAK

Dokumen Permintaan (Contract Requisition/Procurement Requsition)

Dokumen Pra-kualifikasi

Dokumen Pemilihan

Sub Dokumen Pemilihan - Penawaran Teknis

Sub Dokumen Pemilihan - Evaluasi Teknis

Sub Dokumen Pemilihan - Penawaran Komersial

Sub Dokumen Pemilihan - Evaluasi Komersil

Sub Dokumen Proposal penunjukan pemenang

Tata Cara

Pendokumentasian

Dokumen Kontrak (1/2)

Sumbe : Warren


Sumbe : Warren

Dokumen Format Kontrak (Contract Form)

Dokumen Pelaksanaan Kontrak

Dokumen Penerimaan Hasil pelaksanaan kontrak

Dokumen lampiran

Tata Cara

Pendokumentasian

Dokumen Kontrak (1/2)


Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam pengadaanbarang/jasa Dokumen

Data atau catatan yang dibuat oleh tim pengadaan barang/jasayang harus disimpan dalam jangka waktu tertentu

Arsip dokumen disimpan dalam bentuk hardcopy dan softcopy atau salah satunya.

Sebagai Alat Bukti: alat bantu utama pengingat sebagai riwayatdokumentasi persiapan, pemilihan, pelaksanaan, penerimaandan penutupan kontrak

Arsip Dokumen Kontrak

(1/3)


Arsip dokumen kontrak juga berfungsi sebagai bahanatau alat untuk alat pembuktian (bukti otentik),

Arsip dokumen sebagai referensi perencanaan danpengambilan keputusan,

Arsip dokumen sebagai barometer kegiatan suatuorganisasi, dan sebagai bahan informasi kegiatanilmiah lainnya


(2/3)


Hal Penting pengelolaan arsip kontrak dokumen:

Bagaimana merancang sistempengelolaan/penataan dokumen barang/jasa

Perlunya membuat program pengelolaan danpenataan dokumen pengadaan barang/jasa

Pelaksanaan atau eksekusi dari sistem pengelolaanyang telah dibuat dalam suatu program pengelolaan dokumen pengadaan

Melakukan pengendalian dan pengawasanterhadap program yang telah dibuat untukmengelola dokumen pengadaan.


(3/3)


unit kompetensi -18

Documents